Analisa Proses Sistem Informasi Perusahaan Patra 1.1
Profil Perusahaan Perusahaan Patra merupakan salah satu perusahaan yang berada di Kabupaten Kuningan, perusahaan tersebut bergerak di bidang jasa penyewaan kosan, tempat futsal, studio musik, tempat fitnes, tempat berjualan atau kantin
dan lain-lain.
Perusahaan ini didirikan oleh Ibu Iyet pada tahun 2013 dan dibuka pada tahun 2014. Adapun perusahaan tersebut berlokasi di jalan Cut Nyak Dhien Cijoho-Kuningan (sebelah Utara pintu gerbang 2 kampus 1 Universitas Kuningan).
1.1.1
Sumber Daya Manusia (SDM) di Perusahaan Patra 1.1.1.1 Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi dari Perusahaan Patra dapat dilihat pada Gambar 3.1:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Patra 1.1.1.2 Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan wewenang dari bagian-bagian yang terdapat pada struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut: 1. Pemilik Pemilik perusahaan mengontrol jalannya bisnis. 2. Manajer Mengatur aktivitas karyawan. 3. Admin Mengontrol keuangan dan membuat laporan keuangan, serta mengatur data konsumen. 4. Logistik Mengatur penggunaan barang invetaris perusahaan.
5. Kebersihan Mengatur kebersihan area Perusahaan Patra. 6. Keamanan Mengatur dan mengontrol keamanan di Perusahaan Patra. 7. Karyawan Melaksanakan operasional logistik, kebersihan dan keamanan. 1.1.1.3 Perekrutan Karyawan Untuk Sistem Perekrutan Karyawan di Perusahaan Patra ini di tentukan oleh manajer. Setiap karyawan yang direkrut atau di pilih di tentukan tugas dan tanggung jawabnya bekerja di Patra dan menempati bagian yang telah di tentukan. 1.1.1.4 Penggajihan Karyawan Di perusahaan Patra ini untuk penggajian Karyawan diberi gaji setiap satu bulan. Dan ditetapkan jumlahnya sesuai standar Perusahaan yang telah di sepakati. 1.1.2
Proses Bisnis yang Berjalan di Perusahaan Patra Untuk Jumlah Kamar Kos di Patra terdapat 117 Kamar Kos Tipe 1 dan 7 kamar tipe VIP. Dan total kamar kos yaitu 124 kamar. Adapun jenis-jenis layanan/jasa dari Perusahaan Patra adalah sebagai berikut: 1. Kosan Jenis layanan kos-kosan yang disediakan oleh Perusahaan Patra adalah sebagai berikut: a. Kosan Tipe 1 Spesifikasi: Kamar 1 unit; WC unit; Kasur 1 unit; Lemari 1 unit. Biaya: Rp. 400K/Bulan.
Keterangan : Untuk Kosan Tipe 1 ini ibagi menjadi 3 gedung yaitu Gedung A, Gedung B dan Gedung C. Untuk gedung A dan B, di Khususkan untuk Laki-Laki, sedangkan untuk gedung C untuk Perempuan. Keadaan saat ini kosan yang terisi Gedung A dan B sebanyak 75 kamar. Dan yang kosong ada 6 kamar. Kemudian Gedung C Sebanyak 36 kamar Sudah terisi semua. b. Kosan Tipe VIP Spesifikasi: Ruang Tamu 1 unit; Kamar + AC 1 unit; Dapur 1 unit; WC; Kasur 2 Unit. Biaya: Rp. 800K/Bulan.
Keterangan : Untuk Kosan Tipe VIP ini diberi nama Gedung D. Tipe kosan ini disewakan untuk satu keluarga. Keadaan saat ini Tipe VIP sebanyak 7 Unit telah terisi semua. 2. Futsal Untuk sewa Lapangan Futsal di Patra disewakan dengan tarif bayar dihitung per-jam. Jenis layanan futsal yang disediakan oleh Perusahaan Patra adalah sebagai berikut:
a. Futsal Sewa Pagi Spesifikasi: Lapang Futsal 1 unit; Bola 1 Unitl WC 1 unit. Biaya: Rp. 80K/Jam. b. Futsal Sewa Malam Spesifikasi: Lapang Futsal 1 unit; Bola 1 Unit; WC 1 unit. Biaya: Rp. 100K/Jam. Untuk Lapangan Futsal yang ada di Patra terdapat 1 lapangan Futsal.
3. Kantin Jenis layanan kantin yang disediakan oleh Perusahaan Patra adalah sebagai berikut: Spesifikasi: Kantin 1 unit. Biaya: Rp. 300K/Bulan. Untuk Kantin terdapat 5 warung.
4. Studio Musik Jenis layanan studio musik yang disediakan oleh Perusahaan Patra adalah sebagai berikut: Spesifikasi: Alat Musik 1 unit; Sound Aktif; AC 1 unit. Biaya: Rp. 50K/Jam. Untuk Studio Musik terdapat 4 Ruang Studio Musik.
