“Año del
Buen Servicio al Ciudadano”
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Escuela Profesional de Administración y Negocios Internacionales TRABAJO ACADEMICO
Asignatura
:
RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA
Docente
:
Dr. MARTIN GAMARRA LOPEZ
Estudiante
:
ROJAS SANDOVAL, Yesenia Ingrid.
Ciclo
:
VI
HUANCAYO-PERÚ
2017-I
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DEL LINK RECOMENDADO: En este tema encontramos 3 puntos el cual tocaremos y son los más importantes para mi persona y doy a conocer a continuación. Productividad o Según el texto leído podemos observar que la productividad es un aspecto muy importante ya que mediante ello una empresa podrá generar más ganancias el cual serán de manera favorable para la empresa, pero lograr ello conlleva una serio de aspectos o puntos el cual son indispensables para la generación de ganancias para una empresa podemos mencionar unas cuantas de ella serian: incrementar el margen, optimizar el capital empleado y contar con una organización y cultura de operación a bajo costo, podemos decir que mediante las acciones mencionadas líneas arriba afirmaremos que la productividad juega un papel muy importante en lo que respecta a la generación de ganancias pero no todo lo es de manera fácil ya que en el Perú se puede observar que existen cosas o aspectos las cuales no son negociables y de ese modo nos encontraríamos con una negativa por ello que una empresa tiene que evaluar de manera detallada cada aspecto que le podría jugar en contra y le impida generar sus ganancias, pero podemos afirmar que cas en su totalidad existe más aspectos positivos que negativos, es por ello que muchas empresas al evaluar todo lo acontecido se convertirá en un bum si realiza de manera adecuada la productividad realizara un menor gasto o podemos decir podrá realizar gastos adecuados y así generara más ganancias para su empresa.
¿Cuál es la prioridad de enfoque de la productividad en las empresas peruanas?
Uno de los puntos más importantes a dirigir y donde se debe tener mayor prioridad es la de optimizar activos fijos o como común mente llamamos a las acciones las cuales son las menos rentables y eso deberían ser retirados ya que generaría un gasto en vano y es por ello que el principal punto el cual una empresa debe enfocarse es en la productividad de manera bien hecha y con un buen análisis una empresa generara sus mejores ganancias para sí misma. PRODUCTIVIDAD
Es una parte importante para el desarrollo de una empresa
Mediante ello una empresa puede conseguir más ganancias
La productividad conste de 3 puntos importantes.
Incrementar el margen
PRIORIDAD DE ENFOQUE
En primera instancia para logra la mejor productividad es:
Desaparecer las acciones que no generen ganancias.
Así la empresa se podrá enfocar con mayor énfasis en la productividad.
AMBITO ESTRATEGICO
Definir bien productividad.
el
foco
de
Integrar el esfuerzo de mejora en la productividad.
Asegurar liderazgo explícito del equipo directivo.
AMBITO TACTICO
Optimizar empleado.
el
capital
contar con una organización y cultura de operación a bajo costo
Si una empresa cuenta con estos 3 puntos y de a ver realizado un excelente análisis una empresa no demora en generar buenas ganancias para si mismo.
Calidad del desempeño
Establecer mecanismo y herramientas para un mejor desempeño. Priorizar la implementación de iniciativas. Definir incentivos
Capacitar al personal de manera puntual y adecuada.
EJEMPLO: La empre naranjitos S.A.C con el transcurrir de los días podemos observar que al a ver realizado el análisis de productividad nos dimos cuenta que una de nuestras malas formas de trabajo es que el personal no se encuentra altamente capacitado para la atención y trato a los clientes por ello de acuerdo al análisis hecho optamos por realizar una capacitación programa el cual nos dimos cuenta que con dicha acción realizado nuestros clientes se encuentran más satisfechos e incluso dan referencia de nuestra empresa a colegas y amigos sobre nuestra calidad de servicio y producto lo cual nos ayuda en la generación de ganancias constante.
INDIQUE Y DETALLE MANERAS DE RACIONALIZAR UNA EMPRESA E INCREMENTAR SUS GANANCIAS MENCIONANDO UN EJEMPLO EN CADA UNA. Evalúe los servicios que contrata. ¿Cumplen con lo que la empresa prometió? Muchas emprendedores utilizan servicios que les ayudan a ahorrar tiempo, a realizar más cosas o los benefician de alguna manera. Si los servicios que contrató no le dan esos beneficios considere contratar uno de mejor calidad o directamente no usarlos más. Algunas personas no están conformes con los proveedores que tienen pero temen hacer “el cambio” a uno mejor. Y cuando
finalmente se deciden a hacerlo se dan cuentas de que al fin de cabo no era tan difícil como pensaban.
