TECNICAS DE DIAGRAMACION DE ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMAS CONCEPTOS Según Franklin Benjamín, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.
IMPORTANCIA Existe para los efectos comparativos similitud entre organigramas y un plano, ejemplo el de un edificio, ya que si mediante el plano señalamos los elementos de la estructura base inmueble, como es: áreas, columnas, resistencias, paredes, vigas, etc., de igual manera podríamos decir que mediante el organigrama también señalamos la estructura base d e la empresa, las unidades orgánicas con que cuenta, los niveles de existencia y la jerarquía que interrelaciona estos niveles.
NATURALEZA Organigrama Real: es el que se levanta en base a una estructura ya existente y que por lo mismo puede tener errores de no codificación si no por defectos de la propia organización.
Organigrama ideal: el confecciona miento en abstracto para una organización nueva que recién va a funcionar. Elaborado con bases técnicas y sin defectos.
OBJETIVOS: A. De información externa: sirven como medio capaz de proporcionar información rápida y eficaz propia de las representaciones gráficas, difundiendo el esquema aceptado los propósitos, funciones y actividades que tenga esa organización. B. De información Técnica o Analítica: Es útil para planear nuevas organizaciones, estudiar o analizar las estructuras ya existentes, cambiar estructuras, enseñar al personal la organización de un servicio y facilitar el cumplimiento de las funciones.
VENTAJAS:
El organigrama Representa la composición parcial o integral de una organización. Describe áreas funcionales dentro de la organización. Identifica la ubicación y jerarquía de las dependencias. Determina las líneas de autoridad y responsabilidad, así como de coordinación entre los niveles jerárquicos y funcionales de una organización. Sirve de medio de comunicación y de análisis.
ELEMENTOS: a. Rectángulos: Representan en forma clara las unidades administrativas estructuradas y los distintos niveles de una organización. Los rectángulos indican los cargos de jerarquía superior sean de mayor tamaño que los que representan cargos de jerarquía inferior.
Rect Rectán án ulo ulo
Ilustración 1ORGANIGRAMA DE LA COMISIÓN REGIONAL DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO DE UCAYALI
b. Líneas: Las líneas se dibujan en sentido vertical u horizontal exclusivamente de tal forma que la unión de cada una de ellas con los rectángulos o con otras líneas forme un ángulo de 90 grados. Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo. Líneas Continuas. Representan las relaciones directas de autoridad, estas pueden ser: verticales, Horizontales u oblicuas ( )
Líneas continuas
Ilustración 2Organigrama de ministerio de Justicia y Derechos Humanos
Las Líneas de Elementos: (líneas punteadas) Representan o implican que hay relación directa con estas instituciones o coordinación (---------).
Líneas de elementos
Ilustración 3Organigrama de Universidad Nacional de San Agustín
Líneas Quebradas: (
) Representan desconcentración.
Líneas quebradas
Ilustración 4Organigrama Estructural Gerencia Regional de Trabajo y Promoción del Empleo
Línea Mixta: (---
----) Para evitar el corte de la línea de autoridad de mando.
USO Y LIMITACIONES DE LOS DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA Estos cumplen con proporcionar una información externa y otra técnica y de análisis de tal manera que el uso de estos atiende básicamente a l os aspectos importantes de la organización: comunicación y análisis.
Como herramienta de comunicación: a. Conocer canales formales de comunicación. b. Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupa y la relación que tiene con el resto de la estructura. c. Prever un cuadro global de la estructura. d. Facilitar la comprensión de las probabilidades que tiene cada persona de ascender a otras posiciones de la estructura organizativa.
Como herramienta de análisis: permite conocer una serie de aspectos de la organización y detectar fallas de la estructura.
a. b. c. d. e. f.
Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. La naturaleza lineal o Staff del departamento. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
Algunas de las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son:
a. Fallas de control interno, o sea cuando un cargo tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista de control interno. b. Falta de unidad de mando: cuando dos o más puestos supervisan a un mismo cargo. c. Superposición de funciones: situación que se presenta cuando dos o más cargos tienen asignadas responsabilidad por el cumplimiento igual o similar función. d. Situaciones de subordinación unitaria: es decir cuando un cargo depende un único subordinado del cual a su vez dependan de uno o varios cargos. e. Estructura desequilibrada: situación que se presenta cuando un área tiene exceso de niveles o personas con respecto a otras áreas.
LIMITACIONES: La principal limitación de los diagramas de estructura está contenida en su misma definición cuando se expresa que es una representación gráfica simplificada tal como se expone en las normas sobre diagramación, la simplicidad es un requisito fundamental para que los propósitos de los organigramas puedan ser cumplidos. La segunda limitación se origina en la necesidad de que el organigrama debe estar permanentemente actualizado. Si así no se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo en herramienta de resultados negativos. Efectivamente cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto el diagrama vigente, si es así el mismo sigue siendo utilizado sin ser modificado hará que sus propósitos cambien.
