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Excel I grafici (prima parte)

I grafici consentono di rappresentare un concetto con grande rapidità. Con un grafico è possibile trasformare in immagine i dati presenti nel foglio di lavoro e dar corpo a un confronto o illustrare una tendenza a colpo d’occhio. In questo corso verranno presentati i concetti di base per la creazione di grafici in Excel

l tipo di grafico migliore è quello che consente di comunicare il messaggio nel modo più efficace, che si tratti di un grafico complesso o semplice, di linee, punti, segmenti di cerchio o persino una combinazione di diversi tipi. Osservando e provando molti tipi di grafico sarà possibile scegliere quello più appropriato per le proprie finalità. Personalizzando i grafici è possibile renderli più attraenti, interessanti ed efficaci. In

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questo corso verrà illustrato quanto sia facile accrescere l’impatto visivo di un grafico e renderlo più significativo utilizzando semplici effetti di formattazione incorporati. Verrà anche spiegato come far partire l’asse di un grafico da un numero diverso da zero e come modificare le informazioni nei grafici, dalle operazioni di base per modificare i titoli fino alla visualizzazione dei dati in un ordine diverso senza riorganizzare il foglio di lavoro.

Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di: • Creare un grafico tramite la Creazione guidata Grafico. • Effettuare le selezioni nella Creazione guidata Grafico. • Comprendere la terminologia di base relativa ai grafici. • Scegliere un tipo di grafico nella finestra di dialogo Tipo di grafico. • Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY).

Sommario 1 Creare un grafico di base - Inserire testo e numeri in un foglio di lavoro.................p.119

2 Specificare le informazioni per la creazione del grafico - Come effettuare le scelte durante la produzione guidata del grafico .....................................................p.120

3 Scegliere un tipo di grafico - Tenendo conto dell’obiettivo da perseguire, come optare per il grafico più consono alle nostre esigenze ...........................p.121

PC Open 117 Aprile 2007


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Creare un grafico di base

In questa lezione verrà illustrato come creare un rapido grafico basilare in circa dieci secondi, spiegato in che modo il testo e i numeri di un foglio di lavoro possono essere inseriti in un grafico, quindi verranno fornite alcune informazioni di base sui grafici prima dell’esercitazione alla fine della lezione. Presentazione della procedura guidata Si supponga di esaminare un foglio di lavoro in cui è visualizzato il numero di scatole di Marmellata di Poldina vendute da ognuno di tre venditori in ognuno di tre mesi. Come si crea un grafico in cui confrontare i risultati realizzati dai tre venditori in ogni mese? Per iniziare, sarà necessario selezionare i dati che si desidera inserire nel grafico, nonché le intestazioni delle colonne e delle righe. Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico. Quando la procedura guidata si apre, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. È possibile selezionare facilmente un altro tipo di grafico, ma in questo caso si accetterà il tipo Istogramma, che viene comunemente utilizzato per confrontare gli elementi e che è particolarmente adatto per questo esempio.

Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico. Visualizzazione dei dati del foglio di lavoro nel grafico In questo grafico a ogni riga di dati relativi ai venditori è stato assegnato un colore. La legenda del grafico, creata dalle intestazioni delle righe del foglio di lavoro, indica quale colore rappresenti i dati di ogni venditore. I dati relativi a Peacock, ad esempio, sono in lilla tenue. I dati relativi a ogni venditore vengono visualizzati in tre colonne separate del grafico, una per ogni mese. La cella B2 del foglio di lavoro diventa la colonna Gennaio del grafico relativa a Peacock, la cella C2 diventa la colonna Febbraio relativa a Peacock e la cella D2 diventa la colonna Marzo relativa a Peacock. L’altezza di ogni colonna del grafico è proporzionale al valore della cella rappresentata. È possibile confrontare immediatamente i risultati realizzati da un venditore con quelli degli altri e mese per mese. Sul lato sinistro del grafico, è stata creata da Excel una scala numerica in base alla quale è possibile interpretare l’altezza delle colonne. Le intestazioni delle colonne del foglio di lavoro si trovano nella parte inferiore del grafico. Le intestazioni diventano le categorie nelle quali vengono disposti i valori delle righe del foglio di lavoro. Come è possibile vedere immediatamente, il grafico mostra che Suyama ha venduto più marmellata in gennaio e febbraio, ma che ha avuto un calo in marzo, quando la migliore è stata Peacock. Le righe del foglio di lavoro diventano le colonne del grafico. Le etichette delle righe diventano il testo della legenda del grafico e le etichette delle colonne diventano i nomi delle categorie nella parte inferiore del grafico. Aggiornare e inserire grafici Tutte le modifiche apportate ai dati del foglio di lavoro vengono immediatamente visualizzate nel grafico. Questo grafico è stato inserito dalla procedura guidata come oggetto nel foglio di lavoro, insieme ai dati, come illustrato nell’immagine. È possibile inserire un grafico anche in un foglio separato di una cartella di lavoro, come verrà spiegato nella lezione successiva. Quando un grafico è un oggetto, può essere spostato e ridimensionato, come verrà illustrato in questa esercitazione. Può anche essere stampato insieme ai dati di origine.

Con la procedura guidata questo grafico è stato inserito nello stesso foglio di lavoro dei dati. È possibile spostare il grafico nel foglio di lavoro trascinandolo in una posizione differente.




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Specificare le informazioni del grafico

In questa lezione verranno fornite informazioni su una scelta importante che è possibile effettuare durante la Creazione guidata grafico. Si sceglierà se nel grafico deve essere visualizzato un confronto tra i venditori, mese per mese, oppure un confronto tra i mesi, venditore per venditore. Nell’immagine sono illustrati entrambi i metodi. Verrà spiegato come aggiungere più dettagli al grafico, ad esempio un titolo, e verranno illustrate le opzioni presentate durante la procedura guidata. Terminata la lezione sarà possibile mettere in pratica quanto appreso. Decidere quali informazioni inserire nel grafico Si supponga di voler effettuare un confronto relativo ai venditori, non l’uno con l’altro, ma con se stessi, al fine di visualizzarne i risultati raggiunti nel tempo. Si selezioneranno nuovamente i dati relativi a Marmellata di Poldina e si aprirà la Creazione guidata Grafico facendo clic sul pulsante Creazione guidata Grafico. Si sceglierà però il pulsante Avanti invece di scegliere Fine. Verrà visualizzata la scheda Intervallo dati al passaggio 2 della Creazione guidata Grafico. Scheda Intervallo dati: In questa scheda è possibile modificare la struttura del grafico. Nel grafico della prima lezione, a sinistra in questa immagine, vengono confrontati i venditori l’uno con l’altro, mese dopo mese. Per eseguire questo confronto, in Excel è stato effettuato il raggruppamento per colonne del foglio di lavoro e sono state confrontate le righe del foglio di lavoro. Se il raggruppamento venisse effettuato per righe e il confronto per colonne, i dati del grafico risulterebbero completamente diversi. Verrebbe mostrato come ogni venditore ha lavorato, meglio o peggio, mese per mese, come illustrato a destra dell’immagine. È possibile scegliere quale confronto effettuare selezionando Righe o Colonne nell’opzione Serie in. L’opzione presenta tale nome perché i valori del foglio di lavoro utilizzati nel grafico sono definiti serie di dati. Si sceglie se confrontare e raggruppare la serie in righe o in colonne. È possibile visualizzare il risultato della scelta effettuata nell’anteprima della scheda. Nell’esercitazione pratica si proverà a eseguire questa scelta autonomamente. La scelta consiste nel selezionare Righe o Scheda Serie: In questa scheda è possibile eliminare o aggiungere una serie di dati per il grafico. Colonne nell’opzione Serie in È possibile, ad esempio, decidere di inserire nel grafico solo due dei tre venditori selezionati nel foglio di lavoro. La scheda consente di apportare modifiche senza tornare al foglio di lavoro e di visualizzare le modifiche in anteprima. Nota: Eliminando o aggiungendo una serie di dati in questa scheda, non vengono modificati i dati del foglio di lavoro. Aggiungere i titoli È consigliabile aggiungere titoli descrittivi al grafico, in modo che l’argomento del grafico risulti immediatamente evidente. Nella scheda Titoli del passaggio 3 della procedura guidata sono disponibili le caselle per i tre titoli di questo grafico: uno per il grafico, nella parte superiore, e uno per ogni asse del grafico, verticale e orizzontale. I titoli, dopo essere stati immessi, vengono visualizzati nell’anteprima di questa scheda. È possibile aggiungere un titolo per il grafico digitandolo nella casella Titolo del grafico. Ad esempio: Marmellata di Poldina. La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse delle categorie (X). Si tratta del termine utilizzato in Excel per le categorie nella parte inferiore del grafico (Gennaio e così via). È possibile denominare questo asse Vendite del primo trimestre. La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse dei valori (Y). In questo grafico si tratta della scala numerica che indica la quantità di scatole vendute dal venditore. È possibile denominare questo asse Scatole vendute. Immettere i titoli del grafico e degli assi nella Creazione guidata Grafico. Altre schede e opzioni Nella Creazione guidata Grafico sono disponibili più schede. Nel corso dell’esercitazione sarà possibile visualizzare le opzioni di ogni scheda ognuna delle quali include un’anteprima che consente di visualizzare l’aspetto assunto dal grafico nel caso in cui vengano modificate le opzioni selezionate. A ogni tipo di grafico corrisponde un diverso gruppo di opzioni. Di seguito sono elencate le schede dell’istogramma raggruppato: Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi. Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico. Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all’interno del grafico. Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l’intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura. Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il 1. Griglia; 2. Legenda; 3. Tabella dati grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico. Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l’opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in. Se si sceglie un nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in.



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Scegliere un tipo di grafico

Importante saper scegliere il tipo di grafico più appropriato tra i molti a disposizione, tenendo presente l’obiettivo principale, ossia comunicare il messaggio nel modo più efficace. I vari tipi di grafico possono trasmettere un messaggio diverso in relazione agli stessi dati. Sono come diverse versioni di un’unica storia. In un istogramma i valori vengono confrontati direttamente Si supponga di avere un foglio di lavoro indicante quante scatole di Biscotti del Mugnaio sono state vendute da ognuno dei tre venditori in ciascuno dei tre mesi. Si immagini quindi di voler creare un grafico che metta a confronto i venditori, mese per mese. Iniziare selezionando i dati che si desidera inserire nel grafico, oltre alle intestazioni delle colonne e delle righe. Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico. Quando si apre la procedura guidata, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. Un istogramma è un grafico particolarmente adatto per confrontare direttamente i valori e, dal momento che si desidera confrontare quante scatole sono state vendute da ogni venditore, si tratta della scelta appropriata. Quando si sceglie un tipo di grafico, è consigliabile optare per uno semplice, in modo che le informazioni in esso contenute risultino chiare. Come illustrato nel grafico, Peacock ha venduto più scatole in gennaio e in febbraio, ma Suyama è stato il migliore in marzo. Le dimensioni e i colori delle colonne consentono di interpretare immediatamente le informazioni. In questo grafico viene effettuato un confronto tra tre venditori, ogni mese per tre mesi. In un Istogramma in pila vengono confrontate le parti di totali diversi E se si desidera confrontare i contributi alle vendite totali, anziché il numero di scatole? È possibile dare un’enfasi diversa agli stessi dati creando un altro tipo di grafico, l’Istogramma in pila. Per passare da un istogramma a un istogramma in pila, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico con il tipo di grafico Istogramma selezionato. Sul lato destro della finestra di dialogo, selezionare un istogramma tra le diverse forme mostrate nell’area Scelte disponibili. Facendo clic su una di queste, quindi scegliendo OK, cambierà il tipo di grafico. In un istogramma in pila vengono confrontati i contributi a un totale di valori diversi, mostrando le unità o le percentuali. Il grafico qui illustrato è un istogramma in pila 100% che mostra i contributi come percentuali. Invece di confrontare quanto ogni persona ha venduto ogni mese, in questo grafico viene evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore al totale di ogni mese. Sull’asse dei valori a sinistra vengono ora visualizzate le percentuali invece del numero di scatole vendute. È presente una sola colonna per mese anziché tre, con i valori dei tre venditori impilati l’uno sull’altro. È possibile rendersi conto facilmente di quanto Peacock abbia contribuito alle vendite e di come marzo si distingua dai mesi precedenti. L’utilizzo del sottotipo Istogramma in pila o del sottotipo Istogramma non in pila di base dipende dalle informazioni che si desidera trasmettere. Potrebbero essere utilizzati entrambi. Senza modificare effettivamente il grafico, nella finestra di dialogo Tipo di grafico è possibile verificare l’aspetto dei dati nei diversi tipi e sottotipi di grafico. Selezionarne uno e visualizzarlo in anteprima facendo clic e tenendo premuto il pulsante Tenere premuto per visualizzare l’esempio. Dopo avere scelto il grafico più appropriato, scegliere OK per apportare le modifiche In questo grafico è evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore, di mese in mese.




Un grafico a torta consente di confrontare le parti di un totale E se si desiderasse solo una visione d’insieme? È possibile creare un grafico a torta, che è concepito per mostrare i confronti all’interno di un singolo gruppo di valori e come le parti contribuiscano a formare l’intero. È il tipo di grafico ideale per visualizzare il contributo di ogni mese a un totale di vendite trimestrali. Per creare un grafico a torta, selezionare innanzitutto i titoli e i totali delle colonne del foglio di lavoro, come verrà illustrato nell’esercitazione. Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico, nella quale si selezionerà il tipo di grafico Torta. Nel grafico qui illustrato, è possibile verificare che in febbraio è stato realizzato quasi il 50% delle vendite del primo trimestre. Tale informazione non era così evidente negli istogrammi. Sono disponibili svariati sottotipi di grafico a torta, ad esempio 3D, che è di aspetto gradevole, ma può essere di difficile comprensione se contiene molte sezioni. Anche in questo caso, scegliere la forma di grafico più adatta alle informazioni in esso contenute. In questo grafico a torta viene mostrato come ogni cifra relativa alle vendite mensili contribuisca al totale trimestrale

Un grafico a linee consente di confrontare i valori nel tempo Un tipo di grafico adatto a rappresentare le modifiche e gli andamenti nel tempo è il grafico a linee. È possibile rendere immediatamente evidenti i confronti delle prestazioni dei venditori mostrando i numeri mensili in questo modo. A tale scopo, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Quando la finestra di dialogo Tipo di grafico si apre, selezionare un grafico a linee nell’elenco Tipo di grafico. In questo grafico è possibile verificare come le vendite di Suyama siano nettamente aumentate in febbraio prima di assestarsi in marzo. Anche Peacock e Davolio hanno raggiunto il picco in febbraio, ma hanno subito un calo in marzo. È possibile comprendere questi andamenti in altri tipi di grafico, ma in un grafico a linee risultano molto più evidenti. In questo grafico viene mostrato l’andamento delle vendite nel tempo per ogni venditore, mese per mese. 1

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Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY) Quando si apre la Creazione guidata Grafico o la finestra di dialogo Tipo di grafico, i grafici a linee e i grafici a dispersione (XY) sembrano molto simili nell’elenco Tipo di grafico. In realtà sono piuttosto diversi, come è possibile notare nei grafici qui illustrati. È importante scegliere quello più adatto. Di seguito sono riportate alcune indicazioni che possono essere d’aiuto nella scelta. I grafici a linee sono adatti per visualizzare gli andamenti nel tempo di dati numerici relativi all’azienda, quali le vendite, i profitti e le entrate. Utilizzare un grafico a linee se si desidera inserire le date nella parte inferiore del grafico, per rendere immediatamente evidente l’evoluzione nel corso del tempo. I grafici a linee contengono in genere un solo gruppo di numeri, mostrati sull’asse verticale. Un grafico a dispersione (XY) consente di confrontare due gruppi di numeri contemporaneamente, uno sull’asse X orizzontale, l’altro sull’asse Y verticale. I valori dei dati vengono distribuiti attraverso il grafico. È possibile collegare i valori con linee, che però non rappresentano gli andamenti nel tempo. I grafici a dispersione (XY) sono adatti per rappresentare confronti tra numeri, ad esempio dati scientifici o statistici, in cui è necessario inserire in un solo grafico diverse misurazioni. Se si desiderasse mostrare quanti casi di influenza si sono riscontrati in diverse fasce di età o il reddito medio in città di diversa grandezza, un grafico a dispersione (XY) sarebbe il più appropriato 1. Grafico a linee; 2. Grafico a dispersione (XY)


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Excel 2003 Calcolare le ore e le date tramite le formule Quante ore di lavoro sono state effettuate questa settimana? Qual è il totale se si sottraggono le pause pranzo? Ecco come utilizzare le formule per compilare una scheda attività in Excel uanti giorni lavorativi occorre ancora sopportare prima di potersi finalmente godere le ferie? Quale sarà la data finale di un importante progetto? Le risposte a questi e a tanti altri interrogativi vengono fornite da questo corso su Excel, il cui obiettivo è proprio quello di spiegare in che modo servirsi delle formule per ricavare, ad esempio, il numero esatto di giorni che intercorrono tra due date. Inoltre, per puro divertimento, verrà illustrato come individuare il numero di giorni corrispondenti alla propria età alla data corrente. Due capitoli dedicati al calcolo di date, giorni e ore e un

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capitolo dedicato alla conversione dei numeri tra diverse unità di misura, il tutto corredato dal consueto test di verifica di chiusura.

Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di: • Calcolare il numero di ore lavorative giornaliere o settimanali. • Convertire un numero da un'unità di misura a un'altra, ad esempio gli anni in minuti. • Il numero di giorni intercorrenti tra due date. • La data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi. • La data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi o giorni.

Sommario 1 Calcolare il numero di ore lavorative - Interpretazione delle ore in Excel ................................p.122

2 Convertire numeri da un’unità di misura a un’altra - Convertire gli orari .....................................................p.124

3 Calcolare le date tramite formule - Interpretazione delle date in Excel................................p.124

4 Test di verifica...........................................................p.127

PC Open 121 Febbraio 2007


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Calcolare il numero di ore lavorative

uando si immette un’ora in un foglio di lavoro, queste informazioni vengono interpretate in modo diverso rispetto al consueto. Normalmen-

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te, 12.00 AM indica un’ora del giorno espressa in ore e minuti, mentre in Excel corrisponde al numero decimale 0 e 12.00 PM corrisponde al numero decima-

le 0,5. In questa lezione verrà illustrato in che modo l’interpretazione delle ore in Excel consenta di eseguire il calcolo dell’ora, e come digitare le ore in un forma-

to che Excel sia in grado di comprendere. Acquisire alcuni concetti di base sulle ore prima di effettuare i calcoli si tradurrà in un risparmio di tempo in futuro.

Interpretazione delle ore in Excel Ora visualizzata 0.00.00 11.59.59 12.00.00 23.59.59

Ora memorizzata in Excel 0 0,499988426 0,5 0,999988426

L’orario iniziale è mezzanotte In Excel le ore vengono memorizzate per ogni periodo di 24 ore come numeri decimali compresi tra 0 e 1 (escluso). Ogni periodo di 24 ore inizia a mezzanotte, ovvero alle 0.00, che viene memorizzata come 0. Mezzogiorno, ovvero le 12.00, è memorizzato come 0,5 poiché l’arco di tempo tra mezzanotte e mezzogiorno rappresenta metà giornata. Alle 0.00 l’orologio riparte da 0. Le ore vengono memorizzate come numeri decimali perché in questo modo Excel è in grado di eseguire calcoli aritmetici sulle ore. Per calcolare un lasso di tempo, ad esempio, viene sottratto il numero iniziale dal numero finale. La differenza tra le 12.00 (0,5) e le 18.00 (0,75) è 0,25, un quarto di giornata (0,75 – 0,5 = 0,25). Formati di ora riconosciuti in Excel Utilizzare il punto per separare le parti di un’ora digitata in Excel. Se si digita 1.30.00, le informazioni immesse verranno riconosciute come ora e memorizzate come numero decimale 0,063136574. Se non si desidera tenere traccia dei secondi, è sufficiente digitare 1.30, valore che verrà memorizzato come 0,0625. Per immettere un’ora in base al formato 12 ore anziché al formato 24 ore, digitare uno spazio e, quindi, una “a” oppure una “p” dopo l’ora, ad esempio 9.00 p. Se non si aggiunge la “a” oppure la “p”, l’ora verrà immessa nel formato 24 ore. In Excel l’ora 9.00 viene memorizzata come 0,375 e l’ora 21.00 come 0,875. È possibile selezionare i formati delle ore scegliendo Celle dal menu Formato per aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata a lato. Nota Per verificare come le informazioni di una cella vengono interpretate in Excel, selezionare la cella e controllare la barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro. Ad esempio, se una cella contiene 9.00, nella barra della formula verrà visualizzato il valore 9.00.00. 1. Selezionare Ora nell’elenco Categoria. 2. Selezionare un formato di ora nell’elenco Tipo.

Nome funzione Utilizzo SOMMA

Somma di valori in celle specificate

CONVERTI

Conversione di un numero da un’unità di misura a un’altra

Utilizzare le ore nelle formule Per effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule. In questa lezione verrà descritto l’utilizzo di una semplice formula per calcolare il numero di ore di lavoro giornaliere per compilare una scheda attività in Excel. Verrà inoltre illustrato come utilizzare la funzione SOMMA per ricavare il numero di ore di lavoro di ogni giornata, sottratto il tempo della pausa pranzo. Per puro divertimento, verrà spiegato come calcolare il numero di minuti corrispondente alla propria età utilizzando la funzione CONVERTI per trasformare gli anni in minuti. Calcolare il numero di ore lavorative in un giorno Si supponga di utilizzare Excel per compilare un cartellino di presenza sommando le ore lavorative di ogni giorno. Per sommare le ore relative a lunedì, digitare la seguente formula nella cella B4: =(B3-B2)*24 Durante l’immissione, il segno di uguale (=) indica a Excel che verrà immessa una formula. B3 e B2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle. L’operatore segno meno indica a Excel di sottrarre un valore dall’altro. Le operazioni all’interno delle parentesi, in questo caso la sottrazione, vengono eseguite per prime. L’operatore asterisco indica quindi a Excel di moltiplicare il risultato restituito da B3-B2 per 24, per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore. Il risultato di questa formula è 9 ore. Se successivamente si desidera verificare come è stato ottenuto questo risultato, la formula è visibile nella barra della formula ogni volta che si seleziona la cella B4. È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella B4 per visualizzare la formula nella cella. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula




Calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzo Se nel cartellino di presenza è necessario escludere il tempo dedicato alla pausa pranzo ogni giorno, il calcolo richiederà qualche operazione in più. Nella cella B6 sarà necessario digitare la seguente formula: =SOMMA((B5-B4)*24;(B3-B2)*24) (B5-B4)*24 sottrae l’ora di fine della pausa pranzo dall’ora di uscita e, quindi, moltiplica il risultato per 24 per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore. (B3-B2)*24 sottrae l’ora di entrata dall’ora di inizio della pausa pranzo, e quindi moltiplica il risultato per 24. La funzione SOMMA, infine, calcola la somma dei risultati dei due calcoli precedenti. La quantità di ore lavorative per la giornata di lunedì è 8,25, esclusa la pausa pranzo. I valori B5-B4 e B3-B2 sono gli argomenti, ovvero le informazioni in base alle quali verrà eseguito il calcolo mediante la funzione SOMMA. Tali argomenti sono separati dal punto e virgola. La parentesi aperta dopo SOMMA e la parentesi chiusa alla fine della formula separano la funzione SOMMA dai relativi argomenti. I riferimenti alle celle nei due calcoli separati sono racchiusi tra parentesi in modo che la sottrazione venga eseguita prima della moltiplicazione. Nota La funzione SOMMA è solo una delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” sono disponibili informazioni più dettagliate su come individuare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Copiare una formula di ora Per calcolare le ore lavorative totali per ogni singola giornata di una serie di giorni, è più facile copiare la formula del lunedì anziché digitare una nuova formula per ogni giorno. Ad esempio, per sommare le ore di martedì e mercoledì, selezionare la cella B6 contenente la formula del lunedì, posizionare il puntatore del mouse nell’angolo inferiore destro della cella fino a quando non viene visualizzata la croce nera (+) e trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6. La formula si sposterà insieme al quadratino di riempimento e utilizzerà i valori presenti nelle colonne in cui viene trascinata. Quando si rilascia il quadratino di riempimento, vengono visualizzati i totali di martedì e mercoledì. Per calcolare il totale per tutti i giorni, continuare a trascinare il quadratino di riempimento sulle celle di giovedì e venerdì. Nota Il quadratino di riempimento può essere utilizzato solo per copiare formule in celle adiacenti, sia orizzontalmente che verticalmente. 1. Selezionare la cella B6 contenente la formula relativa a lunedì. 2. La formula della cella B6 è visibile nella barra della formula. 3. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6 Calcolare le ore lavorative settimanali Quando si è pronti per calcolare le ore lavorative totali alla fine della settimana, è possibile utilizzare di nuovo la funzione SOMMA senza, però, digitare la formula. Per calcolare il totale, è possibile selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica sulla barra degli strumenti standard per immettere la funzione SOMMA. Verrà immessa automaticamente la seguente formula: =SOMMA(B6:F6) Quando si preme INVIO, la funzione SOMMA addizionerà tutti i valori nell’intervallo di celle da B6 a F6 (i due punti indicano un intervallo). Il totale è 40,25. Quando si fa clic sul pulsante Somma automatica viene cercato un intervallo contiguo di celle contenenti numeri nella colonna sopra o nella riga a sinistra. L’intervallo selezionato viene evidenziato con una cornice intermittente colorata per consentire di scegliere un intervallo diverso qualora la selezione automatica non sia corretta. Nota È anche possibile digitare la formula direttamente nella cella. In tal caso, tuttavia, si corre il rischio di commettere errori, e il tempo necessario è superiore rispetto a quando si utilizza il pulsante Somma automatica. 1. Selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica. 2. Le celle inserite nella formula verranno evidenziate con una cornice intermittente colorata e la formula verrà visualizzata nella cella G6. 3. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella G6. 4. Selezionare la cella G6 per visualizzare la formula nella barra della formula.



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Numeri da un’unità di misura a un’altra Convertire gli orari La funzione CONVERTI consente di convertire un numero da un’unità di misura all’altra, ad esempio gli anni in giorni, ore, minuti o secondi. Si supponga di avere esattamente 33 anni e di voler calcolare il numero di minuti corrispondenti. Immettere la seguente formula in una cella vuota: =CONVERTI(33;”yr”;”mn”) Il risultato è 17.356.680 minuti. In questo esempio 33 è il valore da convertire, “yr” indica l’unità di misura di 33 e “mn” indica l’unità di misura verso cui si desidera effettuare la conversione. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula

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Calcolare le date tramite formule

n Excel le date assumono un significato diverso rispetto al consueto. Normalmente, l’insieme di cifre 22/08/2005 indica un giorno, un mese e un anno,

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mentre in Excel corrisponde a un numero, precisamente al numero seriale 38586. In questa lezione verrà illustrato in che modo l’interpre-

tazione delle date in Excel consenta di effettuare calcoli aritmetici e come immettere le date in un formato che Excel è in grado di comprendere.

L’acquisizione di alcuni concetti di base sulle date prima di effettuare i calcoli si tradurrà in un notevole risparmio di tempo in futuro.

Interpretazione delle date in Excel Il calendario inizia dal 1900 In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali a partire da 1, che rappresenta il primo gennaio 1900. Questa è la data iniziale del calendario di Excel. Ogni giorno successivo viene memorizzato aggiungendo un numero alla sequenza, ad esempio il 2 gennaio 1900 è memorizzato come 2. Se si digita 22/08/2005, la data verrà memorizzata come 38586. Aggiungendo infatti 38585 giorni al primo gennaio 1900 si ottiene il 22 agosto 2005. La memorizzazione delle date come numeri seriali rende possibile l’esecuzione di calcoli con le date in Excel. Per calcolare il numero di giorni intercorrenti tra due date, ad esempio, viene eseguita una sottrazione tra i due numeri seriali. Nota Nelle formule di Excel non è possibile utilizzare date anteriori al primo gennaio 1900. In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali.

Formati di data riconosciuti in Excel Utilizzare una barra o un trattino per separare le parti di una data in Excel. Le informazioni in questo formato sono interpretate da Excel come date e memorizzate come numero seriale, ad esempio 22/08/2005 e 22-ago-2005 vengono entrambe memorizzate come 38586. Anche 22 agosto 2005 viene interpretata come data. È possibile che le date digitate utilizzando un particolare formato vengano invece visualizzate nel formato predefinito. Se ad esempio si digita 22 agosto 2005, è possibile che il formato venga cambiato automaticamente in 22-ago-05 o un altro formato predefinito. Indipendentemente dal formato, il numero seriale della data sarà 38586, a meno che non si utilizzi un formato non riconosciuto in Excel come data. Se ad esempio si digita agosto 22 2005 o 22,08,05, queste informazioni vengono memorizzate come testo normale anziché come 38586. Per ulteriori esempi di utilizzo delle barre e dei trattini nella formattazione delle date, è possibile aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata nella figura. 1. Selezionare Data nell’elenco Categoria. 2. Selezionare un formato di data nell’elenco Tipo.




Nome della funzione Valore restituito GIORNI.LAVORATIVI.TOT Il numero netto di giorni lavorativi intercorrenti tra due date GIORNO.LAVORATIVO La data che cade un determinato numero di giorni lavorativi dopo un’altra data DATA La data che cade un determinato numero di anni, mesi o giorni dopo un’altra data OGGI La data corrente

Utilizzare formule per il calcolo delle date Per effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule. In questa lezione verrà spiegato come utilizzare una semplice formula per calcolare il numero di giorni che intercorrono tra due date specifiche, e verrà inoltre spiegato perché risulti molto importante digitare le date in un modo riconoscibile in Excel. Verrà inoltre illustrato come utilizzare le formule predefinite, ossia le funzioni, per eseguire altri tipi di calcoli sulle date, come ad esempio il calcolo del numero di giorni corrispondenti alla propria età. Nella tabella a fianco sono schematizzate le quattro funzioni che prenderemo in esame: GIORNI.LAVORATIVI.TOT, GIORNO.LAVORATIVO, DATA e OGGI.

Calcolare il numero di giorni tra due date Si supponga che la data corrente sia 9 giugno 2004. Le ferie inizieranno il 21 agosto 2004 e si desidera sapere quanti giorni mancano. Per eseguire questo calcolo, è sufficiente digitare una semplice formula in una cella vuota, in questo esempio la cella B5: =A3-A2 Tra le due date intercorrono 73 giorni. È possibile utilizzare queste date in una formula perché i valori nelle celle A2 e A3 vengono riconosciuti da Excel come date grazie al loro formato e memorizzati come numeri seriali. Il numero seriale corrispondente a 09/06/2004 è stato sottratto dal numero seriale corrispondente a 21/08/2004: 38220 meno 38147 uguale 73. Il segno di uguale (=) digitato in una cella vuota viene interpretato da Excel come inizio di una formula. L’operatore segno meno (-) indica a Excel di sottrarre un valore da un altro. A3 e A2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle. Se successivamente si desidera sapere come è stato ottenuto questo risultato, la formula potrà essere visualizzata nella barra della formula sulla parte superiore del foglio di lavoro ogni volta che si seleziona la cella utilizzata. È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella per visualizzare la formula nella cella. Nota Il risultato della formula, ovvero 73, verrà inizialmente visualizzato nel formato di data perché i valori nelle celle A2 e A3 sono espressi in un formato di data. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Calcolare il numero di giorni lavorativi tra due date Per calcolare il numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) intercorrenti tra due date non è possibile sottrarre semplicemente una data dall’altra. A tale scopo è necessario utilizzare una formula preimpostata, la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT, che calcola il numero netto di giorni lavorativi tra due date. Si supponga, come in precedenza, che la data corrente sia 9 giugno 2004 e che le ferie inizieranno il 21 agosto 2004. Questa volta si desidera calcolare il numero di giorni lavorativi che mancano prima delle ferie. Digitare la seguente formula in una cella vuota: =GIORNI.LAVORATIVI.TOT(A2;A3) Alle ferie mancano 53 giorni lavorativi. I valori nelle celle A2 e A3 sono gli argomenti, ovvero le informazioni che indicano a GIORNI.LAVORATIVI.TOT i dati con i quali eseguire i calcoli. Le parentesi separano la funzione dagli argomenti. Gli argomenti all’interno delle parentesi sono separati dal punto e virgola. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi Si supponga di voler calcolare una data, ad esempio la data di scadenza di una fattura o la data di fine di un progetto, che cade un determinato numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) prima o dopo una determinata data. L’operazione è semplice grazie alla funzione GIORNO.LAVORATIVO. Si supponga di avere a disposizione 100 giorni lavorativi per completare un progetto che avrà inizio il 28/04/2006 e di voler calcolare la data di fine del progetto. Immettere innanzitutto tali valori nelle celle A2 e A3, come illustrato nell’immagine, quindi immettere le date di eventuali festività che potrebbero influire sul segue




calcolo specificando ogni festività in una cella separata e infine digitare la formula in una cella vuota: =GIORNO.LAVORATIVO(A2;A3;A4:A6) Il progetto dovrà essere completato entro il 20/09/06. Per determinare questa data, sono stati aggiunti 100 giorni (il valore nella cella A3) a 28/04/2006 (il valore nella cella A2), escludendo automaticamente i fine settimana e le festività di tale periodo elencate nell’argomento A4:A6 (i due punti indicano un intervallo di celle). I singoli argomenti sono separati dal punto e virgola. Le parentesi separano gli argomenti dalla funzione. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di mesi Si supponga di avere a disposizione 25 mesi a partire dal 09/06/2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Per eseguire questo calcolo è possibile utilizzare la funzione DATA. Questa funzione utilizza tre argomenti: l’anno, il mese e il giorno. Dopo aver immesso 25 nella cella B2, è necessario digitare la seguente formula nella cella A4: =DATA(2007;6+B2;9) 2007 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B2 è l’argomento relativo al mese e 9 è l’argomento relativo al giorno. Gli argomenti sono separati da punti e virgola e racchiusi tra parentesi. Il progetto terminerà il 09/07/2009. Essendo stato digitato il riferimento di cella (B2) anziché il valore presente nella cella (25), in caso di modifica del valore il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se ad esempio il periodo di tempo disponibile cambia da 25 a 23 mesi, per ottenere la nuova data 09/05/2009 sarà sufficiente modificare il valore nella cella B2 da 25 a 23, senza digitare nuovamente la formula. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi e giorni Si supponga ora di avere a disposizione 1 anno, 7 mesi e 5 giorni a partire dal 9 giugno 2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Anche in questo caso è necessario utilizzare la funzione DATA, immettendo tali valori nelle celle come illustrato nella figura e digitando la seguente formula nella cella A6: =DATA(2007+B2;6+B3;9+B4) 2007 più il valore nella cella B2 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B3 è l’argomento relativo al mese e 9 più il valore nella cella B4 è l’argomento relativo al giorno. Il progetto terminerà il 14 gennaio 2009. Come nella formula precedente, essendo stati digitati i riferimenti di cella B2, B3 e B4 anziché i valori stessi, in caso di modifica di tali valori il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se il tempo a disposizione per il completamento del progetto aumenta o diminuisce, dopo la modifica di un valore nella cella B2, B3 o B4 il risultato verrà aggiornato automaticamente. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Calcolare la propria età in giorni La funzione OGGI è una delle poche funzioni di Excel che non richiede argomenti. Le parentesi aperta e chiusa sono invece necessarie: =OGGI() OGGI inserisce la data corrente, che viene aggiornata ogni volta che una cartella di lavoro viene aperta o ricalcolata. A scopo di esercizio è possibile provare a utilizzare la funzione OGGI per calcolare la propria età in giorni alla data corrente. Nota Le funzioni descritte in questa lezione rappresentano solo una parte delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” viene illustrato come cercare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo. La funzione OGGI non ha argomenti.




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Test di verifica

A L’immissione “11.00” viene interpretata da Excel come:

1. =B3-B2*24 2. =(B3-B2)*24

1. 11.00.00

Risposta corretta=2. Poiché le operazioni tra parentesi vengono eseguite per prime, verrà innanzitutto sottratto il valore nella cella B2 dal valore nella cella B3 e quindi il risultato verrà moltiplicato per 24.

2. 23.00.00 Risposta corretta = 1. Le ore vengono interpretate nel formato a 24 ore a meno che non si digiti una “a” oppure una “p” dopo l’ora.

B Per selezionare formati di ora diversi, scegliere Celle dal menu Formato e quindi fare clic su:

1. 23/06/06 2. 23-giu-06 3. giugno 23 2006

D Quale delle seguenti formule consente di calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzo? 1. =SOMMA((B5-B4)*24; (B3-B2)*24)

1. Carattere 2. Numero

2. =SOMMA(B5-B4)*24; (B3-B2)*24)

Risposta corretta=2. Nella scheda Numero fare quindi clic su Ora nell’elenco Categoria e selezionare un formato nell’elenco Tipo.

Risposta corretta=1. In questa formula è presente una parentesi aperta dopo SOMMA che consente di separare la funzione dai relativi argomenti. La parentesi chiusa si trova alla fine della formula, dopo 24.

C Quale delle seguenti formule

E Quale delle seguenti date

consente di calcolare le ore lavorative di un giorno?

verrà memorizzata in Excel come testo normale anziché come numero seriale?

3. Motivi

Risposta corretta=3. Questa data non è formattata in modo da essere interpretata come data in Excel.

F Che cosa accade se si utilizza una formula per eseguire un calcolo con le date, ma una delle date è stata digitata in un formato non riconosciuto in Excel? 1. Viene visualizzato un messaggio per informare che è necessario riformattare la data. 2. Viene visualizzato un valore di errore. 3. La data viene riformattata automaticamente nel formato corretto. Risposta corretta=2. Anziché il risultato di una formula viene visualizzato #VALORE!. In questo caso, il valore di errore significa che una cella della formula contiene testo anziché una data.

Scrivi qui le tue risposte A

B

C

D

E

F

G

H


G Quale delle seguenti funzioni può essere utilizzata per calcolare la data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi? 1. GIORNI.LAVORATIVI.TOT 2. GIORNO.LAVORATIVO 3. OGGI Risposta corretta=2. Questa funzione consente di calcolare una data, ad esempio una data di scadenza o una data di fine, che cade un determinato numero di giorni lavorativi prima o dopo un’altra data.

H Che cosa è necessario digitare per iniziare a creare una formula in Excel? 1. Una funzione 2. Operatori matematici 3. Un segno di uguale (=) Risposta corretta=3. Ogni formula inizia con un segno di uguale. Se una formula non genera risultati, verificare se è presente un segno di uguale all’inizio.

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Excel 2003:

utilizzare gli strumenti di analisi per eseguire previsioni sfera di cristallo con computer...

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La regressione lineare

- Un po’ di teoria - L’analisi grafica

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La regressione multipla

- Come opera - Come eseguirla

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p. 116 p.116

Utilizzare il modello

- Inserire i dati - Lanciare la macro

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p. 114 p. 114

Realizzare il modello

- Impostare i calcoli - Registrare la macro

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p. 112 p. 112

p. 118 p. 118

Per lavorare meglio

- Ampliare la zona dati p. 119 - Modificare le espressioni p. 119

In questa dispensa vi spieghiamo come realizzare sofisticate analisi previsionali senza necessariamente conoscere la statistica xcel propone alcune procedure guidate che consentono di realizzare analisi previsionali anche molto complesse. Spesso, però, i risultati delle elaborazioni sono di difficile, se non impossibile, interpretazione. In questa dispensa vi forniamo la chiave di lettura per interpretare senza problemi gli output (decisamente poco chiari) che scaturiscono dalle procedure previste per realizzare un’importante analisi previsionale (la regressione multipla), e vi spieghiamo come trasformarli facilmente in eloquenti tabelle. Ma c’è di più: il modello che accompagna la presente dispensa (Regressione multi-

E

pla.xls nel DVD Base, cartella CD3/Modelli_Schede_Pratiche) consente di eseguire l’analisi in modo trasparente, lasciando all’utente il solo compito di inserire i dati da elaborare. Chiunque, pertanto, può realizzare un’analisi che sarebbe altrimenti esclusivo appannaggio di addetti ai lavori. L’analisi in oggetto consente di eseguire previsioni di situazioni della più disparata natura, influenzate da più variabili. Per esempio, è possibile stimare le vendite di un prodotto se si pratica un certo prezzo e si prevedono determinati investimenti pubblicitari, oppure, si possono prevedere i consumi di bevande in gior-

PC Open 111 Marzo 2006

nate in cui l’umidità dell’aria e la temperatura massima tocchi certi valori. Considerando che la regressione multipla è una variante evoluta della regressione lineare, una analisi nella quale le stime sono in funzione di una sola variabile, per facilitare la comprensione degli argomenti trattati a chi volesse scendere nei dettagli, le abbiamo dedicato un capitolo. Però, chi vuole utilizzare subito l’applicazione esemplificativa senza approfondirne gli aspetti teorici, dal momento che non è necessaria alcuna conoscenza specifica può passare subito al capitolo che ne descrive l’impiego. di Alberto Nosotti

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La regressione lineare

La descrizione di questa analisi facilita la comprensione dei principi della regressione multipla

L’analisi statistica I dati storici Un’analisi di regressione lineare prende le mosse da una serie storica di dati che, opportunamente elaborati, consentono di eseguire proiezioni a breve e medio termine. La tabella in figura ospita dati di vendita relativi agli ultimi dodici mesi. Eseguendo un’analisi di regressione sarà possibile stimare le vendite corrispondenti ai prossimi periodi mensili. In teoria si possono realizzare proiezioni per un numero indefinito di periodi temporali, ma ovviamente l’attendibilità delle previsioni è inversamente proporzionale all’ampiezza della proiezione.

e creiamo il grafico corrispondente ad una serie di valori storici, un’analisi di regressione lineare consente di tracciare una linea retta che ne approssima nel modo migliore l’andamento. La retta viene definita linea di tendenza. Dal momento che matematicamente una retta è individuata dall’equazione di primo grado Y = a X + b, l’analisi di regressione consente di calcolare i valori del coefficiente a e della costante b. Per gli amanti della nomenclatura aggiungiamo che i valori storici sono definiti Variabili dipendenti, mentre i periodi temporali cui si riferiscono si indicano come Variabili indipendenti. Ne deriva così un’altra importante considerazione. Poiché, l’equazione individuata lega i valori storici a quelli temporali, sarà possibile, specificando altri periodi temporali (quindi nuove variabili indipendenti), calcolare le corrispondenti variabili dipendenti, vale a dire le previsioni. Va da se che i nuovi valori temporali debbono auspicabilmente riferirsi a periodi futuri immediatamente successivi all’ultimo dato storico di cui si dispone, pena l’inaffidabilità della previsione. Il modulo grafico di Excel dispone di una opzione che consente, dato il grafico dei dati storici, di inserirvi automaticamente una linea di tendenza. Concludiamo con una precisazione. Se, al momento di eseguire l’analisi, risultasse che alcune delle necessarie funzioni Excel non fossero disponibili, bisogna procedere al loro caricamento. Aprire il menu Strumenti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nella maschera che si apre spuntare la voce Strumenti di analisi.

S

La retta di regressione In pratica, l’analisi fornisce il coefficiente a, e la costante b e dell’equazione della retta che interpreta l’andamento dei dati storici. Una volta individuata la retta, basterà prolungarla in corrispondenza di periodi temporali futuri per ottenere le corrispondenti stime di vendita. È appena il caso di ricordare che i periodi temporali da prendere in esame devono essere necessariamente omogenei. In altre parole, partendo da dati mensili si possono eseguire previsioni mensili, partendo da dati annuali le proiezioni si riferiscono ai prossimi anni, e così via. Le proiezioni Calcolati il coefficiente e la costante di regressione, basterà sostituire nella corrispondente equazione tali valori, ed assegnare alla variabile X il numero corrispondente al periodo temporale da proiettare. Per esempio, se i dati storici elaborati sono dodici, per prevedere i risultati del tredicesimo mese e del quattordicesimo mese si assegneranno alla variabile X i valori 13, e 14. Si noti che l’analisi fornisce anche il cosiddetto coefficiente di attendibilità dei risultati (R2), che sono tanto più corretti quanto il suo valore si avvicina a 1. La regressione lineare secondo Excel Chi non è interessato ai principi che regolano un’analisi di regressione lineare può comunque eseguirla graficamente senza problemi avvalendosi della procedura guidata prevista da Excel. In pratica, basta realizzare il grafico dei dati a disposizione, e lanciare poi la suddetta procedura. Nella pagina a fianco descriviamo passo per passo le operazioni da eseguire per realizzare una previsione di vendita utilizzando il metodo della regressione lineare.


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La procedura guidata

Creare il grafico Evidenziare la zona dati e fare clic sull’icona con sopra impresso un istogramma. Si accede alla maschera che gestisce la creazione dei grafici. Scegliere il tipo Istogramma e premere il pulsante Fine.

Creare la linea di tendenza Fare clic destro su una barra qualsiasi. Nel menu che si apre contestualmente al clic selezionare la voce Aggiungi linea di tendenza. Si apre così la maschera a schede che gestisce la procedura.

Scegliere la curva Selezionare il tipo di linea di tendenza da creare. Nel nostro caso opteremo per il tipo Lineare, facendo clic sulla corrispondente icona (la prima delle sei). A questo punto fare clic sull’etichetta Opzioni per definire queste ultime.

Le opzioni Nella scheda Opzioni impostare nella casella Futura della sezione Previsioni il numero di periodi temporali da proiettare. Spuntando il bottone Personalizzato è possibile assegnare un nome alla linea di tendenza.

Le previsioni Impostati i parametri dell’analisi fare clic sul pulsante Ok in calce alla maschera illustrata nella figura precedente. Viene così creato un grafico in cui la linea di tendenza viene proiettata per il numero di periodi dichiarati.

Formato della linea di tendenza Fare clic destro sulla linea di tendenza, e selezionare nel menu contestuale al clic la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera che si apre attivare la scheda Motivo e impostare gli stili della linea.


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La regressione multipla

Questa analisi consente di eseguire previsioni relative a situazioni condizionate da più variabili

Calcolare coefficienti e costante di regressione I dati da elaborare Nel caso di una regressione multipla, gli insiemi di dati da elaborare sono tanti quante le variabili da prendere in considerazione più uno. Rifacendoci al nostro esempio, gli insieme sono tre, e precisamente: le vendite realizzate in corrispondenza dei mix sperimentati (H16:H30), i prezzi vendita praticati (E16:E30), e i corrispondenti investimenti promozionali (F16:F30). Per chi vuole saperne di più, i volumi di vendita sono definiti dagli addetti ai lavori variabili dipendenti, mentre i prezzi e gli investimenti sono le cosiddette variabili indipendenti.

n produttore di detergenti domestici che opera a livello locale dispone di un insieme di dati di vendita che corrispondono a vari prezzi e determinati investimenti promozionali. Per esempio, a chi acquista una confezione viene regalato un omaggio di valore proporzionale al costo di quest’ultima. Eseguendo sui dati di vendita una analisi di regressione multipla, sarà possibile stimare le vendite che possono essere realizzate praticando un certo prezzo e prevedendo un determinato investimento promozionale. In pratica, le stime sono restituite dall’espressione: Vendite stimate = A * prezzo di vendita + B * Costo investimento pubblicitario + Costante. Ovviamente, se l’analisi si esegue prendendo in considerazione più di due variabili, l’espressione da valutare conterrà altrettanti elementi in più. Rifacendoci al nostro esempio, l’analisi condotta calcola i coefficienti A e B, e la costante dell’espressione: a questo punto, inserendo i prezzi di vendita praticati, e gli investimenti promozionali, vengono calcolate le vendite corrispondenti a quelle condizioni. È ovvio che l’attendibilità dei risultati dell’analisi dipende dall’accuratezza con cui sono calcolati i coefficienti e la costante che figurano nell’espressione. A loro volta, questi valori dipendono dal numero di dati disponibili e dal fatto che questi siano realmente significativi, vale a dire che esista effettivamente una correlazione fra loro, fatto che può essere accertato tramite un particolare parametro restituito dall’analisi stessa: il cosiddetto indice di confidenza (R2 ).

U

Gli strumenti di analisi Prima di cominciare bisogna assicurarsi che siano disponibili in Excel speciali funzioni. Aprire il menu Strumenti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nel box che viene visualizzato spuntare la voce Strumenti di analisi. Premere il pulsante Ok per caricarli. A questo punto, riaprire il menu Strumenti, e selezionare Analisi dati. Nella maschera che si apre evidenziare la voce Regressione, e premere il pulsante Ok per accedere alla maschera che gestisce la procedura dell’analisi di regressione multipla.

Definire i parametri di lavoro Nella maschera visualizzata inserire rispettivamente nelle caselle Intervallo di input (Y) e Intervallo di input (X) le coordinate della zona che ospita i volumi di vendita realizzati, e quella in cui sono contenuti i prezzi di vendita e i corrispondenti investimenti promozionali. Spuntare il checkbox Livello di confidenza ed accettare il valore che viene proposto per default. Spuntare il bottone Intervallo di output, e nella casella a fianco inserire le coordinate della cella corrispondente all’angolo superiore sinistro della zona in cui devono essere visualizzati i risultati.

I risultati Ecco come si presentano i risultati dell’analisi di regressione. La corrispondente tabella è assolutamente incomprensibile per i non addetti ai lavori, che non possono nemmeno sperare di avere lumi in proposito dall’aiuto in linea. In ogni caso, i dati che ci interessano, vale a dire i valori dei coefficienti A e B, e la costante da inserire nell’espressione di stima sono rispettivamente contenuti nelle posizioni O56, O57, e O58, che denomineremo Costante, Variabile1, Variabile2. Denominare Riquadrato la cella O44 che ospita l’omonimo indice di affidabilità dell’analisi.


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Stima delle vendite in funzione del mix prezzo/promozioni

La tabella delle stime La tabella in cui si inseriscono i dati in corrispondenza dei quali si vogliono ottenere le stime di vendita. Sono previste tre situazioni per dare modo di eseguire il confronto dei risultati relativi a tre diversi mix.

L’espressione di calcolo Inserire in H7 l’espressione =VARIABILE1*E7+VARIABILE2*F7+Costante (da copiare in H8 e H9). La formula fa riferimento ai nomi delle celle che contengono i coefficienti e la costante dei regressione.

L’indice di confidenza Se l’indice è compreso fra 0,9 e l’analisi può considerarsi affidabile, per valori fra 0,75 e 0,9 bisogna agire con prudenza, mentre sotto lo 0,75 l’affidabilità dei risultati è decisamente dubbia.

Valutazione del mix Per favorire la valutazione del mix da adottare sono stati valutati i profitti che si realizzano in corrispondenza delle vendite stimate, basandosi sul costo industriale del prodotto, che deve essere inserito nella cella.

Calcolo dell’indice di confidenza Il suddetto indice viene calcolato nel corso dell’analisi, ed il corrispondente valore viene visualizzato nella cella O44 della tabella di analisi. Da tale posizione viene prelevato e trasferito nella cella C7.

Valutazione visiva dell’indice Per consentirne una valutazione immediata dell’affidabilità dell’analisi condotta, lo sfondo della cella C7 si colora rispettivamente di verde, giallo, e rosso se l’analisi è affidabile, poco, o per niente.


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Come realizzare il modello

Una analisi di regressione multipla può essere opportunamente automatizzata

Registrare la macro Registrare la macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e poi Registra macro. Nel box che viene visualizzato digitare il nome da assegnare alla macro che stiamo registrando, quindi premere il pulsante Ok. Aprire ancora il menu Strumenti, e selezionare Analisi dati. Nel box che si apre selezionare Regressione. Si determina così la visualizzazione della maschera in cui si inseriscono i nomi assegnati alle zone coinvolte nelle elaborazioni.

ll’inizio di questa dispensa ci siamo impegnati a sdrammatizzare l’esecuzione di una regressione multipla, riducendola alla semplice operazione di inserire alcuni dati. È il momento di mantenere la promessa. Basta sviluppare una macro che esegua per nostro conto le elaborazioni dei dati da analizzare. Così facendo, la procedura viene eseguita automaticamente alla pressione di un pulsante, e i risultati ottenuti verranno inseriti, sempre in automatico, nella corrispondente espressione di calcolo, sollevando l’utente anche dall’ingrato compito di impostarla. Ma c’è di più. Nel nostro modello, che si riferisce a stime di vendita in funzione di determinati mix di prezzo e investimenti promozionali, è stato previsto un modulo che, dato il costo industriale del prodotto, calcola i vari profitti corrispondenti alle condizioni ipotizzate. È così possibile quantificare i volumi di vendita stimati, e individuare subito quale sia il mix ottimale da adottare, determinandolo non più in base alle vendite, ma alla valorizzazione di queste ultime in termini di profitto.

A

I parametri di lavoro Nelle caselle Intervallo di input (Y) e Intervallo di input (X) inserire i nomi assegnati alle zone H13:H30 e E13:F30, che contengono rispettivamente i dati di vendita e le variabili prezzo e investimenti promozionali. Spuntare il bottone Livello di confidenza ed accettare la proposta default. Spuntare anche il bottone Intervallo di output, e nella casella a fianco specificare la posizione, citandone il nome, in cui si deve trovare l’angolo superiore sinistro della tabella dei risultati. Premere il pulsante Ok per lanciare l’analisi.

Modifica del listato Se si lancia la macro appena registrata si determina un errore. Infatti, in fase di registrazione non vengono trasferite le coordinate delle posizioni in cui si trovano i dati. Pertanto, accedere al listato della macro (Strumenti, Macro, Macro), ed inserire fra le coppie di virgole presenti le istruzioni ActiveSheet.Range(“DATI1”) e ActiveSheet.Range(“DATI2”). Inoltre, sostituire le coordinate delle altre posizioni citate nella macro con il nome ad esse assegnato.

Associare la macro al pulsante Visualizzare la barra degli strumenti del Visual Basic (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic). Fare clic sull’icona con sopra martello e chiave inglese per visualizzare la casella degli strumenti. Fare clic sull’icona del pulsante e disegnarlo nell’area di lavoro. Farvi sopra clic destro, e nel menu che si apre optare per visualizza codice. Quando questo viene visualizzato inserire al suo interno il nome della macro che abbiamo appena registrato.

Sviluppo del modello In pratica, si registra la macro corrispondente alla procedura di analisi, poi si accede ai risultati e si denominano le celle in cui figurano i valori dei coefficienti A e B, e della costante di regressione. È così possibile impostare l’espressione di calcolo delle stime. Queste ultime possono essere rappresentate in un grafico a bolle, le cui dimensioni sono proporzionali al dato che corrisponde alle vendite.


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Profitto e indice di confidenza

Il grafico a bolle

Calcolo del profitto Nella cella J7 inserire la formula =H7*(E7-$C$9)-F7, e replicarla nelle celle J8 e J9. Inserendo nella cella C9 il costo industriale unitario del prodotto si ottengono i profitti relativi ai mix ipotizzati.

Il grafico Evidenziare le zone E7:F9 e J7:J9 tenendo premuto il tasto Control. Attivare la procedura per la creazione di un grafico, ed optare per un diagramma a bolle. Selezionare la variante con effetto tridimensionale.

Attendibilità dell’analisi Nella cella C7 inserire l’espressione =Riquadrato. Quest’ultimo è il nome assegnato alla posizione O44 della tabella dei risultati, in cui è ospitato il suddetto indice. Si può così sapere se le risposte dell’analisi sono o meno attendibili.

Righe e colonne Nella maschera successiva spuntare il bottone corrispondente alla interpretazione grafica per colonne. Così facendo vengono visualizzate tre bolle nel piano cartesiano.

Formattazione della cella C7 La posizione che ospita l’indice di confidenza è stata formattata condizionalmente. Se lo sfondo diventa verde l’analisi è attendibile, meno se lo sfondo è giallo. Se, invece, lo sfondo è rosso l’attendibilità è pressoché nulla.

Il grafico finale Premere il pulsante Fine per visualizzare il grafico. Farvi sopra clic destro e nel menu che si apre optare per Opzioni grafico. Nella scheda etichette spuntare i checkbox Valori Y, Valori X, e Dimensioni bolle.


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Come utilizzare il modello

Il modello Regressione multipla.xls contenuto nel DVD è utile per eseguire un’analisi previsionale

Come eseguire l’analisi

Modello allegato a PC Open Inserire i dati storici Inserire i dati relativi alle due variabili previste dall’analisi, ed i volumi di vendita realizzati in loro corrispondenza. È appena il caso di ricordare che non possono esservi posizioni vuote, altrimenti l’analisi non viene eseguita. Se si utilizzano meno di diciotto righe bisogna assolutamente eliminare quelle in eccesso. Portare il cursore sul numero della prima riga vuota, e selezionare i numeri di riga sottostanti sino al 30 compreso. Aprire il menu Modifica ed optare per la voce Elimina. Utilizzare solo questa procedura per l’eliminazione.

rima di cominciare, se già non lo si fosse fatto, bisogna caricare gli Strumenti di analisi. Aprire il menu Strumenti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nel box che viene visualizzato attivare le voci Strumenti di analisi e Strumenti di analisi Vba. Premere il pulsante Ok per caricarli. A questo punto eliminare i dati eventualmente presente nelle zone di analisi a sfondo grigio. Inserire nelle zone Variabile 1, Variabile 2, e Risultati i valori corrispondenti ai dati storici in nostro possesso. Nel nostro caso, nelle prime due colonne si inseriscono i prezzi e gli investimenti promozionali previsti nei 18 negozi campione, mentre nella terza colonna si digitano le corrispondenti vendite realizzate. Se, invece, si volesse, per esempio, stimare il prezzo di in immobile di una certa superficie e costruito in un certo anno, nelle prime due colonne si inseriranno la superficie e l’età degli immobili campione di cui si conoscono i prezzi, mentre questi ultimi si inseriscono nella terza colonna (Variabile dipendente). Inseriti i dati, basta premere il pulsante Esegue analisi, ed inserire nella tabella Condizioni di lavoro i dati in funzione dei quali si vogliono determinare i volumi di vendita. Inserendo nella cella C9 il costo industriale del prodotto venduto, compariranno nella tabella Profitti quelli realizzabili in corrispondenza di ognuno dei tre mix ipotizzati. Se si utilizzano meno dati dei diciotto previsti bisogna eliminare altrettante righe delle tabelle, come descritto in figura 1.

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Elaborazione dei dati Inseriti i dati storici premere il pulsante Esegue analisi per lanciare l’elaborazione. I risultati di quest’ultima vengono visualizzati nella sezione dedicata il cui angolo superiore sinistro coincide con la posizione N40 del foglio di lavoro (denominata Elaborazioni). In particolare, i dati veramente essenziali agli effetti dell’esecuzione dell’analisi sono quelli contenuti nelle celle O56, O57, O58, e O44, che esprimono i valori dei coefficienti delle variabili, della costante di regressione, e dell’indice di affidabilità R2. Dare il benestare alla sovrascrizione dei dati quando si è richiesti di farlo. L’indice di confidenza Un’analisi di regressione, per essere affidabile, si deve basare su un congruo numero di dati storici, e i dati presi in considerazione debbano essere realmente correlati fra loro. Questi elementi si valutano tramite il cosiddetto indice di confidenza dell’analisi, espresso dal parametro R quadrato calcolato nella cella O44 della tabella delle elaborazioni. Il dato esprime percentualmente quanto le variabili influenzano effettivamente il risultato finale. L’affidabilità è buona per valori fra 0,9 e 1, appena discreta fra 0,75 e 0,89, scarsa al di sotto di 0,75.

I risultati finali Se l’indice di confidenza è accettabile si può proseguire con le analisi. Il colore verde indica buona affidabilità, il giallo affidabilità appena discreta, il rosso affidabilità scarsa o pressoché nulla. A questo punto, se si decide di eseguire l’analisi, inserire i dati corrispondenti ai mix di vendita da stimare nelle celle della tabella Stime. Nelle tabelle a fianco vengono visualizzati le stime dei corrispondenti dati di vendita e dei profitti. Ovviamente, per ottenere stime realistiche, i dati ipotizzati per il mix non devono scostarsi troppo da quelli testati.


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Modificare il modello

Le procedure necessarie per aumentare il numero di variabili da prendere in considerazione

Lavorare con più variabili Inserire una nuova variabile Portare il cursore sulla lettera che identifica la colonna F, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Colonne. Si determina così il necessario ampliamento della zona dati. Se si opera in questo modo non è necessario intervenire sulla macro che esegue l’analisi. Infatti, così facendo, il nome della zona da elaborare, anche se ampliata, resta sempre lo stesso. Ovviamente bisogna inserire per le nuove zone dati le opportune etichette. A seconda dell’elaborazione che si conduce, la tabella Profitti potrebbe non servire più.

e analisi che abbiamo eseguito sinora si basavano su due variabili (prezzo di vendita e investimenti promozionali). La regressione multipla, però, consente di elaborare un numero indefinito di variabili. Nel caso della stima del prezzo di un immobile con determinate caratteristiche, per esempio, si può prendere in considerazione, oltre alla superficie e al numero dei locali, anche quello dei bagni, e la metratura di eventuali box. In pratica, non cambia nulla, bisogna solo prevedere gli spazi in cui inserire le nuove variabili, e modificare l’espressione di calcolo della stima. Inoltre, è necessario, nella tabella dei risultati della regressione, denominare le celle che ospitano i valori dei coefficienti delle nuove variabili. Se le nuove colonne si inseriscono all’interno dell’attuale zona delle variabili non è necessario intervenire sulla macro che pilota l’analisi perché la zona, anche se ampliata, manterrà sempre lo stesso nome che le è stato assegnato (Dati2). Ecco come procedere per inserire, poniamo, una nuova zona variabili. Portare il cursore sulla lettera che identifica la colonna F, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Colonne. Si determina così l’inserimento desiderato. A questo punto, eseguire l’analisi, accedere alla tabella dei risultati, e denominare Variabile3 la cella che ospita il coefficiente della nuova variabile (adesso dovrebbe essere la cella P59). È ora possibile reimpostare l’espressione che calcola la stima. Basta inserirvi il nuovo termine F7*Variabile3. Operare in maniera analoga se si inseriscono altre variabili colonne.

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Il nuovo coefficiente Quando si esegue l’analisi, la tabella dei risultati della regressione presentata una riga di più. Nella cella P59 di tale riga è presente il coefficiente della nuova variabile. Poiché tale valore deve figurare nella nuova espressione di stima, è necessario denominarla Variabile3. Se si aggiungono altre variabili bisognerà sempre provvedere alla denominazione delle nuove posizioni che si vengono a creare.

Modificare l’espressione di calcolo Conseguentemente all’aggiunta di una nuova variabile l’espressione di stima deve essere opportunamente modificata. In pratica, bisogna aggiungere un nuovo elemento, vale a dire il prodotto fra il coefficiente della nuova variabile ed il valore di quest’ultima, che trova posto nella nuova cella della tabella che ospita i mix di vendita da testare. L’espressione corretta è la seguente: VARIABILE1*E7+VARIABILE3*F7+VARIABILE2*G7 +Costante

Elaborare un numero maggiore di dati Nel capitolo precedente abbiamo spiegato come comportarsi se i dati da elaborare sono inferiori a quelli che possono essere ospitati dalle tabelle delle variabili. Adesso vediamo, invece, come estendere la zona dati nel caso se ne presentasse la necessità. È molto semplice. Prima di esaurire lo spazio disponibile, portarsi sul numero della prima riga vuota, e selezionare le righe da aggiungere. Aprire il menu Inserisci, e optare per la voce Righe. Così facendo, i nomi delle zone da elaborare non subiscono variazioni.


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Excel 2003: come realizzare grafici dinamici o interattivi non previsti nella libreria 1

Come utilizzare i modelli

- Inserire i dati - Visualizzare i grafici

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p. 126 p. 126

Vi spieghiamo come creare grafici e diagrammi inediti modificando opportunamente i modelli di base disponibili

Modello allegato a PC Open

Monitoraggio dei valori limite

- Elaborare i dati originali p.127 - Visualizzare i risultati p. 127

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Grafici interattivi

- Selezionare i dati - Visualizzare i dati

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Grafici dinamici

- La tabella dati - Impostare il grafico

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Istogrammi contrapposti

- Creare il grafico - Modifica della struttura

p. 132 p. 132

uò succedere di dover realizzare un grafico il cui corrispondente modello non sia presente nella sia pur ricca libreria di Excel. Per esempio, quando si vogliono visualizzare graficamente i dati di una tabella che viene continuamente aggiornata con nuove registrazioni. Per evitare di dover denunciare una zona dati molto grande (che comporterebbe spazi vuoti nel diagramma) è necessario ricorre ad un artificio che consenta di rendere dinamiche le dimensioni della zona stessa. Vale a dire che pur

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assegnandole dimensioni pari a quella occupata dai valori iniziali, le registrazioni aggiunte vengono comunque inserite nel diagramma. Oppure, si può avere la necessità di realizzare un istogramma contrapposto, articolato in due grafici a barre orizzontali che hanno in comune l’asse delle X, e si estendono in direzioni opposte. E ancora, si potrebbe dover visualizzare in sequenza grafici che corrispondono a singole righe di una tabella, o avere la necessità di creare un diagramma che sia in grado di segnalare


con immediatezza se i valori visualizzati sono superiori ad un certo limite, che può essere definito anche estemporaneamente. Sono tutti casi che non si possono risolvere con le risorse disponibili nella libreria, ma in questa dispensa vi insegniamo a risolvere il problema cogliendo al tempo stesso l’occasione per fare la conoscenza con alcune funzioni poco note di Excel. Il modello esemplificativo (Grafici speciali. xls) è registrato sul DVD (CD3\Modelli_Schede_Pratiche). di Alberto Nosotti

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Come usare i modelli

L’utilizzo dei modelli è molto semplice. Si tratta per lo più di inserire nuovi dati o modificare quelli esistenti

Le categorie Grafico dinamico La peculiarità di questo grafico sta nel fatto che non è necessario evidenziare in precedenza una zona dati molto ampia (che quando non utilizzata determinerebbe la visualizzazione nel grafico delle corrispondenti posizioni vuote). Comunque, ogni dato che viene inserito nella tabella, immediatamente sotto l’ultimo, viene puntualmente riportato nel diagramma. Ciò è reso possibile dal fatto che la zona dati non viene dichiarata fornendone le coordinate, ma impostando una speciale formula che prevede l’utilizzo della funzione SCARTO.

el modello Grafico dinamico la zona dati prevede circa venti registrazioni, ma il diagramma visualizza solo quelle presenti senza visualizzare spazi vuoti. Inserendo via via nuovi dati sotto l’ultima registrazione se ne determina il contestuale inserimento nel grafico. Se l’inserimento non avviene sotto l’ultima registrazione il grafico visualizzerà uno spazio vuoto. Le procedure descritte per rendere autoestensibile la zona dati possono essere utilizzate per rendere dinamici anche gli altri modelli.

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Il grafico interattivo Questo modello di grafico è interattivo nel senso che scegliendo una voce nell’elenco a discesa dedicato si determina la visualizzazione in forma grafica dei valori che nella tabella dati corrispondono alla voce selezionata. In pratica, i dati da inserire nel grafico vengono estratti in una riga sottostante la tabella tramite opportune formule di scansione che la esplorano prendendo come riferimento la voce selezionata.

Il grafico interattivo

Monitoraggio dei valori limite Inserendo estemporaneamente un valore limite nella cella dedicata il grafico visualizza con colori diversi le porzioni di barra che corrispondono al superamento del limite. Ovviamente, variando il limite, l’istogramma si assesta di conseguenza in tempo reale. Il valore ospitato all’interno della barra di colore giallo quantifica l’entità del superamento. Se il valore limite non è superato viene esibita una sola barra.

Questo modello consente di visualizzare nel grafico i valori corrispondenti ad una determinata riga della tabella dati. In particolare quelli che si riferiscono al nome del venditore selezionato nell’elenco a discesa che si trova sopra il grafico.

Monitoraggio di valori limite Digitare il valore limite da prendere in considerazione. Si crea così automaticamente il grafico. Le porzioni di barre colorate in giallo indicano che vi è stato un superamento del limite, ed il valore visualizzato all’interno delle barre stesse ne quantifica l’entità.

Istogrammi contrapposti Questo tipo di diagrammi viene spesso usato per analisi grafiche di natura demoscopica, ma non è quasi mai presente nelle librerie dei programmi. Il modello deve essere considerato una falsariga per documentare le procedure seguite per realizzarlo. Infatti, variando i dati inseriti nella tabella campione può essere necessario, seguendo le suddette procedure, modificarne la struttura.

Istogrammi contrapposti Il modello può essere utilizzato solo con dati che non superino l’intervallo gestito. Se si utilizzano valori diversi bisogna spostare di conseguenza, l’asse verticale delle X. I dati relativi all’istogramma di sinistra devono essere introdotti come valori negativi.


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Grafici con valori limite

Se i valori del diagramma sono superiori ad un certo limite è possibile segnalarlo visivamente

Elaborazione della tabella dati Fissare il limite Inserire nella cella D12 il valore limite del quale deve essere segnalato il superamento. Aprire il menu Inserisci, selezionare Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Definisci. Nella casella Nome della maschera che viene visualizzata digitare quello da assegnare alla cella (Limite). A tale nome si farà riferimento nelle formule che elaborano i dati originali. È così possibile variare in ogni momento il valore di riferimento senza dovere necessariamente modificare le formule che lo elaborano.

e barre in cui si articola un istogramma possono segnalare visivamente quando i valori interpretati superano un limite prestabilito, e anche quantificare l’entità dello scostamento. Per ottenere questo risultato bisogna elaborare i dati originali, e interpretare, non questi, ma il risultato delle elaborazioni stesse. In pratica, accanto ad ogni dato originale bisogna calcolare il minimo fra tale dato e il limite prefissato, e la differenza fra il dato originale e il suddetto minimo. Se il limite di guardia è, poniamo, 150, e il primo dato è 180, nella cella a fianco si calcola il minimo fra questi due valori (150, dopodiché sottraendo questo risultato al dato originale si ottiene come risultato 30, che per l’appunto valorizza l’entità dello scostamento. Se ripetiamo la procedura per gli altri dati otteniamo due nuove serie, che se interpretate tramite un istogramma a barre sovrapposte, descriveranno chiaramente la situazione. I valori al di sotto del limite sono rappresentati da una singola barra, mentre quelli che lo superano da due barre. La prima visualizza il valore limite, mentre la seconda ne quantifica il superamento. Ma ecco come operare in pratica. Inserire il valore di riferimento nella cella D12 e denominarla Limite. Denominare Mesi la zona B16:B21. Nella celle D16 e E16 inserire rispettivamente le formule =MIN(C16;LIMITE) e =C16-D16, quindi replicarle in corrispondenza dell’ultimo dato originale. Evidenziare la zona D16:E21, fare clic sull’icona per la creazione di un grafico, e nella maschera che si apre scegliere la seconda variante del tipo Istogramma.

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Elaborare i dati Nella cella D16 inserire la formula =MIN(C16;LIMITE) e replicarla verso il basso sino cella D21 compresa. Inserire nella cella E16 la formula =C16-D16 e replicarla verso il basso sino alla cella E21 compresa. Vengono così visualizzati i nuovi dati da utilizzare per la creazione del grafico, che segnalerà automaticamente il superamento del limite prefissato.

Creare il grafico Evidenziare la zona D16:E21 ed attivare la procedura per la creazione di un grafico. Selezionare il tipo Istogramma e la seconda variante di questa categoria (Istogramma sovrapposto). Premere il pulsante Avanti, e nella casella Etichette asse categoria della scheda Serie inserire l’espressione =Foglio!Mesi per etichettare con i nomi dei mesi l’asse delle X. Foglio è il nome di quello in cui si lavora, Mesi la zona da cui prelevare le etichette. Fare clic destro sul grafico, e nel menu contestuale al clic selezionare Opzioni del grafico. Accedere scheda Etichette dati e spuntare il checkbox Valore.

Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico che interpreta i dati originali prevedendo un valore limite di 125. Si noti che l’elemento superiore di ogni barra, quando presente, denuncia il superamento del limite, e lo quantifica tramite l’etichetta ospitata all’interno dell’elemento stesso. In caso di superamento del limite, la barra inferiore reca all’interno tale valore, mentre se il limite non viene superato il valore denunciato all’interno della barra è quello originale.


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I grafici dinamici

Un grafico si può estendere automaticamente di pari passo con l’inserimento di nuovi elementi nella tabella dati

La funzione SCARTO Grafici e zone Se dopo aver evidenziato una zona dati si realizza il corrispondente grafico, aggiungendo alla zona nuovi valori questi non vengono presi in considerazione. Infatti, si trovano al di fuori dell’area che è stata presa come riferimento per la creazione del diagramma. Una soluzione consiste nell’evidenziare un’area più ampia di quella che contiene i dati, ma nel diagramma verranno visualizzati degli antiestetici spazi vuoti.

e dichiariamo la zona B9:C16 come sorgente per la creazione di un grafico, aggiungendo successivamente nuovi valori nelle celle sottostanti la cella B16 questi non vengono presi in considerazione. Il problema si può risolvere indicando l’estensione della zona dati, quando la si denomina, non con le sue coordinate fisiche ma con una formula che consenta di tenere conto in tempo reale degli elementi che vengono successivamente aggiunti. Per impostare tale formula ci si avvale della funzione SCARTO le cui prerogative sono quelle di definire posizioni che dipendono da un elemento variabile, rappresentato nel nostro caso dal numero di dati da interpretare graficamente. La sintassi della funzione è la seguente: SCARTO (Riferimento; Numero righe, Numero colonne; Altezza, Estensione). Il primo argomento identifica la posizione di partenza a cui riferirsi, mentre il secondo ed il terzo indicano di quante righe e colonne ci si deve spostare per individuare la nuova posizione. I parametri Altezza e Estensione, opzionali, esprimono in righe e colonne l’ampiezza della nuova zona da prendere in considerazione. Se non vengono specificati la zona avrà le stesse dimensioni di quella di riferimento. Ecco un’applicazione pratica di SCARTO. La formula SCARTO($B$10;0;0;5;1) corrisponde ad una zona che prevede una riga in più. Si noti che gli argomenti possono essere sostituiti da opportune formule. Nel nostro ci avvarremo proprio di questa possibilità per definire il quarto argomento dell’espressione tramite la funzione CONTA.VALORI.

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La funzione SCARTO Grazie a questa funzione si può far si che l’ampiezza di una zona si estenda ogni volta automaticamente di tante righe quanti sono i nuovi dati inseriti. Così, se denominiamo Fatturato la cella C10, e nella casella Riferimento della maschera di denominazione si inserisce, in luogo delle sue coordinate di posizione, la formula =SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$2 8);1), la suddetta zona si estende virtualmente di una riga ad ogni inserimento. Una operazione analoga deve essere eseguita sulla zona che ospita i nomi dei venditori.

Gli argomenti Altezza ed Estensione Per definire le dimensioni delle zone da utilizzare per creare il grafico si è assegnato all’argomento Altezza, tramite la funzione CONTA.VALORI, il numero di celle contenenti dati che si trovano nelle zone da ampliare. A questo punto, se si pone l’argomento Estensione è pari a 1, viene inclusa nella zona attiva una nuova cella. Così, facendo, inserendo nella zona dati nuovi valori, il grafico li riporterà puntualmente.

Per saperne di più Considerando che la funzione SCARTO e CONTA.VALORI sono la chiave per la risoluzione del problema, vale la pena di documentarsi più ampiamente sulle loro caratteristiche. Ecco come procedere. Nella casella posizionata nella parte superiore destra del video inserire in successione, prima la chiave Funzione Scarto, e poi Funzione Conta.Valori. Premere Invio dopo ogni inserimento. Delle corrispondenti ricerche, SCARTO è il primo degli argomenti, CONTA.VALORI l’ottavo.


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Come realizzare il grafico

Denominare le zone dati Inserire nella tabella i primi dati, poi denominare Agenti e Fatturato le celle B10 e C10. Nella casella Riferimento della maschera di denominazione sostituire le coordinate delle zone con le opportune espressioni SCARTO.

Le formule di zona Le formule per identificare le zone Agenti e Fatturato sono rispettivamente le seguenti: =SCARTO($B$10;0;0;CONTA.VALORI($B$10:$B$28);1) e =SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$28);1)

Creare il grafico Evidenziare la zona dati attuale, aprire il menu Inserisci e selezionare Grafico. Nella finestra Tipo della maschera che si apre optare per Istogramma, e nella finestra a fianco selezionare la prima variante. Premere il pulsante Avanti.

Specificare le zone dati Accedere alla scheda Serie, cancellare il contenuto della casella Valori e sostituirlo con l’espressione: =Foglio!Fatturato dove Foglio è il nome del foglio in cui si lavora. Tale citazione è assolutamente obbligatoria.

Etichettare l’asse X Per specificare la zona di prelievo, nella scheda Serie cancellare il contenuto della casella Etichette categorie, e sostituirlo con l’espressione =Foglio!Agenti. Foglio è il nome del foglio in cui si lavora.

Inserire nuovi dati Il grafico visualizza tutti dati presenti al momento senza prevedere spazi vuoti. Digitando nuovi dati immediatamente sotto quelli esistenti se ne determina il contestuale inserimento nel diagramma.


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Realizzare un grafico interattivo

Così si scelgono i dati da visualizzare in un grafico, utilizzando l’apposito elenco a discesa

Creare la tabella e la zona dati La tabella dati Occupa la zona B12:F21. Agli effetti dell’esplorazione della tabella tramite la funzione CERCA.VERT le intestazioni sono ininfluenti, pertanto, nelle formule di scansione, si citerà la sola zona B13:F21. La prima colonna della tabella (intestazione esclusa) serve come riferimento per la funzione CERCA.VERT ed alimenta anche l’elenco a discesa da cui si preleva il nome del venditore delle cui vendite per articolo si vuole visualizzare il grafico.

e si dispone di una tabella in cui sono ospitati i fatturati conseguiti da un gruppo di venditori, i punteggi per materia degli alunni di una classe, la produzione delle linee di un reparto, e così via, è possibile visualizzare selettivamente in un grafico tali dati scegliendo in un elenco a discesa il nome dell’agente, dell’alunno, o il codice della linea di produzione. La soluzione del problema sta nell’indicare come zona da cui prelevare i dati per creare il grafico, non la tabella originale, ma una riga ad essa esterna in cui tramite la funzione CERCA.VERT vengono visualizzati i dati corrispondenti al termine di riferimento che viene inserito nella prima cella della riga stessa. Tale input avverrà con la mediazione dell’elenco a discesa di cui si è parlato. Creare la tabella nella zona B12:F21 e denominare Dati l’area B13:F21, quindi evidenziare la zona che ospita i nomi dei produttori (B13:B21) e denominarla Venditori. Tale zona servirà ad alimentare l’elenco a discesa. A questo punto, sotto la tabella dati impostare la zona B27:F27 la cui prima cella è dedicata a ricevere il nome selezionato nell’elenco. Denominare Riferimento la suddetta posizione. Nella seconda cella della riga, invece, inserire la formula di scansione =CERCA.VERT($B$27;DATI;2;0) che esplora la tabella dati, e in corrispondenza del nome dell’agente selezionato restituisce il dato relativo all’Articolo 1, prelevandolo dalla seconda colonna della tabella. Le formule da inserire nelle altre celle differiscono solo per il numero della colonna da cui prelevare il dato.

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Denominare le zone La zona B13:F21 viene denominata Dati, e a tale nome si farà riferimento nelle formule di scansione. La zona B12:B21, invece, deve essere denominata Venditori. Il suo nome verrà inserito nella casella LinkedCell della maschera delle proprietà dell’elenco a discesa per indicare la fonte dei dati che lo alimentano. La zona delle etichette degli articoli venduti (C12:F12) deve essere denominata Articoli.

La riga dati Il contenuto di questa riga viene utilizzato per la creazione del grafico. In pratica, il nome selezionato nell’elenco viene trasferito nella cella B27, e servirà da riferimento alle formule di scansione inserite nelle celle a fianco. Digitare nella cella C27 l’espressione =CERCA.VERT($B$27;DATI;2;0). Le espressioni da inserire nella altre tre celle sono del tutto simili, varia solo il numero della colonna della zona dati da cui prelevare i dati di vendita.

Per saperne di più Considerando l’importanza della funzione CERCA.VERT conviene approfondirne le numerose opzioni consultando la guida in linea di Excel. Nella casella di ricerca che si trova nella parte superiore destra dell’area di lavoro digitare la chiave Funzioni di ricerca, quindi premere Invio. Viene presentato l’elenco degli argomenti individuati. Quello che ci interessa si trova all’ottavo posto.


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Realizzazione del grafico

Creare il grafico di base Evidenziare la zona C27:F27, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Grafico. Nella finestra Tipo di grafico della maschera che viene visualizzata optare per Istogramma. Nella finestra a fianco scegliere la prima variante.

Le etichette Premere Avanti, e aprire la scheda Serie. Nella casella Etichette asse categorie inserire l’espressione =Foglio!Articoli. Dove Foglio è il nome di quello in cui si lavora.

L’elenco a discesa Visualizzare la barra strumenti del VBA (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic), fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese. Fare clic sull’icona dell’elenco e disegnare il corrispondente rettangolo.

Le proprietà dell’elenco Fare clic destro sull’elenco, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella celle ListFillRange e LinkedCell della casella omonima inserire rispettivamente i nomi zona Venditori e Riferimento.

Selezionare il venditore Disattivare la modalità progettazione, che si era attivata contestualmente all’apertura della barra strumenti VBA, facendo clic sull’icona con impresse squadra e matita. Aprire l’elenco a discesa e selezionare il nome del venditore.

Il risultato finale Contestualmente alla scelta di un nome, questo viene trasferito nella cella B27 della riga dati dove le formule di scansione restituiscono i corrispondenti dati di vendita. Si crea così automaticamente il corrispondente grafico.


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Istogrammi a barre contrapposte

Questo tipo di diagramma, utilizzato per analisi demografiche, non è previsto a libreria

Creare il grafico di base Selezionare il tipo di diagramma Evidenziare l’intera tabella dati, intestazioni comprese. Aprire il menu Inserisci, e optare per la voce Grafico. Così facendo, viene visualizzata la prima delle maschere in cui si articola la procedura per la creazione del grafico. Aprire la scheda Tipi personalizzati e selezionare nella finestra dedicata la voce Tubi. Nella finestra di anteprima viene visualizzata quella del grafico. Si noti che le barre sono affiancate ma distanziate fra loro e che i valori relativi alla popolazione femminile sono negativi.

l grafico visualizza nel medesimo piano cartesiano due diversi istogrammi orizzontali che hanno in comune l’asse delle X (in verticale). Ecco come realizzarlo, avvalendosi di qualche artificio, per rappresentare come si suddivide numericamente per sesso e fasce di età la popolazione di un piccolo comune. Creare la tabella dati, inserendo come valori negativi quelli relativi alla popolazione femminile. Evidenziare l’intera tabella e creare un grafico a tubi. Fare doppio clic sulle etichette dell’asse orizzontale Y, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Scala. Nella casella Interseca al valore digitare il valore minimo dell’asse orizzontale (nel nostro caso -800), determinando così lo spostamento a sinistra dell’asse verticale delle X. A questo punto, aprire la scheda Numero e selezionare nella finestra Categoria il formato Personalizzato. Nella casella Tipo digitare 0;0, trasformando così in valori positivi tutte le etichette dell’asse orizzontale Y. Per rendere positivi, invece, i valori che etichettano le barre relative alla popolazione femminile, seguire la stessa procedura. In alternativa, fare doppio clic su una etichetta, e nella finestra Categoria della scheda che si apre selezionare Numero. Impostare la visualizzazione dei numeri con zero decimali, specificando il colore rosso se sono negativi. Fare clic destro su una barra, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Accedere alla scheda Opzioni della maschera che si apre, e digitare 0 nella casella Distanza fra le barre, ravvicinandole così le une alle altre.

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La legenda Premere il pulsante Avanti, e nella nuova maschera accedere alla scheda Serie. Nella finestra Serie evidenziare la Serie 1, e nella casella a fianco digitare il nome con cui dovrà essere identificata nella legenda del grafico. Nel nostro caso il nome da assegnare alla serie è Maschi. Operare in modo analogo per denominare la seconda serie (Femmine).

Etichettare gli assi Fare clic destro all’interno dell’area del grafico, e selezionare la voce Opzioni del grafico nel menu contestuale al clic. Nella maschera visualizzata aprire la scheda Titoli, e nelle caselle dedicate all’asse X e Y digitare rispettivamente Fasce di età e Numero popolazione. Accertarsi che nella scheda Etichette dati sia spuntata la sola casella in corrispondenza della voce Valore.

Spostare l’asse verticale X Le barre orizzontali condividono l’asse delle X, che nel nostro caso è verticale e si trova al centro del grafico. Per facilitare la lettura delle sue etichette conviene spostarlo sulla sinistra dell’area di lavoro, facendone coincidere l’origine con il valore – 800 della scala dell’asse Y orizzontale. Fare doppio clic su una etichetta di quest’ultimo asse, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Scala. Nella casella Interseca al valore digitare -800. Attenzione, la casella Asse delle categorie non deve essere spuntata.


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Trasformare i valori negativi in positivi

Asse Y e valori delle barre I valori delle etichette che si riferiscono alle barre di sinistra e alla corrispondente porzione di asse Y sono negativi. Per renderli positivi si può utilizzare in entrambi i casi la medesima procedura.

Modificare i formati Fare clic destro sull’etichetta dell’asse e della barra. Nel menu contestuale al clic optare rispettivamente per Formato asse o Formato etichette. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Numero.

Impostare il formato Nella finestra Categoria selezionare la voce Personalizzato per creare un formato speciale. A questo punto, nella casella Tipo digitare due zeri separati da un punto e virgola (0;0). Premendo il pulsante Ok si ottiene il risultato desiderato.

Ridurre la distanza fra le barre

La procedura Fare clic destro all’interno di una qualsiasi barra, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Si accede alla maschera a schede che consente di intervenire sulla struttura del diagramma.

La scheda Opzioni Nella maschera a schede accedere a quella etichettata Opzioni. Vi sono ospitate l’anteprima del grafico su cui si sta operando, e due caselle. Nella casella Distanza fra le barre introdurre il valore 0.

Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico di base dopo che la distanza fra le barre è stata azzerata. Ovviamente, se lo si ritenesse opportuno, per ragioni estetiche si possono definire altri parametri di distanza.

Personalizzazione del grafico

Colori di base delle barre Fare clic destro su una barra di una serie dati. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato serie dati. Nella paletta della scheda Motivo della maschera che si apre scegliere il colore di base.

Sfumature di colore Premere il pulsante Riempimento. Nella sezione Colori della scheda cui si accede spuntare il bottone Due colori, e sceglierli nelle corrispondenti palette. Definire nelle sezioni sottostanti il tipo e la variante della sfumatura.


Sfumature dello sfondo Fare clic vicino al bordo del grafico. Nel menu contestuale al clic optare per Formato area del grafico. A questo punto la procedura è del tutto simile a quella seguita per definire le sfumature di colore delle barre.

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Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003 1

L’archivio centrale

- Struttura dell’archivio - Come impostarlo

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Calcolo del valore attuale

- Il metodo - Le formule

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Vi spieghiamo come preparare un modello per inventariare i beni strumentali dell’ufficio, e calcolarne in tempo reale la valorizzazione globale tenendo conto dei deprezzamenti annuali

l modello che vi presentiamo questo mese è decisamente versatile. Infatti, bastano poche modifiche per adattarlo alle situazioni più disparate, e anche se nasce per inventariare i beni strumentali dell’ufficio, può essere facilmente adattato alla classificazione della biblioteca, di videocassette, CD, parchi macchine, e così via. Basterà aggiungere o togliere alcuni campi all’archivio centrale, o modificarne opportunamente i nomi. L’applicazione consente di archiviare automaticamente le varie voci, di esplorare l’intero archivio visualizzando una dopo l’altra le schede dei beni inventariati, e di eseguire ricerche mirate per individuare la scheda che si riferisce ad una determinata voce. In particolare, per

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ogni bene classificato, oltre al valore di presa in carico, viene calcolato quello attuale, prevedendo un periodo di deprezzamento la cui durata in anni si dichiara in sede di inserimento dei dati caratteristici di ogni voce. Infine, vengono eseguite in tempo reale alcune analisi statistiche che consentono di avere sempre sotto controllo la situazione. Il modello è registrato nel file Inventario.xls sul CD Guida 3. Per utilizzare il modello, dal momento che contiene macro, bisogna accettare di abbassare il livello di protezione. Se in fase di personalizzazione venisse visualizzato un messaggio che si riferisce alla definizione di funzioni Visual Basic, lo si ignori chiudendo semplicemente il box.

PC Open 117 Dicembre 2005

di Alberto Nosotti

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Inserimento dei dati

- Il contenitore - Inserire gli elementi

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Le schede mobili

- Impostazione della scheda p. 122 - Formule ed espressioni p. 122

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Ricerche per voce

- L’interfaccia - Come realizzarla

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Le macro

- Come registrarle - Associarle ai pulsanti

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- Inserimento dei dati - Visualizzare le schede

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Impostare l’archivio centrale

In questo foglio di lavoro vengono registrate le voci di inventario, nonché calcolati i valori attuali dei singoli beni

La struttura dell’archivio L’archivio tabellare La zona in cui vengono registrate automaticamente le voci di inventario. Si tratta della zona B9:J30 cui è stato assegnato il nome Archivio. La zona è di piccole dimensioni per consentire la visualizzazione dell’intero archivio, ma non vi sono problemi ad ampliarla opportunamente. Si noti che fianco della suddetta zona sono state replicate le colonne Nr e Codice. Si tratta di un artificio che consente di gestire correttamente la visualizzazione delle schede dei singoli beni inventariati.

archivio che ospita le voci inventariate è costituito da una normale tabella la cui prima riga contiene le intestazioni dei campi, mentre quelle sottostanti sono riservate ai dati. Non vi sono problemi ad ampliarlo a seconda delle necessità. L’unica precauzione da prendere è quella di non inserire righe o colonne che siano esterne alla zona attualmente occupata. Si noti che nella cella B8 è stata inserita una X. Questo perché tale cella, che ha il compito di pilotare la procedura di archiviazione automatica, non deve essere vuota.

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I dati da archiviare La procedura di archiviazione automatica dei dati prevede che questi vengano prima trasferiti dalle celle del box di dialogo alle corrispondenti posizioni della riga B5:I5. Ogni cella della riga ha un nome al quale si fa riferimento per indicare la posizione di trasferimento dei dati. I nomi assegnati alle celle della zona B5:I5 (denominata Dati_da_archiviare) sono rispettivamente: Numero, Codice, Voce, Carico, Categoria, Note, e Anni. In caso di ampliamento dell’archivio, anche la zona di parcheggio deve essere ristrutturata.

La cella pilota I dati che si trovano nella zona B5:I5 devono essere archiviati nella prima riga libera dell’archivio. L’archiviazione è gestita da una macro che copia la suddetta riga, e poi porta il cursore nella corretta posizione di archiviazione. Per individuarla, il cursore viene posizionato in B8, dopodiché si simula la pressione del tasto Fine, e due volte quella del tasto Freccia in basso. Con questo artificio il cursore si porta sempre sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio. Per questo la cella B8 non deve essere vuota, e pertanto vi è stato inserita una X.

Come denominare celle zone Alla suddetta posizione è stato assegnato il nome Riferimento, mentre la tabella B9:J30 è stata denominata Archivio. Si noti che sopra il data base tabellare si trova una riga che ha funzioni del tutto particolari. Infatti, la corrispondente zona serve da parcheggio per i dati che devono essere archiviati. La zona è alimentata dal box di dialogo che gestisce l’input dei dati.

Calcolo del valore attuale Si noti che la tabella archivio contiene un campo calcolato (Valore Attuale) che a seconda del periodo di deprezzamento dichiarato per le singole voci ne calcola, per l’appunto, il valore attuale, decrementando quello iniziale della corrispondente quota annuale. In pratica, il valore iniziale viene moltiplicato per gli anni trascorsi e per l’inverso del periodo di deprezzamento. Nel prossimo capitolo descriveremo nei dettagli come è stata impostata la formula.

Creare una seconda tabella all’interno della prima L’archiviazione del contenuto della riga, invece, è gestita da una speciale macro il cui lancio avviene contestualmente alla chiusura del box di dialogo. Si noti che a fianco dell’archivio sono state replicate le due prime colonne di quest’ultimo. La duplicazione dei dati è necessaria al fine di creare una seconda tabella virtuale per dare la possibilità di eseguire correttamente le ricerche per singola voce.


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La tabella virtuale

Esplorare l’archivio Se si esplora l’archivio tramite una funzione di scansione facendo riferimento alla colonna Voce, non è possibile prelevare valori alla sinistra di detta colonna. Pertanto, questi devono essere duplicati alla sua destra.

Replicare le colonne Per consentire la visualizzazione di tutti i dati quando si visualizzano le schede dei beni inventariati, le colonne Nr e Codice sono state replicate dopo l’ultima colonna dell’archivio.

La nuova tabella Si è creata una tabella virtuale (D10:M30) che verrà presa come base per la gestione delle schede dei beni. Su di essa opererà la funzione di scansione che preleva e inserisce nella scheda tutti i dati corrispondenti alla voce selezionata nell’elenco.

Ampliare l’archivio

Aggiungere righe L’aggiunta di righe, per non creare problemi, deve essere fatta all’interno dell’archivio. Così facendo, la nuova zona mantiene lo stesso nome che era stato assegnato a quella occupata dall’archivio precedente.

Aggiungere colonne Anche in questo caso, per le stesse ragioni, se fosse necessario aggiungere nuove colonne, l’aggiunta deve essere fatta all’interno della zona occupata dall’archivio. Si consiglia di operare nella zona centrale.

Da evitare Se righe o colonne venissero aggiunte al di fuori della zona dell’archivio non verrebbero incluse nel nome che figura in formule ed espressioni. Pertanto, bisogna cancellare il vecchio nome e riassegnarlo nuovamente.

Controllo del nome Se le colonne o le righe non vengono aggiunte correttamente la nuova zona corrispondente all’archivio non ha alcun nome. Infatti, se la si evidenzia, nella casellina dedicata non compaiono nomi.


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Formule ed espressioni

Ecco come impostare le formule per il calcolo del valore attuale delle singole voci archiviate

Le opzioni aggiuntive La funzione ANNO Questa funzione restituisce il numero corrispondente all’anno che figura nella data che le viene posta come argomento. Pertanto, se in argomento le si pone la funzione ADESSO() (che restituisce la data corrente), il risultato sarà quello di ottenere l’anno corrente. Per ottenere, invece, l’anno corrispondente alla presa in carico del bene si utilizza come argomento la corrispondente data.

n sede di inserimento dati è prevista la dichiarazione della durata in anni del periodo al termine del quale si deve considerare azzerato il valore del bene inventariato. Questa informazione consente di avere sempre disponibile, col passare degli anni, il valore attuale del bene. In pratica, la durata del suddetto periodo viene elaborata da una formula (residente nelle celle della colonna Valore Attuale), che calcola il numero di anni trascorsi da quello di presa in carico del bene, e lo moltiplica per il valore iniziale del bene stesso, nonché per un coefficiente che è l’inverso della durata del periodo dichiarato. Si tenga presente che il numero di anni trascorsi non tiene conto delle frazioni di anno, vale a dire che se un bene viene preso in carico nel 2005, in un qualsiasi mese del 2006 figurerà deprezzato di una quota annuale. Conviene fare un esempio pratico. Se per un bene acquistato nell’anno in corso si opta per periodo di azzeramento quinquennale, il valore del bene, a partire dal prossimo anno verrà diminuito del 20 percento, del 40 percento il secondo anno, e così via. In pratica, la formula da inserire in J10 e replicare sino a J30 è la seguente: =F10-((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10) dove F10 è il valore iniziale del bene, mentre le funzioni Anno restituiscono quello in corso e quello in cui è stato preso in carico il bene. L’espressione 1/I10, invece, restituisce l’inverso del periodo di deprezzamento, pari al coefficiente di moltiplicazione del numero di anni da prendere in considerazione.

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Il coefficiente di deprezzamento È pari all’inverso della durata in anni del periodo di deprezzamento previsto. Così se si dichiara un periodo di 5 anni, il bene verrà deprezzato del 20 percento a partire dall’anno successivo a quello di presa in carico. Ovviamente, chi non concordasse con tale assunzione, potrà calcolare il deprezzamento già a partire dall’anno di presa in carico aumentando semplicemente di una unità il valore restituito dalla differenza delle funzioni ANNO.

Calcolo del valore attuale La formula da inserire in J10 e replicare sino a J30 è la seguente: =F10-((ANNO(ADESSO())ANNO(E10))*(1/I10)*F10) dove F10 è il valore iniziale del bene, mentre le funzioni Anno restituiscono quello in corso e quello in cui è stato preso in carico il bene. L’espressione 1/I10, invece, restituisce l’inverso del periodo di deprezzamento, pari al coefficiente di moltiplicazione del numero di anni da prendere in considerazione.

L’espressione di controllo La formula per il calcolo del valore attuale restituisce un messaggio di errore in corrispondenza delle righe in cui non sono ancora stati digitati dati. Bisogna pertanto inserirla in una formula che controlla se l’espressione stessa restituisce un errore, ed in tal caso determinare la visualizzazione di un blank (“ “). La nuova formula è la seguente: =SE(VAL.ERR(F10((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10));” “;F10-((ANNO(ADESSO())ANNO(E10))*(1/I10)*F10))


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L’inserimento dei dati

Le caratteristiche dei beni inventariati vengono archiviate tramite uno speciale box di dialogo

Realizzare la maschera di dialogo Creare il contenitore Dal foglio Schede accedere all’Editor del Visual Basic, aprire il menu Inserisci e selezionare UserForm. Nell’area di lavoro viene visualizzato un rettangolo grigio. Dimensionarlo opportunamente con il mouse. Fare clic destro sullo UserForm, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Si apre così l’omonima casella dello UserForm. Nella cella Caption digitare il titolo del nostro dialog box (Inserimento dati), che verrà assegnato in tempo reale.

archiviazione dei singoli beni è gestita da un box di dialogo che viene aperto premendo il pulsante Inserimento dati che si trova nel foglio Schede del modello. Da tale foglio accedere all’Editor del Visual Basic, aprire il menu Inserisci, e optare per la voce UserForm. Così facendo, viene visualizzato un rettangolo grigio che rappresenta l’area di lavoro del box di dialogo. Dimensionarla opportunamente, quindi inserirvi tante caselle di testo quanti sono i dati da gestire. Le caselle si disegnano facendo clic sull’icona Casella di testo del pannello degli strumenti del VBA, che si apre contestualmente alla richiesta di creazione dello UserForm. Sopra ogni casella posizionare una etichetta e digitare il nome del dato cui si riferisce la casella sottostante. Fare clic destro sulle caselle, e nel menu che si apre optare per Proprietà per aprire l’omonima casella. Nella cella ControlSource digitare il nome che è stato assegnato alla posizione della zona di parcheggio dati in cui viene trasferito il dato digitato nella casella. Per esempio, se ci riferiamo alla casella Nr, il nome da inserire nella cella ControlSource è Numero. In calce al box disegnare due pulsanti ed etichettarli Archivia e Annulla. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare Visualizza codice. All’interno del codice del primo pulsante inserire il comando Unload Me e poi il nome della macro da lanciare (da sviluppare a parte). Nel codice del secondo pulsante, invece, inserire solo il comando Unload Me.

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Caselle di testo ed etichette Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona della casella di testo, portarsi nel box di dialogo e disegnare un rettangolo di dimensioni pari a quelle da assegnare alla casella di testo. Accedere alla casella delle proprietà della casella, e nella cella ControlSource digitare il nome della posizione della zona dati del foglio archivio in cui deve essere trasferito il dato inserito nella casella di testo. Disegnate le caselle, realizzare le corrispondenti etichette.

I pulsanti Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona del pulsante. Disegnarli, accedere alle loro caselle delle proprietà, e nella cella Caption digitare Archivia e Annulla. A questo punto, visualizzare il codice del primo pulsante ed inserire al suo interno il comando Unload Me, mentre nella riga sottostante si inserisce il nome della macro che gestisce l’archiviazione dei dati, da svilupparsi successivamente. Nel codice del pulsante Annulla, invece, inserire il solo comando Unload Me.

Eseguire una prova Completata l’impostazione del box di dialogo conviene testarne il funzionamento. Fare clic sul box, aprire il menu Esegui, e selezionare la voce Esegui Sub/UserForm. Così facendo il box di dialogo viene lanciato. Dal momento che la macro di archiviazione non è stata ancora sviluppata possiamo controllare solo se i dati inseriti vengono trasferiti nelle corrette posizioni. Pertanto, effettuare un inserimento di prova quindi chiudere il box agendo sul pulsantino che si trova nell’angolo superiore sinistro.


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Le schede mobili

Le schede dei beni inventariati possono essere visualizzate in sequenza premendo semplicemente un pulsante

Il visualizzatore di schede Impostare il visualizzatore Selezionare la zona C7:K27, assegnarle il colore desiderato, quindi attribuire lo sfondo bianco e la bordatura alle celle destinate a visualizzare i dati. Nelle posizioni soprastanti le celle dati digitare le corrispondenti etichette. Le celle in cui si articolano le posizioni Voce, Categoria, e Note, devono essere unite facendo clic, dopo averle evidenziate, sull’icona dedicata della barra strumenti.

el foglio Schede è possibile visualizzare una dopo l’altra quelle corrispondenti alle singole registrazioni ospitate nell’archivio dei beni inventariati. La dinamica dell’operazione è la seguente. Agendo sulle frecce del pulsante di selezione posizionato accanto alla cella C10, in tale cella viene visualizzato un numero che si incrementa o si decrementa di una unità a seconda che si prema il pulsantino inferiore o superiore. A questo punto, considerando che nelle celle a sfondo bianco sono ospitate opportune formule di scansione che esplorano l’archivio centrale in corrispondenza del numero visualizzato nella cella C10, viene visualizzato in ogni posizione il corrispondente dato. Ma ecco come impostare la scheda. Aprire il pannello degli strumenti, fare clic sull’icona del pulsante di selezione e disegnare il corrispondente strumento a fianco della cella C10 (cui si assegna il nome Numeratore). Aprire la casella delle proprietà del pulsante, e nelle celle LinkedCell, Max, e Min, digitare rispettivamente Numeratore, il numero delle schede da gestire, e 1. A questo punto, disattivare la modalità di progettazione (icona con Squadra e Matita) che si era attivata contestualmente all’apertura del pannello strumenti, e fare clic sui pulsantini del contatore per provarne il funzionamento. Nella cella E10 (Codice) inserire la seguente formula di scansione =CERCA.VERT(Numeratore;Archivio;2;0) che preleva dalla seconda colonna dell’archivio centrale il corrispondente valore della voce Codice.

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Il pulsante di selezione È lo strumento che si trova a fianco della cella C10 e consente di trasformare quest’ultima in un contatore. Nella casella degli strumenti fare clic sulla corrispondente icona e disegnare il pulsante. Accedere alla sua casella delle proprietà e digitare nelle posizioni a fianco delle voci LinkedCell, Max, e Min, il nome della cella C10 (Numeratore), il numero di schede da gestire, ed il valore 1.

Le formule di scansione Nelle celle dati si inseriscono opportune formule di scansione che esplorano l’archivio dei beni inventariati e restituiscono le informazioni corrispondenti al record il cui numero figura nella cella C10, denominata Numeratore. La formula di scansione da inserire nelle celle dati è sempre sostanzialmente la stessa, varia solo il numero della colonna dell’archivio da cui si prelevano i dati. Utilizzando il valore 0 come ultimo argomento dell’espressione non è necessario che i dati da esplorare siano ordinati.

I pulsanti In calce alla scheda si trovano tre pulsanti. Il primo apre il box per l’inserimento dei dati nell’archivio, il secondo ed il terzo accedono rispettivamente al foglio che gestisce le ricerche per voce, e all’archivio. Nel codice del primo pulsante digitare il comando UserForm1.Show, che apre il box di dialogo per l’inserimento dei dati. Nel codice degli altri due, invece, inserire il nome delle macro che accedono al foglio ricerche e all’archivio. Più avanti vedremo come svilupparle.


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Le ricerche per voci

È prevista la possibilità di individuare la scheda di un bene inventariato selezionandone il nome in un elenco a discesa

Impostazione della scheda L’ambiente di lavoro La scheda di visualizzazione dei dati è molto simile a quella per l’esplorazione sequenziale dell’archivio. La vera differenza sta nel fatto che la scansione avviene in base al nome del bene inventariato, da selezionarsi nello speciale elenco a discesa che attinge i dati dai contenuti della colonna Voce dell’archivio centrale. Si noti che a fianco della scheda è presente una tabellina che riepiloga i dati più significativi dell’archivio stesso

on una procedura abbastanza simile a quella adottata per impostare il visualizzatore di schede è possibile eseguire ricerche mirate dichiarando il nome del bene da individuare. In luogo di un contatore numerico ci si serve di un elenco a discesa. Selezionando il nome del bene, ne viene resa visibile la scheda. La presentazione dei dati è gestita, come nel caso del visualizzatore, da opportune formule di scansione, ma dal momento che si prende come riferimento il nome del bene e non il numero d’ordine della registrazione, la tabella da esplorare non coincide con l’archivio centrale vero e proprio ma con la tabella virtuale che è stata creata al momento della strutturazione dell’archivio stesso. Infatti, poiché le formule di scansione non possono lavorare all’indietro, se il riferimento è la voce di inventario, per individuarne il numero e il codice le relative colonne si devono trovare a destra (e non a sinistra) della colonna Voce. Per questo, sono state replicate a destra dell’archivio. L’elenco a discesa si crea attivando la corrispondente icona del pannello degli strumenti VBA (Casella combinata), e nella sua casella delle proprietà si dichiara come LinkedCell il nome della posizione H10, (che è ricoperta dall’elenco stesso), e come ListFillRange, la zona dati corrispondente alla colonna Voce dell’archivio centrale (Elenco_voci). A questo punto, le formule di scansione da inserire nelle celle dati della scheda faranno riferimento alla cella H10.

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L’elenco a discesa L’elenco è stato disegnato in modo tale da coprire la sottostante cella H10 in cui viene trasferita la voce selezionata nell’elenco stesso. Tale cella è stata denominata Ricerca_voce, e a questo nome si fa riferimento nelle formule di scansione demandate alla visualizzazione dei corrispondenti dati. Nella casella delle proprietà dell’elenco dichiarare il suddetto nome come LinkedCell, mentre si specifica come ListFillRange il nome Elenco_voci (zona D10:D30 dell’archivio).

Le formule di scansione Le formule di scansione, dal momento che esplorano la colonna Voce, per restituire il numero d’ordine del bene e il suo codice devono trovare tali dati a destra della suddetta colonna. Per questo, le colonne Nr e Codice sono state replicate a fianco della zona archivio. Si è creata così una nuova tabella (D10:M30) sulla quale possono operare correttamente le formule di scansione. La formula di base è la seguente: =CERCA.VERT(Ricerca_voce;Tabella_ricerca;N;0), dove N è la colonna da cui prelevare il dato.

I dati riepilogativi Accanto alla scheda di visualizzazione è stato ricavato un prospetto che riepiloga i dati più significativi contenuti nell’archivio dei beni inventariati. In particolare, vi figurano i totali dei valori attuali e iniziali, nonché il numero dei beni stessi. I dati vengono prelevati dal foglio Archivio. Nelle celle O19, O22, e O25 sono contenute rispettivamente le formule: =VALORE_GLOB_IN, =VALORE_GLOB_ATT, =MAX(NUMERO_VOCI).


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Sviluppare le macro

Ecco come registrare la macro per archiviare le registrazioni e per accedere ai vari fogli di lavoro

Archiviare i dati Attivare la registrazione Portarsi sul foglio Schede, aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel sottomenu optare per Registra macro. Viene visualizzato il box di denominazione della macro: digitare il nome Inserimento_dati nella casella dedicata. Premere il pulsante Ok per attivare la registrazione. Portarsi sulla cella A1, poi accedere al foglio Archivio e selezionare la cella A1.

a macro per l’archiviazione dei dati viene lanciata tramite il pulsante Inserimento dati in calce al box di dialogo. Il problema è quello di posizionare il cursore sempre sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio. Accedere al foglio Schede, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, poi Registra macro, assegnare alla macro il nome Inserimento_dati, e premere il pulsante Ok per attivare la registrazione. Fare clic sulla cella A1, accedere al foglio Archivio, e fare clic su A1. Attivare la modalità di registrazione relativa facendo clic sul secondo pulsantino della barretta di registrazione. Selezionare la zona dati e copiarla. Riportarsi su A1, aprire il menu Modifica, optare per Vai a, e nel box che viene aperto selezionare il nome della cella B8 (Riferimento). Premendo il pulsante Ok il cursore si porta su tale cella. A questo punto, premere il tasto Fine, poi due volte il tasto freccia in basso. Così facendo, il cursore si porterà sempre sulla corretta posizione di archiviazione. Fare clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per Incolla. Si determina così la registrazione automatica dei dati. Disattivare il registratore facendo clic sulla prima icona della barretta di registrazione. Per registrare le macro di accesso ai fogli Archivio e Ricerche voci, sempre dal foglio Schede attivare il registratore, fare clic su A1, poi portarsi sul foglio desiderato e attivare ancora la posizione A1, quindi spegnere il registratore facendo clic sul primo pulsante della barretta.

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La posizione di archiviazione Attivare la modalità di registrazione relativa facendo clic sulla seconda icona della barretta di registrazione che è stata visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore. Selezionare la riga dati e copiarla. Riportarsi su A1, aprire il menu Modifica, optare per Vai a, e nel box che si apre selezionare il nome della cella B8 (Riferimento) per portarsi su di essa. Premere il tasto Fine, poi due volte il tasto freccia in basso. Il cursore si porterà sulla prima riga vuota dell’archivio.

Incollare i dati A questo punto il cursore è sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio, indipendentemente dal numero di registrazioni già presenti, ed è possibile archiviare i dati che sono stati copiati della zona di parcheggio sopra l’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Incolla. Avvenuta la replica dei dati arrestare il registratore facendo clic sulla prima icona della barretta di registrazione. È così possibile controllare se la registrazione è avvenuta correttamente.

Accesso ai fogli Archivio e Ricerche voci Partendo sempre dal foglio Schede attivare il registratore delle macro, denominarle Vai_Archivio e Vai_Ricerche, poi portarsi sui fogli in questione dove si seleziona la cella A1. A cose fatte premere il pulsante di arresto del registratore. Se prima si è registrata la macro di archiviazione, accertarsi che nella barretta delle icone di registrazione non sia ancora attiva la modalità di registrazione relativa.


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Dopo aver inserito i primi dati si possono subito eseguire ricerche e valutare i risultati delle analisi statistiche

Inserire i dati ed esplorare l’archivio Inserimento dei dati Accedere al foglio Schede e premere il pulsante Inserimento dati che si trova nella parte inferiore del box al centro del video. Si determina così l’apertura di un box di dialogo articolato in sette caselle. Digitare le informazioni richieste. La data deve essere inserita in modalità testo: pertanto, quando la si digita, farla precedere da un apice. Nella casella anni digitare in quanti anni si prevede l’azzeramento del valore del bene: in base a tale informazione sarà possibile calcolare il suo valore attuale.

uando si lancia il modello, se il livello di protezione del computer che si utilizza è impostato su Alto bisogna aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e poi Protezione. Nel box che viene visualizzato spuntare il bottone accanto alla voce Medio. Salvare il modello e riaprirlo. Accedere al foglio Schede e premere il pulsante di inserimento. Viene così aperto un box di dialogo nelle cui caselle si digitano i dati corrispondenti alle voci previste (il campo numero deve essere sempre riempito). La data di carico deve essere inserita come se fosse un testo, preceduta da un apice (‘). Premere il pulsante Archivia in calce al box per dare corso alla registrazione dei dati. Si accede così al foglio Archivio dove il record che è appena stato archiviato figura evidenziato. Si può così controllare direttamente che l’operazione sia andata a buon fine. Ed ora occupiamoci del visualizzatore delle schede e della procedura per la ricerca di una singola registrazione. Per sfogliare lo schedario accedere al foglio Schede e fare clic sui pulsantini accanto alla cella Nr. Ad ogni clic si incrementa o si decrementa di una unità il valore visualizzato nella cella, e vengono presentati i dati delle corrispondenti registrazioni. Per estrarre una determinata scheda dall’archivio, invece, accedere al foglio Ricerche per voce, aprire l’elenco a discesa associato all’etichetta Voce, e selezionare quella che ci interessa. Contestualmente alla selezione, il contenuto della scheda si assesta automaticamente di conseguenza.

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L’archivio centrale Ecco come si presenta l’archivio i cui contenuti vengono opportunamente elaborati negli altri fogli di lavoro. Se fosse necessario ampliare la corrispondente zona, inserire righe o colonne all’interno di essa. Così facendo la nuova zona archivio mantiene ancora la stessa denominazione che le è stata assegnata al momento dell’impostazione. Se non si seguisse questa procedura i nuovi dati non verrebbero presi in considerazione. Ovviamente, le formule di ricerca che operano negli altri fogli devono essere aggiornate di conseguenza.

Il foglio schede In questo foglio è ospitato un facsimile di scheda che consente di esplorare in sequenza tutte le registrazioni dell’archivio. In pratica, vengono visualizzate le informazioni corrispondenti alla registrazione il cui numero d’ordine figura nella cella Nr. della scheda. Per incrementare o decrementare la numerazione fare clic rispettivamente sui pulsantini + o -. Se si preme il pulsante Inserimento dati si apre il box che gestisce l’aggiunta di nuovi record.

Le ricerche per voci Se nel foglio omonimo si apre l’elenco a discesa dedicato e si seleziona una voce, viene visualizzata la corrispondente scheda. A fianco della scheda, poi, sono riportate alcune informazioni che riepilogano la situazione globale dei beni inventariati. In particolare, ci riferiamo al numero di registrazioni presenti in archivio, al valore iniziale dell’inventario e a quello attuale.


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Excel 2003:

gestire automaticamente il sollecito dei pagamenti inevasi 1

Utilizzo del modello

- Eseguire le ricerche - Preparare il sollecito

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Gestire le date

- La funzione ADESSO() - Aritmetica delle date

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Sollecitare i pagamenti

- Impostare la lettera - Inserire le formule

Inserendo nel modello sul CD allegato i dati significativi, si può avere in tempo reale l’analisi della situazione dei pagamenti, nonché preparare le corrispondenti lettere di sollecito pagare e a morire, come recita un vecchio adagio, sembra che ci sia sempre tempo, ma purtroppo c’è qualcuno che al momento di saldare una pendenza, di tempo se ne prende anche troppo. Considerando che l’abitudine è abbastanza diffusa conviene tenere sotto controllo la situazione dei pagamenti, e quando i ritardi diventano consistenti il meno che si possa fare è spedire una opportuna lettera di sollecito. Utilizzando Excel si può impostare un semplice ma efficace sistema per il controllo dei

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L’elenco Clienti

- La procedura - Sviluppare la macro

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Le formule database

- Come operano - Come utilizzarle

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Il pannello di controllo

- L’elenco clienti - L’elenco a discesa

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L’archivio documenti

- Come impostarlo - Le formule

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pagamenti inevasi, che non solo fornisce la situazione di ogni singolo cliente, ma consente anche di preparare una lettera che riepiloga gli estremi delle insolvenze ed invita ad onorarle. Impostando l’applicazione, ci avvarremo di alcune interessanti propriètà delle funzioni data, grazie alle quali sarà possibile avere sempre sottocchio la quantificazione dei giorni di ritardo, nonché impostare in base a questi le ricerche da condurre nell’archivio al fine di estrarre gli estremi dei documenti insoluti. Il modello (Sol-

PC Open 117 Ottobre 2005

leciti.xls), è registrato sul CD3/DVD che accompagna il presente numero della rivista. Ricordiamo, come abbiamo già fatto più volte, che in un’applicazione è sempre bene assegnare un nome a celle e zone coinvolte nelle elaborazioni. Nei nostri corsi, però, non sempre seguiamo alla lettera questa che non dovrebbe essere solo una buona abitudine, ma le deroghe sono dovute ad un’ottima ragione: rendere più semplice l’interpretazione del modello esemplificativo. di Alberto Nosotti

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Vi spieghiamo come ci si avvale del template per monitorare le scadenze dei pagamenti

Come condurre un’analisi Inserire i dati nell’archivio Il modello può essere utilizzato solo dopo aver inserito nell’archivio un congruo numero di dati. In loro assenza, in molte celle possono comparire dei messaggi di errore. Si noti che i campi Scadenza e Ritardo vengo compilati automaticamente. Dal momento che in essi sono contenute formule si faccia attenzione a non inserivi dati. Per proteggere le formule si può disegnarvi sopra un rettangolo, al quale assegnare poi il valore massimo (100%) per l’attributo Trasparenza.

nnanzitutto, bisogna creare l’archivio dei documenti emessi inserendovi i loro estremi. Ovviamente, l’archivio deve essere continuamente aggiornato inserendo nel campo Pagato un Si o un No per indicare lo stato del pagamento. I campi Scadenza e Ritardo vengono compilati automaticamente, e dal momento che contengono formule si faccia attenzione a non inserirvi dati. Completato l’archivio, bisogna creare nel pannello di controllo l’elenco dei clienti su cui operano le formule di analisi. Se i clienti non sono molti, tale elenco può essere compilato manualmente, in ogni caso è stata sviluppata una macro per impostarlo in automatico. Basta premere il pulsante Crea elenco clienti. Appena visualizzato l’elenco si può vedere immediatamente quali clienti non hanno onorato le loro scadenze: a fianco del loro nome, infatti, compare un asterisco. A questo punto, si può condurre la prima analisi. Selezionare il nome del cliente di cui si vuole conoscere la posizione, inoltre, nella cella E8 specificare il ritardo di pagamento da prendere in considerazione rispetto alla scadenza concordata. Inseriti questi dati la situazione del cliente viene immediatamente visualizzata nella sezione dedicata del pannello. Contemporaneamente, i dati significativi dell’analisi vengono trasferiti nella lettera di sollecito. Per accedervi basta fare clic sul pulsante dedicato. Il modello contiene delle macro, pertanto, se il grado di protezione del foglio di lavoro è troppo alto, quando lo si carica può comparire un messaggio di errore. Per poter utilizzare le macro bisogna impostare il livello di protezione Basso, salvare il modello, e riaprirlo.

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Definire cliente e ritardo Dopo aver creato l’elenco clienti, si può subito utilizzare il modello. Inserire nella cella E8 il ritardo da prendere in considerazione per le analisi, quindi selezionare il nome del cliente nell’elenco dedicato. Verranno immediatamente visualizzati i risultati dell’analisi. Si noti che i giorni di ritardo inseriti si riferiscono a quelli conteggiati prendendo come riferimento la scadenza pattuita con il cliente. Per esempio, se le scadenze concordate erano di 30 giorni, specificando un ritardo di 10 giorni, verranno individuati i documenti la cui data di emissione è antecedente di più di 40 giorni alla data odierna. I risultati La figura illustra la sezione del pannello di controllo dedicata alla presentazione dei risultati. Per il cliente monitorato, viene conteggiato il numero di documenti inevasi, e il loro importo totale. Vengono anche calcolati il massimo importo inevaso, il minimo, e la media degli importi inevasi. Questi risultati si riferiscono a tutti i pagamenti scaduti, e non solo a quelli individuati specificando il ritardo da prendere in considerazione sulla data di scadenza del documento.

La lettera di sollecito Ecco come si presenta la lettera di sollecito. Si noti che nella casella H19, collegata alla cella L12 del pannello di controllo, è visualizzato il nome del cliente di cui si sta controllando la situazione. Indirizzo, Cap e Città, vengono prelevati automaticamente dall’archivio documenti impostando nelle celle sottostanti alla H19 opportune formule di scansione tabellare. Anche le posizioni E35 e H34 sono collegate alle corrispondenti celle del pannello di controllo, pertanto il testo del sollecito si adatta in tempo reale alla situazione che si sta monitorando.


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Gestire le date

Excel, anche se le visualizza come tali, considera le date alla stregua di valori numerici

L’aritmetica delle date Date e numeri seriali Excel considera le date come se fossero valori numerici, che nel gergo degli addetti ai lavori vengono definiti numeri seriali. Grazie a tale interpretazione è così possibile utilizzarle come addendi o sottraendi di somme e sottrazioni. Inseriamo nella cella A1 la data 12-09-2005, e in A2 la data 10-09-2005. A questo punto, se in C4 (con formattazione Numero senza decimali) digitiamo la formula =A1-A2, verrà visualizzato il numero 2. Se poi vogliamo conoscere la data di scadenza di una fattura con pagamento, per esempio, a 30 giorni, basta addizionare il numero 30 alla data di emissione del documento.

l modello, considerando che deve gestire dei ritardi di pagamento quantificando i corrispondenti giorni si avvale della possibilità di trattare le date come se fossero dei veri e propri valori numerici. Infatti, Excel le considera come tali. Vale a dire che fa corrispondere ad esse un numero che indica quanti giorni sono passati dall’1 gennaio del 1900. Ha così senso addizionare o sottrarre date, e in quest’ultimo caso tale possibilità risolve il nostro problema, che è quello di conoscere quanti giorni intercorrono fra la data odierna e quella in cui il documento doveva essere pagato. Ci si avvarrà, invece, della possibilità di sommarle per stabilire la scadenza del pagamento, in base agli accordi presi con il cliente. Facciamo subito un esempio pratico. Inseriamo nella cela A1 la data 12-09-2005, e in A2 la data 10-09-2005. A questo punto, se in C4 (formattata come numero intero) digitiamo la formula =A1-A2, verrà visualizzato il numero 2 che per l’appunto indica quanti giorni separano le due date.

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Visualizzare il numero seriale Come si è detto, Excel interpreta le date alla stregua di valori numerici aventi un particolare significato, ma le visualizza pur sempre come date. Per vedere in chiaro il corrispondente numero seriale bisogna assegnare alla cella che le contiene il formato Numero senza prevedere decimali. Ecco come procedere per assegnare questo tipo di formattazione. Evidenziare la cella contenente la data, aprire il menu Formato, e selezionare Celle. Nella maschera a schede che si apre attivare la scheda Numero. Nella finestra Categoria evidenziare la voce Numero. Nella casella Posizioni decimali inserire il valore 0. La funzione ADESSO() Questa importante funzione data restituisce in chiaro la data e l’ora corrente. Per visualizzare la sola data assegnare alla cella il formato Data con la procedura appena descritta. Per visualizzare, invece, il corrispondente numero seriale, assegnare il formato Numero senza decimali. Ci avvarremo di questa funzione per avere sempre a disposizione il riferimento alla data odierna, su cui si basa il calcolo dei ritardi. ADESSO(), nel gergo degli addetti ai lavori viene definita una funzione volatile, nel senso che si aggiorna ogni volta che il foglio di lavoro viene ricalcolato, e in particolare quando lo si apre.

La funzione ADESSO() Questa funzione restituisce in chiaro la data e l’ora corrente. Se, però, assegniamo alla cella il formato Numero ed azzeriamo i decimali, viene visualizzato il numero di giorni che sono trascorsi dalla famosa data di riferimento dell’ 1 gennaio 1900. Pertanto, utilizzeremo la funzione al fine di avere sempre ha disposizione la data corrente, quale riferimento per considerare i giorni di ritardo. Per calcolare una scadenza, invece, basterà sommare alla data del documento i giorni di tolleranza concessi.

Per saperne di più Considerando l’importanza che assumono le funzioni data, nonché l’interpretazione delle date stesse come numeri seriali, vale la pena di documentarsi in merito consultando le corrispondenti pagine della guida in linea. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave di ricerca Date. Degli argomenti individuati si consiglia di consultare le pagine corrispondenti al primo, al secondo, e al settimo.


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L’archivio dei documenti

Questo foglio di lavoro ospita gli estremi dei documenti di cui monitorare le scadenze

La struttura dell’archivio L’archivio Occupa la zona che è stata denominata Archivio_documenti. Per gestire le elaborazioni previste dal modello è stato necessario procedere alla denominazione di altre zone. In particolare la zona C11:C41 è stata denominata Clienti, la zona J12:J41 (Ritardi), e la zona C12:J41 (Tabella_Clienti). Ai campi Importo e Ritardo sono stati assegnati i formati Euro e Numero senza decimali.

applicazione ruota intorno all’archivio degli estremi significativi dei documenti di cui si vogliono monitorare le scadenze di pagamento. In pratica, per ogni documento, vengono registrate le seguenti informazioni: data di emissione, nome del cliente, importo, scadenza di pagamento concordata (in giorni), data di scadenza, stato del pagamento (Si/No), giorni di ritardo in caso di non avvenuto pagamento. La data di scadenza concordata, e i giorni di ritardo vengono calcolati tramite opportune formule che sfruttano le proprietà delle date e le caratteristiche della funzione ADESSO(). L’archivio occupa la zona B11:J41, denominata Archivio_Documenti.

L’

Calcolo della scadenza Nella cella G12 si inserisce la formula =SE(B12<>””;B12+F12;””) che somma il numero seriale corrispondente alla data, ai giorni di scadenza concordati per l’effettuazione del pagamento. Nella cella verrà visualizzata la data di scadenza entro la quale deve essere effettuato il pagamento. Se così non fosse, assegnare alla cella il formato Data. A questo punto, replicare la formula lungo tutta la colonna Scadenza.

Calcolo dei ritardi Il calcolo di questo dato prevede l’utilizzo di più formule. Nella cella K12 si inserisce l’espressione =SE(I12=”Si”;””;ADESSO()-G12) e la si replica sino alla cella J41. Se la data corrente è antecedente alla scadenza il numero sarà negativo. Se la fattura è stata pagata verrà visualizzato un blank. In J12, invece, si digita =SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;””)), che visualizza il ritardo se effettivamente il pagamento è scaduto. Copiare la formula sino alla riga J41. Le formule di supporto ospitate nella colonna K possono essere rese invisibili assegnando ai criteri lo stesso colore dello sfondo.

L’archivio La prima riga è dedicata ai nomi dei campi in cui si articola, mentre le sottostanti sono riservate alle registrazioni. La data di scadenza del documento è il risultato della opportuna elaborazione della sua data di emissione e del numero di giorni previsti per dare corso al pagamento. In pratica, nella cella G12 si inserisce la formula =SE(B12<>””;B12+ F12;””), è poi la si replica in tutta la corrispondente colonna dell’archivio. La formula che restituisce la data di scadenza è stata racchiusa in un’espressione di controllo condizionale per evitare che in assenza di registrazioni venisse visualizzato un antiestetico messaggio di errore. Nella cella J12, invece, si inserisce l’espressione =SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;”” )), anch’essa gestita da un controllo condizionale, e la si replica per tutta la colonna. Nella colonna K si inserisce un’espressione di supporto.

La funzione SE Le formule inserite nell’archivio devono essere controllate da una espressione condizionale che, in caso di assenza di inserimenti evitano che venga visualizzato un antiestetico messaggio di errore. In certi casi, le espressioni Se sono state nidificate al fine di eseguire contemporaneamente più controlli. Di questa importante funzione abbiamo parlato più volte. In ogni caso, chi vuole rinfrescarsi la memoria in proposito può consultare l’aiuto in linea. Basta accedervi, e digitare nella casella di ricerca: Formule condizionali. Consultare le pagine di aiuto corrispondenti ai primi due argomenti individuati.


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Intestazione dell'archivio

Disegnare la casella Assicurarsi che sia visualizzata la barra Disegno. Fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo e la lettera A, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare il riquadro della casella

Formattare il testo Rilasciando il tasto del mouse la casella viene visualizzata. Al suo interno il cursore lampeggia. Digitare il testo previsto, evidenziarlo, e formattarlo utilizzando gli strumenti opportuni.

Assegnare l’ombreggiatura Fare clic sul bordo della casella per evidenziarla. A questo punto, nella barra Disegno, fare clic sull’icona con sopra un quadratino ombreggiato. Nella paletta che si apre sezionare lo stile di ombreggiatura.

Denominare l’archivio

Evidenziare la zona Per assegnare un nome ad una zona di celle (o a una cella singola) bisogna prima evidenziarla. Nel nostro caso, considerando che stiamo denominando un archivio tabellare si evidenzia la zona B11:J41.

Assegnare il nome Aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella casella dedicata del box che si apre, digitare il nome da assegnare all’archivio.

L’alternativa In alternativa, fare clic nella casella che si trova immediatamente sopra la lettera A che identifica la prima colonna del foglio di lavoro. Digitare il nome da assegnare all’archivio e premere Invio.

La sintassi dei nomi Si noti che quando si assegnano nomi composti gli elementi in cui questi si articolano non possono essere separati da spazi. Questi ultimi devono essere sostituiti dall’underscore ( _).


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Il pannello di controllo

Da questo foglio di lavoro si gestiscono in tempo reale tutte le operazioni previste dal modello

La struttura e l’interfaccia L’elenco dei clienti In questa zona si inseriscono i nomi dei Clienti. Dalla lista (la zona B13:B27 viene denominata Elenco_clienti), si prelevano, tramite l’elenco a discesa dedicato, i nomi dei clienti che alimentano l’elenco stesso. La lista può essere preparata ed aggiornata manualmente ogni volta che si inserisce nell’archivio un documento intestato ad un nuovo cliente, in ogni caso è stata sviluppata una macro che esegue automaticamente l’operazione.

applicazione si gestisce eseguendo semplicemente delle scelte o inserendo alcuni dati: per esempio, il numero di giorni da prendere in considerazione per individuare i documenti per cui si riscontra il medesimo ritardo di pagamento. Per impostare la struttura del pannello bisogna innanzitutto creare l’elenco dei clienti (B13:B27). Se i clienti sono pochi lo si può impostare manualmente, ma se sono molti conviene sviluppare una macro (ne parleremo più avanti). A questo punto si può creare l’elenco a discesa da cui prelevare i nominativi dei clienti di cui visualizzare la situazione. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona dell’elenco a discesa, e disegnare quest’ultimo nell’area di lavoro. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Nella maschera visualizzata digitare nella cella ListFillRange il nome Elenco_ clienti, che deve essere stato assegnato in precedenza alla zona B13:B27, e nella cella LinkedCell digitare Nome_cliente. E veniamo alle zone criteri. Nelle celle K11, L11, e M11 digitare Ritardo, Cliente, e Cliente. Quindi assegnare alle zone K11:L12, L11:L12, e M11:M12 i nomi Criteri_conteggi, Criteri_clienti, Estrazione _clienti. Alla cella E8 assegnare il nome Giorni_ritardo, quindi nella cella K12 digitare l’espressione =CONCATENA (“>”;Giorni_Ritardo). In questo modo, inserendo il ritardo di riferimento nella cella E8, nella cella K12 della zona criteri si imposta automaticamente il criterio di riferimento.

L’

L’elenco a discesa Questo elenco è direttamente collegato alla lista dei clienti (zona B13:B27) e consente di inserire nella cella L12 il nome del cliente di cui si vuole conoscere la situazione. Nella casella delle proprietà dell’elenco, nella cella ListFillRange e LinkedCell si dichiarano le posizioni da cui prelevare i nomi dei clienti (Elenco_clienti), nonché il nome della cella in cui sarà trasferito il nominativo del cliente prelevato dall’elenco (Nome_cliente).

Le zone criteri Sono state tutte raccolte in una unica zona (K11:M12). In particolare, la zona K11:L12, denominata Criterio_conteggi, gestisce l’individuazione dei clienti che stanno ritardando i pagamenti, mentre la L11:L12 denominata Criteri_clienti consente di quantificare i valori massimi, minimi e medi dei ritardi in generale. In questi calcoli sono coinvolti tutti i documenti scaduti (anche in ritardo di un solo giorno). Alla zona M11:M12 (denominata Estrazione_clienti), invece, si ricorre per la costruzione automatica dell’elenco dei clienti.

I risultati delle elaborazioni In questa sezione del pannello di controllo sono raccolte le informazioni relative ai ritardi di pagamento che si riferiscono al cliente che è stato selezionato nell’elenco a discesa, ed il cui nome viene visualizzato nelle celle L12 e L16. Tutte le informazioni si ricavano analizzando l’archivio documenti con l’aiuto delle funzioni statistiche database. Il prossimo capitolo è dedicato all’impostazione di queste formule. In particolare, vengono utilizzate le funzioni DB.CONTA, DB.SOMMA, DB.MIN, DB.MAX, e DB.MEDIA.


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Le funzioni database

Grazie ad esse si possono eseguire sull’archivio documenti numerose ed importanti analisi

Impostazione delle formule Conteggio documenti scaduti Nella cella L18 si inserisce la formula =DB.CONTA.VALORI(Archivio_documenti;”Ritardo”; Criterio_conteggio). Si noti che la funzione utilizzata è quella di conteggio, ed il campo da conteggiare è Ritardo. I criteri da utilizzare sono indicati nella zona Criterio di conteggio (K11:L12). Come si può vedere, tale zona definisce il nome del cliente su cui operare, e il ritardo che deve essere preso in considerazione. Si noti che quest’ultimo criterio deve essere interattivo, e variare con il valore che viene immesso nella cella E8. Per questo, per esprimere il vincolo si è utilizzata la formula di concatenazione =CONCATENA(“>”;GIORNI_RITARDO).

ueste funzioni operano su un tradizionale archivio tabellare. In pratica, ci si riferisce ad una normale tabella in cui la prima riga è riservata ai campi dell’archivio, mentre nelle sottostanti si inseriscono le registrazioni. I campi costituiscono le informazioni elementari in cui si articola una registrazione (record, nel gergo degli addetti ai lavori). Il tipo di campo dipende dalla natura del dato che ospita. I campi Testo contengono dati testuali, quelli Numerici, valori, quelli Data, date, e così via. Le funzioni database consentono di eseguire somme, conteggi, medie, e così via, elaborando in maniera mirata il contenuto dell’archivio. Per esempio, nel nostro caso, si possono sommare tutti gli importi dei documenti che presentano un determinato ritardo di pagamento. Per utilizzare le funzioni database l’archivio deve essere denominato comprendendo nella denominazione anche la riga che ospita i campi. A questo punto ne sappiamo abbastanza per comprendere la sintassi di utilizzo delle nostre funzioni, che è la seguente: DB.Funzione(Archvio;Campo;Zona criteri). Dove Funzione è il tipo di elaborazione da eseguire, Archivio identifica le coordinate (meglio, il nome, però) della zona archivio, Campo il nome di quello da elaborare, e Zona criteri definisce quella in cui sono ospitati i criteri per l’esecuzione dell’analisi. Questa zona si articola solitamente in due righe. Le celle della prima riga ospitano i nomi dei campi da coinvolgere nelle elaborazioni, mentre le sottostanti celle contengono i parametri di riferimento.

Q

Somma dei pagamenti scaduti Questa informazione viene restituita dalla formula =DB.SOMMA(Archivio_documenti;”Importo”;Criteri o_conteggio). Nella fattispecie, si opera sul campo Importo sommandone i contenuti in corrispondenza di ritardi superiori a quelli denunciati nella cella E8. La zona criteri è la stessa di quella utilizzata per conteggiare il numero di documenti scaduti. Il nome del campo da elaborare deve sempre essere fra virgolette.

Minimi, massimi, e medie È possibile calcolare il ritardo minimo, quello massimo e la media dei ritardi di un singolo cliente. Per esempio, nella cella L22 si inserisce la formula: =DB.MIN(Archivio_documenti;”Ritardo”;Criteri_Cli enti). Si noti che come zona criteri si utilizza la zona L11:L12 che si riferisce al solo nome del cliente. Per questo, non essendo coinvolto un parametro di riferimento per i ritardi, vengono elaborati tutti quelli che si verificano.

Per saperne di più A chi volesse documentarsi più ampiamente sulle potenzialità delle funzioni database, considerando la vastità dell’argomento, consigliamo di consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare di volta in volta una delle seguenti chiavi di ricerca: Funzioni database, Intervallo criteri, Filtrare. In particolare, quando si utilizza la prima chiave di ricerca vengono visualizzate tutte le funzioni database.


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L’elenco Clienti

Vi spieghiamo come automatizzare la creazione della lista dei clienti

La procedura passo per passo Registrare la macro Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, poi ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che viene aperto inserire nella casella dedicata il nome da assegnare a quella che si sta registrando. Ricordiamo che nei nomi composti, gli spazi devono essere sostituiti dall’underscore ( _ ). Registrare la procedura di estrazione dei nominativi, quindi, nella barretta visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore premere il pulsante con sopra il quadratino per arrestare la registrazione. Il nome della macro dovrà essere digitato all’interno del codice del pulsante destinato a lanciarla.

elenco può essere creato manualmente, ma se si devono gestire molti nominativi conviene automatizzare l’operazione. In pratica, il problema è quello di estrarre solo una volta, dall’archivio documenti, i nominativi in esso contenuti ignorando i doppioni. L’operazione può essere convenientemente automatizzata, associandola ad una opportuna macro.

L’

Lanciare la procedura Il problema è quello di interrogare un archivio dalla struttura semplicissima. Infatti, si articola in un solo campo (il campo Cliente dell’archivio documenti). Alla corrispondente colonna di tale archivio è stato dato il nome Clienti. Per lanciare la procedura di estrazione dei nomi dei clienti aprire il menu Dati e selezionare la voce Filtro. Nel sottomenu relativo a questa voce optare per Filtro avanzato. Si determina così l’apertura del box che gestisce la procedura.

La macro Ecco come procedere. Attivare il registratore delle macro, denominare Crea_elenco_clienti quella che si sta creando, quindi aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Viene visualizzato il box che gestisce le operazioni. Innanzitutto, specificare, spuntando l’opportuno checkbox, che i dati devono essere visualizzati in una posizione diversa da quelli su cui si sta operando. Nella fattispecie, si opera sulla seconda colonna dell’archivio documenti (campo Cliente), che è stata denominata Clienti. Tale nome deve essere digitato nella casella posta a fianco della voce Intervallo_elenco. Nelle caselle sottostanti, invece, si inseriscono rispettivamente i nomi assegnati alla zona destinata a contenere i nomi dei clienti (Elenco_clienti), e a quella del criterio che si utilizza Estrazione_clienti. La casella sottostante il nome del campo su cui si lavora è vuota. Con questa impostazione verranno estratti tutti i nomi dei clienti, ma se si spunta il checkbox Copia univoca dei record verranno ignorati i doppioni. Proprio quello che ci interessa. Premere Ok per creare l’elenco, e chiudere il registratore delle macro.

Il box di lavoro Il box in cui si inseriscono i parametri di lavoro. Nella parte superiore del box si deve specificare, spuntando il checkbox dedicato, che i dati non verranno estratti in loco ma visualizzati in una posizione diversa da quella occupata dall’archivio monocolonna su cui si lavora. Nelle tre caselle centrali, invece, si dichiarano i nomi della zona archivio, della zona in cui visualizzare i dati, e quello della zona dei criteri di estrazione. Non si dimentichi di spuntare il checkbox Copia univoca dei record al fine di evitare i doppioni.

La lista clienti Premendo il pulsante Ok, i nomi vengono trasferiti nella zona B13:B27. Si noti che l’estrazione ha coinvolto anche il nome del campo dell’archivio su cui si è operato. A questo punto inserire nelle celle C14 e D14 le formule =SE(B14=””;””;CERCA.VERT(B14;Tabella_clienti;8 ;0)) e =SE(VAL.NUMERO(C14);”*”;””), quindi replicarle verso il basso sino alla riga 27 compresa. Rendere invisibili le formule inserite nella colonna C. Nella colonna D, in corrispondenza dei nominativi per i quali risultano ritardi di pagamento verrà visualizzato un asterisco.


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La lettera di sollecito

Per i clienti insolventi è possibile preparare in automatico la corrispondente lettera di sollecito

Impostare la comunicazione Definizione dell’area Creare un nuovo foglio di lavoro ed assegnarvi il nome Lettera sollecito. Per eseguire la denominazione basta fare doppio clic sul nome default riportato nell’etichetta del foglio e digitare il nuovo testo. Il nome, spazi compresi, non può superare i 32 caratteri. Colorare di azzurro lo sfondo delle celle della videata. Evidenziare la zona A10:K76 ed assegnarle il bianco come colore di fondo utilizzando la paletta cromatica. Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Visualizza. Togliere la spunta al checkbox Griglia.

dati significativi delle analisi condotte nel pannello di controllo sulla situazione di un cliente possono essere trasferiti nella struttura di una lettera standard. In particolare, nella suddetta lettera vengono trasferiti il nome del cliente, il suo indirizzo, il numero di documenti inevasi che lo riguardano, e il loro importo totale. Ma ecco come impostare la comunicazione. Creare un nuovo foglio di lavoro (Lettera sollecito), e nella cella H19 inserire l’espressione =Nome_cliente. Considerando che questo è il nome assegnato alla cella L12 del pannello di controllo in cui, per l’appunto, viene inserito il nome del cliente di cui si sta monitorando la posizione, nella suddetta cella ne comparirà il nominativo. A questo punto, nelle due celle sottostanti si digitano due formule di scansione che recuperano dall’archivio documenti l’indirizzo, il Cap e la città di residenza del cliente stesso. Ed ora veniamo al testo della comunicazione. Deve essere digitato in modo da lasciare al suo interno due celle libere. In queste vi si inseriranno i riferimenti alle posizioni del pannello di controllo che contengono il numero di documenti inevasi e il loro importo totale. In pratica, si tratta delle celle L18 e L20 che sono state denominate Numero_inevasi e Importo_inevasi. In tali posizioni, pertanto, digiteremo rispettivamente le espressioni: =Numero_inevasi e =Importo_inevasi. Adesso inserire la data della comunicazione, che viene visualizzata nella cella H29 dalla formula ADESSO(), dopo che alla cella stessa è stato assegnato il formato data.

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L’indirizzo del destinatario Nella cella H19 inserire l’espressione =Nome_cliente. Così facendo, vi viene trasferito il nome del cliente di cui si sta analizzando la situazione. Gli altri dati si prelevano da una porzione dell’archivio documenti (Tabella_clienti). Nella lettera di sollecito, nella cella sottostante quella che contiene il nome del Cliente, digitare la formula: =CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;2;0). Verrà così visualizzato l’indirizzo. Per visualizzare il Cap e la città di residenza nella cella H21, inserivi l’espressione: =CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;3;0) Documenti inevasi e loro importi Per inserire nella lettera di sollecito questi due dati basta prelevarli dalle corrispondenti celle del pannello di controllo facendo riferimento al nome che è stato assegnato loro in precedenza (Numero_inevasi e Importo_inevasi). In pratica, quindi, nelle celle H34 ed E35 della lettera di sollecito si inseriscono rispettivamente le due espressioni =Numero_inevasi e =Importo_inevasi. A questo punto, la lettera è pronta per essere stampata.

Le funzioni di scansione Chi vuole avere maggiori ragguagli sulla dinamica operativa delle funzioni di scansioni tabellare può consultare l’aiuto in linea di Microsoft Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca digitare la seguente chiave: Funzione Cerca. Così facendo, questa funzione è la prima che compare nella lista degli argomenti individuati, ma non è quella che ci interessa veramente. A noi interessa la funzione CERCA.VERT che si trova al dodicesimo posto della lista. Si è dovuto individuarla indirettamente perché utilizzando il suo nome come chiave non viene reperita.


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Tenere sotto controllo i costi variabili di esercizio In questa dispensa vi spieghiamo come impostare un modello Excel per eseguire il monitoraggio di un parco automezzi di Alberto Nosotti a gestione di un parco auto (ma anche di quella personale) comporta il monitoraggio di un insieme di elementi ai quali si può dare più o meno importanza. Nel nostro caso si focalizza con particolare enfasi l’analisi dei costi variabili di esercizio, in modo da poter avere sempre a disposizione alcune informazioni essenziali come, per esempio, i consumi di carburante per chilometro, e quelli

L

totali (sempre al chilometro). L’interpretazione di quest’ultimo dato dipende ovviamente dalle categorie che si vogliono prendere in considerazione: per questo è stata prevista la possibilità di personalizzare quelle da monitorare. Infine, se si inseriscono i dati relativi ai chilometraggi in concomitanza dei quali è prevista l’esecuzione dei tagliandi, nel pannello riepilogativo dell’analisi viene ricor-

data la scadenza (in chilometri) del prossimo tagliando. L’applicazione tiene sotto controllo due auto, ma non vi sono problemi a estendere il numero. Basta operare le opportune modifiche sulla falsariga della descrizione delle procedure seguite per impostare il modello esemplificativo registrato sul CD Guida 2 di Pc Open (Costi auto.xls nella cartella PDF\Schede pratiche).

PC Open 121 Gennaio 2005

1

La struttura del modello

- Il pannello di controllo - I fogli di supporto

2

Le funzioni database

- Come operano - Come utilizzarle

3

p. 121 p. 121

p. 122 p. 122

Le funzioni di scansione

- Impostare le formule p. 124 - Scansione della tabella p. 124

4

Inserire i dati

- Il box di dialogo - Sviluppare le macro

5

p. 125 p. 125

Utilizzare il modello

- Inserimento dei dati - Apportare modifiche

p. 128 p. 128

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1


Analizziamo gli elementi in cui si articola l’applicazione: il pannello di controllo, l’archivio e i due fogli di supporto

I fogli di lavoro Il pannello di controllo Ospita i risultati delle elaborazioni eseguite. I dati vengono prelevati tramite caselle di testo direttamente collegate alle corrispondenti celle del foglio Elaborazioni. Una volta disegnata la casella, farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella casella che si apre specificare come LinkedCell il nome della posizione da cui prelevare il dato. Per i costi chilometrici e i consumi, il dato originale è stato trasformato in testo per evitare un troppo alto numero di decimali.

l modello si basa su un archivio tabellare che ne costituisce, per così dire, il motore centrale. I dati in esso contenuti vengono opportunamente elaborati tramite le funzioni statistiche database in un foglio dedicato (Elaborazioni), e di qui trasferiti nel pannello di controllo che riepiloga i risultati delle analisi. È presente anche un quarto foglio (Dati) in cui si inseriscono manualmente alcune informazioni di base. Tutte le celle e le zone che contengono dati sono state opportunamente denominate: è così più facile fare ad esse riferimento quando si impostano formule ed espressioni. Per avere a disposizione l’elenco dei nomi assegnati e le coordinate delle corrispondenti celle basta aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel sottomenu ad essa relativo optare per Definisci. Nel box che si apre, selezionando un nome, compaiono in calce quello del foglio che ospita la cella e le coordinate della posizione. In alternativa, selezionare la cella o la zona, e leggere il nome che le è stato assegnato nella finestrina immediatamente sopra la lettera A che etichetta la prima colonna del foglio di lavoro. L’ordine di creazione dei fogli è il seguente: Archivio, Dati, Elaborazioni, e Pannello di controllo. In particolare, i risultati delle elaborazioni vengono trasferiti nelle caselle dei due pannelli di controllo specificando come LinkedCell di queste (nella loro maschera delle proprietà) il nome della posizione da cui ricevono l’informazione.

I

L’archivio È il cuore dell’applicazione. Quello proposto prevede determinate voci, ma per tenerne sotto controllo un numero maggiore basta aggiungere nuovi campi, e prevedere le corrispondenti elaborazioni nel foglio dedicato. La zona occupata dal database è stata denominata Archivio. Se si aggiungono nuovi campi l’archivio deve essere ridenominato annullando il nome precedente. A fianco dei dati si possono elencare, come promemoria, i nomi delle categorie di spesa prese in considerazione.

Il foglio Dati Questo foglio ospita alcuni dati caratteristici delle auto che si tengono sotto controllo, e l’elenco delle categorie di spesa. Ci riferiamo, in particolare, ai chilometri rilevati all’inizio del monitoraggio, e alla frequenza di esecuzione dei tagliandi di manutenzione (in chilometri). Ovviamente, a seconda dei tipi di controllo da eseguire possono essere previste nuove voci di spesa. Le celle che ospitano i dati sono state opportunamente denominate, e ai loro nomi si fa riferimento nelle formule di elaborazione.

Le elaborazioni I dati ospitati nell’archivio, e quelli caratteristici delle auto monitorate, vengono processati in un foglio dedicato. Per estrarre i dati dall’archivio si utilizzano le speciali funzioni database, la cui dinamica operativa verrà descritta nel prossimo capitolo. Nel foglio è stata impostata anche una tabella che, esplorata con opportune formule di scansione, restituisce nel pannello di controllo quanti chilometri mancano all’esecuzione del prossimo tagliando di manutenzione.


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Disegnare il pannello

Creare il rettangolo Aprire la barra disegno e fare clic sul simbolo del rettangolo. Disegnare il primo pannello e riempirlo con il colore desiderato, prelevato dalla paletta associata all’icona con sopra impresso un barattolo di vernice.

Inserire le caselle di testo Aprire la casella degli strumenti del Visual Basic. Fare clic sull’icona con sopra le lettere ab, quindi disegnare la casella all’interno del pannello. Aprire il suo box delle Proprietà per specificare la cella a cui collegarla.

Etichette Le etichette delle caselle si disegnano utilizzando l’icona del pannello strumenti del Vba che reca impressa una A maiuscola. Disegnare il corrispondente rettangolo e digitare al suo interno il testo dell’etichetta.

Aggiungere nuovi campi Per inserire nuovi campi bisogna prevedere le corrispondenti colonne. A inserimento avvenuto può essere necessario procedere a rinominare la nuova zona. Non lo è se le colonne sono state inserite dopo la prima e prima dell’ultima.

L’elenco categorie Nel pannello strumenti Vba fare clic sull’icona Casella combinata. Disegnare il corrispondente rettangolo, accedere alla sua casella delle Proprietà, e specificare come ListFillRange, il nome assegnato all’elenco delle categorie.

Inserire le formule In F21 inserire la formula =E22-KmTot1 e replicarla sino a F26. Il nome fa riferimento alla cella E7. A fianco del chilometraggio dei tagliandi vengono visualizzati i chilometri percorsi o ancora da percorrere.

Denominare la tabella La tabella, una volta impostata, è stata denominata Tagliandi1, e verrà esplorata con opportune formule di scansione. Si noti che a fianco del chilometraggio relativo all’ultimo tagliando è inserito il testo Tagliandi esauriti.

Impostare l’archivio

Denominazione Evidenziare la zona del database (intestazioni dei campi comprese). Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nomi, quindi Definisci. Nel box che viene aperto digitare il nome da assegnare nella casella dedicata.

La tabella tagliandi

Creare la tabella Nella zona E21:F27 del foglio Elaborazioni digitare i nomi delle corrispondenti celle della tabella Frequenza tagliandi ospitata nel foglio Dati. Così facendo si determina il prelievo automatico delle informazioni necessarie.


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Le funzioni statistiche database

Vi spieghiamo come operano le funzioni statistiche database e come utilizzarle per analizzare l’archivio dati.

Massimi, minimi e conteggi DB.SOMMA Questa funzione somma il contenuto di un campo numerico in corrispondenza di una certa voce contenuta in un altro campo dell’archivio. Il criterio secondo cui eseguire l’elaborazione deve essere espresso in una zona del foglio di lavoro, le cui coordinate (ma meglio, il nome) si dichiarano come terzo argomento della funzione stessa. Per esempio, facendo riferimento al nostro archivio, la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Litri”;Criterio_A1) restituisce la somma dei rifornimenti di carburante all’auto A1.

ueste speciali funzioni sono in grado di operare su archivi tabellari estraendo da questi preziose informazioni statistiche. È possibile sommare tutte le spese relative ad una certa voce prendendo come riferimento l’auto A1, conteggiare quante volte si è stati multati, calcolare i chilometraggi percorsi in corrispondenza di ognuna delle auto monitorate, e così via. In pratica, le elaborazioni possibili sono solo da immaginare: basta impostare gli opportuni criteri per pilotare le corrispondenti analisi. La sintassi delle funzioni database è la seguente: FUNZIONE(Zona archivio; “Campo da elaborare”; Nome zona criteri). Per esempio, riferendoci al foglio Elaborazioni del modello, la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Importo”;Criterio_A1) contenuta in B13, somma tutti valori del campo Importo relativi all’auto A1 restituendo i costi totali. Il criterio che restringe l’elaborazione alla sola auto A1 è espresso nella zona C23:C24 (CriteroA1). In pratica, per formulare un criterio, si specifica il campo su cui operare, e nella cella sottostante si inserisce la voce cui fare riferimento. Per ricercare massimi, minimi, eseguire conteggi, ci si avvale della funzione dedicata utilizzando sempre la medesima sintassi. Per esempio, la formula =DB.CONTA NUMERI(Archivio;”Causale”;C1:C2) esegue il conteggio delle volte che si è stati multati. C1:C2 è la zona dei criteri, che deve essere così impostata: in C1 è inserito il nome del campo Causale, e in C2 la voce Multa.

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DB.MAX Grazie a questa funzione si può determinare il valore massimo contenuto in un campo dell’archivio. Se ci si riferisce al campo Km vengono restituiti quelli percorsi dall’auto monitorata. Nella cella E7 è contenuta la formula =DB.MAX(Archivio;”Km”;Criterio_A1), che valorizza, nella fattispecie, i chilometri percorsi dalla vettura A1. In pratica, viene letto il valore del campo che corrisponde all’ultima registrazione effettuata per quella autovettura

Le zone criteri Queste zone giocano un ruolo importantissimo nell’impostazione delle formule. Infatti, a seconda di come sono strutturate si possono eseguire analisi anche molto sofisticate dei contenuti dell’archivio. Nei casi più semplici si articolano in una zona di due celle. Nella prima si dichiara il campo in cui si trova la chiave di riferimento, mentre nella cella sottostante si digita la chiave da utilizzare. Si possono anche specificare più chiavi (nelle celle sottostanti), nonché operare con più campi.

Per aver aiuto Le funzioni database di Excel sono suscettibili di numerose applicazioni pratiche. In particolare, impostando zone criteri opportunamente strutturate, si possono eseguire analisi anche molto sofisticate. Per saperne di più conviene consultare la guida in linea. Accedervi, e nella casella di ricerca digitare la chiave Funzioni DB. Vengono individuati numerosi argomenti. Quelli che vanno dal quarto in avanti si riferiscono tutti alle funzioni database.


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Monitoraggio dei tagliandi

Utilizzando le funzioni di scansione è possibile sapere quando devono essere eseguiti i tagliandi

Le formule per la scansione della tabella La formula Nella cella E17 è stata inserita la formula =CERCA.VERT(E7;Tagliandi1;2) che ricerca il valore contenuto nella cella E7, corrispondente ai chilometri totali percorsi dalla vettura, fra i valori ospitati nella prima colonna della tabella dei tagliandi della vettura A1. Se il valore viene trovato la formula restituirà quello contenuto nella cella immediatamente a fianco. Per chiarezza, per fare riferimento alla cella E7 se ne sono citate le coordinate, ma come sempre è meglio denominare le celle ed utilizzare i nomi assegnati.

ella cella E17 del foglio Elaborazioni è inserita la formula di scansione =CERCA.VERT(E7;Tagliandi1;2), che esplora la tabella Tagliandi1 (ospitata nella zona E21:F27 del medesimo foglio) utilizzando come riferimento il chilometraggio totale della vettura A1 (contenuto nella cella E7). Viene così restituito il valore che indica fra quanti chilometri deve essere eseguito il prossimo tagliando di manutenzione della vettura stessa. Ovviamente, per sapere fra quanti chilometri bisognerà effettuare il prossimo tagliando della vettura A2 si utilizza una formula analogamente strutturata, dove cambiano però, le coordinate della tabella e la cella da prendere come riferimento. In particolare ci si riferirà alla cella K7 e alla tabella Tagliandi2.

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Un esempio pratico Ecco come lavora praticamente la funzione di scansione. Immaginiamo che i chilometri percorsi dalla vettura A2 siano, poniamo, 87.000. In questo particolare caso, dal momento che il suddetto valore di riferimento non trova riscontro fra quelli presenti nella prima colonna della tabella, verrà preso come base, in tale colonna, il valore 80.000, vale a dire quello immediatamente inferiore, cui corrispondono 13.000 chilometri da percorrere ancora prima di dover fare il tagliando.

Esaurimento dei tagliandi Dal momento che se il valore da ricercare nella prima colonna della tabella tagliandi non trova nessun riscontro viene preso in considerazione quello ad esso immediatamente inferiore, abbiamo la possibilità di informare l’utente quando i tagliandi sono esauriti. Basterà inserire nella seconda colonna della tabella, in corrispondenza del chilometraggio relativo all’ultimo tagliando previsto, la stringa di testo Tagliandi esauriti.

Come operano le formule In pratica, se i chilometri percorsi coincidono con uno dei valori ospitati nella prima colonna della tabella, che corrispondono all’esecuzione dei singoli tagliandi, si da per scontato che questi vengano eseguiti, e viene pertanto restituito il corrispondente valore della colonna di destra, che rappresenta, invece, i chilometri mancanti all’esecuzione del prossimo tagliando di manutenzione. Se, invece, come quasi sempre accade, i chilometri percorsi non trovano immediato riscontro nella prima colonna della tabella, viene restituito il valore che si trova in corrispondenza della cella che contiene il valore immediatamente inferiore.

Per avere aiuto La funzione di scansione tabellare CERCA.VERT è molto versatile, pertanto vale la pena di saperne di più sulla sua dinamica operativa e le sue possibili applicazioni. Accedere alla guida in linea di Excel, e nella casella di interrogazione digitare Cerca. Nell’elenco visualizzato fare clic su Cerca worksheet function, e nella pagina cui si accede fare ancora clic su Vedi anche. Nel box che si apre fare clic sulla voce CERCA.VERT.


