Bab 3 Mengikuti Tender : Proses Tender Teknik Sipil Proses tender bangunan sipil berisi tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap kontraktor yang akan mengikuti tender setiap proyek sipil, dalam proses mengikuti tender sipil, kontraktor harus melewati 5 tahap berikut: 1. Menda Mendapa patk tkan an dokum dokumen en tend tender er,, 2. Mempel Mempelaja ajatri tri dokumen dokumen tender tender,, 3. Mengiku Mengikuti ti rapat rapat penjela penjelasan san proy proyek, ek, 4. Mengana Menganalis lisis is seti setiap ap peker pekerjaa jaan, n, dan dan 5. Pena Penawa wara ran n harg harga, a,
Selain lima proses diatas, apabila kontarak yang bersangkutan dinyatakan menang, maka konsentarasi kontraktor akan beralih ke tahap yang lebih lanjut, yaitu pelaksanaan proyek dilapangan.
A. mendapatkan dokumen tender
Dokumen tender adalah dokumen yang berisi: •
Dokumen pelelangan
•
Rencana kerja dan syarat-syarat
•
Gambar arsitektur , gambar struktur, gambar mekanikal serta elektrikal.
Dokuen pelellananadalah dokumen yang dibagikan sebelum diadakan pelelangan pekerjaan. Dokumen ini berisi: •
Gambar bestek Gambar yang berupa penjelasan secara visual dari proyek yan akan didirikan. Pada gambar tersebut diperlihatkan lingkup danbentuk pekerjaan yang harus dibuat.
•
Gambar prarencana ( preliminary preliminary drawings) drawings) Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan dilaksanakan.
•
drawings) Gambar informasi (information (information drawings) Gambar ini memberikan informai tentang proyek sehingga pengikut lelang dapat menghitung dan mengajukan penawaran.
•
Gambar proyek ( site site drawings) drawings) Gambar ini memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan, dan fasilitas fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.
•
Gambar kerja (shop drawing/detail working drawings) Gambar kerja disebut juga gambar pelaksanaan dan memberikan penjelasan visual pada tiap-tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan memakai skala-skala yang memadai.
•
Gambar jadi (as-built (as-built drawing ) Kadang-kadang pada proyek yang memakai tipe design&built contract; kontraktor memproduksi gambar-gambar kerjanya sendiri dan pada akhir proyek dibuat ambar as built, artinya gambar yang betul-betul cocok dengan keadaan sebenarnya yang telah dibangun dilapangan.
Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS, bestek) didalamnya diuraikan penjabaran tugas job description) description) untu pemborong, sampaihal-hal yang sekecil-kecilnya. Secara luas dikenal isi ( job daribestek antara lain: •
Kondisi umum ( general general condition) condition) Kondisi ini memuat persyaratan-persyaratan yang berlaku umum untuksegala macam proyek konstruksi. Di Indonesia dikenal dengan A.V. san S.U. (syarat umum).
•
special condition) condition) Kondisi khusus ( special Kondisi khusus ini memuat persyaratan-peryaratan yang berlaku khusus untuk proyek tersebut, misalnya siapa pemilik proyek, siapa perencana, kapan diadakanpelelangan, dan sebagainya.
•
Spesifikasi teknik (technical specification) Spesifikasi ini meliputi merek produk yang dipakai, mutu yang dihasikan, dan cara penerjaannya. Untuk tender internasionl bestek diatas dikenal dengan nama “Instruction to Tender”
Menurut Peraturan Pemerintah yang tertuang dalam Kepres 29 Tahun 1984, rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) pekerjaan sekurang-kurangnya memuat: •
•
•
Syarat umum
Keterangan mengenai pemberia tugas;
Keterangan mengenai perencana;
Keterangan mengenai direksi;
Syarat-syarat peserta pelelangan;
Bentuk surat penawaran dan cara penampaiannya.
Syarat administrative
Jangka waktu peaksanaaan
Tanggal waktupenerahan
Syarat-syarat pembayaran
Denda atas keterlambatan
Besarnya jaminan pelelangan
Besarnya jaminan pelaksanaan
Syarat teknis
Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan
Jenis dan mutu bahan
Gambar detai, gambar konstruksi, dan sebagainya.
Pertama-tama diuraikan syarat-syarat administrasi syarat-syarat administrasi pelanggan untuk diketahui dan diikuti sacara seksama oleh calon pemborong, agar dapat mengajukan harga penawaran yang sah. Hal-hal dibawah ini umumnya merupakan isi dari persyaratab admiistrasi dari pelelangan:
•
Keterqngan tentang proyek
•
Kapan dan dimana dokumen dimaksudkan
•
Besarnya jaminan tender
•
Sertifikat lulus prakualifikasi
•
Data perusahaan (akta pendirian, fiscal, struktur organisasi, dan pengalaman kerja perusahaan)
•
Surat penawaran
•
Peraturanperaturan adminstrasi lainnya.
