TATACARA TENDER Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja di samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan. Proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu - satu pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Proses tawaran dan penerimaan perlu ada di dalam tender. Ia merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telah pun dikenalpasti. Proses penilaian tender termasuk semua kerja – kerja seperti penyediaan Dokumen Tender dan Dokumen Kontrak dilakukan oleh pihak perunding Juruukur Bahan yang telah dilantik. Bagaimanapun, keputusan terakhir untuk memilih kontraktor yang paling difikirkan layak akan terletak sepenuhnya di tangan pelanggan ( client ) berdasarkan Laporan Penilaian Tender serta Perakuan Tender yang telah disediakan oleh perunding tersebut. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu dipilih dan diterima oleh pelanggan, maka wujudlah ikatan kontrak antara kontraktor dengan pelanggan. Tatacara tender mengandungi 15 isi kandungan yang berkaitan dengan tender. Di antara isi kandungan yang terkandung dalam tatacara tender ialah Dasar -Dasar Kerajaan, Perancangan, Pengurusan Tender - Tender Kerajaan, Had Nilai Tender Kerja, Dokumen Tender, Pengiklanan, Kadar Bayaran Bagi Dokumen Tender Kerja, Deposit Bagi Kerja, Tempoh Sah Laku Tender, Pembukaan Tender, Penilaian Tender, Perakuan Tender, Dokumen Untuk Rujukan Lembaga Perolehan, Lembaga Tender Perolehan Dan Surat Setuju Terima. 5.2 Dasar - Dasar Kerajaan Agensi - agensi perlu memastikan supaya dasar - dasar kerajaan yang wujud dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialah : i. Matlamat serta strategi bawah Dasar Pembangunan Nasional diberi perhatian ii. Dasar Kualiti Alam Sekitar diambil perhatian. iii. Dasar Pelaburan Asing dan Pemindahan Teknologi dilaksanakan bagi kontrak antarabangsa. iv. Memasukkan dasar keutamaan Bumiputera sebagai satu syarat tender dan kontrak. Peluang kontrak diberikan kepada kontraktor tempatan dan keutamaan hendaklah diberikan kepada Kontraktor Bumiputera dengan penglibatan sekurangkurangnya 30% daripada nilai kontrak serta mengambil bahagian secara aktif dalam sesuatu projek. 5.3 Perancangan Tender Perancangan tender penting untuk menentukan supaya perolehan dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan pemilihan yang tepat ke atas kontraktor dengan mengambil kira faktor - faktor berikut : i. ii. iii. iv. v.
azny’s
Produk Kualiti Kuantiti Masa Harga
Agensi - agensi yang ingin melaksanakan sebarang perolehan kerja perlu mengambil kira perkara - perkara berikut : i.
Menyediakan carta atau jadual bagi menentukan jangkaan proses tender termasuk tempoh menyediakan penentuan, pengiklanan, penilaian serta keputusan tender. ii. Agensi hendaklah memastikan keperluan barangan sebenar berdasarkan pegangan stok dan peruntukan yang mencukupi sebelum tender dipanggil. iii. Ringkasan Projek disediakan jika projek dan rekabentuk secara am. iv. Pemilihan tapak / pengambilan balik tanah adalah tanggungjawab agensi pelaksanaan untuk memilih tapak dan juga mengambil tindakan - tindakan seterusnya untuk pengambilan tanah sebelum projek bermula. v. Peruntukan / pembiayaan, ketua agensi perlu memastikan bahawa agensinya mempunyai peruntukan belanja mengurus atau Pembangunan yang diluluskan sebelum sebarang perolehan kerja dibuat. vi. Pelantikan kontraktor. Semua perolehan kerja kerajaan hendaklah dibuat dengan melantik kontraktor yang berdaftar dengan Pusat khidmat Kontraktor (PKK). Kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan hendaklah berdaftar mengikut kelas, kepala & sub - kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat. Agensi perlu mengenalpasti dan memastikan perolehan yang dikhaskan kepada Kontraktor Bumiputera selaras dengan peraturan berkaitan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. 5.4 Pengurusan Tender - Tender Kerajaan. Jabatan - jabatan dikehendaki mengikut garis yang berikut untuk mengelakkan kelewatan pengurusan tender - tender kerajaan. Antaranya ialah : i.
i.
ii. iii. iv.