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Inserimento automatico dei dati

Tramite un box di dialogo e sviluppando una opportuna macro, è possibile inserire automaticamente i dati nell’archivio

Creare il box di dialogo Impostare il contenitore Un box di dialogo si articola in un certo numero di elementi (caselle, pulsanti, elenchi, e così via) disposti all’interno di un contenitore rettangolare. Per crearlo, accedere all’editor del Vba, aprire il menu Inserisci e optare per la voce UserForm. Viene visualizzato un rettangolo grigio, da dimensionare a piacere. A questo punto, nella barra strumenti, fare clic sull’icona con sopra impressi martello e chiave inglese per aprire il pannello da cui prelevare gli elementi da inserire nel box.

inserimento dei dati nell’archivio può essere fatto automaticamente. In pratica, bisogna impostare un box di dialogo che gestisce sette caselle, tante quante sono le voci da inserire, e due pulsanti. Il primo consente di annullare l’operazione in corso in caso di errori, mentre il secondo procede all’archiviazione dei dati. La tecnica è la seguente. Tramite il box di dialogo si trasferiscono in una riga sottostante all’archivio (D612:J612), denominata Parcheggio, i dati inseriti. L’intera riga viene copiata, quindi replicata nella prima riga vuota dell’archivio. Il problema, se tale lo possiamo chiamare, è quello di individuare automaticamente la riga dell’archivio in cui i inserire i dati. Lo si può fare proprio grazie alla X che abbiamo digitato nella cella D6. Infatti, se vi posizioniamo sopra il cursore, e premiamo il tasto Fine, quindi quello Freccia in basso, il cursore si porterà immediatamente sulla prima cella dell’ultima riga dell’archivio. Una successiva pressione del tasto Freccia in basso, lo porterà sulla prima cella della riga di inserimento, e a questo punto può avvenire la replica. In pratica si tratta di registrare la suddetta procedura, ricordando che dal momento che gli spostamenti sono di volta in volta di ampiezza diversa, la registrazione dovrà avvenire nella cosiddetta Modalità relativa, premendo il secondo dei due pulsantini della barretta che compare dopo che si è denominata la macro da registrare. All’inizio del listato risultante dovranno essere aggiunti alcuni semplici passi.

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Inserire le caselle di testo Nel nostro caso il box si articola in sette caselle di testo e due pulsanti. Per creare le caselle fare clic sulla relativa icona del pannello, quindi disegnare il corrispondente rettangolo. Fare clic destro sulla casella, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella omonima casella che si apre specificare come Control source il nome della cella della zona di parcheggio in cui sarà registrato il dato inserito nella casella stessa.

Inserire i pulsanti Nel box di dialogo si trovano due pulsanti. Il pulsante Annulla (nel cui codice è inserito il comando Unload Me) consente di chiudere il box e cancellare i dati eventualmente immessi. Il secondo, invece, etichettato Inserisci, da il via all’archiviazione dei dati. Il codice si crea registrando la procedura di archiviazione in modalità relativa, ed aggiungendo in testa e coda a questa alcuni passi.

Per saperne di più Per avere maggiori ragguagli sulla impostazione di un box di dialogo conviene consultare la guida in linea che opera all’interno dell’editor del Visual Basic. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel sottomenu optare per Visual Basic Editor. Avuto accesso a tale ambiente attivare la guida in linea, e nella casella di ricerca digitare Maschera di dialogo. Fra gli argomenti individuati consultare le pagine relative al collegamento Creazione di una finestra di dialogo personalizzata


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La macro di archiviazione

Attivare la registrazione Nella barra strumenti del Vba fare clic sull’icona con sopra un pallino. Nel box che si apre assegnare il nome alla macro (Archiviazione). Nella barretta visualizzata premere il secondo pulsante (Modalità relativa).

Copiare i dati Portarsi in fondo all’archivio e selezionare la zona di parcheggio dei dati, in cui vengono inseriti quelli trasferiti dal box di dialogo. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic attivare la voce Copia.

Individuare la riga di copia Per individuare la riga dell’archivio in cui copiare i dati portarsi innanzitutto sulla cella D6 immediatamente soprastante l’etichetta del campo Data, nella quale è stata inserita una X al fine di fare che si che non venga considerata vuota.

Primo spostamento verso il basso Fare clic sul tasto Fine, quindi su quello freccia in basso. Così facendo, dal momento che ci si ritrova su una cella non vuota, il cursore si sposta sulla ultima cella non vuota della colonna in cui ci si trova.

Secondo spostamento A questo punto ci si trova sull’ultima riga dati dell’archivio. Pertanto, premendo ancora una volta il tasto freccia in basso si raggiunge la prima cella della riga di inserimento, nella quale si copieranno i dati parcheggiati.

Incollare i dati Quando il cursore è in posizione, fare clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Incolla. Così facendo i dati parcheggiati vengono copiati nell’intera riga dell’archivio. A questo punto arrestare il registratore della macro.

Visualizzare il listato Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che si apre selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato, quindi premere Modifica per visualizzarlo.

Il listato Ecco come si presenta il listato della macro appena registrata. Aggiungere in testa il passo Unload Me (chiude il box di dialogo), e in coda i passi che cancellano i dati parcheggiati e riportano il cursore nel foglio Pannello di controllo.

Associare il pulsante La macro deve essere associata al pulsante Inserisci del box di dialogo. In ambiente Editor Vba fare clic destro sul pulsante, e selezionare la voce Visualizza codice. Ricopiare all’interno del codice la macro da lanciare.


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Utilizzare e modificare il modello

L’uso del modello è molto semplice: basta inserire i dati nell’archivio per ottenerne l’analisi in tempo reale

Inserimento dati e modifiche dei criteri Inserire i dati automaticamente Nel pannello di controllo fare clic sul pulsante Inserimento dati. Viene così visualizzato il box di dialogo che costituisce l’interfaccia di input. Il cursore è già posizionato nella prima casella di testo. Si passa da una casella alla successiva premendo il tasto Tab. Si ricordi che per il corretto funzionamento della procedura di archiviazione è assolutamente necessario compilare il campo Data.

operazione fondamentale è quella di inserimento dati, che può avvenire in due modi. Manualmente, digitando direttamente i dati nell’archivio, oppure, tramite il box di dialogo che si apre facendo clic sul pulsante Inserimento dati. Per ottenere analisi corrette, soprattutto a livello di consumi di carburante e relativi costi, conviene osservare alcune regole. Innanzitutto, utilizzare le prime righe dell’archivio per inserire la lettura del contachilometri delle auto sotto controllo. Dopodiché, tutte le volte che si fa rifornimento, effettuare sempre il pieno del serbatoio. Se si inseriscono i dati manualmente, nei casi di input ricorrenti si può velocizzare l’operazione. Per esempio, quando si inserisce la categoria o la causale della spesa, portare il cursore sulla cella che deve ospitare il dato, fare clic destro, e nel corrispondete sottomenu optare per Inserimento da elenco. Così facendo, viene visualizzato l’elenco degli inserimenti già operati, e basta un clic per prelevare la voce che ci interessa.

L’

Inserimento manuale I dati possono essere inseriti manualmente, direttamente nell’archivio. Se si operano inserimenti ricorrenti portare il cursore sulla cella di input, fare clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare Seleziona da elenco a discesa. Scegliere la voce da inserire fra quelle proposte. Si consiglia di scegliere sempre questa procedura non appena possibile. Infatti, digitare un codice di spesa o una causale errata, può falsare il risultato delle analisi.

Inserire nuove voci Prevedere l’analisi di voci aggiuntive comporta l’impostazione di nuove formule d’analisi, nonché l’eventuale strutturazione di nuove zone criteri. Per esempio, se si vuole controllare una nuova auto, bisogna realizzare la corrispondente zona delle caratteristiche, creare le nuove formule, e impostare una nuova zona criteri sulla falsariga delle due già esistenti. È consigliabile, come sempre, procedere alla opportuna denominazione delle zone coinvolte nelle analisi.

Aggiungere nuove voci

Pannello e box di dialogo L’inserimento di nuove voci comporta i corrispondenti interventi sui suddetti elementi. In particolare, se nel box di dialogo si inseriscono nuove caselle, conviene disporle in coda alle altre, dal momento che esplorando il box il cursore si sposterà solo alla fine su queste. Nel caso del pannello di controllo, le nuove celle devono utilizzare come ControlSource le corrispondenti posizioni che ospitano le formule di analisi.

Il nostro archivio è assolutamente esemplificativo, pertanto lo si può modificare a piacere inserendo nuove voci da controllare, o modificando quelle esistenti. Ovviamente, se si inseriscono nuovi campi, può essere necessario rinominare la zona dell’archivio, nonché prevedere l’estensione di quella dedicata al parcheggio dei dati. Se si procede solo a cambiare il nome dei campi esistenti, bisogna eseguire le modifiche nelle formule che analizzano il database.


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Excel 2003:

compilare e archiviare automaticamente un documento di trasporto 1


- Il facsimile del documento p. 124 - I fogli di supporto p. 124

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- Prelievo dell’indirizzo - Gestire la numerazione

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Data e ora in tempo reale

- Formattare la cella - Registrare la macro

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p. 128 p. 128

Archiviare il documento

- Registrare la procedura - Modificare la macro

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p. 126 p. 126

p. 129 p. 129

Il modello

- Come utilizzarlo - Modifiche

p. 131 p. 131

Utilizzando semplici macro è possibile automatizzare le operazioni connesse con la stesura e l’archiviazione di Alberto Nosotti dei documenti di trasporto na volta c’erano le bolle… Non ci riferiamo a quelle di sapone, bensì agli ineffabili documenti fiscali che sono stati per anni l’incubo di spedizionieri, magazzinieri, e degli utenti in genere che hanno avuto occasione di avervi a che fare. La loro compilazione, prima, e la successiva gestione, dovevano ottemperare a normative rigorosissime che arrivano a prevedere, oltre a multe molto salate, anche eventuali risvolti giuridici. Poi, finalmente, qualche mente illuminata ha deciso, con il sollievo di tutti, di semplificare le cose. Oggi le bolle di un tempo si chiamano documenti di trasporto, ma anche se i dati richiesti sono sempre gli stessi, possono essere amministrate in modo

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molto più facile. Il modello esemplificativo che vi proponiamo in questo numero (nel CD Guida 2, cartella PDF/Schede pratiche) consente di inserire automaticamente nel documento le informazioni essenziali (data, indirizzo del destinatario, causale del trasporto, data e ora di spedizione, e così via), prelevandoli da speciali elenchi a discesa o utilizzando opportune espressioni, mentre prevede la digitazione diretta delle informazioni non codificabili. Compilato il documento, basta fare clic su un pulsante per archiviarlo, assegnandogli automaticamente un nome che contiene alcune informazioni sensibili presenti nel documento stesso. Per esempio, il numero progressivo, per consentir-

PC Open 123 Novembre 2004

ne il riconoscimento univoco. Il nostro modello ha solo funzioni propositive, pertanto dovrà essere modificato dall’utente per adeguarlo in tutto e per tutto alle proprie necessità e, soprattutto, alle vigenti normative fiscali. In particolare, lo stesso utente dovrà sincerarsi che il documento e le procedure corrispondano esattamente a queste ultime. Insomma, la nostra applicazione, registrata sul CD con il nome di Documenti di trasporto.xls, è da considerarsi una semplice proposta, in base alla quale sviluppare un modello personalizzato da utilizzarsi responsabilmente, e solo dopo averne controllato il corretto funzionamento, nonché la totale rispondenza alle disposizioni di legge in materia.

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Si basa su tre fogli di lavoro: l’interfaccia utente, l’archivio indirizzi e un foglio di supporto

Il documento, l'archivio e i dati Il documento di trasporto Dal momento che il modello è da considerarsi l’esemplificazione di una serie di suggerimenti pratici per sviluppare una propria applicazione personalizzata, le dimensioni sono state volutamente ridotte per comprenderlo nella videata di lavoro. La struttura del documento dovrà essere opportunamente modificata a cura dell’utente, che la utilizzerà solo se a suo giudizio risulterà in tutto e per tutto conforme alle vigenti normative e alle proprie necessità.

a struttura del modello nel CD si articola in tre fogli, ognuno dei quali svolge una ben precisa funzione. Il primo foglio (denominato Documento), ospita un facsimile del documento di trasporto, il secondo contiene gli indirizzi dei destinatari e il terzo è dedicato alle liste associate agli elenchi a discesa da cui prelevare le informazioni codificate. Inoltre, è previsto un pulsante il cui compito è quello di registrare su disco il documento di trasporto dopo che è stato debitamente compilato. A tale pulsante è stata associata, per l’appunto, la macro di archiviazione, alla cui registrazione è stato dedicato un capitolo della presente dispensa.

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L’archivio indirizzi Questo foglio di lavoro consente di inserire automaticamente l’indirizzo del destinatario, dopo che quest’ultimo è stato inserito nel documento (cella B9) del corrispondente elenco a discesa. Il prelievo dei dati avviene per mezzo di formule di scansione che esplorano l’archivio, facendo riferimento, per l’appunto, al contenuto della cella B9. Si consiglia di procedere all’ordinamento dell’archivio mano a mano che si inseriscono nuovi dati.

Le liste dati Il foglio Dati ospita le liste che alimentano gli elenchi a discesa preposti all’inserimento di alcune informazioni essenziali nelle opportune celle del documento di trasporto. Il nominativo del destinatario, invece, si preleva dalla prima colonna dell’archivio indirizzi. Tutte le liste devono essere opportunamente denominate e al loro nome si deve fare riferimento nella casella delle proprietà degli elenchi che le utilizzano.

Il documento di trasporto Per semplicità, il documento è stato “compresso” al fine di consentirne l’intera visualizzazione nella videata di lavoro. In particolare, in sede di compressione è stato sacrificato lo spazio a disposizione dei beni trasportati, ma quando si procederà a personalizzare il modello è possibile dimensionare opportunamente tale zona. Nel foglio Indirizzi, invece, sono archiviati quelli dei clienti con cui si opera. L’archivio è articolato in tante colonne quante sono le righe di cui si compone la sezione Indirizzo del destinatario. Nel foglio di supporto, come si diceva, sono contenute le liste da cui si prelevano gli altri dati. Ogni zona è stata opportunamente denominata, al fine di consentire l’aggiunta di nuove informazioni negli spazi lasciati volutamente liberi.

La tabella di numerazione In questa tabella si inserisce il numero progressivo da assegnare al documento di trasporto. Il numero verrà trasferito automaticamente nella cella dedicata (protetta da un riquadro trasparente). Il fatto di avere sempre sottocchio la situazione consente di evitare, almeno entro certi limiti, di procedere ad errate numerazioni. Questa operazione deve essere sempre oggetto di molta attenzione dal momento che non sono previste procedure di controllo dedicate.


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Gli elenchi a discesa

I dati gestiti Nel modello operano tre elenchi a discesa che gestiscono l’inserimento dell’indirizzo del destinatario, della causale del trasporto, e di come questo viene eseguito. Gli elenchi fanno riferimento a precise zone del modello, da denominare opportunamente.

Creare l’elenco Aprire il pannello degli strumenti del Vba facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sull’icona dell’elenco, e tracciare un rettangolo pari alle dimensioni da assegnargli.

Associare la lista Fare clic destro sull’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà per aprire l’omonima casella. Nella cella denominata List fill range inserire il nome assegnato alla lista dati da collegare all’elenco.

L’etichetta del pulsante Fare clic destro sul pulsante appena disegnato. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Proprietà per visualizzare l’omonima casella. Nella cella Caption digitare l’etichetta da assegnare al pulsante stesso.

Assegnare le macro Le macro, una volta sviluppate, possono essere associate ai pulsanti. Fare clic destro sul pulsante, e nel menu che si apre optare per Visualizza codice. Digitare il nome della macro fra le due righe in cui si articola il codice stesso.

I pulsanti

Disegnare il pulsante L’applicazione è gestita da alcuni pulsanti. Per crearli, fare clic, nel Pannello strumenti Vba, sull’icona del pulsante. Disegnare un rettangolo delle dimensioni che si vogliono assegnare al pulsante e rilasciare il tasto del mouse.

Denominare le zone dati

La procedura Le zone dati che fanno da supporto agli elenchi a discesa devono essere opportunamente denominate. Evidenziare la zona da denominare, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e optare poi per Definisci.

Assegnare il nome Il box che gestisce l’assegnazione dei nomi. Digitare quello da assegnare nella casella Nome, quindi premere il pulsante Aggiungi. Il nome viene trasferito nella finestra sottostante. Premere Ok per consolidare l’assegnazione.


In alternativa In alternativa alla procedura descritta, dopo aver selezionato la zona da denominare, digitare il nome desiderato nella casella immediatamente soprastante la lettera A che designa la prima colonna del foglio di lavoro.

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Il numero del documento, l’indirizzo del destinatario e la data vengono inseriti in modo automatico er mezzo degli elenchi a discesa si introducono nel documento la causale del trasporto, chi lo esegue, e il nome del destinatario. L’indirizzo di quest’ultimo e la data, invece, vengono inseriti automaticamente con la mediazione di opportune espressioni. In particolare, l’indirizzo si preleva dal corrispondente archivio utilizzando formule di scansione che fanno riferimento al nome del destinatario stesso, mentre la data di emissione del documento viene visualizzata dalla formula =ADESSO(). La stessa formula potrebbe essere utilizzata per compilare la casella relativa all’ora e alla data del trasporto, ma se la compilazione del documento richiede un certo tempo si corre il rischio che il dato non sia corretto. Più avanti, vedremo come risolvere tale problema. In ogni caso, se fosse necessario, gli automatismi possono essere neutralizzati. Infatti, una volta caricato il modello, i dati che compaiono nelle celle Data e Data e ora trasporto possono venire soprascritti manualmente. Ovviamente si determina la contemporanea distruzione delle formule in esse contenute, ma il modello originale non viene modificato.

Le formule di scansione Il prelievo degli indirizzi Facendo riferimento al nominativo del destinatario inserito nella cella B9, tramite opportune formule di scansione si possono inserire nelle sottostanti celle l’indirizzo, il Cap, e la Città, prelevandoli dall’archivio centrale (denominato Arc). In particolare nelle celle B10 e B11 sono state inserite le formule =CERCA.VERT(B9;Arc;2;0) e =CERCA.VERT(B9;Arc;3;0).

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Sintassi delle formule Si noti che il terzo argomento delle formule è stato posto uguale a zero, al fine di evitare errori qualora l’archivio non fosse ordinato, ma il nostro consiglio è quello di procedere ugualmente al suo ordinamento. Per saperne di più sulla dinamica operativa delle formule si consiglia di consultare le precedenti dispense, nonché l’aiuto in linea. Attivare la guida e utilizzare Funzioni di ricerca e riferimento come chiave di ricerca.

Ordinare gli archivi La procedura Anche se l’archivio indirizzi non fosse ordinato, le funzioni di scansione, se opportunamente parametrizzate, possono comunque lavorare correttamente. Conviene comunque procedere all’ordinamento in base al nome dei destinatari. Ecco come procedere. Selezionare la zona dati escludendo le intestazioni, aprire il menu Dati, e selezionare la voce Ordina. Si accede così al box che gestisce la procedura.

I parametri di ordinamento Nella prima casella del box specificare che quella da ordinare è la colonna corrispondente al nome del destinatario, lasciando invariate le altre opzioni proposte. A questo punto, premere il pulsante Ok per lanciare l’ordinamento. Se la zona evidenziata comprende anche le etichette dei dati, in calce al box bisogna spuntare il bottone Con riga di intestazione.

Gestire la numerazione L’utilizzo del modello prevede che il numero del documento venga inserito nella tabella a fianco del facsimile. Da qui viene trasferito automaticamente nella cella dedicata, la E4, tramite la formula =MAX(H9:P17). Così facendo si ha sempre sottocchio la situazione e non è necessario consultare l’archivio per sapere quale numero assegnare al documento.


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Gestire la numerazione dei documenti La tabella L’inserimento del numero progressivo del documento di trasporto avviene indirettamente. Infatti, anziché digitarlo subito nella cella dedicata, lo si immette in una tabella, consentendo così di avere sempre a disposizione la situazione aggiornata dei documenti emessi. I numeri possono essere inseriti in qualsiasi ordine (per righe, o per colonne, e al limite in ordine sparso, anche se ciò non è conveniente), senza che venga pregiudicata la correttezza delle operazioni. Quando si imposta la tabella nel proprio modello, si tenga conto che aggiungendo o eliminando righe si può modificare la struttura del documento di trasporto, pertanto eventuali interventi vanno fatti agendo sul numero delle colonne. È anche opportuno procedere alla denominazione dell’area occupata dalla tabella.

Le formule Il numero del documento di trasporto, una volta digitato nella tabella viene inserito automaticamente nella cella E4 tramite la formula =MAX(H9:P17). In pratica, l’espressione restituisce il valore massimo fra quelli presenti nella tabella, che corrisponde pertanto al numero da assegnare al documento di trasporto in corso di stesura. Nel nostro caso, la tabella non è stata denominata per facilitare la comprensione delle formule. Si noti che i dati inseriti nella tabella devono essere esclusivamente numerici, pertanto non si possono numerare i documenti utilizzando sigle (per esempio, 23-2004) per indicare che si tratta di documenti emessi nel corso del corrente anno. Se lo si facesse la procedura di numerazione restituirebbe sempre il valore zero! Infatti, la sigla è considerata un testo. Trucchi e astuzie Si è appena detto che per numerare il documento di trasporto non è possibile utilizzare sigle, almeno per come è stato impostato il nostro modello esemplificativo. Se proprio fosse necessario farlo, bisogna escogitare un escamotage che coinvolge l’utilizzo dell’operatore di concatenazione (&). In pratica, si utilizza sempre la formula =MAX(H9:P17) per prelevare il numero progressivo, ma la si concatena con la parte che costituisce il suffisso (messa fra virgolette). Così, tanto per fare un esempio, se il numero dovesse essere seguito dal riferimento all’anno corrente e, poniamo, dalla lettera A, nella cella E4 si deve inserire la formula seguente: =MAX(H9:P17)&” 2004-A”. Si noti che nella formula possono essere utilizzati più operatori di concatenazione consentendo così di realizzare diciture anche molto complesse.

Inserimento automatico della data

La formula L’inserimento della data prevede che la si prelevi dall’orologio del sistema tramite una opportuna formula. Nel nostro caso, basta inserire nella cella E3 l’espressione =ADESSO(), e formattare opportunamente la cella stessa.

Formattare la cella Formattando opportunamente la cella si può definire come sarà visualizzata la data. Evidenziarla, aprire il menu Formato, optare per Celle, e scegliere il formato desiderato nella maschera che si apre.


Visualizzare la data Ecco come si presenta la data restituita della formula =ADESSO() dopo che si proceduto alla formattazione della cella che la contiene. La data verrà aggiornata a quella corrente ogni volta che si apre il modello.

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Data e ora in tempo reale

Gli estremi del trasporto possono essere inseriti nella casella dedicata tramite una macro

Impostazione della macro Data e ora Nella cella E22 devono essere inserite la data e l’ora di inizio del trasporto. Inserendo nella suddetta posizione la formula =ADESSO() e formattando opportunamente la cella si possono visualizzare contemporaneamente i due dati. Se il documento viene stampato successivamente, però, l’informazione relativa all’ora non è più corretta. I dati possono essere inseriti al momento opportuno impostando una macro che trascriva estemporaneamente la formula premendo semplicemente un pulsante.

l documento di trasporto prevede una cella (E22, per l’esattezza), che deve ospitare la data e l’ora della spedizione. Tale casella si rivela indispensabile se la stampa del documento e la spedizione avvengono in tempi successivi, e pertanto si prepara il documento con un certo anticipo. In questi casi il dato deve essere inserito manualmente, ma se la compilazione e la spedizione sono contemporanee l’inserimento può essere automatizzato. La soluzione più semplice sarebbe quella di introdurre nella cella la formula =ADESSO(), e di impartire a quest’ultima il formato Data e ora. Volendo spaccare il capello, però, tale soluzione porta ad un dato non corretto. Infatti, se per una ragione o per l’altra si perde un po’ di tempo, l’ora visualizzata non sarebbe esattamente quella dell’inizio del trasporto. È possibile poi affiancare alla cella un minipulsante, ed associarvi una macro che consenta di inserire la formula solo un istante prima di dare alle stampe il documento. La macro, ovviamente, può essere registrata. Innanzitutto, assegnare una volta per tutte alla cella E22 il formato Data e ora, attivare la registrazione, denominare la macro, quindi portare il cursore in A1, poi in E22, premere il tasto Canc, quindi digitare la formula. Per assegnare l’opportuno formato alla cella farvi sopra clic, aprire il menu Formato, quindi selezionare la voce Celle. Nella finestra Categoria della scheda Numero della maschera che si apre, scegliere Data. Nell’elenco a fianco attivare il formato desiderato (per esempio, 14 marzo 2004 13.30).

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Registrare la macro Attivare il registratore delle macro, e assegnare un nome a quella che stiamo impostando. A questo punto, portare il cursore in A1, spostarsi sulla cella E22, quindi digitarvi la formula =ADESSO(). Inserita l’espressione, riportare il cursore in A1. Quindi disattivare la funzionalità di registrazione. È appena il caso di ricordare che alla cella E22 deve essere stato assegnato in precedenza, manualmente, il formato Data e ora.

Il listato Ecco come si presenta il listato della macro che abbiamo appena registrato. Il passo più importante è quello di trascrive la formula nella cella E22. Tale cella, per facilitare la consultazione del listato, non è stata denominata, ma la nostra raccomandazione, è sempre quella di farlo. Si noti che in fase di registrazione la formula =ADESSO() è stata acquisita nella versione inglese =NOW().

Il codice del pulsante Considerando che l’inserimento della formula =ADESSO() avviene tramite la pressione di un pulsante, bisogna inserire nel codice di quest’ultimo il nome della macro che esegue l’operazione. Per accedere al codice del pulsante, attivare nella barra strumenti del Vba l’icona con sopra impresse la squadra e la matita, fare clic destro sul pulsante stesso, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Visualizza codice.


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Archiviazione del documento

Il documento, una volta compilato, viene salvato in automatico con un nome univoco che consente di identificarlo

La procedura Salvare il documento di trasporto Per salvare il documento appena compilato basta premere il pulsante di archiviazione. Così facendo viene lanciata la macro che gestisce l’intera operazione. In pratica la zona occupata dal documento viene copiata, quindi replicata (utilizzando la funzione Incolla speciale) nel primo foglio di lavoro di una nuova cartella. L’incollaggio deve avvenire assolutamente nel seguente ordine: trasferimento larghezza colonne, trasformazione formule in valori, trasferimento formati.

ei documenti di trasporto devono essere conservate opportune copie, da stampare contemporaneamente al rilascio dell’originale, ma è anche consigliabile procedere alla loro archiviazione automatica. In questo caso si presenta il problema che le formule presenti nel modello (date, numerazioni, e così via) non devono aggiornarsi ogni volta che questo verrà richiamato, e bisogna anche preoccuparsi della denominazione del file, che deve consentire la corretta identificazione del documento. La soluzione è quella di copiare la zona del modello, e di incollarla in modalità Incolla speciale in una nuova cartella, trasformando le formule nei corrispondenti valori, e mantenendo intatta la larghezza delle colonne. A questo punto, il nuovo foglio di lavoro viene salvato, incorporando nel nome del file il numero del documento. In pratica, dopo aver registrato una macro che copia e salva il modello con un nome standard (per esempio, documento di trasporto), si opera una modifica del listato dichiarando una variabile in cui viene registrato il contenuto della cella E4 (vale a dire il numero del documento). A questo punto, si modifica il passo relativo al salvataggio del foglio di lavoro inserendo subito dopo il nome standard del file il riferimento alla variabile (tramite l’operatore di concatenazione &). Così facendo il documento sarà salvato con la diciture Documento di trasporto 1, 2, 3, e così via. Quando i file verranno richiamati recheranno numerazioni e date corrette in quanto non contengono formule che verrebbero irrimediabilmente aggiornate.

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Salvataggio della cartella La cartella viene salvata nel percorso che è stato specificato durante la registrazione della macro, e con un nome dotato di un suffisso rappresentato dal numero che è stato dato al documento di trasporto. Così facendo il file potrà essere identificato in maniera univoca. L’assegnazione del suffisso è il risultato di una opportuna modifica che dovrà essere fatta, come vedremo, sul listato della macro originale.

Controllo doppio salvataggio Se dopo aver salvato e chiuso il documento di trasporto si procedesse erroneamente a salvarlo una seconda volta, dal momento che gli verrebbe assegnato lo stesso nome si viene avvertiti dell’errore da un opportuno messaggio. In questo caso, bisogna rispondere Si alla proposta di sovrascrizione. Se si rispondesse No si registra un errore a livello di macro. In tal caso, nel corrispondente messaggio premere il pulsante Fine per annullare definitivamente l’operazione.

La funzione Incolla speciale Grazie alla funzione Incolla speciale è possibile replicare il modello di documento in un’altra cartella, e salvarlo in modo che quando lo si dovesse riaprire le formule che gestiscono date e ore non vengano aggiornate, visualizzando così le informazioni originali. È importante ricordare che la replica prevede tre incollaggi speciali, e precisamente, nell’ordine: larghezza colonne, valori, e formati. Se non si segue tale ordine la replica del documento non va a buon fine.


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Registrare la macro di archiviazione

Copiare il documento Attivato il registratore delle macro, assegnare il nome a quella che si sta registrando, ed evidenziare l’area occupata dal documento. Aprire il menu Modifica, e selezionare la voce Copia per replicare l’area evidenziata.

Aprire una cartella Creare una nuova cartella. Portare il cursore sulla cella A1 del primo foglio di lavoro. Attivare la procedura Incolla speciale e replicare nell’ordine: la larghezza colonne, i valori restituiti dalle formule e i formati.

Salvare la cartella Aprire il menu File e optare per la voce Salva. Impostare il percorso in cui devono essere salvati i documenti da archiviare (nel nostro caso vengono registrati in C:\). Premere il pulsante Salva e arrestare la registrazione.

Il listato della macro Il listato della macro che è stata appena registrata. La prima cosa da fare è aggiungere all’inizio i passi per l’assegnazione della variabile che ospita il numero assegnato al documento.

Assegnazione della variabile Il passo Dim VARIABILE dichiara la variabile, mentre il passo VARIABILE = Range(“E4:E4”) le attribuisce il contenuto della cella E4, vale a dire il numero che è stato assegnato al documento di trasporto.

Concatenare la variabile Nel passo che gestisce la dichiarazione del nome del documento da salvare si sostituisce il riferimento al nome assegnato con la stringa concatenata. Nel nome del file comparirà così il numero del documento.

Macro e variabili Accedere all’editor del Vba facendo clic sulla prima icona della barra degli omonimi strumenti. Attivare la guida in linea, e dichiarare come chiave di ricerca la stringa Dimensionamento variabili.

L’operatore & In ambiente Excel, attivare la guida in linea, e nella casella di ricerca inserire come chiave di interrogazione il seguente testo: Concatenazione stringhe. Degli argomenti individuati consultare il primo (combinare testo e numeri).

Per avere aiuto

Incolla speciale Aprire la guida in linea, e utilizzare come chiave di ricerca la stringa Incolla speciale. Viene individuato l’argomento Sostituire una formula con il corrispondente valore. Fare clic su questo riferimento per accedere alla pagina di aiuto.


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Vi spieghiamo come utilizzare il foglio Excel nel CD ed apportare eventuali modifiche alla zona riservata alle merci spedite

Compilare e salvare il documento Inserire il numero progressivo Il numero da assegnare al documento deve essere inserito nella tabella dedicata, e sarà trasferito nella cella E4 tramite la formula in essa contenuta. Tale soluzione consente di avere sempre disponibile la situazione dei documenti emessi, riducendo così l’eventualità di emettere documenti con numerazione non corretta. Se il numero progressivo deve avere un suffisso, bisogna risolvere il problema utilizzando gli operatori di concatenazione.

reparare un documento di trasporto è semplicissimo. In linea di massima basta inserire il numero progressivo da assegnargli nella tabella dedicata, quindi prelevare dagli elenchi a discesa i dati necessari. Dopodiché, si procede agli inserimenti manuali, e come ultima operazione si preme il pulsante incorporato nella casella Data e ora del trasporto per inserivi il corrispondente dato (se il modello è stato così modificato). A questo punto, premere il pulsante di archiviazione per salvare il documento. Il salvataggio prevede l’assegnazione del nome univoco Documento di trasporto N, dove N è il numero progressivo che è stato assegnato al documento stesso. Si noti che procedendo ad eventuali inserimenti manuali che prevedano la sovrascrizione di alcune formule, per preparare un nuovo documento si deve chiudere il modello (senza salvarlo), e riaprire l’originale. L’applicazione esemplificativa prevede poco spazio per la merce spedita, pertanto bisognerà aggiungere nuove righe in quella zona. tali aggiunte vanno a modificare la struttura della tabella di numerazione. Il nostro consiglio, in ogni caso, è quello di sviluppare un nuovo modello personalizzato in base alle istruzioni fornite nella presente dispensa. A costo di essere monotoni, ricordiamo ancora una volta che tanto il modello che le istruzioni fornite nella presente dispensa sono da considerarsi semplici suggerimenti che ciascuno dovrà interpretare come meglio crede.

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Prelevare i dati dagli elenchi Alcuni dati vengono prelevati da speciali elenchi a discesa. Le liste che alimentano tali elenchi si trovano nel foglio di lavoro supporto, e devono essere opportunamente denominati. Al loro nome si farà riferimento nella casella delle proprietà degli elenchi. Per consentire di aggiungere nuovi elementi alle liste conviene denominare una zona più ampia di quella occupata al momento dalle liste stesse.

Modifiche all’archivio indirizzi Se si prevede di aggiungere nuove informazioni relative ai destinatari bisogna aggiungere nuove colonne all’archivio indirizzi. In tal caso, si deve controllare che le vecchie e nuove formule operino sulla nuova zona occupata dall’archivio, e procedere eventualmente a modificare il numero della colonna di prelievo. Quando si immettono altri dati, anziché inserire nuove righe nell’archivio, conviene aggiungerli alla fine di quest’ultimo e procedere poi all’ordinamento.

Il documento archiviato Il documento viene archiviato nel primo foglio di lavoro di una nuova cartella, alla quale si attribuisce automaticamente un nome che si articola nella stringa fissa Documento di trasporto e nel numero progressivo che è stato assegnato. Se per errore si procede a salvare una seconda volta il documento, un opportuno messaggio ci avverte della cosa. In tal caso, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, si può procedere alla sovrascrizione del documento.


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Excel 2003: controllare in tempo reale un portafoglio azionario

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Vi spieghiamo come collegarsi a Internet dall’interno di un foglio di lavoro e prelevare in automatico le quotazioni dei titoli onoscere in tempo reale le quotazioni di un’azione non è un problema: basta collegarsi a Internet e visitare uno dei tanti siti che offrono gratuitamente tale servizio. Però, se quello che ci interessa è elaborare in qualche modo le suddette informazioni, la cosa migliore da farsi è importarle direttamente all’interno di un foglio di lavoro. A questo punto, le possibili analisi sono solo da immaginare. Per esempio, i dati prelevati possono essere registrati automaticamente in un archivio, interpretati graficamente, esportati in altre applicazioni e così via. Tutto

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questo è possibile grazie a una speciale funzione che interpreta il puntuale aggiornamento di quella che in versioni più datate consentiva di collegarsi al Web e di prelevarvi dei dati. Le corrispondenti procedure, non solo sono state rese più amichevoli, ma la funzione stessa si presenta decisamente potenziata e molto più versatile. In questa dispensa vi spieghiamo come sviluppare un’applicazione per collegarsi automaticamente a un servizio informativo che fornisce gratuitamente informazioni borsistiche e a importare in Excel i dati che vi interessano per

condurre semplici elaborazioni. Nella fattispecie, si calcolerà in tempo reale il valore globale di un portafoglio, e successivamente lo si confronterà con l’ammontare dell’investimento iniziale per valutare profitti o perdite. Chi vuole utilizzare da subito l’applicazione può passare direttamente all’ultimo capitolo. Le procedure descritte sono opportunamente esemplificate nel modello Borsa.xls registrato sul CD Guida 2 di PC Open (PDF/Schede pratiche). Se al lancio del modello comparisse un messaggio relativo all’attivazione delle macro, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, quindi Protezione. Impostare la protezione al livello più basso (se lo si ritiene opportuno), quindi salvare il modello e riaprirlo.


di Alberto Nosotti

La borsa su Internet

- Scegliere il servizio - Come interrogarlo

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L’importazione dei dati

- La procedura - Importare i dati

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Registrare le macro

- Attivare la registrazione - Registrare la procedura

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Impostazione del modello

- Come strutturare l’applicazione - Il foglio di riepilogo

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Il modello

- Come utilizzarlo - Personalizzazione

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I servizi informativi su Internet

Come scegliere i siti che possono essere utilizzati per importare le informazioni nel foglio di lavoro

L’offerta di Msn.it La home page La pagina principale del servizio (www.msn.it ) si apre per default tutte le volte che si lancia Internet Explorer (a meno che non sia stata definita un’altra pagina preferenziale). La ricerca prende le mosse dalla sezione Money che si trova nella parte centrale della pagina. Si accede successivamente alla videata che compendia l’esito della ricerca, o direttamente alla scheda dell’azione. Le quotazioni sono aggiornate ogni venti minuti circa. Premendo un apposito pulsante è possibile visualizzare il grafico dei dati storici.

a scelta del servizio da utilizzare dipende, ovviamente, dal tipo di dati che si vogliono importare. Se non ci si vuole limitare al prelievo delle sole quotazioni, ma si desidera complementare questi dati con altre indicazioni, conviene orientarsi su siti che forniscano schede dettagliate delle singole azioni, in cui è possibile reperire tutte le notizie che ci possono interessare. Un’altra importantissima considerazione da farsi è quella relativa al formato in cui vengono presentati i dati importati. In certi casi, per esempio, si utilizza il punto come separatore di decimale, rendendo così necessarie fastidiose e non sempre certe conversioni.

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La scheda dati La scheda dell’azione ospita, oltre alle quotazioni, anche altre utili informazioni. Per esempio, sono riportati i minimi e i massimi toccati durante l’anno in corso, i volumi scambiati, e così via. Fra i dati fondamentali, invece, sono indicati i mercati di scambio, l’ammontare dei dividendi distribuiti, il rendimento per azione, il numero di azioni circolanti e la capitalizzazione.

I grafici A complemento dei dati di base sono disponibili anche accurate analisi grafiche, la cui struttura può essere suscettibile di personalizzazione. Si accede al grafico premendo il pulsantino con sopra impressa l’icona di un diagramma, che si trova in calce alla scheda dati. Sotto il grafico è prevista una sezione interattiva che consente di specificare i parametri di personalizzazione del grafico stesso.

Il sito Msn.it In questo capitolo analizziamo la struttura del servizio informativo Msn.it, che a nostro avviso si presta meglio di tanti altri allo scopo che ci siamo prefissi, e si rivela al tempo stesso ricco di opzioni e servizi che possono costituire nuove fonti di informazioni. Ci riferiamo, tanto per fare qualche esempio, alla possibilità di consultare documenti e articoli relativi alle azioni che ci interessano, di ottenere dati dai mercati dei cambi e di accedere alla situazione degli indici delle principali borse mondiali. Tutte queste notizie vengono aggiornate frequentemente, a intervalli temporali dichiarati nei prospetti cui si riferiscono. In questo capitolo si descrivono in dettaglio le procedure per raggiungere le pagine che ospitano le tabelle, i cui contenuti verranno importati nei fogli di lavoro, mentre nei successivi vedremo come elaborarli.

Importazione di testi Nella pagina che ospita la scheda dell’azione possono essere presenti i collegamenti ad articoli o note relativi all’andamento del titolo. Vale la pena di osservare che anche questi elementi, seppure testuali, possono essere importati in ambiente Excel. Questa possibilità si rivela preziosa qualora si desideri creare un archivio di notizie relative ad azioni che ci interessano particolarmente. I testi, una volta importati devono essere, come vedremo, opportunamente formattati.


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Consultare Msn.it

Specificare l’azione La sezione della home page che gestisce l’accesso alle schede informative della varie azioni. Nella casella dedicata inserire il nome dell’azione che ci interessa, quindi fare clic sul pulsantino Go a fianco della casella stessa.

Il risultato delle ricerche Se esistono varie tipologie del titolo specificato si accede a una pagina che le elenca dettagliatamente. A questo punto, fare clic su quella che ci interessa per accedere alla corrispondente scheda informativa.

La scheda La tabella che compendia i dati dell’azione. Il prospetto verrà importato in un foglio di lavoro, dal quale si preleveranno, citando i corrispondenti riferimenti di cella, i dati che devono essere elaborati.

Consultazione di documenti Il servizio, come molti altri del resto, offre la possibilità di accedere, tramite opportuni collegamenti ipertestuali, a documenti, materiale informativo in genere e articoli relativi all’azione.

Gli strumenti utili

Il pannello strumenti A fianco della scheda dati si trova un box in cui è contenuto un elenco di collegamenti ipertestuali che danno l’accesso ad altre utili informazioni, che è possibile importare in ambiente Excel.

Gli indici borsistici Se nel Pannello strumenti si fa clic sul collegamento Indici principali viene visualizzata una tabella che elenca l’andamento dei principali indici borsistici italiani (Mib 30, Midex, Numtel, e Mib Tel).


Il mercato dei cambi Attivando nel Pannello strumenti il collegamento Valute si accede a una pagina che ospita i cambi delle principali valute europee e internazionali. La scelta si opera nel relativo elenco a discesa.

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Importare i dati e le quotazioni

Una volta definito il servizio con cui operare si possono inserire le tabelle dei dati in ambiente Excel

Operazioni preliminari Denominare il foglio di lavoro Considerando che un portafoglio azionario si articola in un certo numero di azioni, e che alle schede di queste ultime è riservato un foglio di lavoro, è opportuno assegnare loro un nome che sia esplicativo dell’azione cui si riferiscono. Ecco come procedere. Fare clic destro sull’etichetta in calce al foglio stesso, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Rinomina. A questo punto si può modificare il testo dell’etichetta.

a metodologia che intendiamo seguire è quella di dedicare a ogni scheda dati un foglio di lavoro. In particolare, le corrispondenti tabelle verranno importate nella cella A1 di altrettanti fogli di lavoro, in modo tale da far coincidere con questa posizione il loro angolo superiore sinistro. Si ottiene così il vantaggio, che si rivelerà prezioso nel caso si volessero eseguire determinate elaborazioni, di ospitare i dati omologhi sempre nelle medesime posizioni dei vari fogli di lavoro. Ecco come importare, dal sito Msn.it di Microsoft, la scheda dell’azione Fiat. Innanzi tutto, assegnare il nome del titolo al foglio in cui si intendono importare i dati, posizionare il cursore in A1 e attivare il collegamento Internet. Aprire il menu Dati, selezionare Importa dati esterni e nel corrispondente sottomenu optare per Nuova query sul Web. Si determina così l’apertura di una maschera in cui, dal momento che il collegamento a Internet è attivo, viene caricata automaticamente la pagina di Msn Microsoft. In caso contrario digitarne l’indirizzo nella linea di stato. Raggiungere la pagina che ospita la tabella dati relativa all’azione che ci interessa. Come si può notare, al suo fianco si trova un pulsantino giallo. Farvi sopra clic per spuntarlo (il pulsante diventa verde). Premere poi il bottone Importa in calce alla maschera. Viene visualizzato un boxino in cui si preme il pulsante Ok. Ha così luogo l’importazione, conclusa la quale i dati della tabella vengono visualizzati in singole celle nel foglio di lavoro. Nel prossimo capitolo vedremo come elaborarli oppor tunamente.

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Lanciare la procedura Prima di cominciare, è essenziale aprire il collegamento a Internet. Quando questo è attivo, posizionare il cursore sulla A1, aprire il menu Dati e selezionare la voce Importa dati esterni. Nel corrispondente sottomenu optare per la voce Nuova query sul Web. Si accede così alla maschera che gestisce la procedura per l’importazione dei dati da una pagina Web.

Accedere a Msn.it La maschera è una finestra sul Web, e poiché è attivo il collegamento a Internet, nell’area di lavoro viene caricata automaticamente la home page del servizio informativo Msn di Microsoft, ammesso che non si sia impostata come standard una pagina diversa. In tal caso digitare www.msn.it nella barra degli indirizzi. A questo punto, raggiungere la scheda dati che si riferisce all’azione da monitorare.

Impostare la home page Dal momento che l’area di lavoro è direttamente collegata a Internet Explorer, si può richiedere che la pagina di apertura sia quella che ci interessa. La modifica si opera nella scheda Generale della maschera che si apre selezionando Opzioni Internet nel menu Strumenti di Explorer. Nella prima sezione della suddetta scheda premere semplicemente il pulsante Pagina predefinita, poi i pulsanti Applica e Ok.


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Importare i dati nel foglio di lavoro

La pagina dei dati Ecco come si presenta la pagina che ospita la scheda dati dell’azione. Si noti che tutte le tabelle ospitate sono affiancate da un pulsantino giallo. Premendolo si selezionano i dati da importare.

Selezionare la tabella Premendo il pulsante giallo, questo cambia colore (da giallo diventa verde), e al suo interno compare il tradizionale simbolo di spunta. Contemporaneamente, i dati vengono racchiusi in un riquadro.

Importazione dei dati Selezionati opportunamente i dati da importare, premere il pulsante Importa in calce all’area di lavoro. Così facendo, la maschera scompare e viene visualizzato un box in cui si preme il pulsante Ok.

La tabella importata Ecco come si presentano i dati una volta importati nel foglio di lavoro. Si noti che ogni informazione è ospitata in una cella. I dati possono essere prelevati dalla tabella ed elaborati opportunamente.

Gestione dei dati Facendo clic destro su una qualsiasi cella della tabella si apre il menu che consente di gestire quest’ultima. In particolare, selezionando la voce Aggiorna dati si può eseguire in qualsiasi momento il refresh dei dati.

Cancellare la tabella Per cancellare la tabella bisogna seguire una particolare procedura. Selezionare tutti i dati, premere il pulsante Cancella e rispondere affermativamente alla richiesta di accettare la cancellazione, se presentata.

Importazione I testi importati occupano più celle di una sola riga. Selezionare l’intera zona, aprire il menu Formato, optare per Celle e, nella scheda Allineamento della maschera che si apre, attivare l’opzione Testo a capo.

Il risultato Ecco come si presenta il testo importato dopo averlo sottoposto a un’opportuna formattazione per renderlo leggibile. Si noti che adesso il testo è contenuto in una sola colonna del foglio di lavoro.

Importazione di testi

Selezione dei testi In una pagina possono essere contenuti testi che, se interessanti, possono essere importati nel foglio di lavoro. I testi si selezionano facendo clic sul pulsantino giallo che si trova al loro fianco.


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Impostare il foglio Excel

Il modello si articola in un foglio di riepilogo e in tanti fogli di lavoro quante sono le azioni del portafoglio

Il funzionamento del modello nel CD Guida Il foglio di riepilogo Il foglio elettronico (Borsa.xls disponibile nel CD Guida 2 all’interno della cartella PDF/Schede pratiche) preleva i dati dai fogli azioni, e li elabora grazie alle formule che vi sono state inserite. In particolare, vengono valorizzati gli investimenti attuali e iniziali e calcolati profitti o perdite. Si noti che accanto al nome di ogni azione è posizionato un pulsante. Ad essi verranno associate le macro che aggiornano di volta in volta i dati contenuti nei fogli azione.

opo aver importato i dati contenuti nelle schede informative delle azioni possiamo prelevare da queste le loro quotazioni (che si trovano nella cella B2 di ogni foglio di lavoro), e riportarle in un foglio di riepilogo dove verranno opportunamente elaborate. In particolare, in base ai quantitativi posseduti e ai prezzi di acquisto si possono confrontare i valori iniziali ed attuali del portafoglio, e valutare per differenza perdite o profitti. Per eseguire correttamente il prelievo delle quotazioni dai fogli di lavoro dedicati alle varie azioni conviene denominare le corrispondenti celle.

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Denominare i dati importati Le quotazioni importate vengono trasferite nel foglio di riepilogo facendo riferimento ai nomi assegnati alle celle che li contengono. Ecco come eseguire una denominazione. Selezionare la cella del foglio azione da denominare (B2), e digitare il nome da assegnarle nella casellina immediatamente soprastante la lettera A che contrassegna la prima colonna del foglio di lavoro. Premere Invio per consolidare la denominazione.

Formule ed espressioni Nella cella F9 inserire la formula =D9*E9 per quantificare l’investimento iniziale. In G9 inserire il riferimento al nome della cella del foglio azioni da cui prelevare le quotazioni (=AEM). Nella posizione H9, invece, inserire l’espressione =D9*G9 che valorizza l’investimento attuale. Per valorizzare le perdite e i profitti relativi alla prima azione in portafoglio, digitare in J9 l’espressione =H9-F9. Inserendo il numero delle azioni possedute tutte le formule vengono valorizzate.

Denominare le celle Riferendoci al nostro esempio denomineremo rispettivamente Aem, Fiat, Milano Assicurazioni, e Telecom, le posizioni B2 dei quattro fogli titolo. Creare un nuovo foglio e denominarlo Portafoglio. Disegnare una tabella di 10 righe e 6 colonne. Nelle celle F9 e H9 inserire rispettivamente le formule che valorizzano l’ammontare iniziale e attuale del capitale corrispondente alle singole azioni. Nella cela J9, invece, inserire la formula che valorizza profitti e perdite parziali. Replicare tutte le formule nelle zone sottostanti. Nelle celle della colonna G inserire i riferimenti ai nomi assegnati alle celle che contengono le quotazioni delle azioni (per esempio, nella cella G9 inserire =Aem, in G10 digitare =Fiat, e così via). Ovviamente, se si devono tenere sotto controllo un numero superiore di azioni bisogna predisporre nuovi fogli di lavoro per ricevere i dati di importazione.

Testare il modello Per controllare se il modello funziona, lanciare il collegamento a Internet, portarsi su un foglio azione, cancellare il dato in B2. Nel foglio di riepilogo deve scomparire il corrispondente valore. A questo punto, portarsi sulla cella A1 del foglio azione, e fare clic destro. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Aggiorna dati. Se abbiamo operato correttamente viene lanciata l’importazione e il dato ricompare nella opportuna cella del foglio di riepilogo.


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Sviluppare le macro

Per automatizzare il modello è sufficiente impostare le macro che aggiornano i fogli azione

Registrazione e aggiornamento Attivare la registrazione Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Macro. Così facendo si accede a un sottomenu in cui si opta per la voce Registra nuova macro. In alternativa, fare clic nella barra strumenti del Visual Basic, sul pulsante con sopra impresso un pallino. Se la barra degli strumenti del Visual Basic non fosse presente, richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza, selezionando Barre strumenti e optando per Visual Basic nel corrispondente sottomenu.

osì com’è, l’applicazione può essere utilizzata solo manualmente. In altre parole, bisogna accedere ai vari fogli azione, quindi attivare la procedura di aggiornamento. Sviluppando una semplice macro, però, tutte queste operazioni possono essere convenientemente automatizzate. In pratica basta registrare le procedure di aggiornamento delle varie quotazioni e associare alla pressione di un pulsante il loro lancio. Ecco come registrare la macro che aggiorna le quotazioni dell’azione Aem. La prima cosa da fare è collegarsi a Internet, dopodiché si accede al foglio di interfaccia del modello. Infatti, è essenziale partire dall’ambiente in cui avrà luogo l’aggiornamento dei dati. A collegamento avvenuto, aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e nel sottomenu corrispondente optare per Registra nuova macro. Così facendo, viene visualizzato un box in cui si digita il nome da assegnare alla macro nella casella dedicata. Premendo il pulsante Ok si determina la scomparsa del box e la visualizzazione di una barretta con due pulsanti. Utilizzeremo il primo (quello con all’interno un piccolo quadrato) per arrestare la registrazione della macro. A questo punto, portare il cursore in A1, fare clic, quindi accedere al foglio dell’azione Aem e selezionare ancora la posizione A1. Fare clic destro e nel menu contestuale al clic optare per la voce Aggiorna. Avvenuto l’aggiornamento dei dati, ritornare alla posizione A1 del foglio principale, quindi arrestare la registrazio ne della macro.

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Denominare la macro Attivando la procedura di registrazione si determina la comparsa di una minibarretta che ospita due pulsanti. Quello che ci interessa è il primo dei due: lo utilizzeremo per arrestare la registrazione della macro quando sarà il momento. Se la barretta non fosse presente richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza, selezionando Barre strumenti e optando per la voce Interrompi registrazione nel corrispondente sottomenu.

La procedura di aggiornamento Accedere al foglio principale, portarsi su un foglio azione e cancellare il dato in B2. Così facendo, nel foglio di riepilogo scomparirà il corrispondente valore per indicare che ne è in corso l’aggiornamento. A questo punto, portarsi sulla cella A1 del foglio dell’azione e fare clic destro. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Aggiorna dati. A questo punto inizia l’aggiornamento e il dato ricompare nella corrispondente cella del foglio di riepilogo.

Editare la macro L’aggiornamento può essere eseguito in background e monitorato direttamente dal foglio principale. Basta una piccola modifica al listato della macro. Per visualizzarlo accedere al box di gestione delle macro, selezionare quella da modificare, quindi premere il pulsante Modifica. Nel passo Selection.QueryTable.Refresh BackgroundQuery:=False, sostituire False con True.


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Utilizzo e modifiche al modello

Ecco come utilizzare il foglio di lavoro e fare eventuali modifiche per aumentare il numero di azioni gestite

Messaggi di errore e aggiornamenti Errori di connessione In figura è visualizzato il messaggio che può comparire qualora la connessione con il sito da cui prelevare le quotazioni non vada a buon fine. In tal caso, chiudere il messaggio, e ritentare l’aggiornamento premendo l’opportuno pulsante. In certi casi, potrebbe essere necessario chiudere il collegamento ed eseguire successivamente l’aggiornamento delle quotazioni. Le fasi della connessione sono monitorate nella parte inferiore sinistra del video, dove viene visualizzato un piccolo mappamondo.

ontrollare il portafoglio azionario è semplicissimo. In pratica, dopo aver attivato il collegamento a Internet, basta fare clic sul pulsante accanto al nome dell’azione di cui si desidera aggiornare la quotazione. Se non si ottiene il risultato voluto, significa che il collegamento con la pagina Web non è andato a buon fine e si può verificare la visualizzazione di un messaggio di errore. In tal caso, chiudere il corrispondente box, e premere nuovamente il pulsante di aggiornamento. Se anche in questo caso il collegamento con il server non va a buon fine, conviene uscire da Internet e riprovare successivamente. Si noti che alla pressione del pulsante di aggiornamento, la quotazione preesistente scompare per indicare che il collegamento è in atto. Fra l’altro, le fasi dell’interrogazione vengono monitorate nella parte inferiore sinistra del video.

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Sostituire un’azione Il modello prevede il controllo di quattro azioni predefinite: Aem, Fiat, Telecom e Milano Assicurazioni. Per sostituire uno di questi titoli con un altro, cancellare la tabella dati corrispondente ed eseguire in loco una nuova interrogazione. A questo punto, partendo dal foglio principale, registrare la macro per l’aggiornamento della nuova tabella e associarla al pulsante della vecchia azione.

Aggiungere un’azione In questo caso bisogna prevedere un nuovo foglio di lavoro e un nuovo pulsante. Creare il nuovo foglio e denominarlo con il nome del titolo. Portare il cursore in A1 ed eseguire l’interrogazione relativa alla nuova azione. A questo punto, partendo dal foglio principale registrare la macro di aggiornamento dati e associarla al nuovo pulsante che è stato appena creato. Denominare opportunamente la cella B2 del nuovo foglio di lavoro.

Modificare il portafoglio Per sostituire un’azione con un’altra bisogna accedere al foglio dell’azione stessa, cancellare la tabella dati, ed eseguire in loco un’interrogazione relativa al nuovo titolo. Dopodiché, si registra la corrispondente macro di aggiornamento e la si associa al pulsante dell’azione. Se, invece, si vogliono aggiungere nuovi titoli, bisogna eseguire l’interrogazione in un nuovo foglio, denominare la cella con le quotazioni, quindi registrare la macro di aggiornamento e associarla al pulsante che sarà creato per lanciarla.

La macro di aggiornamento Quando si registra una macro di aggiornamento non ci si dimentichi di prevedere, come prima operazione della procedura, la cancellazione del dato corrispondente all’ultima quotazione. Così facendo, quando la macro verrà lanciata dal foglio principale, la scomparsa della quotazione dalla cella che la ospita indica che la procedura è in corso di svolgimento.


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Excel 2003:

esaminare le statistiche di vendita Valutare come un insieme di valori si ripartisce all’interno di determinati intervalli è un problema che si presenta abbastanza frequentemente: per valutare le vendite, per esaminare i risultati di un sondaggio, e così via. In questa dispensa vi spieghiamo come fare 1

La funzione Frequenza

- Un po’ di teoria - Le formule

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L’interfaccia del modello

- Dati e formule - Il grafico

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Le funzioni Se e Concatena

- Come operano - Impostare le formule

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Il box di dialogo

- Creare il contenitore - Inserire le caselle

apita spesso, e non solo in azienda, di calcolare la distribuzione di un insieme di valori all’interno di un certo numero di intervalli di varia ampiezza. Conviene fare subito un esempio pratico. Se conosciamo l’importo di tutte le fatture attualmente inevase, può essere utile sapere quante sono comprese, poniamo, fra 1 e 100 euro, quante fra 101 e 300, fra 301 e 500, e così via. E ancora, se è stato prelevato un

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certo numero di campioni da una linea di produzione, si può valutare come questi si distribuiscono all’interno di un certo numero di fasce di valori, al centro delle quali si trova l’intervallo di accettabilità. In questo caso, i risultati forniscono utili informazioni sull’andamento del processo produttivo. In pratica, si deve eseguire quella che gli addetti ai lavori definiscono una analisi di distribuzione delle fre-

quenze. Excel mette a disposizione una funzione espressamente dedicata a risolvere il problema, semplificando così notevolmente l’impostazione dell’analisi stessa, della quale è prevista anche l’interpretazione grafica in automatico. Sviluppando il modello avremo modo di utilizzare un’altra interessante funzione: ci riferiamo a Concatena, tramite la quale è possibile creare parole composte, o addirittura intere

PC Open 121 Settembre 2004

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frasi, prelevandone gli elementi da posizioni discrete del foglio di lavoro. In particolare, ce ne siamo avvalsi, in sinergia con la funzione Se, per aggiornare in tempo reale le diciture della tabella in cui sono esibiti i risultati delle analisi. Il modello esemplificativo (Analisi frequenze.xls), che si rivela una utilissima falsariga per supportare la lettura della presente dispensa, è inserito nel CD Guida 2 (PDF/Schede pratiche). Nel modello è presente un foglio di lavoro (Macro) in cui sono riportati i listati delle semplicissime macro che lo gestiscono. Alberto Nosotti

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La funzione Frequenza

Indicata per il marketing o la qualità, permette di analizzare la distribuzione di un insieme di valori

Le possibili applicazioni Applicazioni pratiche Dato un insieme numerico di qualsiasi natura, utilizzando la funzione FREQUENZA è possibile individuare quanti degli elementi in cui si articola l’insieme siano uguali o minori di un certo valore di riferimento. Le applicazioni pratiche di questa funzione sono solo da immaginare. Nel campo delle ricerche di mercato, per esempio, si rivela preziosa per calcolare la distribuzione per età del parco clienti di un’azienda, mentre in produzione viene utilizzata nel settore del controllo di qualità.

a funzione FREQUENZA opera su un insieme di valori numerici di qualsiasi natura (negativi, positivi, decimali) e conteggia quanti di questi sono uguali o minori di un certo valore di riferimento. Apparentemente il compito svolto non è trascendentale, ma interpretandone opportunamente la dinamica operativa si possono ottenere dalla nostra funzione risultati molto più importanti. In particolare, analizzare la distribuzione di un insieme di valori all’interno di determinati intervalli numerici di cui possiamo fissare a piacere i limiti massimi e minimi. Innanzitutto, cominciamo ad analizzarne la sintassi, che è la seguente: FREQUENZA(Zona valori; valore di riferimento), dove il primo argomento è rappresentato dalle coordinate (o meglio, dal nome) della zona in cui sono ospitati i valori da analizzare, mentre il secondo si riferisce al valore numerico da prendere come riferimento.

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Come opera La sintassi della funzione è la seguente: FREQUENZA(Zona valori; Valore di riferimento), dove Zona valori identifica la zona in cui sono ospitati i valori da analizzare, mentre Valore di riferimento corrisponde al valore numerico da prendere come base. A questo punto si intuisce che impostando contemporaneamente più formule è possibile eseguire analisi di situazioni anche piuttosto complesse.

Utilizzare più riferimenti Se in una zona verticale di celle si inseriscono i limiti superiore degli intervalli ai quali si riferisce la nostra analisi delle frequenze, ed accanto ad ognuna delle celle inseriamo la formula FREQUENZA ponendole come primo argomento la zona valori, e come secondo argomento la coordinata (o il nome) della cella immediatamente a sinistra, otterremo una lista di valori che ci dicono quanti elementi dell’insieme sono rispettivamente inferiori o uguali ai limiti dei vari intervalli.

Un esempio Conviene fare subito un esempio pratico. Se nella zona A1:C3 sono presenti nove numeri (da 1 a 9, per semplicità), la formula FREQUENZA(A1:C3;6) restituisce 6, perché nella suddetta zona sono altrettanti i valori minori o uguali a questo numero. A questo punto, se in una zona verticale di celle si inseriscono i limiti superiore degli intervalli ai quali si riferisce la nostra analisi delle frequenze, ed accanto ad ognuna delle celle inseriamo la formula FREQUENZA ponendole come primo argomento la zona valori, e come secondo argomento la

Espressioni interattive La formula può elaborare anche argomenti che non siano necessariamente semplici riferimenti di cella. In pratica, è possibile utilizzare come argomento una qualunque espressione valida che restituisca, nel nostro caso, un valore numerico intero e positivo. Se si volesse conoscere quanti dati dell’insieme sono inferiori o uguali ad un valore che sia la metà, poniamo del valore più alto presente nell’insieme stesso, si può utilizzare una formula opportuna.


open action guida coordinata (o il nome della cella immediatamente a sinistra), otterremo una lista di numeri che ci dicono quanti elementi

dell’insieme sono rispettivamente inferiori o uguali ai limiti dei vari intervalli. Si noti che la zona dichiarata come sede

dell’insieme di valori non deve necessariamente essere interamente occupata. In questo caso le celle vuote non vengo-

Valori negativi Vale la pena di osservare che la funzione opera anche prendendo in considerazione valori negativi. Per esempio, Se nella zona B5:I14 sono presenti dieci numeri (da -5 a +5) la formula =FREQUENZA(B5:I14;-4) restituisce come risultato 2. Infatti, i due elementi –5 e –4 sono per l’appunto inferiori o uguali a -4. Si può anche operare con valori decimali positivi o negativi.

no considerate e l’analisi viene condotta prendendo esclusivamente in considerazione le posizioni contenenti valori. Se ci riferiamo al nostro modello, la zona che ospita i valori da analizzare può essere cancellata, dopodiché si possono inserire nuovi elementi, anche in numero inferiore e non necessariamente in celle contigue. È lecito chiedersi cosa succede se fra i valori si trovano delle stringhe: una parola, uno o più caratteri, o una sigla. Bene, non accade proprio nulla, perché le celle contenenti stringhe vengono considerate come celle vuote, a tutto vantaggio del buon andamento dell’analisi.

Distribuzione delle frequenze Distribuzione delle frequenze L’analisi descritta nella figura 1 ci dice quanti valori dell’insieme numerico analizzato sono inferiori od uguali ai limiti assoluti inseriti nelle celle della zona dati. A questo punto, con un semplice intervento, è possibile ottenere una informazione ancora più importante. Per esempio, come i valori dell’insieme si distribuiscono all’interno degli intervalli identificati dai vari limiti. In altre parole, si esegue una cosiddetta analisi di distribuzione delle frequenze.

I risultati in chiaro Per dare un tocco professionale ad un modello per l’analisi della distribuzione delle frequenze, i risultati della stessa possono essere espressi in chiaro. In pratica, può essere visualizzata automaticamente una stringa che descrive con parole in quale intervallo si pone il risultato dell’analisi. In questo caso ci si avvarrà della funzione di unione stringhe CONCATENA. La figura descrive chiaramente questa peculiarità del modello.

Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sull’utilizzo della funzione FREQUENZA, si consiglia di consultare in proposito la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca, e nella casella di interrogazione inserire la chiave Funzione Frequenza. Vengono individuati vari argomenti. Accedere alla pagina di aiuto corrispondente alla voce che occupa la prima posizione (FREQUENZA).


Con un piccolo artificio, possiamo utilizzare la funzione per realizzare una vera e propria analisi di distribuzione delle frequenze. In questo caso, in particolare, non interessa sapere quanti valori dell’insieme sono inferiori ai limiti superiori degli intervalli (che è quello che abbiamo ottenuto), bensì quanti valori cadono nel primo intervallo, nel secondo, nel terzo e così via. È semplicissimo, basterà elaborare opportunamente i risultati appena ottenuti, eseguendo la differenza fra i valori visualizzati in corrispondenza del limite superiore di ogni intervallo. Vediamo di spiegarci meglio. Se operiamo con un insieme di valori positivi da 1 a 100, per esempio, allora il numero di valori che cade nell’intervallo 1-10, e dato dai valori inferiori o uguali 10, mentre quelli che cadono nell’intervallo 11-20 sono rappresentati dalla differenza fra il numero di valori inferiori o uguali a 20 e il numero di valori minori o uguali a 10, e così via. Pertanto basterà impostare una nuova colonna accanto alla zona D21:D25 ed inserivi nella prima cella (I21) l’espressione =D21, mentre nella sottostante cella si digita la formula =D22-D21, e la si replica sino alla cella I25 compresa. I valori che si ottengono rappresentano il risultato della analisi di distribuzione delle frequenze. Per saperne di più sulla funzione FREQUENZA si consiglia di consultare in proposito la guida in linea di Excel. Nella casella di interrogazione dichiarare come chiave di ricerca la stringa Funzione Frequenza.

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Realizzare l’interfaccia del modello

Tramite una opportuna maschera è possibile automatizzare la definizione degli intervalli e interpretare graficamente l’analisi

Gli elementi L’interfaccia È semplice ed intuitiva. In pratica, si articola essenzialmente in tre zone. La prima è costituita dalla zona dati, la seconda, sottostante a quest’ultima, è dedicata agli intervalli di analisi e alla visualizzazione in chiaro dei risultati, mentre la terza si identifica con un grafico rappresentativo delle elaborazioni condotte. Si noti che le etichette dell’asse X del grafico vengono prelevate direttamente dalla zona dei risultati.

La zona dati Occupa la zona B7:D16. Si noti che anche se si considera l’intera zona nelle formule che operano all’interno del foglio di lavoro, la griglia non deve essere necessariamente riempita completamente. In pratica, l’analisi viene condotta anche se si inseriscono pochi dati in celle non consecutive. Si possono utilizzare indifferentemente valori positivi, negativi, o decimali. In ogni caso la maggior parte delle applicazioni pratiche prevede l’utilizzo di valori interi e positivi.

interfaccia del modello consente di eseguire rapidamente un’analisi delle frequenze sui valori che vengono inseriti nella tabella che occupa la zona B7:I16 (da denominare Dati), e si articola essenzialmente in tre elementi. Ci riferiamo alla suddetta tabella, alla sezione in cui sono inserite le formule che eseguono l’analisi e visualizzati i risultati, nonché al grafico che interpreta in tempo reale questi ultimi. Inoltre, sono presenti due pulsanti. Il primo (Definizione intervalli) lancia il box di dialogo in cui vengono di volta in volta inseriti i limiti degli intervalli su cui si basa l’analisi (ne sono previsti cinque), mentre il secondo determina la cancellazione della zona dei dati da analizzare. Quest’ultima operazione avviene separatamente perché si potrebbero condurre più analisi sullo stesso insieme di dati, modificando questi ultimi o variando manualmente i limiti degli intervalli di riferimento.

L’

Denominare la zona dati Alla tabella dei valori da analizzare è stato assegnato il nome Dati. Per chi non la conoscesse, descriviamo sinteticamente una semplice procedura di denominazione in alternativa a quella da menu. Ecco come procedere. Evidenziare la zona da denominare, quindi digitare il nome da assegnare alla zona nella casella immediatamente soprastante la lettera A che identifica la prima colonna del foglio di lavoro. Premere Invio per rendere operativa l’assegnazione.

Le formule Nella zona D21:D25 si inseriscono le espressioni che elaborano il contenuto della zona dati e di quella che ospita gli intervalli di analisi. Nella cella D21 digitare la formula =FREQUENZA(DATI;B21), quindi replicarla verso il basso sino alla cella D25 compresa. Per evitare la visualizzazione di dati non pertinenti è consigliabile inserire le varie formule in opportune espressioni di controllo gestite dalla funzione SE. Nel capitolo dedicato vedremo come strutturarle.

Impostazione delle formule Il modello prevede un’analisi articolata su cinque intervalli, ma non vi sono problemi ad aumentarne il numero. I limiti dei cinque intervalli previsti vengono inseriti rispettivamente nelle celle della zona B21:B25, manualmente, o tramite il dialog box che si apre facendo clic sul pulsante Definizione intervalli. Le formule si digitano nelle celle a fianco della zona intervalli. In particolare, in D21 si inserisce l’espressione =FRE-


open action guida QUENZA(DATI;B21), e la si replica verso il basso sino alla posizione D25 compresa. Si noti che nella formule le coordinate

della zona che ospita i valori da analizzare sono state sostituite con il nome che è stato a questa assegnato (Dati).

I controlli condizionali Le formule che abbiamo utilizzato, però, presentano un piccolo inconveniente: ci rife-

L’analisi di distribuzione I dati visualizzati nella zona D21:D25 si riferiscono a quanti valori dell’insieme analizzato sono minori o uguali al valore dichiarato nella cella di sinistra. Con un semplice intervento, però, si può eseguire una analisi di distribuzione all’interno dei singoli intervalli identificati dai valori di riferimento della zona B21:B25. Inserire nella cella I21 l’espressione =D1, quindi digitare nella cella I22 la formula =D22-D21 e replicarla verso il basso sino alla posizione I25 compresa.

I pulsanti L’interfaccia ospita due pulsanti: Cancella dati e Definizione intervalli. Le funzioni svolte dal primo sono ovvie: ripulisce la zona dati dai valori che vi sono contenuti. Il secondo pulsante, invece, determina l’apertura del box di dialogo che gestisce l’inserimento dei valori di riferimento sui quali commisurare quelli ospitati nella zona dati. Ai due pulsanti sono associate le macro il cui listato è riportato nel foglio Macro del modello.

riamo al fatto che se non si utilizzano tutte e cinque le fasce di intervalli, nelle corrispondenti celle della zona risultati potrebbero comparire dati che disturbano la corretta interpretazione dell’analisi. Pertanto, le formule stesse sono state inserite all’interno di un controllo condizionale gestito dalla funzione SE (di cui parleremo dettagliatamente in uno dei prossimi capitoli). Così facendo, se venisse utilizzato un numero inferiore di intervalli, nelle celle della zona B21:B25 corrispondenti a quelle vuote della zona a fianco, non viene visualizzato alcunché. In pratica, la meccanica del controllo condizionale è la seguente. Se la cella che ospita il limite dell’intervallo è vuota, nella cella a fianco viene visualizzato un “blank”, mentre se contiene dati viene valorizzata la formula che vi è contenuta. Nella zona I21:I25 vengono inserite le formule che calcolano le differenze fra i valori calcolati in corrispondenza di ogni valore di riferimento dalla formula FREQUENZA. Si ottiene così la distribuzione delle frequenze desiderata, vale dire la ripartizione dei valori all’interno analizzato.

Le etichette interattive Il grafico I risultati dell’analisi di distribuzione delle frequenze (quelli esibiti nella zona I21:I25) sono interpretati graficamente in tempo reale. In pratica, basta impostare un diagramma a barre verticali e dichiarare come zona dati il suddetto range. A conclusione della procedura richiedere che il grafico venga visualizzato nel foglio di lavoro attivo. Ad ogni nuova analisi che viene condotta si determina l’automatico aggiornamento del diagramma.

Le etichette del grafico Le etichette dell’asse delle X, indicano i limiti dell’intervallo all’interno del quale si distribuiscono i dati analizzati. Queste etichette (che sono il risultato delle elaborazioni condotte dalla funzione CONCATENA) si modificano automaticamente all’esecuzione di ogni analisi, e come tali sono riportate nel grafico. Per ottenere tale risultato è sufficiente dichiarare la zona F21:F25 come origine delle suddette etichette.


Si noti che le celle della zona I21:I25 sono etichettate opportunamente per spiegare con chiarezza la natura del dato. Infatti, a ogni valore corrisponde un’etichetta che denuncia l’ampiezza dell’intervallo di riferimento. Il bello è che l’etichetta non è statica, ma varia di volta in volta, a seconda dei limiti degli intervalli che vengono definiti. In pratica, l’etichetta preleva questi ultimi dalla zona B21:B25 e li incorpora all’interno del testo, assestandosi così in tempo reale alle condizioni fissate dai parametri dell’analisi. Tutto questo è possibile grazie alla funzione CONCATENA, la cui dinamica operativa è descritta nel capitolo dedicato. In pratica, la funzione gestisce una stringa di testo in cui sono contenuti elementi variabili che fanno riferimento alle celle che ospitano i limiti degli intervalli, pertanto, al variare dei contenuti di tali celle. I testi risultanti dall’elaborazione condotta dalla funzione CONCATENA si assestano in tempo reale alla nuova situazione.

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Le funzioni SE e CONCATENA

Queste due importanti funzioni svolgono un ruolo chiave nella corretta impostazione dei limiti di analisi

Analisi e controllo Controllare con SE La funzione SE consente di eseguire controlli sulle elaborazioni condotte all’interno del foglio di lavoro, e di restituire di conseguenza risultati che dipendono dall’esito dei controlli stessi. In particolare, è stata utilizzata per evitare che non utilizzando tutti gli intervalli di analisi previsti, vengano visualizzati degli zeri nelle celle a fianco di questi.

na volta impostate le formule di base, basta inserire i dati relativi ai limiti degli intervalli nella zona B21:B25 perché abbia luogo l’analisi. Però, se non si utilizzano tutte le posizioni, compaiono degli zeri nelle celle accanto. Inoltre, le etichette delle celle che ospitano la distribuzione delle frequenze, risultanti dalle elaborazioni condotte dalla funzione CONCATENA, potrebbero non denunciare correttamente gli intervalli di riferimento.

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Le formule di controllo Se nella cella D21 si inserisce semplicemente l’espressione FREQUENZA(Dati;B21) e la si replica poi verso il basso, qualora non si utilizzassero tutti gli intervalli di analisi previsti, nelle corrispondenti celle a fianco verrebbe visualizzato uno zero. Per evitare che questo avvenga si inserisce l’espressione all’interno di una formula di controllo gestita dalla funzione SE. L’espressione è così strutturata: =SE(B21>0;FREQUENZA(Dati;B21);””).

Impostare un controllo Il problema si risolve inserendo le formule di base all’interno di un ciclo di controllo, gestito dalla funzione SE, la cui sintassi è la seguente: =SE(Controllo; Risultato1; Risultato2), dove controllo è una opportuna espressione che, se verificata, determina la visualizzazione di Risultato1, mentre verrà visualizzato Risultato2 se il controllo non è verificato. Nel nostro caso, bisogna controllare se le celle della zona B21:B25 contengono o meno valori. Ammesso che non si operi con valori negativi, basta verificare che vi sia contenuto un numero maggiore di zero. In tal caso, Risultato1 sarebbe rappresentato semplicemente dalla formula per il calcolo della frequenza. Se, invece, le celle fossero vuote, verrebbe visualizzato Risultato2, che nella fattispecie è un blank, vale a dire uno spazio racchiuso fra virgolette (“ “). In altre parole, nella cella D21 si inserisce la formula =SE(B21>0;FREQUENZA(Dati;B21);””), e la si replica sino alla cella D25 compresa. A questo punto, anche se si inse-

Controllo delle etichette La funzione SE è stata utilizzata anche per evitare che nella zona dei risultati (I21:I25), venissero visualizzati dati non corretti, sempre nel caso che non fossero utilizzati tutti gli intervalli di analisi previsti dal modello. La dinamica operativa della formula è quella che è stata già descritta. Così facendo, in mancanza di dati in una o più celle della zona B21:B25, nelle celle omologhe della zona I21:I25 viene visualizzato un “blank”.

Conoscere meglio SE Le applicazioni della funzione SE sono numerosissime e, in particolare, consentono di risolvere molti problemi legati alla realizzazione di un modello applicativo. Si consiglia vivamente di consultare la guida in linea di Excel: si potranno avere utili spunti per applicarla anche in altre occasioni. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave Funzione SE. Consultare la pagina di aiuto corrispondente alla voce SE.


open action guida rissero solo due o tre dei cinque limiti previsti, nella celle a fianco non verrebbero visualizzati risultati scorretti. Ov-

viamente, se si prevede di inserire un numero di limiti superiore a cinque, bisogna replicare le formule anche in cor-

rispondenza delle nuove posizioni. Si è detto che il controllo va eseguito tramite una opportuna espressione. Infatti, l’im-

Le etichette variabili Ecco come procedere per impostare le etichette variabili. Lo faremo utilizzando la funzione di testo CONCATENA, che consente di unire parti fisse e variabili di testo formando una unica frase. Nella fattispecie le parti variabili sono rappresentate dai valori dei limiti degli intervalli, da prelevarsi di volta in volta dalle corrispondenti celle della zona B21:B25. Le etichette si modificheranno ogni volta che cambiano i limiti degli intervalli di analisi.

Concatenare le stringhe Per determinare nella cella F21 la visualizzazione della frase Inferiori a o = a seguita dal valore di riferimento che figura in B21, bisogna digitare nella cella stessa la seguente espressione: =CONCATENA(“Inferiori o = a “;B21). Nelle celle sottostanti si impostano formule analoghe, nelle quali devono variare, però, le stringhe da visualizzare, prevedendo l’aumento di una unità per il limite inferiore preso in considerazione. In F22 si inserisce l’espressione =CONCATENA(“da “;B21+1;” a “;B22), quindi la si replica verso il basso sino a F25.

La formula di controllo Come si diceva, le formule di concatenazione, una volta impostate, vengo inserite in una opportuna espressione di controllo. La loro struttura è analoga a quelle che sono state utilizzate per gestire la funzione FREQUENZA. In pratica, l’espressione verifica se è stato dichiarato o meno il limite di un intervallo. Se lo è stato, viene esibito il risultato del concatenamento, in caso contrario viene visualizzato un “blank”.

Saperne di più su CONCATENA La funzione di concatenamento stringhe si rivela preziosa per rendere interattivi titoli, intestazioni di tabelle, etichette di voci, e così via, dando così un tocco di decisa professionalità ad un modello o ad una applicazione. Per saperne di più sull’utilizzo di questo versatile strumento, accedere alla guida in linea, e nella casella di interrogazione digitare la chiave Funzione Concatena. Al primo degli argomenti individuati corrisponde la pagina di aiuto che ci interessa.


postazione di quest'ultima dipende dall’insieme di dati che dobbiamo analizzare. Il controllo appena impostato non sarebbe valido se se si volessero prendere in considerazione intervalli con limiti negativi. In tal caso il controllo B21>0 deve essere sostituito da un altro che preveda la possibilità di utilizzare anche valori inferiori a zero. Insomma, per ogni situazione bisogna immaginare soluzioni personalizzate.

Le etichette dei risultati A questo punto occupiamoci di impostare le etichette variabili. Lo faremo utilizzando la funzione CONCATENA, che consente di unire parti fisse e variabili di testo formando una unica frase. Nella fattispecie, le parti variabili sono rappresentate dai valori dei limiti degli intervalli, da prelevarsi di volta in volta dalle corrispondenti celle della zona B21:B25. Nella cella I21 digitare l’espressione: =CONCATENA(“inferiori o = a “;B21), che restituisce la frase corrispondente all’unione della stringa fissa Inferiori o = a con il valore del limite che si trova nella cella B21. Nelle celle sottostanti si impostano formule analoghe, nelle quali varia semplicemente la stringa fissa. Vale la pena di osservare che la funzione CONCATENA è piuttosto versatile, nel senso che consente di gestire in modo piuttosto estensivo le parti variabili. Per esempio, non solo si possono utilizzare riferimenti di celle (nei casi più semplici), ma anche avvalersi di espressioni piuttosto complesse che saranno opportunamente valorizzate, ampliando così notevolmente i campi di applicazione della funzione stessa. Le formule di base, una volta impostate, andranno inserite, anche in questo caso, nell’ambito di un ciclo di controllo impostato esattamente come quelli di cui si è appena parlato. Si noti che le etichette dei risultati devono prelevare il limite inferiore degli intervalli di analisi, e poi aumentarlo di una unità. Solo così le etichette esprimono correttamente la distribuzione delle frequenze all’interno dei vari intervalli. Pertanto, nella cella F22 si inserisce l’espressione =CONCATENA(“da “;B21+1;” a “;B22), e poi la si ricopia sino alla posi zione F25.

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Impostare il box di dialogo

L’inserimento dei valori limite degli intervalli di analisi avviene tramite un dialog box opportunamente strutturato

Box e pulsanti L’interfaccia Il box di dialogo che gestisce l’inserimento automatico dei limiti degli intervalli di analisi. Il consolidamento dei dati avviene tramite la pressione del pulsante Vai. Per annullare l’operazione, invece, premere il pulsante Annulla. Si può inserire un numero di valori anche inferiore a quello previsto senza pregiudicare l’esito dell’analisi, mentre per gestire più limiti è necessario predisporre nuove caselle.

uando nell’interfaccia del modello si preme il pulsante Definizione intervalli, si determina la contestuale apertura di un box di dialogo articolato in cinque caselle. Inserendo i corrispondenti valori, non appena si preme il pulsante Vai, questi vengono trasferiti nell’ordine nelle celle della zona dedicata. Se si preme il pulsante Annulla la procedura di inserimento viene interrotta. Si noti che contemporaneamente all’apertura del box di dialogo, si assiste alla cancellazione di tutti i valori presenti nelle celle che ospitano i limiti degli intervalli di analisi.

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Inserimento delle caselle Le caselle si prelevano dal pannello degli strumenti. Una volta che sono state disegnate e posizionate nel contenitore, bisogna allinearle convenientemente. Ecco come procedere. Evidenziare quelle che stanno su una stessa fila facendovi sopra clic tenendo contemporaneamente premuto il tasto Maiuscole. Aprire il menu Formato, e selezionare la voce Allinea. Nel corrispondente sottomenu optare per Asse orizzontale.

Ordine di inserimento dati Se dopo aver aperto il box di dialogo si preme il tasto Tab, il cursore passa da una casella all’altra seguendo l’ordine in cui sono state create le varie caselle. Se queste sono state create una dopo l’altra e posizionate correttamente non vi sono problemi. Se, però, vi fosse la necessità di variare la sequenza di attivazione, impostare il numero d’ordine nella cella TabIndex della maschera delle proprietà delle caselle stesse (alla prima casella attivata corrisponde 0, 1 alla seconda, e così via).

Creare il box di dialogo Accedere all’editor del Visual Basic, aprire il menu Inserisci e selezionare la voce UserForm. Così facendo, nell’area di lavoro viene visualizzato un rettangolo grigio che rappresenta il contenitore in cui inserire gli elementi del box di dialogo. Nel pannello degli strumenti contestualmente visualizzato fare clic sull’icona con sopra impresse le lettere Ab, disegnare le cinque caselle di testo e posizionarle opportunamente. Accanto ad esse, dopo aver fatto clic sull’icona con sopra impressa la A maiuscola, tracciare i contorni delle corrispondenti etichette e digitarvi i numeri identificativi delle caselle stesse. Fare clic destro sulle caselle, e nel menu che si apre selezionare Proprietà. Nella griglia visualizzata, digitare nella cella accanto alla voce ControlSource la coordinata della cella della zona limiti in cui deve essere trasferito il corrispondente dato.

I pulsanti Disegnare i due pulsanti previsti, e digitare nella cella Caption delle loro caselle delle Proprietà le nuove etichette. Fare clic destro sul pulsante Vai, e nel menu contestuale al clic optare Visualizza codice. Si accede così a quello del pulsante. Inserirvi il comando UnLoad Me. Operare nello stesso modo con il pulsante Annulla, ma prevedere, oltre all’istruzione UnLoad Me, anche quelle per cancellare i dati della zona dei limiti.


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Realizzare con Excel olte volte, il catalogo dei prodotti di una azienda si riduce al semplice elenco dei nomi degli articoli trattati accompagnati dal numero di codice, da una scarna descrizione e, ovviante, dal prezzo di listino. Non si può certo dire che una tale presentazione giovi all’immagine del venditore, pertanto, vale la pena di fare qualcosa di più. La soluzione può essere semplice, ma anche innovativa e piacevole. Quella che vi presentiamo si riferisce ad un modello Excel che può essere utilizzato direttamente dai venditori sul loro portatile quando vanno a visitare i clienti, oppure spedito a questi via posta elettronica. Chi si preoccupasse delle dimensioni del file dal momento che questo contiene molte immagini, può stare tranquillo. Infatti se si usa qualche piccolo accorgimento (che descriveremo dettagliatamente), si possono mantenere le dimensioni del nostro catalogo entro limiti assolutamente accettabili. Il modello si presenta con una piacevole interfaccia che ne costituisce in un certo qual senso la copertina. Facendo clic su un pulsante si apre un box di dialogo nel quale sono raccolte tutte le caratteristiche del primo dei prodotti a listino (foto compresa). A questo punto, agendo sulla barra di scorrimento a fianco della foto si possono scorrere, prodotto, per prodotto, tutte le pagine del catalogo. Ovviamente, per semplicità, i prodotti gestiti dal modello sono pochissimi, ma con semplici modifiche alle macro che lo pilotano lo si può adattare alle più disparate necessità. Le procedure per impostare l’applicazione sono esemplificate nel file Catalogo interattivo.xls nel CD Guida 2 (cartella PDF/Schede Pratiche).

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un catalogo prodotti interattivo Vi spieghiamo come presentare in modo inedito ed efficace i prodotti della vostra azienda

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Impostare la struttura del modello

- Il listino dei prodotti - Le foto

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p. 132 p. 132

Come realizzare il box di dialogo

- Utilizzare gli UserForm p. 134 - Inserire gli oggetti p. 134

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Le macro

- Gestire i Textbox p. 136 - I controlli condizionali p. 136

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Utilizzo e modifica del modello

- Caricare i file immagine p. 138 - Modificare le macro p. 138

di Alberto Nosotti

PC Open 131 Luglio/Agosto 2004

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Impostare l’interfaccia del modello

Il template si gestisce da un foglio di lavoro che funge da semplice interfaccia. Ecco come impostarlo rima di cominciare a sviluppare il box di dialogo e le macro che gestiscono praticamente l’operatività del modello, è necessario preparare opportunamente il terreno impostando il foglio di interfaccia.

Fotografie, scritte e pulsanti L’interfaccia Ecco come si presenta l’interfaccia che gestisce il modello. In pratica, si articola in un riquadro che ospita il titolo dell’applicazione, nella foto di copertina, e in un pulsante la cui pressione determina l’apertura del box di dialogo che consente di selezionare il prodotto di cui si vogliono conoscere le caratteristiche. Il titolo si crea digitandolo semplicemente nella cella E3, dopodiché lo si formatta, si evidenzia l’intera zona occupata, e si uniscono le corrispondenti celle.

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L’interfaccia del modello Si articola in un box che rappresenta il titolo dell’applicazione, nella foto di copertina, e in un pulsante la cui pressione determina l’apertura del box di dialogo che consente di selezionare il prodotto di cui si vogliono conoscere le caratteristiche e visualizzare la foto. Il titolo si crea digitandolo semplicemente nella posizione E3. Assegnare a questo gli attributi stilistici desiderati, dopodiché evidenziare l’intera zona occupata dal testo, e unire le corrispondenti celle. L’unione ha luogo semplicemente facendo clic sull’icona dedicata della barra degli strumenti (quella con sopra impressa una a minuscola con a destra e a sinistra due piccole frecce). E veniamo alla foto della copertina del catalogo. L’unico problema si riferisce alle dimensioni del corrispondente file. Infatti, se ci si limita ad importare la foto, e a ridimensionarla con il mouse per farle occupare lo spazio che le si vuole assegnare, il peso dell’intero modello può aumentare considerevolmente, al punto di pregiudicare la spedizione per posta elettronica. Non si dimentichi, infatti, che bisogna tenere conto anche delle foto dei prodotti a listino. Ecco allora, come procedere per ridurre le dimensioni del file. Seguiremo le stesse procedure per creare le foto dei prodotti.

Dimensionare le foto Se si utilizza Paint Shop Pro, caricare la foto, aprire il menu Immagine, e selezionare la voce Ridimensiona. Nella parte superiore della maschera che viene aperta spuntare il bottone Dimensioni in pixel, quindi specificare rispettivamente per larghezza e altezza i valori 515 e 300. Per evitare il dimensionamento automatico del secondo valore non appena si digita il primo, togliere la spunta alla casella Mantieni proporzioni di in calce alla maschera.

Incollare la foto Salvare l’immagine risultante in formato jpeg, accedere ad Excel, ed importarla nel foglio Catalogo, tramite le voci Immagine/Da file del menu Inserisci. Dopodiché posizionarla ed eventualmente ridimensionarla (ma non troppo) con il mouse. Per valutare il peso del corrispondente file, quando lo si importa in Excel fare clic destro sul suo nome, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic.

Utilizzare IrfanView Caricare la foto nell’area di lavoro. Aprire il menu Image e selezionare Resize/Resample. Nella maschera che si apre spuntare il bottone Set new size. Nella sezione Units fare clic sul bottone Pixels, quindi, nelle caselle dedicate, specificare in tale unità le nuove dimensioni dell’immagine. Nella casella Dpi lasciare il valore default (72). Premere il pulsante Ok per rendere operative le impostazioni.


open action guida Dimensionare le foto Ci si può avvalere di uno dei tanti programmi di grafica reperibili sul CD di PC Open. In

particolare, riportiamo le procedure da seguire rispettivamente con Paint Shop Pro o IrfanView. In ogni caso, le opera-

zioni sono quasi sempre le stesse. Se si utilizza il primo programma, caricare la foto, aprire il menu Immagine, e se-

Realizzare la scritta Ecco come inserire il titolo della copertina. In questo caso ci avvarremo di WordArt, l’utilità incorporata in tutte le applicazioni Office. Nella barra degli strumenti di disegno fare clic sull’icona con sopra una A inclinata. Così facendo, viene visualizzata la galleria in cui sono presentati i modelli di scritte disponibili. Fare doppio clic su quella desiderata, determinando l’apertura del box che ne gestisce l’impostazione.

Attributi della scritta Il box che gestisce l’impostazione della scritta. Innanzitutto, sostituire quella presente nell’area di lavoro con il testo da utilizzare. A questo punto, attribuirle gli stili e gli effetti desiderati utilizzando gli strumenti della barra soprastante l’area di lavoro. A cose fatte, premere il pulsante Ok per trasferire il testo all’interno della foto, dove potremo dimensionarla e posizionarla a piacere utilizzando il mouse.

Creare il pulsante Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al pulsante stesso. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo operato correttamente vedremo comparire il pulsante.

Etichettare il pulsante Il testo che compare sulla superficie del pulsante può essere opportunamente personalizzato. Ecco come procedere. Fare clic destro sul pulsante ancora evidenziato, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Proprietà. Così facendo viene visualizzata una speciale tabella (la cosiddetta Casella delle Proprietà). Nella cella accanto alla voce Caption digitare il testo dell’etichetta da attribuire al pulsante, che verrà assegnata in tempo reale.


lezionare la voce Ridimensiona. Nella parte superiore della maschera che viene aperta spuntare il bottone Dimensioni in pixel, quindi specificare rispettivamente per larghezza e altezza i valori 515 e 300. Onde evitare il dimensionamento automatico del secondo valore non appena si digita il primo, togliere la spunta alla casella Mantieni proporzioni di in calce alla maschera. A questo punto, salvare l’immagine risultante, in formato jpeg, accedere ad Excel, ed importarla nel foglio Catalogo, dopodiché posizionarla e ridimensionarla eventualmente (ma non troppo), con il mouse. Per valutare il peso del corrispondente file, quando lo si importa in Excel fare clic destro sul suo nome, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic.

Impostare la scritta Se siamo soddisfatti, possiamo inserire il titolo della copertina all’interno della foto. In questo caso ci avvarremo di WordArt, l’utility incorporata in tutte le applicazioni Office. Nella barra degli strumenti di disegno fare clic sull’icona con sopra una A inclinata. Così facendo, viene visualizzata la galleria delle scritte disponibili. Fare doppio clic su quelle desiderate, determinando l’apertura di un box in cui si digita il testo: attribuirle gli stili desiderati utilizzando gli strumenti della omonima barra. A cose fatte, premere il pulsante Ok per trasferire il testo formattato nell’area di lavoro, dove potremo dimensionarlo e posizionarlo a piacere utilizzando il mouse. La scritta, agendo sulle maniglie che la contornano, può anche essere ruotata ed inclinata.

Creare il pulsante Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sull’icona del pulsante, portare il cursore nell’area di lavoro, e tracciare un rettangolo. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzato il pulsante. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nel box che viene visualizzato, digitare nella casella Caption l’etichetta da assegnarli.

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Come si realizza il box di dialogo

Vi spieghiamo come mostrare il dialog box che consente di esplorare il listino prezzi dei prodotti l dialog box che si apre facendo clic sul pulsante Apri catalogo ospitato nell’interfaccia consente di aprire una finestra sul listino prezzi, complementando efficacemente i dati visualizzati con la corrispondente immagine del prodotto. Prima di addentrarci nella descrizione di come realizzarlo, analizziamone la dinamica operativa. Il cuore del box è una barra di scorrimento, il cui cursore consente di esplorare una scala di valori numerici progressivi, tanti quanti sono i prodotti a listino. Il valore corrispondente alla posizione del cursore serve da riferimento per indicare la riga del listino prezzi da cui prelevare i dati del prodotto identificato dal suddetto valore. Tali dati vengono esibiti in altrettanti box di testo che si trovano nel corpo della maschera di dialogo. Per quanto riguarda la visualizzazione dell’immagine del prodotto, invece, la tecnica è quella di utilizzare i controlli condizionali. In pratica, a seconda del valore impostato nella barra di scorrimento, viene attivato un comando specifico del VBA (Visual Basic for Applications) che determina il caricamento dell’opportuno file immagine. Pertanto nel rettangolo-contenitore di base del box di dialogo bisogna inserire i seguenti elementi: tanti box di testo quanti sono i dati da visualizzare, un riquadro per presentare l’immagine del prodotto, e la barra di scorrimento che gestisce l’esplorazione de listino. Quest’ultimo è rappresentato da una normale tabella che si trova nella zona S1:W4. Si noti che la tabella non deve avere intestazioni, e deve iniziare dalla cella S1. Questo perché vi è la necessità di mantenere la corrisponden-

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Il contenitore e gli oggetti Il dialog box Il cuore del box è una barra di scorrimento, il cui cursore consente di esplorare una scala di valori numerici progressivi, tanti quanti sono i prodotti a listino. Il valore corrispondente alla posizione del cursore serve da riferimento per indicare le celle del listino prezzi da cui prelevare i dati del prodotto identificato dal suddetto valore. Tali dati vengono esibiti in altrettanti box di testo che si trovano nel box di dialogo

Creare il contenitore Accedere all’ Editor del Vba facendo clic sulla prima icona degli strumenti Vba. Aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce UserForm. Così facendo, si apre una finestra in cui si trova un rettangolo vuoto: è il contenitore destinato ad ospitare gli elementi attivi che abbiamo appena elencato. Innanzitutto, dimensionare il rettangolo. Lo faremo per tentativi con il mouse al fine di ottenere un’area che, quando il box sarà aperto, possa coprire la foto della copertina e il titolo del modello.

Le proprietà del box Innanzitutto se ne deve specificare la posizione di apertura. Farvi sopra clic destro, e nel menu che si apre selezionare Proprietà per accedere alla omonima casella. Nelle celle Left e Top dichiarare rispettivamente la distanza dei bordi del box di dialogo dal lato sinistro e superiore della videata di interfaccia in cui sarà aperto. Già che ci siamo, possiamo anche assegnargli una etichetta digitando Catalogo nella cella Caption.

Il listino prezzi Il listino si identifica con una normale tabella che occupa la zona S1:W4 . Si noti che la tabella non deve avere intestazioni, e deve iniziare dalla cella S1. Questo perché vi è la necessità di mantenere la corrispondenza fra il numero progressivo del prodotto e quello della riga che lo ospita. Sarà così più semplice impostare la macro per il prelievo dei dati.


open action guida za fra il numero progressivo del prodotto e quello della riga che lo ospita. Sarà così più semplice impostare la macro

per il prelievo dei dati. A questo punto, vediamo come si crea il box di dialogo Accedere all’ambiente Edi-

tor del Visual Basic facendo clic sulla prima icona degli strumenti VBA. Aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce

Inserire gli oggetti Nella barra strumenti Vba fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese, Nel pannello che si apre selezionare l’icona della barra di scorrimento, e disegnarla all’interno del rettangolo. Attivare poi l’icona Immagine, e disegnare un riquadro accanto alla barra. I due oggetti devono poi essere accostati (trascinandoli, e dimensionandoli con il mouse), sino a farli combaciare, come se si trattasse di un unico oggetto.

I parametri della barra Accedere alla casella delle proprietà della barra, e nelle celle Min e Max specificare il massimo e il minimo dei valori da gestire. Nel nostro caso, per semplificare le cose, utilizzeremo solo quattro immagini, pertanto, ci riferiremo ai valori 1 e 4. Nella casella delle proprietà della barra si possono impostare altri parametri di lavoro, ma per quanto ci riguarda, possiamo lasciare le cose così come stanno.

Le foto dei prodotti A questo punto, dobbiamo creare le immagini dei prodotti, le cui dimensioni dovranno essere tali da potere essere visualizzate interamente nel box Immagine. Nel nostro caso sono state assegnate le seguenti dimensioni in pixel: 317 per la larghezza, e 240 per l’altezza. I file devono essere salvati in un formato .gif, e registrati in una cartella al cui percorso faremo riferimento nelle macro che ne gestiscono la visualizzazione.

Per avere aiuto I box di dialogo sono strumenti molto versatili che consentono di gestire le situazioni più disparate. Vale pertanto la pena di conoscerli più in profondità, consultando in proposito la guida on line del Visual Basic. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata le seguenti chiavi: UserForm, e Form utente. Fra gli argomenti individuati consultare, in particolare: Finestra UserForm, Metodo Show, Creazione di un Form utente, Aggiunta di controlli a un Form utente.


UserForm. Così facendo, si apre una finestra in cui si trova un rettangolo vuoto: è il contenitore destinato ad ospitare gli elementi attivi che abbiamo appena elencato. Innanzitutto, dimensionare il rettangolo. Lo faremo per tentativi con il mouse al fine di ottenere un’area che, quando il dialog box viene aperto, possa coprire la foto della copertina e il titolo del modello. Inoltre, dobbiamo specificare la posizione di apertura. Farvi sopra clic destro, e nel menu che si apre selezionare Proprietà per accedere alla omonima casella. Nelle celle Left e Top dichiarare rispettivamente la distanza dei bordi del box dal lato sinistro e superiore della videata. Già che ci siamo, possiamo anche assegnarli una etichetta digitando Catalogo nella cella Caption.

Inserire gli oggetti Nella bara strumenti Vba fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese, Nel pannello che si apre selezionare l’icona della barra di scorrimento, e disegnarla all’interno del rettangolo. Attivare poi l’icona Immagine, e disegnare un riquadro accanto alla barra. Accedere alle proprietà della barra, e nelle celle Max e Min specificare il massimo e il minimo dei valori da gestire (invertendo, però, i valori). Nel nostro caso, per semplificare le cose, utilizzeremo solo quattro immagini, pertanto, ci riferiremo ai valori 1 e 4. A questo punto, selezionare nel pannello strumenti l’icona dei box di testo (quella con sopra le lettere a e b), e disegnare quelli previsti. Sopra i box, inserire altrettante etichette (attivando l’icona con sopra impressa la lettera A), e digitarvi i testi opportuni. Infine, con la procedura che abbiamo descritto nel precedente capitolo, inserire un pulsante cui verrà assegnata l’etichetta Chiudi. Serve, ovviamente, per chiudere il box di dialogo. A questo punto, dobbiamo creare le immagini dei prodotti, le cui dimensioni dovranno essere tali da potere essere visualizzate interamente nel box Image1 (è il nome di quello che è stato creato). I file devono essere salvati in un formato .gif, e registrati in una cartella al cui percorso faremo riferimento nelle macro che ne gestiscono la visualizzazione.

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Le macro che pilotano il box dialogo

Impostata la struttura del modello, il passo successivo è la creazione delle semplici macro di utilizzo nche se il nostro modello dispone di funzioni piuttosto evolute, le macro che le eseguono sono abbastanza semplici. In pratica, tutto si riduce ad utilizzare pochi comandi, ognuno dei quali dedicato ad eseguire una determinata operazione. Ci riferiamo alle istruzione per aprire e chiudere il box di dialogo, e a quelle che visualizzano i dati ospitati nel listino e le immagini dei prodotti, rispettivamente nelle caselle di testo e nel riquadro immagine. In particolare, queste due ultime istruzioni vengono impiegate all’interno di un ciclo di controllo condizionale che attiva gli opportuni comandi a seconda del valore puntato dalla barra di scorrimento. La corrispondente macro deve essere trascritta all’interno del codice del box immagine. Le corrispondenti istruzioni (UserForm1. Show e Unload Me) vengono trascritte nel codice dei pulsanti dedicati all’apertura e alla chiusura del box. Il primo pulsante si trova nel foglio Interfaccia, il secondo nel box di dialogo. Userform1 è la sigla del dialog box da aprire, che si legge nella corrispondente casella delle proprietà. L’istruzione di chiusura, invece, dal momento che opera all’interno del box non deve esse personalizzata.

Le istruzioni Aprire e chiudere il dialog box Le corrispondenti istruzioni (UserForm1 .Show e Unload Me) vengono trascritte nel codice dei pulsanti dedicati all’apertura e alla chiusura del box. Il primo pulsante si trova nel foglio Interfaccia, il secondo nel box di dialogo. Userform1 è la sigla del dialog box da aprire, che si legge nella corrispondente casella delle proprietà. L’istruzione di chiusura, invece, dal momento che opera all’interno del box di dialogo non deve esse personalizzata.

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Visualizzare i dati La presentazione dei dati nelle varie caselle di testo è pilotata dalla istruzione TextBoxN.Text=Range (“Lettera colonna” & X), che operativamente significa: inserire nel TextBox ennesimo il valore che si trova nella cella posizionata alla riga X della colonna la

Visualizzare i dati La presentazione dei dati nelle caselle di testo è pilotata dalla istruzione TextBoxN.Text=Range (“Lettera colonna” & X), che significa: inserire nel TextBox ennesimo il valore che si trova nella cella posizionata alla riga X della colonna la cui lettera è individuata da Lettera colonna. Nel nostro caso Text.Box1 si riferisce alla casella del dialog box in cui si trova il numero progressivo assegnato ai prodotti listino, TextBox2, a quella che contiene il nome del prodotto, e così via.

L’istruzione TextBoxN Nell’istruzione TextBox4, per esempio, la sigla numerica indica l’ordine in cui sono state create le varie caselle di testo, e in ogni caso la si può sempre leggere nella prima riga della corrispondente casella delle proprietà (la maschera che in ambiente Editor del Vba viene visualizzata facendo clic destro sulla casella e selezionando la voce Proprietà nel menu contestuale al clic).

Visualizzare le immagini In questo caso si utilizza, con una sintassi quasi identica a quella di TextBox, l’istruzione ImageN.Picture = LoadPicture(“percorso del file”), dove N è il numero del box immagine che ne indica l’ordine di creazione. È appena il caso di ricordare che bisognerà scrivere tante istruzioni quanti sono i prodotti da visualizzare, e racchiuderle poi all’interno di un ciclo di controllo If…Then.. Else.


open action guida cui lettera è individuata da Lettera colonna. Per esempio, Text.Box1 si riferisce alla casella di testo del dialog box in cui

si trova il numero progressivo assegnato ai prodotti del listino, TextBox2, a quella che contiene il nome del prodotto, e

così via. La sigla numerica indica l’ordine in cui sono state create le varie caselle di testo, e in ogni caso la si può sempre

Il ciclo di controllo Il primo passo del ciclo controlla il valore puntato dalla barra di scorrimento che, come abbiamo detto, è registrato nella variabile X (If X=1 Then). Se il controllo è verificato viene eseguito il passo successivo che carica l’immagine Foto1. In caso contrario, viene eseguito un nuovo controllo (ElseIf X= 2 Then) che se verificato determinerà il caricamento dell’immagine Foto2, e via dicendo. Pertanto, mano a mano che la barra di scorrimento punta i valori dell’intervallo in cui opera, vengono visualizzate le immagini dei prodotti che corrispondono al valore puntato. Impostazione del ciclo Ovviamente, bisognerà trascrivere tante istruzioni quante sono le foto da visualizzare. Il suffisso dell’istruzione Image (1), resta costante, varia, però, ovviamente, il percorso del file da caricare. Tutto quanto detto, anche a proposito dell’istruzione TextBox, apparirà più chiaro se si consulta il listato della macro riportato con gli opportuni commenti nel foglio Macro del modello.

La barra di scorrimento Alla barra che opera nel dialog box bisogna associare la macro risultante dall’opportuno assemblaggio delle istruzioni Text.BoxN e Image.Picture, del passo per l’assegnazione alla variabile X del valore puntato sulla barra, e del ciclo di controllo. L’assegnazione avviene con la medesima procedura prevista per i pulsanti. In pratica, si fa clic destro sulla barra, quindi si accede al corrispondente codice selezionando la voce Visualizza codice nel menu contestuale al clic.

Per avere aiuto Le istruzioni TextBox e Image.Picture sono strumenti molto versatili che consentono di dare una marcia in più alle applicazioni in cui sono chiamate ad operare. Vale pertanto la pena di conoscerle meglio, consultando in proposito la guida on line del Visual Basic. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata le seguenti chiavi: Image.Picture, e TextBox.Text. Fra gli argomenti individuati consultare, in particolare: Proprietà Picture e Proprietà Text.


leggere nella prima riga della corrispondente casella delle proprietà (la maschera che in ambiente Editor del Vba viene visualizzata facendo clic destro sulla casella e selezionando la voce Proprietà nel menu contestuale al clic). Ed ora facciamo un esempio pratico, prendendo come riferimento l’istruzione Text.Box2.Text = Range(“B” & X). Se assegniamo alla variabile X il valore di volta in volta puntato dalla barra di scorrimento, nel caso del valore 3, poniamo, nella casella che ospita il nome del prodotto (Text.Box2, per l’appunto), verrà visualizzato quello dell’articolo che si trova nella cella B3, e così via. Si ragiona nello stesso modo per quanto riguarda i valori da presentare nelle altre caselle di testo.

Visualizzare le immagini In questo caso si utilizza, con una sintassi quasi identica, l’istruzione ImageN.Picture = LoadPicture(“percorso del file”), dove N è il numero del box immagine che ne indica l’ordine di creazione. In questo caso, bisognerà scrivere tante istruzioni quanti sono i prodotti da visualizzare, e racchiuderle all’interno di un ciclo di controllo If.. Then.. Else. Ecco cosa succede. Il primo passo del ciclo controlla il valore puntato dalla barra di scorrimento che, come abbiamo detto è registrato nella variabile X (If X=1 Then). Se il controllo è verificato viene eseguito il passo successivo che carica l’immagine Foto1. In caso contrario, viene eseguito un nuovo controllo (ElseIf X= 2 Then) che, se verificato, determina il caricamento dell’immagine Foto2, e via dicendo. Pertanto, mano a mano che la barra di scorrimento punta i valori dell’intervallo in cui opera, vengono visualizzate le immagini dei prodotti che corrispondono al valore puntato. Ovviamente, bisognerà trascrivere tante istruzioni quante sono le foto da visualizzare. Il suffisso dell’istruzione Image resta costante, varia, però, ovviamente, il percorso del file da caricare. Tutto quanto detto vale anche a proposito dell’istruzione TextBoxN.Text (ma varia il suffisso dell’istruzione), e apparirà più chiaro se si consulta il listato della macro, riportato con gli opportuni commenti nel foglio Macro del modello.

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Utilizzare e modificare il modello

Descriviamo di seguito le semplici operazioni preliminari per usare il template che trovate nel CD Guida utilizzo del modello Catalogo interattivo.xls che trovate nel CD Guida, non solo è semplicissimo, ma intuitivo. Infatti, lanciato il modello, si accede al foglio di interfaccia che ospita la copertina grafica del catalogo, e qui si fa clic sul pulsante Apri catalogo per aprire il dialog box che gestisce il modello. Spostando il cursore della barra di scorrimento, vengono visualizzate le caratteristiche e le immagini dei prodotti il cui numero d’ordine nel listino è pari al valore puntato nella barra (esibito nella casella Nr.). Perché questo avvenga, però, è necessario che le foto da utilizzare siano state precedentemente registrate nella cartella che è stata dichiarata nella macro associata al box immagine. Nel nostro caso, il modello esemplificativo è accompagnato da quattro foto, che sono state registrate nella cartella Immagini catalogo. Considerando che nella macro è stato dichiarato il percorso C:\Nome immagine, le quattro foto dovranno essere ricopiate nel disco C: del computer dell’utente, dove si salverà anche il file del modello. Se si vogliono aggiungere al listino nuovi prodotti bisogna prevedere nuovi controlli If Then Else in aggiunta a quelli presenti. Basterà semplicemente replicarne più d’uno, lasciando invariato il suffisso dell’istruzione Image. Ovviamente, bisogna specificare nel percorso il nuovo nome del percorso da raggiungere, e un nuovo valore Max nelle proprietà della barra di scorrimento. Bisognerà anche prevedere nuove istruzioni Text BoxN.Text.

Un foglio Excel a vostra disposizione Caricare le immagini È necessario che le foto da utilizzare siano state precedentemente registrate nella cartella che è stata dichiarata nella macro associata al box immagine. Nel nostro caso, il modello esemplificativo è accompagnato da quattro foto in formato .gif (Foto1, foto2, Foto3, Foto4). Considerando che nella macro è stato dichiarato il percorso C:\Nome immagine, le quattro foto dovranno essere ricopiate nel disco C: del computer dell’utente.

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Utilizzare il modello Lanciato il modello, si accede al foglio di interfaccia che ospita la copertina grafica del catalogo, quindi si fa clic sul pulsante Apri catalogo per aprire il dialog box ad esso associato. Per attivare la visualizzazione dei dati fare clic sul pulsante lampeggiante della barra. Spostando il cursore della barra di scorrimento, vengono visualizzate le caratteristiche e le immagini dei prodotti il cui numero d’ordine nel listino è pari al valore puntato nella barra (esibito nella casella Nr.).

Aggiungere nuovi prodotti Se si vogliono aggiungere al listino nuovi prodotti bisogna prevedere altri controlli If Then Else in aggiunta a quelli presenti. Basterà semplicemente replicarne più d’uno, lasciando invariato il suffisso dell’istruzione Image. Ovviamente, bisogna specificare nel percorso il nuovo nome dell’immagine, incrementare la variabile da controllare, e indicare un nuovo valore Max nelle proprietà della barra di scorrimento. Aggiungere anche nuove istruzioni TextBoxN.Text e Image1, e inserire nella tabella listino i dati dei nuovi prodotti. Bisogna anche inserire nella tabella listino i dati dei nuovi prodotti, e prevedere eventualmente nuove istruzioni TextBoxN.Text. Il parametro Max Se la barra di scorrimento deve essere aggiornata, al fine di consentirle di gestire un numero superiore di prodotti, bisogna sostituire il parametro di lavoro Max con il nuovo numero di articoli a listino. In ambiente Editor del Vba, fare clic destro sul box immagine, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella cella corrispondente alla voce Max digitare il nuovo numero di prodotti da gestire.


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Excel

Tenere sotto controllo le spese quotidiane

Il problema

Come fare un tabulato con Excel XP

Gestire al meglio i budget familiari

La soluzione

Segnare entrate e uscite in una tabella suddivisa in categorie e sottocategorie ella contabilità di un’impresa, anche il minimo movimento di denaro è, o dovrebbe essere, immediatamente identificato grazie all’aiuto di un codice numerico che precisa la natura dell’operazione effettuata. Un tale sistema consente di effettuare facilmente raggruppamenti e analisi dettagliate. Si può utilizzare lo stesso metodo per gestire perfettamente anche i conti personali, ovviamente in forma semplificata e adatta anche a chi non è un esperto conoscitore di Excel. La prima cosa da fare è utilizzare categorie ben definite, nelle quali si ritiene ricadano tutte le spese, e anziché nominarle con dei codici è ovviamente più semplice dare nomi chiari e precisi, come Trasporti, Casa, Salute, Alimentazione e così via. In questo esempio proponiamo di creare un piano contabile a due livelli, con una categoria e una sottocategoria per ogni entrata e uscita di cassa. La scelta e l’organizzazione precisa delle categorie e delle sottocategorie, dipende dal modo in cui si spendono i soldi. Per esempio, le bollette del telefono fisso potrebbero essere considerate una sottocategoria della categoria Casa, soprattutto se hanno importi non troppo alti. Viceversa, se l’utilizzo del telefono è tale da causare importi molto elevati potrebbe diventare una voce a sé stan-

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te, la categoria Telefono, magari con le sottocategorie Telefono fisso e Cellulare. Una volta decise le categorie e le sottocategorie, non dovrete fare altro che riempire le rispettive colonne del tabulato. I filtri automatici di Excel permettono poi di effettuare automaticamente le somme. Più sofisticata è invece la funzione Rapporto tabella pivot, che permette di avere in un solo colpo d’occhio la visione completa dei movimenti del mese o dei mesi, se si aggiunge anche la colonna Mesi, ideale per seguire l’andamento del proprio budget. Una volta costruito questo tipo di tabella, non è necessario rifarla ogni volta che si aggiungono nuovi dati. È infatti sufficiente fare clic sul menu Dati, Aggiorna i dati e inserire quindi le nuove voci. Ovviamente non è necessario attribuire una categoria e una sottocategoria a ogni operazione, ma è meglio non lasciare i campi vuoti in funzione della successiva visualizzazione come Tabella pivot. Meglio semmai una categoria chiamata magari Varie, che contenga tutte le spese non classificabili nelle altre categorie. Alla fine avrete in un colpo d’occhio il polso della situazione, con la somma delle spese suddivise per giorno alla fine di ogni colonna e per categoria e sottocategoria alla fine di ogni riga.

Classificare le spese Aprite Excel e date a ogni colonna un nome, per esempio Data, Spesa, Importo in euro, Categoria e Sottocategoria. Partendo dalla data, inserite tutte le spese effettuate e compilate per ciascuna i campi Categoria e Sottocategoria. In questo modo avrete una prima semplice schermata riassuntiva delle vostre spese. Attivare i filtri automatici Selezionate il menu Dati, Filtri, Filtro automatico. In testa a ogni colonna apparirà una freccetta, ciascuna delle quali apre un menu a tendina. Potete selezionare le voci che vi interessano per vedere apparire il riepilogo relativo a quelle voci specifiche. Se dal menu a tendina selezionate Casa appariranno soltanto le spese relative alla casa e alle sottocategorie correlate. Le spese di categoria Una volta fatta una selezione con i filtri automatici, potete anche verificare il subtotale relativo alla selezione, andando sulla colonna Importo in euro. Nella barra degli strumenti fate clic sul simbolo della somma automatica, selezionate la voce Subtotale e premete il tasto Invio. La tabella pivot Fate clic sul menu Dati, Rapporto tabella pivot. Poi clic su Avanti e su Fine. Selezionate le voci Categoria e Sottocategoria e fate clic su Aggiungi a: Area riga. Poi selezionate il campo Data e fate clic su Aggiungi a: Area colonna e così via. Avrete una tabella ordinata secondo tre criteri: Categoria, Sottocategoria e Data.

P.SE.


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Excel

Realizzare un’interfaccia grafica per interrogare l’archivio dei dati di vendita Come usare le macro per rendere più facile la ricerca negli archivi

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L’interfaccia grafica

- La struttura - Inserire gli oggetti

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L’archivio

- Come impostarlo - La procedura di interrogazione

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e si vuole sviluppare un modello che dia modo a chiunque di interrogare un archivio dati in maniera decisamente trasparente ed amichevole, si può sviluppare una interfaccia grafica particolarmente strutturata, grazie alla quale si definiscono i parametri di interrogazione operando semplicemente delle scelte visive. Spieghiamoci con un esempio. Per estrarre da un archivio, poniamo, i dati relativi alle vendite di un certo prodotto realizzate da un determinato agente, anziché digitare il codice dell’articolo e il nome del venditore in maschere più o meno complesse, può bastare

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semplicemente un clic sulla foto del prodotto e su quella del venditore. A questo, punto, opportune e semplici macro, provvederanno ad impostare per noi i vincoli di ricerca e, successivamente, a condurre in porto l’interrogazione. Tutto questo grazie alla possibilità di associare una macro non solo ai soliti pulsanti tradizionali, ma anche a qualsiasi oggetto in genere: nel nostro caso alle immagini dei prodotti e alle foto degli agenti. A questo punto, basterà un ultimo clic per vi-

sualizzare i risultati desiderati. Fra l’altro, seguendone passo per passo il suo sviluppo, si avrà modo di apprendere interessanti funzionalità di Excel, che potremo sicuramente applicare anche in altre occasioni. In questa dispensa vi spieghiamo come creare l’interfaccia grafica di interrogazione, nonché come impostare le macro che pilotano le ricerche ed associarle alle corrispondenti immagini. Il modello esemplificativo è registrato nel file Interfaccia grafica per archivi.xls contenuto nel CD Guida 2.

PC Open 137 Maggio 2004

di Alberto Nosotti

p. 138 p. 138

p. 140 p. 140

Le macro

- Registrare le procedure p. 142 - Macro e immagini p. 142

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Evidenziare le scelte

- Formattazione condizionale p. 143 - La procedura p. 143

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Interrogare l’archivio

- Registrare la macro - Il listato

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p. 144 p. 144

Utilizzare e personalizzare il modello

- Eseguire una ricerca p. 145 - Personalizzazioni p. 145

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La struttura dell’interfaccia grafica

Come inserire e impostare le immagini e gli oggetti in cui si articola l’interfaccia del modello

Inserire gli elementi L’interfaccia L’interfaccia si articola essenzialmente in tre sezioni e in un pulsante. Le sezioni ospitano rispettivamente le immagini dei prodotti trattati dall’azienda (buste, cucitrici, nastri adesivi, e portamatite), le fotografie dei tre venditori, e i riferimenti alle aree di vendita. A tutti questi elementi verrà associata una opportuna macro, che si attiva al clic sull’oggetto, e trasferisce il nome associato all’immagine nella zona dei criteri. Il pulsante, invece, lancia la macro di interrogazione vera e propria.

interrogazione automatica di un archivio prevede lo sviluppo di una macro che esegue la corrispondente procedura, utilizzando ogni volta i parametri di ricerca che vengono dichiarati. Questi dati possono essere forniti in vari modi. Facciamo subito un esempio riferendoci all’interfaccia che abbiamo sviluppato per realizzare un collegamento trasparente con il database da interrogare. Immaginiamo di voler estrarre dall’archivio vendite di una azienda che opera nel settore della cancelleria, tutti i dati relativi alle vendite di buste per corrispondenza, realizzate nell’area Nord dal venditore Rossi. Operando in modo tradizionale, il nome dell’articolo, quello dell’area di vendita coinvolta, e quello del venditore, devono essere inseriti in una particolare zona del foglio lavoro (la zona criteri), espressamente impostata per pilotare le ricerche. Tramite una interfaccia grafica, invece, le procedure sono assai più semplici. In pratica, basta fare clic sulle immagini rappresentative del prodotto, del venditore, e dell’area, perché i corrispondenti vincoli vengano puntualmente trasferiti nella zona dei criteri, dopodiché basterà lanciare la macro di interrogazione per ottenere i risultati desiderati.

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Le foto dei prodotti Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Immagine, e nel corrispondente sottomenu optare per Da file. Si determina così l’apertura del box di dialogo in cui si imposta il percorso di residenza dell’immagine da caricare. Premere il pulsante Apri per rendere operativa l’impostazione. A questo punto, dimensionare l’immagine agendo sui quadratini che la contornano, e trascinarla nella posizione desiderata. Si utilizzerà la stessa procedura anche per le foto dei venditori.

Dimensionare le foto Fare clic destro sopra la foto, e selezionare Formato immagine nel menu. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Dimensioni, e annotare i valori di altezza e larghezza. Caricare le altre immagini, e con la stessa procedura accedere alla loro scheda Dimensioni, dove si impostano per tutte gli stessi valori. Si ottengono così quattro immagini perfettamente uguali. Accanto, digitare i nomi dei prodotti, e denominare le quattro celle rispettivamente Prodotto1, Prodotto2, e così via.

Denominare le celle Ricordiamo sinteticamente, per chi non la rammentasse, la procedura per denominare celle o zone. Evidenziare la cella (o la zona da denominare), quindi fare clic all’interno della casella che si trova immediatamente sopra l’etichetta A della prima colonna del foglio di lavoro. Digitare il nome da assegnare (in particolare, non sono ammessi spazi), quindi premere Invio. Aprendo l’elenco a discesa associato alla casella vengono visualizzati tutti i nomi assegnati.

Impostare l’interfaccia La nostra interfaccia si articola essenzialmente in tre sezioni e in un pulsante. Le tre sezioni ospitano rispettivamente le immagini dei prodotti trattati dall’azienda (buste, cucitrici, nastri adesivi, e portamatite), le fotografie dei tre venditori, e i riferimenti alle

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open action guida aree di vendita. A tutti questi elementi verrà associata una opportuna macro, che si attiva al clic sull’oggetto, e trasferi-

sce il dato ad esso associato nella zona dei criteri che si trova nel foglio di supporto (zona B6:D7). Il pulsante, invece, lan-

cia la macro di interrogazione vera e propria, dopo che sono stati selezionati i criteri di ricerca. Si noti che si possono

Inserire il pulsante Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al nostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo operato correttamente vedremo comparire il pulsante.

Proteggere gli oggetti Per evitare accidentali cancellazioni o modifiche degli oggetti inseriti conviene proteggere il foglio di lavoro. Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per Protezione foglio. Nella maschera che viene visualizzata si può opzionalmente dichiarare una password. Accertarsi che nell’elenco non figuri spuntata la voce Modifica oggetti.

Le aree di vendita Innanzitutto, denominare le tre celle AreaNord, AreaSud, e AreaCentro, utilizzando l’underscore se si prevedono spazi. Aprire la barra Disegno (Visualizza/Barre strumenti/Disegno), fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo, e portare il cursore sopra il nome della prima area. Disegnare un riquadro sulle celle che contengono i nomi delle aree di vendita, e renderlo trasparente (nella prossima figura si spiega come fare).

Definire la trasparenza Posizionare il riquadro in modo da ricoprire la sottostante cella che contiene il nome dell’area di vendita, quindi farvi sopra clic destro. Nel menu contestuale al clic optare per la voce Formato forme. Nella maschera a schede che viene visualizzata attivare quella denominata Colori e linee. Nella sezione Riempimento impostare al 100% il parametro trasparenza utilizzando il cursore mobile.

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specificare tutti e tre i criteri (articolo, venditore, e zona), oppure solo uno o due di essi, o addirittura nessuno. In quest’ultimo caso la zona dei criteri risulterà vuota, e se lanciamo l’interrogazione verranno estratte tutte le registrazioni dell’archivio. Vale la pena di ricordare che, se si fa clic su due o più immagini dello stesso gruppo, viene utilizzato come criterio quello corrispondente all’ultima foto su cui si è fatto clic.

Inserire le immagini Vediamo come inserire le foto dei prodotti. Si utilizzerà la stessa procedura anche per le foto dei venditori. Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Immagine, e nel corrispondente sottomenu optare per Da file. Si determina così l’apertura del box di dialogo in cui si imposta il percorso di residenza dell’immagine da caricare. Premere il pulsante Apri per rendere operativa l’importazione. A questo punto, dimensionare l’immagine agendo sui quadratini che la contornano, e trascinarla nella posizione desiderata. Farvi sopra clic destro, nella maschera a schede che si apre accedere a quella etichettata Dimensioni, e annotare i valori di altezza e larghezza. Dopodiché caricare le altre immagini, posizionarle, e con la stessa procedura accedere alla loro scheda Dimensioni, in cui si impostano per tutte gli stessi valori dimensionali. Si ottengono così quattro immagini perfettamente uguali. Accanto, digitare i nomi dei corrispondenti prodotti nelle posizioni A12, A20, C12, C20, e denominare le quattro celle rispettivamente Prodotto1, Prodotto2, e così via. A questi nomi, come vedremo più avanti, farà riferimento la macro associata alle immagini, e li trasferirà quando richiamata, nella zona dei criteri. Operare nello stesso modo per inserire le foto dei venditori. Le celle che ne ospitano i nomi devono essere denominate Venditore1, Venditore2, e Venditore3. Disegnare un riquadro sulle celle che contengono i nomi delle aree di vendita, e renderlo trasparente: più avanti vedremo come. Denominare le tre celle Area_Nord, Area_Sud, e Area_Centro, utilizzando l’underscore invece dello spazio.

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Le macro per impostare i criteri

Agli oggetti dell’interfaccia bisogna associare le macro che trasferiscono i vincoli di interrogazione nella zona criteri

La procedura di registrazione La zona criteri Nel nostro caso si identifica con la zona B6:D7 del foglio Supporto, e si articola in due righe. Quella superiore ospita le intestazioni dei campi dell’archivio coinvolti nelle ricerche, mentre nelle celle sottostanti, denominate rispettivamente CriterioAgente, CriterioZona, e CriterioArticolo, vengono trasferiti i dati corrispondenti agli elementi dell’interfaccia su cui si è fatto clic. Assegnare alla zona B6:D7 il nome ZonaCriteri.

ome abbiamo anticipato, la macro che esegue l’interrogazione del database deve essere supportata da altre (tutte con la medesima struttura di base) che, quando si fa clic su un elemento dell’interfaccia, trasferiscono il dato che vi è associato nella zona dei criteri cui farà riferimento la macro principale. Vediamo di spiegarci meglio utilizzando un esempio pratico. Se vogliamo estrarre dall’archivio gli ordini piazzati dall’agente Verdi, quando si fa clic sulla sua foto, la corrispondente etichetta deve essere trasferita nella cella B7 della zona criteri, che si trova nel foglio Supporto. Così facendo, la macro di interrogazione potrà lavorare correttamente, ed estrarre dall’archivio tutti gli ordini piazzati da Verdi. Vediamo allora come impostare la zona criteri, e le macro che la alimentano.

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Macro e nomi Se si dovessero cambiare le foto dei prodotti, e conseguentemente anche modificare le corrispondenti etichette, bisogna intervenire sulle macro che inseriscono i vincoli di ricerca nella zona dei criteri. In pratica bisogna prevedere in queste ultime i nomi dei nuovi prodotti. In alternativa, quando si registrano le macro, anziché digitare le etichette nella zona dei criteri, prevederne la replica.

Il registratore delle macro Per attivare il registratore delle macro aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box visualizzato inserire il nome della macro (in particolare, eventuali spazi devono essere sostituiti dall’underscore). Premere il pulsante Ok e iniziare la registrazione della macro. Per arrestarla premere il pulsante con sopra il quadratino.

La zona criteri Nel nostro caso si identifica con la zona B6:D7 del foglio Supporto, e si articola in due righe. Quella superiore ospita le intestazioni dei campi dell’archivio coinvolti nelle ricerche, mentre nelle celle sottostanti, denominate rispettivamente CriterioAgente, CriterioZona, e CriterioArticolo, vengono trasferiti i dati corrispondenti agli elementi dell’interfaccia su cui si è fatto clic. Assegnare alla zona B6:D7 il nome ZonaCriteri. Denominare le celle dei criteri (e quelle delle etichette degli elementi dell’interfaccia) consente di conseguire un importante risultato. Infatti, così facendo, il mo-

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Registrare la macro Accedere al foglio di interfaccia, portare il cursore in A1, quindi, attivare il registratore delle macro, ed assegnare a quella che si sta registrando il nome desiderato (nel nostro caso si è accettato quello default: Macro1). A questo punto, portarsi sul foglio Supporto, fare clic sulla cella D7 e digitare il nome dell’articolo, così come compare nell’archivio. Abbiamo così trasferito l’etichetta Art. 1. Disattivare il registratore delle macro.


open action guida dello funziona anche se inserendo righe o colonne vengono a modificarsi le coordinate delle suddette posizioni. A

questo punto, possiamo iniziare a registrare la prima macro, che si occuperà di trasferire nella opportuna cella della zo-

na dei criteri l’etichetta associata all’elemento grafico su cui si è fatto clic. Per esempio, quella corrispondente alla cu-

Le celle dei criteri Per quanto riguarda le macro riguardanti i venditori, la cella della zona criteri in cui devono essere trasferiti i nomi è la B7, che abbiamo denominato CriterioAgente. Le stesse procedure si applicano anche per la registrazione delle macro relative alle zone di vendita. In questo caso, però, prima di attivare la registrazione bisogna spostare il riquadro trasparente che abbiamo posizionato sulla cella che ospita il nome della zona.

La maschera delle macro Registrate le macro conviene subito esaminarne il listato. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sul pulsantino che reca sopra impresso un triangolino con la punta rivolta verso destra, determinando così l’apertura della maschera per la gestione delle macro. In questo ambiente si possono eseguire le macro registrate, cancellarle, o esaminarne il listato accedendo all’Editor del Visual Basic. Per attivare le corrispondenti procedure, fare clic sugli opportuni pulsanti.

citrice (Art. 1). Accedere al foglio di interfaccia, portare il cursore in A1, quindi, attivare il registratore delle macro, ed assegnare a quella che si sta registrando il nome desiderato (nel nostro caso si è accettato quello default: Macro1). A questo punto, portarsi sul foglio Supporto, fare clic sulla cella D7 e digitare il nome dell’articolo, così come compare nell’archivio. Abbiamo così trasferito l’etichetta Art. 1. Disattivare il registratore delle macro. Procedere in modo analogo (cambiando ovviamente il nome della macro) per registrare quelle relative agli altri prodotti. Per quanto riguarda le macro relative ai venditori, la cella della zona criteri in cui devono essere trasferite i nomi è la B7, che abbiamo denominato CriterioAgente. Le stesse procedure si applicano anche per la registrazione delle macro relative alle zone di vendita. In questo caso, però, prima di attivare la registrazione bisogna spostare il riquadro trasparente che abbiamo posizionato sulla cella che ospita il nome della zona.

Modificare le macro

Il listato delle macro Nella maschera della macro, selezionare quella da esaminare, e fare clic sul pulsante Modifica per accedere al suo listato, che viene presentato in ambiente Editor Visual Basic. Ci si rende subito conto che il registratore non ha tenuto conto dei nomi che sono stati assegnati alle celle coinvolte nella procedura. Meglio, pertanto, provvedere a sostituire le loro coordinate con le opportune denominazioni

Aiuto Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di Pc Open, nonché alcune sezioni della guida in linea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro

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Registrate le macro conviene subito esaminarne il listato. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sul pulsantino che reca sopra impresso un triangolino con la punta rivolta verso destra, determinando così l’apertura della maschera per la gestione delle macro. Selezionare la macro da esaminare, e fare clic sul pulsante Modifica per accedere al suo listato, che viene presentato in ambiente Editor Visual Basic. Ci si rende subito conto che il registratore non ha tenuto conto dei nomi che sono stati assegnati alle celle coinvolte nella procedura. Bisogna pertanto provvedere a sostituire le loro coordinate con le opportune denominazioni. In caso contrario, la macro funzionerà ugualmente, ma non bisogna apportare modifiche alla struttura del modello, o cambiare le etichette degli elementi grafici dell’interfaccia. In pratica, la modifica prevede che si operi solo a livello di coordinata, trascrivendo fra le virgolette che la racchiudono il nome assegnato alla cella. L’ortografia maiuscola o minuscola è insignificante.

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Associare le macro alle immagini

Come collegare gli oggetti dell’interfaccia alle macro che gestiscono i vincoli di interrogazione

Oggetti e pulsanti Macro e oggetti Una volta sviluppate le macro che trasferiscono nella zona criteri le etichette degli elementi grafici dell’interfaccia sui quali si è fatto clic, bisogna associarle agli elementi stessi. Fare clic destro sull’oggetto cui associare la macro, e nel menu che viene visualizzato selezionare l’opzione Assegna macro. Così facendo, si determina l’apertura della speciale maschera che gestisce l’associazione.

na volta sviluppate le macro che trasferiscono nella zona criteri le etichette degli elementi grafici dell’interfaccia sui quali si è fatto clic, bisogna associarle agli elementi stessi. Diciamo subito che l’associazione può avere luogo solo se il foglio di lavoro è stato sprotetto. Infatti, con la protezione attiva, gli oggetti non sono sensibili alle azioni del mouse. Per sproteggere il foglio, aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per Rimuovi protezione. Ma ecco come operare in pratica.

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La maschera delle macro Nella finestra centrale della maschera sono elencate tutte le macro che sono state registrate. Fare clic sul nome di quella da associare all’immagine, dopodiché premere il pulsante Ok per consolidare l’associazione, che da questo stesso momento diventa operativa. Per rendersene conto portare il cursore sulla foto. Lo vedremo trasformarsi in una piccola mano: facendo clic, l’etichetta associata alla foto verrà trasferita nella corrispondente cella della zona criteri.

Macro e pulsanti Ecco come associare ai pulsanti-oggetto che si trovano nei fogli Interfaccia e Archivio le macro previste. È semplicissimo, dopo averle create, attivare la modalità Progettazione facendo clic, nella barra degli strumenti del Visual Basic, sulla icona con sopra impressi Squadra e Matita. Fare clic destro sul pulsante, e nel menu che si apre selezionare Visualizza codice. Si accede così all’Editor del Visual Basic.

Associare la macro Fare clic destro sull’oggetto cui associare la macro, e nel menu che viene visualizzato selezionare l’opzione Assegna macro. Così facendo, si determina l’apertura di una speciale maschera. Nella finestra centrale di quest’ultima sono elencate tutte le macro che sono state registrate. Fare clic sul nome della macro da associare all’immagine, dopodiché premere il pulsante Ok per consolidare l’associazione, che da questo stesso momento diventa operativa. Per rendersene conto portare il cursore sulla foto. Lo vedremo trasformarsi in una piccola mano, e facendo clic, l’etichetta associata alla foto verrà trasferita nella corrispondente cella della zona criteri. Per eliminare una associazione, invece, ripetere la procedura, e cancellare nella casella Nome macro della maschera quello della macro che vi si trova. Per modificare semplicemente l’associazione, invece, selezionare una nuova macro e premere Ok.

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Il codice del pulsante Ecco come si presenta, in ambiente Editor, il codice del pulsante, all’interno del quale si digita il nome della macro che deve essere lanciata quando il pulsante stesso viene premuto. In alternativa, senza necessariamente dover sviluppare in precedenza la macro che deve essere associata alla pressione del pulsante, se ne possono semplicemente digitare direttamente i corrispondenti passi.


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I sistemi di controllo

Con la formattazione condizionale, si associa a una cella un formato per verificare i vincoli di ricerca

Definire i formati condizionali Evidenziare le scelte Nel nostro modello le scelte da operare per impostare la ricerca sono al massimo tre, ma se dovessero essere di più conviene definire un sistema di controllo che ci consenta di avere sempre sottocchio i vincoli di ricerca che sono stati impostati. Per esempio, facendo si che le etichette degli elementi su cui si è fatto clic vengano visualizzate con uno sfondo colorato.

el nostro modello le scelte da fare per impostare la ricerca sono al massimo tre, ma se dovessero essere di più conviene realizzare un sistema di controllo che consenta di avere sempre sott’occhio i vincoli di ricerca che sono stati impostati. Per esempio, facendo sì che le etichette degli elementi su cui si è fatto clic vengano visualizzate con uno sfondo colorato. Rosso, poniamo. In particolare, ci avvarremo della funzionalità di formattazione condizionale, grazie alla quale, per l’appunto, è possibile assegnare ad una cella un determinato formato, in base al suo contenuto, o a quello di un’altra cella. Nel nostro caso, dal momento che le etichette degli elementi dell’interfaccia vengono trasferite nelle celle della zona dei criteri, a seconda del contenuto di queste ultime piloteremo il colore dello sfondo delle etichette originali. Se facciamo clic sulla foto della venditrice Rossi, il contenuto della cella sottostante viene trasferito nella cella B7 del foglio di supporto (che è stata denominata CriterioAgente). A questo punto, la condizione da esprimere è la seguente: =CriterioAgente=”Rossi”, e se verificata determinerà la colorazione dello sfondo della cella G15. Aprire il menu Formato, e selezionare Formattazione condizionale. Nella casella Condizione 1 della maschera visualizzata inserire il vincolo La formula è, e nella casella a fianco digitare =CriterioAgente=”Rossi”. Fare clic sul pulsante Formato, nel box di dialogo che si apre accedere alla scheda Motivo, quindi impostare lo sfondo desiderato.

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Il formato condizionale Aprire il menu Formato, e selezionare Formattazione condizionale. Nell’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1 della maschera visualizzata optare per La formula è, e nella casella a fianco digitare il vincolo =CriterioAgente=”Rossi”. Fare clic sul pulsante Formato, nel box di dialogo che si apre accedere alla scheda Motivo, quindi impostare lo sfondo desiderato.

Definire lo sfondo La maschera che gestisce la formattazione da assegnare condizionalmente alla cella si articola in tre schede, ognuna delle quali gestisce un particolare tipo di formattazione. Nel nostro caso, accedere alla scheda Motivo, aprire la paletta cromatica associata alla voce Colore, e selezionare quello da assegnare allo sfondo della etichetta su cui viene fatto clic. Ovviamente, si possono assegnare contemporaneamente più formattazioni.

Per saperne di più La funzione di formattazione condizionale è molto potente e versatile, pertanto vale la pena di conoscerla più a fondo per immaginare altre sue applicazioni. Ecco come accedere alle corrispondenti pagine di aiuto della guida in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare Formattazione condizionale. Degli argomenti individuati consultare le pagine corrispondenti alla voce Aggiungere, modificare, o rimuovere i formati condizionali.


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La macro di interrogazione

Ecco come registrare la macro che deve essere associata al pulsante che lancia l’interrogazione dell’archivio

La procedura L’archivio Il database da interrogare occupa la zona che è stata denominata Archivio. Ovviamente, non vi sono limiti al numero di campi e record gestiti (salvo quelli posti da Excel, e dall’ampiezza della zona denominata). Si noti che la denominazione non coinvolge solo la zona occupata dalle registrazioni ma anche quella riservata al nome dei campi. La zona dei criteri e quella dei risultati possono fare riferimento a tutti i campi dell’archivio, o ai soli coinvolti nelle ricerche.

reparato il terreno, si può finalmente mettere mano alla impostazione della macro che interroga l’archivio sulla base dei parametri di ricerca dichiarati con la mediazione dell’interfaccia grafica. Successivamente, la assoceremo al pulsante Interroga che si trova nel foglio di lavoro Interfaccia. Prima, però, bisogna denominare Archivio l’insieme di celle che ospita il database (nomi campi inclusi), e preparare la zona in cui verranno visualizzati i risultati delle interrogazioni. Ci riferiamo alla riga P2:R2 del foglio di lavoro Archivio, in cui sono riportati esattamente i nomi dei campi del database. A tale riga assegneremo il nome Risultati.

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La zona risultati Vengono visualizzati i risultati delle interrogazioni condotte nell’ambito dell’archivio sulla base dei vincoli specificati nella zona criteri, tramite l’interfaccia grafica. Nel nostro caso la zona dei risultati si identifica con la riga P2:R2 del foglio Archivio, in cui sono riportati i nomi dei campi del database. Non è necessario citarli tutti, basta fare riferimento a quelli che si vogliono far comparire nei risultati. Si consiglia di non digitare direttamente i nomi dei campi, ma di replicare quelli dell’archivio.

La maschera di interrogazione Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene visualizzato spuntare, innanzitutto, il bottone Copia dati in altra posizione. Dopodiché, nelle caselle sottostanti inserire rispettivamente i nomi assegnati alle zone che ospitano l’archivio (Archivio), e la zona dei criteri (ZonaCriteri). Nella casella Copia in, invece, digitare il nome della riga dei risultati (Risultati).

Registrare la macro Accedere al foglio Interfaccia, posizionarsi sulla cella A1, attivare il registratore, e assegnare alla macro il nome Interrogazione. Portarsi sulla cella A1 del foglio Archivio, aprire il menu Dati, e selezionare la voce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene visualizzato spuntare, innanzitutto, il bottone Copia dati in altra posizione. Dopodiché, nelle caselle sottostanti, inserire rispettivamente i nomi assegnati alle zone che ospitano l’archivio (Archivio), e la zona dei criteri (ZonaCriteri). Nella casella Copia in, invece, digitare il nome della riga dei risultati (Risultati). È tutto. Se si preme il pulsante Ok, nella zona dei risultati viene visualizzato l’intero contenuto dell’archivio, perché al momento la zona dei criteri è vuota.

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La macro Ecco come si presenta il listato della macro che abbiamo appena registrato. Si noti che alla fine sono stati inseriti manualmente alcuni passi che hanno il compito di cancellare i dati presenti nella zona dei criteri. Non facendo così, se al momento di specificare i vincoli di interrogazione non si utilizzassero tutti i criteri disponibili, nella suddetta zona potrebbero permanere valori residui di altre interrogazioni, falsando così i risultati della ricerca.


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Utilizzare e personalizzare il modello

Tutorial sull’uso del template disponibile nel nostro CD. Così si eseguono eventuali modifiche

Ricerche e modifiche Ricerche in And Le interrogazioni vengono condotte nella cosiddetta modalità And. Vale a dire che verranno estratti solamente i record che contengono contemporaneamente tutte le chiavi di ricerca dichiarate. Per esempio, se si fa clic sulla foto del portamatite, del venditore Bianchi, e sul pulsante corrispondente all’area Nord, verranno estratti solo gli ordini di portamatite, piazzati da Bianchi nell’area Nord. Non è necessario specificare tutte le chiavi previste.

utilizzo del modello è semplicissimo, tanto più che l’interfaccia grafica ne rende ancora più trasparente l’impiego. In pratica, basta fare clic sugli oggetti che corrispondono alle voci da ricercare, e premere poi il pulsante Ricerca. Vale la pena di ricordare che le interrogazioni vengono condotte nella cosiddetta modalità And. Vale a dire che verranno estratti solamente i record che contengono contemporaneamente tutte chiavi di ricerca dichiarate. Per esempio, se si fa clic sulla foto del portamatite, del venditore Bianchi, e sul pulsante corrispondente all’area Nord, verranno estratti solo gli ordini di portamatite, piazzati da Bianchi nell’area Nord. Non è necessario specificare tutte le chiavi previste. Se si fa clic solo sulla foto della cucitrice, e si lancia la ricerca, verranno estratti tutti gli ordini relativi a tale articolo, indipendentemente dal venditore e dall’area in cui sono stati raccolti. Se si fa clic su due oggetti appartenenti allo stesso gruppo, viene preso come vincolo quello corrispondente all’ultima selezione.

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Inserimento di nuovi oggetti L’inserimento di nuovi oggetti grafici ha luogo aprendo il menu Inserisci, selezionando la voce Immagine, e optando per Da file nel corrispondente sottomenu. Per allineare gli oggetti inseriti bisogna evidenziarli, quindi, attivare la barra Disegno (Visualizza/Barre strumenti/Disegno), quindi fare clic sull’omonimo pulsante. Nel menu che si apre selezionare Allinea e distribuisci, e scegliere il tipo di allineamento desiderato fra quelli proposti.

Bordare le immagini Se si vuole riprodurre il bordo che contorna le immagini presenti nel modello esemplificativo bisogna fare clic destro sull’immagine, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato immagine. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Colori e linee. Nella sezione Linea si può definire il colore del bordo e il suo spessore rispettivamente nella paletta cromatica e nella lista associate alle caselle Colore e Spessore.

Modifiche al database L’archivio è il primo degli elementi da modificare se si decide di personalizzare il modello. Il nostro consiglio è quello di prevedere ampio spazio per le registrazioni, al fine di poter tenere conto degli inserimenti futuri. Ovviamente, la nuova zona del database deve essere ridenominata. Se si cambia il nome attuale (Archivio) bisogna modificare la macro di interrogazione. Devono essere modificate di conseguenza anche le zone dei criteri e dei risultati.

Modificare il modello Per adattare il modello a situazioni personalizzate bisogna, innanzitutto, ridenominare la nuova zona database, e variare in corrispondenza la zona criteri e quella dei risultati. A proposito del database, per tenere conto di eventuali inserimenti successivi, è bene assegnare alla zona dei dati un congruo spazio. Se poi si aggiungono nuove immagini, bisogna sviluppare le corrispondenti macro che trasferiscono i vincoli nella zona criteri.

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Excel: come elaborare i risultati di un questionario Per saperne di più Chi volesse documentarsi dettagliatamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open (luglio-agosto 2000), nonché la dispensa Excel pubblicata sul numero di novembre dello scorso anno.

Vi spieghiamo come analizzare le risposte raccolte nel corso di un sondaggio per misurare il gradimento dei clienti verso un certo prodotto

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e si devono elaborare i dati contenuti in un questionario distribuito nel corso di un sondaggio, i problemi da affrontare sono essenzialmente due. Il primo, decisamente il più tedioso, è quello di registrare i dati in un appropriato archivio, mentre il secondo si riferisce all’analisi di quest’ultimo, per estrarre, tramite opportune elaborazioni statistiche, le informazioni significative che custodisce. Opzionalmente, poi, i risultati di tali analisi possono essere interpretati in forma grafica. Nella presente dispensa ci occuperemo di come risolvere questi problemi, organizzando le corrispondenti operazioni. In particolare, per creare l’archivio delle risposte si selezionano in speciali elen-

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chi a discesa quelle che sono state spuntate nel questionario, mentre le elaborazioni statistiche vengono condotte automaticamente. Per creare l’archivio utilizzeremo dei cosiddetti controlli, grazie ai quali è possibile impostare in modo facile e rapido gli elenchi a discesa da cui prelevare i dati necessari. Per eseguire le analisi statistiche, invece, ricorreremo alle omonime funzioni database, la cui dinamica operativa ricalca quella utilizzata per condurre analisi tradizionali. Infine, la creazione dei vari grafici avviene interpretando tramite diagrammi di base i risultati delle analisi eseguite. In pratica, si parte analizzando la struttura del questionario utilizzato, quindi si definiscono i contenuti degli

elenchi a discesa da cui prelevare le risposte da inserire nel database. Successivamente, si procede alla creazione dell’archivio risposte, e alla impostazione delle formule di analisi e dei grafici interpretativi dei risultati. In particolare, la dispensa spiega come elaborare le risposte di un questionario che prevede cinque domande: Età e Sesso dell’intervistato, nonché Qualità, Utilità, e Prezzo del prodotto da valutare. Per ognuna delle domande è previsto un certo numero di risposte prestrutturate. Le procedure seguite sono esemplificate nel modello Sondaggio.xls (contenuto nel nostro CD Guida 2 nella cartella PDF, schede pratiche)che ac compagna la dispensa.


di Alberto Nosotti

Gli elenchi a discesa

- Analisi del questionario p. 126 - Creare gli elenchi p. 126

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Archiviare le risposte

- Impostare la struttura dell’archivio p. 128 - La macro di trasferimento dati p. 128

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Analisi statistica delle risposte

- Le funzioni statistiche database p. 130 - Impostare le formule p. 130

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Analisi grafiche

- Specificare le zone dati p. 133 - Realizzare i grafici p. 133

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Creare gli elenchi a discesa

Per facilitare e rendere più rapida l’acquisizione delle risposte conviene utilizzare elenchi a discesa prestrutturati

Le proprietà La funzione degli elenchi Gli elenchi devono proporre le risposte previste nel questionario, consentendo così di scegliere quelle che sono state spuntate dall’intervistato. Le risposte selezionate verranno trasferite in una riga di parcheggio, e quindi inserite automaticamente nell’archivio (più avanti vedremo come). Prima ancora di creare gli elenchi, però, bisogna preparare le liste delle risposte da associare ad essi, nonché predisporre la riga di parcheggio.

li elenchi a discesa fanno parte dei cosiddetti controlli di Excel, vale a dire una serie di strumenti che si possono inserire nel foglio di lavoro prelevandoli da uno speciale pannello, e definendone poi i parametri di lavoro a seconda delle funzioni che sono chiamati a svolgere. Nel nostro caso, gli elenchi devono proporre le risposte previste nel questionario, consentendo di scegliere di volta in volta quelle che sono state date dagli intervistati. Le risposte selezionate verranno trasferite in una riga di parcheggio, e quindi inserite automaticamente nell’archivio a cura di una macro dedicata (più avanti vedremo come svilupparla). Prima ancora di creare gli elenchi, però, bisogna preparare le liste delle risposte da associare ad essi, nonché predisporre la riga di parcheggio. Incominciamo con gli elenchi delle risposte. In pratica, viene creata una lista di risposte per ognuno degli elenchi previsti nel modello. Si noti che le corrispondenti zone deve essere opportunamente denominate, perché al loro nome si dovrà fare riferimento quando si procederà all’impostazione dei parametri dell’elenco cui si riferiscono. Ecco, per esempio, come creare e denominare la lista di risposte da associare all’elenco Età intervistato. Digitare nella cella J4 del foglio Inserimento dati il dato corrispondente all’età minima dell’intervistato: 18, poniamo. Digitare nella cella sottostante il valore 19. Evidenziare le due celle, quindi trascinare verso il bas-

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La lista delle età Ecco, per esempio, come creare la lista di risposte da associare all’elenco Età intervistato. Digitare nella cella J4 del foglio di lavoro il dato corrispondente all’età minima dell’intervistato; 18, poniamo. Digitare nella cella sottostante il valore 19. Evidenziare le due celle, quindi trascinare verso il basso la selezione sino a che nell’ultima cella non compare il numero corrispondente all’età massima prevista per gli intervistati. Alla lista creata assegnare il nome Età.

Le celle di parcheggio Selezionare la prima cella della riga in cui verranno registrate temporaneamente le risposte (C18:G18), ed assegnarle il nome Età1. Per chi non la ricordasse riassumiamo la procedura di denominazione. Aprire il menu Inserisci, selezionare Definisci, e nel sottomenu optare per Nome. Nella maschera che si apre digitare il nome da assegnare nella casella dedicata. Denominare opportunamente tutte le celle della riga di parcheggio.

Sintassi dei nomi I nomi utilizzati per identificare celle o zone devono rispettare ad una particolare sintassi. Per esempio, non possono contenere spazi, che devono essere necessariamente sostituiti dall’underscore ( _ ). Inoltre, il primo carattere del nome deve essere una lettera. In ogni caso, un nome non deve mai fare riferimento ad un indirizzo di cella, pertanto anche se i caratteri utilizzati sono validi, nomi come F34, AD167, e così via, non sono validi.


open action guida so la selezione sino a che nell’ultima cella non compare il numero corrispondente all’età massima prevista per gli inter-

vistati. Aggiungere una ultima cella con la voce ND (da utilizzare se non viene data una risposta). Alla intera lista asse-

gnare il nome Età. A questo punto, selezionare la prima cella della riga in cui verranno registrate temporaneamente le

Creare gli elenchi Accedere al menu Visualizza, selezionare Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Visual Basic. Viene così visualizzata una barra icone: fare clic su quella che reca impressi un martello e una chiave inglese. Nel pannello che si apre attivare l’icona Casella combinata. Disegnare nell’area di lavoro un rettangolo di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare all’elenco. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la casella dell’elenco.

Le proprietà dell’elenco Fare clic destro sulla casella dell’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Si apre così la casella delle proprietà dell’elenco a discesa. Fare clic sulla cella a fianco della voce LinkedCell, ed inserire il nome della cella in cui andrà inserita l’età dell’intervistato (quella che abbiamo denominato Età1). Successivamente, si specifica la zona che ospita la lista delle età: inserire nella cella accanto alla voce ListFillRange il nome che le abbiamo assegnato (Età).

Testare l’elenco Ecco come provare il funzionamento dell’elenco a discesa. Chiudere la casella delle proprietà e disattivare nella barra degli strumenti del Visual Basic l’icona con sopra la squadra e la matita. Se abbiamo operato correttamente, facendo clic sul pulsantino a fianco della casella viene aperto un elenco che ospita l’età degli intervistati. Selezionando un valore, il corrispondente dato verrà trasferito nella prima cella della riga di parcheggio.

Per saperne di più sugli elenchi Per avere maggiori ragguagli su come creare gli elenchi a discesa, e sulle loro caratteristiche, conviene consultare l’aiuto in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave di interrogazione Combobox. Fra gli argomenti che vengono individuati si consiglia di consultare i seguenti: Tipi di controlli e relative proprietà, Modificare un controllo, Aggiungere controlli ActiveX.

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risposte (C18:G18), ed assegnarle il nome Età1. Con le stesse modalità preparare le liste da collegare agli altri elenchi previsti dal modello e denominare le celle destinate ad ospitare le risposte date.

Creare gli elenchi Accedere al menu Visualizza, selezionare Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Visual Basic. Viene così visualizzata una barra icone: fare clic su quella che reca impressi un martello e una chiave inglese. Nel pannello che si apre attivare l’icona Casella combinata. È la nona a partire dall’alto. A questo punto, disegnare nell’area di lavoro un rettangolo di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare all’elenco. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la casella dell’elenco stesso, mentre nella barra icone viene contemporaneamente attivata l’icona con sopra impresse la squadra e la matita. Questo significa che ci troviamo nella cosiddetta modalità di progettazione. Una volta impostato l’elenco a discesa dobbiamo definirne le caratteristiche. In particolare, dove si trova la corrispondente lista delle risposte, e in quale cella della riga di parcheggio dovrà essere trasferito il dato prelevato dall’elenco. Così facendo si ottiene un facsimile di record disposto su una riga, che verrà poi trasferito tal quale (più avanti vedremo come), nell’archivio delle risposte.

Parametri dell’elenco Restando sempre in modalità progettazione fare clic destro sulla casella dell’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Si apre così la casella delle proprietà dell’elenco a discesa. Fare clic sulla cella a fianco della voce LinkedCell, ed inserire il nome della cella in cui andrà inserita l’età dell’intervistato (quella che abbiamo denominato Età1). Adesso, si specifica la zona che ospita la lista delle età: basta inserire nella cella accanto alla voce ListFillRange della maschera delle proprietà il nome che le abbiamo assegnato (Età). Chiudere la casella delle proprietà e disattivare nella barra degli strumenti del Visual Basic l’icona con sopra la squadra e la matita.

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Creare l’archivio delle risposte

Vi spieghiamo come archiviare automaticamente le risposte che sono state date alle domande previste nel questionario

Il database e la macro Impostare l’archivio L’archivio si articola in cinque campi (Età, Sesso, Qualità, Utilità, e Prezzo). L’intera zona occupata dai dati a dai nomi dei campi (B7:F124), deve essere denominata Archivio_Risposte. Se si aumenta la capacità dell’archivio bisogna cancellare il nome assegnato e riassegnarlo alla nuova zona dati. La cella B5 ospita un asterisco. L’inserimento è stato eseguito perché tale cella non deve assolutamente essere vuota. Infatti serve a pilotare l’inserimento automatico dei dati.

er poter elaborare i risultati del sondaggio, le risposte date dagli intervistati devono essere inserite in un opportuno archivio. L’inserimento, come già abbiamo anticipato, avviene archiviando di volta di volta le risposte che sono state trasferite nella zona di parcheggio. Il trasferimento da tale riga all’archivio avviene tramite una opportuna macro che potremo registrare non appena impostata la struttura dell’archivio stesso.

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Registrare le macro La registrazione va fatta in due tempi. Innanzitutto si registra la parte di procedura che partendo dal foglio Inserimento dati porta al foglio Archivio risposte. Dopodiché, si registra la procedura che partendo dalla cella A1 di quest’ultimo foglio gestisce la copia dei dati nella corretta posizione dell’archivio. Si noti che la seconda procedura deve essere registrata in modalità relativa, attivando la seconda icona della barretta visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore

La struttura dell’archivio Il nostro archivio si articola in cinque campi (Età, Sesso, Qualità, Utilità, e Prezzo), e può ospitare un centinaio di registrazioni. L’intera zona occupata dai dati a dai nomi dei campi (B7:F124) deve essere denominata Archivio_Risposte (attenti all’underscore). Se si volesse aumentare la capacità dell’archivio bisogna cancellare il nome assegnato e riassegnarlo alla nuova zona dati. Si noti che la cella B5 ospita un asterisco. L’inserimento è stato eseguito perché tale cella non deve assolutamente essere vuota. Infatti, serve a pilotare l’inserimento automatico dei dati. Ovviamente, al posto dell’asterisco si può inserire un qualunque altro carattere.

Il listato I passi significativi del listato della seconda macro devono essere aggiunti al listato della prima. Si noti che si sono inseriti due passi finali: il primo riporta il cursore nella cella A1 del foglio Inserimento dati, mentre il secondo cancella i dati ospitati nella linea di parcheggio in modo da presentarla vuota quando si procederà ad un nuovo inserimento dati. Il codice finale della macro (che è stata denominata Archivia) è illustrato in figura.

I codici di “navigazione” Nel foglio Archivio risposte è previsto un pulsante per il ritorno al foglio Inserimento dati, e viceversa. Il codice da associare ai pulsanti è semplicissimo e si riduce a due soli passi. Per esempio, quello che porta al Foglio inserimento dati è il seguente: Sheets(“Archivio risposte”).Select seguito dal passo ActiveSheet.Range(“A1”).Select. Il primo passo porta al foglio di lavoro, mentre il secondo posiziona il cursore sulla cella A1.