Bilamana calon pemborong telah memenangkan pekerjaan, maka perhatian lebih dipusatkan pada syarat-syarat pelaksanaan. Pada bagian kedua diuraikan parsyaratan pelaksanaan pekerjaan yang mnjelaskan jubungan kerja antara pihak ownwr dewngan pemborong antara lain tentang peraturan knstruksi yang perlu diperhatikan, misalnya: •
Peraturan beton Indonesia
•
Peraturan Muatan Indonesia dan lain sebagainya
•
Hak-hak kewajiban pemilik (ownwr/bouwner/principal )
•
Hak-hak kewajiban pemborong
•
Lingkup pekerjaan (uraian bestek dan gambar)
•
Syarat-syarat pembayaran
•
Force majeure
•
Pekerjaan subkontrak
•
Jadwal pelaksanaan
•
Enda keterlambatan
•
Laporan harian/mingguan
•
Peneriman pekerja atau cara engukuran
•
Masalah arbitrasi dan lain-lain
•
Syarat-syarat dan pemeriksaan barang
•
Peralatan kerja
•
Pekerjaan yang ditolak (tidak baik)
•
Perubahan harga
•
Jangka waktu pemeliharaan
•
Pemutusan hubungan kerja
Bagian ketiga spesifikasi kontrak menguaraikn syarat teknis. Spesifikasi teknis dapat dibagi menjadi tiga kategori: •
Syarat bahan Spesifikasi bahan meliputi merek, tipe, dan kualitas dari bah an tertentu.misalnya:
•
Tegel P.C. abu-abu ukuran 20x20 m2 ex Panti
Asbes gelombang (besar) ex Semen Gersik
Kayu jati ex Bojonegoro
Syarat pekerjaan (proses, workmanship) Spesifikasi tentang pekerjaan, proses, workmanship meliputi cara pengolahan bahan bangunan asal menjadi bangunan struktur, standar kerjayang diinginkan, metode dan urutan
kerja
dari
penyusutsn-penysutan
atau
pemasangannya
toleransi
yang
diperkenankan, dan ain sebagainya. Juaga dicantumkan pengamanan kerja, kecelakaan, dan metode-metide kerja yang tak boleh digunakan, misalnya pekerjaan urugan pasir untuk pondasi jalur jalan harus dilaksanakan per lapis denganlketebalan maksimal 25 cm memakai mesin pemadat getar (vibrocompactor) seberat 2 ton. Pemadatan yang dilakukan tanpa alat getar tidak diperkenankan.
•
Syarat produkyang dihasilkan spesifikasi pekerjaan instalasi/mekanikal meliputi kapsitas, prestasi kerja, penampilan, dan operasi dari peralatan serta prosedur testing di lapangan sebelum diadakan berita acara penyerahan pekerjaan tersebut, misalnya:
Mutu beton K225
Pemadatan tanah sampai CBR 90%
Membuat sumur yang menghasilkan air dengan kapasitas Xm3/dt
Pada prinsipnya semua keterangan harus diuraikan dengan akurat, dan tidak mengundang interpretasi yang bermacam-acam. Suatu spesifikasi yang tidak jelas merupakan sumber perselisihan dan pertenkaran.
B. Mempelajari Dokumen Tender
Dalam tahap ini kontraktor atau pemborong harus mempelajari semua isi dokumen tender tersebut. Dengan mempelajari dokumen tender. Dengan mempelajari dokumen tender, kontraktor dapat mempersiapkan perhitungn biaya kostruksi proyek sehingga kontraktor dapat membuat suatu penawaran berdasarkan dokumen tender tersebut. Kontraktor dalam membuat harga penawaran harus membuat suatu catatan pertanyaan untuk hal-hal yang tidak jelas dalam dokumen tender tersebut. Kemudian, hal-hal yang tidak jelas ditanyaka dalam sesi rapat penjeasan pekerjaan. Selain itu kontraktor juga mempersiapkan klegkapan semua dokumen administrative sebab apabila ada kelalaian pada salah satu dokumen adminitratif, maka peserta tender dinyatakan gagal atau gugur. Hal ini perlu diperhatikan kontraktor agar dapat memenangkan sustu tender. Pada saat penyerahan harga penawaran kontraktor juga harus dapat meyakinkan kepada panitia tender dengan memerlihatkan kelebihan perusahaan yang dimiliki dalam berbagai hal yang dapat mengubah nilai plus antara lain: •
Metode kerjanya
•
Peralatan yang dipakai
•
Kualifikasi personel yang dipakai
•
Kualitas perusahaan
•
Dan lain-lain
C. Mengikuti Rapat Penjelasan Pekerjaan
Pertemuan diadakan untk tatap muka antara para peminat/calon kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek proyek pemerintah, rapat ini biasanya diselenggarakan oleh panitia pelelangan,pembicaraanya berkisar pada dua bidang yaitu administratif dan teknis.
Pada bidang administratif dijelaskan perstyaratan-persyaratan yang tercantum daam dokumen tendr seandainya terdapat hal-hal yang masih meragukan misalnya tentang syaratsyarat peserta pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, dan lain-lain. Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain tentang modifikasi baru atau ukuranukuran gambar ang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar-gambar konstruksi yang sulit dimengerti atau dibaca, serta kesalahan-kesalahan tulis yang terjadi. Hasil temu wicara ini dibuatkan berita acara penjelaan (aanwijing) dan ditandatangani oleh dua wakil daridua calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat. Dokumen berita ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan (addendum). Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yang pertama ini dirasakan belum menyelesaikan semua maalah dokumen tender dengan tuntas, maka dapat diadakan temu wicara yang kedua. Biasanya halite apat terjadi setelah diadakan tinjauan ke lapangan oleh calon peserta sebelum mereka membuat suatu pnawaran mempunyai arti yang sangat penting. Banyak hal yang tidak dapt dilihat dengan jelas di lapangan. Cara yang efektif untuk mendaptkan sebanyak mungkin informs di lapangan adlah dengan mempersiapkan tabel-tabel pertanyaan sebagai berikut: •
Topografi, kemiringan tanah, dan batas-batas lokasi.
