KOMPUTERISASI KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT PADA PT. LEMINDO ABADI JAYA BOGOR
TUGAS AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga
Yuli Andriani NIM : 11030167
Jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta 2006
6
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas akhir ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dipresentasikan pada ujian lisan tugas akhir periode I Tanggal 2 September 2006.
DOSEN DOSEN PEMBIM PEMBIMBING BING
KETUA KET UA JURUSA JUR USAN N
Tugas Akhir
Komputerisasi Komput erisasi Akuntansi Akunta nsi
Nur Hiday Hidayati, ati, S. Kom
Hj. Eni E ni Heni Hen i Hermaliani, Her maliani, S. Kom Ko m
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas akhir ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dipresentasikan pada ujian lisan tugas akhir periode I Tanggal 2 September 2006.
DOSEN DOSEN PEMBIM PEMBIMBING BING
KETUA KET UA JURUSA JUR USAN N
Tugas Akhir
Komputerisasi Komput erisasi Akuntansi Akunta nsi
Nur Hiday Hidayati, ati, S. Kom
Hj. Eni E ni Heni Hen i Hermaliani, Her maliani, S. Kom Ko m
PENGUJI TUGAS AKHIR
Tugas akhir ini telah dipresentasikan pada tanggal 2 September 2006.
PENGU PENGUJI JI 1
Ahmad Ahmad Setiadi Setiadi,, S. Kom
PENG PE NGUJI UJI 2
Haryant Hary anto, o, S. Kom
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
BINA SARANA INFORMATIKA
•
•
•
•
NIM
: 11030167
Nama Lengkap
: Yuli Andriani
Foto
Dosen Pembimbing
: Nur Hidayati, S. Kom
2X3
Judul Tugas Akhir
: Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit Pada PT. Lemindo Abadi Jaya Bogor
No
Tanggal
Pokok Bahasan
Bimbingan
Paraf dosen Pembimbing
1
11 Mei 2006
Bimbingan Perdana
2
16 Mei 2006
Penyerahan Bab I & II
3
20 Mei 2006
Acc. Bab I & II
4
24 Mei 2006
Pengajuan Bab III
5
27 Mei 2006
Perbaiki Bab III
Lanjutan. No Tanggal
Pokok Bahasan
Bimbingan
Pembimbing
6
11 Juni 2006
Acc. Bab III
7
15 Juli 2006
Pengajuan Bab IV
8
03 Agust 2006
Acc. Bab IV & V
9
05 Agust 2006
Acc. Keseluruhan
Catatan untuk dosen pembimbing. Bimbingan Tugas Akhir Dimulai pada tanggal Diakhiri pada tanggal Jumlah pertemuan bimbingan •
•
•
Paraf dosen
: 11 Mei 2006 : 05 Agustus 2006 : 9x pertemuan Disetujui oleh, Dosen Pembimbing
Nur Hidayati, S. Kom
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah, SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Di mana Tugas Akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Tugas Akhir yang penulis ambil adalah sebagai berikut : KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT PADA PT. LEMINDO ABADI JAYA BOGOR
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma III (D3) AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AKADEMI BSI. 2. Ibu Hj. Eni Heni Hermaliani, S. K om selaku Ketua Jurusan KA. 3. Ibu Nur Hidayati, S. Kom selaku dosen pembimbing. 4. Staff / karyawan / dosen dilingkungan AKADEMI BSI. 5. Bapak Paulus Doni Ruing selaku Management Representative PT Lemindo Abadi Jaya.
6.
Ibu Evy Nurchayati selaku Manager Purchasing PT Lemindo Abadi Jaya.
7.
Bapak Oyong Darwan selaku Manager HR PT Lemindo Abadi Jaya.
8.
Staff / Karyawan PT Lemindo Abadi Jaya.
9.
Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.
10. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6B. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah banyak memberikan bantuan dorongan dan meluangkan waktunya kepada penulis sehingga terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha semaksimal mungkin. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan penulisan ini akan penulis terima dengan senang hati. Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 4 Agustus 2006 Yuli Andriani Penulis
DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Tugas Akhir .......... ........... ............ ........... ........... ........... ..... i Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ................................................. ....ii Lembar Penguji Tugas Akhir .................................................................................... iii Lembar Konsultasi Tugas Akhir .................................................. ............................... iv Kata Pengantar ....................................................................................................................... v Daftar Isi .............................................................................................................................. vii Daftar Simbol .............................................................................................................. ix Daftar Gambar ...................................................................................................................... xi Daftar Tabel ............................................. .................................................... . xii Daftar Lampiran .................................................................................................................. xiii BAB I.
PENDAHULUAN .............................................. ................................ 1 1.1. Umum ................................................. ......................................... 1 1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................................ 2 1.3. Metode Penelitian ........................................................................... 3 1.4. Ruang Lingkup ............................................................................... 4 1.5. Sistematika Penulisan .................................................... . 4
BAB II.
LANDASAN TEORI .................................................. ....................... 6 2.1. Konsep Dasar Sistem ........................................................................ 6 2.2. Peralatan Pendukung .......................................................... 16
BAB III.
ANALISA SISTEM BERJALAN .................................................. .. 31 3.1. Umum .................................................. ....................................... 31 3.2. Tinjauan Perusahaan ....................................................................... 32 3.2.1. Sejarah Perusahaan ............................................................ 32 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ......................................... 34 3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan ........................................... 36 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan .............. 38 3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan ......................... . 41 3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan .......................................... 52 3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan ............................................... 52 3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran ................................ . 53 3.7. Permasalahan ...................................................................................... 55 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................... 56
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN ................................................ 57 4.1. Umum ................................................... ........................... . 57 4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan ............................................. 58 4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan ..... 60 4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan ....................................... 63 4.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan ............................. . 77
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ............................................ 77 4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ............................................... 79 4.5.3. Normalisasi File ................................................ . 81 4.5.4. Spesifikasi File .................................................................. 86 4.5.5. Struktur Kode ......................................................... . 94 4.5.6. Spesifikasi Program ............................................. . 98 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer .......................................... . 109 4.6.1. Umum ................................................ ................. .. 109 4.6.2. Perangkat Keras ................................................. .......... 110 4.6.3. Perangkat Lunak .................................................... . 110 4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer ...................................... 110 4.7. Jadwal Implementasi ................................................................ 110 BAB V.
PENUTUP................................................... .......................... . 114 5.1. Kesimpulan ......................................................................... . 114 5.2. Saran-saran ................................................................................... 114
Daftar Pustaka ................................................... .............................................. . Daftar Riwayat Hidup ................................................. .................................... . Surat Keterangan PKL/Riset
116 117
DAFTAR SIMBOL
Simbol Diagram Arus Data EXTERNAL ENTITY Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data
DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data
PROCESS Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung
DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
DISPLAY Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilkan data melalui CRT ( Cathode Ray Tube) atau monitor.
MANUAL INPUT Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukkan data dengan menggunakan terminal (keyboard ).
LINE PRINTER Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada mesin pencetak ( printer ).
FLOPPY DISK Digunakan untuk menggambarkan proses dan penyimpanan data dengan media disket.
HARD DISK Digunakan untuk menggambarkan proses dan penyimpanan data dengan media hard disk .
PROCESS Digunakan untuk menunjukan proses dari operasi program komputer.
FLOW LINES Digunakan untuk menunjukan arus dari proses.
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1.
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Lemindo Abadi Jaya ....................... 34
2.
Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan ...................... 38
3.
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan............................. 39
4.
Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan............................... 40
5.
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan ........................... 60
6.
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan.................................... 61
7.
Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Akuntansi Usulan ................................ 62
8.
Gambar IV.4. Bentuk Tidak Normal............................................................... 82
9.
Gambar IV.5. Bentuk Normal Kesatu ....................................................... . 83
10. Gambar IV.6. Bentuk Normal Kedua ................................................................ . 84 11. Gambar IV.7. Bentuk Normal Ketiga .................................. ............................ .. 85 12. Gambar IV.8. Diagram HIPO Sistem Akuntansi Usulan ................................ . 98 13. Gambar IV.9. Konfigurasi Sistem Komputer ............................................... 110
DAFTAR TABEL Halaman 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tabel II. 1. Notasi Struktur Data ............................................. Tabel II.2. Notasi Tipe Data ....................................................
... 26 . 26
Tabel IV. 1. Spesifikasi File Barang ........................................
86
Tabel IV.2. Spesifikasi File Supplier .....................................
. 87
Tabel IV.3. Spesifikasi File Perkiraan .....................................
88
Tabel IV.4. Spesifikasi File Permintaan ................................
. 89
Tabel IV.5. Spesifikasi File Pesanan .....................................
.. 90
Tabel IV.7. Spesifikasi File Penerimaan Barang .....................
91
Tabel IV.8. Spesifikasi File Hutang ........................................
92
10. Tabel IV.9. Spesifikasi File Jurnal ............................................................... . 93 11. Tabel IV. 10. Jadwal Implementasi .............................................. ................ .. 113
DAFTAR LAMPIRAN Halaman A.1 Contoh Permintaan Pembelian .......................................................................... 119 A.2 Contoh Purchase Order .......................................................................................... 120 B.1 Contoh Surat Jalan ................................................................................................ .. 121 B.2 Contoh Buku Penerimaan Barang .......................................................................... 122 B.3 Contoh Faktur ............................................................................................................ 123 B.4 Contoh Tanda Terima............................................................................................... 124 B.5 Contoh Bukti Pengeluaran ................................................................................. 125 B.6 Contoh Laporan Pembelian Bahan Baku .............................................................. 126 C.1 Permintaan Pembelian ........................................................................................... . 127 C.2 Purchase Order .................................................................................................... 128 C.3 Daftar Perkiraan......................................................................................................... 129 C.4 Daftar Barang ............................................................................................................ 130 C.5 Daftar Supplier .................................................................................................... 131 C.6 Daftar Hutang ........................................................................................................... 132 D.1 Bukti Penerimaan Barang........................................................................................ 133 D.2 Tanda Terima ............................................................................................................ 134 D.3 Bukti Pengeluaran .............................................................................................. 135 D.4 Jurnal Pembelian .................................................................................................... . 136 D.5 Laporan Pembelian Bahan Baku............................................................................... . 137
E.1 Tampilan Menu Utama ................................................. ..................................... 138 E.2 Tampilan Menu Master ................................................ ..................................... 139 E.3 Tampilan Menu Transaksi ................................. ............................................... 140 E.4 Tampilan Menu Supplier ................................................................................. . 141 E.5 Tampilan Menu Barang ................................................................................................ 142 E.6 Tampilan Menu Perkiraan ................................................................................. 143 E.7 Tampilan Menu Permintaan ............................................................................. 144 E.8 Tampilan Menu Pesanan ................................................................................. . 145 E.9 Tampilan Menu Penerimaan ................................................................................... 146 E.10 Tampilan Menu Hutang .............................................. .................................... . 147 E.11 Tampilan Menu Jurnal ................................................................................. . 148 E.12 Tampilan Menu Laporan .............................................................................. . 149 E.13 Tampilan Menu Utility .................................... ............................................. 150
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum PT Lemindo Abadi Jaya adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur, pembuat dan pemasok perekat (lem) serta produk kimia lainnya. Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin cepat berkembang, maka sangat dibutuhkannya suatu alat yang dapat mengatasi suatu pekerjaan yang dapat dikerjakan dengan cepat terutama dalam masalah laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak Manajer untuk mengambil suatu kebijakan atau keputusan yang dapat memajukan perusahaan tersebut. Kebutuhan akan komputer merupakan solusi yang baik untuk mengatasi masalah tersebut. Suatu perusahaan memang sangat memerlukan alat bantu ini karena dengan adanya fasilitas tersebut kebutuhan pengolahan data yang cepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. Selain itu komputer juga sangat berguna dalam pencatatan akuntansi dan media penyimpanan data-data yang penting bagi perusahaan. Setiap perusahaan yang didirikan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, industri maupun jasa mempunyai tujuan dan sasarannya masingmasing. Tujuan umum dari setiap perusahaan dalam suatu perekonomian yang kompetitif adalah memperoleh laba yang sebesar-besarnya sesuai dengan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Hal yang perlu mendapat perhatian
adanya kecenderungan terjadinya ketidakselarasan antara tujuan dan sasaran perusahaan. Efektifitas perusahaan dinilai dari penghasilan perusahaan dan kegiatan penjualan barang dalam kaitannya untuk mencapai sasaran perusahaan, sedangkan efisiensi perusahaan dinilai dari besarnya pengorbanan perusahaan untuk memperoleh penghasilan tersebut. Dalam mengolah data pembelian di PT. Lemindo Abadi Jaya masih menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi sehingga masih ada kendala dan permasalahan-permasalahan yang timbul. Sesuai dengan pernyataan diatas maka penulis hendak mengkaji permasalahan pembelian dengan harapan dapat memberi sumbangan kepada pihak Manajemen perusahaan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengambil judul Tugas Akhir yaitu :
Komputerisasi Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit pada PT. Lemindo Abadi Jaya Bogor
1.2. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Membentuk pola pikir penulis untuk menjadi pri badi yang memiliki wawasan pengetahuan. 2. Memberi kesempatan kepada penulis untuk menunjukkan darma baktinya kepada almamater AMIK BSI.
