TEORIA GENERAL DE SISTEMAS Teoría General de Sistemas Aplicado a las Organizaciones
EQUIPO DE TRABAJO N° 04
Índice de Contenido INTRODUCCIÓND ................................................................................................................................... 2 CONCEPTOS CLAVES .............................................................................................................................. 2 LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................................ 3 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS .................................................................................................................. 3 LA ORGANIZACIÓN Y SU AMBIENTE ....................................................................................................... 3 LA EMPRESA COMO UN SISTEMA .......................................................................................................... 3 MODELO DE SISTEMA ABIERTO ............................................................................................................. 4 PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS ....................................................................................................................... 5 APLICACIONES DE TGS EN LAS ORGANIZACIONES .................................................................................. 6 LA ESCUELA COMO ORGANIZACIÓN................................................................................................................... 6 PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE MATRICULA.......................................................................................................... 7 Entropía ................................................................................................. Error! Bookmark not defined. Sinergia ................................................................................................................................................ 7 Homeostasis......................................................................................................................................... 8 Equifinalidad ........................................................................................................................................ 8 PROCESO DE ENVÍOS INTERNACIONALES DE LLEGADA ............................................................................................ 9 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN DATACENTER ........................................................................................... 9 Sistema de Contratación ...................................................................................................................... 9 Sistema Logístico ............................................................................................................................... 10 Sistema de Implementación............................................................................................................... 10 Organigrama de la oficina general de telecomunicaciones, informática y estadística – OGTIE........ 11 La empresa Coca Cola ........................................................................................................................ 12 Organigrama de la empresa Coca Cola ............................................................................................. 12 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 13 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................ 14 GLOSARIO DE TÉRMINOS ..................................................................................................................... 15 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................... 15
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Teoría General de Sistemas Aplicadas a Organizaciones Introducción Esta Teoría ha sido estudiada desde hace algunas décadas; Ludwig Von Bertalanffy, hacia 1940, la desarrolló, pero no es sino hasta 1956 cuando es aplicada a estudios biológicos de organización. Estos estudios originaron que la Teoría fuera aplicada posteriormente a estudios en diversas áreas del conocimiento humano. Actualmente esta Teoría se puede aprovechar para dar propuestas o alternativas de solución a problemas de administración, organización en los procesos diversos. Las conexiones entre los diversos elementos no son evidentes o apreciables a primera vista y es por ello que frecuentemente algunos elementos no se consideran como un sistema, tal es el caso de elementos materiales, técnicos
y
humanos
de
una
organización.
La teoría general de sistemas está implícita en las organizaciones debido a que éstas se comportan como un sistema abierto con entradas y salidas que son afectadas por el medio circundante.
Conceptos claves Enfoque de Sistemas: es una concepción de la organización como un sistema unido y dirigido de partes iguales interrelacionadas. Sistema: es una unidad, un todo, que se descompone en partes o elementos,
todos
ellos
estrechamente
relacionados
entre
sí,
dependientes uno del otro formando un conjunto. La Teoría General de Sistemas (TGS): se distingue por su perspectiva integradora, donde se considera importante la interacción y los conjuntos que a partir de ella brotan. Gracias a la práctica, la TGS crea un ambiente ideal para la socialización e intercambio de información entre especialistas y especialidades. Sistema cerrado: los sistemas cerrados no son influidos por sus ambientes y no interactúan con ellos. Son sistemas primarios, mecánicos y tienen necesariamente o actividades predeterminadas que deben ser ejecutadas sin importar su ambiente. 2
Sistema abierto: sistema que interactúa constantemente con su ambiente. Subsistemas: las partes que constituyen el sistema total.
La Organización La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta.
Organización y Sistemas Según la TGS la organización se concibe como un conjunto de subsistemas relacionados, entre los cuales existen interconexiones clave que permiten explicar el funcionamiento de la organización. Las
personas
que
integran
una
organización
interactúan,
se
relacionan unas con otras, colaboran y se coordinan para lograr una finalidad o propósito común. La organización cuenta con una estructura y unos procesos o cadenas de producción y normalmente establecen una división del trabajo entre sus miembros.
