CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL Dra. MARIA AUGUSTA SARAIVA
Elaine Cristina Berbet de Oliveira Jean Carlos Rodrigues da Silva Mario Gomes Pina Renato Brito Sousa Tatiana Aparecida Santana Tercia Maria Mendes Rabelo
A Tecnologia da Informação na área contábil: um estudo sobre a implantação do E-Social
Trabalho de Conclusão de Curso
São Paulo 2014
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL Dra. MARIA AUGUSTA SARAIVA
Elaine Cristina Berbet de Oliveira Jean Carlos Rodrigues da Silva Mario Gomes Pina Renato Brito Sousa Tatiana Aparecida Santana Tercia Maria Mendes Rabelo
A Tecnologia da Informação na área contábil: um estudo sobre a implantação do E-Social Trabalho de Conclusão de Curso Trabalho
de
conclusão
de
curso
apresentado à Escola Técnica Estadual Doutora Maria Augusta Saraiva – mantida pelo
Centro
Estadual
de
Educação
Tecnológica Paula Souza, como parte dos pré-requisitos
para
a
obtenção
do
Certificado de Técnico em Contabilidade, sob a orientação do Professor Me. Renato Antônio de Souza.
São Paulo 2014
Ficha Catalográfica
OLIVEIRA, Elaine Berbet; SILVA, Jean Carlos; PINA, Mario Gomes; SOUSA, Renato Brito; SANTANA, Tatiana Aparecida; RABELO Tercia Maria Mendes.
A Tecnologia da informação na área contábil: um estudo sobre a implantação do E-Social. São Paulo: 2014 Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) – Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Sousa – Escola Técnica Estadual Doutora Augusta Maria Saraiva. Orientador: Me. Renato Antônio de Souza Área de concentração: Contabilidade 1-E-social 2- Tecnologia 3- Contabilidade.
Bancada examinadora:
_______________________________________ Orientador: Prof. Me. Renato Antônio de Souza
_________________________________________
____________________________________________
Dedicatória
Dedicamos este trabalho primeiramente a Deus, aos nossos amigos e familiares, pela compreensão de nossa ausência no cotidiano e pela paciência que tiveram até aqui. A todos os nossos professores que contribuíram de forma direta e indireta na elaboração deste trabalho. Ao nosso orientador Renato Antônio de Souza pelo incentivo, dedicação e paciência em nos orientar para que o nosso projeto de Trabalho Conclusivo de Curso chegasse ao resultado final.
Resumo
A presente pesquisa tem como tema a Tecnologia da Informação na área contábil cujos objetivos são (a) apresentar as funcionalidades do E-Social e analisar (b) as vantagens e desvantagens desse sistema, sob a ótica do governo e empregador. A fundamentação teórica adotada neste trabalho foi o conceito de Web, que podemos perceber que a contabilidade vem gradativamente evoluindo com o passar dos anos, prova disso é o uso da Tecnologia da Informação na contabilidade que vem introduzindo uma nova maneira de visualizar os procedimentos contábeis (CATELLI, 2001), com o uso da tecnologia da informação, os lançamentos contábeis são feitos de forma automática, não sendo necessário o lançamento ser realizado pela contabilidade (PASA, 2001). O método de pesquisa utilizado foi documental por se basear-se em uma legislação que regerá o sistema e-Social. Como resultados de pesquisa, pudemos verificar que o sistema do e-social foi desenvolvido para beneficiar o empregador doméstico, as organizações e o profissional contábil, visando à consolidação dos processos das obrigações trabalhistas e previdenciárias e unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados e suas organizações.
Palavras-chave: E-social, Tecnologia, Vantagens e Desvantagens.
Abstract
This research theme is the Information Technology in the accounting department whose objectives are (a) to present the features of E- Social and analyze (b) the advantages and disadvantages of this system, from the perspective of government and employer adopted. The theoretical framework adopted for this work was the concept of Web, we can perceive that accounting has gradually evolved over the years, the proof is the use of information technology in accounting that has introduced a new way of visualizing the accounting procedures (CATELLI, 2001) with the use of information technology , accounting entries are made automatically without the need to launch be performed by accounting ( PASA , 2001). The research method to be used in that document will be based on legislation that govern the system e- Social. As search results , we could verify that the system and the social - was developed to benefit the domestic employer organizations and professional accounting , seeking to consolidate the processes of labor and social security obligations and unify the transmission of information by the employer in relation to their employees and their organizations.
