TEMA 31: MODERNIZACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL --RD 937/2003, de 18 J!"#, de $#de%&"'()"*& de !#+ (%)"#+ .d")"(!e+ C#&)e#+ +")#+ e& e! RD: A%)"# A%)"# Jd")"(!: Jd")"(!: el conjunto orgánico de documentos judiciales y el lugar de su custodia y clasifcación de acuerdo a las normas de uncionamiento del propio decreto. Tanto las actuaciones procesales, como los documentos D#)$e&#+ .d")"(!e+: Tanto aportados por las partes y terceros, sean escritos o por cualquier otro soporte material. E4 E4%5 %5#: #: procedimiento por el que se determina cuándo un documento debe conservarse y cuándo no, dándole el curso que corresponda. corresponda. epurgo. O.e# Regular el uncionamiento del Archivo y el procedimiento de epurgo.
6$"# de (!")()"*&! Todos los documentos judiciales consecuencia tanto de la actividad actividad judicial como de los epedientes epedientes gubernativ gubernativos os que se sustancien sustancien en "" y TT. TT. #$%&A' %()*$+&-! libro libross de sentenci sentencias, as, los de regi registr stro o y aquell aquellos os otros otros de prece precepti ptiva va llevan/ llevan/a, a, que se regirán por sus propias normas, as0 como los epedientes relativos al Registro )ivil. *o *oss Archiv Archivos os 1istór 1istórico icoss 2'aciona 2'acional, l, ni a los provi provinci nciale aless o autonómi autonómicos cos,, el de de -imancas, el de +ndias, ni el de la )orona )orona de Aragón3. &ocume &ocumenta ntació ción n generad generada a por el 4inist 4inisteri erio o 5isc 5iscal al que no sea sea incorpo incorporad rada aa epedientes de procesos o actuaciones.
C!(+e+ de A%)"#+: de 5e+"*&, e%%"#%"(!e+ e! )e&%(! A%)"#+ Jd")"(!e+ de e+"*& %isti %istirán rán en las ofcin ofcinas as judici judiciale aless o unid unidade adess análog análogas. as. )la )lasif sifcan can y custodia custodian n documen documentos tos judic judicial iales es de proces procesos os que se encuen encuentr tren en %' TR TRA4 A4+T +TA A)+6' )+6',, per perma mane neci cien endo do all all00 mien mientr tras as se sean an susc suscep epti tibl bles es de resolución o de terminación de ejecución. 7odrá drá enco encom mend endar arsse a un ser ervi vici cio o co com8 m8n n la aten tención ción de ar arch chiv ivo os de distintas salas o secciones o de distintos ju/gados. Re$"+"*& de !#+ d#)$e&#+ (! A%)"# Jd")"(! Te%%"#%"(! 7la/ 7la/o o gen gener eral al para para rem emis isió ión! n! (;#+ de+de !( "&)#()"*& del procedimiento o epedie epediente nte gubern gubernati ativo, vo, siempr siempre e que no est9 pendien pendiente te de ningun ninguna a actu ac tuac ació ión n proc proces esal al.. %ce %cepc pcio iona nalm lmen ente te pued puede e reduc educir irse se es este te pla/ pla/o o por por cuestiones de espacio. :
7la/o de remisión de (+&#+ e%$"&(d#+ por sentencia frme u otra resolución que ponga fn! 1 (;# desde la frme/a de la resolución. *a decisión de remitir los documentos corresponde al responsable del Archivo "udicial de ;estión en donde se hallen los documentos. O%de&()"*& )+#d"( de! AJ: %l -" es el encargado de la ordenación, custodia y conservación, asistido por el personal t9cnico se estable/ca y sin perjuicio de la determinación del responsable del fchero. A))e+# ( !( d#)$e&()"*&: A las partes y titulares de un inter9s leg0timo, mediante ehibición, testimonio o certifcación 2seg8n corresponda3, salvo que tengan carácter reservado. %l -" es el encargado de dar acceso en las ormas establecidas. *os documentos que puedan aectar a la seguridad de las personas, su honor, su intimidad o su propia imagen, no podrán ser p8blicamente consultados sin que conste consentimiento epreso del aectado o que hayan transcurrido <= a>os desde la echa de su muerte, si se conoce, o =? a>os desde la echa de los documentos.
