Subsistemas de Informacion

Sistemas de Información

5. Subsistemas de Información Los SI se encuentran adaptados a la estructura particular de cada Organización, no obstante existen una serie de similitudes esenciales sobre la que intentaremos hacer una identificación de los subsistemas básicos que se pueden encontrar en la mayoría de ellas. Trataremos

en

esta

unidad

los

Subsistemas

Administrativos Administrativos y Contables. Contables.

Modulo V- Página 1 de 14

de

Información


5.1 Introducción Podríamos aseverar que en la mayoría de las Empresas encontramos una estructura de SI compuesta por los siguientes Subsistemas, considerando que estos se relacionan entre sí para dar soporte a sus procesos básicos: § § § § § §

Abastecimiento o Logística. Conversión o Producción. Recursos Humanos o Administración de Personal. Fondos o Finanzas. Ventas. Contable.

Con respecto a los Subsistemas mencionados y las interrelaciones que se dan entre ellos podemos señalar que ... ... el Subsistema de Abastecimiento es que el se ocupa de proveer al Subsistema de Producción los recursos materiales adquiridos en el mercado, necesarios para producir los bienes y/o servicios ofrecidos por la empresa. ... el Subsistema de Producción alimenta al de Ventas, que es el que desarrolla las actividades pertinentes para que los bienes y/o servicios se coloquen en el mercado. ... los productos y/o servicios vendidos permiten percibir valores que ponen en funcionamiento el proceso de Cobranza que alimenta al Subsistema de Finanzas. Por otra parte, la necesidad de aprovisionarse de los recursos materiales y otros, activa el proceso de Compras generando la obligación de cancelar las deudas contraídas, poniendo en funcionamiento el proceso de Pagos. Esto Subsistemas de Información proporcionan soporte a las actividades de las áreas a las que están asociadas y que son las unidades orgánicas y funcionales clásicas en las empresas, como ser: § § § § § §

Recursos Humanos (RRHH). Contabilidad y Finanzas. Comercialización y Ventas. Producción. Logística. Etc.

Componentes típicos de una empresa



5.2 Descripción de Subsistemas Creemos que será de mucho provecho incursionar en la composición de estos subsistemas para, en un posterior abordaje, profundizar en sus detalles sistémicos con fines de análisis. Existen distintas metodologías para describir los procesos dentro de cada Subsistema, nosotros aplicaremos en este caso las mas apropiadas para facilitar al lector iniciante el conocimiento de los elementos que participan en cada subsistema, como componentes necesarios de cada proceso básico que a continuación se describen. Cabe aclarar que en esta oportunidad consideraremos a la TI como soporte principal y que los elementos y acciones simbolizadas no están en una secuencia determinada, lo que se intenta es describir la interacción de estos elementos y no exponer una fórmula de procedimientos administrativos. 5.2.1 Subsistema de Administración de Personal La Administración del Recurso Humano de una Organización, tal como se concibe en la actualizad, es compleja y requiere de una serie de Procesos interrelacionados. En el grafico siguiente se intenta simbolizar sintéticamente a la mayoría de estos.



Podemos describir este esquema de la siguiente manera: Incorporación del empleado a la Organización. Confección del Legajo. Registro de sus datos en un sistema computarizado. Ingreso de datos de prestación laboral (días, horas trabajadas, Etc.), novedades como: anticipos de sueldos, vales de combustible, etc. Proceso de la liquidación de cada periodo, mes, quincena, etc. En base a los datos del punto anterior. Emisión de Recibos de Sueldos y todos los informes necesarios para control de los Departamento de Personal y de Finanzas, y de los distintos Organismos previsionales y otros. El proceso de Liquidación de Haberes es uno de los principales en la Administración de Personal, veámoslo en detalle, para ello utili zamos un Diagrama de Sistemas, método estándar clásico que nos permite básicamente visualizar la información requerida de un proceso en base a la entrada de datos. §

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§

§

Este es un clásico diagrama EPS (Entrada, Proceso, Salida): Entrada: §

o

o o §

Archivos de datos del Personal (Nro. de Legajo, Nombre, Categoría, Departamento, etc.) Datos de Control de Horario: Días trabajados, Ausentes, enfermo, etc. Vales, anticipos, descuentos varios, etc.

Salida: o

o o

o o

Archivo de liquidación del periodo, del mismo se puede extraer la siguiente información. Recibos de Haberes. Libro de Sueldos. Listados para control. Listados para los Organismos (Obra Social, Jubilación, Sindicatos, etc.)