Keywords: E- Social Technology Advantages and Disadvantages
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................ 10 CAPÍTULO I. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................. 12 CAPÍTULO II . METODOLOGIA DE PESQUISA .............................................. 17 2.1 Contexto de pesquisa ............................................................................... 17 2.2 Instrumentos de coletas de dados ............................................................ 17 2.3 Procedimentos para a análise de dados ................................................... 18 CAPÍTULO III. APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS................ 19
3.1 Apresentação do e-social.......................................................................... 19 3.2 Vantagens do e-social............................................................................... 35 3.3 Vantagens do e-social para o governo...................................................... 36 3.4 Vantagens do e-social para o empregador................................................ 37 3.5 Desvantagens do e-social.......................................................................... 37 3.6 Desvantagens do e-social para o empregador........................................... 38
CONSIDERAÇÕES FINAIS.....................................................................................39 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 40
Índices de Figuras
Figura 1: Apresentação do E-Social. Figura 2: Como gerar o Código de Acesso. Figura 3: Como obter um certificado Digital para utilizar o sistema e-Social. Figura 4: Apresentação do Certificado Digital.
Figura 5: Preenchimento dos Dados Cadastrais do Empregador. Figura 6: Demonstrativo de cálculo e recolhimento do INSS/Previdência Social. Figura 7: Resumo de Pagamentos Social. Figura 8: Afastamento Temporário. Figura 9: Férias do Empregado Doméstico. Figura 10: Horas Extras do Empregado Doméstico. Figura 11: Aviso Prévio do Empregado Doméstico. Figura 12: Desligamento do Empregado Doméstico. Figura 13: Recolhimento de Empregado Doméstico. Figura 14: Cadastramento do Empregador. Figura 15: Emissão de Guia do FGTS.
10
INTRODUÇÃO
A presente pesquisa tem como tema a Tecnologia da Informação na área contábil cujos objetivos são (a) apresentar as funcionalidades do E-Social e analisar (b) as vantagens e desvantagens desse sistema, sob a ótica do governo e empregador. O método de pesquisa a ser utilizado será documental por se basear-se em uma legislação que regerá o sistema e-Social. O e-Social é um projeto federal com a finalidade a coleta e cruzamento de informações trabalhistas, previdenciárias, tributarias e fiscais. O e-Social vem em boa hora, com o novo sistema previsto para ser implantado em 2014, promoverá mudanças no paradigma de relacionamento fisco-contribuinte numa parceria de interesses para a sociedade. Os empresários, sociedade empresária e contabilista usarão assinatura digital com certificação digital no padrão ICP-contingência e a entrega do documento fiscal eletrônico será via internet (on-line, em condições normais, ou off-line, em caso de contingência) e maximizando o tempo na entrega das informações ao governo, que passará a ser mensal e deverá ser encaminhada em tempo real, ou seja, à medida que ocorrerem. O projeto causará grande impacto nas empresas em termos de tecnologia e processos, envolvendo quantidades massivas de dados, além de um processo de transição estrutural de alta complexidade. Apesar da nova tecnologia, as empresas já estão familiarizadas com o SPED. Toda mudança impõe novas rotinas, com o SPED Folha de Pagamento, as empresas vão precisar ser mais ágeis no levantamento e fornecimento de informações que será mensal e provavelmente as informações como contratação e rescisão de funcionários, seriam tratadas como eventos do SPED. O assunto é de suma relevância por se tratar de uma nova tecnologia da informação que auxiliará os empregadores na sua escrituração, a fim de evitar fraudes trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Além disso, hoje o tempo tem sido um problema para as grandes companhias e o prazo nas entregas de
11 diversos impostos e declarações têm dificultando tanto a parte do empregador quanto do profissional da contabilidade. Esta pesquisa contribuirá para a área contábil pelo fato de apresentarmos as facilidades que o profissional contábil terá com a escrituração de questões contábeis dos seus clientes, disponibilizando maior agilidade nas informações. Este trabalho também visa a ajudar e auxiliar os estudantes, empresários e profissionais da contabilidade, a terem uma visão mais ampla a respeito da temática aqui abordada. A partir dessa apresentação elaboramos duas perguntas que nos ajudará a pesquisar sobre o tema apresentado: Qual é a funcionalidade do ESocial? Quais são as vantagens e/ou desvantagens desse sistema?
12
CAPÍTULO I FUNDAMENTAÇÃO TEORICA
A C o n t a b i l i d a d e p a r a s e t o r n a r c i ê n c ia , p e r c o r r e u u m grande caminho sofrendo diversas mudanças com o passar dos anos. Ela surgiu da necessidade que os homens tinham em controlar suas riquezas. Alguns autores como Iudicibus e Marion (1999) afirmam que ela existe desde o surgimento da civilização. Mais o marco da contabilidade ocorreu quando o frade franciscano e famoso matemático Luca Paccioli escreveu o livro intitulado “Summa de Arithmética, Geometrica, Proportioni et Proportionalita”, que foi publicado em
1494, na Itália. A partir dessa obra, o Método das Partidas Dobradas tornou-se mundialmente conhecido e aceito até nos dias de hoje. O frade ficou conhecido como “pai da Contabilidade”.