Sebelum satu - satu tender dijemput, satu carta hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran semasa untuk tiap - tiap peringkat dari tarikh tutup hingga keputusan dibuat. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melebihi waktu tempoh yang ditetapkan dalam carta. Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh dua minggu selepas penilaian tender selesai. Keputusan sesuatu tender hendaklah disampaikan kepada petender yang berjaya menurut carta yang ditetapkan. Dimana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan. Rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh 7 hari selepas keputusan Lembaga Tender.
Agensi - agensi perlulah memastikan : i. Semua tender dipanggil secara tempatan. Sekiranya kontraktor tempatan tiada kepakaran atau sukar dilaksanakan secara usahasama, tender antarabangsa boleh dipelawa. ii. Bagi menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor dalam kerja di mana kontraktor tempatan tidak mempunyai pengalaman dan kepakaran, tender kerja hendaklah dipelawa secara usahasama antara syarikat - syarikat tempatan dengan kontraktor antarabangsa. iii. Sekiranya kontrak kerja itu dibiayai oleh Institusi Kewangan Antarabangsa, kontraktor yang dilantik adalah terikat kepada ketetapan peraturan institusi tersebut. 5.5 Had Nilai Tender Kerja. Agensi - agensi yang ingin melaksanakan tender - tender Kejuruteraan Awam atau membina bangunan hendaklah membuat pelawaan kepada syarikat yang tertentu mengikut had kewangan seperti di bawah : i. Tender - tender yang tidak melebihi RM 10 juta dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan. ii. Tender – tender yang bernilai antara RM 10 juta hingga RM 25 juta : Dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan atau syarikat yang disenaraikan di BSKL dan diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi 30% serta pengarah urusan dan pekerjanya adalah 100% tempatan. iii. Tender yang dianggarkan melebihi RM 25 juta, dipelawa kepada : - Syarikat - syarikat 100% milik tempatan. - Syarikat - syarikat tempatan yang disenaraikan di BSKL atau - Syarikat - syarikat usahasama sama ada disenaraikan di BSKL ataupun tidak dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara. Bayaran bagi Dokumen Tender hendaklah dibuat dalam bentuk Draf Bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar atas nama Ketua agensi berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh diterima. 5.6 Proses Tender Perkara pertama yang dilakukan bagi melakukan proses tender ( Rajah 3.6.1 ) ialah menyediakan Dokumen Tender yang merujuk kepada keperluan – keperluan pelanggan dan projek secara -
1
keseluruhan. Dokumen Tender ialah dokumen yang mengandungi kesemua keperluan projek dan pelanggan. Beberapa bahagian akan ditambah ke dalam dokumen asal seperti Surat Perlantikan ( Letter of Award ) atau Surat Niat ( Letter of Intent ) dan lukisan kontrak. Berikut ialah proses tender : Penyediaan Dokumen Tender Penentuan jenis kontrak yang akan digunakan Jenis - jenis tender 100
Pelawaan tender
80
Proses jual beli tender
East Penyerahan tender oleh kontraktor pada tarikh tutup 60 tender West 40 North Proses penilaian tender 20 Pemilihan kontraktor yang berjaya 0 Kontrak 1stPenyediaan Qtr 2nd Dokumen 3rd Qtr 4th Qtr Qtr
5.7 Penyediaan Dokumen Tender Penyediaan Dokumen Tender adalah peringkat seterusnya selepas lukisan terperinci telah disiapkan. Bagi kontrak yang berdasarkan Bil Kuantiti, kerja – kerja ( taking off ) akan bermula sebaik sahaja perunding Juruukur Bahan menerima lukisan - lukisan susunatur dan terperinci daripada pihak arkitek dan jurutera. Sementara bagi kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi, merekabentuk dan membina, Ringkasan Tender akan disediakan. Proses tender dan penilaian tender juga bermula di peringkat ini. Selepas pemilihan tender yang sesuai ke atas kontraktor yang paling berwibawa, peringkat seterusnya akan bermula. Setiap set Dokumen Tender hendaklah sempurna serta mengandungi perkara - perkara berikut : i. Syarat - syarat dan arahan kepada petender iaitu maklumat - maklumat penting yang wajib dipatuhi oleh petender. ii. Spesifikasi - spesifikasi umum / khusus / teknikal bagi bekalan / perkhidmatan / kerja yang dikehendaki oleh agensi. iii. Borang tender di mana borang hendaklah diisi dan ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender. iv. Contoh surat Setuju Terima Tender - Contoh surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam Dokumen Tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat atau apa - apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.
azny’s
v.