3. Melakukan penelitian mengenai masalah sistem pembelian dibawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan yang orisinil. 4. Sebagai penerapan ilmu yang didapat dan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memecahkan masalah yang dihadapi berdasarkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama kuliah di AMIK BSI. Sedangkan tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma Tiga (D III) pada jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Jakarta.
1.3. Metode Penelitian Dalam rangka pengumpulan data serta keterangan yang diperlukan untuk bahan penulisan program ini penulis menggunakan metode yaitu : 1.
Metode Pengamatan Didalam metode ini penulis mengadakan pengumpulan data secara langsung kelapangan dengan melihat objek penelitian dalam jangka waktu yang bersamaan.
2.
Metode Wawancara Penulis melakukan proses tanya jawab, dengan pimpinan atau karyawan perusahaan, dimana objek penelitian dilakukan. Untuk mendapatkan data yang akurat, maka proses ini tidak dapat dilakukan hanya satu kali, akan tetapi disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Metode Kepustakaan Penulis melakukan penelitian dengan membaca buku-buku literature yang ada di perpustakaan yan g berhubungan denga n masalah yan g akan dibahas dalam penyusunan tugas akhir ini.
1.4. Ruang Lingkup Untuk lebih memusatkan perhatian pada permasalahan yang ada agar dapat dimengerti lebih jelas dan tidak menyimpang dari pokok bahasan maka penulis membuat batasan-batasan permasalahan pada sistem pembelian dimulai dari proses permintaan, proses pemesanan, proses penerimaan barang, proses pembayaran dan proses pelaporan. Adapun batasan sistem yang akan dibahas adalah mengenai proses pembelian kepada Supplier dengan membuat permintaan pembelian terlebih dahulu.
1.5. Sistematika Penulisan Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan Tugas Akhir ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi tugas akhir ini.
Bab I PENDAHULUAN Dalam bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.
Bab II LANDASAN TEORI Menjelaskan mengenai dari konsep dasar sistem dan peralatan pendukung.
Bab III ANALISA SISTEM BERJALAN Di dalam bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat perusahaan, prosedur sistem akuntansi berjalan, Diagram Alir Data sistem akuntansi berjalan, Kamus Data sistem akuntansi berjalan, spesifikasi sistem akuntansi berjalan, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
Bab IV RANCANGAN SISTEM USULAN Menjelaskan mengenai rancangan sistem akuntansi usulan, prosedur sistem akuntansi usulan, Diagram Alir Data sistem akuntansi usulan, Kamus Data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer dan jadwal implementasi.
Bab V PENUTUP Dalam bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan yang penulis ambil dan saran-saran yang bisa berguna bagi perusahaan dan pembaca.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem A.
Pengertian Sistem Dalam mendefinisikan sistem atau memahami sistem, terdapat dua perbedaan
pendapat. Pendapat yang pertama adalah pendekatan terhadap prosedur, dan pendapat yang kedua lebih menekankan kepada pendekatan pemahaman atau elemenelemennya. Namun demikian, pada prinsipnya kedua pendapat ini mempunyai tujuan yang sama, hanya pendekatannya saja yang berbeda. Pendapat yang menekankan pada konsep prosedur, mendefinisikan sistem sebagai : “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama atau melaksanakan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran tertentu.1”
Pendekatan kedua yang lebih menekankan sistem pada pendekatan komponen atau elemen, sistem dapat didefinisikan sebagai suatu hubungan antara komponen yang ada ditampilkan secara keseluruhan. Dimana komponen-komponen itu saling bekerjasama untuk menjalankan suatu fungsi dan mencapai tujuan.
B.
Karakteristik Sistem Disamping hal-hal tersebut diatas, sebuah sistem juga mempunyai sifat-sifat
atau karakteristik yang umumnya terdapat pada sistem itu sendiri. 1
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua, Andi Offset, Yogyakarta 2001, hal.1
a. Komponen sistem (Components) suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama untuk satu kesatuan.
b. Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Batas ini berfungsi untuk menjelaskan bahwa bagian yang berada di bagian dari lingkungan luar adalah satu kesatuan luar sistem. Dan batasan inilah yang disebut sebagai pemakai atau pengguna sistem itu sendiri.
c. Lingkungan luar (Environment) segala sesuatu yang berada di luar batasan sistem yang memiliki pengaruh dalam pengoperasian sistem. Lingkungan luar inilah yang disebut sebagai pemakai atau pengguna sebuah sistem.
d. Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lainnya. Dengan penghubung ini nantinya sumber-sumber daya ataupun data akan mengalir diantara sub sistem. Dengan penghubung ini juga, sub sistem yang terpisah akan dapat bersatu menjadi satu kesatuan sistem.
e. Masukkan (Input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukkan ini dapat berupa masukkan perawatan atau maintenance agar sistem dapat terus beroperasi, seperti masukkan program.
f. Proses (Process) suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang a kan merubah masukkan menjadi keluaran.
g. Keluaran (Output) yaitu hasil dari masukkan yang telah atau diproses yang memberikan manfaat atau kegunaan bagi yang memerlukannya. Sebuah keluaran dapat menjadi masukkan sub sistem yang lainnya.
h. Sasaran atau Tujuan (Goal) sebuah sistem mempunyai tujuan, karena memang tujuanlah yang menjadi inti sistem itu ada dan dibuat. Sasaran atau tujuan dari sistem sangatlah menentukan apa saja yang nantinya akan menjadi bahan masukkan dari bahan yang menjadi keluaran. Suatu sistem dinilai layak bila sistem itu sendiri telah mencapai atau menghasilkan tujuan yang diharapkan.
C.
Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut : a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik ( physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran pem iki ran hub ungan ant ara manus ia denga n Tuhan. Sis tem fisik mer upa kan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, misalnya sistem pembuatan mobil.
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu ( probabilistic
system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misalnya sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi. d.
Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system ). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
D.
Siklus Hidup Sistem Siklus hidup sistem ( systems life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti
dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut sebagai pendekatan air terjun ( waterfall
approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Beberapa tahapan dari daur hidup sistem yaitu :
1. Mengenali adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. 2. Pembangunan sistem Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pemasangan sistem Merupakan tahap yang penting dalam daur sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. 4. Pengoperasian sistem Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem bersifat statis, sedangkan organisasi selalu mengalami perubahan yang disebabkan kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan perubahan tersebut, maka suatu sistem harus diperbaiki dan diperbaharui. 5. Sistem menjadi usang Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga sistem sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Teori informasi lebih tepat disebut teori matematis, komunikasi yang juga memberikan beberapa pandangan yang berguna bagi sistem informasi, yang mana konsep usia informasi menunjukkan hubungan interval informasi, jenis data dan penundaan pengolahan dalam menentukan usia informasi. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi ( Information
Processor ). Pengolahan informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Akurat , berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Tepat pada waktunya , berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai Informasi Ni la i da ri in fo rm as i di te nt ukan da ri du a ha l, ya it u ma nf aa t da n bi aya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit .
F.
Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan sebagai berikut ini: “ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2” Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen yang terdiri dari beberapa blok yaitu : a. Blok masukkan (Input block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok model (Model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran (Output block) Teknologi merupakan “ Tool Box ” dalam sistem informasi, teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
2
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua, Andi Offset, Yogyakarta 2001,hal.11
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga bagian utama yaitu, teknisi ( brainware ), perangkat lunak ( software ), dan perangkat keras (hardware). d. Blok basis data ( Database block ) Basis data atau database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. e. Blok kendali (Control block ) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, kebakaran, kecurangan-kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisiensian, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
G.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya
sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, perangkuman dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA. Sistem informasi akuntansi didefinisikan berikut ini:
“SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelapor an eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya. 3”
H.
Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan
barang kebutuhan perusahaan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur dist ribusi pembelian. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut: a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, melalui pena waran harga. Biasanya pembelian dengan penga daan langsung ini jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan
3
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua,Andi Offset, Yogyakarta 2001,hal.17.
harga penawaran dari para pemasok tersebut.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.
Definisi Pembelian Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli atau diterima. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui bagian dalam perusahaan. Bagian bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang-barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti ; a. mesin, alat -alat dan suku cadang, b. bahan baku, bahan penolong, dan supplies pabrik, c. supplies kantor dan bahan pembungkus, d. jasa serta barang-barang lainnya. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa : a Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas yang sesuai. b Ba rang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan.
Apabila pembelian dilakukan untuk jumlah yang besar dan penyerahannya bertahap maka bagian pembelian membuat kontrak pembelian dan mengikuti setiap ada pengiriman barang dari supplier. Selain hal-hal tersebut diatas, apabila diterima faktur pembelian, maka bagian pembelian bert ugas untuk memeriksa faktur tersebut sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Bukti-bukti transaksi sistem pembelian : 1. Permintaan Pembelian 2. Purchase Order 3. Surat Jalan 4. Bukti Penerimaan Barang 5. Faktur Pembelian. Catatan akuntansi dari sistem pembelian, contoh jurnal adalah sebagai berikut : Pembelian
xxx
Hutang Dagang Pembelian
xxx xxx
Ppn
xxx
Hutang Dagang
xxx
2.2. Peralatan Pendukung A.
Diagram Arus Data (DAD) Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram adalah diag ram yang
menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang berfungsi untuk menggambarkan
arus dari data sistem dan untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
DAD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara umum dari Diagram Arus Data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem autoformat atau komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan menggunakan DAD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau dikembangkan dan memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dikomposisi), sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping ), proses keputusan perhitungan. Pada DAD terdapat beberapa tingkatan, yaitu :
1. Diagram konteks Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level nol yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Pada level ini DAD menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran sistem. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan kata
lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang telah ada. 2.
Diagram Nol
Merupakan diagram yang berada pada level satu, yang menggambarkan proses-proses utama dari sistem didalamnya terdiri dari hubungan antara sumber aliran data dan simpanan data. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam konteks, yang penjabarannya lebih terperinci. 3.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambar Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar ( External Entity), merupakan lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya. Dilambangkan dengan simbol Bujur Sangkar.
2. Arus Data ( Data Flow), menunjukkan arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar, dapat berupa masukan sistem atau hasil dari proses sistem. Dilambangkan dengan simbol Anak Panah.
3. Proses ( Process), merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Dilambangkan dengan simbol Lingkaran.
4. Simpanan Data ( Data Store), merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, filing kabinet, tabel atau agenda. Dilambangkan dengan simbol Empat Persegi Panjang Terputus. Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut : 1. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung 2. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung 3. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya) 4. Setiap Process harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.
B.
Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel
yang menunjukkan entity dan relasinya atau pengelompokkan atribut-atribut sehingga terbentuk relasi yang terstruktur dengan baik, dimana atribut merupakan sebuah entity set dalam domain-domain atau atribut merupakan sesuatu yang dapat memberikan karakteristik dari suatu entity. Sedangkan entity adalah objek yang terdiri dari objek lainnya yang sejenis.
Tujuan normalisasi adalah agar terjaminnya struktur data yang minimal dan stabilitas. Adapun manfaat dari normalisasi yaitu : a. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data. b. Meminimalkan kemungkinan up date dan delete anomly. c. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data.
Bentuk Normalisasi : a. Bentuk Tidak Normal ( Unnormali zed F orm ) Data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu.
b. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF) Sifat 1NF yaitu tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap fieldnya hanya satu pengertian.
c. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF) Bentuk normal 2NF mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal ke satu atribut bukan kunci, harus bergantung secara kunci pada fungsi utama atau pr imary key . Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditemukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang sudah menjadi anggotanya.
d. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
primary key secara menyeluruh.
e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF) Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut super key. Dalam pembuatan normalisasi harus memperhatikan dan mengetahui beberapa field atau atribut kunci seperti tersebut dibawah ini yaitu :
1. Super Key himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
2. Candidate key satu atribut atau minimal satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari e ntity.
3. Pr imar y ke y satu atribut atau minimal satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
4. Alt ern ate key kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key .
5. Foreign key yaitu suatu atribut atau set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah satu ke banyak ( one to many) relationship.