La procedura di archiviazione Le risposte dei questionari vengono, come si sa, archiviate di volta in volta nella riga di parcheggio del foglio Inserimento dati. Per registrarle nell’archivio si deve seguire la seguente procedura. Evidenziare la riga di parcheggio, copiarla, accedere al foglio Archivio ri-

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open action guida sposte, e posizionarsi sulla cella B5 (quella che contiene l’asterisco). A questo punto, premere il tasto Fine, quindi il ta-

sto Freccia in basso. Così facendo, dal momento che si parte da una cella non vuota, il cursore si porta sull’ultima cel-

la non vuota della colonna in cui si trova. Nella fattispecie sulla cella immediatamente sottostante: la cella B6. Ades-

Creare i pulsanti Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al nostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo lavorato correttamente vedremo comparire il pulsante

Inserire il codice dei pulsanti Fare clic sull’icona Progettazione se non è ancora attiva. Posizionare il cursore sul pulsante. Premere il tasto destro del mouse, e nel menu che viene contestualmente visualizzato, optare per la voce Visualizza codice. Si accede così alla sezione dell’editor del Visual Basic che ospita il corrispondente codice, articolato in soli due passi: Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub. Inserire al loro interno i due passi per accedere ai fogli di lavoro. Disattivare l’icona di progettazione per testare il pulsante.

Modificare le macro Chi per una qualsiasi ragione volesse consultare o modificare i listati delle macro in cui si articola il modello deve operare nel seguente modo. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e optare ancora per Macro nel corrispondente sottomenu. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome della macro che ci interessa, quindi premere il pulsante Modifica. Si accede così all’editor del Visual Basic, e in particolare al listato della macro.

so, se si preme ancora il tasto Freccia in basso, il cursore si posiziona sulla prima cella della prima riga dell’archivio, dove si può finalmente replicare il contenuto della zona di parcheggio.

Registrazioni successive Per inserire una nuova registrazione si opera nello stesso modo, ma questa volta il cursore si porterà sulla seconda riga dell’archivio, proprio quella in cui deve avvenire il nuovo inserimento. I lettori più smaliziati non si sono stupiti di questa macchinosa procedura. Infatti, se manualmente è più semplice posizionarsi direttamente sulle posizioni in cui eseguire le repliche, quando si registrerà la macro dobbiamo darle dei riferimenti certi tramite i quali pilotare correttamente le operazioni.

Registrare la macro La registrazione va fatta in due tempi. Innanzitutto si registra la parte di procedura che partendo dal foglio Inserimento dati porta al foglio Archivio risposte. Dopodiché, si registra la procedura che partendo dalla cella A1 di quest’ultimo foglio porta alla copia dei dati nella corretta posizione dell’archivio. Si noti che la seconda parte della procedura deve essere registrata in modalità relativa, attivando la seconda icona della barretta visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore. In ogni caso, per saperne di più, consultare il capitolo della dispensa Excel, pubblicata sul numero di novembre dello scorso anno.

La macro finale

Per avere aiuto Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida in linea del Visual Basic. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro.

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I passi significativi del listato della seconda macro devono essere aggiunti al listato della prima. Si noti che sono stati inseriti anche due gruppi finali: il primo riporta il cursore nella cella A1 del foglio Inserimento dati ed elimina l’evidenziazione della zona di parcheggio, mentre il secondo cancella i dati che vi sono ospitati in modo da presentarla vuota quando si procederà ad un nuovo inserimento dati. Il codice finale della macro è illustrato nella figura 3. Il corrispondente listato deve essere inserito all’interno del codice del pulsante che lancia la procedura di archi viazione.

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Analisi statistiche delle risposte

Utilizzando le funzioni statistiche database è possibile ricavare dall’archivio molte informazioni utili

Impostare i criteri e le formule Le funzioni statistiche DB Una volta archiviate, possiamo analizzare le risposte secondo le ottiche più disparate. In questa fase utilizziamo le cosiddette funzioni statistiche database, grazie alle quali si possono estrarre numerose e preziose informazioni dal nostro archivio. Il loro funzionamento è simile ad alcune funzioni tradizionali (SOMMA, CONTA, MAX, MIN, e così via), ma sono in grado di operare su archivi tabellari in base a determinati criteri che si inseriscono in particolari zone del foglio di lavoro.

n questa fase utilizziamo funzioni statistiche database, grazie alle quali si possono estrarre numerose e preziose informazioni dal nostro archivio. La loro meccanica è simile a quella di alcune funzioni tradizionali (SOMMA, CONTA, MAX, MIN, e così via), ma sono anche in grado di operare su archivi tabellari in base a determinati criteri che si inseriscono in particolari zone del foglio di lavoro. Tali criteri si impostano come quelli che abbiamo utilizzato in precedenti dispense per l’interrogazione di un archivio tabellare. In pratica la zona criteri è articolata su due righe. Nella prima sono ospitati i nomi dei campi relativamente ai quali si imposta il criterio, mentre nella seconda, in corrispondenza dei suddetti campi si inseriscono i valori di riferimento che pilotano l’analisi.

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Le zone dei criteri Immaginiamo di voler sapere quanti intervistati hanno valutato in un certo modo la qualità del prodotto. Accedere al foglio Analisi e impostare innanzitutto la zona dei criteri, che si articola in cinque condizioni. La zona J6:J7 consente di elaborare le risposte relative alla valutazione Scarsa, e viene denominata CriterioQualità1, la zona K6:K7 si riferisce alla risposta Mediocre, ed è stata denominata CriterioQualità2, e così via.

Denominare le zone dei criteri In alternativa alla procedura che prevede l’apertura del menu Inserisci, la selezione della voce Nome, e l’opzione per Definisci, è possibile procedere direttamente all’assegnazione del nome. Evidenziare la zona da denominare, quindi digitare il nome prescelto nella casellina immediatamente soprastante la lettera che identifica la colonna A. Aprendo l’elenco a discesa associato alla casella è possibile visualizzare l’elenco di tutti i nomi assegnati.

La sintassi In generale, la sintassi delle funzioni database è la seguente: DB.Funzione(Database; Campo;Criteri), dove DB.Funzione è quella chiamata ad operare, per esempio la funzione DB.MAX, Database è il nome della zona che contiene l’archivio tabellare da analizzare, Campo è il nome (fra virgolette) di quello coinvolto nell’analisi, e Criteri è il nome della zona che ospita questi ultimi. Ovviamente, in luogo dei nomi di zona si possono dichiarare le corrispondenti coordinate, ma consigliamo di specificare un nome per rendere più chiaro il significato. A questo punto possiamo impostare le

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Impostare le formule Ecco come impostare la formula che conteggia le risposte che hanno assegnato alla voce Qualità la valutazione Scarsa. Basterà inserire nella cella C5 l’espressione =DB.CONTA.VALORI(Archivio_risposte;”Qualità”;Criter ioQualità1). La formula può essere replicata nelle celle sottostanti, avendo però l’accortezza di sostituire il nome della zona che ospita il criterio corrispondente al parametro da valutare.


open action guida formule di analisi. Per semplicità utilizzeremo una sola funzione, ma non vi sono problemi a impiegare anche altre funzio-

ni dal momento che la sintassi è assolutamente uguale. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo

di voler sapere quanti intervistati hanno valutato Ottima la qualità del prodotto. Accedere al foglio Analisi, e impostare in-

Analisi percentuali Una volta impostate le formule di analisi si può calcolare il peso percentuale delle singole risposte sul totale di queste ultime. Inserire nella cella E5 l’espressione =C5/$C$9*100, e replicarla vero il basso sino alla cella E8 compresa. La lettera rappresentativa delle coordinate della cella che ospita il numero di risposte totali presenti nel campo Qualità dell’archivio risposte è stata racchiusa fra due simboli di dollaro. Così facendo si evita che le coordinate varino durante la replica.

DB.MAX e DB.MIN La sintassi di queste funzioni è la seguente: DB.Funzione(Database;Campo;Criteri), dove Funzione è quella chiamata ad operare, Database è il nome della zona che contiene l’archivio tabellare da analizzare, Campo è il nome (fra virgolette) di quello coinvolto nell’analisi, e Criteri è il nome della zona che ospita questi ultimi. Ovviamente in luogo dei nomi di zona si possono dichiarare le corrispondenti coordinate, ma specificare un nome è molto meglio.

Analisi avanzate Impostando nuove zone criteri è possibile condurre analisi più sofisticate di quelle esemplificative che abbiamo impostato. Per esempio, si possono conteggiare le risposte in base alle fasce di età. Per conoscere quanti sono gli intervistati con età fra i 21 e 30 anni compresi si utilizza sempre la funzione DB.CONTA.VALORI, ma come zona criteri ci si riferisce a quella descritta nella figura, in cui vengono impiegati gli operatori relazionali Maggiore di e Minore di.

nanzitutto la zona dei criteri che si articola in cinque sezioni. In particolare, la zona J6:J7 consente di elaborare le risposte relative alla valutazione Scarsa, e viene denominata CriterioQualità1, la zona K6:K7 si riferisce alla risposta Mediocre, ed è stata denominata CriterioQualità2, e così via. La quinta zona, invece, non prevede riferimenti. Serve ad elaborare il contenuto dell’intera colonna Qualità dell’archivio al fine di conteggiare le risposte date. A questo punto ecco come impostare la formula che conta le risposte uguali, per esempio, a Scarsa. Basterà inserire nella cella C5 l’espressione =DB.CONTA.VALORI(Archivio_risposte;”Qualità”;CriterioQualità1). La formula può essere replicata nelle celle sottostanti, avendo però l’accortezza di sostituire il nome della zona che ospita il criterio corrispondente al parametro da valutare. Una volta impostate le formule si può calcolare il peso percentuale delle singole risposte sul totale di queste ultime. Inserire nella cella E5 l’espressione =C5/$C$9*100, e replicarla verso il basso sino alla cella E8 compresa. Si noti che la lettera rappresentativa delle coordinate della cella che ospita il numero di risposte totali presenti nel campo Qualità dell’archivio risposte è stata racchiusa fra due simboli di dollaro. Così facendo, si evita che le sue coordinate varino durante la replica. Con le stesse procedure si impostano le formule per calcolare le risposte relative alle voci Utilità e Prezzo.

Utilizzo di altre funzioni DB

Per saperne di più Per semplicità, il modello propone un numero ristretto di analisi, ma nulla ci vieta di condurne altre della più disparata natura. Basterà avvalersi delle opportune funzioni database presenti nella libreria di Excel. Per saperne di più accedere alla guida in linea, e digitare nella casella di ricerca la seguente chiave di interrogazione: Funzioni database, e consultare le pagine corrispondenti alle funzioni individuate. In alternativa si può digitare nella casella di ricerca il nome di una funzione.

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Per semplicità, il modello propone un numero ristretto di analisi, ma nulla vieta di condurne altre della più disparata natura. Basterà avvalersi delle opportune funzioni database presenti nella libreria di Excel, la cui sintassi è assolutamente analoga a quelle della funzione DB.CONTA.VALORI. Per esempio, utilizzando la funzione DB.MAX o DB.MIN si può conoscere l’età massima o minima degli intervistati. Prima, però, bisogna convertire in valori numerici quelli contenuti nel campo Età (che per Excel non sono proprio tali).

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Analisi grafiche in tempo reale

I risultati delle elaborazioni condotte sui contenuti dell’archivio risposte possono essere interpretati in forma grafica

Scelta e impostazione del diagramma Definire la zona dati Innanzitutto creare un nuovo foglio di lavoro, cui si darà il nome Analisi grafiche. Dopodiché, accedere al foglio Analisi, selezionare la zona B5:C8 (escludendo il numero di risposte totali), quindi fare clic sull’icona che attiva la procedura di creazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata, selezionare il tipo di diagramma da utilizzare, che nella fattispecie è un istogramma a barre verticali

e analisi statistiche eseguite possono essere trasformate automaticamente in opportuni grafici, che nel nostro caso si trovano su un foglio di lavoro dedicato. In pratica, si tratta di creare semplicemente tre contenitori, specificando come origine dei dati le tabelle che ospitano i risultati delle analisi. Man mano che si procede con l’archiviazione delle risposte, i corrispondenti diagrammi verranno aggiornati in tempo reale.

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Titoli, legende, etichette Premendo il pulsante Avanti si accede ad una maschera in cui è visualizzata una anteprima del grafico, e specificata la zona dati da selezionare. Premere ancora il pulsante Avanti, per accedere alla maschera a schede in cui si possono definire titolo, legende, ed etichette degli assi. Poiché lo spazio a disposizione per i digrammi non è moltissimo, consigliamo di non definire alcuna legenda. Si consiglia di non specificare nessuna scala, e lasciare che il grafico si dimensioni automaticamente.

Creare i grafici Ecco come realizzare il grafico che analizza le valutazioni del parametro Qualità. Gli altri due si creano con le medesime procedure. Innanzitutto, creare un nuovo foglio di lavoro, cui si darà il nome Grafici. Dopodiché, accedere al foglio Analisi, selezionare la zona B5:C8 (escludendo il numero di risposte totali), quindi fare clic sull’icona che attiva la procedura di creazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di diagramma da utilizzare. Premendo il pulsante Avanti si accede ad una maschera in cui è visualizzata una anteprima del grafico, e specificata la zona dati che è stata selezionata. Premere ancora il pulsante Avanti, per accedere alla maschera a schede in cui si possono definire titolo, legende, ed etichette degli assi. Una nuova pressione del pulsante Avanti determina la visualizzazione di un box in cui si apre l’elenco a discesa associato alla voce Come oggetto in. Selezionare il foglio Grafici, quindi premere il pulsante Fine per realizzare il diagramma.

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Realizzare il diagramma Una nuova pressione del pulsante Avanti determina la visualizzazione di un box in cui si apre l’elenco a discesa associato alla voce Come oggetto in. Selezionare il foglio Analisi grafiche, quindi premere il pulsante Fine per realizzare il diagramma, che verrà automaticamente posizionato nel foglio di lavoro che si è specificato, anche se la procedura è stata lanciata dall’interno di un altro foglio di lavoro.

Il risultato finale Creare gli altri diagrammi con le stesse procedure, quindi ridimensionarli e posizionarli opportunamente con il mouse. La figura mostra come si presta il foglio di lavoro dopo che vi sono stati inseriti i tre grafici. Gli sfondi dei diagrammi, e il colore del barre possono essere personalizzati. Fare clic destro sul bordo esterno dell’area del grafico, e nel menu contestuale selezionare Formato area del grafico per accedere alla maschera di personalizzazione.


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Excel: utilizzare in ufficio

le funzioni di ricerca Grazie all’utilizzo di opportune formule, risulta più efficace la ricerca di dati particolari nel foglio elettronico

risaputo che le potenzialità di un foglio elettronico sono sottoutilizzate. L’utente medio, infatti, ne sfrutta circa il dieci percento. Basti pensare al fatto che delle centinaia di funzioni proposte da Excel, fra matematiche, statistiche, finanziarie, e così via, solo una decina, o poco più, vengono utilizzate per l’impostazione di formule ed espressioni. Per non parlare di chi si ferma all’utilizzo di quelle per eseguire semplici somme, o calcolare medie, massimi, e minimi! E pensare che alcune funzioni, fra l’altro decisamente piuttosto semplici da impiegare, sono di una potenza tale da consentire lo sviluppo di modelli anche molto sofisticati. Fra queste illustri cenerentole brillano le funzioni di scansione (CERCA.VERT, CERCA.ORIZZ, e CERCA), indispensabili per realizzare applicazioni di fatturazione automati-

È

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Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglioagosto 2000) di PC Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nel numero di dicembre.

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- Dinamica operativa - Sintassi

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p. 144 p. 144

Intestare un documento

- La tabella dati p. 148 - Impostare le formule p. 148

3 ca, impostare scale sconti, o prelevare le più disparate informazioni dall’interno dei fogli di lavoro. Questi sono soltanto alcuni esempi. Non appena si familiarizza con la loro meccanica operativa, ci si rende conto che grazie a queste tre funzioni, e in particolare alla prima, si possono risolvere la maggior parte dei problemi che si incontrano nel corso dello sviluppo di un qualsiasi modello. Praticamente, la loro peculiarità è quella di operare la scansione di una tradizionale tabella, di individuare un determinato dato ospitato nella prima colonna o nella prima ri-

CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ

ga, e di restituire le corrispondenti informazioni che si trovano in una certa colonna o in una certa riga della tabella stessa. È così possibile disporre delle informazioni desiderate, in ogni momento, e in qualsiasi punto del foglio di lavoro. Ma c’è di più. I dati possono essere prelevati anche da tabelle residenti su fogli in memoria. I concetti teorici che verranno descritti sono supportati da applicazioni esemplificative che si trovano nel file Funzioni di scansione.xls (sul CD Guida 2, nella cartella Schede_pratiche).


Alberto Nosotti

Creare una scala sconti

- Analisi di una tabella numerica p. 149 - Impostare il modello p. 149

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La funzione “Cerca”

- Come opera - La sintassi

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p. 150 p. 150

Trucchi e astuzie

- Scansione di tabelle testuali p. 151 - Replica delle formule p. 151

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Le funzioni di ricerca

Vi spieghiamo come impostare le formule per eseguire correttamente la scansione di una tabella

Impostare e gestire le formule La sintassi di CERCA.VERT È la seguente: =CERCA.VERT (Che cosa;Dove;In quale colonna;Parametro). In cui Che cosa è il termine di riferimento (fra virgolette, se fosse una stringa). Dove è la zona di ricerca, di cui si citano le coordinate, o meglio, il nome (senza virgolette), Colonna è il numero della colonna in cui si trova il dato da estrarre, e Parametro è un valore opzionale. Quest’ultimo dato si rivela molto utile quando si opera con liste di valori testuali non ordinate alfabeticamente.

a funzione CERCA.VERT è in grado di individuare nella prima colonna della tabella nella seconda figura il nome di un venditore, e di restituire in sua corrispondenza il dato che si trova nella colonna che ospita i fatturati realizzati per un determinato prodotto. Tanto per spiegarci meglio, se vogliamo conoscere il fatturato realizzato da Rossi relativamente all’Articolo 2, la funzione dovrà estrarre il dato che si trova nella cella D5. Per impostare correttamente l’espressione dobbiamo prima interpretare la sintassi di utilizzo di CERCA.VERT, che è la seguente: =CERCA.VERT (Che cosa;Dove;In quale colonna;Parametro). In cui Che cosa è il nome del venditore, che e deve essere inserito fra virgolette in quanto si tratta di un dato testuale, Dove è la zona di ricerca, di cui si citano le coordinate, o meglio, il nome, Colonna è il numero della colonna in cui si trova il dato da estrarre, e Parametro è un valore che può essere 1 o 0 (corrispondenti rispettivamente a Vero o Falso). Le funzioni di Parametro sono molto importanti. Infatti, e in particolare nel nostro caso, se i dati che si trovano nella prima colonna della tabella non sono ordinati in senso crescente (alfabetico, nella fattispecie) bisognerà assegnare a Parametro il valore 0. Se non lo si facesse i risultati potrebbero essere imprevedibili. L’argomento Parametro può essere omesso se i dati sono ordinati correttamente. Se il nome del venditore non figurasse nell’elenco si possono verificare problemi, ma in tal caso è possibile ricorre ad un piccolo artificio per evitare errori. Ne

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L’argomento Parametro Parametro è un valore che può essere 1 o 0. Come si diceva, le funzioni di Parametro sono molto importanti. In particolare, se i dati che si trovano nella prima colonna della tabella non sono ordinati in senso crescente (alfabetico, nella fattispecie) bisognerà assegnare a Parametro il valore 0. Se non si facesse così, i risultati della scansione potrebbero essere imprevedibili, o portare ad errori non sempre facilmente individuabili.

Specificare indirettamente il riferimento L’argomento Che cosa può essere dichiarato in modo indiretto specificando semplicemente le coordinate (o meglio, il nome) della cella che ospita il nome del venditore da localizzare, o una qualsiasi altra espressione che comunque lo restituisca. Analogamente dicasi per l’argomento Numero colonna. È così possibile impostare modelli interattivi che restituiscano i dati desiderati inserendo i riferimenti in celle esterne, e non necessariamente nelle formule.

Un piccolo modello interattivo Specificando indirettamente gli argomenti della funzione di scansione si può realizzare un modellino interattivo che consenta di ottenere i fatturati per prodotto e venditore semplicemente inserendo in due celle il nome del venditore, e il nome del prodotto relativamente al quale si vuole conoscere il fatturato. Così facendo le formule diventano più versatili ed in grado di reagire agli input più disparati, a tutto vantaggio della flessibilità del modello in cui operano.


open action guida parleremo nel capitolo dedicato. Si noti, e questo va a tutto vantaggio dell’interattività, che l’argomento Che cosa non

deve necessariamente individuare esplicitamente l’oggetto della ricerca, ma la dichiarazione può avere luogo anche in

modo indiretto. Diventa così possibile, per esempio, realizzare un modellino interattivo che consenta di ottenere i fat-

Denominare le zone Anche se per comodità di esposizione ci riferiamo sempre alle coordinate delle zone citate, è molto meglio assegnare loro dei nomi (possibilmente esplicativi dei contenuti), e nelle formule fare riferimento a questi ultimi. Per denominare una cella o una zona, evidenziarle, e lanciare la procedura di denominazione (Inserisci/Nome/Definisci). Nella maschera che viene visualizzata, il nome da assegnare alla posizione deve esse digitato nella casella dedicata. La procedura prevede anche la gestione dei nomi assegnati.

Ordinamento dei dati Quando si opera con le funzioni di scansione su elenchi testuali è più che raccomandabile ordinare in senso crescente i contenuti della colonna da esplorare (ovviamente, intestazioni escluse). Ed altrettanto dicasi, a maggior ragione, se si opera con valori numerici. In quest’ultimo caso è addirittura obbligatorio. La procedura di ordinamento si lancia dal menu Dati selezionando la voce Ordina. È previsto anche l’ordinamento dei corrispondenti dati che si trovano nelle colonne a fianco.

CERCA.ORIZZ Questa funzione opera in modo analogo alla sua omologa, con la sola differenza che l’esplorazione iniziale non avviene lungo la prima colonna della zona dati, ma lungo la prima riga. Ovviamente, si dovrà specificare il numero della riga in cui leggere, in corrispondenza del dato individuato nella prima, il valore desiderato. Anche in questo caso gli argomenti previsti dalla funzione possono essere dichiarati in modo indiretto utilizzando opportune espressioni.

Per avere aiuto Per documentarsi su CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, e in particolare sulle funzioni dell’argomento Parametro, si consiglia di consultare la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare rispettivamente il nome delle due funzioni. Degli argomenti individuati consultare quelli corrispondenti alle due chiavi di ricerca. Si consiglia anche di eseguire praticamente sul computer quanto riportato negli esempi.

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turati per venditore e prodotto, semplicemente dichiarando in due celle il nome del primo, e il numero della colonna che ospita il nome del secondo. In tal caso, come argomenti Che cosa e Numero colonna si specificheranno rispettivamente le coordinate delle due celle (o i loro nomi).Volendo strafare, anziché il numero di colonna si può inserire direttamente nella cella esterna il nome del prodotto, e utilizzare come argomento Numero colonna un’altra espressione di scansione. La suddetta espressione restituirà il numero corrispondente alla posizione in cui trova il nome del prodotto nella zona che ospita l’intestazione della tabella.

Impostare la formula A questo punto, chiarita la meccanica della funzione possiamo impostare una semplice formula (fig. 2, 3 e 4) che ci consenta di visualizzare in una cella (poniamo E19), i fatturati per venditore e prodotto dichiarando i nomi di questi nelle celle E15 e E17. La tabella da esplorare è quella corrispondente alla zona B5:F11 (non è stata considerata la riga di intestazione). Basta inserire nella cella E19 la seguente espressione: =CERCA.VERT(E15;B5:F11;CERCA.VE RT(E17;H5:I8;2;0);0). Ecco come funziona. Innanzitutto, viene ricercato nella colonna 1 della zona B5:F11 il nome che è stato inserito nella cella E15. A questo punto viene letto in corrispondenza del suddetto nome il contenuto della cella che si trova nella colonna il cui numero è restituito dall’espressione CERCA.VERT(E17;H5:I8;2;0. Per comodità di esposizione si è fatto riferimento alle zone dati declinandone semplicemente le coordinate, ma non ci stancheremo mai di ripetere che è molto meglio, per le innumerevoli ragioni che abbiamo già avuto modo di esporre in precedenti dispense, assegnare sempre un nome alle celle e alle zone che vengono citate nelle formule.

CERCA.ORIZZ Questa funzione opera in modo analogo alla sua omologa, con la sola differenza che l’esplorazione iniziale non avviene lungo la prima colonna della zona dati, ma lungo la prima riga di quest’ultima.

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Intestazione di un documento

Come utilizzare la funzione CERCA.VERT per estrarre l’indirizzo di un cliente da una tabella

Come impostare il modello La tabella dati Utilizzeremo la funzione CERCA.VERT per esplorare una tabella articolata in tre colonne e tante righe quanti sono gli indirizzi archiviati. Nel nostro caso la tabella occupa la zona B4:D19, ma non è detto la dichiarazione debba coinvolgerla interamente. Nella fattispecie, se quello che ci interessa è conoscere i dati dei vari clienti, possiamo anche opzionalmente non prendere in considerazione la prima riga.

na semplice ma utile applicazione della funzione di ricerca verticale è quella che consente di intestare automaticamente un documento (fatture, bolle, ricevute, e così via) dichiarando semplicemente nella opportuna posizione il nome del destinatario. In pratica si utilizzerà CERCA.VERT per esplorare una tabella articolata in tre colonne e tante righe quanti sono gli indirizzi archiviati. Nel nostro caso la tabella occupa la zona B4:D19, ma non è detto che la dichiarazione debba coinvolgerla interamente. Nella fattispecie, se quello che ci interessa è conoscere i dati dei vari clienti, possiamo anche opzionalmente non prendere in considerazione la prima riga. Quella dedicata alle intestazioni. Ma ecco come procedere. Se la cella G6 è quella in cui digiteremo il nome del destinatario del documento, nella cella sottostante inseriremo l ’ e s p r e s s i o n e : =CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0). Come si può vedere, viene dichiarato come primo argomento la coordinata della cella che ospiterà il nome del destinatario, e come secondo argomento la zona dati della tabella (quella che ospita nomi e indirizzi). Il terzo argomento, invece, viene posto uguale a 2, perché tale è il numero della colonna che contiene l’indirizzo del destinatario. La formula da inserire nella cella sottostante è analoga, cambia solo il numero della colonna da cui prelevare il nome della città. A questo, punto, inserendo nella cella G6 il nome del cliente (l’ortografia maiuscola e minuscola è insignificante), nelle due sottostanti posizioni compariranno l’indirizzo e la città di residenza del cliente.

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Prelievo dell’indirizzo Se la cella G6 è quella in cui digiteremo il nome del destinatario del documento, nella cella sottostante inseriremo l’espressione: =CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0). Come si può vedere, viene dichiarato come primo argomento la coordinata della cella che ospiterà il nome del destinatario, e come secondo argomento la zona dati della tabella (quella che ospita nomi e indirizzi). Il terzo argomento viene posto uguale a 2, perché tale è il numero della colonna che contiene l’indirizzo del destinatario.

Prelevare il nome della città La formula da inserire nella cella sottostante è analoga, cambia solo il numero della colonna da cui prelevare il nome della città. A questo, punto, inserendo nella cella G6 il nome del cliente (l’ortografia maiuscola e minuscola è insignificante), viene visualizzato in G10 il nome della città di residenza del cliente il cui nominativo è stato inserito nella cella G6.

Utilizzare il modello L’utilizzo del modello è semplicissimo. Basta inserire nella cella G6 il nome del destinatario. Contestualmente all’inserimento, nelle celle G8 e G10 verranno visualizzati l’indirizzo e il nome della città di residenza. Per evitare errori dovuti all’input di nomi non presenti nell’elenco, consultare l’ultimo capitolo di questa dispensa. Verranno descritte le procedure per visualizzare messaggi che denunciano l’inserimento di dati non pertinenti.


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Impostare una scala sconti

Le funzioni di ricerca permettono di lavorare anche su dati numerici. Ecco la procedura

Come realizzare il modello La tabella sconti La tabella sconti è articolata in due colonne. Nelle celle della prima si inseriscono i limiti delle fasce di sconto, nelle celle della seconda la percentuale di sconto. Gli sconti si inseriscono in corrispondenza dei limiti inferiori delle fasce. Ad un acquisto di 500 euro corrisponde uno sconto del 5 percento, da leggersi in corrispondenza di 0. Del 7 per cento per acquisti da 1001 a 1500 euro, e del 10 percento per importi comunque superiori a quest’ultimo valore.

er determinare l’imposta sul reddito si deve localizzare la fascia in cui cade il nostro imponibile, e in sua corrispondenza si determina l’imposta di base, che verrà aumentata di una percentuale calcolata sull’eccedenza rispetto al limite inferiore della fascia di base. Lo stesso accade per una scala sconti. Quando l’acquisto supera un certo importo, scatta un determinato sconto. L’ammontare di quest’ultimo, si può determinare grazie a CERCA.VERT, esplorando la tabella che riassume gli sconti previsti. In questo caso, però, l’esplorazione avviene dinamicamente, nel senso che il valore di riferimento (l’importo dell’acquisto) viene ricercato nella colonna che ospita le fasce di sconto, ma se non viene trovato il valore esatto viene preso come riferimento il valore immediatamente inferiore. Vediamo di spiegarci meglio. Immaginiamo che la nostra scala sconti preveda un abbattimento del 5 percento per acquisti sino a 1000 euro, del 7 per cento per acquisti da 1001 a 1500 euro, e del 10 percento per importi comunque superiori a quest’ultimo valore. Se il valore da prendere come riferimento per la ricerca fosse 1600 euro, la lettura della tabella avverrebbe in corrispondenza di 1501 euro, e ancora, se il riferimento fosse 700 euro, lo sconto verrebbe letto in corrispondenza del limite inferiore della fascia, vale a dire 0 euro. Detto questo, si comprende che la tabella deve essere strutturata in modo che gli sconti da applicare siano in corrispondenza dei limiti inferiori delle fasce.

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La formula Se nella cella B17 si inserisce l’importo dell’acquisto, nella cella C17 digitare l’espressione: (=CERCA.VERT(B17;B8:C10;2). Per un acquisto di 1200 euro, la prima colonna della tabella verrà esplorata alla ricerca di tale valore, ma se questo non viene trovato verrà restituito lo sconto corrispondente al valore inferiore della fascia (1001). Per questo, le percentuali di sconto vengono inserite in corrispondenza dei limiti inferiori delle fasce di sconti.

Sconti fuori scala Si noti che il modellino restituisce valori corretti anche se si inseriscono nella cella B17 importi fuori scala. Infatti, quando l’importo supera il limite superiore dell’ultima fascia, viene restituito lo sconto in corrispondenza di quest’ultimo, proprio quello previsto. Tanto per fare un esempio, ad un importo di 5000 euro, di 2000 euro, o di 3000 euro, corrisponde sempre uno sconto del 10 percento.

Utilizzare il modello L’impiego del modello è semplicissimo. In pratica, basta inserire nella cella B17 l’importo dell’acquisto. Nella cella accanto (C17) verrà visualizzata la percentuale di sconto da applicare. Tale dato potrà essere utilizzato in altre espressioni per calcolare, per esempio, l’importo scontato. Nella formula si farà riferimento alla cella in cui viene visualizzata la percentuale di sconto, oppure alla stessa formula di scansione che lo calcola.


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Utilizzare la funzione CERCA

Questa funzione opera in modo analogo a quelle che abbiamo descritto, ma può operare su zone non contigue

Sintassi e applicazioni La sintassi Ecco la sintassi della funzione: =CERCA(Che cosa; Dove1; Dove2). In cui Che cosa è il riferimento da ricercare, Dove1 è la zona in cui individuare il riferimento, e Dove2 quella che ospita i dati da restituire. Il riferimento può essere un valore numerico, una stringa, il richiamo a una zona del foglio di lavoro, o una espressione. L’architettura delle due zone non deve necessariamente essere la medesima.

a funzione CERCA, a differenza di CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, consente di elaborare zone che non siano necessariamente strutturate come le tradizionali tabelle. È appena il caso di osservare che i dati ospitati nella prima zona devono essere ordinati in senso crescente. In caso contrario, i risultati sono imprevedibili. Ma ecco la sintassi della funzione: =CERCA(Che cosa; Dove1; Dove2). In cui Che cosa è il riferimento da ricercare, Dove1 è la zona in cui individuare il suddetto riferimento, e Dove2 quella che ospita i dati da restituire. Riferimento è un valore numerico, una stringa, un riferimento a una zona del foglio di lavoro (nome o coordinate), o una espressione valida. L’architettura delle due zone non deve necessariamente essere la medesima: vale a dire che possono essere costituite da una colonna l’una e da una riga l’altra, e viceversa. Se il termine di riferimento è una stringa, e non viene trovato nella prima zona, viene visualizzato un messaggio di errore. Se, invece, è un valore numerico, viene comunque restituito un risultato. In tal caso infatti, si prende come riferimento il valore immediatamente inferiore a quello che si vuole ricercare. Come del resto accade anche per le funzioni CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ. La funzione CERCA si dimostra utilissima quando i dati da elaborare sono dispersi all’interno di un foglio di lavoro (se non addirittura su fogli diversi). In quest’ultimo caso conviene assegnare alle zone un nome che le identifichi inequivocabilmente.

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Struttura delle zone L’architettura delle due zone non deve necessariamente essere la medesima: vale a dire che possono essere costituite da una colonna l’una e da una riga l’altra. Se il termine di riferimento è una stringa, e non viene trovato nella prima zona, viene visualizzato un messaggio di errore. Le liste numeriche devono essere ordinate in senso crescente.

Quando utilizzare CERCA La funzione CERCA si dimostra utilissima quando i dati da elaborare sono dispersi qua e là all’interno di un foglio di lavoro (se non addirittura su fogli diversi). In quest’ultimo caso conviene assegnare alle zone un nome che le identifichi inequivocabilmente, e a cui si farà riferimento nelle varie espressioni. Oppure si deve ricorrere ad una speciale sintassi che prevede la dichiarazione del nome del foglio in cui si trovano i dati da elaborare.

Per avere aiuto Per documentarsi più in profondità sulle caratteristiche della funzione CERCA conviene consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella della scheda di ricerca libera digitare il nome della funzione. Vengono individuati vari argomenti. Consultare quello in corrispondenza del nome della funzione. Anche in questo caso si consiglia di ripetere sul computer gli esempi riportati.


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Trucchi e astuzie

Ecco alcuni tip&tricks da utilizzare per sfruttare in modo ottimale le caratteristiche delle funzioni di scansione

Ricercare valori testuali e numerici Stringhe non trovate In questo caso viene visualizzato il messaggio di errore #N/D (Non disponibile). Se tale messaggio ci sembra antiestetico possiamo sempre sostituirlo con una frase personalizzata. In pratica, si verifica (tramite le funzioni SE e VAL.NON.DISP) se l’espressione di scansione restituisce il valore #N/D. Se la condizione è verificata viene visualizzato un messaggio di errore personalizzato. Se, invece, il nome è presente nella lista, viene valorizzata l’espressione di scansione originale.

e si scandisce una lista di nomi in cui non è contenuto quello preso come riferimento, viene visualizzato il messaggio di errore #N/D (Non disponibile). Se tale messaggio ci sembra antiestetico possiamo sempre sostituirlo con una frase personalizzata. In pratica, si verifica (tramite le funzioni SE e VAL.NON.DISP) se l’espressione di scansione restituisce il valore #N/D. Se la condizione è verificata viene visualizzato un messaggio di errore personalizzato. Se, invece, il nome è presente nella lista, viene valorizzata l’espressione di scansione originale. Nel foglio Analisi fatturato del modello Funzioni di scansione allegato alla dispensa, nella cella E20 è stata inserita una chilometrica espressione di controllo, pressoché impossibile da riportare in questo testo, ma che vi invitiamo ad esaminare direttamente nel modello. Ed ora vediamo cosa succede quando si esegue la scansione di una colonna (o di una riga) che ospita valori numerici. Se il valore di riferimento è superiore a quello massimo ospitato nell’elenco, viene restituito sempre il valore in corrispondenza di quello più alto contenuto nell’elenco stesso (che, lo ricordiamo, deve essere ordinato in senso crescente). Nel caso di una scala sconti il problema potrebbe non essere significativo perché anche per valori fuori scala verrebbe sempre restituito lo sconto corretto. In altri casi la soluzione del problema prevede che si ripeta in coda all’elenco l’ultimo valore, e a fianco si inserisca il messaggio di allerta.

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La funzione VAL.NON.DISP Tale funzione restituisce VERO se l’espressione che le viene messa in argomento vale #N/D. La corrispondente formula, pertanto, può essere messa come primo argomento di una espressione condizionale. Se la condizione verificata viene visualizzato il messaggio di errore personalizzato. Per avere maggiori informazioni sulla dinamica operativa della funzione consultare la guida in linea utilizzando come chiave il nome della funzione stessa.

Valori numerici non trovati Nel caso di una scala sconti il problema potrebbe non essere significativo perché anche per valori fuori scala verrebbe sempre restituito lo sconto corretto. In altri casi la soluzione del problema prevede che si ripeta in coda all’elenco l’ultimo valore, e a fianco si inserisca il messaggio di allerta. In tal modo si viene avvisati che il valore ricercato non è presente nella lista, e ci si può rendere conto che il risultato della scansione non è corretto.

Esplorare colonne interne a un prospetto Se come riferimento si vuole prendere un dato che non si trovi nella prima colonna della tabella dati si prescinde dalla struttura originale di quest’ultima e si indica come zona dati quella che inizia con la colonna da esplorare. Tale colonna, indipendentemente dalla sua posizione nel prospetto, sarà considerata come colonna 1.


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Quando si inseriscono i dati in un foglio elettronico, anche un semplice errore può avere conseguenze molto gravi. Ecco come eseguire il controllo degli input

Excel: tenere

sotto controllo l’inserimento dei dati

di Alberto Nosotti

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Come impostare il controllo dei dati

- La procedura - I messaggi di errore

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p. 144 p. 144

Scelte guidate

- Gli elenchi a discesa - Come impostarli

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p. 148 p. 148

Utilizzare i formati condizionali

- La formattazione condizionale p. 149 - Impostazione dei controlli p. 149

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Controlli tramite macro

- Un po’ di teoria - Impostare la macro

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p. 150 p. 150

Impostare le macro

- I controlli condizionali - Come gestirli

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Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglioagosto 2000) di Pc Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nello scorso numero.

p. 152 p. 152

Il modello

- Come utilizzarlo - Eventuali modifiche

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p. 153 p. 153

e si lavora con uno spreadsheet (foglio elettronico) la maggior parte dei dati inseriti è rappresentata da valori numerici, e in questi casi anche un piccolo errore può recare danni ben più gravi di una semplice svista a livello ortografico. Basti pensare cosa può succedere se si dimentica uno zero digitando l’imponibile di una fattura o, peggio ancora, se si specifica un’aliquota non corretta in un modello per il calcolo di un tributo. Fortunatamente, Excel dà la possibilità di procedere ad un controllo automatico dei dati inseriti: e non solo di quelli numerici, anche se questi, ovviamente, sono i più importanti. Ma c’è

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di più. I controlli, oltre a rifiutare gli input non corretti, prevedono la visualizzazione di particolari messaggi di avvertimento. Solitamente, infatti, chi lavora con un modello non è necessariamente la persona che lo ha sviluppato: pertanto, risultano utili tutte le informazioni atte ad evitare possibili errori. Le procedure incorporate nel programma consentono di gestire alcune situazioni fra le più comuni, ma utilizzando altre funzionalità di Excel è possibile estendere ulteriormente il campo e la natura dei controlli. Per esempio, avvalendosi della formattazione condizionale, che consente di impartire alle celle determi-


nati formati in funzione dei dati che vi sono contenuti, è possibile impostare una sorta di controlli visivi che denunciano in tempo reale un eventuale input non pertinente. Per esempio, se il dato inserito non è fra quelli da accettare, si può richiedere che lo sfondo della cella ospite si colori di rosso, o di verde se l’input è corretto. L’inserimento dei dati, come vedremo, può essere controllato anche tramite opportune macro. Alla dispensa è allegato un modello esemplificativo Controllo input.xls (contenuto nel CD), sulla falsariga del quale vengono illustrate le procedure da seguire per impostare i controlli.

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Le procedure di convalida dei dati

Vi spieghiamo come definire i controlli da eseguire e come impostare i messaggi di avvertimento

Definire i controlli e i messaggi Lanciare la procedura Ecco la procedura per impostare un controllo che visualizzi un messaggio di errore tutte le volte che in una determinata cella viene inserito un numero intero maggiore di 1000. Selezionare la cella da tenere sotto controllo, aprire il menu Dati, e optare per la voce Convalida. Così facendo si accede alla maschera che gestisce l’impostazione dei controlli, articolata in tre schede rispettivamente denominate Impostazioni, Messaggio di input, e Messaggio di errore.

ominciamo con un esempio semplicissimo: dobbiamo impostare un controllo che visualizzi un messaggio di errore tutte le volte che in una determinata cella viene inserito un numero intero maggiore di 1000. Ecco come procedere in pratica. Selezionare la cella da tenere sotto controllo, aprire il menu Dati, e optare per la voce Convalida. Così facendo si accede alla maschera che gestisce l’impostazione dei controlli, articolata in tre schede rispettivamente denominate Impostazioni, Messaggio di input, e Messaggio di errore. Nella prima scheda si definiscono i criteri secondo cui eseguire i controlli, mentre nella seconda si imposta il messaggio da visualizzare tutte le volte che si fa clic sulla cella controllata. Nella terza scheda, invece, si definisce il testo del messaggio di errore da esibire opzionalmente contestualmente all’inserimento di un dato non accettabile.

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Definire il controllo Nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti, selezionare la voce Numero intero. Vengono attivate tre nuove caselle: Dati, Valore minimo, e Valore massimo. Nell’elenco a discesa associato alla prima casella si seleziona l’operatore relazionale da utilizzare per il controllo. Nel nostro caso, considerando che devono essere rifiutati i valori superiori a 1000, e di conseguenza accettati solo quelli inferiori a 1001, selezioneremo la voce Minore di. Nella sottostante casella, invece, si digita il valore limite di controllo, vale a dire 1001.

I messaggi di errore Accedere alla scheda Messaggio di errore per impostare la struttura del box che verrà visualizzato contestualmente a un input non accettabile. Innanzitutto, spuntare il checkbox Mostra il messaggio quando i dati non sono validi, quindi, nell’elenco a discesa associato alla casella Stile specificare il tipo di icona che verrà visualizzata nel box, mentre nella casella Titolo di inserisce l’intestazione di quest’ultimo. Nell’area sottostante, invece, si digita il testo del messaggio.

Impostare il controllo Nella scheda Impostazioni aprire l’elenco a discesa associato alla casella Consenti, e selezionare la voce Numero intero. Così facendo, vengono attivate tre nuove caselle: Dati, Valore minimo, e Valore massimo. Nell’elenco a discesa associato alla prima casella si seleziona l’operatore relazionale da utilizzare per il controllo. Nel nostro caso, considerando che devono essere rifiutati i valori superiori o uguali a 1000, e di conseguenza accettati solo quelli inferiori, selezioneremo la voce Minore di. Nella sottostante casella, invece, si digita il valore limite di controllo, vale a dire 1001. A questo punto, accedere alla scheda Messag-

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I messaggi di aiuto È anche possibile impostare un messaggio informativo da visualizzare tutte le volte che si evidenzia la cella, presumendo che l’evidenziazione sia fatta allo scopo di inserire un dato. In questo caso, il testo del messaggio, da mostrare all’interno di un piccolo riquadro, si imposta nella scheda Messaggio di input. Attivarla, selezionare il checkbox Mostra messaggio quando viene evidenziata la cella, digitare il titolo del riquadro, e nell’area sottostante inserire il testo del messaggio.


open action guida gio di errore per impostare la struttura del box che verrà visualizzato contestualmente ad un input non accettabile. In-

nanzitutto, spuntare il checkbox Mostra il messaggio quando i dati non sono validi, quindi, nell’elenco a discesa associato

alla casella Stile, specificare il tipo di icona che verrà esibita nel box, mentre nella casella Titolo si inserisce l’intestazione

Controllare le date Con procedure analoghe a quelle che abbiamo appena descritte si possono definire controlli più specifici. Per esempio, se nella casella Consenti si seleziona la voce Data, e nella casella sottostante l’operatore Tra, vengono visualizzate due nuove caselle in cui si specificano il limite inferiore e superiore dell’intervallo temporale. Ovviamente, utilizzando operatori relazionali diversi si possono impostare altre tipologie di controllo.

Lunghezza degli inserimenti È anche previsto il controllo della lunghezza dei testi inseriti nella cella controllata. In questo caso, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti selezionare la voce Lunghezza. Successivamente, scegliere nell’elenco della casella sottostante l’operatore di confronto (per esempio, minore di), e specificare la lunghezza massima in caratteri dell’input nella casella Valore massimo.

Controlli personalizzati Selezionando nell’elenco associato alla casella Consenti la voce Personalizzato, viene visualizzata una casella in cui si può impostare un’espressione di controllo personalizzata. Facciamo un esempio. Se nella cella possono essere inseriti solo valori minori di quelli contenuti, poniamo, nella posizione A1, allora digiteremo nella casella l’espressione
Le opzioni La procedura per l’impostazione di un controllo si avvale di alcune interessanti opzioni che possono essere attivate spuntando opportuni checkbox. Per esempio, se si spunta la voce Ignora celle vuote, si inibisce la visualizzazione di un eventuale messaggio di errore quando la cella evidenziata è vuota. Inoltre, come vedremo più avanti, se si lavora con gli elenchi e si attiva l’opzione Elenco nella cella, è possibile creare accanto alla cella di input un elenco a discesa che gestisce gli inserimenti in modo guidato.

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di quest’ultimo. Nell’area sottostante, invece, si digita il testo del messaggio. Per il momento è tutto. Premendo il pulsante OK si rende operativo il controllo. Così, se nella cella controllata si inserisce un numero maggiore di 1000, l’input non sarà accettato, e al tempo stesso verrà visualizzato il box che segnala l’errore. È il caso di ricordare che, auspicabilmente, il testo del corrispondente messaggio dovrebbe fornire tutte le informazioni necessarie per evitare il ripetersi dell’errore. Come si diceva, è anche possibile impostare un messaggio informativo da visualizzare tutte le volte che si evidenzia la cella. In questo caso, il testo del messaggio, che viene esibito all’interno di un piccolo riquadro, si imposta nella scheda Messaggio di input. Attivarla, selezionare il checkbox Mostra messaggio quando viene evidenziata la cella, digitare il titolo del riquadro, e nell’area sottostante inserire il testo del messaggio.

Controlli avanzati Si possono definire controlli più specifici. Per esempio, se nella casella Consenti si seleziona la voce Data, e nella casella sottostante l’operatore Tra, vengono visualizzate due nuove caselle in cui si specificano il limite inferiore e superiore dell’intervallo temporale. È anche previsto il controllo della lunghezza dei testi inseriti nella cella controllata. In questo caso, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti selezionare la voce Lunghezza. Successivamente, scegliere nell’elenco della casella sottostante l’operatore di confronto (per esempio, minore di), e specificare la lunghezza massima in caratteri dell’input nella casella Valore massimo. Concludiamo con i controlli personalizzati. In questo caso, selezionando nell’elenco associato alla casella Consenti la voce Personalizzato, viene visualizzata una casella in cui si può impostare un’espressione di controllo personalizzata. Facciamo un esempio. Se nella cella possono essere inseriti solo valori minori di quelli contenuti, poniamo, nella posizione A1, allora digiteremo nella casella l’espressione
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Controlli e scelte guidate

La procedura per creare un elenco specifico dal quale recuperare dati distinti e definiti

L’elenco degli input previsti Impostare l’elenco Quando si deve procedere all’inserimento del nome di un cliente, di un prodotto, di un’aliquota fiscale, e così via, è possibile presentare l’elenco degli input previsti, dopodiché sarà sufficiente fare clic sulla voce desiderata per acquisirla. Tale elenco dovrà essere creato in una qualsiasi zona del foglio di lavoro, le cui coordinate (o il nome che le viene eventualmente assegnato), verranno dichiarate nel corso della procedura.

n alcuni casi gli inserimenti da effettuare sono ben precisi, e circoscritti a determinate informazioni. Questo accade ad esempio quando si deve procedere all’inserimento del nome di un cliente, di un prodotto, di un’aliquota fiscale, e così via. Per facilitare l’input, allora, è possibile presentare l’elenco di quelli previsti, dopodiché sarà sufficiente fare clic sulla voce desiderata per acquisirla. Il vantaggio è duplice. Infatti, non solo si evita di digitarla, ma si è anche certi di non commettere errori, a patto, ovviamente, di aver compilato correttamente l’elenco da utilizzare. Innanzitutto, in una qualsiasi zona del foglio di lavoro inserire le voci che devono figurare nell’elenco. Evidenziare la cella di input, aprire il menu Dati, e optare per Convalida.

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Impostare il controllo Selezionare come al solito la cella nella quale deve avere luogo l’inserimento, aprire il menu Dati, e optare per Convalida. Nella maschera che si apre accedere all’elenco associato alla casella Consenti, selezionare Elenco, e spuntare i checkbox Ignora celle vuote e Elenco nella cella. L’ultima spunta, in particolare, determina la visualizzazione di un pulsantino a fianco della cella di input, premendo il quale viene aperto l’elenco di scelta guidata.

La posizione dell’elenco Nella casella Origine digitare le coordinate della zona che ospita l’elenco dei valori consentiti. Nelle altre due schede si possono impostare eventuali messaggi di errore o di aiuto. Premere OK per consolidare le impostazioni. A questo punto, se si inserisce un dato tramite l’elenco non accade nulla, ma se un input manuale è diverso da quelli previsti viene segnalato l’errore. In luogo delle coordinate della zona in cui si trova l’elenco, si può specificare il nome che le è stato eventualmente assegnato.

Impostare il controllo Nella maschera che si apre accedere all’elenco associato alla casella Consenti, selezionare Elenco, e spuntare i checkbox Ignora celle vuote e Elenco nella cella. L’ultima spunta, in particolare, determina la visualizzazione di un pulsantino a fianco della cella di input, premendo il quale viene aperto l’elenco di scelta guidata. Nella casella dedicata, invece digitare le coordinate della zona che ospita l’elenco dei valori consentiti. Nelle altre due schede si possono impostare eventuali messaggi di errore o di aiuto. Premere OK per confermare impostazioni. A questo punto, se si inserisce un dato tramite l’elenco non accade nulla, ma se un input manuale è diverso da quelli previsti viene segna lato l’errore.

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Per avere aiuto Chi vuole saperne di più sulle procedure per la gestione degli elenchi, e su quelle di impostazione dei controlli in genere, può consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave Convalida dei dati. Fra gli argomenti che vengono individuati si consiglia, in particolare, di consultare i seguenti: Specificare le immissioni di cella valide, Determinare le immissioni di cella utilizzando una formula, e Risolvere i problemi relativi alla convalida.


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La formattazione condizionale

Come impostare il formato di una cella in base ai dati in essa contenuti

Definire controlli e formati Lanciare la procedura Selezionare la cella da controllare, aprire il menu Formato, e optare per la voce Formattazione condizionale. Si accede così ad un box articolato in quattro caselle. Nella prima casella è presente la condizione default (Il valore della cella è). Scegliere nell’elenco a discesa associato alla seconda casella l’operatore di confronto per il primo controllo (Tra), e digitare nelle due caselle a fianco il limite inferiore e superiore del primo intervallo di controllo (1 e 100).

razie alla formattazione condizionale si può impartire automaticamente ad una cella un particolare formato, semplicemente basandosi sui dati che la cella stessa contiene. È così possibile impostare una sorta di controllo visivo. Per esempio, possiamo richiedere che lo sfondo della cella si colori di una determinata tonalità se vi si inseriscono dati che ottemperano a certe condizioni. Ecco come operare per ottenere sfondi rispettivamente rossi, blu, e verdi, a seconda che i dati che si inseriscono nella cella siano compresi fra 1 e 100, 101 e 200, o 201 e 300, limiti inclusi. Selezionare la cella da controllare, aprire il menu Formato, e optare per la voce Formattazione condizionale. Si accede così ad un box articolato in quattro caselle. Nella prima casella è presente la condizione default (il valore della cella è).

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Definire il controllo Fare clic sul pulsante Formato, nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Motivo, e selezionare nella paletta cromatica lo sfondo da assegnare alla cella se il valore in essa inserito cade nell’intervallo stabilito. Ovviamente, oltre allo sfondo della cella, possono essere impostate contemporaneamente anche altre formattazioni. In tal caso avvalersi delle opzioni gestite dalle altre schede della maschera.

Controlli aggiuntivi Premere il pulsante Aggiungi per visualizzare un’appendice del box, dove con le stesse procedure si impostano le condizioni del secondo controllo. Premere ancora Aggiungi per aprire una nuova appendice e definire il terzo controllo. A questo punto, fare clic sul pulsante OK in calce alla maschera per rendere definitive le impostazioni. Da questo momento, a seconda di quanto viene inserito nella cella, lo sfondo di quest’ultima assumerà la colorazione impostata.

Lanciare la procedura Scegliere nell’elenco a discesa associato alla seconda casella l’operatore di confronto per il primo controllo (Tra), e digitare nelle due caselle a fianco il limite inferiore e superiore del primo intervallo di controllo (0 e 100). Successivamente, fare clic sul pulsante Formato, nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Motivo, e selezionare nella paletta cromatica lo sfondo da assegnare alla cella se il valore in essa inserito cade nell’intervallo stabilito. Premere il pulsante Aggiungi per visualizzare un’appendice del box, dove con le stesse procedure si impostano le condizioni del secondo controllo. Premere ancora Aggiungi per aprire una nuova appendice e definire il terzo controllo.

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Per avere aiuto La funzione di formattazione condizionale è ricca di opzioni che vale la pena di conoscere per immaginarne nuove applicazioni. Suggeriamo pertanto di consultare in proposito la guida in linea. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare Formattazione condizionale. Fra gli elementi che vengono individuati consultare i seguenti: Applicare formati condizionali alle celle, e Modificare, aggiungere, o rimuovere i formati condizionali.


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Controllare utilizzando le macro

Quando l’inserimento di un dato avviene tramite una macro bisogna sviluppare un opportuno codice

Definire le variabili e acquisire i dati La macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. In alternativa, nella barra degli strumenti del Visual Basic (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic) fare clic sull’icona che reca sopra impresso un circoletto. Così facendo si attiva la procedura di registrazione, e viene contestualmente visualizzata la maschera per la denominazione della macro che intendiamo sviluppare.

e si vogliono automatizzare le operazioni di inserimento dati bisogna ricorrere a macro personalizzate. In questo capitolo vedremo come gestire gli input tramite un piccolo programma che visualizza un box in cui si inserisce il dato da trasferire in una certa posizione. Per semplicità ci occuperemo di un solo input ma la macro può gestirne un numero indefinito. Basta inserirvi dei passi aggiuntivi. La macro, una volta sviluppata, potrà essere associata ad un pulsante, oppure può essere richiamata direttamente da tastiera. Nel nostro esempio ci riferiremo ad un input gestito tramite il box che viene visualizzato dal macrocomando InputBox. La prima parte della macro prevede che venga creata una variabile in cui viene registrato il dato che verrà inserito nel box, mentre la seconda si occupa della visualizzazione del box e del trasferimento del dato. In pratica, bisogna inserire fra le due sezioni i passi necessari per l’esecuzione dei controlli, e prevedere l’arresto della macro in caso di input non accettabili. Questa volta non potremo affidarci al registratore delle macro (se non solo in parte), e dovremo sviluppare il programma scrivendone direttamente i vari passi. Basta creare una macro vuota, dopodiché si inseriscono al suo interno le varie istruzioni. Ma ecco come procedere per creare una macro che visualizza un messaggio di richiesta dati, li registra in una variabile, e poi li trasferisce in una cella del foglio di lavoro. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu op-

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Denominare la macro Digitarne il nome nella casella dedicata (non sono ammessi spazi), quindi premere il pulsante OK. Se la macro non verrà lanciata da un pulsante inserire nella casella Scelta rapida da tastiera la lettera per formare automaticamente la sequenza di controllo che consente di lanciarla manualmente, per esempio, Maiusc+Control+Z.

Arresto immediato della registrazione Premere il pulsante OK per consolidare le definizioni operate. Contestualmente alla chiusura della maschera viene visualizzata la minibarra che pilota il registratore, nella quale si fa subito clic sull’icona con sopra il quadratino. Si determina così l’arresto immediato della registrazione con la conseguente creazione, però, di una macro vuota. Abbiamo così a disposizione il contenitore con cui operare.

Accedere alla macro Ecco come visualizzare la macro vuota che abbiamo appena creato. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e poi ancora Macro nel sottomenu. Si accede così ad una maschera in cui figura il nome della macro vuota. Selezionarlo, se già non lo fosse, e premere il pulsante Modifica per accedere all’Editor del Visual Basic nel quale ne viene mostrato il listato. La maschera consente anche di gestire particolari operazioni che coinvolgono le macro (Esecuzione, Eliminazione, e così via)


open action guida tare per Registra nuova macro. Così facendo si attiva la procedura di registrazione, e viene contestualmente visualizzata

la maschera per la denominazione della macro. Digitarne il nome nella casella dedicata (per esempio, Inserimento),

quindi premere il pulsante OK. In questa sede si può definire la sequenza di controllo che consente di lanciarla manual-

Il codice della macro Eliminare i passi interni della macro vuota. Digitare sotto la prima istruzione del codice il passo Dim Dati, dopodiché inserire la seconda istruzione, che nella fattispecie è la seguente: Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”). Tale istruzione visualizza il box di dialogo che gestisce l’inserimento dei dati. A questo punto non ci resta che prevedere l’istruzione per trasferirli nella cella desiderata, che è : Range(“G7”) = Dati. Inserire anche l’istruzione Range(“A1”).Select per portare, successivamente all’inserimento del dato, il cursore in A1.

Il box di dialogo Ecco come si presenta il box che gestisce l’inserimento dei dati. In particolare, si noti la presenza della casella di input, e dei due pulsanti Annulla e OK. Il messaggio che vi compare è quello personalizzato che si pone fra virgolette come argomento della istruzione InputBox. Inserito il dato nella casella, facendo clic sul pulsante OK se ne determina il trasferimento nella cella di destinazione. In pratica, non essendo ancora stato sviluppato il controllo, viene accettato qualsiasi dato.

La macro di controllo Il nostro codice non prevede ancora il controllo del dato inserito, che viene demandato ad un insieme di istruzioni che svilupperemo nel prossimo capitolo della presente dispensa. Il controllo sarà affidato ad un ciclo If Then. Per saperne di più su questi macrocomandi si consiglia di consultare la guida in linea del Visual basic. Accedervi dall’ambiente Editor e ricercare la chiave Istruzione If. Consultare l’argomento Istruzione If…Then…Else.

Associare la macro a un pulsante Nella barra strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sul simbolo del pulsante. Disegnarlo, farvi sopra clic destro, e selezionare Visualizza codice nel menu contestuale al clic. All’interno del codice del pulsante digitare il nome che abbiamo assegnato alla macro. Disattivare l’icona con sopra impresse squadra e matita per rendere operativo il pulsante.

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mente dalla tastiera. Contestualmente alla chiusura della maschera, viene visualizzata la minibarra che pilota il registratore, nella quale si fa subito clic sull’icona con sopra il quadratino. Si determina così l’arresto immediato della registrazione con la conseguente creazione, però, di una macro vuota. A questo punto, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e poi ancora Macro nel sottomenu. Si accede così ad una maschera in cui figura il nome della macro vuota che abbiamo appena creato. Selezionarlo, se già non lo fosse, e premere il pulsante Modifica per accedere all’Editor del Visual Basic, nel quale viene mostrato il codice della macro, in cui inseriremo le opportune istruzioni. Prima però, conviene eliminare tutto quanto si trova fra l’istruzione iniziale e quella finale.

Creare la variabile La prima cosa da fare è creare la variabile in cui saranno registrati i dati inseriti. Utilizzeremo per questo l’istruzione Dim seguita dal nome che vogliamo assegnare alla variabile stessa. A tale nome (per esempio, Dati) si farà riferimento per eseguire i controlli. Digitare sotto la prima istruzione del codice il passo Dim Dati, dopodiché inserire la seconda istruzione che, nella fattispecie, è la seguente: Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”). Tale istruzione visualizza un box di dialogo con una casella di testo e due pulsanti (Annulla e OK), inoltre, esibisce il messaggio personalizzato che è stato scritto fra virgolette. Inserendo il dato, questo viene registrato nella variabile. A questo punto non ci resta che prevedere l’istruzione per trasferirlo nella cella desiderata, che nel nostro caso è la seguente: Range(“G7”) = Dati. In altre parole, si pone il contenuto della cella uguale alla variabile, e il gioco è fatto. Manca però il controllo del dato, che viene demandato ad alcune semplici istruzioni che svilupperemo nel prossimo capitolo della presente dispensa. In pratica, si tratta di impostare un controllo condizionale, che in caso di input non accettabili arresti la macro e visualizzi un messaggio di errore. Se il dato è corretto, invece, viene inserito dove previsto.

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Sviluppare la macro di controllo

I dati registrati nella variabile vengono controllati da una macro che gestisce di conseguenza le azioni da eseguire

Il ciclo di controllo Le istruzioni If-Then I controlli si impostano utilizzando un ciclo If - Then (Se - allora) che verifica l’attendibilità di quanto registrato nella variabile e determina di conseguenza il lancio di alcune azioni. Se il dato è corretto viene inserito nella cella. In caso contrario viene attivata l’istruzione End che interrompe la macro, ed eventualmente esibito un messaggio di errore. L’insieme delle istruzioni deve essere inglobato nella macro che abbiamo appena sviluppato.

controlli si impostano utilizzando l’istruzione If - Then (Se - allora) che verifica l’attendibilità di quanto registrato nella variabile e determina di conseguenza il lancio di alcune azioni. Se il dato è corretto viene inserito nella cella. In caso contrario viene attivata l’istruzione End che interrompe la macro, ed eventualmente esibito un messaggio di errore. L’insieme delle istruzioni può essere inglobato nella macro che abbiamo appena sviluppato. In pratica bisogna impostare un controllo condizionale che entra in gioco solo se il dato non è accettabile, mentre viene ignorato se l’input è corretto. Vediamo come operare per accettare, per esempio, solo input rappresentati da valori numerici diversi da 10.

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Inserimento del ciclo Accedere al codice della macro Inserimento, e subito dopo l’istruzione Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”) digitare il passo: If Dati <>10 Then, facendolo seguire dalle istruzioni MsgBox (“Valore non accettabile. Riprovare”), Range(“A1”).Select, e End. Questi tre passi verranno eseguiti solo se il controllo precedente è verificato. Il codice inserito termina con l’istruzione End If che chiude in ogni caso il ciclo di controllo. Se il dato è accettabile viene direttamente inserito nella cella G7.

Conferma dell’input Si può anche prevedere la visualizzazione di un messaggio che confermi l’accettabilità del dato. Anche in questo caso la sua apertura è affidata all’istruzione MsgBox, da inserire subito dopo il passo che inserisce i dati in G7. Il testo del messaggio deve essere posto in argomento al comando MsgBox, scrivendolo fra virgolette. Premendo OK il box scompare, e la macro si conclude con il posizionamento del cursore in A1.

Impostare la macro Accedere al codice della macro Inserimento, e subito dopo l’istruzione Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”) digitare il passo: If Dati <>10 Then, facendolo seguire dalle istruzioni MsgBox (“Valore non accettabile. Riprovare”), Range(“A1”). Select, End, che verranno eseguite solo se il controllo condizionale If è verificato. Il nostro programmino si conclude con l’istruzione End If che chiude in ogni caso il ciclo di controllo. Registrata la variabile, viene attivato il ciclo di controllo, ed eseguito il primo passo che verifica l’input. Se questo non è valido si passa alle istruzioni che visualizzano il messaggio di errore e concludono la macro. Se, invece, il dato è accettabile si salta direttamente all’istruzione che lo trasferisce nella cella G7.

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Gestire i messaggi I messaggi che vengono visualizzati nel corso dell’esecuzione della macro sono gestiti dalle istruzioni InputBox e MsgBox, e possono essere opportunamente personalizzati impostando numerosi parametri di lavoro. Per saperne di più sul loro utilizzo pratico si suggerisce di documentarsi accedendo alla guida in linea del Visual Basic. Accedere all’Editor (Alt+F11), aprire la guida, e digitare nella casella di ricerca libera le chiavi: InputBox e MsgBox.


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Un modello a vostra disposizione

Vi spieghiamo come utilizzare il foglio elettronico allegato alla dispensa e come apportare eventuali modifiche

Le diverse sezioni

Sul CD Guida di PC Open Convalida Il foglio Convalida esemplifica l’utilizzo della omonima procedura che opera nell’ambito del menu Dati. Facendo clic sulla cella D5 viene visualizzato un messaggio popup che dà informazioni sull’input. Se si inserisce un dato non accettabile viene esibito un messaggio di errore. Se in questo box si preme il pulsante Sì, l’input può essere comunque accettato. Per modificare il controllo, evidenziare la cella D5, e rilanciare la procedura Convalida.

l foglio Convalida esemplifica l’utilizzo della omonima procedura che opera nell’ambito del menu Dati. Facendo clic sulla cella D5 viene visualizzato un messaggio popup che fornisce informazioni sull’input. Se si inserisce un dato non accettabile viene visualizzato un messaggio di errore. Se nel corrispondente box si preme il pulsante Sì, l’input può essere comunque accettato. Per modificare il controllo, evidenziare la cella D5, e rilanciare la procedura Convalida. Se nel foglio Scelte guidate si fa clic sul pulsantino accanto alla cella di input, viene aperto un elenco in cui si può selezionare il dato desiderato fra quelli accettabili. Input manuali non corretti verranno segnalati da un messaggio. Se si aggiungono nuovi nomi all’elenco bisogna rilanciare la procedura Convalida, e specificare la nuova zona dati. E veniamo ai controlli condizionali. In questo caso, inserendo un dato nella cella E7, il suo sfondo si colora a seconda del tipo di input operato. Per apportare modiche ai controlli da eseguire, selezionare la cella, aprire il menu Formato, optare per Formattazione condizionale, e ripetere la procedura di assegnazione prevedendo le opportune modifiche. Infine, se nel foglio Controlli macro si preme il pulsante dedicato viene aperto il box di input. Inserendo il dato nella casella viene eseguito il controllo. In caso di accettazione o rifiuto viene comunque esibito un messaggio. Per modificare il testo dei messaggi cambiare quelli contenuti fra virgolette, che si trovano in argomento alle funzioni InputBox e MsgBox.

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Scelte guidate Se nel foglio Scelte guidate si fa clic sul pulsantino della cella di input, viene aperto un elenco in cui si può selezionare il dato desiderato fra quelli accettabili. Input manuali non corretti verranno segnalati da un messaggio. Se si aggiungono nuovi nomi all’elenco bisogna rilanciare la procedura Convalida e specificare la nuova zona dati, che può essere dichiarata tramite un eventuale nome assegnato alla zona stessa.

Controlli condizionali In questo caso, inserendo un dato nella cella E7, il suo sfondo si colora a seconda del tipo di input operato. Per apportare modiche ai controlli da eseguire, selezionare la cella, aprire il menu Formato, optare per Formattazione condizionale, e ripetere la procedura di assegnazione prevedendo le opportune modifiche. È prevista l’impostazione di un massimo di tre controlli. Per quanto riguarda i formati, se ne possono assegnare più d’uno per ogni controllo.

Controlli macro Se si fa clic sul pulsante Premere per inserire i dati viene aperto il box di input. Premere OK per consolidare l’inserimento, o Annulla per uscire dalla procedura. A inserimento avvenuto viene eseguito il controllo del dato. In caso di accettazione o rifiuto viene comunque esibito un messaggio. Per modificare il testo dei messaggi bisogna intervenire su quelli fra virgolette, che si trovano in argomento alle funzioni InputBox e MsgBox.


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Excel: interrogare

un archivio tabellare tramite un box di dialogo

Nella precedente dispensa abbiamo visto come utilizzare un box di dialogo per creare un archivio tabellare. Proseguiamo la lezione usando la stessa interfaccia per eseguire una ricerca

n ambiente Excel, l’interrogazione di un database tabellare prevede l’impostazione di particolari filtri in base ai quali vengono isolati i record. La corrispondente procedura richiede che si specifichi la zona occupata dall’archivio in cui condurre le ricerche, quella in cui sono ospitati i vincoli di filtro, e la zona nella quale devono essere visualizzati i risultati della ricerca. Tutte queste operazioni si prestano molto bene ad essere automatizzate tramite una macro, consentendo così di eseguire rapidamente una ricerca senza dover necessariamente operare manualmente. In pratica, tutto si riduce a dichiarare di volta in volta i vincoli di interrogazione (tramite un opportuno box di dialogo). Al resto ci penserà la macro. Insomma, basta un clic su un pulsante per aprire la maschera di interrogazione, e

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una volta definito cosa cercare, con un altro clic si ottengono i risultati. Il modello allegato alla presente dispensa, che trovate sul CD Guida (Archiviazione dati 2), rappresenta l’estensione di quello rilasciato lo scorso mese per la creazione automatica di un archivio tabellare, e prevede, per l’appunto, l’implementazione di un modulo dedicato all’esecuzione delle ricerche. Chi volesse utilizzare subito l’applicazione, passi direttamente al capitolo quarto. Alberto Nosotti

1

Interrogazione di un archivio

- La procedura - I criteri di ricerca

2

p. 150 p. 150

Impostazione dei criteri

- Creazione del box di dialogo p. 152 - Definizione delle proprietà p. 152


Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio-agosto 2000) di PC Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nello scorso numero.

3

Automatizzare la ricerca

- Registrare la procedura p. 154 - Sviluppare la macro p. 154

4

Il modello

- Come utilizzarlo - I caratteri jolly

p. 156 p. 156

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1

Interrogazione di un archivio

Per eseguire una ricerca in un archivio tabellare, Excel prevede una speciale procedura guidata

Impostare le zone, eseguire la ricerca L’archivio di lavoro Il data base tabellare sul quale verranno condotte le ricerche. La corrispondente zona (dati e nome campo) è individuata dalle coordinate E10:I100, ed è stata denominata Archivio_tabellare. Si noti che trattandosi di un nome composto è stato utilizzato l’underscore. A questo nome si farà riferimento nella maschera che gestisce l’impostazione dei parametri di ricerca. Nella maschera devono essere citate anche la zona dei criteri e quella destinata ad ospitare i risultati.

n questa sede analizzeremo la procedura per l’interrogazione di un archivio tabellare, facendo riferimento al data base Fatture registrato nel modello che accompagna la presente dispensa. Tale analisi ci sarà utile al fine di mettere a punto le strategie per procedere all’automatizzazione di una ricerca. In pratica, la suddetta procedura si basa sulla dichiarazione delle zone che contengono rispettivamente l’archivio (dati e nomi campo compresi), e i criteri di ricerca, nonché quella destinata ai risultati. Più avanti, vedremo come si opera per estrarre dall’archivio di lavoro tutti i record che soddisfano determinate condizioni, ma prima bisogna impostare le zone dei criteri e dei risultati che, come abbiamo appena detto, devono essere dichiarate nel corso dell’interrogazione unitamente a quella che ospita l’archivio (attualmente già esistente e denominata Archivio_tabellare).

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La zona dei criteri Si articola in due righe. La prima contiene i nomi dei campi dell’archivio, nella seconda si inseriscono le chiavi di ricerca. Se sotto il campo si digita Rossi Arturo, verranno estratti dal data base tutti i record che si riferiscono a tale cliente. Le ricerche possono essere ancora più mirate. Se nella cella AP11 sottostante il campo Pagato si digita No, viene condotta una ricerca in And, vale a dire che saranno individuate solo le registrazioni relative alle fatture emesse verso Rossi, ma che non sono state pagate.

La zona dei risultati Individua la posizione del foglio di lavoro in cui sono visualizzati di volta in volta i risultati delle ricerche condotte. Nel nostro caso si identifica con la sola riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai nomi dei campi dell’archivio. In loro corrispondenza, nelle celle sottostanti, vengono elencate le registrazioni individuate nel corso della ricerca. La suddetta riga viene denominata Zona_risultati. Si noti che quando viene condotta una nuova interrogazione, i risultati di quella precedente vengono cancellati automaticamente.

La zona criteri Si articola in due righe: alla corrispondente area (AL10: AP11) viene assegnato il nome Zona_criteri (attenti all’underscore). La prima riga contiene i nomi dei campi dell’archivio, mentre nella seconda si inseriscono le chiavi di ricerca. Denominare le celle della seconda riga rispettivamente Nr1, Data1, Cliente1, Imponibile1, e Pagato1. Denominare Riga_criteri l’intera riga. Se sotto il campo Cliente si digita Rossi, verranno estratti dal data base tutti i record che si riferiscono a tale nominativo. Le ricerche possono essere ancora più mirate. Se si coinvolge anche la cella AP11 sottostante il campo Pagato, e vi si digita No, viene condotta

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La procedura di interrogazione Per eseguire una ricerca nell’archivio bisogna prima impostare le zone criteri e risultati, e immettere nella prima gli opportuni vincoli di interrogazione. Per esempio, se si vogliono estrarre i riferimenti a tutte le fatture inevase, inserire nella cella AP11, sottostante il campo Pagato della zona criteri, il vincolo No. A questo punto aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Si determina così l’apertura del box per l’impostazione della ricerca.


open action guida una ricerca in And, vale a dire che saranno individuate solo le registrazioni relative alle fatture emesse verso Rossi, ma che

non sono state pagate. Insomma, impostando opportunamente la zona dei criteri si possono condurre ricerche anche

piuttosto sofisticate. Ovviamente, se si esegue una interrogazione secondo la procedura tradizionale, i vari criteri de-

Impostare ed eseguire la ricerca La maschera che gestisce l’impostazione dei parametri della ricerca. Innanzitutto, spuntare il bottone Copia i dati in un’altra posizione. Infatti, i risultati devono essere visualizzati nella zona dedicata che abbiamo appena impostato. Nelle tre caselle della maschera inserire rispettivamente i nomi che sono stati assegnati alla zona dell’archivio (Archivio_tabellare), dei criteri (Zona_criteri), e dei risultati (Zona_risultati). A questo punto premere il pulsante OK per lanciare la ricerca.

I risultati Se abbiamo operato correttamene, i risultati dell’interrogazione condotta vengono visualizzati nella zona che è stata loro dedicata. In particolare sotto la riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai campi in cui si articola l’archivio. Si noti che i record individuati in ogni ricerca vanno a sostituire quelli relativi all’interrogazione precedente. In figura sono mostrati i risultati di una ricerca intesa ad individuare le fatture che si riferiscono a quelle di importo superiore a 2.500 euro.

Ricerche mirate Come si è detto, è possibile condurre interrogazioni isolando i record che corrispondono contemporaneamente a più criteri. In pratica, si tratta di condurre una interrogazione che viene definita dagli addetti ai lavori ricerca in And. Per esempio, possono essere individuate le registrazioni che corrispondono ad un certo cliente ma si riferiscono solo alle fatture non pagate. In tal caso bisogna inserire rispettivamente nelle celle AN11 e AP11 della zona criteri, il nome del cliente e la stringa No.

Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sulle procedure per l’impostazione dei filtri avanzati conviene consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprirla, quindi accedere alla scheda di ricerca libera. Nella casella dedicata inserire la chiave Filtro avanzato, poi premere il pulsante Cerca. Vengo individuati tre argomenti, e precisamente: Filtrare un elenco utilizzando criteri avanzati, Tipi di criteri di confronto, Esempi di criteri di filtrazione avanzati.

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vono essere inseriti manualmente nelle opportune celle, ma nel nostro caso tale inserimento è mediato da un box di dialogo. Diventa così possibile eseguire l’interrogazione direttamene dall’ambiente archivio, richiamando semplicemente la maschera per la dichiarazione delle chiavi di ricerca. I dati inseriti nelle caselle del box saranno trasferiti automaticamente nelle corrispondenti celle della zona criteri, e in base a queste impostazioni verrà condotta l’interrogazione.

La zona risultati Individua la posizione del foglio di lavoro in cui sono visualizzati di volta in volta i risultati delle ricerche condotte. Nel nostro caso si identifica con la sola riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai nomi dei campi dell’archivio. In loro corrispondenza, nelle celle sottostanti, vengono elencate le registrazioni individuate. La denomineremo Zona_Risultati.

La procedura A questo punto, possiamo finalmente lanciare una ricerca. Immaginiamo di voler estrarre dall’archivio tutti i record che si riferiscono al cliente Verdi Giovanni. Inserire tale chiave nella cella AN11 della zona criteri, aprire il menu Dati, e selezionare la voce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Si accede così alla maschera che gestisce l’impostazione dei parametri di interrogazione. Innanzitutto, spuntare il bottone Copia i dati in un’altra posizione. Nelle tre caselle della maschera inserire rispettivamente i nomi che sono stati assegnati alla zona dell’archivio (Archivio_tabellare), dei criteri (Zona_criteri), e dei risultati (Zona_risultati). A questo punto premere il pulsante OK per lanciare la ricerca. Se abbiamo operato correttamente, nella zona dei risultati verranno visualizzate tutte le fatture che si riferiscono al cliente Verdi. Si noti che per specificare un criterio di ricerca è possibile avvalersi anche delle wildcard (o caratteri jolly). In tal caso, un asterisco equivale ad una qualsiasi sequenza di caratteri, mentre un punto interrogativo ne rimpiazza uno solo. Pertanto, il cliente Verdi Giovanni sarà individuato anche dai criteri V*, *rd*, V??di*, e così via.

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Definizione automatica dei criteri

In questo capitolo vi spieghiamo come creare il box di dialogo per impostare la zona criteri

La procedura nel dettaglio Inserimento dei criteri L’analisi della procedura di interrogazione ci suggerisce le possibili strategie per condurre automaticamente l’interrogazione dell’archivio. In pratica, tramite un box di dialogo si inseriscono le chiavi di ricerca nelle opportune celle della zona criteri, quindi, con la mediazione di una macro registrata, si dà il via all’interrogazione. La macro si concluderà con una istruzione che porta direttamente il cursore sulla zona dei risultati.

analisi della procedura di interrogazione ci suggerisce le possibili strategie per condurre automaticamente l’interrogazione dell’archivio. In pratica, tramite un box di dialogo si inseriscono le chiavi di ricerca nelle opportune celle della zona criteri, quindi, con la mediazione di una macro registrata, si esegue l’interrogazione. La macro si concluderà con una istruzione che porta direttamente il cursore sulla zona dei risultati. Il box di dialogo viene aperto premendo un pulsante (Esegui ricerca), mentre la macro viene lanciata contestualmente alla chiusura del box, facendo clic sul pulsante Trova in essa ospitato. Il nostro box deve prevedere, ovviamente, le stesse caselle di testo in cui si articola quello per l’inserimento dei dati. La differenza sta nel fatto che le celle di controllo ad esse associate (le famose ControlSource) sono diverse. Infatti, in questo caso, identificano le corrispondenti posizioni della zona dei criteri. Insomma, il dato inserito nella casella Numero fattura verrà trasferito automaticamente nella cella AL11, quello digitato nella casella Cliente andrà a posizionarsi nella cella AN11, e così via. E ancora, dal momento che ogni ricerca prevede chiavi diverse è opportuno inserire nel codice di apertura del box le istruzioni che procedano di volta in volta alla cancellazione di tutti i dati contenuti nella zona criteri. L’intero codice, comprensivo di tali istruzioni e di quelle per l’apertura del box, verrà associato alla pressione del pulsante Esegui ricerca, da creare a fianco dell’archivio dati. Il fatto che i box di input e

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Clonazione del box Premere contemporaneamente i tasti Alt e F11 per accedere all’Editor del Visual Basic. In questo ambiente, nella finestra di sinistra, fare doppio clic sulla voce Form, e poi su Userform1, per aprire nella finestra di sinistra il box per l’inserimento dei dati. Farvi sopra clic destro, e nel menu visualizzato optare per la voce Seleziona tutto. Così facendo si determina l’evidenziazione di tutti gli elementi in cui si articola il box di dialogo. A questo punto, aprire il menu Modifica e attivare la voce Copia.

Copiare caselle e pulsanti Aprire il menu Inserisci, e selezionare UserForm per aprire il riquadro di base del nuovo dialog box (o userform, a seconda di come lo si vuole chiamare). Ridimensionarlo con il mouse per renderlo uguale a quello di cui abbiamo replicato gli elementi, farvi sopra clic destro, e scegliere Incolla nel menu che viene visualizzato. Le caselle e i pulsanti copiati vengono così trasferiti nel nuovo box.

Modifica delle “ControlSource” Le ControlSource delle caselle del box devono essere opportunamente modificate. Fare clic destro sulla casella Numero fattura, accedere alla corrispondente casella delle proprietà, e modificare la cella ControlSource da NR a NR1. Così facendo, il dato inserito in tale casella verrà trasferito nella opportuna cella della zona criteri, cui per l’appunto, è stato assegnato il nome NR1. Operare in modo analogo per modificare le ControlSource delle altre caselle.


open action guida di ricerca siano sostanzialmente uguali dal punto di vista strutturale, facilita le cose. Infatti, anziché realizzarne uno

ex novo, possiamo copiare quello creato per l’inserimento dei dati, ed apportare gli opportuni ritocchi.

Copiare il box Premere contemporaneamente i tasti Alt e F11 per accedere all’Editor del Visual Ba-

Il pulsante “Annulla” Il codice dei pulsanti non viene replicato in fase di copia. Pertanto, fare clic destro sul pulsante Annulla, e selezionare la voce Visualizza codice. Si accede così al corrispondente codice, che al momento è composto solo dall’istruzione iniziale e da quella finale. Inserire al loro interno l’istruzione Unload Me, che determina la chiusura del box nel caso si volesse interrompere la ricerca. I criteri eventualmente inseriti saranno cancellati quando si riapre il box.

Il pulsante “Registra” In questo caso l’etichetta del pulsante deve essere modificata da Registra a Trova. Fare clic destro sul pulsante, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic per accedere alla omonima maschera. Nella cella accanto alla voce Caption digitare la nuova etichetta: Trova. Per quanto riguarda il nuovo codice, invece, lo inseriremo dopo aver registrato la macro di interrogazione. Ce ne occuperemo nel prossimo capitolo.

Apertura del box L’apertura del box è associata alla pressione del pulsante Esegui ricerca. Nella barra icone del Visual Basic fare clic su quella con sopra martello e chiave inglese. Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzato il pulsante. Accedere alla casella delle proprietà e nella cella Caption digitarne l’etichetta: Esegui ricerca.

Il codice di apertura Al pulsante Esegui ricerca sono associate le istruzioni che cancellano i dati della zona criteri e, successivamente, aprono il box di dialogo per l’inserimento dei nuovi vincoli. Una volta disegnato il pulsante, quando è ancora evidenziato, accedere al suo codice ed inserire dopo il primo passo le seguenti istruzioni: Range(“Riga_criteri”).Select, Selection.ClearContents, Range(“A1”).Select, e UserForm2.Show. Per provare il pulsante disattivare l’icona con sopra impressi squadra e matita.

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sic. In questo ambiente, nella finestra di sinistra, fare doppio clic sulla voce Form, e poi su Userform1. Si apre così, nella finestra di sinistra, il box per l’inserimento dei dati. Fare clic destro, e nel menu visualizzato contestualmente al clic optare per la voce Seleziona tutto. In questo modo si determina l’evidenziazione di tutti gli elementi in cui si articola il box di dialogo. A questo punto, aprire il menu Modifica e attivare la voce Copia. Successivamente, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce UserForm per aprire il riquadro di base del nuovo dialog box (o userform, a seconda di come lo si vuole chiamare). Ridimensionarlo con il mouse per renderlo uguale a quello di cui abbiamo replicato gli elementi, farvi sopra clic destro, e scegliere Incolla nel menu che viene visualizzato. Le caselle e i pulsanti appena copiati vengo così trasferiti nel nuovo box.

ControlSource e pulsanti Fare clic destro all’interno del box, e selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima maschera. Nella cella accanto alla voce Caption digitare il nuovo titolo del box: Criteri di ricerca. Fare clic destro sulla casella Numero fattura, accedere alla corrispondente casella delle proprietà, e modificare la cella ControlSource da NR a NR1. Così facendo, il dato inserito in tale casella verrà trasferito nella cella AL11 della zona criteri, che come ricorderete è stata denominata NR1. Operare in modo analogo per modificare le ControlSource delle altre caselle. Per quanto riguarda i pulsanti, invece, fare clic destro su quello Annulla, e selezionare la voce Visualizza codice. Inserire all’interno del codice l’istruzione Unload Me, che determina la chiusura del box nel caso si volesse interrompere la ricerca.

Il pulsante Registra Relativamente al pulsante Registra, invece, accedere alla sua maschera delle proprietà, e nella cella Caption digitare la nuova etichetta Trova. Nel suo codice, invece, dobbiamo inserire i passi che provvedono a chiudere il diallog box e a eseguire l’interro gazione.

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Registrare la macro di ricerca

Per automatizzare la ricerca bisogna registrare la macro di interrogazione ed associarla al pulsante “Trova” del box di dialogo

La procedura di registrazione Il codice automatico Per automatizzare la procedura di ricerca conviene eseguirla alla tastiera, mentre è attiva la funzionalità di registrazione. Si genera così automaticamente il codice della corrispondete macro, che potrà poi essere associato al pulsante Trova del dialogo box. Portare il cursore in A1, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. In alternativa, nella barra degli strumenti del Visual Basic, fare clic sull’icona con sopra impresso un circoletto.

inora ci siamo occupati di impostare il box per la dichiarazione dei criteri di ricerca, prevedendone l’apertura tramite il pulsante Esegui ricerca. Fra l’altro, nel codice di tale pulsante sono stati inseriti passi che provvedono a cancellare il contenuto della zona criteri per prepararla a ricevere quelli nuovi. La cancellazione vera e propria avviene a cura dei passi Range(“Riga_criteri”).Select, e Selection.ClearContents. Si noti che in argomento alla prima istruzione è stato messo il nome assegnato alla seconda riga della zona criteri, che viene così selezionata, e poi eliminata dalla seconda istruzione. Inoltre, è stato impostato il codice del pulsante Annulla per chiudere il box senza eseguire la ricerca. A questo punto non ci resta che sviluppare la macro per eseguire l’interrogazione ed associarla al pulsante Trova.

S

Denominare la macro Attivando la procedura di registrazione si determina la contestuale apertura del box per la denominazione della macro che si intende registrare. Assegnarle il nome Interrogazione, quindi premere il pulsante OK. Così facendo si attiva la funzionalità di registrazione. La scorsa volta si è optato per la nomenclatura generica, perché le macro sono state poi assemblate in un unico codice. Questa volta, invece, la macro verrà utilizzata tale e quale, e anziché replicarne il codice all’interno del pulsante di lancio ne citeremo semplicemente il nome.

I comandi del registratore Contestualmente all’attivazione del registratore viene aperta una barretta con due icone. La prima consente di eseguire la registrazione nella cosiddetta modalità relativa. È quella di cui ci siamo avvalsi la scorsa volta per registrare la macro che posizionava il cursore nella corretta posizione di inserimento dei dati. La seconda icona (quella con sopra impresso un quadratino), consente di concludere la registrazione disattivando la funzionalità.

Registrare la procedura Portare il cursore in A1, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Assegnarle il nome Interrogazione, quindi premere il pulsante OK. Così facendo si attiva la funzionalità di registrazione. Contemporaneamente, viene aperta una barretta con due icone. Faremo clic sulla seconda quando sarà il momento di disattivare il registratore. A questo punto, si può eseguire la procedura di ricerca. Fare clic sulla cella A1, aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che

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Eseguire la ricerca Attivato il registratore, eseguire la ricerca. Fare clic sulla cella A1, aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene visualizzato attivare il bottone Copia in altra posizione. Nelle tre caselle del box inserire rispettivamente i nomi assegnati all’archivio, alla zona dei criteri, e a quella dei risultati. Premere il pulsante OK. Portarsi ancora sulla cella A1, e fare clic, quindi portarsi sulla cella AC1 in modo da visualizzare la schermata relativa ai risultati.


open action guida viene visualizzato attivare il bottone Copia in altra posizione. Nelle tre caselle del box inserire rispettivamente i nomi

assegnati all’archivio, alla zona dei criteri, e a quella dei risultati. Premere il pulsante OK. Portarsi ancora sulla cella A1,

e fare clic, quindi portarsi sulla cella AC1 in modo da visualizzare la schermata relativa ai risultati. Se la zona criteri è

I risultati Ecco come si presentano i risultati della ricerca registrata. Se la zona criteri è vuota vengono elencati tutti i record dell’archivio. Infatti, se non viene specificato nessun vincolo, qualsiasi record soddisfa l’insieme delle condizioni, pertanto viene visualizzato insieme agli altri. A questo punto, fare clic sull’icona per la disattivazione del registratore. La macro è stata registrata, e tutte le volte che la si lancerà verrà eseguita una ricerca sulla base dei criteri specificati di volta in volta.

La maschera delle macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel sottomenu che viene visualizzato optare ancora per Macro. Nella maschera che si apre selezionare la macro Interrogazione, quindi premere il pulsante Modifica per visualizzarne il listato. Le macro sviluppate la scorsa volta figurano con il nome generico Macro seguito da un suffisso numerico che ne denuncia l’ordine di registrazione, mentre la macro di ricerca figura con il nome che le è stato assegnato (Interrogazioni).

Il listato della macro La prima istruzione fissa la posizione del cursore in A1. Il gruppo centrale di istruzioni (che in realtà è una istruzione singola), rappresenta il codice della procedura di ricerca. Infatti si possono individuare le dichiarazioni delle zone coinvolte nell’interrogazione. Inoltre, è presente il riferimento alla funzionalità Filtro avanzato (Advanced Filter). L’ultimo passo della macro porta il cursore in AC1 al fine di visualizzare correttamene la videata dei risultati.

Il pulsante “Trova” La macro per l’esecuzione delle interrogazioni viene associata al codice del pulsante Trova. Basta citarne semplicemente il nome. Ecco come si presenta il codice del pulsante. Delle due istruzioni in cui si articola, la prima chiude il box dialogo, mentre la citazione del nome della macro di ricerca ne determina il lancio. È anche possibile replicare interamente il listato di quest’ultima, ma tale modo di operare è consigliabile solo se vi si devono apportare eventuali modifiche.

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vuota vengono elencati tutti i record dell’archivio. Infatti, se non viene specificato nessun vincolo, qualsiasi record soddisfa l’insieme delle condizioni, pertanto viene visualizzato insieme agli altri. A questo punto, fare clic sull’icona per la disattivazione del registratore.

Il listato della macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel sottomenu che viene visualizzato optare ancora per Macro. Nella maschera che si apre selezionare la macro Interrogazione, quindi premere il pulsante Modifica per visualizzarne il listato. Le macro sviluppate la scorsa volta figurano con il nome generico Macro seguito da un suffisso numerico che ne denuncia l’ordine di registrazione, mentre la macro di ricerca figura con il nome che le è stato assegnato. Se l’altra volta si è optato per la nomenclatura generica, è dovuto al fatto che le macro sono state poi assemblate fra loro replicandole in un unico codice. Questa volta, invece, la macro verrà utilizzata tale e quale, e anziché replicarne il codice all’interno del pulsante di lancio ne citeremo semplicemente il nome. Se ne avvantaggia la chiarezza dei listati, e sarebbe una buona abitudine da seguire non appena possibile. Ma ecco il commento del codice. La prima istruzione fissa la posizione del cursore in A1. Il gruppo centrale di istruzioni (che in realtà è una istruzione singola), rappresenta il codice della procedura di ricerca. Infatti, si possono individuare le dichiarazioni delle zone coinvolte nell’interrogazione. L’istruzione singola è stata spezzata in più parti al fine di facilitarne la leggibilità. Per poterlo fare, però, alla fine di ogni riga elementare deve essere digitato uno spazio seguito dall’underscore. L’ultimo passo della macro porta il cursore in AC1 per visualizzare correttamene la videata dei risultati.

Associazione al pulsante La macro che abbiamo appena registrato deve essere associata al pulsante Trova, nel cui codice, come prima istruzione è stata già inserita quella che determina la chiusura del box di dialogo (Unload Me).

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Più chiavi per risultati migliori

E ora conduciamo una ricerca utilizzando caratteri jolly e operatori relazionali

Criteri e caratteri jolly

Impostare i criteri di ricerca Caricato il modello accedere all’archivio dati, quindi fare clic sul pulsante Esegui ricerca. Si determina così l’apertura di un box di dialogo strutturalmente simile a quello utilizzato per l’inserimento dei dati. Inserire le chiavi di ricerca nelle opportune caselle (l’ortografia maiuscola e minuscola sono irrilevanti), poi premere il pulsante Trova per lanciare l’interrogazione. Se si vogliono annullare i criteri inseriti basta fare semplicemente clic sul pulsante Annulla. Così facendo, il box viene chiuso e la ricerca non ha luogo.

esecuzione di una qualsiasi ricerca si basa sull’impostazione della zona criteri, che nel nostro caso è mediata dal box dialogo che abbiamo sviluppato. Dopo averlo aperto, inserire nelle varie caselle le chiavi di riferimento. Se si utilizzano più caselle viene condotta una ricerca in And, vale a dire che verranno estratte dall’archivio le sole registrazioni che contengono le chiavi dichiarate, restringendo così notevolmente il numero dei record individuati. Le interrogazioni sono rese più versatili dalla possibilità, cui già abbiamo accennato, di utilizzare i caratteri jolly, e in particolare l’asterisco. È così possibile utilizzare come chiavi anche sequenze di caratteri che si trovano all’interno del termine da ricercare. Per esempio, se nel campo data digitiamo *04, verranno individuate tutte le fatture del mese di aprile, mentre *2003 individua le sole fatture di tale anno. Inoltre, ci si può avvalere anche degli operatori maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, e minore o uguale a. Utilizzando nel campo Numero fattura la chiave >4 verranno estratte tutte le fatture dalla quinta in avanti. È doveroso dire che il nostro modulo, per evitare di rendere tropo complesso il suo sviluppo, possiede alcune limitazioni. In particolare, non possono essere condotte interrogazioni in Or, vale dire individuare record che contengono due o più chiavi nello stesso campo ( per esempio, le fatture intestate a due o più clienti). Inoltre, non è possibile eseguire ricerche utilizzando come chiavi intervalli temporali.

L’

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sul CD Guida di PC Open

Le ricerche in “And” Se si utilizzano più caselle viene condotta una ricerca in And, vale a dire che verranno estratte dall’archivio le sole registrazioni che contengono le chiavi dichiarate, restringendo così notevolmente il numero dei record individuati. Per esempio, se nella casella Cliente si digita Verdi Giovanni, e nella casella Pagato si inserisce Si, verranno estratte dall’archivio tutte le fatture evase di quel cliente.

I caratteri jolly Nell’impostazione della chiave di ricerca è previsto l’utilizzo dei caratteri jolly (le wildcard, nel gergo degli addetti ai lavori). L’asterisco sostituisce una sequenza di caratteri, mentre il punto interrogativo equivale ad un carattere. Tanto per fare qualche esempio, la chiave V* individuerà tutte le fatture del cliente Verdi, mentre digitando *11* nella casella Numero fattura verranno estratte tutte le fatture emesse nel mese di novembre di un qualsiasi anno.

Gli operatori relazionali È anche previsto l’utilizzo degli operatori maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, e minore o uguale a. Per esempio, inserendo nel campo Numero fattura la chiave >4 verranno estratte tutte le fatture dalla quinta in avanti. Viceversa, la chiave <=5 estrarrà dall’archivio tutte le fatture dalla prima alla quinta compresa. Tale procedura non può essere utilizzata per il campo Data. Infatti, nel nostro caso, per semplificare le operazioni di inserimento, le date vengono dichiarate come stringhe e non come tali.


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Excel: gestire in automatico l’inserimento dei dati in un archivio

Quando si lavora con un archivio tabellare l’inserimento dei dati è previsto in modo manuale, ma è possibile rendere automatica questa operazione di Alberto Nosotti

e funzionalità dedicate a gestire database tabellari con un foglio elettronico prevedono speciali procedure per eseguire interrogazioni e ricerche anche molto sofisticate, ma per quanto riguarda la creazione della tabella archivio ci si deve affidare ancora agli input manuali. In pratica, dopo averne impostata l’intestazione inserendo in un insieme di celle contigue i nomi dei campi in cui si articolano i record, si inseriscono via via i corrispondenti dati digitandoli nelle righe sottostanti. Se i record da gestire sono molto numerosi, tale modo di operare è decisamente lento ed inefficace. Innanzitutto bisogna raggiungere ogni volta la posizione di inserimento dati, e dal mo-

L

Per saperne di più Chi volesse documentarsi sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio-agosto 2000) di PC Open.

mento che questa si trova ovviamente in corrispondenza della prima riga vuota dell’archivio, si è costretti a scorrere completamente quest’ultimo. Inoltre, se non si bloccano opportunamente le righe di testa, i nomi dei campi non sono visibili pregiudicando il corretto inserimento dei dati, e la possibilità di commettere un errore è direttamente proporzionale al loro numero. In questa dispensa vi spieghiamo come risolvere elegantemente il problema. Grazie ad una macro (che i non esperti possono semplicemente registrare), non solo è possibile automatizzare l’operazione di inserimento dati, ma la si può anche rendere più rapida ed efficace prevedendo una speciale inter-

faccia che si presenta con la struttura di una tradizionale scheda. I dati possono poi essere inseriti nell’archivio senza che vi si debba accedere direttamente, consentendo così di gestire tutto anche da un foglio di lavoro separato che assume le funzioni di pannello di controllo. A questa dispensa è allegato un modello (Archiviazione dati.xls nel CD Guida) che permette di creare automaticamente un archivio interfacciandosi in modo trasparente con la corrispondente tabella. Ad esso ci riferiremo per descrivere le procedure di archiviazione. Nei prossimi numeri, invece, vedremo come gestire in automatico altre importanti operazioni connesse all’utilizzo di un database.

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Tecniche di archiviazione

- L’inserimento dei dati

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La scheda di input

- Come impostarla - Come gestirla

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p. 141

p. 144 p. 145

Una macro per archiviare

- Il registratore delle macro p. 148 - La macro di archiviazione p. 150

4

Il modello

- Come utilizzarlo - Eventuali personalizzazioni

p. 142 p. 142

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Tecniche di archiviazione

Come ottimalizzare le procedure di inserimento dei dati registrando un’apposita macro

Un semplice archivio tabellare La rubrica telefonica Un archivio tabellare è una tabella particolarmente strutturata. La prima riga ospita i nomi dei campi in cui si articolano i record, mentre quelle successive sono dedicate a contenere questi ultimi. Una rubrica telefonica può essere assimilata ad un archivio tabellare. La riga di intestazione è composta da due celle che contengono rispettivamente i riferimenti ai campi Nominativo e Numero di telefono, mentre nelle righe sottostanti si inseriscono i nomi e i numeri telefonici delle persone schedate nella rubrica.

l modo più ovvio per inserire un record in un archivio tabellare prevede che ci si porti sulla prima riga vuota del database e vi si digitino manualmente i dati. Per chi non lo ricordasse, un archivio tabellare altro non è che una semplice tabella particolarmente strutturata. La prima riga ospita i nomi dei campi in cui si articolano i singoli record (le registrazioni, tanto per intenderci), mentre quelle successive sono dedicate a contenere questi ultimi. Tanto per fare un esempio semplicissimo, una rubrica telefonica può essere assimilata ad un archivio tabellare. La riga di intestazione è composta da due celle che contengono rispettivamente i riferimenti ai campi Nominativo e Numero di telefono, mentre nelle righe sottostanti si inseriscono i nomi e i numeri telefonici delle persone schedate nella rubrica. Se vogliamo automatizzare la procedura di inserimento dati dobbiamo immaginare una strategia di archiviazione che si riveli adatta ad essere registrata in una macro. Sopra i nomi campi della rubrica riservare due celle all’inserimento dei dati (è come se avessimo impostato una scheda semplicissima), digitarvi il nome e il numero telefonico della persona da registrare, copiarli, quindi incollarli nella prima riga vuota della tabella. La ricerca della posizione di inserimento deve essere individuata automaticamente, pertanto bisogna escogitare un artificio. Basta inserire un qualsiasi carattere nella cella B10, immediatamente sopra il campo Nominativo. Così facendo, se portiamo su tale cella il cursore, e poi premiamo i tasti Fine e Freccia in basso, il cursore si porterà sull’ultima cella non vuota

I

La scheda di input Sopra i nomi dei due campi della rubrica riservare due celle all’inserimento dei dati (è come se avessimo impostato una maschera di input semplicissima). Dopo che vi verranno inseriti il nome e il numero telefonico della persona da registrare, tali dati potranno essere copiati automaticamente (vedremo come), quindi incollati nella prima riga vuota della tabella.

Pilotare l’inserimento dei dati Perché la posizione di inserimento possa essere individuata automaticamente bisogna inserire un qualsiasi carattere nella cella B10, immediatamente sopra il campo Nominativo. Così facendo, se portiamo su tale cella il cursore, e poi premiamo i tasti Fine e Freccia in basso, il cursore si porterà sull’ultima cella non vuota della rubrica. A questo punto, basta premere ancora il tasto freccia in basso per portarsi sulla cella con cui inizia la prima riga non vuota del nostro archivio tabellare.

Inserimento dei dati Ecco come si presenta l’archivio man mano che si inseriscono le registrazioni tramite la macro (più avanti vedremo come svilupparla) che esegue automaticamente la procedura che è stata impostata. In pratica, la macro copia i dati contenuti nella scheda di input (zona B7:C7), quindi, come previsto dalla procedura stessa, porta il cursore sulla cella non vuota B10, e simula la pressione dei tasti Fine e Freccia in basso per individuare la posizione in cui avverrà la replica dei dati da inserire (cella B16).


open action guida della rubrica, e a questo punto sarà sufficiente premere ancora il tasto Freccia in basso per portarsi sulla cella con cui ini-

zia la prima riga non vuota del nostro archivio tabellare. Individuare visivamente la posizione di inserimento è sicuramen-

te più semplice, ma solo la procedura che abbiamo descritto può essere automatizzata, proprio perché prescinde da ogni

Impostare l’archivio fatture Specificare i nomi dei campi Accedere ad un foglio di lavoro vuoto e denominarlo Archvio. Nella zona E10:I10 inserire i nomi dei campi previsti. Nel nostro caso, trattandosi di un data base fatture utilizzeremo i campi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato. A questo punto evidenziare la sottostante zona E11:I100, aprire il menu Formato, e nella maschera a schede che viene visualizzata accedere alla scheda Bordi. Impostare il bordo esterno ed interno in modo che la zona dati si presenti come una griglia.

Denominare l’archivio Evidenziare l’intera zona da dedicare all’archivio (E10:I100) e denominarla Archivio_tabellare. Si noti che dal momento che si tratta di un nome composto si è utilizzato l’underscore. Il nome può essere digitato direttamente nella casella subito sopra l’etichetta della colonna A. In alternativa, aprire il menu Inserisci, optare per Nome, e nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Definisci. Digitare il nome nella prima casella della maschera cui si accede, quindi premere OK.

intervento dell’utente. L’attento lettore avrà già intuito dove vogliamo arrivare. In pratica, una volta impostata una scheda in cui sono previsti tutti i campi di cui si compongono i record dell’archivio, basta trasferire i dati in essa inseriti in una zona di celle contigue che simuli la struttura dei record da aggiungere al data base. A questo punto, si copia l’intera zona, si individua automaticamente la prima cella della prima riga vuota dell’archivio, e vi si incolla il contenuto della suddetta zona. Registrando in una macro l’intera procedura eseguita alla tastiera, potremo richiamarla tutte le volte che si dovrà procedere ad una registrazione. Fra l’altro, dal momento che la posizione di inserimento viene individuata automaticamente, non si deve accedere materialmente all’archivio, e l’operazione di schedatura può avere luogo partendo da un qualsiasi foglio di lavoro. A questo punto, possiamo occuparci di come impostare correttamente l’archivio tabellare, sulla falsariga delle operazioni eseguite per realizzare il modello allegato alla dispensa.

L’archivio tabellare

La cella pilota Per poter automatizzare la procedura di inserimento dati è assolutamente necessario che la cella E9 non sia vuota. Basta inserivi un qualsiasi carattere, per esempio una O. Per evitare cancellazioni accidentali del suo contenuto, che si ripercuoterebbero inevitabilmente sulla registrazione dei dati, conviene proteggerla disegnandovi sopra un riquadro. Aprire la barra degli strumenti Disegno, fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo, disegnare il riquadro, quindi posizionarlo sopra la cella.

Parcheggiare i dati Nella zona R10:V10 del foglio di lavoro riportare l’intestazione dell’archivio, quindi denominare Parcheggio la sottostante zona R11:V11. Vi verranno trasferiti automaticamente i dati digitati nella scheda che interfaccia la procedura di archiviazione, della quale ci occuperemo nelle prossime pagine. Assegnare rispettivamente alle celle R11, S11, T11, U11, e V11 i nomi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato.


Accedere ad un foglio di lavoro vuoto e denominarlo Archivio. Nella zona E10:I10 inserire i nomi dei campi previsti. Nel nostro caso, trattandosi di un data base fatture utilizzeremo i campi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato. A questo punto, evidenziare l’intera zona da dedicare all’archivio, intestazione compresa, e denominarla Archivio_tabellare. Si noti che dal momento che si tratta di un nome composto si è utilizzato l’underscore. Il nome può essere digitato direttamente nella casella subito sopra l’etichetta della colonna A. Nella cella E9 inserire un qualsiasi carattere, per esempio una O, in modo che tale cella non risulti vuota, e possa così pilotare l’inserimento dei dati. Nella zona R10:V10 del foglio di lavoro riportare l’intestazione dell’archivio, quindi denominare Parcheggio la sottostante zona R11:V11. Vi verranno trasferiti automaticamente i dati digitati nella scheda che interfaccia la procedura di registrazione dei dati. Per il momento è tutto, nel prossimo capitolo ci occuperemo di impostare la scheda per l’inserimento dei dati.

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La scheda di inserimento dati

Come realizzare una maschera con semplici istruzioni per facilitare l’input delle informazioni

Strutturare la scheda L’ambiente Visual Basic Aprire il menu Visualizza, optare per Barre strumenti, e nel sottomenu selezionare Visual Basic. Viene così aperta la corrispondente barra icone. Fare clic su quella che attiva l’Editor del Visual Basic. In questo ambiente di lavoro aprire il menu Inserisci e scegliere la voce Userform. Così facendo, nell’area di lavoro viene visualizzato un riquadro che rappresenta la struttura di base della nostra scheda, nonché un pannello che ospita le icone degli strumenti che vi si possono inserire.

er dare un tocco di professionalità al modello che stiamo sviluppando, l’inserimento dei dati avviene tramite una scheda che si richiama facendo clic su un pulsante. Quando la scheda viene chiusa, i dati che vi sono stati inseriti vengono trasferiti automaticamente nella zona di parcheggio. A questo punto interverrà la macro che provvederà a registrali nell’archivio.

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Etichettare la scheda Fare clic destro sulla scheda, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Si accede così alla maschera delle proprietà della scheda. Nella cella Caption digitare il titolo che vogliamo assegnarle: per esempio Inserimento dati, che andrà a sostituire quello default (Userform1). Al nome default, però, si farà sempre riferimento nelle macro che gestiscono la scheda.

Creare la scheda Aprire il menu Visualizza, optare per Barre strumenti, e nel sottomenu selezionare Visual Basic. Viene così aperta la corrispondente barra icone. Fare clic su quella che attiva l’Editor del Visual Basic (oppure premere Alt+F11). In questo ambiente aprire il menu Inserisci e scegliere la voce Userform. Così facendo, nell’area di lavoro viene visualizzato un riquadro che rappresenta la struttura di base della nostra scheda, nonché un pannello che ospita le icone degli strumenti che vi si possono inserire nella scheda. Fare clic destro sulla scheda, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Si accede così alla maschera delle proprietà della scheda. Nella cella Caption digitare il titolo che vogliamo assegnarle: per esempio Inserimento dati, che andrà a sostituire quello default (Userform1). Nel pannello strumenti fare clic sull’icona con sopra le lettere ab, portare il cursore nell’area della scheda, e disegnare un rettangolo. È la prima delle caselle di testo in cui si inseriranno i dati da registrare nell’archivio. Farvi sopra clic destro e accedere alla corrispondente casella delle proprietà.

Inserire le caselle di testo Nel pannello strumenti fare clic sull’icona con sopra le lettere ab, portare il cursore nell’area della scheda, e disegnare un rettangolo. È la prima delle caselle di testo in cui si inseriranno i dati da registrare nell’archivio. Farvi sopra clic destro e accedere alla corrispondente casella delle proprietà. Nella cella ControlSource digitare il nome (Nr) che è stato assegnato alla posizione R11 della zona di parcheggio dati. Così facendo, il dato inserito nella casella di testo verrà trasferito automaticamente in tale cella.

Etichettare la casella Le caselle che si inseriscono nella scheda devono essere opportunamente etichette ai fini di un loro immediato riconoscimento. Ecco come procedere. Nel pannello strumenti fare clic sulla icona con sopra la lettera A, e disegnare un rettangolino sopra la casella appena impostata. Digitare al suo interno l’etichetta Numero fattura. Nella corrispondete casella delle proprietà si possono impostare gli attributi del testo.


open action guida Nella cella ControlSource digitare il nome che è stato assegnato alla posizione R11 della zona di parcheggio dati. Così

facendo, il dato inserito nella casella di testo verrà trasferito automaticamente in tale cella. Nel pannello strumenti fare clic

sulla icona con sopra la lettera A, e disegnare un rettangolino sopra la casella appena impostata. Digitare al suo interno

Inserire i pulsanti Inserire le altre caselle. A questo punto, nel pannello strumenti fare clic sull’icona del pulsante, quindi disegnare due pulsanti in calce alla scheda. Tramite la casella delle proprietà dei pulsanti (cella Caption) assegnare loro rispettivamente le etichette Annulla e Registra. Per vedere se tutto è a posto possiamo provare ad aprire la scheda che abbiamo appena impostato. Fare clic su di essa, aprire il menu Esegui e selezionare la voce Esegui Sub/Userform. In alternativa si può premere il tasto F5.

Apertura della scheda L’apertura della scheda può essere comandata da un pulsante che si trova nel foglio Archivio. Accedere a tale foglio, e nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra Martello e chiave inglese. Viene così visualizzato un pannello strumenti. Fare clic sull’icona Pulsante, e disegnare il pulsante. A questo punto, farvi sopra clic destro e accedere alla sua casella delle proprietà. Nella cella Caption digitarne l’etichetta: per esempio, Inserimento dati.

Il codice di apertura Fare ancora clic destro sul pulsante, ma questa volta selezionare Visualizza codice nel menu contestuale. Si accede così al codice del pulsante, articolato in due righe. Digitare fra le due righe l’istruzione Userfrom1.Show. Ritornare al foglio di lavoro Archivio, disattivare l’icona con sopra Squadra e matita che si era attivata automaticamente disegnando il pulsante, e fare clic su quest’ultimo. Si determina così l’apertura della scheda. Per eventuali successive modifiche al pulsante premere sempre la suddetta icona.

Il codice di chiusura Chiudere la scheda manualmente, ritornare all’editor del Visual Basic, e nella finestra di sinistra fare doppio clic sulla voce Userform1 per visualizzare la struttura della scheda. Accedere con la procedura che abbiamo descritto più sopra ai codici dei pulsanti Registra e Annulla, e inserirvi rispettivamente le istruzioni Unload Me. Riaprendo la scheda, un clic su uno dei due pulsanti ne determinerà la chiusura. Il prossimo passo è quello di sviluppare il codice di archiviazione e inserirlo in quello del pulsante Registra.


l’etichetta Numero fattura. Procedere nello stesso modo per creare le altre caselle di testo, dichiarando come corrispondente ControlSource il nome della cella in cui dovrà essere trasferito il dato inserito. A questo punto, nel pannello strumenti fare clic sull’icona del pulsante, quindi disegnare due pulsanti in calce alla scheda. Tramite la casella delle proprietà dei pulsanti assegnare rispettivamente loro le etichette Annulla e Registra, digitandole nelle corrispondenti celle Caption. Per vedere se tutto è a posto possiamo provare ad aprire la scheda che abbiamo appena impostato. Fare clic su di essa, aprire il menu Esegui e selezionare la voce Esegui Sub/ Userform. In alternativa si può premere il tasto F5. Se abbiamo operato correttamente verrà visualizzata la scheda. Se inseriremo dei dati nelle caselle in cui si articola, quando la chiuderemo (premendo il pulsantino a destra in alto), i suddetti dati verranno trasferiti automaticamente nelle corrispondenti celle di parcheggio.

Gestire la scheda L’apertura della scheda può essere comandata da un pulsante che si trova nel foglio Archivio. Accedere a tale foglio, e nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra Martello e chiave inglese. Viene così visualizzato un pannello strumenti. Fare clic sull’icona Pulsante, e disegnare il pulsante. A questo punto, farvi sopra clic destro e accedere alla sua casella delle proprietà. Nella cella Caption digitarne l’etichetta: per esempio, Inserimento dati. Fare ancora clic destro sul pulsante, ma questa volta selezionare Visualizza codice nel menu contestuale al clic. Si accede così al codice del pulsante, che si presenta articolato in due righe. Digitare fra le due righe l’istruzione Userfrom1.Show. Ritornare al foglio di lavoro Archivio, disattivare l’icona Squadra e matita che si era attivata automaticamente disegnando il pulsante, e fare clic su quest’ultimo. Si determina così l’apertura della scheda. Accedere con la procedura che abbiamo descritto più sopra ai codici dei pulsanti Registra e Annulla e inserirvi rispettivamente le istru zioni Unload Me.

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Una macro per archiviare

Utilizzando il registratore delle macro si creano i codici per gestire in automatico le procedure di archiviazione

Registrare, copiare, incollare Attivare il registratore Accedere al foglio Archivio e spostare il riquadrino che copre la cella E9 (lo si riposizionerà definitivamente dopo aver registrato la macro). Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box che viene visualizzato premere semplicemente il pulsante OK. Così facendo, alla macro viene assegnato per default il nome Macro1. È possibile, però, assegnare un nome personalizzato.

nnanzitutto, chiariamo per chi non avesse familiarità con la programmazione il concetto di macro. Una macro è un insieme di istruzioni che eseguono automaticamente determinate operazioni: dalle più semplici alle più complesse. Per esempio, si può creare una macro per stampare una tabella, creare un grafico, eseguire ricerche in un archivio, e così via. In pratica, è possibile automatizzare qualsiasi operazione. Sviluppare una macro è un lavoro da esperti, ma fortunatamente, per chi esperto non è, c’è il registratore delle macro. In pratica, è possibile eseguire una procedura alla tastiera e registrarla, trasformandola nella corrispondente macro. È quello che intendiamo fare per impostare i codici che andremo a inserire in quelli dei pulsanti che gestiscono il nostro modello. Ovviamente, dalle macro registrate non si può pretendere troppo, ma per automatizzare semplici procedure sono più che sufficienti. Tanto per cominciare, registreremo la macro che esegue la copia dei dati ospitati nella zona di parcheggio, e poi quella che li registrerà nella prima riga vuota dell’archivio.

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Registrare le macro Assegnato il nome alla macro (Macro1), il box scompare, viene visualizzata una barretta con due icone, e contemporaneamente attivato il registratore. Da questo momento, tutto quanto si esegue alla tastiera verrà trasformato nel corrispondente programma. Ecco come registrare la macro che copia i dati parcheggiati. Fare clic sulla cella A1, portarsi nella zona di parcheggio, e copiare la zona R11:V11 (anche se vuota). Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione.

Il listato delle macro Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che viene visualizzato evidenziare il nome della prima macro registrata (Macro1), e premere il pulsante Modifica. Si accede così al suo codice. È possibile eliminare i passi che iniziano con un apice. Quelli veramente significativi sono stati evidenziati in rosso e in grassetto. Copiare le istruzioni significative che si trovano fra la prima (SubMacro1() ) e l’ultima del listato (End Sub).

La macro di archiviazione Ecco come si presenta il listato della macro che procede all’archiviazione dei dati. La macro è stata realizzata registrando in modalità relativa le seguenti operazioni. Portarsi sulla cella A1, poi su E9, premere il tasto Fine, il tasto Freccia in basso, e ancora il medesimo tasto. Così facendo il cursore si porta sulla prima riga vuota dell’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Copia per archiviare il corrispondente record. Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione.

Utilizzare il registratore Accedere al foglio Archivio, e spostare il riquadrino che copre la cella E9 (lo si riposizionerà definitivamente dopo aver registrato la macro). Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box che viene visualizzato premere semplicemente il pulsante Ok. Il box scompare, viene aperta una barretta con due


open action guida icone, e contemporaneamente attivato il registratore delle macro. Da questo momento, tutto quanto si esegue alla tastiera

verrà trasformato nel corrispondente programma. Fare clic sulla cella A1, portarsi nella zona di parcheggio, copiare

la zona R11:V11 (anche se vuota). Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione. Ed ora registriamo

Il pulsante “Registra” I passi significativi delle macro registrate devono essere replicati all’interno del codice del pulsante Registra che si trova in calce alla scheda di inserimento dati. Per accedere al suddetto codice premere contemporaneamente i tasti Alt+F11. Si raggiunge così l’ambiente Editor Visual Basic. Nella parte sinistra dell’area di lavoro fare doppio clic sulla voce Userform1. Viene visualizzata la scheda. Fare clic destro sul pulsante Registra, e selezionare Visualizza codice.

Incollare il codice Visualizzato il codice del pulsante Registra, incollare al suo interno, dopo l’istruzione Unload Me, la porzione di listato che è stata prelevata dalla macro che copia i dati contenuti nella zona di parcheggio. Copiare il codice significativo della macro di archiviazione dopo l’ultimo passo del codice che è stato appena incollato. Le repliche si possono limitare ai soli passi significativi escludendo quelli che iniziano con l’apice. Consigliamo di sostituire le coordinate R11:V11 con il nome della corrispondente zona (Parcheggio).

Un piccolo ritocco Dal momento che la scheda di inserimento dati è collegata tramite le celle Controlsource alla zona di parcheggio dati, quelli in essa contenuti vengono visualizzati ogni volta che si apre la scheda. Se si vuole una scheda vuota bisogna registrare una macro che cancelli il contenuto della zona di parcheggio, e ricopiare il corrispondente codice all’inizio di quello del pulsante che apre la scheda. Nella figura è presentato il codice, così modificato, del pulsante Inserimento dati dedicato all’apertura della scheda. Sostituire R11:V11 con il nome Parcheggio.

Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida in linea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro.


la macro che archivia i dati copiati. Ripetere la procedura di attivazione del registratore, ma questa volta premere subito la seconda icona della barretta perché la registrazione deve essere eseguita nella cosiddetta modalità relativa, dal momento che stiamo registrando spostamenti del cursore pilotati da un riferimento. Portarsi sulla cella A1, poi su E9, premere il tasto Fine, il tasto Freccia in basso, e ancora il medesimo tasto. Così facendo, il cursore si porta sulla prima riga vuota dell’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Copia per archiviare il corrispondente record. Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione.

Il listato delle macro Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che viene visualizzato evidenziare il nome della prima macro registrata (Macro1), e premere il pulsante Modifica. Si accede così al suo codice. Operare nello stesso modo per visualizzare il codice della seconda macro. A questo punto, copiare la porzione di codice significativo della prima macro che si trova fra la prima riga e l’ultima (End Sub), entrambe escluse. Accedere al codice del pulsante Registra (quello che si trova nella scheda), e copiare quanto in memoria subito dopo l’istruzione Unload Me. Copiare il codice significativo della seconda macro (prima e ultima riga escluse), e incollarlo subito dopo l’ultima riga del codice che abbiamo appena incollato in quello del pulsante. A questo punto, accedere al foglio Archivio e premere il pulsante Inserimento dati. Verrà così aperta la scheda di input. Nelle caselle di testo sono presenti i dati eventualmente inseriti l’ultima volta che questa è stata aperta. Se si vuole una scheda vuota bisogna registrare una macro che cancelli il contenuto della zona di parcheggio, e ricopiare il corrispondente codice all’inizio di quello del pulsante che apre la scheda. In pratica, posizionare il cursore sulla cella A1 del foglio Archivio, attivare il registratore delle macro, evidenziare la zona di parcheggio dati (R11:V11), premere il tasto Canc, quindi arrestare la regi strazione.

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Ecco come impiegare il file Excel allegato alla dispensa, disponibile nel CD Guida di “PC Open”

Inserire i dati e archiviarli La scheda di input Premere il pulsante Inserimento dati che si trova nell’unico foglio di lavoro in cui si articola l’applicazione. Così facendo viene aperta la scheda che gestisce l’input dei dati. Si ricordi che bisogna assolutamente inserire un dato nella casella Numero Fattura per non pregiudicare gli automatismi previsti dalla procedura di archiviazione. Per inserire i dati fare clic sulle caselle e digitarli. Si può passare da una casella all’altra premendo il tasto Tab.

remere il pulsante Inserimento dati che si trova nell’unico foglio di lavoro in cui si articola l’applicazione. Così facendo viene aperta la scheda che gestisce l’input dei dati. Si ricordi che bisogna assolutamente inserire un dato nella casella Numero fattura. Per annullare un inserimento premere Annulla. Per registrare i dati premere Registra. Se si vuole utilizzare l’archivio per altri scopi è necessario modificare i nomi dei campi dell’archivio. Inoltre, in ambiente Editor, si devono modificare i contenuti delle celle Caption delle maschere delle proprietà delle etichette delle schede. Per aggiungere oggetti nel modello, o per intervenire sul pulsante, è necessario togliere la protezione al foglio di lavoro. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Rimuovi protezione. Per ripristinarla, riaccedere al suddetto sottomenu, e selezionare Proteggi foglio. A questo punto viene visualizzato un box. Togliere la spunta alle caselle Contenuto e Scenari, e premere il pulsante OK. Chi volesse aggiungere nuovi campi ai record da registrare deve prevedere le nuove intestazioni, tanto nell’archivio che nella zona di parcheggio dati. Inoltre, le celle in cui verranno parcheggiati i nuovi dati, e la nuova zona archivio devono essere opportunamente denominate. A questi nuovi nomi si farà riferimento nelle macro, nonché nelle Controlsource delle caselle che devono essere aggiunte alla scheda di inserimento dati.

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Archiviare i dati Una volta inseriti i dati, premere il pulsante Registra per registrarli. La scheda si chiude, e il record viene inserito nella prima riga vuota della zona dati dell’archivio. Per eseguire una nuova registrazione premere il pulsante Inserimento dati per riaprire la scheda di input. Per annullare un inserimento premere il pulsante Annulla. Si determina così la chiusura della scheda, ma i dati eventualmente inseriti non vengono archiviati.

Utilizzare diversamente l’archivio L’archivio può essere utilizzato diversamente. Però, bisogna apportare al modello alcune modifiche. Innanzitutto, è necessario cambiare i nomi dei campi. Inoltre, in ambiente Editor, si devono modificare i contenuti delle celle Caption delle maschere delle proprietà delle etichette delle caselle di input. Se si vogliono aumentare i campi, bisogna prevedere nuove celle nella zona di parcheggio dati, e inserire nuove caselle nella scheda di input, quindi denominarle e modificare le macro.

Sproteggere e proteggere il modello Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Rimuovi protezione. Per ripristinarla, riaccedere al suddetto sottomenu, e selezionare Proteggi foglio. A questo punto viene visualizzato un box. Togliere la spunta alle caselle Contenuto e Scenari, e premere il pulsante OK. È prevista la protezione anche tramite password: basta digitarla nella casella dedicata, e poi riconfermarla in uno speciale box.


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Analisi incrociate dei dati di vendita con le tabelle pivot In una qualsiasi tabella sono nascoste informazioni che possono essere evidenziate se si utilizzano particolari strumenti di analisi

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Le tabelle pivot

- Cosa sono - Come si creano

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p. 142 p. 142

Utilizzare le tabelle pivot

- Realizzare una analisi p. 144 - Analisi dinamiche dei dati p. 145

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I grafici pivot

- La struttura - Come realizzarli

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p. 148 p. 149

Formattare le tabelle pivot

- La galleria dei formati p. 150 - Formattare celle e valori p. 150

on passa giorno che sulle scrivanie di dirigenti e impiegati non giungano prospetti e tabelle della più disparata natura, per monitorare l’andamento delle vendite, della produzione, le performance dei venditori, o quelle delle agenzie in cui si articola la rete di vendita. Nelle precedenti dispense abbiamo avuto modo di chiarire che una tabella può essere considerata alla stregua di un tradizionale archivio: le intestazioni ne rappresentano i campi, mentre le righe si identificano con i record gestiti. È così possibile, utilizzando le funzionalità dedicate di Excel, eseguire interrogazioni mirate per mettere in particolare

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evidenza determinate informazioni. Per esempio, il numero di fatture emesse verso un certo cliente, le provvigioni da riconoscere ad un agente, e così via. Anche se si tratta di informazioni preziose, abbiamo pur sempre a che fare con una interpretazione riduttiva di quello che è in realtà il potenziale informativo di una tabella. In altre parole, se non andiamo al di là del concetto di archivio tabulare, si perde la possibilità di accedere a quei dati (e sono sempre i più i n t e ressanti), che non traspaiono da una analisi imme diata del prospetto. Se, invece, utilizzando una speciale funzionalità di Excel ne inter -

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pretiamo i contenuti sotto forma di rapporti che possiamo definire dinamici (i cosiddetti rapporti tabella pivot), i risultati sono decisamente più int e ressanti. La presente dispensa è accompagnata da un modello esemplificativo (Ta belle pivot.xls nel CD Guida) che consentirà al lettore di seguire dal vivo i concetti teorici che vengono illustrati. Il modello, fra l’altro, potrà essere utilizzato anche per l’esecuzione pratica di alcune operazioni essenziali relative alla gestione delle tabelle pivot. Ci riferiamo, per esempio, alla stampa, alla assegnazione di particolari formati, e così via. ■ Alberto Nosotti

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Che cosa sono le tabelle pivot

I principi teorici e le conoscenze di base necessari per comprendere la dinamica operativa delle tabelle pivot uando si analizza il contenuto di una tabella o di un prospetto, solitamente ci si sofferma a valutare le informazioni più immediate, e in particolare quelle direttamente evidenziate dalle intestazioni del documento stesso. In pratica, siamo abituati a non andare più in là della semplice associazione fra i dati e la voce a cui questi si riferiscono. Conviene fare subito un esempio pratico. Dalla tabella di figura 1 si evince subito quale prodotto e quante unità di quest’ultimo sono state vendute da un agente in un determinato giorno, ma diventa più difficile sintetizzare le singole informazioni per ottenere una vista di assieme della situazione. Come per esempio, calcolare il numero di stampanti vendute da un agente, i fatturati per prodotto e venditore, e così via. E si potrebbe continuare, immaginando le più disparate elaborazioni dei dati contenuti nel prospetto. Tutte queste informazioni si potrebbero ottenere anche impostando di volta in volta speciali formule che coinvolgono le funzioni database di Excel, ma è possibile estrapolarle ugualmente, e in modo più semplice, trasformando la tabella in uno strumento dinamico che risponde in tempo reale a tutte le richieste che vengono formulate seguendo una tecnica particolare. In pratica, il prospetto originale viene convertito in quella che gli addetti ai lavori definiscono una tabella pivot: una definizione, questa, che descrive molto bene la possibilità di ruotare e incrociare le informazioni disponibili per ottenerne di nuove e più com-

La procedura nel dettaglio 1

Lanciare la procedura Usando il foglio Excel contenuto nel CD Guida, evidenziare la zona occupata dalla tabella, intestazioni comprese, quindi aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Viene così lanciata la procedura guidata e aperta la prima maschera in cui questa si articola. Nella sezione superiore della maschera indicare dove si trovano i dati da analizzare spuntando il bottone Elenco o data base Microsoft Excel, mentre in quella sottostante si attiva l’opzione Tabella pivot. A questo punto, premere il pulsante Avanti.

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I dati da elaborare Il box in cui figurano le coordinate della zona selezionata. Per accettarle fare ancora clic sul pulsante Avanti. Se, invece, si desidera modificarle, premere il pulsantino a fianco della casella che le ospita e selezionare la nuova zona. I dati possono anche essere prelevati da un foglio di lavoro diverso da quello in cui si sta operando. In tal caso premere il pulsante Sfoglia per caricare il corrispondente file, quindi evidenziare la tabella da elaborare.

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La posizione della tabella Nella maschera di figura 2 premere il pulsante Avanti. Si accede così al box in cui si può specificare la posizione in cui deve essere creata la tabella. È possibile visualizzarla nel foglio di lavoro che ospita i dati di origine, ma è consigliabile optare per un foglio di lavoro dedicato, che verrà creato automaticamente. Premere il pulsante Opzioni se si vogliono modificare le impostazioni default della tabella.

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Le opzioni La maschera che consente di modificare le impostazioni di default della struttura della tabella. Le possibili opzioni sono piuttosto numerose. Per rendersi conto del loro significato fare clic sul pulsantino con sopra impresso il punto interrogativo, portare il cursore sulla voce relativamente alla quale si vogliono delucidazioni, quindi fare clic per visualizzare un minibox esplicativo. Almeno per il momento si consiglia di accettare le impostazioni di default.

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open action guida plesse. Ma ecco come operare praticamente per creare una tabella pivot. Innanzitutto, evidenziare la zona occupata dal-

la tabella stessa, intestazioni comprese, quindi aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Viene

così lanciata la procedura guidata, e aperta la prima maschera in cui questa si articola. Nella sezione superiore della

Impostare la tabella pivot Lo schema Se nella maschera di figura 3 del box della pagina a fianco si fa clic sul pulsante Layout si accede allo schema vuoto della tabella pivot. Volendo analizzare la ripartizione del fatturato per prodotto e agenti, trascinare rispettivamente nelle sezioni Dati, Righe, e Colonne, i pulsanti Fatturato, Agente, e Prodotto, che si trovano sulla destra dello schema. A questo punto, se si fa clic sul pulsante OK si riaccede alla maschera iniziale. Premere Fine per creare la tabella.

maschera indicare dove si trovano i dati da analizzare spuntando l’opportuno bottone, mentre in quella sottostante si fa clic sulla casella Tabella pi vot. A questo punto, premere il pulsante Avanti. Si accede così ad un box in cui figurano le coordinate della zona selezionata. Per accettarle fare anco ra clic sul pulsante Avanti, e nella nuova maschera che viene aperta premere ancora tale pulsante. Si determina così l’apertura di un box in cui è ospitato uno schema vuoto in cui si imposterà la struttura della tabella pivot.

Creare la tabella

La tabella pivot Ecco come si presenta la tabella pivot. In pratica, abbiamo a che fare con un tradizionale prospetto a due entrate che descrive la ripartizione del fatturato globale per prodotto e agente, rispecchiando fedelmente l’impostazione che è stata data in sede di strutturazione della tabella. Si noti che sono ancora presenti i tre pulsanti appena trasferiti. Utilizzandoli opportunamente è possibile procedere in tempo reale all’esecuzione delle analisi più disparate.

I pulsanti Come si diceva, i tre pulsanti consentono di modificare i parametri dell’analisi di base variando l’elaborazione default dei dati originali. Per esempio, se si fa doppio clic sul pulsante Somma fatturato è possibile definire il tipo di elaborazione di cui è oggetto il fatturato. In particolare, in luogo degli importi globali per prodotto, se ne può visualizzare la media, i massimi o i minimi. Tramite gli altri due pulsanti, invece, è possibile specificare quali prodotti e agenti devono essere coinvolti nelle elaborazioni.

Per avere aiuto Per avere maggiori delucidazioni sulle procedure per la creazione e l’impostazione della struttura delle tabelle pivot si consiglia di consultare in proposito la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare Tabelle pivot. Degli argomenti individuati consultare nell’ordine: Creare un rapporto di tabella pivot, Informazioni sui rapporti di tabella pivot, Utilizzare dati di origine diversi, Eliminare un rapporto di tabella pivot.


Lo schema si articola in una sezione centrale destinata a contenere valori numerici, con sopra e a fianco due aree che ospiteranno le etichette delle colonne e delle righe della tabella pivot. Se vogliamo analizzare le ripartizioni dei fatturati per agenti e prodotti, trascinare nella zona centrale il pulsante etichettato Fatturato, che si trova a destra dello schema, mentre nelle zone Righe e Co lonne portare rispettivamente i pulsanti Agente e Prodotto. Si noti che dopo avere trascinato nella zona centrale il pulsante Fatturato, viene visualizzata la dicitura Somma fattu rato. Questo perché l’elaborazione di default prevede tale operazione, ma come vedremo è possibile procedere al calcolo di medie, massimi, minimi, e così via. A questo pun to, premere il pulsante OK per confermare le impostazioni. Si riaccede così alla maschera da cui si era partiti, e si preme il pulsante Fine accettando la proposta di creare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro, cosa che viene puntualmente eseguita. Quella che è stata appena creata si presenta a prima vista come una tradizionale tabella a due entrate, vale a dire che tanto le colonne che le righe figurano etichettate (rispettivamente Agente e Prodot to), descrivendo il fatturato realizzato dagli agenti relativamente ai tre prodotti della linea. Questo, però, è solo un punto di partenza. Infatti, utilizzando opportunamente i tre pulsanti che la corredano potremo eseguire in tempo reale le più disparate varianti della analisi di base. ■

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Come si utilizza una tabella pivot

Una volta creata la tabella, ecco come procedere per eseguire in tempo reale le analisi più disparate

Varianti dell’analisi di base Tipi di elaborazioni Fare doppio clic sul pulsante Somma fatturato che si trova nell’angolo superiore sinistro della tabella pivot, determinando l’apertura di uno speciale box che consente di gestire undici tipologie di elaborazioni. Si va da quelle più comuni, quali conteggi, calcolo di minimi, massimi e medie, ad altre più sofisticate di natura statistica. Ci riferiamo, per esempio, alla varianza, e alla deviazione standard.

l risultato cui si perviene tramite la procedura guidata per la creazione di una tabella pivot è solo un punto di partenza. Infatti, agendo opportunamente sui pulsanti che fanno parte della nuova struttura, e utilizzando le opzioni del menu visualizzato insieme alla tabella si può modificare a piacere l’analisi di base. È il caso di ricordare che l’analisi di base rispecchia le impostazioni operate in fase di creazione della tabella stessa, pertanto, a seconda dei risultati che si vogliono ottenere si imposteranno in quella sede strutture diverse. In questo capitolo vedremo come modificare il tipo di elaborazioni numeriche da condurre sul fatturato, e quali prodotti o agenti coinvolgere. Inoltre, procederemo anche all’esecuzione di analisi accessorie.

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Conteggi, minimi, e massimi Vediamo come procedere per calcolare quanti ordini corrispondono ai fatturati contenuti nella tabella. È semplicissimo, basta selezionare nell’elenco della finestra Riepiloga per la voce Conta, quindi premere il pulsante OK. Il prospetto, a questo punto, visualizza non più l’importo globale degli ordini, ma il numero di questi. Per calcolare, invece, quali sono stati gli importi degli ordini minimi o massimi si devono selezionare rispettivamente le voci Min e Max.

Agenti e prodotti Ecco come specificare quali voci devono essere coinvolte nell’analisi. Nella corrispondente sezione fare clic sul pulsante associato ad una voce, e nell’elenco a discesa che viene visualizzato togliere la spunta alle caselle a fianco degli agenti o dei prodotti che non devono essere presi in considerazione. La figura visualizza i risultati di un’analisi condotta coinvolgendo tutti gli agenti ma un solo prodotto.

Elaborazioni numeriche Nel nostro caso l’analisi di base è quella del fatturato globale per agente e prodotti. Ecco come eseguirne altre. Fare doppio clic sul pulsante Som ma fatturato che si trova nell’angolo superiore sinistro della tabella pivot, determinando l’apertura di uno speciale box che consente di gestire undici tipologie di elaborazioni. Si va da quelle più comuni quali conteggi, calcolo di minimi, massimi e medie, ad altre più sofisticate di natura statistica. Ci riferiamo, per esempio, alla varianza, e alla deviazione standard. Diciamo subito, però, che ai fini delle analisi che intendiamo condurre, sono le prime quelle che ci interessano più da vicino. Vediamo come pro-

Sintesi dei dati I dati ospitati nella tabella pivot possono essere opportunamente sintetizzati. Fare clic destro sulla cella B6. Nel menu contestuale al clic si opta per la voce Raggruppa struttura, e nel corrispondente sottomenu per Mostra dettaglio. Viene creato un nuovo foglio di lavoro nel quale è contenuta una tabella che sintetizza tutti i dati relativi all’agente e al prodotto corrispondenti alla cella evidenziata. Nel nostro caso la cella si riferisce all’agente Bianchi e al prodotto Modem. La sintesi visualizza tutte le informazioni della tabella originale connesse a tali voci.


open action guida cedere per calcolare quanti ordini corrispondono ai fatturati contenuti nella tabella. È semplicissimo, basta selezionare

nell’elenco della finestra Riepi loga per la voce Conta, quindi premere il pulsante OK. Per calcolare, invece, quali sono

stati gli importi degli ordini minimi o massimi si devono selezionare rispettivamente le voci Min e Max.

Eseguire analisi avanzate Modificare l’analisi di base Ecco come procedere per analizzare il fatturato globale tenendo conto dei pagamenti evasi ed inevasi. Nel menu della barra strumenti visualizzata insieme alla tabella fare clic sulla terza icona. Si riaccede così ad una delle maschere della procedura guidata, in cui si preme il pulsante Layout per visualizzare lo schema dell’analisi, che ora può essere modificato in base alle nuove esigenze utilizzando la procedura che abbiamo descritto a suo tempo.

Impostare la nuova analisi Dal momento che nelle sezioni dello schema possono essere inseriti anche più pulsanti (ammesso che la loro associazione sia consentita), trascinare nella sezione Colonne anche il pulsante Pagato. Così facendo il risultato sarà una nuova tabella in cui ai fatturati dei singoli prodotti verranno riservate due colonne. Una per gli importi evasi, e l’altra per quelli inevasi. Premere il pulsante OK, e Fine per visualizzare i risultati. Ovviamente, l’analisi può essere oggetto di ulteriori modifiche.

I risultati Ecco come si presentano i risultati dell’analisi che è stata impostata come descritto nella didascalia della figura precedente. Come si vede chiaramente, aggiungendo nella sezione Colonne il pulsante Pagato al pulsante Prodotto, si determina la suddivisione dei fatturati relativi ai prodotti in base allo stato dei pagamenti. Se il pulsante venisse trascinato nella sezione Righe, la ripartizione verrebbe eseguita a livello di agenti.

Aggiornamento di una tabella Una tabella pivot è sempre legata ai dati che la hanno originata. Pertanto, se questi vengono modificati, per aggiornarne il contenuto basta farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale visualizzato optare per Aggiorna dati. Questa operazione può essere eseguita automaticamente, ma solo in occasione della prossima apertura del foglio di lavoro. In tal caso bisogna attivare la corrispondente opzione nella sezione Opzioni dati della maschera delle opzioni.


Agenti e prodotti La tabella, così come è stata impostata, visualizza i fatturati conseguiti da tutti gli agenti per tutti i prodotti. È possibile, però, circoscrivere l’analisi a un numero limitato di elementi. Per esempio, calcolare il fatturato globale realizzato da un agente relativamente a due p rodotti, quello di tutti gli agenti riferito a un solo prodotto, e così via. Ecco come operare per specificare quali voci devono essere coinvolte nell’analisi. Fare clic sul pulsante associato ad una voce, e nell’elenco a discesa che viene visualizzato togliere la spunta alle caselle a fianco degli agenti o dei prodotti che non devono essere presi in considerazione. A questo punto, chiarita a grandi linee la dinamica di utilizzo di una tabella pivot, possiamo addentrarci in analisi più complesse. In tal caso, però, è necessario modificare l’analisi di base in funzione dei risultati che vogliamo ottenere.

Modificare l’analisi di base Nel menu della barra strumenti visualizzata insieme alla tabella (se così non fosse aprire il menu Visualizza, selezionare Barre strumenti, e optare per Tabelle pivot nel corr ispondente sottomenu), fare clic sulla terza icona. Si riaccede così ad una delle maschere della procedura guidata, in cui si preme il pulsante Layout per visualizzare lo schema dell’analisi, che ora può essere modificato in base alle nuove esigenze utilizzando la procedura che abbiamo descritto a suo tempo. Si noti che nelle tre sezioni possono essere trascinati anche più di un pulsante, dando così modo di impostare analisi molto complesse. Per esempio, se riferendoci all’analisi di base che abbiamo impostato a suo tempo inseriamo nella sezione Colonne anche il pulsante Pagato, il prospetto evidenzierà la ripartizione del fatturato globale estendendo l’analisi al computo degli importi evasi ed inevasi. Concludiamo ricordando che una tabella pivot è sempre legata ai dati che la hanno originata. Pertanto, se questi vengono modificati, per aggiornarne il contenuto basta farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale visualizzato optare per Aggiorna dati. ■

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Lavorare con i grafici pivot

Un’analisi può essere interpretata da un diagramma che possiede le stesse caratteristiche di interattività della tabella pivot

La procedura Creare il grafico Per realizzare il grafico pivot corrispondente alla omonima tabella che compendia i risultati di una analisi basta fare clic destro sulla tabella, e selezionare nel menu contestuale la voce Grafico pivot. In alternativa si può fare clic, nella casella degli strumenti pivot, sull’icona con sopra impresso un istogramma. Nell’area di lavoro, oltre alla barra degli strumenti tabella pivot sono presenti gli stessi pulsanti che erano stati inseriti nello schema di impostazione dell’analisi, e una barra per la gestione delle proprietà del grafico.

risultati di una analisi condotta tramite una tabella pivot possono essere trasformati automaticamente nei corrispondenti diagrammi per consentirne una più immediata interpretazione visiva. Il bello è che i suddetti grafici presentano le stesse caratteristiche di interattività delle tabelle da cui prendono origine, dando così la possibilità di eseguire rapidamente le analisi più diverse e di visualizzarne in tempo reale la corrispondente rappresentazione grafica. Una volta condotta l’analisi, per creare il corrispondente diagramma basta semplicemente fare clic destro sulla tabella, e selezionare nel menu contestuale la voce Gra fico pivot. In alternativa si può fare clic, nella casella degli strumenti, sull’icona con sopra impresso un istogramma. La rappresentazione di default prevede che i dati vengano visualizzati sotto forma di un grafico a barre, ma nell’area di lavoro, oltre alla barra degli strumenti tabella pivot sono presenti gli stessi pulsanti che erano stati inseriti nello schema di impostazione dell’analisi, nonché una barra per la gestione delle proprietà del grafico. Per modificare l’analisi di base impostando nuovi tipi di elaborazione o modificando le voci da coinvolgere si opera sui pulsanti come se si stesse lavorando con una tabella pivot. I pulsanti possono essere nascosti, per non visualizzarli in sede di stampa: nella barra degli strumenti del grafico fare clic sul pulsante Grafico pivot, e nel menu che si apre optare per Nascondi pulsanti campo, viceversa per rivisualizzarli. ■

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Varianti dell’analisi Per modificare i parametri dell’analisi di base si opera sui pulsanti come se si stesse lavorando con una tabella pivot. Per esempio, se anziché calcolare i fatturati globali per agente e prodotti si volessero conteggiare gli ordini corrispondenti, fare doppio clic sul pulsante Somma fatturato, e nello speciale box che viene aperto contestualmente selezionare il tipo di elaborazione desiderata. Per operare modifiche a livello delle voci Agente e Prodotto, aprire gli elenchi a discesa associati agli omonimi pulsanti.

I risultati Ecco come si presenta il grafico rappresentativo dei risultati di una variante dell’analisi di base che prevede il conteggio degli ordini emessi dagli agenti relativamente ai prodotti trattati. Per una migliore lettura del grafico, quest’ultimo può essere complementato da una tabella dati che ospita quelli originali. Per visualizzare la tabella bisogna fare clic sulla terza icona della barra degli strumenti del grafico.

Nascondere i pulsanti Quando si stampa il grafico, è prevista la visualizzazione dei testi delle etichette dei pulsanti presenti nell’area di lavoro. Se si desidera che non compaiono, nella barra degli strumenti della tabella pivot bisogna fare clic destro sul pulsante Grafico pivot, e nel menu che viene aperto selezionare la voce Nascondi pulsanti campo del grafico pivot. Per visualizzarli nuovamente ripetere la procedura e togliere la spunta alla voce che era stata precedentemente selezionata.


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Impostare una nuova analisi

Modificare il tipo di grafico

Cancellare i pulsanti Fare clic destro sui pulsanti da cancellare (possono essere anche tutti quelli presenti), e nel menu contestuale optare per Rimuovi campo. Mano a mano che si cancella un pulsante si determina lo svuotamento dell’area da essi occupata.

La procedura tradizionale Per modificare il tipo di grafico fare clic destro nell’area vuota che circonda il diagramma, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Tipo di grafico. Si apre così la galleria di quelli disponibili.

Impostare l’analisi Nelle aeree che restano vuote trascinare i nuovi pulsanti prelevando i loro nomi dalla parte inferiore della barra strumenti della tabella pivot. L’analisi in figura si riferisce alla ripartizione giornaliera degli ordini.

Utilizzare la barra strumenti In alternativa ci si può avvalere della barra strumenti del grafico. Fare clic sulla icona che reca sopra impresso un grafico ad area, e selezionare quello desiderato nel pannello icone che si apre.

Personalizzare il grafico

Titoli Conviene intitolare il grafico pivot per descrivere il tipo di analisi condotta. Fare clic destro nell’area intorno al digramma, selezionare la voce Opzioni e attivare la scheda Titoli della maschera visualizzata.

Legende Nella maschera della figura precedente accedere alla voce Legende. Spuntare la casella Mostralegenda, e definirne la posizione attivando uno dei sottostanti bottoni. Le legende favoriscono la lettura del grafico.


Le griglie Questi elementi facilitano l’interpretazione dei valori numerici. Se si desidera utilizzarli accedere alla scheda Griglia della maschera Opzioni, e spuntare i bottoni corrispondenti alle impostazioni desiderate

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Formattare le tabelle pivot

Consigli e tecniche per migliorare la leggibilità e la grafica dei risultati dell’elaborazione sui dati

Le procedure di assegnazione dei formati Assegnazione di una struttura Formattare una tabella è una operazione semplicissima, ed i risultati sono decisamente di buon livello. Fare clic destro su una qualsiasi cella, e nel menu che viene visualizzato optare per la voce Formato rapporto. Si determina così l’apertura della galleria che ospita i facsimili delle strutture disponibili. In tutto sono venti. Selezionare quella desiderata, quindi premere il pulsante OK per assegnarla alla tabella pivot

opo aver realizzato una tabella pivot ci si rende subito conto che quanto ad estetica lascia piuttosto a desiderare, senza contare che la sua leggibilità potrebbe essere decisamente migliorata. Fortunatamente, però, si può disporre di numerose opzioni che consentono di presentare i risultati in maniera ineccepibile, nonché di mettere eventualmente in evidenza determinate informazioni.

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Il risultato finale Ecco come si presenta la tabella pivot dopo che le è stato assegnato uno dei venti formati ospitati nella galleria dedicata. Il risultato è decisamente apprezzabile. Si noti che nella nuova struttura sono sempre presenti i pulsanti che consentono di eseguire varianti dell’analisi di base. Eventualmente, ne può venire cambiata la posizione. Assegnata la struttura si può procedere alla formattazione dei contenuti.

Formattare la tabella Fare clic destro su una qualsiasi cella, e nel menu che viene visualizzato optare per la voce Formato rapporto. Si de termina così l’apertura della galleria che ospita i facsimili delle strutture disponibili. In tutto sono venti. Fare clic su quella desiderata, quindi premere il pulsante OK per assegnarla alla tabella pivot. Indipendentemente dalla struttura che è stata assegnata, è possibile procedere ad ulteriori formattazioni che coinvolgono altri elementi della tabella. Ci riferiamo, in particolare, ai valori numerici e all’aspetto delle celle. Per assegnare un formato numerico ai valori che vi sono ospitati conviene farlo con una sola operazione. Prima però bisogna evidenziare l’intera tabella, una operazione che si può fare rapidamente avvalendosi di un’opzione dedicata. Fare clic destro su una qualsiasi cella, nel menu contestuale al clic optare per Sele ziona, e nel corrispondente sottomenu selezionare Intera tabella. A questo punto fare ancora clic destro sulla tabella e scegliere la voce Formato cel le per accedere alle maschere di formattazione. ■

Formattare i valori numerici Si può migliore la leggibilità dei dati della tabella assegnando ai valori numerici opportuni formati. In particolare, conviene agire a livello del numero di cifre decimali e di separatori di migliaia, nonché attribuire eventualmente appropriati formati ai numeri negativi al fine di consentirne l’immediata identificazione. Evidenziare le celle da formattare, farvi sopra clic destro, nel menu visualizzato selezionare la voce Formato celle, ed attivare la scheda Numero nella maschera che viene visualizzata.

Altre formattazioni Per meglio evidenziare determinate posizioni della tabella, si possono formattare in modo opportuno singole celle o intere zone. La procedura è analoga a quella appena descritta, ma quando si accede alla maschera che gestisce le formattazioni si devono attivare le schede Carattere, Allineamento, Bordo, Motivo. Tramite le prime due si controllano i contenuti testuali, mentre le altre consentono di impostarne la grafica.


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Usare al meglio Excel nell’ufficio acquisti Come suddividere nel modo migliore una fornitura di materiale. La procedura per realizzare un modello che di Alberto Nosotti analizzi la situazione anche a livello grafico

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Il lotto economico di acquisto

- Un po’ di teoria - Analisi grafica del processo

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Realizzare il modello

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Interpretazione grafica

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- I calcoli

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- Raccolta dei dati

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- Analisi interattive

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- Realizzazione del grafico p. 145

58/188 PC Open 139 Settembre 2003

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no dei problemi che l’ufficio acquisti di una qualsiasi azienda è chiamato a risolvere quasi quotidianamente è quello di come ripartire l’acquisto di una partita di materiale al fine di minimizzare i costi dell’intera operazione. Infatti, a seconda di come si opera, si possono penalizzare alcuni settori di attività aziendali ed avvantaggiarne altri. Conviene fare un esempio pratico. Se l’ufficio acquisti emettesse un solo ordine, diminuirebbe i propri costi di esercizio, ma un tale comportamento si rifletterebbe inevitabilmente su un aggravio dei costi di magazzino, dove buona parte del materiale acquisito resterebbe inutilmente in giacenza, per non parlare dei corrispondenti immobilizzi di capitale. Pertanto, ripartendo opportunamente l’intera fornitura in più lotti (i cosiddetti lotti economici) si può trovare un compromesso che si rivela ottimale sotto tutti gli aspetti, minimizzando così i costi dell’intera operazione. Il modello che accompagna la presente dispensa consente di calcolare la ripartizione ottimale di una fornitura, elaborando alcuni dati di base. Ci riferiamo alla quantità totale da ordinare, ai costi per l’emissione di un singolo ordine, e a quelli connessi allo stoccaggio del materiale nei magazzini. ■

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Interpretazione dell’analisi

- Influenza degli sconti

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- Strategie alternative

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Il lotto economico di acquisto

In questo capitolo vengono affrontati i principi su cui si basa il calcolo del lotto economico di acquisto

Un po’ di teoria I costi di acquisto Sono quelli direttamente o indirettamente coinvolti nell’acquisto dei materiali, e sono rappresentati, oltre che da quelli relativi all’emissione degli ordini, anche dagli oneri ad essi connessi. In pratica sono inversamente proporzionali all’ammontare dei singoli ordini. Condensando in pochi o in un unico ordine l’intero acquisto i costi vengono minimizzati. Si determinano, però, gravi penalizzazioni della gestione di altri settori aziendali, a cominciare dai magazzini.

l problema, almeno per quanto ne riguarda l’enunciato, è molto semplice. Conoscendo il fabbisogno annuo di una certa materia prima, di un componente, o di un qualsiasi elemento coinvolto nella produzione, si tratta di stabilire come pianificare l’emissione degli ordini al fine di minimizzare i costi dell’operazione, tenendo conto dei suoi impatti sui bilanci dei vari settori aziendali interessati. Ci riferiamo, tanto per fare alcuni esempi fra i più significativi, all’ufficio acquisti (che deve emettere ordini in numero direttamente proporzionale alla frequenza degli approvvigionamenti), ai magazzini (nei quali gli stock devono essere i più bassi possibile), e al controllo di gestione, il cui compito è quello di minimizzare gli immobilizzi di capitale. Fatte queste considerazioni, il problema si dimostra un po’ più complesso di quanto non traspaia dal suo enunciato, dal momento che si tratta di mediare opportunamente fra varie esigenze aziendali talvolta anche in contrapposizione fra loro. Infatti, ipotizzando che l’ufficio acquisti emetta un solo ordine per l’intero fabbisogno, verranno decisamente ri dotti i costi di questo settore, ma aumenteranno notevolmente gli oneri di magazzino e gli interessi passivi. Se analizziamo graficamente l’andamento dei costi di emis sione ordine e quelli di magazzinaggio si vede chiaramente che i primi diminuiscono con l’aumentare dei pezzi ordinati, mentre i secondi aumentano. L’andamento in teoria è lineare, ma in pratica le corrispondenti curve potrebbero muoversi diversamente perc h é possono intervenire i più di-

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I costi di magazzinaggio Sono proporzionali alla quantità di materiale ordinato, e incidono negativamente a livello finanziario con l’aumentare di questa a causa dei corrispondenti immobilizzi di capitale. Il loro andamento dovrebbe in teoria essere direttamente proporzionale alla consistenza dei singoli ordini, ma dal momento che si deve tenere conto di svariati fattori, l’andamento della curva che li interpreta potrebbe essere non lineare pur rappresentando un trend che aumenta con l’ammontare degli ordini.

La formula di calcolo Il lotto economico di acquisto può essere calcolato tramite la formula =RADQ(2*E*Q/St) dove E è il costo di emissione di un ordine, Q la quantità totale di materiale da ordinare, e St i costi unitari di stoccaggio nei magazzini. Vale la pena di osservare che nell’espressione non compare il costo dei materiali da ordinare, ma il fatto è solo apparentemente strano dal momento che il suddetto costo è contenuto indirettamente in quelli di magazzinaggio che, ovviamente, non possono non tenerne conto.

Calcolo del lotto economico Creare un prospetto di tre celle, in cui sono contenuti i dati necessari per il calcolo del lotto economico. Nella fattispecie, la cella F14 contiene il fabbisogno totale da ordinare, la cella F18 i costi di emissione di un ordine, e la cella F22 i costi unitari di stoccaggio. Nella cella F26 digitare la formula =RADQ(2*F14*F18/F22). Si ottiene così l’ammontare del lotto economico di acquisto relativo allo scenario descritto dai dati ospitati nella tabella.


open action guida sparati fattori esterni a modu larne il corso. A questo punto, rifacendoci alle due curve, e ammettendo che le due variabili considerate condensino anche altri effetti, possiamo creare una nuova curva che rappresenta la somma dei punti delle altre due. Vengono così interpretati i costi dell’intera operazione, e se ne analizziamo l’andamento possiamo osservare che que-

sti presentano un massimo per ordini bassi e molto alti, mentre si rileva un minimo in corrispondenza dell’incrocio delle curve dei costi di magazzinaggio ed emissione ordini. In base a questo riferimento si legge sull’asse delle X il numero di pezzi che rappresenta il lotto economico, vale a dire l’ammontare dei singoli ordini in cui conviene suddividere il fabbisogno totale.

La formula di calcolo Allo stesso risultato si arriva anche tramite la formula illustrata nella pagina a fianco, dove E è il costo di emissione di un ordine, Q la quantità totale di materiale da ordinare, e St i costi unitari di stoccaggio nei magazzini. Tali dati vengono resi disponibili dal servizio di contabilità industriale dell’azienda.Vale la pena di far notare che nell’e-

Analisi grafiche Le curve dei costi Questo grafico interpreta l’analisi numerica descritta nell’ultima figura in basso della pagina a fianco. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leggere in corrispondenza dell’incrocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali.

spressione non compare il costo dei materiali da ordinare, ma il fatto è solo apparentemente strano dal momento che il suddetto costo è contenuto indirettamente in quelli di magazzinaggio che, ovviamente, non possono non tenerne conto. Così, tanto per fare subito un esempio pratico, se si devono ordinare 1500 pezzi di un certo componente i cui costi unitari di stoccaggio sono pari a 2 euro, mentre il costo di emissione di un ordine è pari a 25 euro, il corrispondente lotto economico di acquisto è pari a 193 pezzi. Quanto esposto vale ovviamente solo in linea teorica, pertanto i risultati che si ottengono tramite l’applicazione della formula devono essere interpretati alla luce della propria esperienza. Il calcolo, infatti, non tiene conto di alcuni fattori che possono impattare significativamente sul risultato finale. Ci riferiamo, per esempio, all’influenza di eventuali sconti per quantità che il forn i t o re potrebbe applicare , nonché a situazioni aziendali specifiche non generalizzabili in una semplice espressione matematica.

Come calcolare il lotto economico Creare un prospetto di tre celle, in cui sono contenuti i dati necessari per il calcolo del lotto economico. Nella fattispecie, la cella F14 contiene il fabbisogno totale da ordinare, la cella F18 i costi di emissione di un ordine, e la cella F22 i costi unitari di stoccaggio. Nella cella F26 digitare la formula =RADQ(2*F14*F18/F22). Si ottiene così l’ammontare del lotto economico di acquisto relativo allo scenario descritto dai dati ospitati nella tabella. Variando i dati di base si possono simulare vari scenari operativi.

