2010 FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK SIPIL UNIVERSITAS SRIWIJAYA
ANTON WIJAYA NIM. 0310 1030 008
[ORGANISASI PROYEK] TUGAS MAKALAH MATA KULIAH ADMINISTRASI PROYEK
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………….2 DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ 3 I. ORGANISASI.............................................................................................................. 4 1.1. Konsep Organisasi ................................................................................................ 4 1.2 Dasar dan Prinsip Organisasi ................................................................................. 6 1.3. Bentuk-Bentuk Organisasi.................................................................................... 7 1.3.1 Organisasi Fungsional ..................................................................................... 8 1.3.2. Organisasi Produk dan Area ........................................................................... 9 1.3.3. Organisasi Matriks .......................................................................................... 9 II. ORGANISASI PROYEK ......................................................................................... 10 2.1 Jenis-jenis Organisasi Proyek ............................................................................... 10 a. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) ............................................................. 10 b.
Organisasi proyek murni ( OPMi ) ............................................................... 13
c. Organisasi Proyek Matriks (OPM ) ................................................................. 14 2.2 Memilih Bentuk Organisasi Proyek .................................................................... 17 III. ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI.............................................................. 18 3.1 Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi ......................................................... 18 3.2 Pemilik Proyek .................................................................................................... 18 3.3 Konsultan ............................................................................................................. 19 3.4 Kontraktor............................................................................................................ 21
Page | 2
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsional Sederhana ................................................... 11 Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional Kompleks ................................................... 11 Gambar 3. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Project Expeditor ................. 12 Gambar 4. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Koordinator Proyek .............. 12 Gambar 5. Struktur Organisasi Murni Sederhana .......................................................... 13 Gambar 6. Struktur Organisasi Murni Kompleks........................................................... 13 Gambar 7. Struktur Organisasi Matriks Sederhana ........................................................ 15 Gambar 8. Struktur Organisasi Matriks Kompleks ........................................................ 15 Gambar 9. Hubungan Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi ................................ 18
Page | 3
ORGANISASI PROYEK I. ORGANISASI 1.1. Konsep Organisasi Menurut Max Weber sebuah organisasi dapat dikatakan sebagai Organisasi Ideal apabila organisasi tersebut mengenal adanya :
Spesialisasi
Tingkatan berjenjang
Berdasarkan prosedur kerja
Hubungan yg bersifat impersonal
Promosi berdasarkan kompetensi
Sebuah organisasi dapat disebut efektif bila :
Harus dapat memahami tujuan proyek
Mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek
Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin
Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang
Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek
Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi. Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut. a. Prespektif I Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektif rancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang
Page | 4
seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan. Ada tiga komponen yang terkandung dalam prespektif, yaitu : 1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi. 2. Aliran struktural. 3. Aliran manajemen ilmiah. Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat Henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
Adanya pengembangan kerja
Adanya otoritas dan tanggung jawab
Adanya disiplin
Adanya kesatuan komando
Adanya kesatuan pengarahan
Adanya system pengkajian
Adanya sentralisasi
Adanya jenjang pengawasan
Aliran Strukrural, berdasarkan pendapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturanaturan. Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan pada pengukuran kerja yang dilakukan oleh para pekerja dibandingkan dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.
Page | 5
b. Prespektif II Huse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (workflow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain :
Melakukan formulasi persoalan
Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu system yang sedang dipelajari
Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut
Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut
Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil
Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi
c. Prespektif III Prespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi. Ada tiga unsur yang menonjol sebagai komponen dari perspektif kemanusiaan ini. Ketiga komponen itu antara lain : 1. Aliran Hubungan Kemanusiaan (Human Relations School) 2. Aliran Pengembangan Organisasi (Organizational Development School) 3. Aliran Pemikiran Multidimensional (The Multidimensional Theorists) 1.2 Dasar dan Prinsip Organisasi Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:
berdasar produk
berdasar lokasi
berdasar proses
berdasar pelanggan
berdasar waktu
Page | 6
Ciri-ciri organisasi yang baik : 1. Adanya tujuan yang jelas. 2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang. 3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi. 4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi 5. Adanya struktur organisasi. 6. Adanya jaminan jabatan tersebut. 7. Adanya koordinasi. Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemen modern adalah sebagai berikur :
Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip).
