Trabajo de Sistemas

SISTEMAS CONTABLES

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ALUMNA:

SANDRA MERCEDES MARTINEZ ANCAJIMA

PROFESOR:

DR. CPC. MAX VIERA ROBLEDO

TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CURSO:

SISTEMAS CONTABLES

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

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Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de información contable y de los manuales de procedimientos radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Los manuales de de políticas de la información abren campo campo a la introducción introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición. El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les puede generar.












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PREGUNTAS

1-¿Qué importancia tienen los manuales, herramientas organizacionales para documentar una empresa? Los

manuales

administrativos

son

documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática

la

información información

de

una

organización. "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta conducta que se se presenta entre entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce. "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog. "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las












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En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Importancia Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información operativa a través de manuales funcionales que le faciliten: 

La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza. r ealiza.



La toma de decisiones.



El orden y la mejora administrativa.



La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.

2. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una organización? Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido: estableceremos

para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los clasificaremos y resaltaremos. Pueden ser curriculums, historias clínicas, expedientes jurídicos y muchos otros. Como sabremos, los parámetros de clasificación y posterior archivo de documentos tan disimiles como los señalados, variarán considerablemente. Para algunos documentos la forma más conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras que para otros











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facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas –que casi siempre existen- en un área de acciones fundamentales para la empresa u organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas

en

informaciones

de

archivo

contrastadas,

son

generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que éstas se hayan tomado. Controlar

y

garantizar

los

procesos

de

la

organización

o

empresa: del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de

decisiones,

los

documentos

correctamente

redactados

y

clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos o específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que cumplir en este proceso. 3- ¿Qué tipos de costos podemos asociar asociar a los manuales? ¿Cuál es su comportamiento a lo largo del proceso de documentación? Están presentados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentación. Tipos de Costos Relación con la Producción: Los costos pueden clasificarse de acuerdo a la relación con la producción, esta clasificación está estrechamente relacionada con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control.












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Costos Primos: Son los materiales directos y la mano de obra directa. Estos costos se relacionan en forma directa con la producción. Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados. Los costos de conversión son la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Relación con el Volumen: Los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción. Comprender su comportamiento es vital en casi todos los aspectos de costeo de productos, evaluación de desempeño y toma de decisiones gerenciales. Los costos con respecto al volumen se clasifican como variables, fijos y mixtos. Costos Variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen, o producción, dentro del rango relevante, en tanto el costo unitario permanece constante. Costos Fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante dentro de un rango relevante de producción, mientras el costo fijo por unidad varía con la producción. Costos mixtos: Estos costos tienen las características de fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de operación. Existen dos tipos de costos mixtos: costos semivariables y costos escalonados. Costos semivariables: La parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mínimo al hacer determinado artículo o servicio disponible. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Por ejemplo la mayor parte de los cargos por servicios telefónicos constan de dos elementos, un cargo fijo por permitirle al usuario recibir o hacer llamadas telefónicas, más un cargo adicional o variable por cada llamada telefónica realizada.














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para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentación. 5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en la etapa del mantenimiento de los manuales? De

sistemas,

métodos

y

procedimientos

manuales. De sistemas computarizados Aunque se pueden agrupar los manuales en relación al tipo de instalaciones, equipos o herramientas, herramientas, la clasificación más lógica y utilizada atiende directamente al tipo de mantenimiento que se realice: Manual de mantenimiento predictivo : Contempla las revisiones periódicas (usualmente programadas) para detectar cualquier condición (presente o futura) que pudiera impedir el uso apropiado y seguro y seguro del dispositivo y poder y poder corregirla, manteniendo de ésta manera cualquier instalación, herramienta o equipo en óptimas condiciones de uso. Manual

de mantenimiento

preventivo : Contempla

los

ajustes,

modificaciones, cambios, limpieza y reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener cualquier instalación, herramienta o equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles daños al operador o al equipo mismo.












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Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación. Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre. Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre. 6- Cite tres ejemplos de, manuales de técnicas que pueden ser clasificados como tales. 1) De sistemas 2) Métodos y procedimientos manuales 3) De sistemas computarizados.

7- ¿detalle el contenido de un manual de organización, que tipo de herramientas organizacionales utilizan en este tipo ti po de manuales?












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Descripciones de puestos Funciones, responsabilidades responsabilidades Relaciones de coordinación Directorio y firmas Una de las principales herramientas es: Organigramas : Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes: Organigramas Manuales. Análisis de puestos. Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. 8- ¿Qué debe incluir un manual de políticas? ¿Cuál es su ámbito de aplicación? Documento

que

incluye

las

intenciones

o acciones generales de la administración la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las

políticas

son

la actitud la actitud de












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Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros. La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios. Contenido del Manual de Políticas:












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Introducción Organigrama Declaraciones de Políticas Índice El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia. Introducción Este apartado debe incluir una breve introducción breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. Alcance Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas. Como usar el Manual Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual. Revisiones y actualizaciones Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.