Esse método consiste no entendimento de que para cada devedor existe um credor e, dessa forma, para cada débito corresponde a um crédito de igual valor. Assim, se eu debito um valor, então eu credito o mesmo valor. Desse modo, o valor total do débito será sempre igual ao valor total do crédito. Segundo Sá (2000), o quão importante é a contabilidade para a sociedade e que nunca deixará de existir devido a sua importância para os seres humanos. A contabilidade nasceu com a civilização e jamais deixará de existir em decorrência dela; talvez, por isso, seus progressos quase sempre tenham coincidido com aqueles que caracterizam os da própria evolução do ser humano.
Isso mostra que a contabilidade tem o seu papel fundamental para a sociedade e para a história da humanidade, demonstrando que os seus métodos são eficazes até o dia de hoje, dando base científica para aqueles que buscam entender melhor a sua metodologia.
13 Trazendo
esse
contexto
histórico,
podemos
perceber
que
a
contabilidade vem gradativamente evoluindo com o passar dos anos. Prova disso é o uso da Tecnologia da Informação na contabilidade que vem introduzindo uma nova maneira de visualizar os procedimentos contábeis (CATELLI, 2001). A contabilidade avalia a posição patrimonial das organizações, onde são registrados todos os fatos econômicos e financeiros que ocorrem na empresa, permitindo aos administradores, através dos demonstrativos contábeis, ter uma posição da situação da organização (HENDRIKSEN E VAN BREDA, 1999). A contabilidade é feita com base em documentos que são gerados pelos processos organizacionais, sendo feitos os lançamentos com base nessas informações. No início, a contabilidade lançava esses documentos e fazia a análise de sua autorização antes da entrada no sistema. Com o uso da tecnologia da informação, os lançamentos contábeis são feitos de forma automática, não sendo necessário o lançamento ser realizado pela contabilidade (PASA, 2001). Isso fez surgir à preocupação se realmente esses lançamentos foram devidamente autorizados para compor o registro contábil e se foram feitos os registros de forma correta. Como as organizações alteraram os seus procedimentos pela utilização da Tecnologia da Informação, essas alterações refletiram na área das ciências contábeis, pois alterou a sua forma de atuação com a automatização dos processos executados, que antes era feita de forma manual e agora passaram a ser de forma automatizada, não existindo a necessidade de grande uso de papéis, pois os arquivos agora são arquivos magnéticos. Esse novo ambiente, modificado pela tecnologia, tem gerado a necessidade de reformulação dos métodos de trabalho, como na formação profissional que deve apresentar um perfil que venha a atender os atuais procedimentos para essa nova contabilidade. Esse
novo
profissional
deve
atender
às
modificações
que
a tecnologia da informação vem causando a área contábil. O profissional da área contábil deve fornecer informações muito mais rápidas aos setores que delas necessitem como também se adaptar as mudanças que ocorrem no mercado e alterações com as legislações.
14 Os registros contábeis devem ser feitos em um curto espaço de tempo permitindo aos tomadores de decisão uma maior confiança para a resolução dos problemas apresentados. As informações contábeis estarão disponíveis para toda a organização, permitindo à empresa ter uma postura proativa com relação ao diagnóstico e solução de seus problemas e rapidez na elaboração dos demonstrativos contábeis. Os novos profissionais da área de ciências contábeis não deverão mais gastar o seu tempo com controle de estoques, lançamentos contábeis, levantamento de balancetes, etc. Eles estarão mais direcionados à gestão da contabilidade, que deve estar alinhada ao planejamento estratégico da empresa. Essa nova função da contabilidade aumenta a importância do profissional contábil dentro das organizações, mas é necessário um profissional mais capacitado para atuar dentro desse novo ambiente. É necessário um profissional que através das informações contábeis permita boas tomadas de decisões e que esse profissional atue diretamente com os dirigentes fornecendo uma visão realista de toda a empresa. Em face desse novo contexto, é importante salientar que nas áreas em que a tecnologia é aplicada, ela se torna uma ferramenta importante no processo de trabalho (DRUCKER, 2000), existindo a dificuldade de adaptação dos profissionais para essa nova realidade, visto que a tecnologia da informação agiliza os procedimentos contábeis. Por isso, é necessária aos profissionais de contabilidade uma adequação para esse novo ambiente, procurando possuir conhecimentos das modificações que a tecnologia da informação vem causando a sua área e se adequando a esse novo cenário que exige um profissional com uma visão mais ampla da empresa (CARVALHO, 2000). Esse novo ambiente chamado da “era da informação” tem exigido cada vez mais um profissional que tenha uma visão mais abrangente da empresa e que não estejam mergulhados em um setor, por isso os profissionais das ciências contábeis têm que se adequar a essa nova realidade e procurar contribuir para o conhecimento empresarial.
