LAPORAN AUDIT INTERNAL UPT PUSKESMAS SUKAKARYA TAHUN 2017
I. Latar Belakang Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso, 2008 ). Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar (Tiara, 2011). Puskesmas Sukakarya merupakan salah satu sumber data kesehatan khususnya bagi Dinas Kesehatan Kota Sukabumi dan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Koordinator Koordinator SP3 di Puskesmas Sukakarya menerima laporan-laporan kegiatan dari pelaksana dengan frekuensi pelaporan data sebagai berikut: berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Data yang dilaporkan dalam SP3 harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh koordinator SP3 . Kepatuhan petugas melaksanakan ketetapan waktu pelaporan SP3 yaitu sebelum tanggal 5 setiap bulannya masih dikategorikan kurang dalam pelaksanaan atau penerapannya. Untuk menilai hal tersebut perlu dilakukannya audit internal.
II. Tujuan audit Melakukan penilaian terhadap ketepatan waktu pelaporan SP3 III. Lingkup audit - Admen : Tata Usaha
IV. Objek audit: -
Tata Usaha : Ketepatan waktu pelaporan SP3
V. Standar/Kriteria Audit Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas VI.
Auditor Tim II : 1. Asep Ruchyana, AMK 2. Endah Fauziah, AMKeb 3. Bina Betiana, AMKeb
1
VII.
Proses Audit 1. Metode : wawancara, dan telusur dokumen 2. Jadual dan alokasi waktu (terlampir) 3. Rincian Kegiatan Audit/Audit Plan (terlampir) 4. Instrumen Audit (terlampir)
VIII.
Hasil dan Analisis Hasil Audit Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut (terlampir)
IX.
Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh auditee Monitoring Tindak Lanjut Audit Internal (terlampir)
2
Lampiran 1: Jadual Audit Internal
JADUAL AUDIT INTERNAL TAHUN 2017 UNIT KERJA YANG
JAN
PEB
MAR
APR
MEI
JUN
JUL
AGT
SEP
OKT
NOP
DES
DIAUD IT Admen
Tata Usaha
Tim
Tim II :
Audit
1. Asep Ruchyana 2.Endah Fauziah 3. Bina Betiana
Lampiran 2: Rincian Kegiatan audit (audit plan). No
1
Unit kerja/sasaran audit
Tata Usaha
Tujuan
Sasaran audit Auditor (Kegiatan/ Proses yang diaudit) Menilai ketepatan waktu Tim 1I : ketepatan waktu pelaporan SP3 Asep pelaporan SP 3 Endah Bina
Standar/kriteri a yang menjadi acuan
Metoda
Permenkes No. Wawancara, Checklist 75 Tahun 2014 telusur tentang dokumen Puskesmas
Sukabumi, Juni 2017 Mengetahui, Ketua tim audit : Asep Ruchyana
Instrumen audit
Anggota Tim Audit: 1. Endah Fauziah 2. Bina Betiana
3
Tgl dan Waktu Audit I
5 Juni 2017
Tgl dan Waktu Audit II
Tempat Pelaksanaan
UPT Puskesmas Sukakarya
Lampiran 3 : Instrumen Audit Check list ketepatan waktu pelaporan SP3
PEMERINTAH KOTA SUKABUMI DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SUKAKARYA Jalan Sukakarya No. 66 Sukabumi 43135 Telp.(0266) 217931, Email :
[email protected]
CHECK LIST KETEPATAN WAKTU PELAPORAN SP 3
Unit
:
Nama Petugas
:
Tanggal Pelaksanaan
:
No
Langkah Kegiatan
Ya
1
Apakah semua petugas sudah memiliki SK dari Kepala Puskesmas dalam
Tidak
melaksanakan tugasnya ? 2
Apakah semua petugas sudah memiliki surat tugas dari Kepala Puskesmas dalam melaksanakan tugasnya?
3
Apakah semua petugas sudah memiliki tugas pokok dan fungsi (tupoksi) ?
4
Apakah ada SOP SP3 ?
5
Apakah ada buku ekspedisi ?
6
Apakah semua pengelola program menyampaikan laporan tepat waktu setiap tanggal 5?
7
Apakah disediakan box file khusus untuk masing-masing program ?
8
Apakah laporan LB1, LB3 KIA dan KB, LB3 Gizi, LB3 P2P, LB4, sudah terisi lengkap dan ditandatangani kepala Puskesmas ? Jumlah
Compliance Rate (CR) : ……%
Sukabumi, ……………………… Auditor / Pelaksana
……………………………………… NIP
4
Lampiran 4: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
Tata Usaha Proses
Ketepatan waktu pelaporan SP 3
UNIT: Admen
Kriteria Audit
SOP Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3)
Bagian I : Rincian ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian Bukti – Bukti Obyektif - Tidak ada SOP SP3 - Tidak ada SOP SP 3 - Hanya Sebagian pengelola - Tidak ada bukti penerimaan laporan dari program yang menyerahkan masing-masing pengelola program di laporan sebelum tanggal 5 Kepala Subag TU setiap bulannya - Tidak ada box file program - Tidak ada box file masing- Tidak ada print out LB1, LB3, LB4 yang masing program sudah terisi lengkap dan ditandatangani - Tidak ada print out LB1, Kepala Puskesmas LB3, LB4 yang sudah terisi lengkap dan ditandatangani Kepala Puskesmas Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisis akar permasalahan, tindakan koreksi waktu penyelesaian Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) Tidak ada SOP SP 3
Metode Audit Wawancara Telusur dokumen/rekaman
dan perbaikan dengan
Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : Penyusunan dan sosialisasi SOP SP 3 (waktu penyelesaian 1 bulan)
Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : - Petugas dalam melaksanakan tugas diharapkan sesuai dengan SOP - Selalu mengingatkan petugas pada saat pertemuan
Unit kerja: Tata Usaha
Auditor Asep Ruchyana Endah Fauziah Bina Betiana Tanggal: 5 Juni 2017
Bagian 3 : Verifikasi Auditor tentang rencana kegiatan :
5
Auditee Nina Rustiana
Lampiran 5: Form Monitoring Tindak Lanjut Audit Internal
Tata Usaha Status tindak lanjut pertanggal: 5 Juni 2017 No
Uraian
Ketidak
Sesuaian/Masalah
Analisis
ketidak
sesuaian/masaah
Rencana
Target
waktu
tindak lanjut
penyelesaian
Penanggung
Waktu
Status
jawab
Pelaksanaan
penyelesaian
tindak lanjut -
-
-
Tidak ada SOP SP3 Hanya Sebagian pengelola program yang menyerahkan laporan sebelum tanggal 5 setiap bulannya Tidak ada box file masing-masing program Tidak ada print out LB1, LB3, LB4 yang sudah terisi lengkap dan ditandatangani Kepala Puskesmas
Tidak ada SOP SP 3
Penyusunan dan sosialisasi SOP SP 3
1 bulan
Auditor
Nina Rustiana
Auditee
Asep Ruchyana
Nina Rustiana
6
