Stock opname - prosedur dan teknis pelaksanaan
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan barang dagang untuk dicocokkan dengan catatan perusahaan. Sehingga hasil akhirstock opname adalah laporan perbedaan quantity barang dagang, dan penjelasannya.
Konsep proses stock opname sebenarnya sederhana, yaitu:
Stop pergerakan barang.
Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
Lakukan perhitungan fisik barang.
Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan.
Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan perusahaan.
Dalam prakteknya, pelaksanaan stock opname tidak sesederhana itu, apalagi bila jumlah item banyak dan berada di beberapa lokasi.
Secara umum, proses stock opname akan seperti di bawah ini:
A. Persiapan
1. pembentukan team stock opname. Minimal ada 1 koordinator dan 2 team, yaitu:
Team Admin: bertugas menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari team Lapangan. Kemudian pengecekan count tag yang sudah diisi dan melakukan data entry.
Team Lapangan; bertugas melakukan perhitungan fisik. Jika barang yang di-stock opname banyak, maka perlu dibentuk beberapa Team lapangan.Tiap team harus terdiri atas gabungan orang gudang dan orang non-gudang. Orang gudang hafal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname, sementara orang non-gudang untuk menjamin validitas data. Bila laporan keuangan perusahaan diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Team Lapangan dalam pengecekan fisik barang, walaupun tidak harus full count.
Sebaiknya seminggu sebelum pelaksanaan stock opnamedilakukan technical meeting untuk memastikan semua orang yang terlibat memahami tugasnya dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa saja dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk pelaksanaan stock opname.
2. pemberitahuan ke customer bahwa ada stock opname; sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.
3. pemberitahuan ke supplier untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
4. block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stock. Pastikan bahwa semua dokumen goods receiptmaupun goods issue sudah selesai diinput ke sistem sebelum dilakukan block inventory.
5. cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan. Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Team Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu: nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan kolom kosong untuk diisi jumlah, jenis kemasan, satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang dan auditor. Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barang-barang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang "temuan".
6. bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama pada gudang/toko yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisien.
B. Pelaksanaan
1. Team lapangan mengambil count tag.
2. Team lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tagditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
3. Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
4. Team Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
5. Team Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya.
6. Koordinator stock opname men-download discrepancy report dan melakukan follow up.
7. Team lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli.
8. Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Team Admin.
9. Kembali lakukan langkah no.6. Ulangi langkah 7 dan 8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.
C. Pencatatan hasil stock opname.
Ketika selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berwenang, maka hasil tersebut di-posting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya.
Dan tidak lupa dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opnametelah selesai dilaksanakan, yang ditandatangani Finance/Accounting Manager dan Gudang/Inventory Manager.