5.2.2 Subsistema de Ventas Constituye el Subsistema base de las empresas comerciales, en este ejemplo trataremos a una empresa que vende los productos que fabrica directamente al público.

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El cliente efectúa el pedido de la mercadería, el mismo puede ser verbal o por medio de un documento (Nota de Pedido). Se realizan las consultas correspondientes al subsistema computarizado: o Existencia de la mercadería. Tipo de cliente, si no es Consumidor Final y no está registrado o habrá que hacerlo. De existir la mercadería solicitada, obtener su precio y verificar o la existencia de la cantidad requerida. Emitir la Factura y registrar la venta, actualizando el stock de mercadería. Recibir el pago. Registrar los valores ingresados con emisión de Recibo de cobranza. Entregar la mercadería. Analizar los reportes de control de stock y emitir los pedidos al área correspondiente para reposición de la mercadería. Cierre de caja y entrega de valores y comprobantes al Departamento de Finanzas y Contaduría para su control y registración.



5.2.3 Subsistema de Compras Seguimos en este ejemplo tratando a una empresa comercial e industrial. Los procedimientos de compra varían entre cada organización considerando el régimen que los rige y las necesidades de control que tiene cada una.

Todo comienza con la detección de la necesidad de adquirir un bien o servicio, en este caso insumos para la producción. Se realiza un Pedido acorde a las necesidades previstas en un Plan de Producción. El Departamento de Compras suele solicitar presupuesto a los proveedores, de todas maneras, con el conocimiento de las necesidades habituales de Producción debería tener una serie de Proveedores también habituales para acelerar la compra. Se emite Un Orden de Pedido o una Orden de Compra al Proveedor seleccionado detallando los elementos a ser adquiridos. El Proveedor envía el bien solicitado con un Remito o bien con la factura misma. En el depósito se registra el ingreso de los insumos adquiridos. Se registra la compra y se archivan los comprobantes para el futuro pago, según las condiciones pactadas para ello. §

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5.2.4 Subsistema de Finanzas o Fondos Este subsistema de información le da soporte a las actividades de la Organización que tiene que ver con la administración de las finanzas, básicamente la cobranza, los pagos y las operaciones que se realizan con las entidades financieras. A continuación analizamos estos subsistemas, en forma separada primero y luego integrados.

5.2.4.1Proceso de Cobranza Consideramos en este caso las cobranzas que se efectúan a clientes que operan en cuenta corriente. La empresa puede considerar varias modalidades de cobro e, inclusive, aplicar las combinaciones necesarias en cada caso; para este ejemplo consideramos que el cliente recibe una comunicación detallando su deuda y presenta su pago en la empresa.

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El proceso comienza con la verificación del estado de cuenta de cada cliente y la emisión de los detalles de deuda, que se envían a los mismos. Se recibe el pago y se emite el comprobante respectivo. Se registran los movimientos en los archivos de cuentas de clientes. Se registran los valores ingresados. Se archivan los comprobantes. Se realizan los depósitos de los valores. Se verifica la cobranza y se emiten los informes respectivos. Modulo V- Página 7 de 14


5.2.4.2 Proceso de Pagos Consideramos para este ejemplo el pago por las compras efectuadas por medio de los procesos descriptos en el ejemplo respectivo y otros pagos directos.

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Se Recibe el detalle de la deuda por parte del Proveedor y se efectúan las siguientes operaciones: o Se verifica el detalle con los registros y documentación propia. Se verifican las condiciones de pago pactadas. o Se verifica la disponibilidad para el pago, aunque ya debería o existir una previsión para ello. Se realiza el pago. Se recibe el comprobante del pago. Se registra el movimiento. Se archivan los comprobantes. Por pagos directos, se reciben facturas por bienes o servicios adquiridos, se paga, se registra el movimiento con el comprobante de pago y se archiva el comprobante.



5.2.4.3 Fondos Constituye el núcleo de este subsistema de información y su función es el manejo de las cuentas de fondos relacionadas con bancos, valores en cartera, proyección de cheques emitidos, etc. Podemos simbolizar este módulo por medio del siguiente gráfico.