Manajemen harus sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati.
Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.
Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.
1.3. Bentuk-Bentuk Organisasi Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut : 1. Macam-macam pokok kegiatan organisasi 2. Pembagian menjadi kelompok atau subsistem 3. Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan 4. Pengaturan kerjasama, jalur pelopor, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horizontal
Page | 7
Bentuk struktur organisasi formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area, dan matriks. 1.3.1 Organisasi Fungsional Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut : 1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan 2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal. 4. Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana. 5. Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan. Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional : 1. Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan. 2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya. 3. Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan. 4. Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang. 5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk. Kesulitan yang Dihadapi
Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah :
Page | 8
Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.
Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.
Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.
Kurangnya jalur komunikasi horizontal.
1.3.2. Organisasi Produk dan Area Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional. 1.3.3. Organisasi Matriks Bila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, maka pada organisasi matriks disamping jalur formal vertical terdapat pula jalur formal horizontal.
Page | 9
II. ORGANISASI PROYEK 2.1 Jenis-jenis Organisasi Proyek Telah disebutkan sebelumnya bahwa organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan struktur organisasi berkisar pada : a. Arus vertikal disamping horizontal. b. Penanggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek c. Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasi Kebutuhan mendasar yang harus dipertimbangkan dalam pembentukan organisasi proyek 1. Clarification of Roles & Relationships (Klarifikasi/kejelasan atas Tanggung Jawab dan Hubungan Kerja) 2. Efficiency and economy (Faktor efisiensi dan ekonomi) 3. Classification of mission, goals, and objective (Kejelasan misi, tujuan dan sasaran) 4. Clarification of individual and organizational tasks (Kejelasan tugas individu dan organisasi) 5. Encouragement of employee decision making and rapid customer response (Mendukung pengambilan keputusan dan respon yang cepat kepada pelanggan) 6. Sense of stability and adaptability (Suasana yang stabil dan kemampuan beradaptasi) 7. Encouragement of innovation and development (Mendukung Inovasi dan Pengembangan) Pendekatan yang diperlukan untuk membahas struktur organisasi proyek dalam dengan mengindentifikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi : a. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dengan variasinya, yaitu Organisasi Proyek Koordinator (OPK) dan Organisasi Proyek Expenditur (OPE).
Page | 10
Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsional Sederhana
Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional Kompleks
Keuntungan :
Adanya fleksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan
Orang-orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda
Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan ke dalam satu group untuk berbagi pengetahuan & pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis
Page | 11
Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk
Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian2 tertentu
Kerugian:
Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
Kadang-kadang tidak ada individu yang diberi tanggungjawab penuh untuk mengurus proyek.
Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah.
Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.
Gambar 3. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Project Expeditor
Gambar 4. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Koordinator Proyek
Page | 12
b. Organisasi proyek murni ( OPMi ) Ciri-cirinya antara lain :
proyek terpisah dari organisasi induk
Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, Administrasi tidak terikat dengan organisasi induk, Laporan kemajuan/kegagalan secara periodik mengenai proyek.
Manager Proyek (MP/PM) bisa mengambil sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier jika tidak tersedia/tidak bisa dikendalikan dalam organisasi
Gambar 5. Struktur Organisasi Murni Sederhana
Gambar 6. Struktur Organisasi Murni Kompleks
Page | 13
Kelebihan Proyek Murni
Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
Manager Proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek
Semua anggota tim proyek bertanggungjawab langsung kepada Manager Proyek
Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
Adanya kesatuan komando
Karena kewenangan terpusat, keputusan bisa diambil dengan cepat
Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek
Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
Kelemahan Proyek Murni
Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya,sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas
Struktur ini akan menambah biaya bagi organisasi induk, krn biasanya akan berdiri sendiri dengan staf penuh
Sering kali Manager Proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan
bila proyek selesai,terjadi masalah bagaimana nasib pekerja proyek yang ada
ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan "Memenuhi permintaan klien"
c. Organisasi Proyek Matriks (OPM ) Organisasi Proyek Matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk sehingga pada dasarnya menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi proyek murni.