Analisi grafiche

Influenza dei costi di magazzino Una analisi di sensibilità condotta basandosi sui valori che hanno dato origine al diagramma della figura precedente. In pratica, si vogliono testare gli effetti sul lotto economico di interventi mirati a ridurre i costi di magazzinaggio. Diminuendoli del 10% il lotto economico di acquisto aumenta del 5% circa.


Il grafico qui a sinistra interpreta l’analisi numerica descritta nella figura 4 della pagina a fianco. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leggere in corrispondenza dell’incrocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali. ■

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Come impostare il modello

Ecco come procedere per realizzare un modello per il calcolo del lotto automatico di acquisto

Usare il foglio elettronico nel CD Guida La struttura del modello Il modello nella sua versione più semplice, vale a dire quella in cui non si tiene conto delle voci che possono concorrere alla formazione dei tre parametri di base. Nella zona inferiore sinistra del foglio di lavoro creare un prospetto articolato in quattro celle, e nella cella F26 inserire la formula per il calcolo del lotto economico. A questo punto, inserendo semplicemente gli appropriati valori, nella cella viene visualizzato il lotto economico di acquisto. Il foglio Excel è disponibile nel CD Guida.

l fatto che per calcolare il lotto economico di acquisto basti una semplice formula non significa che ci si debba fermare al risultato della sua valorizzazione. Se, invece, consideriamo l’espressione solo un punto di partenza, possiamo e s t r a p o l a re da essa molte informazioni che si riveleranno preziose per gestire al meglio il processo di acquisto.

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Il messaggio di errore Si noti che in ogni caso, indipendentemente dalla espressione che si utilizza, sino a che nelle celle della tabella non sono stati inseriti tutti i dati, in quella che ospita la valorizzazione del lotto economico è presente un messaggio di errore. Per evitarne la visualizzazione si può gestire l’espressione di calcolo tramite un opportuno controllo condizionale che, sino a quando la cella F22 non contiene dati, determina la visualizzazione di un blank.

I parametri di calcolo In pratica, il calcolo del lotto economico di acquisto si riduce all’estrazione di una radice quadrata, il cui radicando è dato dall’espressione: 2 * Costo emissioni ordini * Quantità da ordinare / Costi unitari di ma gazzino. A questo punto, basterebbe inserire tali valori in tre celle del foglio di lavoro e fare riferimento ad esse in una opportuna espressione che restituisce il risultato desiderato. Così facendo, però, si interpreta riduttivamente la procedura, e si perde l’opportunità di eseguire una analisi che tenga conto di fattori esterni che impattano sui tre parametri di base, dando così modo di procedere ad interventi che possano migliorare la situazione. Non dimentichiamo, infatti, che lo scopo finale è quello di ridurre al minimo i costi dell’operazione di acquisto del fabbisogno dei materiali. Pertanto, è possibile aggiungere più flessibilità alla procedura di calcolo se, anziché citare direttamene nella formula il valore dei tre parametri, li si sostituiscono con la somma delle voci in cui eventualmente questi si possono articolare. Tanto per fare subito un esempio, i costi di magazzinaggio sono la risultante dell’apporto di più

Il controllo condizionale Se nella cella F26 l’espressione di calcolo del lotto economico viene inserita nell’ambito di un controllo condizionale, si può evitare la visualizzazione del messaggio di errore dovuto all’esecuzione di una divisione per zero (fino a che la cella F22 è vuota). La formula da inserire è la seguente =SE(F22<>””;RADQ(2*F14*F18/F22);””). Ecco la sua dinamica operativa. Se la cella F22 è vuota viene visualizzato un blank, in caso contrario viene dato il benestare alla valorizzazione della formula stessa.

La funzione “SE” La funzione SE si rivela preziosa (come per esempio nel nostro caso) per risolvere molti problemi che si presentano nel corso dell’impostazione di un modello o di una applicazione. Vale quindi la pena di documentarsi ampiamente in merito al suo utilizzo pratico. Ecco come procedere. Aprire la guida in linea di Excel ed accedere alla scheda di ricerca libera. Nella casella dedicata digitare il termine chiave Controllo condizionale. Si consiglia di consultare tutti gli argomenti individuati.


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Automatizzare gli input

Utilizzare le caselle di scorrimento Anziché digitare direttamente i dati nelle celle della tabella dei parametri, è possibile inserirli tramite una cosiddetta casella di scorrimento. Si tratta di uno dei controlli disponibili nel pannello degli strumenti del Visual Basic. Disegnata la casella aprire la corrispondente maschera delle proprietà ed impostare le caratteristiche del controllo specificando la cella in cui devono essere inseriti i dati, e gli incrementi dei valori che si determinano ad ogni clic sui pulsanti.

Analizzare le voci di costo

Una somma di voci Si può essere più flessibili nella procedura di calcolo se, anziché citare direttamene nella formula il valore dei tre parametri, li sostituiamo con la somma delle voci in cui eventualmente si possono articolare. In questo caso, i costi di magazzinaggio sono la risultante dell’apporto di più voci. voci, una delle quali potrebbe essere la movimentazione dei prodotti stoccati. In tal caso, diminuendo questo elemento di costo con appropriati interventi, si può valutare (confrontando i costi prima e dopo i suddetti interventi) la convenienza o meno di procedere ad eseguirli. E si potrebbe continuare. A questo punto, ecco

come operare per impostare un modello di base che calcoli il lotto economico in corrispondenza di un certo scenario, e che preveda, inoltre, la realizzazione del corrispondente grafico. L’analisi di que st’ultimo (e dei dati utilizzati per crearlo) potrà fornire nuovi spunti per ottimizzare la situazione.

Inserire le caselle nel modello Ecco come si presenta la casella di scorrimento, una volta impostata. Si possono così eseguire rapidamente analisi di sensibilità. Per saperne di più sulle caselle di scorrimento, su come impostarle, e come utilizzarle, si consiglia di consultare l’articolo a pagina 153 del numero 83 di Pc Open. Per gestire valori decimali, o al di fuori dell’intervallo –32.767, +32.767, bisogna utilizzare opportuni artifici. Solitamente ci si avvale di celle intermedie per parcheggiare i dati, che poi verranno opportunamente elaborati.

Impostare il modello Cominciamo con lo strutturare il modello nella sua versione più semplice, vale a dire quella in cui non si tiene conto delle voci che possono concorrere alla formazione dei tre parametri di base (costo ordini, quantità da ordinare, e costi unitari di stoccaggio). Ecco come procedere. Creare un prospetto articolato in quattro celle, e nella cella F26 inserire la formula =RADQ(2*F14*F18/F22). A questo punto, inserendo semplicemente gli appropriati valori nel prospetto, nella suddetta cella viene visualizzato il lotto economico di acquisto. In alternativa alla funzione espressamente dedicata all’estrazione delle radici quadrate si può utilizzare l’operatore di elevazione a potenza. Infatti, rammentiamo a chi non lo ricordasse, che dal punto di vista matematico, l’estrazione di una radice di qualsiasi grado equivale ad elevare il radicando ad un esponente frazionario. Nella fattispecie, l’esponente è l’inverso del grado della radice. Nel nostro caso, pertanto, si potrà utilizzare con successo la seguente espressione =(2*F14*F18/F22)^1/2. Si noti, però, che in ogni caso,


sino a che nella cella F22 non è stato inserito il corrispondente dato, in F26 è presente un messaggio di errore. Per evitarne la visualizzazione si può gestire l’espressione di calcolo tramite un opportuno controllo condizionale. In pratica, basta inserire in F26 la formula =SE(F22<>””;RADQ(2*F14*F18 /F22);””) Anziché digitare dire t t amente i dati nella celle della tabella dei parametri, è possibile inserirli tramite una cosiddetta casella di scorrimento. Si tratta di uno dei controlli disponibili nel pannello degli strumenti del Visual Basic. Disegnata la casella aprire la corrispondente maschera delle proprietà ed impostare le caratteristiche del controllo specificando la cella in cui devono essere inseriti i dati, e gli incrementi dei valori che si determinano ad ogni clic sui pulsanti. Nella figura dedicata si può vedere come si presenta la casella di scorrimento, una volta impostata. Per gestire valori decimali, o al di fuori dell’intervallo – 32.767, + 32.767, bisogna utilizzare opportuni artifici. Solitamente ci si avvale di celle intermedie per parcheggiare i dati, che poi verranno opportunamente elaborati. ■

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L’analisi grafica

Analizzare graficamente la situazione consente di avere a disposizione un maggior numero di informazioni

Impostare la tabella dati Calcolare il lotto economico Innanzitutto, eseguire il calcolo del lotto economico relativo alla situazione da analizzare, quindi denominare rispettivamente Fabbisogno, Costo_ordine, Costo_stoccaggio, e Lotto_economico le celle F14, F18, F22, e F26. Queste denominazioni sono essenziali agli effetti della impostazione della tabella dati perché ad esse si farà riferimento nelle espressioni che vi saranno inserite.

a formula per il calcolo del lotto economico ne restituisce il corrispondente valore, ma tale informazione deve essere accettata così come è, e non consente di avere una panoramica della situazione, grazie alla quale, invece, si potrebbero immaginare soluzioni alternative per migliorare (se possibile) l’economia dell’intero processo. Se, invece, si realizza un’analisi grafica che interpreta l’andamento dei costi connessi con ordinativi di ammontare inferiore e superiore al lotto economico, si possono estrapolare numerose informazioni che si riveleranno preziose per formulare eventuali strategie alternative. Ma ecco come realizzare il grafico. In pratica, si tratta di trasformare in un diagramma il contenuto di una tabella in cui sono ospitati i costi di emissione ordini, di magazzinaggio (e la loro somma), relativi ad un certo numero di ordini il cui ammontare copre un intervallo al centro del quale si trova il lotto economico di acquisto. Vediamo come impostare praticamente la tabella, dopodiché ci si occuperà di realizzare il corrispondente grafico.

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Impostare la tabella dati Inserire nelle celle del prospetto le formule per la valorizzazione dei costi delle varie operazioni. Si noti che alla riga numero 11 è analizzata la situazione relativa al lotto economico di acquisto. In sua corrispondenza i costi di emissione ordini e di magazzinaggio si equivalgono. Tale equivalenza, espressa graficamente, interpreta l’incrocio delle due curve, che per l’appunto si identifica con la minimizzazione dei costi totali.

Il lotto economico La riga dati della tabella che si riferisce al lotto economico. Come si può vedere, nella cella C17 figura il valore che è stato calcolato dalla formula. Inoltre, nelle celle F17 e G17 sono contenuti valori uguali dal momento che si è realizzata l’uguaglianza fra i costi di emissione ordine e quelli di stoccaggio a magazzino. Tale situazione, per l’appunto, si verifica solo in corrispondenza del lotto economico di acquisto.

Individuare il lotto economico A sinistra della tabella, in corrispondenza della riga che si riferisce al lotto economico di acquisto compare una etichetta che la identifica. Per ottenere tale risultato, inserire nella cella I7 la formula condizionale =SE(H7=MIN(Costi_totali);” Lotto Economico”;””) e replicarla verso il basso sino alla cella I28 compresa. La formula visualizza la scritta Lotto economico di acquisto in corrispondenza della cella che ospita il valore minimo fra quelli contenuti nella colonna Costi Totali.

Realizzare la tabella Innanzitutto eseguire il calcolo del lotto economico rela tivo alla situazione da analizzare, quindi denominare rispettivamente Fabbisogno, Co sto_ordine, Costo_stoccaggio, e Lotto_economico le celle F14, F18, F22, e F26. Nella prima colonna del prospetto inserire i numeri progressivi degli ordini che si intendono prendere in considerazione. Nella cella D7 d i g i t a re l’espressione = L o t to_Economico/11*C7 e repli-


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Realizzare il grafico Evidenziare la zona dati Ecco come procedere per interpretare graficamente l’analisi. Evidenziare contemporaneamente i dati delle colonne Lotto, Costo ordini, Costo stoccaggio, Costi totali del prospetto, quindi fare clic sull’icona che gestisce la realizzazione dei grafici. Per evidenziare con una sola operazione la zona dati bisogna tenere premuto il tasto Control mentre con il mouse si selezionano le corrispondenti zone.

Scegliere il grafico Facendo clic, nella barra degli strumenti, sull’icona con sopra impresso il simbolo di un istogramma, viene visualizzata la prima delle maschere in cui si articola la procedura per la creazione di un grafico. Nella finestra Tipo di grafico selezionare la voce Grafico a dispersione (XY), quindi optare per la terza delle varianti proposte nella finestra ospitata nella parte destra della maschera. Premere il pulsante Avanti per passare alle fasi successive della procedura.

La posizione del grafico La maschera con cui si conclude la procedura consente di specificare la posizione del grafico, vale a dire se deve essere visualizzato in uno dei fogli i lavoro in cui si articola il modello, oppure se deve essere visualizzato in un foglio speciale. Nel nostro caso, nella sezione Posiziona in della suddetta maschera spuntare il bottone Come oggetto in e specificare il foglio di lavoro Calcolo nel corrispondente elenco a discesa. Premendo il pulsante Fine viene visualizzato il grafico.

carla verso il basso sino alla cella D28 compresa. Così facendo si calcolano i 22 valori dell’intervallo da prendere in considerazione. Si noti che il lotto economico si viene a trovare al centro dell’intervallo stesso. Nella colonna Ordini si calcola il numero di quelli che bisogna emettere per coprire il fabbisogno totale se il loro ammontare è pari a quello dichiarato nelle celle della colonna Lotto. Inserire pertanto in E7 la formula =Fabbisogno/D7, e replicarla verso il basso. Nella cella F7 della colonna Costo or dini si calcola il costo di questa operazione, che è restituito dall’espressione =Costo_ordi ne*E7, da replicarsi sino alla cella F28. Analogamente, il costo di magazzinaggio è dato dalla espressione =Costo_stoc caggio*D7/2. Si noti che il costo viene dimezzato per tenere conto della giacenza media del materiale. L’ultima colonna della tabella ospita i costi totali dell’operazione, che sono dati ovviamente dalla somma dei costi di emissione ordini e magazzinaggio. Pertanto, inserire nella cella H7 l’espressione =F7+G7 e replicarla verso il basso. A questo punto la tabella è completa. Si noti che alla riga numero 11 è analizzata la situazione relativa al lotto economico di acquisto. In particolare in sua corrispondenza i costi di emissione ordini e di magazzinaggio si equivalgono. Tale equivalenza, espressa graficamente, interpreta l’incrocio delle due curve, che per l’appunto si identifica con la minimizzazione dei costi totali.

Realizzare il grafico

Il grafico Ecco come si presenta il grafico che interpreta i dati della tabella. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leggere in corrispondenza dell’incrocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali. Infatti, al punto di incrocio si realizza l’uguaglianza dei due costi, e di conseguenza sarà minima anche la loro somma.


Ecco come interpretare graficamente l’analisi. Evidenziare contemporaneamente i dati delle colonne Lotto, Costo ordi ni, Costostoccaggio, Costitotali, del prospetto, quindi fare clic sull’icona che gestisce la realizzazione dei grafici. Nella galleria che viene visualizzata optare per i grafici a dispersione (XY), e in particolare per la terza variante. Passare alle fasi successive della procedura. Nella sezione Posiziona in della maschera che conclude la procedura spuntare il bottone Come oggetto in, e specificare il foglio di lavoro Calcolo nel corrispondente elenco a discesa. Premendo il pulsante Fine viene visualizzato il grafico. ■

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Interpretare i risultati dell’analisi

Un’analisi critica dei risultati mette in evidenza situazioni particolari e suggerisce strategie alternative

Le analisi di sensitività Analizzare i costi Partendo da un’analisi panoramica della situazione si possono immaginare strategie per procedere ad eventuali miglioramenti dell’intero bilancio economico. Si tratta di valutare le differenze di costo che si verificano in corrispondenza di nuove situazioni rispetto a quella che caratterizza il lotto economico, e verificare se i benefici derivanti da mutamenti di strategie sono maggiori dei corrispondenti aumenti di costo dell’operazione di acquisto.

ome si diceva, il semplice calcolo dell’ammontare del lotto economico preclude l’accesso a interessanti informazioni. È solo attraverso l’analisi della situazione globale, così come espressa nel grafico, ma soprattutto nella tabella dalla quale quest’ultimo viene generato, che si possono trarre indicazioni di massima per eventuali azioni modulatrici, sempre da interpretare alla luce della propria esperienza e delle realtà aziendali. Immaginiamo, riferendoci all’esempio illustrato nelle figure, che il fornitore (per sue proprie ragioni organizzative) abbia problemi a fornire il numero di pezzi che corrisponde al lotto economico. Preferirebbe, poniamo, fornirne 1300 ad ogni invio, anziché 894. Per fare accettare la nuova situazione si dice disposto a praticare uno sconto pari a 200 euro. Per valutare la convenienza dell’offerta si ricorre alla tabella numerica. Si calcolano i nuovi oneri che derivano dal fatto che si verifica una variazione del lotto economico. In questo caso, la differenza dei costi totali corrispondente ad una fornitura di 1300 pezzi (riga 16 della tabella) e alla fornitura pari al lotto economico ammonta a 318 euro. Pertanto l’offerta è assolutamente da scartare. E ancora, se temendo una eventualmente scarsezza di materiale sul mercato, ci si volesse garantire da eventuali arresti della produzione, è possibile calcolare l’onere derivante da un aumento del lotto economico, che corrisponde in un certo senso ai costi delle garanzie che ci si vogliono assicurare. ■

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La convenienza di uno sconto Immaginiamo che il fornitore abbia problemi a fornire il numero di pezzi che corrisponde al lotto economico. Preferirebbe, poniamo, fornirne 1300 ad ogni invio, anziché 894, e sarebbe disposto a praticare uno sconto pari a 200 euro. In questo caso, la differenza dei costi totali corrispondente ad una fornitura di 1300 pezzi (riga 16 della tabella) e alla fornitura pari al lotto economico ammonta a 318 euro. Pertanto l’offerta è assolutamente da scartare.

Garanzia degli approvvigionamenti Se per una qualsiasi ragione, ci si volesse garantire da eventuali perdite di produzione, è possibile calcolare l’onere derivante da un aumento del lotto economico, che corrisponde in un certo senso ai costi delle garanzie che ci si vogliono assicurare. Per esempio, aumentando del 10 percento circa il lotto economico si verifica un corrispondente onere dell’ordine di 17 euro. In pratica i costi passano da 4472 a 4489.

Diminuzione del lotto economico In certi casi potrebbe essere conveniente diminuire il lotto economico di acquisto per controbilanciare sopravvenute esigenze produttive o per valutare politiche alternative di stoccaggio. Per esempio, potrebbe essere necessario disporre temporaneamente di maggiore spazio nei magazzini. In tal caso diminuendo del 20 percento l’ammontare degli ordini (si passa da 894 pezzi a 732 pezzi) ci si deve accollare un onere di 90 euro.


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Utilizzare in azienda le funzioni statistiche di Excel Grazie a speciali comandi del foglio elettronico è possibile fare previsioni analizzando serie storiche di dati

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Le tecniche di regressione

- Teoria della regressione p. 144 - Esecuzione pratica di un’analisi p. 144

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Analisi grafiche

- La procedura - Le analisi - Le opzioni

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Previsioni automatizzate

- Impostazione del modello - Come utilizzarlo

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p. 148 p. 148 p. 148

p. 150 p. 150

Utilizzo pratico di alcune funzioni

- Medie, massimi, minimi e conteggi p. 152

n azienda si presenta spesso la necessità di interpretare tramite opportune analisi statistiche le informazioni che provengono dal settore delle vendite, della produzione, del marketing, o del controllo qualità. Utilizzando le funzioni specialistiche disponibili a libreria è possibile condurre analisi i cui risultati si riveleranno preziosi per formulare strategie, definire piani di vendita, controllare la produzione, e così via. In questa dispensa vedremo come si ese-

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gue una previsione analizzando serie storiche di dati di vendita, nonché come utilizzare al meglio alcune funzioni statistiche di uso comune. Ci riferiamo, in particolare, a quelle per calcolare medie, massimi, minimi, o conteggiare i valori presenti in una zona. Per quanto riguarda le funzioni previsionali, ci occuperemo di come condurre analisi numeriche e grafiche partendo da congrue serie di dati al fine di estrapolarne la tendenza (quello che nel gergo degli addetti ai lavori vie-

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ne definito trend), e formulare così una ragionevole previsione dell’evoluzione del fenomeno descritto dai dati stessi. Ricordiamo che i risultati ottenuti rappresentano solo delle stime e delle previsioni e pertanto devono essere interpretati e criticati alla luce della propria esperienza. Solo così potranno essere utilizzati come valido punto di partenza per prendere decisioni o immaginare nuove strate gie. Alberto Nosotti

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Le analisi di regressione

I principi di base teorici per capire meglio le funzioni previsionali di Excel: dai dati storici ai trend futuri

Usare il foglio di lavoro nel CD Guida La tabella dei dati storici Qualsiasi analisi di regressione si basa sulla disponibilità di una congrua serie di dati storici. La prima cosa da fare è impostare la corrispondente tabella, che quando sarà completata con i risultati servirà anche da riferimento per la realizzazione del grafico nella tabella Previsioni vendita che trovate nel CD Guida. Inserire nella zona D5:D16 i dati storici di cui si dispone, per esempio quelli relativi alle vendite degli ultimi dodici mesi. Si noti che i valori disponibili sono stati numerati da 1 a 12.

uando in azienda si deve formulare una qualsiasi previsione, affidarsi solo alla propria esperienza può non bastare. Meglio supportarla con l’utilizzo di uno dei numerosi strumenti statistici di cui la libreria di Excel è piuttosto fornita. Ci riferiamo alla possibilità di eseguire quelle che gli addetti ai lavori definiscono analisi previsionali, grazie alle quali si possono calcolare con ragionevole attendibilità gli sviluppi di una qualsiasi situazione. Si va dalla proiezione di dati di vendita alla stima dell’evoluzione del giro di affari, o alla possibilità di mettere in relazione fra loro fenomeni di diversa natura, sempre allo scopo di formulare previsioni. In questo capitolo ci occuperemo, in particolare, di analizzare dei dati di vendita per stimarne l’andamento nel prossimo futuro. Ovviamente, per eseguire una tale analisi è necessario disporre di una sere di dati storici che possano essere considerati rappresentativi della situazione che si vuole analizzare, inoltre, il loro numero si deve riferire ad un arco temporale piuttosto consistente, ed in ogni caso omogeneo con l’ampiezza della previsione da eseguire. Conviene fare subito un esempio pratico. Per prevedere l’andamento delle vendite dei prossimi tre mesi, possono bastare i dati relativi ai dodici appena trascorsi, ma se si vuole andare più in la, per esempio di più trimestri, la serie storica si deve riferire ad almeno due o tre anni passati. Per quanto riguarda, invece, l’attendibilità dei risultati, si da per scontato che la previsione non deve essere influenzata da eventi di-

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Le previsioni A questo punto bisogna specificare a quanti mesi si deve riferire la previsione. Ricordiamo che tanto più ampio è l’intervallo previsionale tanto meno attendibili potrebbero essere i risultati. Nella zona B17:C19 inserire il numero d’ordine e i nomi dei mesi da proiettare. Per inciso, ricordiamo che i numeri dei mesi (colonna B) e i fatturati (colonna D), rappresentano rispettivamente le cosiddette variabili indipendenti e dipendenti della nostra analisi di regressione.

La funzione TENDENZA Per calcolare la retta di regressione che interpreta il trend dei dati storici da analizzare ci avvarremo della funzione TENDENZA. Evidenziare la zona E5:E19, e inserire la formula =TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B5:B19). Per acquisire l’espressione premere contemporaneamente la sequenza di tasti Control+Maiuscolo+Invio. Così facendo la formula viene inserita come matrice, e nella zona evidenziata compare una serie di valori che, interpretata graficamente, restituisce una retta rappresentativa della tendenza dei dati

Per avere aiuto Per documentarsi opportunamente sulla dinamica operativa della funzione TENDENZA e sul suo utilizzo pratico si consiglia di consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave di interrogazione il termine Tendenza. Si apre così la pagina che descrive la funzione. È anche raccomandabile consultare gli argomenti correlati che si raggiungono facendo clic sul link Vedere anche posizionato nella parte superiore della pagina.


open action guida versi da quelli che si sono verificati nel periodo in cui è maturata la serie storica.Vale a dire che se questa si riferisce ad un periodo in cui si è registrata una crescita del mercato, le previsioni non possono tenere conto, per esempio, di una eventuale recessione in agguato.

Gli strumenti di analisi

Le regressioni

La procedura Se la funzione Tendenza e altre funzioni previsionali non fossero disponibili bisogna procedere alla loro installazione. Ecco come operare. Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Si determina così la visualizzazione di un box. Nella finestra centrale spuntare la casellina accanto alla voce Strumenti di analisi, quindi premere il pulsante OK per determinarne il caricamento. Se tali funzioni, però, non sono state installate unitamente ad Office, bisognerà reinstallarle.

La tecnica utilizzata per estrapolare una previsione da una serie di dati di vendita prevede che questi vengano elaborati in modo tale da ottenere un nuovo insieme di valori descrive una curva (cosiddetta di regressione), che approssima nel modo migliore l’andamento dei dati storici. A seconda del tipo di curva utilizzato si parla di regressione lineare, esponenziale, logaritmica, o di potenza. Per esempio, eseguire una analisi di regressione lineare significa tracciare una retta che approssima nel migliore dei modi, come si diceva, la curva dei dati storici. Si

Regressione lineare e logaritmica

individua così la tendenza del fenomeno, e se la retta viene prolungata di un certo numero di periodi oltre l’ultimo dato storico, si entra nel campo delle previsioni. È ovvio, che l’attendibilità di una stima così eseguita dipende molto anche dal tipo di curva che viene di volta in volta utilizzata, ma, come vedremo nei prossimi capitoli, è possibile valutare quello che viene definito l’indice confidenza dell’analisi, e stabilire così quale tipo di regressione sia il più affidabile. Di seguito vi spieghiamo come eseguire praticamene una previsione utilizzando la funzione TENDENZA. Per una migliore comprensione delle procedure si consiglia di seguirne l’esposizione consultando le figure della pagina a fianco, nonché direttamente sul video caricando il modello esemplificativo che trovate nel CD Guida allegato alla rivista.

L’analisi Inserire nella zona B5:D16 i dati storici di cui si dispone, per esempio quelli relativi alle vendite degli ultimi dodici mesi. Si noti che i valori disponibili sono stati numerati da 1 a 12. Nella zona B17:B19 inserire il numero dei mesi ai quali si deve riferire l’analisi. Se, per esempio, vogliamo formulare le previsioni dei tre mesi successivi all’ultimo dato storico inseriremo i valori da 13 a 15. A questo punto, evidenziare la zona E17:E19, e inserire la formula =TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B 5:B19). Per acquisire l’espressione premere contemporaneamente la sequenza di tasti Control+Maiuscolo+Invio. Così facendo la formula viene inserita come matrice, e nella zona evidenziata compare una serie di valori che, interpretata graficamente, restituisce una retta rappresentativa della tendenza dei nostri dati. A questo punto, in corrispondenza dei mesi numero 13, 14, e 15 si leggono le previsioni relative ai mesi di gennaio, febbraio, e marzo.

Realizzare il grafico REGR.LIN e REGR.LOG Queste due funzioni previsionali operano in modo abbastanza simile alla funzione TENDENZA, ma consentono di eseguire una regressione lineare e logaritmica calcolando i coefficienti delle equazioni delle corrispondenti curve di regressione. Per saperne di più sul loro utilizzo conviene consultare le relative pagine della guida in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca digitare il termine Regressioni, e selezionare le due funzioni fra gli argomenti che vengono individuati.


Una volta eseguita l’analisi, i risultati ottenuti possono essere interpretati in forma grafica, consentendo così di avere una panoramica più completa della situazione. Evidenziare la zona C5:E19, e realizzare il corrispondente grafico lineare.

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Grafici in tempo reale

Ecco come realizzare una analisi grafica di regressione partendo dalla curva dei dati storici

Quattro analisi previsionali Regressione lineare È la più nota, e considerando la sua tipologia si presta bene di solito per eseguire analisi previsionali su serie di dati storici caratterizzati da un trend lineare. Come si può notare l’equazione della curva di tendenza è quella canonica della retta: Y=aX+b. Nel nostro caso l’indice di confidenza dell’analisi è pari a 0,9 circa, quindi piuttosto alto. I periodi di previsione sono tre, e i dati stimati si leggono in loro corrispondenza sull’asse delle Y.

el capitolo precedente abbiamo visto come realizzare un’analisi previsionale numerica, che poi è stata visualizzata in forma grafica. Ma si può fare di più, realizzando direttamente il grafico che compendia la curva di regressione, le previsioni, e i dati storici, partendo da questi ultimi. In questo caso, fra l’altro, la tabella su cui ci si basa si limita a sole due colonne: quella dei nomi dei periodi temporali da prendere in considerazione (anni, mesi, settimane, o giorni), e i corrispondenti valori storici.

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Regressione logaritmica È una tipica curva di crescita caratterizzata da incrementi piuttosto ampi. In questo caso, la curva di tendenza è l’interpretazione grafica di una equazione logaritmica del tipo Y = c Ln X + b, dove c e b sono due costanti, e Ln sta per logaritmo naturale (quelli in base neperiana, tanto per intenderci). Questa analisi, come quella di regressione lineare, può essere condotta anche su serie storiche che contengono valori nulli o negativi.

La procedura

Regressione polinomiale Inserisce una linea di tendenza polinomiale o curvilinea. L’equazione della curva di regressione è del tipo: Y = b + c1 X + c2 X2 + c3 X3 + … c6 X6. Il grado della curva, che coincide con il valore dell’esponente più alto che vi figura, si imposta nella casellina a fianco dell’icona rappresentativa. Si possono condurre regressioni polinomiali di grado non superiore al sesto. Ovviamente, il grado più basso è il secondo.

Impostata la tabella tracciare il corrispondente grafico, quindi fare clic destro su un qualsiasi punto della curva dei dati storici. Così facendo, si determina l’evidenziazione della curva stessa e la comparsa di un menu in cui si seleziona la voce Aggiungi linea di tendenza. Viene così visualizzata una maschera a due schede. Nella prima si seleziona il tipo di analisi da eseguire, facendo clic sulla corrispondente icona. Le analisi previste sona sei, e precisamente: regressione lineare, logaritmica, polinomiale, esponenziale, di potenza, e media mobile. Se si esegue una media mobile bisogna specificarne il periodo, mentre nel caso della regressione polinomiale è prevista la dichiarazione del grado della curva da utilizzare. Per chi non lo ricordasse, il grado di una curva è pari all’esponente più alto che figura nella corrispondente equazione. Vale anche la pena di osservare che le regressioni di potenza ed esponenziali non sono disponibili

Regressione esponenziale Anche in questo caso la linea di tendenza è una tipica curva di crescita che fa registrare incrementi di ordine esponenziale. La equazione rappresentativa è del tipo Y = c ebX, dove c e b sono i coefficienti di regressione esponenziale, mentre e rappresenta la base dei logaritmi naturali neperiani. La regressione esponenziale non può essere eseguita su serie storiche che contengano valori nulli o negativi. In questo caso la corrispondente icona è disattivata.


open action guida Tracciare le linee di tendenza La procedura Fare clic destro sulla curva dei dati storici, e nel menu che si apre selezionare la voce Aggiungi linea di tendenza. Viene così visualizzata una maschera a due schede. Nella prima si seleziona il tipo di analisi da eseguire, facendo clic sulla corrispondente icona. Le analisi previste sona sei, e precisamente: regressione lineare, logaritmica, polinomiale, esponenziale, di potenza, e media mobile. Vale anche la pena di osservare che le regressioni di potenza e esponenziali non sono disponibili se i dati storici contengono valori nulli o negativi.

La scheda delle opzioni Vi si accede dalla maschera che viene visualizzata quando si lancia la procedura che gestisce l’esecuzioni di una analisi. In particolare, consente di specificare il numero di periodi previsionali, di assegnare alla curva di tendenza una denominazione personalizzata, di visualizzare l’equazione corrispondente a quest’ultima, e di calcolare l’indice di affidabilità dell’analisi. Per richiedere la visualizzazione di queste due ultime informazioni si spuntano le corrispondenti caselle in calce alla scheda.

Equazioni e indici di affidabilità L’equazione che descrive la curva di tendenza utilizzata per eseguire l’analisi può essere visualizzata nel piano del grafico risultante. L’equazione si presenta sotto forma di una tradizionale etichetta. Per richiedere la visualizzazione della suddetta equazione bisogna spuntare la casella Visualizza equazione in calce alla scheda delle opzioni. Per richiedere il calcolo dell’indice di affidabilità, invece, bisogna spuntare il checkbox Visualizza R al quadrato sul grafico.

Per avere aiuto Al fine di documentarsi opportunamente sull’utilizzo delle opzioni previste per le analisi grafiche di regressione si consiglia di consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave di interrogazione Linee di tendenza. Nella pagina corrispondente al primo argomento individuato fare clic sulla icona che vi si trova. Si apre così una nuova pagina in cui sono elencati i link alle pagine descrittive delle varie analisi.


se i dati storici contengono valori nulli o negativi. A questo punto, se si preme il pulsante OK viene condotta l’analisi e visualizzata la linea di tendenza, ma non sono presenti dati previsionali. Per eseguire delle previsioni bisogna attivare la scheda Opzioni, e specificare nella casella Futura della sezione Previsione il numero di periodi da prendere in considerazione.

Denominare la curva Nella legenda del diagramma che viene visualizzato, alla curva di tendenza è assegnato un nome generico che ne identifica la natura (per esempio, lineare, polinomiale, e così via). È però possibile assegnarle un nome personalizzato. Ecco come si fa. Accedere alla scheda Opzioni, e togliere la spunta alla voce Automatico, quindi digitare il nome personalizzato nella casella omonima.

L’indice di confidenza Nel capitolo precedente abbiamo affrontato il problema della affidabilità della analisi in relazione al tipo di regressione che si utilizza. Tale valutazione è possibile confrontando i valori di uno speciale coefficiente associato ad ogni curva. Anche in questo caso, però, la raccomandazione è sempre quella di valutare attentamente i risultati ottenuti alla luce della propria esperienza. In pratica, basta eseguire diversi tipi di analisi di regressione sui medesimi dati storici, quindi confrontare i valori dei suddetti coefficienti. Tale valore può venire visualizzato all’interno del grafico se si spunta la casella Visualizza R al quadrato nella sezione inferiore della scheda Opzioni. R al quadrato è un valore che oscilla nell’intervallo –1 e 1, e l’analisi è tanto più affidabile quanto più tale valore si avvicina agli estremi dell’intervallo. Così, se sugli stessi dati storici sono state condotte un’analisi lineare e polinomiale i cui R al quadrato sono rispettivamente 0,81 e 0,91, l’analisi polinomiale è quella che dà la maggiore affidabilità. Nel piano del grafico è possibile anche visualizzare l’equazione della curva di regressione che si utilizza. In tal caso, nella sezione inferiore della scheda Opzioni bisogna spuntare la voce Visualizza l’e quazione sul grafico.

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Le proiezioni di vendita

Come realizzare un modello per eseguire previsioni di vendita inserendo semplicemente i dati di cui si dispone

Utilizzare la funzione TENDENZA La tabella dei dati storici La tabella dei dati storici si articola in tre colonne. Nella prima si inseriscono i numeri ordinali dei mesi (compresi quelli da proiettare). Il numero 1 non corrisponde necessariamente al mese di gennaio, ma semplicemente al primo mese della serie storica. I dati da elaborare possono essere inseriti solo nella zona colorata in verde. In pratica, non è possibile modificare la prima colonna della tabella, ne inserire dati nella zona rossa.

La funzione TENDENZA Evidenziare la zona E9:E23, e inserire la formula =TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B9:B23. A questo punto, premere i tasti Control+Maiuscole+Invio per acquisire la formula in modalità matriciale. Così facendo, nella zona evidenziata vengono valorizzati i punti della curva di tendenza comprensiva delle proiezioni di tre periodi temporali oltre l’ultimo dato storico di cui si dispone. I suddetti valori rifletteranno in tempo reale tutte le modifiche apportate ai dati storici.

n questo capitolo vedremo come impostare una semplice applicazione che consente di elaborare una serie storica di dati vendita con le tecniche della regressione lineare, per realizzare una proiezione a tre mesi. Nella fattispecie ci avvarremo delle funzioni TENDENZA e REGR.LIN, la cui dinamica operativa è stata descritta nelle pagine precedenti di questa dispensa.

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La struttura del modello Il nostro modello si articola in due fogli di lavoro. Nel primo opera la funzione TENDENZA. In pratica, si inseriscono 12 dati storici ed i nomi dei corrispondenti mesi (o dei periodi temporali che si vogliono elaborare), nella zona a sfondo verde di una tabella, ed automaticamente vengono calcolati i valori della relativa curva di tendenza, e le previsioni a tre mesi. I risultati sono visualizzati nella zona E9:E23. I dati ospitati nella zona C9:E23 della tabella vengono presi come riferimento per realizzare il grafico che interpreta l’analisi condotta, che si aggiornerà ogni volta che si inseriscono nuovi dati. Si possono così eseguire tutte le analisi che si desiderano, e leggere sulla curva di tendenza, in corrispondenza dei tre periodi proiettati, le stime desiderate. Ancora una volta, ripetiamo che i risultati devono essere interpretati criticamente, dal momento che rappresentano delle semplici indicazioni di tendenza, e non dei valori as-

Creare il grafico I dati storici e i risultati dell’analisi di regressione possono essere presi come riferimento per interpretare graficamente l’analisi. Evidenziare la zona C9:E23, fare clic sull’icona della barra strumenti che gestisce la realizzazione dei grafici, e nella galleria di questi ultimi optare per la rappresentazione lineare, selezionando la prima delle varianti proposte. Quando si conduce una nuova analisi modificando i dati storici della tabella il grafico la interpreterà in tempo reale.

Le etichette valori Per valorizzare i punti della curva di tendenza al fine di quantificare opportunamente i valori in corrispondenza dei mesi per i quali si vogliono avere le previsioni, se ne può richiedere l’etichettatura. Fare clic destro sul grafico, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Opzioni grafico. Nella maschera cui si accede attivare la scheda Etichette, e spuntare il bottone accanto alla voce Mostra valori. Facendo clic su una etichetta, tutte le altre vengono evidenziate, e si può assegnare loro il formato opportuno.


open action guida soluti. In ogni caso, costituiscono pur sempre un valido punto di riferimento. Nel secondo foglio di lavoro,

invece, viene realizzata una analisi di regressione lineare, costruendo la curva rappresentativa punto per punto. In

altre parole, tramite la funzione REGR.LIN si calcolano i coefficienti della equazione rappresentativa, quindi si im-

Usare la funzione REGR.LIN I coefficienti di regressione Impostata la tabella dati selezionare le due celle contigue D29 e E29, quindi inserire la formula in modalità matriciale premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio. Nelle due celle vengono visualizzati i coefficienti dell’equazione di regressione. Tali valori serviranno per impostare l’equazione di regressione, che verrà replicata a fianco dei dati storici per calcolare i valori della corrispondente curva.

Impostare l’equazione Nella cella E9 inserire l’espressione =$D$29*B9+$E$29 e replicarla sino alla posizione E23 compresa. Vengono così visualizzati i valori della curva di regressione, e le stime per i tre periodi previsti. A questo punto, realizzare il grafico interattivo prendendo come riferimento la zona dati C9:E23. Per propiziare la lettura delle proiezioni fare clic destro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato serie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Opzioni e spuntare la voce Linee di proiezione.

Creare il grafico Evidenziare la zona C9:E23, fare clic sull’icona della barra strumenti che gestisce la realizzazione dei grafici, e nella galleria di questi ultimi optare per la rappresentazione lineare, selezionando la prima delle varianti proposte. Se si vogliono visualizzare le etichette che valorizzano i punti della curva di regressione bisogna operare come nel caso descritto in precedenza

Le linee di proiezione Per propiziare la lettura delle proiezioni fare clic destro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato serie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Opzioni e spuntare la voce Linee di proiezione. Così facendo vengono tracciate automaticamente delle linee verticali che congiungono i punti significativi della curva di regressione con i corrispondenti periodi temporali staccati sull’asse delle X


posta quest’ultima a fianco dei valori storici. La sua valorizzazione esprime i valori dei punti in cui si articola la curva di regressione lineare. Anche in questo caso il grafico che complementa opportunamente l’analisi esprime in tempo reale i risultati della medesima.

La regressione lineare Impostare la tabella con i dati storici, evidenziare la zona E9:E23, ed inserivi la formula =TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B 9:B23). A questo punto, premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio per inserirla in modalità matriciale. Vengono così visualizzati i valori rappresentativi della curva di tendenza e le stime previsionali. A questo punto, evidenziare la zona C9:E23 e realizzare il corrispondente grafico. Per visualizzare le etichette valori della curva di tendenza, fare clic destro su di essa, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Formato dato. Nella maschera cui si accede attivare la scheda Etichette dati, e spuntare il bottone accanto alla voce Mostra valori.

Utilizzare la funzione di Excel REGR.LIN Gli stessi risultati, per altra via, si possono ottenere con REGR.LIN. Impostata la tabella dati selezionare le due celle contigue D29 e E29, quindi inserire la formula =REGR.LIN (D9:D20;B9:B20;1) in modalità matriciale premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio. Nelle due celle vengono visualizzati i coefficienti dell’equazione lineare di regressione. Nella cella E9 inserire l’espressione =$D$29*B9+$E$29 e replicarla sino alla posizione E23 compresa. Vengono così visualizzati i valori della curva di regressione, e le stime per i tre periodi previsti. A questo punto, realizzare il grafico interattivo prendendo come riferimento la zona dati C9:E29. Per favorire la lettura delle proiezioni fare clic destro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato serie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Opzioni e spuntare la voce Linee di proiezione.

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Medie, massimi, minimi e conteggi

Consigli e regole per utilizzare al meglio alcune semplici funzioni statistiche il cui impiego è molto frequente

Qualche esempio pratico Le medie sotto controllo Quando si deve eseguire la media sui valori ospitati in un elenco si hanno a disposizione due versioni della funzione PMEDIA. Riferendoci alla figura, se si vuole tenere conto anche dei valori logici FALSO che sono presenti nell’intervallo analizzato, bisogna utilizzare l’espressione MEDIA.VALORI(B5:B9), mentre se tali elementi devono essere ignorati si ricorrerà semplicemente alla funzione MEDIA. Si utilizzerà ancora MEDIA.VALORI per tenere conto di eventuali valori testuali (considerati pari a 0).

ra le analisi statistiche si annoverano anche semplici elaborazioni come, per esempio, calcolare una media, un massimo, un minimo, o più semplicemente eseguire il conteggio degli elementi in cui si articola una lista. Anche in questo caso Excel propone funzioni dedicate che consentono di operare correttamente nelle più disparate situazioni. In certi casi, infatti, se non si utilizza la funzione appropriata, i risultati poterebbero essere imprevedibili. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo di dover eseguire la media dei dati ospitati in una zona articolata in cinque celle (B5:B9), delle quali, però, due contengono il valore logico FALSO (che Excel interpreta numericamente come 0). Bene! A seconda di quello che si vuole ottenere bisogna utilizzare la funzione MEDIA, oppure la funzione MEDIA.VALORI. La prima se vogliamo ignorare i valori logici, la seconda, invece, se vogliamo tenerne conto. Infatti le espressioni =MEDIA(B5:B9) e =MEDIA.VALORI(B5:B9), restituiscono rispettivamente 20 e 12. E ancora, nel momento in cui si intende fare il conteggio degli elementi di una lista bisogna poter discriminare fra valori testuali, numerici, o celle vuote. Lo si può fare dal momento che si hanno a disposizione tre versioni della funzione di conteggio. La funzione CONTA.NUMERI conteggia le sole celle di una lista che ospitano valori numerici, la funzione CONTA.VALORI tiene conto delle sole celle non vuote o che contengono valori numerici, mentre la funzione CONTA. VUOTE elabora le sole celle vuote dell’intervallo.

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Le funzioni di conteggio Il conteggio degli elementi di una lista può essere fatto utilizzando tre funzioni diverse. La funzione CONTA.NUMERI conteggia le sole celle di una lista che ospitano valori numerici, la funzione CONTA.VALORI tiene conto delle sole celle non vuote o che contengono valori numerici, mentre la funzione CONTA.VUOTE conteggia le sole celle vuote dell’intervallo. Per esempio, l’espressione =CONTA.VUOTE(B11:B19) restituisce 2 perché tante sono le celle vuote che si trovano nella lista.

Massimi e minimi Le funzioni per il calcolo di massimi e minimi si presentano in due versioni, in modo da poter tenere conto, se necessario, della presenza di eventuali valori logici o testuali. La dinamica operativa è analoga a quella delle funzioni per il calcolo delle medie. Per esempio, l’espressione =MIN(B22:B26) vale 10 perché non tiene conto del fatto che nell’intervallo elaborato è presente il valore logico VERO, che viene considerato uguale a 1, mentre la formula =MIN.VALORI(B22:B26) restituisce 0, perché si tiene conto del valore testuale Non Classificato (pari a 0).

Per saperne di più Per saperne di più sulle funzioni trattate nel presente capitolo, e sulla dinamica operativa di quelle disponibili nella libreria di Excel, vale la pena di consultare la guida in linea. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare di volta in volta le chiavi CONTA, MEDIA, MAX, MIN. Accedere alle pagine di aiuto relative agli argomenti ad esse pertinenti che vengono individuati, e riferirsi in particolare agli esempi pratici di utilizzo.


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Excel 2002: calcolo

interattivo e analisi grafica del punto di pareggio Come calcolare e analizzare il break even point del lancio di un prodotto. Seguite con noi passo-passo la procedura grazie al foglio elettronico che trovate nel CD Guide

I temi delle dispense: uando si pianifica il lancio di un prodotto, o si presenta un progetto, non si può prescindere dalla determinazione del corrispondente punto di pareggio, al fine di individuare gli obiettivi che si devono comunque raggiungere affinché il bilancio della iniziativa si presenti in equilibrio. In altre parole, si tratta di stabilire una soglia che rappresenta il punto oltre il quale si comincia a fare profitto, e che nel gergo degli addetti ai lavori viene definito break

Maggio 2003: - Excel: analisi grafica del punto di pareggio - Word: impaginare e stampare l’indirizzo di una busta commerciale Prossimamente: - Excel: utilizzare le funzioni statistiche - Outlook: gestire gli impegni

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L’analisi del punto di pareggio

- Un po’ di teoria - Le formule di calcolo - Excel e il punto di pareggio

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even point, o più familiarmente bep. Facciamo subito un esempio. Immaginiamo che una azienda operante nel settore cosmetico decida di lanciare un nuovo profumo. In questo caso, calcolare il punto di pareggio significa determinare quante confezioni se ne devono vendere per assorbire i costi fissi e di produzione legati al suddetto lancio. È chiaro che una volta raggiunta tale soglia, il margine di guadagno legato alla vendita di ogni pezzo porterà fi-

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Aprile 2003 (nel CD): - Excel: analisi del fatturato e controllo dei pagamenti - Word: personalizzare una lettera commerciale standard

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Impostare il modello di calcolo

- La struttura del modello - Utilizzo del modello - Analisi grafica

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Le analisi tabellari

- Quantificare i costi p. 142 e i ricavi p. 144 p. 142 - Formattazione condizionale p. 143 dei risultati p. 145

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nalmente profitto. I principi di questa analisi sono talmente generali che la si può applicare agli scenari più disparati. Dal classico esempio del lancio di un nuovo prodotto alla valutazione della convenienza di ammodernare un impianto, o di sostituire la stampante laser dell’ufficio. A questa dispensa è associato un modello (Punto di pareggio.xls nel CD Guida, sezione Guide Pratiche) per seguire più da vicino le proce dure descritte. Alberto Nosotti

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Realizzazione del grafico

- Scegliere il tipo di diagramma - Personalizzazione del grafico

p. 148 p. 148

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L’analisi del punto di pareggio

In questo capitolo analizziamo in dettaglio le tecniche per il calcolo del break even point

Costi fissi, variabili e prezzi vendita Rendere più sensibile l’analisi Grazie ad Excel è possibile rendere più sensibile un’analisi del punto di pareggio. Infatti, anziché inserire direttamente i singoli parametri di costo nella formula di calcolo, conviene prelevarli come totale delle voci in cui si articolano. Tali voci possono essere variate per simulare i più disparati scenari operativi. Ogni variazione o modifica apportate vengono immediatamente interpretate sia a livello numerico che a livello grafico. Si possono così condurre numerose analisi in pochissimo tempo.

e tecniche di analisi del punto di pareggio si basano su due concetti fondamentali della contabilità industriale, chiariti i quali la dinamica delle elaborazioni diventa intuitiva. Ci riferiamo ai costi fissi, e ai costi variabili. Ne analizzeremo l’impatto sui risultati di una analisi che si riferisce ad un esempio pratico: il lancio di un nuovo profumo. Il risultato, nella fattispecie, è il numero di pezzi che devono essere venduti per raggiungere il famoso punto di pareggio, che tradotto nel corrispondente giro di affari, si materializza nel fatturato da conseguire per assorbire i costi fissi e variabili del progetto. Ogni pezzo in più che viene venduto al di là della suddetta soglia contribuisce, invece, a rendere profittevole l’iniziativa.

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Tabella dei costi fissi I costi fissi sono quelli che devono essere comunque sostenuti, e sono indipendenti da come si evolve il progetto. In altre parole, nel caso del lancio di un nuovo prodotto sono indipendenti dal numero di pezzi che verranno fabbricati. Nel caso del lancio di un nuovo profumo sono, per esempio, la pubblicità, i costi di ricerca e sviluppo, i costi degli impianti, degli immobilizzi in genere e così via. Vengono elencati in una tabella e se ne calcola il totale.

Tabella dei costi variabili unitari Nel nostro caso, sono quelli che variano con il numero delle confezioni di profumo prodotte. Si identificano, quindi, con il costo delle materie prime, del packaging, dell’energia, della mano d’opera, e così via. Anche in questo caso si calcola il totale delle singole voci. Variandone il peso, oppure procedendo ad aggiunte o eliminazioni si valutano gli impatti sul punto di pareggio di eventuali modifiche alle caratteristiche del prodotto.

Costi fissi e variabili Ma ritorniamo al nostro problema, e in particolare all’analisi delle componenti finanziarie in cui si articola. Abbiamo a che fare, come si diceva, con dei costi fissi, indipendenti dai volumi di produzione, che si riferiscono al costo degli impianti, della ricerca, della pubblicità, e così via, e con dei costi variabili che dipendono, invece, dalle quantità prodotte (materie prime, imballi, e quant’altro).

Definizione del prezzo di vendita Il prezzo di vendita si può calcolare aumentando i costi variabili di un valore pari al margine di contribuzione che si vuole realizzare. Si aggiunge così all’analisi un nuovo elemento di sensitività. Infatti, aumentando o diminuendo il ricarico, il break even point diminuisce o aumenta rispettivamente. Le informazioni che si ottengono si rivelano preziose per pianificare gli impegni e le risorse da dedicare alle campagne di vendita, nonché per verificare l’impatto di offerte promozionali.

Il punto di pareggio A questo punto, se indichiamo con P il punto di pareggio espresso in pezzi, dal momento che quando lo si raggiunge i ricavi uguagliano i costi, vale la relazione: (P * Costi variabili unitari) + Costi fissi = P * Prezzo di vendita unitario


open action guida che può anche essere così impostata: Costi fissi = P * (Prezzo di vendita unitario – Costi variabili

unitari). Se ora risolviamo la nuova espressione in funzione del punto di pareggio P otteniamo

la formula che ci consente di calcolarlo: P = Costi fissi / (Prezzo di vendita unitario – Costi variabili

Calcolare il break even point Impostare la formula Il calcolo del punto di pareggio viene eseguito impostando una formula in cui non si indicano direttamene i valori delle variabili coinvolte, ma i nomi delle celle che ospitano i totali delle singole voci in cui si articolano le suddette variabili. La denominazione non è obbligatoria ma semplifica l’impostazione della formula. La denominazione delle celle si impone, però, nel momento in cui si volesse procedere allo sviluppo di macro per automatizzare il modello. Denominare celle e zone Ricapitoliamo sinteticamente le semplici procedure da seguire. Evidenziare la cella o la zona da denominare, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella maschera che viene visualizzata digitare il nome da assegnare nella casella dedicata. Premere OK per acquisirlo. Un’alternativa consiste nell’evidenziare la cella o la zona da denominare, dopodiché se ne digita il nome nella finestrella sopra la lettera A della prima colonna del foglio.

Analisi grafica del punto di pareggio

unitari) Dove la differenza in parentesi rappresenta il cosiddetto margine di contribuzione unitario del prodotto, vale a dire l’utile (al lordo dei costi fissi) che si realizza dalla vendita di un singolo pezzo. A questo punto, possiamo applicare la formula ad una situazione caratterizzata dai seguenti parametri: costi fissi pari a 100.000 euro, costi variabili che ammontano a 4 euro, e prezzo di vendita unitario del prodotto fissato a 6 euro. Il risultato è il seguente: Punto di pareggio = 100.000 / 2 = 50.000 pezzi Vale a dire che devono essere vendute 50.000 confezioni di profumo prima che la nuova linea di prodotto possa produrre profitto.

Excel e il break even point Trasponendo su un foglio elettronico l’analisi del punto di pareggio è possibile estenderne notevolmente le potenzialità, e in particolare renderla interattiva simulando diversi scenari operativi, per facilitare il processo decisionale. Facciamo un esempio pratico. Il semplice calcolo del punto di pareggio si riduce ad una semplice divisione, per la quale non sarebbe il caso di scomodare la potenza di Excel, ma la musica cambia se consideriamo che ci si può avvalere della interattività propria di uno spreadsheet per definire il mix ottimale di costi fissi, costi variabili, e prezzo di vendita.

Analisi di sensitività

Interpretando graficamente l’analisi del punto di pareggio, con un semplice esame visivo si possono trarre conclusioni di massima, o immaginare strategie alternative da verificare con una nuova analisi. Le procedure per la realizzazione del diagramma sono descritte nelle pagine successive.


Invece di inserire semplicemente tali valori nella formula di calcolo, li preleveremo da altrettante tabelle in cui vengono esplosi i componenti dei suddetti valori. A questo punto, se analizziamo gli elementi in cui si articolano le variabili, si potranno ipotizzare gli scenari operativi più disparati semplicemente variandone il peso. Così, per esempio, sarà possibile valutare in tempo reale l’impatto sul punto di pareggio di un ritocco alla composizione del prodotto, di un miglioramento della confezione, di una variazione del prezzo di vendita, e così via. Insomma, decidere diventa più facile.

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Come impostare il modello

Ecco come realizzare un template per il calcolo del punto di pareggio ed eseguire la relativa analisi grafica ome abbiamo anticipato nelle pagine precedenti, valorizzare semplicemente la formula del bep è limitativo, dal momento che quello che può interessare al responsabile del progetto è soprattutto la dinamica di quest’ultimo alla luce di possibili scenari operativi. Proprio per questo è stato ideato l’artificio di rendere interattivo il calcolo delle variabili di costo da utilizzare nell’espressione, analizzando gli elementi in cui si possono scomporre. Il nostro modello, pertanto, si articola nelle tre tabelle che si incaricano della suddetta analisi, e in una sezione in cui viene valorizzata la formula del punto di pareggio. Il risultato, ovviamente, si aggiornerà in funzione di qualsiasi modifica che viene apportata agli scenari descritti nelle tabelle. Ma c’è di più, interpretando graficamente l’analisi, è possibile, con un semplice esame visivo, valutare interventi di aggiustamento o immaginare nuove strategie. Per questo, la semplice analisi del bep è opportunamente completata da un diagramma che la descrive in tempo reale. Il supporto grafico interattivo è un prezioso strumento che consente, per approssimazioni successive, di immaginare rapidamente soluzioni alternative. La realizzazione del grafico, per problemi che appariranno chiari nel momento in cui vi porremo mano, è relativamente complicata e richiede una trattazione particolareggiata. In questo capitolo, invece, ci occuperemo delle tabelle delle voci di costo, che imposteremo sulla falsariga

La struttura L’interfaccia Il modello si articola in due fogli di lavoro. Il primo ne rappresenta l’interfaccia, e ospita le tabelle che analizzano nei dettagli le voci in cui si articolano le variabili che influenzano l’analisi. Inseriti i dati viene calcolato il punto di pareggio (in pezzi) e interpretata visivamente la corrispondente analisi. Dal momento che nella formula di calcolo del punto di pareggio figurano i totali delle varie voci di costo, si possono condurre simulazioni variando il peso di queste.

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Il foglio dati Il secondo foglio in cui si articola il modello è dedicato ai dati da cui prende origine il grafico. La tabella non è statica, ma dinamica, nel senso che varia automaticamente per interpretare nel migliore dei modi l’analisi che viene condotta. La sua impostazione è descritta nel prossimo capitolo. In pratica, è strutturata in modo tale che il punto di pareggio cada sempre al centro dell’intervallo in cui viene rappresentata l’analisi grafica.

Utilizzare il foglio elettronico del CD Guida Inserire i dati L’utilizzo del foglio elettronico che trovate nel CD Guida è semplicissimo. Basta inserire i valori che quantificano le varie voci in cui si articolano le tre variabili di costo, per calcolare il corrispondente punto di pareggio. Contemporaneamente, viene creato il relativo grafico. Per condurre l’analisi bisogna inserire almeno un dato nelle tre tabelle. Se non sono presenti valori nelle tabelle dei costi variabili e del prezzo di vendita viene visualizzato il messaggio relativo alla divisione con divisore nullo. Simulare nuovi scenari Una volta condotta la prima analisi si possono simulare i più disparati scenari operativi modificando opportunamente i pesi delle varie voci in cui si articolano le variabili di costo. Ad ogni modifica corrisponde un nuovo punto di pareggio e, ovviamente, una nuova corrispondente interpretazione grafica. È così possibile procedere rapidamente all’esecuzione di numerose analisi, nonché testare le più disparate strategie per la gestione del progetto.


open action guida dell’esempio relativo al lancio di un nuovo profumo.

Analisi grafica del “bep” La struttura del grafico Ecco come interpretare il grafico che descrive l’analisi. La linea blu parallela all’asse delle X (Pezzi) si riferisce ai costi fissi, e quella rossa alla somma dei costi fissi e dei costi variabili, mentre la linea gialla rappresenta il fatturato. La linea dei costi fissi è parallela all’asse X, perché, ovviamente, non varia con il numero di pezzi. L’incrocio della linea rossa con la gialla indica l’uguaglianza fra costi e ricavi, e in sua corrispondenza si legge sull’asse X il punto di pareggio espresso in pezzi.

Stime dei profitti Oltre il punto di pareggio la curva dei ricavi supera quella dei costi, quindi si realizza un profitto. Il profitto si incrementa con l’aumentare delle vendite. È possibile stimarne l’ammontare in funzione della vendita di un certo numero di pezzi, valutando l’ampiezza del corrispondente segmento staccato nell’area individuata dalla linea dei ricavi e da quella dei costi. Viceversa, in funzione del profitto che si vuole realizzare, si legge sull’asse X il numero di pezzi da vendere.

Interventi sui costi variabili Il grafico interpreta in tempo reale le modifiche apportate alle tabelle delle variabili di costo. In particolare, se si agisce sui costi variabili diminuendo il peso di una o più voci, il coefficiente angolare della corrispondente linea diminuisce e la linea stessa tende a salire meno rapidamente, con un conseguente arretramento del punto di pareggio. Con questa analisi si possono individuare, per esempio, le variazioni del punto di pareggio in funzione della qualità del prodotto.

Interventi sul prezzo di vendita Aumentando il prezzo di vendita, invece, aumenta il coefficiente angolare della linea dei ricavi, e la linea sale più rapidamente. In tal caso l’incrocio con la linea dei costi si verifica in corrispondenza della vendita di un minor numero di pezzi, quindi il punto di pareggio diminuisce anche in questo caso. Avviene il contrario, quando il prezzo di vendita diminuisce. Si possono così valutare gli impatti di offerte speciali, oppure definire le strategie di vendita conseguenti ad eventuali aumenti di prezzo.


La tabella dei costi fissi Questi costi sono quelli che, come si diceva, sono indipendenti dal numero di pezzi prodotti, vale a dire che rappresentano il totale di tutti gli oneri che devono essere comunque sostenuti, e il cui ammontare resta tale indipendentemente dal fatto che si producano dieci o diecimila confezioni del nostro profumo. Ovviamente, la loro analisi dipende da situazione a situazione, pertanto la tabella che li elenca prevede voci generalizzate, nonché spazi vuoti per aggiungerne altri anche in corso d’opera. Nel nostro caso si sono presi in esame i seguenti costi fissi: costo dell’impianto, pubblicità, ricerca e sviluppo, nonché una voce Varie in cui si raggruppano altri elementi. Inoltre, si è considerata la possibilità di aggiungere altre nove voci. In ogni caso, questo è solo un esempio, e la tabella può essere complessa quanto si vuole dal momento che quello che interessa è il totale delle voci. Alla cella che contiene il totale delle varie voci è stato assegnato il nome Costi_fissi. Poiché il nome è composto, lo spazio è stato sostituito con un underscore.

La tabella dei costi variabili I costi variabili cambiano in funzione dei pezzi prodotti, e sono per lo più legati alla produzione e alla distribuzione del prodotto. Abbiamo preso in considerazione i seguenti: materie prime, packaging, mano d’opera, energia, manutenzione impianti, magazzinaggio, e distribuzione, prevedendo anche in questo caso una voce Varie e la possibilità di inserire nuove voci. La cella che ospita il totale dei costi variabili è stata denominata Costi_variabili.

Prezzo di vendita e bep Il prezzo di vendita viene definito aggiungendo un ricarico ai costi variabili. Pertanto nelle celle K27 e K28 si inseriscono rispettivamente l’espressione =Costi_variabili, e il ricarico previsto. Il bep, invece, si calcola nella cella N28 sostituendo alle variabili previste nella formula i nomi assegnati alle celle che le contengono. La cella N28 è stata denominata Bep.

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Analisi numerica del punto di pareggio

Come calcolare correttamente i ricavi, i costi variabili, i costi fissi e valutare i corrispondenti profitti

Definire l’intervallo e creare la tabella L’intervallo di studio Nella cella C10 inserire 0. Nella cella C11, invece, si digita l’espressione =BEP/10, mentre nella cella C12 si inserisce la formula =C11+BEP/10. In pratica, le tre celle contengono valori che si incrementano successivamente di un decimo del punto di pareggio. A questo punto, se replichiamo il contenuto di C12 verso il basso, sino alla cella C29 compresa, si ottiene l’intervallo desiderato. In corrispondenza dei suoi singoli valori si procederà alla quantificazione delle variabili di costo.

e vogliamo interpretare graficamente l’analisi del bep, dobbiamo tracciare nel piano cartesiano le curve che rappresentano l’andamento dei costi fissi, dei costi totali, e dei ricavi, in funzione del numero di pezzi venduti. Se nel punto in cui la curva dei ricavi incrocia quella dei costi totali (variabili + fissi) disegnamo una perpendicolare, si leggerà sull’asse delle X il numero di pezzi che devono essere venduti per realizzare il pareggio fra costi e ricavi. Il problema sarebbe banale se non ci fossimo posti l’ambizioso traguardo di realizzare un grafico che rispecchia correttamente in tempo reale qualunque scenario ipotizzato. Infatti, poiché il punto di pareggio può variare notevolmente a seconda della grandezza delle variabili in gioco, per studiare il loro andamento bisogna di volta in volta prendere in considerazione un intervallo di pezzi all’interno del quale cada l’attuale bep. L’obiettivo è quindi trovare un artificio che consenta la definizione automatica del suddetto intervallo, in modo tale che il punto di pareggio cada sempre all’incirca nella sua parte mediana. Sarà così possibile rappresentare correttamente qualsiasi situazione. Definito l’intervallo basterà calcolare i valori delle tre variabili in corrispondenza dei punti che si trovano al suo interno, realizzando così la tabella da utilizzare come sorgente del diagramma.

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Calcolare i costi fissi Accanto alla prima cella dell’intervallo, in D10, digitare =Costi_fissi quindi replicare l’espressione verso il basso sino alla posizione D29 compresa. Poiché Costi_fissi è il nome che è stato assegnato alla cella che contiene i totali di questi ultimi, il corrispondente valore verrà replicato in corrispondenza di tutti i punti dell’intervallo di studio. Dal momento che si replica una espressione che contiene esclusivamente un nome di cella non è necessario bloccare il riferimento in fase di copia.

Calcolare i costi totali Questi costi sono la somma dei costi fissi e dei costi variabili che bisogna sostenere per la produzione di un certo numero di pezzi. Digitare nella cella E10 l’espressione =Costi_fissi+C10*Costi_variabili, quindi replicarla verso il basso sino alla cella E29. In alternativa si può utilizzare l’espressione D10+C10*Costi_variabili. Infatti tale formula fa riferimento ai costi fissi citando semplicemente la coordinata della cella che ospita il corrispondente valore.

Calcolare i ricavi Il ricavo lordo relativo alla vendita di una certa quantità di pezzi si ottiene, ovviamente, moltiplicando il numero di questi ultimi per il corrispondente prezzo di vendita ospitato nella cella denominata Prezzo dell’interfaccia del modello (la cella K30, tanto per intenderci). In pratica, quindi, bisogna inserire in F10 la formula =C10*Prezzo, replicarla in basso sino alla cella F29 compresa. A questo punto di dispone di tutti i dati necessari per realizzare il grafico.

Definizione dell’intervallo Innanzitutto, bisogna stabilire in quanti punti si deve articolare l’intervallo di studio.


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Profitti e formattazione condizionale Calcolo dei profitti Inserire nella cella G10 la formula F10-E10, e replicarla sino a G29. Si noti che all’inizio si riscontra una perdita, che va però diminuendo man mano che aumenta il numero di pezzi venduti. In occasione del punto di pareggio la perdita si azzera, dopodiché si comincia a realizzare un profitto che aumenta con il numero dei pezzi. Per meglio evidenziare le zone di perdita e di profitto, assegnando loro diverse colorazioni, si può ricorrere alla funzionalità di formattazione condizionale

Presentare le perdite in rosso Evidenziare la colonna Profitti, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Formattazione condizionale. Si accede così alla maschera che gestisce la procedura di formattazione condizionale. Nella prima casella della sezione Condizione 1 della maschera selezionare Il valore della cella è, in quella a fianco selezionare Minore di, e nell’ultima inserire il valore 0. Premere il pulsante Formato e nella scheda Motivo della maschera dedicata assegnare lo sfondo rosso.

Visualizzare i profitti in giallo Premere il pulsante Aggiungi. Viene così aggiunta una appendice alla maschera principale. La procedura è sempre la stessa, pertanto basta ripetere le operazioni che sono state descritte al punto precedente. Nella fattispecie, però, nella scheda Motivo della maschera di formattazione optare per lo sfondo giallo chiaro. A questo punto premere il pulsante OK per confermare le modifiche. Contestualmente alla pressione del pulsante si determina la colorazione degli sfondi delle celle.

Il risultato finale Ecco come si presenta la colonna dei profitti dopo che è stata formattata condizionalmente al fine di presentare le perdite su sfondo rosso, e i profitti su sfondo giallo chiaro. Si noti che il valore 0 corrispondente al punto di pareggio rimane su fondo bianco. Volendo, sarebbe possibile visualizzarlo su un altro sfondo. In pratica, bisogna premere il pulsante Aggiungi ospitato nell’appendice per inserire una nuova condizione, e seguire la procedura di assegnazione dello sfondo specificando la condizione di uguaglianza a zero.


Nel nostro caso abbiamo optato per 20, facendo cadere il punto di pareggio nella sua mezzeria. In pratica, quindi, il primo punto dell’intervallo sarà 0, mentre l’ultimo si identifica all’incirca con il doppio del bep. Per creare la corrispondente sequenza numerica, accedere al foglio Analisi numerica del modello, e nella cella C10 inserire 0. Nella cella C11, invece si digita l’espressione =BEP/10, mentre nella cella C12 si inserisce la formula =C11+BEP/10. In pratica, le tre celle mostreranno valori che si incrementano successivamente di un decimo del punto di pareggio. A questo punto, se replichiamo il contenuto di C12 verso il basso, la ventesima cella conterrà un valore che sarà pari circa al doppio del bep, quindi quest’ultimo cadrà a metà dell’intervallo. Proprio quello che si voleva ottenere. Adesso non ci resta che quantificare le variabili di costo in corrispondenza dei vari punti dell’intervallo (non si dimentichi che stiamo parlando di pezzi), quindi interpretare graficamente la corrispondente tabella.

Costi fissi Accanto alla prima cella dell’intervallo, in D10, digitare =Costi_fissi quindi replicare l’espressione verso il basso sino alla posizione D29 compresa.

Costi totali, ricavi, profitti I costi totali sono rappresentati dalla somma dei costi variabili e dei costi fissi. Digitare nella cella E10 l’espressione =Costi_fissi+C10*Costi_variabili, quindi replicarla verso il basso sino alla cella E29. Per quanto riguarda i ricavi invece, inserire in F10 la formula =C10*Prezzo, e replicarla in basso sino alla cella F29. Per completare la tabella possiamo calcolare i profitti che si realizzano in corrispondenza di un certo numero di pezzi venduti. Inserire nella cella G10 la formula F10-E10, e replicarla sino a G29. Si noti che all’inizio si riscontra una perdita, che va però diminuendo man mano che aumenta il numero di pezzi venduti. In occasione del punto di pareggio la perdita si azzera, dopodiché si comincia a realizzare un profitto che aumenta con il numero dei pezzi.

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Analisi grafica del punto di pareggio

La procedura per interpretare graficamente le valutazioni sul break even point

Realizzare e personalizzare il grafico Evidenziare i dati Accedere al foglio che ospita la tabella, evidenziare la zona C10:F29, quindi, nella barra degli strumenti, fare clic sull’icona che lancia la procedura per la realizzazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di grafico XY, e la quinta delle varianti proposte nella finestra di sinistra. Premere il pulsante Avanti per passare alla fase successiva che prevede la scelta della modalità secondo la quale interpretare i dati della tabella.

na volta creata la tabella delle variabili possiamo finalmente procedere all’analisi grafica del punto di pareggio, con i vantaggi che derivano dall’immediatezza dell’esame visivo. Ecco come operare. Accedere al foglio che ospita la tabella, evidenziare la zona C10:F29, quindi, nella barra degli strumenti, fare clic sull’icona che lancia la procedura per la realizzazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di grafico XY, e la quinta delle varianti proposte nella finestra di sinistra. Premere il pulsante Avanti per passare alla fase successiva, che prevede la scelta della modalità secondo la quale interpretare i dati della tabella: fare clic sul bottone Colonne. Procedere oltre. Nell’ultima maschera richiedere che il grafico venga creato nel foglio di lavoro Analisi grafica.

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Righe o colonne Il grafico si presenta diversamente a seconda che i dati ospitati nella tabella sorgente vengano interpretati per righe o per colonne. Nella maschera dedicata alla scelta della modalità spuntare il bottone Colonne determinando l’anteprima della rappresentazione nella finestra soprastante. Se si vogliono denominare le serie dati in modo da poter personalizzare una eventuale legenda, accedere alla scheda Serie della maschera per procedere alla loro denominazione.

Personalizzazione La fase successiva prevede la personalizzazione dei vari elementi in cui si articola il grafico che è stato appena realizzato. La maschera che gestisce la procedura si compone di varie schede. Nella scheda Titoli si definiscono questi ultimi, digitando i corrispondenti testi nelle caselle dedicate. L’inserimento dei titoli viene monitorato in diretta nella finestra di destra della scheda. Le altre schede si riferiscono alle griglie, alle legende, e ad altre opzioni di personalizzazione.

Personalizzazione del grafico La prima cosa da fare è procedere alla personalizzazione delle tre curve rappresentate nel piano cartesiano. Fare clic sulla linea relativa ai costi fissi, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Motivo, e nella sezione Linea impostare lo spessore e il colore della linea. Procedere nello stesso modo per personalizzare le altre linee. Ed ora vediamo come allineare verticalmente i valori che etichettano l’asse delle X. Fare doppio clic su uno di questi e nella maschera che si apre accedere alla scheda Allineamento. Spostare l’indice graduato su 90 gradi quindi pre mere OK.

Definire la posizione del diagramma Quando si realizza un grafico, questo viene creato per default nel foglio di lavoro da cui si lancia la procedura. Nel nostro caso, quindi, poiché siamo partiti dal foglio che ospita la tabella di analisi, qui verrebbe visualizzato. Poiché il diagramma deve essere posizionato nel foglio Analisi grafica, nell’ultima maschera che conclude la procedura si spunta il bottone Come oggetto in, e si specifica il foglio di lavoro nell’elenco a discesa che si trova accanto al bottone che è stato spuntato.


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Excel:

analisi del fatturato e controllo dei pagamenti Utilizzando le funzioni database per analizzare un archivio che registra gli estremi delle fatture emesse si possono ottenere in tempo reale preziose informazioni. Dal fatturato per singolo cliente alla situazione dei pagamenti inevasi di Alberto Nosotti

n database (o più semplicemente un archivio) può essere interpretato in ambiente Excel per mezzo di una tradizionale tabella. Si deve solo avere l’accortezza di assegnare a quest’ultima una struttura particolare, peraltro semplicissima. A questo punto, avvalendosi di funzioni dedicate, se ne possono esplorare i contenuti per estrapolare informazioni che si riveleranno preziose per gestire al meglio il portafoglio fatture di una piccola azienda, di uno studio professionale, o di un artigiano. Con queste pagine diamo inizio ad una serie di corsi pratici che si prefiggono di propiziare l’apprendimento delle funzionalità che operano nelle applicazioni in cui si articola

U I temi delle dispense: Questo mese: - Analisi del fatturato e controllo dei pagamenti Prossimamente: - Calcolo interattivo e interpretazione grafica del punto di pareggio - Utilizzare in azienda le funzioni statistiche di Excel

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Gli archivi tabellari

- Tabelle e archivi p. 129 - Denominare celle e zone p. 130 - Assegnazione di formati particolari p. 130

2

Conoscere le funzioni database

- Le funzioni database - La zona criteri

p. 131 p. 132

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Come sviluppare il modello

- La struttura del modello - Formule - Nomi e zone

82/188 PC Open 128 Aprile 2003

p. 133 p. 134 p. 134

Microsoft Office, non solo analizzandole da un punto di vista strettamente teorico, ma anche descrivendo come utilizzarle per risolvere praticamente molte delle problematiche che si presentano nella quotidianità dello svolgimento del nostro lavoro. In particolare, in questa prima dispensa vi spieghiamo come realizzare un modello che consente di estrarre informazioni della più disparata natura da un archivio in cui sono registrati gli estremi delle fatture emesse, e di presentarle in modo efficace e sintetico, complementandole anche con opportune analisi grafiche. Con modifiche appropriate il modello può gestire le fatture che si riferi scono a più anni fiscali.

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Il grafico dei fatturati

- Estrazione dei dati dall’archivio - Impostazione del grafico

p. 135 p. 135

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1

Gli archivi tabellari di Excel

Una tabella, se opportunamente strutturata, può essere considerata alla stregua di un vero e proprio archivio

Tabelle e archivi La tabella archivio Una tabella Excel può essere considerata un archivio, a patto che ottemperi a semplici regole strutturali. La prima riga deve essere dedicata ai nomi dei campi, mentre le sottostanti ai singoli record in cui si articola l’archivio. Inoltre, deve essere mantenuto rigorosamente il principio di omogeneità dei dati contenuti nei campi. Per esempio, in un campo dedicato alle date non si possono inserire testi o valori numerici. Viceversa, un campo che contiene testi non può ospitare numeri, date, o quant’altro.

e analizziamo da vicino la struttura di un archivio tradizionale è facile rendersi conto delle strette analogie che lo legano ad una tabella di Excel. Che cosa è un archivio? È una raccolta organizzata di dati omogenei, che vengono suddivisi in insiemi elementari che gli addetti ai lavori definiscono record. Questi ultimi si articolano a loro volta in un certo numero di campi che hanno il compito di operare una classificazione puntuale dei dati archiviati. Così, un database Fatture conterrà tutti gli estremi significativi di queste ultime, riservando ad ognuno di essi un particolare campo. Per esempio, nel campo Data di ogni record verrà inserita quella di emissione del documento, nel campo Numero il suo numero d’ordine, nel campo Cliente il destinatario della fattura, e così via. A questo, punto il nostro archivio può essere assimilato ad una semplice tabella la cui prima riga ospita i nomi dei campi, mentre le righe sottostanti contengono i singoli record. Ecco perché si può parlare di archivi tabellari. La cosa importante, è osservare alcune semplici regolette. La nostra tabella, per essere considerata un archivio a tutti gli effetti non deve contenere righe o colonne interamente vuote, perché in tal caso verrebbe a mancare la necessaria continuità dell’insieme dei dati. Ne consegue, per esempio, che la zona che ospita i record deve essere immediatamente sottostante alla riga che contiene i nomi dei campi. Insomma, non è ammesso, neppure per ragioni estetiche, inserire una riga di stacco. Inoltre, deve essere mantenuto rigorosamente il

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Righe e colonne vuote La struttura di una tabella, affinché questa possa essere considerata ed elaborata come un archivio, non deve presentare righe o colonne mancanti. Sono ammesse, però, celle o zone vuote. Delle due strutture in figura la seconda non può essere considerata un archivio (semmai solo le zone continue), mentre la prima, pur contenendo celle o zone vuote, sì. Anche inserire a fini estetici una linea di separazione fra la riga dei campi e la zona dei record non è permesso.

Campi calcolati È possibile inserire nell’archivio tabellare campi calcolati, i cui contenuti sono il risultato della elaborazione di informazioni ospitate in altri campi del record. Per esempio, se nei record è presente un campo Sconto, si può creare un campo calcolato in cui viene automaticamente inserito l’ammontare di eventuali sconti operati. Oppure si può prevedere un campo che calcoli direttamente il nuovo imponibile in seguito all’avvenuta applicazione dello sconto.

Formattare l’archivio tabellare Un archivio tabellare, può essere convenientemente formattato, cosa che non guasta dal momento che anche l’estetica strutturale è importante. Il layout da applicare può essere scelto nella libreria dedicata. Evidenziare la tabella, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Formattazione automatica. Nella maschera che viene aperta selezionare la struttura desiderata. Fare clic sul pulsante Opzioni per accedere alla zona in cui impostare altri parametri strutturali.


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Denominare celle e zone La procedura Evidenziare la cella o la zona da denominare. Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella maschera cui si accede digitare il nome da assegnare nella casella omonima. In alternativa, digitare il nome nella casella sopra la lettera A che contraddistingue la prima colonna del foglio di lavoro. Se si apre l’elenco a discesa associato a tale casella vengono visualizzate tutte le assegnazioni operate. Evidenziandone una si accede alla corrispondente posizione.

Per saperne di più Considerando l’importanza che riveste la denominazione di una cella o di una zona, consigliamo vivamente di documentarsi in merito. Aprire la guida in linea di Excel, accedere alla scheda di ricerca libera e digitare Nomi. Vengono individuati numerosi argomenti. In particolare consultare la pagina associata alla prima voce, in cui vengono date utilissime informazioni sulla composizione dei nomi, sul loro utilizzo, e sulle regole che devono essere rispettate.

Assegnazione di formati particolari Formati “numerici” Alle colonne di un archivio tabellare che ospitano valori numerici conviene assegnare formati che ne facilitino l’interpretazione e la lettura. Selezionare la colonna da formattare, aprire il menu Formato, e nel corrispondente sottomenu optare per Celle. Nella maschera cui si accede, aprire la scheda Numero, e selezionare la stessa voce nell’elenco Categoria. Impostare i decimali nella casella dedicata, e spuntare il checkbox sottostante per richiedere la separazione delle migliaia.

Formati “data” In un database fatture non possono mancare i campi data. Per formattare adeguatamente tali dati accedere alla maschera dei formati, e nella finestra Categoria della scheda Numero evidenziare la voce Data. Il formato desiderato si seleziona nell’elenco che viene contestualmente visualizzato nella parte destra della scheda. Formattando l’intera colonna si ottiene il vantaggio di visualizzare la data inserita sempre nel medesimo formato, indipendentemente da come la si digita.


principio di omogeneità dei dati contenuti nei singoli campi. In altre parole, nel campo Data, in cui si prevede di inserire quella di emissione della fattura, non possono essere inseriti valori numerici, o testi, mentre, tanto per continuare con gli esempi, il campo Imponibile è destinato a contenere esclusivamente valori numerici, e così via. Facendo riferimento alla figura 1, l’archivio tabellare che vi è illustrato si articola in sei campi (riga C8:H8), mentre le righe sottostanti sono occupate dai vari record. Si noti che la tabella non presenta soluzioni di continuità, nel senso che non vi sono righe o colonne interamente vuote.

Campi calcolati Dal momento che il nostro archivio tabellare si trova in ambiente Excel, è possibile prevedere l’inserimento di campi calcolati, vale a dire i cui contenuti sono il risultato della elaborazione di informazioni ospitate in altri campi del record. Per esempio, se nei record è presente un campo Sconto, si può creare un campo calcolato in cui viene automaticamente inserito l’ammontare di eventuali sconti operati. E ancora, se per facilitare le ricerche nell’archivio si prevede un campo Mese in cui è denunciato quello corrispondente all’emissione della fattura, il dato potrebbe essere ricavato elaborando opportunamente la suddetta data di emissione tramite una determinata formula.

Denominare celle e zone Se, quando si sviluppa un modello, facendo riferimento a celle o zone si utilizzano le loro coordinate, si corre il rischio di pregiudicarne il buon funzionamento, senza contare che tale metodo non fornisce nessuna informazione sui contenuti delle celle o delle zone cui ci si riferisce. La zona corrispondente a un archivio tabellare si rivela più eloquente se la denominiamo, per esempio, Archivio. È importante ricordare che assegnando un nome si devono rispettare alcune regole imprescindibili. In particolare, non si possono utilizzare indirizzi di celle, ne nomi composti. In quest’ultimo caso lo spazio deve essere sostitui to con un underscore.

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Conoscere le funzioni database

Excel dispone di speciali funzioni che estraggono le più disparate informazioni da un archivio tabellare

Le più usate DB.SOMMA Esegue la somma dei dati ospiti in un campo numerico limitandosi, però, ai soli record che soddisfano i criteri definiti nella omonima zona. Se le celle della zona B7:B8 (che è stata denominata Criterio1) contengono, nell’ordine, il nome del campo Cliente e il riferimento Blue Lamp srl, La formula =DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Criterio1) restituisce la somma dei fatturati di tale cliente. Sostituendo il nome del cliente viene condotta una nuova analisi.

e si vuole tenere sotto controllo una determinata situazione estrapolando le necessarie informazioni da un archivio tabellare, si può disporre di speciali funzioni che consentono di condurre con facilità le più disparate analisi. Ci riferiamo alle cosiddette funzioni database, immediatamente riconoscibili dal prefisso DB, che permettono di eseguire somme, conteggi, o di calcolare medie, massimi e minimi in base a determinati criteri da stabilire secondo particolari modalità. Per esempio, rifacendoci al modello che intendiamo impostare, è possibile conteggiare il numero di fatture emesse verso un determinato cliente, o calcolarne l’ammontare totale. E ancora, si può valutare l’importo degli inevasi, il loro numero, e così via.

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DB.MEDIA Calcola la media dei valori contenuti in un campo numerico prendendo in considerazione i soli record individuati dai criteri impostati. La zona criteri presente nella figura consente di calcolare la media dell’importo delle fatture non pagate da parte del cliente citato sotto il nome campo omonimo. Se, sotto il nome campo Pg, si sostituisce la n con una s, la media si riferirà alle fatture pagate. Si noti che se la cella sotto il campo Cliente fosse vuota viene calcolato l’importo medio di tutte le fatture emesse

DB.CONTA.VALORI Esegue il conteggio delle celle non vuote che si trovano in un campo numerico dell’archivio, ma prendendo in considerazione i soli record individuati dalla zona dei criteri. Nell’esempio in figura, la zona Critero3 consente di individuare i record che si riferiscono al cliente Blue Lamp srl, e alle fatture non pagate, restituendo così il numero di queste ultime. Facendo riferimento alla zona Critero2, invece, vengono conteggiate le fatture pagate.

Le funzioni DB In pratica, le suddette funzioni non fanno altro che eseguire semplici operazioni aritmetiche, ma le eseguono, in modo mirato. Ecco quelle di cui si può disporre. Le caratteristiche operative si evincono immediatamente dai loro nomi: DB.SOMMA, DB.MEDIA, DB.MAX, DB.MIN, DB.CONTA.NUMERI, e DB.CONTA.VALORI. La loro sintassi è la seguente:

Per saperne di più L’utilizzo creativo delle funzioni database consente di eseguire analisi anche molto complesse, sfruttando intensivamente la possibilità di impostare criteri piuttosto articolati. Insomma, vale la pena di documentarsi ampiamente sulla loro dinamica operativa. Ecco come fare. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca digitare di volta in volta il nome della funzione relativamente alla quale si vogliono lumi. Si consiglia di consultare attentamente gli esempi proposti.

NomeFunzione(Tabella,”Ca mpo”, Criterio) Dove NomeFunzione è quello della funzione, Tabella il nome dell’archivio da interrogare, Campo quello coinvolto nell’elaborazione, e Criterio una zona del foglio di lavoro in cui si specifica come deve operare


open action guida la funzione. Facciamo subito un esempio pratico riferendoci all’esempio riportato nella figura 1.

Se la tabella da interrogare è stata denominata Archivio, e le celle B15, C15, B16, C16 della zona B15:C16 (alla quale è

stato assegnato il nome Criterio3) contengono rispettivamente le voci Cliente, Pg, Magneti speciali snc, e n, allora,

La zona criteri Impostazione della zona Tale zona si deve articolare in almeno due celle, l’una sopra l’altra. La cella superiore contiene il nome del campo di riferimento, mentre quella sottostante ospita il criterio da rispettare. Utilizzando più coppie di celle si possono impostare criteri più complessi. L’insieme delle celle che costituiscono la zona dei criteri deve essere denominata, e il nome figurerà come terzo argomento della funzione database che si intende utilizzare. Come criteri si possono utilizzare anche formule ed espressioni.

Interrogazioni in “AND” Utilizzando più di due celle per definire la zona criteri si possono impostare analisi anche molto sofisticate. Per esempio, se si utilizzano più coppie di celle si può eseguire una cosiddetta interrogazione in AND, vale a dire che i dati estratti devono rispettare contemporaneamente tutte le condizioni esposte. La zona in figura consente alla funzione database che viene utilizzata di prendere in considerazione i soli record che soddisfano entrambi i criteri.

Interrogazioni in “OR” La zona criteri presentata in figura da la possibilità di rendere più estensiva l’interrogazione. In pratica, se sotto il nome di campo si inseriscono più termini di riferimento, la funzione database che si sta utilizzando prenderà in considerazione tutti i record che si riferiscono a questi ultimi o anche a uno solo di loro.

Per saperne di più Considerando che l’impostazione della zona criteri è di fondamentale importanza agli effetti della corretta interrogazione di un archivio tabellare, anche in questo caso si raccomanda caldamente di documentarsi in merito. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca digitare Criteri. Degli argomenti che vengono individuati consultare, in particolare, il primo e il terzo. I testi contengono qualche inesattezza formale, ma i concetti dovrebbero comunque essere chiari.


l’espressione: DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”; Criterio3) esegue la somma di tutte le fatture inevase che sono state emesse verso il cliente Magneti speciali snc. In pratica, la funzione esplora il campo Imponibile, e somma solo gli importi in corrispondenza del nome di quel cliente quando nel campo Pg (che sta per Pagato) è contenuta la lettera n (che sta per inevaso). È chiaro che impostando in modo più articolato la zona criteri si possono condurre analisi ancora più sofisticate, ma ne parleremo in un prossimo numero. Piuttosto, conviene fare qualche importante considerazione sulla zona criteri.

La zona criteri Tale zona si deve articolare in almeno due celle, l’una sopra l’altra. La cella superiore contiene il nome del campo di riferimento, mentre quella sottostante ospita il criterio da rispettare. Utilizzando più coppie di celle si possono impostare criteri più complessi. L’insieme delle celle che costituiscono la zona dei criteri deve essere denominata, e il nome figurerà come terzo argomento della funzione database che si intende utilizzare. È appena il caso di ricordare che i nomi dei campi devono essere esattamente quelli dell’archivio che si sta analizzando, rispettandone anche l’ortografia maiuscola e minuscola. Il nostro consiglio è quello di copiare le intestazioni della zona criteri direttamene dall’archivio tabellare, rispettando anche, già che ci siamo, la larghezza della colonne. Per chi non lo ricordasse, per trasferire quest’ultimo parametro ci si può avvalere della funzione Incolla speciale. Ecco come procedere. Copiare le intestazioni da trasferire secondo la procedura tradizionale. Portarsi nella posizione in cui replicarle, fare clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per Incolla speciale. Nel box che viene visualizzato spuntare la voce Larghezza colonne, quindi premere il pulsante Ok. A questo punto, riaprire il box, spuntare questa volta il bottone Tutto, e premere ancora Ok per trasferire il contenuto dell’intesta zione.

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Come sviluppare il modello

Nel CD Guida trovate il template per monitorare in tempo reale l’archivio delle fatture

La struttura L’archivio fatture È il primo foglio da impostare dal momento che quando si definiscono i criteri e le formule di analisi bisogna fare riferimento agli elementi in cui si articola. È stato previsto un campo (Trim.) in cui si inserisce quello corrispondente alla data di emissione della fattura, e un campo Pg in cui si digitano rispettivamente le lettere s o n, a seconda che la corrispondente fattura sia stata o meno onorata. Alla zona C8:H100 è stato assegnato il nome Archivio, prevedendo così un congruo spazio da dedicare alle registrazioni. Il nostro archivio gestisce le fatture di un singolo anno.

atta la conoscenza con la dinamica operativa delle funzioni database di Excel possiamo metterle all’opera per sviluppare una applicazione che ci consenta di avere sempre sotto gli occhi la situazione fatture dell’anno in corso, evidenziando in uno speciale pannello il giro di affari conseguito da ogni cliente, i corrispondenti importi evasi ed inevasi, il corrispondete numero di fatture, e così via. Il modello si articola in tre fogli di lavoro. Il primo (Centro di controllo) ospita il suddetto pannello che rappresenta l’interfaccia dell’applicazione. L’utente dovrà semplicemente specificare il nome del cliente coinvolto nell’analisi per ottenere in tempo reale i risultati previsti. Il secondo (Archivio fatture), è dedicato a queste ultime: vi si inseriscono via via gli estremi dei documenti emessi. Il terzo foglio, invece, fornisce l’opportuno supporto informativo, e così è stato denominato. Tale foglio si suddivide in tre sezioni: le zone criteri che pilotano le analisi, l’elenco dei clienti, e la tabella dati per la generazione in automatico del grafico che descrive nel tempo l’evoluzione del giro d’affari del cliente al quale si riferisce l’analisi in corso. Per poter seguire meglio le fasi di impostazione del modello alla presente dispensa è stato allegato un file esemplificativo (Fatture.xls, nel nostro CD Guida nella sezione Guide Pratiche) che potrà essere utilizzato come falsariga per personalizzare poi l’applicazione.

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Il foglio di supporto Ospita tutte le informazioni necessarie al buon funzionamento del modello. Ci riferiamo, in particolare, alle zone criteri su cui si basano le analisi condotte dalle funzioni database. In particolare, le zone per il calcolo dei fatturati trimestrali consentono di impostare il grafico dei giri di affari. Nel foglio è riportato anche l’elenco dei clienti. Serve da memorandum per ricordarne i nomi, inoltre, se si opta per automatizzare il loro inserimento tramite un opportuno elenco a discesa, costituirà il necessario supporto di quest’ultimo.

Il Centro di controllo Si articola essenzialmente in due sezioni. In quella di destra viene visualizzato il riepilogo della situazione del cliente il cui nome viene inserito, direttamente, o tramite un elenco a discesa, nella cella J8 (denominata Cliente). Nella sezione di sinistra, invece, trovano posto il suddetto elenco e il grafico dei fatturati trimestrali, che è stato estrapolato, sempre avvalendosi delle funzioni database, dall’archivio fatture. Per avere ragguagli sulle funzioni che sono state utilizzate fare clic sulle celle corrispondenti e analizzare le espressioni visualizzate nella barra Formule.

L’elenco a discesa Per rendere più efficace il modello, il nome del cliente di cui si vuole analizzare la situazione fatture, anziché digitato direttamente nella casella J8, può essere prelevato da un elenco a discesa. Una volta selezionato, il nome verrà automaticamente trasferito nella suddetta cella, dalla quale piloterà le varie analisi. Nelle prossime dispense descriveremo la procedura che bisogna seguire per impostarlo. Il nome del nostro cliente può anche essere inserito direttamente nella cella J8.

L’archivio Innanzittutto si deve creare l’archivio. Prevede sei campi ma il loro numero è a discrezione di chi sviluppa il model-


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Le formule

Nomi e zone

Analizzare le formule del modello Per comprendere meglio la dinamica operativa delle formule che sono state impostate nel modello è possibile mettere in evidenza le posizioni da cui prende informazioni una espressione, nonché quelle che da questa dipendono. Nel primo caso selezionare la cella che ospita la formula, aprire il menu Strumenti e selezionare Controllo. Nel corrispondente sottomenu optare per Individua precedenti. Nel secondo caso, invece, si selezionerà la voce Individua dipendenti.

La maschera dei nomi Se mentre si lavora al modello si volessero controllare i nomi che sono stati assegnati a celle e zone, si può visualizzare l’insieme delle denominazioni operate. Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Si accede così ad una maschera che in una finestra dedicata elenca tutti i nomi che sono stati assegnati. Selezionandone uno, nella casella sottostante l’elenco vengono denunciate le coordinate della posizione a cui si riferisce.

Visualizzare le posizioni Le posizioni precedenti e dipendenti, se si trovano nello stesso foglio in cui è ospitata la cella che contiene la formula sotto analisi vengono individuate da una freccia che punta su di loro partendo dalla suddetta cella. Se, invece, si trovano in altri fogli di lavoro, la punta della freccia indica l’icona di un minifoglio di lavoro. A questo punto, fare doppio clic sul corpo della freccia. Viene così visualizzato un box che elenca precedenti e dipendenti. Selezionare quelli da raggiungere e premere il pulsante Ok.

Listare i nomi Per accedere all’elenco dei nomi assegnati a celle e zone si può seguire un metodo alternativo a quello che è stato descritto più sopra. Ecco come procedere. Fare clic sul pulsantino che si trova a fianco della casella di testo posizionata immediatamente sopra la lettera A che contraddistingue la prima colonna del foglio di lavoro. Così facendo si apre un elenco che ospita tutte le denominazioni operate all’interno del modello. Selezionando un nome viene automaticamente selezionata la corrispondente posizione.

lo. Tanti più sono i campi, tanto più numerose sono le informazioni che si possono ottenere. Una volta impostata l’intestazione della tabella selezionare verso il basso una zona pari alle dimensioni che le si vogliono assegnare. Il nostro consiglio è quello di non lesinare sullo spazio, da stimare in eccesso rispetto al numero di fatture che si pensa di gestire. Nel nostro caso la zona dedicata all’archivio tabellare

(C8:H100) è stata denominata Archivio.

Il foglio di supporto Come si diceva, ospita l’area dei criteri, l’elenco clienti, e la tabella per la generazione del grafico. Cominciamo dalla prima zona, che si articola in tanti criteri quanti sono i tipi di analisi previsti. Tutte le informazioni che ci servono si possono ottenere tramite semplici formule. Nella figura è illustrata la

struttura delle varie zone criteri, che sono state denominate Criterio1, Criterio2, Criterio3, e così via. Il nome del cliente viene prelevato facendo riferimento alla cella del pannello di controllo che lo contiene. Ed ora occupiamoci dell’elenco clienti. Gli è stata dedicata la zona I4:I23. Ad essa si assegna il nome Elenco_clienti (attenti all’underscore!).

Il pannello di controllo Vi è ospitato un elenco a di-


scesa che consente di selezionare il nome del cliente da monitorare. Il nome scelto viene trasferito automaticamente nella cella J8, quindi nelle corrispondenti celle delle zone criteri. Nelle altre celle del pannello sono state inserite le formule che eseguono le analisi. Strutturalmente sono sempre le stesse, varia solo la zona criteri. È anche previsto il grafico dei fatturati trimestrali per cliente.

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Il grafico dei fatturati

Il modello può essere arricchito con un grafico che interpreta i fatturati trimestrali dei clienti

La procedura La zona criteri Per procedere al calcolo dei fatturati trimestrali bisogna impostare quattro zone criteri (Fatturato1, Fatturato2, e così via). Le due celle superiori di ogni zona fanno riferimento al campo Cliente e al campo Trim (che sta per Trimestre). Sotto il campo Cliente si inserisce l’espressione =Cliente, che preleva dalla corrispondente cella del pannello di controllo J8 (così denominata) il nome di quello a cui si riferisce l’analisi. Sotto il campo Trim, invece, si inserisce il numero del trimestre.

el foglio di lavoro denominato Centro di controllo è presente il grafico dei fatturati trimestrali relativi al cliente il cui nominativo è stato inserito, direttamente o tramite l’elenco a discesa, nella cella J8. Innanzitutto, bisogna procedere al calcolo dei suddetti fatturati la cui estrazione è pilotata dalle quattro zone criteri che si trovano nel foglio di supporto. Le due celle superiori della zona fanno riferimento al campo Cliente e al campo Trim (che sta per Trimestre). Sotto il campo Cliente si inserisce l’espressione =Cliente che preleva dalla corrispondente cella del pannello di controllo il nome di quello a cui si riferisce l’analisi. Sotto il campo Trim, invece, si inserisce il numero del trimestre. A questo punto, nelle celle dedicate del Centro di controllo si inseriscono le espressioni di analisi, ottenendo i fatturati desiderati. Queste informazioni, però, per essere tradotte graficamente devono essere riportate in una opportuna tabella. Ci riferiamo a quella che occupa la zona E20:F23 del foglio di supporto. In particolare, nella seconda colonna della suddetta tabella si inseriscono i riferimenti ai nomi delle celle del Centro di controllo in cui si trovano le formule per il calcolo dei fatturati. Per esempio, la cella I18 del foglio di controllo, che ospita il fatturato del primo trimestre, è stata denominata TRIM1, pertanto nella cella F20 del foglio di supporto si inserirà l’espressione =TRIM1. Adesso non ci resta che ritornare al Centro di controllo e creare il grafico citando come origine dei dati la zona E20:F23 (cui si è assegnato il no me Dati_grafico).

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Calcolo dei fatturati Nelle celle dedicate del centro di controllo si inseriscono le formule per il calcolo dei fatturati trimestrali. Per esempio, la formula per calcolare il fatturato del primo trimestre (cella I18) è la seguente. =DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Fatturato1). Le celle che contegono le formule per il calcolo dei suddetti fatturati devono essere rispettivamente denominate TRIM1, TRIM2, e così via. A tali nomi si farà riferimento per creare la tabella dati per la creazione del grafico.

La tabella dati Si trova nella zona E20:F23 del foglio di supporto, che è stata denominata Dati_grafico (lo spazio è stato sostituito con l’underscore). Le celle della zona F20:F23 prelevano i dati dalla celle del Centro di controllo in cui sono state inserite le formule per il calcolo dei fatturati trimestri. Per esempio, il prelievo del fatturato del primo trimestre avviene inserendo nella cella F20 l’espressione =TRIM1. Ci si comporta analogamente per prelevare i fatturati degli altri trimestri.

Creare il grafico Nel foglio di supporto evidenziare la zona dati. Portarsi sul foglio del Centro di controllo, fare clic sull’icona per la creazione di un grafico, e nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di grafico desiderato. Nel nostro caso è stato selezionato il grafico Colonne con profondità della categoria Tipi personalizzati. Denunciare il nome Dati_grafico come zona dati. Quando viene visualizzato il corrispondente diagramma, trascinarlo nell’angolo inferiore sinistro del Centro di controllo e dimensionarlo opportunamente.



Excel

Creare e utilizzare i contatori Alcuni esempi Il problema

Inserire in una cella valori numerici progressivi facendo semplicemente clic con il mouse

La soluzione

Inserire il controllo Contatore nel foglio di lavoro, utilizzando la casella degli strumenti i sono molte situazioni in cui si rivela preziosa la possibilità di variare il valore numerico contenuto in una cella senza dover necessariamente digitare quelli nuovi nella cella stessa. Per esempio, impostando una formula per calcolare uno sconto, avvalendosi di questa possibilità possibilità se ne può calcolare l’ammontare in funzione di varie percentuali. Se le ipotesi di lavoro sono numerose, si risparmia decisamente tempo prezioso. A questo punto, vediamo come si presenta il nostro contatore. In pratica, è composto da due pulsantini sovrapposti. Quello superiore reca impresso un triangolo con il vertice verso l’alto, mentre in quello inferiore il triangolo ha il vertice rivolto verso il basso. Se si fa clic sul primo pulsante si determina un certo incremento (da specificare) del valore contenuto in una certa cella, e viceversa se si preme il secondo pulsante. La cella che ospita il valore variabile viene definita, nel gergo degli addetti ai lavori, Linked cell (letteralmente, cella collegata).

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Creare il contatore Aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Casella degli strumenti, determinando la visualizzazione di quest’ultima.

Fare clic sulla seconda icona della terza riga, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo che abbia approssimativamente le dimensioni che si vogliono dare al contatore. Rilasciando il tasto del mouse il contatore viene visualizzato. A questo punto, lo si può posizionare e dimensionare opportunamente. Adesso, farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Proprietà. Viene così visualizzata una tabella che ne ospita le caratteristiche. Quelle che ci interessano, in particolare, sono cinque: LinkedCell, Orientation, Min, Max, e Small change. Nella cella accanto alla voce LinkedCell digitare le coordinate della posizione che ospita i valori da variare. In alternativa (come raccomandabile), assegnare un nome alla suddetta cella, ed inserire quest’ultimo. Fare clic nella casella accanto alla voce Orientation, e premere il pulsantino che viene visualizzato contestualmente al clic. Nell’elenco a discesa associato optare per l’orientamento verticale del contatore, che sarà assegnato in tempo reale. Nelle celle Min e Max, invece, specificare il valore minimo e massimo della scala di variabilità. I valori default sono rispettivamente 1 e 100. Infine, nella casella Small change, indicare

La casella degli strumenti Aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Casella degli strumenti, determinando la visualizzazione di quest’ultima. Nella casella sono raccolte le icone dei controlli previsti a libreria. L’icona che si riferisce al contatore è la seconda della terza riga.

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Disegnare il contatore Fare clic sulla seconda icona della terza riga, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo che abbia approssimativamente le dimensioni che si vogliono dare al contatore. Rilasciando il tasto del mouse il contatore viene visualizzato. A questo punto, lo si può posizionare e dimensionare opportunamente.

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La tabella delle proprietà Fare clic destro sul contatore, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Proprietà. Viene così visualizzata una tabella che ospita le caratteristiche del controllo. Quelle che ci interessano, in particolare, sono cinque: LinkedCell, Orientation, Min, Max, e Small change.

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Personalizzare il contatore Il contatore può essere personalizzato colorando i pulsanti e i simboli che vi sono sopra impressi. Aprire la paletta cromatica associata alle caselle Backcolor e Forecolor e selezionare il colore da applicare rispettivamente ai pulsanti e ai triangoli. L’assegnazione ha luogo in tempo reale.

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Excel L’analisi della media mobile

La media mobile passo per passo

Il problema

Determinare il trend delle vendite di un prodotto soggetto alla stagionalità, il grafico delle quali presenta picchi in corrispondenza di determinati periodi dell’anno

La soluzione

Utilizzare la procedura dedicata espressamente sviluppata per individuare il suddetto trend e ci sono prodotti o servizi le cui vendite presentano un andamento ben preciso e abbastanza facilmente individuabile, in altri casi la situazione cambia e non è possibile estrapolare da una semplice analisi visiva il loro comportamento sul mercato. Ci riferiamo a quei beni che sono soggetti al fenomeno della stagionalità, nel senso che le loro vendite presentano punte molto marcate in corrispondenza di certi periodi dell’anno, per poi abbassarsi più o meno drasticamente in quelli immediatamente successivi. Gli esempi si sprecano. Si va dai dolci natalizi all’abbigliamento per gli sport invernali, e dai viaggi per vacanze al consumo di bevande gassate. Se mettiamo in un grafico i corrispondenti dati di vendita ci accorgiamo subito che la loro curva rappresentativa, proprio per la presenza dei suddetti picchi, non ci consente di individuare con certezza il trend delle vendite, vale a dire se nel corso dei periodi presi in considerazione queste sono stabili, in aumento, o in diminuzione. E allora? Il problema non è di soluzione immediata, ma bisogna affidarsi ad una analisi specialistica che nel gergo degli addetti ai lavori viene definita analisi della media mobile. Il suo compito, per l’ap-

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punto, è di smorzare l’effetto di disturbo dovuto alla presenza dei picchi stagionali, consentendo in un certo qual modo di allineare i dati e presentarli graficamente in modo da evidenziare il loro reale andamento. Vi sono vari tipi di media mobile, che vengono definite a seconda del numero di periodi temporali che si prendono come riferimento per elaborare i dati disponibili. Così, si parla di media mobile a due mesi, tre mesi, e così via, ma solitamente le analisi si riferiscono a periodi di tre, sei, o dodici mesi. Sta all’esperienza di chi le esegue determinare il periodo più appropriato da utilizzare, che può dipendere anche dal numero di picchi stagionali che si verificano nel corso dell’anno. Ovviamente, è appena il caso di ricordarlo, bisogna partire da un congruo numero di dati storici, almeno, ma proprio almeno, da quelli relativi ad un intero anno.

L’elaborazione dei dati Le tecniche di elaborazione sono diverse, ma alla fine tutto si riduce a creare una nuova curva che si sviluppa parallelamente a quella dei dati storici, e i cui punti sono stati calcolati mediando con particolari criteri questi ultimi. Nel nostro caso, se ipotizziamo una media di periodo 2, l’algoritmo utilizzato da Ex-

Creare il grafico dei dati storici Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte.

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Aggiungere la linea di tendenza Una volta impostato il grafico ed assegnati eventualmente anche gli attributi opzionali (titoli, legende, etichette, e così via), fare clic destro su un punto della curva. L’intera linea viene evidenziata, e al tempo stesso si apre un menu in cui si seleziona la voce Aggiungi linea di tendenza.

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Definire la linea di tendenza Accedere alla scheda Tipo, e fare clic sulla icona della media mobile. È la sesta di quelle visualizzate. Nella finestrella immediatamente a fianco della icona specificare la periodicità della media mobile (da 2 a 15). Si consiglia di utilizzare alte periodicità solo se si dispone di un congruo numero di dati storici.

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Le opzioni Accedere alla omonima scheda e spuntare il bottone Personalizza se si vuole assegnare una denominazione specifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curva presenterà una dicitura generalizzata che ne denuncia la periodicità.

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open action strumenti cel prevede che il primo punto della curva rappresentativa della media mobile sia la media del primo e del secondo dei

valori storici, il secondo punto sarà la media del terzo e del secondo valore storico, e così via. Se si esegue una media a

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tre mesi, invece, il primo punto sarà la media dei primi tre valori storici, il secondo la media del quarto, terzo, e secondo

Il grafico finale Ecco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisi condotta. Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresenta l’andamento delle vendite calcolato con la tecnica della media mobile. Il punto iniziale della curva dipende dal tipo di periodicità impostata.

Calcolare altre medie mobili Al grafico si possono aggiungere più linee di tendenza contemporaneamente, ovviamente con periodicità diversa. Basta seguire la procedura descritta. Si consiglia di aggiungere linee con periodicità piuttosto discrete per evitare sovrapposizioni che, seppure, parziali, disturbano la lettura del diagramma.

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Formattare la linea di tendenza Fare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Motivo per personalizzare lo stile, il colore, e lo spessore della linea.

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Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle linee di tendenza, e in particolare su quella relativa alla media mobile, consultare la guida in linea. Accedere alla scheda di ricerca libera, e digitare nella casella dedicata Media mobile. Vengono individuati sei argomenti rilevanti.


valore, e così via. Pertanto, a seconda del periodo che si utilizza, la curva risultante inizierà in corrispondenza del punto della curva storica il cui numero d’ordine e pari al periodo della media stessa. A questo punto, dovremmo saperne abbastanza per dare corso alla nostra prima analisi.

Eseguire l’analisi Condurre con Excel una analisi della media mobile significa tracciare il grafico dei dati storici, quindi aggiungervi, tramite la procedura dedicata, la specifica linea di tendenza della media mobile indicando il periodo di questa. Ecco come procedere. Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata contestualmente la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte. Conclusa l’impostazione del grafico fare clic destro su un qualsiasi punto della curva, e nel menu contestuale scegliere la voce Aggiungi linea di tendenza. Si accede così alla maschera a due schede che gestisce la procedura. Nella scheda Generale fare clic sull’icona della media mobile, quindi specificare nella finestrella a fianco la periodicità desiderata. A questo punto, accedere alla scheda Opzioni, e nella parte superiore di essa spuntare il bottone Personalizzato se si vuole assegnare un nome specifico alla linea di tendenza. In caso contrario le verrà assegnata una denominazione generica che comprende anche l’indicazione della periodicità dell’analisi. Premendo il pulsante Ok viene visualizzata la nostra curva rappresentativa della media mobi-

le. Se vogliamo aggiungerne una seconda, con una periodicità diversa, basta ripetere la procedura. Per cancellare una curva, invece, fare clic destro su un suo punto, e nel menu contestuale al clic selezionare Cancella. Si noti che non è prevista la periodicità 1. Infatti, se si scegliesse tale parametro, in base alle considerazioni appena fatte si otterrebbe una linea di tendenza che andrebbe a sovrapporsi esattamene a quella dei dati storici. Infatti i punti della linea rappresenterebbero la media con se stessi dei corrispondenti punti della curva dei dati storici!

Attributi della linea di tendenza Il tracciato della curva può essere opportunamente personalizzato, al fine di distinguerla da quella dei dati storici. Ecco come operare. Fare clic destro su un punto della linea di tendenza, e nel menu che viene visualizzato optare per la voce Formato linea di tendenza. Si accede ad una maschera a tre schede, due delle quali sono le stesse che già conosciamo. Accedere alla scheda Motivo, nella quale si spunta il bottone Personalizzata. Vengono così attivati automaticamente gli elenchi a discesa associati alle caselle Stile, Colore, e Spessore. Aprirli, e procedere alle impostazioni desiderate di cui viene visualizzata l’anteprima nella finestrella sottostante. Premere il pulsante Ok per riaccedere al grafico.



Excel Proteggere le informazioni importanti Il problema

Rendere invisibili celle o zone di un foglio di calcolo per proteggere i dati che vi si trovano

La soluzione

Utilizzare password, formati speciali, nascondere righe, colonne, o la barra delle formule e si vuole che certi dati contenuti in uno o più fogli di lavoro di un modello risultino inaccessibili si possono utilizzare vari accorgimenti. La scelta dipende da molti fattori, fra i quali la mole dei dati sensibili da proteggere (un intero foglio di lavoro, o solo qualche cella), e il grado di competenza dei vari curiosi che vogliono accedere ai dati. In ogni caso, tanto per sgombrare il campo da possibili equivoci, diciamo subito che non esistono protezioni che non possano essere infrante. È solo questione di tempo, senza contare che su Internet è possibile trovare anche gratis dei programmini per superare password e protezioni. Alla fine, paradossalmente, le protezioni migliori potrebbero non essere quelle che utilizzano sofisticate soluzioni tecnologiche, bensì quelle che si basano su artifici così semplici da non essere presi in considerazione dal cusrioso di turno. In questa sede passiamo in rassegna alcune possibili protezioni che, anche se non a prova di bomba, rappresentano pur sempre una migliore alternativa a quella di lasciare i nostri dati alla mercé del primo che passa.

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Le protezioni di Excel Molte delle opzioni ospitate nei menu del

foglio di lavoro consentono di impostare semplici protezioni dei dati. Altre opzioni, invece, quando utilizzate possono addirittura costituire una canale preferenziale per accedere ai dati stessi, pertanto, una qualsiasi procedura di protezione non può prescindere dalla loro disattivazione o dal loro isolamento. Cominciamo subito da queste ultime. Innanzitutto, non assegnare mai nomi a celle o zone che ospitino dati riservati. Infatti, il curioso, non appena accede a un foglio di lavoro, può raggiungerli in tempo reale aprendo l’elenco a discesa associato alla casella posta immediatamente sopra l’etichetta della colonna A. Aperto l’elenco, basta fare clic su un nome per raggiungere la corrispondente posizione. Una finestra da cui sbirciare all’interno di un foglio è rappresentata anche dalla barra delle formule, che visualizza il contenuto delle celle su cui si trova il cursore. Così, per esempio, se per rendere invisibile un dato si è pensato di assegnare al corrispondente testo il colore bianco al fine di confonderlo con lo sfondo della cella stessa, l’artificio si rivela inefficace se c’è sempre la possibilità di utilizzare la suddetta finestra. Meglio, quindi, inibirne la visualizzazione. Ecco come procedere. Aprire

Raccomandazioni e consigli Niente nomi Non assegnare mai nomi a celle o zone che ospitano dati riservati. Infatti, il curioso può raggiungerli in tempo reale aprendo l’elenco a discesa associato alla casella posta immediatamente sopra l’etichetta della colonna A. Aperto l’elenco, basta fare clic su un nome per accedere alla corrispondente posizione.

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Nascondere la barra formule Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella sezione Mostra di tale scheda togliere la spunta alla casella accanto alla voce Barra della formula. Non appena si preme il pulsante Ok in calce alla scheda, la barra della formula scompare.

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Nascondere righe e colonne Per nascondere le righe o le colonne che ospitano dati riservati fare clic sulla etichetta della riga o della colonna da nascondere, aprire il menu Formato, e selezionare rispettivamente Righe o Colonne. Nel corrispondente sottomenu optare per Nascondi, determinando la scomparsa dell’elemento su cui si lavora.

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Nascondere le etichette Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella sezione Opzioni della finestra, togliere la spunta accanto alla voce Intestazioni di riga e colonna. Non appena si chiude la maschera premendo il pulsante Ok in calce alla scheda, le etichette spariscono.

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93/188 PC Open 154 Febbraio 2003

open action strumenti il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella

sezione Mostra di tale scheda togliere la spunta alla casella accanto alla voce Barra della formula. Non appena si

chiude la maschera premendo il pulsante Ok in calce alla scheda, la barra della formula scompare. Ed ecco le opzioni

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Cambiare i formati Per nascondere un valore numerico contenuto in una cella (con i testi non funziona), evidenziarla, aprire il menu Formato, e selezionare Celle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Numero, e nell’elenco dei formati selezionare Personalizzato. Sostituire il formato visualizzato nella casella Tipo, con uno spazio.

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Utilizzare caratteri speciali Un’alternativa al metodo appena descritto, è quella di utilizzare per la visualizzazione dei dati un tipo di font diverso da quello default. Per esempio, il Windings, l’Holiday Bt, il Marlett, e così via. In questo caso, però, il contenuto della cella è sempre visibile nella barra delle formule, che conviene nascondere.

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Proteggere fogli o cartelle Si può proteggere un singolo foglio di lavoro con una password. Aprire il menu Strumenti, selezionare Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare rispettivamente per Proteggi foglio, o Proteggi cartella di lavoro. Nel box spuntare gli elementi da proteggere, quindi dichiarare la password.

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Protezioni grafiche Una protezione alla quale un curioso occasionale può non pensare potrebbe essere quello di nascondere le zone sensibili sotto un grafico o un oggetto. Spostando poi semplicemente il riquadro che incornicia il diagramma i dati diventano disponibili.


il cui compito, invece, è proprio quello di attivare una protezione diretta. Per esempio, si possono nascondere le righe o le colonne che ospitano dati riservati. Fare clic sulla etichetta della riga o della colonna da nascondere, aprire il menu Formato, e selezionare rispettivamente Righe o Colonne. Nel corrispondente sottomenu optare per Nascondi, determinando la scomparsa dell’elemento su cui si lavora. Si noti, però, che esaminando le etichette di righe e colonne, ci si accorge subito che manca qualcosa. Se si sceglie questo tipo di protezione, pertanto, conviene nascondere le suddette etichette. Accedere alla scheda Opzioni, e nella sezione Opzioni della finestra, togliere la spunta accanto alla voce Intestazioni di riga e colonna. La modifica viene resa operativa non appena si preme il pulsante Ok in calce alla scheda. Si può anche proteggere un singolo foglio di lavoro, o il loro insieme, con una password. Aprire il menu Strumenti, selezionare Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare rispettivamente per Proteggi foglio, o Proteggi cartella di lavoro. Nel box cui si accede spuntare gli elementi da proteggere, quindi dichiarare la password. A questo punto, si possono rendere invisibili le formule contenute in una determinata cella. Selezionarle, accedere alla scheda Protezione della maschera dei formati, e spuntare la casella Nascosta. Un’altra possibilità di nascondere un dato, o quantomeno di renderlo illeggibile a prima vista, deriva direttamente dall’utilizzo di particolari formattazioni, in alternativa a quella standard. Ecco un esempio pratico: come fare per nascondere un valore numerico contenuto in una cella (con i testi

non funziona). Evidenziarla, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Numero, e nella finestra che elenca le categorie dei formati disponibili selezionare Personalizzato. A questo punto, sostituire il tipo di formato visualizzato nella casella Tipo, con uno spazio. Premere il pulsante Ok in calce alla scheda. Detto fatto il numero sparisce, ed il bello è che non lo si vede neppure nella barra delle formule, anche se questa è visibile. Il valore, può essere anche sostituito con un simbolo o una parola (da specificare sempre nella casella Tipo), ma in questo caso il dato originale è pur sempre visibile nella barra delle formule. Una alternativa al metodo appena descritto, è quella di utilizzare un tipo di font diverso da quello default per la visualizzazione dei dati. Per esempio, il Windings, l’Holiday Bt, il Marlett, e così via. Anche in questo caso, però, il contenuto della cella è sempre visibile nella barra delle formule. Ecco perché conviene non visualizzarla.

Piccole astuzie Ve ne suggeriamo due, per quello che possono valere, ma non sempre il curioso ci pensa. Un foglio di lavoro Excel può essere articolato in 256 fogli: pochi immagineranno che i vostri dati si possano trovare, per esempio, nella zona HS59600: HZ59670 del foglio di lavoro numero 234! Se poi attiviamo una delle protezioni che abbiamo descritto, tanto meglio. Un altro accorgimento potrebbe essere quello di nascondere le zone sensibili sotto un grafico o un oggetto. Spostandolo semplicemente i dati diventano disponibili. In certi casi può funzio nare.


Excel

Rendere le formule più comprensibili Assegnazione dei nomi Il problema

Evitare che le formule contenute in un foglio di lavoro risultino incomprensibili o quantomeno di difficile interpretazione

La soluzione

Assegnare alle celle e alle zone che figurano nelle espressioni nomi che siano esplicativi dei dati in esse contenute uante volte, di fronte ad una formula anche piuttosto semplice ci siamo chiesti che cosa rappresentasse, e abbiamo dovuto percorrere a ritroso il cammino che ci ha portato alla sua impostazione per dare una risposta all’interrogativo? Sicuramente spesso, se non si ha la buona abitudine di denominare opportunamente celle e zone sensibili di un foglio di lavoro. Così facendo, quando si fa riferimento ad esse nell’ambito di una espressione, basta un’occhiata per sapere esattamente di che si tratta: se abbiamo a che fare con le provvigioni del venditore Rossi, con l’Iva sul fatturato di una zona di vendita, o con il margine di contribuzione di una linea di prodotti. Facciamo subito un esempio. Se nella cella B5 è contenuto il valore dell’imponibile di una fattura, e nella cella D5 lo sconto percentuale da applicare, la formula che calcola l’ammontare del corrispondente importo è =B5*D5/100, decisamente meno chiara se la confrontiamo con la seguente: Imponibile*Sconto/100, dove Imponibile e Sconto sono i nomi che abbiamo assegnato rispettivamente alle celle B5 e D5. Infatti, la nostra espressione indica chia-

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ramente il tipo di calcolo che si sta eseguendo. I nomi assegnati alle celle non devono assolutamente contenere spazi al loro interno. Pertanto, se si assegna un nome composto bisogna prevedere l’underscore o il punto al posto degli spazi. A questo punto, vediamo come si procede alla loro assegnazione.

Denominare celle e zone Evidenziare la cella o la zona da denominare, quindi aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nel corrispondente sottomenu optare per Definisci determinando l’apertura di una maschera articolata in tre sezioni. La prima è occupata da una casella in cui si digita il nome da assegnare. Nella finestra sottostante sono elencati i nomi eventualmente già attribuiti, mentre in calce alla maschera si trova un’altra casella in cui figurano le coordinate della cella o della zona che si sta denominando. In tale casella vengono anche visualizzate le coordinate corrispondenti al nome che viene evidenziato nella finestra. Assegnato il nome premere il pulsante Aggiungi per trasferirne il riferimento nella finestra, quindi Ok per con-

Utilizzare i nomi nelle formule In una espressione è possibile utilizzare, in luogo delle coordinate di celle o zone, nomi autoesplicativi a queste assegnati. Impostando la formula per il calcolo, poniamo, di uno sconto, è più facile fare riferimento ai nomi Sconto e Imponibile, piuttosto che alle celle contenenti i corrispondenti valori.

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La procedura Nel caso di celle e zone, evidenziarle, quindi aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Nome, determinando l’apertura di un sottomenu in cui si opta per Definisci. Si accede così al box che gestisce l’assegnazione dei nomi. Per denominare costanti o formule, la procedure è analoga, ma non sono previste selezioni preliminari.

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Il box di assegnazione Nella casella in alto digitare il nome da assegnare. Se la denominazione coinvolge una cella o una zona, meglio evidenziarle in precedenza. A cose fatte premere il pulsante Aggiungi per trasferire il nome nella finestra centrale del box, quindi il pulsante Ok per consolidare l’assegnazione.

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Utilizzare le etichette Per denominare i dati di una tabella ci si può avvalere delle etichette di righe e colonne. Il totale della colonna Zona Sud può essere espresso dalla formula =SOMMA(Zona Sud), mentre la cella che corrisponde alle vendite del Prodotto A nella Zona Est si può indicare come Prodotto A Zona Est.

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open action strumenti fermare l’assegnazione. Si noti che se si evidenzia un nome dell’elenco, e poi si preme il pulsante Elimina, se ne deter-

mina la cancellazione.

Le regole per la struttura dei nomi Come si diceva, i no-

mi devono sottostare ad alcune regole. Ecco le più importanti. La loro lunghezza non può superare i 255 caratteri. Il

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Attivare l’opzione di utilizzo delle etichette Per utilizzare come nomi dei dati di una tabella le etichette di righe e colonne, aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni. Accedere alla scheda Calcolo. Nella sezione Opzioni della cartella di lavoro spuntare Accetta etichette nelle formule. Le etichette devono essere adiacenti ai valori cui si riferiscono.

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Denominare una costante Un interessante utilizzo dei nomi è quello di assegnarli a costanti o formule. Per esempio, al valore 20 si potrebbe assegnare il nome Iva, per utilizzarlo tutte le volte che calcoliamo tale imposta. Accedere alla maschera di denominazione, inserire il nome Iva nella casella dedicata, e digitare = 20 nella casella in calce al box.

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Altri metodi di assegnazione Possiamo denominare le celle dell’intervallo C6:C8 utilizzando i corrispondenti nomi della zona B6:B8. Evidenziare la zona B6:C8, aprire il menu Inserisci, selezionare Nome, e optare per Crea nel sottomenu. Nel box che si apre figura già spuntata l’opzione A sinistra. Premere Ok per procedere all’assegnazione.

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Per avere aiuto Se si vogliono avere maggiori ragguagli sulle tecniche di denominazione di celle, zone, costanti, o formule, accedere alla guida in linea, nella scheda di ricerca libera digitare Nomi. In particolare, si consiglia di consultare le pagine corrispondenti al primo, quarto, quinto e settimo degli argomenti individuati.


primo carattere di un nome deve essere assolutamente una lettera, per i successivi è possibile utilizzare lettere, numeri, punti e l’underscore ( _ ). Un nome non può contenere spazi: sostituirli con l’underscore o con il punto. I nomi non possono essere dei riferimenti di cella, altrimenti si verificherebbero situazioni imprevedibili. I nomi assegnati possono contenere caratteri maiuscoli e minuscoli. La differenza fra maiuscole e minuscole non viene rilevata. In altre parole, Fatture e FATTURE sono nomi esattamente uguali. Non è possibile assegnare lo stesso nome a due celle diverse. In tal caso viene considerata valida l’ultima assegnazione, e la prima sarà automaticamente eliminata. Invece, è possibile assegnare più nomi ad una stessa cella o zona.

Altre tecniche di denominazione L’assegnazione dei nomi può avere luogo con altri metodi. Per esempio, per denominare i dati ospitati in una tabella ci si può avvalere delle etichette di righe e colonne, risparmiando così tempo prezioso. Così, facendo riferimento alla tabella di figura 4, il totale della colonna Zona Sud può essere espresso dalla formula =SOMMA(Zona Sud), mentre la cella che corrisponde alle vendite del Prodotto 1 nella Zona Est si può indicare come Prodotto 1 Zona Est. È importante notare che si è fatto riferimento alle etichette originali di righe e colonne, spazi compresi, senza sostituire questi ultimi con il punto o l’underscore. Per poter utilizzare questa metodologia di denominazione, bisogna prima attivarla. Ecco come operare. Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e

nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Calcolo, dove nella sezione Opzioni della cartella di lavoro si spunta la voce Accetta etichette nelle formule.

L’assegnazione a costanti numeriche Inoltre, le etichette di righe e colonne devono essere adiacenti ai valori rappresentati, quindi non possono esserci zone vuote che le stanno a separare. Un altro interessante utilizzo dei nomi è quello di assegnarli a costanti numeriche che figurino spesso nelle formule che impostiamo. Per esempio, al valore 5 si potrebbe assegnare il nome di Sconto, così potremo utilizzarlo tutte le volte che calcoliamo la riduzione di prezzo per un cliente. Ecco come procedere. Accedere alla maschera di denominazione, inserire il nome Sconto nella casella dedicata, quindi digitare = 5 nella casella in calce al box. Premere il pulsante Aggiungi, quindi Ok. A questo punto, l’assegnazione è operativa. Ovviamente, se il valore dello sconto dovesse variare bisogna procedere ad una nuova assegnazione. Se si presentasse il problema relativo a sconti calcolati in precedenza, la soluzione va trovata caso per caso, ma in linea di massima potrebbe bastare creare un nome diverso (per esempio, Sconto2), al fine di evitare il ricalcolo di formule in cui riduzioni applicate in precedenza. Per accedere rapidamente all’elenco dei nomi assegnati, aprire l’elenco a discesa associato alla casella immediatamente sopra l’intestazione della colonna A del foglio di lavoro. Ne verrà visualizzata la lista, e se si evidenzia un nome verrà evidenziata la cella o la zona cui si riferisce.


Excel Visualizzare il trend di vendita Il problema

Analizzare l’andamento delle vendite di un prodotto soggetto a stagionalità, il grafico delle quali presenta picchi in corrispondenza di determinati periodi dell’anno

La soluzione

Utilizzare la procedura dedicata espressamente sviluppata per individuare il suddetto trend e ci sono prodotti o servizi le cui vendite presentano un andamento ben preciso e abbastanza facilmente individuabile, in altri casi la situazione cambia e non è possibile estrapolare da una semplice analisi visiva il loro comportamento sul mercato. Ci riferiamo a quei beni che sono soggetti al fenomeno della stagionalità, nel senso che le loro vendite presentano picchi molto elevati in corrispondenza di certi periodi dell’anno, per poi abbassarsi più o meno drasticamente in quelli immediatamente successivi. Gli esempi si sprecano. Si va dai dolci natalizi all’abbigliamento per gli sport invernali, e dai viaggi per vacanze al consumo di bevande gassate. Se mettiamo in un grafico i corrispondenti dati di vendita ci accorgiamo subito che la loro curva rappresentativa, proprio per la presenza dei suddetti picchi, non ci consente di individuare con certezza il trend delle vendite, vale a dire se nel corso dei periodi presi in considerazione queste sono stabili, in aumento, o in diminuzione. E allora? Il problema non è di soluzione immediata, ma bisogna affidarsi ad una analisi specialistica che nel gergo degli addetti ai lavori viene definita analisi della media mobile. Il suo compito, per l’ap-

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punto, è di smorzare l’effetto di disturbo dovuto alla presenza dei picchi stagionali, consentendo in un certo qual modo di allineare i dati e presentarli graficamente in una maniera che mette in evidenza il loro reale andamento. Vi sono vari tipi di media mobile, che vengono definite a seconda del numero di periodi temporali che si prendono come riferimento per elaborare i dati disponibili. Così, si parla di media mobile a due mesi, tre mesi, e così via, ma solitamente le analisi si riferiscono a periodi di tre, sei, o dodici mesi. Sta all’esperienza di chi le esegue determinare il periodo più appropriato da utilizzare, che può dipendere anche dal numero di picchi stagionali che si verificano nel corso dell’anno. Ovviamente, è il caso di ricordarlo, bisogna partire da un congruo numero di dati storici, almeno, come minimo da quelli relativi ad un intero anno.

L’elaborazione dei dati Le tecniche di elaborazione sono diverse, ma alla fine tutto si riduce a creare una nuova curva che si sviluppa parallelamente a quella dei dati storici, e i cui punti sono stati calcolati mediando con particolari criteri questi ultimi. Nel nostro caso, se ipotizziamo una media di periodo 2, l’al-

La media mobile passo per passo Creare il grafico dei dati storici Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte. Aggiungere la linea di tendenza Una volta impostato il grafico ed assegnatigli eventualmente anche gli attributi opzionali (titoli, legende, etichette, e così via), fare clic destro su un punto della curva. L’intera linea viene evidenziata, e al tempo stesso si apre un menu in cui si seleziona la voce Aggiungi linea di tendenza.

Definire la linea di tendenza Accedere alla scheda Tipo, e fare clic sull’icona della media mobile. È la sesta di quelle visualizzate. Nella finestrella immediatamente a fianco della icona specificare la periodicità della media mobile (da 2 a 15). Si consiglia di utilizzare alte periodicità solo se si dispone di un congruo numero di dati storici. Le Opzioni Accedere alla omonima scheda e spuntare il bottone Personalizza se si vuole assegnare una denominazione specifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curva presenterà una dicitura generalizzata che ne indica la periodicità.

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open action strumenti goritmo utilizzato da Excel prevede che il primo punto della curva rappresentativa della media mobile sia la media del

primo e del secondo dei valori storici, il secondo punto sarà la media del terzo e del secondo valore storico, e così via. Se

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si esegue una media a tre mesi, invece, il primo punto sarà la media dei primi tre valori storici, il secondo la media del

Il grafico finale Ecco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisi condotta. Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresenta l’andamento delle vendite calcolato con la tecnica della media mobile. Il punto iniziale della curva dipende dal tipo di periodicità impostata.

Calcolare altre medie mobili Al grafico si possono aggiungere più linee di tendenza contemporaneamente, ovviamente con periodicità diversa. Basta seguire la procedura descritta. Si consiglia di aggiungere linee con discreta periodicità per evitare sovrapposizioni che, seppure, parziali, disturbano la lettura del diagramma.

Formattare la linea di tendenza Fare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Motivo per personalizzare lo stile, il colore, e lo spessore della linea.



quarto, terzo, e secondo valore, e così via. Pertanto, a seconda del periodo che si utilizza, la curva risultante inizierà in corrispondenza del punto della curva storica il cui numero d’ordine e pari al periodo della media stessa. A questo punto, dovremmo saperne abbastanza per dare corso alla nostra prima analisi.

Eseguire l’analisi Condurre con Excel una analisi della media mobile significa tracciare il grafico dei dati storici, quindi aggiungervi, tramite la procedura dedicata, la specifica linea di tendenza della media mobile indicando il periodo di questa. Ecco come procedere. Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata contestualmente la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte. Conclusa l’impostazione del grafico fare clic destro su un qualsiasi punto della curva, e nel menu contestuale scegliere la voce Aggiungi linea di tendenza. Si accede così alla maschera a due schede che gestisce la procedura. Nella scheda Generale fare clic sull’icona della media mobile, quindi specificare nella finestrella a fianco la periodicità desiderata. A questo punto, accedere alla scheda Opzioni, e nella parte superiore di essa spuntare il bottone Personalizzato se si vuole assegnare un nome specifico alla linea di tendenza. In caso contrario le verrà assegnata una denominazione generica che comprende anche l’indicazione della periodicità dell’analisi. Premendo il pulsante Ok viene visualizzata la nostra curva rappresentati-

va della media mobile. Se vogliamo aggiungerne una seconda, con una periodicità diversa, basta ripetere la procedura. Per cancellare una curva, invece, fare clic destro su un suo punto, e nel menu contestuale al clic selezionare Cancella. Si noti che non è prevista la periodicità 1. Infatti, se si scegliesse tale parametro, in base alle considerazioni appena fatte si otterrebbe una linea di tendenza che andrebbe a sovrapporsi esattamene a quella dei dati storici. Infatti i punti della linea rappresenterebbero la media con se stessi dei corrispondenti punti della curva dei dati storici!

Attributi della linea di tendenza Il tracciato della curva può essere opportunamente personalizzato, al fine di distinguerla da quella dei dati storici. Ecco come operare. Fare clic destro su un punto della linea di tendenza, e nel menu che viene visualizzato optare per la voce Formato linea di tendenza. Si accede ad una maschera a tre schede, due delle quali sono le stesse che già conosciamo. Accedere alla scheda Motivo, nella quale si spunta il bottone Personalizzata. Vengono così attivati automaticamente gli elenchi a discesa associati alle caselle Stile, Colore, e Spessore. Aprirli, e procedere alle impostazioni desiderate di cui viene visualizzata l’anteprima nella finestrella sottostante. Premere il pulsante Ok per riaccedere al grafico.



Excel Un tabulato a lettura agevolata Il problema

Creare un tabulato che permetta una migliore leggibilità, alternando righe chiare e scure

La soluzione

Formattare condizionalmente le righe pari o dispari del tabulato ello scorso numero di settembre abbiamo dedicato una scheda alla funzione di formattazione condizionale, grazie alla quale si può impartire ad un cella o ad una zona una particolare formattazione (a livello di colore, caratteri, formati numerici, e così via) a seconda dei dati che vi sono contenuti. Per esempio, se stiamo impostando un modello di contabilità, si può fare si che tutte le celle in cui sono ospitati valori negativi presentino uno sfondo rosso. Ma è solo un esempio, perché le applicazioni di questa versatile funzionalità sono solo da immaginare. Nella presente scheda vedremo come è possibile impostare in un batter d’occhio un tabulato a lettura agevolata. Ci riferiamo ad una tabella in cui le righe sono alternativamente bianche e grigie (o di un altro colore tenue) per consentire una migliore leggibilità dei dati che si trovano in righe adiacenti. In questo caso ci dobbiamo avvalere della possibilità di utilizzare una formula per esprimere la condizione di formattazione. In pratica, le righe dispari avranno uno sfondo grigio, mentre le pari quello tradizionale del foglio di lavoro. Ma come possiamo impostare in pratica tale vincolo? Avvalendoci di due funzioni Excel: RESTO e RIGA che rispettivamente

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calcolano il resto di una divisione e restituiscono il numero delle riga in cui c’è la funzione.

La formattazione condizionale Evidenziare la zona corrispondente al tabulato (per esempio A1:K30), aprire il menu Formato, e selezionare Formattazione condizionale. Nella maschera che viene visualizzata aprire l’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1 e selezionare La formula è. Nella casella a fianco inserire l’espressione =RESTO (RIF.RIGA(A1);2)>0, che equivale a dividere il numero della riga per 2 e a calcolarne il resto. Se il numero della riga è pari il resto sarà zero e la condizione non è verificata, ma se è dispari il resto è maggiore di 0, e la condizione è verificata. In tal caso viene assegnato il formato che stabiliremo. Come? Facendo clic sul pulsante Formato, e selezionando il colore grigio nella paletta della scheda Motivo della maschera che viene visualizzata. Premere il pulsante Ok per consolidare la scelta e ritornare alla maschera di formattazione, dove nella finestra dedicata si valuta l’anteprima dell’assegnazione. Premendo ancora il pulsante Ok le righe dispari della tabella si presenteranno con lo sfon do grigio.

La formattazione condizionale Lanciare la procedura Evidenziare la zona corrispondente al tabulato, aprire il menu Formato e optare per Formattazione condizionale. Nella maschera cui si accede aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella e selezionare La formula è.

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Inserire la formula condizionale Nella casella dedicata inserire l’espressione =RESTO(RIF.RIGA(A1);2)>0 . Tale condizione viene verificata per le righe del tabulato che hanno un numero dispari, e in tal caso le loro celle si presenteranno con fondo grigio.

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Impostare il formato condizionale Fare clic sul pulsante Formato. Così facendo viene aperta una maschera a tre schede. Aprire la scheda Motivo, e nella paletta cromatica selezionare il colore da assegnare allo sfondo delle celle delle righe dispari (grigio).

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Il risultato finale Ecco come si presenta il nostro tabulato a lettura agevolata. Le celle delle righe dispari hanno uno sfondo grigio, mentre quello delle righe pari non è stato modificato. È possibile impostare ulteriori condizioni per impartire una colorazione anche alle celle delle righe pari.

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Excel Personalizzare gli istogrammi Il problema

Personalizzare un istogramma sostituendo le barre del grafico con un disegno

La soluzione

Creare il disegno sostitutivo, quindi incollarlo nelle barre dopo averle evidenziate li istogrammi, in generale, visualizzano in maniera anonima i dati che sono chiamati a interpretare. Pertanto, in certi casi, per dare loro un maggior impatto comunicativo si rivela preziosa la possibilità di sostituirne le barre con un disegno che richiami più da vicino la situazione rappresentata. L’effetto è ancora più efficace se la sostituzione avviene prevedendo che il disegno si autodimensioni proporzionalmente all’entità dei valori che corrispondono alle singole barre. Ma ecco come procedere, per esempio, per creare un istogramma in cui le barre siano sostituite, poniamo, dal disegno di un cuore. Innanzitutto, se già non lo fosse, visualizzare in calce al foglio la barra degli strumenti di disegno (Visualizza/Barre strumenti/Disegno). A questo punto, nella suddetta barra, aprire il menu Forme, selezionare ancora Forme, e nella paletta grafica che si apre fare clic sul simbolo del cuore. Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un cuoricino. Evidenziarlo, e colorarlo in rosso facendo clic sull’icona di riempimento colore, e selezionando poi tale tonalità nella paletta cromatica che viene aperta. A cose fatte copiare il disegno. Porre il cursore nell’area del grafico, fare

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clic su una qualsiasi barra, e poi ancora clic. Con il primo clic si determina la selezione di tutte le barre presenti nel grafico (al loro interno viene esibito un quadratino), mentre con il secondo viene selezionata la singola barra, lungo i bordi della quale compaiono delle maniglie. Adesso aprire il menu Modifica, e selezionare la voce Incolla. Così facendo la barra scompare, e al suo posto si presenta il disegno del nostro cuoricino le cui dimensioni si assestano automaticamente al precedente contorno della barra. Operare nello stesso modo sulle altre barre per completare il diagramma. Per i patiti della nomenclatura ricordiamo che nel gergo degli addetti ai lavori la nuova composizione ha un nome ben preciso: pittogramma.

Impilare i disegni Se, anziché un solo cuore, vogliamo visualizzarne più d’uno, possiamo impilarli. Fare clic destro sul cuore, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Nella maschera cui si accede premere il pulsante Riempimento, e nel box che si apre attivare la scheda Immagine. In calce ad essa spuntare il bottone In pila. Nella casella dedicata specificare il numero di cuori da visualizzare.

Creare il disegno e replicarlo Creare il disegno Aprire il menu Forme, selezionare ancora Forme, e nella paletta grafica che si apre selezionare il simbolo del cuore. Portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnarlo spostando semplicemente il mouse. Copiare il disegno.

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Evidenziare la barra Fare clic su una qualsiasi barra del grafico, e poi ancora clic. Con il primo clic si ottiene la selezione di tutte le barre, con il secondo viene evidenziata la singola barra. Aprire il menu Modifica e selezionare Incolla.

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Il risultato finale Ad incollaggio avvenuto la barra originale scompare, e al suo posto si presenta il’immagine che vi abbiamo selezionato. Le sue dimensioni si assestano automaticamente ai preesistenti contorni della barra.

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Impilare le immagini Fare clic destro sulla barra cuore, e nel menu contestuale optare per Formato serie dati. Nella maschera visualizzata premere il pulsante Riempimento, e nel box cui si accede attivare la scheda Immagine. Spuntare il bottone In pila.

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Excel Interpolare i dati di un grafico Il problema

Migliorare la presentazione di un grafico lineare quando mancano alcuni dati

La soluzione

Tracciare il grafico, quindi attivare l’opzione di interpolazione automatica dei valori mancanti otrebbe succedere, quando si realizza un grafico lineare, che la serie numerica da utilizzare come base presenti alcuni valori vuoti. In tal caso, le lacune saranno evidenziate inesorabilmente nel piano cartesiano, e risulteranno tanto più appariscenti se sono consecutive, oppure precedono e seguono un singolo dato. Insomma, il diagramma risultante non solo non è assolutamente bello da vedere, ma perde il suo impatto comunicativo. E allora? Si può rimediare in vari modi. La soluzione più immediata (ma non la migliore) è quella di stimare ad occhio i valori mancanti e di inserirli manualmente per colmare gli ineffabili vuoti. Tale procedura, pur essendo veloce e facile da attuare è ben poco scientifica. Meglio quindi ricorrere ad una opzione dedicata che è stata sviluppata espressamente per porre rimedio a tali situazioni. In pratica, viene eseguita una interpolazione automatica della serie numerica con il risultato che i dati mancanti vengono calcolati automaticamente con un metodo matematico assolutamente rigoroso. Ovviamente, questo non significa che i nuovi dati rispecchino la si-

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tuazione reale, ma almeno l’iter procedurale viene garantito, e restituisce alla serie la continuità che le mancava. Ecco come procedere.

Interpolare o azzerare i dati I vuoti del grafico Quando si realizza un grafico lineare, se la corrispondente serie di valori non è completa vengono visualizzati dei punti di discontinuità che si materializzano in antiestetici vuoti.

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Attivare le opzioni Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella denominata Grafico. A questo punto mettere la spunta alla casella Interpola.

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Il grafico interpolato Ecco come si presenta il grafico di figura 1 dopo che è stata attivata l’opzione di interpolazione. La curva non presenta più discontinuità, ed è adesso rappresentata da un tratto costante decisamente più bello da vedersi.

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Azzeramento dei dati Se nella maschera di figura 2 si spunta il bottone Zero, i dati mancanti vengono considerati come nulli. Con questa mossa viene artificiosamente ripristinata la continuità della curva.

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Interpolare i dati Una volta realizzato il grafico, e resici conto che la sua presentazione lascia a desiderare, farvi sopra clic, aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Opzioni. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella denominata Grafico. A questo punto, ci vengono offerte due possibilità. Se si spunta il bottone Interpola viene attivata tale opzione, pertanto la curva non presenterà più discontinuità, ma è rappresentata da un tratto costante, che media, per l’appunto, grazie all’interpolazione, le palesi discontinuità. L’alternativa è quella di spuntare il bottone Zero. Così facendo, i dati mancanti vengono presi in considerazione come fossero degli zeri, pertanto, sia pure artificiosamente, viene ripristinata la continuità della curva, che in loro corrispondenza andrà a toccare l’asse delle X. Nelle figure 3 e 4 sono rappresentati i grafici rispettivamente risultanti dall’attivazione dell’opzione di interpolazione e dell’azzeramento dei valori mancanti.



Excel Impostare le etichette delle tabelle Il problema

Definire opportunamente gli attributi delle etichette di una tabella quando la larghezza delle celle che le ospitano è insufficiente

La soluzione

Avvalersi delle opzioni di formattazione dedicate per variarne l’orientamento o l’impaginazione apita spesso, impostando una tabella, che il testo dell’etichetta di una o più colonne sia più lungo della larghezza della colonna che lo deve ospitare. La soluzione immediata, ma non la migliore, è quella di allargare la colonna stessa, ma così facendo si allarga la tabella, che può anche fuoriuscire dall’area di lavoro, mentre la colonna si presenta sovradimensionata per i contenuti. Fortunatamente Excel propone numerose opzioni di formattazione che, applicate ai testi dell’etichetta, consentono di risolvere brillantemente il problema. Per esempio, le etichette, anziché essere orizzontali possono essere posizionate in verticale (variandone l’angolazione), oppure si possono disporre su due righe attivando gli a capo all’interno delle celle. Insomma, una soluzione si può sempre trovare. Vediamo come.

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Le etichette in verticale Creata la tabella, se si configurano i suddetti problemi di impaginazione, evidenziare la riga che ospita le etichette, quindi aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Si accede così alla maschera per la formattazione dei testi, che si presenta articolata in

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più schede. Attivare la scheda Allineamento. Nella sezione Orientamento è possibile stabilire l’inclinazione dei testi in un intervallo compreso fra 0 e 90 gradi, cui corrispondono rispettivamente la posizione orizzontale e quella verticale. Facendo clic sui pulsanti che corredano la finestrella sottostante la scala graduata si può variare il parametro inclinazione per incrementi unitari successivi, oppure si digita direttamene il dato nella finestrella stessa. Il valore attribuito viene monitorato in tempo reale dall’indicatore.

Altre definizioni La scheda consente di operare anche altre importanti definizioni. Innanzitutto, i tre checkbox in calce ad essa permettono rispettivamente di disporre il testo su più righe consentendo lo a capo automatico, di rimpicciolire i caratteri per adattare i testi alla larghezza della colonna, e di unire più celle adiacenti se il testo deborda in queste ultime. Nelle caselle Orizzontale e Verticale, invece, è possibile definire le varianti di questi tipi di allineamento. In particolare la variante Riempi dell’allineamento orizzontale ripete l’etichetta sino a occupare tutta la cella.

Le opzioni di allineamento La scheda allineamento Selezionare le celle su cui intervenire, quindi aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Allineamento dove si può procedere a vari tipi di definizioni.

Verticalizzare le etichette Nella sezione Orientamento è possibile stabilire l’inclinazione dei testi in un intervallo compreso fra 0 e 90 gradi. Impostare il valore facendo clic sui pulsantini che corredano la finestrella sotto la scala graduata.

Adattare i testi alle celle, e viceversa Le caselle in calce alla scheda consentono di attivare lo a capo automatico nelle celle, di rimpicciolire i caratteri per adattare i testi alla cella, e di unire più celle adiacenti se il testo deborda in queste ultime. Allineamento verticale e orizzontale Tramite gli elenchi associati alle caselle Orizzontale e Verticale, è possibile definire le varianti di questi tipi di allineamento. La variante Riempi dell’allineamento orizzontale ripete l’etichetta sino a occupare tutta la cella.


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Fogli elettronici: utilizziamo le funzioni avanzate di Excel Dalle tabelle pivot alle array, passando per le interrogazioni di database esterni, vi spieghiamo come usare meglio lo spreadsheet di Microsoft

nche se hanno fatto la loro comparsa da più di un ventennio, diventando subito protagonisti fra gli strumenti di produttività individuale, i fogli elettronici rimangono tuttavia sottoutilizzati. Stime ottimistiche indicano che li si sfrutta mediamente per il 15 per cento delle loro possibilità, ed è risaputo che la maggior parte di chi se ne serve li impiega soprattutto per creare grafici e semplici tabelle (di cui si limita per lo più a sommare i contenuti di righe e colonne). Eppure sono disponibili moltissime funzionalità, potenti e non difficili da utilizzare, che consentirebbero di estenderne notevolmente gli oriz-

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Le array

Array, significa letteralmente schiera, ma anche lista, o elenco. Nel nostro caso, il termine viene utilizzato per definire particolari elaborazioni che si eseguono utilizzando le tradizionali funzioni di Excel, ma avvalendosi di una speciale tecnica di inserimento dei dati che le rendono più versatili, consentendo così di risolvere con eleganza problemi anche molto complessi. Per esempio, si possono sommare gli “n” valori più grandi di una lista, elaborare valori compresi in un determinato p. 150 intervallo, e così via.

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Interrogare archivi esterni

Le funzioni di database di cui dispone Excel sono molto potenti, ma se ne può estendere notevolmente il campo di applicazione prevedendo l’interrogazione di archivi esterni, direttamente dall’interno di un foglio di lavoro. In pratica, basta specificare il percorso di residenza della cartella che contiene l’archivio da interrogare, quindi specificare quale deve essere la struttura del prospetto destinato ad ospitare i dati dela ricerca. È anche possibile interrogare archivi esterni realizzati con Access, dBase, o p. 152 Fox Pro.


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zonti applicativi ben al di là del semplice utilizzo che si è soliti farne. Nella presente guida analizzeremo alcune funzioni di Excel pressoché sconosciute alla maggior parte degli utenti, ma comunque alla portata di tutti e dense di interessanti applicazioni pratiche. Le esploreremo prendendo come falsariga quelle che operano all’interno di Excel 2002, ma anche chi è in possesso delle precedenti versioni del programma potrà ugualmente avvantaggiarsene dal momento che la loro dinamica operativa resta in linea di massima pur sempre la stessa. Alberto Nosotti

Le tabelle pivot

L’utilizzo più diffuso che viene fatto di un foglio elettronico è quello di creare tabelle. Grazie alle tabelle pivot, un’innovativa funzionalità di Excel, è possibile analizzarne i contenuti (anche graficamente) p. 154 sotto le ottiche più diverse. Avete un argomento da sottoporci? Scriveteci! [email protected] Fax: 02.21.56.24.40 Gli argomenti di interesse generale verranno trattati dai nostri esperti in questa sezione

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Lavorare con le array

Trucchi e consigli per estendere il campo di applicazione delle funzioni di Excel rray, significa letteralmente schiera, ma anche lista, o elenco. Nel nostro caso, in particolare, sta per indicare specifiche elaborazioni, che avranno luogo utilizzando le tradizionali funzioni di Excel, ma con una speciale tecnica che ne estende notevolmente il campo di applicazione. In altre parole, queste ultime diventano più versatili consentendo così di risolvere con eleganza e semplicità problemi anche molto complessi. Conviene fare subito un esempio pratico, riferendoci alla tabella a fianco. Quello che vogliamo fare è completare la colonna vuota dedicata ad ospitare la valorizzazione dell’imponibile per compilare la relativa fattura. Utilizzando le tecniche tradizionali si inserisce nella cella E4 l’espressione C4*D4, quindi la si replica verso il basso. Ma c’è un altro modo di operare, che ci illumina sulla tecnica di manipolazione delle array. Selezionare la zona E4:E7, inserire nella cella l’espressione =C4:C7*D4:D7, e invece di copiarla verso il basso, premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscolo+Invio. Vengono così visualizzati i dati desiderati, ma i contenuti delle celle della zona E4:E7 sono un po’ diversi da quelli che ci aspetteremmo. Infatti, se posizioniamo il cursore su una qualsiasi cella vi troviamo la formula {=C4:C7*D4:D7}. In pratica, l’espressione che abbiamo digitato prima appare racchiusa fra due parentesi graffe. Sono state inserite automaticamente da Excel proprio perché i dati specificati devono essere elaborati in un certo modo.

Un semplice esempio Completare una tabella La tecnica delle array può essere utilizzata per calcolare con una sola operazione i prodotti dei valori delle celle adiacenti di una zona. Nel nostro caso, determineremo l’imponibile da fatturare per un certo numero di prodotti in base al numero di pezzi venduti e al loro prezzo di listino. Evidenziare la zona E4:E7, inserire nella cella E4 la formula =C4:C7*D4:D7, quindi premere contemporaneamente i tasti Control, Maiuscolo, e Invio. Così facendo nella zona evidenziata compariranno i risultati desiderati.

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Le formule Se ci portiamo su una qualsiasi delle celle della zona che si era evidenziata, ci rendiamo conto che Excel ha inserito in tutte queste ultime la formula che abbiamo digitato, ma l’ha modificata racchiudendola fra parentesi graffe. Nel gergo degli addetti ai lavori si dice che l’inserimento è stato eseguito in modo matriciale. Si noti che non si ottiene lo stesso risultato inserendo l’espressione nelle singole celle e digitando direttamente le parentesi graffe.

Editare una array La modifica di una formula che è stata inserita in modalità matriciale non può essere eseguita con le tecniche tradizionali. Ecco come operare. Evidenziare la zona occupata dalle espressioni, e premere il tasto F2 per attivare l’editing. Operare le modifiche desiderate, quindi consolidarle con la pressione contemporanea dei tasti Control, Maiuscole, e Invio. Premendo semplicemente Invio si determina la visualizzazione del messaggio di errore: Impossibile modificare parte di una matrice.

PER SAPERNE DI PIÙ Consultare la guida In certi casi, l’impostazione di una formula da elaborare con la tecnica matriciale richiede che venga adottata una particolare sintassi. Per documentarsi ampiamente sulle array e sul loro utilizzo vale la pena di consultare i corrispondenti argomenti della guida in linea. Ecco come procedere. Nella casella di ricerca libera, digitare Utilizzo delle matrici e premere Invio. Consultare i primi tre fra gli argomenti visualizzati nell’elenco dei risultati.


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Applicazioni pratiche delle array Somme di dati particolari Se nella tabella in figura si vogliono sommare i dati maggiori di 100, per ottenere il risultato desiderato basta utilizzare la formula =SOMMA.SE(B3:C7;”>100”;B3:C7). Ma se vogliamo sommare quelli, poniamo, fra 100 e 200, la formula non si può più applicare: bisogna ricorrere alle array. L’espressione da utilizzare, dalla sintassi decisamente inedita, è: {=SOMMA((B3:C7>100)*(B3:C7<200)*(B3:C7))}.

Utilizzare l’operatore “O” Se nella cella B10 inseriamo un valore da ricercare nella tabella soprastante, e nella cella C10 digitiamo la formula =SE(O(B10=B3:C7);”è presente nella tabella”;” non è presente nella tabella”), e la inseriamo poi in forma matriciale, in C10 verrà visualizzato un messaggio che ci informa se il valore di riferimento è presente o meno nella tabella. Una delle possibili alternative alla matrice potrebbe essere la combinazione tradizionale delle funzioni CONTA.SE e SE.

Sommare i valori più grandi È possibile sommare gli “n” valori più grandi di un elenco (per esempio, i tre valori più alti). Ci si avvale della funzione SOMMA in combinazione con le funzioni RIF.RIGA e GRANDE. Quest’ultima restituisce l’ennesimo valore più alto di una lista. In pratica, riferendoci alla figura, se si inserisce nella cella H10 l’espressione =SOMMA(GRANDE(B3:B7;RIF.RIGA(1:3))) in forma matriciale, viene restituita la somma dei tre valori numerici più alti presenti nella lista.

Documentarsi sulle funzioni Per meglio comprendere la dinamica operativa delle espressioni matriciali di cui abbiamo esemplificato l’utilizzo, è consigliabile documentarsi sulla meccanica operativa delle funzioni che sono state impiegate per impostare le varie formule. Accedere alla guida in linea di Excel, attivare la scheda di ricerca libera, e nella casella di interrogazione digitare di volta in volta SOMMA.SE, SE, GRANDE, e RIF.RIGA per accedere alle corrispondenti videate di aiuto.

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Analizziamo la situazione senza indulgere nella banale considerazione che, almeno nell’esempio fatto, le array rappresentano piuttosto una complicazione dal momento che per ottenere il risultato basterebbe, come abbiamo visto, impostare una semplice formula e ricopiarla. Quello che ci deve fare meditare è che questa volta abbiamo indicato una volta per tutte le zone da moltiplicare, e il fatto di avere consolidato l’espressione con la speciale sequenza di controllo ci ha evitato di procedere alle operazioni di replica. A proposito della sequenza di controllo, vale la pena di sottolineare che non si otterrebbe lo stesso risultato aggiungendo semplicemente all’espressione di base le due parentesi graffe. Se voglio essere precisi possiamo dire che la sequenza di controllo fa si che l’input avvenga in forma cosiddetta matriciale. A questo punto, dal momento che quasi tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate in questo modo, è possibile immaginarne le più disparate applicazioni estensive. Tutto sta ad impostare la formula di base, da interpretare poi con la tecnica delle array. Questa tecnica, fra l’altro, presenta anche un altro grande vantaggio, che è quello di poter concentrare direttamente in una singola cella il valore risultante da una serie di elaborazioni intermedie che richiederebbero l’impostazione di singole espressioni. Per esempio, se vogliamo calcolare la somma dei fatturati relativi ai singoli prodotti della tabella non è necessario calcolarne le valorizzazioni intermedie. Infatti, basterà inserire in una qualsiasi posizione la formula =SOMMA(C4:C7*D4:D7), quindi consolidarla premendo Control+Maiuscole+Invio. Insomma, le applicazioni pratiche delle array sono solo da immaginare. L’unico problema, se tale lo possiamo chiamare, sta nell’impostare le espressioni da utilizzare come punto di partenza. Non si possono dettare a priori soluzioni per un certo problema: sarà la nostra conoscenza delle funzioni di Excel a suggerirci come utilizzarle.

