PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP
No.Dok : 440/II/031/SOP/04.06.12/2017 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 3 Januari 2017 Halaman :1-4
BLUD UPT
DARSONO, SKM, MM NIP.196803121989031006
PUSKESMAS DAWE
1. Pengertian
a. Pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas adalah sistem pengelolaan dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas (sistem penomoran, penyimpanan, dan pemusnahan) b. Dokumen
eksternal
keputusan,
adalah
kebijakan
yang
buku,
peraturan,
merupakan
standar,
acuan/referensi
surat dalam
penyusunan penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, c. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan disimpan di unit- unit pelayanan. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali d. Dokumen/arsip Dokumen/ars ip
inaktif
adalah:
dokumen
yang
frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak terkendali. e. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas f. Kelompok dokumen yang dipergunakan dalam manajemen Mutu Puskesmas Meliputi : Manual Mutu, Standar Prosedur Operasional, Daftar tilik disingkat: Kerangka Acuan, Surat Keputusan , Kebijakan, Dokumen ekternal 2. Tujuan
a. Sebagai pedoman pengelolaan dokumen di Puskesmas. b. Mengendalikan seluruh dokumen baik yang masih berlaku (aktif) maupun yang sudah tak berlaku (Inaktif) c. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.
3.
Kebijakan
Keputusan
Kepala
BLUD
UPT
Puskesmas
Dawe
Nomor:
440/II/031/SK/04.06.12/2017 tentang Tata Kelola Sarana, Pemenuhan terhadap Persyaratan Ketenagaan, Kegiatan Pengelolaan, Hak dan
Kewajiban Pengguna, Kontrak dengan Pihak Ketiga, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana BLUD UPT Puskesmas Dawe 4.
Referensi
a.
Pedoman Pengendalian dan penyusunan Dokumen
b.
Perbup No.30 Tahun 2014 tentang tata naskah dinas di lingkungan Pemkab.
5.
Alat dan Bahan
6. Prosedur
1.
Pengendalian dokumen akreditasi akredita si Puskesmas wajib mentaati sistem pengendalian dokumen
yang telah ditentukan didalam kebijakan
pengendalian dokumen
A. Tim T im mutu menetapkan menetapkan pengkodean pengkodean dokumen dokumen kelompok kelompok pelayanan: 1. Administrasi Administr asi Manajemen dengan kode: A., a. Bab I, = I b. Bab II, = II c. Bab III, = III 2. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat dengan Kode : a. Bab IV, = IV b. Bab V, = V c. Bab VI, (B/ VI), =VI d. Apabila dari sub upaya dengan ditambahkan sub upaya, contoh 1)
sub upaya KIA= KIA
2)
sub upaya promkes = Promkes,
3)
dan lain- lain),
3. Pelayanan Pelayanan Klinis kode : C, a. Bab VII, = VII b. Bab VIII,= VIII VIII c. Bab IX, = IX 4. Cara penulisan dokumen: Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP a. Daftar tilik disingkat: disingkat: DT b. Kerangka Acuan kegiatan kegiatan disingkat: disingkat: KAK c. Surat Keputusan Keputusan disingkat: disingkat: SK d. Pedoman Internal disingkat: disingkat: PI PI
B. Tim mutu menetapkan cara penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal,
atau
pindah
tempat,
setelah
batas
waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medik/klinis dapat
dimusnahkan,
kecuali
persetujuan
tindakan
dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya. dibuatnya. 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun. 3. Semua Dokumen akreditasi aktif/terkendali, memiliki masa berlaku selama 3 tahun, setelah itu perlu dilakukan evaluasi. ( direvisi, diganti atau tidak terkendali ) 4. Penyimpanan Penyimpanan dokumen/arsip dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan dengan sistem penyimpanan
dokumen/arsip
aturan
Pemerintah
Daerah
Kabupaten Kudus. 5. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)
menyimpan
master
dokumen
semua
kelompok
pelayanan dan upaya. 6. Untuk prosedur kerja yang masih terkendali (belum lebih dari 3 tahun) dan memakai istilah Standar OperasionalProsedur (SOP) masih bisa digunakan. Selanjutnya apabila SOP tersebut sudah lebih dari 3 tahun, direvisi dengan format baru (Standar Operasional Prosedur /SOP)
C. Tim mutu menetapkan sistem penomoran dokumen sebagai berikut: berikut: 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Kudus. 2. Penomoran pelayanan
kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok masing –masingdisesuaikan
dengan
sistem
pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:
Contoh:A/ II / SOP / 005 / 01 / 2017 a. A: Kode pelayanan Admen, b. II: Bab I1, c. SOP: Standar Operasional Prosedur, d. 01: bulan 01,Bulan Januari e. 2017 tahun 2017, f. 005: nomor urut SOP),
D. Tim mutu menetapkan format dokumen diatur/ diseragamkan dengan contoh format terlampir. 1. Format Standar Prosedur Operasional, 2. Format rekam klinis/ medis, 3. Format resep, 4. Format kasir 5. Format rujukan ekternal, 6. Format rujukan internal, 7. Format persetujuan tindakan (Inform Consent), 8. Format penolakan tindakan, 9. Format permintaan rujukan ekternal, 10. Format penolakan rujukan ekternal 11. Format permintaan pulang paksa, 12. Format penolakan pasien pulang, 13. Format dll. 2. Pengendalian
dokumen
telah
dibuat
kesepakatan
dengan
menggunakan buku pedoman penyusunan pengendalian dokumen BLUD Puskemas Dawe 3. Buku pedoman di distribusikan ke tiap tiap upaya 4. Dan tiap – tiap upaya harus mematuhinya
7.
8.
Unit Terkait
Dokumen Terkait
1.
Dokumen Admen
2.
SOP,Dokumen akreditasi upaya,
3.
Dokumen Pelayanan medik dasar,
Rekaman Historis Perubahan
No.
YANG DIUBAH
ISI PERUBAHAN PERUBAHAN
TGL. MULAI DIBERLAKUKAN
No.Dok
:
DAFTAR TILIK
No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 3 Januari 2017 Halaman :6
BLUD UPT
DARSONO, SKM, MM NIP.196803121989031006
PUSKESMAS DAWE
No
Kegiatan
Ya
Tidak
Tidak berlaku
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
CR ……………………… ……………………………………………..% ……………………..%
Kudus, Pelaksana / auditor