•
Kondisi tanah, muka air tanah tertinggi dan terendah, stabilitas, permabilitas,dan sebagainya.
•
Saliran-saluran air yang ada, listrik , gas, telepon, dan lain-lain.
•
Jalan masuk ke lokasi
•
Kondisi cuaca setempat
•
Kemungkinan menerapkan beberapa metode konstruksi.
•
Jasa pelayanan yang ada di sekitar lokasi.
•
Instalasi lapangan dan bangunan-bangunan sementara.
•
Matrial setempat yang bisa di dapat
•
Tnaga kerja
•
Jalan transportasi
•
Kondisi lingkungan dan budaya masyarakat setempat.
D. Menganalisis Setiap Pekerjaan 1. Volume setiap pekerjaan
Biaya langsung didapaat dengan mengalikan volume/kuantitas suatu pos pekerjaan dengan haarga satuan (unit cost) pekerjaan tersebut. Harga satuan pekerjaan tersebut terdiri dari harga bahan, upah buruh, dan biaya peralatan. Volume/kuantitas pekerjaan dihitung menurut satuan dari harga satuan. Dimensi keduanya harus cocok. Contoh: jika menggunakan harga satuan memakai Rp/m2 maka volume/kuantitas dihitung dengan satuan m2, sedangkan jika menggunakan harga satuan memakai Rp/m3 maka volume/kuantitas dihitung dengan satuan m3 Volume tidak lain adlah panjang x lebar x tinggi. Jadi, untuk mengukur tiggal mengukur gambar bestek. Pkerjaan menghitung volume dilakunan dengan memperhatikan skala gambar. Untuk proyek-proyek tertentu, pada waktu penjelasan pekerjaan (aanwijzing ) volume/kuantitas pekerjaan sudah diberikan kepada rekanan/kontraktor. Volume-volume ini ditulis dalam buku bill of quantity yang seharusnya dibuat oleh quantity suveyor , yaitu suatu badan yang membantu konsultan perencana, khusaua dalam menghitung volume pekerjaan. Pada jenis tender lain, para peserta tenderlah yang diminta mencocokkan sendiri perhitungan volumenya satu dengan yang lain, sebelum tender. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan teknis dalam perhitungan volume sehingga pada waktu evaluasi lebih mudah membanding-bandingkan rekanan-rekanan yang satu dengan yang lain. Namun, pada umumnya, rekanan masih harus menghitung sendiri volume dan kuantitas pada waktu mengajukan penawaran. Apabila tampak adanya perbedaan antara gambar bestek dan bestek/spesifikasi/rencana kerja dan syarat-syarat, atara denah dan gambar detail, antara gambar arsitektur dengan gambar sipil, maka bacalah kembali bestek, dan carilah keterangan yang berlaku. Untuk hal-hal yang belum jelas, harap ditanyakan pada waktu penjelasan pekerjaaan. Ingatlah bahwa Berita Acara Penjelasan Pekerjaan( aanwijizing) merupakan dokumen yang sah untuk segala perubahan yang dibuat. Bila bertentangan dengan bestek/RKS, maka berita acara penjelasan itu yang berlaku. Untuk memperjelas apakah gambar bstek itu sesuai dengan yang ada dilapangan ayng sebenarnya atau tidak ( misalnya keadaan dan ketinggian tanah asal, keadaan medan, dan lingkungan), maka rekanan perlu mengadakan survey lapangan (site inspection)
Peninjauan lapangan ini biasanya dilakukan setelah acara rapat penjelasan pekerjaan selesai. Untuk proyek tertentu, mungkin saat peninjauan ke lapangan sangat terbatas. Bahkan mungkin hanya satu kali saja. Supaya tidak ada yang luput atau terlupakan dari pengamatan para rekanan, sebaiknya disiapkan suatu daftar pertanyan.
2. Analisis Harga Satuan untuk Kebutuhan Bahan dan Ongkos Pekerjaan
Harga satuan dapat dianalisis dengan berbagai cara. Cara lama yang masih dipakai memakai analisia biaya (BOW) dari zaman Belanda. Sebagai contoh: •
Untuk mengerjakan pekerjaan 1m3 galian tanah biasa diperlukan tenaga dan biaya dari : 0.75 pekerja dan 0.025 mandor.
•
Untuk mengerjakan pekerjaan beton konvensional dengan campuran perbandingan volume 1ps : 2pc: 3 kerikil, diperlukan tenaga dan biaya dari:
0.82 m3 kerikil
0.54 m3 pasir
6.8 zak portland cement
Tukang batu
Kepala tukan batu
6 pekerja
0.3 mandor
Bila dibandingkan dengan keadaan sekarang, maka banyak koefisien-koefisien dari BOW (Burgerlikje Openbare Werken) yang sudah tidak cocok lagi. Lagipula terdapat banyak jenis pekerjaan yang belum tercantum di dalamnya, misalnya lapisan sitru jalan, beton prektikan, aspal beton, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, pada praktiknya para kontraktor mengumpulkan data-data historis dari pengalaman pengalaman kerjanya dan menjabarkannya sebagai koefisien-koefisien BOW yang lebih mendekati kondisi dan situasi setempat. Dengandemikian, koefisien-koefisien BOW tersebut dipebaiki dengan angka-angka yang lebih akurat. Tapi sayangnya sampai saat ini belum terlihat ada suatu penyempurnaan BOW ini sehingga yang dipakai adalah standar biaya secara nasional.