A%)"#+ Jd")"(!e+ Te%%"#%"(!e+: %n cada )omunidad Autónoma habrá, como m0nimo, uno. %n )euta y 4elilla, uno en cada una. &ependen del 7residente del T-", que podrá delegar su competencia en el 7residente de la A7 o "ue/ &ecano del partido donde radique. Recogen la documentación remitida por los Archivos "udiciales de ;estión, debiendo conservarla hasta que la "unta de %purgo resuelva sobre su destino. %stará al cargo del -", designado conorme a lo siguiente!. -erá de la <@ categor0a cuando sean archivos en capitales de provincia con más de :? "" de :@ +@ yo de instrucción. %n los restantes casos será el -ecretario de ;obierno del T-" o el -" del órgano en cuyo titular delegara el 7residente del T-" su competencia sobre el archivo. %n el Archivo ;eneral de Administración será el encargado el -ecretario de ;obierno del Tribunal -upremo. A%)"# Jd")"(! Ce&%(!: %stá adscrito a la -ala de ;obierno del T-. 7ara la documentación judicial del T-, A' y demás órganos de ámbito nacional. 5unción igual a los territoriales, pero en su ámbito. %l encargado será el -" especialmente designado por el 4". %n deecto de nombramiento será el -ecretario de ;obierno del T-. A))e+# ( !( d#)$e&()"*& de! AJT # AJC *a documentación conservada estará siempre a disposición de los órganos judiciales a los que pertene/can, que podrán solicitar la remisión de <
originales, copias o certifcados, as0 como cualquier tipo de inormación, mediante solicitud del secretario. B el -" al cargo del registro denegara el acceso, dicho acuerdo será revisable por el titular del órgano judicial al que pertene/can los documentos. %n el caso de que la solicitud ya viniera autori/ada por el titular, no podrá denegarse. )uando se remitan originales, 9stos deberán ser devueltos en cuanto cese la causa de la petición.
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7eriódicamente, como m0nimo una ve/ por a>o, acompa>ada de la relación de procedimientos y actuaciones en que se integran, con arreglo a los modelos uniormes y obligatorios. *a remisión se hará por v0a inormática, conservando copia con epresión de la echa de env0o y acreditación de la recepción. Todo esto es unción del -".
ORDEN JU=/192>/200>- N#%$(+ $#de!#+ de %e!()"#&e+ d#)$e&(!e+ (%( !( %e$"+"*& de d#)$e&()"*& .%?d")( ( !#+ (%)"#+ .d")"(!e+ de !(+ CCAA +"& %(+(+#+ %e)""d#+ de! MJ %n esta orden se aprueban los modelos uniormes y obligatorios a los que se hace reerencia en el R& CDE?D antes visto y que se emplean en el env0o de documentación entre los distintos archivos judiciales y la "unta de %purgo. &icha orden sólo aplica a los órganos judiciales de ámbito nacional y en las ))AA a las que a8n no han sido transeridas las competencias en materia de medios personales, materiales y para el uncionamiento de la A". M#de!#+ de %e$"+"*& de d#)$e&#+: se recogen tres! 4odelo del aneo :, para lo que se remita desde el A"; a los A"T o al A"). 4odelo del aneo <, para las remisiones desde el A";, A"T o A") a las "untas de %purgo. 4odelo del aneo D, para las relaciones documentales que remitan cualquiera de los archivos con el fn de que el órgano judicial de procedencia confrme, en el pla/o de : mes, el transcurso de los pla/os de prescripción o caducidad. C!(+"@)()"*& #%de&()"*& de !( d#)$e&()"*& .d")"(!: *as relaciones documentales se cumplimentan por triplicado y cada ejemplar irá sellado y frmado por el -ecretario "udicial. -iempre que sea posible, se remitirá la documentación correspondiente a los procedimientos de un a>o y una serie. *as series estarán agrupadas por a>os ordenados correlativamente desde el más antiguo al más reciente. &entro de cada a>o se epresará de orma independiente cada serie documental y, dentro de cada serie, el nF de cada procedimiento de menor a mayor. )uando no es posible remitir una serie documental completa y suceda con varias remisiones reerentes a distintos a>os, las relaciones se ordenarán por D
a>os y dentro de cada a>o se epresarán las racciones de series correspondientes y, dentro de ellas, el nF de orden del procedimiento, de menor a mayor. %stas remisiones de series incompletas se agrupan en legajos.