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Interrogare un archivio esterno

Excel può controllare e ricercare dati su database esterni come Access e dBase

Individuare l’archivio e interrogarlo Lanciare la procedura Dall’interno di un foglio di lavoro Excel si può interrogare un archivio esterno registrato sulle memorie di massa del sistema. L’interrogazione può avere luogo solo se la corrispondente tabella è stata opportunamente denominata prima di salvare la cartella che la contiene. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Importa dati esterni, e nel corrispondente sottomenu optare per Nuova query su database. Si accede così alla maschera per la specifica del tipo di archivio da interrogare.

xcel dispone di una speciale funzione, il Filtro automatico, che consente di interrogare direttamente con semplici procedure un archivio tabellare ospitato nel foglio di lavoro. Ma c’è di più. Infatti, dall’interno di quello in cui ci si trova si può addirittura interrogare un archivio esterno, registrato su disco, creato con Excel, con Access, o con dBase. In questi casi ci si deve collegare ai corrispondenti file con particolari procedure. Vale la pena di conoscerle, perché una volta che si è familiarizzato con le relative tecniche si dispone di un nuovo e potente strumento di analisi. Prima di cominciare, però, conviene rinfrescare a chi non lo ricordasse bene, il concetto di database.

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Selezionare il tipo di archivio Nella maschera che viene visualizzata spuntare, se già non lo fosse, la casella Usa creazione guidata query, quindi selezionare la voce File di Microsoft Excel. Si noti che è possibile, operando le opportune selezioni, procedere anche all’interrogazione di archivi esterni che siano stati creati con Microsoft Acces, Fox Pro, o dBase. Non si confonda il file che ospita la tabella da interrogare con quest’ultima, che rappresenta l’archivio vero e proprio.

Impostare il percorso di destinazione Nella successiva fase della procedura si imposta il percorso di destinazione della cartella in cui è contenuto il database tabellare da interrogare. È assolutamente imperativo che la zona dove risiede la suddetta tabella sia stata denominata. Se il nome assegnato è un nome composto, bisogna collegare con un underscore le varie parole in cui si articola. Nella finestra di sinistra del box selezionare il nome del file che ospita la tabella, quindi premere il pulsante Ok.

Che cos’è un database Può essere assimilato ad un insieme di dati omogenei opportunamente raggruppati in unità definite record. Questi ultimi, a loro volta, si articolano in elementi chiamati campi, che svolgono la funzione di classificare i dati archiviati. Facciamo un esempio. Un database Fatture, classifica tutte le informazioni relative a queste ultime, ed i suoi record saranno articolati nei campi Data, Numero fattura, Nome cliente, Imponibile, e così via, ognuno dei quali destinato ad ospitare i corrispondenti dati. Chiariti questi concetti, ecco che si può considerare il nostro archivio alla stregua di una tradizionale tabella Excel. Nelle celle della prima riga sono contenuti i nomi dei campi, mentre ognuna delle righe sottostanti corrisponde a un record.

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Specificare la tabella da interrogare Nella sezione di sinistra della maschera sono elencate le tabelle dati (solo quelle opportunamente denominate) contenute nel foglio di lavoro di cui è stato precedentemente specificato il percorso. Ecco spiegata la raccomandazione fatta più volte di procedere alla denominazione della tabella archivio. Se non lo si fosse fatto non sarebbe ora possibile rintracciarla e indicarla ad Excel come oggetto dell’interrogazione che stiamo impostando.


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Definire i campi da presentare Se si fa doppio clic sul nome della tabella da interrogare vengono elencati i campi in cui si articola. Selezionare uno ad uno i campi che devono figurare nel prospetto dei risultati dell’interrogazione e premere il pulsante con il segno di maggiore per trasferirli nella finestra di sinistra. Se si evidenzia il nome di un campo e si apre il pulsante Anteprima, se ne possono esplorare i contenuti nella finestrina in calce a sinistra della maschera.

Impostare i criteri di interrogazione La maschera che gestisce la definizione dei criteri di ricerca si articola in due sezioni. In quella di sinistra si seleziona il campo da coinvolgere nella interrogazione, mentre nelle caselle di destra si impostano i relativi criteri. Se ne possono definire tre, tanti quante sono le coppie di caselle presenti. Aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella e selezionare l’operatore da utilizzare. Nella casella a fianco, invece, specificare il termine di riferimento. I criteri si collegano fra loro con gli operatori And o Or.

Definire gli ordinamenti Premendo il pulsante Avanti nella maschera di figura 6, si accede al box per la definizione opzionale dei criteri di ordinamento. Si possono definire ordinamenti sino a tre livelli, pari al numero di caselle presenti. In pratica, si apre l’elenco a discesa associato alla prima casella e si definisce il campo da prendere come riferimento per l’ordinamento, dopodiché si spunta il bottone corrispondente a come devono essere presentati i dati (in ordine crescente o decrescente).

Il risultato finale Nelle maschere successive a quelle di figura 7 si specifica che i risultati devono essere inseriti nel foglio di lavoro corrente, e se ne definisce la posizione. In pratica, verrà visualizzata una tabella articolata in tante colonne quanti sono i campi di cui si è richiesta la presenza, mentre nelle righe sottostanti l’intestazione sono raccolti i record individuati. Si noti la presenza di una minibarra strumenti che permette di gestire eventuali modifiche al profilo di interrogazione.

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Per utilizzarla come archivio esterno, però, bisogna assolutamente assegnare un nome alla zona che la ospita. Nel nostro caso abbiamo optato per Archivio_Fatture (attenti all’underscore), e abbiamo registrato sul disco fisso C:\ il corrispondente file con il nome Fatture. Questi dati sono essenziali per poter procedere all’interrogazione. Ma vediamo come estrarre dall’archivio le fatture con imponibile superiore a 1.000 euro.

Interrogare l’archivio esterno Aprire il menu Dati, selezionare Importa dati esterni, e nel corrispondente sottomenu optare per Nuova query su database. Nella maschera che viene visualizzata spuntare, se già non lo fosse, la casella Usa creazione guidata query, quindi selezionare la voce File di Microsoft Excel. Premendo il pulsante Ok si accede ad una nuova maschera in cui si imposta il percorso di residenza della cartella che ospita il nostro archivio. Quando il nome del file (Fatture) compare nella finestra di sinistra, selezionarlo, e premere il pulsante Ok. Si determina così l’apertura di un box articolato in due finestre. Nella prima sono elencati i nomi degli archivi tabellari presenti nella cartella. Fare doppio clic su quello che ci interessa (Archivio_Fatture) per visualizzare i nomi dei campi di cui si compone. Selezionare quelli che devono figurare nei risultati dell’interrogazione e trasferirli a destra facendo clic su Aggiungi. Premendo il pulsante Avanti si accede al pannello per impostare i criteri di interrogazione. Selezionare nella finestra di sinistra il nome del campo Imponibile, quindi nella prima riga di caselle specificare l’operatore da utilizzare (maggiore di), e il valore di riferimento 1000. Nella maschera successiva è possibile definire opzionalmente i criteri per l’ordinamento finale, mentre in quella che conclude la procedura si definisce la posizione della tabella che compendia i risultati della ricerca. Premere il pulsante OK per visualizzarla. Si possono definire criteri di ricerca più complessi utilizzando le righe di caselle sottostanti, collegandole fra loro con gli operatori And o Or.

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Le tabelle pivot: gli analisti di Excel

Le funzioni pivot, grazie alla loro interattività, si rivelano un potente strumento per l’analisi dei dati

La procedura nel dettaglio Attivare la procedura Evidenziare una qualsiasi cella della tabella originale per indicare ad Excel che dovrà elaborare la zona occupata da quest’ultima. Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Così facendo si accede ad un box in cui si specifica il tipo di dati da analizzare, che nella fattispecie è Elenco o database Excel. Inoltre, se già non lo fosse, si spunta il bottone Tabella pivot nella sezione Indicare il tipo di rapporto da creare. Spuntare Grafico pivot se è questo che si vuole realizzare.

e, come è vero, l’utilizzo più diffuso che viene fatto di un foglio elettronico è quello di creare tabelle, si rivelano benvenute tutte quelle funzionalità che consentono di analizzarne i contenuti sotto le ottiche più diverse. Infatti, anche se una tabella si presenta come un semplice insieme di dati articolati in righe e colonne, utilizzando gli strumenti opportuni la si può trasformare in una miniera di informazioni. È quello che si ottiene avvalendosi di una speciale funzionalità di Excel, che tramuta quella originale in nuova tabella, dotata però di speciali caratteristiche che favoriscono le più disparate analisi delle informazioni in essa contenute. La nuova tabella viene definita pivot, proprio in virtù di queste sue peculiarità. Visto che l’argomento è articolarmente vasto, raccomandiamo caldamente di complementare le nostre note consultando l’aiuto in linea: accedere alla scheda di ricerca libera della guida, e digitare Creare una tabella pivot nella casella di interrogazione. Il materiale reperito consentirà di diventare degli esperti. Ma ecco come procedere per impostare una tabella pivot. Fare clic su una qualsiasi cella di quella originale per indicare ad Excel che dovrà elaborare la zona occupata da quest’ultima. Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Così facendo si accede ad un box in cui si specifica il tipo di dati da analizzare, che nella fattispecie è Elenco o database Excel. Inoltre, se già non lo fosse, si spunta il bottone Tabella pivot nella sezione Indicare il tipo di rapporto da creare.

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Specificare la posizione dei dati Il secondo passo della procedura prevede che si selezioni l’area occupata dalla tabella. Questa operazione non è necessaria se in precedenza si è evidenziata la tabella, oppure se si è fatto clic su una sua qualsiasi cella. Se la zona da processare non è stata indicata in precedenza lo si può fare in questa sede facendo clic sul pulsantino a fianco della casella Intervallo. Si può operare anche su una tabella esterna, oppure su un insieme di dati non necessariamente raggruppati.

Indicare la posizione dei risultati In questa fase si specifica dove deve essere posizionata la tabella pivot che si sta creando. La posizione può essere scelta spuntando il bottone corrispondente alle voci proposte nella maschera. Si può optare per visualizzare la tabella nello stesso foglio di lavoro che ospita i dati. Se si opta per un nuovo foglio questo verrà creato automaticamente. Facendo clic sul pulsante Layout si può impostare preliminarmente l’analisi da eseguire.

La tabella pivot Ecco come si presenta la tabella pivot, o meglio, la struttura che serve da falsariga per realizzare le analisi desiderate. La tecnica è quella di trascinare nell’area centrale (per ultimi) i riferimenti ai valori da elaborare, e nelle aree al di sopra e a fianco di essa le altre voci. I risultati e il tipo di analisi variano, ovviamente, a seconda degli elementi che vengono utilizzati. Se si inserisce subito una voce nell’area centrale la struttura della tabella si presenta contratta.


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Eseguire un’analisi incrociata

I grafici

Vendite per Mese e Agente Per incrociare il dato Mese con il dato Agente al fine di ottenere il fatturato realizzato dai singoli venditori, porteremo nell’area centrale la voce Fatturato, nella fascia superiore la voce Agenti, e in quella laterale la voce Mese.

Creare un grafico pivot La procedura è quella che già abbiamo descritto, ma nella prima maschera bisogna spuntare la voce Grafico pivot. Il diagramma che esprime i risultati dell’analisi ha le stesse caratteristiche di interattività della tabelle pivot.

Modificare il tipo di elaborazione Per default, i dati numerici vengono elaborati eseguendone il consolidamento per somma. Per eseguire altri tipi di elaborazione fare doppio clic sul pulsante in alto a sinistra della tabella pivot. Selezionare il tipo desiderato nel box che viene aperto.

I campi pagina Se nella fascia omonima del diagramma si trascina la voce Agente, o Mese, o Prodotto, aprendo poi l’elenco a discesa ad esse associato e selezionando una sottovoce (per esempio un agente), il grafico si riferirà a quella sottovoce.

Premendo il pulsante Avanti viene visualizzato un box in cui sono già inserite le coordinate della zona occupata dalla tabella (infatti ne avevamo evidenziato una cella). Procedendo oltre, si accede alla maschera che conclude la procedura, nella quale si specifica che, almeno nel nostro caso, la tabella pivot dovrà essere creata in un nuovo foglio di lavoro. Premere Fine per dare il via all’impostazione della tabella,

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che si presenta come una struttura vuota, articolata in una area centrale e in due fasce rispettivamente al di sopra e a sinistra della suddetta area. Contemporaneamente, nell’area di lavoro si apre un box in cui sono riportati i riferimenti ai campi previsti nella tabella originale. A questo punto, siamo in possesso dello strumento per analizzare i dati originali sotto le ottiche più disparate. Ecco come operare.

Eseguire un’analisi La tecnica per eseguire una analisi è molto semplice. In pratica, si prelevano dal box le voci da analizzare, e le si trasferiscono nelle tre aree della tabella pivot, determinando l’automatica visualizzazione dei risultati. Il tipo di analisi eseguita dipende dalle voci che vengono prelevate nel box e dall’area in cui sono rilasciate. La zona centrale è riservata per lo più a valori numerici, mentre l’area delle righe e co-


lonne a dati di altra natura. Conviene fare un esempio. Se vogliamo analizzare il fatturato per mese e per agente, porteremo nell’area centrale la voce Fatturato, nella fascia superiore la voce Agenti, e in quella laterale la voce Mese. Eseguita l’analisi, se si fa doppio clic sulle voci ospitate nelle fasce, se ne determina l’esplosione ed è possibile eliminare delle sottovoci di quella principale per rendere più mirato il pro spetto di analisi.


Excel Un tocco di colore per i tuoi grafici Il problema

Rendere più bello e accattivante un grafico realizzato con Excel

La soluzione

Agire sui colori dei suoi elementi e dello sfondo, utilizzando più tonalità cromatiche variamente sfumate olitamente, quando si realizza un grafico, ci accontentiamo del primo risultato raggiunto proposto dal programma. In altra parole, ci si affida alla procedura guidata di realizzazione del diagramma, dimenticando che sono disponibili opzioni di personalizzazione in grado di trasformare il più banale dei grafici in una piacevole composizione, dove il sapiente utilizzo del colore può conferire un aspetto decisamente professionale. In pratica, una volta creato il grafico di base, basta intervenire sulle tonalità degli elementi in cui questo si articola, e su quello degli sfondi, per trasformare già radicalmente la situazione aggiungendo quel tocco in più che fa la differenza. Il nostro primo esempio si riferisce alla personalizzazione di un tradizionale grafico a barre a due dimensioni.

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Personalizzare un istogramma Creato il grafico possiamo in teoria intervenire su tutte le aree in cui si articola, vale a dire, sul colore delle singole barre, sullo sfondo, sull’area esterna agli assi, e su quella che ospita la legenda. Non è detto però che si debbano prendere in considerazione tutte queste possibilità. Anzi, è decisamente consigliabile limitare gli interventi per evitare,

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abusando dell’utilizzo del colore, di ottenere un risultato addirittura opposto a quello che ci proponiamo. Per esempio, potrebbe bastare agire a livello delle barre e del loro sfondo. Ecco come procedere. Fare clic destro su una barra determinando la contemporanea evidenziazione di tutte quelle che rappresentano la medesima serie numerica, nonché l’apertura di un menu in cui si opta per la voce Formato serie dati. Si apre così una maschera a schede in cui si accede a quella denominata Motivo. Nella paletta ospitata nella parte sinistra della scheda si può scegliere il colore di base della barra, che verrà ovviamente applicato a tutte le altre della stessa serie. Se si preme il pulsante in calce alla paletta (Riempimento) si hanno altre e più ampie possibilità. Infatti, si accede ad una nuova maschera a schede che consente interventi a livello di sfumature, trame, motivi, e inserimento di immagini.

Sfumare il colore Nella scheda Sfumatura si può intervenire assegnando vari tipi di nuance al colore di base prescelto, oppure impostarne una a due colori che può essere realizzata estemporaneamente o scelta in un elenco di combinazioni prestrutturate. Se si opta per la

Sfumature e tonalità Personalizzare le barre Fare clic destro su una barra determinando la contemporanea evidenziazione di tutte quelle che rappresentano la medesima serie numerica, nonché l’apertura di un menu in cui si opta per la voce Formato serie dati. Si apre così una maschera a schede in cui si accede a quella denominata Motivo. Personalizzare i colori Se si preme il pulsante in calce alla paletta (Riempimento) si hanno altre e più ampie possibilità. Infatti, si accede ad una nuova maschera a schede che consente interventi a livello di sfumature, trame, motivi, e inserimento di immagini. Ad ogni intervento è preposta una scheda speciale. Sfumare il colore Nella scheda Sfumatura si assegnano vari tipi di nuance al colore di base. Se si opta per una sfumatura monocromatica, spuntare il bottone Un colore nella sezione omonima. I vari tipi di sfumatura, e le corrispondenti varianti, si selezionano in calce alla maschera.

Sfumature bicolori In questo caso, nella sezione superiore della maschera si spunta il bottone Due colori, determinando la comparsa di un’altra paletta cromatica per la selezione della seconda tonalità. Per quanto riguarda i tipi di sfumatura si opera come abbiamo appena descritto.


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open action strumenti sfumatura monocromatica, spuntare il bottone Un colore nella sezione omonima. Così facendo, accanto al bottone si

apre una casella cui è associata una paletta nella quale è già selezionato il colore precedentemente scelto per la barra. Si

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può accettarlo oppure selezionarne un altro. Nella sezione sottostante, invece, è possibile definire il tipo di sfumatura

Sfumature prestrutturate Si può optare per combinazioni di colori prestrutturate spuntando il bottone Preimpostato. Viene cosi aperta una casella cui è associato un elenco che propone le varie combinazioni pronte all’uso. Quella selezionata diventa la base per la sottostante galleria di tipi e varianti di sfumature. I Motivi Nella sezione di sinistra della scheda Motivo si possono personalizzare i bordi delle barre a livello di stile, colore, spessore e ombreggiatura, aprendo gli elenchi a discesa associati alle corrispondenti caselle. Le scelte operate possono essere monitorate direttamente.

Le trame Nella scheda Trama è prevista la scelta del tipo di disegno da utilizzare in alternativa al colore. Nella galleria ne sono ospitati 24, ma premendo il pulsante Altra trama si può accedere a nuove librerie, ammesso ovviamente che siano disponibili.

Personalizzare con le immagini La figura illustra la scheda Immagine, grazie alla quale si può operare una personalizzazione decisamente inedita degli elementi di un grafico o degli sfondi, che vengono riempiti con l’immagine stessa. Il riempimento può avvenire con una sola immagine o più copie di questa.


da adottare fra i sei proposti nell’elenco dedicato. Si noti che ad ogni categoria corrispondono quattro varianti che si possono apprezzare nella finestra accanto al suddetto elenco. Spuntare il bottone corrispondente al tipo di sfumatura desiderata e fare clic sulla variante da applicare. Non è il caso di addentrarci nella descrizione dei possibili effetti. Considerando che un disegno vale più di mille parole la cosa migliore da farsi è spuntare via via i vari bottoni associati alle voci dell’elenco e valutare le anteprime degli effetti risultanti. Si noti che agendo sull’indice della scala graduata sottostante la casella Colore 1 si varia l’intensità della tonalità su cui si sta lavorando inserendo così una nuova variabile. E veniamo alle sfumature bicolori. In questo caso, nella sezione superiore della maschera si spunta il bottone Due colori, determinando la comparsa di un’altra paletta cromatica per la selezione della seconda tonalità. Per quanto riguarda i tipi di sfumatura si opera come abbiamo appena descritto. Come si diceva, si può anche optare per combinazioni di colori prestrutturate spuntando il bottone Preimpostato. Viene cosi aperta una casella cui è associato un elenco che propone le varie combinazioni pronte all’uso. Quella selezionata diventa la base per la sottostante galleria di tipi e varianti di sfumature. Nella sezione di sinistra della scheda Motivo si possono personalizzare i bordi delle barre a livello di stile, colore, spessore e ombreggiatura, aprendo gli elenchi a discesa associati alle corrispondenti caselle. Le procedure di personalizzazione che abbiamo appena descritto si applicano indifferentemente, in certi casi con leggere varianti, a qua-

lunque altro elemento del grafico. Il nostro consiglio, comunque, lo ripetiamo, è quello di non strafare.

Altre personalizzazioni Le schede Trama, Motivo, e Immagine che affiancano la scheda Sfumatura, consentono di procedere ad altre interessanti operazioni di personalizzazione. Nella prima è prevista la scelta del tipo di trama (per esempio sughero, legno, granito) da utilizzare in alternativa al colore. Nella galleria ne sono ospitati 24, ma premendo il pulsante Altra trama si può accedere a nuove librerie, ammesso ovviamente che siano disponibili. Nella scheda Motivo, invece, si possono impostare tre parametri. Il colore di base, quello di fondo, e il motivo grafico di riempimento. Quest’ultimo si seleziona nella finestra centrale della scheda, mentre le due tonalità cromatiche nelle caselle sottostanti. E veniamo alla scheda Immagine, grazie alla quale si opera una personalizzazione decisamente inedita degli elementi di un grafico o degli sfondi, che vengono riempiti con l’immagine stessa. Una volta avuto accesso alla scheda, premere il pulsante Seleziona immagine. Così facendo si apre la maschera per l’impostazione del percorso del corrispondente File. A importazione avvenuta, l’immagine viene visualizzata nella finestra centrale della scheda, mentre nella sezione sottostante se ne impostano i parametri di utilizzo. Se si opera a livello di barre, si può decidere se per personalizzarle si deve utilizzare una sola immagine, oppure riprodurla più volte all’interno di queste ultime. Ovviamente, tale opzione, coinvolgendo un numero superiore di immagini elementari può richiedere notevoli quantità di memoria.


Excel Controllare i dati inseriti in una cella Il problema

Come impostare un sistema di controllo che consenta di inserire in una cella solo valori che rispettino determinati criteri

La soluzione

Avvalersi delle opzioni di convalida dei dati da inserire, che permettono di impostare gli opportuni filtri uando si lavora, per esempio, con modelli che contengono elenchi di nominativi, prodotti, indirizzi, listini prezzi, e così via, è estremamente importante non commettere errori di digitazione in fase di inserimento dei dati, altrimenti le conseguenze potrebbero essere imprevedibili. Ecco cosa potrebbe accadere. Se non abbiamo digitato correttamente il nome di un cliente al momento di registrare una sua fattura, in sede di riepilogo quel documento sarebbe escluso dai conteggi, e se inserendo un prezzo di listino ci scappa uno zero in più o in meno le conseguenze sono solo da immaginare. Si potrebbe continuare, ma è meglio darci da fare per risolvere il problema. Fortunatamente Excel ci mette a disposizione gli strumenti opportuni, utilizzando i quali possiamo evitare di incorrere nei suddetti errori.

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Un semplice controllo Cominciamo con un facile esercizio. Controllare che i valori immessi in una certa zona (A1:A10) siano interi e minori di 1000. Ecco come procedere. Selezionare la zona, aprire il menu Dati, e optare per la voce Convalida. Si accede così alla maschera a schede che

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gestisce l’impostazione dei controlli. Accedere alla scheda Impostazioni, aprire l’elenco a discesa associato alla casella Consenti e scegliere il tipo di elemento da controllare che, nel nostro caso, è Numero intero. Nella casella Dati, invece, definire tramite l’elenco a discesa che vi è associato l’operatore di controllo (minore di). Il termine di riferimento (1000), si inserisce nella casella sottostante. A questo punto, facciamo una piccola prova. Inserendo in una qualsiasi cella della zona il numero 345 non succede nulla, ma se si digita, poniamo, il valore 1250, oppure un testo, viene visualizzato un messaggio di errore. Facendo clic sul pulsante Riprova il messaggio scompare e la cella rimane selezionata in attesa di un nuovo input, mentre se si preme il pulsante Annulla, il messaggio scompare e la cella ritorna allo stato originale (vuota o con all’interno il valore che eventualmente conteneva).

Facciamo un passo avanti Utilizzando le molte opzioni disponibili si possono impostare, con procedure analoghe, controlli più severi. Infatti, nell’elenco associato alla casella Consenti è possibile selezionare varie tipologie di

Impostare le regole Attivare la procedura Selezionare la cella da controllare, aprire il menu Dati, e optare per Convalida. Viene visualizzata una maschera a tre schede. Nella casella Consenti della scheda Impostazioni definire il tipo di controllo. Nelle caselle sottostanti specificare rispettivamente l’operatore, e i termini di riferimento.

Un semplice esempio Per controllare che l’input in una cella sia un numero intero minore di 1000 selezionare nella casella Consenti della scheda Impostazioni la voce Numero intero. Nella casella Dati inserire l’operatore Minore di, mentre nella casella Valore massimo inserire il numero 1000.

Verifica di nominativi Ecco come controllare l’inserimento di un nome. Nella casella Consenti scegliere Elenco, mentre nella casella Origine dichiarare la zona in cui è ospitata la lista dei nomi di riferimento. La dichiarazione della zona può essere fatta, anziché digitandola, prelevandola dal foglio di lavoro.

Input facilitato Per facilitare l’input di un nome in una cella controllata, spuntare nella maschera di impostazione la casella Elenco nella cella. Facendo clic sulla cella di input, le compare a fianco un pulsantino. Premendolo, viene aperto l’elenco dei nomi della lista di confronto.


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open action strumenti controllo, a livello non solo di numeri, ma anche di elenchi, date, ore, e anche personalizzati. Si noti che a seconda del

tipo di controllo che si intende eseguire, e degli operatori coinvolti nelle espressioni di verifica, la struttura della scheda

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cambia assestandosi alla nuova situazione. Così, per esempio, se vogliamo impostare un controllo per verificare

Utilizzare le formule L’impostazione di un controllo può avvenire tramite una formula. Innanzitutto, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti bisogna spuntare la voce Personalizzato. Dopodiché si inserisce l’espressione di controllo nella casella Formula.

I messaggi esplicativi degli input Nella scheda Messaggi di input, spuntando la casella Mostra messaggio si può visualizzare un box che fornisce informazioni personalizzate relativamente all’input in corso. Digitare rispettivamente nella casella dedicata e nella sottostante finestra il titolo e il testo del messaggio. Personalizzare il messaggio di errore Nella scheda Messaggi di errore, invece, si possono personalizzare con le stesse procedure i testi dei messaggi che compaiono quando viene inserito un dato non corretto in una cella controllata. Il marchio grafico presente nel box può essere scelto fra i tre disponibili.

Per avere aiuto Se si desiderano maggiori informazioni sulle procedure descritte nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave il termine Convalida dati. Fra gli argomenti individuati consultare quello intitolato Specificare le immissioni di cella valide

che i valori immessi in una cella o in una zona siano compresi in un certo intervallo, vengono visualizzate due caselle per accoglierne rispettivamente il limite inferiore e superiore. A questo punto vediamo come impostare alcuni utili tipi di controllo. Per esempio, verificare, se stiamo inserendo dei nomi in una cella, che questi siano esattamente uguali a quelli ospitati in una lista di riferimento: un elenco clienti, poniamo. Ecco come procedere. Selezionare la cella di input. Nella casella Consenti scegliere Elenco, mentre nella casella Origine dichiarare la zona in cui è ospitata la lista dei nominativi di riferimento. La dichiarazione della zona può essere fatta, anziché digitandola, prelevandola dal foglio di lavoro. Fare clic sul pulsantino a destra della casella stessa, portare il cursore nell’area di lavoro, selezionare la zona, quindi fare clic sul pulsante in alto a destra della maschera, che nel frattempo si era contratta. Così facendo la maschera riappare e nella casella dedicata figurano le coordinate della zona che abbiamo selezionato. Spuntare la casella Elenco nella cella. Premere il pulsante Ok in calce alla scheda per consolidare le definizioni operate. A questo, punto, se facciamo clic sulla cella di input, compare a fianco un pulsantino. Premendolo, viene contestualmente visualizzato un elenco in cui figurano tutti i nomi della lista di confronto, dalla quale è previsto il prelievo di quello da inserire con un semplice clic. Si noti che se la cella di input già conteneva dati prima che venisse impostato il controllo, questi vengono mantenuti, indipendentemente dal fatto che siano in sintonia o meno con le regole stabilite.


Se si evidenzia la cella, però, compare l’elenco di cui abbiamo appena parlato. Se l’elenco non fosse desiderato, bisogna togliere la spunta, nella scheda di impostazione dei controlli, al checkbox Elenco nella cella.

Utilizzo di formule L’impostazione di un controllo può avvenire anche tramite una formula. Si possono così definire criteri di verifica anche molto complessi. Vediamo come. Innanzitutto, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti bisogna spuntare la voce Personalizzato. Dopodiché si inserisce l’espressione di controllo nella casella Formula. Facciamo un esempio. Se vogliamo che i dati inseriti nella zona A1:A5 siano maggiori dei corrispondenti dati di riferimento inseriti nella zona F1:F5 bisogna utilizzare l’espressione =A1>F1. Così se F1 contiene il valore 5, in A1 potrà essere inserito 6, mentre se in F2 è ospitato il valore 2, in A2 sarà consentito l’inserimento di 50 ma non di 1. E così via.

Personalizzare i messaggi Nella scheda Messaggi di input, spuntando la casella Mostra messaggio si può visualizzare un box che fornisce informazioni personalizzate relativamente all’input in corso, tutte le volte che si fa clic su una cella coinvolta nei controlli. Nella casella Titolo inserire quello del box da visualizzare, mentre nella sottostante finestra digitare un testo esplicativo delle operazioni da eseguire. Nella scheda Messaggi di errore, invece, si possono personalizzare, con le stesse procedure, i testi dei messaggi che compaiono quando si inserisce un dato non corretto in una cella controllata.


Excel Compilare un modulo in automatico Il problema

Inserire i dati in un modulo, in una scheda, o in una fattura, senza doverli necessariamente digitare per esteso

La soluzione

Creare una tabella in cui gli inserimenti da operare sono stati codificati, e al momento dell’input digitare semplicemente il loro codice apita spesso di creare documenti di vario genere in cui gli inserimenti sono di natura ricorrente. Ci riferiamo, tanto per fare solo qualche esempio, alla compilazione di una scheda, di un modulo d’ordine, di una fattura, e via dicendo. In certi casi, gli inserimenti potrebbero essere a rischio: partite IVA, codici fiscali, numeri di conto corrente, infatti, si prestano ad errori di digitazione con conseguenze che possono anche essere molto gravi. A questo punto, individuato il problema, diamoci da fare per trovare una soluzione. Qualunque versione di Excel ce la propone tramite la funzione di scansione tabellare CERCA.VERT che esplora una tabella dati alla ricerca di quello che gli indichiamo, e lo trasferisce, poi, puntualmente e senza errori, in ben determinate posizioni del foglio elettronico, anch’esse da noi specificate. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo di avere una tabella con i dati dei nostri clienti (Nome, indirizzo, dati fiscali, e così via), e di assegnare a ciascun cliente un codice. Che inseriremo nella prima colonna della tabella. A questo punto, la nostra funzione, in base al codice dichiarato, esplorerà la tabella, e indivi-

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duatolo ci restituirà tutti i dati di quel cliente, sistemandoli nelle celle che avremo specificato. Se queste sono sottostanti l’una all’altra, ecco che in un batter d’occhio viene compilato l’indirizzo del destinatario di una fattura (eventualmente complementato da codice fiscale o partita IVA), o quello di un qualsiasi altro documento. Ma c’è di più, se si tratta di un preventivo, di una conferma d’ordine, o quanto altro, i corrispondenti imponibili possono tenere conto di eventuali sconti che vengono applicati a quel determinato cliente, e che naturalmente avremo avuto cura di inserire nella famosa tabella. Insomma, le applicazioni pratiche di questa funzione sono solo da immaginare, e consentono di sviluppare modelli molto interessanti dal momento che permettono ad Excel di acquisire le informazioni più disparate. Prima di descriverne qualcuna, però, vale la pena di esplorarne la dinamica operativa.

La funzione CERCA.VERT Il nome stesso, che è la contrazione di Cerca Verticale, dà un’idea del suo modo di operare. In pratica, se facciamo riferimento alla tabella di figura 1, la funzione CERCA.VERT ne esplora la

Esplorare una tabella dati La tabella Clienti Si tratta di una tabella normalissima che ospita nella prima colonna il codice assegnato ai vari clienti, e in quelle adiacenti tutti i dati che vogliamo gestire, senza limitazioni. Dal nome all’indirizzo, dalla partita IVA al codice fiscale, e dall’età alla professione.

Impostazione della formula Se nella cella B13 vogliamo far comparire il nome del cliente Rossi, il cui codice è RS4, digitarvi l’espressione =CERCA.VERT(“RS4”;A5:D 9;2). Si noti che il codice del cliente è stato posto fra virgolette perché è si tratta di un valore testuale. L’ortografia maiuscola/minuscola è insignificante. L’indirizzo completo Per ottenere l’indirizzo completo del destinatario del documento, la formula può essere replicata nelle celle sottostanti. Però, bisogna bloccare con i simboli del dollaro ($) le coordinate della tabella per evitare che cambino per effetto della copia, nonché modificare il numero della colonna da cui prelevare i dati. Automatizzare l’inserimento Anziché dichiarare direttamente il codice cliente nelle espressioni, si indicano le coordinate o il nome di un cella in cui lo inseriremo di volta in volta. Così facendo, basterà inserire il codice in quella cella, e l’intestazione verrà visualizzata automaticamente di conseguenza.


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Excel 2000 La formattazione condizionale Il problema

Assegnare a una cella o a una zona una formattazione che dipenda dal loro contenuto

La soluzione

Avvalersi della formattazione condizionale, che si attiva tramite la voce omonima del menu Formato uando si sviluppa un modello o una qualsiasi applicazione, molte volte si presenta la necessità di evidenziare in modo particolare le celle che ospitano determinati valori. Per esempio, in una tabella che raccoglie i fatturati realizzati dai venditori di una azienda si potrebbero colorare in rosso le celle che ospitano valori superiori ai target assegnati, oppure, in giallo quelle in cui i valori sono inferiori all’obiettivo che si doveva raggiungere. E ancora, in un elenco di numeri si potrebbero far comparire su fondo giallo quelli che sono uguali ad un certo valore di riferimento, oppure i soli numeri pari.

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Un semplice esempio Formattare con lo sfondo rosso una cella quando il valore in essa contenuto è maggiore di 100. Tale riferimento può essere una costante (100), oppure il risultato della valorizzazione di una formula. Ecco come operare, anticipando che la procedura opera anche nell’ambito della versione 2002 di Excel. Evidenziare la cella da formattare, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Formattazione condizionale. Così facendo si determina l’apertura della maschera per l’impostazione dei criteri di formattazione. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella

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Condizione 1 e selezionare la voce Il valore della cella è. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella a fianco, e fra quelli disponibili selezionare l’operatore di comparazione è maggiore di, mentre nella casella successiva si inserisce il termine di riferimento, vale a dire il numero 100. A questo punto, fare clic sul pulsante Formato, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Motivo, e selezionare nella paletta cromatica il colore rosso. Contestualmente, nella casella centrale della maschera, viene mostrata l’anteprima della formattazione. È tutto. Premere il pulsante Ok per rendere operative le impostazioni. Da questo momento se nella cella in questione si inserisce un valore superiore a 100, o se il risultato di una eventuale formula in essa contenuta supera il suddetto valore, lo sfondo della cella stessa comparirà in rosso.

Un passo avanti L’esempio fatto è semplicissimo, ma per cominciare basta e avanza. Adesso, imposteremo criteri più complessi, per rappresentare situazioni anche molto articolate. Per esempio, impartire lo sfondo rosso alla cella se contiene un numero (o il risultato della valorizzazione di una formula)

Formattare celle e zone Un semplice esempio Formattare con lo sfondo rosso una cella quando il valore contenuto è maggiore di 100. Il criterio in questo caso è semplicissimo: il valore della cella è maggiore di 100. Distribuire il testo nelle tre caselle della maschera di formattazione. Selezionare lo sfondo rosso per la cella.

Utilizzare gli operatori L’inserimento degli operatori relazionali nel corpo del criterio ha luogo aprendo l’elenco a discesa associato alla casella dedicata e selezionando quello desiderato. Se si utilizza l’operatore tra, a fianco della casella ne vengono aggiunte due per ospitare i limiti dell’intervallo.

Definire il formato Motivo Facendo clic sul pulsante Formato si apre una maschera a schede. Accedere alla scheda Motivo, e selezionare il colore da assegnare allo sfondo della cella o della zona nella sezione Colore. Per scegliere l’eventuale trama aprire l’elenco a discesa associato alla casella Motivo.

Definire il formato Bordo Se la formattazione condizionale prevede l’assegnazione di un bordo accedere alla omonima scheda e selezionare il bordo desiderato facendo clic sulla corrispondente icona. L’eventuale colore del bordo si seleziona nell’elenco associato alla casella Colore.


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open action strumenti che sia inferiore o uguale a 100, verde se compreso fra 101 e 200, blu se maggiore di 200. In pratica si tratta di impo-

stare tre condizioni utilizzando speciali appendici della maschera di formattazione. Ecco come si fa. Definire la pri-

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ma condizione (minore di 100) come abbiamo già descritto, quindi fare clic sul pulsante Aggiungi per visualizzare una

Definire il formato Carattere Celle e zone possono essere formattate condizionalmente anche a livello di carattere. In questo caso accedere alla scheda omonima ed impostare gli attributi selezionandoli nelle varie sezioni. Le impostazioni si valutano in anteprima nella finestra sottostante le caselle dei criteri.

Le appendici Se si devono impostare criteri di formattazione condizionale piuttosto complessi le caselle disponibili non bastano. In questi casi, però, si può contare su maschere aggiuntive che si presentano come appendici della maschera principale. Le si utilizzano in modo analogo.

Utilizzare le formule Per l’impostazione di un criterio si possono utilizzare anche formule. Questa possibilità è preziosa se le celle da formattare sono più di una, e occupano una determinata zona. La figura illustra le impostazioni per evidenziare le celle che ospitano numeri pari.

Per saperne di più Per avere aiuto sull’utilizzo della funzione di formattazione condizionale, aprire la guida in linea, accedere alla scheda di ricerca libera, e nella casella dedicata digitare Formattazione condizionale. Consultare il secondo, terzo, quarto, e quinto argomento individuati.

nuova maschera sottostante la prima. Nella seconda casella di quest’ultima impostare l’operatore tra. Così facendo, a fianco si aprono due caselle in cui si inseriscono il limite inferiore (101) e superiore (200) dell’intervallo corrispondente alla seconda condizione. Premere ancora Aggiungi, e impostare nella nuova maschera la condizione maggiore di 200. Impartire le corrispondenti formattazioni, e premere Ok.

Utilizzare le formule Ed ora vediamo come impostare un criterio che coinvolga le celle di un’intera zona. Ecco l’esempio. Data una tabella numerica (B4:D9), evidenziare con un bordo e uno sfondo azzurro le celle che contengono valori superiori a 50. Innanzitutto, evidenziare la tabella, quindi aprire il menu Formato e selezionare la voce Formattazione automatica. Nella maschera di formattazione aprire l’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1, e optare per la voce La formula è. Nella casella a fianco, invece, si imposta l’operatore relazionale maggiore di, e nell’altra casella si digita la formula =B4>50. Dopodiché si fa clic sul pulsante Formato, e nella maschera che si apre contestualmente al clic si accede alla scheda Bordo. Selezionare quello che dovrà essere assegnato alle celle che soddisfano le condizioni poste, e aprire l’elenco associato alla casella Colore per definirne la tinta. Quindi attivare la scheda Motivo. Nella paletta cromatica associata alla casella Colore scegliere la tonalità da assegnare allo sfondo della cella, mentre nell’elenco Motivo si può prelevare una eventuale trama. Premere Ok, come al solito, per consolidare le impostazioni. Se abbiamo operato cor-


rettamente tutte le celle che ospitano valori superiori a 50 verranno formattate secondo le definizioni operate. Ed ora qualche considerazione sulla formula che esprime il criterio da rispettare. Si noti che l’espressione si riferisce ad una sola cella della tabella (la prima a sinistra), ma poiché la procedura prevede l’evidenziazione iniziale della tabella stessa, il criterio sarà automaticamente esteso a tutte le celle della zona. Questo modo di impostare i criteri di formattazione apre la strada ad altre interessanti applicazioni. Tutto sta ad impostare le corrette espressioni. Per esempio, si possono formattare condizionalmente tutte le celle di una tabella che ospitano valori pari. Poiché non è disponibile una funzione che sia in grado di verificare se un numero è pari o dispari, bisogna ricorrere ad un artificio. Una possibile soluzione consiste nel dividere il numero per due, e se il resto della divisione è nullo significa che il numero è pari. Ovviamente, se il resto è diverso da zero il numero è dispari. Se questa è la strategia; la tattica prevede l’utilizzo della funzione RESTO, che per l’appunto restituisce il resto di una divisione fra un dividendo e un divisore che sono rispettivamente messi come primo e secondo argomento della funzione stessa. In questo caso, pertanto, la formula da utilizzare è la seguente: =RESTO(B3;2)=0, che restituisce il resto della divisione fra il valore contenuto nella prima cella in alto a sinistra della tabella per 2. Pertanto se B3 è pari (ma B3 sta anche per gli altri valori ospitati nella tabella) la divisione per 2 darà resto 0, e avrà luogo la formattazione condizionale che è stata im postata.


Excel Come realizzare una “bella” torta Il problema

Realizzare dei grafici a settore (le cosiddette torte) che interpretino nel migliore dei modi i dati da rappresentare

La soluzione

Creare il grafico di base, quindi personalizzarlo avvalendosi delle numerose opzioni disponibili nella libreria a “dolce” definizione che identifica alternativamente i grafici a settore si deve proprio alla struttura di questi ultimi, vale a dire alla loro forma circolare e al fatto di essere articolati in spicchi che richiamano inequivocabilmente le fette delle tradizionali torte. La funzione istituzionale di un grafico a torta è quella di interpretare graficamente la ripartizione di un totale in valori parziali che, per l’appunto, sono rappresentati dai settori in cui si articola il grafico stesso. La loro peculiarità è quella di non necessitare della presenza di assi cartesiani, un fatto che se da un lato semplifica le cose, dall’altro preclude una immediata percezione delle quantità rappresentate, che si affida solo su valutazioni comparative. Per questo bisogna ricorre a speciali opzioni che consentono di completare il diagramma con tutte quelle informazioni (titoli, etichette, e così via) che ne facilitino la comprensione. Concludiamo il breve preambolo ricordando che le torte si suddividono essenzialmente in due classi: a due, e tre dimensioni. Sostanzialmente non ci sono differenze, a parte la spettacolarità delle seconde. All’interno di entrambe le classi, poi, si può operare una sud-

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divisione in torte singole, composte, ed esplose. In quelle composte i dati che compongono un settore vengono a loro volta rappresentati su un istogramma o su un’altra torta per analizzarli, mentre in quelle esplose tutti o alcuni settori vengono estratti dall’insieme per evidenziarli. A questo punto possiamo realizzare la nostra prima torta, sottolineando soprattutto l’utilizzo delle opzioni speciali.

Creare una torta Diciamo subito che una torta singola, proprio per la sua struttura, può utilizzare al massimo due serie di dati, delle quali una sola viene interpretata a livello numerico, mentre l’altra a livello di etichetta. Pertanto, anche partendo da una tabella articolata in più righe o colonne, evidenziando tutta la tabella e realizzando un grafico a torta solo le prime due righe o colonne verranno utilizzate. In particolare, la prima riga o colonna saranno riconosciute come etichette anche se ospitano valori numerici. Il fatto, poi, che vengano utilizzate le righe o le colonne, dipende da quello che si specifica nel corso della procedura. Il nostro consiglio, pertanto, al fine di evitare problemi, è quello di evidenziare i soli dati

La procedura nel dettaglio Lanciare la procedura Evidenziare la zona dati, e fare clic sulla icona per la creazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare nella finestra di sinistra l’icona della torta, in modo da mostrare l’elenco dei modelli disponibili nella finestra di destra. Fare clic su quello desiderato. Premere il pulsante Avanti.

Righe o Colonne? Spuntando il corrispondente bottone, si specifica se i dati devono essere interpretati per righe o per colonne. In ogni caso, a seconda del bottone che si spunta si può valutare nella finestra dedicata l’anteprima dei risultati. È così possibile decidere in quale modo interpretare i dati.

Titoli, etichette e legende La maschera a schede in cui si definiscono le etichette, i titoli e le legende. Per le etichette il settaggio di default è Assente, ma sono previste numerose viste. I titoli si inseriscono nelle caselle dedicate della omonima scheda, mentre se si opta per le legende è possibile definirne la posizione. Le torte composte Impostata opportunamente la zona dati creare una torta composta standard. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale optare per Formato dati. Accedere alla scheda Opzioni della maschera che viene visualizzata, e stabilire quanti dati utilizzare per la torta o la barra aggiuntiva.


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open action strumenti prima colonna dall’alto verso il basso (in senso verticale, quindi), e in corrispondenza del codice che gli si indica re-

stituisce i dati che si trovano in sua corrispondenza nella colonna di cui viene specificata la posizione.

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Le suddette indicazioni rappresentano gli argomenti da assegnare alla funzione, che in particolare sono tre, e pre-

Operare con riferimenti numerici La funzione, oltre che elementi testuali (nomi, codici, e così via), può utilizzare come termini di riferimento anche valori numerici. Grazie a questa peculiarità se ne estendono notevolmente i campi applicativi. Un caso classico è quello del calcolo di una scala sconti in base agli importi fatturati. Calcolo di uno sconto Se si utilizza un riferimento numerico, l’esplorazione della prima colonna della tabella che ospita gli intervalli di fatturato avviene in un modo un po’ diverso. In pratica, se si ricerca un valore che non figura esattamente nella colonna viene preso come base quello immediatamente inferiore.

Chiedere aiuto agli assistenti La funzione di scansione tabelle si presta a molteplici applicazioni pratiche che vale la pena di approfondire se la si vuole sfruttare a fondo. Per avere informazioni in merito si può aprire la maschera per la gestione delle funzioni (fare clic sull’icona fx ) e chiedere aiuto all’assistente che si presenta prontamente. Utilizzare la guida in linea Chi, come molti, non vede di buon occhio le volonterose creaturine di cui abbiamo appena parlato, può ricorrere al tradizionale aiuto in linea. Accedere alla scheda di ricerca libera, e nella casella di interrogazione digitare il termine Cerca.vert. Si consiglia di consultare tutti gli argomenti individuati.

cisamente: il codice da individuare nella prima colonna della tabella, le coordinate (o meglio, il nome) della tabella da esplorare e il numero della colonna da cui prelevare il dato corrispondente al codice dichiarato. Così, se vogliamo visualizzare il nome del cliente Rossi, il cui codice è, poniamo, RS4, inserendo in una cella l’espressione = CERCA. VERT(“RS4”;A5:D9;2) otterremo il risultato desiderato. Se il codice non è un valore numerico bisogna digitarlo fra virgolette. Si noti, fra l’altro, che il numero della colonna da cui prelevare il dato viene specificato considerando 1 quello della prima colonna della tabella. Ora che sappiamo tutto quello che c’è da sapere sulla dinamica operativa della funzione vediamo come utilizzarla praticamente per compilare in automatico l’indirizzo di una fattura. Quello che ci proponiamo di fare, ovviamente, è di ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo, pertanto, ci limeremo a dichiarare il codice del cliente. A compilare l’indirizzo ci dovrà pensare Excel.

Un esempio pratico Se trascriviamo in tre celle l’una sopra l’altra la formula che abbiamo appena impostato, avendo cura di citare come terzo argomento i valori 2, 3, e 4 per ottenere rispettivamente il nome del cliente, il suo indirizzo, e la città di residenza, otteniamo, sì, il risultato desiderato, ma ci serve a ben poco. Infatti, per visualizzare un diverso indirizzo dovremmo sostituire il codice cliente che figura nelle tre espressioni, e i nostri propositi di lasciar fare tutto ad Excel risultano vani. Bisogna utilizzare un piccolo artificio. In pratica, anziché dichiarare


direttamente il suddetto codice nelle espressioni, specificheremo in sua vece le coordinate o il nome di un cella in cui lo inseriremo di volta in volta. Così facendo, per impostare l’indirizzo di un qualsiasi cliente basterà inserirne il codice in quella cella, e l’indirizzo si assesterà automaticamente di conseguenza. A questo punto, se la cella in cui si inserisce di volta in volta il codice cliente è la cella C1, la formula per la visualizzazione del nome del destinatario è la seguente: =CERCA.VERT(C1;A5:D9 ;1). Le altre si impostano analogamente.

Ma c’è di più Finora abbiamo visto la funzione all’opera su elementi testuali (nomi, codici, e così via), ma si possono utilizzare come termini di riferimento anche valori numerici. Grazie a questa sua peculiarità se ne estendono notevolmente i campi applicativi. Un caso classico è quello del calcolo di una scala sconti, dove l’ammontare di questi ultimi sono in funzione del valore, poniamo, dei fatturati. Così, come si deduce dalla tabella di figura 5, per importi sino a 999 euro lo sconto è del 2 per cento, da 1.000 euro a 4.999 del 5 per cento, e dai 5.000 euro in su del 7. In tal caso l’esplorazione della prima colonna della tabella avviene in un modo un po’ diverso. In pratica, se si ricerca un valore che vi figura esattamente non ci sono problemi e viene restituito lo sconto ospitato nella cella della colonna a fianco. Se, invece, il valore di riferimento fosse 1.400 euro, non essendo compreso nell’elenco viene restituito il valore corrispondente al fatturato immediatamente inferiore, nel nostro caso 1.000 euro.

open action strumenti che si intende utilizzare. A questo punto, vediamo come si realizza praticamente una torta. Evidenziare la zona dati,

che nel nostro caso si sviluppa su due colonne, quindi fare clic sulla icona che gestisce la realizzazione dei grafici.

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Selezionare nella finestra di sinistra della maschera che viene visualizzata l’icona della torta, determinando l’esibi-

La scheda Opzioni Ecco come si presenta la scheda che consente di definire il numero di dati da utilizzare per creare l’elemento che analizza la composizione di un settore della torta principale. È prevista anche l’impostazione della distanza fra torta e elemento aggiuntivo, nonché il dimensionamento dei due elementi. I colori dei settori I colori dei settori in cui si articola una torta possono essere modificati. Fare clic una prima volta sul settore, poi una seconda volta. Così facendo il settore viene evidenziato. A questo punto, farvi sopra clic destro e selezionare Formato dato. Accedere alla scheda Motivo della maschera che si apre. Esplodere i settori Per esplodere un singolo settore, evidenziarlo e trascinarlo con il mouse verso l’esterno. Per esplodere tutti i settori della torta, fare clic su quest’ultima per evidenziarla interamente, quindi fare clic su un settore e trascinarlo verso l’esterno. Lo spostamento coinvolgerà tutti i settori.

Ruotare una torta singola Fare clic destro sulla torta, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato serie dati. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere alla scheda Opzioni, e impostare la rotazione del grafico (in gradi) nella casella dedicata. La rotazione è monitorata in tempo reale nella finestra sottostante.

zione dei modelli disponibili nella finestra di destra. Selezionare il tipo desiderato, quindi fare clic sul pulsante Avanti. Nella maschera cui si accede specificare, spuntando il corrispondente bottone, se i dati devono essere interpretati per righe o per colonne. Nel nostro caso si impone la rappresentazione per colonne, che del resto è stata riconosciuta intelligentemente dalla procedura. Comunque, a seconda del bottone che si spunta si può valutare nella finestra dedicata l’anteprima dei risultati. Nella successiva maschera a schede si definiscono le etichette, i titoli e le legende. Per le etichette il settaggio di default è Assente, ma spuntando i sottostanti bottoni è possibile visualizzarle in varie modalità accanto ai singoli settori della torta: i valori assoluti, i valori percentuali, le etichette esplicative, e i valori percentuali. I titoli si inseriscono nelle caselle dedicate della omonima scheda, mentre per le legende è possibile stabilire se devono o meno essere visualizzate e definirne la posizione. Ed ora vediamo come si crea una torta composta. In questo caso bisogna preparare opportunamente la zona dati. In particolare, si scrivono uno sotto l’altro i valori relativi ai settori che non devono essere analizzati, dopodiché quelli che compongono lo spicchio (o se preferite, la fetta) da analizzare. A questo punto, si crea la torta composta selezionando il tipo desiderato nella galleria (torta-torta, o torta-barra). Per default Excel prende in considerazione ai fini dell’analisi solo gli ultimi due dati dell’elenco, pertanto la barra o la torta che li analizza si articola in altrettanti elementi. Se il settore, invece, si articola in più di due dati, bisogna passare ad Excel tale informazione.


Fare clic destro sulla torta, e selezionare Formato dati nel menu contestuale al clic. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Opzioni in cui è presente una finestra che ospita una miniatura del nostro grafico. Nella casella Il secondo tracciato contiene gli ultimi, impostare il numero di valori da prendere in considerazione determinando la contestuale anteprima del nuovo diagramma. Nella finestrina Dimensioni secondo tracciato si impostano le dimensioni della seconda torta o barra. Quelle massime corrispondono al valore 100. Valori superiori o inferiori corrispondono sempre a dimensioni inferiori. Nella finestrina Distanza fra le barre si definisce la distanza fra la torta principale e l’elemento che ne analizza i settori. In questo caso, la distanza è proporzionale al valore specificato (da 0 a 200).

Personalizzazione della torta È possibile modificare i colori dei settori di una torta semplice, esploderli, e ruotare la torta stessa. Fare clic una prima volta sul settore da modificare, quindi una seconda volta (ma non un doppio clic). Si evidenzia così il singolo settore. Farvi sopra clic destro, e nel menu visualizzato selezionare Formato dato. Nella scheda Motivo della maschera cui si accede si possono scegliere colori e trame di fondo, mentre nella scheda Opzioni è prevista la definizione dell’angolo di rotazione. Nella scheda Etichette, invece, è possibile assegnare selettivamente le etichette desiderate al singolo settore, senza che venga tenuto conto delle impostazioni operate a livello di intera torta. Per esplodere un settore, evidenziarlo e trascinarlo con il mouse verso l’esterno.


Excel Il generatore di numeri casuali Il problema

Generare una serie di numeri casuali che rispondano a determinate caratteristiche in funzione delle necessità che si presentano nello sviluppare un’applicazione

La soluzione

Utilizzare le funzioni dedicate proposte dal generatore di numeri casuali che opera nell’ambito di Excel 2000 e 2002 n certi casi, sviluppando una applicazione con Excel (per esempio, un modello di simulazione) vi è la necessità di disporre di una serie più o meno congrua di numeri casuali, cioè di valori che si presentano così come se fossero stati estratti da un’urna secondo le leggi proprie della casualità. In altre parole, quelli che nel gergo degli addetti ai lavori vengono definiti numeri random. Ci possono servire, per esempio, per simulare le estrazioni del lotto, gli arrivi di clienti agli sportelli di una banca, il transito di auto ai caselli di un’autostrada, e così via. In queste situazioni si rivela prezioso il generatore di numeri casuali incorporato nel programma. Diciamo subito, anche se almeno per quanto ci riguarda la differenza non è sostanziale, che non si tratta di veri e propri numeri casuali, ma di numeri pseudocasuali. La generazione dei primi, infatti, è regolata assolutamente dalla casualità (come l’uscita di un numero della roulette o del lotto), mentre i secondi sono generati da algoritmi matematici la cui limitazione è quella di creare serie che dopo un certo numero di valori (dell’ordine di parecchie migliaia, però) si ripetono esattamente. Non accade così, ovviamente, per i numeri casuali veri. Ma veniamo al nostro generatore. Se

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in una qualsiasi cella del foglio di lavoro digitiamo l’espressione =CASUALE(), vi vedremo comparire un numero decimale da 0 a 1 escluso. A questo punto, se premiamo F9 il numero cambia, rinfrescandosi ad ogni pressione di tale tasto: ecco come si genera un numero casuale. Se vogliamo disporre di una serie di tali numeri basterà replicare la formula verso il basso per un certo numero di celle. In tal caso, alla pressione del tasto F9 tutti i valori vengono aggiornati. Così come sono, i nostri numeri casuali (pardon, pseudocasuali…) non servono a molto, ma con opportune manipolazioni possiamo trasformarli a piacere, pur rispettando sempre la pseudocasualità.

Da decimali ad interi Innanzitutto, vediamo come trasformare il decimale fra 0 e 1 che viene generato, in un valore sempre decimale che sia compreso, poniamo, fra 0 e 100, che meglio si presta ad essere interpretato. È abbastanza semplice. Infatti, tutto si riduce a moltiplicare il numero generato dalla funzione CASUALE() per il limite superiore dell’intervallo, che nel nostro caso specifico è 100. La formula da utilizzare, pertanto è la seguente: =CASUALE()*100 Analizziamone la dinamica operativa. La

Come impostare le formule Attenti agli errori Se impostando le formule di generazione dei numeri pseudocasuali si dovesse verificare la visualizzazione di un messaggio di errore, vuol dire che le suddette funzioni non sono disponibili a libreria perché non installate. Pertanto, bisogna aggiungerle alla libreria di Excel.

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Installare le funzioni Per installare le funzioni mancanti aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Così facendo viene visualizzato un box. Nella finestra dedicata sono elencate le funzionalità che è possibile installare. Spuntare il checkbox accanto alla voce Strumenti di analisi e premere il pulsante Ok.

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Generare un numero pseudocasuale Se in una qualsiasi cella del foglio di lavoro si inserisce la formula =CASUALE(), viene visualizzato un numero decimale fra zero compreso e 1 escluso. Si tratta di un numero pseudocasuale. Se si premere il tasto F9 il numero viene rinfrescato,

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Numeri pseudocasuali fra 0 e 100 Se si volesse generare una serie di numeri pseudocasuali decimali, per esempio fra 0 compreso e 100 escluso, si potrebbe moltiplicare il numero generato dalla funzione CASUALE() per 100. La formula va replicata in tante celle quanti sono i numeri pseudocasuali da generare.

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PC Open 160 Giugno 2002

open action strumenti funzione genera un numero fra 0 incluso e 1 escluso, che moltiplicato per 100 restituisce un valore decimale nell’in-

tervallo desiderato, limite superiore escluso. Il numero 100, infatti, non verrà mai generato perché la funzione di base,

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Generare numeri pseudocasuali interi A scopo esclusivamente didattico (dal momento che c’è una soluzione a portata di mano) vediamo come si generano numeri pseudocasuali interi compresi in un certo intervallo. Basta mettere la formula precedente come argomento della funzione INT, e utilizzare il moltiplicatore 101 anziché 100.

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La funzione CASUALE.TRA Excel propone una funzione dedicata espressamente alla generazione di numeri pseudocasuali interi compresi in un certo intervallo, i cui limiti inferiore e superiore vanno posti in argomento alla funzione stessa. Per esempio, la formula =CASUALE.TRA(500;600), genera un intero compreso fra 500 e 600.

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Simulare la roulette doppia A Montecarlo si può giocare alla roulette doppia, dove per vincere si deve verificare lo stesso evento su due roulette contemporaneamente. Se generiamo in due celle del foglio di lavoro due numeri pseudocasuali fra 0 e 36, ecco simulato il gioco rovinafamiglie nella versione doppia.

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per definizione, non genererà mai il numero 1. Ma vediamo ora come generare numeri interi entro un certo interval-

Per saperne di più Chi vuole documentarsi più ampiamente sulla generazione dei numeri pseudocasuali può consultare l’aiuto in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella scheda di ricerca libera digitare Numeri casuali nella casella dedicata. Si consiglia di consultare i primi tre argomenti fra quelli individuati.


lo, che si prestano meglio per sviluppare applicazioni pratiche. È semplice. Diamo la soluzione per meglio familiarizzare con la funzione ma, come vedremo, c’è una soluzione già pronta a portata di mano. Nel nostro caso basterà richiedere che il decimale generato venga trasformato in intero utilizzando la funzione INT, poi moltiplicare il risultato per 101 anziché per 100.. Infatti, moltiplicando per 101, il numero decimale massimo generato è superiore a 100 ma sempre inferiore a 101, pertanto la troncatura a intero lo porta al desiderato 100. Chi non vuole perdere tempo ha, invece, come si diceva, la soluzione a portata di mano. Ci riferiamo alla funzione CASUALE.TRA che, per l’appunto, è stata espressamente sviluppata per generare un numero pseudocasuale intero entro un determinato intervallo di cui si specificano i limiti inferiore e superiore come argomenti della funzione. Per generare un numero pseudocasuale intero fra 1 e 100, pertanto, basterà impostare l’espressione: =CASUALE.TRA(1;100). Provare, per credere.

Giochiamo alla roulette doppia A questo punto, possiamo mettere in pratica le conoscenze acquisite per sviluppare una roulette casalinga. Volendo strafare ne simuleremo una che è unica al mondo: quella doppia di Montecarlo. In pratica, c’è un solo tappeto verde, ma due roulette che girano contemporaneamente. Si vince se su entrambe esce il rosso, il nero, lo stesso numero, e così via. Ma ecco come impostarla. Nelle celle B7 e H7 inserire le formule =CASUALE.TRA(0;36). Così facendo abbiamo simulato le due roulette. Nella cella F15 inserire il numero che si vuole punta-

re. Ad ogni pressione di F9 verrà generato nelle due celle un numero pseudocasuale fra 0 e 36. Nella cella B10, invece, inseriamo la formula =SE(E(B7=H7;B7=F15);"C ongratulazioni! Hai preso un pieno!";"Peccato!Questa volta hai perso, prova ancora."). L’espressione esegue un controllo sui numeri generati nelle celle B7, H7 e F15. Se sono uguali ce lo segnala, e si congratula con noi. In caso contrario, e questo succede il più delle volte considerando che le probabilità di azzeccare un pieno sono piuttosto basse, si rammarica per la mancata vincita. Ma vediamo come opera la nostra formula. In pratica, il primo argomento controlla se in B7, H7 e F15, sono presenti tre numeri uguali. Se l’uguaglianza è verificata viene visualizzato il secondo argomento dell’espressione, che nella fattispecie è la frase di congratulazioni (da scriversi fra virgolette). Se, invece, l’uguaglianza non è verificata, e quindi non abbiamo preso il pieno, viene visualizzato il terzo argomento dell’espressione che si identifica con il messaggio di rammarico, anch’esso fra virgolette. Chi volesse addentrarsi di più nella simulazione del gioco, può prendere in considerazione altre possibili situazioni. Per esempio, controllare se i numeri usciti sono pari o dispari, minori o superiori a 18 escludendo lo zero (Manque e Passe), e così via. Lasciamo al lettore il compito di come strutturare modello, mentre dal canto nostro gli passiamo le informazioni per impostare le formule di controllo. Per esempio, per verificare se su entrambe le roulette è uscito un numero pari o dispari, si può scandire una tabella che accanto ai numeri prevede la scritta Pari o Di spari.


Excel Creare un grafico interattivo Tabelle, grafici, elenchi a discesa

Il problema

Visualizzare in tempi diversi nello stesso grafico i contenuti di due tabelle distinte, specificando in un elenco a discesa collegato al diagramma i dati da visualizzare

La soluzione

Creare una tabella in cui, a seconda della voce scelta nell’elenco a discesa, speciali formule di controllo determinano la visualizzazione dei dati desiderati. A questo punto, i dati vengono interpretati nel grafico olitamente, siamo abituati a utilizzare i grafici creati con un foglio elettronico come uno strumento che rappresenta ben determinate informazioni. In altre parole, il diagramma si limita ad interpretare i dati ospitati in una certa zona, ma nulla più. In certi casi, invece, sarebbe interessante che il grafico interpretasse dati di natura diversa a seconda delle istruzioni che gli possono essere in qualche modo impartite. Conviene fare un esempio pratico. Immaginiamo di avere due tabelle dati, ciascuna delle quali esprime i dati di vendita delle due zone in cui si esercita l’attività di una azienda. Bene, a questo punto, potrebbe essere interessante interpretare in uno stesso grafico i dati di una zona prima, e dell’altra poi, a seconda di ciò che vuole l’osservatore. Il tutto operando semplicemente delle scelte in un elenco a discesa che verrà incorporato nel suddetto diagramma. Questo è solo un esempio: chiunque potrà utilizzare le tecniche che illustreremo, per realizzare proprie applicazioni personalizzate. In pratica, quindi, dobbiamo incorporare nel diagramma l’elenco a discesa (un controllo,

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come lo si definisce nel gergo di Excel), quindi immaginare un artificio per far si che alle scelte fatte corrispondano le opportune visualizzazioni. Nel nostro caso, partendo dalle due tabelle che ospitano rispettivamente i dati di vendita delle due zone, ne creeremo un’altra interattiva (e da cui trae origine il grafico), in cui di volta in volta verranno visualizzati i dati della prima o della seconda tabella, in base alle scelte operate tramite l’elenco a discesa.

Creare la tabella interattiva La strategia è quella di operare tramite un opportuno controllo condizionale. In pratica, definita una cella del foglio di lavoro in cui, tramite l’elenco a discesa, viene dichiarata la zona vendita da interpretare graficamente, si imposta un’area strutturalmente analoga a quelle delle due tabelle dati originali, nelle cui celle si inseriranno le formule per prelevare i corrispondenti dati da una tabella piuttosto che da un’altra, a seconda di quanto contenuto nella cella pilota di riferimento. Vediamo di spiegarci con un esempio pratico facendo riferimento alla figura 1. Le tabelle 1 e 2

Il grafico interattivo Il modello consente di visualizzare di volta in volta in un medesimo grafico i contenuti di due tabelle dati distinte. Nella fattispecie, a seconda della scelta operata nell’elenco a discesa associato al diagramma vengono rispettivamente interpretati i dati ospitati nella tabella 1 o nella tabella 2.

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Impostare la tabella dati Il grafico fa riferimento alla tabella 3 che ha la stessa struttura delle due tabelle contenenti i dati da interpretare. Nella prima cella della tabella 3 si inserisce una espressione condizionale che controlla quanto contenuto nella cella J28, e in base a questo preleva i dati opportuni dalla tabella 1 o dalla tabella 2.

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Creare il grafico Il grafico si crea secondo le tradizionali procedure facendo riferimento alla tabella 3 di cui interpreterà i dati, che ovviamente variano a seconda delle scelte operate nell’elenco a discesa. Il grafico è stato personalizzato avvalendosi delle opzioni proposte dal menu che si apre facendo clic destro sui suoi elementi.

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Gli strumenti del Visual Basic Sono ospitati nella omonima barra. Per visualizzarla aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre strumenti, e nel sottomenu corrispondente optare per Visual Basic. Fare clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese per accedere al pannello che consente di impostare l’elenco a discesa.

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open action strumenti sono quelle che ospitano i dati di vendita, mentre la tabella 3 è stata creata ex novo replicando esattamente la loro

struttura. Tanto per avere un riferimento al fine di impostare le formule, digitiamo Zona A nella cella di riferimento J28.

A questo punto, inserire nella cella B26 la formula: =SE($J$28=”Zona A”;B6;B16)

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Creare l’elenco a discesa Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona della casella combinata (la si individua tramite l’etichettina gialla che compare quando vi si porta sopra il cursore). Portarsi nell’area del grafico e disegnare un rettangolo delle dimensioni dell’elenco. La casella corrispondente viene visualizzata quando si rilascia il tasto del mouse.

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Accedere alla casella delle proprietà dell’elenco Non appena è stato creato l’elenco, posizionarlo e dimensionarlo correttamente. L’elenco è sempre evidenziato. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima casella dove si potranno definire i parametri operativi dell’elenco.

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I parametri operativi dell’elenco In pratica, bisogna definire la zona dalla quale l’elenco preleva le voci in cui si articola, e la cella in cui viene inserita la voce selezionata (Zona A o Zona B). Accanto alla cella ListFillRange indicare la zona J30:J31, che ospita le due voci che alimentano l’elenco. Accanto alla voce LinkedCell digitare J28.

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Per saperne di più Per avere maggiori ragguagli sulla dinamica operativa della funzione SE, accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera inserire nella casella dedicata la stringa Controlli condizionali. Fra gli argomenti individuati consultare le pagine corrispondenti al primo di essi (SE).

che nel linguaggio di Excel significa controllare il contenuto della cella J28, e se questo è uguale a Zona A visualizzare nella cella B16 quanto presente nella cella B6, nella fattispecie Milano. Se, invece, nella cella di riferimento fosse stato inserito, poniamo, Zona B, allora il controllo da esito negativo, e viene visualizzato il contenuto della cella B16, guarda caso proprio il corrispondente dato della tabella 2. Si noti che la lettera di riferimento della cella J28 è stata racchiusa fra i segni di dollaro. Questo perché tale coordinata non deve variare quando si procederà a copiare la formula nelle due celle di destra, e il tutto, poi, verso il basso. Gli altri riferimenti di cella, invece, sono stati lasciati tali e quali perché devono variare con la copia al fine di rappresentare le nuove corrette posizioni da cui prelevare i dati. Se abbiamo operato correttamente, scrivendo nella cella pilota Zona A o Zona B, compariranno rispettivamente nella tabella 3 i dati della tabella 1 o 2.

Creare il grafico A questo punto bisogna creare il grafico seguendo la tradizionale procedura. Ovviamente, la zona dati da dichiarare e quella corrispondente alla tabella 3. A cose fatte, ridimensionare l’area del grafico per coprire la zona occupata nella figura. Tutte le volte che inseriremo nella cella J28 la stringa Zona A o Zona B, il grafico rappresenterà automaticamente i corrispondenti dati. Il modello così com’è funziona, ma chi vuole di più può inserire nel grafico un elenco a discesa per meglio gestire l’inserimento dei dati nella cella pilota di riferimento.

Creare l’elenco Innanzitutto, richiedere la visualizzazione

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della barra degli strumenti di Visual Basic (Visualizza/Barre strumenti/Visual basic). Fare clic sull’icona con sopra impresso un martello e una chiave inglese, e nel boxino visualizzato fare clic sull’icona della casella combinata (la si individua tramite l’etichettina gialla che compare quando vi si porta sopra il cursore). Portarsi nell’area del grafico e disegnare un rettangolo delle dimensioni dell’elenco. Farvi sopra clic destro e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Nella maschera che viene visualizzata, accanto alla voce LinkedCell digitare J28, la cella di riferimento in cui verrà automaticamente inserito alla voce che sceglieremo nell’elenco. Accanto al cella ListFillRange, invece indicare la zona J30:J31. Sono le due celle da cui si prelevano le stringhe Zona A e Zona B, le voci che alimentano l’elenco. Per vedere se funziona, disattivare nella barra del Visual Basic l’icona con sopra squadra e matita, che si era attivata automaticamente. Fare clic sul pulsantino a fianco della finestrella per aprire l’elenco a discesa, e selezionare la zona che ci interessa. Questa sarà trasferita nella cella J28, da dove piloterà la visualizzazione dell’opportuno grafico.

Ampliare il modello L’esempio prevede la gestione di due tabelle, ma se fosse necessario si può aumentarne il numero. Non è difficile, ma bisogna prevedere formule più complesse che eseguano dei controlli nidificati. Se il primo controllo non fosse verificato, non si determina il prelievo dei dati dalla seconda tabella, ma viene eseguito un nuovo controllo che, se non verificato, preleva il dato dalla terza tabella, e così via.


Excel 2000 Ordinare elenchi e tabelle Il problema

Data una semplice lista o una tabella di dati, ordinarli in senso crescente o decrescente tenendo conto, se si tratta di una tabella, anche delle informazioni contenute nelle colonne a fianco di quella coinvolta nell’ordinamento

La soluzione

Usare le procedure dedicate che si attivano aprendo il menu Dati e selezionando la voce Ordina. È anche possibile specificare se le intestazioni della tabella o della lista devono essere o meno coinvolte nell’ordinamento inché si tratta di ordinare una lista di nomi, numeri, o date, ce la possiamo cavare in un batter d’occhio, ma se si ha a che fare con una tabella potrebbe essere necessario procedere ad ordinare anche i dati che si trovano a fianco della colonna che abbiamo ordinato inizialmente.

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Ordinare una lista È la situazione più semplice che si può presentare. L’unica variante da prendere in considerazione è quella che si riferisce alla eventuale inclusione del dato che è ospitato nella prima cella dell’elenco. Se questo rappresenta l’intestazione della lista, ovviamente non deve essere preso in considerazione nel corso dell’ordinamento. La procedura prevede l’iniziale evidenziazione della zona dati, dopodiché si apre il menu Dati e si opta per la voce Ordina. Così facendo si accede alla maschera che gestisce l’ordinamento. Dal momento che stiamo operando su una lista, ci avvarremo solo di alcune opzioni fra quelle proposte. Nella prima casella (Ordina per) compare già la lettera della colonna in cui è ospitato l’elenco. Non ci resta che spuntare il bottone cor-

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rispondente al tipo di ordinamento desiderato: crescente o decrescente, e dichiarare, sempre spuntando l’opportuno bottone in calce alla maschera, se vogliamo o meno includere nell’ordinamento l’intestazione dell’elenco. A questo punto, premere il pulsante Ok. Vale la pena di ricordare che l’ordinamento eseguito non è irreversibile, pertanto, in caso di ripensamenti basta aprire il menu Modifica e fare clic sulla voce Annulla ordinamento.

Ordinare una tabella In questo caso l’ordinamento avviene con la medesima procedura, ma si può specificare ovviamente la colonna che deve essere coinvolta. Basta selezionarla nell’elenco a discesa che si apre facendo clic sul pulsantino a fianco della casella stessa. Volendo si possono anche ordinare i dati delle colonne a fianco. Per esempio, se la colonna ordinata ospitava più cognomi uguali (Rossi, per esempio), è possibile ordinare i corrispondenti nomi (Alberto, Valerio, Dario, e così via) nella colonna che li ospita. In tal caso, selezionare nell’elenco a discesa associato alla casella Quindi per il tipo di ordinamento desiderato.

La procedura nel dettaglio Lanciare la procedura Selezionare l’elenco o la tabella da ordinare, aprire il menu Dati e optare per la voce Ordina. Così facendo si visualizza la maschera che gestisce la procedura. L’ordinamento può avvenire anche in senso orizzontale.

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Definire i parametri di ordinamento In figura è visualizzata la maschera che gestisce la procedura. Nella prima casella si specifica la colonna coinvolta nell’ordinamento, e si spunta il bottone corrispondente al tipo desiderato. Specificare anche se coinvolgere le intestazioni.

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Ordinamenti orizzontali Per ordinare i dati ospitati in una riga bisogna premere il pulsante Opzioni. Viene visualizzato un box in cui si spunta il bottone Ordina da sinistra a destra. Spuntare la casella Maiuscole/minuscole per tenere conto della corrispondente ortografia.

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Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle procedure di ordinamento accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca selezionare la voce Ordinamento. Consultare gli argomenti corrispondenti alle prime due voci individuate, rimandi compresi.

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Excel 2000 Modificare gli stili dei fogli Il problema

Impostare gli stili del foglio di lavoro a livello di font, formati, allineamenti, e così via. Tali parametri verranno utilizzati ogni volta che si apre un foglio di lavoro

La soluzione

Avvalersi dell’opzione dedicata del menu Formato, che consente di specificare i suddetti parametri una volta per tutte e di salvarli per un eventuale successivo utilizzo uando operiamo su un foglio di lavoro tutto quanto si digita viene formattato in un certo modo. Per esempio, le dimensioni dei caratteri sono di 10 punti, l’allineamento dei testi è a sinistra, quello dei numeri a destra, e così via. Insomma, viene utilizzato un certo insieme di formati predefiniti caricato unitamente al foglio e proposto come default. In ogni caso, se tali formattazioni, o anche solo alcune di esse, non ci soddisfano, possiamo sempre intervenire per modificarle. Le procedure sono quelle tradizionali che si utilizzano per assegnare estemporaneamente i formati, ma sono gestite a livello più ampio dal momento che le modifiche apportate devono entrare a far parte degli standard. Ecco allora come procedere per apportare variazioni al pacchetto dei parametri operativi default.

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Modificare i default Aprire il menu Formato e optare per la voce Stile. Così facendo si apre una maschera articolata in due sezioni. Quella superiore, Nome dello stile, è occupata da una casella di testo alla quale è associato un elenco in cui sono ospitati i riferimenti agli stili gestiti. La sezione sotto-

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stante, invece, intitolata Lo stile include, contiene gli elementi in cui si può articolare lo stile nel suo insieme. Per esempio, lo stile Normale coinvolge il formato dei numeri, dei caratteri, dei bordi, e così via, e prevede che si utilizzino per i caratteri il font Arial e le dimensioni 10. Se vogliamo modificarlo, premere il pulsante Modifica. Nella maschera che si apre impostare rispettivamente nelle sezioni Dimensioni e Tipo di carattere i nuovi parametri. La maschera gestisce anche altri parametri, pertanto, se necessario, possiamo procedere a definirli. Chiudendo la maschera le impostazioni operate vengono acquisite come default. Ce lo conferma il fatto che accanto alle varie voci compaiono ora i nuovi parametri. Gli stili possono anche essere importati da altre cartelle di lavoro, che devono però essere aperte: premendo il pulsante Unisci si accede ad un box in cui sono elencati gli stili di quella cartella. Selezionare quello desiderato e premere il pulsante Ok per rendere operativa l’importazione. Si riaccede così alla maschera iniziale, dove lo stile importato può anche esse re modificato.

La procedura passo per passo Lanciare la procedura La procedura è analoga ad una comune assegnazione di formato, ma viene gestita a livello più ampio. Aprire il menu Formato e selezionare la voce Stile per accedere alla maschera dedicata.

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La maschera di modifica Selezionare nell’elenco associato alla casella lo stile da modificare, quindi fare clic sul pulsante Modifica per accedere alla maschera di assegnazione dei formati in cui operare gli interventi desiderati.

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Modificare i parametri default La maschera che consente di modificare i parametri default di uno stile. Le procedure sono analoghe a quelle di una comune assegnazione di formato, ed una volta operate entrano a far parte dell’insieme dello stile.

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Importazione di stili Uno stile può essere importato anche da un altro foglio di lavoro purché la corrispondente cartella risulti aperta. Nella maschera di gestione degli stili premere Unisci, e selezionare lo stile da importare nel box che viene visualizzato.

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Excel Come utilizzare le funzioni di database Il problema

Consolidare i dati contenuti in un archivio tabellare sintetizzandoli in vari modi al fine di ottenere informazioni che la tabella non fornisce direttamente. Per esempio, il numero di ordini relativo ad un certo prodotto, il fatturato globale realizzato da un agente, e così via

La soluzione

Avvalersi delle funzioni di database, grazie alle quali si può analizzare l’intero insieme dei dati ospitati in un archivio tabellare e ottenere le informazioni desiderate nnanzitutto, vale la pena di chiarire il concetto di archivio tabellare. È una tradizionale tabella, in cui le intestazioni delle colonne rappresentano i campi dell’archivio, mentre le righe ne costituiscono i record. Le funzioni database, invece, analizzano l’archivio tabellare secondo indicazioni precise e restituiscono i corrispondenti risultati. Conviene fare un esempio prendendo come riferimento la tabella di figura 1 in cui sono archiviati gli ordinativi di vendita passati da un gruppo di agenti. In pratica, si può far si che inserendo in una cella il nome di un venditore, a fianco compaia l’ammontare dei suoi ordini. Ecco come utilizzare queste potenti funzioni che consentono di eseguire somme (DB.SOMMA), conteggi (DB.CONTA), medie (DB.MEDIA), nonché calcolare massimi e minimi (DB.MAX e DB.MIN) in modo mirato.

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Calcolo del fatturato per agente La dinamica dell’analisi prevede che vengano sommate le celle della colonna Fatturato in sola corrispondenza di quelle che, nella colonna Agente, ospitano il nome del venditore cui ci si vuole riferire. A questo punto,

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la formula che ci interessa è: =DB.SOMMA(B5:E25; ”Fatturato”;H8:H9) e se la digitiamo esattamente così come è nella cella J9 si ottiene il dato desiderato. Analizziamone i tre argomenti. Il primo rappresenta le coordinate della tabella da analizzare. Si noti che per semplicità ne abbiamo riportato le coordinate, ma sarebbe buona regola assegnarle un nome utilizzando la procedura da menu (Inserisci/Nome/Definisci). Il secondo argomento rappresenta il campo su cui operare, e deve essere scritto esattamente così come compare nella tabella e racchiuso fra virgolette. E veniamo al terzo argomento che indica alla funzione come si deve comportare. Si tratta della cosiddetta zona criteri che, almeno nel nostro caso è articolata in due celle (H8:H9). La prima cella indica il campo di riferimento per effettuare le somme (Agente), mentre la sottostante specifica in corrispondenza di quale nome deve essere eseguita la somma dei fatturati. Nel nostro caso, quindi, basta digitare ogni volta nella cella H9 il nome di un agente per vedere apparire in J9 il corrispondente fatturato realizza-

Analizzare un database tabellare Il database tabellare Un database tabellare è una tradizionale tabella in cui le intestazioni delle colonne rappresentano i campi del database, e le righe i record. Nella fattispecie, la tabella che utilizzeremo per sviluppare i nostri esempi ospita gli ordinativi raccolti dagli agenti relativamente ad un certo numero di prodotti

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La zona dei risultati Accanto alla tabella è stata sviluppata una zona che ospita i risultati delle analisi condotte con le funzioni di database. Le celle di sinistra rappresentano le zone dei criteri che vengono utilizzate per eseguire le singole analisi, i cui risultati sono visualizzati sulla destra

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Calcolo del fatturato per agente Inserendo nella opportune celle i dati richiesti dall’analisi, il corrispondente risultato viene visualizzato nella cella in cui è stata inserita la formula per l’elaborazione dei dati. In J9 è ospitata la formula =DB.SOMMA(B5:E25; ”fatturato”;H8:H9)

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Fatturato per prodotto e agente Questa analisi, un po’ più complessa di quella descritta al punto precedente, si basa su una estensione della zona criteri, al fine di poter fornire alla funzione database gli opportuni parametri relativamente alle informazioni che deve elaborare. In questo caso, i dati da passare sono quattro e non più due

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open action strumenti to. Anche in questo caso, anziché citare le coordinate della zona criteri, sarebbe meglio assegnarle un nome.

Conteggio degli ordini Per calcolare quanti ordinativi sono stati passati in totale per un determinato prodotto si

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opera in modo analogo, ma questa volta si utilizza la funzione DB.CONTA. Ovviamente il conteggio va effettuato nella

Denominare la tabella Per indicare alla funzione database dove deve operare, è consigliabile utilizzare un nome in luogo delle coordinate della tabella. Evidenziarla, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e Definisci nel sottomenu. Nel box che viene visualizzato digitare il nome da assegnare (in particolare, non sono previsti spazi) Creare un elenco a discesa Per facilitare, rendendolo automatico, l’inserimento dei dati nelle zone criteri, si possono creare opportuni elenchi a discesa. Visualizzare la barra icone del Visual Basic. Premere l’icona Strumenti, e prelevare dal box che viene visualizzato lo strumento Casella combinata. Disegnare la casella sotto la zona criteri

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I parametri dell’elenco Fare clic destro sulla casella disegnata. Nel menu contestuale optare per Proprietà. Nella tabella che viene visualizzata, specificare rispettivamente accanto alla voce List fill range e Linked cell, le coordinate dell’elenco degli agenti e della cella in cui deve essere trasferito il dato selezionato nell’elenco

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Per saperne di più Chi vuole documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente scheda può consultare la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata Funzioni del database. Nella pagina che viene individuata utilizzare anche il collegamento Vedere anche


colonna Prodotto, mentre la zona criteri è strutturata in modo analogo alla precedente. Vale a dire che anche in questo caso è articolata in due celle. La soprastante ospita il nome della colonna che contiene il termine di riferimento, mentre la sottostante cella contiene il riferimento stesso, che potremo inserire di volta in volta. La formula da inserire in J16, è pertanto la seguente: =DB.CONTA.VALORI(B5: E25;”Agente”;H15:H16) È il caso di segnalare che la zona criteri può presentarsi più articolata e che i parametri di riferimento possono essere inseriti secondo modalità più complesse consentendo così di impostare analisi anche molto sofisticate. Consigliamo a chi volesse documentarsi più in profondità sull’impostazione della zona criteri, di accedere alle corrispondenti pagine dell’aiuto in linea.

Calcolare il fatturato per prodotto e agente Estendendo la zona dei criteri si può, come si diceva, impostare una analisi un po’ più mirata delle precedenti. In questo caso, infatti, vedremo come ottenere dalla funzione DB.SOMMA, specificando diversamente i criteri, la somma dei fatturati conseguiti da un certo agente relativamente a un determinato prodotto. In pratica, la nostra nuova zona criteri deve passare alla funzione quattro parametri. Le colonne in cui si trovano gli elementi da prendere come riferimento (Agente e Prodotto), e il nome dell’agente e del prodotto relativamente ai quali deve essere condotta la somma dei fatturati. Per ottemperare a queste condizioni basterà raddoppiare la zona criteri, utilizzando le celle della prima riga per i nomi

delle colonne e le corrispondenti celle sottostanti per i nomi dell’agente e del prodotto. La nostra zona dei criteri è la H22:I23, mentre la formula che inseriremo in J23 è la seguente: =DB.SOMMA(B5:E25; ”Fatturato”;H22:I23) A questo punto, inserendo rispettivamente in I22 e I23 il nome dell’agente e del prodotto, comparirà in J23 il dato che desideriamo.

Ma c’è di più… Se vogliamo conferire al nostro modello un tocco di professionalità, possiamo corredare ogni zona criteri con un elenco a discesa che ci consenta di inserire automaticamente i termini di riferimento desiderati. Vediamo come operare per la prima zona. Innanzitutto, inserire nella zona L10:L13 i nomi degli agenti. Aprire il menu Visualizza, optare per Barre degli strumenti, e per Visual basic nel sottomenu. Nella barretta icone che viene visualizzata fare clic su quella con sopra impressi martello e chiave inglese. Nel box visualizzato fare clic sullo strumento Casella combinata, e disegnare la casella sotto la zona criteri. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale optare per Proprietà. Nella tabella che viene visualizzata inserire accanto alle voci List fill range e Linked cell le coordinate L10:L13 e H9. Fare clic sull’icona con sopra impressi squadra e matita per disattivarla. A questo punto, facendo clic sul pulsantino accanto alla casella si apre un elenco che contiene la lista degli agenti (di cui per l’appunto abbiamo fornito le coordinate come List fill range). Selezionando un nome questo verrà trasferito automaticamente nella appropriata cella della zona criteri che abbiamo dichiarato come Linked cell (cella collegata).

open action toolbox

Excel 2002 Convertire le valute in euro

Arriva la moneta unica

Il problema:

Come operare la conversione delle valute in euro

La soluzione:

Avvalersi della funzionalità dedicata che opera nell’ambito del menu Strumenti nche se abbiamo trattato il tema dell’euro nella guida Open Action, riteniamo utile ritornare sull’argomento moneta unica per l’importanza che riveste Excel. Fortunatamente Microsoft ha previsto una procedura dedicata che consente in maniera decisamente semplice di procedere a tutte le conversioni desiderate fra le valute europee. Per esempio, oltre alla conversione che ci interessa più da vicino (quella della lira in euro e viceversa) è possibile convertire la lira in franchi francesi, i franchi francesi in lire, i fiorini olandesi in scudi portoghesi, e così via. Insomma, se lavoriamo con Excel non c’è bisogno di utilizzare le speciali calcolatrici, ne tanto meno di imbarcarci in operazioni manuali di moltiplicazione o divisione che, data la scarsa dimestichezza che si ha tutt’oggi ad eseguirle, potrebbero portare a risultati imprevedibili. Ma vediamo come si utilizza in pratica il prezioso convertitore.

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Operare la conversione Digitare in una qualsiasi cella del foglio di lavoro l’importo in euro da convertire, aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Conversione in euro. Così facendo, si determina l’apertura di una maschera articolata in più caselle. Le prime

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due sono destinate ad ospitare rispettivamente le coordinate della cella che contiene l’importo da convertire e quelle della cella in cui devono essere visualizzati i risultati. Dal momento che si è provveduto a selezionare la cella di partenza le corrispondenti coordinate già figurano nella casella dedicata. Per quanto riguarda la dichiarazione della cella di arrivo fare clic sul pulsantino a destra della casella stessa. Con questa operazione il puntatore del mouse si trasforma in un piccolo quadrato, lo si porta sulla zona dove devono essere visualizzati i risultati e si fa clic, determinando il contestuale trasferimento delle coordinate della posizione selezionata nella casella della maschera di conversione. Nelle due caselle sottostanti, invece, si inseriscono i riferimenti alla valuta di partenza e a quella di arrivo. L’inserimento è agevolato nel senso che basta aprire l’elenco a discesa associato alle caselle e scegliere le valute che ci interessano. Per esempio, euro e lire italiane. Nell’ultima delle cinque caselle, invece, si dichiara in quale formato deve essere presentato il risultato della conversione. Ci sono tre alternative, e precisamente il formato Valuta (1000 €), il formato Iso (1000 Eur), e

Lanciare la procedura Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Conversione Euro. Si accede alla maschera di conversione. Se l’icona non fosse presente fare clic sul pulsantino che da l’accesso a quelle non ospitate nella barra e selezionarla per determinarne l’aggiunta.

La maschera di conversione Partendo dal menu o premendo l’icona dedicata viene aperta la maschera di conversione, in cui si specificano la zona contente i dati da convertire, quella dei risultati, e quali valute sono coinvolte nella conversione. La procedura prevede anche opzioni speciali che si impostano premendo il pulsante Avanzate. Inserimento dei dati L’inserimento dei dati necessari per portare a termine il processo di conversione può avvenire in modo automatico. Le coordinate delle posizioni coinvolte vengono automaticamente trasferite nelle corrispondenti caselle dopo averle evidenziate facendo clic sui pulsantini al fianco di queste ultime. Le valute si selezionano in speciali elenchi. La maschera delle opzioni In certi casi la procedura di conversione si può avvalere di speciali opzioni. Ci riferiamo, in particolare, a quando ci si trova nella condizione in cui i valori da convertire sono espressi da formule o da espressioni, o quando si intende prendere in considerazione un determinato numero di decimali.

Pc Open 174 Gennaio 2002

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open action toolbox nessun formato nel senso che viene semplicemente espresso il risultato numerico della conversione. Operate tutte

le impostazioni del caso basta premere il pulsante Ok per vedere il risultato nella zona che si era specificata.

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Le opzioni di conversione La procedura prevede che in casi particolari vengano attivate specia-

I componenti aggiuntivi Se la funzionalità di conversione euro non è contemplata fra le opzioni del menu Strumenti, bisogna procedere ad aggiungerla. Aprire il suddetto menu e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Così facendo viene visualizzata una maschera che elenca i componenti disponibili. Selezionare Strumenti di conversione e premere Ok. Per saperne di più Per saperne di più sulle procedure di conversione e sull’euro in particolare, si può consultare l’aiuto in linea. Digitare Conversione euro nella finestra in alto a destra del video e premere Invio. Nell’elenco che viene visualizzato selezionare la voce Informazioni sulla valuta euro e premere Invio.

Ricerche sul Web Dall’aiuto in linea si può lanciare automaticamente una ricerca sul Web. Fare clic sul pulsante calce alla maschera etichettato Ricerca sul Web. Si accede così ad una sezione dell’aiuto in cui, in una speciale finestra, si può digitare una domanda in chiaro. Per ottenere risposta premere il pulsante Invia e passa al Web. L’euro e Internet Chi vuole saperne di più sull’euro per essere preparato al grande momento può trovare su Internet la risposta alle domande più disparate. Basta utilizzare un qualsiasi motore di ricerca e impostare le interrogazioni utilizzando termini quali euro, conversione euro, valute europee, e così via. In figura alcune risposte.


li opzioni. Si accede alla maschera che le gestisce facendo clic sul pulsante Avanzate. Per esempio, se si opera con valori espressi da formule, volendo convertirle bisogna spuntare il bottone Chiedi se convertire formule nella maschera delle opzioni. Inoltre, se si vuole procedere ad arrotondamenti, si spunta l’omonimo checkbox, mentre per impostare il numero di decimali da utilizzare nei calcoli si deve spuntare la casella Imposta precisione triangolazione su, quindi specificare il numero di decimali nella casellina sottostante.

Se la funzionalità non fosse disponibile Può accadere che aprendo il menu Strumenti non vi si trovi la voce Conversione euro. che attiva la procedura di conversione. Poco male, basta procedere ad installarla, e la procedura è davvero semplice. Ecco come operare praticamente. Nel menu Strumenti, selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Viene così visualizzata una maschera articolata in una finestra e alcuni pulsanti. Nella finestra sono elencati i componenti aggiuntivi disponibili, vale a dire quelle funzionalità che sono presenti nell’applicazione ma non sono state ancora rese attive. Fare clic sulla casellina accanto alla voce Strumenti di conversione euro, quindi premere il pulsante Ok per rendere operativa l’aggiunta. A questo punto, se apriamo il menu Strumenti dovrebbe essere presente la voce che ci interessa. Per rendere operativa l’installazione della funzionalità potrebbe essere necessario inserire nel lettore del personal computer il cd di Office Xp. Chi non volesse affrontare (si fa per dire…), la procedura che consente di aggiungere

ad Excel la preziosa funzionalità, può anche accontentarsi di quello che passa…il convento, vale a dire di quello che si può ottenere utilizzando semplicemente la tastiera. Le moderne periferiche, infatti, dispongono di un tasto espressamente dedicato alla visualizzazione del simbolo dell’euro. Si tratta, per la precisione, di quello con impressa la lettera E, da utilizzare combinandone la pressione con quella del tasto Alt Gr, proprio per ottenere il risultato voluto. Anteponendo al numero il simbolo dell’euro non ne varia il formato. Il contenuto della cella resta sempre un valore numerico.

Per saperne di più La guida in linea di Excel fornisce utili informazioni sulla procedura di conversione, ma anche illuminazioni su molti problemi connessi all’euro. Per accedervi digitare Conversione euro nella finestrella posizionata nella parte alta destra del video, quindi premere Invio. Si perviene ad un elenco di argomenti fra i quali si seleziona Informazioni sulla valuta euro. Si determina così l’accesso alla corrispondente pagina dell’aiuto in linea in cui è visualizzato l’elenco degli argomenti disponibili. Facendo clic sulla voce Tassi di conversione e nuove valute dei Paesi aderenti all’euro vengono visualizzati i contenuti della voce stessa. A questo punto, fare clic sul collegamento ipertestuale Sito Web di Microsoft Office dove si possono ottenere informazioni in merito. Se, poi, si fa clic sul pulsante Ricerca sul web in calce alla maschera di aiuto, si accede ad una sezione in cui è possibile digitare una domanda in chiaro, la cui risposta sarà ricercata in Inter net.

pratica • calcolare

Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open

excel 2002

Costruire diagrammi Il problema: interpretare determinate situazioni (struttura aziendale, processo decisionale) con una rappresentazione grafica La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitati nella libreria dedicata di Excel 2002 ell’ambito di Excel 2002 (ma anche in altre applicazioni in cui si articola Office Xp) è disponibile una galleria di sei diagrammi che consentono di interpretare graficamente speciali situazioni. Diciamo subito, per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che un diagramma e un grafico non sono la stessa cosa, anche se molte volte si tende a confondere i due concetti. Infatti, i primi prescindono dall’utilizzo di valori numerici e per questo si prestano bene ad interpretare situazioni astratte come l’evolversi di un processo, di un iter decisionale, una struttura aziendale, un ciclo di produzione, e così via. Tutte situazioni, come si vede, in cui i numeri non c’entrano, o quantomeno non sono determinanti. Fra l’altro, proprio per questo, i diagrammi non necessitano dei tradizionali assi cartesiani. Ma vediamo cosa offre la galleria di Ex-

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Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel:

Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule Dicembre I diagrammi di Excel 2002

Prossimamente: Tabelle e grafici pivot

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cel e come utilizzare quanto ci viene proposto. Aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Diagramma. Così facendo viene visualizzata la galleria che ospita sei tipi di diagrammi, e precisamente: Organigrammi Diagrammi circolari Diagrammi radiali Diagrammi a piramide Diagrammi di Venn Diagrammi Obiettivo A questo punto, selezionare quello desiderato e fare clic sul pulsante Ok per determinarne l’inserimento nel foglio di lavoro.

Personalizzazione dei diagrammi Queste operazioni sono sostanzialmente analoghe per tutti i tipi di diagrammi, ma in certi casi (soprattutto per quanto riguarda gli organigrammi) possono presentare qualche differenza. Innanzitutto, diciamo che il diagramma inserito, può essere posizionato e dimensionato a piacere nell’ambito del foglio tramite il mouse, mentre le personalizzazioni strutturali si conducono con la mediazione della barra strumenti che viene aperta contestualmente all’inserimento del diagramma. Nel caso degli organigrammi, per esempio, il menu collegato al pulsante Inserisci forma della barra strumenti consente di aggiungere nuove caselle alla struttura di base. L’inserimento è

Come e quando Accedere alla galleria Aprire il menu Inserisci e fare clic sul riferimento alla voce Diagramma. Così facendo viene aperta la galleria che ospita i sei tipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvi sopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito, può essere opportunamente personalizzato.

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Personalizzare il diagramma La personalizzazione del diagramma ha luogo tramite la speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’area di lavoro contestualmente all’inserimento di un diagramma nel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menu gestiscono le varie fasi della personalizzazione.

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Varianti di struttura Nella barra strumenti è sempre presente un pulsante con sopra impressa una piccola saetta, che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata.

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Diagrammi Circolari I diagrammi Circolari, vengono utilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome.

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Pc Open 182 Dicembre 2001

excel 2002



con Excel 2002 utilizzare i diagrammi

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Diagrammi Radiali Questi particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddette relazioni one to many, nel senso che si prestano bene per sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figurano disposti radialmente intorno al primo (many).

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Diagrammi a Piramide Servono per illustrare graficamente la dinamica gerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livelli operativi. Si va dai vertici direzionali al sommo della piramide, alle fasce sottostanti di minore responsabilità ma più importanti dal punto di visto numerico.

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Diagrammi di Venn Consentono di descrivere con immediatezza grafica eventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenze di vario genere. Le corrispondenti aree vengono individuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddetti diagrammi.

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Diagrammi Obiettivo La loro struttura, che ricorda molto da vicino quella di un tradizionale bersaglio, mette bene in evidenza l’obiettivo da raggiungere identificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche invece individuano le varie tappe del percorso per conseguire il risultato.

mirato in quanto può tenere conto della posizione gerarchica caratteristica della nuova casella. Tramite il pulsante Layout, invece, si possono definire alcuni parametri strutturali dell’organigramma, come per esempio il rientro delle caselle, o l’adattamento della struttura allo spazio disponibile. Le voci della barra strumenti possono avere significati diversi a seconda del tipo di diagramma cui si riferiscono. Così, nel caso di un diagramma ad aree sovrapposte (meglio conosciuto come diagramma di Venn), il pulsante Inserisci forme provvede semplicemente all’inserimento di un nuovo elemento, ma nella barra sono previsti due pulsanti che consentono di spostare in senso orario o antiorario le aree circolari in cui si articola il diagramma stesso. Nella barra strumenti, indipendentemente dal diagramma cui essa si riferisce, è sempre presente un pulsante dalle funzioni molto interessanti. Ci riferiamo a quello con sopra impressa una piccola saetta. Se vi facciamo sopra clic si accede ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata. Ricordiamo che la maggior parte dei diagrammi prevedono l’etichettatura personalizzata degli elementi in cui si articolano, ma per potersi avvalere di questa possibilità bisogna, in certi casi, ampliare l’area del diagramma stesso in modo da rendere visibili i riferimenti in cui


digitare le suddette etichette.

Quando utilizzare i diagrammi A questo punto vale la pena di spendere qualche parola per illustrare le situazioni specifiche in cui conviene utilizzare un determinato diagramma. Gli Organigrammi sono da utilizzare per l’interpretazione di strutture aziendali o di organizzazioni. I diagrammi Circolari, invece, si prestano a descrivere un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, di un iter decisionale, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare. Fra i vari elementi è possibile inserire una etichetta il cui testo descrive le varie fasi del ciclo. I diagrammi Radiali, invece, vengono utilizzati per illustrare una relazione fra un elemento centrale e gli altri a cui il primo è collegato radialmente, e si rivelano molto adatti per interpretare, fra l’altro, la struttura di una rete di vendita, mentre quelli a piramide descrivono sinteticamente la dinamica gerarchica di una grande organizzazione. Concludiamo con i diagrammi di Venn e quelli Obiettivo. I primi si articolano in una serie di cerchi parzialmente sovrapposti fra di loro in modo da individuare aree comuni, che potrebbero rappresentare, per esempio, zone di vendita in cui operano più agenzie. I secondi, consentono di evidenziare con sintetica efficacia le principali tappe da percorrere per raggiungere un risultato. ●



excel 2002

Diamo la caccia agli Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula La soluzione: avvalersi dell’aiuto del corrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate lzi la mano chi impostando un modello non si sia mai trovato a che fare con gli ineffabili messaggi di errore che denunciano qualche inesattezza nelle formule che sono state create. In certi casi si tratta di semplici errori di digitazione, oppure si è fatto riferimento a celle o zone improprie, ma talvolta il problema sembra insolubile e senza via di uscita. Eppure, Excel non transige: se l’errore viene denunciato vuol dire che esiste, e bisogna trovarlo. E anche se è difficile ammetterlo, a sbagliare siamo quasi sempre noi… Fortunatamente, per risolvere l’empasse abbiamo a disposizione una opzione dedicata (che opera anche in Excel 2000), ma che nella versione 2002 è efficacemente sottolineata dalla versatilità degli smart tag, la preziosa funzione che opera in tutte le applicazioni Office Xp per

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Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule

Prossimamente: I diagrammi di Excel 2002

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dare aiuto a chi incappa nelle più disparate situazioni di stallo (per documentarsi più ampiamente sugli smart tag consultare la scheda dedicata pubblicata sul numero dello scorso mese). Ma veniamo ai nostri errori e a come individuarli. Conviene fare un esempio pratico, che pur nella sua estrema semplicità consente di apprezzare a fondo le armi che Excel ci mette a disposizione quando si tratta di andare a caccia…di errori. Immaginiamo che nelle celle B4 e B5 si trovino rispettivamente i valori 120 e 130, e che nella cella B7 si voglia visualizzare la loro somma utilizzando la funzione dedicata. Se mentre la digitiamo incappiamo in un errore ortografico, per esempio scrivendo SOMMMA anziché SOMMA, nella cella, invece del risultato, si ottiene il messaggio di errore #NOME?. Se abbiamo una minima conoscenza di Excel sappiamo che tale messaggio si può riferire ad un errore come quello commesso, o al fatto che abbiamo utilizzato un riferimento di cella improprio. Quello che ci interessa ora, però, è vedere all’opera le funzioni di individuazione degli errori, indipendentemente da quello che abbiamo commesso che, come ricorderete, è volutamente semplice. Pertanto, fingiamoci inesperti e proseguiamo. Se osserviamo attentamente la cella che contiene la formula errata ci rendiamo conto che

Analizzare le Il menu dello smart tag Se ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compare il corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diverse voci che consentono di accedere agli strumenti necessari per individuare le cause dell’errore e rimuoverle.

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Descrizione dell’errore Se nel menu della figura precedente si fa clic sulla voce Informazioni sull’errore viene lanciata la guida in linea, e si accede automaticamente alla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultare anche tutti i rimandi che fossero eventualmente presenti nella pagina stessa.

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Valutazione dell’espressione errata Se nel menu associato allo smart tag si attiva la voce Mostra passaggi di calcolo viene lanciata una procedura guidata che consente di procedere passo passo (elemento per elemento) alla valutazione della formula che genera l’errore. Si traggono così utili indicazioni su come intervenire.

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Opzioni di controllo degli errori La corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operativi della funzione di controllo degli errori. In particolare, spuntando le opportune caselle si può attivare il controllo in background, definire il colore del marcatore della cella errore, e così via.

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Pc Open 178 Novembre 2001

excel 2002



errori nelle formule formule errate

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La barra degli strumenti di verifica Selezionando la voce Mostra barra strumenti di verifica viene visualizzata una serie di icone tramite le quali si possono compiere alcune azioni gestite anche dal menu dello smart tag, ma anche visualizzare graficamente le relazioni che intercorrono fra la cella errore e quelle che hanno generato il problema.

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Individuazione delle celle precedenti Facendo clic sulla seconda icona della barra strumenti, dalla cella errore partono una o più frecce che indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono state coinvolte nella strutturazione dell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clic sulla icona successiva.

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Individuazione delle celle dipendenti Facendo clic sulla quarta icona della barra strumenti, questa volta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata. Tale possibilità è decisamente benvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fatto riferimento alla cella errore.

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Individuazione errori da menu Molte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verifica delle formula possono essere attivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Verifica formule. Nel sottomenu che si apre contestualmente sono elencate le opzioni disponibili.

nel suo angolo superiore sinistro è comparso un triangolino colorato, inoltre, se la evidenziamo vedremo comparire al suo fianco un quadratino con all’interno un punto esclamativo (ecco lo smart tag che segnala l’errore e si dichiara pronto per mettersi al nostro servizio). Ma c’è di più. Se portiamo il cursore sullo smart tag, al suo fianco compare un pulsantino che, se premuto, determina l’apertura di un menu che propone strumenti e soluzioni. Esaminiamolo più da vicino.

Il menu dello smart tag Il nostro menu si articola in varie voci, e già da un primo esame si rivela decisamente prezioso. Innanzitutto, le prime due voci sono risolutive agli effetti dell’individuazione della tipologia dell’errore commesso e di eventuali azioni correttive. Infatti, la prima voce suona Errore di nome non valido, mentre la seconda, Informazioni sull’errore, da accesso alla corrispondente pagina dell’aiuto in linea che fornisce utili indicazioni per rimediare. Ma passiamo alle voci successive che si dimostrano determinanti per fare luce in generale sulla dinamica di un errore. La voce Mostra passaggi del calcolo apre una maschera che consente di valutare uno ad uno gli elementi dell’espressione. Nel nostro caso viene sottolineato l’errore di ortografia commesso nel digitare il nome della funzione. Se poi si preme il pulsante Valuta si procede alla valorizzazione passo passo della formula. La voce Opzioni controllo errori, invece, visualizza una maschera che consente


di impostare i parametri operativi delle funzioni di controllo. Se, infine, si opta per la voce Mostra strumenti di verifica formula, viene aperta una barra che ci da la possibilità di aprire una vista grafica sulla genesi degli errori. Le medesime opzioni sono disponibili nel sottomenu corrispondete all’opzione Verifica formule del menu Strumenti. In particolare, la seconda icona della barra fa si che la cella contenente l’errore venga collegata con frecce a quelle che lo hanno determinato, permettendo così una rapida individuazione dei punti in cui eventualmente intervenire. L’icona successiva, invece, rimuove le suddette frecce. La quarta icona opera come la prima, ma questa volta vengono segnalate le celle in cui figurano espressioni che dipendono da quella ospitata nella cella in cui si è verificato l’errore. Anche in questo caso la successiva icona rimuove gli indicatori. E veniamo alla settima icona, che individua le sole celle responsabili dell’errore (la seconda icona, invece, identificava tutte le celle coinvolte nell’espressione). Le rimanenti icone, ci riferiamo alla prima, alla sesta e all’ottava, gestiscono rispettivamente una procedura alternativa alla valutazione della formula, la rimozione di tutte le frecce, e l’aggiunta di eventuali commenti alla cella che ospita l’estensione errata. La nona e la decima, invece, cerchiano i dati non validi e rimuovono tali cerchi, mentre le ultime due danno rispettivamente l’accesso ad una finestra per il controllo della cella errore, e alla procedura guidata di valutazione dell’espressione errata.



excel 2002

Tutto sulle etichette Il problema: come utilizzare le cosiddette etichette intelligenti che operano all’interno del foglio elettronico Excel 2002 La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag e applicazioni che operano nell’ambito di Office Xp, si avvantaggiano delle cosiddette etichette intelligenti (gli Smart tag), che intervengono in determinate situazioni per propiziare il prosieguo della procedura in corso. Nel caso di Excel, se nell’impostare un modello o una semplice tabella capitasse di digitare il nome di qualcuno cui si è recentemente spedita una e-mail utilizzando Outlook 2002, accanto alla corrispondente cella compare una minuscola etichetta (lo Smart tag), cui è associato un menu in cui vengono proposte alcune possibili azioni. Per usufruire di questa interessante funzione bisogna attivarla. Poi, tutte le volte che si esegue una procedura per la quale è previsto il supporto degli Smart tag, le utili etichette compariranno automaticamente.

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Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre Gli Smart Tag di Excel 2002

Prossimamente: Verificare le formule

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Attiviamo gli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Così facendo viene aperta una maschera a schede in cui si apre quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche le due ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. A questo punto, aprire l’elenco a discesa associato alla casella Mostra smart tag come, e selezionare la modalità di visualizzazione desiderata. In particolare, si può optare per la visualizzazione di un pulsante, di un pulsante associato ad un indicatore (opzione raccomandata), o richiedere che non venga visualizzato un bel nulla. Detto fra noi, tale voce dell’elenco poteva anche essere omessa. Da questo momento, tutte le volte che si attivano determinate procedure, accanto alla cella in cui si sono inseriti i dati comparirà il nostro Smart tag, mentre nell’angolo inferiore destro della cella appare un triangolino colorato. Lo Smart tag viene visualizzato anche tutte le volte che si porta semplicemente il cursore sopra la suddetta cella. Infine, se si spunta in calce alla scheda la casella Incorpora in questa cartella di lavoro, gli Smart tag verranno salvati con il documento e ripresentati quando que-

Attiviamo e utilizziamo Attivazione degli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche quelle ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. Specificare anche la modalità di visualizzazione.

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Modalità di visualizzazione Nell’elenco a discesa associato alla casella Visualizza smart tag come si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presenti tre opzioni. La seconda e la terza si riferiscono rispettivamente alla sola visualizzazione della etichetta Smart tag o ne prevedono l’associazione ad un pulsante.

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Collegamento a Outlook 2002 Se in una cella del foglio di lavoro si digita un nominativo a cui è stato indirizzato recentemente un messaggio di posta elettronica, ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quel nominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione.

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Invio di una e-mail Se nel menu associato allo Smart tag che compare contestualmente alla digitazione di un nominativo gestito da Outlook 2002 si seleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura del modulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella casella dedicata all’indirizzo quest’ultimo vi compare automaticamente.

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Pc Open 182 Ottobre 2001

excel 2002



intelligenti di Excel gli Smart tag 5

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Pianificazione di una riunione Se nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la voce Pianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la casella dedicata ad ospitare l’indirizzo e-mail del destinatario della comunicazione è già compilata.

Copia e Incolla Alla procedura di Copia e Incolla è associato uno Smart tag il cui menu operativo propone tutte le opzioni che figurano nella maschera che si apre selezionando nel menu Modifica l’opzione Incolla speciale (o premendo la corrispondente icona nella barra strumenti)

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Riempimento di una zona Il menu gestito dallo Smart tag che viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zona consente di ricopiare nelle celle selezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati.

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Per saperne di più Per documentarsi sugli Smart tag di Excel digitare tale termine nella casella posizionata nell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio viene visualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quello che interessa per accedere alla corrispondente sezione della guida in linea.

sto verrà aperto in seguito. E ora vediamo come operano alcuni Smart tag tipici di Excel. Ci riferiamo a quelli che gestiscono rispettivamente i collegamenti con Outlook 2002, la procedura di Copia e Incolla, e quella di riempimento automatico di una zona.

Il collegamento con Outlook 2002 Se digitiamo in una qualsiasi cella del foglio di lavoro un nominativo a cui è stato recentemente inviato un messaggio di posta elettronica tramite Outlook 2002, accanto alla cella compare uno Smart tag. Facendo clic sul pulsantino ad esso associato si apre un menu con varie opzioni. Se si opta per la voce Invia posta viene lanciato automaticamente Outlook 2002 e, in particolare, aperta la finestra per la compilazione di un messaggio che già reca nella casella dedicata l’indirizzo e-mail di quel nominativo. Invece, optando per Pianifica riunione si determina l’accesso contestuale al modulo per pianificare un incontro, mentre se si sceglie la voce Apri contatto si accede alla scheda personale di quel nominativo per apportarvi eventuali modifiche. Le voci Aggiungi ai contatti e Inserisci indirizzo determinano l’apertura delle maschere per dare corso alle vostre operazioni. Le due ultime voci del menu, invece, permettono di eliminare lo Smart tag, o di accedere alla scheda per impostare i parametri operativi di questi ultimi.

Copia e Incolla Se dopo aver copiato il contenuto di una cella o di una intera zona ci si porta nella posizione del

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foglio di lavoro in cui si prevede eseguire la replica, e si attiva la procedura di incollaggio (tramite il menu Modifica, o il menu contestuale al clic destro) ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag che, in questo caso, ci propone tutte le opzioni proprie della procedura di Copia e Incolla. Non solo quelle tradizionali, ma anche quelle speciali gestite dalla voce Incolla speciale. Infatti, aprendo l’elenco a discesa vi troviamo tutte le voci che sono ospitate nella maschera cui si accede se dal menu Modifica si attiva, per l’appunto, la voce Incolla Speciale, o si preme la corrispondente icona della barra strumenti.

Riempimento di una zona Anche la procedura di riempimento automatico di una zona è supportata da uno Smart tag dedicato. In particolare, il corrispondente menu consente di ricopiare semplicemente nella zona evidenziata il contenuto delle celle di partenza, oppure di creare una progressione. Le due ultimi voci del menu permettono di procedere alla copia tenendo conto o meno della formattazione delle celle di partenza.

Per saperne di più Chi volesse documentarsi ulteriormente sugli Smart tag di Excel può consultare l’aiuto in linea. Digitare Smart tag nella casellina in alto a destra del video, quindi premere Invio. Si determina così l’apertura di una lista di voci che corrisponde agli argomenti disponibili in linea. Fare clic su quelle di cui si vogliono consultare le pagine di aiuto. ●



excel

Utilizzare i controlli nei Il problema: inserire in un modello checkbox

Creare bottoni

e bottoni di opzione

La soluzione: utilizzare i corrispondenti elementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications) el gergo degli addetti ai lavori vengono definiti controlli quegli elementi interattivi che, come gli elenchi a discesa, i bottoni di opzione, i checkbox, e così via, popolano le maschere di dialogo delle applicazioni che operano in ambiente Windows. Vedremo come utilizzare checkbox e bottoni di opzione. La differenza fra i due controlli sta nel fatto che mentre di un gruppo di checkbox se ne possono attivare contemporaneamente più d’uno, i bottoni sono esclusivi, nel senso che di quelli facenti parte del medesimo raggruppamento se ne può attivare uno solo. Quando se ne attiva un secondo, viene disattivato il precedentemente attivo, e così via.

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Anatomia di un controllo In senso morfologico i checkbox si presentano


Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre Come inserire un controllo

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come piccole caselle quadrate nelle quali, facendovi sopra clic con il mouse, compare il tradizionale simbolo di spunta. I bottoni, invece, sono dei cerchietti che, quando attivati, presentano un puntino in corrispondenza del centro. L’uso di entrambi si basa sul fatto che alla loro attivazione si può far corrispondere l’automatico inserimento di un valore logico (VERO o FALSO) in una determinata cella (linked cell). In questo modo, facendo riferimento tramite opportune espressioni al contenuto delle linked cell si possono ottenere i risultati desiderati. Conviene fare subito qualche esempio pratico. Se abbiamo impostato un modello per il calcolo del rimborso di un prestito, possiamo associare a due bottoni altrettanti tassi di interesse. Nella cella che serve da riferimento per il tasso di interesse, invece, si inserisce una espressione condizionale SE, che a seconda del contenuto di una delle due linked cell restituirà l’opportuno valore del tasso. In questo caso, l’utilizzo dei bottoni si impone dal momento che per i calcoli si può utilizzare un solo valore del tasso. Usando un gruppo di quattro checkbox, invece, si può dare all’utente la possibilità di attivare tutte o parte delle opzioni previste. Per esempio, colorare diversamente le celle che ospitano valori da 0 100, da 101 a 200, da

Visualizzare la barra strumenti del Vba Se la barra non fosse presente, aprire il menu Visualizza e selezionare Barre strumenti. Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si opta per Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese.

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Il pannello dei controlli Facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese si apre il pannello che ospita le icone dei controlli. Il pannello può essere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si può spostare nella barra strumenti sottostante al menu operativo di Excel.

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Disegnare il checkbox Nel pannello dei controlli fare clic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlo nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la struttura del checkbox che, per default, è etichettato Checkbox1.

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La casella delle proprietà Fare clic destro sul rettangolo che ospita il checkbox, e selezionare Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la omonima casella. Nella cella accanto alla voce Linked cell digitare il riferimento alla posizione in cui dovrà essere inserito automaticamente il valore logico VERO o FALSO.

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Pc Open 168 Settembre 2001

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fogli di lavoro e checkbox 5

Verifica del funzionamento Come si può vedere dalla figura, dal momento che le celle A1, A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamente VERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessi checkbox.

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Creare un bottone La procedura è del tutto analoga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si fa clic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voce Groupname della corrispondente casella delle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni.

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L’occhio vuole la sua parte Checkbox e bottoni, dal momento che la loro funzione essenziale è quella di interfacciarsi in maniera trasparente con l’utente, possono essere raggruppati in pannelli creati estemporaneamente nell’ambito del modello di cui fanno parte integrante.

201 a 300, e da 301 in avanti. Il modo in cui il valore che viene inserito nelle linked cell determina il risultato voluto dipende dalle espressioni utilizzate che, ovviamente, vanno impostate caso per caso. Il bello è che i suddetti controlli possono operare non solo nel modo che abbiamo appena descritto, ma anche supportare opportunamente il funzionamento di una macro, estendendone notevolmente le potenzialità. Ma di questo ci occuperemo un’altra volta. Diciamo subito, tanto per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che i controlli servono solo per interfacciarsi in modo trasparente con chi utilizza il modello (e scusate se è poco…), ma devono essere sempre supportati dalle opportune espressioni preposte alla esecuzione delle elaborazioni previste. A questo punto, vediamo come creare praticamente checkbox e bottoni, dando per scontato che nella barra degli strumenti sia presente la barra icone del Vba. Se così non fosse, aprire il menu Strumenti, optare per Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Visual Basic.

I checkbox

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Per saperne di più Per approfondire gli argomenti che sono stati trattati nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera digitare la voce Controlli. Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprire la pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altri controlli.

Nella barra degli strumenti del Vba fare clic sull’icona con sopra impressi martello e chiave inglese. Così facendo si apre un minipannello che ospita le icone dei controlli. Fare clic sull’icona del checkbox, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo basso e largo che contenga la casellina e la corrispondente voce descrittiva. Contemporaneamente si attiva auto-


maticamente la icona con sopra una matita e una squadra per significare che siamo nella cosiddetta modalità di progettazione. Fare clic destro sul checkbox per aprire la relativa casella delle proprietà. Nella casella accanto alla cella che contiene la voce Linked cell inserire le coordinate della posizione in cui attivando o disattivando il checkbox devono essere rispettivamente inseriti automaticamente il valore logico VERO o FALSO. Accanto alla voce Caption, invece, digitare l’etichetta personalizzata del checkbox. Disattivare l’icona di progettazione e attivare e disattivare alternativamente il checkbox per verificarne il funzionamento. Procedere così per creare altri checkbox.

I bottoni di opzione La procedura è analoga a quella che abbiamo appena illustrato, ma secondo quanto è stato anticipato, una volta creati due o più bottoni uno solo può essere quello attivo. Potrebbe accadere, però, che si voglia creare un secondo gruppo di bottoni e in questo caso, ovviamente, tale gruppo deve essere indipendente dal primo. Infatti, se così non fosse, attivando un qualsiasi bottone si determinerebbe la disattivazione di quello attivo nel primo gruppo. La soluzione sta nel dare un nome ai due gruppi. Selezionare uno per uno i bottoni del primo gruppo e, nella casella delle proprietà, assegnargli il nome Gruppo 1 (o un qualsiasi altro nome) digitandolo nella cella accanto alla casella Groupname. Denominare Gruppo 2, poniamo, i bottoni appartenenti al secondo gruppo. ●

pratica • fogli elettronici

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Formattare le celle 1

Il problema: come “impaginare” testi e numeri all’interno delle celle

La soluzione: impostare le formattazioni desiderate tramite la maschera a schede dedicata cco come impaginare i dati digitati in Excel. Selezionare la cella o la zona su cui si desidera intervenire, aprire il menu Formato e optare per la voce Celle. Così facendo viene aperta una maschera in cui si accede alla scheda Allineamento. Basta un’occhiata per rendersi conto delle molte possibilità che ci vengono messe a disposizione. Nella prima delle tre sezioni della scheda si può gestire l’allineamento di quanto ospitato nella cella evidenziata o in tutte le celle della zona su cui si opera. Tramite gli elenchi a discesa associati alle caselle Orizzontale e Verticale si può agire rispettivamente a livello di questi due tipi di allineamento. L’allineamento orizzontale (che per default è a sinistra ) prevede la possibilità di assegnare un rientro a quest’ultimo. In tal caso, nell’elenco a discesa bisogna selezionare la voce Sinistro (rientro), e specificare l’entità del rientro (in caratteri) agendo sulle freccine del contatore numerico affiancato alla casella. Si noti che può essere specificato anche un rientro più ampio della larghezza della cella stessa. In tal caso il testo finale occuperà più celle contigue. Molto interessanti sono anche le opzioni Riempi e Centra nelle colonne. La prima ripete più volte il testo digitato sino a fargli occupare tutta la larghezza della cella stessa. Possiamo avvalercene con profitto quando, per esempio, si

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imposta un listino prezzi e si vuole creare una linea di puntini orizzontali per facilitare la correlazione delle varie voci con i corrispondenti prezzi. È un po’ quello che succede con gli indici dei libri. L’opzione Centra nelle colonne, invece, centra un testo su più celle contigue. Digitare il testo in una cella, evidenziare l’estensione di celle su cui centrarlo, e selezionare l’opzione nell’elenco a discesa. L’operazione può essere eseguita anche tramite una icona dedicata, nell’ambito della barra degli strumenti di formattazione. Per quanto riguarda l’allineamento verticale, oltre alle ovvie proposte di allineamento verso l’alto, al centro, e verso il basso, se ne trova una quarta piuttosto inedita. Ci riferiamo alla giustificazione verticale, contraltare della più nota e diffusa giustificazione orizzontale. Ce ne possiamo avvalere, in particolare, se vogliamo che un testo per cui è stato richiesta la possibilità di andare a capo all’interno della cella occupi tutta l’altezza di quest’ultima, grazie a spaziature più ampie del normale fra una riga e l’altra. Chi non riesce mai a etichettare bene una tabella perché la larghezza delle colonne è di molto inferiore alla lunghezza delle suddette etichette, le può verticalizzare. Il bello è che si può specificare in gradi la loro angolazione agendo con il mouse sull’indicatore graduato che opera

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nella sezione Orientamento. Si può anche dichiarare direttamente nella casella dedicata l’angolazione in gradi da assegnare alla scritta. Un testo che deborda dai confini naturali di una cella può essere ridotto ai minimi termini forzandolo a occupare tali più anguste dimensioni. In questo caso basta spuntare nella sezione Controllo testo la casella associata alla voce Riduci e adatta. Spuntando, invece, la casella Testo a capo, la cella si estende in altezza per ricevere tutto il testo che viene digitato, mantenendone le dimensioni originali. ● La scheda Allineamento Evidenziare la cella o la zona di celle da formattare, aprire il menu Formato e selezionare la voce Celle. Così facendo si accede alla maschera a schede che gestisce le procedure di formattazione. Attivare la scheda Allineamento.

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Allineamento Verticale Fare clic sul pulsantino affiancato alla casella Verticale per aprire l’elenco a discesa che ospita gli allineamenti da conferire alla cella o alla zona evidenziata. La scelta si consolida con la pressione del pulsante Ok.

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L’opzione Riempi Ripete il carattere o la sequenza di caratteri digitata in una cella sino a completarla interamente. Si rivela preziosa per impostare listini prezzi o indici che mettono in correlazione fra loro voci che si trovano agli estremi sinistro e destro di una riga.

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Etichette verticali Per etichettare le colonne di una tabella, la cui larghezza sia di molto inferiore a quella delle etichette da digitare, si possono orientare queste ultime in senso verticale o assegnare loro una certa angolazione.

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Pc Open 172 Giugno 2001



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Come personalizzare Il problema: come personalizzare i grafici

Grafici, immagini

realizzati con Excel

La soluzione: aggiungere al diagramma oggetti che svolgano particolari funzioni e vogliamo dare ad un grafico standard un tocco di decisa professionalità, Excel ce ne da la possibilità. I risultati dipendono solo dalla perizia con cui siamo capaci di utilizzare gli strumenti disponibili. In questa scheda vedremo come realizzare semplici ma decisamente spettacolari personalizzazioni di grafici standard. In pratica, ci occuperemo di visualizzare un diagramma con una immagine in sottofondo, e di come gestire la profondità visiva dei grafici 3D. In quest’ultimo caso ne viene notevolmente sottolineata la tridimensionalità.

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Grafici e immagini Nulla di meglio, per accrescere l’impatto di un grafico, che dargli come sfondo un’immagine che evochi la natura dei dati rappresentati. La procedura è semplice e i risultati di tutto rispetto. Aprire il menu Inserisci e


Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio Personalizzare i grafici

Prossimamente: Come inserire un controllo

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selezionare Immagine. Nel sottomenu optare per la voce Da file. Così facendo viene visualizzata la maschera che gestisce l’importazione dell’immagine. Impostare il percorso del corrispondente file nella finestra dedicata e selezionarne il nome per vederne l’anteprima: se è quella desiderata fare clic su Inserisci per renderne operativa l’importazione. A questo punto l’immagine viene visualizzata nell’ambito del foglio di lavoro e si presenta selezionata. A fianco è presente la barra degli strumenti che consentono di eseguire eventuali manipolazioni. I pulsanti che ci interessano sono sei, e occupano rispettivamente le posizioni dalla seconda alla sesta. Facendo clic sul primo (che in realtà è il secondo della barra) si apre un menu in cui è possibile optare per il controllo automatico delle tonalità cromatiche, per la trasformazione dell’immagine in bianco e nero, in scala di grigi, o per conferirle l’effetto filigrana. Il secondo e il terzo pulsante, invece, presiedono alla gestione del contrasto. Il primo dei due lo aumenta, il secondo lo diminuisce. Gli altri due pulsanti agiscono sulla luminosità dell’immagine. Il primo l’aumenta, il secondo la diminuisce. E veniamo all’ultimo bottone, le cui funzioni sono quelle di ritagliare un particolare dell’immagine stessa. Vale la pena di descrivere le corrispondenti operazioni

Importare l’immagine Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Immagine, e nel sottomenu optare per Da file. Nella maschera che viene visualizzata impostare il percorso di residenza del file relativo all’immagine da importare e valutarne l’anteprima nella finestra dedicata. Premere il pulsante Inserisci per dare il via all’importazione.

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Utilizzo delle clipart Lo sfondo del grafico può essere creato utilizzando una clipart prelevata dalla libreria incorporata in Office. In questo caso, dopo aver aperto il menu Inserisci e selezionato la voce Immagine, optare nel corrispondente sottomenu per la voce Clipart. Si accede così alla galleria in cui si preleva quella desiderata.

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Creare il grafico Evidenziare i dati da utilizzare. Fare clic sull’icona dedicata della barra strumenti, e nella maschera che viene visualizzata impostare il diagramma. Posizionare il grafico e ridimensionarlo in modo da ricoprire l’immagine. Con il diagramma evidenziato, aprire il menu Formato e selezionare Area del grafico.

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I parametri di visualizzazione Nelle sezioni Bordo e Area della maschera che viene visualizzata spuntare il bottone Assente. Fare clic sul bordo dell’area che ospita il grafico, aprire il menu Formato e selezionare Pareti selezionate o Area del tracciato. Nella maschera che viene visualizzata ripetere l’operazione che abbiamo appena descritto.

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Pc Open 164 Maggio 2001

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i grafici di Excel e profondità 5

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Il risultato finale Concluse le assegnazioni dei parametri, apparentemente non succede nulla. Però, se portiamo il cursore nell’area di lavoro e facciamo clic con il mouse, gli sfondi standard del diagramma scompaiono e sotto di esso si intravede l’immagine che avevamo inizialmente coperto con il diagramma.

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Profondità dei grafici Fare clic destro sul diagramma tridimensionale e selezionare la voce Visualizzazione 3D. Nella maschera che viene aperta assegnare il valore 5 ad entrambi i parametri Elevazione e Rotazione. Spuntare la casella Angolo retto. Così facendo il grafico viene visto in proiezione assonometrica.

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I parametri di profondità Fare clic su un elemento del diagramma determinando la contemporanea evidenziazione degli altri. Aprire il menu Formato e optare per la voce Serie dati. Nella maschera visualizzata accedere alla scheda Opzioni ed assegnare rispettivamente i valori 10, 10, e 1000 ai tre parametri previsti.

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Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico tridimensionale di cui si è evidenziata la profondità. Si noti che l’impatto delle modifiche apportate ai valori dei tre parametri Distanza tra le serie, Distanza tra le barre, e Profondità del grafico, possono essere valutate in tempo reale nella finestra di anteprima della maschera di figura 7.

perché sono decisamente anticonvenzionali. Infatti, dopo aver fatto clic su di esso viene istintivo di portare il cursore sull’immagine e tracciare un riquadro che incornici l’area da ritagliare. Invece no! Il ritaglio si costruisce cancellando via via parti dell’immagine stessa. Ecco come. Portare il cursore su una delle maniglie che la contornano, fare clic, e trascinarla verso il centro. Mano a mano che ci sposta in questa direzione il corrispondente lato dell’immagine scompare: operare così sulle altre maniglie sino a isolare l’area che interessa. Da incaute manovre si può sempre recuperare aprendo il menu Modifica ed annullando le operazioni errate. Una volta preparata l’immagine vediamo come associarla al grafico. Realizzare il diagramma, trascinarlo sull’immagine e dimensionarlo per ricoprire esattamente quest’ultima, facendola così scomparire dalla nostra vista. Solo per poco, però. A questo punto, fare clic destro sull’area esterna del grafico per evidenziare l’intera composizione. Aprire il menu Formato e selezionare la voce Area del grafico. Nella maschera che viene visualizzata spuntare il bottone Assente, tanto nella sezione Bordo che nella sezione Area. Ritornare al grafico ed evidenziare questa volta l’area più interna in cui è ospitato il diagramma vero e proprio. Riaprire il menu Formato, scegliere Pareti selezionate o Area del tracciato, e nella maschera che viene nuovamente visualizzata ripetere l’operazione descritta. A cose fatte, facendo clic nell’area del foglio di lavoro si rende attiva la trasparenza delle due

Pc Open 165 Maggio 2001

aree ed il nostro grafico ha finalmente lo sfondo che gli conviene.

Dare profondità ai grafici 3D I grafici tridimensionali realizzabili con Excel sono decisamente spettacolari, ma se lo si desidera se ne può drammatizzare la profondità creando effetti molto piacevoli da vedersi. Ecco come operare. Creare un grafico a coni utilizzando la corrispondente variante della galleria, quindi fare clic destro sull’area esterna del diagramma e selezionare Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Nella maschera che viene aperta assegnare il valore 5 ai due parametri Elevazione e Rotazione. Spuntare la casella Angolo retto. Ritornare al diagramma, e questa volta fare clic su un cono determinando la contemporanea evidenziazione di tutti gli altri. Aprire il menu Formato e optare per la voce Serie dei dati. Nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Opzioni ed assegnare rispettivamente i valori 10, 10, e 1.000 ai parametri Distanza tra le serie, Distanza tra le barre, e Profondità del grafico. Premere il pulsante Ok. Se abbiamo operato correttamente il grafico si presenta disegnato con notevole profondità contribuendo ad aumentare l’effetto tridimensionale. Concludiamo con un consiglio. Le manipolazioni che abbiamo suggerito nella presente scheda non sono raccomandabili se lo scopo del grafico è quello di dare una idea precisa dei valori rappresentati. In tal caso la complessità della composizione renderebbe più difficile l’interpretazione dei dati. ●



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Impostiamo i parametri Il problema: impostare i parametri operativi di Excel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzo del programma La soluzione: accedere alla maschera delle opzioni o alle schede di personalizzazione e procedere alle opportune impostazioni n sede di installazione del programma l’ambiente di lavoro di Excel viene impostato secondo parametri standardizzati. Vale pertanto la pena di modificare i parametri operativi fondamentali del foglio di lavoro tenendo conto delle nostre esigenze e del tipo di lavoro che siamo soliti effettuare. Il suddetto lavoro di impostazione si svolge essenzialmente nella cosiddetta maschera delle opzioni, cui si accede aprendo il menu Strumenti di Excel e selezionando, per l’appunto, la voce Opzioni. La suddetta maschera si articola in otto schede, ciascuna dedicata alla definizione di una particolare categoria di opzioni. Di seguito descriviamo una serie di interventi che vale la pena di prendere in considerazione.

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Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile Impostare i parametri operativi di Excel

Prossimamente: Personalizzare i grafici

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Impostazioni generali Sono quelle, manco a dirlo, che si effettuano nella scheda Generale della maschera. Se si utilizza l’Intellimouse, vale la pena di spuntare la casella associata alla voce Ingrandisci con Intellimouse al fine di potersi avvalere dello zoom pilotato dalla periferica in questione. Se poi si lavora spesso con gli stessi documenti conviene aumentare il numero di quelli ospitati nell’elenco in calce al menu File, che si riferisce per l’appunto a quelli utilizzati più recentemente. In tal caso digitare il numero desiderato nella casella accanto alla voce Elenco ultimi file usati. Nella parte inferiore della scheda Generale è possibile dare corso a tre importanti impostazioni. Ci riferiamo rispettivamente alla definizione del numero di fogli di lavoro in cui si articola una cartella Excel (lo standard è 3), alla possibilità di indicare un percorso default per il salvataggio dei file, e alla specifica del carattere da utilizzare come standard e alle sue dimensioni. Nella maschera è presente un pulsante etichettato Opzioni Web, alla cui pressione viene aperto un box a cinque schede. Chi è solito collegarsi alla rete mentre lavora con Excel, potrà trovarvi utili opzioni che ne propiziano le sinergie con il mondo di Internet. In particolare, controllare che nella scheda File siano spuntate le opzioni

Ecco come farlo Lancio della procedura L’impostazione dei parametri operativi di Excel viene gestita dalla cosiddetta maschera delle opzioni. Vi si accede dal menu Strumenti selezionando la voce Opzioni. La maschera si articola in otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa.

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Le Opzioni Generali Questa tipologia di opzioni impatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devono articolare per default le cartelle, di quello dei file recentemente utilizzati da visualizzare nell’ambito dell’omonimo menu, e l’indicazione dei percorsi standard di salvataggio.

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Le Opzioni Web Se nella scheda Generale si preme il pulsante etichettato Opzioni Web, si accede ad una maschera articolata in cinque schede in cui sono gestite numerose opzioni che propiziano interessanti sinergie con il mondo di Internet. È bene che nella scheda File siano spuntate tutte le opzioni disponibili.

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Le Opzioni Visualizzazione Queste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllo l’ambiente di lavoro ed è consigliabile che siano tutte attivate se si lavora intensivamente con Excel. Per esempio, si possono specificare le barre da visualizzare, oppure nascondere le intestazioni di righe e colonne.

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operativi di Excel in pratica 5

Le Opzioni Calcolo Le opzioni di calcolo si rivelano particolarmente utili quando si opera con megafogli contenenti numerose formule, o se si fa spesso uso del calcolo iterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità di disattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consente di rendere più spedite le operazioni di data entry.

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Le Opzioni Elenchi Gestiscono le impostazioni che consentono di disporre nell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dando la possibilità di procedere all’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica, digitando i primi elementi dell’elenco se ne può determinare l’automatico completamento.

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Le Opzioni Passaggio Consentono di poter utilizzare le stesse sequenze di tasti previste nell’ambito di Lotus 123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utenti che provengono dal mondo Lotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazione alternativa delle formule, e ai formati di salvataggio.

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Le opzioni Modifica Questa classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possono proteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopo l’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali.

corrispondenti alle modalità di salvataggio dei documenti e all’attivazione di eventuali collegamenti.

Le opzioni di calcolo e di visualizzazione La corretta impostazione delle prime consente di personalizzare visivamente l’ambiente di lavoro. In linea di massima, se si vuole tenere tutto sotto controllo e si pensa di fare un utilizzo intensivo del programma conviene attivare tutte quelle disponibili. Le opzioni di calcolo, invece, vanno impostate solo in casi particolari. Per esempio, se si lavora con fogli di grandi dimensioni che ospitano formule complesse in grande quantità, o se si fa uso del calcolo iterativo per risolvere problemi con la tecnica delle approssimazioni successive. Nel primo caso può essere conveniente bloccare il ricalcolo automatico che ha luogo tutte le volte che si inserisce un dato, e calcolare l’intero foglio di lavoro solo a conclusione del data entry. Si riducono così notevolmente i tempi di elaborazione. Se si ricorre al calcolo iterativo, invece, potrebbe essere necessario specificare il numero massimo di iterazioni da eseguire. Può anche essere utile attivare il sistema di gestione date che prevede come inizio l’1 gennaio 1904, e l’opzione per utilizzare nelle formule le etichette delle zone dati. Quando si parla di etichette non ci si riferisce ai nomi, bensì alle intestazioni di righe e colonne della tabella in cui siano contenuti i dati da elaborare.

Impostare elenchi prestrutturati Chi lavora molto con le tabelle può risparmiare

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tempo e fatica quando è il momento di intestarne righe o colonne con etichette progressive (mesi dell’anno, giorni della settimana, sigle, e così via). In questo caso, nella scheda Elenchi si preme il pulsante Aggiungi, quindi nella finestra dedicata si inseriscono i termini della progressione (per esempio, Primo trimestre, Secondo trimestre, e così via). Quando è il momento di avvalersene, basta digitare in una cella il primo termine di quest’ultima e fare clic sull’angolo inferiore destro della cella stessa. Così facendo il cursore si trasforma in una piccola croce. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, evidenziare la zona sottostante o a fianco della cella stessa. Rilasciando il tasto, la zona verrà riempita automaticamente con gli elementi della progressione.

La scheda Passaggio Questa scheda dal nome poco esplicativo trova ragione di essere per il fatto che da sempre tutti gli editori strizzano più o meno palesemente l’occhio agli utenti dei prodotti concorrenti, fornendo loro le chiavi per rendere meno traumatico il passaggio, per l’appunto, ai loro programmi. In questo caso il punto di riferimento è Lotus 123. L’impostazione più importante si riferisce all’attivazione della opzione Tasti alternativi per il trasferimento. Per esempio, spuntando la corrispondente casella, quando si preme il tasto Home il cursore va direttamente sulla cella A1, mentre la pressione del tasto Tab determina lo scrolling laterale di una intera videata. Né più né meno di quello che accade con Lotus 123.



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Ecco come realizzare i Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano La soluzione: impostare una tabella dati opportunamente strutturata, quindi interpretarla graficamente avvalendosi di un diagramma a superficie er interpretare graficamente la maggior parte delle situazioni che si presentano solitamente nella quotidianità del lavoro è più che sufficiente l’utilizzo di diagrammi in due dimensioni, ma in certi casi è assolutamente necessario ricorrere alla tridimensionalità reale. Pertanto bisogna assolutamente disporre di un terzo asse z , che si sviluppa perpendicolarmente al piano individuato dagli assi delle x e delle y. La funzione trigonometrica:

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z = sen(x) * cos(y) necessita di un terzo asse che ne interpreti i valori assunti in corrispondenza delle coppie di dati assegnate alle variabili indipendenti x e y. Il grafico risultante si sviluppa


Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo Realizzare grafici a superficie

Prossimamente: Impostare i parametri operativi di Excel

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in uno spazio a tre dimensioni e assomiglia molto da vicino alla rappresentazione su plastico di una regione montuosa, da cui la significativa denominazione di grafici a superficie che viene data a questi particolari diagrammi. Fortunatamente, alla complessità dei grafici risultanti (fra l’altro, decisamente spettacolari) Excel contrappone procedure realizzative assai amichevoli, che rendono la creazione di un grafico a superficie addirittura divertente. Semmai, le uniche difficoltà, ammesso che siano tali, possiamo incontrarle in fase di preparazione della tabella dei dati da utilizzare. Ma vediamo come procedere.

La tabella dati Considerando che abbiamo a che fare con due variabili bisogna creare una tabella a due entrate. Le “intestazioni” delle righe e delle colonne rappresentano rispettivamente i valori assunti dalle variabili x e y, mentre le celle della tabella ospitano quelli che la variabile dipendente z assume in loro corrispondenza. La nostra tabella occupa la zona A1:K24, dove la zona A2:A24 è riservata alla variabile indipendente y che oscilla nell’intervallo da 2,5 a -3, mentre la zona A1:K1 ospita i valori della x (da –2,5 a –0,25). Per creare le due serie di valori possiamo sfruttare un benvenuto automatismo

Dai dati al grafico La tabella dati La realizzazione di un grafico a superficie presuppone l’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e delle colonne sono rispettivamente rappresentate dai valori assunti dalle due variabili indipendenti. Nelle celle della tabella viene replicata l’espressione rappresentativa della funzione da graficizzare.

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Creare il grafico Evidenziare l’intera zona occupata dalla tabella dati (A1:K24), quindi fare clic sull’icona della barra strumenti dedicata alla creazione dei grafici. Viene così visualizzata la maschera che gestisce la corrispondente procedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie.

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Interpretazione dei dati L’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dati venga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzare premere il pulsante Avanti per accedere alla maschera che consente di specificare come deve avvenire l’interpretazione dei dati.

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Interpretazione per righe Ecco come si presenta il grafico di superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe. Come si può vedere, l’aspetto della rappresentazione ricalca molto da vicino la conformazione di una superficie montuosa, da cui il nome che viene assegnato a questi particolari diagrammi.

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grafici a superficie di superficie 5

Interpretazione per colonne Ecco come si presenta il nostro grafico a superficie se nel corso dell’impostazione della sua struttura si è selezionata l’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione del diagramma è completamente diversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati.

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Interpretazione monocromatica I grafici a superficie possono essere realizzati in quattro varianti. La rappresentazione proposta come default prevede l’utilizzo del colore, ma è possibile anche optare per una rappresentazione monocromatica. In questo caso è stata scelta la seconda delle varianti proposte.

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Variazione dell’angolo visivo Il grafico di superficie può essere ”visto” sotto le angolazioni più disparate, nonché ruotato opportunamente per metterne in luce particolari aspetti. Per accedere alla maschera che gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destro sul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nel menu contestuale.

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Rotazione del grafico Ecco come si presenta il grafico di superficie dopo che ne sono stati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizione può essere orientata variamente nello spazio anche agendo semplicemente con il mouse sugli spigoli della base del grafico.

previsto da Excel. Inserire rispettivamente in A2 e in A3 i valori 2,5 e 2,25, quindi evidenziare le due celle, fare clic sulla crocetta posta sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino ad A24. Ecco così completato il nostro primo intervallo di variabilità. Procedere analogamente per la zona delle x, utilizzando i semi –2,5 e –2,25. A questo punto, ecco come impostare la zona dati. Inserire in B2 la formula =Sen(B$1)*Cos($A2) e trascinarla verso il basso sino ad B24. Evidenziare la zona B2:B24 e replicarla totalmente sino alla colonna K. Nella formula sono stati inseriti i simboli del dollaro per pilotare il variare delle coordinate di cella nel corso della replica dell’espressione. In questo modo, come si può controllare portando il cursore su una qualsiasi cella, le formule contenute risultano sempre correttamente impostate. Adesso possiamo lanciare la procedura per la creazione del grafico.

Creare il grafico Evidenziare la zona A1:K24, e nella barra strumenti fare clic sull’icona dedicata alla creazione dei grafici. Così facendo viene visualizzata la maschera che gestisce l’impostazione del diagramma. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie, e scegliere nella finestra a fianco la variante desiderata. Nel nostro caso opteremo per quella default (la prima in alto a sinistra). Gli impazienti che muoiono dalla voglia di vedere subito qualcosa possono premere il pulsante posto immediatamente sotto la finestra di antepri-


ma, mentre per definire gli altri parametri del diagramma si deve passare alle maschere successive premendo il pulsante Avanti. In particolare, nella seconda maschera si può specificare se la tabella dati deve essere interpretata per righe o per colonne. Al termine della procedura, o premendo comunque in ogni momento il pulsante Fine, il grafico a superficie viene visualizzato nell’area di lavoro.

Manipolazioni del diagramma Dal momento che abbiamo a che fare con un grafico tridimensionale può essere conveniente visualizzarlo sotto punti di vista diversi da quelli standard. Excel consente di orientare nello spazio l’intera composizione, dando così la possibilità di valutare in tempo reale la migliore angolazione visiva. Ci sono due modi per farlo. Il primo consiste nel fare clic sugli spigoli della base del grafico. Il cursore si trasforma in una crocetta ed è ora possibile, tenendo sempre premuto il tasto del mouse, ruotare nello spazio l’intera composizione. La procedura alternativa, invece, prevede di fare clic destro nell’area del grafico e di selezionare la voce Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Così facendo viene aperta una speciale maschera che consente di settare i più disparati parametri di visualizzazione. Si va dall’angolo di elevazione a quello di rotazione, e dal tipo di vista prospettica alla scalatura automatica. Impostati i vari parametri è possibile vederne direttamente i risultati in anteprima premendo il pulsante Applica.

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CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori.

INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo.

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Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom.

Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare


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Facciamo un bel grafico Il problema: come realizzare un grafico animato di una funzione La soluzione: creare una macro che vari ciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenza retinica dell’immagine, la sensazione del movimento grafici sono quasi sempre belli da vedere, ma se la loro struttura viene coinvolta in effetti speciali, tanto meglio. Quello che vi proponiamo è un effetto… molto speciale: si tratta di animare un grafico lineare che rappresenta l’andamento di una funzione matematica facendo si che la linea che lo raffigura sembri dotata di un movimento continuo decisamente piacevole da vedersi. Nella fattispecie, il grafico che utilizzeremo è il risultato dello studio di una funzione matematica già di per se stessa spettacolare: il cosiddetto sinusoide smorzato rappresentato dalla espressione y=senx/x. Ma cominciamo a costruire il nostro grafico.

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Realizzazione del grafico Per interpretare graficamente la funzione dobbiamo valorizzare que-


Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio Come realizzare grafici animati

Prossimamente: I grafici a superficie

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st’ultima nell’intervallo di valori in cui intendiamo rappresentarla, vale dire calcolare il valore assunto da Y in corrispondenza di valori discreti compresi in un certo intervallo di variabilità della X. Dal momento che abbiamo a che fare con la trigonometria, si utilizzeranno come unità di misura i radianti, ma la cosa sostanzialmente non cambia. Inoltre, al fine di evitare problemi di discontinuità della funzione in corrispondenza del valore 0 (infatti, in questa situazione si verifica una divisione per tale valore, con la conseguente esibizione di un messaggio di errore) studieremo la funzione a partire dal valore 1, mettendoci così al coperto da possibili inconvenienti. Detto questo occupiamoci di creare la tabella dati per realizzare il grafico. Inserire in B5 il valore 1 e in B6 il valore 2. Evidenziare le due celle, quindi puntare il mouse sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino alla cella B29 compresa. Così facendo la riempiamo automaticamente con la progressione numerica da 1 a 25 che rappresenta il nostro intervallo di studio. A questo punto, inserire nella cella C5 la formula =Sen(B5)/B5 e replicarla verso il basso accanto ai valori della progressione. Adesso, evidenziare la zona B5:C29, fare clic sull’icona per la realizzazione di un grafico, e nella

Creiamo il grafico Creare il grafico Impostare la tabella, evidenziarla, e fare clic sull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo viene visualizzata la galleria dei grafici disponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzare il grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29.

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Il grafico finito Ecco come si presenta il grafico dopo che è stato ridimensionato per fargli occupare all’incirca la zona E4:O29. È importante che il diagramma non abbia dimensioni più ampie perché ciò renderebbe meno spettacolare l’animazione producendo uno sdoppiamento degli assi cartesiani.

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Personalizzare il grafico Chi lo desidera può personalizzare il diagramma aggiungendo titoli, o cambiando il formato degli assi e il colore dei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionare Opzioni grafico per accedere alla maschera di personalizzazione.

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Registrare una macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nella maschera che viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barretta con due icone che viene visualizzata fare clic sulla prima di esse. Così facendo si crea una macro vuota.

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che si anima e sviluppiamo la macro 5

Sviluppare la macro Accedere all’Editor del Visual Basic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stata registrata inserire i passi che sono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistra dell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppio clic su Modulo1.

maschera che viene visualizzata optare per il tipo XY a dispersione (selezionare la seconda variante). Premendo il pulsante Fine il diagramma viene visualizzato. Aggiustare la cornice in modo da farle occupare all’incirca la zona E4:O29. Tale aggiustamento è indispensabile perché se le dimensioni fossero troppo ampie, l’animazione potrebbe dare qualche inconveniente.

Animare il grafico

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Lanciare la macro Per eseguire la macro che abbiamo appena creato, accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui.

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L’animazione Ecco come si presenta la prima parte dell’animazione dopo che è stata subito congelata arrestando la macro premendo Esc, (premere poi Fine nel box che viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio.

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Modifica dell’animazione La struttura dell’animazione può essere variata aumentando il valore dell’incremento assegnato (la modifica deve essere operata nell’Editor del visual Basic), oppure aumentando il valore del primo termine della serie (quello ospitato nella cella B5). La figura si riferisce all’assegnazione del valore 3.

Creato il diagramma vediamo come animarlo. Sono richiesti alcuni piccoli interventi sulla tabella dati e l’impostazione di una semplice macro. Cominciamo dalla tabella. Inserire nella cella B4 il valore 1, e nella cella B6 l’espressione =B5+$B4$ (il segno del dollaro serve a non far variare la coordinata durante la replica), e ricopiarla verso il basso sino alla posizione B29 compresa. Apparentemente non cambia nulla, ma è proprio grazie a questa piccola modifica che possiamo procedere all’animazione. Dobbiamo, però, come si diceva, scrivere una semplice macro che si occupi di dare per un certo numero di volte un incremento progressivo (abbiamo optato per il valore 0,0004) al numero ospitato originariamente in B4. Tale incremento si rifletterà puntualmente su tutti i valori della serie, generando al tempo stesso un nuovo grafico. Considerando che l’immagine percepita dalla nostra retina permane per un frazione di secondo sulla superficie di quest’ultima, il nostro occhio percepisce così l’illusione del movimento. Ma fisiologia a parte,


ritorniamo alla nostra macro. Aprire il menu Strumenti, optare per Macro, e nel sottomenu corrispondente selezionare Registra nuova macro. Nella maschera che viene visualizzata premere Ok, quindi, nella barretta con due icone che viene visualizzata, fare subito clic su quella con sopra un quadratino. Abbiamo così creato una macro vuota. Riaprire il menu Macro e optare questa volta per Visual Basic Editor. Si accede così al codice della suddetta macro vuota. Al suo interno, digitare quanto segue (numerazione esclusa): Range(“B4”) = 0 For a = 1 To 2000 Range(“B4”) = _

Range(“B4”) + 0.0004

Next a Range(“B4”) = 1

Questo programmino aumenta di 0,0004, per 2.000 volte consecutive, il valore iniziale di B4 (che è zero), producendo così l’effetto desiderato. Per provare la macro, riaprire il menu Macro, e optare nuovamente per Macro. Si accede così alla maschera che gestisce queste ultime. Evidenziamo il nome del nostro programmino (dovrebbe essere Macro1) e premiamo il pulsante Esegui per goderci lo spettacolo. Se, invece, volete associare la macro ad un pulsante, consultate il Dossier del mese di gennaio di Pc Open sul Visual Basic di Office, o quello di Luglio/Agosto sulle macro di Excel. Chi non ha voglia di lavorare, invece, può caricare nel programma Excel il file Grafico_animato.xls, presente sul cd rom allegato a questo numero della rivista.

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Pc Open non può essere ritenuto

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dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom.



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Impariamo a lavorare Il problema: elaborare contemporaneamente intere zone dati scrivendo una unica formula La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel na delle caratteristiche fra le più interessanti del foglio elettronico di casa Microsoft è quella di poter utilizzare le cosiddette formule matrice, speciali espressioni che sono in grado di elaborare contemporaneamente intere zone dati restituendo i risultati in una o più celle. Se prendiamo in esame la semplice tabellina illustrata nella figura 1, volendo sommare le tre colonne dobbiamo inserire in C7 la formula =C3:+E4, quindi replicarla sino alla cella E7 compresa. Usando le formule matrice, però, le cose sono più semplici: basta evidenziare la zona C7:E7, digitare la formula =C3:E3+C4:E4, quindi, anziché consolidarla con il solito Invio premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, e il gioco è fatto. A questo punto, se controlliamo i contenuti

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Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio Impariamo a lavorare con le matrici

Prossimamente: Realizzare grafici animati

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delle singole celle della zona C7:E7 vi vediamo riportata sempre la stessa formula ({=C3:E3+C4:E4}), per indicare che è stata inserita in modalità matrice. Fra l’altro, per apportarvi modifiche bisogna prima evidenziare nuovamente tutta la zona, proprio perché la nostra formula è entrata a far parte integrante di quest’ultima. In altri casi, invece, la formula matrice coinvolge una sola cella, e non bisogna procedere a preliminari evidenziazioni di zone. È il caso per esempio, di quando si vogliono sommare i prodotti di un certo numero di celle contigue. Se ci riferiamo alla figura 2, e vogliamo sommare i prodotti dei valori ospitati nella zona C3:C6 per quelli contenuti nella zona F3:F6, basta inserire in una cella qualsiasi del foglio di lavoro l’espressione =SOMMA (C3:C6*F3:F6), e consolidarla premendo contemporaneamente la magica sequenza Control+Maiuscole+Invio. Insomma, da queste poche note si può già intuire come si abbia a che fare con una funzionalità decisamente potente e versatile, le cui applicazioni sono solo da immaginare. Il bello è che tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate per impostare una formula matrice, pertanto si estendono notevolmente gli orizzonti operativi di ognuna di esse.

Matrici e tabelle Le formule matrice si prestano molto bene per elaborare con una sola

Applichiamo in pratica Sommare le colonne Ecco un semplice esempio per introdurre i concetti di base dell’utilizzo delle formule matrice. Evidenziando la zona C7:E7, inserendo in C7 la formula = C3 : E3 + C4 : E4, premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, l’espressione digitata viene acquisita in modalità matrice.

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Somma di prodotti Le formule matrice consentono di moltiplicare fra loro i contenuti di zone di uguali dimensioni, indipendentemente dalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMA in combinazione con l’operatore matematico di moltiplicazione.

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Somme condizionali Excel dispone di una funzione incorporata per sommare condizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassi non è immediata. Utilizzando le formule matrice, invece, risulta più facile esprimere i vincoli da rispettare, nonché impostare la formula. Le formule matrice supportano anche i vincoli multipli.

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Somme a condizioni multiple Contrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE che esegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anche piuttosto complessi. In questi casi, però, è ancora più conveniente combinare fra loro più formule matrice. L’esempio mostra come sommare i soli dati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona.

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con le matrici le formule matriciali

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Medie escludendo gli zeri La funzione MEDIA di Excel, molto utilizzata, calcola la media aritmetica dei dati contenuti in una zona, ma tiene conto della presenza di eventuali zeri. Il risultato potrebbe uscirne falsato. Una formula matrice semplicissima, invece, consente di superare elegantemente il problema.

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Sommare gli interi Un’altra applicazione delle formule matrice è quella che consente, per esempio, di sommare i valori decimali eventualmente ospitati in una zona, non tenendo però conto della parte decimale. Se i valori sono ospitati nella zona C4:D7, l’espressione =SOMMA(INT(C4:D7)) risolve il problema.

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Operare sulle formule matrice Quando si inserisce una formula come matrice non dimenticare mai che l’input deve avere luogo non premendo Invio ma tramite la sequenza Control+Maiuscole+Invio. Inoltre, se si vuole modificare o cancellare una formula matrice bisogna prima procedere ad evidenziare tutta la zona di inserimento.

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Per saperne di più Chi vuole essere ulteriormente documentato sulle formule matrice, tanto per approfondirne la conoscenza che per intravederne nuove applicazioni, può consultare in proposito la guida in linea di Excel. Aprire la guida e inserire nella casella di ricerca libera il termine Formula matrice.

operazione i contenuti di intere tabelle. Facendo riferimento a quella di figura 3, immaginate di voler sommare solo i dati che sono superiori a 5. In questo caso Excel dispone di una funzione dedicata (SOMMA.SE), ma la sua sintassi è piuttosto complessa o, quantomeno, non certo immediata, mentre con le formule matrice ce la caviamo in quattro e quattro otto. Basta digitare in una cella l’espressione =SOMMA(SE C4:D6>5;C4:D6)) e inserirla tramite la famosa sequenza. In pratica non abbiamo fatto altro che interpretare il problema mettendo in relazione fra loro le funzioni SOMMA e SE secondo una sintassi più intuitiva. Se poi, anziché esprimere una condizione singola ponendo come vincolo che i numeri da sommare devono semplicemente essere maggiori di 5, fosse necessario impostare condizioni più complesse (i cosiddetti vincoli multipli) la funzione SOMMA.SE non ci sarebbe di aiuto, ma le formule matrice si. Così, se la nostra somma deve riferirsi, poniamo, ai soli valori minori di 4 e maggiori di 5 contenuti nella tabella, basta combinare due formule, ognuna delle quali esegue rispettivamente le opportune somme condizionali (figura 4). In pratica l’espressione che fa al caso nostro è la seguente: =SOMMA(SE(C4:D6>5; C4:D6))+SOMMA (SE(C4:D6<4;C4:D6)) da inserire tramite la solita sequenza.