Algunas compañías harán inclusive ellos mismos gran parte del trabajo de cambio o le darán una fenomenal oferta de lanzamiento para hacer que usted cambie por su servicio.
Analice su negocio y trate de eliminar todas las tareas o cosas que son una pérdida de tiempo y hasta considere “abandonar” lo que no le de beneficios, así le deja tiempo para probar otra cosa.
A veces no es necesario abandonar sino más bien “educarse” para hacerla mejor.
Internet está repleta de recursos: teleclases, newsletters, muy buenos websites y blogs con mucho contenido que la/o ayudarán a aprender lo que necesite para desarrollar su actividad. Invierta algo de dinero para aprender de otra gente que tiene más experiencia que usted, en ebooks, en libros o seminarios. Valdrán el tiempo y el dinero que ahora invierta en ellos. Además, esa experiencia y conocimientos serán unos activos que seguirán dándole dividendos a lo largo de su vida.
Outsourcing parte del trabajo para llevar a cabo más cosas: A medida que su empresa crece habrá momentos en los que no podrá hacer todo sola/o y si aún así trata, terminará en el hospital con una crisis nerviosa… A pesar de que la mayoría de los
pequeños negocios no pueden contratar sus propios empleados hoy existe la maravillosa oportunidad de tercerizar parte del trabajo. Busque un buen acuerdo, a menudo puede negociar un trato con otra empresa si puede contar con ellos como su principal fuente de tercerización para un tipo de trabajo en particular. También puede revisar nuestros consejos para contratar freelancers que trabajen temporalmente en su oficina o directamente en la de ellos.
Otra buena idea puede ser una buena idea contratar una asistente virtual. Puede entrenarla/o para que la/o ayude en esas tareas que la abruman. Si usted puede lograr aún más cosas con un poco de ayuda, seguramente obtendrá más beneficios económicos. Los servicios de asistentes virtuales son muy fáciles de buscar en Internet, solo use su buscador favorito. Sin embargo, tómese el tiempo de investigar un poco a la persona o de pedir recomendaciones antes de contratar a alguien. Es recomendable comenzar con pequeñas tareas para ver cómo se desenvuelven las cosas con la nueva asistente.
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Visite una empresa: GRUPO FIQUE PERU S.A.C. AV. CORONEL PARRA S/N – PILCOMAYO Esta empresa inicio el año 2015, teniendo como objetivos los siguientes:
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Un almacenamiento eficaz de mercancías - consiste en guardar los recursos utilizados posteriormente en los diferentes procesos.
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Evidenciar detalladamente las mercancías en almacén - gracias a las diferentes tareas realizadas en almacén, se recogen y transmiten informaciones relativas a la calidad de recursos almacenados, su cantidad, también se realiza un registro de las diferentes mercancías.
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Información temprana de escasez de recursos - dentro del almacén es posible obtener información acerca de agotamiento de reservas, para prevenir la escasez o falta total de recursos. nombre, dirección, año de inicio de operaciones, personal entre otros.
A) ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS PROCESOS DE LA EMPRESA? La Racionalización Administrativa consiste en que todos los recursos tengan un rendimiento óptimo, para que se reduzca todo tipo de esfuerzo, gastos o pérdidas, y así lograr que exista buena productividad. La Racionalización Administrativa trata de establecer orden, simplicidad y oportunidad en la organización y procedimientos que se realicen, para lo cual utiliza técnicas y métodos orientados a estudiar, diseñar y simplificar estructuras, funciones, redacción de manuales, organigramas, procedimientos, cargos, y la óptima utilización integral de los recursos existentes. Sus objetivos son ahorrar tiempo, trabajo, personal y presupuesto. La Racionalización se aplica en variados aspectos de las actividades institucionales, especialmente en las referidas a organización, personal, maquinarias, ambientes, etc.; con esto se busca reducir los costos en la producción y hacer más eficiente las gestiones administrativas. Además su aplicación eliminará, ciertas incertidumbres, evitando desórdenes y/o paralización de funciones o logrando su disminución parcial o total, con lo cual se alcanzará más eficiencia en el propósito deseado. La Racionalización Administrativa si es importante, porque su aplicación permitirá a los ejecutivos tener una mejor visión sobre la institución, el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus entidades, controlando el nivel y la frecuencia de errores, lo cual optimizará sus procesos y/u operaciones. Considero que en la mayoría de empresas de nuestro medio si se está aplicando la Racionalización Administrativa, debido al gran desarrollo que muchas de ellas han adquirido en los últimos tiempos. Ya no es factible administrar las empresas como se hacía tradicionalmente o con métodos pasados, ahora se requiere de personal especializado en cada área y sector para lograr los objetivos trazados. Una administración bien informada e imaginativa puede manipular muchas variables que habrán de tener un impacto dominante sobre el éxito futuro de largo alcance de la empresa. Una administración mientras más cerca opere de acuerdo con la teoría de la planificación y el control que es base del proceso administrativo mayores serán las oportunidades para reducir la naturaleza fortuita de los sucesos y la importancia de la competencia. El manejo de un almacén tiene muchas actividades que requieren de un alto grado de