Data sederhana dapat kita himpun kedalam satu organisasi data file dan yang dikenal sebagai suatu organisasi file. Tipe organisasi file diantaranya adalah : a Sequential , metode ini mempunyai ciri yaitu rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya. b Random, metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang akan muncul lebih dari satu kali, dan alamat yang tidak pernah muncul sama sekali. c Indexed sequential , metode ini mempunyai ciri-ciri yaitu merupakan gabungan antara metode sequential dan random, record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci, masing-masing record diberi indeks, pengamatan dilakukan secara acak dan perlu penimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks. Selain itu juga terdapat dua jenis data file yang digunakan yaitu :
1. SASD (Sequenti al Access Stor age Device ) Atau juga disebut piranti akses serial, peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tipe. Dan piranti ini mempunyai cirri yaitu proses pembacaan rekaman harus berurutan dan data harus disimpan dalam blok-blok dan proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
2. DASD (Di r ect A ccess Stor age Device ) Atau juga disebut akses direct. Contoh dari piranti akses tipe direct ini adalah cakram magnetic ( magnetic disk ) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk , dan mempunyai ciri-ciri seperti pembacaan rekaman tidak harus urut, mempunai
alamat, data dapat disimpan dalam karakter atau blok dan proses write dapat dilakukan beberapa kali.
Dalam mengumpulkan data, dapat kita himpun kedalam suatu data file yang memuat informasi tentang hubungan antara item yang terdapat didalamnya. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe file, dan kegunaan tipe dari file tersebut antara lain yaitu : 1.
File Master ( hater File ) File induk berisi data-data permanent yang biasanya hanya sekali dibentuk, kemudian dipakai didalam pengolahan data selanjutnya.
2.
File Transaksi ( Transaction File ) File ini berisi data-data untuk suatu periode waktu atau sesuatu bidang kegiatan atau suatu periode waktu yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.
3.
File Laporan ( Report File ) File yang berisi atau yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambil dari file master untuk mempersiapkan pembuatan laporan.
4.
File Sejarah ( History File ) File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
5.
File Pelindung ( Backup File ) File ini merupakan salinan dari file -file yang masih aktif didalam database pada suatu saat. Atau disebut juga file cadangan jika file database rusak atau hilang.
C. Kamus Data Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DAD. Arus data yang DAD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DAD secara lebih rinci dapat dilihat pada kamus data. Dan seperti halnya dengan kamus bahasa yang menjelaskan lebih detail suatu kata maupun kalimat. Kamus data digunakan dalam struktur analisa dan desain sistem informasi yang juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang DAD. Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun penggunaan kamus data harus merupakan dan menyesuaikan dengan apa yang ada di dokumen. Dan kamus data merupakan gambaran mendetail dari Diagram Arus Data dan memudahkan dari pembacaan DAD. Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk itu maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini: 1. Nama arus data digunakan untuk mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2.
Alias alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3. Bentuk data digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 4. Arus data digunakan untuk memudahkan mencari arus data di DAD. 5. Penjelasan untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 6. P e r i o d e digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja.
Dan bentuk tabel dan simbol dari kamus data dapat dilihat dari gambar dibawah ini.
Tabel II.1 Notasi Struktur Data Simbol
Arti
=
Terdiri dari
+
Dan
[ ]
Salah satu dari
( )
Boleh atau tidak boleh
{ }
Pengulangan
* *
Komentar
“ “
Harga diskrit
Notasi tipe data digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum yang digunakan antara lain : Tabel II.2 Notasi Tipe Data Simbol
Arti
X
Setiap karakter
9
Angka Numerik
A
Karakter alphabeth
Z
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.
Titik, sebagai pemisah ribuan
,
Koma, sebagai pemisah pecahan
/
Slash, sebagai tanda pembagi
-
Hypen, sebagai tanda penghubung
D.
Struktur Kode or k ) yang menggunakan angka atau Kode adalah suatu kerangka ( Fra mew ork
huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode memudahkan proses pengolahan data karena dengan kode data akan lebih mudah diidentifikasi. Dalam kaitannya dengan penggunaan komputer untuk memproses data, kode yang menggunakan angka atau huruf mempunyai istilah sebagai berikut: Kode alfabetik
adalah kode yang menggunakan mengguna kan huruf
Kode numerik
adalah kode yang menggunakan mengguna kan angka
Kode alfanumerik adalah kode yang menggunakan kombinasi angka dan huruf.
Tujuan Pembuatan Kode : Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan berhub ungan de ngannya. ngannya .
Petunjuk Pembuatan Kode : 1. Harus mudah diingat supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang di wakili dengan kodenya. 2. Harus unik kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilkannya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3.
Harus fleksibel kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan penambahan item baru dapat dapat tetap tetap diwakili diwakili oleh kode.
4.
Harus efisien kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di simpanan luar komputer.
5.
Harus konsisten bilamana bilamana mungkin, mungkin, kode harus harus konsis konsisten ten denga dengan n kode kode yang yang telah telah diperguna dipergunakan. kan.
6.
Harus standarisasi kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian peng ertian dan dapat cenderung cend erung terjadi terja di kesalahan kesal ahan pemakaia pema kaian n bagi yang menggunakan kode tersebut.
7.
Spasi dihindari spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.
8.
Hindari karakter yang mirip karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9.
Panjang kode harus sama masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Tipe dari Kode Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan kelemahannya tersendiri. a. Kode Mnemonik ( mnemonic code ) Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakterdari item yang akan diwakili dengan kode ini. Contoh : “P” untuk Pria “W” untuk wanita b. Kode Urut ( sequential code ) Disebut juga dengan kode seri ( serial code ) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh : 001 Kas 002 Piutang Dagang c. Kode Blok ( block code ) Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh : 1000 – 1999 Aktiva Lancar 2000 – 2999 Aktiva Tetap d. Kode group ( group code ) Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Contoh :
6-101-60 Kelompok biaya Rincian biaya tiap kelompok Pusat pertanggung jawaban e. Kode Desimal (decimal code) Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai den gan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. Contoh : 00. AKTIVA LANCAR
01. AKTIVA TETAP
00100 Kas
01100
Tanah
0020 0 Piutang
01200
Bangunan
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dalam struktur organisasi perusahaan terdapat banyak fungsi-fungsi antara lain bagian keuangan dan akuntansi, fungsi bagian penjualan, fungsi bagian pembelian, fungsi bagian gudang, fungsi bagian administrasi dan lain sebagainya. Fungsi bagian pembelian merupakan salah satu yang memiliki peranan yang sangat besar dan penting dalam perusahaan, karena tanpa fungsi ini perusahaan tidak memiliki persediaan barang untuk diproses dan dijual dalam rangka memperoleh keuntungan. Pembelian merupakan unsur penting pula dalam perusahaan, penanganan bagian pembelian yang baik dan jujur akan mengakibatkan keseimbangan perusahaan terjamin karena bagian ini berkaitan dengan bagian PPIC dan gudang yang harus bekerjasama dengan baik sehingga Aset perusahaan bisa terjaga dengan aman. Dengan adanya pemeriksaan operasional atas pembelian yang tepat waktu dan teliti diharapkan perusahaan dapat mengurangi kecurangan atau penyelewengan yang dapat terjadi pada saat hutang dagang akan dibayarkan ke pihak supplier.
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Lemindo Abadi Jaya awalnya didirikan pada tahun 1976 dengan nama PT INTI TANAMAS dengan jenis usaha yaitu membuat / memproduksi dan menjual lem serbaguna (perekat) untuk berbagai macam kebutuhan. Pada tahun 1987, PT Inti Tanamas dilikuidasi berhubung para pendirinya dan pengelola sudah lanjut usia. Kemudian oleh para ahli waris dan beberapa rekan (sebagai pemegang saham baru) sepakat mendirikan perusahaan baru yaitu PT LEMINDO SARANA ABADI, jenis usaha adalah sama dengan perusahaan sebelumnya dan kapasitasnya ditambah menjadi lebih besar. Pada tahun 1989, PT Lemindo Sarana Abadi diubah menjadi PT LEMINDO ABADI. Kemudian dalam rangka penerapan teknologi baru dan peningkatan kualitas dan kapasitas produksi, dimana pada tahun 1992 PT Lemindo Abadi bersama-sama dengan perusahaan KOYO SANGYO.,LTD dan TOYOTA TSUSHO CORP. (keduaduanya adalah perusahaan asing dari Jepang), sepakat mendirikan perusahaan baru dalam bentuk Joint Venture yaitu “PT KOYOLEM INDONESIA” dengan spesialisasi khusus memproduksi perekat bermerek “KOYO BOND”. Dengan masuknya PT Lemindo Abadi dalam PT Koyolem Indonesia (yang sekaligus sudah menjadi PMA), maka dibuat lagi nama perusahaan baru yaitu PT. LEMINDO ABADI JAYA. Kegiatan dan jenis usaha PT Lemindo Abadi Jaya adalah meneruskan kegiatan dan produksi dari PT. Lemindo Abadi, yang kemudian setiap tahunnya mengalami kemajuan dan kemampuan kapasitas semakin bertambah.
VISI “ Build the competencies as a professional formulator for adhesive, other
downstream chemical product and distribution network .” MISI “Create Customer value added through Q-C-D-S-M-E for Customer Delight .”
BUDAYA PERUSAHAAN (Company Culture) 1.
Pelayanan terbaik terhadap pelanggan internal / eksternal
2.
Berorientasi pada perencanaan dan target
3.
Kesadaran akan biaya untuk pertumbuhan
4.
Bekerja efektif dan efisien melalui team work
5.
Jangan menyalahkan, bekerja dengan penuh tanggung jawab dan dapat dipertanggung jawabkan.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dal am satu perusa haan. Adapun struktur organi sasi dari PT Lemindo Abadi Jaya dapat ditunjukkan pada gambar sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI PT. LEMINDO ABADI JAYA Direktur
Manager Produksi
Manager PPIC
SPV Produksi
Staff PPIC
Operator Produksi
Gudang
Manager QA
Staff QC
Manager Pembelian
Manager Akunting
Manager Finance
Staff
Staff Akunting
Kasir
Pembelian
Manager HR
Staff HR
Staff Personali a
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Lemindo Abadi Jaya Dari setiap bagian yang terdapat dalam gambar struktur organisasi di atas, terdapat fungsi dan tugas yang berbeda. Adapun fungsi dan tugas-tugas dari tiap-tiap bagian tersebut diuraikan sebagai berikut :
a. Direktur Bertanggung jawab mengendalikan semua jajaran untuk kelancaran operasional pemasaran, operasional keuangan, operasional produksi, administrasi dan sumber daya manusia. b.
Bagian Produksi Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas produksi dan sesuai target produksi yang harus dicapai.
c. Bagian PPIC Bertanggung jawab memanage perencanaan dan pengendalian produksi serta inventory.
d. Bagian Gudang Bertanggung jawab terhadap penerimaan barang, penyimpanan sampai dengan supply produksi.
e. Bagian QC ( Quali ty Control ) Bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pengujian dalam setiap tahapan proses.
f. Bagian Pembelian Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian tunai maupun kredit untuk kepentingan operasional dan mencatat semua kegiatan pembelian kemudian melaporkan kepada bagian accounting.
g. Bagian Account Payable Bertanggung jawab terhadap aktivitas pembuatan laporan pembelian dan pembayaran tiap supplier ke dalam kartu Hutang Dagang.
h. Bagian Finance Bertanggung jawab atas aktivitas collection, petty cash dan invoicing .
i.
Kasir Bertanggung jawab atas transaksi pembelian serta biaya operasional lainnya.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Adapun proses pembelian bahan baku secara kredit di PT Lemindo Abadi Jaya adalah sebagai berikut : 1. Prosedur permintaan barang; pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal, bagian PPIC membuat Permintaan Pembelian (PP) dan diajukan ke bagian pembelian. 2. Prosedur pemesanan barang; berdasarkan Permintaan Pembelian, bagian pembelian melakukan negosiasi terhadap pemasok / supplier terpilih, melakukan
sourching bila tidak terdapat pemasok terpilih, menganalisa penawaran dari beberapa pemasok terpilih dan memilih pemasok dari Daftar Pemasok Terpilih yang terkait dengan produk yang akan dibeli. Kemudian bagian pembelian membuat Purchase Order (PO) dengan jelas mengenai barang yang akan dipesan, waktu pengiriman serta waktu pembayaran yang telah disepakati dengan supplier dan meminta persetujuan ke Direktur Produksi atas PO yang dibuat. 3. Prosedur penerimaan barang; barang dari supplier diterima oleh bagian gudang, kemudian dihitung / ditimbang dan diperiksa kualitasnya oleh bagian Quality
Control (QC). Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan (sesuai PO), bagian gudang dan QC menandatangani Surat Jalan (SJ) dari supplier dan bagian gudang membuat Buku Penerimaan Barang (BPB). Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian beserta SJ asli (yang sudah ditandatangani oleh bagian gudang) dan PO, diperiksa dan dicocokkan dengan order pembelian dan BPB kemudian dibuatkan bukti Tanda Terima dokumen tersebut. Setelah itu
Tanda Terima, SJ dan Faktur diserahkan ke bagian Kasir untuk proses pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh temponya. 4. Prosedur pembayaran; setelah menerima Tanda Terima, SJ dan Faktur, bagian Kasir menyiapkan pembayaran berupa cek / giro / tunai berdasarkan dokumendokumen dari hasil pembelian yang telah jatuh tempo. Kemudian memberi tahu supplier untuk mengambil pembayaran tersebut apabila penyiapan pembayaran telah selesai dilakukan. Bagian Kasir membuat Bukti Pengeluaran kas yang akan dibayarkan ke supplier yang kemudian ditandatangani oleh supplier sebagai bukti pelunasan hutang. 5. Prosedur pembuatan laporan; berdasarkan seluruh dokumen dari hasil pembelian kemudian bagian pembelian membuat Laporan Pembelian setiap bulannya dengan rinci serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan kemudian melaporkannya kepada Accounting Manager.