15 Posto isso, o surgimento de novas tecnologias é constante e o mais recente é o e-Social, que visa demonstrar de forma teórica e prática as novas obrigações acessórias impostas às empresas por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), aprovado e divulgado através do Ato Declaratório Executivo SUFIS 05 de 17 de julho de 2013 da Receita Federal do Brasil. Assim como outras obrigações acessórias já existentes e conhecidas pelas empresas como a GFIP, SEFIP, RAIS, DIRF, CAGED, MANAD entre outras, o e-Social surge com o objetivo de assegurar que todos os fatos e ocorrências decorrentes das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais sejam efetivamente declarados e cumpridos, obrigações essas que devem ser informadas eletronicamente de acordo com o Manual de Orientação do eSocial. O e-Social é uma plataforma eletrônica que visa coletar informações trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária decorrentes da relação do trabalho entre a empresa e o trabalhador, com ou sem vínculo empregatício, criando uma base única e centralizadora desse conjunto de informações. A principal finalidade do e-Social é criar um banco de dados único, sistematizando o gerenciamento e fiscalização das informações e possibilitando o compartilhamento em tempo real dessas informações entre os diversos órgãos administrativos. Depois da aplicação das regras de validação, as informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS e armazenadas no repositório nacional. Ainda que se possa questionar que as informações requisitadas pelo eSocial já sejam disponibilizadas aos órgãos competentes através de outras obrigações acessórias como a GFIP, SEFIP, RAIS, DIRF, CAGED entre outras, a principal intenção do Governo com o e-Social é unificar esses dados (centralizar as informações) de forma que os respectivos órgãos possam utilizá-los para fins de controles instantâneos (e de forma eletrônica) quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, dos recolhimentos previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS, assim evitando fraudes com relação ao emprego e empregador.
16 A partir da data de entrada em vigor do E-social, os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, por exemplo, foi criado o CNO (Cadastro Nacional de Obras), que será sempre ligado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do E-social relativas a obras serão compostos ao cadastro inicial do CNO. Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). A pessoa deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais - e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder à regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do E-social. Buscando melhor qualidade dos arquivos, tais como as informações armazenadas no ambiente nacional do E-social ao longo do tempo, as informações de natureza permanente serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do E-social. Serão armazenadas em tabelas, as seguintes informações decorrentes ao tempo como: - Rubricas da folha de pagamento - Lotações e Departamentos - Cargos - Funções - Horários de trabalhadores - Estabelecimentos e obras de construção civil - Processos administrativos e judiciais.
17
CAPÍTULO II METODOLOGIA DA PESQUISA
Este capítulo tem por objetivo apresentar informações a respeito da metodologia de pesquisa utilizada no desenvolvimento deste trabalho.
2.1 Contexto de Pesquisa
O objetivo deste trabalho é apresentar as funcionalidades do E-Social e analisar as vantagens e desvantagens desse sistema, sob a ótica do governo e empregador. Nessa análise, consideramos a estratégia qualitativa de análise de dados, para que seja feita a análise técnica do E-Social. A presente pesquisa desse sistema caracteriza-se como documental por basear-se em legislação vigente, que nos dará base para analisar o sistema a ser implantado.
2.2 Instrumentos e Procedimentos de Coleta de Dados
Os dados para está pesquisa foram coletados eletronicamente no site Portal do E-Social. Esta fonte de pesquisas têm informações relevantes ao assunto exposto por se tratar de informações fidedignas e também pela fácil consulta eletrônica dessas informações.
18
2.3 Procedimentos de Análise de Dados O
procedimento
de
análise
de
dados
utilizado
tem
por
objetivo apresentar e esclarecer questões relacionadas ao E-Social. Em primeiro lugar, identificamos as funcionalidades do sistema E-Social, as quais permitem que o sistema em si próprio utilize métodos de cadastramento de funcionários ou empregados na base da receita federal do Brasil.
19
CAPÍTULO III APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Neste capitulo, iremos apresentar a funcionalidade do E-Social e por meio dessa apresentação demonstraremos as vantagens e desvantagens do sistema.
3.1 - APRESENTAÇÃO DO E-SOCIAL O E-social foi criado pelo governo federal com objetivo de consolidar os processos das obrigações trabalhistas e previdenciárias e unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Figura nº 1 – Apresentação do E-Social. Site www.esocial.gov.br
20 Conforme a figura acima, podemos perceber os dados técnicos e como funciona o reconhecimento do empregado doméstico para as finalidades do cadastramento no sistema. Ele tem algumas exigências que o tornam bem organizado, mostra que o empregado tem que ser maior de idade de 18 anos e que atua na área contínua e não lucrativa. O empregador poderá utilizar o e-social enquanto ele não está oficialmente em vigor, porque teve seu início de atuação prorrogado para junho/2014 e por isso só está disponível para cadastramento de empregador dom[estico. Figura nº 2 – Como gerar o Código de Acesso. Site www.esocial.gov.br
Observando a tela acima, o sistema mostra passo a passo sobre como gerar o código de acesso. Esse código de acesso serve para que o usuário utilize os serviços que o sistema e-social fornece e para que consiga gerar o código de acesso, é preciso preencher algumas informações solicitadas que são necessárias: Exemplo: CPF data de nascimento, DIRPF.