Metode yang lain untuk perhitungn tenaga manusia adalah man day atau man hour. Stu man day artinya upah kerja dibayarkan kepada satu orang yang bekerja selama satu hari. Pada tahun 1973, Direktorat Jendral Bina Marga yang pernah membuat analisis dengan cara ini. Salah satu contoh perhitungan dengan harga satuan memakai man-day telah dilkukan. Isinya sebagai berikut:
Galian tanah (lunak) = 0.7 man day/ m3
Timbunan dengan pemadatan (lunak) = 0.52 man day/ m3
Adukan aspal / hotmix = 11.0 man day / m3
Menyetel tulangan beton = 77 man day / m3
Sementara itu, patoksn nilai uangnya sebagai b erikut:
1 man day = harga ± 5 kg beras
1 man hour = harga ± 1¼ kg beras
Jam kerja efektif dianggap 4 jam sehari
Perlu diketahui bahwa di daalam perhitungan masih harus dikalikan dengan faktor-faktor lainnya seperti pengaruh-pengaruh jam kerja efektif, macam tenaga kerja, lamanya kerja, adanya kepadatan penduduk, tenaga pinjaman, persaingan tenaga kerja, dan pengaruh-pengaruh lainnya.
3. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan pada Perhitungan Harga Satuan Bahan, Ongkos Kerja, dan Peralatan
Berikut ini hal yang perlu diperhatikan pada perhitungan harga satuan bahan, ongkos kerja, dan peralatan: •
Bahan bangunan Untuk menghitung biaya untuk kebutuhan bahan yang diperlukan:
•
Bahan/sisa yang terbuang
Harga loco atau fracto
Cari harga terbaik yang masih memenuhi syarat bestek
Cara pembayaran pada suplier
Upah buruh
Untuk menghitung upah buruh dibedakan upah harian, borongan per unit volume, atau borongan keselurhan (borongan dol) untuk daerah daerah tertentu.
Sekain tarif upah perlu diperhatikan faktor-faktor kemampuan dan kapasitas kerjanya
Perlu diketahui baik buruh atau mandor dapat diperoleh di daerah sekitar atau tidak. Kalau tidak berarti harus didatangkan buruh dari daerah lain. Ini menyangkut ongkos transport, penginapan, gaji ekstra, dan lain sebagainya.
•
Undang-undang buruh yang berlaku perlu diperhatikan.
Peralatan
Untuk peralatan yang disewa peru diperhatikan ongkos keluar masuk garasi, ongkos buruh untuk menjalankan alat, bahan baku, dan reparasi kecil.
Untuk alat ayng perlu dibeli perlu diperhatikan bunga investasi, depresiasi, reparasi besar, pemeliharaan, dan ongkos mobilisasi.
•
Urutan pekerjaan
Pekerjaan persiapan
Pekerjaan pengukuran
Pekerjaan tanah
Pekerjaan pondasi
Pekerjaan pemancangan
Pekerjaan beton
Pekerjaan dinding
Pekerjaan plesteran
Pekerjaan kayu
Pekerjaan baja konstruksi
Pekerjaan logam arsitektur
Pekerjaan peunci dan penggantung
Pekerjaan plumbing (penyediaan air)
Pekerjaan instalasi fire alarm system
Pekerjaan pekerjaan hydrant dan instalasinya
Pekerjaan instalasi penangkal petir
Pekerjaan listrik dan sistem udara
Pekerjaan sistem PABX
Pekerjaan sistem CCTV
Pekerjaan eskalator dan elevator
Pekerjaan instalai AC
Pekerjaan pengecatan
Pekerjaan pagar kompleks bangunan
Pekerjaan kaca
Pekerjaan finishing dan interior
Pekerjaan pertamanan/ landscape dan penghijauan
Pekerjaan pembersihan
E. Penawaran Harga
Pada waktu yang ditentukan semua calon peserta membawa penawarannya dan dimasukkan kedalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum tender dibuka. Pada jam yang telah ditentukan ketika pemasukan surat penawarn dinyatakan ditutup, baru masing-masing amplop penawaran dibuka satu per satu di hadapan yang hadir. Harga penawaran beserta kelengkapan-kelengkapan administaratif dibaca keras-keras dan ditulis pada papan pengumuman. Bilamana terdapat kesalahan pada salah satu persyaratan administratifnya, maka calon peserta dinyatankan gugur dari calon pemborong. Kontraktor yang telah memasukkan harga penawaran beserta kelengkapan administratifnya harus juga dapat memberikan jaminan tender (bid-bos) kepada pemilik proyek. Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyataan bahwa perusahaan atau kontraktor sungguh-sungguh melakukan pekerjaan ini dan bilamana perusahaan atau kontraktor mengundurkan diri, maka jaminan tender tersebut akan masuk ke kantong pemilik. Besarnya
jaminan tender diatur dalam dokumen tender dan umumnya berkisar antara 1% sampai dengan 3% dari biaya total pekerjaan fisik proyek.