La organización y su ambiente
La empresa como un sistema La empresa está compuesta por personas, materiales, máquinas, dinero, herramientas, componentes que se combinan a través de la organización. La empresa asimismo se relaciona con clientes, proveedores y con otros 3
que dan las normas según las cuales se reglamenta el funcionamiento de toda empresa. La aplicación de sistemas ha sido particularmente importante para las ciencias
sociales,
psicología.
considerando el tema.
La
economía
moderna
también
está
La teoría de sistemas representa un nuevo
paradigma para el estudio de las organizaciones y su administración, constituye una base para pensar en la organización como un sistema abierto en interacción con su medio ambiente. Esto también ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organización,
sus
objetivos,
tecnología,
estructura
y
relaciones
psicosociales.
Modelo de Sistema Abierto
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Parámetros de los Sistemas Entrada o insumo (input): Fuerza de partida de un sistema. Provee la energía y el material para la operación de éste. Salida o producto (output): Finalidad para la cual se reunieron los elementos y relaciones del sistema. Los resultados deben ser congruentes, coherentes con el objetivo del sistema. Procesamiento o transformación: Fenómeno que produce cambios. Mecanismo de conversión de insumos en productos o resultados. Retroalimentación (feedback): Función del sistema que busca comparar el producto con un criterio o estándar previamente establecido. Tiene por objetivo el control. Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema. El sistema y el ambiente se encuentran interrelacionados y son interdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente a través de los insumos y a su vez influencia al ambiente con los productos.
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Aplicaciones de TGS en las Organizaciones La escuela como Organización
La escuela como organización es un sistema socio técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con que interactúa. Está dividida a su vez en 3 subsistemas: el subsistema psicosocial, el subsistema técnico y el subsistema administrativo. El subsistema psicosocial. Está compuesto por las personas que conforman todas las áreas que interactúan en el centro educativo.
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El subsistema técnico. Se refiere a los conocimientos necesarios que poseen las personas para el desarrollo de tareas incluyendo las técnicas usadas para mejorar su desempeño laboral en la institución educativa. El subsistema administrativo. Relaciona a la institución con su medio y establece los objetivos, desarrolla los planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
Proceso de Inscripción de Matricula
Sinergia La participación de todos los organismos de control dan como resultado el cumplimiento de sus deberes, siendo el proceso ágil para los aspirantes y admitidos. La función eficaz del banco en para la información financiera a la tesorería permite que la gestión en el edificio administrativo sea rápido y
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seguro.
Homeostasis La página web oficial de la universidad de córdoba suministra la información actualizada a los aspirantes adaptándose a las fechas y al tiempo establecido, sufriendo constantes cambios de fechas u otros datos.
Equifinalidad En el proceso de legalización, la universidad cuenta con sedes en locaciones periféricas fuera del casco urbano en donde los admitidos que viven en la periferia puedan hacer los tramites cómodamente.