21
Figura nº 3 – Como obter um certificado Digital para utilizar o sistema e-Social Site. www.esocial.gov.br
Na tela anterior é possível observar que existem 03 tópicos que falam de como obter, renovar ou revogar o certificado digital:
Solicitação de Certificado: para poder obter o interessado tem que escolher uma autoridade certificadora para fazer o preenchimento e suposto envio da solicitação.
Renovação do Certificado: para ser realizado tem que ser feito dentro do seu período de validade e realizado via internet.
Revogação do Certificado: se a pessoa escolher revogar o certificado implica o mesmo que torná-lo inválido, impossibilitando, para que seja feito a revogação, a pessoa tem que fazer o pedido pela internet, acessando a pagina de revogação da autoridade certificadora e preencher os dados que são solicitados.
O Certificado Digital é um arquivo eletrônico que indica quem é o seu titular, pessoa física ou jurídica, ou seja, é um documento eletrônico de identificação.
22 Quando são realizadas transações, de forma presencial, muitas vezes é solicitada uma identificação, por meio de um registro que comprove a identidade. Na internet, como as transações são feitas de forma eletrônica, o Certificado Digital surge como forma de garantir a identidade das partes envolvidas. Os leiautes de referencia para os cartões e-CPF e-CNPJ e aprovados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRFB são os seguintes: Figura nº 4 – Apresentação do Certificado Digital Site. www.iti.gov.br
AUTORIDADES CERTIFICADORAS AC – RAIZ A Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil (AC-Raiz) é a primeira autoridade da cadeia de certificação. Ela executa as Políticas de Certificados e normas técnicas e operacionais aprovadas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil. A AC-Raiz também está encarregada de emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados das Autoridades Certificadoras (ACs) e de fiscalizar e auditar as mesmas.
23
AC – AUTORIDADE CERTIFICADORA Uma Autoridade Certificadora (AC) é uma entidade pública ou privada, subordinada à hierarquia da ICP-Brasil, responsável por emitir, distribuir, renovar e gerenciar os certificados digitais. As Autoridades certificadoras têm a responsabilidade de verificar se o titular do certificado possui a chave privada que corresponde à chave pública que faz parte do certificado digital, cria e assina digitalmente o certificado do assinante, de modo que o certificado emitido pela AC representa a declaração da identidade do titular que possui um par único de chaves (público-privada). Hoje no mercado existem varias autoridades certificadoras autorizadas a emitir o certificado digital, entretanto, vale ressaltar as duas certificadoras mais conhecidas no mercado que são a Certising e a Serasa Experian. Figura nº 5 – Preenchimento dos Dados Cadastrais do Empregador. Site www.esocial.gov.br
24 Acima podemos verificar os campos que o empregador têm que preencher para ter acesso ao sistema. Contudo todos os campos se tornam obrigatórios, pois são necessários para corresponder ao pedido de inclusão no E-social e para o empregador doméstico obter acesso às informações cadastradas e recolhimento de suas obrigações para com a empregada doméstica. Após o cadastro é gerado um numero de identificação conhecido como CEI – Cadastro Especifico do INSS. A matrícula CEI é concedida diretamente ao contribuinte, sem necessidade de se dirigir às unidades de atendimento do INSS. O número da matrícula é fornecido automaticamente ao final da entrada das informações. Após o cadastramento da matrícula, o contribuinte tem 24 horas para fazer eventuais alterações cadastrais via Internet. Após esse prazo, o contribuinte deverá dirigir-se a qualquer unidade de atendimento. A Matrícula CEI está disponível para qualquer contribuinte identificado por seu CPF, se pessoa física, ou CNPJ, se pessoa jurídica, que é exigida uma senha, informada pelo contribuinte na primeira utilização desse serviço e verificada nos acessos seguintes. Para pessoas jurídicas, com CNPJ, está disponível o cadastramento de matrículas CEI para obras de construção civil ou de outras modalidades (terraplenagem, bueiros, iluminação, etc.). E para pessoas físicas com CPF, está disponível a Concessão de Matrículas CEI não só para obras de construção civil, mas também para produtores rurais, equiparados a empresas desobrigados de CNPJ, contribuintes individuais com empregados e empregadores domésticos que recolhem o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS.