F. Tender
Untuk proyek-proyek pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi, maka panitia pelelangan menetapkan calon-calon pemenang yang diusukan pada instansi berwenang, yang kemudian menetapkan
pemenangnya.
Dari
hasil
keputusan
pemenang
tadi,
panitia
pelelangan
mengumumkan hasilnya. Kemudian, bila tidak ada sanggahan, penolakan, atau apabila semua sanggahan telah dijawab, maka tugas panitia pelelangan telah berakhir. Kemudian, pimpinan proyek mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja). Untuk proyek-proyek non-pemerintah, calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh panitia kemudian diberi tahu secara tertulis dan sifat pemberitahuan dapat berbebtuk sebagai berikut: •
Dengan memakai SPK Di dalam surat tersebut calon pemenang yang bersangkutan dinyatan menang dan diminta dalam tempo sekian hari sudah harus memulai pelaksanaan fisiknya di lapangan. SPK ini sifatnya mengikat dan dinberikn terlebih dahulu untuk mempercepat pelaksanaan administratifnya. Meskipun kontrak kerja belum ditandatangani oleh kedua belah pihak. Untuk tender internasional istilahnya adalah letter to proceed .
•
Dengan memakai surat pemberitahuan (letter of award ) Surat ini isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang dan sekaligus menjadi tanda bagi calon kontraktor tersebut untuk memulai persiaan administratif. Letter of award dibuat karena adanya kaitan dengan pihak ketiga misalnya untuk kontrak-kontrak internasional yang sifatnya antara pemerintah (Government to Government / G to G) atau apabila dananya terdapat di bank internasional.
G. Pelaksanaan Proyek di Lapangan
Pelaksanaan proyek dilapangan dibagi menjadi tiga elemen yang sangat penting dalam menunjang sukses tidaknya kinerja suatu perusahaan yang telah memenangkan suatu tender. Berikut ini adalah tiga hal tersebut: 1. Organisasi kerja
Pada saat sebuah tender penawaran dinyatakan menang, maka kegiatan administrasi proyek akan beralih ke lapangan. Dalam menyusun organisasi kerja di lapangan prinsip dasar manajeman harus diperhatikan dengan baik terutama faktor-faktor berikut: •
Jalan intruksi harus sependek mungkin.
•
Masing-masing staf personel harus memiliki uraian pekerjaan ( job description)
secara jelas, terperinci, dan dibuat oleh atasannya. •
Masing-masing individu harus dibekali dengan wewenang untuk mengambil
keputusan yang sesuai dengan jabatannya. •
Iklim kerja harus dibina dan dipelihara untuk memungkinkan setiap orang bekerja
secara maksimal, sepadan dengan kapasitas dan kapabilitasnya. Dengan demikian, kerja sama dapat berjalan tanpa hambatan. •
Konsederasi untuk kelangsungan hidup organisasi perusahaan perlu diadakan
dengan cara latihan di semua lapisan, mengembangkan SDA,
melakukan alih
teknologi, dan pengetahuan dalm rangka mempersiapkan ke jenjang yang lebih tinggi bagi staf personelnya.
Organisasi pemilik proyek di lapangan, pada umumnya struktur organisasi yang ada dari pihak pemilik akan sulit dibebani tanggung jawab untuk mengendalikan proyek secara langsung mulai dari proses peelaksanaan sampai selesai. Cara menanganinya dengan membentuk Gugus Tugas (task force) yang penempatannya dikoordinasi di bawah pengelolaan seorang pemimpin proyek.. Umur gugus tugas ini sama halnya dengan pelaksanaan proyek sehingga apabila proyek telah selesai dikerjakan, maka otomatis gugus tugas itu akan bubar. Pihak pemilik proyek biasanya menempatkan seorang resident enginer atau PPHP (Pimpinan Pelaksana Hari Proyek) atau PROMA ( Project Manager ) yang pada dasarnya mewakili pihak pemilik proyek. Bilamana perusahaan pemilik cukup besar, maka pengelolaan proyek ditangani oleh LITBANG (Bagian Penelitian dan Pengembangan). Dengan demikian Proma atau PPHP umumnya diambilkan dari bagian tersebut dan bertanggung jawab kepada manajemen atas. Proma atau PPHP akan dibantu dengan stafnya sebagai gugus tugas proyek apabila lingkup dan ukuran proyek cukup besar. Proma atau PPHP harus memiliki otoritas dan wewenang yang cukup untuk mengemban tugasnya sebagai wakil pemilik proyek di lapangan. Seprang resident engineer mungkin dapat disetarakan dengan pengelola teknik proyek.