precisión, ya que de ello depende directamente la satisfacción del cliente. Desde el recibido y manejo de materias primas, disposición a los diferentes procesos de producción, traslado a bodegaje de productos terminados, almacenamiento y finalmente la distribución final. Aunque un poco corto en caso de no ser una fábrica, el común denominador es el traslado y transporte de materia prima o mercancía, es lo que técnicamente se llama la gestión de transportes, una de las tareas fundamentales en el desempeño de las actividades del almacén o empresa. El almacenamiento abarca una serie de actividades que componen el proceso de almacenamiento, una serie de procesos apartados de los demás procesos de la empresa. El almacenamiento consiste en la acumulación provisional de reservas. Dentro de este proceso, se distinguen actividades como colocación, mantenimiento, control, completado, evidencia y entrega de reservas. Los trabajos relacionados con el almacenamiento abarcan tareas como la carga y descarga de mercancías, manejo de dispositivos de transporte interno en almacén (toros, transpalés y grúas), así como el traslado manual de mercancías. Tres actividades son las que se realizan en los sistemas de almacenamiento: carga y descarga, traslación y preparación de pedidos. CARGA Y DESCARGA La carga y la descarga de mercancías son siempre la primera y la última fase dentro de la cadena de almacenamiento. En ocasiones, se considera que la descarga y la ubicación de la mercancía son tan sólo una operación, sin embargo, en otras ocasiones se tratan como procesos diferentes. La carga de mercancías es similar a la descarga, sin embargo, en la zona de carga puede haber varias actividades más. Puede ser normal, antes de cargar los productos en el medio de transporte realizar una comprobación final del contenido y de los pedidos. Tenemos que incluir en la actividad de carga el esfuerzo adicional que se hace para prevenir desperfectos en la mercancía a través del empaquetado y la fijación de la carga. TRASLACIÓN DENTRO DEL ALMACÉN Entre el proceso de carga y descarga se producen varios traslados. El primero, desde el punto de la descarga hasta la zona de almacenamiento. Luego puede producirse un movimiento al muelle de salidas o a la zona de preparación de envíos. En la operación del manejo de las mercancías empleando un área de preparación de envíos se genera un nodo y una unión adicionales dentro de la red del sistema de almacén. Esta actividad de traslado dentro del
almacén puede llevarse a cabo desde carretillas y camionetas de dirección manual, hasta los sistemas de almacenamiento automatizados. PREPARACIÓN DE PEDIDOS La preparación de los pedidos consiste en recoger las mercancías que especifican los pedidos de las áreas del almacén donde están ubicadas. Esta actividad puede producirse en las áreas de almacenamiento o en áreas de preparación de pedidos creadas para mejorar el flujo de las mercancías. La preparación de pedidos supone una de las actividades más críticas dentro del manejo de las mercancías, debido a que el tratamiento de los pedidos de menor volumen conlleva un trabajo más intensivo y más caro que el resto de las actividades.
B) ¿CÓMO LA RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA HA MEJORADO LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA? La actualidad de un tema está directamente relacionada con el lugar que la colectividad le reserva en sus relaciones sociales. El derecho del consumidor nace, se desarrolla y se justifica en la sociedad de consumo. Regula la producción y la comercialización de productos y servicios a través del prisma del consumo. El derecho del consumidor es la disciplina jurídica de la vida cotidiana del habitante de la sociedad de consumo. Su surgimiento discurre directamente de la revolución industrial, ya que esta cambió por entero el día a día de los hombres. La afirmación de la actualidad del derecho del consumidor no implica decir que antes de su formación no existieran consumidores o que éstos estaban absolutamente desamparados. Hoy día, debemos adaptarnos a las soluciones tecnológicas, ya que estas son las que nos conducen al progreso y a la perfección. Está comprobado que aplicar estas herramientas es la forma más sencilla de estar a la par con la competencia y lograr los máximos rendimientos, elevando por supuesto el margen de ganancia y satisfacción del cliente. Ahora, podemos contar con un software que clarifica las diferentes tareas de gestiones de medios para transporte, dentro y fuera del almacén o fábrica, una forma clara y precisa de lograr la perfección y alta precisión en todos estos procesos de traslados controlando de forma integral, los servicios de empresas de movilización de mercancías, deben ser una logística apropiada en beneficio del cuidado de los productos y el cumplimiento puntual en la carga y descarga y el transporte a su destino. Un Software que permite coordinar las diferentes gestiones en medios de transporte, se convierte en parte importante de las disposiciones logísticas por medio de la cual se garantizará el desarrollo puntual de las actividades internas y a satisfacción en el cliente.