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El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las

operaciones

que

integran

los

procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los compatibles con dichos procedimientos. Un manual de procedimientos contiene: Objetivo del manual. Políticas generales. Procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Departamentos que intervienen Políticas

miembros

de

la

organización












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sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran. 11. ¿Cuáles son los manuales que se pueden elaborar en el área contable? Los manuales aplicables a en el área contable son: De políticas contables. De código contable o de cuenta contable. De normas y procedimientos contables. Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en el realizado sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.












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Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información e información al personal. Facilitar la descentralización, la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma t oma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa. 13- ¿Qué importancia tiene el manual de código contable? ¿Qué detalla el manual de código contable? Código Contable El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificación de las cuentas. Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Fondo y de la Cuenta que se está utilizando para mantener un buen control de todos los l os movimientos de una empresa. Características Todo código contable debe ser diseñado bajo












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característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios. Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible. 14- ¿Qué tipo de procedimientos se deben incluir en el manual de normas y procedimientos contables? La información que integrará el Manual de Procedimientos va a depender de lo que la Institución pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como objetivo de esta Guía se mostrará la información básica que debería contener este tipo de Manual a continuación: Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombre de la institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su












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5. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. 6. Informes: Económicos, Económicos, financieros, financieros, estadísticos estadísticos y recomendaciones. recomendaciones. 7. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión gestión de autocontrol. En el manual el manual de procedimientos se específica: Quién debe hacer una actividad Qué debe hacerse en esa actividad Cómo debe hacerse la actividad Dónde debe hacerse Cuándo debe hacerse la actividad. En este manual se enfatiza quién debe hacer y cómo debe hacerse alguna actividad. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasifican en: Manual General de Procedimientos: contiene la descripción de los procedimientos de toda la Institución. Manual Específico de Procedimientos: comprende las actividades a realizarse














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Ingreso de datos Validación de datos Actualización de registros Emisión de reportes Si lo considero. Los sistemas permiten la coordinación de todas las unidades integrantes y sus funciones se orientan esencialmente a captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena, procesar y proporcionar información en respuesta a las necesidades internas de la administración. Recolección: Es la actividad de captación, análisis y evaluación de datos. Dentro de esta función se precisan datos a recolectar y las












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¿Cuáles son los controles que se puede llevar a cabo sobre el ingreso de los datos? Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene dos o más registros sean débitos o créditos. 19-¿Cuáles son los tipos de comprobantes comprobantes que pueden procesarse procesarse por un sistema contable? Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Manuales- Mecanizados. El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos t ipos: Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en él,












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No porque la cuentas de débito y crédito deben pasar a sus respectivos mayores tomando en cuentas los códigos de auxiliar. 22- Enumere las ventajas / desventajas que considera si la información contable es procesada en lotes Los sistemas de procesamiento por lotes: son el mecanismo más tradicional y antiguo de ejecutar tareas. Se introdujeron alrededor del año 1956 para aumentar la capacidad de proceso de los programas. En la actualidad, los trabajos por lotes son ampliamente utilizados en supercomputadores, supercomputadores, como Magerit. Magerit. Este procesamiento se dio en la segunda generación de computadoras.












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El principal inconveniente de la ejecución por lotes frente a la ejecución interactiva es que hay que conocer y planificar cuidadosamente la tarea a realizar. Al carecer de supervisión por parte del usuario, cualquier tipo de

error

puede

producir

resultados

inútiles

o,

simplemente,

inexistentes... 23- Defina que es un comprobante de diario Comprobante de diario : Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.












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forma incontrolada y puedan generarse daños en la información manejada. Los mecanismos de control de excepciones permiten contemplar este tipo de problemas separándolos de lo que es el funcionamiento "normal" del algoritmo; una excepción en Ada 95 es un objeto que identifica la ocurrencia de una situación anormal. En el estándar de Ada están definidas las siguientes excepciones básicas: Ocurre cuando se intenta asignar a una variable un valor no Constraint_error válido o cuando se intenta acceder a una posición de un array fuera del rango permitido. Ocurre en situaciones extrañas cuando parte de un programa














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validada totalmente en el momento que es capturada. Una actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes f uertes sobre todo el proceso. La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de respuesta que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Cuando la información de un sistema contable contable es procesada procesada en forma interactiva, en el momento que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se












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Principales y Auxiliares Los Reportes Contables Principales: son aquellos estados financieros demostrativos y resumidos que la legislación nacional exige a cualquier ente público, y va a constituir un instrumento de control de la gestión en cuanto a la percepción de ingresos y ejecución de gastos; determinando a través de los mismos la situación financiera real de la organización. Ejemplo: balance de












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previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido. Por ejemplo, un programa está calculando el capital de trabajo y una cuenta de active circulante fue clasificada como de largo plazo, el monto de nuestro capital de trabajo será incorrecto. Un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que la información inf ormación sea presentada bajo ciertos parámetros para cubrir los reportes financieros de un












Margen de utilidad bruta Rendimiento sobre la inversión Días de venta en los inventarios Rotación de cuentas por pagar Días de gasto Promedio diario de compras

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