3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi berjalan
Bagian PPIC
PP, BPB_Acc
SJ, SJ_Acc
BPB
Bagian Gudang
SJ, BPB, SJ_Acc SJ
PO_Acc, SJ_Acc, Tanda_Terima, BP_kas
Supplier
Direktur Produksi
PO_Acc_Sup, SJ, Faktur BP_kas_Acc
SJ_Acc
Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit
Bagian QC
Tanda_Terima, SJ_Acc, Faktur, BP_kas_Acc
PO_Acc BP_kas PO
Bagian Kasir
Laporan_Pembelian
Manager Accounting
Keterangan : PP PO PO Acc PO Acc Sup BPB BPB Acc SJ SJ Acc Tanda Terima BP kas BP kas Acc
= Permintaan Pembelian = Purchase Order = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier = Buku Penerimaan Barang = Buku Penerimaan Barang yang sudah di ttd oleh manager PPIC = Surat Jalan = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang = Bukti tukar faktur = Bukti Pengeluaran kas = Bukti Pengeluaran kas yang sudah di tandatangan oleh supplier Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan
Arsip Barang
Data_Barang
Bagian PPIC
1.0 Permintaan Barang
PP
PP
Arsip PP
Data PP DPT
Arsip DPT PO_Acc
Supplier
PO PO_Acc_Sup
a _
2.0 Pemesanan Barang
Direktur Produksi
PO_Acc PO_Acc
Arsip PO Acc
s a
Data_PO_Acc
SJ, Faktur
c c
Data_Barang SJ_Acc, Tanda_Terima Tanda_Terima, SJ_Acc, Faktur, BP_kas
Bagian Kasir
3.0 Penerimaan Barang
BP_kas
SJ
SJ Acc SJ, SJ_Acc
SJ, BPB, SJ Acc n a t u H _ a t a D
BPB_Acc
BP_kas_Acc
4.0 Pembayaran
Bagian QC
Bagian Gudang
B P B
Arsip BP kas Acc
&
BP_kas Acc
Arsip Hutang S J A c
BPB
c
Arsip BPB & SJ Acc
Data_Penerimaan_Barang
5.0 Pembuatan Laporan
PP = Permintaan Pembelian PO = Purchase Order PO Acc = PO yang sudah di ttd direktur prod. BPB = Buku Penerimaan Barang BPB Acc = BPB yg sdh di ttd bagian Gudang PO Acc Sup = PO yg sdh di ttd supplier SJ Acc = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang
Arsip PO Acc
Keterangan : SJ = Surat Jalan DPT = Daftar Pemaso k Terpi lih BP kas = Bukti Pengelu aran kas BP kas Acc = BP yang sudah di ttd suppl ier Tanda Terima
= Bukti tukar faktur
Gambar III.3 Diagram NOL Sistem Akuntansi Berjalan
Data PO_Acc
Arsip PP
Arsip DPT
2.1 Pembuatan Order Pembelian
2.2 Pengesahan PO
Direktur Produksi
_Acc
_Acc _Acc
2.3 Verifikasi Kredit
Supplier
PO_Acc_Sup
Keterangan : PP PO PO Acc PO Acc Sup
2.4 Pengesahan PO Supplier
_Acc
Arsip PO Acc
= Permintaan Pembelian = Purchase Order = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier
Gambar III.4 Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan Kamus data sistem akuntansi berjalan pada PT Lemindo Abadi Jaya yang bersumb er dari bentuk dokum en ma sukan dan dokumen kelua ran de nga n menggunakan notasi tipe data dan notasi struktur data. 1. Nama Arus Data : PP Alias
: Permintaan Pembelian
Penjelasan
: Dokumen pengajuan pesanan barang
Bentuk Data
: Dokumen cetakan
Arus Data
: Bagian PPIC – Proses 1.0
Periode
: Setiap akan mengajukan permintaan bahan baku
Volume
: Rata-rata perbulan lima kali permintaan Puncak 10 kali permintaan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Judul + Tanggal + No Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *Permintaan Pembelian* Tanggal = tanggal + bulan + tahun No *nomor urut permintaan terdiri dari 19 digit* Isi = Nomor + Nama_Barang + Satuan + Stock + Jumlah_Permintaan + Permintaan_Kedatangan + Keterangan
Keterangan : Nama_Barang *nama barang yang akan dipesan* Satuan *kilogram atau sesuai kemasan* Stock *sisa stock fisik yang ada di gudang* Jumlah_Permintaan *jumlah barang yang dipesan* Keterangan *penjelas*
Footer = Note + Pemohon + Mengetahui + Tanggal Keterangan : Note *penjelasan tambahan* Pemohon *tandatangan pembuat PP* Mengetahui *tandatangan Manager PPIC* Tanggal = tanggal + bulan + tahun 2. Nama Arus Data : PO Alias
: Purchase Order, PO Acc, PO Acc Sup
Penjelasan
: Bukti pesanan barang ke supplier
Bentuk Data
: Dokumen cetakan
Arus Data
: Proses 2.0 – Direktur produksi Direktur produksi – Proses 2.0 Proses 2.0 - Supplier Supplier – Proses 2.0
Periode
: Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan dua puluh Puncak empat puluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul + Kepada_Yth + No + Tanggal + Refr + Syarat_Pembayaran Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *PURCHASE ORDER* Kepada_Yth *nama supplier* No *nomor urut PO terdiri dari 20 digit* Tanggal = tanggal + bulan + tahun Tanggal *tanggal dikeluarkan PO* Refr *nomor permintaan pembelian dari PPIC terdiri dari 19 digit Syarat_Pembayaran *jatuh tempo hutang* Isi = No + Nama_Barang + Jumlah_Pesanan + Satuan + Harga_Satuan + Jumlah_Harga + Total Keterangan : No *nomor urut* Nama_Barang *nama barang yang dipesan* Jumlah_Pesanan *jumlah barang yang dipesan* Satuan *kemasan* Harga_Satuan *harga satuan barang* Jumlah_Harga *total harga satuan*
Total *total harga barang yang dipesan* Footer = Tempat_Pengiriman + Tanggal_Pengiriman + Bagian_Pembelian + Disetujui_Oleh + Supplier Keterangan : Tempat_Pengiriman *tujuan barang dikirim* Tanggal_Pengiriman *tanggal barang dikirim* Bagian_Pembelian *tandatangan manager pembelian* Disetujui_Oleh *tandatangan direktur produksi* Supplier *tandatangan supplier* 3. Nama Arus Data : SJ Alias
: Surat Jalan, SJ Acc
Penjelasan
: Bukti pengiriman barang
Bentuk Data
: Dokumen cetakan
Arus Data
: Supplier – Proses 3.0 Proses 3.0 – Bagian Gudang
Periode
: Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan sepuluh Puncak dua puluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal + Surat_Jalan_No + PO_No + Nama_Customer + Kepada_Yth Keterangan : Nama_Perusahaan *nama supplier*
Alamat_Lengkap *alamat supplier* Tanggal = Jakarta + tanggal + bulan + tahun Tanggal *tanggal dikeluarkannya SJ* Surat_Jalan_No *nomor SJ dari supplier* PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo Abadi Jaya* Nama_Customer *PT. Lemindo Abadi Jaya* Kepada_Yth *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya* Isi = Banyaknya + Nama_Barang Keterangan : Banyaknya *jumlah barang yang dikirim* Nama_Barang *nama barang yang dikirim* Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima Keterangan : Hormat_Kami *tandatangan supplier* Tanda_Terima *tandatangan bagian Gudang PT. Lemindo* 4. Nama Arus Data : BPB Alias
: Buku Penerimaan Barang, BPB Acc
Penjelasan
: Bukti penerimaan barang
Bentuk Data Arus Data
: Cetakan manual : Bagian Gudang – Proses 3.0 Proses 3.0 – Bagian PPIC
Bagian PPIC – Proses 3.0 Periode : Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan sepuluh Puncak dua puluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Judul + No + Tanggal Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKU PENERIMAAN BARANG* No *nomor BPB terdiri dari dua belas digit* Tanggal = tanggal + bulan + tahun Isi = No + Nama_Barang + Jumlah + Keterangan Keterangan : No *no urut* Nama_Barang *nama barang yang diterima* Jumlah *jumlah barang yang diterima* Keterangan *menjelaskan nama supplier, no SJ & no PO* Footer = Tanggal + Penerima + Mengetahui_&_Menyetujui Keterangan : Tanggal = Bogor + tanggal + bulan + tahun Penerima *tandatangan bagian Gudang* Mengetahui_&_Menyetujui *tandatangan manager PPIC*
5. Nama Arus Data : Faktur
Penjelasan
: Bukti penagihan
Bentuk Data
: Dokumen cetakan
Arus Data
: Supplier – Proses 3.0 Proses 3.0 – Bagian Kasir
Periode
: Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal + Faktur_No + PO_No + Kepada_Yth
Keterangan : Nama_Perusahaan *nama perusahaan supplier* Alamat_Lengkap *alamat lengkap supplier* Tanggal =Jakarta + tanggal + bulan + tahun Faktur_No *nomor faktur dari supplier* PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo* Kepada_Yth *PT. Lemindo dan alamat wajib pajak* Isi = Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan + Jumlah Keterangan : Banyaknya *jumlah barang yang dibeli* Nama_Barang *jenis barang yang dibeli* Harga_Satuan *harga satuan barang* Jumlah *total tagihan* Footer = Hormat_Kami + Keterangan
Keterangan : Hormat_Kami *tandatangan supplier* Keterangan *tanggal jatuh tempo pembayaran* 6. Nama Arus Data : TANDA TERIMA
Penjelasan
: Bukti tukar faktur
Bentuk Data
: Cetakan manual
Arus Data
: Proses 3.0 – Supplier Proses 3.0 – Bagian Kasir
Periode
: Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul + Sudah_terima + lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo* Judul *TANDA TERIMA* Sudah_terima *jumlah faktur yang diterima* Lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari *nama supplier* Isi = No + Tanggal + No_Faktur + Jumlah + Keterangan
Keterangan : No *nomor urut* Tanggal *tanggal faktur diterima* No_Faktur *nomor faktur dari supplier* Jumlah *total tagihan* Keterangan *menjelaskan apabila ada PPN* Footer
=
Tanggal
+
Yang_menerima
B arang_diterima_Tanggal Keterangan : Tanggal *tanggal + bulan + tahun Yang_menerima *tandatangan dan nama bagian Pembelian* Barang_diterima_tanggal *tanggal penerimaan barang* 7. Nama Arus Data : BP kas Alias
: Bukti Pengeluaran, BP Kas Acc
Penjelasan
: Bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran
Bentuk Data
: Cetakan manual
Arus Data
: Bagian Kasir – Proses 4.0
Periode
: Setiap hari
Volume
: Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Judul + Nomor + Tgl_Bayar + Kas/Bank + Dibayar_kepada + Jumlah_uang
+
Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKTI PENGELUARAN* Nomor *nomor BP kas terdiri dari 18 digit* Tgl_Bayar = tanggal + bulan + tahun Tgl_Bayar *tanggal pembayaran* Kas/Bank *menjelaskan sumber uang yang dikeluarkan* Dibayar_kepada *nama supplier* Jumlah_uang *total uang yang dikeluarkan* Isi = Perkiraan + Keterangan + Jumlah_Rupiah Keterangan : Perkiraan *nama perkiraan buku besar* Keterangan *menjelaskan transaksi* Jumlah_Rupiah *total yang dibayar bisa dalam satuan dolar* Footer = Yang_menerima_pembayaran + Pemohon + Pimpinan + Paraf Keterangan : Yang_menerima_pembayaran *ttd supplier* Pemohon *ttd yang meminta pembayaran* Pimpinan *ttd General Manager Keuangan* Paraf *paraf kasir* 8. Nama Arus Data : Laporan Pembelian Alias
:
Penjelasan
: Mengetahui pembelian barang
Bentuk Data
: Formulir
Arus Data
: Proses 6.0 – Manager Accounting
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Satu bulan sekali
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Nama_Perusahaan * PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul * Laporan Pembelian Raw Material* Periode = bulan + tahun Isi = No + Tgl_PO + No_PO + Tgl_Terima + No_BPB + Nm_Brg + Qty + Hrg_Sat + Hrg_Sat + Tot_Hrg + Tot_Hrg + Nm_Sup + Ket + Due_Date + Total_Hrg_Persupplier Keterangan : No *nomor urut* Tgl_PO *Tgl PO dibuat* No_PO *terdiri dari 20 digit* Tgl_Terima *tgl barang diterima* Nm_Brg *nama barang yang dibeli* Qty *jumlah barang yang dibeli* Hrg_Sat *harga satuan barang dlm rupiah* Hrg_Sat *harga satuan barang dlm dolar* Tot_Hrg *total harga dalam rupiah* Tot_Hrg *total harga dalam dolar*
Nm_Sup *nama supplier yg mengirim barang* Ket *batas waktu pembayaran* Due_Date *tgl jatuh tempo* Total_Hrg_Persupplier *total harga per supplier* Footer = Tanggal + Disusun_Oleh + Mengetahui Keterangan : Tanggal = tanggal + bulan + tahun Disusun_Oleh *nama + tandatangan bagian pembelian* Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan PT Lemindo Abadi Jaya adalah suatu Perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam proses pembelian bahan baku. Dalam proses pembelian yang digambarkan dalam Data Flow Diagram pada sistem berjalan di PT Lemindo Abadi Jaya, dalam proses penyimpanan data pembelian masih menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi.