Tugas utamanya adalah memonitor pekerjaan kontraktor dan sub kontraktor dengan tujuan supaya hasil pekerjaan di lapangan akan benar-benar sesuai dengan gambar dan spesifikasi kontrak serta memenuhi persyaratan pelaksanaannya. Bilamana pekerjaan yang ditangani melebihi kapasita staf personel yang tersedia maka umumnya pihak pemilik proyek akan melibatkan pihak ketiga, yaitu konsultan pengawas sebagai pembantunya. Secara garis besar resident engineer dalam tugasnya sehari-hari di lapangan adalah memelihara kerjasama dengan pimpinan proyek kontraktor. Hubungan ini merupakan hubungan resmi dan formal. Tujuan utam dengan terselenggaranya hubungn kerja sama yang baik, yaitu menyelesaikan proyek dengan berhasil. Dalam rangka mengamankan kepentingan pihak pemilik yang diwakilinya, seorang resident engineer tanpa mengurangi tuntutan spesifikasi berusaha sebaik mungkin membantu dan mempermudah pekerjaan kontraktor. Dia harus mampu mendapatkan hasil pekerjaan kontraktor yang baik, tanpa direpoti hal-hal yang tidak relevan dengan pekerjaan. Faktor kejujuran dan keadilan dalam mengambil keputusan yang cepat dan mantap perlu dimilikinya. Bilamana lebih dari sebuah kontraktor yang terlibat, maka seorang resident engineer juga berperan sebagai koordinator sehingga pekerjaan dari para kontraktor tidak saling menghalangi atau tumpang tindih. Kemampuan lain yang harus dimiliki resident engineer, yaitu menginterpretasikan gambar-gambar, spesifikasi, dan kondisi umum dari kontrak secara baik dan tidak berat sebelah. Semua tes-tes di lapangan dan inspeksi kualitas pekerjaan di lapangan adalah tugasnya dibantu dengan stafnya. Dia bertanggung jawab atas kelengkapan dan pembuatan dokumen prestasi kerja. Memeriksa permintaan angsuran(progress plan) kontraktor, dan memberikan penyelesaian akan hasil yang telah dicapai oleh kontraktor. Dengan demikian, resident engineer memberikan persetujuan untuk
pembayaran atas bagiannya termasuk dari pemborong tersebut dan
mengusahakan bahwa uang yang dibayarkan dapat cepat sampai ke tangan kontraktor. Perubahan volume dan macam pekerjaan, misalnya: •
Pergantian macam pekerjaan,
•
Tambahan kerja,
•
Pengurangan volume pekerjaan,
•
Penghapuan pekerjaan
•
Kerja ekstra. Semua itu dapat dilakukan resident engineer bilamana situasi di lapangan dan kondisi
lainnya memaksanya demikian. Perubahan desain sering terjadi pada waktu pelaksanaan karena dinilai lebih efisien dalam melancarkan pelaksanaan proyek. Perusahaan desain ini membawa konsekuensi perubahan volume dan macam pekerjaan (work changes) yang mana sebelumnya tentu telah ada yang diganti. Semua perubahan yang terjadi dalam tahapan perkembangan implementasi proyek harus direkam dalam set gambar yang disediakan. Dengan demikian, pada waktu akhir kontrak ia akan mendapatkan rekaman gambar yang up to date dari struktur yang telah selesai (as built drawing ). Gambar-gambar ini dipersiapkan sejalan dengan berkembangnya perubahan-perubahan konstruksi dan memperlihatkan detail-detail yang berbeda dari desain yang semula. Gambar ini bersama dokumen tertulis yang lain merupakan dasar untuk menaksir/menilai bilamana ada perubahan pembayaran akibat pekerjaan yang bertambah atau berkurang dari kontraktor. Pertemuan rapat kerja lapangan secara berkala diorganisasi oleh resident engineer guna membicarakan kemajuan kerja dan masalah-masalah yang perlu dipecahkan secara bersama. Rapat semacam ini harus dihadiri oleh kontraktor dan sub-kontraktor yang terlibat alam implementasi proyek. Tujuan rapat ini bukanlah untuk merencanakan dan mengorganisasi tugas pekerjaan kontraktor, melainkan untuk meninjau hasil pekerjaan yang sedan ditangani. Frekuensi pertemuan lapangan sendiri ini bergantung pada informasi masalah yang dibahas. Umumnya antara dua minggu sekali sampai satu bulan sekali. Dengan kata lain, fungsi resident engineer bersama stafnya adalah untuk melihat bahwa pemilik proyek menerima hasil pekerjaaj yang diselesaikan oleh pemborong sesusi dengan uang yang dibayarkan kepadanya.
Struktur organisasi lapangn yang tepat bagi sebuah proyek tergantung dari hal-hal berikut ini: •
Lingkup dan besarnya proyek,
•
Sifat hubungan kontraktual dengan klien.
•
Kebijakan perusahaan.
•
Anggota staf yang tersedia untuk proyek tersebut.
Dari pihak kontraktor akan menempatkan stafnya ayng dipimpin oleh manajer lapangan
Penentuan jumlah dan tipe personel/staf yang ditempatkan di lapangan sangat bergantung pula pada ukuran besarnya proyek dan macam pekerjaannya. Bagan organisasi lapangan dapat berbentuk sebagai berikut:
Gambar 2 Bagan Organisasi Lapanagn
Proyek manajer sebagai pimpinan keseluruhan proyek mengetahui situasi dan status dari proyeknya dan dapat mengoordinasi kegiatan bawahannya. Tujuan kepemimpinannya adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan persyaratan yang telah ditntukan dalam spesifikasi dan berjalan mengikuti program kerja yang direncanakan dalam janka waktu dan biaya yang telah ditentukan. Disamping itu, ia harus mengamankan laba yang telah digariskan oleh piminan perusahaan tanpa harus mengorbankan kualitas pekerjaaan. Bagian departemen engineering dikelola oleh perekayasa proyek (project engineering) yang bertanggung jawab atas: •
Rencana tapak dan rancang bangun
•
Rencana, penjadwalan, dan pengontrolan proyek
•
Kontrol kualitas dan pngujiannya.