C(!e&d(%"#+ de %e$"+"*&: se elaboran conjuntamente por los responsables de los distintos archivos y su correspondiente junta de epurgo, al principio de cada a>o natural. %n todo caso, se hará al menos una remisión anual. C#&+!( de#!)"*& de d#)$e&()"*& =#!")"d: una ve/ hecha la remisión, el órgano judicial, a trav9s de su secretario, podrá solicitar ofcialmente la consulta de datos tal como se ha descrito antes. De#!)"*&: la documentación remitida y luego solicitada para consulta deberá devolverse de orma separada respecto de la documentación de nueva entrega. *as devoluciones de pr9stamos se hacen mediante una relación en la que costará! e! *%5( .d")"(! %e$"e&e e! "# de %#)ed"$"e&# que compone la serie, indicando su naturale/a 2p.ej! sumario, abreviado, etc3, a>o, nF de procedimiento y echa. A)%ed"()"*& de !( %e)e)"*&: el órg. "udicial deberá acreditar que la documentación reGejada en la relación es la eectivamente recibida. =+(&()"*& de d(#+ d#)$e&(!e+: si en las relaciones de entrega se observaran anomal0as en los datos identifcativos, el responsable del archivo los subsanará en los tres ejemplares del modelo de remisión. Tambi9n hará constar los documentos que, aun estando relacionados en el modelo de remisión, no hayan sido eectivamente remitidos. &e todo esto se inormará al correspondiente -" por escrito. I$!(&()"*& de &e(+ e)!#5?(+: *os programas y aplicaciones inormáticas serán aprobados por el );7" a propuesta del 4" o de las ))AA con competencias. *as entregas por v0a inormática seguirán los mismos trámites que las de soporte 0sico. "$'TA- &% %(7$R;
C#&)e#: -on órganos colegiados administrativos que, por cuenta del órgano responsable del A";, determinan la eclusión o eliminación de epedientes procesales o gubernativos del 7atrimonio &ocumental o, cuando as0 proceda, su transerencia a la Administración competente en materia de 7atrimonio 1istórico. 6$"# e%%"#%"(!: una en cada )omunidad Autónoma. =ede )#$#+")"*& de !(+ JE (d+)%"(+ (! MJ ( %(+ de !( =e)%e(%?( de E+(d# de J+")"(: H
-ede en donde radique la presidencia del T-". 7resididas por un magistrado designado por el presidente del T-". = Iocales! $n 5iscal, designado por el 5iscal "ee del T-". %l ;erente Territorial del 4" 2si hay varias gerencias, la sede del T-"3. $n t9cnico superior especialista en archivos. $n titulado superior en Administración. %l -ecretario " especialmente designado por el 4". )uando sea posible, será el -" responsable del A"T de la provincia donde radique la sede del T-". Act8a como secretario.
=ede )#$#+")"*& de !(+ JE e& !(+ CCAA )#& )#$ee&)"(+: -erá la )A la que determine la sede y la composición, pero siempre presidida por un magistrado e integrada, en todo caso, por un miembro de la carrera fscal, un -" Jque actuará como secretario y un t9cnico superior especialista en archivos. Ce( Me!"!!(: una "% en cada una, adscritas al 4". )omposición! )euta! presidida por un 4do de la sección seta de la A7 de )ádi/ 4elilla! presidida por un 4do de la sección s9ptima de la A7 de 4álaga. Ambas! vocales! : miembro de la carrera fscal, : t9cnico superior especialista en archivos, : -" designado por el presidente de la "% y que actuará como secretario, : ;erente Territorial correspondiente 2para )euta el de -evilla y para 4elilla el de 4álaga3.