3.6.1. Bentuk Dokumen Masukkan Bentuk dokumen masukkan (input) yang dibutuhkan dalam spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah : 1. Nama Dokumen : Permintaan Pembelian Fungsi Dokumen : Untuk mengajukan pembelian barang Sumber
: Bagian PPIC
Tujuan
: Bagian PPIC
Frekuensi
: Setiap akan mengajukan permintaan pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Format
: Lihat lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pemesanan barang Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Supplier
Frekuensi
: Setiap akan memesan barang
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Format
: Lihat lampiran A-2
3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran (output) yang dibutuhkan dalam spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah : 1. Nama Dokumen : Surat Jalan Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengiriman barang Sumber
: Supplier
Tujuan
: Bagian Gudang
Frekuensi
: Setiap akan mengirimkan barang
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Format
: Lihat lampiran B-1
2. Na ma Do ku me n : Bu ku Pe ne rim aan Ba ra ng Fungsi Dokumen : Sebagai bukti penerimaan barang Sumber
: Bagian Gudang
Tujuan
: Bagian Pembelian, bagian PPIC dan bagian Accounting
Frekuensi
: Setiap menerima barang dari supplier
Media
: Kertas
Jumlah
: Empat lembar
Format
: Lihat lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Faktur Fungsi Dokumen : Sebagai bukti penagihan Sumber
: Supplier
Tujuan
: Bagian Pembelian, bagian Kasir
Frekuensi
: Setiap akan menagih pembayaran
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Format
: Lihat lampiran B-3
4. Na ma Do ku me n : Tan da Te rim a Fungsi Dokumen : Sebagai bukti tukar faktur Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Supplier dan bagian Kasir
Frekuensi
: Setiap ada tagihan (tukar faktur)
Media
: Kertas
Jumlah
: Dua lembar
Format
: Lihat lampiran B-4
5. Nama Dokumen : Bukti Pen ge luar a n Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran Sumber
: Bagian Kasir
Tujuan
: Supplier
Frekuensi
: Setiap ada pengeluaran uang atau pembayaran
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Format
: Lihat lampiran B-5
6. Nama Dokumen : Lap oran Pembelian Fungsi Dokumen : Untuk memberikan laporan pembelian Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Manager Accounting
Frekuensi
: Setiap sebulan sekali
Media
: Kertas
Jumlah
: Enam lembar
Format
: Lihat lampiran B-6
3.7. Permasalahan Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Lemindo Abadi Jaya, berikut ini permasalahan yang sering timbul yang dihadapi oleh PT. Lemindo Abadi Jaya dalam melakukan transaksi-transaksi pembelian kredit sebagai berikut :
Bagian-bagian yang mendukung proses pembelian tersebut masih menggunakan sistem manual sehingga informasi yang berkaitan dengan pembelian kurang efektif dan efisien serta menghambat proses pembuatan laporan pembelian.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Diperlukan suatu pengolahan data yang menggunakan sistem komputerisasi terpadu, dimana mulai dari permintaan, pemesanan, penerimaan, pembayaran hingga pembuatan laporan pembelian dapat langsung di proses dengan sistem komputerisasi. Dengan demikian informasi mengenai pembelian akan lebih akurat dan lebih cepat sehingga tidak akan terjadi lagi keterlambatan dalam penanganan order pembelian.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
3.9. Umum Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Lemindo Abadi Jaya dan mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi, maka penulis mengajukan suatu usulan mengenai sistem akuntansi pembelian secara kredit. Karena semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pengelolaan sistem informasinya, dan semakin berkembang suatu organisasi maka data yang harus diolah menjadi informasi semakin banyak dan semakin bervariasi. Dengan menggunakan sistem yang diusulkan ini diharapkan akan menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, relevan, akurat dan tepat waktu. Relevan artinya bahwa informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk para pemakai, akurat artin ya infor mas i yan g tersedia tersebu t har us bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena hal tersebut dapat berakibat fatal bagi organisasi tersebut. Disamping itu komputerisasi sistem dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul selama penggunaan sistem manual.
Kelebihan-kelebihan komputerisasi sistem antara lain adalah mempermudah pe ke rj aa n, pe ny aj ia n inf or ma si ya ng te pa t da n me mp er ce pa t pe ny aj ia n da ta . Penggunaan komputerisasi sistem harus didukung oleh sumber daya manusia yang memadai dari segi keahlian dalam menangani sistem komputerisasi dan bertanggung
jawab atas seluruh pekerjaan sehingga data-data akan terpelihara dengan baik dan mempercepat perolehan informasi yang diperlukan. Pada bab IV akan dijelaskan lebih lanjut mengenai komputerisasi sistem pembelian pada PT. Lemindo Abadi Jaya. Pada rancangan sistem akan dijelaskan mengenai prosedur sistem akuntansi usulan, data flow diagram sistem akuntansi usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer dan jadwal implementasi.
3.10. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan Prosedur sistem akuntansi usulan pada dasarnya sama dengan prosedur sistem akuntansi berjalan, namun pada sistem akuntansi usulan ini menggunakan komputerisasi sistem untuk menangani sistem pembelian yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Dengan sistem akuntansi usulan ini diharapkan prosedur yang digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data yang jauh lebih baik bila dibandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap prosedur sistem akuntansi usulan adalah sebagai berikut : 6. Proses permintaan barang Pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal, bagian PPIC membuat Permintaan Pembelian (PP) dan diajukan ke bagian pembelian. 7. Proses pemesanan barang Berdasarkan permintaan pembelian, bagian pembelian melakukan negosiasi terhadap pemasok / supplier terpilih, melakukan sourching bila tidak terdapat pem asok ter pil ih, men ganalisa penawaran dar i b ebe rapa pemasok terpili h dan
memilih pemasok dari file supplier yang terkait dengan produk yang akan dibeli. Kemudian bagian pembelian membuat Purchase Order (PO) dengan jelas mengenai barang yang akan dipesan, waktu pengiriman serta waktu pembayaran yang telah disepakati dengan supplier dan meminta persetujuan ke Direktur Produksi atas PO yang dibuat. 8. Proses penerimaan barang Barang dari supplier diterima oleh bagian gudang, kemudian dihitung / ditimbang dan diperiksa kualitasnya oleh bagian Quality Control (QC). Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan (sesuai PO), bagian gudang dan QC menandatangani Surat Jalan (SJ) dari supplier dan bagian gudang membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian beserta SJ asli (yang sudah ditandatangani oleh bagian gudang) dan PO, diperiksa dan dicocokan dengan order pembelian dan BPB kemudian dibuatkan bukti Tanda Terima dokumen tersebut. Setelah itu Tanda Terima, SJ dan Faktur diserahkan ke bagian kasir untuk proses pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh temponya. 9. Proses penjurnalan Transaksi-transaksi pembelian kredit tersebut dicatat untuk dibuatkan jurnalnya disertai dengan nilai setiap transaksi dan diserahkan ke Accounting Manager. 10 . Proses pembuatan laporan Berdasarkan seluruh dokumen dari hasil pembelian akan dibuatkan laporan pembelian yang akan diserahkan ke Manager Accounting setiap bulan.
3.11. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan
Bagian PPIC
PP, BPB_Acc
SJ, SJ_Acc
BPB
Bagian Gudang
SJ, BPB, SJ_Acc SJ
PO_Acc, SJ_Acc, Tanda_Terima, BP_kas
Supplier
Direktur Produksi
PO_Acc_Sup, SJ, Faktur BP_kas_Acc
SJ_Acc
Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit
Bagian QC
Tanda_Terima, SJ_Acc, Faktur, BP_kas_Acc
PO_Acc BP_kas PO
Bagian Kasir
Jurnal_Pembelian Laporan_Pembelian
Manager Accounting Keterangan : PP PO PO Acc PO Acc Sup BPB BPB Acc SJ SJ Acc Tanda Terima BP kas BP kas Acc
= Permintaan Pembelian = Purchase Order = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier = Bukti Penerimaan Barang = Bukti Penerimaan Barang yang sudah di ttd oleh manager PPIC = Surat Jalan = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang = Bukti tukar faktur = Bukti Pengeluaran kas = Bukti Pengeluaran kas yang sudah di tandatangan oleh supplier
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
File Barang Arsip PP
Data_Barang
PP
Bagian PPIC
PP
1.0 Permintaan Barang
PP
File Permintaan
File Supplier Direktur Produksi
Data_PP
PO_Acc Data_Supplier
Supplier 2.0 Pemesanan Barang
PO_ Acc _Sup
s a
PO Acc
Bagian QC
SJ SJ_Acc
SJ, Faktur SJ_Acc, Tanda_Terima Tanda_Terima, SJ_Acc & Faktur
Bagian Kasir
PO_Acc PO_Acc Data_PO
Arsip PO Acc c c
File Pesanan
PO
Data_Barang
3.0 Penerimaan Barang
SJ, SJ_Acc BPB & SJ_Acc
Bagian Gudang
BP_kas
BP_kas
File Barang
4.0 Pembayaran B
Data_Hutang P B &
Arsip BP kas Acc & Faktur
S
File Hutang _
BP kasAcc & Faktur A cc
BPB_Acc
Arsip BPB & SJ Acc BPB Data_Penerimaan _Barang
Data Perkiraan
File Perkiraan Data Jurnal
File Jurnal
File Penerimaan Barang
Data_Hutang
File Penerimaan Barang
File Pesanan
5.0 Pembuatan Jurnal
Data Penerimaan Barang urnal_Pembelian
Data_PO
6.0 Pembuatan Laporan
Laporan Pembelian
Manager Accounting
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
Data_Supplier
ata_
e erm ntaan
File Supplier
Data_PO
2.1 Pembuatan Order Pembelian
Direktur Produksi
e esanan
2.2 Pengesahan PO
PO_Acc
_ cc _ cc
2.3 Verifikasi Kredit
Supplier
PO_Acc_Sup
Keterangan : PP PO PO Acc PO Acc Sup
2.4 Pengesahan PO Supplier
_ cc
Arsip PO Acc
= Permintaan Pembelian = Purchase Order = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier
Gambar IV.3 Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Usulan
3.12. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan A. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama Arus Data : PP Alias
: Permintaan Pembelian
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Bagian PPIC – Proses 1.0
Penjelasan
: Dokumen pengajuan pesanan barang
Periode
: Setiap akan mengajukan permintaan bahan baku
Volume
: Rata-rata perbulan lima kali permintaan Puncak sepuluh kali permintaan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nama_Perusahaan + Judul + @No_PP + Tanggal_PP Keterangan : Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *PERMINTAAN PEMBELIAN* @No-PP *nomor Permintaan Pembelian terdiri dari 8 digit bertipe karakter* Tanggal_PP = tanggal + bulan + tahun Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Satuan + Stock_Akhir + Jml_Brg + Tgl_Kedatangan Keterangan : No *nomor urut terdiri dari 2 digit* @Kd_Brg *Kode Barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*
Nm_Brg *nama barang yang akan dipesan* Satuan *kilogram atau sesuai kemasan* Stock_Akhir *sisa stock fisik yang ada di gudang* Jml_Brg *jumlah barang yang dipesan* Tgl_Kedatangan *tanggal barang didatangkan dari supplier* Footer = Pemohon + Mengetahui Keterangan : Pemohon *tandatangan pembuat PP* Mengetahui *tandatangan Manager PPIC* 2. Nama Arus Data : PO Alias
: Purchase Order
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Proses 2.0 – Direktur produksi Direktur produksi – Proses 2.0 Proses 2.0 - Supplier Supplier – Proses 2.0
Penjelasan
: Bukti pesanan barang ke supplier
Periode
: Sesuai kebutuhan
Volume