Medie e matrici Le formule matrice si rivelano particolarmente adatte per calcolare medie aritmetiche escludendo i valori nulli che le po-


trebbero falsare. Se, calcolando la media dei valori della zona C5:F7, vogliamo escludere gli zeri, usando le funzioni tradizionali di Excel dovremmo avvalerci di una combinazione di SOMMA e CONTA.SE. In pratica la prima funzione somma indiscriminatamente i valori della zona (SOMMA(C5:F7) ), e il risultato viene diviso per il numero dei valori non nulli restituito da CONTA.SE(CONTA.SE(C5: F7;“<>0”)). Usando una formula matrice, invece, le cose sono molto più semplici (figura 5). Infatti, ce la caviamo con la semplice espressione: =MEDIA(SE C5:F7<>0;C5:F7) consolidata premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio. È sicuramente un bel risparmio di tempo, senza contare che non sempre si conosce a menadito la sintassi delle funzioni tradizionali che si dovrebbero altrimenti utilizzare. E poi, nella maggior parte dei casi, ammesso di poter risolvere il problema, avremmo a che fare con combinazioni di due o più funzioni. Insomma, grazie alle matrici si possono risolvere situazioni per le quali Excel non prevede funzioni dedicate o, quantomeno, richiede l’impostazione di formule complesse. Per utilizzare bene le formule matrice si ricordi che le parentesi graffe devono essere inserite ricorrendo alla ormai arcinota sequenza di controllo, e che se i risultati sono ospitati in più celle la corrispondente zona deve essere evidenziata in anticipo. Infine, per modificare o cancellare una formula matrice bisogna evidenziare l’intera zona cui si riferisce.



excel 2002

Costruire diagrammi Il problema: interpretare determinate situazioni (struttura aziendale, processo decisionale) con una rappresentazione grafica La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitati nella libreria dedicata di Excel 2002 ell’ambito di Excel 2002 (ma anche in altre applicazioni in cui si articola Office Xp) è disponibile una galleria di sei diagrammi che consentono di interpretare graficamente speciali situazioni. Diciamo subito, per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che un diagramma e un grafico non sono la stessa cosa, anche se molte volte si tende a confondere i due concetti. Infatti, i primi prescindono dall’utilizzo di valori numerici e per questo si prestano bene ad interpretare situazioni astratte come l’evolversi di un processo, di un iter decisionale, una struttura aziendale, un ciclo di produzione, e così via. Tutte situazioni, come si vede, in cui i numeri non c’entrano, o quantomeno non sono determinanti. Fra l’altro, proprio per questo, i diagrammi non necessitano dei tradizionali assi cartesiani. Ma vediamo cosa offre la galleria di Ex-

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cel e come utilizzare quanto ci viene proposto. Aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Diagramma. Così facendo viene visualizzata la galleria che ospita sei tipi di diagrammi, e precisamente: Organigrammi Diagrammi circolari Diagrammi radiali Diagrammi a piramide Diagrammi di Venn Diagrammi Obiettivo A questo punto, selezionare quello desiderato e fare clic sul pulsante Ok per determinarne l’inserimento nel foglio di lavoro.

Personalizzazione dei diagrammi Queste operazioni sono sostanzialmente analoghe per tutti i tipi di diagrammi, ma in certi casi (soprattutto per quanto riguarda gli organigrammi) possono presentare qualche differenza. Innanzitutto, diciamo che il diagramma inserito, può essere posizionato e dimensionato a piacere nell’ambito del foglio tramite il mouse, mentre le personalizzazioni strutturali si conducono con la mediazione della barra strumenti che viene aperta contestualmente all’inserimento del diagramma. Nel caso degli organigrammi, per esempio, il menu collegato al pulsante Inserisci forma della barra strumenti consente di aggiungere nuove caselle alla struttura di base. L’inserimento è

Come e quando Accedere alla galleria Aprire il menu Inserisci e fare clic sul riferimento alla voce Diagramma. Così facendo viene aperta la galleria che ospita i sei tipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvi sopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito, può essere opportunamente personalizzato.

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Personalizzare il diagramma La personalizzazione del diagramma ha luogo tramite la speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’area di lavoro contestualmente all’inserimento di un diagramma nel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menu gestiscono le varie fasi della personalizzazione.

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Varianti di struttura Nella barra strumenti è sempre presente un pulsante con sopra impressa una piccola saetta, che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata.

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Diagrammi Circolari I diagrammi Circolari, vengono utilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome.

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excel 2002



con Excel 2002 utilizzare i diagrammi

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Diagrammi Radiali Questi particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddette relazioni one to many, nel senso che si prestano bene per sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figurano disposti radialmente intorno al primo (many).

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Diagrammi a Piramide Servono per illustrare graficamente la dinamica gerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livelli operativi. Si va dai vertici direzionali al sommo della piramide, alle fasce sottostanti di minore responsabilità ma più importanti dal punto di visto numerico.

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Diagrammi di Venn Consentono di descrivere con immediatezza grafica eventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenze di vario genere. Le corrispondenti aree vengono individuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddetti diagrammi.

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Diagrammi Obiettivo La loro struttura, che ricorda molto da vicino quella di un tradizionale bersaglio, mette bene in evidenza l’obiettivo da raggiungere identificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche invece individuano le varie tappe del percorso per conseguire il risultato.

mirato in quanto può tenere conto della posizione gerarchica caratteristica della nuova casella. Tramite il pulsante Layout, invece, si possono definire alcuni parametri strutturali dell’organigramma, come per esempio il rientro delle caselle, o l’adattamento della struttura allo spazio disponibile. Le voci della barra strumenti possono avere significati diversi a seconda del tipo di diagramma cui si riferiscono. Così, nel caso di un diagramma ad aree sovrapposte (meglio conosciuto come diagramma di Venn), il pulsante Inserisci forme provvede semplicemente all’inserimento di un nuovo elemento, ma nella barra sono previsti due pulsanti che consentono di spostare in senso orario o antiorario le aree circolari in cui si articola il diagramma stesso. Nella barra strumenti, indipendentemente dal diagramma cui essa si riferisce, è sempre presente un pulsante dalle funzioni molto interessanti. Ci riferiamo a quello con sopra impressa una piccola saetta. Se vi facciamo sopra clic si accede ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata. Ricordiamo che la maggior parte dei diagrammi prevedono l’etichettatura personalizzata degli elementi in cui si articolano, ma per potersi avvalere di questa possibilità bisogna, in certi casi, ampliare l’area del diagramma stesso in modo da rendere visibili i riferimenti in cui


digitare le suddette etichette.

Quando utilizzare i diagrammi A questo punto vale la pena di spendere qualche parola per illustrare le situazioni specifiche in cui conviene utilizzare un determinato diagramma. Gli Organigrammi sono da utilizzare per l’interpretazione di strutture aziendali o di organizzazioni. I diagrammi Circolari, invece, si prestano a descrivere un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, di un iter decisionale, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare. Fra i vari elementi è possibile inserire una etichetta il cui testo descrive le varie fasi del ciclo. I diagrammi Radiali, invece, vengono utilizzati per illustrare una relazione fra un elemento centrale e gli altri a cui il primo è collegato radialmente, e si rivelano molto adatti per interpretare, fra l’altro, la struttura di una rete di vendita, mentre quelli a piramide descrivono sinteticamente la dinamica gerarchica di una grande organizzazione. Concludiamo con i diagrammi di Venn e quelli Obiettivo. I primi si articolano in una serie di cerchi parzialmente sovrapposti fra di loro in modo da individuare aree comuni, che potrebbero rappresentare, per esempio, zone di vendita in cui operano più agenzie. I secondi, consentono di evidenziare con sintetica efficacia le principali tappe da percorrere per raggiungere un risultato. ●



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Diamo la caccia agli Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula La soluzione: avvalersi dell’aiuto del corrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate lzi la mano chi impostando un modello non si sia mai trovato a che fare con gli ineffabili messaggi di errore che denunciano qualche inesattezza nelle formule che sono state create. In certi casi si tratta di semplici errori di digitazione, oppure si è fatto riferimento a celle o zone improprie, ma talvolta il problema sembra insolubile e senza via di uscita. Eppure, Excel non transige: se l’errore viene denunciato vuol dire che esiste, e bisogna trovarlo. E anche se è difficile ammetterlo, a sbagliare siamo quasi sempre noi… Fortunatamente, per risolvere l’empasse abbiamo a disposizione una opzione dedicata (che opera anche in Excel 2000), ma che nella versione 2002 è efficacemente sottolineata dalla versatilità degli smart tag, la preziosa funzione che opera in tutte le applicazioni Office Xp per

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Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule

Prossimamente: I diagrammi di Excel 2002

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dare aiuto a chi incappa nelle più disparate situazioni di stallo (per documentarsi più ampiamente sugli smart tag consultare la scheda dedicata pubblicata sul numero dello scorso mese). Ma veniamo ai nostri errori e a come individuarli. Conviene fare un esempio pratico, che pur nella sua estrema semplicità consente di apprezzare a fondo le armi che Excel ci mette a disposizione quando si tratta di andare a caccia…di errori. Immaginiamo che nelle celle B4 e B5 si trovino rispettivamente i valori 120 e 130, e che nella cella B7 si voglia visualizzare la loro somma utilizzando la funzione dedicata. Se mentre la digitiamo incappiamo in un errore ortografico, per esempio scrivendo SOMMMA anziché SOMMA, nella cella, invece del risultato, si ottiene il messaggio di errore #NOME?. Se abbiamo una minima conoscenza di Excel sappiamo che tale messaggio si può riferire ad un errore come quello commesso, o al fatto che abbiamo utilizzato un riferimento di cella improprio. Quello che ci interessa ora, però, è vedere all’opera le funzioni di individuazione degli errori, indipendentemente da quello che abbiamo commesso che, come ricorderete, è volutamente semplice. Pertanto, fingiamoci inesperti e proseguiamo. Se osserviamo attentamente la cella che contiene la formula errata ci rendiamo conto che

Analizzare le Il menu dello smart tag Se ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compare il corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diverse voci che consentono di accedere agli strumenti necessari per individuare le cause dell’errore e rimuoverle.

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Descrizione dell’errore Se nel menu della figura precedente si fa clic sulla voce Informazioni sull’errore viene lanciata la guida in linea, e si accede automaticamente alla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultare anche tutti i rimandi che fossero eventualmente presenti nella pagina stessa.

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Valutazione dell’espressione errata Se nel menu associato allo smart tag si attiva la voce Mostra passaggi di calcolo viene lanciata una procedura guidata che consente di procedere passo passo (elemento per elemento) alla valutazione della formula che genera l’errore. Si traggono così utili indicazioni su come intervenire.

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Opzioni di controllo degli errori La corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operativi della funzione di controllo degli errori. In particolare, spuntando le opportune caselle si può attivare il controllo in background, definire il colore del marcatore della cella errore, e così via.

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errori nelle formule formule errate

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La barra degli strumenti di verifica Selezionando la voce Mostra barra strumenti di verifica viene visualizzata una serie di icone tramite le quali si possono compiere alcune azioni gestite anche dal menu dello smart tag, ma anche visualizzare graficamente le relazioni che intercorrono fra la cella errore e quelle che hanno generato il problema.

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Individuazione delle celle precedenti Facendo clic sulla seconda icona della barra strumenti, dalla cella errore partono una o più frecce che indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono state coinvolte nella strutturazione dell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clic sulla icona successiva.

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Individuazione delle celle dipendenti Facendo clic sulla quarta icona della barra strumenti, questa volta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata. Tale possibilità è decisamente benvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fatto riferimento alla cella errore.

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Individuazione errori da menu Molte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verifica delle formula possono essere attivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Verifica formule. Nel sottomenu che si apre contestualmente sono elencate le opzioni disponibili.

nel suo angolo superiore sinistro è comparso un triangolino colorato, inoltre, se la evidenziamo vedremo comparire al suo fianco un quadratino con all’interno un punto esclamativo (ecco lo smart tag che segnala l’errore e si dichiara pronto per mettersi al nostro servizio). Ma c’è di più. Se portiamo il cursore sullo smart tag, al suo fianco compare un pulsantino che, se premuto, determina l’apertura di un menu che propone strumenti e soluzioni. Esaminiamolo più da vicino.

Il menu dello smart tag Il nostro menu si articola in varie voci, e già da un primo esame si rivela decisamente prezioso. Innanzitutto, le prime due voci sono risolutive agli effetti dell’individuazione della tipologia dell’errore commesso e di eventuali azioni correttive. Infatti, la prima voce suona Errore di nome non valido, mentre la seconda, Informazioni sull’errore, da accesso alla corrispondente pagina dell’aiuto in linea che fornisce utili indicazioni per rimediare. Ma passiamo alle voci successive che si dimostrano determinanti per fare luce in generale sulla dinamica di un errore. La voce Mostra passaggi del calcolo apre una maschera che consente di valutare uno ad uno gli elementi dell’espressione. Nel nostro caso viene sottolineato l’errore di ortografia commesso nel digitare il nome della funzione. Se poi si preme il pulsante Valuta si procede alla valorizzazione passo passo della formula. La voce Opzioni controllo errori, invece, visualizza una maschera che consente


di impostare i parametri operativi delle funzioni di controllo. Se, infine, si opta per la voce Mostra strumenti di verifica formula, viene aperta una barra che ci da la possibilità di aprire una vista grafica sulla genesi degli errori. Le medesime opzioni sono disponibili nel sottomenu corrispondete all’opzione Verifica formule del menu Strumenti. In particolare, la seconda icona della barra fa si che la cella contenente l’errore venga collegata con frecce a quelle che lo hanno determinato, permettendo così una rapida individuazione dei punti in cui eventualmente intervenire. L’icona successiva, invece, rimuove le suddette frecce. La quarta icona opera come la prima, ma questa volta vengono segnalate le celle in cui figurano espressioni che dipendono da quella ospitata nella cella in cui si è verificato l’errore. Anche in questo caso la successiva icona rimuove gli indicatori. E veniamo alla settima icona, che individua le sole celle responsabili dell’errore (la seconda icona, invece, identificava tutte le celle coinvolte nell’espressione). Le rimanenti icone, ci riferiamo alla prima, alla sesta e all’ottava, gestiscono rispettivamente una procedura alternativa alla valutazione della formula, la rimozione di tutte le frecce, e l’aggiunta di eventuali commenti alla cella che ospita l’estensione errata. La nona e la decima, invece, cerchiano i dati non validi e rimuovono tali cerchi, mentre le ultime due danno rispettivamente l’accesso ad una finestra per il controllo della cella errore, e alla procedura guidata di valutazione dell’espressione errata.



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Tutto sulle etichette Il problema: come utilizzare le cosiddette etichette intelligenti che operano all’interno del foglio elettronico Excel 2002 La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag e applicazioni che operano nell’ambito di Office Xp, si avvantaggiano delle cosiddette etichette intelligenti (gli Smart tag), che intervengono in determinate situazioni per propiziare il prosieguo della procedura in corso. Nel caso di Excel, se nell’impostare un modello o una semplice tabella capitasse di digitare il nome di qualcuno cui si è recentemente spedita una e-mail utilizzando Outlook 2002, accanto alla corrispondente cella compare una minuscola etichetta (lo Smart tag), cui è associato un menu in cui vengono proposte alcune possibili azioni. Per usufruire di questa interessante funzione bisogna attivarla. Poi, tutte le volte che si esegue una procedura per la quale è previsto il supporto degli Smart tag, le utili etichette compariranno automaticamente.

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Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre Gli Smart Tag di Excel 2002

Prossimamente: Verificare le formule

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Attiviamo gli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Così facendo viene aperta una maschera a schede in cui si apre quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche le due ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. A questo punto, aprire l’elenco a discesa associato alla casella Mostra smart tag come, e selezionare la modalità di visualizzazione desiderata. In particolare, si può optare per la visualizzazione di un pulsante, di un pulsante associato ad un indicatore (opzione raccomandata), o richiedere che non venga visualizzato un bel nulla. Detto fra noi, tale voce dell’elenco poteva anche essere omessa. Da questo momento, tutte le volte che si attivano determinate procedure, accanto alla cella in cui si sono inseriti i dati comparirà il nostro Smart tag, mentre nell’angolo inferiore destro della cella appare un triangolino colorato. Lo Smart tag viene visualizzato anche tutte le volte che si porta semplicemente il cursore sopra la suddetta cella. Infine, se si spunta in calce alla scheda la casella Incorpora in questa cartella di lavoro, gli Smart tag verranno salvati con il documento e ripresentati quando que-

Attiviamo e utilizziamo Attivazione degli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche quelle ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. Specificare anche la modalità di visualizzazione.

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Modalità di visualizzazione Nell’elenco a discesa associato alla casella Visualizza smart tag come si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presenti tre opzioni. La seconda e la terza si riferiscono rispettivamente alla sola visualizzazione della etichetta Smart tag o ne prevedono l’associazione ad un pulsante.

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Collegamento a Outlook 2002 Se in una cella del foglio di lavoro si digita un nominativo a cui è stato indirizzato recentemente un messaggio di posta elettronica, ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quel nominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione.

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Invio di una e-mail Se nel menu associato allo Smart tag che compare contestualmente alla digitazione di un nominativo gestito da Outlook 2002 si seleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura del modulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella casella dedicata all’indirizzo quest’ultimo vi compare automaticamente.

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intelligenti di Excel gli Smart tag 5

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Pianificazione di una riunione Se nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la voce Pianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la casella dedicata ad ospitare l’indirizzo e-mail del destinatario della comunicazione è già compilata.

Copia e Incolla Alla procedura di Copia e Incolla è associato uno Smart tag il cui menu operativo propone tutte le opzioni che figurano nella maschera che si apre selezionando nel menu Modifica l’opzione Incolla speciale (o premendo la corrispondente icona nella barra strumenti)

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Riempimento di una zona Il menu gestito dallo Smart tag che viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zona consente di ricopiare nelle celle selezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati.

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Per saperne di più Per documentarsi sugli Smart tag di Excel digitare tale termine nella casella posizionata nell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio viene visualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quello che interessa per accedere alla corrispondente sezione della guida in linea.

sto verrà aperto in seguito. E ora vediamo come operano alcuni Smart tag tipici di Excel. Ci riferiamo a quelli che gestiscono rispettivamente i collegamenti con Outlook 2002, la procedura di Copia e Incolla, e quella di riempimento automatico di una zona.

Il collegamento con Outlook 2002 Se digitiamo in una qualsiasi cella del foglio di lavoro un nominativo a cui è stato recentemente inviato un messaggio di posta elettronica tramite Outlook 2002, accanto alla cella compare uno Smart tag. Facendo clic sul pulsantino ad esso associato si apre un menu con varie opzioni. Se si opta per la voce Invia posta viene lanciato automaticamente Outlook 2002 e, in particolare, aperta la finestra per la compilazione di un messaggio che già reca nella casella dedicata l’indirizzo e-mail di quel nominativo. Invece, optando per Pianifica riunione si determina l’accesso contestuale al modulo per pianificare un incontro, mentre se si sceglie la voce Apri contatto si accede alla scheda personale di quel nominativo per apportarvi eventuali modifiche. Le voci Aggiungi ai contatti e Inserisci indirizzo determinano l’apertura delle maschere per dare corso alle vostre operazioni. Le due ultime voci del menu, invece, permettono di eliminare lo Smart tag, o di accedere alla scheda per impostare i parametri operativi di questi ultimi.

Copia e Incolla Se dopo aver copiato il contenuto di una cella o di una intera zona ci si porta nella posizione del

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foglio di lavoro in cui si prevede eseguire la replica, e si attiva la procedura di incollaggio (tramite il menu Modifica, o il menu contestuale al clic destro) ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag che, in questo caso, ci propone tutte le opzioni proprie della procedura di Copia e Incolla. Non solo quelle tradizionali, ma anche quelle speciali gestite dalla voce Incolla speciale. Infatti, aprendo l’elenco a discesa vi troviamo tutte le voci che sono ospitate nella maschera cui si accede se dal menu Modifica si attiva, per l’appunto, la voce Incolla Speciale, o si preme la corrispondente icona della barra strumenti.

Riempimento di una zona Anche la procedura di riempimento automatico di una zona è supportata da uno Smart tag dedicato. In particolare, il corrispondente menu consente di ricopiare semplicemente nella zona evidenziata il contenuto delle celle di partenza, oppure di creare una progressione. Le due ultimi voci del menu permettono di procedere alla copia tenendo conto o meno della formattazione delle celle di partenza.

Per saperne di più Chi volesse documentarsi ulteriormente sugli Smart tag di Excel può consultare l’aiuto in linea. Digitare Smart tag nella casellina in alto a destra del video, quindi premere Invio. Si determina così l’apertura di una lista di voci che corrisponde agli argomenti disponibili in linea. Fare clic su quelle di cui si vogliono consultare le pagine di aiuto. ●



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Utilizzare i controlli nei Il problema: inserire in un modello checkbox

Creare bottoni

e bottoni di opzione

La soluzione: utilizzare i corrispondenti elementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications) el gergo degli addetti ai lavori vengono definiti controlli quegli elementi interattivi che, come gli elenchi a discesa, i bottoni di opzione, i checkbox, e così via, popolano le maschere di dialogo delle applicazioni che operano in ambiente Windows. Vedremo come utilizzare checkbox e bottoni di opzione. La differenza fra i due controlli sta nel fatto che mentre di un gruppo di checkbox se ne possono attivare contemporaneamente più d’uno, i bottoni sono esclusivi, nel senso che di quelli facenti parte del medesimo raggruppamento se ne può attivare uno solo. Quando se ne attiva un secondo, viene disattivato il precedentemente attivo, e così via.

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Anatomia di un controllo In senso morfologico i checkbox si presentano


Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre Come inserire un controllo

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come piccole caselle quadrate nelle quali, facendovi sopra clic con il mouse, compare il tradizionale simbolo di spunta. I bottoni, invece, sono dei cerchietti che, quando attivati, presentano un puntino in corrispondenza del centro. L’uso di entrambi si basa sul fatto che alla loro attivazione si può far corrispondere l’automatico inserimento di un valore logico (VERO o FALSO) in una determinata cella (linked cell). In questo modo, facendo riferimento tramite opportune espressioni al contenuto delle linked cell si possono ottenere i risultati desiderati. Conviene fare subito qualche esempio pratico. Se abbiamo impostato un modello per il calcolo del rimborso di un prestito, possiamo associare a due bottoni altrettanti tassi di interesse. Nella cella che serve da riferimento per il tasso di interesse, invece, si inserisce una espressione condizionale SE, che a seconda del contenuto di una delle due linked cell restituirà l’opportuno valore del tasso. In questo caso, l’utilizzo dei bottoni si impone dal momento che per i calcoli si può utilizzare un solo valore del tasso. Usando un gruppo di quattro checkbox, invece, si può dare all’utente la possibilità di attivare tutte o parte delle opzioni previste. Per esempio, colorare diversamente le celle che ospitano valori da 0 100, da 101 a 200, da

Visualizzare la barra strumenti del Vba Se la barra non fosse presente, aprire il menu Visualizza e selezionare Barre strumenti. Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si opta per Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese.

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Il pannello dei controlli Facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese si apre il pannello che ospita le icone dei controlli. Il pannello può essere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si può spostare nella barra strumenti sottostante al menu operativo di Excel.

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Disegnare il checkbox Nel pannello dei controlli fare clic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlo nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la struttura del checkbox che, per default, è etichettato Checkbox1.

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La casella delle proprietà Fare clic destro sul rettangolo che ospita il checkbox, e selezionare Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la omonima casella. Nella cella accanto alla voce Linked cell digitare il riferimento alla posizione in cui dovrà essere inserito automaticamente il valore logico VERO o FALSO.

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fogli di lavoro e checkbox 5

Verifica del funzionamento Come si può vedere dalla figura, dal momento che le celle A1, A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamente VERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessi checkbox.

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Creare un bottone La procedura è del tutto analoga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si fa clic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voce Groupname della corrispondente casella delle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni.

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L’occhio vuole la sua parte Checkbox e bottoni, dal momento che la loro funzione essenziale è quella di interfacciarsi in maniera trasparente con l’utente, possono essere raggruppati in pannelli creati estemporaneamente nell’ambito del modello di cui fanno parte integrante.

201 a 300, e da 301 in avanti. Il modo in cui il valore che viene inserito nelle linked cell determina il risultato voluto dipende dalle espressioni utilizzate che, ovviamente, vanno impostate caso per caso. Il bello è che i suddetti controlli possono operare non solo nel modo che abbiamo appena descritto, ma anche supportare opportunamente il funzionamento di una macro, estendendone notevolmente le potenzialità. Ma di questo ci occuperemo un’altra volta. Diciamo subito, tanto per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che i controlli servono solo per interfacciarsi in modo trasparente con chi utilizza il modello (e scusate se è poco…), ma devono essere sempre supportati dalle opportune espressioni preposte alla esecuzione delle elaborazioni previste. A questo punto, vediamo come creare praticamente checkbox e bottoni, dando per scontato che nella barra degli strumenti sia presente la barra icone del Vba. Se così non fosse, aprire il menu Strumenti, optare per Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Visual Basic.

I checkbox

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Per saperne di più Per approfondire gli argomenti che sono stati trattati nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera digitare la voce Controlli. Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprire la pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altri controlli.

Nella barra degli strumenti del Vba fare clic sull’icona con sopra impressi martello e chiave inglese. Così facendo si apre un minipannello che ospita le icone dei controlli. Fare clic sull’icona del checkbox, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo basso e largo che contenga la casellina e la corrispondente voce descrittiva. Contemporaneamente si attiva auto-


maticamente la icona con sopra una matita e una squadra per significare che siamo nella cosiddetta modalità di progettazione. Fare clic destro sul checkbox per aprire la relativa casella delle proprietà. Nella casella accanto alla cella che contiene la voce Linked cell inserire le coordinate della posizione in cui attivando o disattivando il checkbox devono essere rispettivamente inseriti automaticamente il valore logico VERO o FALSO. Accanto alla voce Caption, invece, digitare l’etichetta personalizzata del checkbox. Disattivare l’icona di progettazione e attivare e disattivare alternativamente il checkbox per verificarne il funzionamento. Procedere così per creare altri checkbox.

I bottoni di opzione La procedura è analoga a quella che abbiamo appena illustrato, ma secondo quanto è stato anticipato, una volta creati due o più bottoni uno solo può essere quello attivo. Potrebbe accadere, però, che si voglia creare un secondo gruppo di bottoni e in questo caso, ovviamente, tale gruppo deve essere indipendente dal primo. Infatti, se così non fosse, attivando un qualsiasi bottone si determinerebbe la disattivazione di quello attivo nel primo gruppo. La soluzione sta nel dare un nome ai due gruppi. Selezionare uno per uno i bottoni del primo gruppo e, nella casella delle proprietà, assegnargli il nome Gruppo 1 (o un qualsiasi altro nome) digitandolo nella cella accanto alla casella Groupname. Denominare Gruppo 2, poniamo, i bottoni appartenenti al secondo gruppo. ●



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Impostiamo i parametri Il problema: impostare i parametri operativi di Excel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzo del programma La soluzione: accedere alla maschera delle opzioni o alle schede di personalizzazione e procedere alle opportune impostazioni n sede di installazione del programma l’ambiente di lavoro di Excel viene impostato secondo parametri standardizzati. Vale pertanto la pena di modificare i parametri operativi fondamentali del foglio di lavoro tenendo conto delle nostre esigenze e del tipo di lavoro che siamo soliti effettuare. Il suddetto lavoro di impostazione si svolge essenzialmente nella cosiddetta maschera delle opzioni, cui si accede aprendo il menu Strumenti di Excel e selezionando, per l’appunto, la voce Opzioni. La suddetta maschera si articola in otto schede, ciascuna dedicata alla definizione di una particolare categoria di opzioni. Di seguito descriviamo una serie di interventi che vale la pena di prendere in considerazione.

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Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile Impostare i parametri operativi di Excel

Prossimamente: Personalizzare i grafici

Impostazioni generali Sono quelle, manco a dirlo, che si effettuano nella scheda Generale della maschera. Se si utilizza l’Intellimouse, vale la pena di spuntare la casella associata alla voce Ingrandisci con Intellimouse al fine di potersi avvalere dello zoom pilotato dalla periferica in questione. Se poi si lavora spesso con gli stessi documenti conviene aumentare il numero di quelli ospitati nell’elenco in calce al menu File, che si riferisce per l’appunto a quelli utilizzati più recentemente. In tal caso digitare il numero desiderato nella casella accanto alla voce Elenco ultimi file usati. Nella parte inferiore della scheda Generale è possibile dare corso a tre importanti impostazioni. Ci riferiamo rispettivamente alla definizione del numero di fogli di lavoro in cui si articola una cartella Excel (lo standard è 3), alla possibilità di indicare un percorso default per il salvataggio dei file, e alla specifica del carattere da utilizzare come standard e alle sue dimensioni. Nella maschera è presente un pulsante etichettato Opzioni Web, alla cui pressione viene aperto un box a cinque schede. Chi è solito collegarsi alla rete mentre lavora con Excel, potrà trovarvi utili opzioni che ne propiziano le sinergie con il mondo di Internet. In particolare, controllare che nella scheda File siano spuntate le opzioni

Ecco come farlo Lancio della procedura L’impostazione dei parametri operativi di Excel viene gestita dalla cosiddetta maschera delle opzioni. Vi si accede dal menu Strumenti selezionando la voce Opzioni. La maschera si articola in otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa.

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Le Opzioni Generali Questa tipologia di opzioni impatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devono articolare per default le cartelle, di quello dei file recentemente utilizzati da visualizzare nell’ambito dell’omonimo menu, e l’indicazione dei percorsi standard di salvataggio.

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Le Opzioni Web Se nella scheda Generale si preme il pulsante etichettato Opzioni Web, si accede ad una maschera articolata in cinque schede in cui sono gestite numerose opzioni che propiziano interessanti sinergie con il mondo di Internet. È bene che nella scheda File siano spuntate tutte le opzioni disponibili.

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Le Opzioni Visualizzazione Queste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllo l’ambiente di lavoro ed è consigliabile che siano tutte attivate se si lavora intensivamente con Excel. Per esempio, si possono specificare le barre da visualizzare, oppure nascondere le intestazioni di righe e colonne.

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operativi di Excel in pratica 5

Le Opzioni Calcolo Le opzioni di calcolo si rivelano particolarmente utili quando si opera con megafogli contenenti numerose formule, o se si fa spesso uso del calcolo iterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità di disattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consente di rendere più spedite le operazioni di data entry.

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Le Opzioni Elenchi Gestiscono le impostazioni che consentono di disporre nell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dando la possibilità di procedere all’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica, digitando i primi elementi dell’elenco se ne può determinare l’automatico completamento.

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Le Opzioni Passaggio Consentono di poter utilizzare le stesse sequenze di tasti previste nell’ambito di Lotus 123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utenti che provengono dal mondo Lotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazione alternativa delle formule, e ai formati di salvataggio.

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Le opzioni Modifica Questa classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possono proteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopo l’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali.

corrispondenti alle modalità di salvataggio dei documenti e all’attivazione di eventuali collegamenti.

Le opzioni di calcolo e di visualizzazione La corretta impostazione delle prime consente di personalizzare visivamente l’ambiente di lavoro. In linea di massima, se si vuole tenere tutto sotto controllo e si pensa di fare un utilizzo intensivo del programma conviene attivare tutte quelle disponibili. Le opzioni di calcolo, invece, vanno impostate solo in casi particolari. Per esempio, se si lavora con fogli di grandi dimensioni che ospitano formule complesse in grande quantità, o se si fa uso del calcolo iterativo per risolvere problemi con la tecnica delle approssimazioni successive. Nel primo caso può essere conveniente bloccare il ricalcolo automatico che ha luogo tutte le volte che si inserisce un dato, e calcolare l’intero foglio di lavoro solo a conclusione del data entry. Si riducono così notevolmente i tempi di elaborazione. Se si ricorre al calcolo iterativo, invece, potrebbe essere necessario specificare il numero massimo di iterazioni da eseguire. Può anche essere utile attivare il sistema di gestione date che prevede come inizio l’1 gennaio 1904, e l’opzione per utilizzare nelle formule le etichette delle zone dati. Quando si parla di etichette non ci si riferisce ai nomi, bensì alle intestazioni di righe e colonne della tabella in cui siano contenuti i dati da elaborare.

Impostare elenchi prestrutturati Chi lavora molto con le tabelle può risparmiare


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tempo e fatica quando è il momento di intestarne righe o colonne con etichette progressive (mesi dell’anno, giorni della settimana, sigle, e così via). In questo caso, nella scheda Elenchi si preme il pulsante Aggiungi, quindi nella finestra dedicata si inseriscono i termini della progressione (per esempio, Primo trimestre, Secondo trimestre, e così via). Quando è il momento di avvalersene, basta digitare in una cella il primo termine di quest’ultima e fare clic sull’angolo inferiore destro della cella stessa. Così facendo il cursore si trasforma in una piccola croce. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, evidenziare la zona sottostante o a fianco della cella stessa. Rilasciando il tasto, la zona verrà riempita automaticamente con gli elementi della progressione.

La scheda Passaggio Questa scheda dal nome poco esplicativo trova ragione di essere per il fatto che da sempre tutti gli editori strizzano più o meno palesemente l’occhio agli utenti dei prodotti concorrenti, fornendo loro le chiavi per rendere meno traumatico il passaggio, per l’appunto, ai loro programmi. In questo caso il punto di riferimento è Lotus 123. L’impostazione più importante si riferisce all’attivazione della opzione Tasti alternativi per il trasferimento. Per esempio, spuntando la corrispondente casella, quando si preme il tasto Home il cursore va direttamente sulla cella A1, mentre la pressione del tasto Tab determina lo scrolling laterale di una intera videata. Né più né meno di quello che accade con Lotus 123.



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Ecco come realizzare i Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano La soluzione: impostare una tabella dati opportunamente strutturata, quindi interpretarla graficamente avvalendosi di un diagramma a superficie er interpretare graficamente la maggior parte delle situazioni che si presentano solitamente nella quotidianità del lavoro è più che sufficiente l’utilizzo di diagrammi in due dimensioni, ma in certi casi è assolutamente necessario ricorrere alla tridimensionalità reale. Pertanto bisogna assolutamente disporre di un terzo asse z , che si sviluppa perpendicolarmente al piano individuato dagli assi delle x e delle y. La funzione trigonometrica:

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z = sen(x) * cos(y) necessita di un terzo asse che ne interpreti i valori assunti in corrispondenza delle coppie di dati assegnate alle variabili indipendenti x e y. Il grafico risultante si sviluppa


Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo Realizzare grafici a superficie

Prossimamente: Impostare i parametri operativi di Excel

in uno spazio a tre dimensioni e assomiglia molto da vicino alla rappresentazione su plastico di una regione montuosa, da cui la significativa denominazione di grafici a superficie che viene data a questi particolari diagrammi. Fortunatamente, alla complessità dei grafici risultanti (fra l’altro, decisamente spettacolari) Excel contrappone procedure realizzative assai amichevoli, che rendono la creazione di un grafico a superficie addirittura divertente. Semmai, le uniche difficoltà, ammesso che siano tali, possiamo incontrarle in fase di preparazione della tabella dei dati da utilizzare. Ma vediamo come procedere.

La tabella dati Considerando che abbiamo a che fare con due variabili bisogna creare una tabella a due entrate. Le “intestazioni” delle righe e delle colonne rappresentano rispettivamente i valori assunti dalle variabili x e y, mentre le celle della tabella ospitano quelli che la variabile dipendente z assume in loro corrispondenza. La nostra tabella occupa la zona A1:K24, dove la zona A2:A24 è riservata alla variabile indipendente y che oscilla nell’intervallo da 2,5 a -3, mentre la zona A1:K1 ospita i valori della x (da –2,5 a –0,25). Per creare le due serie di valori possiamo sfruttare un benvenuto automatismo

Dai dati al grafico La tabella dati La realizzazione di un grafico a superficie presuppone l’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e delle colonne sono rispettivamente rappresentate dai valori assunti dalle due variabili indipendenti. Nelle celle della tabella viene replicata l’espressione rappresentativa della funzione da graficizzare.

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Creare il grafico Evidenziare l’intera zona occupata dalla tabella dati (A1:K24), quindi fare clic sull’icona della barra strumenti dedicata alla creazione dei grafici. Viene così visualizzata la maschera che gestisce la corrispondente procedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie.

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Interpretazione dei dati L’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dati venga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzare premere il pulsante Avanti per accedere alla maschera che consente di specificare come deve avvenire l’interpretazione dei dati.

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Interpretazione per righe Ecco come si presenta il grafico di superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe. Come si può vedere, l’aspetto della rappresentazione ricalca molto da vicino la conformazione di una superficie montuosa, da cui il nome che viene assegnato a questi particolari diagrammi.

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grafici a superficie di superficie 5

Interpretazione per colonne Ecco come si presenta il nostro grafico a superficie se nel corso dell’impostazione della sua struttura si è selezionata l’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione del diagramma è completamente diversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati.

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Interpretazione monocromatica I grafici a superficie possono essere realizzati in quattro varianti. La rappresentazione proposta come default prevede l’utilizzo del colore, ma è possibile anche optare per una rappresentazione monocromatica. In questo caso è stata scelta la seconda delle varianti proposte.

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Variazione dell’angolo visivo Il grafico di superficie può essere ”visto” sotto le angolazioni più disparate, nonché ruotato opportunamente per metterne in luce particolari aspetti. Per accedere alla maschera che gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destro sul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nel menu contestuale.

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Rotazione del grafico Ecco come si presenta il grafico di superficie dopo che ne sono stati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizione può essere orientata variamente nello spazio anche agendo semplicemente con il mouse sugli spigoli della base del grafico.

previsto da Excel. Inserire rispettivamente in A2 e in A3 i valori 2,5 e 2,25, quindi evidenziare le due celle, fare clic sulla crocetta posta sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino ad A24. Ecco così completato il nostro primo intervallo di variabilità. Procedere analogamente per la zona delle x, utilizzando i semi –2,5 e –2,25. A questo punto, ecco come impostare la zona dati. Inserire in B2 la formula =Sen(B$1)*Cos($A2) e trascinarla verso il basso sino ad B24. Evidenziare la zona B2:B24 e replicarla totalmente sino alla colonna K. Nella formula sono stati inseriti i simboli del dollaro per pilotare il variare delle coordinate di cella nel corso della replica dell’espressione. In questo modo, come si può controllare portando il cursore su una qualsiasi cella, le formule contenute risultano sempre correttamente impostate. Adesso possiamo lanciare la procedura per la creazione del grafico.

Creare il grafico Evidenziare la zona A1:K24, e nella barra strumenti fare clic sull’icona dedicata alla creazione dei grafici. Così facendo viene visualizzata la maschera che gestisce l’impostazione del diagramma. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie, e scegliere nella finestra a fianco la variante desiderata. Nel nostro caso opteremo per quella default (la prima in alto a sinistra). Gli impazienti che muoiono dalla voglia di vedere subito qualcosa possono premere il pulsante posto immediatamente sotto la finestra di antepri-


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ma, mentre per definire gli altri parametri del diagramma si deve passare alle maschere successive premendo il pulsante Avanti. In particolare, nella seconda maschera si può specificare se la tabella dati deve essere interpretata per righe o per colonne. Al termine della procedura, o premendo comunque in ogni momento il pulsante Fine, il grafico a superficie viene visualizzato nell’area di lavoro.

Manipolazioni del diagramma Dal momento che abbiamo a che fare con un grafico tridimensionale può essere conveniente visualizzarlo sotto punti di vista diversi da quelli standard. Excel consente di orientare nello spazio l’intera composizione, dando così la possibilità di valutare in tempo reale la migliore angolazione visiva. Ci sono due modi per farlo. Il primo consiste nel fare clic sugli spigoli della base del grafico. Il cursore si trasforma in una crocetta ed è ora possibile, tenendo sempre premuto il tasto del mouse, ruotare nello spazio l’intera composizione. La procedura alternativa, invece, prevede di fare clic destro nell’area del grafico e di selezionare la voce Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Così facendo viene aperta una speciale maschera che consente di settare i più disparati parametri di visualizzazione. Si va dall’angolo di elevazione a quello di rotazione, e dal tipo di vista prospettica alla scalatura automatica. Impostati i vari parametri è possibile vederne direttamente i risultati in anteprima premendo il pulsante Applica.

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Facciamo un bel grafico Il problema: come realizzare un grafico animato di una funzione La soluzione: creare una macro che vari ciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenza retinica dell’immagine, la sensazione del movimento grafici sono quasi sempre belli da vedere, ma se la loro struttura viene coinvolta in effetti speciali, tanto meglio. Quello che vi proponiamo è un effetto… molto speciale: si tratta di animare un grafico lineare che rappresenta l’andamento di una funzione matematica facendo si che la linea che lo raffigura sembri dotata di un movimento continuo decisamente piacevole da vedersi. Nella fattispecie, il grafico che utilizzeremo è il risultato dello studio di una funzione matematica già di per se stessa spettacolare: il cosiddetto sinusoide smorzato rappresentato dalla espressione y=senx/x. Ma cominciamo a costruire il nostro grafico.

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Realizzazione del grafico Per interpretare graficamente la funzione dobbiamo valorizzare que-


Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio Come realizzare grafici animati

Prossimamente: I grafici a superficie

st’ultima nell’intervallo di valori in cui intendiamo rappresentarla, vale dire calcolare il valore assunto da Y in corrispondenza di valori discreti compresi in un certo intervallo di variabilità della X. Dal momento che abbiamo a che fare con la trigonometria, si utilizzeranno come unità di misura i radianti, ma la cosa sostanzialmente non cambia. Inoltre, al fine di evitare problemi di discontinuità della funzione in corrispondenza del valore 0 (infatti, in questa situazione si verifica una divisione per tale valore, con la conseguente esibizione di un messaggio di errore) studieremo la funzione a partire dal valore 1, mettendoci così al coperto da possibili inconvenienti. Detto questo occupiamoci di creare la tabella dati per realizzare il grafico. Inserire in B5 il valore 1 e in B6 il valore 2. Evidenziare le due celle, quindi puntare il mouse sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino alla cella B29 compresa. Così facendo la riempiamo automaticamente con la progressione numerica da 1 a 25 che rappresenta il nostro intervallo di studio. A questo punto, inserire nella cella C5 la formula =Sen(B5)/B5 e replicarla verso il basso accanto ai valori della progressione. Adesso, evidenziare la zona B5:C29, fare clic sull’icona per la realizzazione di un grafico, e nella

Creiamo il grafico Creare il grafico Impostare la tabella, evidenziarla, e fare clic sull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo viene visualizzata la galleria dei grafici disponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzare il grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29.

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Il grafico finito Ecco come si presenta il grafico dopo che è stato ridimensionato per fargli occupare all’incirca la zona E4:O29. È importante che il diagramma non abbia dimensioni più ampie perché ciò renderebbe meno spettacolare l’animazione producendo uno sdoppiamento degli assi cartesiani.

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Personalizzare il grafico Chi lo desidera può personalizzare il diagramma aggiungendo titoli, o cambiando il formato degli assi e il colore dei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionare Opzioni grafico per accedere alla maschera di personalizzazione.

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Registrare una macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nella maschera che viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barretta con due icone che viene visualizzata fare clic sulla prima di esse. Così facendo si crea una macro vuota.

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che si anima e sviluppiamo la macro 5

Sviluppare la macro Accedere all’Editor del Visual Basic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stata registrata inserire i passi che sono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistra dell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppio clic su Modulo1.

maschera che viene visualizzata optare per il tipo XY a dispersione (selezionare la seconda variante). Premendo il pulsante Fine il diagramma viene visualizzato. Aggiustare la cornice in modo da farle occupare all’incirca la zona E4:O29. Tale aggiustamento è indispensabile perché se le dimensioni fossero troppo ampie, l’animazione potrebbe dare qualche inconveniente.

Animare il grafico

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Lanciare la macro Per eseguire la macro che abbiamo appena creato, accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui.

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L’animazione Ecco come si presenta la prima parte dell’animazione dopo che è stata subito congelata arrestando la macro premendo Esc, (premere poi Fine nel box che viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio.

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Modifica dell’animazione La struttura dell’animazione può essere variata aumentando il valore dell’incremento assegnato (la modifica deve essere operata nell’Editor del visual Basic), oppure aumentando il valore del primo termine della serie (quello ospitato nella cella B5). La figura si riferisce all’assegnazione del valore 3.

Creato il diagramma vediamo come animarlo. Sono richiesti alcuni piccoli interventi sulla tabella dati e l’impostazione di una semplice macro. Cominciamo dalla tabella. Inserire nella cella B4 il valore 1, e nella cella B6 l’espressione =B5+$B4$ (il segno del dollaro serve a non far variare la coordinata durante la replica), e ricopiarla verso il basso sino alla posizione B29 compresa. Apparentemente non cambia nulla, ma è proprio grazie a questa piccola modifica che possiamo procedere all’animazione. Dobbiamo, però, come si diceva, scrivere una semplice macro che si occupi di dare per un certo numero di volte un incremento progressivo (abbiamo optato per il valore 0,0004) al numero ospitato originariamente in B4. Tale incremento si rifletterà puntualmente su tutti i valori della serie, generando al tempo stesso un nuovo grafico. Considerando che l’immagine percepita dalla nostra retina permane per un frazione di secondo sulla superficie di quest’ultima, il nostro occhio percepisce così l’illusione del movimento. Ma fisiologia a parte,


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ritorniamo alla nostra macro. Aprire il menu Strumenti, optare per Macro, e nel sottomenu corrispondente selezionare Registra nuova macro. Nella maschera che viene visualizzata premere Ok, quindi, nella barretta con due icone che viene visualizzata, fare subito clic su quella con sopra un quadratino. Abbiamo così creato una macro vuota. Riaprire il menu Macro e optare questa volta per Visual Basic Editor. Si accede così al codice della suddetta macro vuota. Al suo interno, digitare quanto segue (numerazione esclusa): Range(“B4”) = 0 For a = 1 To 2000 Range(“B4”) = _

Range(“B4”) + 0.0004

Next a Range(“B4”) = 1

Questo programmino aumenta di 0,0004, per 2.000 volte consecutive, il valore iniziale di B4 (che è zero), producendo così l’effetto desiderato. Per provare la macro, riaprire il menu Macro, e optare nuovamente per Macro. Si accede così alla maschera che gestisce queste ultime. Evidenziamo il nome del nostro programmino (dovrebbe essere Macro1) e premiamo il pulsante Esegui per goderci lo spettacolo. Se, invece, volete associare la macro ad un pulsante, consultate il Dossier del mese di gennaio di Pc Open sul Visual Basic di Office, o quello di Luglio/Agosto sulle macro di Excel. Chi non ha voglia di lavorare, invece, può caricare nel programma Excel il file Grafico_animato.xls, presente sul cd rom allegato a questo numero della rivista.

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Impariamo a lavorare Il problema: elaborare contemporaneamente intere zone dati scrivendo una unica formula La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel na delle caratteristiche fra le più interessanti del foglio elettronico di casa Microsoft è quella di poter utilizzare le cosiddette formule matrice, speciali espressioni che sono in grado di elaborare contemporaneamente intere zone dati restituendo i risultati in una o più celle. Se prendiamo in esame la semplice tabellina illustrata nella figura 1, volendo sommare le tre colonne dobbiamo inserire in C7 la formula =C3:+E4, quindi replicarla sino alla cella E7 compresa. Usando le formule matrice, però, le cose sono più semplici: basta evidenziare la zona C7:E7, digitare la formula =C3:E3+C4:E4, quindi, anziché consolidarla con il solito Invio premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, e il gioco è fatto. A questo punto, se controlliamo i contenuti

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Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio Impariamo a lavorare con le matrici

Prossimamente: Realizzare grafici animati

delle singole celle della zona C7:E7 vi vediamo riportata sempre la stessa formula ({=C3:E3+C4:E4}), per indicare che è stata inserita in modalità matrice. Fra l’altro, per apportarvi modifiche bisogna prima evidenziare nuovamente tutta la zona, proprio perché la nostra formula è entrata a far parte integrante di quest’ultima. In altri casi, invece, la formula matrice coinvolge una sola cella, e non bisogna procedere a preliminari evidenziazioni di zone. È il caso per esempio, di quando si vogliono sommare i prodotti di un certo numero di celle contigue. Se ci riferiamo alla figura 2, e vogliamo sommare i prodotti dei valori ospitati nella zona C3:C6 per quelli contenuti nella zona F3:F6, basta inserire in una cella qualsiasi del foglio di lavoro l’espressione =SOMMA (C3:C6*F3:F6), e consolidarla premendo contemporaneamente la magica sequenza Control+Maiuscole+Invio. Insomma, da queste poche note si può già intuire come si abbia a che fare con una funzionalità decisamente potente e versatile, le cui applicazioni sono solo da immaginare. Il bello è che tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate per impostare una formula matrice, pertanto si estendono notevolmente gli orizzonti operativi di ognuna di esse.

Matrici e tabelle Le formule matrice si prestano molto bene per elaborare con una sola

Applichiamo in pratica Sommare le colonne Ecco un semplice esempio per introdurre i concetti di base dell’utilizzo delle formule matrice. Evidenziando la zona C7:E7, inserendo in C7 la formula = C3 : E3 + C4 : E4, premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, l’espressione digitata viene acquisita in modalità matrice.

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Somma di prodotti Le formule matrice consentono di moltiplicare fra loro i contenuti di zone di uguali dimensioni, indipendentemente dalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMA in combinazione con l’operatore matematico di moltiplicazione.

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Somme condizionali Excel dispone di una funzione incorporata per sommare condizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassi non è immediata. Utilizzando le formule matrice, invece, risulta più facile esprimere i vincoli da rispettare, nonché impostare la formula. Le formule matrice supportano anche i vincoli multipli.

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Somme a condizioni multiple Contrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE che esegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anche piuttosto complessi. In questi casi, però, è ancora più conveniente combinare fra loro più formule matrice. L’esempio mostra come sommare i soli dati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona.

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con le matrici le formule matriciali 5

Medie escludendo gli zeri La funzione MEDIA di Excel, molto utilizzata, calcola la media aritmetica dei dati contenuti in una zona, ma tiene conto della presenza di eventuali zeri. Il risultato potrebbe uscirne falsato. Una formula matrice semplicissima, invece, consente di superare elegantemente il problema.

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Sommare gli interi Un’altra applicazione delle formule matrice è quella che consente, per esempio, di sommare i valori decimali eventualmente ospitati in una zona, non tenendo però conto della parte decimale. Se i valori sono ospitati nella zona C4:D7, l’espressione =SOMMA(INT(C4:D7)) risolve il problema.

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Operare sulle formule matrice Quando si inserisce una formula come matrice non dimenticare mai che l’input deve avere luogo non premendo Invio ma tramite la sequenza Control+Maiuscole+Invio. Inoltre, se si vuole modificare o cancellare una formula matrice bisogna prima procedere ad evidenziare tutta la zona di inserimento.

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Per saperne di più Chi vuole essere ulteriormente documentato sulle formule matrice, tanto per approfondirne la conoscenza che per intravederne nuove applicazioni, può consultare in proposito la guida in linea di Excel. Aprire la guida e inserire nella casella di ricerca libera il termine Formula matrice.

operazione i contenuti di intere tabelle. Facendo riferimento a quella di figura 3, immaginate di voler sommare solo i dati che sono superiori a 5. In questo caso Excel dispone di una funzione dedicata (SOMMA.SE), ma la sua sintassi è piuttosto complessa o, quantomeno, non certo immediata, mentre con le formule matrice ce la caviamo in quattro e quattro otto. Basta digitare in una cella l’espressione =SOMMA(SE C4:D6>5;C4:D6)) e inserirla tramite la famosa sequenza. In pratica non abbiamo fatto altro che interpretare il problema mettendo in relazione fra loro le funzioni SOMMA e SE secondo una sintassi più intuitiva. Se poi, anziché esprimere una condizione singola ponendo come vincolo che i numeri da sommare devono semplicemente essere maggiori di 5, fosse necessario impostare condizioni più complesse (i cosiddetti vincoli multipli) la funzione SOMMA.SE non ci sarebbe di aiuto, ma le formule matrice si. Così, se la nostra somma deve riferirsi, poniamo, ai soli valori minori di 4 e maggiori di 5 contenuti nella tabella, basta combinare due formule, ognuna delle quali esegue rispettivamente le opportune somme condizionali (figura 4). In pratica l’espressione che fa al caso nostro è la seguente: =SOMMA(SE(C4:D6>5; C4:D6))+SOMMA (SE(C4:D6<4;C4:D6)) da inserire tramite la solita sequenza.

Medie e matrici Le formule matrice si rivelano particolarmente adatte per calcolare medie aritmetiche escludendo i valori nulli che le po-


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trebbero falsare. Se, calcolando la media dei valori della zona C5:F7, vogliamo escludere gli zeri, usando le funzioni tradizionali di Excel dovremmo avvalerci di una combinazione di SOMMA e CONTA.SE. In pratica la prima funzione somma indiscriminatamente i valori della zona (SOMMA(C5:F7) ), e il risultato viene diviso per il numero dei valori non nulli restituito da CONTA.SE(CONTA.SE(C5: F7;“<>0”)). Usando una formula matrice, invece, le cose sono molto più semplici (figura 5). Infatti, ce la caviamo con la semplice espressione: =MEDIA(SE C5:F7<>0;C5:F7) consolidata premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio. È sicuramente un bel risparmio di tempo, senza contare che non sempre si conosce a menadito la sintassi delle funzioni tradizionali che si dovrebbero altrimenti utilizzare. E poi, nella maggior parte dei casi, ammesso di poter risolvere il problema, avremmo a che fare con combinazioni di due o più funzioni. Insomma, grazie alle matrici si possono risolvere situazioni per le quali Excel non prevede funzioni dedicate o, quantomeno, richiede l’impostazione di formule complesse. Per utilizzare bene le formule matrice si ricordi che le parentesi graffe devono essere inserite ricorrendo alla ormai arcinota sequenza di controllo, e che se i risultati sono ospitati in più celle la corrispondente zona deve essere evidenziata in anticipo. Infine, per modificare o cancellare una formula matrice bisogna evidenziare l’intera zona cui si riferisce.

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Ecco come creare una Il problema: impostare una nuova funzione che esegua elaborazioni personalizzate La soluzione: creare una funzione utente associata ad un programmino in Visual Basic xcel dispone a libreria di qualche centinaio di funzioni (oltre quattrocento, ci sembra di ricordare…) ma può accadere che fra tutte non si riesca a trovare quella che fa al caso nostro per risolvere un certo problema. Facciamo subito qualche esempio pratico. Se dobbiamo calcolare lo sconto da applicare ad un ordine il cui importo supera, poniamo, un milione di lire, dobbiamo creare estemporaneamente la corrispondente formuletta (utilizzando la funzione condizionale Se), mentre sarebbe più comodo disporre di una funzione ad hoc che, elaborando gli argomenti Imponibile e sconto percentuale, restituisca il risultato desiderato. E ancora, per fare un esempio più semplice, possiamo impostare una funzione utente che calcoli l’area di un cerchio di cui sia noto il raggio. Tale

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Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre Come creare una funzione utente

Prossimamente: Utilizziamo le matrici Subtotali automatici

funzione non esiste nella libreria di Excel, pertanto saremmo costretti a impostare ogni volta la relativa espressione. A questo punto, visto che dovremmo essere convinti della utilità di progettare una funzione utente, vediamo come si fa.

Creare la funzione utente Diciamo subito che la creazione di una funzione utente, seppure relativamente semplice, richiede l’impostazione di una macro. Pertanto, consigliamo il lettore che non avesse dimestichezza con questo argomento di consultare il Dossier sulle macro di Excel, pubblicato sul numero di luglio-agosto di Pc Open., e che si ritrova in formato Pdf sul cd rom numero 41 del mese successivo. Ma ecco la procedura da seguire. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Visual Basic Editor. Si accede così all’ambiente di sviluppo delle macro. Aprire il menu Inserisci, e selezionare Modulo per creare una finestra in cui digiteremo i comandi che costituiscono la nostra macro. Contemporaneamente, nella finestra superiore a sinistra dell’area di lavoro, compare la voce Modulo1, sotto la cartella Moduli. Per assegnare un nome al modulo appena creato fare clic sulla suddetta voce. Nella finestra sottostante viene visualizzata la scritta (Name) Modulo1. Sovrascrivere Modulo1 con il nome da

Calcolare l’area Accedere all’Editor del Visual Basic Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel menu che viene contestualmente aperto optare per Editor del Visual Basic. Una alternativa consiste nel visualizzare la barra degli strumenti del Visual basic (Visualizza, Barre Strumenti, Visual Basic) e premere l’icona dedicata della barra.

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L’Editor del Visual Basic L’Editor del Visual Basic è un ambiente di sviluppo in cui si possono creare e modificare le macro. Queste ultime si impostano digitandole nell’ambito di speciali finestre di lavoro che si comportano alla stregua di un tradizionale wordprocessor in cui operano le principali funzioni di editing.

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Creare un modulo In ambiente Editor aprire il menu Inserisci, quindi selezionare la voce Modulo. Nell’area di lavoro dell’Editor viene visualizzata una finestra corrispondente al modulo che è stato creato: vi digiteremo la nostra macro. Al modulo viene assegnato come default il nome di Modulo1.

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Denominare il modulo Nella sezione superiore della finestra a sinistra dell’area di lavoro aprire la cartella Moduli e selezionare Modulo1. Nella finestra sottostante, sovrascrivere il nome standard (Modulo1) con quello che si vuole assegnare. Nel nostro caso opteremo per AreaCerchio. Gli spazi non sono ammessi.

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funzione utente di un cerchio 5

Creare la macro Digitare la prima istruzione della macro nell’area del modulo (Function Area (Raggio)), quindi premere Invio. Così facendo viene creata automaticamente l’ultima istruzione della macro (End Function). Digitare fra le due la seconda istruzione della macro e ritornare al foglio di lavoro.

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Utilizzo della funzione In una cella del foglio di lavoro inserire l’espressione =AREA(5) per calcolare l’area di un cerchio di raggio 5. Premendo Invio viene restituito il corrispondente risultato. Il raggio del cerchio può anche essere inserito in una qualsiasi cella (A1, per esempio), e in questo caso si digiterà =AREA(A1).

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Messaggi di errore Se si è sbagliato qualcosa nell’impostare la macro, quando si utilizza la corrispondente funzione utente si ritorna all’Editor, e viene visualizzato un messaggio di errore. Automaticamente si entra in modalità debug (correzione). Correggere l’errore, quindi premere più volte F8 per eseguire passo passo la macro.

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Per avere aiuto Per saperne di più sulle funzioni utente, in ambiente Editor aprire la guida in linea e attivare la finestra di ricerca libera. Digitare Funzioni utente e premere il pulsante Cerca. Consultare la videata corrispondente a Istruzione Function. In ogni caso, consigliamo di consultare il dossier sulle macro nel numero di luglio-agosto.

assegnare al modulo: per esempio, AreaCerchio. Si noti che i nomi dei moduli (e delle macro in genere) non possono contenere spazi. Se fosse necessario prevederli, bisogna utilizzare in alternativa l’underscore (_). Pertanto, potremmo optare anche per il nome Area_Cerchio. Prima di cominciare a impostare la macro, però, bisogna avere ben chiara in mente la meccanica operativa della funzione che vogliamo creare. Nel nostro caso è piuttosto semplice. Infatti, la nostra funzione utente (che chiameremo AREA) richiede un solo argomento che indicheremo con Raggio. L’elaborazione prevista, consiste nell’elevare al quadrato il valore di quest’ultimo e moltiplicare poi il risultato per 3.14. Attenzione, il valore del glorioso pigreco deve prevedere per la separazione dei decimali il simbolo del punto e non l’italiana virgola. Infatti, come vedremo, le macro vengono scritte in inglese e pertanto bisogna adattarsi alla nuova sintassi. Chiarite le idee possiamo scrivere nel modulo le prime due istruzioni del nostro programmino, che hanno rispettivamente il compito di dichiarare il nome della funzione e specificare le elaborazioni da eseguire. Digitare esattamente Function AREA(Raggio), premere Invio per passare alla riga successiva, e inserivi il passo: AREA = Raggio^2 * 3.14. Abbiamo finito, perché contestualmente al passaggio alla seconda riga è stata inserita automaticamente anche l’istruzione che conclude la macro: End Function. A questo punto, è bene controllare se tutto quanto funziona.


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Controllo della funzione Accedere al foglio di lavoro facendo clic sul pulsante di riferimento in calce al video. Portarsi su una qualsiasi cella del foglio e digitare l’espressione =AREA(6). Premendo Invio viene restituito il risultato desiderato, nella fattispecie 113,04 vale a dire l’area di un cerchio di raggio 6. Ovviamente, se il valore del raggio fosse ospitato in un’altra cella del foglio, come argomento della funzione si devono dichiarare le coordinate della cella (AREA(B1), ad esempio). E ancora, il riferimento al raggio può anche essere il risultato di una espressione più o meno complessa posta in argomento alla nostra funzione utente. Se tutto è andato bene, possiamo congratularci con noi stessi, ma se abbiamo commesso un errore scrivendo la macro, il Visual Basic ce lo segnala prontamente. Infatti, si riaccede subito all’editor dove è evidenziato il passo contenente l’errore. Contemporaneamente, la prima istruzione della macro è evidenziata in giallo. Correggere l’errore (se lo troviamo…) quindi premere il tasto F8 sino a che la riga non ha evidenziato l’ultima istruzione, e poi ancora una volta. A questo punto si può ritornare in Excel e tutto dovrebbe funzionare. Se l’errore non si trova, diventa difficile uscire dall’empasse. Pertanto, se siamo alle prime armi, meglio cancellare tutta la macro, premere il pulsante Ok quando un messaggio ci chiede se vogliamo riavviare il progetto, e ricominciare da capo. La pazienza è un ingrediente fondamentale per sviluppare una funzione utente.

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Interrogare, con Excel, Il problema: eseguire una ricerca in un archivio esterno al foglio di lavoro La soluzione: utilizzare la procedura guidata che opera nell’ambito del menu Dati. elle schede di giugno e settembre ci siamo occupati delle procedure per l’interrogazione di un data base tabellare ospitato nell’ambito di un foglio di lavoro. Questa volta vogliamo strafare e, addirittura, eseguire delle ricerche in un archivio esterno residente sul disco fisso, senza nemmeno prenderci la briga di caricarlo in memoria! Fra l’altro, ci renderemo subito conto che le operazioni sono altrettanto semplici, ma i risultati che si possono ottenere ancora più gratificanti. Insomma, dall’interno del foglio di lavoro in cui ci si trova si possono prelevare i dati contenuti nel suddetto archivio esterno impostando in quattro e quattr'otto criteri di filtrazione anche molto sofisticati. Il bello è che il tutto è gestito da una procedura interamente guidata che rende l’esecuzione di una ri-

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Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre Come interrogare un data base esterno

Prossimamente: Come creare una funzione utente Utilizziamo le matrici

cerca oltre che utile anche quasi divertente ma, soprattutto, veramente alla portata di tutti. Per quanto ci riguarda ci rifaremo ad un archivio clienti esemplificativo, semplicissimo e articolato in soli quattro campi: Nome, Indirizzo, Città e Professione. Ovviamente, però, ognuno può impostare la tabella come meglio crede, tenendo presenti alcune essenziali regolette. La prima riga della tabella deve ospitare i nomi dei campi, mentre le successive sono destinate a contenere le registrazioni (i record, se vogliamo utilizzare il gergo degli addetti ai lavori…). Inoltre, non ci devono essere soluzioni di continuità nella zona dati nel senso che non sono tollerate righe o colonne interamente vuote. La nostra tabella occupa la zona A1..D16 di un foglio di lavoro che è stato registrato in C:\ con il nome di Archivio. Alla zona dati (A1:D16, per l’appunto) è stato assegnato il nome Clienti. La denominazione della zona dati è essenziale perché consente ad Excel di individuare l’archivio tabellare su cui si intende operare. Diciamo subito che nel nostro caso ci siamo limitati a denominare la sola zona contenente informazioni, ma se vogliamo utilizzare il nostro archivio anche dopo averlo aggiornato è meglio indicare un’area più ampia, proprio per tenere conto delle eventuali registrazioni che venissero aggiunte in seguito.

Connettersi al data L’archivio L’archivio tabellare esemplificativo che ci servirà come falsariga per illustrare le procedure di interrogazione di un data base esterno. La tabella deve essere opportunamente denominata (nel nostro caso l’abbiamo chiamata Clienti). Salvare la cartella che la ospita sul disco fisso e chiuderla.

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Attivare la connessione Creare una nuova cartella. Aprire il menu Dati e selezionare Carica dati esterni. Nel sottomenu optare per Nuova query su data base. Viene così visualizzata la maschera che elenca tutti i possibili tipi di collegamento con dati esterni. Nel nostro caso optare per File di Microsoft Excel e premere il pulsante Ok.

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Selezionare l’archivio Impostare il percorso di residenza della cartella che ospita l’archivio con cui ci si vuole collegare. Quando il suo nome compare nella finestra di sinistra, selezionarlo per trasferirne il riferimento nella casella Nome del data base. Per default viene esplorato subito il contenuto del disco C:\.

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Selezionare i campi La maschera che consente di selezionare i campi con cui lavorare. Fare clic sul pulsantino con sopra impresso il segno più (affiancato al nome della tabella da interrogare) per visualizzarli. Selezionare quelli desiderati e fare clic sul pulsante dedicato al loro trasferimento nella finestra accanto.

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un data base esterno Interrogare l’archivio

base e interrogarlo 5

Impostare i criteri Selezionare il campo coinvolto nell’impostazione del criterio (Città). Nella prima casella della sezione Includi solo le righe inserire tramite l’elenco a discesa l’operatore Equivale a. Nella casella a fianco inserire (sempre tramite il corrispondente elenco a discesa) il termine di riferimento per la ricerca (Roma).

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Ordinamento dei risultati La maschera per l’ordinamento dei risultati. Sono previsti 3 livelli di ordinamento. Per definire i criteri di ordinamento, specificare il nome dei campi da ordinare nelle caselle dedicate e fare clic sul bottone associato al tipo di ordinamento desiderato per ogni campo. Può essere Crescente o Decrescente.

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Specificare la posizione dei risultati Definito l’ordinamento viene visualizzata una maschera in cui si accetta la proposta Restituisci dati a Microsoft Excel, quindi si accede ad un nuovo box. Spuntare il bottone associato alla voce Nel foglio di lavoro esistente, quindi specificare nella casella dedicata la posizione dei risultati.

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L’esito della ricerca La tabella che compendia i risultati della ricerca. Come si vede sono stati estratti i record di tutti i clienti di Roma. Nell’area di lavoro è presente una piccola barra icone. Se si fa clic sulla prima è possibile eseguire una nuova ricerca senza dover necessariamente rilanciare la procedura.

Dopo aver registrato sul disco fisso la cartella Excel che ospita il nostro archivio, crearne una nuova, aprire il menu Dati, selezionare la voce Carica dati esterni, e nel corrispondente sottomenu optare per Nuova query su data base. Così facendo viene aperta una finestra multipla: accedere a quella denominata Data base facendo clic sull’omonima linguetta, e nell’elenco in essa ospitato selezionare la voce File di Microsoft Excel. Infine, in calce alla finestra, spuntare la casella Usa creazione guidata Query. Premendo il pulsante Ok veniamo informati da un messaggio che siamo in modalità connessione dati, mentre una maschera elenca in una speciale finestra i file residenti sul disco fisso C:\ (percorso standard). Se il nostro archivio si trova in una posizione diversa impostarne il percorso di residenza corretto ed evidenziarne il nome quando verrà visualizzato nella suddetta finestra. Così facendo ne determiniamo il trasferimento nella casella Nome data base. A questo punto viene visualizzata una nuova maschera nella quale sono elencati i nomi dei data base tabellari presenti nella cartella selezionata. Nel nostro caso è presente il solo archivio rappresentato dalla tabella che avevamo denominato Clienti. Facendo clic sul pulsantino affiancato al suo nome vengono visualizzati tutti campi dell’archivio. Selezionare uno ad uno quelli che devono comparire nella tabella dei risultati della ricerca, e premere il pulsante con sopra impressa una


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freccia rivolta verso destra per trasferirli nella finestra a fianco. Premere il bottone Avanti per accedere alla maschera che gestisce l’impostazione dei criteri di interrogazione.

I criteri di ricerca Grazie alla procedura guidata impostare i criteri di ricerca per eseguire interrogazioni anche molto complesse è un gioco da ragazzi. Ecco come si fa, immaginando di dover estrarre dall’archivio Clienti le registrazioni di tutti quelli che risiedono a Roma. Nella finestra Colonne da filtrare selezionare il nome del campo Città, che va così ad intestare la prima casella della sezione Includi solo le righe. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella e selezionare l’operatore di ricerca. Nel nostro caso ci serviremo di Equivale a. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella a fianco e selezionare il nome della città che ci interessa: Roma. Per il momento è tutto. Premere il pulsante Avanti per accedere alla maschera che consente di specificare come ordinare i risultati, quindi premere ancora Avanti, e nella maschera visualizzata accettare la proposta default. A questo punto, facendo clic sul pulsante Fine si accede al box che permette di specificare dove devono essere riportati i risultati. Per quanto ci riguarda accettiamo la proposta di posizionarli nel foglio di lavoro attivo e specifichiamo l’indirizzo di cella che coinciderà con l’angolo superiore sinistro della tabella dei risultati. Premendo Ok, quest’ultima viene prontamente visualizzata.

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Come personalizzare Il problema: come modificare o inserire nuovi elementi negli sfondi dei grafici di Excel La soluzione: utilizzare le tavolozze cromatiche disponibili a libreria, oppure importare immagini o motivi grafici dall’esterno uando si crea un grafico, indipendentemente dal tipo che si sceglie, questo viene tracciato contro uno sfondo bianco che viene definito per l’appunto area del tracciato. Quest’ultima, a sua volta è ospitata in un riquadro più ampio che rappresenta l’area del grafico. Se il nostro diagramma non serve solo per avere una idea dell’andamento della situazione rappresentata, ma vogliamo che la interpreti nel migliore dei modi, vale la pena di intervenire su queste due aree modificandone aspetto e colore. Se non si vuole strafare e non si calca troppo la mano i risultati possono essere molto piacevoli e dare un deciso tocco di professionalità alla intera composizione. Diciamo subito che gli interventi sulle due aree prevedono identiche procedure, pertanto quelle che illu-

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Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre Modificare gli sfondi dei grafici

Prossimamente: Come interrogare un data base esterno Come creare una funzione utente

streremo sono indipendenti dall’area che coinvolgono. Ma vediamo quali interventi si possono operare per dare corso ad efficaci personalizzazioni. In pratica, si può agire a livello cromatico colorando l’area dello sfondo, a livello di sfumature della tonalità applicata, e a livello di trama e di motivo degli sfondi. Inoltre allo sfondo si può sostituire una immagine importando nell’area il corrispondente file. Si può anche agire sui bordi delle due aree, definendo di questi il colore e lo stile o lo spessore delle linee, nonché arrotondandoli od assegnando loro eventuali effetti di ombreggiatura. Diciamo una volta per tutte che per accedere alla maschera che gestisce i suddetti interventi bisogna fare clic destro sull’area del grafico o sull’area del tracciato, e nel menu contestuale optare rispettivamente per Formato area grafico, o Formato area del tracciato.

Bordi, colore e sfumature Nella scheda Motivo è possibile agire a livello di bordi e di colore dello sfondo. Dei primi si può definire il colore, lo stile e lo spessore delle linee di contorno operando le opportune scelte negli elenchi a discesa associati alle omonime caselle. Inoltre, è prevista la possibilità di optare per l’effetto di ombreggiatura e per gli angoli arrotondati. Il colore di fon-

Le procedure Avviare la procedura Fare clic destro sull’area che si desidera personalizzare. Così facendo si determina l’apertura di un menu contestuale in cui, a seconda dell’area su cui si vuole intervenire si seleziona rispettivamente Formato area del grafico o Formato area del tracciato. Con questa operazione si accede alla maschera di personalizzazione.

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Bordi e colori di fondo La maschera che consente di selezionare gli attributi dei contorni delle aree del grafico e del tracciato. Delle linee che li costituiscono si possono definire stile, colore e spessore. Inoltre, alla bordatura si può assegnare l’effetto ombra, oppure arrotondarne gli angoli. Il colore dello sfondo può essere scelto nella tavolozza dedicata.

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Sfumature degli sfondi Nella maschera illustrata nella figura precedente fare clic sul pulsante Riempimento. Nella maschera a schede che viene contestualmente visualizzata accedere alla scheda Sfumature. Specificare, attivando i corrispondenti bottoni, se si vuole utilizzare una sfumatura prestrutturata, o a uno o due colori.

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Fondo sfumato Ecco come si presenta l’area del grafico dopo che le è stata applicata una sfumatura a due colori. I due colori si scelgono in altrettante tavolozze cromatiche, dopodiché, nell’area Sfumatura della maschera si specifica l’orientamento della sfumatura stessa. La scelta è prevista fra sei opzioni.

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gli sfondi dei grafici di personalizzazione 5

Le trame In alternativa alla colorazione, allo sfondo può essere attribuita una trama. Per accedere alla galleria di queste ultime bisogna fare clic sul pulsante Riempimento della maschera iniziale, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Trama. Nuove trame possono essere importate dall’esterno.

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I motivi Un’altra alternativa al colore è rappresentata dai motivi. Si tratta di retinature a due piani (primo e secondo) ciascuno dei quali può essere interpretato in colori diversi da scegliersi in tavolozze separate. La loro scelta ha luogo nella scheda Motivo della maschera che gestisce gli effetti di riempimento.

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Utilizzo di immagini Per personalizzare uno sfondo ci si può avvalere di una immagine. Sono supportati tutti o quasi i più diffusi formati grafici. L’inserimento è gestito dalla scheda Immagine della maschera Effetti di riempimento. Fare clic sul pulsante Inserisci per accedere alla maschera di dialogo per la specifica del percorso del file da utilizzare. Sfondi con immagine Ecco come si presenta un grafico in cui l’omonima area è stata personalizzata con una immagine. Considerando che quando si crea un grafico lo si fa per comunicare dei dati, bisogna porre molta cura nella scelta dell’immagine da utilizzare. In altre parole, non deve diventare l’elemento dominante della composizione ma inserirvisi armoniosamente.

do, invece, si può selezionare nella tavolozza cromatica della sezione Area. Le scelte operate sono monitorate in anteprima nella finestrella Esempio. Un colore di fondo può essere personalizzato a livello di sfumature. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante Riempimento per accedere alla maschera che gestisce le corrispondenti procedure. Nella sezione Colori dell’area Sfumature si può specificare se operare a livello di uno o due colori, oppure se si vogliono utilizzare sfumature preimpostate. In quest’ultimo caso, spuntando il corrispondente bottone viene mostrata una casella associata a un elenco a discesa che propone quelle a libreria. Se, invece, si opta per la sfumatura personalizzata a uno o due colori, vengono visualizzate due caselle in cui selezionare quello o quelli desiderati. Nella sezione sottostante si può specificare l’orientamento della sfumatura. Vengono proposte alcune varianti, e quella selezionata figura visualizzata nella finestra di anteprima.

Trame e motivi Questi due elementi, gestiti dalle omonime schede, si escludono a vicenda, ed altrettanto dicasi per il colore di fondo. In altre parole, trame e motivi vengono applicati in maniera esclusiva e non vi è la possibilità di operare altri interventi. Le trame si materializzano in una raccolta di sfondi prestrutturati che riproducono con molta verosimiglianza quello che viene definito l’effetto materiale. Sono disponibili 24 trame che riproducono con molta verosimiglianza superfici di


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carta, legno, marmo, tela e così via. Se si dispone dei file corrispondenti ad altre trame si può utilizzarli richiamandoli tramite la maschera cui si accede premendo il pulsante Altra trama. E veniamo ai motivi. Si tratta di retinature dalla grafica variegata che possono essere interpretate in due colori: uno per il motivo in primo piano, uno per quello in secondo piano. Le due tonalità si scelgono nelle corrispondenti tavolozze posizionate sotto la finestra che ospita la galleria dei motivi.

Utilizzo di immagini Per fare da sfondo al grafico si può utilizzare una immagine. In questo caso si deve accedere all’omonima scheda che fa parte della maschera che gestisce gli effetti di riempimento, e fare clic sul pulsante Seleziona immagine. Viene visualizzata una maschera di dialogo molto simile a quelle solitamente utilizzate per l’apertura di un file di una applicazione Windows. Agendo sui pulsanti del menu a barre, visualizzare nella finestra dedicata il percorso di residenza del file da utilizzare. Una volta individuato il percorso del nostro file, selezionarne il nome. Così facendo viene visualizzata contestualmente l’anteprima della corrispondente immagine. A questo punto, cliccando sul pulsante Inserisci se ne determina il trasferimento nel grafico. Se l’anteprima non venisse mostrata, aprire il menu a discesa associato all’ultima icona della barra strumenti della maschera (basta fare clic sulla freccia ad essa affiancata), e attivare la voce Anteprima.

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Come utilizzare i filtri Il problema: come eseguire ricerche complesse in un data base tabellare di Excel La soluzione: impostare vincoli di ricerca secondo le tecniche avanzate previste dal programma a scheda pratica di Excel del mese di giugno si riferiva alle procedure per l’esecuzione di semplici ricerche estemporanee nell’ambito di un data base tabellare utilizzando i filtri automatici. Se, invece, si prevedono ricerche di una certa complessità, conviene utilizzare tecniche più sofisticate. In pratica, si ricorre all’utilizzo dei cosiddetti filtri avanzati. Ma vediamo di che si tratta. Mentre utilizzando i filtri automatici i vincoli di ricerca si specificavano in elenchi a discesa che si aprivano in corrispondenza dei nomi dei campi dell’archivio tabellare (e i risultati venivano immediatamente visualizzati), in questo caso bisogna creare nell’ambito del foglio di lavoro una zona dedicata alla definizione dei vincoli di interrogazione (la

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Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel

Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile. Gestire l’inserimento dei dati Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio-Agosto: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre Utilizzare i filtri avanzati

Prossimamente: Modificare gli sfondi dei grafici Come interrogare un data base esterno

cosiddetta zona criteri), nonché dichiarare opzionalmente dove devono essere visualizzati i risultati. A questo punto bisogna chiarire che cosa si intende per zona dei criteri. Vediamolo subito, riferendoci all’archivio tabellare di figura 1.

La zona criteri Si tratta di una zona di celle articolata in tante colonne quante sono quelle della tabella. Le celle della prima riga ospitano i nomi dei campi dell’archivio, che devono servire da punto di riferimento per le ricerche, mentre nelle celle sottostanti si inseriscono le parole chiave in corrispondenza delle quali verranno individuati i record da estrarre. Diciamo subito che la prima riga della zona criteri deve riportare i nomi dei campi dell’archivio esattamente così come sono scritti in quest’ultimo, pena la non riuscita delle interrogazioni. Pertanto, quando si imposta la zona criteri, il nostro consiglio è quello di copiare l’intestazione dell’archivio e incollarla dove la vogliamo porre. Così facendo si risparmia tempo e fatica, e non si corre il rischio di pregiudicare i risultati finali. Il concetto da seguire per impostare l’interrogazione è il seguente. Se sotto la cella Cliente digitiamo Verdi, verranno estratti i record relativi a quel cliente. Se, contemporaneamente, inseriamo nella cella Prodotto il nome di un prodotto, verranno estratti ancora

Impostare le zone L’archivio tabellare Un data base Excel può essere assimilato ad una tradizionale tabella. La prima riga di intestazione ospita i nomi dei campi, mentre le altre rappresentano i singoli record. I dati inseriti devono essere omogenei nel senso che in un campo destinato ad ospitare valori non possono essere inseriti testi, e viceversa.

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La zona criteri La zona criteri deve essere intestata esattamente come l’archivio tabellare e va dichiarata coinvolgendo la zona che comprende tutti gli inserimenti. La zona criteri illustrata in figura occupa la zona G15..I16, e tali coordinate devono essere dichiarate nel corso della procedura di interrogazione.

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Lancio della procedura Aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro e nel sottomenu contestuale optare per Filtro avanzato. Con questa operazione viene visualizzata la maschera che gestisce la definizione dei parametri operativi delle interrogazioni. Anche se non indispensabile, sarebbe consigliabile denominare le zone da dichiarare.

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La maschera di interrogazione Spuntare la casella Filtra l’elenco sul posto se si desidera che i risultati dell’interrogazione vengano visualizzati nella zona occupata dalla tabella. Se invece, si opta per la loro visualizzazione in una altra zona bisogna dichiarare le corrispondenti coordinate nella casella Copia in. Dichiarare la zona criteri nella casella Intervallo criteri.

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avanzati di Excel dei criteri 5

Dichiarazione delle zone Per facilitare la dichiarazione delle zone, facendo clic sul pulsantino a fianco della casella di dichiarazione, si riaccede al foglio di lavoro e si possono evidenziare con il mouse le zone da specificare, le cui coordinate vengono visualizzate in una speciale casella. Chiudendo la casella vengono trasferite nella maschera.

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Una ricerca restrittiva La figura illustra i risultati di una ricerca restrittiva (cosiddetta in And), nella quale si individuano i record relativi all’acquisto del prodotto A1 da parte del cliente Verdi. Si noti che le chiavi di ricerca sono state digitate sotto i corrispondenti nomi campi e allineate sulla stessa riga.

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Una ricerca estensiva La figura illustra i risultati di una ricerca estensiva in cui si visualizzano i risultati relativi alla ricerca dei record relativi al cliente Verdi o Bianchi. Si noti che i nomi dei due clienti sono stati scritti l’uno sotto l’altro nelle celle sottostante il nome campo Clienti della zona criteri.

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Per saperne di più Per meglio documentarsi sui filtri avanzati e su come impostare le zone dei criteri a seconda dei tipi di ricerca che si intende condurre ricercare nella guida in linea il termine Filtro avanzato. Vengono individuati alcuni argomenti di cui si consiglia consultare le corrispondenti videate di aiuto.

i record del cliente Verdi ma solo quelli relativi a quel prodotto. In pratica, è come se avessimo impostato una ricerca restrittiva (cosiddetta in And). Se, invece, nelle due celle sottostanti alla cella Cliente digitiamo Bianchi e Rossi, allora verranno estratti i record relativi a entrambi i due nominativi. Ecco una ricerca estensiva o in Or. E ancora, digitando sotto la cella Fatturato l’espressione >1.000.000 si potranno individuare tutte le registrazioni relative a fatturati maggiori di tale importo. Insomma, combinando variamente gli inserimenti si possono eseguire le ricerche più disparate. Ovviamente, tutte le volte che si imposta una ricerca bisognerà dichiarare le esatte dimensioni della zona dei criteri, che variano a seconda di quali celle sono state riempite. Tutto sarà più chiaro se facciamo un esempio pratico. Immaginiamo di voler estrarre dall’archivio tutte le fatture del cliente Verdi relative all’acquisto del prodotto A1. A questo punto, dopo aver replicato le intestazioni dell’archivio per creare la struttura della zona criteri, bisogna digitare rispettivamente sotto i campi Cliente e Prodotto, Verdi e A1. La zona criteri, pertanto, si articola in due righe.

L’interrogazione Adesso siamo pronti per eseguire l’interrogazione. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Così facendo viene visualizzata la maschera per la dichiarazione della zona criteri. Nella suddetta maschera è già attivata l’opzione


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Filtra sul posto. Ciò significa che accentandola i risultati verranno visualizzati nell’ambito della stessa tabella per contrazione dei suoi contenuti. Non ci resta che specificare la zona dei criteri. Fare clic sul pulsantino a fianco della casella Intervallo criterio ed evidenziarla. Le corrispondenti coordinate vengono visualizzate in una speciale mascherina, e facendo clic sul pulsante con sopra impressa una X, trasferite nella maschera originale. Quello che ci resta da fare è premere il pulsante Ok. Con questa mossa, la tabella originale si contrae e mostra le sole righe relative alle registrazioni del cliente Verdi relative ad acquisti superiori al milione. Per visualizzare nuovamente l’intera tabella, aprire il menu Dati, selezionare Filtro, e nel sottomenu optare per Mostra tutto. Se, invece, si vuole visualizzare i risultati in una posizione specifica bisogna incollarvi le intestazioni dei campi dell’archivio e dichiararne le corrispondenti coordinate nella maschera di interrogazione.

Trucchi e astuzie Le ricerche si possono impostare anche utilizzando le wildcard (* e ?). Per chi non lo ricordasse, si tratta di speciali caratteri jolly che si sostituiscono a una o più lettere delle chiavi di ricerca. Per esempio, il punto interrogativo sostituisce un carattere, pertanto, se si ricerca relativamente al campo Cliente la chiave Ver?i, oltre a Verdi verranno individuati Versi, Verti, Vermi, Verbi e così via. Invece, se inserisce come chiave Ver*, verranno individuati anche Verris, Verrini, Vermicelli, Verdetti e così via.

MACRO IN EXCEL

IL DOSSIER DA STACCARE E CONSERVARE

Le macro di Excel per tutti Le macro, più a torto che a ragione, sono considerate alla sola portata degli esperti. Se le avvicinate mettendo da parte ogni timore reverenziale vi accorgete che, se non si vuole strafare, si possono usare con una certa soddisfazione. Ecco come

IL REGISTRATORE DELLE MACRO

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Registrare una macro è il primo passo per familiarizzare con il Vba. Così facendo, tutto quanto viene eseguito al computer si trasforma automaticamente in una macro che può essere successivamente lanciata tutte le volte che vogliamo ripetere quella procedura. Il corrispondente listato viene memorizzato nell’Editor di Excel, da cui viene richiamato tutte le volte che si esegue la macro.

ANATOMIA DI UNA MACRO

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L’analisi del listato di una macro ha luogo nell’Editor (una specie di word processor), ed è il modo migliore per penetrare senza traumi nei segreti del Vba. Analizzando ad uno ad uno i passi del codice ci si può rendere conto della dinamica operativa delle varie istruzioni e intuire dove apportare semplici modifiche che consentano di utilizzare più estensivamente le macro che registriamo.

di Alberto Nosotti

ra le funzionalità più versatili e potenti di cui si fregia il foglio elettronico di casa Microsoft, un posto di riguardo spetta decisamente alle macro, anche se il loro utilizzo si rivela purtroppo disatteso dalla maggior parte degli utenti perché considerato difficile e solo alla portata degli addetti ai lavori. Errore! Avvalersi a livello professionale del linguaggio di programmazione che opera nell’ambito di Excel (il Vba, acronimo di Visual Basic for application) non è sicuramente un’impresa alla portata di tutti, ma se ci si accontenta di sviluppare semplici applicazioni o di automatizzare alcune delle operazioni che ricorrono frequentemente nella quotidianità dello studio o del lavoro di ufficio, la musica cambia. E come! Addirittura, è lo stesso Excel che fornisce gli strumenti (semplici e facili da utilizzare) che ci consentono di avventurarsi in questo affascinante universo. Ma che cosa è una macro? In linea di massima possiamo considerarla come un insieme di istruzioni scritte in un linguaggio particolare (il Vba, per l’appunto), che Excel interpreta puntualmente per riprodurre automaticamente una certa operazione. Per esempio, la creazione di un grafico, la stampa di una tabella, l’interrogazione di un data base e via dicendo. Il bello è che i nostri programmini possono essere lanciati da tastiera, da menu, premendo un pulsante o richiamati dall’interno di un al-

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Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 166

tro, pertanto è possibile gestirli nel loro insieme con una certa facilità arrivando a mettere in piedi applicazioni anche abbastanza importanti, almeno per noi che stiamo cominciando. Per esempio, possiamo sviluppare una macro che estrae da un archivio di fatture gli estremi delle parcelle inevase e li inserisce in una lettera indirizzandola al cliente moroso. Tutto questo premendo semplicemente dei pulsanti.

I due modi per realizzare una macro Chi pensasse che questa applicazione è troppo difficile da realizzare dovrà ricredersi dopo aver letto questo Dossier. Non solo sarà in grado di crearla, ma anche di arricchirla con nuove funzionalità. Ci sono due modi per sviluppare una macro. Il primo, alla portata dei soli esperti, ne preve-

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Luglio/Agosto 2000


de la scrittura diretta nell’ambito del cosiddetto Editor, il modulo in cui il programma Excel memorizza le macro, mentre il secondo, fatto apposta per noi comuni mortali, consiste nel registrare la procedura da automatizzare mentre la si esegue al personal computer. Successivamente, con semplici modifiche al corrispondente listato potremo utilizzarla in maniera più estensiva. Il registratore delle macro è la chiave che ci dischiude le porte del mondo della programmazione. Infatti, se dopo aver registrato una certa operazione si analizza il corrispondente programmino che Excel ha creato automaticamente, si riesce poco per volta a penetrare nella sintassi del Vba sdrammatizzando l’interpretazione dei suoi principi

MACRO IN EXCEL


suggerimenti, trucchi e astuzie per realizzarle e usarle

LE MACRO INTERATTIVE

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Le macro registrate hanno una grossa limitazione. Non sono interattive, nel senso che eseguono sempre la stessa operazione e non possono ricevere input dall’esterno che ne possano modificare il corso. Ma, se le mettiamo in grado di acquisire dati e di controllarli opportunamente si può conferire ad esse la capacità di prendere decisioni sulla base delle informazioni che gli vengono passate da noi.


essenziali. Insomma, il nostro approccio all’austera materia è decisamente anticonvenzionale ed ha l’ambizione di rendere subito operativo e gratificare con piccoli risultati iniziali chi intende cimentarsi con la programmazione di Excel. Il desiderio di sdrammatizzare una materia che può essere anche molto complessa ci porterà inevitabilmente a imprecisioni formali, ma lo scopo non è quello di fare la concorrenza ai programmatori professionisti bensì di utilizzare al meglio il nostro foglio elettronico, magari divertendoci anche. Le nostre macro non avranno la potenza, snellezza ed eleganza di quelle sviluppate da un esperto, ma saranno comunque in grado di svolgere in modo soddisfacente, sia pure con qualche limitazione, i com-

INTERFACCE A PULSANTI

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Quale opportuno complemento delle macro, Excel mette a disposizione una speciale barra strumenti che, in particolare, consente di disegnare pulsanti del tutto simili a quelli che operano nelle applicazioni Windows. Alla pressione di un pulsante si può associare il lancio di una macro. Si possono così impostare semplici ma efficaci interfacce utente per gestire le nostre applicazioni.


piti che abbiamo loro assegnato. A patto di non voler cercare la luna nel pozzo. Se vogliamo trarre profitto dal contenuto di questo Dossier non dimentichiamo mai che alla mancanza di conoscenze tecniche specifiche dobbiamo sopperire con creatività, fantasia e…molta pazienza. A proposito di quest’ultima, ci sentiamo di fare una calda raccomandazione. Se eseguendo le prime macro insorgesse qualche intoppo, il nostro consiglio è quello di ricominciare da capo, magari anche uscendo da Excel e rilanciando il programma. Infatti, sino a che non avremo familiarizzato con il cosiddetto debugging (la caccia agli errori, in altre parole) ci si potrebbe trovare in situazioni imprevedibili, uscire dalle quali non è ancora alla portata di un principiante. Buon viaggio!

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a chi interessa • A CHI VUOLE SAPERE CHE COSA SONO LE MACRO

• A CHI VUOLE SFRUTTARE MEGLIO •

LE POTENZIALITÀ DI EXCEL A CHI VUOLE SVILUPPARE SEMPLICI APPLICAZIONI AUTOMATIZZATE

CREIAMO DELLE MACRO

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Sviluppare un’applicazione significa creare macro elementari che eseguono ben specifiche operazioni, quindi controllarne l’esecuzione tramite una opportuna interfaccia. In questa sede vedremo come strutturare due applicazioni che, premendo semplicemente alcuni pulsanti, consentono rispettivamente di estrarre le parcelle inevase da un archivio fatture o di operare la conversione di un importo in Euro.


Oltre a questo Dossier volete altri consigli per avere il massimo dai vostri programmi? Visitate il nostro sito alla sezione “Usare al meglio il personal” e cliccate su “Applicazioni”. Potrete consultare tutte le schede pratiche pubblicate da Pc Open per ben 12 campi applicativi

www.pcopen.agepe.it

MACRO IN EXCEL


Il registratore delle macro:

Creare un’applicazione da zero non è proprio alla portata di tutti. Occorre saper dialogare con il linguaggio di programmazione di Excel. Per fortuna, però, c’è il registratore delle macro con il quale la musica cambia… E come!

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bbiamo anticipato nell’introduzione, che la chiave di accesso al Vba è il registratore delle macro, quella speciale funzionalità di Excel che consente di tradurre in codice qualsiasi operazione eseguita al computer. Dopo averla registrata, non dobbiamo fare altro che rilanciarla tutte le volte che si vuole rieseguire quella procedura. Non illudiamoci che il registratore ci trasformi in esperti programmatori, ma è l’ideale per incominciare. Mettiamoci all’opera. Quello che ci proponiamo di fare è registrare una semplice macro, anzi semplicissima, che estragga da una tabella gli estremi delle parcelle invase di un certo cliente. Dopo averla modificata, utilizzeremo tale macro per sviluppare una piccola applicazione. Ma ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, quindi optare per Registra nuova macro nel corrispondente sottomenu. Si accede così ad un box in cui è possibile assegnare un nome al programmino che stiamo registrando (Fatture_Inevase, per esempio), e anche descriverne i compiti svolti. Nella casella Memorizza macro in optare per Questa cartella di lavoro. Attenzione, nei nomi delle macro spazi o punti devono essere sostituiti con l’underscore. Premendo il pulsante Ok si passa alla modalità di registrazione e, al tempo stesso, viene visualizzata una minibarra composta da due icone. Quella con sopra impresso un quadratino consente di disattivare il registratore una volta conclusa la registrazione. A questo punto evidenziare la tabella dati premendo contemporaneamente i tasti Control e Asterisco (quindi senza utilizzare il mouse). I vantaggi di un siffatto modo di operare sono importanti. Infatti, così facendo, l’evidenziazione pre-

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ATTIVAZIONE DEL REGISTRATORE Per accendere il registratore aprire il menu Strumenti e selezionare Macro, Registra Macro. Si accede così alla maschera per denominare la macro e specificare alcuni parametri operativi. Oppure, aprire il menu Visualizza, selezionare Barre degli strumenti, e nel sottomenu optare per Visual Basic. Viene esibita una barretta con alcune icone. Fare clic su quella con sopra impresso un circoletto nero. Alla macro può essere anche associata una sequenza di lancio costituita dal tasto Control e da un carattere.

DENOMINAZIONE DELLA MACRO Digitare il nome da assegnare alla macro nella casella Nome macro. I nomi non devono contenere spazi o punti. Se fossero necessari, sostituirli con l’underscore (Stampa_modulo, per esempio). Ad una macro può essere assegnata una sequenza di controllo per poterla lanciare dalla tastiera. Specificare il carattere da associare alla pressione del tasto Control nella casella Scelta rapida da tastiera. Per evitare sequenze in conflitto con quelle già utilizzate da Excel conviene comporle utilizzando caratteri maiuscoli.

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REGISTRARE LA PROCEDURA Denominata la macro il registratore è attivo (si noti la presenza della barretta con due icone). Quella con il quadratino consente di concludere la registrazione. Posizionare il cursore all’interno della tabella dati, e premere contemporaneamente i tasti Control e Asterisco per evidenziarla interamente. Aprire il menu Dati, selezionare Filtro, e nel sottomenu Filtro automatico. Aprire l’elenco a discesa associato al campo Cliente e selezionare Verdi Giuseppe. Ripetere l’operazione selezionando No nel campo Pagato.

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primi passi nel mondo del Vba scinde dal numero di righe e di colonne della tabella e diventa possibile procedere ad aggiunte o cancellazioni senza problemi. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro e la sottovoce Filtro automatico determinando la comparsa di un pulsantino a fianco delle celle che costituiscono le intestazioni della tabella. Fare clic su quello associato alla voce Cliente, e nell’elenco a discesa che viene aperto selezionare il nome che ci interessa (Verdi Giuseppe, poniamo). Con questa operazione si determina la contrazione della tabella che visualizzerà ora solo le registrazioni relative a quel cliente. A questo punto, ripetiamo l’operazione sulla nuova tabella, ma questa volta apriamo l’elenco a discesa associato alla voce Pagato, e selezioniamo No. Il risultato delle due ricerche è l’elenco delle parcelle inevase di Verdi Giuseppe. Già che si siamo, dal momento che tali dati sono evidenziati, copiamoli. Quindi, premere il tasto Pagina Giù, selezionare la cella B38 e replicare i dati in memoria. Il significato di questa replica ci sarà chiaro in seguito. Premere Pagina Sù, selezionare la cella A1 e premere il tasto Esc per deselezionare il risultato della ricerca. Aprire il menu Dati, selezionare Filtro e ancora Filtro automatico per disattivare la funzione. È tutto. Nella barretta che è stata visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore, facciamo clic sul pulsante con sopra impresso il quadratino per concludere la registrazione. Da questo momento la nostra macro è custodita nella memoria di Excel (nell’ambito dell’Editor come vedremo), e potrà essere richiamata in qualsiasi momento. Vediamo come. Prima, però, eliminiamo i dati che abbiamo testé replicati nella cella B38, altrimenti non potremo renderci conto del buon funzionamento del nostro programmino. Riportiamoci nella parte superiore del foglio di lavoro, riapriamo il menu Strumenti, selezionano Macro, e nel sottomenu nuovamente la voce Macro. Così facendo si accede a una maschera in cui sono elencate tutte le macro memorizzate. Nel nostro caso, ovviamente, solo quella che abbiamo appena registrato. Selezioniamola e premiamo il pulsate Esegui. Detto fatto, vengono estratte le parcelle inevase di Verdi Giuseppe e il risultato replicato in B38! Provare per credere. È ovvio che un programmino di questo genere non serve un gran che dal momento che ricerca sempre e solamente le fatture insolute dello stesso cliente. Ma per noi è solo un punto di partenza perché fra poco lo modificheremo opportunamente in modo da poterlo utilizzare più estensivamente.

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REPLICA DEI RISULTATI La doppia interrogazione della tabella dati isola le fatture inevase. Con il registratore sempre attivo, copiare tali dati (che sono già evidenziati), e incollarli nella cella B38 della sottostante videata. Premere Pagina Sù, riaprire il menu Dati, disattivare il filtro automatico, premere Esc e selezionare la cella A1. A questo punto spengere il registratore facendo clic sull’icona con il quadratino, ritornare alla videata sottostante, cancellare i risultati, quindi riaccedere alla videata principale.

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ESECUZIONE DELLA MACRO Dal foglio di lavoro principale aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e optare ancora per Macro nel corrispondente sottomenu. In alternativa, se si è richiesta la visualizzazione delle icone Visual Basic, fare clic su quella che reca impresso un triangolino orizzontale. Nella maschera cui si accede selezionare il nome di quella da lanciare (Fatture_inevase), quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamente verrà eseguita la ricerca delle parcelle inevase del cliente Verdi Giuseppe.

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PER SAPERNE DI PIÙ Se volete saperne di più sul registratore delle macro e come utilizzarlo più estensivamente accedere alla guida in linea di Excel, aprire la scheda Ricerca libera e digitare nella casella di interrogazione Registrare una macro. Vengono elencati numerosi argomenti di cui si consiglia di consultare le corrispondenti videate di aiuto. Nell’elenco sono presenti voci che si riferiscono ad altri temi trattati in questo dossier. Si consiglia di stampare le videate significative per una più agevole consultazione.

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Analisi e modifica dei listati

Analizzando il listato di una macro registrata si può imparare molto. Inoltre, con semplici modifiche o assemblando fra loro parti di più listati è possibile sviluppare macro più complesse che servono come punto di partenza per realizzare una nostra applicazione a macro che abbiamo registrato (Fatture_inevase), almeno per il momento non serve un gran che, ma per comprendere la dinamica operativa del Vba si rivela utilissima. Infatti, se ne esploriamo il listato (vale a dire l’insieme di istruzioni in cui si articola) potremo apprendere molte cose. Prima però, bisogna accedere la dove è custodita: nell’Editor di Excel. Basta sezionarla nella maschera che abbiamo utilizzato per eseguirla e fare clic sul pulsante Modifica. Si passa così ad un nuovo ambiente dalla struttura piuttosto complessa. La sezione che ci interessa è quella di destra, nella quale dovrebbe comparire in bella mostra il listato della registrazione, che proponiamo in figura dopo averne numerato i vari passi al fine di facilitarne il commento. Si nota subito che il nostro listato contiene molti termini inglesi, perché anche nelle versioni nazionalizzate di Excel comandi e istruzioni macro sono restati quelli originali. La riga 1 inizia con la parola chiave Sub e dal nome assegnato a suo tempo (alla macro), che è seguito dalle parentesi chiuse e aperte: tutte le macro cominciano così. Le righe da 2 a 7, invece, sono vuote o di commento, e come tali sono precedute da un apostrofo che le esclude dalla esecutività del programma (e sono di colore verde). In particolare, la riga 3 ribadisce il nome della macro, mentre la 4 denuncia la data della registrazione e il nome del titolare della licenza di Excel. La riga 5 è una riga di stacco, mentre la 6 è del tutto vuota (se la riga è vuota, l’apostrofo è opzionale) e viene usata dal programma per dichiarare, qualora fosse stata specificata, la sequenza di tasti con cui è possibile lanciare la macro da tastiera. Noi non lo abbiamo fatto e per questo la riga è vuota. Ma veniamo

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IL LISTATO DELLE MACRO FATTURE_INEVASE 01 02 03 04 05 06 07 08 09

Sub Fatture_inevase() ‘ ‘ Fatture_inevase Macro ‘ Macro registrata il … da …. ‘

10 11 12

Selection.AutoFilter Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=”Verdi Giuseppe” Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:=”no”

13 14 15 16

Selection.Copy ActiveWindow.LargeScroll Down:=1 Range(“B38”).Select ActiveSheet.Paste

17 18 19

ActiveWindow.LargeScroll Down:=-1 Range(“A1”).Select application.CutCopyMode = False

20

Selection.AutoFilter

21

End Sub

Il metodo migliore per apprendere poco a poco il Vba è quello di registrare semplici macro e analizzarne i listati. Così facendo ci si rende subito conto di come viene interpretata una certa operazione e si può penetrare nella dinamica delle varie istruzioni. Fra l’altro, una volta che ci si è resi conto delle funzioni svolte da uno o più passi, li si possono replicare tali e quali (o con semplici modifiche) nell’ambito di un’altra macro o di una macro vuota per svilupparne di nuove.

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PER ACCEDERE AL LISTATO

Per accedere al listato di una macro registrata aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e nel corrispondente sottomenu optare ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato e fare clic su Modifica. Si accede così alla sezione dell’Editor del Vba che custodisce il codice del nostro programmino. In alternativa si può passare attraverso la barra degli strumenti del Visual Basic. Fare clic sul pulsantino con il triangolo.

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‘ Range(“B10”).Select Selection.CurrentRegion.Select

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GESTIRE LE MACRO

La maschera cui si accede con la procedura descritta nella figura precedente consente di gestire molte operazioni sulle macro. In pratica, dopo aver selezionato nell’elenco il nome di una macro, premendo i corrispondenti pulsanti la si può eseguire, modificare o cancellare. Facendo clic sul pulsante Opzioni si accede ad un box in cui è possibile modificare l’eventuale sequenza di controllo associata alla macro. Si accede alla maschera della macro anche attraverso la barra degli strumenti del Visual Basic

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delle registrazioni ៑

L’EDITOR DEL VBA

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LE MACRO VUOTE

consiglia Installazione di Excel Si consiglia di procedere all’installazione completa del programma e, in particolare, della guida in linea del Visual Basic for application. Questo al fine di disporre di tutte le informazioni necessarie per poter sviluppare in futuro applicazioni più impegnative e, soprattutto, per utilizzare correttamente l’Editor.

L’editor del Visual Basic è uno speciale modulo di Excel in cui vengono memorizzate le macro registrate o create direttamente. Si accede all’Editor dalla maschera di gestione delle macro. Selezionare il nome di una macro e fare clic su Modifica. L’Editor si comporta come un tradizionale elaboratore di testi, pertanto i listati delle macro possono essere cancellati, copiati e modificati con semplici operazioni di Taglia e Incolla. Questo fatto si rivela prezioso per sviluppare nuove macro assemblando passi provenienti da programmi diversi.

ai passi di programma veri e propri. La riga 8 determina la selezione della cella B10 della tabella, mentre la 9 interpreta la pressione dei tasti Control e Asterisco per evidenziarla interamente. I passi da 10 a 12, invece, determinano rispettivamente l’attivazione dell’Autofiltro e le due selezioni negli elenchi a discesa associati ai campi Cliente e Pagato. I passi da 13 a 16 si riferiscono alla copia dei risultati e al loro incollaggio in B38. In particolare, il passo 14 si riferisce alla pressione del tasto Pagina Giù. È ridondante, e può essere cancellato senza che la macro ne risenta. I passi da 17 a 19 interpretano la pressione del tasto Pagina Sù (anche questo passo può essere eliminato), la selezione della cella A1 e la pressione del tasto Esc. Il passo 20 disattiva la funzione Autofiltro per ripristinare la tabella originale. Infine, il passo 21 conclude il programmino (così infatti termina qualsiasi macro). Da questa analisi si intuisce che una macro registrata presenta, come già avevamo anticipato, una grossa limitazione. La nostra, per esempio, tutte le volte che verrà lanciata eseguirà sempre la stessa operazione, e non è possibile indirizzarla ad operare una ricerca diversa nell’archivio fatture. Possiamo però modificarne il listato al fine di indurla a comportarsi

Se si attiva il registratore (previa denominazione della macro) e si interrompe immediatamente la registrazione senza eseguire operazioni, si crea automaticamente il listato di una macro vuota. Se la lanciamo, ovviamente, non succede alcunché. Però la possiamo utilizzare come punto di partenza per sviluppare una nuova macro (con lo stesso nome). In pratica, basta replicare al suo interno, subito dopo le istruzioni di apertura, il listato di un’altra macro o solo i passi che ci interessa vengano eseguiti.

diversamente. Tale modifica si può eseguire facilmente dal momento che l’Editor del Vba si presenta come un qualsiasi elaboratore di testi, pertanto possiamo sostituire Verdi Giuseppe con il nome di un altro cliente di cui vogliamo conoscere la situazione contabile. A questo punto, anche se non è il massimo, potremmo creare un certo numero di macro vuote (basta attivare il registratore, denominare ogni macro con il nome di un cliente e interrompere subito la registrazione senza eseguire nessuna operazione), e copiare al loro interno con un semplice Taglia e Incolla i passi da 8 a 20 compresi del listato di figura 1. Infine, in ogni listato, sostituire Verdi Giuseppe con il nome del cliente di cui si vuole isolare le parcelle inevase (attenti alle virgolette!). Per dare corso ad una ricerca si accede alla maschera delle macro e si esegue quella relativa al cliente che ci interessa, oppure si digita la sequenza di controllo eventualmente assegnata alla corrispondente macro vuota. Fra poco, però, vedremo come tutto questo si può fare con una sola macro. A questo punto, dovreste saperne abbastanza per cominciare a creare qualche macro personalizzata, magari assemblando con il Taglia e Incolla passi di macro diverse.

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Eliminazione di una macro Se, esercitandosi a sviluppare proprie macro, l’elenco di quelle visualizzate nella maschera che le gestisce si dovesse allungare troppo, ingenerando confusione, è raccomandabile fare un po’ di pulizia. Basta selezionare il nome della macro da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Attenzione: le macro devono essere cancellate una per volta.

Esecuzione delle macro Se si dovessero verificare errori, non insistere. Per non addentrarsi in vicoli ciechi, ritornare in ambiente Excel, eliminare la macro e crearne una nuova. Purtroppo, non siamo abbastanza esperti per comportarci in modo migliore. Chi se la sente può provare a consultare l’aiuto dell’Editor.

Il registratore Se attivando la registrazione non comparisse la barretta con i due pulsanti, aprire il menu Visualizza, selezionare Barre strumenti e gestire la registrazione tramite la voce dedicata che vi dovrebbe essere contenuta. Per documentarsi meglio sulla registrazione delle macro accedere all’indice della guida in linea di Excel e ricercare il termine Registratore. Viene individuato l’argomento Registrare una macro. Consultare la corrispondente videata e i rimandi in essa contenuti. Si consiglia anche di ricercare Creazione Macro e di esplorare le sottovoci: modificare, eseguire, copiare, eliminare una macro, aggiungere pulsanti e caselle di controllo.

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Variabili e controlli: come

Le macro registrate non possono acquisire dati dall’esterno e questo rappresenta una limitazione. Però, se si utilizzano le variabili e i cosiddetti controlli condizionali, ne diventano capaci, e i loro possibili impiego si estendono notevolmente e macro registrate hanno un grande limite, poiché non sono in grado di acquisire dati dall’esterno, e pertanto non possono modificare il loro corso in funzione dei nostri input. Facciamo un esempio. Se sviluppiamo una macro per simulare un convertitore di valute, il nostro programmino convertirà la sola valuta prevista e l’unico importo che è stato dichiarato. In altre parole servirebbe a ben poco, un eufemismo per non dire nulla! Se, invece, possiamo passare alla macro gli importi da convertire di volta in volta e in qualunque valuta, le cose cambiano moltissimo. Il toccasana è rappresentato da due preziosi strumenti del Vba: le variabili e i controlli condizionali. Prima di applicarli in pratica cerchiamo di conoscerli un po’ più da vicino.

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INSERIMENTO DEI DATI

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L’EUROCONVERTITORE

Grazie alla istruzione Input Box è possibile fare si che la macro ci richieda di inserire i dati che le servono. La risposta viene registrata in una variabile che possiamo denominare a piacere (meglio se con un nome autoesplicativo delle funzioni svolte). Quanto registrato nella variabile può essere elaborato in qualunque passo della macro facendo semplicemente riferimento al nome della variabile stessa per impostare formule ed espressioni. Nelle variabili possono essere registrati valori numerici o testuali.

Ecco come opera il programmino per la conversione in diverse valute di un importo in euro. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel sottomenu optare ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionarne il nome e premere il pulsante Esegui. Viene esibito un box che richiede l’importo in euro da convertire, inserire il dato e premere Ok. Nel nuovo box digitare la valuta di conversione (Lire o Franchi), premendo Ok il risultato viene visualizzato nella cella A1 del foglio di lavoro.

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CONOSCERE LE VARIABILI

CONTROLLI CONDIZIONALI

Come gestire le variabili Il Vba prevede una speciale istruzione che consente di visualizzare un messaggio di richiesta dati e registra la nostra risposta in una particolare locazione di memoria (cui si può assegnare un nome specifico ed esplicativo) che viene definita Variabile. Il nome di tale variabile deve essere dichiarato nei passi di apertura della macro, in ogni caso sempre prima del passo che si riferisce alla visualizzazione del messaggio. La sintassi della dichiarazione è semplice: si usa la parola chiave Dim seguita dal nome che le si vuole assegnare. Altrettanto semplice è la struttura del passo che visualizza il messaggio di richiesta. Basta scrivere il nome assegnato alla variabile, digitare il segno di Uguale, e farlo seguire dall’istruzione Input Box (“Testo del messaggio di richiesta dati”). A questo punto, passiamo a sviluppare un mini euroconvertitore per calcolare il cambio della lira con la nuova moneta europea: creare una macro vuota denominata Euroconvertitore (come fare lo abbiamo spiegato nella pagine precedenti), accedere

Per mancanza di spazio abbiamo scalfito l’argomento variabili presentandolo in forma semplicissima. Per saperne di più sui tipi di variabili disponibili e su come utilizzarli più efficacemente consultare la guida in linea dell’Editor del Visual Basic. Accedere all’Editor, attivare la guida, aprire la scheda di ricerca libera e digitare nella casella di interrogazione Dichiarazione di variabili. Consultare la videata di aiuto corrispondente all’omonimo argomento che viene elencato nella finestra dedicata.

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Le loro applicazioni sono le più disparate, pertanto si rivelano preziosi strumenti per dare valore aggiunto alle nostre macro. Vale la pena di approfondire questo argomento consultando la guida in linea del Vba. Ricercare l’argomento Istruzione If…Then e accedere alle videate di aiuto corrispondenti alle voci individuate. Consultare anche gli esempi di applicazioni pratiche. La meccanica operativa dell’istruzione If è analoga a quella della funzione Se che opera nell’ambito dei fogli di lavoro di Excel.

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sviluppare macro interattive ៑

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IL LISTATO DELLA MACRO INIZIALE

LA MACRO DEFINITIVA Sub Euroconvertitore() ‘ ‘ Euroconvertitore Macro ‘ Macro registrata il … da … ‘ Dim Importo Dim Cambio Dim Divisa

Sub Euroconvertitore() ‘ ‘ Euroconvertitore1 Macro ‘ Macro registrata il … da … ‘ Dim Importo Dim Cambio

Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire.”) Divisa = InputBox(“Inserire la divisa di conversione (Lire o Franchi)”)

Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire in lire.”) Cambio = Importo * 1936.27 Range(“A1”).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio

If Divisa = “Lire” Then vCambio = Importo * 1936.27 End If If Divisa = “Franchi” Then Cambio = Importo * 6.55957 End If

End Sub

Range(“A1”).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio End Sub

Il listato ottenuto dalla macro vuota Euroconvertitore. Per accedere al codice vuoto bisogna aprire la maschera di gestione delle macro, selezionarne il nome e premere il pulsante Modifica. Nell’Editor digitare le istruzioni per la dichiarazione delle variabili, per la visualizzazione del messaggio di richiesta dell’importo in euro, e replicare i passi 2 e 3 della macro Inserimento. Si ritorna in ambiente foglio di lavoro facendo clic sul pulsante in alto a sinistra con impresso il simbolo Excel.

al suo listato e inserivi i passi per la dichiarazione di due variabili (Dim Importo e Dim Cambio). Nella prima verrà registrato l’importo in euro da convertire in lire, mentre nella seconda il risultato del calcolo della conversione. A questo punto, il passo che si occupa del suddetto calcolo farà riferimento alla variabile Importo e si presenterà così: Cambio = Importo * 1936.27. Si noti che la virgola deve essere espressa utilizzando il punto decimale. È una necessità che dobbiamo accettare. Ora non ci resta che richiedere alla macro di inserire il risultato del calcolo (o meglio, il valore registrato nella variabile Cambio) in una cella del foglio di lavoro. A1, per esempio. Per conoscere la corrispondente istruzione, che non ci è nota, possiamo chiedere aiuto al registratore di Excel. Infatti, basta registrare una semplicissima macro (denominiamola Inserimento) che prevede la selezione della cella A1, e la digitazione in quest’ultima di un qualsiasi valore, per esempio 1.000. I passi significativi del listato di tale macro si presentano così: 01 02 03 04 05

Sub Inserimento() Range(“A1”).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = “1000” Range(“A2”).Select End Sub

e ci illuminano su come dobbiamo comportarci per completare la macro Euroconvertitore, per il momento ancora vuota. In pratica, basterà replicare in quest’ultima i passi 2 e 3 e sostituire “1000” con il nome della variabile Cambio (non fra virgolette). A questo punto la nostra macro si dovrebbe presentare come il primo dei due listati. Se la lanciamo viene esibito un box che ci invita ad inserire l’importo in euro da convertire in lire. Premendo il pulsante Ok, in A1 viene visualizzato il risultato della conversione.

I controlli condizionali. Con questo tipo di controlli la macro precedente diventa più versatile ed è in grado di convertire un importo in euro non solo in lire ma anche in altre divise. In pratica, bisogna gestire una nuova variabile (Divisa) e controllare la risposta che viene data quando richiesti di specificare il tipo di conversione da effettuare. Ovviamente, bisogna dichiarare la nuova variabile e prevedere l’opportuno messaggio di richiesta. I controlli vengono effettuati nell’ambito di uno o più cosiddetti cicli If, tanti quante sono le conversioni previste. Immaginiamo di voler estendere le capacità di conversione della nostra macro ai franchi francesi. Per farlo dovremo impostare due controlli per verifi-

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Ecco come si presenta il listato della macro definitiva dopo le opportune aggiunte e modifiche. Si noti la presenza dei due cicli di controllo If, e che le variabili sono state utilizzate per impostare le espressioni di calcolo. Tutte le istruzioni che si trovano all’interno di un ciclo If vengono eseguite solo se la condizione espressa nel passo iniziale del ciclo risulta verificata. In caso contrario la macro riparte dal passo immediatamente successivo all’istruzione End If che conclude il ciclo.

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care il valore della variabile Divisa (se Lire o Franchi). La sintassi di un controllo If è la seguente: If Divisa = Lire Then Cambio = Importo * 1936.27 End If

Mentre il secondo si ottiene sostituendo Lire con Franchi e inserendo il nuovo fattore di conversione. Insomma, operati gli opportuni inserimenti e modifiche la nostra macro si deve presentare così come nella seconda figura. Ecco la dinamica del nostro programmino. Inserita la risposta alla richiesta di quale conversione operare (Lire o Franchi) viene eseguito il primo controllo. Se si è risposto Lire viene eseguito il primo ciclo If, altrimenti il secondo dal momento che il primo viene ignorato. A questo punto possiamo sbizzarrirci a prevedere nuove conversioni e, anche, volendolo, a programmare cambi non necessariamente partendo dall’euro. Si ricordi che la risposta deve essere ortograficamente corretta, altrimenti la macro si arresta o visualizza un messaggio di errore. Inoltre bisogna rispondere utilizzando le maiuscole e le minuscole previste nei cicli di controllo. Nel nostro caso, per esempio, se si dovesse rispondere LIRE, lire, o LIre la conversione non avrebbe luogo.

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I pulsanti: come crearli

Sinora, per eseguire i programmini che abbiamo sviluppato ci siamo avvalsi della maschera per la gestione delle macro o delle sequenze di controllo. Ma c’è un metodo più efficace ed elegante: associare il lancio di una macro alla pressione di un pulsante e è vero che una macro si può lanciare in tanti modi, è altrettanto vero che a seconda dei casi e delle situazioni in cui ci si trova il modo migliore è uno solo. Per esempio, per stampare una tabella meglio avvalersi di una sequenza di controllo che ci consente di lanciare la macro da qualsiasi punto del foglio di lavoro. Se, però, vogliamo sviluppare una applicazione appena complessa e articolata in più di una macro, può essere più conveniente impostare una interfaccia a pulsanti che ci consenta di eseguirle selettivamente a seconda delle necessità. Il fatto di poter etichettare convenientemente i vari pulsanti, poi, da la possibilità di conoscere a priori le funzioni svolte dalle macro associate a questi ultimi. Ma vediamo come si crea un pulsante e come si può associare alla sua pressione il lancio di una macro.

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DISEGNARE IL PULSANTE

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PERSONALIZZARLO

Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra impresso Martello e Chiave inglese. Viene così visualizzata una nuova barra in cui si attiva l’icona corrispondente al pulsante. Si noti che contemporaneamente viene automaticamente attivata nella prima barra l’icona cosiddetta di Progettazione (quella con i simboli della squadra e della matita). Portare il cursore del mouse nell’area di lavoro, fare clic e disegnare un rettangolo con le dimensioni da assegnare al pulsante.

Facendo clic destro sul pulsante (ricordarsi di attivare la modalità di progettazione se già non lo fosse) viene visualizzato un menu. Selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima casella che consente di definire numerosi parametri del pulsante. In particolare, la voce Caption gestisce l’etichettatura del pulsante, la voce Back Color la sua colorazione, e le voci Font e Fore Color tipo, dimensioni, stile e colore dei caratteri delle scritte. L’etichetta viene digitata direttamente nella cella Caption.

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ASSOCIARGLI UNA MACRO

ASSOCIARGLI UN OGGETTO

Creare un pulsante Aprire il menu Visualizza, selezionare Barre degli strumenti, e nel sottomenu optare per Visual Basic. Viene esibita una barretta con alcune icone: fare clic su quella con sopra impresso il martello e la chiave inglese per dare vita ad una nuova barra che ospita le icone per la creazione di vari oggetti. Quella che ci interessa reca sopra impresso un pulsante in miniatura. Facendovi sopra clic il cursore del mouse si trasforma in una piccola croce. Tenendo premuto il tasto sinistro del nostro mouse cominciamo col disegnare un rettangolo delle dimensioni che si vogliono assegnare al pulsante che vogliamo creare: verrà visualizzato non appena si rilascia il tasto del mouse. Si noti che il nostro bottone è contornato da sei quadratini (le cosiddette maniglie) agendo sui quali è possibile ridimensionarlo a piacere. Facendo clic al suo interno, invece, lo si può riposizionare nell’area di lavoro. Si noti anche che

Attivare la modalità di progettazione, fare clic destro sul pulsante e selezionare nel menu che viene contestualmente visualizzato la voce Visualizza codice. Con questa operazione si accede al codice che il Visual Basic assegna automaticamente ad un pulsante nel momento stesso in cui viene creato. Il codice è memorizzato come le macro nell’ambito dell’Editor ma in una sezione diversa. La pressione del pulsante determina l’esecuzione delle istruzioni che verranno immesse successivamente all’interno del codice.

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l lancio di una macro può essere associato ad un clic fatto su un oggetto inserito in un foglio di lavoro. Ecco come procedere. Fare clic destro sull’oggetto per evidenziarlo, quindi nel corrispondente menu contestuale optare per la voce Assegna macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionare la macro da associare all’oggetto, quindi premere il pulsante Ok. Contrariamente a quanto avviene per i pulsanti, la procedura di assegnazione non prevede l’attivazione della modalità di progettazione.

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e associarli alle macro ៑

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IL CODICE DEL PULSANTE

Il codice del pulsante si articola in due sole righe. Se si inseriscono dopo il primo passo una o più istruzioni in Visual Basic, queste verranno eseguite tutte le volte che si fa clic sul pulsante. Per determinare l’esecuzione di una delle macro che abbiamo sviluppato basta replicarne tutti i passi (ad eccezione del primo e dell’ultimo) all’interno del codice del pulsante. Se non si eliminano tali passi se ne creano dei duplicati che determinano un errore.

nella prima delle due barre risulta premuta l’icona con impresse Squadra e matita. Significa che ci troviamo in modalità progettazione del pulsante. A questo punto vediamo come etichettarlo convenientemente. Farvi sopra clic con il tasto destro e selezionare nel corrispondente menu la voce Proprietà. Si accede così alla casella delle proprietà del nostro pulsante. Nella cella accanto alla voce Caption digitare il testo dell’etichetta. Per associare il lancio di una macro alla pressione del pulsante, invece, bisogna fare ancora clic destro su di esso e selezionare Visualizza codice nel menu contestuale. Così facendo si accede al codice del pulsante, articolato in due soli passi. Il primo si riferisce all’identificazione del pulsante, mentre il secondo conclude il codice stesso. A questo punto si replica subito dopo il passo “uno” il listato della macro che deve essere lanciata alla pressione del pulsante ad eccezione, però, del passo iniziale e di quello finale. Per esempio, se vogliamo associare al pulsante il lancio dell’euroconvertitore, il codice del nostro pulsante si presenterà come nella figura in alto a destra in questa stessa pagina. Si rammenti che affinché il pulsante possa essere utilizzato si deve uscire dalla modalità di progettazione disattivando con un

Ecco come si presenta il codice del pulsante dopo che è stato inserito al suo interno il listato della macro Euroconvertitore privata del primo e dell’ultimo passo. Per provare il funzionamento del pulsante bisogna riaccedere al foglio di lavoro, uscire dalla modalità di progettazione e fare clic sul pulsante. Se non si esce dalla modalità di progettazione facendo clic sul pulsante lo si evidenzia solamente, e la macro non viene lanciata. Il codice del pulsante può essere modificato in ogni momento.

clic la famosa icona con sopra impressi squadra e matita.

Macro ed oggetti

Personalizziamo i pulsanti I nostri pulsanti, una volta creati, possono essere personalizzati. Per esempio, si può variarne il colore, cambiare il tipo dei caratteri o colorarli a piacere. In ogni caso si parte sempre dalla casella delle Proprietà cui si accede, dopo essere entrati in modalità progettazione, dal menu contestuale visualizzato al clic tasto destro. Per cambiare il colore del bottone si fa clic sulla cella accanto alla voce Back Color. Così facendo viene visualizzato un pulsantino che, quando premuto, determina l’apertura di una paletta cromatica in cui si fa clic sul campione della tonalità desiderata. L’assegnazione ha luogo in tempo reale. Per variare il tipo di carattere, invece, si deve ripetere la stessa operazione nella cella a fianco della voce Font, mentre operando nella cella a fianco della voce Fore Color si può modificare la colorazione dei font. Chi volesse conoscere il significato delle varie voci ospitate nella casella delle proprietà del pulsante, le deve evidenziare quindi premere il tasto F1. Così facendo si accede direttamente alla corrispondente videata esplicativa della guida in linea del Visual Basic.

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INSERIMENTO DELLA MACRO

Luglio/Agosto 2000

Il lancio di una macro può essere determinato anche da un semplice clic su un qualsiasi oggetto che sia stato inserito nell’ambito del foglio di lavoro. Ci riferiamo, per esempio, a una clipart, a una immagine, a un grafico e così via. La procedura è analoga a quella che coinvolge i pulsanti, ma ancora più semplice. Ecco come operare. Fare clic destro sull’oggetto, e nel corrispondente menu contestuale selezionare Assegna macro. Così facendo viene visualizzata una maschera che elenca tutte le macro che sono state create nell’ambito del foglio di lavoro. Selezionare il nome di quella da associare all’oggetto, quindi premere il pulsante Ok. Da questo momento, tutte le volte che si porta il cursore sull’oggetto se ne determina la trasformazione in una manina. Al clic viene lanciata la macro che abbiamo appena associata all’oggetto. Se si dovesse procedere ad assegnare all’oggetto una nuova macro (sempre facendo clic destro sull’oggetto), la prima assegnazione viene disabilitata automaticamente. Insomma, vale l’assegnazione che è stata operata per ultima.

MACRO IN EXCEL


Sviluppo di una semplice

Le semplici macro che abbiamo sviluppate possono essere organizzate nell’ambito di opportune interfacce. Consentendo così di realizzare delle piccole applicazioni ettendo in pratica quanto abbiamo appreso sinora, e utilizzando le macro esemplificative che abbiamo registrato (Parcelle_inevase e Euroconvertitore), possiamo sviluppare alcune semplici applicazioni gestite da adeguate interfacce. In pratica, bisogna fare due cose. Impostare un ambiente in cui inserire pulsanti o oggetti cui associare le macro in cui si articola l’applicazione, quindi creare le suddette macro registrandole estemporaneamente e procedendo se necessario a modificarle, oppure utilizzandone di preesistenti (magari anche solo alcuni passi).

M

Sollecito delle fatture inevase L’interfaccia dell’applicazione è costituita dalla videata che ospita la tabella dati e dai pulsanti di lancio delle macro che sono tre. Il primo pulsante esegue la ricerca delle parcelle e ne replica gli estremi nella parte sottostante della videata, dove avremo avuto cura di predisporre opportunamente il testo della lettera di sollecito. Poiché il nome del cliente cui è indirizzato il sollecito è presente nella cella B39, a tale cella si fa riferimento alla posizione E32 per indirizzare automaticamente la comunicazione. E veniamo al secondo pulsante che consente di accedere al testo della comunicazione, mentre il terzo, posizionato nella videata sottostante, ci riporta da quest’ultima nella parte superiore del video. Per quanto riguarda le macro, invece, bisogna creare tre macro vuote. All’interno della prima si inserisce il listato di quella che abbiamo registrato a suo tempo per interrogare l’archivio. Bisogna però prevedere una variabile Cliente e il corrispondente messaggio di richiesta. In questo modo, sostituendo al nome del Cliente il riferimento alla variabile la macro acquista versatilità. Inoltre, bisogna inserire un passo che elimini dalla zona B38:E45 eventuali dati presenti. Per quanto riguarda le altre due macro vuote vi si inserirà semplicemente l’istruzione per selezionare rispettivamente le cella A39 e A1. Possiamo prelevare il corrispondente passo dalla prima macro e modificare opportunamente le coordinate di cella.

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SOLLECITO FATTURE

COMUNICARE SOLLECITI

L’interfaccia del modello ospita l’archivio dati e due pulsanti. Il primo per lanciare la ricerca delle parcelle insolute, il secondo per accedere alla lettera di sollecito. Premendo il primo pulsante viene esibito un box che richiede il nome del cliente di cui si vuole verificare la situazione contabile. Acquisito l’input (la cui ortografia deve corrispondere esattamente a quella del nominativo ospitato nella tabelle), viene eseguita la ricerca e i risultati inseriti nella comunicazione di sollecito.

Viene impostata attorno alla zona dedicata a ricevere i risultati della ricerca. Si noti che la lettera viene indirizzata prelevando il nome del cliente dalla cella B38. Da una tabella che contiene l’indirizzo dei clienti, tramite una opportuna formula di scansione da inserire nelle celle sottostanti a B32 si può anche visualizzarne l’indirizzo, il Cap e la città di residenza. La macro potrebbe anche prevedere l’apposizione della formula di saluto e della firma dopo che è avvenuto l’inserimento dei dati.

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LE MACRO VUOTE

Grazie alla possibilità di registrare macro vuote se ne possono creare di nuove inserendo semplicemente in queste ultime dei passi prelevati da altri programmi. Se si inserisce il listato di una nuova macro si tenga presente che bisogna prima depennare il passo iniziale e quello finale per evitare la presenza di doppie istruzioni che genererebbero un messaggio di errore. La nuova macro, ovviamente, ha il nome di quella vuota e ad esso si deve fare riferimento per lanciarla o per associarla a pulsanti o a oggetti.

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Luglio/Agosto 2000

L’EUROCONVERTITORE

L’interfaccia del convertitore di valuta può essere variamente strutturata a seconda dei casi. Quella più semplice prevede che l’unica macro venga gestita da un pulsante. In questo caso il programma richiederà di inserire l’importo in euro da convertire e, successivamente, in quale valuta. In alternativa, si possono sviluppare più macro, ognuna dedicata ad una conversione, da associare poi ad altrettanti pulsanti etichettati con il nome della valuta in cui deve avvenire la conversione dell’importo in euro.

MACRO IN EXCEL


applicazione automatizzata ៑

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INTERFACCIA BANDIERE

consiglia

I MESSAGGI DI ERRORE

Documentarsi

Per dare un tocco di eleganza all’euroconvertitore sostituire i pulsanti previsti nella interfaccia precedente con le immagini delle bandiere che ricordano le corrispondenti valute da convertire. Chi vuole costruirle cominci disegnando i rettangoli elementari. Dopo averli colorati opportunamente, i rettangoli vengono accostati, allineati orizzontalmente, ed evidenziati contemporaneamente (Control+Maiuscole). Poi si fa clic destro su un rettangolo, e nel menu che viene esibito selezionare Raggruppa.

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Quando si imposta una interfaccia non dimentichiamo che l’occhio…vuole la sua parte. In particolare, bisogna darsi da fare per allineare correttamente fra di loro i vari oggetti che vi sono stati inseriti: per esempio, immagini o pulsanti. Per ottenere questo risultato basta eseguire questi passi: selezionare contemporaneamente i pulsanti o le immagini da allineare facendovi sopra clic tenendo premuto il tasto Maiuscole; premere poi il pulsante Disegno della omonima barra strumenti, e nel corrispondente menu optare per Allinea o distribuisci. Selezionare, infine, l’opzione di allineamento desiderata nel sottomenu che viene visualizzato.

CONFIGURAZIONE RICHIESTA:

responsabile del cattivo funzionamento

Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori.


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La macro l’abbiamo già sviluppata limitatamente alla conversione dell’importo in euro verso le lire e i franchi francesi. Quello che possiamo fare ora è utilizzare la variabile in cui si registra la valuta di conversione per completare adeguatamente il risultato ottenuto con tale specifica. Pertanto dobbiamo prevedere un nuovo passo per inserire nella cella accanto a quella che ospita il risultato del calcolo, la suddetta specifica. Per quanto riguarda l’interfaccia basterà prevedere una videata in cui viene evidenziata la posizione di visualizzazione dei calcoli facendola precedere da una frase esplicativa. Inoltre, si deve creare un pulsante cui associare il lancio della macro. Chi vuole dare un tocco di professionalità al modellino può prevedere un certo numero di macro, ciascuna delle quali si occupa della conversione di un tipo di valuta, ed as-

Allineare immagini o pulsanti

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L’euroconvertitore

sociarle ad immagini che riproducono le bandiere degli stati cui le valute si riferiscono. Ovviamente le macro si limitano a richiedere l’importo in euro e ad eseguire semplicemente il calcolo di conversione per ogni singola valuta.

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Ovviamente, considerando il carattere esemplificativo delle nostre applicazioni ci siamo semplicemente proposti di fornire delle tracce su cui operare, lasciando al lettore il compito di apportare alla struttura del modello le modifiche che ritiene più opportune. È chiaro che a seconda degli interventi operati le macro potrebbero richiedere conseguenti modiche, per esempio a livello di coordinate di celle o nomi di zone.

Nelle macro interattive che abbiamo sviluppate gli inserimenti devono essere corretti, altrimenti si può determinare l'arresto del programma e l'esibizione di un messaggio di errore. Se viene esibito quello della foto premere Fine per riaccedere al modello. Premendo Debug si accede all'Editor. Per metterci al riparo dai danni provocati da input non corretti bisogna inserire opportuni controlli condizionali. Per il momento cerchiamo di fare attenzione quando si inseriscono i dati! Meglio prevenire.


sul cd n. 40 di Pc Open Luglio/Agosto

Nello spazio “Articoli” del cd rom allegato trovate 2 file con gli esempi trattati nel dossier: uno è per Excel per Windows 95 e l’altro per 98 o 2000. Per lanciare gli esempi attivare le macro come richiesto dalla maschera che viene visualizzata.

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Utilizzare estensivamente la guida in linea di Excel e dell’Editor del Vba, soffermandosi in modo particolare sulla consultazione degli esempi pratici. Chi vuole saperne di più sugli argomenti trattati in queste schede può accedere al sito di Microsoft (www.microsoft.com/italy), quindi in fondo alla pagina che viene visualizzata si selezioni, nella sezione I consigli degli esperti, Office in pratica. Nelle corrispondenti pagine si può trovare un corso rapido sulle macro espressamente creato per i meno esperti. Inoltre si possono scaricare alcuni modelli applicativi. Si consiglia la consultazione dei listati delle corrispondenti macro.

Non perdere la pazienza Quando si sviluppano le prime macro è quasi naturale che la loro esecuzione possa talvolta bloccarsi. Le procedure per il recupero da tali situazioni non sono ancora alla portata di un principiante, pertanto se non si riesce a uscire dall’empasse, chiudere tutto e rilanciare Excel ricominciando da capo.

Assemblaggio delle macro Per copiare alcuni passi da una macro registrata e incollarli nell’altra si passi sempre tramite la maschera di gestione delle macro facendo la spola fra Excel e l’Editor del Vba.

I pulsanti Non si dimentichi mai che per associare una macro ad un pulsante o per modificarne le caratteristiche bisogna attivare sempre la modalità di progettazione. Viceversa, per poter utilizzare il pulsante tale modalità deve essere disattivata.

Prova delle macro Se si vogliono replicare alcuni passi di una macro registrata all’interno di un’altra macro è possibile testarli isolandoli dal contesto del listato. Basta far precedere da un apostrofo tutti i passi che non si intende usare. Così facendo, i passi apostrofati non vengono presi in considerazione in fase di esecuzione della macro.

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Excel

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Ecco come utilizzare Il problema: impostare una tabella pivot per

Impostazione di

analizzare dei dati

La soluzione: avvalersi delle procedure guidate previste da Excel na delle più potenti e versatili funzionalità di analisi dati fra le tante gestite dal foglio elettronico di casa Microsoft è sicuramente quella che gli addetti ai lavori definiscono Tabelle pivot. Ma vediamo che cosa sono queste tabelle, anche per rinfrescare la memoria a chi non avesse molta dimestichezza con il loro utilizzo. Come lo stesso nome dice, si tratta di normali tabelle a due entrate, che rappresentano il risultato di analisi incrociate condotte nell’ambito di un insieme di dati, ne più ne meno di come avviene in un tradizionale data base. Conviene fare subito un esempio pratico riferendoci alla tabella di figura 1 che, pur nella sua spartanità, può essere pomposamente definita come un data base tabellare di Excel.

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Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi ai fogli elettronici:

Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile. Gestire l’inserimento dei dati Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio/Agosto Come utilizzare le tabelle pivot

Prossimamente: Utilizzare i filtri avanzati Modificare gli sfondi dei grafici

Quello che ci proponiamo di fare è condurre una semplice analisi incrociata che renda più eloquenti i dati in essa contenuti. Per esempio, anziché accontentarci dei totali delle vendite di stampanti e computer che potremmo conoscere sommando semplicemente i dati contenuti nella colonne omonime, vogliamo analizzare le vendite a livello di quanto realizzato dai singoli venditori. In pratica, utilizzando i dati della tabella vogliamo crearne una nuova (a due entrate, per l’appunto) in cui le colonne si riferiscono ai prodotti venduti e le righe agli agenti. I dati, in questo caso rappresentano il consolidamento di quelli della tabella originale rispetto ai singoli agenti. In altre parole la tabella ci dirà quanti computer e quante stampanti hanno rispettivamente venduto i nostri agenti. Con le tabelle pivot è un gioco da ragazzi. Ecco come operare in pratica avvalendosi della procedura guidata prevista da Excel.

La procedura Si parte con l’evidenziare la tabella dati originale, che può essere assimilata ad un tradizionale archivio. Le intestazioni delle colonne ne rappresentano i campi, mentre le righe si identificano con i record. A questo punto, se si seleziona la voce Rapporto tabella pivot nel menu Dati si da l’avvio

Dichiarazione del tipo di dati La procedura prevede che si dichiari la tipologia dei dati che si vogliono analizzare. La situazione più frequente è rappresentata da una tabella Excel la cui struttura, pensandoci bene, è analoga a quella di un data base. Le intestazioni delle colonne si identificano con i nomi dei campi, le righe con i record.

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Definizione della zona dati Se prima di avviare la procedura si è provveduto a evidenziare la zona occupata dalla tabella le corrispondenti coordinate figurano già nella casella destinata ad ospitarle. In caso contrario digitarle direttamente o, meglio, fare clic sul pulsantino a destra della casella ed evidenziarle nel foglio di lavoro.

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Posizione dei risultati La procedura prevede che venga dichiarata la posizione in cui devono essere visualizzati i risultati dell’analisi. Si può optare per un foglio di lavoro separato oppure per lo stesso in cui sono contenuti i dati sorgenti. In questo caso evidenziare la zona con la procedura descritta più sopra.

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Impostazione della tabella La struttura della tabella pivot può essere impostata per visualizzare variamente i risultati dell’analisi. In particolare, i nomi campi che vengono trasferiti nell’area Righe rappresenteranno le intestazioni delle righe della tabella pivot, mentre quelli trascinati nell’area Dati si riferiscono ai dati da elaborare.

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le tabelle pivot una tabella pivot 5

Specifica delle elaborazioni Quando si trascinano dei campi nell’area Dati sui corrispondenti valori viene condotta l’elaborazione Somma. Se, invece si vogliono condurre elaborazioni differenti bisogna fare doppio clic sul nome del campo per accedere ad una maschera in cui si può definire il tipo di elaborazione da eseguire.

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Le opzioni Se nella maschera di figura 5 si preme il pulsante Opzioni la maschera stessa si estende presentando una appendice in cui si possono impostare alcuni vincoli che devono essere rispettati dai risultati da visualizzare. In particolare si può richiedere che fra i dati dei vari campi intercorrano determinati rapporti.

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I risultati La tabella pivot che interpreta i risultati della nostra semplice analisi si materializza in una tabella a due entrate che consolida il numero di computer e di stampanti venduti dai singoli agenti. La tabella è dinamica e consente, agendo sui pulsanti presenti, di procedere a nuove analisi senza ripetere la procedura di base.

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Per saperne di più Le possibilità delle tabelle pivot sono notevoli e nella presente schede ne abbiamo solo scalfito la superficie. Per documentarsi ulteriormente aprire la guida in linea, accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella di ricerca il testo Tabelle pivot. Consultare il riferimento alla voce Informazioni sui rapporti di tabella pivot.

alla procedura guidata, articolata in più maschere. Nella prima ci viene chiesto di indicare dove si trovano i dati da elaborare: nel nostro caso si trovano in un data base Excel, pertanto questo è il bottone che deve essere spuntato. La seconda maschera, invece, si riferisce alla dichiarazione della zona occupata dalla tabella (che alla fine, è pur sempre il data base Excel). Nel nostro caso, avendola evidenziata in partenza, la corrispondente zona già figura specificata nella casella Intervallo, ma se non si fosse ancora provveduto, questo è il momento di farlo. Pertanto, si digitino le coordinate dal nostro archivio (riga campi compresa) nella finestra dedicata. In alternativa, possiamo fare clic sul pulsantino affiancato alla finestra. Così facendo si accede all’ambiente foglio di lavoro ed è possibile procedere alla selezione diretta della zona, mentre la maschera si è ridotta alla sola finestrella in cui ora compaiono le coordinate della zona selezionata. Fare clic ancora sul solito pulsantino per acquisirle definitivamente e riaccedere alla maschera. La fase successiva si riferisce alla dichiarazione della posizione in cui deve essere visualizzata la tabella pivot, e si può optare per un foglio separato o per quello attivo in cui si trovano i dati sorgenti.

Impostazione della tabella La prossima mossa consiste nell’impostare la struttura della tabella che visualizzerà i dati dell’analisi. Fare clic sul pulsante Layout per ac-

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cedere all’ambiente di impostazione. Nell’area righe si trascina il pulsantino corrispondente al campo Agenti, che si trova insieme a quelli Computer e Stampanti, nella parte destra dell’area di lavoro. Successivamente, si portano i pulsanti Computer e Stampanti nell’area Dati. Contestualmente al trasferimento i pulsanti cambiano denominazione e figurano rispettivamente etichettati Somma Computer e Somma stampanti. In pratica, Excel, seleziona autonomamente l’elaborazione che verrà fatta sui dati ospitati nei suddetti campi. Guarda caso, la somma è proprio quella che fa al caso nostro ma volendo si può optare per altri tipi di elaborazioni. Basta fare clic sul pulsante relativo al campo coinvolto nella modifica per accedere alla maschera che gestisce quelle possibili. In particolare, sono ben undici. Oltre alla somma, infatti, si può optare per la media, per l’individuazione dei valori massimi o dei minimi, per la varianza, per la deviazione standard e così via. Se poi si fa clic sul pulsante Opzioni la maschera originale si espande e nell’appendice si possono specificare ulteriori operazioni. Per esempio è possibile filtrare i dati in modo da visualizzare quelli che corrispondono a determinate caratteristiche eseguendo confronti fra i contenuti dei singoli campi. Operate tutte le impostazioni si riaccede alla maschera di partenza dove premendo il pulsante Fine si da il via alla creazione della tabella pivot.

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Fare ricerche negli Il problema: come condurre rapidamente una ricerca in un archivio tabellare La soluzione: utilizzare la funzione di filtrazione rapida degli archivi data base non sono sempre degli oggetti misteriosi come molti ritengono. Anzi, se utilizziamo un foglio elettronico assumono l’aspetto rassicurante di una tradizionale tabella. La prima riga ospita i campi del nostro archivio e le righe successive contengono le registrazioni (i record, nel gergo degli addetti ai lavori). Per chi non lo ricordasse riepiloghiamo brevemente il concetto di data base. Un data base è un insieme di dati che si riferiscono ad una determinata categoria di informazioni (clienti, fatture, prodotti e così via), articolate in record. Ogni record si compone di un certo numero di campi che consentono di etichettare opportunamente i dati gestiti. Conviene fare un esempio. Un data

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Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a fogli elettronici:

Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile: Gestire l’inserimento dei dati Giugno Fare ricerche negli archivi tabellari

Prossimamente: Come avvalersi delle tabelle pivot Utilizzare i filtri avanzati

base Clienti contiene i record relativi ai clienti di una azienda, mentre i campi dei record sono, per esempio, il nome, il cognome, l’indirizzo, la partita Iva dei clienti ed ospitano ciascuno i corrispondenti dati. Se ci pensiamo bene una tabella Excel ricalca proprio questa struttura. Ogni riga della tabella, infatti, rappresenta un record, e le celle della riga sono i campi di quel record. I nomi dei campi, poi, sono le intestazioni della colonne della tabella. Diciamo subito, per evitare spiacevoli sorprese, che un data base Excel deve identificarsi con una tabella assolutamente tradizionale, quindi fra la riga dei campi e quelle che ospitano i record non vi devono essere righe vuote, ne tanto meno linee o motivi grafici di separazione. Inoltre, la tabella non deve avere colonne vuote, ne prive di intestazione.

Sfruttare al meglio La tabella archivio In ambiente Excel una tradizionale tabella può essere assimilata ad un data base. Le righe si identificano con i record, le colonne con i campi. Non devono esserci colonne vuote o senza intestazioni.

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Filtrazione automatica Per lanciare la procedura che gestisce l’interrogazione di un archivio fare clic su una qualsiasi cella della nostra tabella archivio (oppure evidenziarla), aprire il menu Dati e selezionare Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro automatico.

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I pulsanti di campo Con questa operazione, accanto ai nomi dei campi ospitati nella prima riga della tabella compare un pulsantino. Se lo si preme si apre un elenco a discesa in cui figurano tutti i dati contenuti nella colonna corrispondente a quel campo.

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Impostazione dei vincoli Se vogliamo isolare i record dei clienti che abitano a Milano, si faccia clic sul pulsantino accanto al nome campo Città. Così facendo si apre un elenco nel quale si seleziona, per l’appunto, la voce Milano. La procedura si conclude con la visualizzazione dei risultati. Per rivedere l’intero archivio selezionare Tutto.

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Interrogazione del data base A questo punto, visto che sappiamo tutto o quasi sulla struttura di un data base, vediamo come lo si può interrogare. Vale a dire come è possibile estrarre dal nostro archivio le registrazioni che rispondono a determinati criteri. Come esempio, estrarremo da un archivio tutti i record dei clienti che risiedono a Milano. Con Excel è un gioco da ragazzi. Ecco come operare. La procedura


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Excel


archivi tabellari il data base di Excel 5

I risultati della ricerca Contestualmente all’operazione descritta più sopra il nostro archivio si contrae e visualizza le registrazioni dei clienti che risiedono a Milano. Sulla tabella che rappresenta il risultato della ricerca si possono condurre altre interrogazioni utilizzando le stesse tecniche.

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Ricerche in Or Selezionare la voce Personalizza nell’elenco a discesa del campo Città. Nella maschera visualizzata, aprire l’elenco associato alla prima casella di testo e selezionare Uguale a. Nella casella a fianco inserire la voce Milano. Spuntare il bottone Or e ripetere la procedura per le due caselle sottostanti per il vincolo Genova.

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I risultati della ricerca in Or Ecco i risultati della ricerca in Or condotta con la procedura illustrata più sopra. Come si può vedere, la tabella risultante dalla filtrazione del data base riporta i soli record relativi ai clienti che hanno la loro residenza nelle città di Milano o di Genova. Proprio quello che si voleva ottenere.

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Per avere aiuto Per saperne di più sulle procedure per la filtrazione automatica di un data base Excel, aprire la guida in linea e nella scheda Ricerca libera digitare Trovare dati in un elenco. Premere il pulsante Cerca per individuare le voci dell’aiuto che si riferiscono a tale argomento.

prevede che si attivi la voce Filtro automatico nel sottomenu corrispondente alla selezione di Dati nel menu Strumenti. Con questa mossa la tabella diventa interattiva e ad ogni nome campo viene associato un elenco a discesa in cui si possono selezionare i vincoli di interrogazione per quel campo, ripresi da quanto contenuto nelle celle sottostanti. Ovviamente, l’elenco non riporta doppioni nel senso che se sono presenti più record che nel campo Città, poniamo, contengono la medesima voce, quest’ultima comparirà una sola volta nell’elenco. Così, se si vuole filtrare l’archivio ricercando i clienti residenti a Genova, si apre l’elenco associato al campo Città e si seleziona Genova. È tutto. Contestualmente a questa operazione il nostro archivio si contrae come per incanto e visualizza le sole registrazioni dei clienti che risiedono a Genova.

Ricerche mirate in And e in Or Il bello è che il risultato di una ricerca può essere ulteriormente filtrato per condurre ricerche molto selettive. Per esempio, se vogliamo individuare i clienti che esercitano la professione di medico e risiedono a Genova, si conduce una prima ricerca relativa ad uno dei due parametri (la professione, poniamo), poi sulle registrazioni risultanti da questa prima interrogazione si procede, sempre con la stessa tecnica, ad una ricerca mirata ad isolare i residenti in Genova. Una siffatta ricerca è quella che nel gergo dei tecnici viene


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definita come ricerca in And o restrittiva. Infatti, si ricercano i clienti che esercitano una certa professione e (And) risiedono in una determinata città. Con questa tecnica, però, non si possono eseguire le cosiddette ricerche in Or (o estensive). È una ricerca in Or, per esempio, quella mirata ad individuare i clienti che risiedono a Genova o (Or) a Milano. In questo caso bisogna utilizzare una procedura diversa. Ecco come operare. Aprire l’elenco a discesa in corrispondenza del campo coinvolto nella ricerca estensiva (Città nel nostro caso), e selezionare la voce Personalizza. Così facendo viene esibita la maschera che gestisce l’impostazione dei vincoli. Negli elenchi associati alle caselle si selezionano gli operatori di ricerca e i valori di riferimento. Nel nostro caso, i vincoli specificati devono essere associati all’operatore Or, spuntando la corrispondente casella. Premere Ok per rendere esecutiva la ricerca e visualizzare i risultati.

Ricerche per intervalli La maschera consente anche di effettuare ricerche su intervalli di date. Per esempio, se nell’archivio esistesse un campo Data si potrebbero isolare i record relativi, poniamo, al mese di gennaio. In questo caso si spunta il bottone And, nella prima casella si inserisce il parametro Maggiore di e nella casella sottostante quello Minore di. Nelle caselle di riferimento, invece, si inseriscono i riferimenti agli estremi dell’intervallo di data in cui eseguire la ricerca.

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Gestire l’inserimento Il problema: come organizzare e rendere più rapido e sicuro l’inserimento dei dati La soluzione: utilizzare la funzionalità per la creazione di elenchi a discesa uando si inseriscono dati in un foglio di lavoro molte volte non ci rendiamo conto che l’operazione è molto delicata. Infatti, può bastare un valore sbagliato per mandare a gambe all’aria le elaborazioni previste nel nostro modello, o quantomeno, a falsarne i risultati. Per esempio, se sbagliamo a digitare il nome di un cliente in un modello di fatturazione, Excel potrebbe non esse-

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Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile Gestire l’inserimento dei dati

Prossimamente: Utilizzare il data base di Excel Come avvalersi delle tabelle pivot

re più in grado di reperirne i dati anagrafici e fiscali. Fortunatamente, però, abbiamo a disposizione alcuni strumenti che ci consentono di evitare dispiaceri. Ci riferiamo, in particolare, alle cosiddette caselle combinate che consentono, quando è il momento di inserire un dato in una determinata cella, di prelevarlo direttamente da un elenco a discesa prestrutturato (l’elenco dei nostri clienti, per esempio) evitandoci così di doverlo digitare manualmente ma, soprattutto, di commettere errori, con buona pace delle elaborazioni che il nostro modello deve eseguire.

Come creare e gestire La casella strumenti Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti e, nel sottomenu, optare per Casella degli strumenti. Così facendo viene visualizzato un pannello che ospita gli strumenti (gli addetti ai lavori li definiscono controlli) che è possibile inserire nel foglio di lavoro.

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Disegnare il controllo Fare clic sul pulsantino corrispondente alla Casella combinata, portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. La casella verrà visualizzata non appena si rilascia il tasto del mouse. Il pulsante con squadra e matita indica che siamo in Modalità progettazione.

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La casella delle proprietà Fare clic destro sulla casella appena disegnata (che dovrebbe essere evidenziata), e nel sottomenu selezionare Proprietà per accedere alla casella che ospita le definizioni di tutti i suoi parametri operativi. Le due voci che ci interessano più da vicino sono Linkedcell e Listfillrange.

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La casella combinata Fare clic sul pulsantino con sopra impressi squadra e matita per uscire dalla Modalità progettazione e rendere fruibile la Casella combinata. Aprire l’elenco a discesa che replica puntualmente il contenuto di quello originale. Selezionando una voce, questa viene visualizzata nella casella e, contemporaneamente, nella cella di destinazione.

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Le caselle combinate Si tratta di speciali oggetti che possono essere disegnati direttamente nel foglio di calcolo e si presentano come una tradizionale casella di testo con a fianco un pulsante. Premendolo si determina l’apertura dell’elenco a discesa associato in cui si può selezionare il dato da inserire in una determinata cella. L’elenco, ovviamente, fa riferimento ad una lista preesistente nel foglio di lavoro, mentre la cella in cui andrà a finire il dato selezionato (unitamente alla zona che ospita l’elenco) deve essere specificata in una speciale finestra che raccoglie le cosiddette proprietà della nostra casella combinata. Ma ecco come operare in pratica, supponendo di voler inserire nella cella J15 un dato contenuto in una lista


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dei dati un elenco a discesa 5

Personalizzare la casella combinata La casella combinata può essere variamente personalizzata (in modo progettazione) impartendole particolari attribuiti. Per assegnarle un colore di fondo accedere alla casella delle proprietà e fare clic nella cella accanto alla voce Backcolor. Premere il pulsantino che viene visualizzato e selezionare il colore nella tavolozza.

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Formato della casella combinata Alcuni attribuiti dimensionali ed operativi della casella combinata possono essere specificati nella speciale maschera cui si accede facendo clic destro sulla casella in modalità Progettazione e selezionando la voce Formato controllo. La maschera si articola in tre schede. La prima gestisce le definizioni dimensionali.

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Associazione di una macro Alla selezione di un dato si può associare un’azione gestita da una macro. Fare clic destro sulla casella in modalità progettazione e selezionare la voce Visualizza codice. Si accede all’Editor del Visual Basic in cui si può inserire nel codice della casella la macro da associare alla selezione di un dato.

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Per avere aiuto Per ottenere informazioni circa le proprietà della casella combinata aprire la corrispondente maschera delle proprietà, selezionare la voce su cui si vogliono avere ragguagli e premere il tasto F1. Così facendo si accede alla corrispondente videata di aiuto.

ospitata nella zona J7..J10. La prima cosa da farsi è disegnare la casella combinata. Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti e, nel sottomenu, optare per casella degli strumenti. Così facendo viene visualizzato un pannello che ospita gli strumenti (gli addetti ai lavori li definiscono controlli) che è possibile inserire nel foglio di lavoro. Fare clic sul pulsantino corrispondente alla casella combinata (il terzo della seconda colonna), portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto delle dimensioni che si vogliono dare alla casella, che verrà visualizzata non appena si rilascia il tasto del mouse. Contemporaneamente compare nell’area del foglio un pulsantino (attivato) con sopra impressi una squadra e una matita. Sta a significare che ci troviamo in modalità progettazione, nel senso che stiamo impostando, per l’appunto, le caratteristiche e le proprietà della casella.

La casella delle Proprietà A questo punto dobbiamo specificare in qualche modo le informazioni essenziali che permettono ad Excel di gestire la nostra casella: la zona che ospita l’elenco dei dati da utilizzare e la cella in cui deve essere trascritto il dato selezionato. Ecco come procedere. Fare clic destro sulla casella (che dovrebbe essere evidenziata). Così facendo si apre un menu in cui si seleziona la voce Proprietà per accedere alla tabella che ospita le definizioni di tutti i suoi parametri operativi. Non spaventiamoci per la corposità della lista ma indi-


viduiamo le due voci che ci interessano più da vicino. Ci riferiamo a Linkedcell e a Listfillrange. Nella casella accanto alla prima voce inseriamo le coordinate della cella in cui deve essere trasferito il dato selezionato, mentre nella casella a fianco della seconda voce si specifica la zona che ospita l’elenco prestrutturato dei dati. Per il momento è tutto. Fare clic sul pulsantino con sopra impressi squadra e matita per uscire dalla modalità progettazione e rendere fruibile la casella combinata. Facendo clic sul pulsantino con la punta di freccia in basso viene aperto l’elenco a discesa che replica puntualmente il contenuto di quello originale. Selezionando una voce questa viene visualizzata nella casella e, allo stesso tempo, anche nella cella di destinazione.

Ma c’è di più La nostra casella è molto versatile e non si limita a gestire gli input previsti nella lista originale. La si può anche utilizzare per inserire nella cella di destinazione un altro dato non contenuto nell’elenco prestrutturato. Basta digitarlo nella finestrella e poi fare clic al suo esterno. La lista, ovviamente, può ospitare indifferentemente stringhe e valori e, se nell’elenco vi sono spazi vuoti, questi vengono puntualmente riportati. Pertanto, se si prevede di aggiungere successivamente nuovi dati all’elenco sorgente, vale la pena di denunciare una zona più ampia di quella originale. Vuol dire che esplorando l’elenco, dopo l’ultimo dato troveremo una zona vuota corrispondente alle celle momentaneamente vuote.

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Usare bene la funzione Il problema: copiare dati nell’ambito di Excel prevedendo azioni particolari associate alla loro replica La soluzione: utilizzare le opzioni previste dalla funzione Incolla speciale utti sanno come funziona l’opzione di copia e incolla. In certi casi, però, soprattutto se si lavora con Excel, la semplice replica di una zona dati non basta per ottenere il risultato che si aveva in mente. È il momento, allora, di esplorare le molte possibilità offerte da una variante più sofisticata della funzione tradizionale. Ci riferiamo ad Incolla speciale, un’opzione del menu Modifica che consente, come vedremo, di interpretare la semplice replica dei dati

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Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo Utilizzare la funzione Incolla speciale

Prossimamente: Gestire l’inserimento dei dati Utilizzare il data base di Excel

in vari modi. Le procedure operative sono assolutamente semplici. Infatti, dopo aver selezionato la zona da replicare la si copia in memoria, quindi ci si porta nella posizione di inserimento, si riapre il menu Modifica e si opta per la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzata una maschera di dialogo in cui si attiva l’opzione desiderata facendo clic sul bottone corrispondente. A questo punto, vale la pena di vedere più da vicino la dinamica operativa di questa preziosa funzionalità, che sembra fatta apposta per fare risparmiare tempo ed evitare errori.