C) ¿CUÁLES SON LOS EFECTOS QUE HA TENIDO LA RACIONALIZACIÓN FRENTE AL PERSONAL QUE LABORA EN LA ORGANIZACIÓN? La modernidad de las organizaciones, en el umbral del siglo XXI, no depende tanto de la evolución de la técnica y de la tecnología, sino del cambio en la filosofía del gerente, de su modo de pensar y de actuar para generar una nueva cultura administrativa y organizativa. El problema principal que se enfrenta, es el cambio en la circunstancia de la organización y la necesidad imperativa de vencer una serie de obstáculos o problemas derivados del presente y del futuro, sin lo cual no es posible que la organización pueda desarrollarse adecuadamente. La racionalización es un mecanismo de defensa que consiste en justificar las acciones (generalmente las del propio sujeto) de tal manera que eviten la censura. Se tiende a dar con ello una "explicación lógica" a los sentimientos, pensamientos o conductas que de otro modo provocarían ansiedad o sentimientos de inferioridad o de culpa; de este modo una racionalización o un transformar en pseudorazonable algo que puede facilitar actitudes negativas ya sean para el propio sujeto o para su prójimo. Un ejemplo es el caso de una persona que emplea humor cáustico en una relación interpersonal, y lo justifica interpretándolo como "juego" o "diversión", y no como una crítica o actitud agresiva. Es importante hacer notar que, para ser considerada racionalización, el sujeto debe creer en la solidez de su argumento, no empleándolo como simple excusa o engaño consciente. En este sentido la logística pasó de ser un término militar que contemplaba los elementos propios de sus actividades, a ser el término más importante en la coordinación y manejo en un almacén, empresa o fábrica. Ahora tiene el concepto de ser la suma de los soportes, conductos y elementos que aportan las óptimas condiciones para desarrollar las diferentes actividades. Así, la gestión de logística es el soporte vital para el éxito de toda empresa. Las gestiones de recursos logisticos abarcan desde la recepción de productos, que incluyen desde el mismo momento de determinar qué pedido realizar, qué cantidades y la selección del proveedor. También sobre lo referente a la facturación, los pagos y todo el proceso de transporte si es requerido… para finalmente recibirlo y disponer de su organización interna.
La disposición y cuidado es otra de las actividades incluidas en las acciones de logística, que deben cumplir estrategias pre establecidas a favor del tipo de mercancía y la disponibilidad al acceso dependiendo de su rotación, en general la logística tiene presente todos los controles para un tratamiento de corto o de mediano plazo, así como el de garantizar la perfecta conservación hasta su redistribución o su empleo. Las actividades de picking o preparación de pedidos, pertenece también a las diferentes gestiones de logistica, para la disposición de pedidos. La perfecta disposición de embalaje que procure un máximo cuidado a la mercancía, de forma que llegue en óptimas condiciones a su destino.
Finalmente se debe disponer de los nuevos datos y existencias en inventario, para así, de ser necesario, realizar las correspondientes acciones para mantener los niveles de stock o los suministros que son necesarios. En definitiva, la logística al interior de un almacén o empresa, resulta determinante en el éxito de sus actividades, además de ejercer un control y seguimiento a todos los procesos vitales en su funcionamiento. Todas las actividades que encierra la logística, son encaminadas con el único fin de establecer los medios y métodos más eficientes en la organización de una empresa de producción o en el préstamo de un servicio o distribución… por tanto es considerada como la herramienta
fundamental para la organización y la gestión de determinadas actividades empresariales. Con un software de ayudas logísticas, se cumple el objetivo principal objetivo, el plantear la organización perfecta de las unidades físicas que maneja un proceso productivo, un almacén o una cadena de distribución. Mediante este software, se establecerán con gran precisión… lugares de almacenamiento, rotación de lotes, verificación de cantidades y stock de productos, control de despachos, recibido de pedidos, control de inventarios, control de fechas y manejo del estado de los productos… todo estará bajo control con uno de estos programas que
coordinaran eficientemente el manejo de los diferentes inventarios en empresas y almacenes. Existen una gran cantidad de actividades para ejercer un control total en los lotes, muchas de estas actividades determinarán la calidad, la eficiencia, el grado de organización y eficiencia en la gestión de la administración en un Almacén. Podría afirmarse que el control de lotes es el eje principal sobre el cual se basa el funcionamiento de un almacén.