: Rata-rata perbulan dua puluh Puncak empat puluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header = Nm_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul + @Kd_Sup + Nm_Sup + Alamat + Telp + Fax + Attn + @No_PO + Tgl_PO + @No_PP + Jth_Tempo Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *PURCHASE ORDER* @Kd_Sup *Kode Supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Sup *nama perusahaan supplier* Alamat *alamat supplier* Telp *nomor telepon supplier* Fax *nomor fax supplier* Attn *nama supplier* @No_PO *nomor PO terdiri dari 8 digit bertipe karakter* Tgl_PO *tanggal dikeluarkan PO* No_PP *nomor PP dari PP IC terdiri dari 8 digit bertipe karakter* Jth_Tempo *tanggal jatuh tempo hutang* Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Satuan + Hrg_Sat + Jml_Hrg + PPN + Total Keterangan : No *nomor urut terdiri dari 2 digit* @Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*
Nm_Brg *nama barang yang dipesan* Jml_Brg *jumlah barang yang dipesan* Satuan *kemasan* Hrg_Sat *harga satuan barang* Jml_Hrg *dihitung dari jumlah pesanan dikali harga satuan* Total *total keseluruhan harga barang yang dipesan* PPN *PPN 10% jika ada* Footer = Tgl_Kirim + Bagian_Pembelian + Disetujui_oleh + Supplier
Keterangan : Tgl_Kirim *permintaan tanggal barang dikirim* Bagian_Pembelian *nama + tandatangan manager pembelian* Disetujui_Oleh *nama + tandatangan direktur produksi*
Supplier *nama + tandatangan supplier* 3. Nama Arus Data : DATA PERKIRAAN Alias
:-
Bentuk Data
: Tampilan monitor
Arus Data
: File Perkiraan – Proses 5.0
Penjelasan
: Daftar nama-nama perkiraan
Periode
: Sesuai kebutuhan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode
Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *DAFTAR PERKIRAAN* Isi = @No_Perk + Nm_Perk Keterangan : @No_Perk *nomor perkiraan terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Perk *nama perkiraan* 4. Nama Arus Data : DATA BARANG Alias
:-
Bentuk Data
: Tampilan monitor
Arus Data
: File Barang – Proses 1.0
Penjelasan
: Daftar nama-nama barang
Periode
: Sesuai kebutuhan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *DAFTAR BARANG* Isi = @Kd_Brg + Nm_Brg + Satuan + Masuk + Keluar + Jumlah Keterangan :
@Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Brg *Nama barang* Satuan *kemasan* 5. Nama Arus Data : DATA SUPPLIER Alias
:-
Bentuk Data
: Tampilan monitor
Arus Data
: File Supplier – Proses 2.0
Penjelasan
: DAFTAR SUPPLIER
Periode
: Sesuai kebutuhan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *DAFTAR SUPPLIER* Isi = @Kd-Sup + Nm_Sup + Alamat + Telp + Fax + Attn Keterangan : @Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Sup *nama supplier* Alamat *alamat supplier* Telp *nomor telepon supplier* Fax *nomor fax supplier* Attn *nama orang yang dituju di supplier*
6. Nama Arus Data : DATA HUTANG Alias
:-
Bentuk Data
: Tampilan monitor
Arus Data
: Proses 3.0 – File Hutang File Hutang – Proses 5.0
Penjelasan
: DAFTAR HUTANG
Periode
: Sesuai kebutuhan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *DAFTAR SUPPLIER* Isi = @Jth_Tempo + Kd_Sup + Nm_Sup + Jml_Hutang Keterangan : @Jth_Tempo *tanggal jatuh tempo pembayaran hutang* Kd_Sup *kode supplier* Nm_Sup *nama supplier* Jml_Hutang *jumlah hutang*
B Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama Arus Data : BPB Alias
: Bukti Penerimaan Barang
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Bagian Gudang – Proses 3.0 Proses 3.0 – Bagian PPIC Bagian PPIC – Proses 3.0
Penjelasan
: Sebagai bukti penerimaan barang
Periode
: Setiap ada penerimaan barang
Volume
: Rata-rata perbulan sepuluh Puncak dua puluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nm_Perusahaan + Judul + @No_BPB + Tgl_BPB + @No_SJ Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKTI PENERIMAAN BARANG* @No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter* Tgl_BPB *tanggal dikeluarkannya BPB* @No_SJ *nomor SJ terdiri dari 8 digit bertipe karakter* Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Keterangan Keterangan : No *no urut terdiri dari 2 digit* @Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Brg *nama barang yang diterima* Jml_Brg *jumlah barang yang diterima*
Keterangan *menjelaskan nama supplier & no PO* Footer = Bagian_Gudang + Mengetahui Keterangan : Bagian_Gudang *nama + tandatangan* Mengetahui *nama + tandatangan manager PPIC* 2. Nama Arus Data : TANDA TERIMA Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Proses 3.0 – Supplier Proses 3.0 – Bagian Kasir
Penjelasan Periode Volume
: Bukti tukar faktur : Setiap ada tagihan : Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nm_Perusahaan + Judul + @Kd_Sup + Nm_Sup + Tanggal Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *TANDA TERIMA* @Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Sup *nama supplier yang menyerahkan faktur* Tanggal *tgl tukar faktur*
Isi = No + @No_Faktur + Tgl_Faktur + Jumlah + PPn Keterangan : No *nomor urut terdiri dari 2 digit* @No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 8 digit bertipe karakter* Tgl_Faktur *tanggal faktur diterima* Jumlah *total tagihan* PPn *menjelaskan apabila ada PPN* Footer = Bagian_Pembelian + @No_BPB + Tgl_BPB Keterangan : Bagian_Pembelian *Nama + tandatangan* @No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter* Tgl_BPB *tgl BPB* 3. Nama Arus Data : BP kas Alias
: Bukti Pengeluaran
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Bagian Kasir – Proses 4.0
Penjelasan
: Bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran
Periode
: Setiap ada pembayaran
Volume
: Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header = Nm_Perusahaan + Judul + Dibayar_kpd + Jumlah_uang + Terbilang + @No_BP + Tgl_Bayar Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKTI PENGELUARAN* Dibayar_kpd *nama supplier atau yang menerima pembayaran* Jumlah_Uang *jumlah uang yang dikeluarkan* @No_BP *nomor bukti pengeluaran terdiri dari 8 digit bertipe karakter*
Tgl_Bayar *tanggal pembayaran* Isi = Keterangan + Jumlah_Uang Keterangan : Keterangan *menjelaskan transaksi* Jumlah_Uang *total yang dibayar bisa dalam satuan dolar* Footer = Yang_menerima_pembayaran + Kasir + Pimpinan Keterangan : Yang_menerima_pembayaran *ttd + nama* Kasir *ttd yang mengeluarkan pembayaran* Pimpinan *ttd General Manager Keuangan* 4. Nama Arus Data : Jurnal Pembelian Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Proses 5.0 – Manager Accounting
Penjelasan
: Mencatat transaksi pembelian kredit
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Satu bulan sekali
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nm_Perusahaan + Periode + Judul Keterangan : Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *JURNAL PEMBELIAN* Periode *bulan + tahun* Isi = @No_Jurnal + Tgl_Faktur + @No_Faktur + @No_Perk + Nm_Perk + Debet + Kredit Keterangan : @No_Jurnal *nomor jurnal terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Tgl_Faktur *tgl faktur* @No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 8 digit bertipe karakter* @No_Perk *nomor perkiraan terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Perk *perkiraan transaksi* Debet *terdiri dari 10 digit* Kredit *terdiri dari 10 digit* Footer = Bagian_Pembelian + Mengetahui
Keterangan : Bagian_Pembelian *nama + tandatangan* Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing* 5. Nama Arus Data : Laporan Pembelian Alias
: Laporan Pembelian Bahan Baku
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Proses 6.0 – Manager Accounting
Penjelasan
: Mengetahui pembelian barang
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Satu bulan sekali
Struktur Data
: Header + Isi + Footer Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode Keterangan : Nm_Perusahaan * PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul * Laporan Pembelian Bahan Baku* Periode = bulan + tahun Isi = No + @No_PO + Tgl_PO + @No_BPB + Tgl_BPB + @Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Hrg_Sat + Hrg_Sat + Jml_Hrg + Jml_Hrg + @Kd_Sup + Nm_Sup + Jth_Tempo + Jml_Hrg_persupplier + Total Keterangan : No *nomor urut terdiri dari 2 digit* @No_PO *nomor PO terdiri dari 8 digit bertipe karakter*
Tgl_PO *tgl dikeluarkan PO* @No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter* Tgl_BPB *tgl dikeluarkan BPB* @Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe akrakter* Nm_Brg *nama brg yang dibeli* Jml_Brg *jumlah brg yang dibeli* Hrg_Sat *harga satuan brg dalam USD* Hrg_Sat *harga satuan brg dalam Rp* Jml_Hrg *total harga dalam USD* Jml_Hrg *total harga dalam Rp* @Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter* Nm_Sup *nama supplier* Jth_Tempo *tgl jatuh tempo pembayaran* Jml_Hrg_persupplier *total harga tiap supplier* Total *keseluruhan total harga pembelian bahan baku* Footer = Tanggal + Disusun_oleh + Mengetahui Keterangan : Tanggal = Bogor + tanggal + bulan + tahun Disusun_oleh *nama + tandatangan yg membuat laporan* Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*
3.13. Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan Bentuk dari spesifikasi sistem akuntansi berjalan berupa dokumen masukan dan dokumen keluaran dimana dokumen masukannya berupa PP (Permintaan Pembelian), PO (Purchase Order), Daftar Perkiraan, Daftar Barang, Daftar Supplier dan Daftar Hutang. Sedangkan dokumen keluarannya yaitu BPB (Bukti Penerimaan Barang), Tanda Terima, Bukti Pengeluaran, Jurnal Pembelian, Laporan Pembelian.
4.5.1. Spesifikasi Rancangan Dokumen Masukan Bentuk dari dokumen masukan adalah : 1.
2.
N a m a D o k u m e n
: Permintaan Pembelian
Fungsi Dokumen
: Untuk mengajukan pembelian barang
Sumber
: Bagian PPIC
Tujuan
: Bagian Pembelian, PPIC
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap akan mengajukan permintaan pembelian
Format
: Lihat lampiran C-1
N a m a D o k u m e n
: Purchase Order
Fungsi Dokumen
: Sebagai bukti pemesanan barang
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Direktur produksi, Supplier
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap akan memesan barang
3.
4.
5.
Format
: Lihat lampiran C-2
N a m a D o k u m e n
: Daftar Perkiraan
Fungsi Dokumen
: Sebagai dasar pembuatan jurnal
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Bagian Pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Sesuai kebutuhan
Format
: Lihat lampiran C-3
N a m a D o k u m e n
: Daftar Barang
Fungsi Dokumen
: Sebagai dasar setiap akan melakukan transaksi
Sumber
: Bagian Gudang
Tujuan
: Bagian Pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Sesuai kebutuhan
Format
: Lihat lampiran C-4
N a m a D o k u m e n
: Daftar Supplier
Fungsi Dokumen
: Sebagai dasar membuat PO
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Bagian Pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Sesuai kebutuhan
Format
: Lihat lampiran C-5
6. Nam a Dok ume n
: Daftar Hutang
Fungsi Dokumen
: Sebagai dokumen hutang supplier
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Bagian Pembelian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Sesuai kebutuhan
Format
: Lihat lampiran C-6
3.6.3. Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dari dokumen keluaran adalah : 1.
N a m a D o k u m e n
: Bukti Penerimaan Barang
Fungsi Dokumen
: Sebagai bukti penerimaan barang
Sumber
: Bagian Gudang
Tujuan
: Bagian Pembelian, bagian PPIC, Account Payable dan Bagian Gudang
2.
Media
: Kertas
Jumlah
: 4 rangkap
Frekuensi
: Setiap menerima barang dari supplier
Format
: Lihat lampiran D-1
N a m a D o k u m e n Fungsi Dokumen
: Tanda Terima : Sebagai bukti tukar faktur
3.
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Supplier dan bagian Kasir
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap ada tagihan (tukar faktur)
Format
: Lihat lampiran D-2
N a m a D o k u m e n
: Bukti Pengeluaran
Fungsi Dokumen
4.