Syarat - syarat kontrak iaitu syarat - syarat kontrak yang akan diguna pakai bagi petender yang berjaya. vi. Senarai Kuantiti atau Ringkasan Tender iaitu maklumat yang menjelaskan huraian kerja / kuantiti yang diperlukan dan tempoh masa yang akan diikat. vii. Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh petender (jika berkenaan). viii. Lukisan teknikal / pelan - Sesuatu pelan, model atau lukisan yang diperlukan (jika berkenaan). ix. Prestasi / rekod pengalaman - Maklumat tentang pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang dibekalkan / dilaksanakan kepada agensi dan pihak swasta. x. Profil dan kedudukan kewangan petender – Maklumat terperinci tentang latar belakang dan keupayaan kewangan petender. xi. Senarai semak - Senarai dokumen / perkara yang perlu dikemukakan oleh petender. 5.8 Keperluan Penyediaan Dokumen Tender Antara keperluan - keperluan penyediaan Dokumen Tender ialah seperti berikut : i. Peruntukan - peruntukan dalam Dokumen Tawaran mestilah menjadi asas bagi satu kontrak yang boleh dilaksanakan oleh kontraktor. ii. Peruntukan dalam Dokumen Tawaran mestilah menggambarkan perolehan mengikut tatacara yang diluluskan oleh kerajaan dan juga merangkumi dasar dasar kerajaan yang baru. iii. Kerja yang dilaksanakan mesti didefinisikan dan ditentukan dengan jelas dan tepat serta Dokumen Tawaran bebas dari sebarang kesamaran dan percanggahan. iv. Kerja yang ditentukan mestilah mengikut kehendak kehendak yang nyata ( Jabatan / Kementerian Pelanggan ). v. Kerja yang ditentukan mestilah mengikut kehendak JKR dari segi rekabentuk dan pembinaan. 5.9 Isi Kandungan Dokumen Tender Dokumen Tender ialah dokumen yang disediakan untuk kegunaan petender bagi meletakkan harga tawaran mereka. Antara kandungan yang patut ada dalam sesuatu Dokumen Tender ialah : i) Arahan kepada Pentender. ii) Borang Tender. iii) Surat Setujuterima Tender. iv) Borang Kontrak / Syarat - Syarat Kontrak. v) Spesifikasi. vi) Senarai Kuantiti / Ringkasan Tender. vii) Jadual Kadar Harga. viii) Lampiran – lampiran.