•
Engineering lapangan.
•
Pematokan dan pengukuran.
•
Permintaan pembayaran
Sub bagian kepala kantor bertanggung jawab atas: Menyajikan laporan evaluasi prestasi pekerjaan lapangan secara berkala dan biaya
•
yang terpakai. •
Membuat estimasi biaya
•
Mengelola buku laporan proyek yang harus diisi setiap hari oeh engineer
lapangan tentang:
Cuaca
Material yang tiba
Absensi tenaga kerja
Peralatan kerja
Program kerja
Masalah lapangan
Keadaan istimewa
Pembuatan permintaan pembayaran
Membuat gambar detail rancang bangun
Membuat as-built drawing, bekerjasama dengan pihak pemilik
Subbagian engineering perencanaan bertanggung jawab atas: •
Laporan kemajuan fisik proyek ( progress report )
•
Jadwal pelaksanaan(construction schedule)
•
Pekerjaan tambah-kurang dan keterlambatan.
Subbagian engineer lapangan dan juru ukur melaksanakan pengukuran di lapangan, pengujian bahan, pengukuran volume bahan dan pekerjaan, inspeksi lapangan, dn pengawasan. Pengawasan secara langsung terhadap tenaga kerja di lapangan, pemakaian lapangn kerja dan bahan, pembagian pekerjaan antar kelompok kerja, memecat dan mempekerjakan seseorang dalam kelompok kerja tertentu, dan kualitas dari konstruksi merupakan tugas dan tanggung jawab dari kepala pelaksanaan (chief foreman) atau disebut juga construction superintendent. Bila ada pekerjaan yang disubkontrakkan, maka kepala pelaksanalah yang mengorganisir pekerjaannya dengan timnya. Disamping itu, ia harus dapat bekerja sama denagn bagian akuntansi untuk memastikan bahwa gaji yang tepat dan data biaya yang dikeluarkan oleh anak buahnya sesuai dengan anggaran yang disediakan. Bersama bagian perekayasaan, ia menetapkan jumlah pesanan material yang akan dipakai. Pemesanan peralatan kerja yang akan dipergunakan sembari memerhatikan persyaratan keseluruhan aspek teknis pelaksanaannya. Dia juga harus menjaga peralatan yang disewa agar dioperasikan dengan semestinya oleh anak buahnya. Tujuan utama dalam bekerja ialah menjamin nilai kualitas pekerjaan yang tinggi sesuai dengan spesifikasi dengan biaya minimum. Sering pengalaman kerjanya dimanfaatkan ole bagian engineer perencanaan (planning engineer ) untuk berkonsultasi masalah-masalah kebutuhan tenaga kerja, tenggang waktu aktivitas-aktivitas pekerjaan, metode praktis pelaksanaan beserta anak buahnya merupakan kelompok inti proyek yang menjadi motor pekerjaan sehingga membuahkan produk bangunan konstruksi.
Bergantung pada kerumitan proyek serta kemampuan personel-personel yang terlibat, kepala pelaksana dapat ditempatkan lahgsung dibawah manajer proyek atau dibawahi oleh perekayasa proyek. Bagian akuntansi memiliki tugas membuat/mencatat pengelolaan keuangan proyek, menyiapkan daftar gaji, melaksanakan tertib administrasi perkantoran proyek, dan pekerjaan pekerjaan administratif lainnya. Pengenalan akan pekerjaan di lapanganserta liku-likunua akan membantu mereka mendapatkan pengertian yang lebih jelas tentang terminologi pekerjaan, metode konstruksi, pekerjaan, den sebagainya. Tugas utama bagian akntansi adalah pada dua bidang pekerjaan : •
Bidang perencanaan pembayaran sebelum pekerjaan dilaksanakan, dalam hai ini berhubungan dengan bagian perekayasaan.
•
Bidang akuntansi yang mengatur pengadaan dana dan yang mengalokasikan jumlahnya.
Status laporan proyek yang berkenaan dengan biaya proyek muncul pada bagian ini. Estimator proyek mengumpulkan data-data pembiayaan dan mengolahnya menjadi laporan proyek untuk kemudian dipakai sebagai dasar masukan bagi manajer proyek. Tujuan utama pengadaan pekerjaan estimator proyek yaitu: •
Mendeteksi pembiayaan yang tidak efisien dan saran untuk menanggulanginya.
•
Membuat ramalan tentang pemakaian dana untuk pekerjaan mendatang dapat
disiapkan tepat pada waktunya. Banyak pekerjaan proyek yang terbengkalai atau terlambat
karena
penyediaan
dana
untuk
kebutuhan
yang
mendatang
tidak
dipikirkan/diramalkan jauh-jauh hari sebelumnya.