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Proceso de envíos internacionales de llegada
Proceso de Implementación de un DataCenter Sistema de Contratación
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Sistema Logístico
Sistema de Implementación
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Organigrama de la oficina general de telecomunicaciones, informática y estadística – OGTIE
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La empresa Coca Cola
Organigrama de la empresa Coca Cola
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Conclusiones El funcionamiento de la organización es un sistema o un conjunto de subsistemas que nos permite elaborar o llegar a un objetivo común, utilizando los principios de la TGS en donde los sistemas son interdependientes de otros y forman una estructura la cual permite tener mejores resultados, además de sintetizar los procesos y llevar un mejor control de todo lo que se hace en una empresa. (Nataly Gómez) Con este trabajo aprendimos a aplicar la teoría de sistemas usando gráficas y diagramas de flujo, para una buena representación de la relación que hay en el proceso de inscripción y matricula de la Universidad.(Nataly Gómez) Las organizaciones son sistemas artificiales pues son creación del hombre, son sistemas adaptativos,
ya que reaccionan a su entorno al
mejorar su funcionamiento, logros y supervivencia; son sistemas sociales pues los integran personas con un propósito en común; son sistemas
abiertos
pues
interactúan
con
su
entorno.(Gustavo
Bermúdez) En general la teoría general de sistemas trata de explicar la dinámica de las organizaciones y dejar en claro que el todo es mayor que la suma de sus partes, análogamente a este ejemplo tenemos el cuerpo humano el cual es dirigido por el cerebro. (Aníbal Cipriano) Las organizaciones como sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al entorno y ampliarse bajo ciertas condiciones que se presenten.(Alexander Loayza) Las organizaciones tienen una característica que siempre debe estar presente es la entropía negativa para no perder el orden y perdurar en el tiempo. Caso contrario si no se manejan estos conceptos las organizaciones pueden desaparecer. (Alexander Loayza) Podemos concluir también que bajo la teoría general de sistemas podemos crear sistemas organizacionales de información para un mejor manejo administrativo de la empresa. Al poder disponer de tal información nos regula mejor los procesos de control de esta y nos
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permite conocer si se está cumpliendo o no a cabalidad con los objetivos propuestos.(Braulio Córdova)
Recomendaciones En las empresas identificamos los sub-sistemas de procesos, de personas y de tecnologías, que funcionan como pilares de las organizaciones sí están alineados con la misión, visión y valores, así con su conjunción e integración las organizaciones alcanzarán sus objetivos propuestos. (Gustavo Bermúdez) Ver a la organización como SISTEMA, atreves de la Teoría General de Sistemas, permitirá tener un enfoque sistémico y podremos mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la Organización.(Aníbal Cipriano) Debemos entender que existen organizaciones que si no se adaptan a los
nuevos
cambios
del
entorno,
sean
tecnológico,
jurídicos,
culturales u otros, en el tiempo pueden desaparecer, como el caso de las Notarías, como organización pueden desaparecer si es que no se adaptan a los nuevos cambios con respecto a temas de firma digital.(Alexander Loayza) En general todas las organizaciones existentes deben aplicar la teoría general de sistemas para poder innovarse y permanecer en el tiempo. (Alexander Loayza) Toda organización por más pequeña que sea debe realizar un plan de contingencias, para estar preparados ante cualquier suceso que se pueda presentar, y que pueda provocar daños en la organización. Lo ideal es plantear los diferentes escenarios que se puedan presentar, y planear un método de defensa, o en su defecto, de recuperación ante dichos sucesos.(Braulio Córdova) Las organizaciones como son sistemas abiertos deberán estar
en
constante interacción con su entorno y, como los organismos vivos, deben adaptarse al mismo para garantizar su supervivencia y continuidad en el mercado. (Nataly Gomez)
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Glosario de Términos HOMEOSTASIS: Es la propiedad de un sistema que define su nivel de repuesta y de adaptación al contexto. ENTROPIA: En un sistema es el desgaste que el presenta por el transcurso del tiempo o del funcionamiento. SINERGIA: Trabajar en conjunto da mejores resultados. EQUIFINALIDAD: Orígenes distintos pueden dar el mismo resultado.
Bibliografía www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/.../Teoría%20de%20Sistemas.pdf http://teoriageneraldesistemas1.blogspot.com/2012/04/la-organizacion-como-sistemas.html http://www.informaticajuridica.com/trabajos/Modulo_Servicio_Oftalmolog%C3%ADa_Sistema_Integral_Gestion_Cli nica_Especialidades_Medicas_Granma.pdf https://sites.google.com/site/escuelamanuelgonzalezmelo/my-reading-list http://redyseguridad.fip.unam.mx/proyectos/buenaspracticas/recomendacionesparaorganizaciones.html
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