Bagaimanapun, isi kandungan ini biasanya bergantung kepada pihak pelanggan untuk menentukan bahagian yang perlu dimasukkan dan bahagian mana yang tidak perlu dimasukkan. Antara isi kandungannya ialah : 5.10 Penyediaan Borang Piawai. Borang piawai yang biasanya digunakan ialah Borang Kontrak, Borang Tender dan Surat Setuju Terima Tender. Bagi projek yang menggunakan kontrak berdasarkan Senarai Kuantiti, borang kontrak yang digunakan ialah JKR 203A Semakan 10/83 bagi projek kerajaan ataupun PAM (Dengan Kuantiti) Edisi 2000 bagi sektor swasta. Borang JKR 203 Semakan 10/83 dan PAM (Tanpa Kuantiti) Edisi 2000 pula digunakan bagi projek yang menggunakan kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi. Bagaimanapun ada sesetengah pelanggan di sektor swasta yang menggunakan borang kontrak kerajaan bagi projek mereka. Ini kerana borang itu lebih mudah difahami oleh kebanyakan kontraktor. Kerajaan juga ada menyediakan borang piawai bagi Borang Tender dan Surat Setuju Terima Tender. Borang yang digunakan ialah borang JKR 203B-Pin.2/2002 bagi projek yang menjadikan kuantiti sebahagian daripada kontrak dan borang JKR 203C-Pin.2/2002 bagi projek yang berdasarkan lukisan dan spesifikasi. Sementara bagi projek di sektor swasta ataupun perbadanan, biasanya mereka akan membuat sendiri borang tender menggunakan borang tender kerajaan sebagai panduan. Begitu juga dengan Surat Setuju Terima Tender, JKR 203D-Pin 4/2002 akan digunakan bagi projek kerajaan dan pelanggan swasta ataupun perbadanan akan menjadikannya sebagai panduan untuk projek mereka. 5.11 Penyediaan Spesifikasi. Spesifikasi ialah perincian kerja yang akan dilaksanakan, kualiti bahan, keupayaan kerja, nisbah kandungan, ujian yang diperlukan, butir - butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor. Ianya membentangkan tentang peraturan dan kaedah kerja yang perlu dilaksanakan termasuk mutu minimum bahan binaan yang diperlukan dan kerja-kerja pembinaan. Spesifikasi juga menetapkan mutu minimum penghasilan kerja yang akan dilaksanakan oleh pihak kontraktor. Kebiasaanya, spesifikasi piawai akan digunakan bagi kebanyakan projek biasa yang mana projek itu tidak melibatkan kerja – kerja kepakaran. 6.12 Senarai Kuantiti / Ringkasan Tender. Bagi projek yang menggunakan kontrak berdasarkan Senarai Kuantiti (Bills of Quantities), (taking off) akan dilakukan bagi penyediaan Senarai Kuantiti tersebut. Sementara bagi projek yang menggunakan kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi, Ringkasan Tender (Summary of Tender) akan disediakan. Bagaimanapun, untuk melaksanakan kerja - kerja tersebut, lukisan susunatur dan terperinci daripada arkitek dan jurutera hendaklah lengkap dan mencukupi. Kedua - dua bahagian ini disediakan bagi memudahkan kontraktor membuat anggaran.
2
5.13 Lampiran – Lampiran. Lampiran - lampiran (Appendices) disediakan dibahagian terakhir dalam Dokumen Tender. Selain daripada senarai lukisan tender, borang - borang yang perlu diisi oleh kontraktor untuk mendapatkan maklumat - maklumat mereka juga diletakkan dibahagian ini. Bahagian ini penting dalam proses penilaian tender kerana maklumat pentender akan diperolehi daripada borang borang yang perlu dipenuhkan. Bagaimanapun, kebiasaannya petender akan melampirkan profail syarikat mereka yang mengandungi semua maklumat yang diperlukan berserta dengan Dokumen Tender yang diserahkan ketika memasuki tender. 5.14 Pencetakan dan Penjilidan. Selepas semua isi kandungan Dokumen Tender lengkap, dokumen itu akan disemak supaya tidak terdapat bahagian yang tertinggal sebelum dicetak dan dijilid. Penyemakan perlu dilakukan dengan teliti kerana sekiranya ada bahagian ataupun mukasurat yang tertinggal, ianya akan memberi impak yang besar kepada petender. Bagi tender terbuka, percetakan Dokumen Tender mungkin memerlukan sehingga 70 salinan, di mana sekiranya ada mukasurat yang tertinggal, mukasurat itu terpaksa dicetak dan diagihkan kepada 70 orang petender. Pencetakan dan penjilidan adalah bahagian yang penting dalam menentukan tarikh tutup tender. Sekiranya terdapat kerumitan seperti pelanggan menukar beberapa item pembinaan, mungkin tarikh tutup tender terpaksa ditunda kepada satu tarikh yang sesuai. Tidak dilupa, satu salinan Dokumen Tender akan dicetak dan dijilid lengkap dengan lukisan tender untuk dijadikan Dokumen Meja Tender ( Tender Table Document ) yang akan diletakkan di tempat menjual tender bagi tujuan penyemakan dan rujukan oleh petender sebelum mereka membeli tender berkenaan. 5.15 Jenis - Jenis Tender Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan adalah Tender Terbuka, Tender Terpilih Dan Tender Perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing - masing dan pelaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya. 5.15.1 Tender Terbuka Tender Terbuka sering diamalkan di dalam industri pembinaan oleh kerajaan dan badan berkanun atau swasta. Tender jenis ini digunakan bagi mendapatkan harga yang paling musanabah bagi sesuatu kerja kontrak binaan. Persaingan secara Tender Terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa. Pelanggan akan mengiklankan tawaran dalam akhbar – akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut. Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri.