Page | 14
Gambar 7. Struktur Organisasi Matriks Sederhana
Gambar 8. Struktur Organisasi Matriks Kompleks
Page | 15
Kelebihan:
Proyek mendapat perhatian yang cukup
Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional
Tidak ada masalah yang berat berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek selesai
Tanggapan terhadap keinginan klien dapat dengan cepat diberikan seperti pada organisasi proyek murni.
Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga.
Bila ada proyek yang bersamaan, memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target proyek yang berbeda-beda
Kelemahan:
Terdapat kekuatan berimbang antara Manager Fungsional dan Project Manager sehingga bila terdapat keraguan siapa yg mesti terkena beban, pekerjaan proyek jadi terbengkalai
Perpindahan sumberdaya antar proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing Project Manager karena ingin memastikan proyeknyalah yang sukses, bukan target organisasi secara keseluruhan.
Manajemen matriks melanggar prinsip utama manajemen,yaitu kesatuan komando (unity of command)
Page | 16
2.2 Memilih Bentuk Organisasi Proyek Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih suatu bentuk organisasi proyek antara lain :
Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
Berapa lama proyek berlangsung.
Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.
Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat.
Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel.
Page | 17
III. ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI 3.1 Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi Pihak-pihak yang terlibat dalam pembangunan mulai dari tahap ide sampai dengan tahap pelaksanaan secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga pihak : 1. Pemiliki Proyek/owner 2. Pihak Konsultan (perencana/pengawas) 3. Pihak Kontraktor (pelaksana)
Gambar 9. Hubungan Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi
3.2 Pemilik Proyek Pemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang/badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan membayar biaya pekerjaan tersebut. Hak dan kewajiban pengguna jasa/pemilik proyek
Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor)
Meminta Laporan secara periodik mengenai pelaksnaaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa
Page | 18
Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan
Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan
Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan
Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan jalan menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik
Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi)
Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikendaki.
Wewenang Pemberi Tugas
Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masingmasing kontraktor
Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan cara memberitahu secara tertulis kepada kontraktor jika terjadi halhal diluar kontrak yang ditetapkan.
3.3 Konsultan Pihak atau badan yang disebut sebagai konsultan dapat dibagi menjadi dua, yaitu : konsultan perencana dan konsultan pengawas a. Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah orang/badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil, maupun bidang lain yang melekat erat dan membentuk sebuah system bangunan. Hak dan Kewajiban Konsultan Perencana :
Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencana anggaran biaya.
Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa
Page | 19
Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat.
Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan
Menghadiri rapat koordinasi pengelolaan proyek
b. Konsultan Pengawas Konsultan Pengawas adalah orang/badan yang ditunjuk pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan pembangunan. Hak dan Kewajiban Konsultan Pengawas :
Menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan
Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodic dalam pelaksanaan pekerjaan
Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran informasi antar berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.
Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta menghindari pembengkakan biaya.
Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agar dicapai hasil akhir sesuai dengan yang diharapkan dengan kualitas, kuantitas, serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan.
Menerima/menolak material/peralatan yang didatangkan oleh kontraktor
Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturan yang berlaku.
Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan).
Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan tambah atau berkurangnya pekerjaan.
Page | 20
3.4 Kontraktor Kontraktor adalah orang/badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan pertaturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Hak dan Kewajiban Kontraktor :
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana, peraturan dan syaratsyarat, risalah penjelasan pekerjaan, dan syarat-syarat tambahan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa.
membuat gambar-gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas sebagai wakil dari pengguna jasa.
Menyediakan alat keselamatan pekerjaan seperti yang diwajibkan dalam peraturan untuk menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat
Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan haria, mingguan, bulanan.
Menyerahkan seluruh atau sebagian pekerjaan yang telah diselesaikan sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
Page | 21