Re$"+"*& de %e!()"#&e+ d#)$e&(!e+ %l responsable del A"; remitirá al -ecretario de la "% una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya terminado la ejecución o en los que se declare la prescripción o caducidad por resolución. %l responsable del A"T o A"), transcurridos los pla/os legales de prescripción o caducidad, remitirá al secretario responsable del A"; una relación de todos los documentos judiciales que se hallen en ese estado para que el A"; solicite al órgano judicial la confrmación, en el pla/o de : mes, el transcurso de dichos pla/os. %stas relaciones se remitirán al menos una ve/ al a>o. De#!)"*& de !#+ d#)$e&#+ (#%(d#+ (! %#)e+# *as "% publicarán en el K correspondiente las relaciones de epedientes judiciales, as0 como una rese>a sobre dicha publicación en un diario de gran diusión, para que los interesados, en el pla/o de < meses, puedan recuperar documentos que aportaran en su d0a al proceso o solicitar certifcación o testimonio de los mismos por tener inter9s leg0timo. *a solicitud se hará por escrito ante el secretario de la "%, en el pla/o de < meses antes dicho. =
7uede solicitarse directamente o a trav9s de representante con poder sufciente.
<&)"#&($"e&# de !( JE =e+"#&e+ -erá convocada en sesión ordinaria : ve/ al a>o. -esiones etraordinarias! tantas como considere necesarias el presidente. )onvocatoria! con la antelación necesaria. %l orden del d0a será comprensivo de las relaciones de epedientes judiciales objeto de la convocatoria. %n el pla/o entre la convocatoria y la celebración, la administración competente en materia de patrimonio histórico elaborará un inorme vinculante con aquellos epedientes que por su valor histórico documental deban ser preservados. *a apreciación del inter9s histórico podrá hacerse mediante acceso a los programas inormáticos, pudiendo designar personal especiali/ado. *a asistencia a las sesiones, debidamente justifcadas, podrán dar lugar a indemni/aciones seg8n se prevea legalmente. A)e%d#+: &e acuerdo con los inormes emitidos respecto del valor histórico documental, las "% acordarán la transerencia a la administración competente para que los epedientes y documentos sean preservados. )uando se considere que no tienen dicho valor histórico, se acordará su eclusión del 7atrimonio 1istórico y su enajenación. )uando no sea aconsejable la enajenación y, en todo caso, cuando no est9n recogidos los epedientes y documentos en soporte papel, se acordará su destrucción.
A)(+ )e%"@)()"#&e+: Aprobación del acta! en la misma sesión o en la siguiente que se convoque epresamente a tal fn en el pla/o máimo de : mes. %l -ecretario de la "% remitirá a cada " o T certifcación acreditativa del acuerdo adoptado respecto de los epedientes contenidos en las relaciones remitidas por 9stos , para que el secretario del órgano 2responsable del A";3 deje constancia documentada del destino defnitivo de dichos documentos. *a misma comunicación se hará los archivos territoriales y al central, cuando proceda. B!")()"*& de %e+#!)"#&e+ de !( JE: corresponda.
en el Kolet0n ofcial que
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<"& de !( ?( (d$"&"+%("(: todas las resoluciones de la "% ponen fn a dicha v0a. E&(.e&()"*& de+%))"*&: %s unción de la admón competente en materia de provisión de medios materiales y económicos para el uncionamiento de la A". 5orma de enajenación! deberán ser destinados por el adquirente a su tratamiento para posterior reutili/ación como papel de uso com8n. *a enajenación deberá reGejarse en un contrato escrito que cumpla los requisitos de la *ey de 7rotección de &atos de )arácter 7ersonal 2* :=:CCC3. %n dicho contrato se prohibirá epresamente la divulgación de los epedientes y el acceso a los mismos por terceros. 5orma de destrucción! se hará bien mediante contrato administrativo o por convenio de colaboración con una admón p8blica con instalaciones adecuadas. *as prohibiciones son las mismas que en el contrato de enajenación.
T%(+!(d# de d#)$e&#+ $na ve/ ormali/ada la transerencia a 7atrimonio histórico, el contrato de compra venta, el convenio de colaboración o el contrato administrativo antes vistos, se remite copia al secretario de la "unta de %purgo. %l secretario de la "% epedirá certifcación acreditativa y la remitirá al -" responsable del archivo donde radiquen los epedientes, para que pueda autori/ar la entrega de los mismos. %l -", previo levantamiento de acta, autori/ará dicha entrega y dejará constancia en el archivo y en el archivo de gestión 2si no coincidieran ambos3. %l -" podrá prohibir el traslado si no se hubieran cumplido todos los requisitos vistos.
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