Tutte le opzioni La maschera delle opzioni Dopo aver selezionato la zona da replicare la si copia in memoria, quindi ci si porta nella posizione di inserimento, si apre il menu Modifica e si opta per la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzata una maschera di dialogo in cui si attiva l’opzione desiderata facendo clic sul bottone corrispondente.

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Replica delle note La copia può coinvolgere le sole note eventualmente associate ad una cella. In pratica, si tratta di quei commenti esplicativi dei contenuti di quest’ultima che vengono inseriti facendo clic destro su di essa e selezionando nel sottomenu la voce Inserisci commenti.

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Replica con elaborazione dei dati La replica dei dati può essere accompagnata da particolari elaborazioni da scegliersi fra quelle previste nella sezione Operazioni della maschera. Per esempio, se la copia avviene su una zona che già contiene valori si può chiedere che i dati copiati si combinino con quelli preesistenti sommandosi ad essi.

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Esclusione celle vuote Quando la replica prevede l’esecuzione di operazioni aritmetiche, se le zone coinvolte contengono celle vuote il risultato potrebbe falsare la realtà della situazione. Per questo, è prevista la possibilità di evitare che le suddette celle vuote vengano prese in considerazione.

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Replica selettiva dei dati Questa operazione è gestita da un gruppo di opzioni che sono raccolte nella parte superiore della finestra Incolla speciale. L’opzione Tutto, ovviamente, replica la zona sorgente senza applicare filtri. Ne più ne meno di come quando si opera con il tradizionale Copia e Incolla. Formule, invece, replica i dati e le formule da cui questi traggono origine. Ovviamente, le formule replicate tengono conto della diversa posizione in cui vengono a trovarsi. L’opzione Valori, copia solo i dati della zona sorgente tralasciando di portarsi dietro le eventuali formule che li valorizzano. Questa peculiarità si rivela preziosa quando si vuole congelare un insieme di dati evitando che subiscano variazioni indotte da modifiche alle


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Incolla Speciale di Incolla Speciale 5

Trasposizione La zona copiata, quando replicata, si presenta trasposta prevedendo l’inversione fra righe e colonne. In pratica, trasponendo una tabella le cui intestazioni sono costituite dai mesi dell’anno mentre la prima colonna ospita nomi di città, le colonne della tabella finale risulteranno intestate con i nomi delle città.

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Replica di testi da Word Se la replica coinvolge un testo copiato in ambiente Word, la maschera che gestisce l’operazione è di tipo diverso. In questo caso sono previste varie opzioni da utilizzare a seconda di ciò che si deve incollare e del risultato che si vuole ottenere.

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Replica di un testo come oggetto Se si sceglie questa opzione quando si procede all’incollaggio di un testo Word, il testo viene inserito in un riquadro che può essere gestito alla stregua di un oggetto. Per esempio, può essere colorato, bordato, o spostato e ridimensionato con il mouse.

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Per avere aiuto Per avere maggiori ragguagli sugli argomenti trattati accedere alla guida in linea di Excel e ricercare il termine Incolla speciale. Si consiglia anche di esplorare le voci ospitate nella maschera di incollaggio avvalendosi del pulsantino di aiuto contestuale.

celle i cui riferimenti figurano nelle suddette espressioni. L’opzione Formato trasferisce semplicemente la formattazione delle celle. Il risultato della replica, quindi, è una zona assolutamente vuota, ma se vi inseriscono dei dati questi vi compariranno con gli attributi propri delle corrispondenti celle della zona originale. E veniamo all’opzione Note. In questo caso la copia coinvolge sole le eventuali note associate ad una cella. In pratica, si tratta di quei commenti esplicativi dei contenuti di quest’ultima, che vengono inseriti facendo clic destro su di essa e selezionando nel sottomenu la voce Inserisci commenti. Per leggerli basta portare semplicemente il cursore del mouse sopra la cella che, fra l’altro è identificata da un angolino rosso disposto sul suo bordo superiore destro. Grazie all’opzione Convalida, poi, è possibile trasferire in una cella le regole di convalida che le sono state associate con la procedura che prevede l’apertura del menu Dati e la selezione della voce Convalida. Viene così aperta una maschera in cui si inseriscono i vincoli che devono essere rispettati dal dato inserito, nonché il testo del messaggio di errore da visualizzare in caso di input non corretti. Le due ultime opzioni (Tutto eccetto bordi e Larghezza colonne) si riferiscono rispettivamente alla replica di zone con bordi (che possono essere ignorati) e alla possibilità di trasferire nel corso della replica anche il parametro corrispondente alla larghezza delle colonne della zona sorgente. Una raccomandazione: dopo aver scelto


l’opzione desiderata e aver premuto il pulsante Ok della maschera per dare il via all’incollaggio, non premete Invio, altrimenti la copia avverrà nel modo tradizionale. Per annullare il bordo tratteggiato che circonda la zona dati sorgente premete il tasto Esc.

Opzioni avanzate In questo caso la replica dei dati è accompagnata da particolari elaborazioni da scegliersi fra quelle previste nella sezioni Operazioni della maschera. Per esempio, se la copia avviene su una zona che già contiene valori si può chiedere che i dati copiati si combinino con quelli preesistenti sommandosi, sottraendosi, moltiplicandosi o dividendosi. Facciamo un esempio. Se la zona A1:A2 contiene i valori 3 e 4, e viene replicata sulla zona C1:C2 in cui si trovano i valori 5 e 6, il risultato, se si attiva l’opzione Somma di Incolla speciale, prevede che in C1 e C2 compaiano rispettivamente i valori 8 e 10. Analogamente dicasi, fatti i debiti rapporti, se si attivano le altre opzioni. Quando la replica prevede l’esecuzione di operazioni aritmetiche, se la zona di incollaggio contiene celle vuote il risultato potrebbe falsare la realtà. Per questo, è prevista la possibilità di evitare che le suddette celle vuote vengano coinvolte nelle elaborazioni. Basta attivare contemporaneamente anche la casella corrispondente all’opzione Salta celle vuote. E veniamo all’opzione Trasponi. In questo caso, la zona copiata, quando replicata, si presenta trasposta prevedendo l’inversione fra righe e colonne.

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Interpretazione grafica di Il problema: come rappresentare l’andamento di una funzione matematica utilizzando il modulo grafico di Excel La soluzione: utilizzare i diagrammi di tipo XY l modulo grafico di Excel si presta molto bene per eseguire lo studio di funzioni matematiche o, quantomeno, per visualizzarne il loro andamento che in certi casi si materializza in curve dall’aspetto spettacolare. Comunque, al di la del fatto che la curva rappresentata appaghi o meno il nostro occhio, la possibilità di interpretare visivamente l’andamento di una funzione in un determinato intervallo di variabilità consente di ottenere importanti informazioni sulle sue proprietà.

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Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio Studio di funzioni matematiche

Prossimamente: Utilizzare la funzione Incolla speciale Utilizzare il data base di Excel

Diciamo subito che anche se si tratta di grafici lineari il tipo di grafico Excel da utilizzare non deve essere tale ma ci si deve rivolgere ai cosiddetti diagrammi XY, espressamente sviluppati per interpretare graficamente l’andamento di fenomeni scientifici. La loro peculiarità, infatti, è quella di utilizzare in modo mirato i valori numerici che vengono utilizzati per creare il diagramma. In altre, parole, se questi ultimi sono disposti in una tradizionale tabella a due o più colonne, la prima di queste viene sempre utilizzata per etichettare l’asse delle X e non trasformata in una curva. Per il resto la procedura è la solita. Ma ecco come operare per interpretare graficamente la funzione trigonometrica f(x)=sen(x)/x il cui andamento decisamente spettacolare la impone come primo esempio della nostra scheda.

I dati La prima cosa da fare è impostare una tabella a due colonne che verrà utilizzata per la creazione del grafico. Considerando che studieremo la nostra funzione nell’ambito dell’intervallo da –6,28 (due volte pigreco) a +6,28, cominciamo ad inserire il primo valore in A1, mentre in A2 digiteremo il valore –5,78. Adesso evidenziamo le due celle, puntiamo con il mouse la crocetta sull’angolo inferiore destro della zona e trasciniamo la selezione verso il basso sino a A26. Così facen-

Dai dati al grafico Inserimento dei dati Digitare –6,28 in A1, mentre in A2 si digita–5,78. Evidenziare le due celle, puntare con il mouse la crocetta sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino a A26. Così facendo si crea in un batter d’occhio il nostro campo di variabilità, definendo un intervallo di scala sull’asse X pari a 0,5.

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Scelta del grafico Evidenziare la zona A1..B26 e fare clic, nella barra strumenti, sull’icona preposta alla creazione dei grafici. Nella galleria dei diagrammi disponibili selezionare il tipo XY. Nella finestra a fianco di quella che elenca i tipi di diagramma, invece, si opta per la rappresentazione che non prevede l’utilizzo di marcatori (la prima in alto a destra).

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Grafico in un foglio separato Premendo il pulsante Avanti si accede ad altre due finestre le cui proposte vanno accettate così come vengono presentate premendo sempre il suddetto pulsante. Nella quarta finestra, invece, si opta per la visualizzazione del grafico in un foglio a parte, quindi si preme il pulsante Fine.

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Il risultato finale Premendo il pulsante Fine si conclude la procedura e si determina la creazione del grafico in un foglio separato dove possiamo dare inizio alle operazioni di personalizzazione. In particolare, ci interessa rendere più marcato il tratto che disegna la curva e i segmenti che individuano gli assi cartesiani.

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funzioni matematiche della funzione 5

Personalizzazione del grafico Fare clic destro sulla curva, e nel menu contestuale selezionare la voce Formato serie dati. Così facendo viene visualizzata la finestra di personalizzazione. Per quanto riguarda gli assi cartesiani, invece, nel sottomenu contestuale al clic destro si seleziona la voce Formato asse.

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Parabola rovesciata Se vogliamo studiare la funzione nell’intervallo da –10 a +10 inseriamo rispettivamente in A1 e A2 i valori –10 e –9 e replichiamo la coppia verso il basso sino alla cella A21 compresa. A questo punto trascriviamo in B1 l’espressione =30-(1,2*A1^2) e ricopiamola sino alla cella B21.

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Sinusoide Questa funzione trigonometrica che si materializza nella semplicissima espressione f(x) = sen x, viene studiata in un intervallo multiplo dell’ineffabile pigreco. Per il nostro esempio abbiamo optato per un campo di variabilità fra 0 e 6,28. La personalizzazione della curva ottenuta ha luogo con le solite procedure.

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Per avere aiuto Accedere alla guida in linea di Excel e digitare nella casella di ricerca Grafico XY. In particolare, fra i vari argomenti che vengono individuati accedere alla videata corrispondente a Esempi di tipi di grafici e di qui aprire quella corrispondente alla voce Grafici a Dispersione.

do si crea in un batter d’occhio il nostro campo di variabilità, definendo un intervallo di scala sull’asse X pari a 0,5. Potremo così valutare con buona precisione l’andamento della nostra curva. A questo punto, in corrispondenza di ogni punto dell’intervallo calcoleremo i valori assunti dalla funzione stessa. È semplicissimo. Basta digitare in B1 l’espressione = Sen(A1)/A1 e replicarla verso il basso sino alla cella B26 compresa. Ed ora occupiamoci di creare il grafico.

Il grafico Evidenziare la zona A1..B26 e fare clic, nella barra strumenti, sull’icona preposta alla creazione dei grafici. Così facendo viene aperta la galleria dei diagrammi disponibili nella quale si seleziona il tipo XY. Nella finestra a fianco di quella che elenca i tipi di diagramma, invece, si opta per la rappresentazione che non prevede l’utilizzo di marcatori (la prima in alto a destra). Premendo il pulsante Avanti si accede ad altre due finestre le cui proposte vanno accettate così come vengono presentate. Nella quarta finestra, invece, si opta per la visualizzazione del grafico in un foglio a parte, quindi si preme il pulsante Fine. Con questa operazione si conclude la procedura e si determina la creazione del grafico in un foglio separato dove possiamo dare inizio alle operazioni di personalizzazione. In particolare, ci interessa rendere più marcato il tratto che disegna la curva e i segmenti che individuano gli assi cartesiani. Ecco come procedere. Fare clic destro su un punto della curva,


e nel menu contestuale prontamente visualizzato selezionare la voce Formato serie dati. Così facendo viene visualizzata una finestra nella cui sezione di sinistra si può procedere alla definizione del colore e dello spessore della linea che interpreta la curva. Per quanto riguarda gli assi cartesiani, invece, si opera nella stesso modo, e nel menu contestuale al clic destro si seleziona la voce Formato asse.

Parabola rovesciata Per realizzare questa curva si opera in modo analogo al caso precedente, varia ovviamente, solo il tipo di funzione da valorizzare che nella fattispecie è la seguente: f(x)= -30+ 1,2 X2 . Ecco come operare in pratica. Se vogliamo studiare la funzione nell’intervallo da –10 a +10 inseriamo rispettivamente in A1 e A2 i valori –10 e –9 e replichiamo la coppia verso il basso sino alla cella A21 compresa. A questo punto trascriviamo in B1 l’espressione =30-(1,2*A1^2) e ricopiamola sino alla cella B21. Adesso non ci resta che creare il grafico secondo la procedura già descritta e personalizzarlo adeguatamente come già dovremmo sapere fare.

Sinusoide È questa un’altra funzione trigonometrica che si materializza nella semplicissima espressione f(x) = sen x, e va studiata in un intervallo che sia un multiplo dell’ineffabile pigreco. Per il nostro esempio abbiamo optato per un campo di variabilità fra 0 e 6,28 (da 0 a 2 pigreco, tanto per intenderci). La personalizzazione ha avuto luogo con le solite procedure.

RISPARMIARE TEMPO


Excel: eseguire rapidamente alcune operazioni utili Risparmiate tempo utilizzando le funzioni di inserimento automatico dei dati e proteggetevi dai virus filtrando le macro

ALLINEARE PIÙ GRAFICI

Se volete

LA SOMMA AUTOMATICA

Se

Allineare esattamente più grafici sulla stessa pagina di un foglio di lavoro senza perdere tempo andando per tentativi.

volete Sommare automaticamente righe o colonne con un semplice doppio clic del mouse.

Fate così

INSERIMENTI VELOCI

Se

volete Inserire in una lista di nomi, altri nominativi già presenti nell’elenco stesso, sfruttate l’opzione di completamento rapido evitando così di digitarli.

Fate così Posizionate il cursore in fondo all’elenco, dove ovviamente deve essere inserito il nominativo, e fate clic destro con il mouse. Nel menu contestuale che viene prontamente visualizzato optate per la voce Seleziona da elenco. Così facendo viene aperto un elenco a discesa che ospita tutti i nomi della lista (senza tenere conto dei doppioni). Basta fare clic su quello che si vuole inserire per determinarne immediatamente il trasferimento nella cella attiva. Se la lista contiene delle posizioni vuote l’elenco visualizzato si limita ai soli nomi consecutivi ospitati sopra la cella di inserimento. In questo caso, per visualizzare tutti i nomi inserire uno spazio nella celle vuote. Così facendo, quando viene ripresentato l’elenco vi figureranno tutti i nomi e non solo quelli ospitati al di sotto dell’ultimo spazio.

Se i grafici sono quattro, disponeteli approssimativamente allineati, evidenziate la coppia superiore (tenendo premuto il tasto Maiuscole), quindi visualizzate la barra disegno (Visualizza, Barre degli strumenti, Disegno) e premete il pulsante Disegno. Nel menu contestuale selezionate la voce Allinea o distribuisci e nel corrispondente sottomenu optate per Allinea al centro orizzontalmente. Evidenziate il primo grafico e quello sottostante, ripetete la procedura ma selezionate la voce Allinea al centro verticalmente. Ora allineate al centro orizzontalmente il terzo e il quarto grafico, quindi verticalmente il secondo e il quarto.

Fate

così Portate il cursore sotto la colonna di numeri o a destra della riga da sommare e fate clic due volte sull’icona di somma automatica (quella con sopra impresso il simbolo ∑, tanto per intenderci). Bisogna però tenere presente alcune cose. La somma viene eseguita solo sui contenuti di celle consecutive. Inoltre, se si devono sommare colonne affiancate o righe in sequenza bisogna eseguire le somme partendo rispettivamente da destra verso sinistra e dal basso verso l’alto. Non rispettando questa semplice regoletta i risultati sono imprevedibili.

FILTRATE LE MACRO

Se volete

Impedire che una macro contenuta in un file che avete ricevuto vi possa trasmettere un virus, ed evitare così la conseguente perdita di tempo. Fate così

Le macro che operano nell’ambito di un modello possono diffondere virus all’interno del computer. Meglio quindi proteggersi adeguatamente per evitare sorprese e perdite di tempo. Ecco come procedere. Aprite il menu Visualizza selezionate la voce Barre degli strumenti e, nel corrispondente sottomenu, attivare la voce Visual Basic. Viene così visualizzata la suddetta barra che ospita un pulsante denominato Protezione: premerlo per aprire la maschera che gestisce i livelli di protezione e scegliere quello desiderato.


RISPARMIARE TEMPO


LISTA AUTOMATICHE

Se

volete Risparmiare tempo inserendo automaticamente in un intervallo di celle contigue una sequenza ordinata di parole (giorni, mesi, sigle e così via) o numeri.

MOLTIPLICAZIONI

Se

volete Moltiplicare tutti i dati di una tabella per un numero fisso con una sola operazione.

REGISTRATE LE MACRO

Se

si esegue spesso una determinata operazione è consigliabile associarla a una macro, registrando la procedura eseguita alla tastiera. Richiamando successivamente la suddetta macro verranno rieseguiti automaticamente tutti i passaggi registrati.

Fate

Fate così Aprite il menu Strumenti e selezionate la voce Opzioni. Viene aperta una finestra a schede in cui si attiva quella denominata Elenchi. Nella finestra Elenchi personalizzati selezionate Nuovo elenco, quindi inserire le voci nella finestra a fianco (per esempio, Primo trimestre, Secondo trimestre e così via). Premere il pulsante Aggiungi. Da questo momento, se in una qualsiasi cella del foglio di lavoro si digita la prima voce dell’elenco (Primo trimestre), e si trascina la cella verso il basso puntando con il mouse sul suo angolo inferiore destro, vengono trascritti nelle celle sottostanti gli altri elementi della lista. Per inserire, invece, una progressione numerica che si sviluppa secondo determinati criteri digitate in una cella il primo termine della serie, evidenziate le celle a fianco o sottostanti che devono ospitare gli altri elementi della serie, quindi aprite il menu Modifica e selezionate la voce Riempimento. Nella maschera cui si accede specificate se la serie è in righe o colonne e l’incremento della progressione. Per esempio, se si vuole visualizzare la serie 1, 3, 5 e così via, specificare 1 come inizio e 2 come incremento.

così Create una tabella di struttura uguale a quella di cui si devono moltiplicare i dati e replicate in tutte le sue celle il numero moltiplicatore. Evidenziate la suddetta tabella e copiatela. A questo punto, evidenziate la prima tabella (quella con i dati da moltiplicare), aprite il menu Modifica e selezionate la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzata la maschera che gestisce questa operazione particolare. Nella sezione Operazione è possibile specificare il tipo di operazione che deve essere eseguita. Nel nostro caso si attiverà la casella in corrispondenza della voce Moltiplica, ma i dati possono anche essere divisi, sommati o sottratti.

Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare per Registra nuova macro. Viene aperto una finestra che consente di assegnare un nome alla macro. Il lancio della macro può essere associato alla pressione del tasto Control e di una lettera da specificare nella casella dedicata. Eseguite la procedura alla tastiera. Interrompete la registrazione (Strumenti, Macro, Interrompi registrazione).

INSERIMENTI CORRETTI

Se volete

Impostare un controllo dei dati inseriti per evitare di perdere tempo se si digitano dati sbagliati. Fate così

Evidenziare la cella che deve essere sottoposta al controllo. Aprire il menu Dati e selezionate la voce Convalida. Così facendo viene aperta una finestra a schede in cui si sceglie Impostazioni. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella Consenti e specificare il tipo di inserimento previsto per la cella (ad esempio numero intero, numero decimale, ora, data e così via). A seconda della scelta operata nella scheda si aprono altre caselle. Se, poniamo, si è optato per un numero intero, si può specificare se deve essere uguale, maggiore o minore di un certo valore, oppure se deve essere compreso in un certo intervallo. Nella scheda Messaggio di input si può definire il testo del messaggio da visualizzare in caso di inserimento non conforme.


Per

eseguire la macro premere la sequenza di controllo assegnata oppure aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro. Si accede così a una finestra in cui si evidenzia il nome della macro da lanciare e si preme il pulsante Esegui. Per

esaminare il listato della macro bisogna accedere all’ambiente editor. Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro e, nel sottomenu, optare per Visual Basic editor. In tale ambiente aprire la cartella Moduli ed accedere ai moduli in essa ospitati che contengono il listato delle macro registrate. In ambiente Editor, il listato di una macro può anche essere modificato.

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Excel

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Usare la formattazione Il problema: come formattare automaticamente una cella in base al suo contenuto o a quello di altre celle o zone del foglio di lavoro La soluzione: utilizzare la funzionalità di Formattazione condizionale xcel dispone di una potente funzionalità che consente di assegnare a una cella una particolare formattazione in base al suo contento o, ancora, in funzione del contenuto di altre celle del foglio di lavoro attivo. È appena il caso di sottolineare che tale opzione si presta alle più disparate applicazioni. Ad esempio, se la cella di un modello finanziario contiene un dato importante che quando supera un certo valore determina una situazione di allarme, tale cella potrà essere visualizzata in rosso se si supera il suddetto limite. E ancora, il nome di un cliente compreso in una lista potrà essere evidenziato in grassetto se il suo fatturato oltrepassa un certo ammontare, o

E

Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti che riguardano Excel:

Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Impostare un efficace sistema per inserire dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio Come utilizzare la formattazione condizionale Prossimamente: Studio di funzioni matematiche La funzione Incolla speciale

se non ha ancora pagato una fattura. Insomma, le applicazioni della formattazione condizionale sono decisamente interessanti e tutte da immaginare. Prima di cominciare con gli esempi conviene analizzare più da vicino la dinamica della funzione, che può operare controllando una cella o una intera zona, oppure valorizzando formule ed espressioni. Si tenga presente che la formattazione condizionale può prendere in considerazione anche posizioni diverse da quelle da formattare, purché risiedano nel foglio di lavoro attivo. In altre parole, non si può fare riferimento in una espressione di controllo a celle o formule residenti in altre cartelle, anche se caricate in memoria. A questo punto, ne dovremmo sapere abbastanza per procedere a qualche esemplificazione pratica.

Formattare una cella contenente un valore Immaginiamo che la cella D5 contenga un numero. Bene, supponiamo che quando tale valore è superiore a 10 le debba essere assegnato lo sfondo blu e la bordatura nera, e che il numero debba essere visualizzato in bianco e in grassetto. Ecco come operare, dopo aver evidenziato la suddetta cella. Nel menu Formato selezionare Formato condizionale per accedere alla finestra di formattazione. A questo punto, aprire l’elenco a discesa associato alla

Come impostare Formattare celle con valori Selezionare la cella che contiene il valore cui applicare la condizione (per esempio, deve essere maggiore di 10). Nel menu Formato selezionare Formato condizionale. Nel box che viene visualizzato aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella della sezione Condizione1 e selezionare Il valore della cella è.

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Definizione dell’operatore Aprire l’elenco a discesa associato alla seconda casella della finestra e selezionare il criterio da verificare (maggiore di). Nel nostro caso, lo ricordiamo, il contenuto della cella deve essere maggiore di 10, pertanto trascrivere tale numero nella terza casella della finestra.

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Definire lo sfondo della cella Premere il pulsante Formato. Contestualmente viene aperta una finestra articolata in tre schede. Accedere alla scheda Carattere, selezionare l’attributo Grassetto nella finestra Stile e selezionare il colore bianco nella tavolozza associata all’elenco a discesa Colore.

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Definire i bordi della cella Nella finestra a schede precedente aprire la scheda Bordo. Le tre icone posizionate nella parte superiore si riferiscono a impostazioni predefinite. Per personalizzare la struttura del bordo, invece, utilizzare le icone sottostanti, selezionando la composizione più opportuna.

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condizionale i criteri di controllo 5

Attributi dei caratteri Nella finestra a schede aprire quella denominata Carattere. Selezionare lo stile nell’omonima finestra, quindi aprire l’elenco a discesa Colore per definire quest’ultimo. Si noti che la procedura non da la possibilità di scegliere il tipo di carattere e le sue dimensioni.

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Condizioni concatenate Per chi vuole impostare controlli molto complessi ricordiamo che si possono concatenare sino a tre condizioni. Impostata la prima condizione basta premere il pulsante Aggiungi per impostare la seconda, e così via. Man mano che si aggiunge una condizione la maschera si estende di conseguenza.

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Trovare le celle formattate Aprire il menu Modifica e selezionare la voce Vai a. Nella finestra che viene aperta premere il pulsante Speciale e nel dialogo visualizzato spuntare la casella accanto alla voce Formati condizionali. Premendo il pulsante OK si determina la visualizzazione delle celle del foglio di lavoro che sono state formattate condizionalmente.

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Per avere aiuto Aprire la guida in linea di Excel, accedere alla scheda Trova e digitare nella casella di ricerca il termine Formattazione condizionale. Se si lavora con Excel 2000 disattivare l’assistente, aprire la guida, attivare la scheda Ricerca libera e digitare nella casella Formattazione condizionale.

casella Condizione e selezionare Il valore della cella è. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella accanto e selezionare il criterio di verifica. Nel nostro caso, lo ricordiamo, il contenuto della cella deve essere maggiore di 10 per far scattare la formattazione condizionale, pertanto selezionare il riferimento maggiore di, quindi inserire 10 nella successiva casella. Adesso occupiamoci dell’assegnazione del formato. Premere il pulsante Formato. Contestualmente viene aperta una finestra articolata in tre schede, rispettivamente dedicate alla assegnazione degli sfondi, degli attributi dei caratteri e dei bordi. Accedere alla scheda Carattere, selezionare l’attributo Grassetto nella finestra Stile e selezionare il colore bianco nell’elenco a discesa Colore. Accedere alla scheda Bordi e selezionare la bordatura completa, quindi passare alla scheda Motivo e selezionare il colore blu nella tavolozza. Premere il pulsante Ok per consolidare le definizioni operate e ritornare alla maschera di formattazione iniziale dove, se abbiamo fatto le cose per bene, si può valutare nella finestra di anteprima l’aspetto della formattazione. A questo punto premere il pulsante OK. Se il valore contenuto nella cella D5 è maggiore di 10, verrà assegnata a quella posizione la formattazione desiderata.

Formattare una cella con una formula La cella da formattare condizionalmente, anziché un valore può contenere una formula che fa riferimento ad altre posizioni del foglio di lavoro. Conviene fare un esem-


pio. La cella D5 deve essere visualizzata con uno sfondo rosso se la somma delle celle H4 e H6, poniamo, è uguale a 100. In questo caso si opera nel seguente modo. Accedere alla finestra di formattazione e nell’elenco a discesa della prima casella selezionare La formula è. Nella seconda casella trascrivere l’espressione =SOMMA(H4:H6)=100. Si noti che il numero di caselle della maschera di formattazione varia con il tipo di relazione iniziale impostata o con l’operatore scelto. A questo punto premere il pulsante Formato e selezionare il colore rosso nella tavolozza della scheda Motivo. Consolidare le impostazioni con la pressione dei OK. Per chi vuole impostare controlli molto complessi ricordiamo che si possono concatenare sino a tre condizioni. Impostata la prima condizione basta premere il pulsante Aggiungi per impostare la seconda e così via.

Trovare le celle formattate Applicata la formattazione condizionale ad una cella, se non si verificano le condizioni poste, non vi è nulla che ce lo possa indicare, ma Excel dispone di una procedura per individuarle. Ecco come operare. Aprire il menu Modifica e selezionare la voce Vai a. Nella finestra che viene aperta premere il pulsante Speciale e nel dialogo che viene così visualizzato spuntare la casella accanto alla voce Formati condizionali. Premendo il pulsante OK si determina la visualizzazione delle celle del foglio di lavoro che sono state formattate condizionalmente.


Excel

Scopriamo i grafici Il problema: come rappresentare con gli opportuni grafici determinate situazioni La soluzione: avvalersi delle rappresentazioni grafiche speciali ospitate nella libreria di Excel e un disegno vale più di mille parole, parafrasando l’adagio sicuramente orientale possiamo affermare che un grafico vale altrettanti numeri. Per interpretarli degnamente, però, deve essere scelto con cura. Nella maggior parte dei casi bastano e avanzano i tipi più comuni rappresentati da grafici lineari, istogrammi e torte, ma in certe situazioni bisogna ricorrere a diagrammi specialistici la cui struttura è stata espressamente sviluppata per interpretare una ben determinata tipologia di dati. La nostra panoramica non ha la pretesa di essere esaustiva, comunque, consideran-

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Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano il tema dei fogli elettronici

Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio/Agosto Scopriamo i grafici speciali di Excel Prossimamente Formattazione condizionale. Gestire le date. Usare le funzioni di scansione tabellare

do che ci soffermeremo ad illustrare le caratteristiche di otto diversi diagrammi speciali, offre comunque ottimi spunti a chi ha la necessità di realizzare rappresentazioni grafiche molto particolari.

Scegliamo la forma giusta Barre fluttuanti Sono una variante dei tradizionali istogrammi e si prestano bene per visualizzare graficamente intervalli di valori. Possono essere utilizzati per presentare lo stato di avanzamento di un progetto, o le variazioni di cui sono stati oggetto azioni, fatturati, dati di vendita e così via.

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Grafici a due assi Y Consentono di rappresentare nel migliore dei modi serie di dati che variano entro intervalli numerici quantitativamente molto diversi fra loro. Infatti, la possibilità di usare due diverse scale evita che alcuni dati diventino difficilmente leggibili.

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Grafici a scala logaritmica La particolare scala utilizzata permette di rappresentare nei limiti del piano cartesiano anche valori molto elevati. In questo caso infatti, un numero è rappresentato non in valore assoluto ma come la potenza a cui elevare 10 per ottenerlo (il suo logaritmo in tale base, per l’appunto).

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Grafici borsistici Sono definiti anche grafici Hlco (acronimo di High low close open) perché consentono di rappresentare la storia di una azione nel corso di una seduta di borsa. Gli estremi del segmento verticale definiscono i massimi e i minimi toccati, mentre le tacche laterali individuano l’apertura e la chiusura dell’azione.

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Barre fluttuanti Sono una variante dei tradizionali istogrammi. Vengono utilizzate per interpretare non valori assoluti ma intervalli numerici. Per esempio, possono essere impiegate per rappresentare graficamente le quotazioni massime e minime toccate nel corso di un anno dalle valute di alcuni Paesi. Ad ogni punto dell’asse X corrisponde quindi una coppia di dati che si riferisce, per l’appunto alle due suddette quotazioni.

Grafici a due assi Y Vengono utilizzati per visualizzare contemporaneamente l’andamento di due o più situazioni che, se rappresentate con la medesima scala, sarebbero difficilmente interpretabili visivamente. Infatti, se i dati delle serie si muovono entro intervalli numerici molto differenti alcune curve risulterebbero irrimediabilmente appiattite. Invece, utilizzando due assi Y con differenti scale è quasi sempre possibile risolvere il problema.

Diagrammi logaritmici Questi grafici utilizzano una scala logaritmica grazie alla quale è possi-

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Excel

speciali di Excel per ogni informazione 5

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Diagrammi a bolle Danno la possibilità di analizzare nello spazio cartesiano a due dimensioni fenomeni che richiederebbero altrimenti una rappresentazione tridimensionale. In pratica, sono una variante dei grafici a punti in cui questi ultimi si presentano come circonferenze con il diametro proporzionale al terzo dato da interpretare. Grafici a superficie Vengono utilizzati per rappresentare fenomeni della più disparata natura caratterizzati dal fatto di essere descritti da tre variabili, e che pertanto richiedono l’impiego di un sistema a tre assi cartesiani. Fra le tante applicazioni, la più immediata è la rappresentazione in 3D della topografia di una zona. Grafici a dispersione Sono di stretta derivazione scientifica e si prestano particolarmente bene per interpretare l’andamento di un fenomeno (rilevazioni di temperatura, pressione e così via), o una correlazione fra due variabili. In figura ne è esemplificato l’utilizzo per studiare graficamente una funzione matematica.

Grafici ad anello Rappresentano una variante dei tradizionali grafici a settori (le cosiddette torte). Hanno la peculiarità, contrariamente a queste ultime, di poter rappresentare contemporaneamente più di una serie di dati. Per ragioni di leggibilità è opportuno limitare il numero degli anelli.

bile visualizzare anche situazioni caratterizzate da forti escursioni dei valori rappresentati. Per esempio, se si volessero visualizzare in un grafico le probabilità di vincita per ogni punteggio previsto dal Superenalotto, bisogna tenere conto del fatto che mentre quelle di realizzare un 3 sono relativamente basse, le probabilità di ottenere un 6 sono circa di uno su seicento milioni! Utilizzare una scala normale sarebbe impensabile rappresentarla, ma quella logaritmica risolve brillantemente il problema.

Grafici borsistici In questi grafici, le quotazioni massime e minime toccate da una azione nel corso di una seduta di borsa sono rappresentate dagli estremi di un segmento verticale. Inoltre, due tacche addizionali riportate sul corpo del segmento stesso consentono di interpretare anche i valori di apertura e di chiusura dell’azione.

Grafici a bolle Sono diagrammi a due dimensioni che consentono, però, di rappresentare non una coppia di dati ma tre. Il terzo dato, infatti, è definito dal diametro della bolla. In altre parole, sono tradizionali grafici cartesiani in cui i punti sono sostituiti, per l’appunto, da circonferenze.

Grafici a superficie Vengono utilizzati per interpretare l’andamento di situazioni complesse dove è richiesta una rappresentazione tridimensionale che, nella fattispecie, è garantita dalla presenza di un terzo asse verticale Z. In


consiglia Prima di realizzare un grafico speciale è sempre bene chiedersi se proprio non si può utilizzare un diagramma tradizionale per interpretare i dati di cui si dispone. Infatti, questi ultimi, essendo più semplici, si rivelano più facili da leggere anche da parte di chi non è un esperto. pratica, ad ogni coppia di valori del piano cartesiano corrisponde un punto nello spazio, il cui valore viene letto per l’appunto sull’asse Z del sistema.

Grafici a dispersione Vengono anche chiamati grafici a punti (o XY) e sono impiegati frequentemente per monitorare l’andamento di fenomeni scientifici o rappresentare graficamente funzioni matematiche.

Grafici ad anello Sono una variante sofisticata delle tradizionali torte. Rispetto a queste presentano il vantaggio che possono essere utilizzati per interpretare più di una serie di valori propiziando eventuali confronti.

Come creare i grafici speciali Si realizzano secondo le tradizionali procedure. In particolare, i diagrammi di cui si è parlato sono ospitati nella libreria grafica di Excel alla quale si accede premendo l’icona con sopra impresso un istogramma stilizzato. Quelli a due assi Y, le barre fluttuanti e quelli a scala logaritmica sono gestiti dalla scheda Tipi personalizzati, gli altri dalla scheda Tipi standard.


Excel

Come inserire i dati Il problema: come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati La soluzione: usare una casella alla quale è associato un elenco a discesa che contiene i riferimenti ai dati che dobbiamo inserire nel foglio di lavoro n foglio elettronico è fatto per elaborare variamente i dati che vi vengono inseriti. Pertanto, se si sviluppa una applicazione anche semplice, è importante gestire in modo organico ed efficace l’inserimento dei dati. In molti casi, fra l’altro, gli inserimenti da operare sono per lo più noti in partenza (come accade, per esempio, in un programma di fatturazione) per cui potere scegliere gli input nell’ambito di un elenco prestrutturato rende più veloce la procedura e mette al riparo da sempre possibili errori di battitura. In questa scheda svilupperemo un semplice sistema, costituito da

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Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano il tema dei fogli elettronici

Febbraio: analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Prossimamente Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale. Gestire le date. Conoscere le funzioni di scansione tabellare

una casella di testo associata ad un elenco a discesa, che consente, selezionando nell’ambito dell’elenco la voce che ci interessa, di determinarne l’inserimento automatico in una specifica posizione del foglio di lavoro. Vediamo come fare. Anche se questa volta non bisogna sviluppare una macro, ci avvarremo comunque di alcuni strumenti del Visual Basic ospitati nella omonima casella. Pertanto, la prima cosa da fare è accertarsi che tale casella sia visibile nell’area di lavoro. Se non lo fosse, aprire il menu Visualizza, optare per la voce Barre strumenti e selezionare Visual Basic nel relativo sottomenu. Così facendo viene visualizzata la corrispondente barra. A questo punto, pigiare l’icona con sopra il martello e la chiave inglese per visualizzare la casella degli strumenti, che gestisce l’inserimento di pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa, e così via, nell’ambito del nostro foglio di lavoro. Fare clic sull’icona della casella di testo combinata (la quinta da sinistra): il cursore si trasforma in una crocetta, e contemporaneamente viene resa operante la cosiddetta modalità di progettazione, come si può desumere dalla automatica attivazione dell’icona che reca impresse squadra e matita. Portare il cursore nell’area di lavoro e tracciare un rettangolo di di-

Creiamo, passo passo, Gli strumenti del Vba Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti, quindi nel corrispondente menu optare per Visual Basic. Viene visualizzata una barra di icone: pigiando quella con i simboli del martello e della chiave inglese ne compaiono altre che consentono di creare pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa e così via.

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Definiamo le proprietà Nella seconda barra icone, fare clic sullo strumento per la creazione della casella combinata. Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare la casella. Per impostarne le caratteristiche fare clic con il tasto destro del mouse su di essa e selezionare la voce Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la maschera di definizione dei parametri operativi.

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L’elenco a discesa Quando si fa clic sul pulsante a destra della casella si apre l’elenco a discesa ad essa associato. Facendo doppio clic su una voce, questa viene inserita nella casella di testo soprastante e, allo stesso tempo, anche nella cella di destinazione.

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Elenchi a più colonne Definendo gli opportuni parametri nella casella delle proprietà dell’elenco a discesa si possono esibire nell’ambito di quest’ultimo più colonne di voci. In ogni caso, l’inserimento nella cella di destinazione del foglio di lavoro si riferisce alle voci di una sola delle due colonne.

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Excel

in modo efficace una casella a discesa 5

Colore della casella Lo sfondo della casella può essere variamente colorato. Aprire la casella delle proprietà, portarsi sulla cella a fianco di Back Color e fare clic. Viene visualizzato un pulsantino che, se premuto, determina l’apertura di una tavolozza di colori in cui si seleziona quello da assegnare allo sfondo della casella.

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Associare una macro alla scelta operata Accedere alla modalità di progettazione e fare clic destro sulla casella combinata. Così facendo viene visualizzato un menu contestuale in cui si seleziona la voce Visualizza codice. Si accede all’editor del Visual Basic dove è ospitata una macro vuota che è stata automaticamente associata all’elenco a discesa.

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L’editor Visual Basic Ecco la macro che è stata associata automaticamente all’elenco al momento della sua creazione. Inserire dopo la prima istruzione il nome del programma da lanciare, oppure scrivere direttamente i passi del codice da eseguire dopo che è stata operata una scelta nell’ambito dell’elenco a discesa.

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Per avere un aiuto Per saperne di più sugli elenchi a discesa e come gestirli, accedere alla guida in linea, aprire la scheda Indice e ricercare caselle combinate. Vengono individuati tre argomenti: caselle combinate, aggiunta, e proprietà. A questo punto si possono visualizzare le corrispondenti videate di aiuto.


mensioni pari alla casella da creare. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la casella di testo, cui è associato un pulsante che consente di aprire il corrispondente elenco a discesa. Si noti che la casella è evidenziata. Infatti, lungo i suoi bordi sono visibili le maniglie che ne consentono il dimensionamento. Facciamo clic destro sulla casella e, nel menu che viene aperto, scegliamo la voce Proprietà per accedere all’omonima casella che ospita i parametri operativi dell’oggetto che stiamo creando. Nella cella che è associata all’etichetta Linked Cell digitare l’indirizzo della cella in cui devono essere inseriti i dati selezionati nell’elenco a discesa, mentre nella cella List Fill Range indicare le coordinate della zona in cui sono state inserite le voci che dovranno figurare nell’elenco a discesa. Nella casella List Rows, invece, specifichiamo il numero di voci che dovranno essere visualizzate. Conviene assegnare all’elenco una zona piuttosto ampia in modo da lasciare aperta la possibilità a nuove aggiunte. Analogamente dicasi per il numero di voci da

visualizzare nella lista, che conviene porre pari al numero di celle, comprese le vuote, contenute nella zona riservata all’elenco. A questo punto, se disattiviamo la modalità di progettazione il nostro elenco a discesa è pronto per essere utilizzato. Basta fare clic sul pulsantino a destra della casella di testo per determinarne l’apertura, e se facciamo doppio clic su una qualsiasi voce questa verrà trasferita nella casella di testo e anche nella cella che abbiamo indicato. Talvolta, anziché un termine ben preciso, come può essere il nome di un cliente, bisogna gestire l’inserimento del codice di quest’ultimo. In questi casi, allora, si rivela benvenuta la possibilità di visualizzare accanto ai suddetti codici, i nominativi che vi corrispondono. È piuttosto semplice, bisogna solo prevedere un nuovo elenco su due colonne e specificare nella casella List Fill Range la nuova zona dati. Inoltre, nella cella Column Count della casella delle proprietà si dichiara il numero di colonne in cui si articola l’elenco (due, nella fattispecie). Se abbiamo operato con correttezza, aprendo l’elenco vi figureranno affiancati i dati dell’intera zona sorgente, ma selezionando una riga verrà trasferito nella casella di testo e nella cella di destinazione solo il codice.

TIP Se alla scelta operata nell’elenco a discesa si vuole associare una macro non è necessario scrivere un programmino separato, denominarlo e poi inserirne il nome fra le righe in cui si articola il codice associato all’elenco. La macro può essere anche digitata direttamente nell’ambito del codice stesso. I risultati che si ottengono sono gli stessi e la procedura, a meno che la macro da lanciare non sia già stata scritta, è decisamente più veloce.

pratica • le macro

Excel

Associare una macro Il problema: come lanciare una macro

Come creare

in modo elegante.

La soluzione: associare la macro ad un pulsante. inora, per lanciare una macro, abbiamo utilizzato la procedura da menu. Un metodo decisamente più elegante, però, è quello di eseguirla premendo semplicemente un pulsante. Inoltre, ci si avvantaggia anche del fatto che il nostro bottone può essere convenientemente etichettato per dichiarare le funzioni svolte dalla macro che le è stata associata. Vediamo come procedere. Innanzitutto, aprire il menu Visualizza e richiedere che venga esibita la barra degli strumenti del Visual Basic, articolata in due gruppi di icone. Nel primo sono ospitate quelle per registrare una macro e per lanciarla. Nel secondo, invece, sono raccolte quella per accedere al corrispondente codice e le due

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Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano i fogli elettronici

Febbraio: analizzare le risposte di un questionario. Marzo: Come usare il registratore di Excel. Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico. Maggio Associare un pulsante a una macro. Prossimamente L’inserimento dei dati. Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale. Gestire le date.

che controllano la creazione e la gestione di pulsanti, elenchi a discesa, caselle di testo e così via. Fare clic sull’icona con sopra impressi un martello e una chiave inglese incrociati. Si determina così l’apertura di una barra in cui si fa clic sull’icona con il simbolo del pulsante, ottenendo la contemporanea attivazione dell’icona con i simboli di squadra e matita (la cosiddetta icona di progettazione). Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo di pari dimensioni a quelle che vogliamo assegnare al nostro bottone, che verrà visualizzato non appena si rilascia il tasto del mouse. Adesso, diamogli un titolo. Fare clic destro sul pulsante. Viene visualizzato un menu contestuale in cui si seleziona la voce Proprietà. Si accede così alla omonima casella. Si tratta di uno speciale box in cui si possono definire i parametri operativi del pulsante stesso. In corrispondenza della voce Caption digitarne il titolo, badando che sia esplicativo delle funzioni svolte. Crea grafico, per esempio, se vogliamo associare al bottone una macro per realizzare automaticamente un diagramma. Vi è anche la possibilità di specificare tipo, attributi, e dimensioni dei caratteri. Fare clic sulla casella accanto alla voce Font e pigiare il pulsantino che viene visualizzato. Con questa operazione si accede alla maschera per la definizione dei carat-

Gli strumenti del Vba Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti, quindi nel corrispondente menu optare per Visual Basic. Viene visualizzata una barra di icone: pigiando quella con i simboli del martello e della chiave inglese ne compaiono altri che consentono di creare pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa e così via…

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Il pulsante Nella seconda barra icone, fare clic sullo strumento per la creazione del pulsante. Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnarlo. Per impostare le caratteristiche del bottone fare clic destro su di esso e selezionare la voce Proprietà nel menu contestuale. Si accede così alla casella per la definizione degli attributi del pulsante.

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Etichettatura del pulsante Il pulsante ha l’etichetta generica Commandbutton1. Il suffisso 1 sta ad indicare che questo è il primo bottone creato. Per modificare l’etichetta, fare clic sulla cella accanto alla voce Caption nella casella delle proprietà, evidenziarne il contenuto e digitare la nuova etichetta. I testi digitati vengono inseriti in tempo reale nel corpo del pulsante.

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Definizione dei caratteri Per modificare tipo, dimensione e attributi dei caratteri fare clic sulla casella accanto alla voce Font, quindi pigiare il pulsantino che viene visualizzato. Si accede così alla maschera per la definizione dei suddetti parametri.

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Excel

a un pulsante pulsanti e scorciatoie 5

Associare la macro Fare clic destro sul pulsante. Così facendo viene visualizzato un menu contestuale in cui si seleziona la voce Visualizza codice. Si accede all’editor del Visual Basic dove è visualizzata una macro vuota che è stata automaticamente associata al pulsante. Inserire dopo la prima istruzione il nome della macro da lanciare.

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Assegnazione di una scorciatoia Quando si crea una macro le si può associare una scorciatoia da tastiera. Nella maschera di denominazione inserire nella casella Scelta rapida da tastiera il carattere che accoppiato al tasto Control determinerà il lancio della macro. Se mentre si digita il carattere si preme il tasto Maiusc anche quest’ultimo tasto entra a far parte della sequenza di lancio.

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Modifica di una scorciatoia Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con il simbolo del triangolo. Si accede alla maschera per il lancio delle macro. Pigiando il pulsante Opzioni si apre un box in cui è possibile cambiare il carattere che fa parte della sequenza di lancio della macro.

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Per avere aiuto Pigiare il tasto F1 per accedere alla guida in linea di Excel. Viene attivato l’assistente, che ci invita a digitare il quesito in una speciale casella. Inserire: Come creare un pulsante, quindi pigiare il pulsante Cerca. Viene così visualizzata una serie di argomenti correlati. Si consiglia di consultarli tutti.


teri. Se poi, il colore grigio del pulsante non ci soddisfa possiamo attribuirgliene uno diverso. Fare clic accanto alla casella Forecolor, quindi sul pulsantino che compare. Viene aperta una maschera in cui si attiva la scheda Tavolozza. Nella corrispondente paletta cromatica fare clic sul colore che si desidera impartire. E’ appena il caso di ricordare che tutte le definizioni dei parametri operate nella casella delle proprietà del pulsante vengono trasferite a quest’ultimo in tempo reale. Resta da operare ancora una impostazione. Portarsi sulla casella Take focus on click e attivare la cella al suo fianco. Compare il solito pulsantino che, una volta pigiato, da l’accesso ad un elenco a discesa in cui si opta per la voce False. Chi morisse dalla voglia di sapere il perché di questa operazione deve tenersi la curiosità. Infatti, è una delle procedure fra le più scarsamente documentate, per cui conviene accettare le cose così come stanno. Ed ecco come procedere all’associazione della macro. Fare clic destro sul pulsante, e nel menu contestuale optare per la voce

Visualizza codice. Così facendo si accede all’editor del Vba e, più precisamente, ad una macro vuota che è stata automaticamente creata contestualmente al pulsante. Come si può vedere, infatti, si articola semplicemente in due istruzioni: quella di apertura e quella finale. Sta a noi specificare il codice da eseguire quando si pigia il bottone, vale a dire quello corrispondente alla macro che intendiamo associargli. Pertanto, basterà scrivere fra le due istruzioni il nome del programma da richiamare. Semplice vero? Adesso vediamo se tutto funziona. Ritornare in ambiente Excel, fare clic sull’icona di progettazione per disattivare tale modalità, quindi premere il pulsante. Se abbiamo operato correttamente la macro associata al bottone verrà prontamente lanciata. Una limitazione dei pulsanti è che il programmino deve essere lanciato dalla videata in cui si trova il pulsante. Se fosse necessario eseguirla da un qualsiasi altro punto di Excel bisogna, invece, assegnarli una scorciatoia da tastiera come descritto nelle foto.

TIP Poiché un pulsante , una volta inserito nel foglio di lavoro, si sposta insieme alla zona che lo ospita, se si vuole lanciare una macro ad esso associata da un punto diverso di Excel bisogna ricorrere all’assegnazione di una scorciatoia. Oppure, si può posizionare il pulsante nella parte superiore sinistra del foglio e poi congelarne le prime righe e le prime colonne. Ci si può così portare su una qualsiasi zona mantenendo però sempre visibile il bottone cui è associata la macro, e quindi lanciarla senza problemi.


Excel

Sviluppare una macro Il problema: come creare una macro per realizzare automaticamente un grafico

La soluzione: registrare la procedura alla tastiera e modificare successivamente il listato el numero precedente abbiamo imparato a registrare una macro e a lanciarla. Se ci siamo allenati un po’, adesso dovremmo essere in grado di sviluppare un programmino che ci dia un minimo di soddisfazione come, per esempio, creare automaticamente un grafico partendo da una tabella dati di dimensioni variabili (ecco il primo passo avanti...). Inoltre, potremo cominciare a prendere una certa confidenza con la manipolazione dei listati. Prima di cominciare vale la pena di spendere due parole su un comando di Excel che si rivelerà prezioso per creare la nostra macro. Ci riferiamo alla selezione automatica di una intera zona. Conviene fare un esempio. Se ci portiamo con il cursore su una qualsiasi cella della tabella posizionata in A1..D4 (meglio

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Gli argomenti delle schede Ecco gli argomenti trattati di recente e quelli di cui parleremo nei prossimi numeri

Marzo: Macro: come usare il registratore di Excel Aprile Sviluppare una macro per creare un grafico Prossimamente Associare un pulsante a una macro. L’inserimento dei dati. Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale.

se in A1) e pigiamo contemporaneamente i tasti Control e * (asterisco) si determina la selezione della tabella stessa. Si noti che questa ha luogo anche se non tutte le celle della tabella contengono dati, basta solo che non vi siano interruzioni a livello di intere righe o intere colonne. In questi casi, l’evidenziazione si arresta dove manca la riga o la colonna. Questo trucchetto si rivela prezioso se, come è nostra intenzione, vogliamo sviluppare una macro che crei un grafico partendo da una tabella le cui dimensioni possono variare a seguito di continui aggiornamenti. Infatti, se in fase di registrazione, anziché operare come descritto, ci limitiamo a selezionare manualmente la zona occupata dai dati, il programmino opererà sempre su tale zona dimenticando inesorabilmente eventuali aggiunte di altri valori. Questo perché nel listato della macro si fa espressamente riferimento alle coordinate di quella specifica zona per i dati. Operando come abbiamo consigliato, invece, il comando responsabile della selezione viene registrato in modo generalizzato e può operare correttamente indipendentemente dall’ampiezza della zona dati. A questo punto possiamo cominciare a scrivere la macro. Attiviamo il registratore delle macro, assegniamo il nome al programma che inten-

diamo registrare, posizioniamo il cursore sull’angolo superiore sinistro della tabella, e pigiamo contemporaneamente i tasti Control e * determinando così la selezione dell’intera zona dati. Adesso, facciamo clic sull’icona di autocomposizione dei grafici per accedere alla maschera che gestisce la procedura. Selezioniamo nella galleria il tipo di diagramma desiderato (un istogramma a barre verticali) e premiamo il pulsante Avanti. Accettiamo le proposte del programma e premiamo ancora il pulsante Avanti per passare alla maschera successiva in cui è possibile procedere alla personalizzazione del grafico che stiamo realizzando. Considerando che si sta facendo una prova limitiamoci ad assegnarli un titolo qualunque (tralasciando quelli degli assi), premiamo ancora il pulsate Avanti e, giunti alla maschera conclusiva, pigiamo il bottone Fine. Così facendo il diagramma verrà visualizzato nelle stesso foglio di lavoro in cui stiamo operando. Riportiamo il cursore in A1 e spegnamo il registratore. Chi, giustamente impaziente, si precipita ad esaminare il listato della macro si trova davanti un codice apparentemente complesso che tale non si rivela, però, dopo un attento esame. Analizziamolo insieme.

Passi da 1 a 7 Sono i soliti che tradizionalmente aprono una macro.

Passo 8 Seleziona la zona dati corrente, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Pc Open 148 Aprile ’99

Passo 9 Impartisce il comando per la creazione del grafico.

Passo 10 Specifica il tipo di grafico da disegnare (xlColumnClustered).

Passi 11 e 12 Ribadiscono rispettivamente la posizione dei dati (Foglio1, zona A1..D4)) e del grafico (Foglio1). Infatti si è optato per crearlo nel foglio di lavoro in cui si trova la tabella.

Passi da 13 a 18 Rappresentano quello che viene definito un ciclo With che si apre con

tale parola chiave e termina con End With. Come si può vedere si riferisce ai settaggi che erano stati fatti nella maschera Titoli. Il passo 14 indica che al grafico è stato assegnato un titolo, segnalando come True (Vero) tale situazione, mentre il passo 15 specifica fra virgolette il titolo assegnato (“Prova”). Poiché agli assi, invece, non sono stati assegnati titoli, i passi 16 e 17 segnalano la situazione con l’attributo False (che sta per Falso). Questi due passi sarebbero pleonastici ma rispecchiano, anche se inutili, la situazione dei parametri dell’intera maschera. È un vezzo di

LA MACRO ORIGINALE 1. Sub Macro1() 2. ‘ 3. ‘ Macro1 Macro 4. ‘ Macro registrata il 03/01/99 da (nome utente Excel) 5. ‘ 6. 7. ‘ 8. Selection.CurrentRegion.Select 9. Charts.Add 10. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered 11. ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets(“Foglio1”). _ Range(“A1:D4”), PlotBy :=xlRows 12. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1” 13. With ActiveChart 14. .HasTitle = True 15. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova” 16. .Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False 17. .Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False 18. End With 19. ActiveWindow.Visible = False 20. Windows(“Cartel1”).Activate 21. Range(“A1”).Select 22. End Sub

La macro priva delle righe inutili 1. Sub Macro1() 2. Selection.CurrentRegion.Select 3. Charts.Add 4. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered 5. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1” 6. With ActiveChart 7. .HasTitle = True 8. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova” 9. End With 10. Range(“A1”).Select 11. End Sub


Excel

per creare un grafico Excel che dobbiamo accettare.

Passi 19 e 20 Registrano il passaggio dal grafico al foglio di lavoro, anche se inutilmente, visto che ci troviamo sempre nello stesso ambiente.

Passo 21 Determina la selezione della cella A1.

Passo 22 Conclude, come sempre, la macro. A questo punto possiamo fare alcune importanti osservazioni. Innanzitutto, si noti che il passo 11 è articolato in due righe, pertanto il punto di suddivisione è segnalato da uno spazio seguito da un underscore, che il registratore appone automaticamente quando la riga risulta troppo lunga. Inoltre, i passi inutili possono essere eliminati. Per non correre rischi, apponiamo davanti ad essi una virgoletta (non ci si stupisca se i caratteri del testo diventano verdi), ritorniamo in ambiente Excel e rilanciamo la macro. Se abbiamo operato correttamente non ci dovrebbero essere problemi. Riflettendo bene, anche l’istruzione 11 è inutile, perché a selezionare la zona dati ci pensa il passo 8. Pertanto, anteponiamo anche a questa riga la solita virgoletta e, se tutto procede bene, possiamo cancellare definitivamente i passi che non servono. Non dimentichiamo, infatti, che l’Editor altro non è che uno speciale elaboratore di testi. Nel box, sotto la macro originale è riportata quella depennata dei passi inutili. Adesso possiamo provare ad aumentare o

diminuire le dimensioni della tabella e la nostra macro restituirà puntualmente ogni volta un nuovo grafico. Si abbia solo l’accortezza, prima di lanciarla, di posizionare sempre il cursore sull’angolo superiore sinistro della zona dati (in A1, nel nostro caso). Se, prima o poi, si avesse la necessità di realizzare un tipo di grafico diverso dall’istogramma che abbiamo scelto originariamente, ecco come fare. La strategia è quella di sostituire la parola chiave xlColumnClustered, che per l’appunto definisce quel particolare diagramma, con un’altra corrispondente al nuovo grafico. Il problema è conoscerla. È semplice. Basta registrare una macro per realizzare il nuovo diagramma e poi dare una sbirciatina al listato per vedere come se l’è cavata Excel. Ma c’è anche un altro sistema. Si acceda al listato della macro originale e si cancelli, nel passo 10, la parola chiave xlColumnClustered (compreso il segno di Uguale). A questo punto, se si digita nuovamente il segno di uguale compare un menu che elenca le definizioni di tutti i tipi di grafici realizzabili. Ovviamente, le definizioni sono in inglese e pertanto bisogna procedere per tentativi. Se digitando il segno di uguale non compare il provvidenziale menu significa che le proprietà dell’Editor non sono settate per fornire automaticamente aiuto. Si consiglia pertanto di accedere alla guida in linea del Vba per documentarsi in merito e, già che ci siamo, anche sulle caratteristiche principali di questa funzionalità.

Realizzazione del grafico Scelta del grafico Dopo aver selezionato la zona dati fare clic sull’icona di autocomposizione del grafico. Nella maschera che viene visualizzata scegliere il diagramma desiderato (istogramma a barre verticali). Premere il pulsante Avanti per passare alla maschera successiva

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Interpretazione dei dati In questa maschera è possibile stabilire se i dati della tabella devono essere interpretati per righe o per colonne. Accettare la proposta standard (per colonne). Premere il pulsante Avanti per aprire la maschera successiva.

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Titolo del grafico Inserire il titolo del grafico nella casella Titolo del grafico. Non dichiarare i titoli degli assi. Premere il pulsante Avanti per aprire la maschera successiva.

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Posizione del grafico Accettando le proposte standard il grafico viene realizzato nello stesso foglio di lavoro in cui si trova la tabella dati. Premere il pulsante Fine per concludere la procedura e realizzare il grafico.

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Excel

Macro: come usare il Il problema: Come automatizzare procedure ricorrenti o sviluppare semplici applicazioni.

La soluzione: Eseguire manualmente la procedura e utilizzare il registratore delle macro per creare automaticamente il listato del corrispondente programma. e macro. Ecco l’oscuro oggetto del desiderio di molti utenti che, abbastanza esperti dell’utilizzo dei fogli elettronici, vorrebbero cimentarsi nello sviluppo di applicazioni automatizzate. Infatti, grazie alle macro è possibile associare alla pressione di un pulsante, alla voce di un menu, o a una sequenza da tastiera, il lancio di procedure ricorrenti quali, per esempio, la realizzazione di un grafico, la formattazione di una tabella o una ricerca nell’ambito di un archivio. Ma che cosa è una macro? Molto semplicemente, può essere definita come un insieme di istruzioni scritte in Vba (acronimo di Visual Basic for Application, il linguaggio di programmazione di Excel) che, quando opportunamente richiamate, eseguono la procedura descritta dal loro codice.

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Le nostre schede su Excel Ecco gli argomenti trattati di recente e quelli di cui parleremo nei prossimi numeri

Febbraio Analizzare le risposte di un questionario Marzo Macro: come usare il registratore di Excel Prossimamente Creazione automatica di un grafico Associare un pulsante a una macro L’inserimento dei dati Realizzare grafici speciali

Facciamo subito un esempio pratico con Excel. Immaginiamo di avere una tabella che viene aggiornata quotidianamente aggiungendovi nuovi dati, e che alla fine della settimana viene interpretata in forma grafica. Bene! Sviluppando una opportuna una macro basterà semplicemente pigiare un pulsante o impartire un comando per automatizzare interamente la creazione del nostro grafico. Interessante vero? Purtroppo mettere in piedi una macro non è proprio alla portata di tutti e solo chi sa dialogare disinvoltamente con il famoso Vba può permettersi il lusso di automatizzare le proprie applicazioni. Questo però non significa che a noi, comuni mortali, sia precluso l’affascinante mondo della programmazione. La chiave per accedervi è il registratore delle macro, una speciale funzionalità

di Excel che consente di trasformare nel corrispondente programmino una qualsiasi procedura eseguita alla tastiera. Dopo averla registrata, non dobbiamo fare altro che rilanciarla tutte le volte che si vuole rieseguire quella determinata operazione. Sembra facile, ma...è proprio così.

Non illudiamoci Ovviamente, non dobbiamo illuderci che il registratore ci trasformi da un momento all’altro in esperti programmatori ma, come vedremo, è l’ideale per incominciare. Mettiamoci subito all’opera. Quello che ci proponiamo di fare è registrare una semplice macro, anzi semplicissima, per assegnare il grassetto ai dati contenuti in una tabella. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, quindi optare per Registra nuova macro nel corrispondente sottomenu. Si accede così ad un box in cui è possibile assegnare un nome al programmino che stiamo registrando, e anche descriverne i compiti svolti. Per il momento possiamo lasciare le cose così come stanno, accettando per la macro il nome proposto

da Excel: Macro1, se questa è la prima macro che registriamo. Pigiando il pulsante Ok si accende il registratore e, al tempo stesso, viene visualizzata una minibarra composta da due icone. A questo punto possiamo incominciare. Selezioniamo la nostra tabella (che occupa la zona A1..D4) facciamo clic sulla icona per l’ assegnazione del grassetto, quindi portiamoci sulla cella A1 per eliminare l’evidenziazione. A cose fatte possiamo spegnere il registratore agendo sulla prima icona della minibarra (quella con sovraimpresso un quadratino, tanto per intenderci). È tutto. Da questo momento la nostra macro è custodita nella memoria di Excel e potrà essere richiamata in ogni momento. Vediamo come. Prima, però, togliamo il grassetto ai dati della tabella, altrimenti non potremo renderci conto del buon funzionamento del nostro programmino. Adesso riapriamo il sottomenu delle macro e selezioniamo nuovamente la voce Macro. Così facendo si accede a una maschera in cui sono elencate tutte le macro

memorizzate. Nel nostro caso, ovviamente, solo quella che abbiamo appena registrato. Selezioniamola e pigiamo il pulsate Esegui. Detto fatto, il grassetto viene assegnato ai dati della tabella. È ovvio che un programmino di questo genere non serve un gran che, ma per comprendere la dinamica operativa del Vba si rivela utilissimo. Infatti, se ne esploriamo il listato (vale a dire l’insieme di istruzioni in cui si articola) potremo apprendere molte cose. Quello che dobbiamo fare è accedere al cosiddetto Editor, il “sancta sanctorum” in cui Excel custodisce le macro. È piuttosto semplice: basta un clic sul pulsante Modifica della maschera per la gestione delle macro. Si passa così ad una nuova schermata dalla struttura piuttosto complessa. La sezione che ci interessa è quella di destra, nella quale dovrebbe comparire in bella mostra il listato del nostro programma. Se così non fosse, nella finestra di sinistra fare clic due volte su Vba Project, quindi sulla cartella Moduli (se non è aperta) e aprire il Modulo1, sede del listato che proponia-

Registriamo, eseguiamo e analizziamo Attivare il registratore Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e,nel sottomenu, optare per Registra nuova macro. Assegnare un nome alla macro o accettare quello proposto. Nella casella di testo Memorizza macro in optare per Questa cartella di lavoro. Pigiare il tasto Ok per attivare la modalità di registrazione.

Pc Open 118 Marzo ’99

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Esecuzione di una macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare ancora per Macro. Nel box che viene visualizzato selezionare il nome della macro da lanciare e fare clic sul pulsante Esegui. Viene eseguita puntualmente la procedura che abbiamo registrato.


Excel

registratore di Excel mo di seguito. 1. Sub Macro1() 2. ' 3. ' Macro1 Macro 4. ' Macro registrata il 5. ' 6. 7. ' 8. Range("A1:D4").Select 9. Selection.Font.Bold 3D True 10. Range("A1").Select 11. End Sub Esaminiamolo più da vicino.

Analisi del listato Si nota subito che il nostro listato è angloitaliano. Questo perché anche nelle versioni nazionalizzate di Excel il codice è restato quello originale. La riga 1 inizia con la parola chiave Sub seguita dal nome della macro, a sua volta seguito dalle parentesi chiuse e aperte (tutte le macro cominciano così ). Le righe da 2 a 7, invece, sono vuote o di commento, e come tali sono precedute da una virgoletta che le esclude dalla esecutività del programma (e sono di colore verde). In particolare, la riga 3 ribadisce il nome della macro, mentre la 4 denuncia la data della registrazione e il nome del titolare della licenza di Ex-

consiglia Installiamo Excel Si consiglia di installare tutto il programma e, in particolare, la guida in linea del Visual Basic for Application. Ciò anche per poter disporre di tutte le informazioni necessarie per sviluppare in futuro applicazioni più impegnative e utilizzare correttamente l’Editor.

sviluppare proprie macro, l’elenco di quelle visualizzate nella maschera che le gestisce si dovesse allungare troppo, è bene fare un po’ di pulizia. Selezionare il nome della macro da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Le macro devono essere cancellate una per volta.

Eliminiamo una macro

Eseguiamo le macro

Se, esercitandosi a

Se si dovessero

cel. La riga 6 è anch’essa vuota (se la riga è vuota, la virgoletta è opzionale) e viene usata dal programma per dichiarare, se fosse stata specificata al momento della registrazione, la sequenza di tasti con cui è possibile lanciare la macro da tastiera. Noi non lo abbiamo fatto e per questo la riga è vuota. Ma veniamo ai passi di programma veri e propri. La riga 8 determina la selezione della tabella, mentre la 9 assegna il grassetto alla selezione. La riga 10 ci ricorda che a cose fatte avevamo riposizionato il

cursore in A1, e la 11 conclude la macro. Da questa analisi si intuisce che una macro registrata presenta due limitazioni. In pratica, tutte le volte che verrà eseguita, indipendentemente da dove si trova il cursore nell’ambito del foglio di lavoro, evidenzierà sempre la zona A1..D4, inoltre, non è in grado (almeno per il momento) di utilizzare informazioni che le provengano dall’esterno, nel senso che non è possibile forzarla ad assegnare un altro attributo all’infuori del grassetto.

verificare errori non insistere. Premere Fine nell’eventuale box di avvertimento, riaccedere ad Excel, eliminare la macro e crearne una nuova. Chi vuole può approfondire il tema consultando l’aiuto dell’Editor. Per documentarsi sulla registrazione delle macro accedere alla guida in linea di Excel

e ricercare il termine Registratore. Viene individuato l’argomento Registrare una macro. Consultare la corrispondente videata e i rimandi in essa contenuti. Si consiglia anche di ricercare Creazione Macro e di consultare le sottovoci: cenni preliminari, denominazione, copia, esecuzione, memorizzazione, modifica, riferimenti di cella.

Nulla però, ci vieta di modificare opportunamente il programmino al fine di utilizzarlo per operare diversamente. Così, dal momento che l’Editor del Vba si comporta come un qualsiasi elaboratore di testi, possiamo sostituire le coordinate della tabella con un altro indirizzo di zona, mentre sostituendo la parola chiave Bold (responsabile dell’assegnazione del grassetto) con Italic, per esempio, si determina l’assegnazione del corsivo. A questo punto, dovreste saperne abbastanza per comin-

ciare a creare qualche programmino personalizzato. Il segreto sta tutto nel registrare più macro, esaminarne il listato per imparare nuovi comandi e parole chiave, quindi operare le opportune sostituzioni nel listato di base. Addirittura, con semplici operazioni di taglia e incolla, si possono trasferire da una macro all’altra interi passi di programma. In ogni caso si proceda per gradi, traendo insegnamento dagli inevitabili errori. Sarete così preparati ad affrontare gli argomenti che tratteremo nei prossimi numeri.

Aiuto in linea

la nostra macro 2

Il listato della macro. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare ancora per Macro. Nel box selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato e premere il pulsante Modifica. Si accede così all’Editor del Vba. Aprire la cartella Vba Project e il Modulo1 che ospita il listato.


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pratica • statistica

excel

Analizzare le risposte Il problema: come analizzare velocemente e senza commettere errori i questionari che contengono le risposte degli intervistati nell’ambito di un sondaggio o di una ricerca di mercato.

La soluzione: inserire i dati in una tabella Excel e analizzarli con le tabelle Pivot. elaborazione dei dati di un sondaggio richiede tempo e pazienza, e la possibilità di commettere qualche errore è sempre in agguato. Solitamente, si vuole sapere quanti intervistati hanno risposto in un certo modo ad una determinata domanda (e che percentuale rappresentano del campione). Oppure, tanto per fare un esempio, quanti pur giudicando positivamente il prodotto loro sottoposto non lo comprerebbero, o viceversa. Tutto queste risposte si possono avere in modo semplice e veloce utilizzando le tabelle Pivot di Excel. In pratica, dopo avere inserito in un prospetto le risposte degli intervistati, questa potente funzionalità consente di ottenere, seguendo una procedura completamente guidata, un eloquente specchietto che ospita i risultati di analisi incrociate condotte sui dati disponibili. Il nome delle nostre tabelle deriva proprio da questa benvenuta possibilità. Ma vediamo come operare. Si comincia con evidenziare la zona dei dati da elaborare, quindi si attiva la voce Report Tabella Pivot del menu Dati di Excel. Si determina così l’apertura di una ma-

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schera in cui è possibile specificare la natura e la provenienza dei dati. Nel nostro caso, si accetta quanto proposto e si pigia il pulsante Avanti. Nella nuova maschera c’è la conferma che si opererà sulla zona selezionata, pertanto, se non ci sono ripensamenti si preme ancora il pulsante Avanti. Adesso viene il bello. Infatti, ci viene sottoposto lo schema di un prospetto che dobbiamo impostare opportunamente a seconda del tipo di analisi che desideriamo condurre. Vediamo cosa bisogna fare in pratica per ottenere il conteggio delle singole valutazioni date a proposito, poniamo, della qualità di un prodotto. Fare clic sull’icona del campo Qualità e trascinarla sulla sinistra del prospetto, nella sezione Riga. Portare, invece, l’icona del campo Nr. ( che si riferisce alla numerazione progressiva dei questionari elaborati) nella sezione Dati. A questo punto l’elaborazione che Excel propone come standard è la somma. Ma a noi interessa il conteggio degli intervistati che hanno risposto nello stesso modo alle domande poste. Nessun problema. Fare doppio clic sul tipo di elabora-

Costruitevi senza fatica Dall’insieme grezzo dei dati Specificare la natura dei dati La maschera che apre la procedura prevede la dichiarazione del tipo di dati da analizzare e la loro posizione. E’ possibile partire da un archivio Excel (come la nostra tabella), da un data base esterno, da più tabelle residenti anche su fogli diversi o da un’altra tabella Pivot.

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Specificare la posizione dei dati Indicare le coordinate dalla tabella da analizzare. Se alla zona che ospita i dati è stato assegnato un nome basta dichiararlo semplicemente nella casella di testo dedicata. In particolare, meglio assegnare un nome se si opera con più tabelle posizionate su fogli di lavoro diversi.

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Impostazione dell’analisi Posizionando variamente nel prospetto le icone dei campi dati si possono eseguire i più disparati tipi di analisi. Nella zona Dati si posiziona il riferimento ai valori da elaborare, nelle zone Riga e Colonna i riferimenti alle categorie cui si riferisce l’elaborazione richiesta.

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Specificare l’analisi Per richiedere il conteggio delle risposte relative alla Qualità fare doppio clic sul tipo di analisi standard (Somma). In particolare i dati possono essere mediati, se ne può trovare il massimo o il minimo e procedere anche ad elaborazioni statistiche molto sofisticate, come la deviazione standard e la varianza.

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Pc Open 122 Febbraio ’99

pratica • statistica

excel

di un questionario una tabella Pivot alla comprensione dei risultati 5

Posizionare il prospetto dei risultati Per posizionare nel foglio di lavoro lo specchietto dei risultati inserire nella casella di testo della maschera dedicata le coordinate della cella che ne rappresenta l’angolo superiore sinistro. In alternativa si può selezionare direttamente la posizione con il mouse.

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I risultati Il risultato delle analisi condotte si materializza in un prospetto che prevede anche la totalizzazione dei conteggi. Farvi sopra clic destro per accedere al menu che ne consente la gestione. In particolare, è possibile riaccedere al prospetto di impostazione per specificare i parametri di una nuova analisi.

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Analisi percentuale Per trasformare il conteggio delle preferenze in valori percentuali riaccedere alla maschera per la specifica dell’analisi da eseguire e fare clic sul pulsante Opzioni. Selezionare nella casella a discesa la voce % di colonna. Per documentarsi sugli altri tipi di analisi è meglio accedere alla guida contestuale.

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Analisi incrociate Per incrociare i dati fra due campi della tabella è sufficiente portare le corrispondenti icone rispettivamente nella zona Riga e nella zona Colonna. In quella Dati, posizionare, come sempre, l’icona relativa ai valori da conteggiare. Nell’esempio sono stati incrociati il giudizio sulla qualità con la propensione all’acquisto.

zione proposta per accedere ad una nuova maschera nella quale si opta per l’analisi desiderata (Conta, nella fattispecie). Operata la scelta si riaccede automaticamente al prospetto iniziale e si prosegue. La procedura richiede dove deve essere posizionato il prospetto dei risultati e, ottenuta la risposta, esibisce finalmente il risultato dell’analisi: quanti intervistati hanno giudicato il prodotto rispettivamente Pessimo, Scarso, Sufficiente e Ottimo. Se poi vogliamo sapere come si ripartiscono percentualmente tali risposte sul totale degli intervistati si ripete la procedura ma, dopo aver specificato il tipo di elaborazione (ancora Conta), si pigia nella stessa maschera il pulsante Opzioni determinando una estensione di quest’ultima. Nella casella di testo Mostra dati optare per la voce % di colonna, pigiare Ok e continuare normalmente. Con altrettanta semplicità è possibile sapere quanti hanno dato una certa valutazione e si sono dimostrati favorevoli oppure contrari all’acquisto del prodotto. In questo caso, basta trascinare rispettivamente le icone Qualità e Acquisto nella sezione Riga e Colonna, quella Nr. nella zona Dati, e richiedere, il conteggio delle risposte. Nel nostro esempio, 5 intervistati hanno giudicato buono il prodotto e lo acquisterebbero (6 lo giudicano scarso e non lo comprerebbero).


consiglia Di fare Gli esempi sviluppati scalfiscono appena le molte potenzialità delle tabelle Pivot. Per saperne di più conviene documentarsi nella guida in linea. Accedere all’indice di quest’ultima e digitare Tabelle pivot nella casella di ricerca. Vengono individuati ben 46 argomenti che vale pena di esplorare con cura accedendo alle corrispondenti videate esplicative.

Di non fare Raccomandiamo, all’inizio, di non strafare e di limitarsi a elaborazioni piuttosto semplici. Per esempio, evitate di posizionare più icone nella zona righe o in quella colonne perché i risultati potrebbero essere difficili da interpretare. In particolare, strutturando la tabella dati non distaccare mai le intestazioni dei campi da questi ultimi.

STATISTICA FACILE


Più di un terzo dell’elenco delle funzioni nella libreria di Excel 97 è rappresentato da quelle statistiche e matematiche Qui ci proponiamo di spiegarvi come usare le funzioni che risolvono problematiche comuni di casa, studio e ufficio. Un esempio sono i conti di casa oppure le statistiche di vendita di Alberto Nosotti

elle circa 250 funzioni di cui dispone il foglio elettronico di casa Microsoft poco più di 90 (includendo la decina che operano nell’ambito di un data base) sono dedicate alle elaborazioni statistiche, mentre le matematiche sfiorano la trentina. Diciamo subito che l’approccio non è semplice. Infatti, chi si avventura ad esplorarne l’elenco si deve subito confrontare con nomi a dir poco misteriosi o apparentemente ineloquenti, e questo, probabilmente, basta per farlo desistere dall’impresa. Se, invece, con coraggio e pazienza (soprattutto questa...) si tenta di andare più in la, ci si rende conto che la sullodata ermeticità non è proprio tale, e già dopo una prima seppure sommaria analisi si trova qualcosa che può fare al caso nostro. Insomma, ce n’è per tutti i gusti. Cominciamo con le fun-

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zioni statistiche. Si va da quelle estremamente potenti, alle più abbordabili dedicate al calcolo delle medie, dei massimi, o dei minimi, e dalla possibilità di realizzare con una certa semplicità analisi previsionali anche molto sofisticate e complementate dal relativo grafico, a quella di consolidare i dati ospitati in un archivio tradizionale. Le funzioni di quest’ultimo gruppo sono molto potenti, piuttosto semplici da impiegare e si rivelano estremamente utili per risolvere problemi della più disparata natura. Per esempio, si dimostrano preziose per l’elaborazione delle risposte degli intervistati nell’ambito di una ricerca di mercato, per valutare i risultati di una sperimentazione o, ancora per tenere sotto controllo in modo personalizzato le entrate e le uscite del nostro sempre precario bilancio familiare. Quest’ultima applicazione ci è sembrata la più adatta per dimostrarne l’applicazione pratica. Abbiamo perciò pensato bene di illustrare passo passo lo sviluppo di un modello che risolve tale problema. Poiché la maggior parte delle funzioni statistiche di data base operano pressoché in maniera analoga possiamo approfittare per sviluppare applicazioni più complete. E veniamo alle funzioni matematiche per le quali valgono, considerazioni analoghe a quelle statistiche. Analizzandone l’elenco se ne possono trovare alcune di uti-

Prima di leggere questo dossier volete conoscere meglio Excel? Andate a rileggere il dossier pubblicato in ottobre ‘98 cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer

a chi interessa

Excel: eccovi le funzioni statistiche più utili ed efficaci • a chi vuole saperne di più sulle funzioni matematiche e statistiche di Excel 97 • a chi, in genere, vuole analizzare i dati in maniera più efficace • a chi utilizza Excel 97 per hobby, studio o lavoro

lizzo immediato ed intuitivo, con la mediazione delle quali è possibile risolvere qualche problemino o sviluppare una piccola applicazione. E non mancano le curiosità. Ci riferiamo, tanto per fare un esempio, alla funzione che consente di trasformare un numero arabo in romano o di generare un numero casuale per simulare, poniamo, le estrazioni del lotto o impostare modelli applicativi basati sul calcolo delle probabilità.

nel dossier Medie, minimi e massimi

pag. 106

Radici quadrate, arrotondamenti

pag. 107

Tenere entrate ed uscite sotto controllo Con le funzioni statistiche data base

pag. 108

Utilizziamo al meglio Le funzioni data base

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Con l’analisi previsionale www.pcopen.agepe.it

Pc Open 105 Gennaio ’99

Diamo un’occhiata al futuro

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STATISTICA FACILE


Medie, Massimi e Minimi... apita spesso di dover calcolare la media di un insieme di dati o, fra questi, di individuare il valore massimo o quello minimo. Per risolvere il problema, ammesso che tale si possa chiamare, Excel mette rispettivamente a disposizione le funzioni MEDIA, MAX e MIN. Facciamo subito un esempio pratico di calcolo di una media, che si rivelerà utile, fra l’altro, anche per comprendere la dinamica operativa delle altre due funzioni. Se nella zona G15..L24 del foglio di lavoro sono riportati i punteggi conseguiti in una serie di prove da 10 concorrenti ad una gara, alla riga G15..L15 corrisponderanno i punteggi del concorrente numero 1, alla riga G16..L16 quelli del partecipante numero 2 e così via. A questo punto, inserendo nella cella M15 la formula =MEDIA(G15..L15) e replicandola sino alla cella M24 si ottiene la media aritmetica dei punteggi. Il bello è che le celle vuote non vengono prese in considerazione, quindi, se per una qualsiasi ragione dovesse mancare un voto, la funzione non ne tiene giustamente conto. E se i valori da mediare fossero sparsi qua e la nell’ambito del foglio? Nessun problema. Basta fare riferimento direttamente ad essi, oppure ai nomi o agli indirizzi di cella che li ospitano. Così, la formula =MEDIA(3;B1;H3..H7;Pluto) calcola la media aritmetica di 3, del valore ospitato nella cella B1, di quelli contenuti rispettivamente nella zona H3..H7 e nella cella denominata Pluto. Nella libreria di Excel è presente anche una funzione che consente di calcolare la media geometrica

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GRANDE e PICCOLO: due varianti di MAX e MIN Due interessanti varianti delle funzioni MAX e MIN sono rispettivamente GRANDE e PICCOLO. Vediamo come operano. In pratica, dato il solito insieme di numeri, restituiscono rispettivamente l’ennesimo valore più grande (o più piccolo) di tale insieme. Un esempio vale più di mille parole. Se il contenuto della zona A1..A5 è rappresentato da 7, 8, 3, 12 e 21 , la formula GRANDE(A1..A5;3) restituisce 8, vale adire il terzo valore in ordine di grandezza. Pertanto, si potrebbe utilizzare GRANDE per individuare il punteggio relativo alla prima, alla seconda o alla terza posizione in una classifica. Ovviamente, per determinare il primo punteggio in assoluto si può utilizzare semplicemente MAX. La funzione PICCOLO lavora allo stesso modo ma, riferendoci sempre alla nostra classifica, si occupa di scovare gli ultimi, i penultimi, iterzultimi e così via... Se analizzando un elenco di punteggi contenuto, poniamo, nella zona A1..A10 vogliamo individuare i tre più bassi, potremo utilizzare le formule (=PICCOLO(A1..A10;1), =PICCOLO(A1..A10;2) e =PICCOLO(A1..A10;3). Controllare... per credere. di un insieme di valori, che per chi non lo ricordasse è pari alla radice ennesima del prodotto degli n elementi da mediare. Pertanto, la media geometrica di 3, 2, 3, 4 e 6 è 3,36, vale a dire la radice quinta del loro prodotto 432. La corrispondente formula è, come si poteva immaginare, =MEDIA.GEOMETRICA(3;2;3;4;6). Quale può essere una possibile applicazione di questa funzione? Per esempio, quella di calcolare il tasso medio di crescita di un capitale iniziale che viene lasciato fruttare, ma qui si comincia ad entrare nel terreno degli addetti ai lavori. Ed ora vediamo come calcolare un massimo o un minimo. Pertanto, la formula =MAX(A1..A5) restituisce 8 se nell’intervallo A1..A5 sono presenti, poniamo, i numeri 4,7,-3,-5 e 8. La formula =MIN(A1..A5), invece, restituirà il valore –5. Come abbia-

mo visto relativamente a MEDIA, anche le altre funzioni citate sono in grado di riconoscere i contenuti delle celle elaborate, pertanto, se una di queste contenesse un testo o fosse vuota non viene considerata agli effetti dell’elaborazione. A proposito di queste celle, però, bisogna chiarire bene cosa si intende per cella vuota. Infatti, una posizione del foglio di lavoro potrebbe sembrare tale anche se contiene uno zero che non viene visualizzato semplicemente perché si è impostato Excel in modo da non renderli visibili. Queste celle, quindi, anche se apparentemente vuote contengono in realtà un valore, e quindi contribuiranno a formare il risultato delle elaborazioni. Vale la pena ricordare che Excel prevede opzionalmente una procedura completamente guidata per impostarle. La descriviamo nel sottostante riquadro.

Impostazione guidata di una funzione

Scegliere la funzione

Inserire i valori

Per saperne di più

Facendo clic, nella barra strumenti, sull’icona con sopra impresso il simbolo fx, si apre una maschera di dialogo che ospita rispettivamente in due finestre l’elenco delle categorie di funzioni disponibili e quelle appartenenti alla categoria evidenziata. Un doppio clic sulla funzione scelta determina l’apertura della maschera per l’inserimento della funzione.

Inserire nelle caselle di testo i riferimenti alle zone dati da elaborare e gli eventuali parametri operativi previsti dalla sintassi della funzione. Nella parte inferiore della maschera si può vedere l’anteprima del risultato dell’elaborazione. Pigiando il pulsante Ok si determina l’inserimento dell’espressione nella cella su cui è posizionato il cursore.

Al fine di documentarsi sulla funzione che si sta utilizzando, fare clic sull’icona che si trova nella parte inferiore sinistra della maschera. Si attiva così l’assistente Office che gestisce la procedura per accedere alla corrispondente maschera di aiuto. Si consiglia di consultare anche il contenuto di eventuali videate collegate a quella principale.


STATISTICA FACILE


Radici, arrotondamenti, numeri casuali TIP e... numeri romani Con l’estrazione di radici quadrate si può risolvere un’equazione di secondo grado, mentre l’arrotondare un numero all’unità superiore si rivela prezioso per il calcolo dell’Iva. Altrettanto utile la generazione di numeri casuali e la trasformazione di numeri arabi in romani ’ineffabile formula per la risoluzione di un’equazione di secondo grado: -b ± √ b2 – 4ac _____________ 2a può essere trasformata in un’espressione Excel grazie alla funzione RADQ. Ecco come creare un modellino per estrarre le radici di un’equazione del tipo a x2 + b x + c= 0, dove a , b e c sono valori numerici qualsiasi, reali direbbe un professore di mate-

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matica. Inserire nella cella D10 la formula =(-D5+RADQ((D5^2)-(4*B5*F5)))/(2*B5) e in D13 la stessa espressione, facendo però precedere RADQ da un segno meno (attenti alle parentesi!!!).A questo punto, se si digitano rispettivamente in B5, D5 e F5 i valori di a, b e c vedremo comparire le soluzioni nelle celle D10 e D13. Può anche darsi che l’equazione non presenti soluzioni. In tali frangenti Excel segnala il fatto con un bel messaggio di errore.

Calcolo dell’Iva Questa imposta, che almeno per il momento è pari al 20 percento dell’importo di una fattura, dovrebbe essere sempre arrotondata alla lira superiore. Per esempio, se l’Iva su una fattura di 123.456 lire e di 24.691,20 lire, deve essere esposta nel documento fiscale come 24.692 e non arrotondata semplicemente a 24.691. Fortunatamente, ad arrotondare l’imposta... come Visco comanda ci pensa la funzione ARROTONDA.ECCESSO. Cosi’ se nella cella P19 si inserisce l’importo della fattura e in P21 si calcola l’imposta con la formula (=P19*20/100), digitando nella cella P23 =ARROTONDA.ECCESSO(P21;1), vi verrà visualizzato il valore fiscalmente corretto. Ovviamente se il calcolo dell’imposta restituisce un numero intero il problema non si pone.

Da arabi a romani Per trasformare un numero arabo nella corrispondente cifra in numeri romani di-

Radici ennesime Excel, per quanto riguarda l’estrazione di radici, da la possibilità di operare solo con quelle quadrate. E se si dovesse, per esempio, estrarre una radice cubica per calcolare, poniamo, il lato di un cubo del volume di 4 metri cubi? Niente paura, perché possiamo procedere alternativamente alla desiderata estrazione utilizzando l’operatore matematico di elevazione a potenza (^). Se la memoria non ci tradisce, infatti, la radice ennesima di un numero equivale ad elevare quel numero alla potenza frazionaria 1/n. Pertanto, la nostra radice cubica si ottiene, molto semplicemente, con la formuletta 4^(1/3), che restituisce per l’appunto il valore cercato: 1,587. Le parentesi che racchiudono l’esponente sono d’obbligo, altrimenti il giochetto non riesce. Ovviamente, se si tenta di estrarre la radice pari (seconda, quarta, sesta e così via...) di un numero negativo, Excel si rifiuta di farlo esibendo un messaggio di errore.

gitare =ROMANO(F19;1) nella cella F21. A questo punto si inserisce il numero arabo nella cella F19 e il gioco è fatto. I numeri decimali vengono trasformati in interi per troncatura. Sostituendo il parametro 1 con 2, 3 o 4 si ottengono interpretazioni più sintetiche del numero romano. Il trucchetto funziona solo con numeri fino a 3999, e non viceversa.

Simulare le estrazioni del lotto Gli appassionati del Superenalotto possono incaricare il computer di formulare un pronostico, auspicabilmente vincente. Ecco come si fa. Se inseriamo nella cella N5 la formula =CASUALE, viene generato un numero pseudocasuale (quasi, cioè, come se lo si fosse estratto da un’urna) compreso fra 0 e 0,999999. A noi, però, interessano i numeri interi da 1 a 90. E allora? Basta trasformare la formuletta originale in =INT((CASUALE()*90))+1e replicarla nell’intera zona sottostante. Come per incanto Excel procederà alla desiderata estrazione. Pigiando il tasto F9 se ne simula un’altra, e così via. Ovviamente, se su una o più ruote compare lo stesso numero l’estrazione deve essere ripetuta. Excel, sarebbe in grado di rimediare, ma le cose si complicano un po’...


STATISTICA FACILE


Tenere entrate e uscite funzioni statistiche data base Analizzando con le appropriate funzioni un semplice archivio tabellare si può impostare, senza spendere una lira, un efficace sistema di monitoraggio personalizzato del nostro bilancio familiare n questo numero di Pc Open a pag 88 abbiamo ampiamente parlato di programmi per la gestione del bilancio familiare. Chi vuole risparmiare, però, o non vuole fare necessariamente le cose in grande, può sempre ricorrere al fai da te. Il modellino che vi proponiamo fa largo uso di una potente funzione statistica (SOMMA.DB, tanto per intenderci) che

I

consente di sintetizzare molto efficacemente i movimenti di cassa. In pratica, tale funzione agisce nell’ambito di un archivio tradizionale ed è in grado di sommare discriminatamente i contenuti di determinati campi numerici. Per esempio, se nel nostro archivio riportiamo le entrate e le uscite suddivise per categoria (pensione, interessi, luce, gas, vitto, telefono e così via...) possiamo sapere in tempo reale quanto abbiamo incassato o speso per le suddette voci nel mese di gennaio, in quello di giugno o, ancora, in totale. Oppure, tanto per continuare, quante volte siamo andati dal parrucchiere, quante si è giocato al lotto, oppure quanto si è speso mediamente per l’acquisto di giornali e riviste. Il bello è che tutte le funzioni in grado di restituirci tali preziose informazioni operano esattamente allo stesso modo, per cui basterà familiarizzare con l’utilizzo di solo una di esse (DB.SOMMA, nella fattispecie) per dotare il modello di nuove funzionalità. L’applicazione si articola in quattro fogli di lavoro. Il primo (che chiameremo foglio di Riepilogo) visualizza il risultato delle analisi condotte nel data base che è ospitato nel foglio Data Base (il

secondo), mentre il foglio Definizioni (il terzo) raccoglie le definizioni dei criteri con cui tali analisi vengono condotte. Il quarto foglio, infine, ospita una tabellina che ci informa, con il lodevole intento di indurci a risparmiare, quanto frutta un capitale nell’arco di un certo numero anni per interesse composto. Utilizzare il nostro modellino è semplicissimo. Se si inserisce nella cella K2 del foglio di Riepilogo il mese oggetto dell’analisi vengono immediatamente visualizzati i totali relativi a un gruppo predeterminato di spese e di entrate di quel mese (ma se ne possono aggiungere altre), nonché i grafici dei loro andamenti.

Come creare il modello La prima cosa da farsi è sviluppare la struttura dell’archivio in cui inserire i movimenti di cassa. Si tratta di una semplice tabella la cui prima riga è costituita dalle intestazioni delle voci archiviate (i campi, nel gergo degli addetti ai lavori), mentre le sottostanti ospitano i corrispondenti contenuti. Si badi bene a non indulgere nella tentazione di separare la riga delle intestazioni con fronzoli od altri orpelli: vor-

Come impostare l’Archivio e il foglio di Riepilogo

L’archivio Il nostro data base è ridotto all’osso, ma ognuno può dimensionarlo come meglio crede. Nelle celle F4 e G4 sono inserite le formule =SOMMA(F7:F31) e =SOMMA(G7:G31) che restituiscono il totale delle entrate e delle uscite aggiornate all’ultimo movimento inserito. In I7 e in I8, invece, sono trascritte rispettivamente le formule condizionali =SE(E7=””;””;F7-G7) e =SE(E8=””;””;I7+F8-G8) che restituiscono il saldo istantaneo di cassa. In particolare, quest’ultima espressione deve essere replicata sino in fondo. L’utilizzo della funzione SE evita che, in mancanza di movimenti, vengano esibiti degli antiestetici messaggi di errore.

Assegnare un nome all’archivio Evidenziare la intera zona dedicata al data base, quindi aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Si determina l’apertura di una maschera che elenca i nomi già eventualmente assegnati. Digitare il nome da assegnare alla zona nella casella di testo soprastante l’elenco. La maschera si rivela utile anche per eliminare una precedente assegnazione: selezionare il nome da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. La denominazione di una zona può avere luogo anche utilizzando la finestrella che si trova all’estremo sinistro della barra formula di Excel, immediatamente sotto la casella di testo per la definizione dei font.


Il foglio di riepilogo Digitare nelle celle da D9 a D14 e da I9 a I14 i nomi delle categorie di entrate uscite da tenere sotto controllo. Utilizzare le voci riportate nella foto. Assegnare il nome Mese alla cella K2. Inserire nella cella F9 la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Entrate”;Criterio1) e replicarla sino a F14, quindi sostituire in ogni formula, a partire da F10, il termine Criterio1 con Criterio2, Criterio3 e così via. Inserire in K9 l’espressione =DB.SOMMA(Archivio;”Uscite”;Criterio7) e replicarla sino a K14. Operare sul termine Criterio come appena descritto relativamente alle Entrate, in modo che la formula in K14 contenga il termine Criterio12.

STATISTICA FACILE


sotto controllo con le rebbe dire mandare tutto all’aria. A cose fatte si assegni un nome (Archivio, nel nostro caso) alla intera zona che ospita dati e intestazioni dei campi. Ed eccoci alla zona di riepilogo dove la parte del leone la fa DB.SOMMA. La sua sintassi operativa prevede che le vengano dati in argomento tre elementi, e precisamente: 1. La zona occupata dal data base da analizzare 2. Il nome del campo di cui deve sommare i contenuti in base a determinati criteri (per esempio, sommare tutte le uscite relative alla categoria di spesa Luce). 3. La zona che ospita i criteri di analisi. Per indicarla si può fare riferimento alle sue coordinate di celle, o meglio, come vedremo, al nome che le viene assegnato. A questo punto bisogna chiarire che cosa si intende per zona dei criteri. Vediamolo subito. Si tratta di un insieme di celle, nel nostro caso saranno quattro, così articolato. Le due celle della prima riga ospitano i nomi dei campi dell’archivio che devono servire da punto di riferimento per l’analisi, mentre nelle celle sottostanti si inseriscono le parole chiave in corrispondenza delle quali verranno individuate le entrate o le uscite da sommare. Tutto sarà più chiaro se facciamo un esempio pratico riferendoci al primo criterio del foglio omonimo della nostra applicazione che occupa la zona C11..D12, e

alla quale è stato assegnato il nome Criterio1. Le intestazioni del criterio sono Mese e Categoria e, per questi campi sono stati rispettivamente specificati il mese di Febbraio e la categoria Pensione. Così facendo, si forza la funzione DB. SOMMA a individuare tutte le entrate relative al mese di Febbraio e alla categoria Pensione, e a sommarle restituendo il corrispondente totale. Alla luce di quanto esposto, pertanto, la formula da inserire nella cella F9 (non dimenticate le virgolette e i punti e virgola) è la seguente: =DB.SOMMA(Archivio;”Entrate”;Criterio1) Per analogia, la formula che totalizza le Uscite di febbraio relativamente alla categoria Affitto, sarà la seguente. =DB.SOMMA(Archivio;”Uscite”;Criterio7) Infatti il criterio specificato in quest’ultima formula fa riferimento al mese di Febbraio e, per l’appunto, alla categoria di spesa Affitto. Ovviamente, le formule funzionano solo se è stato impostato e opportunamente denominato il corrispondente criterio. Non spaventiamoci, quindi, se in fase di impostazione del foglio di Riepilogo vengono esibiti messaggi di errore. Spariranno non appena si procederà ad impostare i relativi criteri. Per meglio documentarsi sugli argomenti trattati vale la pena di consultare l’aiuto in linea. Si potranno al tempo stesso trovare spunti per nuove applicazioni delle funzioni statistiche date base.

Assegnare i nomi Assegnare nomi a celle o intere zone presenta molti vantaggi. Innanzitutto quando in una formula o in una espressione è necessario dichiarare quali sono i dati da elaborare, basterà fare riferimento ad essi e non indicare necessariamente ineloquenti coordinate di celle. Inoltre, se da un foglio di lavoro si fa riferimento ad una zona di un altro foglio non è necessario farli precedere dalle indicazioni relative a quest’ultimo. Per l’assegnazione di un nome bisogna ottemperare ad alcune regolette. Per esempio, un nome deve iniziare assolutamente con una lettera, può contenere numeri, punti e caratteri di sottolineatura ma sono vietati gli spazi. Bisogna anche evitare assolutamente di assegnare nomi che richiamino riferimenti di cella, come A100, BB3 o R1C1. Un nome può essere lungo sino a 250 caratteri, ma per ovvie ragioni ci si limiti al minimo indispensabile, garantendone però l’esplicatività. Considerando che la differenza tra caratteri maiuscoli e minuscoli non viene rilevata si possono utilizzare senza problemi tali caratteri. Se si assegna ad una un nome già utilizzato la precedente assegnazione viene eliminata.

La formattazione automatica in una tabella di Excel

Il foglio criteri

I grafici

Gli interessi composti

Inserire nelle due celle della prima riga di ogni zona criteri le intestazioni Mese e Categoria, esattamente così come sono scritte nell’archivio (meglio copiarle). Quindi, digitare nella cella inferiore sinistra di ogni zona la formula =Mese per prelevare dalla cella K6 del foglio di riepilogo (che è stata così denominata), il nome del mese da analizzare. Nella cella inferiore destra di ogni zona inserire il nome della categoria da consuntivare. Assegnare alle 12 zone criteri i nomi da Criterio1 a Criterio12 come specificato nella foto. Sino a quando non sono stati impostati e denominati i criteri, le corrispondenti formule del foglio di Riepilogo restituiscono un messaggio di errore.

Per impostare il grafico delle Entrate evidenziare la zona D9..F14 del foglio di Riepilogo, quindi fare clic sull’icona per l’autocomposizione dei grafici determinando l’apertura di una speciale maschera. Pigiando il pulsante Fine il grafico viene visualizzato al centro dello schermo. Dimensionarlo adeguatamente con il mouse e posizionarlo sotto il titolo preesistente nel foglio di Riepilogo. Per impostare il grafico delle Uscite seguire la medesima procedura, evidenziando, però, la zona I9..K14. Se si vogliono modificare i colori delle barre fare clic destro su di esse e, nel menu che compare, selezionare Formato serie dati e scegliere il nuovo colore.

La tabellina in figura calcola gli interessi composti maturati da un capitale (il cui importo viene inserito nella cella F6) che frutta un interesse annuo da digitare nella cella I6 dopo averle assegnato il formato %. Nella cella F11, invece, si digita la formula =F6, mentre in G11 e F12 si inseriscono rispettivamente le espressioni =F11*(1+$I$6) e =G11. A questo punto, si replicano le due formulette sino in fondo alla tabella e il gioco è fatto. Si noti che nella formula trascritta in G11 la coordinata letterale I è stata racchiusa fra due segni di dollaro. Questo perché non possa variare durante le operazioni di copia.


STATISTICA FACILE


Utilizziamo al meglio le funzioni statistiche data base Utilizzando nuove funzioni data base si può esplorare più dettagliatamente un archivio, mentre impostando in modo estensivo i criteri è possibile condurre analisi molto mirate viluppando l’applicazione per il controllo del bilancio familiare ci siamo limitati all’utilizzo della sola funzione DB.SOMMA, anticipando semplicemente la disponibilità di altre funzioni che operano analogamente. E’ giunto il momento di farne la conoscenza. Ci riferiamo a DB.MAX, DB.MIN, DB.MEDIA e DB.PRODOTTO. Le prime due, come si può facilmente intuire, ricercano i valori massimi o minimi fra quelli individuati dai criteri che pilotano la funzione, mentre la terza procede a mediarli con le modalità caratteristiche della funzione MEDIA di nostra conoscenza. La quarta ed ultima, DB.PRODOTTO, restituisce, invece, il prodotto dei valori individuati dalla funzione. Mentre quest’ultima funzione si rivela per lo più utile agli addetti ai lavori per sofisticate elaborazione statistiche, le altre si presentano dense di implicazioni pertiche per i comuni mortali. Riferendoci ancora al modellino per il controllo del bilancio familiare si può individuare, per esempio, quale è stato il valore minimo fatto registrare dalle spese per la bolletta telefonica, oppure il valore massimo delle uscite per quella del gas. E ancora, è possibile mediare tutte le spese relative ad una determinata voce. Ma le applicazioni delle nostre funzioni si allargano notevolmente se impostiamo criteri appena un poco più complessi di quelli che abbiamo utilizzato nel modello. Facciamo subito un esempio. Se, invece, di determinare le sole entrate relative alla pensione nel mese di gennaio vogliamo tenere conto anche dello stipendio, la corrispondente zona criteri va leggermente modificata digitando sotto la voce Pensione la voce Stipendio. Verranno così sommate le due entrate. Ovviamente, la zona criteri si incrementa di una riga e la zona da denominare si amplia di conseguenza. Analogamente, se si volessero determina-

S

Come consultare la guida Excel

Sommario e indice

Se l’argomento su cui intendiamo documentarci può essere ricondotto ad una tematica piuttosto generalizzata (come quella della formattazione, per esempio) vale la pena di cominciare dalla consultazione del Sommario della guida. Un doppio clic sulla voce che ci interessa la esplode in argomenti più specifici, dai quali si accede, a seconda dei casi, a nuove sottovoci o direttamente alla corrispondente videata di aiuto. Per esempio, se vogliamo saperne di più sulle opzioni di stampa, conviene ricercare Stampa nel Sommario e poi, visto che c’è, esplorarne la sottovoce Impostazione delle opzioni di stampa. A questo punto, pigiando il pulsante Visualizza, si accede finalmente alla vera e propria pagina di aiuto Quasi sicuramente troveremo quello che stiamo cercando. Se, invece, l’argomento è più specifico, possiamo provare a cercarlo direttamente nell’Indice, inserendo nella casella di testo dedicata un termine appropriato. Per documentarsi su molte delle funzioni che abbiamo utilizzato aprire la scheda Indice della maschera e ricercare le seguenti voci: Funzione (per visualizzare i riferimenti a queste ultime) , Criteri (sottovoce Filtro avanzato), Denominazione (sottovoci Celle, Intervalli), Grafici a barre (sottovoce Creazione), quindi accedere alla corrispondente documentazione in linea. re le uscite per l’affitto relativamente al primo trimestre dell’anno, l’impostazione del criterio prevede che nelle due celle sottostanti quella che ospita il riferimento al mese di gennaio si digitino rispettivamente Febbraio e Marzo. In questo caso, la zona da denominare si estende su quattro righe. E’ anche utile ricordare che se, per esempio, desideriamo


Tentare con Trova...

Molte volte può essere conveniente, anziché partire da lontano, utilizzare un termine specifico correlato all’argomento che ci interessa e accedere direttamente alla videata o alle videate di aiuto che lo contengono. In pratica, digitato il termine nella casella di testo dedicata vengono visualizzate tutte le parole che hanno la stessa radice e, se ne evidenziamo una, viene esibito l’elenco delle pagine di aiuto che contengono tale parola. Questo, però, non significa che tutte si rivelino sempre pertinenti con la nostra ricerca. A questo punto si seleziona la videata che potrebbe risultare interessante e vi si accede pigiando il solito pulsante Visualizza. Quando ci troviamo finalmente in una pagina di aiuto, indipendentemente da come ci siamo arrivati, è bene tenere presente le seguenti raccomandazioni. Innanzitutto, leggerla attentamente ed esplorare anche gli eventuali collegamenti ipertestuali che complementano la videata. Inoltre, se ci stiamo documentando su una funzione, si rivela preziosa la consultazione degli esempi pratici quasi sempre presenti. Oltre a sapere come va utilizzata la funzione stessa si possono intravedere sue nuove applicazioni. Dalla pagina di Aiuto si può sempre ritornare alla maschera principale della guida per iniziare una nuova ricerca. Basta pigiare il pulsante Precedente. sapere quanto si è speso in totale nel mese di gennaio, basterà non scrivere nulla sotto la cella che reca l’intestazione Categoria. Se, invece, non si scrive nulla sotto l’intestazione Mese verranno sommate tutte le voci contenute nell’archivio relative alla spesa specificata sotto la cella Categoria. Per saperne di più, comunque, vale pena di consultare ancora la guida in linea. Come,

STATISTICA FACILE


Con le analisi grafiche previsionali diamo una occhiata al futuro Excel dispone di potenti funzioni per la realizzazione di stime previsionali. Ecco come utilizzarle efficacemente

a sempre l’uomo ha cercato di squarciare i veli del futuro, con qualsiasi mezzo a sua disposizione e con il velleitario intento di modificare il corso degli

D

eventi, tanto che ancora oggi, con improbabile successo, si interpretano i sogni, si leggono i fondi della tazzina del caffè o ci si rivolge a maghi e fattucchiere. Chi vuo-

Le operazioni di database di Microsoft Excel

Inserire la linea di tendenza

Definire i periodi da proiettare

Dopo aver creato il grafico dei dati da analizzare fare clic destro su una barra e, nel pop up che compare, selezionare Aggiungi linea di tendenza. Si accede così alla maschera per la selezione del tipo di analisi da condurre. Fare clic sull’icona Regressione lineare.

Inserita la linea di tendenza fare clic destro su di essa per riaccedere alla maschera iniziale ed aprire la scheda opzioni. Definire il numero di periodi da proiettare (3) e richiedere, attivando i corrispondenti check box, che vengano visualizzati l’indice di confidenza e l’equazione della curva.

L’indice di confidenza della linea di tendenza è abbastanza buono ma la proiezione non rispecchia la decisiva crescita delle vendite che si registra da qualche mese. Infatti le proiezioni per il prossimo trimestre si attestano sui valori raggiunti nell’ultimo mese. Vale la pena di condurre una nuova analisi.

Regressione logaritmica

Regressione polinomiale di grado 2

Regressione polinomiale di grado 3

La linea di tendenza si assesta molto bene ai dati di base e anche l’indice di confidenza è molto buono. Anche le proiezioni sono in sintonia con la crescita fatta registrare. E’ un’analisi che ha tutte le carte in regola per formulare previsioni affidabili.

E’ la linea di tendenza con il più alto indice di confidenza e le proiezioni assecondano il trend di crescita attuale, anche troppo bene.... Come si può vedere, presenta un indice molto elevato ma non per questo deve essere preferita alla precedente.

La linea di tendenza si rivela, anche ad un semplice esame visivo, poco adatta per interpretare la situazione. Lo conferma anche l’indice di confidenza piuttosto basso. La regressione logaritmica, del resto, si presta piuttosto ad interpretare fenomeni caratterizzati da rapida crescita iniziale e successivo rallentamento.


Valutazione dei risultati

STATISTICA FACILE


le affrontare seriamente il problema, però, può utilizzare alcune funzioni statistiche di Excel che, se utilizzate con buon senso, si rivelano preziose per definire almeno a grandi linee politiche aziendali o strategie operative. Ci riferiamo alle cosiddette analisi di regressione che, partendo da una serie di dati storici (fatturati, vendite, giri di affari e così via) permettono di stimarne con buona approssimazione l’evoluzione prossima futura. In pratica, le informazioni disponibili vengono elaborate opportunamente per individuare l’equazione della curva che meglio le rappresenta, e il prolungamento ideale di quest’ultima nel tempo materializza le desiderate previsioni. A seconda del tipo di curva che si utilizza si parla pertanto di regressione lineare, esponenziale, logaritmica e via dicendo. Fortunatamente, utilizzando Excel, condurre analisi di questo tipo è più facile a farsi che a dirsi. Vediamo come.

scienza esatta, anche se di tali scienze si avvale per l’elaborazione dei dati.

di grado da 2 a 6.

Media mobile Per saperne di più Spendiamo qualche parola sulle caratteristiche matematiche delle linee di tendenza disponibili. Nonostante la terminologia da addetti ai lavori, come abbiamo visto, possiamo ugualmente avvantaggiarci del loro utilizzo, anche se come il nostro responsabile d’azienda non siamo degli esperti.

Lineare Inserisce una linea di tendenza lineare che interpreta una equazione, per l’appunto lineare, di tipo y = mx + b. Per un esperto, il coefficiente m rappresenta la pendenza di tale retta mentre b è la cosiddetta costante di regressione. Questa linea si presta particolarmente bene per analizzare fenomeni che hanno tassi di incremento costanti.

Il caso

Polinomiale

Il responsabile di una piccola impresa dispone del volume di vendite mensili realizzato da un certo prodotto negli ultimi dodici mesi e, analizzandone la tendenza, vuole sapere cosa si può aspettare ragionevolmente per il prossimo trimestre. Detto fatto, inserisce nel foglio di lavoro i dati disponibili e crea un grafico tradizionale a barre. A questo punto basta un clic del mouse per accedere alla maschera che consente di aggiungere al nostro diagramma la linea di tendenza desiderata, risultante del tipo di analisi di regressione condotta. La galleria di opzioni è decisamente ricca e ne prevede ben 6. Il problema, se tale si può chiamare, è quello di individuare la linea di tendenza che meglio si adatta al tipo di dati che stiamo analizzando. Un approccio semplicistico al problema sarebbe quello di richiedere l’inserimento della linea di tendenza nel grafico, quindi valutare ad occhio se la curva si adatta più o meno bene a quella dei dati analizzati. Excel, però, si è veramente dato da fare per facilitarci il compito, permettendoci addirittura di spaccare il capello, o quasi. Infatti, non solo si preoccupa di inserire nel grafico la linea di tendenza ma la complementa adeguatamente con il cosiddetto indice di confidenza (R2, nel gergo degli addetti ai lavori), un numero che ci consente di valutare la bontà della scelta. Il sullodato indice, infatti, è un valore compreso fra –1 e 1 e, tanto più si avvicina ai due estremi, tanto più la linea di tendenza rappresenta fedelmente l’andamento dei dati. Così, fra due linee di tendenza che presentano un R2, poniamo, di 0,93 e 0,67, la prima è decisamente quella che dobbiamo adottare. A questo punto il gioco è fatto. Basta chiedere ad Excel di prolungare la nostra curva, e nel grafico, in corrispondenza di tale prolungamento, potremo leggere le tanto agognate previsioni. Insomma, eseguire un analisi previsionale, non solo è facile, ma addirittura divertente. Bisogna solo fare attenzione a non lasciarsi prendere la mano. Dopotutto la statistica non è una

Inserisce una linea di tendenza curvilinea interpretata da un’equazione polinomiale. Si utilizza questa analisi per studiare fenomeni con andamento piuttosto complesso. Sono disponibili polinomiali

Questo tipo di analisi si presta particolarmente bene per elaborare dati che sono oggetto di variazioni stagionali, come gli articoli di abbigliamento invernale, per esempio.

Logaritmica Inserisce una linea di tendenza logaritmica che interpreta graficamente una equazione del tipo omonimo nella forma y = c ln x + b. Questo tipo di analisi, e le due che seguono, si applicano in prevalenza a fenomeni che sono oggetto di rapida evoluzione.

Esponenziale Inserisce una linea di tendenza esponenziale. che utilizza un’ equazione esponenziale del tipo y = c e bx.

Inviateci direttamente i vostri quesiti via fax al numero 02/21.56.24.40 Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettori verranno pubblicati nel dossier di Pc Open

Per chi vuole di più Modelli statistici su Internet Chi ha necessità specifiche, o non ha tempo e voglia per sviluppare un modello statistico personalizzato, può sempre dare una occhiata a quanto disponibile in rete. Il nostro consiglio è quello di attivare un motore di ricerca internazionale e cominciare con una interrogazione molto semplice (utilizzando, per esempio, le parole chiave Excel e Statistic) restringendo poi risultati, che sono moltissimi, specificando chiavi che possano individuare corrispondenze più attinenti alle proprie necessità. In ogni caso, quello che si può trovare si riferisce quasi sempre a modelli professionali e non gratuiti. Sul sito www.xlstat.com, per esempio, è disponibile una serie di modelli per elaborazioni decisamente sofisticate che vanno dall’analisi Anova a quelle di covarianza. Tutta roba da esperti, insomma...


USARE MEGLIO EXCEL


Basta dare una rapida occhiata allo schermo di Excel 97 per scoprire una ricchezza di pulsanti, finestre, menu che vanno ben oltre il semplice reticolo delle celle. Vi proponiamo per questo un’escursione attraverso gli aspetti meno conosciuti, ma non meno efficaci, e le varie possibilità di configurazione offerte da Excel, il programma, che definire “foglio elettronico” è forse un po’ restrittivo di Marco Cazzaniga

a stragrande maggioranza degli utilizzatori che si rivolge ad Excel, lo fa con l’intento di impostare fogli di calcolo per risolvere problematiche di carattere finanziario. Questi fogli vengono così riempiti di formule per il calcolo delle vendite, di scostamenti tra profitti e perdite, di percentuali di crescita e altre valutazioni del genere. Ma oltre a questa propensione per il mondo delle cifre che ne fa un formidabile pallottoliere del duemila, Excel permette di gestire un’enorme varietà di dati, siano essi testuali o di altro genere. Chiunque abbia osato avventurarsi nel comando formato celle di Excel si sarà presto reso conto di quante numerose categorie di informazioni sia possibile disporre, e di quanto altrettanto numerose siano le svariate forme di rappresentazione di dati. Ma Excel non è solo un reticolo di celle, o meglio le celle di Excel possono anche da-

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Invece che a Excel siete interessati ad usare meglio Word 97? Andate a rileggere il dossier pubblicato in febbraio ‘98 cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer

www.pcopen.agepe.it re origine a oggetti dall’aspetto diverso da quello di un foglio elettronico, basti pensare a grafici o moduli. Universalmente apprezzate, le potenzialità grafiche di Excel costituiscono uno dei punti di forza di questo diffuso programma diffuso. È infatti molto importante rappresentare per mezzo di grafici e altri strumenti visivi i dati numerici presenti all’interno del foglio di calcolo, per loro natura assai poco attraenti e di non immediata interpretazione. Grazie all’alto livello di condivisibilità con le altre applicazioni della famiglia Office, si possono facilmente utilizzare i risultati grafici ottenuti con Excel per vivacizzare le relazioni scritte elaborate con Word oppure per dare vigore ai fogli utilizzati nelle presentazioni, creati con Power Point. Ma l’oggetto del presente dossier è in grado di svolgere un altro importante compito, la gestione di database. Produrre e aggiornare elenchi ed elaborare tabelle sono compiti egregiamente svolti da Excel, che possedendo anche una notevole flessibilità verso altri standard, consente di realizzare facilmente importazioni o esportazioni di dati in formati diversi. Ma uno strumento così ricco e poliedrico come Excel, molto spesso viene sottoutilizzato. Ciò non è dovuto solo all’apparente osticità di alcune sue caratteristiche, ma anche perché è inevitabile che qualche opzione o strumento di cui si necessita risulti di difficile reperibilità tra le numerose dotazioni a disposizione. Basti pensare che il solo Pannello di configurazione delle opzioni di Excel è costituito da ben otto schede di possibili selezioni, corrispondenti ad altrettante categorie di personalizzazione. Partendo da esempi pratici e problemi tipici, in cui tutti prima o poi incappano, saranno proposte soluzioni e scorciatoie,

Pc Open 127 Ottobre ’98

a chi interessa

Excel: come avere il massimo • a chi vuole utilizzare Excel in modo più efficace • a chi vuole personalizzare l’ambiente di lavoro di Excel • a chi desidera apprendere scorciatoie • a chi è alla ricerca di nuovi utilizzi di Excel • a chi usa fogli elettronici di grandi dimensioni

astuzie e trucchi pescati direttamente dal magico cilindro di Excel. Le prossime pagine potranno anche essere di aiuto per scoprire novità o per apprendere suggerimenti su come sfruttare alcune tra le tante sfaccettature. Libertà dunque a tutte le potenzialità rinchiuse… nelle celle di Excel.

nel dossier Excel come lo voglio io! pag. 128

Aprire più fogli di lavoro Senza confusione

pag. 129

Se il foglio è troppo grande O lo schermo troppo piccolo

pag. 130

Un po’ di vanità Abbellire i fogli di lavoro

pag. 131

Verso il database Come costruire un archivio

pag. 133

Presentare i dati La raffigurazione geografica

pag. 134

USARE MEGLIO EXCEL


Excel come lo voglio io! tilizzare spesso le stesse impostazioni per la maggior parte delle cartelle di lavoro, può già essere un valido motivo per addentrarsi nella finestra di dialogo Opzioni e cercare di adeguare Excel alle proprie esigenze. Naturalmente prima di apportare impegnative modifiche è il caso di valutare opportunamente gli effetti che si andranno a produrre sia sulle nuove cartelle di lavoro che su quelle già create in precedenza. Inoltre, non sempre il comando Opzioni contiene le impostazioni che si desidera modificare: molte impostazioni utilizzate da Excel non sono propriamente farina del suo sacco, poiché quelle relative ai colori delle finestre, ai criteri per evidenziare le selezioni, alle impostazioni specifiche del paese e ai formati predefiniti di data e ora sono impostazioni di sistema che non è possibile modificare direttamente da Excel. Per modificare tali opzioni, è necessario utilizzare il comando Impostazioni del menu Avvio di Windows, quindi scegliere Pannello di controllo e individuare le impostazioni desiderate. Questa operazione però va condotta con notevole attenzione perché le modifiche apportate sul pannello di controllo possono avere ripercussioni su altri programmi che attingono le informazioni dalla configurazione del sistema. Nel riquadro sottostante vi indichiamo come impostare le opzioni di visualizzazione più utili ed interessanti senza correre rischi.

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I numeri di Excel Prima di mettere mano alla configurazione delle opzioni, può essere utile conoscere alcune importanti caratteristiche di Excel. La seguente tabella evidenzia, con il metodo della lista della spesa le dimensioni e le capacità di questo programma: Dimensione massima del foglio di lavoro Larghezza della colonna Altezza della riga Lunghezza massima del contenuto di una cella (testo) Lunghezza massima del contenuto di una formula Fogli in una cartella di lavoro

65.536 righe per 256 colonne Da 0 (zero) a 255 caratteri Da 0 (zero) a 409 punti 32.000 caratteri 1.024 caratteri In funzione di quanta memoria ram è disponibile (il numero massimo di fogli in una cartella di lavoro predefinita è 255) Precisione numerica 15 cifre Massimo numero positivo consentito 9,99999999999999E307 Minimo numero negativo consentito -9,99999999999999E307 Minimo numero positivo consentito 1E-307 Massimo numero negativo consentito -1E-307 Dimensione massima delle matrici di un foglio di lavoro 6.553 elementi Colori in una cartella di lavoro 56 Stili di cella in una cartella di lavoro 4.000 Intervalli selezionati 2.048 Argomenti in una funzione 30 Livelli di funzioni nidificati 7 Numero di funzioni di foglio di lavoro disponibili 329 Riquadri in una finestra 4 Intervallo di ingrandimento Dal 10% al 400% Riferimenti di ordinamento 3 in un singolo ordinamento, illimitati se si utilizzano ordinamenti sequenziali Livelli di annullamento dell’operazione precedente 16 (predefinito) Campi in un modulo dati 32 Prima data consentita nei calcoli 1 gennaio 1900 (1 gennaio 1904 se si utilizza il sistema data 1904) Ultima data consentita nei calcoli 31 dicembre 9999

Le impostazioni di Excel

La scheda Visualizza

La scheda Generale

La scheda Colore

Per impostare le opzioni di visualizzazione, fate clic sul menu Strumenti e scegliete Opzioni, quindi portatevi sulla scheda Visualizza. Particolarmente utile si rivela l’opzione Interruzione pagina, che permette di visualizzare le interruzioni di pagina collocate da Excel in fase di anteprima o di stampa.

La scheda Generale contiene una serie di opzioni di impostazioni che permettono di adattare il programma al lavoro reale dell’utente. Tra le altre, si noti l’opzione Fogli nella nuova cartella: chi non lavora con più fogli può tranquillamente porla a 1. Posizione file predefinito permette di indicare una cartella diversa da Documenti.

È possibile impostare una tavolozza di un massimo di 56 colori che vengono utilizzati da Excel. I colori predefiniti sono utilizzati dalle celle (bordi e sfondi), dai caratteri e dagli oggetti grafici. Se nessuno dei 56 colori riscuote consenso, non è il caso di disperarsi: è infatti possibile modificare le caratteristiche di quelli esistenti.


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Aprire più fogli di lavoro senza confusione Chi usa i fogli elettronici per la prima volta, avverte già abbastanza difficoltà nel gestire un singolo foglio e non si sognerebbe nemmeno di utilizzarne più di uno alla volta. Tuttavia l’esigenza di sfogliare pagine affiorerà inevitabilmente. Ecco qualche consiglio per non finire sommersi dai fogli

Inserire un nuovo foglio di lavoro 1. Selezionare la linguetta della scheda del foglio in cui si desidera inserire il nuovo foglio di lavoro. 2. Selezionare Inserisci/Foglio di lavoro sulla barra dei menu (o Inserisci dal menu di scelta rapida). Se si utilizza il comando Inserisci dal menu di scelta rapida, è necessario specificare che si intende inserire un foglio di lavoro all’interno dell’apposita maschera. Il foglio così generato assume la denominazione standard di Foglio n, dove n rappresenta il primo numero disponibile.

Rinominare i fogli 1. Fare doppio clic sulla linguetta del foglio desiderato oppure scegliere il comando Rinomina del menu di scelta rapida. 2. Sostituire al nome corrente quello desiderato, direttamente sulla linguetta del foglio e premere . L’operazione così effettuata effettua automaticamente la sostituzione del riferimento del foglio rinominato in tutte le formule in cui era utilizzato.

Mettere ordine tra i fogli e ci si trova a dover elaborare informazioni diverse, ma riconducibili a una stessa tipologia o facenti capo allo stesso raggruppamento, è utile sfruttare la possibilità di avere fogli separati ma aperti contemporaneamente e collegati tra loro, in modo da mantenere ordinati e separati di dati originali e potere rapidamente fare un’analisi su un foglio di lavoro generale. È tuttavia facile lasciarsi prendere dall’entusiasmo e ritrovarsi sommersi di fogli (virtuali): ecco alcuni piccoli consigli sulle operazioni che vi permettono di tenere tutto in ordine.

S

A volte può accadere che si debba modificare l’ordine in cui i fogli appaiono nella cartella di lavoro. Excel lo rende possibile semplicemente trascinando la linguetta nella posizione in cui deve essere inserita. Mentre si compie tale operazione, il puntatore del mouse si trasforma in un foglio, accompagnato da una freccina che indica la posizione in cui ci si trova. Se si tiene premuto il tasto mentre si trascina la linguetta, Excel inserisce una copia del foglio, con lo stesso nome dell’originario, seguito da 2, 3, eccetera. Il puntatore, in questo caso, si trasforma in un foglio contraddistinto dal segno +.

ATTENZIONE AL GLOSSARIO È importante non confondere il termine cartella di lavoro con foglio di lavoro. La cartella di lavoro costituisce il file che viene aperto e salvato durante la sessione di lavoro. Ogni cartella di lavoro contiene diversi fogli di lavoro, solitamente tre: questi fogli di lavoro sono da immaginare come pagine di un raccoglitore ad anelli e possono essere eliminati o aggiunti a piacere, secondo le esigenze dell’utilizzatore. Per non perdere di vista i fogli di lavoro,

Excel ne visualizza le linguette, che sono simili ai divisori dei raccoglitori ad anelli. Le cartelle di Excel non sono quindi le cartelle che familiarmente si ritrovano navigando in Gestione risorse di Windows, ma sono file. L’unica affinità con le cartelle di Windows sta nel fatto che qualcuno le ha chiamate nello stesso modo (ma sarebbe stato meglio mantenere nomi diversi, come nella versione originale in lingua inglese!)


TIP

Piccolo è meglio Excel consente di utilizzare nomi lunghi fino a 31 caratteri per identificare i fogli, ma sarebbe opportuno non abusare di questa opportunità e utilizzare nomi brevi e senza spaziature intermedie. Perché fare del risparmio in questo senso? I motivi sono diversi, ma almeno due buone ragioni potrebbero bastare a convertire anche i più prolissi alla buona norma della sinteticità. Innanzi tutto più il nome del foglio è lungo e più sarà lunga la relativa linguetta, con il risultato che solo poche schede potranno essere visualizzate e quindi sarà necessario fare scorrere le schede per selezionare i fogli prescelti. Ma, ancora più importante, creando formule che utilizzano celle provenienti da fogli diversi, Excel utilizzerà il nome del foglio come parte del riferimento di cella nella formula. Se i nomi dei fogli sono lunghi ne deriveranno formule incredibilmente complicate anche quando si tratta di calcoli relativamente semplici, magari riferiti a poche celle. E allora, perché esagerare, considerando poi che un nome lungo presuppone di utilizzare più tasti per essere digitato?

Visualizzare più fogli contemporaneamente Basta sfruttare la possibilità offerta da Excel di visualizzare più finestre. 1. Selezionare Finestra/Nuova finestra sulla barra del menu e creare una seconda finestra. Fare quindi clic sulla linguetta del foglio di lavoro che si vuole visualizzare. Ripetere questa operazione se si desidera visualizzare altre finestre. 2. Selezionare il comando Finestra/Disponi e successivamente una delle possibilità offerte: affiancate, verticale, orizzontale.

Spostarsi tra i fogli senza mouse A volte si agita il mouse come forsennati per correre tra una barra di scorrimento e un pulsante. Chi volesse lasciarlo riposare (e con esso anche il polso) può utilizzare la tastiera per muoversi tra i vari fogli può ricorrere alle combinazioni + e +.

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Se il foglio è troppo grande o lo schermo troppo piccolo Già un foglio di Excel con 12 colonne per i mesi dell’anno può dare problemi di spazio. Qualche suggerimento per non impazzire su fogli elettronici di grandi dimensioni gni foglio di Excel offre uno spazio tremendamente grande in cui collocare le informazioni. Poiché il monitor del computer, per quanto grande, non consente sempre di vedere l’intero foglio di lavoro, si pone il problema di come gestire convenientemente tutte le righe e le colonne necessarie. Uno degli strumenti a disposizione è lo zoom, con il quale è possibile ridurre o ingrandire l’area di visualizzazione dal 10% al 400%. Per fare ciò è possibile selezionare una delle percentuali proposte nella ca-

O

sella a discesa dello strumento zoom o digitare direttamente il valore della percentuale che si intende utilizzare. Certamente un bell’aiuto, non c’è che dire. Ma se le colonne da visualizzare sono assai numerose o si possiede un monitor da 14 pollici o, peggio, ci si trova in entrambe le condizioni, il risultato potrebbe essere più simile a una miniatura cinese che non a un foglio di lavoro di Excel.

Promemoria adesivi elettronici Quando un foglio di lavoro presenta dimensioni che rendono problematica la sua visualizzazione, è possibile sfruttare anche l’uso dei commenti per contrassegnare rapidamente la posizione corrente. In questo modo sarà possibile ritrovarla, come posizione di partenza, la volta successiva in cui il foglio sarà aperto. Oltre a questo utilizzo un po’ improprio, i commenti di Excel sono un valido strumento che merita qualche parola di commento. I commenti funzionano come una versione elettronica dei popolari promemoria adesivi. Possono essere visualizzati a comparsa, quando si passa con il mouse sopra le celle alle quali sono associati (è

l’impostazione predefinita) oppure possono essere visualizzati con l’apposito comando dal menu Visualizza. Aggiungere un commento a una cella è facile: 1. Selezionare la cella alla quale si desidera aggiungere il commento. 2. Attivare il comando Commento dal menu Inserisci. A questo punto verrà visualizzata una casella di testo recante il nome dell’utente. 3. Digitare il testo del commento nella casella di testo e terminare facendo clic su di una zona esterna alla casella di testo. Excel visualizza le celle che possiedono un commento con un triangolino rosso nell’angolo superiore destro. Per visualizzare il commento di una cella è sufficiente posizionare il puntatore in un punto qualsiasi della cella. Visualizzando invece i commenti con il comando commenti del menu visualizza, si ottiene la visualizzazione contemporanea di tutti quelli che sono presenti nel foglio di lavoro. Contemporaneamente viene attivata la barra di menu revisioni, tramite la quale è possibile navigare tra i commenti e apportare modifiche agevolmente.

Per visualizzare meglio i dati

Usare le barre di divisione

Divisi per 2 o fatti in 4 ?

Bloccare i riquadri

Sebbene l’ingrandimento e la riduzione del foglio di lavoro consentano di capire in quale punto del foglio ci si trovi, non sono in grado di accostare colonne o righe che non sono contigue. Per ottenere questo risultato, senza nascondere righe o colonne, è possibile ricorrere al comando Dividi del menu Finestra e ottenere così i riquadri necessari. Per suddividere un foglio di lavoro in riquadri orizzontali o verticali sono utilizzabili anche direttamente le barre di divisione collocate vicino alla freccia di scorrimento delle barre verticali e orizzontali, come raffigurato nei particolari.

È possibile operare divisioni orizzontali o verticali o creare una combinazione delle due come rappresentato in figura. Per procedere alla creazione di due riquadri orizzontali è sufficiente fare clic sulla barra di divisione verticale e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare verso il basso la barra, fino ad arrivare in corrispondenza della riga sulla quale creare la divisione. Rilasciando il pulsante del mouse, Excel divide la finestra in due riquadri orizzontali, aggiungendo una barra di scorrimento al nuovo riquadro. Per i riquadri verticali si proceda in modo analogo.

I riquadri di finestra possono essere utilizzati per bloccare le intestazioni di righe o colonne, in modo che vengano sempre visualizzate indipendentemente dallo scorrimento del restante foglio di lavoro. Le intestazioni bloccate sono provvidenziali se in cui si lavora con tabelle contenenti informazioni che si estendono oltre le capacità di visualizzazione di una sola schermata. Per bloccare i riquadri è sufficiente selezionare il comando Blocca riquadri dal menu Finestra. Sbloccarli servendosi dello stesso comando, che per l’occasione è diventato Sblocca riquadri.


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Un po’ di vanità: abbellire i fogli di lavoro I formati numerici

Abbellire non significa inserire orpelli inutili: al contrario, significa rendere i dati più chiari, leggibili e comprensibili

l lavoro d’ufficio non sarebbe poi così male se anziché introdurre ed elaborare i dati ci si potesse limitare a renderli più presentabili! La tentazione di giochicchiare con caratteri e font diversi, attributi e colori bizzarri è però meglio tenerla sotto controllo. Il consiglio è quello di introdurre dapprima tutti i dati e poi, avendo una visione completa delle dimensioni e delle caratteristiche del foglio, preoccuparsi del suo maquillage.

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Per fare di un anonimo elenco di numeri e dati un chiaro e, perché no?, gradevole schema di facile lettura non sempre è necessario conoscere i meccanismi che regolano la formattazione delle celle. Nell’esempio sotto riportato viene infatti applicata la funzione di formattazione automatica, una tecnica che non richiede alcuna selezione di celle preventiva. La formattazione automatica è così sinceramente tale che, per essere utilizzata, non serve altro che collocare il puntatore in una zona qualsiasi della tabella che si intende sottoporre alla cura di bellezza. Nel momento in cui si avvia la formattazione automatica, Excel seleziona automaticamente tutte le celle che, essendo adiacenti, sono considerate come facenti parti della stessa tabella. In caso contrario, se si seleziona il comando quando il puntatore di cella non si trova entro i confini della tabella, Excel produce un messaggio di avvertimento che segnala l’impossibilità di avviare l’automazione. Nel box sottostante è descritto come applicare la formattazione automatica a una tabella di Excel.

Indipendentemente dalle formattazioni esplicitamente assegnate alle celle, Excel effettua delle scelte in funzione del modo in cui i dati numerici vengono immessi. Ecco alcuni esempi: 1. Quando si immette un valore finanziario completo, accompagnato dal simbolo della lira (attenzione: L. e non £), Excel assegna un formato numerico di tipo Valuta alla cella. 2. Quando si immette un valore che rappresenta una percentuale usando il simbolo %, Excel assegna alla cella il formato numerico di tipo Percentuale. 3. Quando si immette una data interpretabile da Excel come tale (per esempio 03/08/98 oppure 3-Ago-98), il programma assegna alla cella il formato Data (che è pur sempre la rappresentazione particolare di un valore numerico). Naturalmente formattare i valori sfruttando queste caratteristiche non è l’unico metodo disponibile in Excel (anche se per le date va rispettata la struttura): può essere preferibile prima introdurre tutti i valori e formattarli solo in un secondo momento.

La formattazione automatica in una tabella di Excel

Realizzare la tabella

Scegliere tra le proposte

Ecco il capolavoro

Dapprima si realizzi la tabella senza troppe pretese. D’altra parte, Excel effettua già una prima interpretazione del tipo di dati introdotti in ogni cella e ne applica la visualizzazione a suo giudizio ottimale. Il risultato della tabella sopra raffigurata è già discreto: da notare che i campi numerici sono stati allineati alla destra delle celle mentre quelli testuali a sinistra. A questo punto è sufficiente accertarsi che il puntatore di cella sia collocato all’interno dell’area della tabella e si può avviare la funzione di formattazione automatica dal menu Formato.

Ecco la ricca dotazione proposta dalla formattazione automatica (sono ben 16 i formati predefiniti di Excel). Facendo clic su di un formato tra quelli annoverati nel riquadro di riepilogo Formato tabella, è possibile ottenere un’anteprima per valutare immediatamente l’impatto visivo che produrrà la formattazione selezionata. Una volta individuata la formattazione che più convince, è possibile utilizzare il pulsante Opzioni per raffinare ulteriormente il prodotto. Le opzioni utilizzate produrranno effetti direttamente valutabili nel riquadro esempio.

Dopo dato l’OK, il lavoro è terminato. Ma come fortunatamente spesso accade, nulla è irreversibile! Se ci si accorge infatti di avere preso un granchio e avere prodotto qualcosa di orrendo (o semplicemente di poco leggibile o elegante) è possibile fare marcia indietro con la provvidenziale funzione Annulla. Si può rimuovere la formattazione corrente ricorrendo ancora alla formattazione automatica e selezionando nel riquadro di riepilogo Formato tabella il formato denominato Nessuno, rimuovendo così anche precedenti formattazioni.


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Verso il database Microsoft Excel offre anche funzioni di database. Ecco come sfruttarle on Excel è possibile creare database. Lo scopo di un database non è quello di calcolare nuovi valori, bensì di memorizzare informazioni organizzate e coerenti, per rappresentare una realtà organica: un archivio di clienti, un listino di prodotti, una rubrica di nomi, un elenco di titoli e via dicendo.

C

La creazione di un database è analoga a quella di un foglio di lavoro. Per impostare un database in Excel è preferibile iniziare con l’immissione di una riga di intestazioni di colonne (meglio chiamarli nomi di campi, come fa chi manipola i database). Dopo avere immesso la riga contenente i nomi dei campi è possibile procedere all’inserimento delle informazioni per il database nelle colonne e righe opportune, immediatamente sotto i nomi dei campi. Il caricamento delle informazioni nel database è agevolato dal modulo dati, un’apposita funzione di Excel. Ma lavorare con i database non significa solo immettere dati organizzati o mo-

dificare le informazioni già memorizzate. Deve essere possibile ordinare i dati in funzione del criterio desiderato, circoscrivere la visualizzazione ai soli record che corrispondono a determinati criteri, ottenere totali riepilogativi relativi a gruppi di record appartenenti a intervalli precisati. E l’utilizzo di Excel come gestore di database può anche essere visto come importante crocevia per l’importazione o l’esportazione di dati provenienti o destinati a standard di memorizzazione differenti: DbIII, DbIV, Foxpro, Access eccetera: per un approfondimento si consulti il dossier Facciamo parlare i computer tra loro, pubblicato lo scorso mese di novembre ‘97.

Le operazioni di database di Microsoft Excel

Creare il database

Aggiungere record

Trova, modifica, elimina

Inserire un’intestazione nella prima riga di ogni colonna, quindi inserire le informazioni relative al primo record nella riga sottostante. Selezionando ora la riga contenente le intestazioni dei campi si faccia clic sulla voce Moduli del menu Dati.

L’immagine evidenzia come cambi l’aspetto, appositamente concepito per facilitare l’inserimento di record all’interno del database. Facendo clic sul pulsante Nuovo, Excel si predispone per l’introduzione dei dati, che vengono posti nella cella relativa.

Lo spostamento avviene mediante la barra di scorrimento verticale. Il Modulo di Excel prevede anche il pulsante Criteri, per definire il valore dei campi con cui ricercare nell’intero database. Oltre a modificare i dati dei record, Cancella elimina interi record.

Ordinare a piacere

Passare al setaccio

Tirare le somme

Per riorganizzare i record si scelga Ordina dal menu Dati. Excel è in grado di effettuare ordinamenti su tre livelli, come nell’esempio raffigurato dove si chiede un ordinamento per Località, Cognome e Nome. Ognuno dei criteri di ordinamento può agire sia in senso crescente sia decrescente, su base numerica e alfabetica.

Per ricercare record rispondenti a precisi criteri all’interno di una grande quantità di informazioni è possibile impostare un filtro che evidenzi solo i record che soddisfano i criteri desiderati e rende gli altri invisibili. Per impostare il filtro è sufficiente fare clic su Filtro automatico, dal menu Dati. È possibile indicare le colonne che si desidera filtrare.

Il comando Subtotali si trova nel menu Dati. Nella casella Ad ogni cambiamento in indicare il nome del campo sul quale effettuare il raggruppamento, per ottenere il totale relativo a uno o più campi e riportarlo nella casella indicata in Aggiungi subtotali a. Subtotali propone anche il conteggio di record (Conta) o la media di valori (Media).


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Presentare i dati: la raffigurazione geografica Utilizzare cartine o schemi topografici per rappresentare i dati non è molto differente dall’inserire grafici in un foglio di lavoro. Basta seguire i nostri consigli

uando si visualizza un numero elevato di informazioni sotto forma di righe o colonne, può risultare difficile comprenderne immediatamente il significato. Ricorrere allora ad una loro rappresentazione grafica, diventa molto importante.

Q

Oltre alle classiche rappresentazioni per mezzo di grafici a istogrammi o torte, cavallo di battaglia per tante generazioni di Excel, è possibile utilizzare oggi anche la rappresentazione geografica utilizzando lo strumento Cartina. Il risultato grafico della rappresentazione di informazioni disposte in una cartina geografica, cui sono stati applicati i codici di colore, rende possibile visualizzare agevolmente tendenze e relazioni. È per esempio possibile utilizzare una cartina in associazione a dati di natura demografica per analizzare le potenzialità di un mercato, per pianificare vendite o impostare strategie di marketing. Il software cartografico fornisce un interessante metodo per la visualizzazione e l’analisi delle informazioni in base a elementi geografici. L’identificazione geografica delle informazioni riveste un ruolo fondamentale per gran parte dei dati commerciali: essa può essere condotta servendosi di codici d’avviamento postale, di

prefissi telefonici, di coordinate di longitudine o latitudine o altro. L’associazione di questi indicatori alla rappresentazione cartografica dei dati permette di combinare e visualizzare tipi di dati diversi in un’unica cartina. In Excel il software Microsoft Map (il programma che viene avviato quando si richiede l’inserimento o la visualizzazione di una cartina e che deve essere installato insieme ad Excel) è in grado, grazie al suo database interno, di identificare geograficamente i dati, quando questi sono associati a nomi di città, province e regioni o a nomi di paesi europei o del resto del mondo. Ciò rende l’utilizzo di questo strumento estremamente semplice: è sufficiente selezionare l’origine dei dati da rappresentare graficamente ed Excel, in modo automatico ne effettua un’interpretazione geografica. Che si tratti di piccole zone circoscritte o grandi aree planetarie il metodo da utilizzare, è lo stesso: lasciare fare a Excel.

Come preparare una rappresentazione geografica dei dati

I dati in forma geografica

In primo luogo è necessario che i dati siano in qualche modo connotati geograficamente. Si possono usare nomi di paesi, capitali, città, codici di avviamento postale. A questo punto occorre selezionare i dati per la cartina, comprese le intestazioni di riga che identificano i luoghi e tutte le colonne di valori che devono essere incluse nella rappresentazione. Fare quindi clic sul pulsante Cartina della barra degli strumenti, oppure scegliere Cartina tra i comandi del menu Inserisci. Quando si fa clic sul pulsante Cartina, il puntatore del mouse i trasforma in una croce: trascinandolo opportunamente è possibile tracciare un contorno che definisca le dimensioni e la posizione della cartina dei dati.

Configurare i parametri

Selezionare ora la cartina che si intende utilizzare nel riquadro di riepilogo della finestra Cartine disponibili. In alcuni casi Microsoft Map può non essere in grado di riconoscere una determinata intestazione come rappresentativa dei dati geografici della cartina che è stata selezionata: in questo caso verrà visualizzata una finestra nella quale sarà possibile sostituire il nome dell’intestazione con uno dei dati proposti, riconoscibili da Excel. Nella finestra Configurazione cartina si potrà determinare quali dati debbano essere rappresentati e come farlo. Anche dopo la chiusura di questa finestra, la barra degli strumenti Cartina rimane visualizzata, disponibile per apportare ulteriori modifiche.


Verificare la cartina

Una volta terminato di modificare la cartina con i pulsanti della barra degli strumenti Cartina o con i comandi della barra dei menu, è necessario deselezionare la cartina (facendo clic all’esterno della stessa, su una delle celle di lavoro). Excel rimuove il grosso bordo attorno alla cartina e nasconde la relativa barra degli strumenti, ripristinando il normale schermo e mostrando la cartina come un grafico qualunque, adagiato sopra le celle del foglio di lavoro. Sarà ancora possibile, facendo doppio clic sull’area della cartina, aprire l’oggetto e modificarlo attraverso gli strumenti messi a disposizione da Microsoft Map. In questa situazione, facendo clic sul pulsante ? si può attivare la specifica guida.

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TIP Se il pulsante Cartina non è visualizzato sulla barra degli strumenti standard di Excel, è necessario eseguire di nuovo il programma di installazione di Office e installare Microsoft Data Map. Questo programma non viene installato automaticamente nel caso che si sia optato per la scelta installazione tipica o se nell’installazione personalizzata non sia stata esplicitamente attivata la casellina che lo contraddistingue. Se Excel è stato installato utilizzando il programma di installazione di Office, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Office nella scheda Installa/Rimuovi del Pannello di controllo, quindi fare clic sul pulsante Aggiungi/Rimuovi. Se si è installato solo Excel, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Excel nella scheda Installa/Rimuovi del Pannello di controllo, quindi scegliere il pulsante Aggiungi/Rimuovi. In entrambi i casi è poi sufficiente seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo. Operare con Microsoft Map non è difficile, ma occorre comunque fare un po’ di pratica per impadronirsi dei comandi e degli strumenti del programma. Vediamo dunque cosa si nasconde dietro i dodici pulsanti della barra degli strumenti Cartina.

re la cartina e ridurre le imprecisioni causate dallo spostamento della cartina con lo strumento Sposta immagine. Lo stesso risultato si ottiene selezionando dal menu Visualizza il comando Ridisegna cartina.

Aggiorna cartina. Seleziona oggetti. Utilizzate questo pulsante per selezionare gli elementi della cartina, come titoli o spilli.

Sposta immagine. Con questo comando è possibile spostare la cartina rispetto ai confini dell’oggetto nel foglio di lavoro.

Centro cartina. Specifica il centro della cartina rispetto ai confini dell’oggetto nel foglio di lavoro.

Etichette cartina. Rende possibile etichettare le varie parti della cartina, sia con nomi geografici presenti nel database di Microsoft Map (paesi, regioni, città, addirittura stazioni della metropolitana, eccetera), sia con altri indicatori digitati liberamente.

A differenza dei grafici di Excel, le cartine di dati non possono essere automati-

camente ridisegnate quando nel foglio di lavoro vengono modificati uno o più valori di riferimento. Se si apportano modifiche ai dati del foglio di lavoro utilizzati nella cartina, il pulsante Aggiorna cartina, normalmente non disponibile, diventa attivo, indicando la possibilità di un aggiornamento.

Mostra/nascondi configurazione cartina. Con questo pulsante si può visualizzare o nascondere la finestra di dialogo Configurazione cartina, nella quale è possibile modificare radicalmente la struttura della cartina.

Percentuale ingrandimento cartina. Effettua uno zoom della cartina. È possibile scorrere l’elenco a discesa o inserire direttamente il valore desiderato.

Guida. Permette di consultare la guida specifica di Microsoft Map.

Inviateci direttamente i vostri quesiti via fax al numero 02/21.56.24.40 Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettori verranno pubblicati nel dossier di Pc Open

Microsoft Map e Mapinfo Per chi vuole di più Naturalmente è possibile ampliare la dotazione di cartine fornita con Excel, per rappresentare realtà particolari o dettagliare ulteriormente le zone geografiche sulle quali si intende condurre l’indagine. Oltre alla vasta gamma di cartine di esempio comprese in Microsoft Excel, ne sono disponibili molte altre. È possibile dotarsi di altre cartine acquistandole o creandone delle proprie personalizzate. Utilizzando MapInfo per Windows (il software che consente di utilizzare le cartine in Microsoft Map e di riflesso in Excel), sarà possibile utilizzare il programma di installazione dei dati per arricchire la dotazione di cartine da utilizzare con Microsoft Map. Interessanti informazioni sul materiale disponibile sono reperibili direttamente dalla società che ha curato per la Microsoft lo sviluppo del software MapInfo: MapInfo Corporation - http://athena.mapinfo.com/, [email protected].

Testo. Crea delle caselle di testo che è possibile immettere in corrispondenza di ogni punto della cartina.

Personalizza cartina. Questo pulsante permette di segnare la cartina con gli spilli. Per utilizzare un simbolo diverso dallo spillo, si fa clic con il pulsante destro in corrispondenza dello spillo e selezionare il comando Formato all’interno del menu di scelta rapida.

Visualizza intera cartina. Utilizzate questo pulsante per ridisegnare la cartina con tutte le sue etichette, in modo che si adatti ai confini del contorno della cartina. Lo stesso risultato è ottenibile selezionando dal menu Visualizza il comando Intera cartina oppure utilizzando la combinazione di tasti +barra spaziatrice.

Ridisegna cartina. Questo pulsante consente di ridisegna-



excel

Classifiche Aggiornarle Il problema: in una classifica di torneo, sono riportati anche i punteggi guadagnati in ognuno degli incontri. Come si può aggiornare la classifica in modo che i giocatori siano elencati in ordine di punteggio e le caselle degli incontri rimangano coerenti?

La soluzione: anziché ricorrere a macro e a formule complicatissime, è sufficiente aggiungere una colonna con l’indicazione del posto in classifica. n lettore (del cui fax, dobbiamo ammetterlo, abbiamo perso la copertina e non abbiamo quindi più modo di riportare il nome, visto che la firma non è decifrabile) ci sottopone un problema davvero interessante. Ciò che è soprattutto interessante, in realtà, non è tanto l’argomento proposto, quanto il fatto che dà la possibilità di parlare di un tema più ampio, che coinvolge l’analisi dei dati da elaborare e il metodo migliore per farlo. Il quesito posto dal lettore è illustrato nel box “I termini del problema” e si riferisce alla compilazione e all’aggiornamento della classifica di un torneo di scacchi. Dobbiamo precisare che, per nostra comodità, abbiamo assegnato alla vittoria due punti e al pareggio un punto, a differenza di quanto avviene nei veri tornei (il lettore ci perdonerà se abbiamo leggermente manipolato le tabelle che ci ha inviato), dove vengono assegnati rispettivamente un punto e solo mezzo punto. La sconfitta vale sempre zero punti. La situazione è la seguente: la classifica del torneo viene redatta as-

U

segnando a ogni giocatore (elencato con il cognome) un numero identificativo, corrispondente al posto occupato in classifica. Questi numero identificativi (da 1 a 4 nell’esempio) sono riportati anche nell’intestazione orizzontale, in modo da formare una griglia in cui indicare i punti conseguiti da ogni giocatore negli incontri con ognuno degli avversari. Ovviamente, le caselle che indicherebbero la partita contro sé stesso sono occupate da una x, mentre le caselle relative ad incontri non disputati sono semplicemente vuote. Quando si compila la prima classifica, non sorge alcun problema, come illustrato nella figura 1 del box “I termini del problema”. Quando però la classifica viene aggiornata e le posizioni dei giocatori cambiano (si tratta di un semplice riordino dei dati secondo la casella Tot.), succede un disastro: poiché il numero che indica la posizione in classifica è l’identificativo del giocatore, occorrerebbe che venissero modificati contestualmente anche i numeri posti nell’intestazione orizzontale, in mo-

si fa in

5

minuti

La soluzione con Excel: alla normale tabella

Inserire un nuova colonna All’inizio della tabella, inserite la colonna Posizione (Pos.), che indica il posto in classifica. I valori in questa colonna rimangono fissi. Aggiornare la classifica Inserite nella griglia i punti guadagnati nelle nuove partite; la colonna Tot. è un campo calcolato, ma può anche essere manuale. Ordinare i dati Selezionate tutte le celle tranne la colonna Pos., che non deve essere modificata.

do da mantenere corretta la griglia degli incontri. è esattamente questa la richiesta del lettore. A prima vista, ci si potrebbe accingere a un supremo lavoro di programmazione, tra macro e condizioni, che comunque, quand’anche risolvesse il problema, occuperebbe metri di codice. In realtà basta ben poco per risolvere la questione in maniera anche elegante. Il caso proposto dal lettore presenta un grave vizio compiuto in sede di analisi, vizio che viene commesso da molti utenti alle prime armi e che per questo riteniamo assai interessante: si cerca di far coincidere il numero identificativo di ogni giocatore con il relativo posto occupato in classifica.


In realtà, si tratta di due dati completamente diversi, che devono rimanere separati per essere elaborati con correttezza. In tutte le discipline analitiche (dalla matematica alla sociologia) l’analisi delle variabili in gioco e degli indici per misurarle è un fattore cruciale per la compilazione di formule o di questionari ed anche in programmazione è importante scomporre il problema in elementi semplici e ben identificati. In seguito sarà possibile aggregare, rielaborare, evidenziare o nascondere questi valori, secondo le esigenze, ma l’importante è non mischiare le mele con le pere; tanto per dare un po’ di colore alla scheda pratica, sappiate che il fi-

glio (neanche 4 anni) di uno dei redattori si pesa sulla bilancia e tutto contento esclama che pesa un chilometro. Se cose del genere sono concesse ai bambini, non sono certo ammissibili da una tabella di Excel, che ha un senso dell’umorismo tutto particolare. Per risolvere il problema, è quindi sufficiente creare una nuova colonna, chiamata Posizione (Pos.), che contiene i numeri da 1 a 4 e che indica la posizione in classifica. Questa colonna non deve essere interessata alle operazioni di riordino dei dati contenuti nella tabella di Excel: durante le operazioni di ordinamento non viene infatti selezionata, come è possibile constatare nella terza figura del box centrale.


excel

esattamente

I TERMINI DEL PROBLEMA In sostanza si tratta di aggiornare una classifica che tenga conto delle relazioni tra giocatori: ecco il problema nella forma originale del nostro lettore.

aggiungere una colonna per la posizione in classifica Impostare i criteri Dal menu Dati, scegliete il comando Ordina. Nella finestra che viene così richiamata, impostate l’ordinamento per la colonna Tot. in senso decrescente. Poiché la prima riga è una riga di intestazione e non di dati, la casella Con riga di intestazione deve essere selezionata. Ecco il risultato La classifica è corretta: le posizioni sono ben evidenziate e la griglia degli incontri riporta esattamente le partite.

Una volta introdotta questa nuova colonna, risulta evidente un’altra miglioria che può essere applicata alla tabella: i numeri identificativi dei

giocatori divengono sostanzialmente inutili, visto che si tratta di doppioni dei cognomi. Allora è sufficiente sostituire con i cognomi anche i

numeri dell’intestazione orizzontale ed eliminare la colonna N per avere una tabella molto più chiara ed efficace: è nella figura qui sotto.

1. Classifica di partenza. I giocatori sono numerati secondo la classifica ed a ognuno è attribuito un numero identificativo: nelle caselle che indicherebbero le sfide contro sé stesso è inserita una x; nelle altre, i punti guadagnati

2. Classifica aggiornata. Dopo alcuni incontri la classifica, con i nuovi risultati, non è più in ordine di punteggio. Le x sono ancora nelle posizioni corrette, perché i numeri orizzontali dei giocatori corrispondono a quelli verticali

3. Classifica in ordine di punteggio. La classifica è stata ordinata secondo la colonna Tot.: l’ordine è corretto e anche i riferimenti numerici dei giocatori, ma i numeri nella prima colonna non sono più in ordine progressivo.

4. Classifica in ordine di piazzamento. Se la classifica del punto 2 la si ordina secondo la colonna Tot. escludendo la colonna N, l’ordine di piazzamento è corretto, ma i numeri dei giocatori non sono più coerenti tra verticali e orizzontali

Eliminando la colonna N e sostituendo i numeri del’intestazione orizzontale con i cognomi dei giocatori si ottiene una tabella ugualmente funzionale ma molto più leggibile. Nella figura si può vedere la tabella prima e dopo l’ordinamento dei dati.


5. Classifica corretta. Questa è la classifica che il lettore vorrebbe ottenere, con la ridistribuzione delle caselle degli incontri secondo i nuovi numeri di classifica dei giocatori


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Grandi tabelle Con i livelli la lettura è più facile Il problema:

in una tabella costituita da molti dati, si desidera poter passare da una vista dettagliata ad una sintetica dei valori e viceversa.

La soluzione: creare una struttura che permetta di adattare alle proprie esigenze l’utilizzo dei dati della tabella.

Q

uando lavorate con delle tabelle, come, per esempio, durante un’analisi scientifica, la preparazione di un budget o la rilevazione delle ore di presenza del personale, è necessario organizzare le informazioni in modo che siano immediatamente visibili quelle fondamentali. A questo scopo, i risultati più importanti delle celle di calcolo devono essere valorizzati, in modo che i calcoli intermedi ed i dettagli possano non confondere chi è interessato solo agli aspetti essenziali e, nello stesso tempo, possano essere facilmente rintracciati da chi vuole invece approfondire tutti i particolari. La soluzione a questo problema è creare una struttura. I moderni fogli di calcolo recenti, come Excel 95 e 97, sono dotati di questa funzione, che permette di organizzare in modo efficace la consultazione dei tabelle estese. Questo sistema consente infatti di definire una sorta struttura a livelli nella quale inserire i dati, permettendo quindi di assegnare a dati di importanza differente livelli diversi.

si fa in

Come definire i livelli 50 minuti Inserite le righe e le colonne da analizzare Dopo aver inserito i dati, definite le righe e le colonne indispensabili per inserire la sintesi dei risultati. Per far questo, portate il puntatore sulle righe che interessano e dal menu Inserisci scegliete Righe.

Di fare • Utilizzate la funzione Subtotali: equivale alla funzione somma. • Per nascondere i simboli di una struttura, in Excel 97, dal menu Strumenti selezionare il comando Opzioni, quindi scegliere la scheda Visualizza e nelle opzioni della finestra disattivare la casella Simboli di struttura.

Create la struttura Per valorizzare le informazioni più importanti, selezionate tutto il foglio di calcolo, nomi delle righe e delle colonne compresi. Dal menu Dati, usate il comando Raggruppa e struttura e create una struttura. Poi date il comando Struttura automatica. Aggiungete o nascondete un livello Per aggiungere un livello, fate clic sul pulsante [+] associato al livello stesso. Procedete allo stesso modo per nascondere un livello, ma in questo caso fare clic sul pulsante [-].

Analizzare i livelli e la disposizione dei dati Le linee di sintesi (totali, subtotali e altre) devono essere situate al di sotto dei dati elementari (numeri, valori di vendita eccetera). Allo stesso modo, si inseriscono le colonne di ricapitolazione a destra degli elenchi di valori. Disponete quindi i dati nel foglio elettronico

senza preoccuparvi di metterli in ordine e integrate le funzioni nei blocchi adeguati. Con Excel 97, aprite il menu Dati e scegliete la voce Subtotali. Per creare una struttura, selezionate tutta l’area delle celle in modo completo, titoli di righe e colonne comprese. Successivamente, dal menu Dati scegliete il co-


consiglia

Di non fare • In Excel non inserite troppe tabelle in uno stesso foglio di calcolo poiché non è possibile ottenere più di una struttura automatica.

mando Raggruppa e struttura e fare clic su Struttura automatica. Nella struttura così creata sono presenti alcuni tratteggi, verticali per le righe e orizzontali per le colonne, che delimitano le differenti zone della struttura e che aiutano il lettore a orientarsi all’interno della struttura stessa, evidenziando o nascondendo i dati.

Quale Excel? Questa procedura si riferisce alla versione 97 di Excel, ma funziona ugualmente anche con la versione precedente, quella contenuta nel pacchetto Office 95 di Microsoft.


excel 97

La tabella dei codici Ansi sempre pronta con Excel Il problema:

Nel numero 22 è stato illustrato come ottenere un elenco con gli esempi dei font usando Printer’s Apprentice. Ma è necessario usare un programma specifico solo per avere la tabella Ansi?