CLASES DE ORGANIGRAMAS Están clasificados dentro de cuatro grandes grupos que son: por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su presentación.
1. Por su naturaleza : Microadministrativos: corresponde a una organización, pero pueden referirse
a ella en forma global o alguna de sus unidades que la conforman.
Ilustración 5 Organigrama Poder judicial del Perú
Macroadministrativos: involucran a más de una organización.
Ilustración 6 organigrama Estructural del poder judicial del Perú
Mesoadministrativos: contemplan todo un sector administrativo o dos o más organizaciones de un mismo sector.
Ilustración 7 Organigrama de la Gerencia General del poder judicial del Perú
2. Por su ámbito: Generales: contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud c y características.
Ilustración 8 Organigrama Corporación Aceros Arequipa
Específicos: muestra en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
Ilustración 9 Organigrama de Logística de la Empresa D&M CONCRET S.A.A.
3. Por su contenido. a) Estructurales o integrales. - Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización, dependencia o de una unidad administrativa cualquiera, así como sus relaciones de jerarquía o subordinación.
Organigrama Estructural o integral
Ilustración 10 Organigrama CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
b) Funcionales. - son los que incluyen el diagrama en el diagrama de organización las principales funciones de cada una de las unidades admi nistrativas de un organismo, así como sus relaciones jerárquicas, asistenciales y de coordinación, como se puede apreciar en el siguiente gráfico.
Organigrama Funcional
Ilustración 11ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE FLASH TAXI
c) De personal. - Es el que se superpone al Estructural y Funcional Es utilizado para el público, colocando el nombre de los funcionarios principales y sus cargos comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del cuadro orgánico de personal.
Organigrama de Personal
Ilustración 12Organigrama de personal Global Geophysical Services
4. Por su Presentación a) Organigramas Verticales. – en los organigramas verticales, a partir del titular en la parte superior de cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior, desagregando los dif erentes niveles jerárquicos en forma escalonada ligados a aquel por líneas que presentan la comunicación de responsabilidad y autoridad.
Organigramas Verticales
Ilustración 13 Organigrama Municipalidad de San Juan de Lurigancho
Ventajas:
Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. Indica en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas: Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados esto suele solucionarse:
Haciendo un organigrama que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, otro suplementario. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a uno de los lados.
b) Organigramas horizontales. – Representan los mismos elementos del organigrama anterior en la misma forma, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
Organigrama Horizontal
Ilustración 14 Organigrama Horizontal de Sánchez Mueblería
Ventajas:
Siguen la forma en que acostumbramos leer Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas: Son poco usados en la práctica, y muchas veces, aun pudiendo hacerse un solo organigrama de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apilados y, por lo tanto, son poco claros.
c) Organigrama mixto: - En este tipo de Organigramas se puede mezclar los tipos de organigramas anteriores. Cada organización utiliza este tipo de organización debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen baso su administración.
Organigrama Mixto
Ilustración 15 Organigrama Municipalidad distrital de comas
d) Organigrama de Bloque. – Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacio más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el grafico.
Organigramas de Bloque
Ilustración 16 Organigrama de la Secretaria de la contraloría General
e) Organigramas Circulares. – Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.
Organigramas Circulares
Ilustración 17 Organigrama Circular de la Secretaria de la Contraloría General
Ventajas
Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. Eliminan la idea del status más alto o más bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas: Resultan confusos y difíciles de l eer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
OTRAS CLASES DE ORGANIGRAMAS a) Organigrama sintético:
es el organigrama que muestra los niveles principales elementos de organización e informa para su mejor entendimiento, pero no entra en detalles, se limita a indicar las relaciones mas saltantes. b) Organigrama Efectivo o Real: Es el esquema de los elementos actuales y existentes de un organismo, tal como funciona. Estos elementos están en constante desarrollo y se modifican cuando el organismo evoluciona. c) Organigrama Analítico: Describe y representa detalladamente las unidades estructurales hasta el nivel mínimo. Se le utiliza para trabajos técnicos, en las cuales es posible detectar defectos de la organización y explica modificaciones a través de símbolos convencionales.
d) Organigrama de cargo: Es el que ubica a los cargos de la unidad administrativa dentro de una organización. Demuestra propósitos deberes de cada cargo. e) Organigrama de Proyecto: es el que representa a una organización que se crea o se supone crear. f) Organigrama de Levantamiento o Análisis: Representa la Estructura de un organismo existente, se confecciona con la información obtenida después de un estudio o análisis administrativo de la organización, es un orga nigrama real de momento.