¿Qué funciones cubre un eficiente control de un lote de almacenes? Monitorear las cantidades mínimas sobre las existencias de los diferentes productos, de forma que el cliente siempre encuentre la marca de sus preferencias y las cantidades que habitualmente se manejes. El hecho que un cliente no encuentre todo lo que requiere en un solo sitio, es motivo suficiente para desistir de estos servicios. Tan importante como establecer un control sobre las cantidades mínimas, también se debe hacer sobre las cantidades máximas. Tener grandes cantidades de un producto sin rotación puede generar que el producto se deteriore, que pierda su vigencia o que el consumidor lo rechace por tener una fecha próxima de expiración, así que este control de productos en lote es de suma importancia para evitar pérdidas en stock.
D) ¿CUÁLES SON LOS EFECTOS QUE PUEDE TENER LA RACIONALIZACIÓN FRENTE A LOS CONSUMIDORES? ¿POSITIVOS O NEGATIVOS? El comportamiento del consumidor, es visto como una ciencia interdisciplinaria que investiga las actividades de toma de decisiones de individuos como consumidores. Se define como la forma de actuar de los consumidores al buscar, comprar, evaluar, usar y disponer de
productos o servicios, que posiblemente satisfagan sus necesidades. El estudio de comportamiento del consumidor, es un análisis del como el individuo gasta su dinero, desde la forma: qué compran, por qué lo compran, como lo compran, cuando lo compran, donde lo compran y con qué frecuencia. Esto también evalúa los usos después de la compra y el rol que cumplen en el consumidor. Consumidor personal, es aquel que compra bienes o servicios para su propio uso o el de cercanos y el organizacional es el que compra para alguna institución. No siempre el comprador es el usuario definitivo, ni el decisor de la compra, ya que muchas veces una persona compra para otra o el producto que compra tiene un uso compartido. Se debe decidir a quién le vas hablar si al consumidor final, o al que realiza la compra.
Factores que contribuyen al comportamiento del consumidor.
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Ciclos más cortos de vida del producto (renovación, para satisfacer a consumidores). Interés incremental en la protección del consumidor (entender toma de decisiones del consumidor).
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Preocupación de políticas públicas (protección al consumidor). Crecimiento de comercialización de servicios (conocer al consumidor es vital). Crecimiento mercadotecnia no lucrativa. Crecimiento mercadotecnia internacional (búsqueda nuevos mercados). Computador y técnicas estadísticas (facilita entender al consumidor)
E) ¿CÓMO ERA LA GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ANTES DE APLICARSE LA RACIONALIZACIÓN? El conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. Partiendo del control de las cantidades mínimas y máximas, se basa el siguiente paso, la elaboración de pedidos. Esta actividad es muy importante, ya que por lo general, se deben surtir varios procesos antes que llegue la mercancía… como la aprobación del pedido, la
facturación, el pago, la solicitud, recibir el pedido, ingresar al inventario, distribuir en el
almacén y disponerlos al cliente, así que los controles de los lotes en un almacén es una actividad permanente y sobre la que no pueden existir errores, además que exige de una actualización permanente, que determinará la funcionalidad del almacén y la satisfacción del cliente.
F) REALICE UD. EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. INDIQUE SUS PARTES Y ÁREAS, PROPONGA ALTERNATIVAS DE CAMBIO
ASISTENTE DE JEFE DE JEFE DE ALMACEN
ALMACEN 1 ASISTENTE DE JEFE DE
GERENTE
ALMACEN 2
GENERAL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SECRETARIA
PARTES La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas. La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las necesidades que entran en contacto con el trabajo. La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones formales e informales.
AREAS Área de dirección.
Área de administración.
LAS ALTERNATIVAS DE CAMBIO Modernizarse
Innovarse
Capacite a su personal para mejorar la competitividad
Aplique la administración por procesos, no por funciones
Conviértase en un motivador efectivo.
Planeación
Administre bien el tiempo
Use la comunicación de forma estratégica
Administre inteligentemente su capital de trabajo
Considere ingresar a nuevos mercados
BIBLIOGRAFIA:
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RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA por ALAN PINTADO PASAPERA. RACIONALIZACIÓN EMPRESARIAL por César Marthans Garro. http://www.instytutintl.com/es/our-offer/warehousing https://es.scribd.com/