25
Figura nº 6 - Demonstrativo de cálculo e recolhimento do INSS/Previdência Social. Site www.esocial.gov.br
No demonstrativo acima, trata-se do relatório das demonstrações referente às contribuições Previdenciárias que o empregador tem que realizar na folha de pagamento. Essa tela mostra que a funcionalidade do sistema é bem didática, dando segurança ao empregador na hora de recolher as obrigações da empregada doméstica.
26
Figura nº 7 – Resumo de Pagamentos Social. Site www.esocial.gov.br
Através do resumo acima, demonstra que o empregador consegue visualizar os períodos em aberto, não recolhidos, e emitir as guias de recolhimento mensal através dessa tela e ainda podemos observar a situação em que se encontra o pagamento, se houver inconsistência de recolhimento também é possível consultar entre os itens de situação conforme tela acima. O procedimento antes do E-social era feito manualmente em uma guia de GPS avulsa, que o empregador teria que preencher os dados da empregada doméstica. Com o E-social, à disposição de qualquer contribuinte, ficou fácil fazer o pagamento porque o próprio sistema gerará a guia de recolhimento para pagamento, segundo as informações dos contribuintes.
27
Figura nº 8 – Afastamento Temporário. Site www.esocial.gov.br
A imagem acima se refere ao afastamento do empregado doméstico, que se por ventura sofreu algum acidente de trabalho ou licença maternidade, pode informar o afastamento do funcionário através dessa ferramenta. O procedimento para o afastamento torna seus processos lentos e cansativos para a maioria dos cidadãos que precisam do serviço para se afastar de suas atividades profissionais. O afastamento, normalmente, ocorre devido a um problema de saúde que tenha afetado as condições físicas do trabalhador e que de certa forma o impossibilite de realizar suas funções no emprego.
Hoje para realizar o pedido é necessário que a pessoa se dirija até um posto do INSS, no dia marcado para a perícia, portando sua carteira de identidade, CPF, carteira de trabalho, avaliação médica e exames que comprovem o seu problema de saúde.
28 Com o E-social, o empregador usará o evento afastamento temporário contendo as informações de afastamento, que deve ser informado até 10 dias da ocorrência do afastamento do empregado. Figura nº 9 – Férias do Empregado Doméstico. Site www.esocial.gov.br
Na imagem acima, podemos perceber que o tema refere-se às férias que o funcionário tem direito. A empresa também escolhe quando o empregado tem suas férias e se o empregado entra em acordo com a empresa que vai tirar férias. As férias que o usuário vai tirar ficam relacionadas em um quadro como esse para que a empresa tenha um controle interno de quem está de férias e a quantidade de usuários. Férias é um direito do trabalhador depois que cumpre certo tempo dentro da empresa é dado ao empregado à aquisição durante um período que é dado a ele.
29 Figura nº 10 – Horas Extras do Empregado Doméstico. Site www.esocial.gov.br
A Hora extra demonstrada na tela acima é em relação ao trabalhador doméstico que ficou além da jornada diária estabelecida pela legislação CLT ou contrato de trabalho. Neste quadro é possível informar às horas extras que o funcionário fez, e tudo fica de fácil acesso ao empregador doméstico; o contratante tem o controle de quantas horas extras à empregada doméstica fez em um determinado período do mês. Na verdade, as horas extraordinárias, como a própria designação já indica, são excepcionais, isto é, fora do ordinário. Nesse sentido, o ideal é que o contrato se limite a prever a jornada de 8 horas diárias e 44 semanais. No caso de ocorrer horas extras, o importante é que elas sejam apuradas e pagas, sempre com base naquilo que aconteceu na realidade, não podendo ultrapassar duas (2) horas diárias, e com esse novo sistema o esocial ajudará no calculo das horas extras.
30 Figura nº 11 – Aviso Prévio do Empregado Doméstico. Site www.esocial.gov.br
O Aviso prévio é o nome que se dá no Brasil à comunicação antecipada e obrigatória de um funcionário que, numa relação de emprego em que inexista prazo determinado para o fim do contrato, uma parte deve fazer à outra de que deseja rescindir sem justa causa o contrato de trabalho existente. Quando o empregado doméstico manifestar o desejo de rescindir o seu contrato de trabalho, o empregador domestico deverá acessar o sistema e ir até o evento do lado esquerdo da tela acima e clicar no Eventos Trabalhista e em seguida clicar em Aviso Prévio. O aviso prévio tem por finalidade evitar a surpresa na ruptura do contrato de trabalho, possibilitando ao empregador o preenchimento do cargo vago e ao empregado uma nova colocação no mercado de trabalho.