FUNCIONES PRINCIPALES DE LOS ORGANIGRAMAS Uno de los principios de organización es el principio funcional que nos enseña a determinar y a identificar las funciones que cumple una institución, considerando como función a una actividad cualquiera que se lleve a cabo.
a. Función determinante: Denominada como función del “qué hacer”, es la relación con la determinación de los objetivos que persigue la institución. b. Función Asistencial: Es la función que ayuda al “que hacer” y al “como hacer”, se llama también función adhesiva, de plana, mayor o de “staff”. Función asistencial asesora: Es la que presta ayuda mayormente a la función determinante, constituyendo una prolongación de la representación del organismo que tiene la primera función. Da más ojos y oídos a la dirección. Sistema Asistencial Auxiliar: es la que sirve o va abastecer a toda la estructura organizativa. c. Función Aplacadora: Llamada también función de operación ejecutiva o del “cómo hacer”. En la que realiza la acción necesaria para lograr los fines u objetivos trazados. d. Función interpretativa: esta función se ocupa el cuarto lugar en la secuencia de la ejecución de un organigrama, se le conoce también como función evaluadora.
EJES DE LA CONSTRUCCION Existen diferentes técnicas para la confección de organigramas las que varían según se quiere resaltar la estética del diseño o la jerarquización del personal o de las unidades estructurales.
Esquema básico: (1) UNIDADES DE NIVEL SUPERIOR
CARGOS DE ADMINISTRACION DIRECCION O MANDO
(Función determinante) (Nivel de decisión)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(2) UNIDADES DEAPOYO O AUXILIARES
UNIDADES ASOSRAS
(función asistencial, auxiliar administrativa) (función asistencial asesora y de evaluación) (nivel de servicios generales) (niveles de Servicios Técnico normativo) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(3) UNIDADES EJECUTIVAS O DE OPERACIÓN ORGANOS DE LINEA (función aplicada o de ejecución) (nivel de producción o de servicios finales o intermedios) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(4) UNIDADES EVALUADORAS
ORGANOS DE CONTROL Y FISCALIZACION
(función control) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En el esquema básico que se muestra se puede apreciar el eje funcional de dis tribución espacial. Así mismo, que existen cuatro “aspectos funcionales” bien definidos dentro de los cuales es posible ubicar a cualquiera de las unidades estructurales que integran una organización, de acuerdo al tipo de función general que cumplen.
PRINCIPIOS Y NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE LOS ORGANIGRAMAS Como ya hemos visto, la finalidad de las representaciones gráficas, de las estructuras de las organizaciones pueden ser informativa o analítica, En este Sentido la técnica de elaboración de los organigramas que aquí les ofrecemos, está de acuerdo a recomendaciones y métodos y a la información obtenida en textos de especialistas en la m ateria. a. El organigrama se expresa mediante casillas unidas entre si por líneas continuas diagramas de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. b. Cada casilla representa una función homogénea, un cargo, categoría y/o personas, de acuerdo al tipo de organigrama que requiere representar, el lugar de ubicación, y el tamaño de este dependerá del grado de responsabilidad y el tipo de función que desempeñe. c. Las casillas se unen mediante líneas verticales u horizontales. La l ínea de autoridad o de mando generalmente no debe contarse, pero en casis especiales pueden hacerse para explicar el concepto general. d. A cada mando encargado de una responsabilidad le corresponde una casilla, no puede haber otro responsable para evitar la dualidad de mando. e. Hacer un estudio y análisis de la realidad institucional o empresarial para la que se elabora el organigrama. Es indispensable. f. Definir el objeto es sumamente importante, teniendo en cuenta que la confección del organigrama debe responde al objeto propuesto. g. Determinar las funciones que darán lugar a la instauración de las jerarquías más elevadas, es necesario hacerlo. h. Determinar las actividades correspondientes de estas funciones que calificaran las jerarquías inmediatas inferiores. i. Definir los cargos y funciones, así como el enlace de la autoridad, el grado de responsabilidad y relaciones. j. Antes de preparar el proyecto, se debe cercio rar tres aspectos. Claridad del esquema. – desde el punto de vista gráfico, la representación ha de hacerse de la forma más clara y precisa que sea posible, evitando acudir a trazados que ofrezcan margen para interpretaciones diversas. Actualidad. – Un organigrama solo puede tener utilidad cuando refleja la realidad actual. Difusión. – se refiere a la difusión de los organigramas que debe llegar a todos los trabajadores, utilizando los medios más adecuados para cada realidad, folletos, boletines, revistas, etc., y finalmente el organigrama que se confecciona debe consignar en la parte superior lo siguiente:
Tipo de organigrama
Razón social de la empresa o nombre oficial de la institución
Lugar y fecha de ejecución del organigrama.