azny’s
Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan. Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan pelanggan mendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan. Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik dan akan terpilih. Tender Terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis - jenis tender yang lain. Tender Terbuka memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara kontraktor yang terlibat. 5.15.2 Tender Terhad Atau Terpilih. Tender Terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor – kontraktor yang telah dipilih oleh pelanggan. Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan kepada pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang. Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender. Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil. Tender Terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan Dokumen Tender. Ia amat sesuai bagi kerja - kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu. Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar - benar layak telah dpilih di peringkat awal lagi. Sistem Tender Terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor mendapat peluang dalam tender jenis ini terutamanya kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman. Pelanggan tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal. Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain. Tender Terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran Terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada Kontraktor Bumiputera sahaja.
5.15.3 Tender Rundingan. Dalam Tender Perundingan, pelanggan akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan. Pelanggan akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan. Biasanya pelanggan akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latarbelakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran. Biasanya, kos yang ditawarkan secara rundingan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis - jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada pelanggan. Pelanggan akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan serta cara binaan yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan pelanggan telah pun mempunyai kontaktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. 5.15.4 Tender Prakelayakan Peraturan Prakelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor – kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia. Secara amnya, Tender Prakelayakan adalah agak sama dengan Tender Terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata. Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakang diketahui dengan jelas oleh pelanggan. Notis tawaran Tender Prakelayakan juga sama dengan Tender Terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir - butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya adalah pelanggan selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu. 5.15 Pelawaan Tender Pelawaan tender ialah jemputan untuk mengambil bahagian dalam projek pembinaan yang akan dilaksanakan. Pelawaan tender
3
dibuat samada melalui iklan, surat jemputan untuk menender ataupun surat jemputan rundingan, bergantung kepada jenis tender yang dipilih oleh pelanggan. Sekiranya pelanggan memilih tender jenis terbuka, maka pelawaan tender biasanya melalui iklan yang dikeluarkan akhbar akhbar tempatan. Tender hendaklah diiklankan dalam sekurang kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu. Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar - akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000.00. Sesuatu iklan tender hendaklah mempunyai perkara - perkara berikut : i) Nama pelanggan yang menawarkan tender, ii) Tajuk dan jenis kerja yang ditawarkan, iii) Syarat - syarat kelayakan menyertai tender seperti kelas, kepala dan sub kepala di dalam pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor, iv) Tempat, tarikh dan masa Dokumen Tender dijual, v) Harga dan cara bayaran Dokumen Tender, serta vi) Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup. Sementara bagi tender jenis terhad atau terpilih, surat jemputan untuk menender akan dihantar melalui pos kepada kontraktor - kontraktor yang telah dipilih oleh pelanggan. Disamping itu, surat - surat tersebut juga akan dihantar melalui faksimili. Di dalam surat tersebut akan diterangkan tajuk kerja yang ditawarkan, masa dan tempat jualan tender, tarikh tutup tender serta harga Dokumen Tender. Terdapat juga bahagian pengesahan penerimaan surat jemputan tender di mana kontraktor yang menerima surat tersebut perlu membuat pengesahan kepada pihak yang menjemput untuk menender. Ini adalah perlu supaya pelanggan atau perunding yang membuat jemputan tender bagi pihak pelanggan dapat memastikan surat jemputan tender sampai kepada makluman kontraktor. Kontraktor yang tidak berminat untuk mengambil bahagian juga perlu memaklumkan kepada mereka perkara tersebut supaya pelanggan dapat memilih kontraktor lain. Bagi tender jenis rundingan, surat jemputan tender juga akan dihantar kepada kontraktor yang dipilih yang dikira berpotensi oleh pelanggan untuk menyiapkan projek pembinaan mereka. Untuk tender jenis ini, hanya satu kontraktor dipilih untuk meletakkan harga tawaran. Kemudian mereka akan dijemput untuk diberi penerangan tentang tender dan seterusnya rundingan akan dibuat dari semasa ke semasa sehingga kedua - dua pihak (pelanggan dan kontraktor) bersetuju dengan harga tender yang ditawarkan. Untuk tender jenis prakelayakan, caranya adalah sama dengan tender jenis terbuka dimana kontraktor akan dijemput membuat tawaran melalui iklan tender yang dikeluarkan di akhbar akhbar tempatan. Bagaimanapun jumlah petender yang ramai akan ditapis melalui proses penilaian awalan yang seterusnya akan mengurangkan jumlah kontraktor daripada jumlah asal.