31 Figura nº 12 – Desligamento do Empregado Doméstico. Site www.esocial.gov.br
Após o aviso prévio, nesta tela acima o empregador doméstico comunicara ao sistema o desligamento do funcionário; quando feito o desligamento do empregado domestico, o procedimento era o setor de URH (Unidade de Recursos Humanos) é o responsável por emitir a carta de dispensa, calcular e preparar toda a documentação necessária ao desligamento, bem como efetuar a liberação do FGTS (Fundo de Garantia do tempo de Serviço) do funcionário (em caso de dispensa). O empregador terá 10 (dez) dias para efetuar o pagamento da rescisão de contrato, sendo que, se o funcionário tem mais de 1(um) ano de registro, ele obrigatoriamente receberá no sindicato da categoria ou no Ministério do Trabalho, caso não haja mais de 1 (um) ano o empregado doméstico poderá receber diretamente do empregador sem a necessidade de homologação. Com o e-social o próprio sistema se encarregara de calcular a rescisão de trabalho com as informações do empregador doméstico e redirecionara o mesmo para liberar o FGTS do funcionário, e emitir as guias rescisórias.
32 Figura nº 13 – Recolhimento de Empregado Doméstico. Site www.esocial.gov.br
Quando é feito o cadastramento do empregado doméstico, no sistema do e-social, existe um link com o nome de “Guia de FGTS” . Ao clicar nesse link, o sistema do e-social redireciona para site da Caixa Econômica Federal. Na tela acima permitira a emissão da Guia de recolhimento do FGTS. Você precisará informar o número do código CEI (Cadastro Especifico do INSS), para ter acesso ao sistema, sem essa informação não existe outra possibilidade para acessar o programa sem o numero CEI.
33 Figura nº 14 – Cadastramento do Empregador. Site www.caixa.gov.br
Dando continuidade, na tela acima mostra que ao informar o número CEI do empregador doméstico será necessário um cadastramento do empregador, pedindo que o empregador doméstico forneça os dados pessoais que são campos obrigatórios para que seja concluído o cadastramento, para que possa fazer recolhimento dos impostos que são obrigatórios.
34 Figura nº 15 – Emissão de Guia do FGTS. Site www.caixa.gov.br
Conforme tela acima, ao inserir o numero CEI, o sistema do banco de dados da Caixa Econômica Federal reconhece o número do empregador e lhe dá a possibilidade de recolher a guia de FGTS pedindo competência do exercício e a data de recolhimento. O e-social vem para facilitar o recolhimento do FGTS, porque antes do sistema o recolhimento é feito de duas formas:
SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, por meio da Conectividade Social. É necessário instalação de aplicativo e possuir Certificado Digital para transmissão dos dados.
Preenchimento manual da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações
à
Previdência
Social
-
GFIP
avulsa.
Acatada
excepcionalmente e sob autorização da CAIXA, considerando que não possui Código de Barras e só pode ser quitada em agências bancárias conveniadas.
35
3.2 - Vantagens do E-Social
O E-Social tem a intenção de eliminar nove obrigações que estão em vigor, são elas:
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência
Social) DIRF (declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte)
DIRF; Informações de Terceiros.
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
Livro de Empregados;
GPS
Folha de Pagamento e MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais). O E-Social visa simplificar o cumprimento das obrigações principais e
acessórias, para redução de custos e da informalidade. Segundo a Receita Federal, o E-Social também tem o objetivo de aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e aumentar a arrecadação, ao diminuir inadimplência, erros, sonegação e fraudes. Está prevista a padronização e a integração de cadastros que valerá para pessoas físicas e jurídicas junto aos órgãos participantes e Promoverá, ainda, a integração com o sistema do E-Social, visando à transmissão das informações dos empregadores, visará para atender diversos órgãos do governo, a partir da integral implantação, ele será a ligação oficial entre o governo e as empresas. Para as empresas é a garantia da informação do passado bem resguardada, porque ela já vai estar neste repositório do governo e todos os órgãos que precisam da informação terão acesso a este repositório. Atendimento a diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes, é uma das vantagens, A padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto é outra.
36 Quando implantado, o E-Social deverá colaborar para que não haja salários pagos "por fora", negligência ou omissão no recolhimento de direitos trabalhistas como o FGTS e ausência de registro em carteira, entre outras irregularidades.
3.3 – Vantagens do e-social para o Governo
O governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador se torna o alvo principal para que em relação aos seus empregados e empresas unifiquem as informações. O acesso rápido a informações atualizadas sobre emprego, renda e mercado de trabalho em geral, os dados poderão ser cruzados pelo governo de muitas maneiras; economia de papel e espaço físico, já que a legislação obriga as empresas a guardar a folha de pagamento por 30 anos (será preciso apenas dispor de sistemas informatizados para guardar os arquivos digitais). Eliminação de falhas comuns nos registros da própria Previdência, que dificultam a contagem do tempo de serviço. O governo poderá fornecer diversos órgãos com uma única fonte de informações. O governo terá maior centralização na entrega das obrigações. O governo terá maior integração dos sistemas informatizados das empresas. Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto. Aumentar a arrecadação, não pelo aumento dos tributos – e sim pela diminuição da inadimplência, da incidência de erros, da sonegação e da fraude; garantir direitos trabalhistas e previdenciários e melhorar a fiscalização (online). O governo federal que vai unificar o envio de informações em tempo real pelo empregador se torna o alvo principal para que em relação aos seus empregados unifiquem as informações, e também possa fiscalizar a PEC das domesticas aprovada pelo senado, em 2 de abril de 2013.