Pendekatan yang paling baik organisasi pemborong untuk pekerjaan yan besar adalah dengan cara WBS (Work Breakdown Structure). Pada prinsipnya tugas proyek yang besar dipecah-pecah menjadi struktur yang dapat diatasi secara mandiri serta disesuaikan dengan lokasi dan macam-macam pekerjaan yang dilaksanakan. Dalam contoh di atas pembagian pekerjaan lebih mendetail untuk masing-masing subproyek dapat dikembangkan lagi. Hal ini akan terjadi bilamana proyek makin berkembang dan makin sibuk. Sebuah proyek yang besar dapat mempekerjakan sampai ribuan orang dalam waktu beban pekerjaan mencapai puncaknya. Menjelang akhir proyek selesai, struktur
organisasinya juga akan menyusut, menyesuaikan dengan situasi dan kondisi pekerjaan di lapangan. Pada proyek konstruksi yang relatif kecil, pos pekerjaan yang dapat dirangkap akan menjadi tanggun jawab satu orang. Beberapa alternatif penempatan staf personel di lapangan dapat dirinci sebagai berikut: •
Bagian
akuntansi,
pembelian
barang,
administrasi
teknis
perekayasaan
ditempatkan di kantor pusat. Sementara yang bertugas di lapangan dalah kepala pelaksana beserta anak buahnya. Alternatif ini umumnya dipilih apabila lokasi proyek dan kantor pusat pemborong tidak terlalu jauh. •
Engineering perencana, estimator, dan bagian logistik ditempatkan di lapangan
bila lokasi proyek amat jauh •
Tipe kontrak yang sifatnya lumpsum cenderung menempatkan staf personel yang
sungguh-sungguh dibutuhkan di lapangan, dengan maksud untuk menekan biaya tidak langsung sekecil mungkin, lain halnya apabila kontrak diselesaikan dengan tipe prime cost contracts.
Pada proyek konstruksi yang menggunakan peraatan berat secara intensif, perlu dipikirkan penempatan seorang manajer peralatan (plant manager ) yang membawahi tiga fungsi pekerjaan sebagai berikut: •
Operasi dan pemeliharaan yang dipimpin oleh operator.
•
Reparasi/service yang dipimpin oleh kepala mekanik (chief mechanic)
•
Pendukung (gudang spare part, perkakas kerja) yang dipimpin kepala bengkel.
Pada bagian operasi pemeliharaan bertanggun jawab memenuhi kebutuhan peralatan berat yang siap dipakai. Kapan suatu peralatan berat siap dipakai. Kapan suatu peralatan berat sudah saatnya diservis dan mengetahui secara tepat mana masing-masing peralatan itu sedang bekerja dan apa kerjanya. Bagian reparasi bertanggun jawab pada keadaan “siap pakai” pada alat-alat yang dipakai. Lokasi bagian pendukung pada umumnya dijadikan satu dengan bagian produksi acuan ( formwork ), pekerjaan metal/perpipaan, dan bagian pembesian.
Metode pengelolaan
alat-alat
berat
yang banyak dipakai, yaitu
dengan cara
“menyewakan” peralatannya pada pihak proyek, seolah-olah plant departement “berdiri sendiri” di luar proyek, Hal ini dilakukan untuk mendapat efektifitas kerja bagian peralatan dalam proses pembangunan konstruksi.
2. Sarana Pelengkap Fasilitas Lapangan ( Site
Installation)
Perencanaan pelaksanaan pekerjaan proyek konstruksi di lapangan tidak dapt terlepas dari pelengkapan sarana tempat kerja dan fasilitasnya. Fungsinya sama dengan “dapur” untuk mengolah bahan/material menjadi “produk” bangunan konstruksi. Sebagai penjelasan gambar di bawah ini menggambarkan proses perubahan dari masukan yang berupa material, orang, peralatan, dan metode menjadi keluaran yang berbebtuk bangunan konstruksi.
Meterial
_
Orang_______________
Produk
Bangunan Kontruksi
Peralatan_____________ Lapangan Metode_____________
“Dapur”
Gambar 3. Proses pekerjaan proyek konstruksi
Perencanaan fasilitas lapangan memberikan peran yang besar dalam persiapan kerja (work preparation). Kesalahan dalam perencanaan dan penempatan instalasi di lapangan akan berakibat penanbahan biaya proyek dan mempersulit pelaksanaan konstruksinya. Elemen-elemen fasilitas lapangan umumnya yang perlu dipikirkan dalam pelaksanaannya yaitu: •
Kantor lapangan. Bilamana diperlukan, dapt dilengkapi dengan tempat tidur/bermalam.
•
Gudang penyimpanan bahan bangunan seperti peralatan sanitasi, pipa dan lain lain dan tempat penyimpanan peralatan kerja (pompa air, beton vibrator, dan lain lain). Tempat
penyimpanan bahan bakar harus diletakkan jauh dari sarana yang lain untuk menghindari bahaya kebakaran. •
Tempat kerja untuk menyiapkan acuan, pembengkokan dan pemotongan besi beton, membuat pra-cetak, dan lain lain.
•
Peralatan transport untuk memindahkan bahan-bahan dari satu tempat ke tempat lainnya, misalnya menara angkat (tower crane).
•
Bengkel mekanik/listrik dan tempat persediaan suku cadang.
•
Laboratorium untuk menguji kualitas bangunan yang diproduksi.
•
Garasi atau tempat parkir kendaraan-kendaraan transport.
•
Fasilitas penerangan (gen-set), air bersih, kompresor, komunikasi (telepon SBB) tergantung kebutuhan dan situasi setempat.
•
Fasilitas pembuangan air kotor/WC dan sampah-sampah sebagai hasil produk sampingan dari proses pelaksanaan. Seperti oli mesin, potongan-potongan kayu, besi beton, peralatan kerja yang rusak, dan lain sebagainya.
