SOP Siklus Pembelian Pt Taketama

Standard Operating Procedure Expenditures Cycle PT TAKEKAMA Ruang lingkup   

permintaan barang penyimpanan barang pembayaran barang

Definisi Siklus ini bertujuan untuk mengatur alur pembelian didalam suatu perusahaan yang berawal dari permintaan barang dari departemen-departemen didalamnya kemudian akan diproses oleh bagian pembelian yang selanjutnya barang tersebut akan disimpan oleh bagian gudang dan barang tersebut akan dibayar sesuai dengan invoice invoice dari supplier. supplier. Sistem ini bertujuan untuk menciptakan internal control yang baik dan benar, serta dokumen atau laporan yang terkait dapat disajikan dan tersusun dengan tepat, teratur dan rapi.

Kebijakan 













Untuk membuat purchase order harus melalui bagian pembelian dengan membuat purchase requisition terlebih dahulu yang nantinya akan disetujui atau tidak oleh bagian pembelian. Supplier yang dimaksud dalam SOP ini adalah supplier yang telah disetujui oleh perusahaan yang mengirimkan daftar harganya secara berkala. Barang yang masuk ke dalam gudang harus disertai dokumen packing slip dari supplier. Petugas penerimaan barang harus mencatat setiap barang yang masuk dalam laporan penerimaan barang. Voucher yang dibuat berasal dari faktur pembelian dari supplier, copy PO dan copy laporan penerimaan barang untuk verifikasi. Cek akan dicetak oleh sistem apabila ditemukan voucher yang telah jatuh tempo dan telah dicek kesesuaian antara barang yang dipesan dengan yang telah diterima. Cek yang dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan merupakan bukti pembayaran yang sah.

Dokumen Dokumen Purchase requisition

Purchase order

Packing slip Laporan penerimaan barang

Faktur Voucher

Cek

Keterangan Surat permintaan barang yang dibuat oleh departemen lain untuk diproses persetujuaannya oleh departemen pembelian Surat permintaan barang yang telah disetujui oleh bagian pembelian yang akan dikirim kepada supplier untuk pembelian barang Surat keterangan atas barang yang dibeli dari supplier untuk perusahaan Laporan atas penerimaan barang yang terdiri dari no. purchase order, deskripsi barang diterima dan kuantitasnya Tagihannya yang berasal dari supplier atas pembelian barang Bukti hutang atas pembelian yang isinya terdiri dari nomor PO, tanggal jatuh tempo dan beban atau asset yang akan didebit Bukti pembayaran yang sah dari perusahaan yang dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan

Aspek pengendalian internal Indikator Segregation of duties

Documentation

Internal verification

Aspek pengendalian Ada pemisahan tugas yang memadai antara bagian yang melakukan pembelian, penyimpanan dan pembayaran. Ada dokumen yang memadai setiap ada perpindahan yang terjadi dan setiap kegiatan yang dilakukan hal ini dilihat dari dokumen yang harus disimpan copynya seperti PO Laporan penerimaan yang dibuat oleh gudang harus melihat dari PO dan physical checknya oleh bagian gudang untuk diteliti kualitas dan kuantitas barang yang seharusnya

Setiap pembelian yang akan dilakukan harus disetujui terlebih dahulu oleh bagian pembelian sehingga ada authorisasi akan dokumen mana yang harus diproses lebih lanjut dan mana yang tidak 

Authorization

Prosedur Prosedur Permintaan barang departemen lain akan diproses dengan cara mengisi purchase requisition Persetujuan atas purchase requisition yang masuk  akan diproses lebih lanjut untuk diberikan pada supplier Penerimaan barang yang masuk diterima oleh bagian penerimaandan dibuat laporannya Barang disimpan didalam gudang Penerimaan faktur dari supplier ke bagian pembelian Pembuatan voucher oleh bagian pencatatan hutang Pembuatan cek yang akan dikirimkan ke supplier sebagai bukti pembayaran yang sah

Penanggung jawab Departemen lainnya

Dokumen Purchase requisition

Bagian pembelian

Purchase order

Bagian penerimaan

Copy of Packing slip, copy of purchase order, laporan penerimaan barang

Bagian gudang

laporan penerimaan barang

Bagian pembelian

faktur

Bagian akuntansi

voucher

Bagian akuntansi

cek 

Flowchart

Dokumen 





Purchase requisition o Nomor purchase requisition Tanggal o Departemen pemohon o o Nama orang yang mengajukan Tanggal dubutuhkan o Tujuan penggunaan dari barang o Nama barang o o Kuantitas barang Deskripsi barang o Nama supplier o o Tanda tangan pengesahan Tanggal pengesahan o Purchase order Nomor purchase order o o Tanggal Nama perusahaan o Alamat perusahaan o No telepon perusahaan o o Nama supplier Alamat supplier o No telepon supplier o o Nama barang Kuantitas barang o Harga barang satuan o Total o o Metode pengiriman barang Shipping terms o Packing slip o Nomor purchase order Nama supplier o Alamat supplier o No telepon supplier o Nama perusahaan o Alamat perusahaan o No telepon perusahaan o o Nama barang-barang yang dikirim Kuantitas barang o Nomor item o







Laporan penerimaan barang Nomor laporan penerimaan barang o o Tanggal Nama perusahaan o Alamat perusahaan o No telepon perusahaan o Nomor purchase order o Nama barang-barang yang diterima o Kuantitas barang o o Nomor item Keterangan o Nama yang menyiapkan, menyetujui dan menerima o

Faktur Nomor faktur o Tanggal o o Nama supplier Alamat supplier o No telepon supplier o o Nama perusahaan Alamat perusahaan o No telepon perusahaan o o Nomor transaksi o Nama barang-barang yang diterima Kuantitas barang o Nomor item o o Harga barang Total tagihan o Tanggal jatuh tempo o o Nama yang menyiapkan, menyetujui dan menerima Voucher Nama perusahaan o o Alamat perusahaan No telepon perusahaan o Nomor supplier o Nama supplier o o Alamat supplier No telepon supplier o Nomor purchase order o Nomor faktur o Deskripsi o Detail transaksi o Nomor akun o

o o o o



Jumlah pembayaran Tanggal jatuh tempo pembayaran Beban atau asset yang akan didebit Nama peminta dan pengesah

Cek o o o o o o o o o o o o o o

No cek  Nama perusahaan Alamat perusahaan No telepon perusahaan Nama supplier Alamat supplier No telepon supplier Tanggal cek dikeluarkan Nomor faktur Nama barang Kuantitas Harga barang Jumlah pembayaran Nama dan tanda tangan yang mengesahkan