: Sebagai bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran
Sumber
: Bagian Kasir
Tujuan
: Supplier, bagian Kasir
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap ada pengeluaran uang atau pembayaran
Format
: Lihat lampiran D-3
N a m a D o k u m e n
: Jurnal Pembelian
Fungsi Dokumen
: Untuk mencatat transaksi pembelian barang
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Manager Accounting
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lihat lampiran D-4
5. Nam a Dokumen
: Laporan Pembelian Bahan Baku
Fungsi Dokumen
: Untuk melaporkan transaksi pembelian yang terjadi
Sumber
: Bagian Pembelian
Tujuan
: Manager Accounting
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 rangkap
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lihat lampiran D-5
3.6.4. Normalisasi File Menggambarkan struktur pembuatan tabel normalisasi dari kasus program sebagai acuan untuk pembuatan database file.
1. Bentuk Tidak Normal Kd_Brg Nm_Brg Satuan Masuk Keluar Jumlah Kd_Sup Nm_Sup Alamat Telp Fax Attn No_Perk Nm_Perk Jth_Tempo Kd_Sup Nm_Sup Jml_Hutang No_PP Tgl_PP Kd_Brg Nm_Brg Satuan Stock_Akhir Jml_Brg Tgl_Kedatangan Kd_Sup Nm_Sup Alamat Telp Fax Attn
No_PO Tgl_PO No_PP Jth_Tempo Kd_Brg Nm_Brg Jml_Brg Satuan Hrg_Sat Jml_Hrg PPN Total Tgl_Kirim No_BPB Tgl_BPB No_SJ Kd_Brg Nm_Brg Jml_Brg Keterangan No_Jurnal Tgl_Faktur No_Faktur No_Perk Nm_Perk Debet Kredit
Gambar IV.4 Bentuk Tidak Normal
2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF ) Kd_Brg * Nm_Brg Satuan Masuk Keluar Jumlah Kd_Sup * Nm_Sup Alamat Telp Fax Attn No_Perk * Nm_Perk Jth_Tempo * Jml_Hutang No_PP * Tgl_PP Stock_Akhir Jml_Brg Tgl_Kedatangan No_PO * Tgl_PO Hrg_Sat Jml_Hrg PPN Total Tgl_Kirim No_BPB * Tgl_BPB Keterangan No_Jurnal * Debet Kredit Keterangan : * Candidat Key Gambar IV.5 Bentuk Normal Kesatu
3. Bentuk Normal Kedua (2NF ) Tabel Barang
Tabel Supplier Tabel Transaksi No_PP Tgl_PP Stock_Akhir Jml_Brg Tgl_Kedatangan No_PO * Tgl_PO Hrg_Sat Jml_Hrg PPN Total Tgl_Kirim No_BPB Tgl_BPB Keterangan Jth_Tempo Jumlah No_Jurnal Debet Kredit
Kd_Brg * Nm_Brg Satuan Masuk Keluar Jumlah
Keterangan : * Primary Key * * Foreign Key
Kd_Brg ** Kd_Sup ** No_Perk ** Kd_Sup * Nm_Sup Alamat Telp Fax Attn
Tabel Perkiraan No_Perk * Nm_Perk
Gambar IV.6 Bentuk Normal Kedua
4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF ) Tabel Barang
Tabel Permintaan
No_PP * Tgl_PP Stock_Akhir Jml_Brg Tgl_Kedatangan
Kd_Brg * Nm_Brg Satuan Masuk Keluar Jumlah
Kd_Brg **
Tabel Supplier Kd_Sup * Nm_Sup Alamat Telp Fax Attn
Tabel Pesanan No_PO * Tgl_PO Jth_Tempo Hrg_Sat Jml_Hrg PPN Total Tgl_Kirim
Tabel Penerimaan
No_BPB * Tgl_BPB Keterangan
No_PP * * Kd_Brg ** Kd_Sup **
Kd_Brg ** Tabel Perkiraan No_ Perk * Nm _Pe rk Keterangan : * Primary Key
* Foreign Key
Gambar IV.7 Ketiga
Tabel Jurnal No_Jurnal * Debet Kredit Jth_Tempo ** No_Perk * *
Bentuk Normal
Tabel Hutang Jth_Tempo * Jml_Hutang Kd_Sup ** No_BPB **
3.6.5. Spesifikasi File
Dalam merancang sistem usulan penulis menggunakan men ggunakan spesifikasi file sebagai berikut :
a Nama file
: Bara Barang ng
Fungsi file
: Untuk data barang
Tipe file
: File Master
Akronim file
: Barang.dbf
Organisasi file
: Index sequential sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro Versi 6.0
Panjang Record : 46 karakter Kunci field
: Kd_Brg Tabel IV.1 Spesifikasi File Barang
No
Elemen Data
Akronim
Jenis
Lebar
1.
Kode Barang
Kd_Brg
C
5
2.
Nama Barang
Nm_Brg
C
20
3.
Satuan
Satuan
C
3
4.
Masuk
Masuk
N
5
5.
Keluar
Keluar
N
5
6.
Jumlah
Jumlah
N
8
Keterangan
Primary Primary Key Key
b Na ma file fi le
: Supplier
Fungsi file
: Untuk data supplier
Tipe file
: File Master
Akronim file
: Sup.dbf
Organisasi file
sequential : Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 83 karakter Kunci field
: Kd_Sup Tabel IV.2
No
Elemen Data
Spesifikasi File Supplier Akronim Jenis
Lebar
1.
Kode Supplier
Kd_Sup
C
5
2.
Nama Supplier
Nm_Sup
C
20
3.
Alamat
Alamat
C
30
4.
Telepon
Telp
C
9
5.
Fax
Fax
C
9
6.
Attention
Attn
C
10
c Nam a fil e
: Perkir Perkiraan aan
Fungsi file
: Untuk data nama-nama perkiraan
Tipe file
: File Master
Keterangan
Primary Primary Key Key
Akronim file
: Perk.dbf
Organisasi file
sequential : Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 35 karakter Kunci field
: No_Perk Tabel IV.3
No
Elemen Data
Spesifikasi File Perkiraan Akronim Jenis
Lebar
1.
Nomor perkiraan
No_Perk
C
5
2.
Nama perkiraan
Nm_Perk
C
30
d Nam a fil e
: Permintaan Permintaan Pembelian Pembelian
Fungsi file
: Untuk data transaksi
Tipe file
: File Transaksi
Akronim file
: PP.dbf
Organisasi file
: Index sequential sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 39 karakter Kunci field
: No_PP
Keterangan
Primary Primary Key Key
Tabel IV .4 Spesifikasi File Permintaan Pembelian Elemen Data Akronim Jenis Lebar
No 1.
No Permintaan Pemb
No_PP
C
8
2.
Tgl Permintaan Pemb
Tgl_PP
D
8
3.
Stock Akhir
Stock_Akhir
N
5
4.
Jumlah Barang
Jml_Brg
N
5
5.
Tgl Kedatangan
Tgl_Kdtgn
D
8
6.
Kode barang
Kd_Brg
C
5
e Nam a file
: Pesanan
Fungsi file
: Untuk data transaksi
Tipe file
: File Transaksi
Akronim file
: Psn.dbf
Organisasi file
: Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 74 karakter Kunci field
: No_PO
Keterangan Primary Key
Foreign Key
No
Elemen Data
Tabel IV.5 Spesifikasi File Pesanan Akronim Jenis
Lebar
Keterangan
1.
Nomor PO
No_PO
C
8
2.
Tanggal PO
Tgl_PO
D
8
3.
Harga Satuan
Hrg_Sat
N
9
4.
Jumlah Harga
Jml_Hrg
N
9
5.
PPN
PPN
C
3
6.
Total Harga
Total
N
10
7.
Tanggal Kirim
Tgl_Kirim
D
8
8.
Nomor Permintaan
No_PP
C
8
Foreign Key
9.
Kode barang
Kd_Brg
C
5
Foreign Key
10.
Kode Supplier
Kd_Sup
C
5
Foreign Key
f Nama fil e
: Penerimaan Barang
Fungsi file
: Untuk data penerimaan barang
Tipe file
: File Transaksi
Akronim file
: Penerimaan.dbf
Organisasi file
: Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 60 karakter Kunci field
: No_BPB
Primary Key
Tabel IV.6 Spesifikasi File Penerimaan Barang Elemen Data Akronim Jenis Lebar
No
Keterangan
1.
Nomor BPB
No_BPB
C
9
2.
Tanggal BPB
Tgl_BPB
D
8
3.
Keterangan
Ket
C
30
4.
Nomor surat jalan
No_SJ
C
8
Foreign Key
5.
Kode Barang
Kd_Brg
C
5
Foreign Key
g Nama file
: Hutang
Fungsi file
: Untuk data hutang
Tipe file
: File Transaksi
Akronim file
: Hutang.dbf
Organisasi file
: Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 32 karakter Kunci field
: Jth_Tempo
Primary Key
Tabel IV.7 No
Elemen Data
Spesifikasi File Hutang Akronim Jenis
Lebar
Keterangan
Primary Key
1.
Jatuh Tempo
Jth_Tempo
D
8
2.
Jumlah Hutang
Jml_Hutang
N
10
3.
Kode Supplier
Kd_Sup
C
5
Foreign Key
4.
Nomor BPB
No_BPB
C
9
Foreign Key
h Nama file
: Jurnal
Fungsi file
: Untuk data jurnal
Tipe file
: File Transaksi
Akronim file
: Jurnal.dbf
Organisasi file
: Index sequential
Akses file
: Random
Media
: Hard disk
Software
: Visual FoxPro versi 6.0
Panjang Record : 38 karakter Kunci field
: No_Jurnal
Tabel IV.8 Spesifikasi File Jurnal No
Elemen Data
Akronim
Jenis
Lebar
Keterangan
1.
Nomor Jurnal
No_Jurnal
C
5
Primary Key
2.
Debit
Debit
N
10
3.
Kredit
Kredit
N
10
4.
Jatuh Tempo
Jth_Tempo
D
8
Foreign Key
5.
Nomor perkiraan
No_Perkiraan
C
5
Foreign Key
3.6.6. Struktur Kode 1. Kode Supplier X
X
X
9
9
Contoh :
Nomor urut supplier Kode Area Inisial supplier
Nomor urut supplier Bekasi Wadah Makmur
W
M
B
0
1
9
9
9
9
2. Kode Barang X
Nomor urut barang Nama barang Jenis baran Contoh : A
0
1
0
1
Nomor urut barang Irganox 1076 Solvent
3. Nomor Permintaan Pembelian 9
9
X
X
9
9
9
9
Tahun pembuatan Bulan pembuatan Kode PP Nomor urut pesanan
Contoh : 0
1
P
P
0
1
0
6
Tahun pembuatan Bulan pembuatan PP untuk Permintaan Pembelian Nomor urut pesanan
4. Nomor Pesanan / Purchase Order 9
9
X
X
9
9
9
9
Tahun pembuatan Bulan pembuatan Kode PO Nomor urut PO
on o : 0
1
P
O
0
1
0
6
Tahun pembuatan Bulan pembuatan
omor urut
5. Nomor Bukti Penerimaan Barang 9
9
x
x
x
9
9
9
9
Tahun pembuatan Bulan pembuatan o e omor uru
on o : 0
1
B
P
B
0
1
0
6
Tahun pembuatan Bulan pembuatan BPB untuk Bukti Penerimaan Barang omor urut
6. Nomor Perkiraan 9
9
9
9
9
Jenis pekiraan Golongan pekiraan Kelompok pekiraan Contoh : 1
1
0
0
1
as Aktiva Lancar Aktiva 7. Nomor Jurnal X
X
9
9
9 Nomor urut Kode Jurnal Contoh :
J
U
0
0
1 Nomor urut JU untuk Jurnal
3.6.7. Spesifikasi Program 0.0 MENU UTAMA
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
Master
Transaksi
Laporan
Utility
EXIT
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
1.1
2.1
3.1
4.1
Supplier
Permintaan
Back Up
1.0
2.0
Laporan Pembelian
4.0
3.0
1.2 Barang
2.2 Pesanan
4.2 Password
1.0
2.0
4.0
1.3 Perkiraan
2.3 Penerimaan
1.0
2.0 2.4 Hutang 2.0 2.5 Jurnal 2.0
Gambar IV.8
Diagram Hirarki Proses Input Output Sistem Akuntansi Usulan
Spesifikasi ini menjelaskan tentang file-file program yang dibuat dalam perancangan program tentang fungsi, tujuan dan bentuk dari file, maka penulis membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan yang dibuat, diantaranya adalah sebagai berikut : A. Spesifikasi program Menu Utama Nama program : Menu Utama Akronim
: MENU.mpr
Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu sub program Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-1 Proses program : Dalam pemilihan menu utama user hanya tinggal mengklik atau mendouble klik pada menu yang diinginkan. Pilih menu KELUAR jika ingin keluar dari program. Pada program menu utama ini terdapat empat pilihan yaitu : 1.
