1) Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. Objetivo
El objetivo de esta auditoria es verificar el cumplimiento y adecuación del sitema de calidad y sistema de gestión institucional del Colegio Hogar Mariano, con el fin de asegurar la prestación de sus servicios y el cumplimiento de sus metas de manera eficaz, eficiente, económica y efectiva. Alcance
Con el propósito de cumplir con el objetivo planteado, esta auditoría contempla la revisión de los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organización los cumple en el periodo fiscal vigente. b. Cronograma de auditoría DETALLE
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sept-17 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29
Elaborar el programa de auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de información Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre Informe de auditoria Distribución del informe DETALLE
oct-17 9
Realizar seguimiento
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c. Criterios de auditoría. PROVEED OR Alta dirección
ENTRAD AS Plan de auditorias
Dependenc Auditorias ias de la años institución anteriores
Organismo s de control
Procesos de la institución Planes de mejora
ACTIVIDAD ES Elaborar planes de auditoria Preparar la auditoria
Reunión apertura Recolección de información Conclusión de la auditoria Realizar reunión de cierre Realizar seguimiento
SALIDAS
CLIENTES
Evidencias Alta de dirección auditoria Hallazgos, Dependenc acciones ias de la correctivas institución y preventiva s Informes Organismo de s de control auditorias Planes de mejoramie nto
RESPONSAB LES Jefe de control interno
Líder del grupo auditor
d. Auditores seleccionados por procesos
Elaboró Revisó
Aprobó
Nombre Christopher Contreras Sandra De la hoz. Sandra De la hoz.
Cargo Profesional Universitario Jefe oficina Control Interno Jefe oficina Control Interno
Fecha
Firma
e. Recursos necesarios.
Para que se lleve a cabo el programa de auditorías debemos contar con los siguientes recursos:
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Recursos tecnológicos: Computadoras, impresoras, servicio de internet, aplicativos asociados a la auditoría, paquete de office.
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Infraestructura: se debe contar con un sitio adecuado para llevar a cabo el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
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Personal preparado (profesionales) en SGC, Auditor de calidad.
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Recursos financieros: Viáticos, hospedaje, alimentación de auditores.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. Incumplimiento
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Descripción del riesgo: Que no se cumpla en su totalidad el programa de auditoría Posibles consecuencias: Deficiencia en el seguimiento a la gestión a la calidad. Impacto (del 1 al 3): 2 Probabilidad (del 1 al 3): 1 Valoración del riesgo: Tolerable Manejo del riesgo: Asumir, reducir el riesgo Medidas: Capacitación a los auditores
Inexactitud:
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Descripción del riesgo: Informes no basados en las evidencias reales. Posibles consecuencias: Decisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad de la institución. Impacto (del 1 al 3): 2 Probabilidad (del 1 al 3): 1 Valoración del riesgo: Tolerable Manejo del riesgo: Asumir, reducir el riesgo Medidas: Capacitación a los auditores
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. Objetivos
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Realizar diagnóstico del cumplimiento de la norma de referencia del sistema de gestión de calidad del Colegio Hogar Mariano. Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la Auditoria a los Objetivos de la entidad y la administración de riesgos.
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Aplicar en la práctica una metodología de auditoria basada en riesgos que apoye el cumplimiento de los objetivos de la institución.
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Verificar conformidad con requisitos contractuales
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Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos del sistema de gestión con la Política del sistema de gestión y los objetivos generales del Colegio Hogar Mariano.
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Determinar la efectividad del sistema de gestión.
Alcance
Revisión y evaluación de la validez, suficiencia, calidad y aplicación de los controles contables, financieros y operativos del Colegio Hogar Mariano, promoviendo un control efectivo a un coste rentable. Se llevarán a cabo auditoría por departamento, el equipo de auditoría determinará la fecha, hora de la auditoría y comunicará al departamento asignado la fecha de la realización de la auditoría.
b. Procesos a ser auditados.
1. Sistema de Gestión de Calidad. 2. Reclutamiento y selección del personal docente. 3. Entrenamiento y Competencia del Personal. 4. Nómina y Servicios al Personal. 5. Contabilidad.
6. Cuentas por pagar. 7. Compra y proveedores. 8. Mantenimiento de infraestructura y transporte (Servicios Generales) 9. Mejora Continua y Costos de Calidad. 10. Salud Integral y Seguridad Laboral.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia .
El criterio de auditoría seleccionado es la auditoría vertical, donde el auditor evalúa todos los elementos, pero en solo uno o varios departamentos. Esta actividad se realiza con el objeto de verificar si están bien redactados, si son complejos y si cubren las actividades que deben cubrir; durante esta etapa se preparan listas de verificación, que le servirá de guía al auditor en la visita a la institución. Los documentos principales son: - Una lista de verificación (Check list). - Formulario para informar lo observado. - Formulario para documentar la evidencia que respalda las conclusiones del auditor.
D. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
Se define la secuencia de etapas para realizar el desarrollo de la auditoría.
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Preparación del plan de auditoría.
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Asignación de las tareas al equipo auditor
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Preparación de los documentos de trabajo
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Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
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Recopilación y verificación de la información
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Generación de hallazgos de la auditoría
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Preparación de las conclusiones de la auditoría
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Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
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Preparación del informe de auditoría.
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Aprobación y distribución del informe de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
Método de Evaluación Revisión de registros
Objetivos Verificar los antecedentes del auditor
Retroalimentación
Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor
Entrevista
Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos y para obtener la información adicional Evaluar los atributos personales y las Actuación, testificación de habilidades de comunicación, para auditorías, desempeño en el verificar la información y examinar los trabajo conocimientos, y para obtener información adicional Evaluar los atributos personales y la Exámenes orales y escritos, aptitud para aplicar los conocimientos exámenes psicotécnicos y habilidades Proveer información sobre el Revisión del reporte de desempeño del auditor durante las auditoría, entrevistas con el actividades de auditoría, identificar líder del equipo auditor, con el fortalezas y debilidades equipo auditor y, si es adecuado, retroalimentación del auditado
Observación
Examen
Revisión después de la auditoría
Ejemplos Análisis de registros de educación, entrenamiento, empleo, credenciales profesionales y experiencia en auditoría Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluación del desempeño, evaluación entre pares Entrevistas personales
f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor El equipo auditor cuenta con un líder auditor, un Asesor técnico y un observador. Líder Auditor: Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad.
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Identifica y evalúa los riesgos del programa de auditoría.
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Establece responsabilidades de auditoría.
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Establece procedimientos para programas de auditoría.
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Determina los recursos necesarios.
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Asegura
la
implementación
del
programa
de
auditoría,
incluyendo
el
establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditoría de las auditorías individuales, determinando los métodos de auditoría y seleccionando el equipo auditor y evaluando los auditores. -
Asegura el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa de auditoría.
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Monitorea, revisa y mejora el programa de auditoría.
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Debe asegurar que los resultados de la auditoría de no conformidad, sean documentados de forma clara, concisa y que estén respaldados por la evidencia de la auditoría.
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Debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoría constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoría, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoría.
Asesor técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor.
Observador Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita, no influencia o interfiere con la realización de la auditoría.
3) Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.
Es de nuestro conocimiento que el propósito de una auditoria interna es verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por una
empresa o institución con objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
La auditoría interna es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura, dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y depende directamente de la gerencia. Todas las empresas se preocupan de la salvaguarda de los activos; esto pertenece al control interno. Este proceso de auditoria es realizado por una persona independiente y competente llamado auditor, el cual se encarga de acumular y evaluar evidencia acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.
En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
De lo anterior, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.