azny’s
Manakala bagi pengiklanan tender tempatan, semua pelawaan tender hendaklah diiklankan dalam sekurang - kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa - apa keraguan atau pembaziran. Kandungan iklan tender tempatan hendaklah menyatakan perkara perkara berikut : i) Agensi yang memanggil tender. ii) Tajuk tender yang diiklankan. iii) Jenis tender, sama ada terbuka dan atau khas Bumiputera. iv) Syarat - syarat kelayakan petender. Bagi pengiklanan tender antarabangsa pula, semua pelawaan tender antarabangsa hendaklah diiklankan dalam sekurang - kurangnya satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Melayu dan satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Inggeris. Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang - kurangnya lima puluh enam (56) hari dari tarikh Dokumen Tender mula dijual. Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak / premis, agensi perlu memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang kurangnya 56 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan. 5.16 Proses Jual Beli Tender. Kebiasaannya Dokumen Tender akan dijual berserta dengan lukisan tender yang digulung. Bagaimanapun, senarai lukisan tender akan dimasukkan di bahagian lampiran di dalam Dokumen Tender. Dokumen Tender berserta lukisan tender yang telah lengkap ini akan diletakkan di pejabat pelanggan ataupun pejabat Juruukur Bahan yang dilantik bagi projek swasta, bagi tujuan jualan tender. Bayaran yang dikenakan ke atas Dokumen Tender lengkap dengan lukisan tender akan dikira terlebih dahulu oleh pihak yang bertanggungjawab berdasarkan muka surat Dokumen Tender serta lukisan tender. Pengiraan adalah berdasarkan harga - harga yang telah ditetapkan oleh kerajaan iaitu : i) Harga semuka dokumen yang menggunakan kertas berzais A4 adalah RM0.35 dan saiz A3 adalah RM0.70. ii) Harga bagi sesalinan lukisan / pelan ialah : iii) Bayaran minimum bagi satu set Dokumen Tender ialah RM50.00. Dokumen Tender bagi JKR biasanya berharga dari RM200.00 sehingga RM400.00 termasuk pelan dan lukisan spesifikasi. Kebiasaannya bagi sektor swasta, harga Dokumen Tender perlu juga dimasukkan wang kesungguhan yang biasanya dalam bentuk Draf Bank. Harganya adalah dalam lingkungan RM2000.00 sehingga RM3000.00 tetapi tidak melebihi RM5000.00, bergantung kepada saiz projek yang terlibat. Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika petender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa petender benar - benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi petender
yang tidak berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit petender yang berjaya akan dikembalikan selepas Bon Perlaksanaan diterima. Kontraktor juga dikehendaki membawa bersama dokumen - dokumen berikut : i. Sijil perakuan pendaftaran PKK beserta salinan. ii. Sijil pengiktirafan status Bumiputera beserta salinan (jika dikehendaki). iii. Surat perwakilan kuasa sekiranya kontraktor berkenaanmewakilkan kakitangan untuk mengambil Dokumen Tawaran. iv. Sijil perakuan pendaftaran asal CIDB yang berkaitan. v. Bayaran untuk Dokumen Tender sama ada dalam bentuk tunai, cek,wang pos atau draf bank. 5.17 Deposit Bagi Tender. Deposit tender bagi kerja tempatan adalah dikecualikan manakala untuk kerja anatarabangsa, deposit tender adalah dikenakan kepada petender mengikut kadar seperti berikut : Anggaran nilai tender jumlah deposit tender : i. Hingga RM 10 juta: RM 50,000.00. ii. Hingga RM 10 juta dan tidak melebihi RM50 juta:RM 350,000. iii. Hingga RM 50 juta dan tidak melebihi RM 100 juta : RM750,000. iv. Melebihi RM 100 juta: RM 1 juta. Petender tempatan