37 O acesso rápido a informações atualizadas sobre emprego, renda e mercado de trabalho em geral, os dados poderão ser cruzados pelo governo de muitas maneiras; economia de papel e espaço físico, já que a legislação obriga o empregador a guardar a folha de pagamento por 30 anos (será preciso apenas dispor de sistemas informatizados para guardar os arquivos digitais). O governo poderá fornecer diversos órgãos com uma única fonte de informações. O governo terá maior centralização na entrega das obrigações. O governo terá maior integração dos sistemas informatizados das empresas. Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto. E reduzir os processos trabalhistas que acabam gerando custo, e de qualquer maneira caso haja processos, o acesso às informações será de forma mais rápida, para as resoluções dos casos.
3.4 – Vantagens do e-social para o Empregador O E-Social seguido dos seus empregadores que são cadastrados no sistema vão ter facilidade para que validem informações diretamente no banco de dados da Receita Federal; Deverá agilizar, modernizar e solucionar problemas antigos e graves que afligem empregados, empregadores e também o governo. Além disso, tudo, ainda houve a extinção da prestação de informações por meio da GFIP.
3.5 - Desvantagens do E- Social
O sistema exigirá mais conhecimento e detalhamento técnico do empregador doméstico, na hora de informar as obrigações a recolher com o empregado doméstico. O empregador doméstico precisará se adaptar ao software e ter um rigoroso acompanhamento para o desenvolvimento do sistema, o que ainda
38 está sendo adaptado, mas tem que mudar o método da empresa e dar treinamento à equipe. Além disso, Enviar a admissão do funcionário antes de enviar a folha de pagamento para o ambiente nacional do E - Social.
3.6 – Desvantagens do e-social para o Empregador
Os eventos relativos à admissão de um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado doméstico inicie suas atividades profissionais, que deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. O afastamento deverá ser registrado na data da ocorrência e não poderá ser registrado posteriormente após a saída do empregado, porque isso ocorrerá um transtorno na empresa e dificultara no pagamento do empregado após afastamento. O que vemos é que os beneficiários são todas as organizações governamentais, porque terá maior informação do empregador domestico e empregada domestica, para impor as suas leis e cumprir os seus prazos.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta pesquisa teve como tema a Tecnologia da Informação na área contábil cujos objetivos são (a) apresentar as funcionalidades do E-Social e analisar (b) as vantagens e desvantagens desse sistema, sob a ótica do governo e empregador. Os objetivos desta investigação foram alcançados pelo fato de respondermos às perguntas de pesquisa que nortearam este estudo. Em relação à funcionalidade do e-social, percebemos que o sistema é auto didático, porque o sistema possibilita um fácil preenchimento e facilidade na manutenção de arquivos cadastrados dentro dele. Já com relação às vantagens do sistema apresentado, o e-social visa unificar os órgãos competentes que são: Previdência Social, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, e eliminar a burocracia nas entregas das informações que hoje são feitas. Em relação às desvantagens do sistema e-social, embora não será necessário um profissional contábil, o empregador doméstico precisa ter conhecimento com as normas e regras da CLT, para que sejam cumpridos os prazos estabelecidos pelo e-social, e no conhecimento e detalhamento técnico nas informações prestadas dentro do sistema. Tendo em vista que a tecnologia por estar presente no nosso dia a dia, o governo federal elaborou um sistema visando um maior controle nas recepções das informações prestadas pelo empregador domestico, e evitando práticas de fraudes ou sonegações fiscais, e por se tratar de uma nova tecnologia apresentada de forma detalhada e com informação simultânea onde o governo possa fiscalizar a qualquer tempo o empregador, reduzindo assim também os custos com processos trabalhistas, e reduzindo o tempo para analises de processos caso ocorra. O e-social abrangerá empresas do lucro real e presumido, entretanto, não foi possível apresentar os seus benefícios devido à prorrogação de prazo para Janeiro de 2015, impossibilitando uma maior analise.
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REFERÊNCIAIS BIBLIOGRÁFICAS
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suas
funções:
Manutenção e analise sobre os benefícios do trabalhador domestico: para que serve, como consegue restrições, beneficiários, cobrança de tarifas. www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/default
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