5. Fitnes Jenis layanan fitnes musik yang disediakan oleh Perusahaan Patra adalah sebagai berikut: Spesifikasi: Alat Fitnes Elektrik 1 unit; Alat Fitnes Manual 1 unit; Sound Aktif 1 unit; AC 1 unit. Biaya: Rp. 10K/Jam. Untuk tempat Olah Raga ada 1 tempat.
1.2
Proses Bisnis Penyewaan 1.2.1
Bisnis Kosan Proses penyewaan Kosan yaitu, pertama konsumen melakukan pendaftaran untuk pemesanan kosan ke admin, kemudian admin mencatat data konsumen, setelah itu konsumen memilih kamar yang akan di sewa, konsumen membayar uang sewa kos, kemudian admin membuatkan kwitansi pembayaran, admin memberi kwitansi bukti pembayaran kepada konsumen dan menyerah kan kunci kosan beserta fasilitasnya.
1.2.2
Penyewaan Lapang Futsal Proses penyewaan Lapang Futsal yaitu, pertama konsumen melakukan pemesanan ke admin kemudian menentukan waktu sewa serta membayar uang muka, untuk pemesanan atau booking waktu sewa lapang bisa melalui telepon, kemudian pada waktu yang ditentukan melakukan sewa lapang sesuai dengan waktu yang ditentukan sampai waktu selesai. Dan setelesai konsumen membayar sisa biaya sewa, kemudian admin memberi kwitansi bukti pembayaran kepada konsumen.
1.2.3
Penyewaan Kantin
Untuk penyewaankantin, pertama penyewa melakukan pendaftaran ke admin untuk menyewa kantin, setelah didata konsumen membayar biaya sewa kepada admin, setelah pembayaran admin membuatkan kwitansi pembayaran sewa kantin, dan penyewaan terhitung satu bulan sampai jatuh tanggal bulan depan. 1.2.4
Penyewaan Studio Musik Untuk penyewaan studio musik, pertama konsumen yang akan menyewa melakukan pendaftaran ke admin, selanjutnya konsumen menentukan waktu sewa, setelah itu konsumen dapat menggunakan studio selama waktu yang telah ditentukan. Setelah waktu sewa habis, konsumen melakukan pembayaran, dan admin membuatkan kwitansi pembayaran sewa studio musik.
1.2.5
Penyewaan Alat Fitnes Untuk penyewaan alat fitnes, pertama konsumen melakukan pendaftaran pada admin, selanjutnya mennetukan waktu sewa, setelah itu konsumen dapat menggunakan alat fitnes sesuai dengan waktu yang ditentukan. Setelah waktu habis, konsumen membayar biaya sewa pada admin. Dan admin membuatkan kwitansi pembayaran sewa Alat Fitnes.
1.3. Sistem Pengelolaan Keuangan dan Asset Perusahaan Untuk sistem keuangan patra keuangan diatur oleh manajer dan untuk biaya pengeluaran perusahaan diantaranya untuk : Penggajian Karyawan (termasuk Keamanan dan Kebersihan) Pembayaran token listrik jetpam, pembayaran token listrik gedung kantin, dan pembayaran token listrik studio musik. (Dalam Bentuk Pembelian Pulsa Listrik) Biaya perbaikan Seluruh Asset Gedung jika ada kerusakan/ penggantian. Biaya operasional.
1.4. Rantai Nilai Bisnis Pendukung Keuang an
SDM
Fasilitas Kosan
Bisnis Utama
Kostan
Futs al
Studi o Musi
Kan tin
Alat Fitne
1.5. Flowmap
1.6. Usulan sistem Bisnis Penyewaan Kosan Dari semua bisnis yang ada di Perusahaan Patra ini, kami akan memilih proses pembayaran kosan yang akan kami kembangkan sistemnya menjadi terkomputerisasi. Usulan sistem dari bisnis penyewaan kosan pada Perusahaan Patra yaitu :
Uraian Usulan Proses Pembayaran Kos :
Konsumen melakukan Pendaftaran ke bagian admin, kemudian admin menginputkan data konsumen. Selanjutnya konsumen memilih model Kosan, lalu membayar uang sewa Rp. 400K/Bulan untuk kosan model biasa dan Rp. 800K/Bulan untuk kosan model VIP. Bagian admin menerima pembayaran dan menginputkan data pembayaran, kemudian admin membuat kuintansi untuk konsumen serta mengarsipkan kuintansi dan memberikan kuintansi yang satunya lagi kepada konsumen. Kemudian konsumen memberikan kuintansi tersebut ke bagian logistik untuk mengambil kunci dan fasilitas yang disediakan, berdasarkan kuintansi tersebut bagian logistik memberikan kunci dan fasilitas kosan yang disediakan kepada konsumen. Setelah masa sewa habis, setiap awal bulan dilakukan pembayaran lagi sesuai dengan harga. Kemudian bagian admin meng-input data pembayaran berdasarkan arsip kuintansi pada buku pemasukan untuk pemasukan pembayaran kosan dan membuat laporan bulanan pemasukan pembayaran kosan serta menyerahkan laporan tersebut kepada manajer untuk ditanda tangani. Selanjutnya setelah laporan ditanda tangani oleh manajer laporan tersebut diserahkan kepada pemilik untuk dianalisa.