yang dikecualikan pendaftarannya dengan Pusat Khidmat Kontraktor dikenakan deposit tender sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM 100,000.00. Deposit tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk Draf Bank atau Jaminan Bank dalam Ringgit Malaysia. Deposit Tender akan dikembalikan selepas petender yang berjaya mengemukakan Bon Pelaksanaan. Untuk tender yang tidak berjaya akan dikembalikan selepas petender yang berjaya menyetuju terima tawaran tersebut ataupun selepas tamatnya tempoh sah laku tender. Jika petender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benar - benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. 5.18 Tempoh Sah Laku Tender Tender - tender hendaklah terus sah selama tempoh sembilan puluh (90) hari dari tarikh akhir bagi penyerahan tender sebagaimana yang ditetapkan dalam Notis Tender dan petender tidak dibenarkan sama sekali menarik diri dalam tempoh tersebut. Tempoh sahlaku tender hendaklah tidak terlalu panjang yang mungkin menyebabkan petender menaikkan harga tender mereka. Agensi tidak digalakkan melanjutkan tempoh sahlaku tender mereka. Seandainya petender menarik diri di dalam Tempoh Sah Tender atau sebarang tempoh yang dilanjutkan ( setelah petender
4
memberi persetujuan untuk melanjutkan tempoh ), tindakan disiplin akan diambil terhadapnya dimana Pendaftaran Petender sebagai Kontraktor Kerja dengan pihak Kerajaan akan :i. Kesalahan pertama - Digantung daripada mengambil bahagian dalam tender tender Kerajaan selama 2 tahun. ii. Kesalahan kedua - Digantung daripada mengambil bahagian selama 5 tahun. iii. Kesalahan ketiga Kontraktor berkenaan akan dipotong pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan nama pemilik modal serta ahli Lembaga Pengarah disenarai hitamkan.
Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu Dokumen Tender itu, petender hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.
Bagi projek negeri, setiap petender dikehendaki membayar Wang Pertaruhan mengikut kelas terlebih dahulu, seperti yang disyaratkan Faktor - faktor yang perlu diambil kira oleh agensi - agensi dalam menetapkan tempoh sah laku tender adalah berdasarkan jangkamasa jangkamasa bagi : i. Menilai tawaran dari segi teknikal. ii. Menilai tawaran dari segi harga. iii. Menilai keupayaan petender. iv. Menyediakan laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi petender. v. Menyusuli keputusan dan mengeluarkan surat setuju terima. 5.19 Percanggahan Dokumen Tender Sekiranya petender mendapati ada percanggahan diantara lukisan - lukisan, Ringkasan Tawaran atau Senarai Kuantiti atau Spesifikasi, petender tersebut hendaklah dengan serta - merta merujuk kepada Pengarah Kerja Raya Negeri, yang akan menyelesaikan atau mengarahkan yang mana perlu diikuti. Penyelesaian atau arahan hanya sah jika dibuat oleh Pengarah Kerja Raya Negeri, dalam bentuk Addenda secara rasmi. 5.20 Penyerahan Dokumen Tender Terdapat beberapa perkara yang perlu dilakukan oleh petender sebelum ia dapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu mengisi Dokumen Tender dan menghantar Dokumen Tender sebelum tarikh tutup. Cara mengisi sesuatu Dokumen Tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari petender tersebut sah dan layak memasuki tender. Sesetengah Dokumen Tender oleh pihak kerajaan menyediakan Senarai Semakan yang boleh digunakan oleh petender untuk menyemak bahagian - bahagian di dalam Dokumen Tender yang perlu diisi. Ini akan memudahkan petender membuat penyemakan sebelum penyerahan Dokumen Tender. Bagi tender kerajaan, tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga.
azny’s
5