Menu Master
2.
Menu Transaksi
3.
Menu Laporan
4.
Menu Utility
5.
KELUAR
B. Spesifikasi Menu Master Nama program : Menu Master Akronim
: MASTER.scx
Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu : 1. Menu Barang 2. Menu Supplier 3. Menu Perkiraan Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-2 Proses program : Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu yang diinginkan. Tekan esc jika ingin kembali ke Menu Utama. C. Spesifikasi program Menu Transaksi Na ma pr og ram : Me nu Tr an sa ks i Akronim
: TRANS.scx
Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu : 1. Menu Permintaan 2. Menu Pesanan 3. Menu Penerimaan 4. Menu Hutang 5. Menu Jurnal Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-3 Proses program : Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu yang diinginkan. Tekan esc jika ingin kembali ke Menu Utama.
D. Spesifikasi program Menu Supplier Nama program : Menu Supplier Akronim
:
SUPPLIER.scx
Fungsi
program
:
Untuk
mengendalikan dan memilih program-program : 1.
Tambah Supplier
2.
Ubah Supplier
3.
Simpan Supplier
4.
Hapus Supplier
5.
Tampil Supplier
6.
Keluar
Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-4 Proses program : Menu di data supplier dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data supplier dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data supplier akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data supplier dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data supplier dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Keluar dari menu supplier dengan KELUAR.
E. Spesifikasi program Menu Barang Nama program : Menu Barang Akronim : BRG.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1. Tambah Barang 2. Ubah Barang 3. Simpan Barang 4. Hapus Barang 5. Tampil Barang 6. Keluar Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-5 Proses program : Menu di data barang dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data barang dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data barang akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data barang akan dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data barang dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Keluar dari menu barang dengan KELUAR.
F. Spesifikasi program Menu Perkiraan Nama program : Menu Perkiraan Akronim
: PERK.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1. Tambah Perkiraan 2. Ubah Perkiraan 3. Simpan Perkiraan
4. Hapus Perkiraan 5. Tampil Perkiraan 6. Keluar Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-6 Proses program : Menu di data supplier dapat dipilih dengan menekan tombol 1. Untuk pengisian data perkiraan dijalankan dengan TAMBAH.
2. Pengubahan data perkiraan akan dijalankan dengan UBAH.
3. Penyimpanan data perkiraan dengan SIMPAN. 4. Penghapusan data perkiraan dengan HAPUS. 5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL. 6. Keluar dari menu perkiraan dengan KELUAR. G. Spesifikasi program Menu Permintaan Nama program : Menu Permintaan Akronim
: PERMINTAAN.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1. Tambah Permintaan 2. Ubah Permintaan 3. Simpan Permintaan 4. Hapus Permintaan 5.
Tampil Permintaan
6.
Keluar
Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-7 Proses program : Menu di data permintaan dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data permintaan dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data permintaan akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data permintaan dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data permintaan dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Keluar dari menu permintaan dengan KELUAR.
H. Spesifikasi program Menu Pesanan Nama program : Menu Pesanan Akronim : PSN.scx Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1.
Tambah PO
2.
Ubah PO
3.
Simpan PO
4.
Hapus PO
5.
Tampil PO
6. Cetak PO 7. Keluar Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-8 Proses program : Menu di data PO dapat dipilih dengan menekan tombol 1. Untuk pengisian data PO dijalankan dengan TAMBAH. 2. Pengubahan data PO akan dijalankan dengan UBAH. 3. Penyimpanan data PO dengan SIMPAN. 4. Penghapusan data PO dengan HAPUS. 5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL. 6. Untuk mencetak PO dengan CETAK. 7. Keluar dari menu PO dengan KELUAR. I. Spesifikasi program Menu Penerimaan Nama program : Menu Penerimaan Akronim
: PENERIMAAN.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1. Tambah Penerimaan 2. Ubah Penerimaan 3. Simpan Penerimaan 4. Hapus Penerimaan 5. Tampil Penerimaan 6. Keluar Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0
Bentuk keluaran : Lampiran E-9 Proses program : Menu di data penerimaan dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data penerimaan dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data penerimaan akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data penerimaan dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data penerimaan dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Keluar dari menu penerimaan dengan KELUAR.
J. Spesifikasi program Menu Hutang Nama program : Menu Hutang Akronim
: HUTANG.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1.
Tambah Hutang
2.
Ubah Hutang
3.
Simpan Hutang
4.
Hapus Hutang
5.
Tampil Hutang
6.
Keluar
Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-10
Proses program : Menu di data hutang dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data hutang dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data hutang akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data hutang dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data hutang dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Keluar dari menu hutang dengan KELUAR.
K. Spesifikasi program Menu Jurnal Nama program pro gram : Menu Me nu Jurnal Jurn al Akronim
: JURNAL.scx
Fungsi program : Untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi selama Satu bulan
Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-11 Proses program : Menu di jurnal dapat dipilih dengan menekan tombol 1.
Untuk pengisian data jurnal dijalankan dengan TAMBAH.
2.
Pengubahan data jurnal akan dijalankan dengan UBAH.
3.
Penyimpanan data jurnal dengan SIMPAN.
4.
Penghapusan data jurnal dengan HAPUS.
5.
Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.
6.
Untuk mencetak jurnal dengan CETAK.
7.
Keluar dari menu jurnal dengan KELUAR.
L. Spesifikasi program Menu Laporan Nama program : Menu Laporan Akronim : LAP.frx Fungsi program : Untuk melaporkan transaksi pembelian kredit yang terjadi Selama satu bulan Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-12 Proses program : Menu di laporan dapat dipilih dengan 1. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL. 2. Untuk mencetak data laporan pembelian dengan CETAK 3. Keluar dari menu dengan KELUAR. M. Spesifikasi program Menu Utility Na ma pr ogra og ra m : Me nu Lapo La po ra n Pemb Pe mb el ia n Akronim
: LAPPEMB.frx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program : 1 . Menu Back Up 2 . Menu Password Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0 Bentuk keluaran : Lampiran E-13
3.14. Spesifikasi Sistem Komputer Menjabarkan tentang penggunaan dari perangkat lunak ( software ) dan perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggamba penggambaranny rannya a dalam dalam bentu bentuk k konfigu konfigurasi rasi..
4.6.1. Umum Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan banyak sumber daya dapat juga memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya dan melewati beberapa tahapan, dimulai dari sistem itu direncanakan hingga sistem diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih menimbulkan berbagai masalah yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemel pemeliha ihara raann annya, ya, maka maka perl perlu u dikemb dikembang angkan kan kemba kembali li suatu suatu siste sistem m untuk untuk menun menunjan jang g kebutuhan akan pengolahan data tersebut dengan menggunakan perangkat keras
softwaree). Perangkat keras merupakan faktor fisik (hardware) dan perangkat lunak ( softwar komputer yang dapat bekerja dengan baik, semakin bagus perangkat lunaknya maka akan mempermudah pemrosesan data. Kedua sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang harus saling mendukung agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.
4.6.2. Perangkat Keras Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang penulis sarankan adalah :
Processor
: Pentium IV 2.26 GHZ
Memori
: 128 MB
Hard disk
: 40 GB
Floppy disk
: 1.44 MB
Monitor
: SVGA 15”
Keyboard
: 104 Keys
Printer
: Dot Matrik
Mouse
: Standard Mouse
4.6.3. Perangkat Lunak Sistem Operasi
: MS WINDOWS XP
Aplikasi
: Visual FoxPro versi 6.
4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer KEYBOARD/MOUSE
104 KEYS
DISK DRIVE
CENTRAL PROCESSING UNIT
HARD DISK 40 GB
DISPLAY SVGA 15”
1.44 MB
PRINTER DOT MATRIK
Gambar IV. 9 Konfigurasi Sistem Komputer
4.7. Jadwal Implementasi Tahapan terakhir dari rancangan sistem pembelian kredit adalah menerapkan sistem yang telah dirancang untuk diterapkan pada keadaan sebenarnya. Jadwal implementasi dalam mewujudkan sistem yang dirancang tersebut sebagai berikut :
1. Penyiapan Data Awal Adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada dan perekaman data-data yang sudah dikumpulkan kemudian dikelompokkan sesuai dengan kebutuhan, tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk pe rm as al ah an ya ng ad a di pe ru sa ha an te rs eb ut se hi ng ga me ngu ra ng i kesalahpahaman antara sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan. 2. Pembuatan Program dan Pengetesan Program Membuat program untuk sistem pembelian kredit yang dikelompokkan menjadi program menu utama dan sub menu program. Pengetesan program dilakukan agar program yang dibuat ataupun yang dirancang dapat diketahui kekurangannya sebelum diterapkan. 3. Pembuatan Buku Petunjuk Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh. 4. Penyuluhan atau Training Dimaksudkan untuk memberi latihan kepada personil dan meningkatkan kemampuan personil dalam memahami dan menggunakan program yang telah dibuat sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh personil atau
user dalam perusahaan tersebut. 5. Test Sistem Test Sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami dengan baik dan benar.
6. Peralihan Sistem Kriteria penentuan waktu peralihan sistem adalah sebagai berikut : a.
Peralihan sistem dapat dilaksanakan sesuai dengan kegiatan yang ada.
b.
Penulis memakai peralihan sistem dimana pengoperasian sistem usulan diterapkan bersama-sama dengan sistem berjalan.
c.
Setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan baik, sistem berjalan langsung dihentikan.
7. Operasional dan Evaluasi Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh. Operasional terhitung sejak sistem mulai dioperasikan. Untuk sistem usulan ini diberikan batasan operasiona l misalnya sat u bulan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi terhadap sistem usulan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Untuk mengetahui lebih lanjut, maka penulis menggambarkan dalam bentuk tabel yang berkaitan dengan proses sistem yang diusulkan.
Tabel IV. 10 Jadwal Implementasi Bulan 1 No
Kegiatan 1
1
Penyiapan data awal Pembuatan dan pengetesan program Pembuatan buku petunjuk
4
Penyuluhan atau training
5
Test sistem
6
Peralihan sistem
7
Operasional dan evaluasi
2
Bulan 2 3
4
1
2
3
4
Bulan 3 1
2
3
Bulan 4 4
1
2
3
4
Bulan 5 1
2
3
4
BAB V PENUTUP
3.15. Kesimpulan Setelah penulis mengamati dan mempelajari Sistem Pembelian bahan baku yang ada pada PT Lemindo Abadi Jaya maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 3.
Perancangan sistem pencatatan secara terkomputerisasi dimaksudkan agar kegiatan pencatatan pembelian dapat berjalan lebih efektif dan efisien dan pengolahan datanya dapat akurat dan tepat waktu. Perhitungan data juga terjamin kebenarannya karena sudah terprogram dengan baik dan data yang masuk telah divalidasi serta komputer selalu melakukan verifikasi terhadap data tersebut.
4.
Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi akan memudahkan pemakai dalam membuat laporan yang akurat dan tepat waktu.
5.
Dengan sistem yang baik diharapkan akan meningkatkan kinerja perusahaan dan juga produktivitas perusahaan dan karyawan.
3.16. Saran Setelah mengambil kesimpulan mengenai analisa sistem pembelian yang ada pada PT Lemindo Abadi Jaya, penulis akan mencoba memberikan saran-saran yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dalam perusahaan.
Adapun saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut : 1.
Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka sebaiknya perlu dibuatkan file duplikat ( back up) untuk setiap file yang digunakan agar jika terjadi kerusakan, perusahaan tidak akan kehilangan data tersebut dan kegiatan perusahaan tidak terhenti karena akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
2.
Perlu ditingkatkan kerjasama antara masing-masing bagian atau unit kerja yang berhubungan dengan sistem pembelian di PT Lemindo Abadi Jaya.
3.
Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan komputer dengan baik dari segi perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak ( software) sehingga sistem komputerisasi akan berjalan dengan baik.
4.
Ada pengembangan sistem informasi berupa pemasangan jaringan yang bisa on line antar user.
5.
Perlu melakukan training untuk para user supaya mudah untuk mengoperasikan program yang baru. Semoga dengan adanya komputerisasi sistem ini dapat memberikan
kemudahan dalam pengolahan data, khususnya pada sistem pembelian bahan baku dan juga dapat menambah kualitas maupun kuantitas pelayanan, agar PT. Lemindo Abadi Jaya bisa lebih berkembang lagi sesuai dengan apa yang diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode Edisi 5. BPFE Yogyakarta
HM, Jogiyanto. 1993. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama. Andi Offset, Yogyakarta
Mulyadi 1997. Sistem Akuntansi Edisi 3. Bagian penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta
SR.Sumarso 1999. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 4. Rineka Cipta, Jakarta.
Aryanto, SE, AK. 2001. Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0. Elex Media Komputindo, Jakarta. Edhy, Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu. Jakarta.
