SOP PENGELOLAAN WEBSITE Tujuan Sebagai pedoman dalam pemuatan dan pemutakhiran data dan informasi Ruang Lingkup SOP ini mengatur tata cara pengelolaan website yang meliputi :
Penanggungjawab yang bertugas secara rutin menyempurnakan dan memutakhirkan datadata dan informasi untuk disajikan dalam website
Tahapan dalam pemuatan konten atau isi web.
Pengawasan dalam pelaksanaan informasi atau pemberitaan yang disampaikan dalam website.
Alur uploading data/mater data/materii web
Sumber Data / Materi
Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat Statik dan dinamis. Admin-web dalam pengelolaan web membutuhkan data/materi yang berasal dari berbagai sumber antara lain: Data teks dari situs web , materi berita reporter, buku, naskah Data Gambar dari scan gambar, situs web, manipulasi gambar Data yang berasal dari aplikasi desktop seperti : SIADPA, SAKPA, SIMPEG, GPP Link-link halaman web
Script yang di-embeed Layanan RSS feed Sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan
Pengelola Website
Pengelola website adalah personal-personal yang ditunjuk melalui suatu surat keputusan yang ditugaskan untuk mengelola web sebagai aktualisasi informasi tupoksi melalui sarana website Personal-personal tersebut
di plot dalam fungsi-fungsi pengelolaan website. Fungsi-fungsi
tersebut antara lain :
Writer Admin dan Repoter, sebagai penyedia data / materi dari suatu bahan informasi yang akan ditampilkan,
Menghimpun data dan informasi yang diperlukan serta menentukan informasi terkini yang perlu diinformasikan kepada masyarakat umum
Mengunggah (upload) data dan informasi yang diperlukan baik masyarakat umum.
Mengajukan kepada Kepala Satuan kerja untuk persetujuan pemutakhiran
data
dan
informasi sebelum diunggah kedalam website.
Berkoordinasi kepada kepala Satker untuk menentukan data dan informasi yang diperlukan untuk editing, post, deleting dan restore bila diperlukan.
Mempunyai hak akses untuk melaksanakan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengunggah (baca, tulis, eksekusi, buat atau hapus).
Editor, yang bertugas melakukan editing terhadap data / materi yang disiapkan oleh writer / reporter Penanggung ditampilkan
atau
jawab, tidak
bertugas
menentukan
informasi
yang
layak
untuk
dan bertanggung jawab penuh terhadap content web secara
menyeluruh
Publisher / Admin, bertugas untuk menampilkan informasi yang sudah disetujui penanggung jawab untuk ditampilkan,
Memiliki hak akses menyeluruh terhadap seluruh sistem website, baik itu akses ke operating sistem, sistem jaringan, perangkat server, user interface website, database, termasuk konten informasi.
Melakukan pemeriksaan, pemeliharaan dan perbaikan sistem baik itu disisi perangkat lunak maupun perangkat keras secara berkala dan bila diperlukan.
Melakukan backup dan restore data dan database secara berkala dan bila diperlukan.
Berkoordinasi dengan kepala Puskom untuk menentukan data dan informasi yang diperlukan untuk edit, post, deleting dan restore.
Mengelola keamanan sistem perangkat lunak secara keseluruhan diantaranya mendefinisikan, membuat dan menghapus hak akses Administrator yang secara struktur berada dibawahnya.
Menjawab masalah teknis dan memecahkan masalah.
Mengidentifikasi ancaman dan tanggap terhadap isu yang berhubungan dengan sistem.
Mengenalkan teknologi baru kepada user dalam sistem yang tengah digunakan
Adapun Tahap SOP Website
Tahap pengumpulan data 1. Berbicara dengan client mengenai konsep website yang diinginkan 2. Menyesuaikan dengan paket yang client inginkan 3. Bila diperlukan, pihak web designer portfolio web yang sudah dibuat, atau
memberikan contoh layout web yang tersedia untuk mempermudah dlam pembuatannya nanti 4. Mengambil data-data yang akan di tampilkan pada website, baik berupa artikel
maupun gambar-gambar yang diperlukan. Untuk isi konten selain dari data-data yang telah diberikan oleh client, bisa juga mengambil dari brosur, kartu nama, testimonial dari pihak luar, dan lain-lain 5. untuk data gambar, jika dirasa masih kurang, bisa dilakukan dengan pengambilan
gambar tambahan menggunakan kamera dari pihak web designer Tahap perencanaan 1. mendiskusikan hasil pengumpulan data dan pembicaraan dengan client dengan
pihak pimpinan perusahaan 2. Penentuan Layout website. Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah browsing
template cms ke situs-situs yang menyediakan template, baik template p remium maupun template gratis. Selain itu, ditentukan modul, c omponent apa saja yang diperlukan.
3. Perlu diperhatikan, dalam penentuan jenis template yang akan di pakai harus
disesuaikan dengan perpaduan warna yang di inginkan oleh client. Selain itu, jenis template harus di sesuaikan dengan jenis client. Apakah client tersebut berupa corporate, hotel, Restaurant, Perorangan, Mall, dan lain-lain karena setiap jenis client tersebut memiliki cirri khas masing-masing dalam hal desain. 4. Menentukan perpaduan warna yang cocok dengan warna dasar yang di inginkan
client. Untuk mempermudah tahap ini, bisa dilakukan dengan mengunjungi websitewebsite yang menyediakan desain kombinasi warna(color combination) untuk website Tahap pra-perancangan 1.
Membuat gambaran umum mengenai tata letak seluruh isi website, yaitu header, logo, banner, content, modul, component, link menu, maupun animasi
2.
Kuasai sepenuhnya template yang akan kita pakai, terutama modul position, fiturfitur utama nya, letak kode php ynag membangun template tersebut, style css yang dipakai agar memudahkan dalam editing kode
3.
Kuasai struktur dan kerja modul/component agar mepermudah dalam mengeditnya
4.
Untuk template yang telah kita dapat dari internet, diharuskan di lakukan penamaan ulang(rename) agar tidak terlihat nama template aslinya. Caran ya, setelah template tersebut di ekstrak dari bentuk zip, tar.gz, dan lain-lain, ganti nama foldernya. Kemudian cari dan buka file templateDetail.xml ganti nama templatenya. Setelah itu, kompres ulang folder tersebut
Tahap perancangan 1. Membuat/mendesain header (jika memerlukan header). Hal ini bisa dilakukan
melalui gambar yang sudah ada dari pihak client yang dikombinasikan dengan desain gambar yang kita buat ataupun gambar dari browsing 2. Mendesain logo 3. Merancang content perhalaman 4. Mendesain Frontpage 5. Mengatur tata letak modul dan component. Jika modul tersebut memerlukan
gambar(misalnya random image, banner, advertisement atau modul custome html),
terlebih dahulu lakukan editing gambar melalui software image editor, misalnya Adobe Photoshop, CorelDraw, Firework, dll 6. Mengatur link menu di Frontpage yang akan mengakses artikel/content yang telah
dibuat Tahap Finishing 1. Setelah proses pembuatan website selesai, lakukan cek ulang terhadap seluruh isi
website. Usahakan sedetail mungkin dalam pengecekan