CAPITULO ll TECNICAS DE DIAGRAMACION E INTERPRETACION DE LOS ORGANIGRAMAS Técnicas de diagramación, pasos: a. Los rectángulos se dibujan en posición horizontal con trazos finos y su tamaño está en relación directa con la importancia relativa de la posición que representa y el tipo de organigrama que se elabore, cada rectángulo a una unidad estructural. b. Dentro de cada rectángulo se identifica con su nombre a la estructura que representa, también codificarse según el espacio funcional y nivel que ocupe. Tamaño de los rectángulo y formas de codificar:
En el caso de un organigrama estructural, el tamaño del rectángulo más pequeño no será inferior a 2 centímetros de base x 1 de alto. Los rectángulos indicativos de los cargos de mayor jerarquía irán aumentando alternativamente primero aumenta la base 1 centímetro, en el siguiente aumenta la altura en ½ centímetro, (por eso se dice que irán aumentando alternativamente, es decir si aumenta la base no aumenta la altura, y si aumenta la altura no aumenta la base. En el caso de un organigrama de personal, es el que como hemos visto su representación constituye un resumen del cuadro orgánico de personal, el tamaño de estos rectángulos se diferencia de lo expuesto en el caso anterior en que en estos la altura debe aumentarse en ½ centímetro dado que se debe agrupar en el espacio necesario para la información que se suministre. Este ½ centímetro esta marcado por una línea más fina que la que forma el rectángulo y estará dividido en tres partes iguales.
FORMAS DE CODIFICAR: Puede numerarse conforme a un código que uno pueda crear o puede adoptarse por el sistema decimal de codificación. En este caso cada digito simbolizara cada uno de los niveles de la estructura, de forma que tal que el número de código tendrá tantos dígitos como niveles tenga la estructura a representar.
10.00 Gerencia General
11.00 Gerencia de Finanzas y de Control.
11.10 Departamento de Finanzas.
11.11 División de Planificación
11.111 Sección financiera. -----
Gerencia general Gerencias Departamentos Divisiones Secciones 0
0
0
0
0
c.
Las relaciones de autoridad y grados de responsabilidad se indican a través de líneas rectas y continúas dibujadas en sentido vertical, saliendo de la parte media inferior del rectángulo superior y van a la parte media superior del rectángulo o línea de subordinación, de tal forma que la unión de las líneas forme un ángulo de 90 grados. d. Los tramos verticales de la línea, se llama “línea de autoridad, responsabilidad o de mando” y tramos horizontales se llama “líneas de subordinación”
Línea de autoridad
Línea de Subordinación
e. Las relaciones entre dependencias de igual nivel jerárquico se representan por líneas rectas intermitentes, indicando relaciones de coordinación horizontal. Estas líneas salen de la parte media de los lados laterales del rectángulo y van al lado lateral del otro rectángulo. Estas líneas se llaman de coordinación.
-------------------------------------
f.
Las relaciones funcionales, de “dependencia técnica” o “mando especializado” se representa por líneas entrecortadas pero oblicuas, que salen de l a parte media inferior del rectángulo de mayor nivel jerárquico y terminan en la parte media superior del rectángulo inferior.
g.
Las unidades o instituciones ajenas a la organización pero que mantienen alguna relación con esta, se representan por rectángulos o círculos y las relaciones que se tienen se expresan por líneas de elementos, estas líneas son horizontales como las de coordinación y se llaman las “de relación directa”.
FORMAS DE REPRESENTAR LAS DIRECCIONES SEGÚN EL TIPO DE SUBDIRECCION. Las direcciones se representan de tres formas según el tipo de sub dirección que corresponde: a. Cuando la dirección tiene un director adjunto, es decir cuando ambos comparten la responsabilidad de la dirección, sin separación específicas de funciones. En este caso se representa por un rectángulo dividido en dos partes iguales por una línea Horizontal.
DIRECCION
CONSEJO
b. Cuando la dirección no tiene la presidencia del cuerpo colegiado, pero participa como secretario, el consejo se representa por un rectángulo mayor en la parte superior y un rectángulo menor traslapado en la parte inferior sonde se ubica la dirección.
CONSEJO DIRECCION
c.
Cuando la dirección no participa del cuerpo colegiado en consejo se representa por un rectángulo que va en la parte superior y la dirección por otro rectángulo que va en el parte inferior unido al primero por una línea de autoridad. CONSEJO
DIRECCION
d. Los cuerpos colegiados consultivos, de función asesora, se representan por rectángulos de mayor tamaño ubicado en el espacio funcional correspondiente a la estructura de asesoramiento.
CUERPO CONSULTIVO