Apreciamos en este gráfico la interacción de este subsistema con los demás y con entidades externas a la organización como gobierno y entidades financieras: Con Ventas mediante el ingreso de valores cobrados a los clientes. Con Compras mediante el pago a los proveedores de bienes y servicios. Con el Gobierno por el pago de los impuestos y las contribuciones previsionales. Con Personal en el Pago de las remuneraciones. Con los accionistas con la administración de la inversión inicial y las utilidades resultantes. Con las entidades financieras con las distintas transacciones que se efectúan con cualquier banco. §

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5.2.5 Subsistema de Información Contable Sirve de apoyo al subsistema que registra y procesa los datos que se originan en las operaciones de la empresa. En el pasado las actividades contables tenían por objetivo solamente generar información demostrativa y para cumplimentar requisitos legales. Aun hoy es común ver en las organizaciones, principalmente del Estado, que los registros contables no se condicen con el tiempo y su finalidad es producir un balance o una ejecución presupuestaria para demostrar el gasto realizado solamente. Para Fernández Durán “el sistema de información contable dejó de ser un simple instrumento de procesamiento de datos con el fin de cumplir requisitos legales, para transformarse en un instrumento necesario para la toma de decisiones y el control en los niveles operativo, administrativo y de gestión estratégica” . Podemos concebir de esta manera un sistema que recoge datos de los movimientos generados en todos los subsistemas de la organización (Ventas, compras, pagos, cobranzas, producción, etc.), en forma de subdiarios, y los concentra en el subsistema contable posibilitando en todo momento el acceso a información lo suficientemente actualizada como para poder tomar decisiones de manera segura. 5.2.5.1 El Proceso contable No explicaremos aquí los distintos procesos contables por no ser el objetivo de este trabajo, pero podemos sintetizarlos según la descripción que hace J.J.Gilli en su trabajo “Diseño y efectividad organizacional” respecto del proceso contable. Este autor nos dice que existen tres etapas: a) Pre registración: a. Manifestación económica del hecho. b. Ponderación o cuantificación económica del hecho. c. Instrumentación documental (comprobantes). b) Registración: a. Registración primaria (subdiarios). b. Imputación al sistema de cuentas (plan de cuentas). c. Registración definitiva (partida doble). c) Post registración: a. Control . b. Exteriorización, salida de la información contable.



5.2.5.2 Modalidades de registración Podemos encontrar que en las organizaciones se trabaja de las dos maneras que a continuación de describe. También según la obra mencionada de Gilli . Tengamos en cuenta que estas modalidades existen aun con la existencia de medios automatizados que, en algunos casos, solo contribuyen a proveer de velocidad a SI que persisten en no adecuarse a la versatilidad ofrecida por la TI. a) Sistema contable centralizado: Los registros se efectúan en el libro definitivo en una sola instancia, el Diario General. Este primer esquema se condice con la modalidad tradicional de trabajo, también se puede dar el caso de empresas pequeñas que aun teniendo sistemas de información suficientemente automatizadas permiten que su contabilidad sea procesada en los estudios de sus asesores.


Sistemas de Información Subsistema contable híbrido: Aunque parezca totalmente impráctico es ampliamente aplicado. Tanto en las organizaciones como en los estudios contables. También se utiliza en organizaciones que al poseer subsistemas con recursos de distinta naturaleza no permiten integración de datos. requiere de una gran actividad humana en la etapa de prerregistración. Es altamente vulnerable a errores humanos. No acompaña a los acontecimientos. No permite información on line. No colabora con la toma de decisiones. § § § § §

b) Sistema contable descentralizado: los registros se parcializan en subdiarios y luego se integran en un diario general.

Esta modalidad se acerca más a la adoptada actualment e en general porque la información se genera en los subsistemas y luego se integra en un solo Diario que pasa a ser procesado para obtener los informes contables. Modulo V- Página 12 de 14


Subsistema contable integrado: Sería la implementación informatizada del modelo descentralizado. Recoge los datos generados en los demás subsistemas (subdiarios) cumpliendo con la etapa de prerregistración. Integra los subdiarios en uno solo (Diario) y efectúa las imputaciones a las cuentas. Etapa de registración. Emite los informes contables. Etapa de post registración. §

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Esta modalidad tiene múltiples ventajas: Los transacciones de cada subsistema generan los registros correspondientes en forma automática. Los juegos de registros contables generados se integran a la contabilidad en forma periódica. Permite la consulta de información on line. Contribuye con la toma de decisiones. Genera información contable actualizada en cualquier momento. §

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5.3 Conclusión En este módulo hemos descrito a los diversos subsistemas de Información y su problemática en las organizaciones considerando que no solo debemos exponer “lo que debe ser” sino también lo que es real y usual con sus ventajas y desventajas, dentro de los límites fijados por los objetivos de este trabajo con la intención de presentar un panorama completo y comprensible. En el siguiente módulo tratamos la TI como soporte a los SI en donde se podrán apreciar los diversos recursos de software y hardware y metodologías actualmente disponibles.


Subsistemas de Informacion

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