La soluzione: In realtà basta Excel, anche se non dispone di funzioni apposite per gestire i font. er disporre rapidamente di una tabella Ansi, in modo da sapere esattamente quale codice digitare per immettere un carattere non presente nella tastiera o in modo da avere un esempio dell’aspetto dei font installati, basta costruire una semplice tabella usando Excel. La tabella è composta essenzialmente da una colonna di celle che contengono i valori da 1 a 256 (tanti quanti sono i codici Ansi) e da altre 256 celle, poste accanto alle precedenti, che contengono una formula per visualizzare il codice Ansi corrispondente al valore della cella accanto. In questo modo, la cella vicina a quella con il valore 65 riporta la lettera A, la cella accanto a quella con il valore 33 riporta il carattere ! e così via. Una volta completata la tabella, conviene formattarla per farla stare tutta in un foglio, spezzando le due colonne in più colonne di lunghezza minore: si possono così usare corpi maggiori.

P

si fa in

Se i font sono calcolati 10 minuti

consiglia

Con Excel è possibile realizzare rapidamente un libro mastro contenente gli esempi dei font installati nel sistema.

Di fare

Prepariamo la tabella Poiché i codici Ansi sono 256, occorre numerare altrettante celle di una colonna. Il modo più rapido è numerare le prime due, selezionarle entrambe e poi trascinare la maniglia (quella in basso a destra vicino al puntatore) sino alla cella 256.

1

Inseriamo la formula La formula per visualizzare in una cella il codice Ansi corrispondente a un valore numerico dato è codice.caratt(num), dove num è un valore compreso tra 1 e 256. Con la formula in figura, il valore fa riferimento a quello della cella.

2

Formattiamo la tabella La formula va riportata in tutte le 256 celle adiacenti a quelle precedenti. È sufficiente selezionare la cella B2 e trascinare in basso la maniglia. Ora si può formattare la tabella, magari spezzandola in cinque colonne di 51 righe e aggiungendo un’intestazione.

3

Scegliamo il font Per vedere l’aspetto dei caratteri contenuti in tipi diversi di font, basta selezionare tutte le celle (facendo clic sul pulsante indicato dal puntatore, tra la colonna A e la riga 1) e scegliere nella barra degli strumenti un altro font.

4

Una volta completato il foglio di lavoro, salvatelo come modello (con estensione .xlt): potrete visualizzare tutti i font senza rischiare di sovrascrivere l’originale.

Di non fare

Pc Open 141 Dicembre ’97

Non tralasciate di stampare il foglio con la tabella dei font: in questo modo potrete costruirvi in poco tempo il libro di riferimento dei font installati. Anche se siete pigri, fate un piccolo sforzo e aggiungete, in fondo alla tabella, una o più frasi sufficientemente lunghe (in corpi diversi) che offrano esempi concreti del font.

quale excel? La sintassi e le procedure sono quelle per Excel 97, ma tutti i fogli elettronici sono dotati di funzioni simili. In Excel per Macintosh sono però riportati i caratteri Mac.

pratica • grafici e tabelle

excel

Grafici Presentare più Il problema: Quasi tutte le applicazioni per computer permettono di presentare graficamente i dati. Spesso, però, si creano grafici poco comprensibili, a causa delle scelte effettuate durante la fase di creazione.

La soluzione: La complessità e la completezza delle applicazioni permette oggi di regolare tutte le impostazioni di creazione di un grafico, in modo da poterne modificare le caratteristiche predefinite.

I

grafici consentono di rappresentare visivamente delle serie di dati. Tuttavia, niente risulta più dannoso di un grafico non corretto o di difficile interpretazione. Le indicazioni per migliorare la leggibilità dei grafici sono valide sia per Excel, sia per gli oggetti Graph inseriti nei documenti Word.

Modifica degli indicatori di dati Gli indicatori di dati sono gli elementi grafici che rappresentano valori numerici (linee, barre eccetera). I programmi utilizzati per creare grafici consentono di personalizzare questi elementi, cambiandone il colore e il motivo di riempimento. Sia utilizzando Excel sia utilizzando un oggetto Graph, è possibile apportare queste modifiche semplicemente facendo doppio

dotazione minima • 486 • windows 95 • 16 Mb di ram • schermo Svga • software adatto alla creazione di grafici

clic sull’indicatore di dati desiderato. In questo modo appare una finestra che consente di assegnare il colore desiderato (scelto nella sezione Area della scheda Motivo). Attenzione: facendo clic su un indicatore di dati, si selezionano tutti quelli della stessa categoria. Se si vuole modificare il colore di un solo indicatore di dato è necessario fare nuovamente clic su quello desiderato, in modo che le maniglie siano visibili solo su di esso. Una scelta azzeccata e coerente dei colori e dei motivi, oltre a rendere più interessante un grafico, può aumentarne notevolmente la leggibilità.

Modificare i grafici Modifichiamo il colore

1

Basta fare doppio clic su un indicatore di dati per visualizzare la finestra Formato serie dati: oltre al colore da assegnare all’indicatore di dati è possibile stabilire lo stile del bordo. Se si vuole modificare la forma predefinita, è sufficiente fare clic sulla scheda Forma.

Aggiungiamo le etichette

2

Per aggiungere le etichette che indicano il valore rappresentato dagli indicatori di dati, basta fare doppio clic sulle barre del grafico e attivare, nella scheda Etichette, l’opzione Mostra valori. L’orientamento del testo delle etichette si varia con un doppio clic su un’etichetta e scegliendo la scheda Allineamento.

Formattazione dei titoli

3

Per aggiungere i titoli (sia quelli del grafico, sia quelli degli assi) basta fare clic nell’area del grafico con il pulsante destro del mouse e scegliere la voce Opzioni grafico. Inseriti i titoli, basta farvi doppio clic sopra per visualizzare la finestra che consente di formattare il testo.

Le etichette negli indicatori di dati Le etichette possono essere impiegate sia per valori numerici sia per il testo. Spesso si devono interpretare grafici (soprattutto nel caso di quelli a barre) riferendosi unicamente all’unità di misura presente sugli assi. Grafici di questo tipo obbligano il lettore a dover calcolare il valore espresso. Tuttavia, è possibile ag-

giungere etichette agli indicatori di dati, in modo da precisare l’informazione. Per aggiungere un’etichetta ad un indicatore di dati con Excel (o con Microsoft Graph) basta fare doppio clic sull’indicatore di dato a cui si vogliono aggiungere le etichette e, apparsa la finestra Formato serie dati, scegliere la scheda Etichette.


È quindi necessario attivare il pulsante di opzione Mostra valori. Si può aggiungere l’etichetta che esprime il valore numerico ad un solo indicatore di dati: basta farci un clic sopra e, apparse le maniglie (ma solo quelle dell’indicatore di dato selezionato), farvi ancora doppio clic. Come di consueto, la finestra Formato serie

dati consentirà di apportare le personalizzazioni necessarie.

I titoli nei grafici Un altro accorgimento da impiegare per rendere più chiaro un grafico consiste nell’aggiunta di titoli, sia nel grafico sia sui suoi assi. Con Excel e con Graph, si possono aggiungere dei titoli (quello del grafico e,

pratica • grafici e tabelle

excel

chiaramente i dati si fa in

in dieci minuti

10

minuti 4

Modifica della griglia Anche la griglia, naturalmente, può essere modificata a piacere. È sufficiente fare doppio clic su una delle linee della griglia per aprire la finestra Formato griglia. Questa finestra consente interventi sul valore minimo da utilizzare, sul valore massimo e sull’unità di misura.

consiglia Di fare • Si presti sempre particolare attenzione all’utilizzo della griglia e della legenda: questi sono gli elementi più importanti per la chiarezza e la leggibilità di un grafico. Non utilizzando questi elementi si crea un grafico poco chiaro. • Si consideri attentamente l’intervallo da assegnare tra un valore e l’altro sulla griglia: se i valori sono troppo vicini si rischia di rendere poco leggibile l’intero grafico.

Di non fare 5

Grafica nei grafici! Per rendere più accattivanti i grafici si possono usare motivi a trama o immagini. Bisogna fare doppio clic sull’indicatore di dati che si intende personalizzare e, scelta la scheda Motivo, premere il pulsante Riempimento. Si potranno così assegnare motivi a trama, sfumati o immagini.

6

Grafici malandrini... L’immagine a fianco mostra un errore abbastanza comune. Il grafico mostrerebbe che le mele, nel nord, hanno venduto esattamente il doppio delle banane. Invece l’intersezione degli assi non è lo zero e quindi la proporzione non può essere fatta solo tra la dimensione delle due barre.

volendo, quello degli assi) selezionando l’area del grafico e, premuto il pulsante destro del mouse, scegliendo la voce Opzioni grafico. Nella scheda Titoli si possono inserire i titoli per il grafico e per i suoi assi (tre se i grafici sono tridimensionali).

La griglia Anche la griglia può contribuire notevol-

mente alla chiarezza del grafico. Una volta creato un grafico, è possibile personalizzare la griglia (scegliendo il metodo di visualizzazione, la scala da adottare eccetera) selezionando l’area del grafico. Premuto il pulsante destro del mouse, si sceglie la voce Opzioni grafico e si fa clic sulla scheda Griglia. Qui sono presenti

tre sezioni (due se gli assi sono bidimensionali). In ogni sezione si può specificare se attivare la visualizzazione della griglia principale e di quella secondaria.

Utilizzo di oggetti grafici Qualora fosse necessario, è possibile vivacizzare la visualizzazione dei grafici utilizzan-


• Le impostazioni della griglia consentono di attivare solamente quella principale o anche quella secondaria: se si è creato un grafico di dimensioni ridotte, ad esempio, è necessario disattivarle entrambe, aggiungendo delle etichette agli indicatori di dati. In questo modo non si compromette la leggibilità del grafico.

do immagini o altri motivi per gli indicatori di dati. Per modificare il motivo di riempimento degli indicatori di dati è sufficiente selezionare quello desiderato (con un clic per selezionare tutta la categoria a cui appartiene e un secondo clic nel caso si voglia personalizzare solo quello selezionato) e premere il pulsante destro del mouse. Dal menu di scelta rapida che appare bisogna scegliere la voce Formato dato. Scelta la scheda Motivo nella finestra che appare sarà possibile scegliere il formato del bordo e il colore dell’indicatore di dati. Premendo il pulsante Riempimento si apre una finestra che consente di applicare diversi stili. La scheda Gradiente permette di

applicare un colore sfumato impostando, se necessario, un colore di partenza e un colore di arrivo. La scheda Trama permette di applicare un motivo all’indicatore di dati: è possibile effettuare la scelta tra diversi tipi di legno, di marmo eccetera. La scheda Motivo consente di applicare uno dei motivi offerti: si possono scegliere, anche in questo caso, il colore di primo piano e il colore di sfondo. L’ultima scheda, Immagine, permette di applicare un’immagine all’indicatore di dati. Basta premere il pulsante Seleziona immagine e fornire il percorso e il nome del file. Nella sezione Applica si possono decidere le caratteristiche con cui l’immagine viene applicata al grafico.

Calcolare

Continua il viaggio alla scoperta delle funzioni (e del Vba) di Microsoft Excel. Con questa scheda viene proposto un metodo che consente di analizzare il contenuto di un intervallo di celle, nonché la manipolazione dei dati stringa. l modulo presentato questo mese consente di impostare un foglio di calcolo che tenga traccia dei propri appuntamenti: in realtà non si tratta di un vera e propria agenda, visto che offre funzioni abbastanza limitate, ma consente di analizzare diversi aspetti di Excel e del suo linguaggio di programmazione. Dato che il modulo è abbastanza specializzato (nel senso che si aspetta di trovare, in ogni cella analizzata, un certo tipo di contenuto), per ottenere un’agenda funzionante bisogna prestare molta attenzione alla formattazione del foglio di lavoro. Naturalmente, una volta capito il meccanismo di funzionamento, è possibile apportare tutte le modifiche necessarie, magari aggiungendo funzioni che lo rendano una vera agenda elettronica.

☞

Prima di tutto le indicazioni per la formattazione del foglio: dato che per effettuare un controllo sull’ora di ogni appuntamento c’è bisogno di fare un confronto, è assolutamente necessario specificare le proprietà delle celle che contengono l’orario dell’appuntamento. Dalla cella A2 alla cella A19 bisogna applicare la proprietà Testo. Praticamente, una volta selezionate le celle indicate, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere dal menu la voce Formato celle (vedi immagine sottostante).

modulo è necessario scegliere la voce Macro dal menu Inserisci e, una volta visualizzato il sottomenu, scegliere il comando Modulo. Il codice non fa altro che controllare il contenuto di ogni cella compresa nell’intervallo A1-B19. Qualora l’orario inserito nella colonna A fosse uguale all’ora indicata dall’orologio di sistema, viene visualizzata una finestra che ricorda l’appuntamento, riportando l’orario e il testo che è stato inserito nella cella corrispondente. La procedura inizia con due cicli Per...FinoA...Successivo nidificati. Questi cicli sono necessari, fondamentalmente, per due ragioni: costruire l’indirizzo della cella da controllare e controllare tutte le celle comprese nell’intervallo specificato (che, nel caso dell’esempio, inizia dalla cella A1 e termina alla cella B19). Volendo modificare l’intervallo delle celle da controllare bisogna modificare i valori massimi che possono raggiungere le variabili x e y.

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La finestra Formato Celle: selezionata la scheda Numero, si deve scegliere la voce Testo nella casella di riepilogo Categoria e confermare la scelta con la pressione del pulsante OK.

Prima di creare il pulsante Controlla gli appuntamenti, servendosi della barra degli strumenti Disegno, è possibile inserire il codice Vba del modulo. Per inserire un

USARE

Un’agenda elettronica con Excel consiglia Di fare Per migliorare l’agenda è possibile apportare diverse modifiche al foglio di lavoro. Ad esempio, il modulo avverte di un appuntamento nel momento esatto in cui lo si è fissato. Con poche istruzioni è possibile farsi avvertire con un certo anticipo degli appuntamenti imminenti. Un’altra modifica potrebbe consistere nell’aggiunta di un controllo calendario, in modo da poter inserire tutti gli appuntamenti di un anno. Di non fare Se si decide di modificare la struttura del foglio di lavoro, non bisogna dimenticarsi di modificare il codice del modulo. In particolare, la sezione del modulo che costruisce l’indirizzo della cella da analizzare deve utilizzare variabili (che, nel caso dell’esempio presentato sono x e y) opportunamente dimensionate per considerare il nuovo intervallo di celle da analizzare.

La variabile cella_attiva introduce il primo trucco utilizzato per specificare l’indirizzo di una cella. Dato che l’indirizzo di una cella viene individuato dal nome della colonna (A, B, C eccetera) e dal numero della riga, non è possibile utilizzare solamente le due variabili x e y, ma si deve convertire il contenuto della variabile x in una lettera. La funzione Car() serve proprio a questo: restituisce il carattere corrispondente al codice ASCII specificato tra parentesi. Così, se si aggiunge 1 al codice ASCII specificato (64) si ottiene 65, cioè il codice ASCII corrispondente alla lettera A.

Pc Open 105 Settembre ’97

USARE

Calcolare

Un’agenda elettronica con Excel

TIP

La scelta dei nomi delle variabili, sia per la creazione di un modulo, sia per la scrittura di un programma in qualsiasi linguaggio, non deve essere lasciata al caso. Utilizzando dei nomi significativi, sarà più semplice controllare lo svolgimento del programma. Non è invece importante il nome della variabile nei cicli Per…FinoA…Successivo. Quando la variabile numerica x viene incrementata si ottiene il codice ASCII 66, corrispondente alla lettera B e così via. Utilizzando l’operatore & (detto anche operatore di concatenazione) si ottiene così il numero della riga. Alla variabile tempo viene assegnata l’ora corrente. Per farlo è stata utilizzata la funzione ADESSO(), che restituisce l’indicazione della data e dell’ora dei minuti e dei secondi. L’indicazione dell’orario su cui bisogna lavorare è composta solamente da ore e minuti, quindi la funzione utilizzata restituisce informazioni non solamente inutili ma anche errate per il tipo di controllo che deve svolgere il modulo. Per ottenere l’orario nel formato desiderato sono state utilizzate le funzioni strInizio e strFine. La funzione strInizio consente di estrarre dalla stringa fornita (in questo caso ciò che viene restituito dalla funzione ADESSO) il numero di caratteri specificato dopo il punto e virgola (8), a partire dall’inizio. Se, ad esempio, la funzione ADESSO() restituisce il valore “25/12/97 12.38.55”, alla variabile tempo viene assegnata la stringa “12.38.55”. La funzione strFine svolge il compito opposto alla funzione strInizio: a partire da destra vengono

Il modulo per Excel 95

Il foglio di lavoro segnala gli appuntamenti con una finestra.

Il modulo per Excel 97

Procedura oracorr()

Sub oracorr()

Per x = 1 FinoA 2 Per y = 1 FinoA 19

For x = 1 To 2 For y = 1 To 19

cella_attiva = Car(64 + x) & y tempo = StrFine(Adesso(); 8) tempo = StrInizio(tempo; 5) contenuto = Fogli(“foglio1”).Intervallo((Car(64 + x + 1) & y)) invio = Car(13) + Car(10) Se Fogli(“foglio1”).Intervallo(cella_attiva) = tempo Allora FinestraMessaggio ~~ (“Ore: “ + tempo + invio + ~~ “Appuntamento!!” + invio + contenuto) Fine Se Successivo y Successivo x Fine Procedura

estratti i caratteri specificati dal numero dopo il punto e virgola. Se, ad esempio, la variabile tempo contiene “12.38.55”, dopo aver utilizzato la funzione strFine(tempo;5) si ottiene “12.38”. Proprio ciò che serve! Alla variabile contenuto viene assegnato il contenuto della cella che sta accanto all’indicazione dell’orario dell’appuntamento. La variabile invio contiene i codici corrispondenti alla pressione del tasto (è stata utilizzata solamente per comodità, in modo da poter inserire un ritorno a capo senza dover immettere ogni volta i codici ASCII corrispondenti). Con le istruzioni Se...Allora...Fine Se viene controllato il contenuto dell’intervallo di celle specificato: se c’è corrispondenza tra l’orario inserito in una cella e il contenuto della variabile tempo, viene visualizzata una finestra che indica l’ora e l’appuntamento (vedi esempio sottostante).

cella_attiva = Chr$(64 + x) & y tempo = Right(Now(), 8) tempo = Left(tempo, 5) contenuto = Worksheets~~ (“foglio1”).Range((Chr$(64 + x + 1) &y)) invio = Chr$(13) + Chr$(10) If ActiveSheet.Range(cella_attiva) = tempo Then MsgBox (“Ore:“ + tempo + invio + ~~ “Appuntamento!!!”+invio+contenuto) End If Next y Next x End Sub

Attenzione: per motivi di spazio alcune righe di codice sono spezzate; è stato utilizzato il simbolo “~~” per indicare che la riga seguente, in realtà, è il proseguimento della stessa riga.


Un’agenda elettronica con Excel Terminato l’inserimento del codice della macro, non resta che spostarsi nel foglio di lavoro e creare il pulsante che permette di avviarla. Visualizzata la barra degli strumenti Disegno e selezionato lo strumento Pulsante, è sufficiente fare un clic e trascinare il mouse fino a definire le dimensioni desiderate del pulsante.

Le istruzioni Sub e End Sub individuano l’inizio e la fine del modulo (esattamente come le istruzioni Procedura e Fine Procedura del Vba per Excel 95). Se, ad esempio, si vuole creare il modulo oracorr, bisognerà inserire: Sub oracorr()

PER CHI USA L’ULTIMA VERSIONE, EXCEL 97 Con Excel 97 Microsoft introduce molte novità, compresa un linguaggio di programmazione comune a tutte le applicazioni della nuova suite. Il linguaggio Vba non utilizza più le istruzioni in italiano, ma finalmente decide per un più consono inglese, coerente con le informazioni presenti nella guida in linea del linguaggio. Chi ha utilizzato abbastanza il Vba di Excel 95 conosce perfettamente il problema: ogni volta che si richiedevano informazioni su un’istruzione (in italiano) veniva mostrata la guida in linea, anch’essa in lingua italiana, ma l’istruzione era l’equivalente della versione inglese del Vba. Stesso discorso per quanto riguarda l’elenco delle istruzioni utilizzabili: l’elenco riporta solamente le istruzioni in inglese, rendendo la guida praticamente inutile. Le scelte, nel caso del Vba di Office 95 sono due: o si procede per tentativi, provando a tradurre l’istruzione (operazione inutile in molti casi) o si utilizza il foglio di lavoro VBARIF.XLS, provvidenzialmente fornito da Microsoft. Questo foglio riporta l’intero insieme di istruzioni Vba completo dell’istruzione italiana corrispondente.

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Volendo creare un foglio di lavoro che contiene un modulo (proprio come quello presentato), bisogna servirsi dell’editor di Visual Basic. Dopo aver formattato il foglio di lavoro come spiegato precedentemente, è necessario inserire il codice Vba. Bisogna scegliere il comando Macro dal menu Strumenti e, dal sottomenu che appare, la voce Editor di Visual Basic. È anche possibile visualizzare la barra degli strumenti Visual Basic (facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli strumenti nella finestra principale di Excel e scegliendo la voce Visual Basic) e premere l’apposito pulsante. Visualizzata la finestra dell’editor, bisogna inserire il codice del modulo. Per creare un nuovo modulo bisogna scegliere il comando Modulo nel menu Inserisci, ma è anche possibile utilizzare l’apposito pulsante nella barra degli strumenti. Viene così aperta una finestra vuota. Premendo il pulsante indicato nell’immagine viene visualizzata la finestra per l’inserimento del codice. Facendo clic sulla freccia viene aperto un sottomenu che permette di inserire nel progetto una finestra personalizzata e altri elementi...

Premuto il tasto , viene automaticamente aggiunta l’istruzione End Sub. A questo punto non rimane che inserire il codice vero e proprio del modulo, che presentiamo in queste pagine. Come si può notare, le istruzioni che lo compongono non sono altro che la traduzione di quelle utilizzate nel modulo per Excel 95. Per chiarezza, i nomi delle variabili sono identici.

•

Per i lettori più attenti I lettori più attenti, dopo aver eseguito qualche volta il modulo proposto, si saranno accorti di un difetto abbastanza fastidioso: anche se accanto ad un’ora non è stato inserito alcun appuntamento e se l’orario è uguale alla variabile tempo, viene comunque visualizzata la finestra che avverte di un non meglio precisato impegno (il testo della finestra recita infatti: “ORE xx. Appuntamento!!!”). La causa di questo difetto è presto spiegata. Dato che il controllo viene eseguito esclusivamente sulle celle della colonna A, qualora l’orario fosse uguale a uno di quelli inseriti nelle celle del foglio di lavoro, la struttura di controllo Se...Allora...Fine Se visualizza la finestra di avvertimento. Naturalmente, è possibile ovviare all’inconveniente con poco sforzo: basta perfezionare i termini di paragone nell’istruzione Se. Infatti, se viene verificata l’uguaglianza del contenuto di una cella con il valore della variabile tempo, viene analizzato anche il contenuto della cella accanto. Se la cella è vuota (ossia non c’è nessun impegno per quell’ora), la finestra di avvertimento non viene visualizzata. Se Fogli(“foglio1”).Intervallo (cella_attiva) = tempo And~~ Fogli(“foglio1”).Intervallo ((car (64+x+1)) & y) <> Nullo Allora

Come per i listati, il simbolo ~~ indica che ciò che segue fa parte della stessa riga di codice. L’operatore logico And consente di effettuare un controllo regolato da due condizioni: in pratica, ciò che segue l’istruzione Se viene eseguito solo nel caso che entrambe le condizioni siano vere. Attenzione: l’operatore And può essere utilizzato per concatenare più di due condizioni. Inoltre, utilizzando più operatori logici si possono ottenere strutture di controllo molto complesse, che equivalgono a serie di istruzioni Se nidificate. Pur complicando leggermente la lettura di un programma, consentono di ottenere codice più compatto e veloce. Lasciamo l’operazione di adattamento della riga di codice per il Vba di Excel 97 ai lettori, segnalando che la costante Nullo si traduce con Null.


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Calcolare

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Calcolare

Un’agenda elettronica con Excel Gli strumenti che aiutano lo sviluppatore di applicazioni CONFRONTO TRA GLI STRUMENTI DI CONTROLLO DEI MODULI (DEBUG) Visto che nella maggior parte dei casi il modulo creato non funziona al primo colpo, il Vba, come tutti gli ambienti per lo sviluppo delle applicazioni, offre uno strumento per controllare l’esecuzione dei comandi e il valore assunto di volta in volta dalle variabili. La finestra Debug ha infatti consentito di rilevare accuratamente gli errori del codice e di apportare tempestivamente le modifiche necessarie per il corretto funzionamento del modulo per l’agenda elettronica. Per sfruttare al massimo i benefici ottenibili con la finestra di debug di Excel 95 è necessario eseguire il codice in modalità passo-passo. Nella barra degli strumenti Visual Basic bisogna premere l’apposito pulsante. Visualizzata la finestra Debug (con la combinazione di tasti +), bisogna indicare quali sono le variabili da controllare. La finestra Debug è divisa in due schede. La prima, Controllo, serve a visualizzare il nome della variabile, il suo contenuto e il suo contesto (cioè il campo di visibilità, che può essere l’intera cartella di lavoro o solamente un foglio della cartella). La seconda scheda, Immediata, permette di visualizzare, grazie all’istruzione Vba Debug.Scrivi il contenuto della variabile specificata dopo l’istruzione. Oltre ai pulsanti per avviare l’esecuzione del modulo e introdurre una pausa (molto simili nell’aspetto agli analoghi pulsanti di un lettore di cd), sono presenti i pulsanti per l’esecuzione passo-passo (evidenziati dal riquadro rosso). Quello più a destra consente di non ripetere le istruzioni in un ciclo.

Per aggiungere un controllo nella scheda Controllo è sufficiente fare un clic con il pulsante destro del mouse e scegliere il comando Aggiungi controllo. Nella finestra che viene visualizzata basta inserire il nome della variabile di cui si vuole visualizzare il contenuto. Se si intende modificare un controllo, è sufficiente, sempre dopo aver fatto clic con il pulsante destro del mouse, scegliere il comando Modifica controllo. Per visualizzare il contenuto di una variabile nella scheda Immediata bisogna usare, all’interno del codice del modulo, l’istruzione Debug.Scrivi (Debug.Print con Excel 97). Con Excel 97 è stata modificata anche la finestra di Debug. Risulta infatti più coerente, riunendo in un’unica finestra le funzioni delle due schede (Controllo e Immediata) della precedente versione. La finestra rimane divisa in due zone, una per controllare quale istruzione si sta eseguendo, l’altra per controllare il contenuto delle variabili. Nella seconda zona, verranno inseriti i valori che seguono l’istruzione Debug.Print (in pratica sostituisce la finestra Immediata della precedente versione di Excel). Che fine ha fatto la scheda Controllo? In realtà, è integrata nella prima zona, quella che indica l’istruzione che sta per essere eseguita. Infatti, posizionando il puntatore sul nome di una variabile ne viene mostrato il contenuto. La nuova finestra di debug di Excel 97 riunisce delle schede Controllo e Immediata della versione precedente. La funzione Controllo ora è disponibile direttamente nella zona dove viene visualizzato il codice in esecuzione. Basta posizionare il puntatore sul nome di una variabile e attendere un secondo: appare immediatamente un suggerimento che indica il valore attuale della variabile evidenziata.

La scheda Controllo riporta l’elenco delle variabili utilizzate catalogate in ordine alfabetico, il valore che assumono durante l’esecuzione del modulo e anche il Contesto.

Per visualizzare il valore di una variabile nella finestra Immediata è necessario utilizzare, all’interno del codice, l’istruzione Debug.Scrivi. Se si vogliono visualizzare più valori sulla stessa riga, come nel caso dell’immagine, bisogna utilizzare il separatore di elenco, cioè il punto e virgola, tra un valore e l’altro. È necessario introdurre anche uno spazio, con l’istruzione Car (32).


Grafici e tabelle

Preparare una relazione con il proprio elaboratore di testi. Inserire nella relazione un grafico creato con il proprio foglio di calcolo. Aggiornare automaticamente la relazione quando mutano i dati del foglio di calcolo. Complicato? Niente affatto! Questa scheda vi spiega passo per passo come effettuare l’operazione utilizzando Word ed Excel. L’Ole (Object linking and embedding) e il Dde (Dynamic data exchange) permettono di importare, mediante le consuete operazioni di copia e incolla, elementi e dati da un’applicazione all’altra, mantenendo un collegamento dinamico tra l’origine e la destinazione. In altre parole, è possibile inserire in un documento scritto con Word un grafico creato in Excel e aggiornarlo automaticamente ogni volta che si verifica una variazione nei dati del foglio di calcolo. L’utilità pratica di queste funzioni è facilmente intuibile, soprattutto per chi lavora in azienda. Nel caso, ad esempio, di un Direttore Vendite che debba preparare per il Presidente della sua società relazioni periodiche sul fatturato realizzato dal suo reparto, il modo più semplice di procedere consiste nell’effettuare le seguenti operazioni nella sequenza indicata: - in Excel (o in un’altra applicazione che supporti le funzioni OLE), creare una tabella che raccoglie i dati desiderati; - nello stesso foglio di calcolo, realizzare un grafico basato sulla tabella (ad esempio sfruttando la potente funzione di Excel Autocomposizione grafico); - in Word (o in un altro elaboratore di testi OLE), preparare il testo della relazione e importare il grafico creato in Excel mediante una procedura speciale. Quando i dati originali muteranno, sarà sufficiente modificare la tabella di Excel e, con pochi colpi di mouse, verrà automaticamente aggiornato il grafico inserito nella relazione. COME FARE Innanzitutto occorre aprire Excel e impostare una semplice tabella. Nell’esempio, si supponga che il settore Vendite sia suddiviso in sei aree commerciali. La tabella avrà perciò sette colonne (una per ogni

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Piccoli grafici crescono... area, più la prima per l’intestazione dei mesi dell’anno) e tredici righe (una per ogni mese, più la consiglia prima per l’intestazione delle aree). Siccome l’anDi fare no è ancora in corso, la tabella è incompleta. Se non avete mai Il Direttore Vendite desperimentato le funziove presentare una relazioni Ole di Windows, quene sul fatturato conseguista è l’occasione per to nel primo semestre. provare: scoprirete che Per ottenere un maggiore non è difficile come si impatto sul Presidente e può immaginare. presentare più efficaceDi non fare mente i suoi dati, il Direttore elabora un grafico. Non esagerare con i In Excel, è sufficiente collegamenti: poiché selezionare le celle che impegnano risorse del fanno parte della tabella sistema, è opportuno (e solo quelle, senza spazi collegare solo i dati che intorno) quindi fare clic devono essere realsul pulsante Autocomposimente aggiornati. zione grafico: in questo modo si avvia una procedura automatica che conduce l’utente passo per passo nella creazione del grafico. Innanzitutto il puntatore del mouse diventa una crocetta: bisogna fare clic sul foglio di lavoro e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il puntatore nella posizione finale (in cui si collocherà il vertice inferiore destro del grafico), infine si deve rilasciare il pulsante. Non c’è da preoccuparsi se le dimensioni risultanti non sono del tutto soddisfacenti: il grafico potrà essere spostato o ridimensionato successivamente. Da qui in poi, l’unico compito dell’utente sarà di indicare al programma le proprie preferenze, senza dover compiere alcun intervento tecnico: all’interno di ogni finestra basta attivare le opzioni desiderate e premere il pulsante Avanti; giunti al termine della procedura, basta fare clic sul pulsante Fine. Il grafico comparirà bell’e pronto nel foglio di calcolo: il più è fatto.

Pc Open 119 Settembre ‘97

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Grafici e tabelle

Piccoli grafici crescono... Si tenga comunque in esecuzione Excel, magari riducendolo a icona. Adesso si può imbastire in Word il testo della relazione, posizionando il cursore nel punto in cui si vuole inserire il grafico.

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Attenzione: si potrebbe pensare a questo punto di copiare semplicemente negli Appunti il grafico creato con Excel e incollarlo in Word, ma in questo caso non è la soluzione giusta. Per sfruttare le funzioni OLE di Windows, e dunque far sì che in futuro il grafico venga aggiornato automaticamente, occorre avvalersi di un’opzione specifica del programma. Occorre perciò aprire il menu Modifica di Word e fare clic sul comando Incolla speciale. Poi bisogna fare clic sulla casella Incolla collegamento e selezionare la prima voce dell’elenco, Oggetto grafico Microsoft Excel.

TIP

La distribuzione del file di un documento che contiene un oggetto collegato può essere fonte di problemi: quando infatti il documento viene distribuito, la possibilità di aggiornamento automatico viene persa, poiché non sono più validi i riferimenti alla posizione su disco dei file collegati.

Quando sarà necessario aggiornare i dati e la relazione, ad esempio una volta giunti a fine anno, basterà infatti compiere questi passi: - modificare la tabella di Excel, aggiungendo i dati mancanti (o anche modificando quelli esistenti); il grafico in Excel rifletterà immediatamente le modifiche che sono state apportate; - modificare il testo della relazione in Word; - selezionare il grafico precedentemente inserito nel documento, aprire il menu Modifica di Word e scegliere il comando Collegamenti. In questo modo, nel documento apparirà il grafico aggiornato.

Facendo clic su OK, il grafico verrà inserito nel documento, mantenendo un collegamento virtuale con il foglio di calcolo di origine, che ne permetterà l’aggiornamento automatico.

Per eseguire questa operazione, è preferibile (per un principiante) lavorare separatamente prima in Excel e successivamente in Word, ma è disponibile una scorciatoia: aprendo soltanto Word e scegliendo dal menu Modifica il comando Oggetto collegato Foglio di lavoro, si può accedere direttamente ai comandi di Excel per modificare la tabella e aggiornare il grafico. La scelta di adottare l’una o l’altra modalità dipende dal proprio grado di esperienza e dalle proprie preferenze. Infine, una raccomandazione: è opportuno organizzare il disco rigido in modo da raccogliere insieme i documenti che contengono oggetti collegati ad altri documenti: così facendo, si evita di cancellare per sbaglio i file sorgente di dati utilizzati da altri file.

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Pc Open 120 Settembre ‘97

Formule più leggibili nel foglio di calcolo Se le formule sono complesse risulta assai difficile comprenderle immediatamente. Tuttavia è possibile usare nomi descrittivi per evitare aridi riferimenti a righe e colonne. Le formule vengono utilizzate per effettuare operazioni matematiche (ma non solo matematiche) sul contenuto delle celle. Le celle sono individuate dell’intersezione di righe e colonne. Se si intende prendere in considerazione il contenuto della prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro, se ne deve specificare l’indirizzo fisico, che nel caso specifico è A1. A è il nome della colonna, 1 è il nome della riga. È facile constatare come, in presenza di formule complesse, che cioè si riferiscono al contenuto di numerose celle, l’interpretazione diventi un’operazione assai lunga, poiché non è sempre agevole ricordarsi qual è la funzione di ogni singola cella che viene utilizzata nella formula. Il problema dell’interpretazione dei contenuti di una formula può essere facilmente aggirato assegnando alle celle un nome significativo, poiché il nome assegnato automaticamente alle celle dal programma utilizzato, non è altro che un metodo imparziale per fornire a tutti gli utenti un punto di partenza comune. Il nome delle celle può essere personalizzato, e può quindi essere usato per riferirsi ad esse ricordandosene il nome, senza doversi ricordare la riga e la colonna di appartenenza. Microsoft Excel (negli esempi è stato utilizzato Excel per Windows 95, ma i concetti possono essere facilmente adattati a qualsiasi foglio di calcolo presente sul mercato) consente di assegnare il nome alle celle molto semplicemente: una volta selezionata la cella a cui si intende assegnare un nuovo nome, è sufficiente scegliere il comando Nome nel menu Inserisci. Appare così un sottomenu, all’interno del quale è necessario scegliere il comando Definisci.

La finestra di dialogo che viene visualizzata, Definisci nome, consente di assegnare il nuovo nome inserendolo nella casella di testo disposta nella parte alta della finestra (Nomi nella cartella di lavoro). La parte sottostante viene utilizzata come riepilogo: al suo interno vengono infatti mostrati eventuali nomi già assegnati ad altre celle del foglio di lavoro. Completa la finestra la presenza della casella Riferito a, in cui viene visualizzato l’indirizzo fisico della cella a cui il nome fa riferimento (figura 1). Premendo il pulsante OK il nome specificato viene assegnato alla cella selezionata e in seguito sarà possibile utilizzarlo al posto dell’indirizzo fisico.

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È possibile assegnare più nomi a più celle contemporaneamente, ma la procedura varia leggermente. È infatti necessario, una volta assegnato il primo nome, specificare “manualmente” un nuovo indirizzo nella casella Riferito a e, specificato un nuovo nome nella casella di testo Nomi nella cartella di lavoro, premere il pulsante Aggiungi.

consiglia Di fare La scelta del nome da utilizzare (sia per le celle, sia per gli intervalli) è un’operazione molto delicata: da questo elemento dipende la facilità del suo utilizzo. Molto spesso si assegnano nomi troppo difficili da ricordare, venendo a perderne la caratteristica fondamentale: la semplicità. Di non fare Anche se le prime volte che si utilizzano i nomi si è inevitabilmente portati ad abusarne, non dimenticare di valutarne attentamente l’effettiva necessità: fogli di lavoro in cui compaiono troppi nomi ottengono, molte volte, il risultato opposto, cioè una situazione di disordine. Qualora ci si intenda spostare all’interno del foglio di lavoro utilizzando i nomi assegnati alle celle, si rischierebbe di perdere troppo tempo a ricercare il nome necessario. Alla prova dei fatti, il doversi spostare su e giù lungo le voci della casella diventa noioso e irritante.

Utilizzando questo pratico sistema, si possono sostituire le formule enigmatiche che fanno riferimento all’indirizzo fisico delle celle del foglio elettronico, come, ad esempio: = A7 - A10 Figura 1 - La finestra di dialogo Definisci nome, oltre a permettere di assegnare un nome alle celle, consente di visualizzare i nomi che sono già stati utilizzati.

con formule più leggibili, quali: = SubTotale - Spese


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Formule più leggibili nel foglio di calcolo A titolo d’esempio, è stato creato un semplice foglio di lavoro (vedi a pagina 94), che fa le veci di una prima nota: tutti i nomi e le formule utilizzate al suo interno sono stati messi in evidenza, in modo da rendere subito chiari i vantaggi ottenibili. Ovviamente il foglio è solo un esempio e non va inteso come istruzioni precise per la creazione di una prima nota. I vantaggi che derivano dall’utilizzo di nomi significativi assegnati alle celle non sono esclusivamente di natura logica, esiste anche un’utilità pratica: normalmente, facendo uso di cartelle di lavoro composte da più fogli, si ha spesso la necessità di manipolare, in uno dei fogli che compongono la cartella, le informazioni contenute in un altro foglio ed è in questi casi che i nomi descrittivi più sono di aiuto. Ad esempio, si ponga il caso che in unico documento di Excel siano utilizzati tre fogli: i primi due contengono delle formule che calcolano il valore totale degli articoli venduti, nel terzo foglio, grazie alla funzione SOMMA, si calcola la somma dei valori ottenuti nei primi due. Posto che il primo valore viene posizionato nella cella B10 del primo foglio e il secondo valore viene posizionato nella cella B10 del secondo foglio, il risultato, nel terzo foglio, verrebbe ottenuto impostando la formula

un pulsante che rappresenta una freccia verso il basso. Facendovi clic, tutti i nomi assegnati alle celle della cartella di lavoro vengono visualizzati (figura 2). Questa non è altro che una casella di riepilogo e può essere utilizzata per spostare la selezione sulla cella a cui il nome fa riferimento.

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I nomi assegnati alle celle possono essere usati all’interno dei moduli di Excel, che dispone di un vero e proprio linguaggio di programmazione (il Visual Basic for Application, spesso abbreviato con la sigla VBA). È infatti possibile riferirsi alle celle utilizzandone gli eventuali nomi precedentemente assegnati. Se si usa il Visual Basic per Applicazioni, è possibile riferirsi al contenuto di una cella utilizzando la seguente sintassi: Fogli(“Nome_del_foglio”).Intervallo(“indirizzo_della_cella”) Se ad esempio si volesse azzerare il contenuto della cella A1 del foglio di lavoro Foglio1, il comando da utilizzare sarebbe: Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“A1”) = 0

= SOMMA (Foglio1!B10:Foglio2!B10) Utilizzando i nomi si semplifica notevolmente tutta la procedura. Sempre utilizzando l’esempio precedente, assegniamo alla cella B10 del primo foglio il nome Totale1 e alla cella B10 del secondo foglio il nome Totale2. La funzione, nel terzo foglio, diventa = SOMMA (Totale1:Totale2) Molto più semplice e comprensibile. I lettori più attenti si saranno sicuramente accorti di un particolare interessante: nella zona immediatamente sopra al nome delle colonne e che precede la barra delle formule, vengono normalmente visualizzati gli indirizzi delle celle selezionate. Se si prova a selezionare una cella a cui è stato assegnato un nome, esso viene mostrato in questo riquadro. Nella parte destra di questa casella è anche presente

Se si assegna un nome significativo alla cella A1, come, ad esempio, Cella_iniziale il comando diventerebbe: Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“Cella_iniziale”) = 0 Naturalmente, in questo caso, l’utilizzo di un nome potrebbe sembrare inutile e dispendioso. Si pensi però a un programma complesso, che fa un uso intensivo delle informazioni presenti in determinate celle del foglio di lavoro. Prima di utilizzare le istruzioni che permettono di variare queste informazioni, bisognerebbe verificare l’esattezza di ogni indirizzo che si intende utilizzare. Se, invece, sono stati assegnati nomi significativi alle celle i cui valori vengono utilizzati nelle formule, sarà estre-

TIP

Quando si utilizzano cartelle di lavoro composte da più fogli, è consigliabile fare seguire al nome vero e proprio assegnato alla cella il numero del foglio in cui risiede. In questo modo, oltre a capire dal nome l’esatta collocazione della cella all’interno della cartella di lavoro, sarebbe possibile utilizzare nomi uguali, che consentono di ottenere una maggiore chiarezza e un utilizzo più semplice e immediato.


Figura 2 - La casella di controllo posta nella zona sopra alle intestazioni delle colonne e che precede la barra delle formule, consente di controllare i nomi assegnati alle celle. Inoltre, selezionando uno dei nomi dall’elenco è possibile spostarsi velocemente nella relativa cella, indipendentemente dalla sua posizione nella cartella di lavoro.

Formule più leggibili nel foglio di calcolo mamente semplice e veloce ottenere i risultati desiderati. Inoltre, lo stile del programmatore si vede proprio dalla chiarezza del codice scritto: in questo modo, anche chi legge per la prima volta un listato riuscirebbe a capirne lo scopo, senza neanche doverlo eseguire e analizzare. Un altro vantaggio dell’utilizzo dei nomi delle celle deriva dalla possibilità di adattare a nuovi scopi le macro create. Grazie a una facile interpretazione, saranno sempre di più le parti di codice che potranno essere riutilizzate. I nomi delle celle, in questo caso, potrebbero servire semplicemente da segnaposti e venire sostituiti, in seguito, con altri nomi o indirizzi.

È consigliabile esercitarsi nell’uso dei nomi modificando le piccole applicazioni presentate nei numeri scorsi: sia la slot machine che l’applicazione per il calcolo del costo di una schedina si prestano particolarmente a questo scopo, poiché contengono parti di codice in Visual Basic per Applicazioni che fanno largo uso di funzioni che hanno come argomento il contenuto di alcune celle del foglio di lavoro. La loro comprensione potrebbe addirittura trarre un notevole vantaggio con l’utilizzo dei nomi: anche chi non è proprio un programmatore esperto potrebbe immediatamente capire lo scopo delle istruzioni e delle formule utilizzate e apportarvi quindi modifiche, personalizzazioni e migliorie.

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Trucchi e astuzie per i fogli elettronici NOMI SENZA SPAZI All’interno dei nomi che si intendono assegnare alle celle non è possibile utilizzare gli spazi (provandoci, si viene inevitabilmente raggiunti da un messaggio di errore). Tuttavia, non è escluso che si possano assegnare dei nomi significativi, dato che, a parte questo divieto, non esistono limitazioni per quanto riguarda la lunghezza delle stringhe che si possono utilizzare. Se, ad esempio, si intende assegnare a una cella il nome Totale netto, è possibile utilizzare un semplice accorgimento: tra le due parole è sufficiente inserire un carattere qualsiasi. È prassi comune, in questi casi, utilizzare il simbolo Sottolineatura, che si ottiene premendo il tasto e <->.

Una volta assegnato il nome (Intervallo) alle celle A1-C16, ci si può spostare velocemente al loro interno.

GLI INTERVALLI È possibile assegnare nomi significativi anche agli intervalli, utilizzando lo stesso metodo illustrato per le celle. Ricordiamo che gli intervalli non sono altro che insiemi contigui di celle. Una volta selezionato l’intervallo desiderato (non ci sono limiti per quanto riguarda il numero di celle da cui può essere composto), è sufficiente ripetere la procedura già utilizzata per assegnare un nome a una cella. L’assegnamento dei nomi agli intervalli di celle viene utilizzato soprattutto per spostarsi velocemente tra gruppi di celle che contengono valori omogenei, ossia che sono tutti dello stesso tipo (per tipo si intende la natura dei dati, non tanto il loro valore). La definizione e l’assegnamento dei nomi agli intervalli ha senso soprattutto nel campo della programmazione: al verificarsi di una determinata condizione (all’interno di una cella o di un altro intervallo), il valore delle celle che lo compongono può essere modificato in blocco. Ad esempio, è possibile programmare il foglio di lavoro

in modo che i valori di tutte le celle di un determinato intervallo siano azzerati in blocco quando la loro somma supera un limite prefissato. Anche l’assegnamento di nomi significativi agli intervalli può essere quindi un metodo efficace sia per una facile comprensione dei compiti svolti dalle formule presenti nel foglio, sia per una maggior chiarezza. INDIRIZZI DELLE CELLE CON NOME Una volta applicato il nome a una cella, per sapere il suo indirizzo nel formato colonna/riga, sarebbe necessario evincerlo “manualmente”, ossia controllare dapprima la colonna di appartenenza, quindi la riga. Esiste tuttavia un metodo più veloce, ma soprattutto meno scomodo. Infatti, è sufficiente tenere premuto il pulsante sinistro del mouse nella cella desiderata: in un primo momento appare il nome della cella, quindi, se si mantiene premuto il pulsante del mouse, appare l’indirizzo fisico della cella (detto anche indirizzo assoluto).


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Formule più leggibili nel foglio di calcolo Il foglio di calcolo in dettaglio La cella B20 contiene la formula che calcola il totale dei valori presenti nelle celle dalla B2 alla B16. La formula in questione é: = SOMMA (B2:B16) Il valore della cella B20 rappresenta quindi il totale delle entrate nel periodo specificato dalle celle nella colonna A (dall’1 al 15 febbraio) e gli è stato assegnato il nome tot_entrate.

La cella C20 contiene la formula che calcola il totale dei valori presenti nelle celle dalla C2 alla C16. La formula in questione é: = SOMMA (C2:C16) Il valore della cella C20 rappresenta quindi il totale delle entrate nel periodo specificato dalle celle nella colonna A (dall’1 al 15 febbraio) e gli è stato assegnato il nome tot_uscite.

Per impostare il formato data in modo che venga automaticamente visualizzato nella forma illustrata, è necessario selezionare tutte le celle e premere il pulsante destro del mouse. All’interno del menu che appare, si deve scegliere il comando Formato celle. Nella parte sinistra della finestra di dialogo basta selezionare la voce Data e scegliere il formato desiderato.

Per ottenere la visualizzazione dei valori numerici nel modo corretto, ossia con il punto di separazione delle migliaia, è possibile selezionare le celle desiderate e premere il pulsante destro del mouse. Dal menu che viene visualizzato bisogna scegliere il comando Formato celle. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata bisogna quindi selezionare la voce Valuta. È anche possibile utilizzare il pulsante con il simbolo delle banconote nella barra degli strumenti.

La cella B25 contiene l’aliquota IVA su cui viene calcolato l’importo dovuto allo Stato. Grazie a questo semplice accorgimento, non sarà necessario variare la formula (nella cella C25) qualora dovesse variare l’aliquota IVA. Il nome della cella è aliquota_iva.

La cella C23 contiene la situazione di cassa prima che venga scorporata l’IVA. Il valore viene ricavato dalla sottrazione degli importi presenti nelle celle B20 (tot_entrate) e C20 (tot_uscite). La formula utilizzata è: = tot_entrate-tot_uscite.

In questa cella viene calcolato l’importo dell’ IVA. La formula utilizzata è: = (tot_lordo*aliquota_iva)/100 Alla cella è stato assegnato il nome tot_iva.

Nella cella C27 viene calcolata l’ipotetica cifra netta derivante dalla differenza tra le entrate, le uscite e sottraendo l’IVA. Il nome della cella è tot_finale e la formula utilizzata è = tot_lordo-tot_iva


Excel, il totocalcio e un po’ di formule Microsoft Excel dispone di un potente linguaggio di programmazione, il Visual Basic for applications (Vba), che consente di realizzare schemi di calcolo personalizzati, come un foglio di lavoro per calcolare il rendimento di un investimento. Questo mese facciamo vedere come si usa con un esempio utile e divertente: sapere quanto costa schedina. Questo mese presentiamo un foglio di lavoro che permette di calcolare velocemente il costo di una schedina. È possibile ricostruire sul proprio computer la struttura mostrata nella figura 1, tenendo però presente che, qualora si intendesse modificarla, è possibile farlo liberamente, avendo l’accortezza di variare di conseguenza il codice che costituisce il modulo principale. Nel foglio di lavoro sono stati inseriti gli spazi per le informazioni sulla data e sul numero del concorso, lo spazio necessario all’inserimento dei nomi delle squadre impegnate nei tredici incontri e, naturalmente, lo spazio dedicato all’inserimento del sistema che si intende giocare. Per l’inserimento del sistema si è pensato di utilizzare un metodo molto simile a quello della schedina vera e propria: bisogna infatti inserire una x in corrispondenza dei segni 1, X e 2, riportati nella parte superiore del foglio. Il foglio di lavoro, una volta inserite le informazioni, è in grado di calcolare automaticamente il numero delle colonne che costituiscono il sistema inserito e il suo costo, mediante la pressione del pulsante Calcola dettagli sistema. Una volta riprodotta la struttura del foglio, è possibile creare il modulo che si occupa di calcolare tutte le informazioni sul sistema. Ricordiamo che per inserire un modulo nel foglio di lavoro è necessario scegliere il comando Macro nel menu Inserisci e, nel sottomenu che viene visualizzato, scegliere la voce Modulo. In questo modo viene creato un

nuovo foglio denominato, appunto, Modulo. Attenzione: nel codice consiglia si fa spesso riferimento al foglio Pronostico, che non Di fare è altro che il primo foglio Durante la creazione della cartella di lavoro della struttura del foglio (cioè Foglio1). Se non si di calcolo, impostare la intendono apportare moproprietà della celle. Se difiche al codice, sarà nesi prevede che una celcessario, quindi, modificala dovrà contenere una re il nome del primo foglio data, per esempio, asin Pronostico, facendo un segnare tale carattericlic con il pulsante destro stica alla cella desidedel mouse in prossimità rata, in modo che le della sua linguetta (nella informazioni che conparte inferiore della fineviene vengano presenstra di Excel) e sceglientate nel modo migliore. do, dal menu che appare, il comando Rinomina. Di non fare Una volta terminato Lo sviluppo orizzonl’inserimento del codice, tale di un foglio di calé necessario creare il pulcolo può renderne labosante che permette di eseriosa la lettura. Si conguirlo. A questo scopo bisiglia di progettare i fosogna servirsi della barra gli di lavoro in modo degli strumenti Disegno. che si sviluppino vertiSe questa non è già visuacalmente nella finestra lizzata, è necessario scedel foglio di calcolo, dagliere il comando Barre to che la loro lettura ridegli strumenti dal menu sulta così più naturale. Visualizza e fare un clic in corrispondenza della voce Disegno all’interno della finestra che viene aperta. Quindi, selezionato lo strumento Pulsante, si posizioni il puntatore nel punto del foglio in cui lo si vuole creare (la posizione può essere decisa arbitrariamente, dal momento che non influenzerà lo svolgimento della macro) e si trascini fino a raggiungere le dimensioni desiderate. Il pulsante viene quindi visualizzato e viene aperta una finestra di dialogo che permette di associargli un modulo, scegliendolo dalla lista. Una volta selezionato il nome del modulo (che, se è stato utilizzato quello dell’esempio, è Calcoladettagli) e premuto il pulsante OK, il foglio di lavoro sarà pronto all’utilizzo. IL NOSTRO PROGRAMMA VISTO DA VICINO

Figura 1 - Ecco come si presenta il nostro foglio di lavoro, che permette di conoscere i dettagli e il costo del sistema inserito.


Premettiamo che nel codice sono stati inseriti i commenti, che ne migliorano sensibilmente la leggibilità ma, soprattutto, rendono estremamente semplice la sua eventuale personalizzazione. Prima di tutto è necessario creare un vet-

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Excel, il totocalcio e un po’ di formule

TIP

Nel caso si crei un foglio di lavoro che contiene diverse macro (moduli) è consigliabile utilizzare nomi significativi. In questo modo sarà più semplice mantenere il foglio creato, individuando velocemente gli elementi necessari. tore. Un vettore può essere inteso come un insieme ordinato di variabili dello stesso tipo. In questo vettore vengono inserite le informazioni relative ad ognuno dei tredici pronostici presenti nel foglio di lavoro. Per creare un vettore è necessario servirsi dell’istruzione Dim. Quindi, l’istruzione Dim ris(12) crea una variabile che offre lo spazio per l’inserimento di tredici valori (è estremamente importante, al fine di non creare confusione, ricordarsi che anche la posizione 0 viene utilizzata). Per mezzo di due cicli (individuati dalle istruzioni Per...FinoA) vengono quindi analizzate, una per una, tutte le informazioni presenti nello spazio relativo ai pronostici degli incontri: dato che il simbolo x può individuare una fissa, una doppia o una tripla, il ciclo più interno (Per colonn=0 FinoA 2) si occupa di controllare le colonne relative ai segni 1, X e 2, mentre il ciclo esterno (Per righ=0 FinoA 12) si occupa di spostarsi dal primo incontro fino all’ultimo. Le informazioni che vengono via via rilevate vengono associate ad un valore numerico e inserite nel vettore ris(n). Infatti, la formula ris(righ)=ris(righ)+2^colonn ha il seguente effetto: - se è presente una x nello spazio del segno 1, viene aggiunto il valore 2^0 (cioè 1) a ris(righ); - se è presente una x nello spazio del segno X, viene aggiunto il valore 2^1 (cioè 2) a ris(righ); - se è presente una x nello spazio del segno 2, viene aggiunto il valore 2^2 (cioè 4) a ris(righ). Ne deriva che i valori 1, 2 e quattro individuano, rispettivamente, le fisse 1, X e 2. Inoltre, grazie a questo metodo, è possibile non solo individuare eventuali doppie o triple, ma anche che doppie e che triple sono presenti. Se, ad esempio, è stata assegnata la tripla ad un incontro, il vettore ris(righ) relativo a quell’incontro conterrà il valore 7 (2^0+2^1+2^2= 1+2+4=7). L’utilità di questo metodo è però più chiara nel caso delle doppie. Se, ad esempio, è stata assegnata la doppia 1-2 ad un incontro, il valore di ris(righ) relativo a quell’incontro sarà 5 (2^0+2^2=1+4=5). Se invece fosse stata assegnata la doppia 1-X, il valore sarebbe 3 (2^0+2^1=1+2=3). Effettuati tutti i controlli necessari e inseriti i valori risultanti, non rimane che effettuare il calcolo delle fisse, delle doppie e delle triple. Per effettuare tale tipo di istruzione ci siamo serviti della struttura di controllo Seleziona Caso, che risulta decisamente più efficiente e compatto di una serie di istruzioni Se...Allora. Grazie a questa struttura è possibile incrementare, a seconda del valore di ris(righ), le variabili fisse, doppie e triple. La struttura termina con l’istruzione Fine Seleziona. Vengono quindi inserite nel foglio di lavoro, nelle apposite caselle, il numero di fisse, di doppie e di triple ri-

levate (allo scopo di permettere un controllo sulla validità delle informazioni raccolte dalla procedura Calcoladettagli). Infine viene calcolato il numero di colonne che costituiscono il sistema inserito (questo viene effettuato grazie ad una semplice formula matematica) e viene moltiplicato per 800 (cioè il costo attuale di una colonna), in modo da conoscere il costo del sistema. Il foglio di lavoro presentato vuole essere solamente un esempio dei risultati ottenibili con un foglio di calcolo (gli esperti del totocalcio non avranno sicuramente bisogno di questa piccola applicazione), ma se l’argomento susciterà interesse nei lettori, saranno aggiunte funzionalità al foglio come, ad esempio, la riduzione condizionata dei pronostici inseriti.

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Il programma, passo passo Procedura Calcoladettagli() ‘ ris è il vettore che contiene le righe della schedina ‘ righ è il numero di riga della schedina ‘ Le fisse sono: 1, 2 e 4 ‘ Le doppie sono: 3, 5 e 6 ‘ La tripla è: 7 Dim ris(12) Per righ = 0 FinoA 12 Per colonn = 0 FinoA 2 Se Fogli(“Pronostico”).Celle(5 + righ; 3 + colonn) = “x” Allora ris(righ) = ris(righ) + 2 ^ colonn Fine Se Successivo ‘ Analisi delle fisse, delle doppie e delle triple Seleziona Caso ris(righ) Caso 1 fisse = fisse + 1 Caso 2 fisse = fisse + 1 Caso 3 doppie = doppie + 1 Caso 4 fisse = fisse + 1 Caso 5 doppie = doppie + 1 Caso 6 doppie = doppie + 1 Caso 7 triple = triple + 1 Caso Altrimenti Fine Seleziona Successivo Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H12”) = fisse Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H14”) = doppie Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H16”) = triple numcol = (1 ^ fisse) * (2 ^ doppie) * (3 ^ triple) Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“c21”) = numcol costosis = numcol * 800 Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“A21”) = costosis Fine Procedura


Creiamo una slot machine con Excel La ricchezza di funzioni offerta da Excel permette di creare diverse applicazioni, che, a volte, possono anche somigliare a veri e propri giochi (ma senza troppe pretese, soprattutto per ciò che riguarda l’aspetto grafico). L’utilizzo dei numeri casuali, ad esempio, può essere fonte inesauribile di idee per creare simpatici e divertenti passatempi. Excel dispone di funzioni specifiche per creare e gestire dei numeri casuali. Il programma è in grado di generare casualmente un valore compreso tra zero e uno. Più precisamente, questo valore può essere uguale o maggiore di zero, ma in nessun caso può essere uguale o maggiore di uno. La funzione che permette di generare un numero casuale è NumCasuale. Il valore ottenuto può essere poi modificato a piacere con altre funzioni. Se, ad esempio, si intende assegnare alla variabile numerica x un numero intero casuale compreso tra uno e cento, è necessario utilizzare, all’interno di un modulo nella cartella di lavoro aperta, la sintassi: x = Int (100*NumCasuale+1) Come si può notare della formula presentata, dato che la funzione NumCasuale fornisce un valore non intero, è necessario utilizzare l’operatore Int (che, lo ricordiamo, tronca la parte frazionaria del numero). Impareremo a generare e gestire i numeri casuali realizzando un piccolo gioco: una slot machine, macchina che fa un uso intenso di combinazioni di numeri (o simboli) scelti casualmente tra quelli disponibili. La nostra slot machine dispone delle cifre da uno a sette. Quindi, all’interno della formula che consente di generare un numero casuale, viene fornito, come valore massimo da considerare, il numero sette. Ma passiamo ora alla creazione vera e propria dell’applicazione. La prima operazione da effettuare è decidere la disposizione degli elementi nel foglio di lavoro, dato che tutto il codice del modulo trae informazioni e modifica il contenuto delle celle. Nella celle A1 e A2 vengono inserite le voci Gettoni iniziali e Gettoni rimasti. Nella cella B1 deve essere inserito il numero di gettoni che si intende utilizzare, mentre nella cella B2 vengono visualizzati i gettoni rimasti. Le celle C5, E5, D5 sono invece destinate a contenere i numeri dei rulli della slot machine. Per far e in modo che il modulo presentato funzioni correttamente, è necessario mantenere, almeno per questi elementi, gli indirizzi del foglio di lavoro indicati. Naturalmente, è anche possibile moLa barra degli strumenti di Visual Basic.

dificare la disposizione degli elementi nel foglio di lavoro, facendo però attenconsiglia zione ad apportare le modifiche necessarie al codice Di fare del modulo. Prima di crea Le istruzioni di un re il pulsante che permetmodulo vengono ricoterà di far girare i rulli della nosciute da Excel e coslot machine, è necessario lorate per indicare il inserire nel foglio di lavoro gruppo di appartenenza il modulo contenete il codi(istruzioni di controllo, ce. Infatti, quando viene commenti eccetera). creato un pulsante, Excel Quando si scrive un prorichiede di inserire il nome gramma, inserire le del modulo a cui viene asistruzioni in minuscolo. sociata la pressione del Se queste sono corretpulsante stesso. Per creare te, vengono effettuate il modulo bisogna scegliere dal programma le trail comando Modulo nel sotsformazioni necessarie. tomenu che viene aperto Se ciò non avviene, l’iscegliendo il comando Mastruzione non è riconocro nel menu Inserisci. In sciuta ed è quindi nequesto modo viene visuacessario ricontrollarla. lizzato un foglio completamente bianco, in cui si posDi non fare sono scrivere le linee del Inserire commenti in codice. un programma (facendo Passiamo ora all’analisi precedere il testo del in dettaglio del codice. Si commento da un apice) può pensare che il modulo può risultare molto utisia diviso in tre parti prinle. Non utilizzando i cipali: la prima si occupa commenti, sarebbe del controllo sul numero di estremamente laboriogettoni rimasti, la seconda so apportare modifiche. si occupa della generazioSi eviti, quindi, di scrine dei tre numeri casuali vere un programma prinecessari e la terza contievo di commenti. ne la definizione delle regole del gioco. La prima istruzione del codice serve ad indicare a Excel l’inizio del modulo, mentre l’ultima ne segnala la fine. Ricordiamo che tutti i moduli devono cominciare e terminare con queste istruzioni. La seconda istruzione prende il valore presente nella cella B1 (cioè il valore inserito dall’utente che indica il numero di gettoni con cui si vuole iniziare a giocare) e lo assegna alla variabile maxgettoni. Questo assegnamento è necessario, poiché è proprio grazie a questa variabile numerica intera che verranno decrementati, di volta in volta, i gettoni a disposizione. Viene quindi effettuato un controllo (mediante il ciclo condizionale Se...Allora) che permette di stabilire se i gettoni a disposizione sono terminati: a questo scopo viene prelevato il valore presente nella cella B2 e viene controllato se questo valore è minore di uno. In caso affermativo, viene generato un avviso (mediante l’istruzione FinestraMessaggio). Il numero di gettoni disponibili viene quindi ripristinato,


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Creiamo una slot machine con Excel

TIP

Per controllare l’esecuzione del programma passo passo, si utilizzi l’apposito strumento presente nella barra degli strumenti. In caso di malfunzionamenti, sarà possibile individuare più velocemente l’errore. prendendolo dalla cella B1. Se, invece, ci sono ancora gettoni (e quindi il confronto dà esito negativo) il flusso del programma salta all’istruzione successiva a quella che indica la fine del ciclo condizionale (Fine Se). Viene ora descritto il funzionamento della parte di codice che genera i tre numeri casuali. Le parti essenziali di questa porzione di codice sono solamente quelle in cui viene effettuato l’assegnamento alle variabili a, b e c. Proprio in questo punto del codice viene utilizzata la formula =Int (7 * NumCasuale + 1), già descritta in precedenza, che genera un valore intero casuale compreso tra il numero uno e il numero sette. Tutta la restante parte di questa sezione di codice è invece necessaria ad ottenere il classico effetto di rotazione dei rulli della slot machine. Alla variabile ciclo viene assegnato il valore zero. Quindi, con le istruzioni Esegui Finche...Ripeti, vengono di volta in volta variati i valori casuali nelle celle C5, D5 e E5. Quando la variabile ciclo assume il valore numerico 70, il flusso del programma salta all’istruzione successiva a Ripeti. In questa parte del modulo, l’ultima, vengono definite le regole del gioco. Quelle attualmente presenti sono quattro: il Jackpot, tre numeri uguali, la combinazione numerica 1-2-3 e la combinazione numerica 3-2-1. Per rendere queste regole operative, sono stati utilizzate nuovamente le istruzioni condizionali Se...Allora. É possibile modificare facilmente le regole, aggiungendone di nuove o definendo, ad esempio, diverse combinazioni. Se viene verificata la validità di una delle combinazioni possibili, il numero di gettoni vinti viene aggiunto al valore presente nella cella B2 (che contiene il numero di gettoni rimasti). Una volta terminata l’immissione del codice, è necessario tornare al foglio di lavoro (facendo clic sulla relativa etichetta presente nella parte inferiore della finestra di Excel) per inse-

rire il pulsante che permette di far girare i rulli della slot machine. Una volta visualizzata la barra degli strumenti Disegno, è necessario, dopo aver selezionato lo strumento che permette di inserire un pulsante nel foglio di lavoro, premere nel punto del foglio in cui si intende posizionare il pulsante e trascinare fino a definire la dimensione del pulsante stesso. Quindi, rilasciato il tasto del mouse, una finestra di dialogo chiede a che macro si vuole associare la pressione del pulsante appena creato. Si selezioni, in questa finestra, il nome assegnato alla macro (quello che segue la prima istruzione del modulo che, nel caso dell’esempio, è Spin). Come è possibile notare, le possibilità offerte dal linguaggio di programmazione di Excel (Vba, Visual Basic for Applications) sono moltissime e permettono di ottenere applicazioni complesse nei campi più disparati.

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Procedura spin() maxgettoni = Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”) Se Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”) < 1 Allora FinestraMessaggio (“Devi inserire altri gettoni”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”) Fine Se ‘ogni volta che si preme il pulsante Spin ‘viene decrementato il numero di gettoni a disposizione Fogli(“foglio1”).Intervallo(“b2”) = Fogli(“foglio1”).Intervallo((“b2”))-1 ‘mette nelle celle i tre valori casuali ‘NumCasuale ciclo = 0 Esegui Finche ciclo = 70 Se ciclo < 20 Allora a = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“c5”) = a Fine Se Se ciclo < 40 Allora b = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“d5”) = b Fine Se c = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“e5”) = c ciclo = ciclo + 1 Ripeti ‘ecco le regole... Se a = b And b = c And c = 7 Allora FinestraMessaggio (“Che fortuna, hai fatto Jackpot”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+100 Fine Se Se a = b And b = c And c <> 7 Allora FinestraMessaggio (“Tre numeri uguali!!!”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+25 Fine Se Se a = 1 And b = 2 And c = 3 Allora FinestraMessaggio (“Combinazione 1,2,3”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+10 Fine Se Se a = 3 And b = 2 And c = 1 Allora FinestraMessaggio (“Combinazione 3,2,1”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+5 Fine Se Fine Procedura

Il foglio di lavoro che contiene la slot machine.


Creare un calendario con Microsoft Excel Excel dispone di numerose funzioni specifiche per la gestione del formato data/ora. Grazie al loro utilizzo è possibile effettuare operazioni e manipolazioni relative alle date. In Excel la data e l’ora sono interpretate come numeri. È possibile scegliere lo stile da utilizzare per la loro visualizzazione, applicandone uno tra quelli offerti dal programma, alla cella desiderata. Per la rappresentazione e la gestione di tali elementi, Excel utilizza un formato particolare: infatti, internamente, la data e l’ora vengono gestite come numeri seriali. La data espressa come numero seriale 1 corrisponde alla data 1 Gennaio 1900. Si provi, ad esempio, a inserire in una cella del foglio di lavoro il numero 54541. Si applichi quindi il formato data desiderato alla cella. Come è possibile notare il contenuto della cella visualizza ora la data 28/04/2049.

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Quando si lavora con le date è quindi necessario tenere ben presente queste informazioni, dato che molto spesso si dovranno utilizzare funzioni di conversione dal formato seriale al formato data desiderato. Anche in questo caso, comunque, le possibilità offerte da Excel sono numerose. Per realizzare un calendario perpetuo possono essere utilizzati diversi metodi. Abbiamo scelto quello illustrato, anche se può essere ulteriormente ottimizzato, perché non presuppone l’utilizzo di macro e moduli e una volta comprese le funzioni inserite nel foglio di lavoro, risulta assai pratico e semplice nell’utilizzo. Grazie alle funzioni CONCATENA e TESTO è possibile ottenere i nomi dei giorni di ogni mese dell’anno precedentemente inserito in una determinata cella del foglio di lavoro. La prima operazione da effettuare è il progetto della disposizione delle informazioni nel foglio di lavoro. Come è possibile notare dalle immagini relative all’esempio presentato, la cella che contiene l’anno di cui si devono visualizzare i nomi dei giorni è stata posizionata nell’angolo superiore sinistro del foglio (A2). I giorni sono stati posizionati orizzontalmente ed i mesi verticalmente. Infine, nella parte sottostante al calendario vero e proprio, bisogna riservare una zona deLa cella che contiene l’anno di cui si vo- stinata a contenere la gliono visualizzare i nomi dei giorni è data estesa (giorno, stata posizionata nell’angolo superiore mese e anno) dell’ansinistro del foglio. no di cui si vogliono

visualizzare i nomi dei giorni. Tutto il calcolo successivo viene effettuato proprio su questa area del foglio di calcolo che, quindi, risulta essere a tutti gli effetti il motore vero e proprio del calendario. Come già accennato precedentemente, le uniche due funzioni utilizzate nel foglio di lavoro sono CONCATENA e TESTO. La funzione CONCATENA accetta in ingresso i valori contenuti nelle celle di un foglio, di qualsiasi tipo essi siano. La sintassi per utilizzare questa funzione è: CONCATENA (cella1;cella2;...;cellaN) dove cella1, cella2 e cellaN sono gli indirizzi fisici delle celle che contengono i valori da fondere in un’unica espressione. Se, ad esempio, la cella A1 contiene la lettera A e la cella A2 contiene la lettera B, inserendo nella cella B1 la funzione CONCATENA(A1;A2) viene visualizzata la stringa AB. La funzione TESTO serve a convertire il valore fornito in ingresso in testo, assegnandogli la formattazione desiderata. La sintassi da utilizzare è: TESTO(valore;formato) dove valore è un numero, una formula che calcola un valore numerico o un riferimento a una cella che contiene un valore numerico e formato è un valore numerico espresso sotto forma di testo. Il parametro formato non può contenere l’asterisco e non può essere di ticonsiglia po Standard. Se, ad esempio, si inseriDa fare sce nella cella A1 una data Se si utilizza una e nella cella A2 la funzione struttura diversa rispet=TESTO(A1;“gggg”) viene to a quella presentata, visualizzato, nella cella A2, è necessario calcolare il nome del giorno indivinuovamente le formule duato dalla data inserita inserite nelle celle. Prinella prima cella (A1). ma di inserirle nelle Una volta definita la celle con la comoda struttura destinata a confunzione di riempimentenere i nomi dei giorni, si to automatico controllapuò cominciare ad inserire re che la formula generi le formule. È necessario il risultato desiderato. posizionarsi al di sotto Da non fare della struttura del calen Dopo avere utilizzato dario per costruire il mola funzione TESTO su un tore dell’applicazione. valore numerico, il riLa prima formula da insultato viene consideraserire è la seguente: to come testo e non più =CONCATENA(giorno; come valore numerico. “/”;mese;“/”;anno) Per questo è necessario Il parametro giorno è evitare di utilizzare quel’indirizzo della cella che sta funzione se si intencontiene la prima intestadono effettuare calcoli zione delle colonne dei matematici sul valore di giorni; il simbolo “/” serve una determinata cella. ad ottenere il carattere di separazione (compatibile


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Creare un calendario con Microsoft Excel Le formule sono molto simili a quella già inserita, a differenza dell’indirizzo della cella che contiene il numero del mese (il cui indice incrementa via via per specificare i mesi successivi). Per inserire le informazioni mancanti è necessario sfruttare la funzione Riempi. Si posizioni il puntatore sulla prima cella della struttura (che contiene la data 1/1/xxxx) e vi si faccia un clic. Nella parte inferiore destra della cella appare un piccolo quadrato nero. Si prema quindi il tasto sinistro del mouse su questo simbolo e si trascini verso destra fino a selezionare le celle necescon il formato data); il parametro mese è l’indirizzo della sarie (che sono, in tutto, trentuno). cella che contiene il numero associato ad ogni mese; il paSe l’operazione è riuscita, accanto alla data 1/1/xxxx rametro anno è l’indirizzo della cella che contiene l’anno appare la data 2/1/xxxx e così via, fino ad arrivare alla daper cui si intende effettuare il calcolo. Se, ad esempio, l’inta 31/1/xxxx. dirizzo della cella che contiene il numero del giorno è B3, Una volta ripetuta l’operazione per tutte le altre undici l’indirizzo della cella che contiene il numero del mese è righe, la prima parte della creazione del calendario è terA4 e l’indirizzo della cella che contiene l’anno è A2, la for- minata. Ora è necessario inserire le informazioni all’intermula da inserire, sotto alla struttura del calendario è: no della struttura vera e propria del calendario. =CONCATENA(B3;“/”;$A$4;“/”;$A$2) Si posizioni il puntatore nella cella individuata dall’inL’utilizzo del simbolo $ per specificare l’indirizzo di una tersezione del giorno 1 e del mese 1 (se è stata utilizzata cella è indispensabile. Questo, infatti, permetterà di inse- la struttura dell’esempio il suo indirizzo dovrebbe essere rire soltanto dodici formule (invece di 365, una per ogni B4) e si inserisca la formula giorno dell’anno) e di utilizzare, per le altre celle, la fun=TESTO(prima data;“gggg”) zione Riempi. dove il parametro prima data individua l’indirizzo della Se non si utilizzasse questo sistema (detto indirizza- cella della struttura sottostante in cui è visualizzata la damento assoluto), usando la funzione Riempi verrebbero inta 1/1/xxxx. Premuto il tasto viene visualizzato il serite formule errate. Più semplicemente, bisogna utiliz- nome del giorno corrispondente alla data specificata. zare questo sistema per individuare un indirizzo quando Ora, sempre utilizzando la funzione Riempi, si trascini è necessario che la funzione di riempimento automatico fino a selezionare tutte le celle della prima riga della strutnon incrementi (o decrementi) il riferimento alle celle. tura del calendario. Vengono quindi visualizzati tutti i noSe non sono stati commessi errori, premendo il tasto mi dei giorni del primo mese. viene visualizzata, all’interno della cella e al posto È necessario ripetere questa operazione per le altre della funzione inserita, la data 1/1/xxxx (dove xxxx è l’an- undici righe, avendo l’accortezza di fornire il parametro no inserito nell’apposita cella, che, nel caso dell’esempio, prima data corretto (per la seconda riga della struttura è nell’angolo superiore sinistro dello schermo). utilizzare l’indirizzo della cella che contiene la data Si inseriscano, nelle celle sottostanti, le formule man- 1/2/xxxx, per la terza l’indirizzo della cella che contiene la canti (cioè quelle relative agli altri undici mesi dell’anno). data 1/3/xxxx eccetera). Dopo aver effettuato tutte le operazioni di riempimento necessarie, la struttura è pronta per essere utilizzata. Si provi a cambiare l’anno (nella cella nell’angolo superiore sinistro del foglio o dovunque sia stata posizionata) per controllare il nome dei giorni. Come accennato all’inizio, l’applicazione può essere ulteriormente ottimizzata e modificata per ottenere, ad esempio, veri e propri calendari, dividendo i mesi ed inserendo delle Il foglio di lavoro ultimato. È possibile notare il calendario e la struttura sottostante, che, a tutti gli effetti, può immagini decorative essere considerata il motore vero e proprio dell’applicazione. nel foglio di lavoro.

TIP

Per ottenere informazioni maggiormente dettagliate sulle funzioni utilizzate per la creazione del calendario, è possibile utilizzare la guida in linea di Microsoft Excel. Oltre alle funzioni illustrate sarà possibile ottenere informazioni specifiche su molte altre funzioni legate alla gestione del formato data/ora.

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Utilizzare gli scenari con Excel Il foglio elettronico può essere utilizzato per analizzare una serie di ipotesi su un gruppo di dati. Si pensi al caso in cui si abbia a disposizione una base di informazioni su cui si desidera formare delle ipotesi, come, ad esempio, una previsione ottimistica ed una pessimistica sui guadagni netti che si potranno ottenere. A questo scopo è possibile creare ed utilizzare due scenari: uno contenente i dati relativi all’ipotesi ottimistica, uno contenente i dati relativi all’ipotesi pessimistica.

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Uno scenario è un’insieme di celle definito dall’utente, anche non contigue (cioè non adiacenti), che non contengono formule e funzioni, ma solamente delle informazioni (che, come nel caso dell’esempio presentato, possono essere numeri in formato contabilità). Una volta definito uno scenario, si potranno utilizzare in blocco le informazioni che contiene. Una volta creato il foglio di lavoro, inserendo i titoli per le intestazioni di righe e di colonne ed immettendo i valori desiderati, è possibile creare uno scenario scegliendo il comando Scenari nel menu Strumenti. Viene così visualizzata la finestra Manager scenari. Se è la prima volta che si utilizza questa funzione di Excel, questa finestra risulta vuota. Oltre ad Aggiungi e Chiudi (che permettono, rispettivamente, di creare un nuovo scenario e di ritornare alla finestra di Excel), sono presenti altri pulsanti: Mostra (che permette di visualizzare il con-

La finestra Aggiungi scenario permette di creare un nuovo scenario. Al suo interno, è possibile definire un nome per lo scenario, indicare l’indirizzo delle celle variabili e inserire un commento.

tenuto dello scenario attualmente selezionato), Elimina (che permette di eliminare gli scenari), Modifica (che consente la modifica di uno scenario), Unisci (che permette di unire gli scenari contenuti nei fogli di qualsiasi cartella di lavoro aperta) e Riepilogo (che consente di creare un riepilogo contenente le informazioni sui dati che fanno parte dello scenario, compreso il nome dell’autore). Per creare uno scenario è necessario premere il pulsante Aggiungi. La finestra che viene visualizzata, Aggiungi scenario, permette di assegnare un nome allo scenario, inserendolo nella relativa casella di testo (Nome scenario), di specificare l’intervallo di celle che contiene i valori da inserire nello scenario (casella di testo Celle variabili) e di inserire un commento allo scenario (casella di testo Commento). L’intervallo di celle che contiene i valori compresi in uno scenario può essere inserito manualmente, specificandone l’indirizzo, o, più velocemente, utilizzando il mouse (ed escludendo così la possibilità di commettere errori dovuti all’inserimento errato delle coordinate che individuano le celle). Se le celle non sono contigue, è possibile scegliere la prima facendovi un clic sopra e, tenendo consiglia premuto il tasto , selezionare tutte le altre Da fare (il tasto CTRL, infatti, ser Nella creazione di ve proprio ad effettuare uno scenario è consiselezioni multiple). gliabile utilizzare un L’inserimento di comcommento che ne dementi può risultare estrescriva la funzione. Infatmamente utile, soprattutti, nel caso siano già to in presenza di molti presenti altri scenari, scenari, per scegliere vesarà più semplice adotlocemente quello più tare quello più indicato adatto alle circostanze. per le circostanze, senConfermate le informaza doverne analizzarne zioni inserite e premuto il il contenuto. pulsante OK, viene visualizzata la finestra di dialoDa non fare go Valori scenario. Questa È consigliabile evitafinestra consente di imre di inserire manualmettere i valori da utilizmente l’intervallo di zare nello scenario in via celle che contiene i vadi definizione e da inserilori da utilizzare nello re nell’intervallo di celle scenario (inserendo specificato precedentecioè l’indirizzo iniziale mente. e quello finale). UtilizCiò vuol dire che per zando il mouse, oltre ad creare uno scenario non è ottenere una selezione necessario che il foglio di veloce, si potranno evilavoro contenga già dei tare errori di selezione. dati. Si possono creare degli scenari ed immette-


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Utilizzare gli scenari con Excel viene visualizzato il classico simbolo Spunta. Premuto il pulsante OK, la barra degli strumenti viene così visualizzata. Questa finestra, oltre alla casella di riepilogo a discesa che permette di selezionare lo scenario da utilizzare, comprende cinque pulsanti. Il primo consente di avviare la procedura di ricerca dei file, il secondo permette di definire una lista di distribuzione per il foglio di calcolo, il terzo consente di spedire ad un altro utente il foglio di lavoro (utilizzando tutti gli strumenti di comunire i valori da utilizzare direttamente nell’intervallo di cazione messi a disposizione dal sistema operativo, cocelle selezionato. me i servizi di messaggistica e di fax), il quarto permetConfermato l’inserimento delle informazioni con la te di aggiornare il file (qualora fossero state fatte delle pressione del pulsante OK, lo scenario creato (ipotesi modifiche e si voglia torpeggiore) viene mostrato nella finestra Manager scenanare all’ultima versione ri. Nel caso dell’esempio utilizzato, si è pensato di creasalvata) ed il quinto conre i due scenari (ipotesi peggiore ed ipotesi migliore) sente di cambiare le provariando solamente i valori del totale lordo. La nostra prietà del file (da lettura e previsione (in entrambi i casi) non prende in considescrittura a sola lettura). razione una variazione delle spese, del costo della ma- La barra degli strumenti Gruppo Per visualizzare le diteria prima e della manodopera, rappresentando una di lavoro consente di passare da verse ipotesi, all’interno uno scenario all’altro. previsione estremamente semplice. della struttura definita per Le operazioni effettuate fino a questo punto devono il foglio di calcolo correnessere ripetute per la creazione del secondo scenario, te, è sufficiente agire sulla casella di riepilogo a discesa: quello che contiene i valori relativi all’ipotesi migliore. i nomi degli scenari precedentemente definiti vengono Una volta inserito il nome del nuovo scenario (ipotesi mostrati e selezionando quello desiderato è possibile migliore), selezionato l’intervallo di celle che deve con- visualizzarne i valori all’interno della struttura del fotenere i nuovi valori ed inseriti tali valori (all’interno deglio di lavoro. Per dimostrare come gli oggetti riferiti ai gli appositi spazi nella finestra Valori scenario), anche il valori del foglio di calcolo vengano automaticamente secondo scenario viene visualizzato nella finestra di aggiornati al passaggio da uno scenario all’altro, è stato dialogo Manager scenari. inserito un grafico a barre. È possibile notare come pasPer visualizzare le informazioni contenute nei diversi sando dalla visualizzazione di uno scenario all’altro, l’ascenari è necessario che la barra degli strumenti Grup- spetto delle barre che costituiscono il grafico venga po di lavoro sia visualizzata. Nel menu Visualizza biso- modificato per rispecchiare i valori presenti nelle celle gna scegliere il comando Barre degli strumenti e, una del foglio di lavoro. volta visualizzata la relativa finestra di dialogo, selezioQuesta funzione del foglio elettronico permette di vinare la voce Gruppo di lavoro. sualizzare situazioni differenti partendo da una base Accanto al nome della barra degli strumenti scelta preesistente: non si dovranno creare due fogli per confrontare le informazioni contenute, ma basterà semplicemente visualizzare lo scenario desiderato perché le informazioni ad esso relative vengano disposte all’interno della struttura definita. Inoltre, è possibile disporre di una funzione molto comoda: il Riepilogo. Questa funzione permette di ricavare molto velocemente tutte le informazioni circa gli elementi contenuti in ognuno degli scenari che fanno parte del foglio di lavoro, compreso il nome dell’autore ed i valori inseriti nelle celle variabili (cioè nelle celle che costituiscono l’intervallo di valori per cui lo scenario è stato creato). Per generare un riepilogo è sufficiente scegliere il relativo pulsante all’interno della finestra di dialogo Manager rapporti. Viene così aggiunto un foglio di lavoro alla cartella corrente, distinguibile dal nome Riepilogo. Il foglio di lavoro in cui sono stati inseriti i valori per calcolare il guadagno netto.

TIP

Per definire uno scenario non è affatto necessario che il foglio di calcolo di partenza contenga già dei valori. Infatti, la finestra Valori scenario consente di immettere i valori da inserire nell’intervallo di celle selezionato. Inoltre, esso può diventare una maschera di immissione dati personalizzata.

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Personalizzare il foglio elettronico La personalizzazione degli strumenti messi a disposizione dai fogli elettronici consente di ottenere ambienti di lavoro estremamente funzionali, poiché ad ogni singolo strumento può essere assegnato un comportamento predefinito. Microsoft Excel (nella nuova versione per Windows 95), permette di apportare modifiche al normale comportamento dei propri strumenti molto semplicemente. Per accedere alla sezione che consente la personalizzazione degli strumenti del foglio di calcolo è sufficiente scegliere la voce Opzioni nel menu Strumenti. Quindi, facendo clic in prossimità dei titoli delle schede, è possibile visualizzarne il contenuto e procedere all’eventuale personalizzazione. La scheda Generale presenta, nella parte superiore sinistra, la sezione Stile di riferimento. Al suo interno è possibile stabilire il metodo utilizzato per individuare una cella nel foglio di lavoro: è possibile scegliere tra due formati predefiniti. Il primo formato rende possibile il riferimento alle celle utilizzando una lettera per indicare le colonne ed un numero per indicare le righe (ad esempio, la cella D5 si riferisce allo spazio individuato dall’intersezione della quarta colonna e della quinta riga). Il secondo formato permette di riferirsi alle celle utilizzando un numero sia per le colonne che per le righe (l’indirizzo R4C5 si riferisce allo spazio individuato dall’intersezione della quinta colonna e dalla quarta riga). La seconda sezione di questa scheda, Menu, contiene due caselle di controllo. Attivando la prima, Elenco ultimi file usati, viene visualizzata, nel menu File, una lista dei documenti creati o utilizzati di recente (anche il loro numero può essere personalizzato); attivando la seconda, Menu Microsoft Excel 4.0, all’avvio viene visualizzata la barra degli strumenti e la barra dei menu utilizzati dalla versione 4 del programma. Le tre caselle di controllo

La finestra di dialogo Opzioni, divisa in schede, permette di personalizzare tutti gli aspetti del foglio di calcolo

sottostanti, Ignora altre applicazioni, Reimposta suggerimenti e Richiedi rieconsiglia pilogo informazioni, consentono, rispettivamente, Da fare di ignorare le eventuali ri Se si decide di utilizchieste provenienti da alzare una cartella divertri programmi che vengosa rispetto a quella prono eseguiti parallelamenposta per il salvatagte, di rendere nuovamente gio dei file, è possibile disponibili i suggerimenti specificarne il percorso già letti e di visualizzare la all’interno dell’apposifinestra che permette l’inta sezione presente nelserimento delle informala scheda Generale. In zioni di riepilogo (nome questo modo sarà posdel documento, oggetto, sibile evitare di speciparole chiave eccetera) ficare ogni volta un ogni volta che un nuovo percorso differente da documento viene salvato. quello proposto. È inoltre possibile inseriDa non fare re informazioni relative al Evitare di utilizzare numero di fogli che si desiil formato che individua dera avere a disposizione le celle per mezzo di nella cartella di lavoro, il numero di riga e coloncarattere che si intende na: questo formato, olutilizzare (e la sua dimentre ad essere difficile da sione), la posizione in cui ricordare, può generare salvare i documenti (che molti errori durante la nella situazione predefinita creazione di una formuè C:\Documenti) ed il nome la o di una funzione. dell’utente. La seconda scheda, Passaggio, serve essenzialmente per consentire agli utenti del programma Lotus 1-2-3 un passaggio indolore verso il foglio elettronico di Microsoft. Nella terza scheda, Modifica, è presente un’unica sezione, Impostazioni. Qui possono essere inserite le preferenze circa le normali operazioni che devono essere effettuate in un foglio di lavoro. Grazie a questa sezione è infatti possibile, attivando le relative caselle di controllo, abilitare diverse funzioni: Modifica direttamente nella cella consente di cambiare il contenuto di una cella facendovi semplicemente doppio clic; Trascina cella permette di copiare e spostare il contenuto delle celle utilizzando il mouse (ed eventualmente, attivando la casella di controllo sottostante, viene generato dal programma un messaggio di avviso); Sposta la selezione dopo Invio e Direzione permettono di spostare il punto di inserimento, una volta premuto il tasto Invio, nella direzione specificata; Decimali fissi consente di specificare, se attivata, il numero di decimali da utilizzare per la visualizzazione di un dato numerico; Taglia, copia ed ordina oggetti con le celle permette di mantenere insieme oggetti e celle che li contengono una volta effettuata una di queste operazioni; Richiesta di aggiornamento dei collegamenti automatica visualizza, se attivata, un messaggio che avverte dell’operazione di ag-


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Personalizzare il foglio elettronico giornamento che sta per essere svolta; Inserimento ed eliminazione dinamici visualizza direttamente il foglio di lavoro risultante dopo operazioni di spostamento o eliminazione di informazioni al suo interno; Abilita completamento automatico consente di inserire le lettere iniziali di un’informazione e, se questa è già stata immessa nella colonna di cui la cella fa parte, l’informazione vieLa finestra Selezione colori consente di ne completata autodefinire ed utilizzare colori personalizzati. maticamente. La quarta scheda, Calcolo, permette, naturalmente, la personalizzazione delle funzioni di calcolo fornite dal programma. È possibile scegliere se utilizzare il calcolo Automatico, il calcolo Automatico escluso tabelle, o il Calcolo manuale selezionando la relativa casella di controllo nella sezione Calcolo. I pulsanti Calcola e Calc. Documento, posti di fianco alla sezione consentono, rispettivamente, di calcolare le formule presenti in tutta la cartella di lavoro ed aggiornare, eventualmente, i grafici presenti e di calcolare le formule ed i grafici presenti nel foglio di lavoro attivo. È possibile limitare le iterazioni nella ricerca dell’obbiettivo o nella risoluzione di riferimenti circolari specificandone il numero massimo o specificando il minimo scarto di valore consentito tra un’iterazione e l’altra. Nella parte finale della scheda è anche presente la sezione Opzioni della cartella di lavoro. Questa consente di scegliere se aggiornare i riferimenti remoti (riferimenti ai dati di altri programmi), se utilizzare i valori approssimati per la soluzione di formule (funzione che consente di eseguire calcoli più velocemente) e se salvare i valori dei collegamenti esterni (questa opzione consente di salvare una copia dei valori contenuti in un documento esterno collegato ad un foglio di lavoro Excel). La quinta scheda, Formato modulo, permette di definire i caratteri ed i colori ad utilizzare all’interno dell’editor di macro di Excel. La sesta scheda, Modulo generale, è divisa in due sezioni: la prima permette di stabilire le preferenze circa l’editor di macro, la seconda, Internazionale, consente di scegliere, tramite la casella di riepilogo a discesa Lingua/paese, il separatore di elenco, il formato dei numeri, formato valuta ed il formato data/ora da utilizzare. La settima scheda, Colori, consente di selezionare il colore da utilizzare per indicare le Linee del grafico e l’Area del tracciato. È anche possibile aggiungerne di personalizzati semplicemente facendo doppio clic sul colore da rimpiazzare. Viene così aperta la finestra

Selezione colori, che consente di definirne di nuovi. L’ottava scheda consente l’eventuale aggiunta di un formato di grafici esterni: basta sceglierlo all’interno della casella di riepilogo a discesa Formato grafico predefinito. È possibile che non ne siano disponibili (a parte quello predefinito di Excel) poiché la procedura di installazione non ne ha trovati altri. La nona scheda, Elenchi, permette di definire elenchi personalizzati o importarli direttamente, dopo averli inseriti, da un intervallo di celle nel foglio di calcolo. Scegliendo la voce Nuovo elenco all’interno della casella Elenchi personalizzati, il punto di inserimento viene spostato nella casella Voci elenco, in cui possono essere inserite le voci che costituiranno il nuovo elenco. Una volta terminata l’operazione di immissione, si può premere il pulsante OK. Infine, la decima ed ultima scheda, Visualizza, permette di scegliere, utilizzando le caselle di controllo poste nella prima sezione, Mostra, gli elementi da visualizzare nella finestra di Excel. Le quattro caselle di controllo presenti, Barra della formula, Barra di stato, Indicatore di nota e Finestra informazioni permettono, se attivate, di visualizzare la barra delle formule (generalmente posta nella parte superiore della finestra di Excel), di visualizzare la barra di stato (area della parte inferiore della finestra che visualizza informazioni sull’operazione che si sta svolgendo), di visualizzare un indicatore di nota (cioè un piccolo quadrato rosso posto sulle celle che contengono delle note) e di visualizzare la finestra delle informazioni (che contiene informazioni specifiche sul contenuto della cella attiva). La sezione Oggetti permette di stabilire gli elementi che si desidera vengano visualizzati all’interno del foglio di calcolo: si può decidere di mostrare tutti gli elementi inseriti (pulsante di opzione Mostra tutto), di visualizzare le immagini ed i grafici come rettangoli grigi (la funzione, attivabile tramite la selezione del pulsante di opzione Mostra segnaposti, consente di velocizzare notevolmente lo scorrimento del foglio di calcolo), oppure di non visualizzare alcun elemento grafico (pulsante di opzione Nascondi tutto). Completa la scheda la sezione Opzioni della finestra, che permette di decidere quali elementi visualizzare nel foglio elettronico. Selezionando le relative caselle di controllo, è possibile abilitare la visualizzazione di: Interruzioni di pagina automatiche, Formule (al posto dei corrispondenti risultati), Griglia (ed eventualmente selezionarne il colore), Intestazioni di riga e di colonna, Simboli di struttura, Zeri, Barra di scorrimento orizzontale, Barra di scorrimento verticale e Schede.

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TIP

Se non si dispone di un personal computer molto veloce, è possibile rendere più rapida la visualizzazione del foglio di calcolo escludendo le immagini o, comunque, tutti gli elementi che contribuiscono a caricare di lavoro il microprocessore. All’interno della scheda Visualizza è presente la sezione Oggetti, che consente di decidere il tipo degli oggetto da visualizzare nel foglio di lavoro.


Quando e come utilizzare le tabelle pivot Il foglio di calcolo, oltre a gestire elenchi di vario genere, automatizzare calcoli e così via, può essere utilizzato per effettuare ricerche ed analisi sui dati contenuti nel foglio di lavoro. L’utilizzo di tabelle pivot consente di eseguire ricerche ed ordinamenti di dati molto semplicemente, contribuendo notevolmente a velocizzare questo tipo di operazioni. Le tabelle pivot sono utili quando si devono consultare fogli di calcolo contenenti informazioni che si desidera analizzare in tempi molto brevi, cercando solamente alcuni dei particolari contenuti nel foglio. Una volta selezionata una cella del foglio di lavoro in cui i dati risiedono, è possibile avviare la procedura di autocomposizione selezionando la relativa voce (Tabella pivot) posizionata nel menu Dati di Microsoft Excel. La prima finestra di dialogo permette di scegliere la fonte dei dati con cui si intende creare la tabella. Selezionando l’apposita casella di controllo è possibile scegliere di utilizzare dati provenienti da un foglio di calcolo Excel (Elenco o database Microsoft Excel, come nel caso dell’esempio), dati provenienti da fonti esterne (Fonte dati esterna, come, ad esempio, dati contenuti in un elaboratore di testi) e, infine, dati provenienti da consiglia più intervalli all’interno del foglio di calcolo (InterDa fare valli di consolidamento Salvare sempre i damultipli). ti di origine e la tabella Effettuata la scelta desipivot nello stesso file derata e premuto il pul(utilizzando l'apposita sante Avanti, è necessario casella di opzione preselezionare l’area del fosente nell'ultima parte glio di lavoro che contiedella procedura di autone i dati necessari alla composizione). Si potrà creazione della tabella picosì evitare, dovendola vot: è possibile compiere modificare in un seconquesta operazione sia utido tempo, di aggiornare lizzando il mouse (faceni dati nella tabella. do un clic nel punto di Da non fare origine dell’elenco o della Non applicare stili e tabella e trascinando fino colori alla tabella se al punto desiderato), opnon si è ancora sicuri pure specificando direttadella sua struttura defimente, tramite l’indirizzo nitiva. Infatti, se si mofisico, la cella iniziale e la difica la struttura di una cella finale. È necessario, tabella pivot, ogni cadurante questa operazioratteristica che è stata ne, includere nella seleassegnata verrà persa, zione, se presenti, le intecostringendo l'utente a stazioni di righe e/o codover ripetere la fase di lonne. Risulterà così più personalizzazione. semplice decidere la disposizione dei dati all’in-

Le tabelle pivot possono essere costruite partendo da un elenco contenuto nel foglio di calcolo.

terno della tabella pivot, senza doverla riorganizzare completamente. Confermata la selezione con la pressione del pulsante Avanti, la procedura di autocomposizione richiede di specificare la disposizione dei dati. Nella finestra di dialogo relativa a questa parte della procedura vengono introdotti quattro elementi: - Riga. Specifica che i dati trascinati in questa regione verranno visualizzati, all’interno della tabella pivot, come intestazione di righe. - Colonna. Permette di specificare che i dati trascinati in questa regione verranno visualizzati sotto forma di intestazione di colonna. - Dati. Questa regione deve contenere i dati da inserire nel corpo vero e proprio della tabella. - Pagina. Se si intendono visualizzare alcuni dati uno alla volta all’interno della tabella, è necessario trascinarli in questa sezione. Nella parte destra della finestra di dialogo è possibile notare dei piccoli rettangoli (di colore grigio), contenenti le intestazioni della tabella di origine. Trascinando questi rettangoli all’interno delle aree che costitui-

La penultima fase della procedura di autocomposizione consente di stabilire la struttura della tabella.


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Calcolare

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Quando e come utilizzare le tabelle pivot scono il corpo della tabella è possibile deciderne la disposizione. È anche possibile procedere alla loro personalizzazione, facendovi doppio clic sopra. Viene così aperta la finestra Campo tabella pivot, contenente più sezioni. La prima, Nome, consente di assegnare un nome diverso al campo; la seconda, Orientamento, permette di modificare l’organizzazione dei dati nella tabella (scegliendo una delle tre caselle di opzione Riga, Colonna o Pagina); la terza, Subtotali, permette di specificare se il campo contiene dati numerici di tipo Predefinito (cioè nel formato della tabella di origine), Personalizzato (in questo caso si può utilizzare l’apposita casella di riepilogo, posta nella parte destra della sezione, per specificare la funzione che si vuole assegnare al valore contenuto nel campo);la quarta, Nascondi, che presenta l’insieme dei campi che costituiscono la tabella originale e consente di nasconderne alcuni, se ciò si rendesse necessario. A questo proposito è fondamentale ricordare che almeno uno dei campi della tabella deve essere visibile.

Per selezionare la parte del foglio di lavoro che contiene i dati da utilizzare è possibile servirsi del mouse o inserire l'indirizzo della cella iniziale e di quella finale manualmente.

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Questa fase della procedura di autocomposizione è la più importante. Infatti, da questa fase dipende l’organizzazione finale della tabella pivot. Prima di trovare il formato più adatto per presentare i dati della tabella in modo efficace possono essere necessari più tentativi, dato che l’efficacia della loro disposizione dipende molto dal tipo di risultato che si desidera ottenere. Effettuate le scelte necessarie, è possibile premere il pulsante Avanti per passare alla quarta ed ultima fase della procedura di autocomposizione. È necessario, prima di tutto, specificare la cella di origine della tabella pivot, cioè la cella da cui inizierà la sua visualizzazione. Anche in questo caso, può essere utilizzato il mouse, facendo clic nella cella desiderata, oppure può essere fornito manualmente l’indirizzo fisico della cella. Nella sezione Opzioni è necessario indicare, attivando o disattivando le apposite caselle di controllo, le caratteristiche della tabella. La prima opzione, Totali complessivi per colonne, introduce, all’interno della tabella pivot, delle celle contenenti le somme dei dati presenti nelle colonne; Totali complessivi per righe, sostanzialmente identica all’opzione precedente, ma riferita alle righe e non alle colonne; Salva i dati con il layout della tabella, che permette di salvare una copia dei dati di origine su cui la tabella pivot si basa ( se non si attiva questa casella di controllo, in un secondo tempo, do-

TIP

Per modificare la struttura della tabella pivot, non è necessario eseguire nuovamente la procedura di autocomposizione, ma è sufficiente trascinare un campo (identificabile dal tipico colore grigio) in una diversa posizione. La tabella pivot verrà immediatamente modificata e visualizzata, utilizzando subito le nuove caratteristiche che gli sono state assegnate. vendo modificare i dati, sarà necessario selezionare il comando Aggiorna dal menu Dati); Tabella formattata automaticamente, che consente di applicare la formattazione standard prevista da Excel (se però si intende utilizzare una formattazione personalizzata è possibile, una volta creata la tabella pivot, utilizzare il comando Formattazione automatica dal menu Formato). Come accennato precedentemente, il formato deciso durante la procedura di autocomposizione, una volta terminata e creata la tabella, può non essere idoneo alla ricerca dei dati necessari. Per modificare la struttura della tabella pivot si può procedere in diversi modi, ma quello più veloce e che consente di visualizzare immediatamente la tabella modificata consiste nel selezionare un campo della tabella e trascinarlo nella posizione desiderata. La struttura della tabella viene così modificata e visualizzata. Inoltre, è necessario ricordare che i criteri di personalizzazione della tabella, colori delle celle e definizione degli attributi dei caratteri utilizzati (colore, formato eccetera), vengono persi in caso di modifica della struttura. Quindi è necessario, per non sprecare tempo e lavoro inutilmente, decidere dapprima la struttura della tabella e solamente quando questa risulta soddisfacente, decidere colori e attributi dei caratteri da assegnarle.

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La tabella pivot creata partendo dai dati nel foglio di calcolo. È possibile notare come i dati risultino più facilmente identificabili.


Visualizzare dati geografici con Data Map Se si devono presentare dati relativi a diverse aree geografiche, è molto più efficace riportarli direttamente su una cartina con i paesi di riferimento piuttosto che su un anonimo elenco di numeri e di sigle. Data Map, inserito nella versione 7 di Excel, permette di farlo semplicemente e senza particolari problemi. Per procedere nella creazione di una cartina, è necessario che il modulo Data Map sia installato insieme a Microsoft Excel. Se Data Map non è presente, è necessario avviare nuovamente il programma di installazione per installarlo. Microsoft Excel permette, infatti, di installare in un secondo tempo i moduli che non si era ritenuto necessario installare durante la prima installazione. Per creare questo tipo di grafici è possibile utilizzare dati provenienti da qualsiasi foglio di calcolo e si possono scegliere diversi tipi di cartina e diversi metodi di visualizzazione. Si può utilizzare Data Map partendo da un foglio di calcolo, oppure, semplicemente, premendo il pulsante Data Map (figura 1) e importando successivamente i dati. Per creare una cartina che contenga i dati del foglio di calcolo è necessario premere il pulsante Data Map: il puntatore assume la forma di croce e si può procedere nella selezione della porzione di foglio che contiene i dati. È fondamentale che la selezione comprenda una colonna con i riferimenti geografici, in modo che Data Map individui le aree geografiche cui associare i dati da riportare nella cartina. La normale finestra di Excel viene sostituita dalla finestra Data Map, diversa dalla precedente per la presenza di nuovi menu e nuovi strumenti nelle relative barre (figura 2): con questi è possibile modificare la visualizzazione della cartina, modificare la visualizzazione e il formato dei dati e fornire indicazioni aggiuntive sull’interpretazione della cartina. I primi quattro pulsanti visibili sulla barra degli strumenti (Seleziona oggetto, Zoom avanti, Zoom Indietro e Posiziona) permettono di selezionare un oggetto del grafico per modificarlo e di ingrandire o ridurre le dimensioni della cartina per metterne in evidenza alcuni particolari. I tre pulsanti successivi (Etichette, Testo e Personalizza) consentono di aggiungere informazioni utili per l’interpretazione della cartina.

Figura 2 - La barra degli strumenti di Microsoft Data Map. Da sinistra abbiamo i pulsanti: Seleziona oggetti, Zoom In/Out, Posiziona, Etichette, Testo, Personalizza, Visualizza intera cartina, Ridisegna cartina, Mostra/nascondi configurazione cartina.

L’ottavo ed il nono pulsante (Visualizza intera cartina e Ridisegna cartina) possono essere usati per aggiornare la visualizzazione. Infine, l’ultimo pulsante sulla destra (Mostra/Nascondi configurazione cartina), viene utilizzato per aprire o chiudere la finestra Configurazione cartina, il cui scopo è permettere la modifica della visualizzazione e del formato dei dati. Risulta ora necessario disporre i dati: selezionando la voce Dati dal menu Inserisci appare una fineconsiglia stra di dialogo che richiede di inserire l’intervallo Da fare dei dati da utilizzare per Assicurarsi che il mola composizione della cardulo Data Map sia già tina. Questa operazione stato installato. Se così può essere effettuata diginon fosse riavviare il tando direttamente l’interprogramma di installavallo delle celle che conzione di Excel avendo tiene i dati o, più comodacura di selezionare il remente, selezionando l’inlativo modulo. tervallo direttamente con il mouse. Da non fare Normalmente la finestra Assegnare al testo Configurazione cartina (fistili e colori che possagura 3 nella pagina sucno creare confusione a cessiva), viene aperta aucausa degli stili e dei tomaticamente (attenziocolori usati nella cartine: se si è creata una carna. Risulta infatti fondatina senza dati, questa fimentale per la comnestra si apre solo dopo la prensione dei dati raploro importazione). Se sopresentati sulla cartina, no state create più cartimantenere una visualizne, diverse tra loro, la fizazione più pulita possinestra Configurazione carbile. tina viene divisa in più schede.

Figura 1 - La barra degli strumenti di Microsoft Excel 7. All’interno del cerchio rosso è visibile il pulsante Data Map, con la cui pressione si da’ inizio alla creazione della cartina.


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Visualizzare i dati geografici con Data Map

TIP

La selezione di intervalli di celle, dove questa operazione si rende necessaria, può essere effettuata utilizzando il mouse. Oltre a rendere questa operazione più veloce, non sarà necessario annotare i riferimenti della cella iniziale e di quella finale.

Figura 4 - La formattazione Ombreggiatura scalare consente di rappresentare i dati per mezzo di retini di diversa intensità.

Le formattazioni disponibili sono sei: - Ombreggiatura scalare. Rappresenta i dati numerici usando retini di intensità diversa (figura 4). - Valore individuale. Questa formattazione assegna agli Stati (cui i dati fanno riferimento) un colore diverso. Questo colore viene quindi associato al valore numerico e riportato nella legenda (figura 5). - Punto di densità. Inserisce un numero di punti direttamente proporzionale al valore del dato da rappresentare (figura 6). - Simbolo graduato. Posiziona (all’interno dello Stato al quale il dato fa riferimento) un cerchio colorato (o il simbolo definito dall’utente) dotato di raggio direttamente proporzionale al valore numerico del dato da rappresentare (a valore maggiore corrisponde un cerchio con raggio maggiore, figura 7). Il valore numerico del dato viene quindi riportato nella legenda. - Grafico a torta. Questa formattazione, a differenza delle precedenti, viene usata per mettere a confronto valori numerici di più colonne di dati. È molto utile in quanto permette una veloce analisi comparativa dei dati (figura 8). - Grafico a barre. È del tutto simile alla precedente, ma invece di usare il grafico a torta usa quello a barre (figura 9). Naturalmente, viene offerta la possibilità di scegliere tra più metodi di rappresentazione dei dati presenti all’interno del foglio di lavoro. Basta fare doppio clic sul rettangolo che rappresenta la colonna di dati da modificare per cambiarne, ad esempio, il colore o il simbolo. Se è necessario eliminare una colonna di dati dalla cartina, bisogna trascinare il rettangolo corrispondente all’esterno della finestra Configurazione cartina.

Figura 5 - Il tipo di formattazione Valore individuale assegna ad ogni Stato un colore diverso. Questo colore viene quindi messo nella legenda in corrispondenza del dato numerico che rappresenta.

Figura 6 - Utilizzando come formattazione della cartina Punto di densità è possibile inserire all’interno di ogni stato un numero di punti direttamente proporzionale al dato da rappresentare.

Figura 3 - La finestra Configurazione cartina permette di selezionare i dati da visualizzare all’interno della cartina. È possibile scegliere tra più metodi di visualizzazione dei dati, rappresentati dai simboli nella parte sinistra della finestra.

Per passare dalla configurazione di una cartina ad un’altra è sufficiente selezionare, con un clic, la scheda relativa alla cartina da modificare.

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Nella scheda relativa alla cartina selezionata, appaiono le colonne di dati del foglio di lavoro Excel: nella parte inferiore sinistra della scheda sono inoltre presenti alcuni pulsanti, che permettono di selezionare i vari formati di visualizzazione dei dati.


Visualizzare i dati geografici con Data Map

Figura. 7 - La formattazione Simbolo graduato presenta i dati utilizzando un simbolo (che come scelta predefinita è un cerchio) le cui misure sono direttamente proporzionali alla dimensione del dato da rappresentare.

Figura 9 - La formattazione Grafico a barre è del tutto simile alla formattazione Grafico a torta. Lo scopo è infatti di rendere possibile una veloce analisi comparativa dei dati.

serita, oltre che in un foglio di lavoro di Excel, in qualsiasi applicazione che supporti la tecnologia Ole. Per inserire la cartina si può procedere in due modi. Il primo modo consiste nel tagliare la cartina dal foglio di lavoro, selezionandola e scegliendo il comando Taglia dal menù Modifica; quindi, spostandosi nell’applicazione in cui la si vuole inserire, è sufficiente scegliere il comando Incolla nel menù Modifica. Il secondo meto-

Figura 8 - A differenza di altri tipi di formattazione, che permettono la rappresentazione grafica di un solo dato per volta, il tipo Grafico a torta permette di rappresentare graficamente i dati di più colonne, rendendo possibile una veloce analisi comparativa dei dati.

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Una caratteristica interessante è la possibilità di personalizzare le informazioni contenute nel grafico, rendendo più semplice la lettura delle informazioni: si possono inserire etichette geografiche, testo e simboli personalizzati. È anche possibile aggiungere elementi quali autostrade, città, aeroporti, laghi o una loro combinazione: si faccia doppio clic sulla cartina per fare apparire la finestra in cui viene richiesto quali elementi aggiungere (vedi la figura10). Per aggiungere alla cartina le etichette geografiche è sufficiente fare clic sul bottone Etichette nella barra degli strumenti; spostandosi col puntatore sulla cartina l’etichetta cambia, mostrando il nome dello Stato in cui è situato il puntatore. Per piazzare l’etichetta, una volta individuato il punto migliore, basta fare clic. Per aggiungere un testo è necessario premere il tasto Testo nella barra degli strumenti e posizionarsi all’interno della cartina, nel punto dove lo si vuole inserire: digitato il testo e premuto il tasto Invio, questo diventa parte della cartina. Terminate le operazioni di personalizzazione la cartina è pronta. La cartina può essere in-

Figura 10 - Facendo doppio clic sulla cartine viene aperta la finestra Caratteristiche cartina, con cui è possibile scegliere i particolari da visualizzare.

Figura 11 - Ultimata la creazione della cartina, è possibile importarla in qualsiasi applicazione compatibile con la tecnologia Ole. Nei programmi Microsoft basta selezionare la voce Oggetto nel menu Inserisci. Viene aperta la finestra Inserisci oggetto, dal cui interno si seleziona la voce Microsoft Data Map.


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Visualizzare i dati geografici con Data Map do (usando applicazioni Microsoft, ad esempio Word) consiste nello scegliere il comando Oggetto dal menù Inserisci. Viene aperta una finestra che chiede di selezionare i tipi di dati che si vogliono inserire nel documento (figura 11). Selezionando la voce Microsoft Data Map viene richiesto il nome del file da cui attingere i dati. Inserite queste informazioni, viene aperto il foglio di lavoro: da questo punto la procedura risulta identica alla creazione di una cartina, già esposta precedentemente. La differenza fondamentale tra i due metodi è che usando il primo la cartina deve già essere completa in

tutti i suoi particolari; usando il secondo, invece, si può ripercorrere l’intero procedimento di creazione e personalizzazione della cartina, potendo così ottenere diversi tipi di risultato partendo dallo stesso foglio di lavoro. È poi possibile scegliere fra i metodi di rappresentazione ottenuti quello più idoneo, a seconda delle esigenze. L’utilizzo di Microsoft Data Map risulta prezioso dovendo rappresentare graficamente dei dati numerici, consentendo di effettuare un’analisi preliminare dei dati molto veloce e presentazioni delle informazioni di sicuro effetto.

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Personalizzare il proprio lavoro La leggibilità delle cartine assume un’importanza fondamentale nell’interpretazione dei dati Per ottenere cartine facilmente leggibili, il modulo Data Map consente di utilizzare testo personalizzato da inserire all’interno della cartina stessa. È inoltre possibile assegnare stili e colori diversi da quelli predefiniti ai caratteri che compongono le etichette geografiche, che possono essere inserite, lo ricordiamo, con la pressione del pulsante apposito posto sulla barra degli strumenti di Microsoft Data Map. È possibile inserire del testo all’interno della cartina utilizzando l’apposita funzione nella barra degli strumenti, rappresentata da un pulsante con la lettera A. Premuto il pulsante dello strumento Testo, bisogna posizionarsi sulla cartina, nel punto in cui si vuole inserire il testo. Quindi, premendo il pulsante sinistro del mouse, appare il cursore lampeggiante che indica che l’immissione può essere effettuata. Per modificare gli attributi del testo (stile e colore) bisogna scegliere lo strumento Seleziona (rappresentato da un pulsante con la freccia, presente nella barra degli strumenti) e, una volta posizionato il puntatore sul testo da formattare, premere il pulsante sinistro del mouse. Intorno al testo appare una cornice (che indica l’avvenuta selezione dell’oggetto) sulla quale appaiono le maniglie, che, come sempre,

permettono di cambiare le dimensioni dell’oggetto stesso e la sua posizione all’interno della cartina. Una volta posizionato il puntatore all’interno del riquadro e premuto il pulsante destro del mouse, appare il menu di scelta rapida (figura a sinistra). Bisogna quindi selezionare la voce Formato carattere: nella finestra che appare risulta possibile selezionare la fonte tipografica da usare (casella di testo Tipo) e lo stile e la dimensione da assegnare ai caratteri. Si può assegnare al carattere un colore, scelto tra una gamma che si estende dal nero al bianco passando per i colori intermedi. L’effetto delle scelte effettuate viene mostrato nella casella Esempio. È possibile applicare lo stesso metodo alle etichette geografiche, come è possibile notare nella figura in alto. L’importanza di una scelta oculata dello stile e del colore dei caratteri assume, molto spesso, una elevata importanza. Bisogna analizzare attentamente la resa finale della cartina creata, al fine di rendere semplice, mediante l’utilizzo di effetti grafici gradevoli, la lettura e l’interpretazione della cartina.


Personalizzare il foglio di calcolo L’aspetto di un foglio di calcolo è spesso monotono e poco invitante: righe e colonne piene di numeri che si presentano allo stesso modo possono anche risultare di difficile lettura. I moderni fogli elettronici offrono però la possibilità di personalizzare il proprio lavoro e di renderlo quindi meno faticoso e allo stesso tempo più facilmente comprensibile. Modificare l’altezza delle righe, la larghezza delle colonne, l’allineamento nelle celle di numeri e testo, applicare bordi, motivi e colori, è una pratica semplice da attuare, in qualsiasi tipo di foglio elettronico, e offre risultati sorprendenti. Alcuni programmi permettono di personalizzare l’intero foglio di lavoro oppure soltanto alcune celle, scegliendo una formattazione automatica tra quelle presenti, ma è possibile anche formattare a proprio piacimento l’intervallo di celle selezionato. In Microsoft Excel 7.0, per applicare una formattazione già pronta, selezionate le celle e dal menu Formato attivate il comando Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo che permette di scegliere, nella casella a sinistra, un tipo di formattazione tra quelli elencati e visibili nella casella di anteprima. Facendo clic sul pulsante Opzioni, la finestra si allunga e mostra una serie di caselle inerenti il formato dei numeri, del bordo, dei motivi eccetera. Disattivate una o più consiglia opzioni se volete modificare la formattazione che Da fare avete scelto. Anche nel fo Utilizzate la barra deglio di calcolo di Microgli strumenti per forsoft Works 4.0, il comanmattare rapidamente un do Formattazione automaintervallo di celle, pretica è presente nel menu mendo i pulsanti relatiFormato; nella finestra vi all’allineamento o alche si apre attivando tale lo stile e scegliendo il comando, potete sceglietipo di carattere o la dire un tipo di formattaziomensione dai menu a ne tra quelli elencati nella discesa. Sulla barra decasella di sinistra e visuagli strumenti di Excel lizzarlo nell’anteprima, sono presenti anche i ma non potete modificare pulsanti relativi alla i parametri della formatbordatura, al colore del tazione. testo e dello sfondo della cella. In Microsoft Excel 7.0 Da non fare potete applicare la for Non assegnate più mattazione già usata per colori per lo stesso tipo un intervallo di celle, di dati: potreste generasemplicemente seleziore confusione in chi legnandolo e facendo clic ge il foglio di calcolo. sul pulsante Copia formato, quello contraddi-

stinto da un pennello, presente sulla barra degli strumenti. Il puntatore del mouse si trasforma in un pennello: selezionate un nuovo intervallo per formattarlo come il precedente. Se intendete applicare una formattazione che non è presente nell’elenco proposto, dovete modificare i parametri della formattazione: altezza delle righe, larghezza delle colonne, tipo di bordo delle celle, allineamento del testo e dei numeri, corpo e stile dei caratteri, colore delle celle e del loro contenuto. Il menu Formato, sia di Excel sia di Works, contiene i comandi per modificare i parametri della formattazione. Per evidenziare il titolo di un foglio di lavoro e ren-

Ecco un prospetto molto più leggibile di un comune foglio elettronico realizzato con le procedure di personalizzazione.

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Finestra di dialogo Formattazione automatica di Microsoft Excel 7.0. Dopo aver scelto il formato da applicare all’intervallo di celle selezionato, potete modificarne l’aspetto a piacimento.


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Personalizzare il foglio di calcolo

TIP

Microsoft Excel 7.0 offre la possibilità di applicare uno sfondo al foglio di calcolo. Dal menu Formato selezionate il comando Foglio e, dal menu a comparsa, Sfondo: si apre una finestra di dialogo che permette la ricerca di file in formato grafico visualizzabili nella casella di anteprima. Dopo aver trovato l’immagine desiderata, basta confermare la scelta premendo il pulsante OK e l’immagine viene applicata, come sfondo, al foglio di calcolo.

derne così più semplice la lettura, è conveniente assegnare alla riga che contiene i titoli un’altezza maggiore e un corpo più grande. I più recenti fogli elettronici aumentano automaticamente l’altezza delle celle se si sceglie un corpo più grande dell’altezza predefinita, ma è comunque possibile scegliere l’altezza desiderata. In Works, selezionate dal menu Formato il comando Altezza riga: si apre una finestra di dialogo che permette di impostare il valore desiderato. In alternativa, se avete già inserito del testo con un corpo troppo grande perché sia visualizzato, potete premere il pulsante Adatta. Il pulsante Standard riporta l’altezza della riga alle impostazioni iniziali. Per modificare l’altezza della riga in Excel, selezionate Riga dal menu Formato e scegliete Adatta se avete già inserito dei caratteri, oppure Altezza per impostare l’altezza che desiderate. Modificare la larghezza di una colonna è un’operazione ancora più frequente della modifica dell’altezza delle celle: occorre adattare la larghezza delle celle al numero di cifre visualizzate e al testo inserito. In Works, dal menu Formato selezionate Larghezza colonna: compare la finestra che vi permette di impostare un valore oppure di adattare la colonna al contenuto della cella. Dal menu Formato di Excel, selezionate Colonna e, dal menu a comparsa, Adatta oppure Larghezza.

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In entrambi i programmi, potete modificare altezza delle righe e larghezza delle colonne in modo molto semplice. È sufficiente portare il puntatore sulla barra di intestazione delle righe (o delle colonne) e porlo esattamente tra un’intestazione e l’altra: l’aspetto del puntatore cambia e segnala così che è possibile trascinare l’intestazione per modificare la dimensione della riga (o della colonna) corrispondente. Nel menu Formato di Works, i comandi Numero, Allineamento, Carattere e stile, Bordo e Ombreggiatura, se attivati, aprono la medesima finestra di dialogo. Questa è composta da schede, una per ogni voce presente nel menu Formato. Eccone una descrizione sintetica: - Numero è la scheda che permette di assegnare un formato ai numeri della cella (valuta, data, scientifico eccetera); - Allineamento offre la possibilità di allineare il contenuto della cella a sinistra, al centro, a destra eccetera, per quanto riguarda la disposizione orizzontale; per quella verticale offre le opzioni In alto, Al centro, In basso. Fate clic, dopo aver selezionato due o più celle della stessa riga, su Centra nella selezione, se volete centrare

Il formato Classico 5, della formattazione automatica di Works 4.0, formatta la tabella applicando il colore verde a righe alterne.

un testo, ad esempio il titolo di una tabella, al centro della prima riga; - Tipo di carattere permette di assegnare un carattere diverso, di cambiarne la dimensione, di applicare uno stile (grassetto, corsivo eccetera), di modificare il colore nero di partenza; - Bordo consente di applicare la bordatura alla cella, sul bordo superiore, su quello inferiore, sull’intero contorno eccetera. Offre anche alcuni stili (a linea normale, tratteggiata, spessa) e la possibilità di variarne il colore; - Ombreggiatura è la scheda dove scegliere il colore per lo sfondo della cella, il motivo di riempimento, il colore di questo. Nella casella Esempio è visualizzata l’anteprima di ogni combinazione. In Excel, una finestra di dialogo analoga si apre selezionando Celle dal menu Formato, oppure premendo CTRL+1. Sono presenti tutte le opzioni descritte, ma potete orientare il testo a piacimento (disponendolo, ad esempio, verticalmente) grazie alle opzioni del riquadro Allineamento, mentre nella scheda Carattere potete scegliere la posizione del testo (Apice o in Pedice) e alcuni tipi di sottolineatura. Inoltre, Excel 7.0 offre una maggiore varietà di colori da assegnare al testo, ai bordi, allo sfondo e ai motivi di riempimento.

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Realizzare un foglio personalizzato richiede tempo e pazienza, ma il risultato può migliorare l’immagine e l’efficienza di un’azienda.


Formule e funzioni del foglio elettronico Una caratteristica molto potente dei fogli elettronici è la possibilità di usare formule per effettuare calcoli anche molto complessi, come quelli trigonometrici o finanziari. Con questa scheda introduciamo l’argomento, con un esempio di calcolo pratico. Supponiamo di dover calcolare la somma dei valori contenuti in una serie di celle in colonna. Possiamo scegliere due strade: indicare di sommare tutte le celle, oppure usare una funzione, chiamata in molti fogli elettronici Somma (vedi figura 1). Le due soluzioni si equivalgono se le celle da sommare sono poche, mentre la seconda via è certamente più comoda per elaborare una lunga lista. Questo è solo un esempio semplice di come le formule di un foglio elettronico permettono di indicare in forma sintetica calcoli complessi. Le formule immesse nelle celle del foglio elettronico possono essere delle semplici operazioni aritmetiche, ad esempio A1+B1 oppure A1*5, ma anche espressioni più elaborate, in cui si fa uso delle parentesi per definire l’ordine delle operazioni. Per illustrare alcune formule e funzioni, in questa scheda prendiamo ad esempio il programma Microsoft Excel, ma le stesse indicazioni valgono per la maggior parte dei fogli di calcolo. Excel permette di utilizzare un gran numero di funzioni predefinite. Si tratta di for-

consiglia Da fare Quando si usano molte formule, per rendere il foglio di lavoro più comprensibile è bene inserire brevi descrizioni a commento. Da non fare Non inserite spazi all’interno delle formule e non dimenticate il punto e virgola (;) dopo ogni argomento. Excel considera come errore nella formula l’omissione del punto e virgola e l’inserimento dello spazio.

mule pronte all’uso che evitano l’immissione di operatori matematici, procedura, questa, molto spesso causa di errori. Vediamo come si fa.

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Il contenuto della cella è considerato da Excel una formula se il primo carattere immesso è il segno di uguale (=) oppure il segno di addizione (+).

Una funzione consiste in una formula predefinita, composta dal nome e dagli argomenti. Il nome della funzione è preceduto dal segno di uguale (=) ed è seguito da uno o più argomenti, che sono racchiusi tra parentesi. Se, ad esempio dovete sommare il contenuto delle celle B1, B2, B3 e B4, nella cella B5 immettete la funzione di nome Somma, che, in questo caso, ha per argomento l’intervallo B1:B4 (figura 1). Il risultato che appare nella cella B5 è la somma dei valori contenuti nelle celle comprese da B1 a B4. Per ottenere rapidamente il risultato dell’esempio, potete fare clic, dopo esservi posizionati nella cella B5, sul pulsante Somma automatica, presente sulla Barra degli strumenti e facilmente riconoscibile dal segno Σ. Per immettere una funzione in una cella potete selezionare il comando Funzione del menu Inserisci; in alternativa potete fare clic sul pulsante Autocomposizione funzione (figura 2) che si trova accanto al pulsante Somma automatica. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Autocomposizione funzione, nella quale potete scegliere il tipo di funzione di cui avete bisogno. Selezionate dapprima la categoria a cui la formula appartiene: nel box omonimo potete scegliere tra Finanziarie, Matematiche, Statistiche e così via. Successivamente, nel box Nome funzione, selezionate Figura 1 - Facendo clic sul pulsante Somma automatica, si può tra quelle della stessa categoria, la funzione di cui avecalcolare la somma dei valori contenuti in più celle. te bisogno. Per vedere l’elenco completo delle funzioni, selezionate nel box Categoria la voce Tutte; tra le categorie di funzioni potete anche selezionare quelle usate più recentemente, attivando la Figura 2 - Il pulsante Autocomposizione funzione permette di aprire la finestra di dialogo omo- voce Usate più di recente. Confermate la scelta prenima che offre la possibilità di scegliere la funzione di cui si ha bisogno.


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Formule e funzioni del foglio elettronico

TIP

Nella finestra di dialogo Autocomposizione formula è possibile distinguere le caselle che richiedono obbligatoriamente l’inserimento dei dati da quelle opzionali. Le prime hanno il testo in grassetto, le seconde sono in formato normale.

Vediamo il meccanismo alla prova con un caso pratico. Supponete di voler risparmiare per acquistare un nuovo computer e di voler raggiungere la somma necessaria entro un anno. Aprite perciò un deposito bancario, sul quale versate inoltre un milione di lire che avete risparmiato in precedenza. Il deposito frutta mensilmente un interesse, calcolato sull’interesse composto annuale del 4%, pari allo 0,33%. Decidete di depositare ad ogni inizio del mese, e per i dodici mesi successivi, 200.000 lire. A questo punto volete sapere quanto avrete a disposizione alla scadenza dei dodici mesi. Per

calcolare l’ammontare del deposito, alla fine dell’anno, utilizzate la funzione Val.fut (figura 3) che calcola il valore futuro di un investimento sulla base di pagamenti periodici e costanti e di un tasso di interesse costante. Portate il cursore in una cella vuota e aprite la finestra di dialogo Autocomposizione formula facendo clic sull’omonimo pulsante. Selezionate Finanziarie nel riquadro Categoria e Val.fut nel riquadro Nome funzione. Dopo aver confermato la scelta facendo clic sul pulsante Successivo, appare la finestra di dialogo in cui dovete inserire i dati relativi al calcolo (figura 4): - nella prima casella, tasso_int, inserite il tasso di interesse mensile, digitando 4%/12; - nella successiva, periodi, inserite il numero dei versamenti, cioè 12; - nella casella pagam, inserite la somma da versare mensilmente: nel nostro esempio digitate -200000; - la casella val_attuale è opzionale ed il dato richiesto può essere omesso, intendendosi uguale a zero. Tuttavia, nell’esempio si effettua un versamento iniziale di un milioni di lire, che corrisponde appunto al valore attuale richiesto. Digitate, quindi, -1000000. Si mette il segno negativo perché è un flusso di cassa in uscita; - la casella tipo, anch’essa opzionale, richiede un valore per indicare le scadenze dei pagamenti (0 per i pagamenti effettuati alla fine del periodo e 1 per quelli all’inizio). Nel nostro esempio si effettua il versamento all’inizio del mese, perciò inserite 1. In caso di omissione il tipo viene considerato uguale a 0. Un clic sul pulsante Termina immette la formula nella cella che visualizza il risultato: dopo dodici mesi il capitale disponibile è pari a 3.493.382 lire (figura 5).

Figura 4 - Dopo aver inserito i dati richiesti potete vedere il risultato nella casella in alto a destra, denominata Valore.

Figura 5 - Nella Barra delle formule è visualizzata la funzione immessa nella cella C8, che, invece, mostra il risultato del nostro esempio.

Figura 3- Selezionate la funzione finanziaria Val.fut per calcolare l’ammontare del deposito bancario dopo un anno di versamenti costanti. mendo il pulsante Successivo e accedete così al secondo passaggio di autocomposizione della formula: compare una finestra, diversa per ogni funzione scelta, che richiede l’immissione di dati, alcuni obbligatori, altri facoltativi.

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La funzione compare nella Barra delle formule che è posta al di sotto della Barra degli strumenti. Per modificare una formula, portate il puntatore nella barra delle formule, selezionate la parte da modificare ed apportate i cambiamenti di cui avete bisogno.

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Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule Ogni volta che la formula inserita in una cella di un foglio elettronico non può essere calcolata in modo appropriato viene visualizzato un messaggio che avvisa dell’errore commesso. In questa scheda vediamo il significato dei messaggi di errore più frequenti. Nel 1977 Dan Bricklin, lettore alla Harvard School of Business, stanco di ripetere per l’ennesima volta i calcoli matematici dei suoi esercizi, ideò un programma computerizzato che gli semplificava il compito, automatizzandolo. Da quell’idea nacque il primo foglio di calcolo elettronico, battezzato Visicalc, contrazione di Visible Calculator. Cinque anni dopo compariva sul mercato Lotus 1-2-3, ben più potente del programma di Bricklin. Da allora i fogli elettronici sono molto cambiati e oggi dispongono di maggior potenza, versatilità e complessità. Tuttavia, non sono ancora in grado di riconoscere e correggere automaticamente errori, come quelli di battitura o logici che capita di commettere spesso quando si batte una formula. Utilizzando per i propri calcoli un programma di gestione di fogli elettronici, come ad esempio Microsoft Excel 5.0, uno degli errori più comuni che si commette nel digitare le funzioni è la mancanza del punto e virgola (;). Un altro è l’inserimento di spazi, che devono essere evitati in qualsiasi punto della funzione. Commettendo questi errori di ortografia nella cella in cui si inserisce la formula, al posto del risultato desiderato compare l’indicazione #NULLO!. È uno dei messaggi che Excel fornisce all’utente per facilitare la ricerca dell’errore.

A complicare le cose, vi è il fatto che si può comunque incappare in un erroconsiglia re anche scrivendo correttamente la formula, ad Da fare esempio facendo riferi Utilizzate lo strumenmento ad una cella che to Autocomposizione non permette di svolgere funzione (fx sulla barra l’operazione che si desidegli strumenti) per eviderava eseguire. Se, per tare errori nella compiesempio, si cerca di fare lazione delle formule. il calcolo A1/B2 ma la celDa non fare la B2 è vuota o contiene Evitate di fare riferiuno zero, il programma mento a celle vuote. scrive #DIV/0!, cioè “la Eventualmente, se ocformula sta tentando di corre, usate #N/D. dividere per zero”, operazione che non è permessa dal programma di calcolo. Un altro motivo frequente di errore è la cancellazione di una riga o di una colonna contenente una cella cui si fa riferimento in una formula del foglio. In questo caso viene visualizzato il messaggio di errore sia nella cella che doveva contenere il risultato, sia in quella parte di formula in cui si trovava la cella scomparsa. Il messaggio per questo tipo di errore è #RIF!, che compare in presenza di ogni riferimento non valido a una cella. Il messaggio #RIF! può apparire anche se si tenta di usare un riferimento ad un’applicazione che non è in esecuzione o ad un argomento che non è disponibile nel foglio elettronico.

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☞ Sebbene una formula sia scritta correttamente,

può darsi che faccia riferimento ad una cella contenente, al momento dell’esecuzione, un valore che non permette di svolgere l’operazione.

Se si inserisce una formula che fa riferimento ad una cella che in quel momento contiene un messaggio di errore, il messaggio d’errore appare anche nella cella in questione: occorre correggere l’errore nella cella interessata.

Omettendo un punto e virgola nella compilazione della formula SOMMA, nell’esempio tra C1 e D1, il risultato è #NULLO!

Il foglio elettronico segnala che non riesce a dividere per zero, il valore assegnato automaticamente ad una cella che risulta vuota.


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Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule

TIP

Durante il calcolo del foglio di lavoro, i riferimenti circolari vengono calcolati per il numero di volte indicato nella casella Numero massimo della scheda di controllo delle iterazioni, oppure fino a quando tutte le celle non subiscono una variazione inferiore al valore impostato nella casella Scarto consentito, a seconda della condizione che viene soddisfatta per prima.

specifica un intervallo per un operatore o una funzione che richiede un singolo valore. La cancellazione di una riga o di una colonna contenente una cella cui si fa riferimento in una formula del foglio provoca l’errore #RIF, presente anche nella formula al posto della cella mancante.

Un messaggio di errore particolare è #NOME? che si verifica quando in una funzione si utilizza un nome non riconosciuto da Excel. Una delle possibili cause di questo tipo di errore è l’aver scritto il nome di una funzione in modo non corretto. Più frequentemente si dimentica l’inserimento dei due punti (:) nel riferimento di un intervallo. Se, ad esempio, si immette la formula =SOMMA(A1D10), invece di =SOMMA(A1:D10), A1D10 viene interpretato come nome dell’intervallo, che non è stato definito in precedenza e quindi non viene riconosciuto. Il messaggio di errore #NUM!, invece, indica che si è verificato un problema con un numero, come nel caso di immissione di una formula che genera un numero troppo grande o troppo piccolo per essere rappresentato da Excel, oppure nell’utilizzo di una funzione iterativa, quale TASSO, che non è in grado di trovare un risultato valido. Il messaggio #VALORE! compare quando si utilizza un tipo di argomento o di operando errato; cioè quando si immette del testo in un punto in cui è necessario un numero od un valore logico e il testo non può essere tradotto nel tipo di dati corretto; oppure nel caso in cui si

Un errore particolare è #N/D, il quale indica che nessun valore è disponibile. Il messaggio #N/D segnala anche che è stato utilizzato inavvertitamente qualche riferimento a celle vuote. Infatti, questo valore viene immesso direttamente dall’utente nelle celle del foglio di lavoro che conterranno dati non ancora disponibili. Le formule contenenti riferimenti a queste celle restituiranno #N/D invece di calcolare un valore considerando la cella vuota come zero. È anche possibile commettere un errore che restituisce #N/D, per esempio specificando un argomento con valore improprio nelle funzioni CERCA o CONFRONTA. Facilmente si incorre poi in un tipo di errore che può anche non essere tale, il cosiddetto riferimento circolare. Il riferimento circolare si verifica quando una formula usa, direttamente o indirettamente, la stessa cella in cui è contenuta. Se, per esempio, nel proprio foglio di lavoro si inserisce nella cella C14 la formula =SOMMA(C3:C14), compare una finestra di avvertimento che contiene il messaggio “Impossibile risolvere i riferimenti circolari”. Questa finestra può essere chiusa tramite la pressione del pulsante OK; così facendo, il programma esegue ugualmente il calcolo: il risultato che si ottiene è zero, ed indica sulla barra di stato la cella inclusa nel riferimento circolare. Le formule a riferimenti circolari non possono essere semplicemente risolte utilizzando i calcoli normali. Quando il riferimento circolare è dovuto ad un errore di digitazione, è necessario riscrivere la formula o rivedere i passaggi logici in modo da interrompere il riferimento circolare. In alcuni casi non si tratta però di un errore, perché si desidera usare tale possibilità per effettuare dei calcoli particolari. Se si vuol creare un riferimento di questo tipo, si deve usare il comando Opzioni del menu Strumenti ed attivare quindi la casella di controllo Iterazioni nella scheda Calcolo.

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Con questo messaggio Excel avvisa che il nome della funzione non è stato battuto correttamente.

Questa finestra di messaggio avverte l’utente del presentarsi di un problema di riferimento circolare in una formula.


Usare le formule nei fogli elettronici Le formule rappresentano l’anima dei fogli elettronici. Il loro uso permette infatti di realizzare tabelle nelle quali i risultati di particolari operazioni vengono aggiornati automaticamente modificando i valori di alcuni parametri. Nella maggior parte dei fogli calcolo elettronico l’introduzione di una formula in una determinata cella avviene digitando il simbolo di uguale (“=”) come primo carattere dell’etichetta della cella. Questo informa il computer che tutte le informazioni che sono riportate di seguito specificano la locazione e il tipo di operazioni che devono essere fatte sui valori di altre celle o sui risultati di alcune operazioni. Ovviamente la sintassi necessaria per definire una particolare formula è anche funzione della lingua dell’applicativo. Per esempio, nel caso della definizione di una somma nella versione inglese di Excel è necessario utilizzare l’istruzione sum(). Nella versione italiana, invece, il comando diventa somma(). È evidente, quindi, come sia più semplice da parte anche di un utente non particolarmente esperto trovare facilmente il tipo di istruzione da utilizzare per realizzare una particolare operazione aritmetica. Nel caso, ad esempio, dell’operazione di somma è sufficiente specificare la posizione di tutti gli addendi. Il risultato, infatti, verrà visualizzato nella cella attiva al momento della definizione della formula. Le celle all’interno di un foglio di calcolo vengono identificate in modo univoco specificando la colonna e la riga (come se si trattasse di uno schema di battaglia navale). Questa notazione è necessaria per comunicare al computer la posizione esatta in cui andare a prelevare i valori da utilizzare per i calcoli. Sebbene sia abbastanza facile costruire formule che realizzi-

no calcoli elementari, i fogli elettronici moderni dispongono di una serie di consiglia formule precostituite pronte per essere utilizzaDa fare te singolarmente oppure Evidenziare attraverin combinazione con altre. so l’uso di colori e borLa prima operazione che di adeguati i valori ottedeve essere compiuta nel nuti da formule. Se posmomento in cui viene reasibile, inserire le colizzato un nuovo foglio di stanti in determinate calcolo è la definizione celle usando poi i riferidelle etichette delle varie menti a quella cella. righe e colonne che riporDa non fare tano valori numerici. Gra Non definite un nuzie a queste informazioni mero eccessivo di forl’utente che consulta il fomule una all’interno glio riesce a capire in modell’altra. In questo modo diretto e immediato i do diventa più difficile riferimenti di ogni valore individuare errori di numerico. Inoltre quando calcolo compiuti dalle si crea la struttura di un formule inserite. nuovo foglio di calcolo è utile immettere valori molto semplici così da controllare la correttezza delle formule definite. Se a una cella è stato assegnato un formato numerico particolare (per esempio il numero di cifre decimali, oppure il formato data) questo verrà applicato direttamente ai numeri che vengono inseriti da tastiera e ai risultati di eventuali calcoli. Inoltre se durante la digitazione di un numero che esprime una valuta viene inserito il simbolo di valuta (che corrisponde a L. nel caso la lingua del foglio elettronico sia l’italiano) al numero che viene in-

In Excel, per inserire una formula è necessario utilizzare il simbolo di uguale. I riferimenti ad altre celle presenti nel foglio di calcolo possono essere creati selezionando le caselle da inserire nella formula tramite il mouse.

Se durante l’inserimento che deve fornire come risultato un valore numerico viene specificato anche il simbolo di valuta, viene associato direttamente anche il formato numerico predefinito per le valute, inclusi la punteggiatura per separare le migliaia.


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Usare le formule nei fogli elettronici impostazioni generali del foglio. Torniamo all’inserimento delle formule per vedere come debba essere definita un’operazione di somma tra due celle. È sufficiente spostarsi sulla cella che dovrà contenere il risultato, quindi inserire il simbolo di uguale (=) seguito dalle coordinate delle celle da sommare come si può vedere nelle immagini pubblicate. Se il numero di addendi è superiore a due, è più agevole definire un intervallo di celle piuttosto che specificare tutte le celle da sommare. Ovviamente in questo caso il gruppo di celle deve essere contiguo. La definizione di questo intervallo può avvenire utilizzando il mouse oppure con la tastiera. Nel primo caso si deve posizionare il puntatore del mouse nell’angolo superiore della serie di valori da selezionare. Premere quindi il tasto sinistro del mouse e trascinare il puntatore fino all’estremità sinistra del gruppo di celle. Tutte le celle interessate da questa operazione appariranno in nero. Durante questa operazione potete osservare che nella barra delle formule viene riproposto l’intervallo di celle selezionato riportando le coordinate della prima cella più in alto a sinistra e dell’ultima a destra più in basso. Se, per esempio, dovete sommare i valori contenuti nel gruppo di celle compreso tra A2 e B10 è necessario definire la seguente formula: inserite il simbolo = nella cella destinata a contenere il risultato, quindi inserite la seguente formula somma(A2:B10). Nella sintassi utilizzata in informatica l’operazione di moltiplicazione viene descritta dall’asterisco (“*”) e non dalla x. Se copiate l’intero contenuto di una cella che contiene una formula, quest’ultima verrà aggiornata nella nuova posizione modificando i riferimenti in funzione della distanza dalla cella d’origine. Per questo motivo se dovete fare riferimento alla medesima cella che veniva considerata nella locazione originale, dovrete modificare manualmente la formula creata dal foglio elettronico nella nuova cella. La creazione automatica di nuovi riferimenti è però utile per copiare formule che devono eseguire la medesima operazione su un determinato gruppo di celle. Durante la definizione di una formula ricordatevi che in una cella possono essere inseriti al massimo 255 caratteri. Se il contenuto di una cella è molto lungo questo viene visualizzato occupando le celle di destra se queste sono libere altrimenti viene troncato. Per trasformare un numero oppure una data in testo per poter applicare un formato predefinito o personalizzato si può ricorrere alla funzione testo().

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Nel caso di uso frequente di valori predefiniti, conviene definire dei nomi che facciano riferimento a particolari celle. Questi stessi nomi potranno poi essere usati all’interno delle formule.

serito di seguito viene attribuito in modo automatico il formato di numero valuta, per cui per la cifra viene utilizzato il punto come separatore delle migliaia senza che dobbiate effettuare alcuna modifica esplicita nelle

TIP

Per inserire in una formula riferimenti di celle lontane mediante puntamento, conviene spostarsi direttamente sul foglio di lavoro con il comando Formula Vai (attivabile anche attraverso il tasto funzione F5). Se l’intervallo o la cella è stato denominato è possibile scegliere direttamente il riferimento tra quelli precedentemente definiti e visualizzati nella relativa finestra di dialogo.


Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici Vista l’importanza che hanno per presentare in modo immediato le informazioni, i grafici vanno curati con particolare attenzione. Scopriamo come usare al meglio le possibilità di personalizzazione offerte dai fogli elettronici. I grafici, come abbiamo visto nello scorso numero di Pc Open, facilitano la comprensione immediata di una serie di valori numerici. I fogli elettronici permettono di realizzare vari tipi di diagrammi e tutti i programmi consentono di aggiungere elementi di contorno al grafico stesso, per migliorarne la leggibilità e rendere più comprensibili le informazioni presentate. Per esempio, una legenda permette di sottolineare le corrispondenze tra i vari elementi del grafico e le informazioni in esso contenute. La posizione della legenda all’interno del grafico spesso è definita automaticamente dal programma, ma è comunque possibile modificarla spostando con il mouse la finestra che la contiene. La dimensione comunque è funzione dell’intera area riservata al grafico, per cui restringendo il grafico anche le dimensioni della legenda verranno modificate di conseguenza. La realizzazione di un grafico può avvenire in due modi: come parte integrante del foglio di calcolo da cui sono stati prelevati i dati, oppure come documento separato. In quest’ultimo caso la presenza di un titolo consente al lettore di capire immediatamente la tipologia dei dati rappresentati. Un altro elemento che può migliorare notevolmente la leggibilità di un grafico è la presenza dei cosiddetti segni di graduazione. Si tratta di linee orizzontali e verticali che intersecano un asse e servono per distinguere una categoria, una scala oppure una serie di dati. Per esempio negli istogrammi con molte categorie di dati, la presenza dei segni di graduazione consente di individuare rapidamente il valore di ciascun istogramma presente. Come per l’intero grafico, anche gli elementi che

lo costituiscono possono essere spostati e ridimensionati. Si agisce sempre consiglia sui piccoli punti neri che si trovano sullo schermo ai Da fare bordi delle finestre quan Per nascondere una do gli oggetti sono selezioparte del grafico si può nati tramite mouse. creare un blocco di tePrendiamo in considerasto indipendente vuoto, zione i testi che si possono inserendo cioè una seaggiungere come descririe di spazi. zione delle caratteristiche. Da non fare Un testo aggiunto all’inter Non create grafici no di un grafico può essecon un numero eccessire di due tipi: dipendente vo di categorie poiché oppure indipendente. Il ciascun elemento risulprimo non può essere spoterebbe troppo piccolo stato dalla posizione in cui per permettere una letsi trova attraverso il moutura agevole dei dati. se. Esempi di questo tipo sono i titoli per gli assi, le etichette per gli indicatori dei dati. Il testo indipendente invece può essere spostato e collocato in qualsiasi posizione. Fanno parte di questa seconda categoria i sottotitoli oppure i commenti che vengono aggiunti per integrare o spiegare un grafico. In Excel per distinguere di fronte a quale tipo di testo ci si trova è sufficiente osservare il colore dei punti di manipolazione. Se si tratta di testo dipendente sono colorati di bianco, in caso contrario sono neri. Il testo può essere digitato direttamente sul grafico oppure prelevato da qualche cella del foglio di calcolo. Per aggiungere testo dipendente si usa il comando Grafico Aggiungi Testo. Compare una finestra di dialogo attraverso la quale è possibile specificare in quale parte del grafico si vuole inserire il testo. Tra le varie voci, troviamo Titolo del grafico, Asse dei valori (x), Asse dei valori (y), e così via. Il testo può essere personalizzato cambiando il tipo di carattere, le dimensioni oppure i colori. Volendo si può selezionare in anticipo l’elemento al quale si vuole aggiungere il testo. Per aggiungere un titolo si deve selezionare l’intero grafico, per un singolo punto di dati (per esempio un istogramma) si agisce con il mouse tenendo premuto il tasto Ctrl. Per aggiungere testo indipendente si deve innanzitutto controllare che non sia selezionato alcun testo, a questo punto di può scriverne di nuovo tramite tastiera all’interno del grafico.

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In Excel è possibile ridefinire l’angolo del grafico per aumentare le visibilità di alcune categorie semplicemente con il mouse.

Per introdurre degli “a capo” forzati all’interno di un blocco di testo, molto spesso utili per migliorare l’aspetto estetico e la leggibilità del testo stesso, è sufficiente premere la combinazione di tasti Alt+Invio. Questa funzione è disponibile con la stessa modalità anche per le celle del foglio elettronico dal quale il testo può essere ricavato.


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Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici

mare una freccia in linea semplicemente selezionando l’asta senza punta nel gruppo di opzioni Punta. Se avete realizzato un grafico tridimensionale può capitare che una o più categorie non siano perfettamente visibili perché coperte da altri elementi. Per rimediare basta cambiare l’angolo di visione. Per ruotare un grafico tridimensionale con Excel 7 è sufficiente selezionare l’intero grafico, quindi spostare il puntatore del mouse in uno dei punti di manipolazione. Quando il puntatore del mouse cambia forma diventando una croce allora è possibile cambiare la prospettiva del grafico. Tramite le Opzioni di gruppo si può modificare la spaziatura tra le serie, la profondità del grafico e la distanza tra le barre (nel caso di un diagramma a istogrammi). A queste opzioni si accede premendo il tasto destro del mouse. Con la stessa modalità si attiva anche il comando Formato Serie Dati. che consente di modificare i colori degli elementi, oppure cambiare l’intervallo della serie di dati. Molti fogli elettronici permettono di realizzare i cosiddetti grafici esplosi, per esempio diagrammi a torta nei quali l’elemento che si vuole mettere in evidenza è separato dagli altri. Con Quattro Pro ed Excel si può anche decidere la distanza che intercorre tra elemento esploso e resto del grafico.

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A seconda del tipo di grafico utilizzato esistono opzioni differenti. Combinando in modo opportuno le possibilità offerte dai programmi si riesce a realizzare un grafico particolarmente chiaro.

Al testo digitato può essere anche applicato il controllo ortografico in modo da eliminare eventuali errori di scrittura, allo stesso modo di quanto si può fare con programmi di videoscrittura. Per valorizzare una porzione del grafico potete aggiungere delle frecce. Per disegnare una freccia si deve usare lo strumento Freccia presente sulle barre di pulsanti Grafico e Disegno, oppure con il comando Aggiungi Freccia nel menu Grafico. Anche per la freccia, una volta creata, possono essere usate tutte le procedure di manipolazione tipiche degli altri elementi dei grafici. Le frecce si possono spostare, ridimensionare e ovviamente eliminare (semplicemente premendo il tasto Canc sulla tastiera). Si possono inoltre aggiungere elementi di formattazione, come per esempio il colore, il motivo e così via. Tutte queste personalizzazioni avvengono attraverso la finestra di dialogo Motivi. Con le opzioni Linea si definiscono i parametri dell’asta della freccia; con Punta invece si modificano lo stile, la lunghezza e la larghezza della punta della freccia. È possibile trasfor-

TIP

In Quattro Pro al testo contenuto all’interno del grafico può essere associato anche l’attributo tridimensionale. Si può scegliere il colore dell’ombra, l’orientamento e la profondità della stessa. A questa opzione si accede attraverso il menu attivato premendo il tasto destro del mouse.


Creare un grafico da una serie di dati Aggiungere a una serie di dati la corrispondente rappresentazione grafica facilita la comprensione delle informazioni. Scopriamo come è possibile creare vari tipi diagrammi bi e tridimensionali con i fogli elettronici.

dati da rappresentare graficamente. Possibilmente la prima riga e la prima coconsiglia lonna dovrebbero contenere una breve descrizioDa fare ne sul significato dei dati. Quando possibile colQueste informazioni sono, locate la legenda a fiandi norma, utilizzate come co del grafico. Si ottiene etichette per il grafico. un diagramma comprenI valori di ogni riga selesibile anche da chi non zionata vengono elaborati ha effettuato l’analisi come serie di dati, mentre dei dati. le colonne vengono consiDa non fare derate categorie. Prima di Non create grafici triprocedere nella creazione dimensionali con un nudel grafico, Excel effettua mero eccessivo di serie una verifica della struttudi dati perché non conra selezionata. Presupposentono di effettuare un ne infatti che il numero confronto diretto fra tutdelle serie sia inferiore a te le categorie. Preferiquello delle categorie. re in questi casi gli istoSulla base di questa regogrammi bidimensionali. la, se il numero delle righe dovesse essere superiore a quello delle colonne, le righe vengono considerate serie mentre le colonne categorie. Qualora i dati non riflettano questa regola è possibile specificare manualmente l’assegnazione tra righe e colonne. Durante la selezione dei dati su cui costruire il grafico si possono eseguire anche definizioni di più aree non adiacenti (figura 2). Si possono escludere dalla selezione intere righe o colonne ma non parti di esse.

Nelle schede pubblicate nei numeri precedenti abbiamo visto quali sono le modalità di inserimento e di formattazione dei dati all’interno del foglio. Sappiamo inoltre che sfruttando le possibilità grafiche offerte dal sistema operativo Windows è possibile rappresentare in modo grafico i dati contenuti di un foglio di lavoro. Prescindendo dal particolare applicativo in uso, tutti i fogli elettronici dispongono di strumenti dedicati a gestione e creazione dei grafici. Questi possono essere inseriti direttamente all’interno del foglio di lavoro, oppure come documenti separati. Rappresentare graficamente un gruppo di dati consente di avere una sensazione immediata sulla consistenza dei valori selezionati. Esaminando il grafico sull’andamento finanziario di un’azienda relativo a un determinato periodo di tempo, è sufficiente un colpo d’occhio per rilevare le differenze di un indice rispetto ai valori adiacenti, magari quelli dell’anno precedente. Tutti i fogli elettronici mettono a disposizione dell’utente diversi modelli di grafici tra i quali è possibile scegliere quello più adatto a esprimere il significato dei numeri. In Excel 4 la rappresentazione grafica di uno specifico gruppo di dati avviene attraverso il comando Crea grafico. Nella versione per Windows 95 di Excel (la 7.0) lo stesso comando si trova nel menu Inserisci (figura 1). Viene subito richiesto di scegliere tra l’opzione di inserire il grafico all’interno del foglio di lavoro oppure quella di creare un nuovo documento. Qualunque sia l’applicativo in uso la prima operazione da compiere consiste nella selezione del gruppo di

Il modo più semplice per definire più aree di dati consiste nel tenere premuto il tasto Ctrl. Dopo la

Figura 1

Figura 2

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Creare un grafico da una serie di dati prima selezione premere questo tasto e attraverso il mouse proseguire nella definizione della altre aree dati. In alternativa si deve provvedere a nascondere le colonne e le righe le cui informazioni non devono far parte del grafico. Chi utilizza la versione 4 di Excel deve ricordarsi di attivare l’opzione Solo celle visibili nel comando Selezione formato speciale. Concluse le operazioni di specifica dei dati e attivato il comando per la creazione del grafico, Excel richiede di definire lo spazio entro cui collocarlo. Per la definizione dei parametri necessari alla costruzione del grafico esiste una procedura che assiste l’utente passo dopo passo fino al completamento dell’operazione. Tramite una finestra vengono richiesti man mano tutti i parametri. Il primo (e forse anche il più importante per il risultato finale) riguarda il tipo di diagramma da utilizzare (istogrammi, barre orizzontali, radar, torte, ecc.). Se avete dei dubbi e non sapete bene che cosa rispondere alle varie domande premete il pulsante Fine (figura 3). Il programma sceglierà per voi tutti i valori da attribuire ai parametri. Ovviamente non è detto che il risultato sia rispondente alle vostre esigenze, poiché viene adottata una procedura standard.

Figura 5

Excel 7 per Windows 95 prima della scelta del tipo di grafico, vi consente di controllare che l’area dei dati sia definita in modo esatto (figura 4). A tal fine vengono riportate le coordinate delle righe e colonne che delimitano l’area selezionata. In caso di selezioni disgiunte vengono riportate le coordinate delle varie aree in sequenza, separate da un punto e virgola. Scegliere il tipo di grafico da adottare è un’operazione che deve essere fatta con molta attenzione poiché è necessario valutare con cura quali sono le parti del grafico alle quali si intende dare maggiore risalto.

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Nella rappresentazione delle percentuali di mercato di qualsiasi tipo di prodotto, è preferibile utilizzare un diagramma a torta, mentre per un confronto tra serie diverse di dati (per esempio le vendite di un particolare prodotto negli ultimi anni) conviene optare per un grafico a barre (istogramma).

Figura 3

In Quattro Pro la selezione dei dati avviene in modo analogo a quanto visto per Excel. La principale differenza riguarda la locazione in cui è posto il comando dedicato alla realizzazione del grafico (si trova nel menu Graphics). A differenza di Excel, Quattro Pro crea il diagramma utilizzando per definizione un grafico a istogrammi. Se volete utilizzare un tipo differente è necessario scegliere dal menu Graphics l’opzione Type (figura 5). Viene visualizzata una finestra nella quale sono elencati tutti i tipi di grafici disponibili, classificati attraverso quattro categorie. Quattro Pro sceglie automaticamente il tipo di grafico che si adatta meglio al tipo di dati selezionati.

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TIP

Durante la specifica dell’area entro cui inserire il grafico è possibile definire uno spazio perfettamente quadrato tenendo premuto il tasto Shift. Se invece si vuole allineare questo spazio alla griglia delle celle presenti nel foglio di lavoro è necessario tenere premuto il tasto Alt. Figura 4


Spostare e duplicare il contenuto delle celle Rispetto ai primi fogli elettronici, i programmi disponibili per i personal di oggi permettono di spostare e copiare il contenuto delle celle con grande facilità. Soprattutto grazie all’uso del mouse che ormai può rimpiazzare quasi del tutto la tastiera. Ma i due dispositivi possono operare anche in simbiosi. Una volta creato un foglio di lavoro, è molto probabile che si debbano apportare delle modifiche ai contenuti delle varie celle. I fogli di calcolo hanno funzioni che consentono di accelerare le operazioni di copia e di spostamento di valori singoli oppure gruppi di celle. Nei moderni fogli elettronici il contenuto di una cella può essere spostato utilizzando anche solo il mouse. In Excel, è sufficiente, infatti posizionare il puntatore sul bordo della cella, premere il tasto sinistro del mouse e trascinare verso la nuova posizione. La stessa operazione può essere eseguita con modalità analoghe anche da altri programmi come Lotus 1-2-3 e Quattro Pro (in quest’ultimo, per abilitare lo spostamento del valore contenuto in una cella basta premere il tasto sinistro del mouse e attendere che il cursore assuma la forma di una mano, a questo punto è possibile trascinare la selezione in qualsiasi altra locazione del foglio elettronico). Ma anche fogli elettronici meno sofisticati, come quelli contenuti nei pacchetti integrati, permettono di usare il mouse per spostare le celle. In Works di Microsoft, che ha alcuni punti in comune con Excel, quando si sposta il cursore del mouse in prossimità del bordo di una cella, compare a fianco della freccia del mouse un testo che indica appunto la possibilità di spostare il contenuto della cella selezionata. Il comando viene eseguito immediatamente se la cella di destinazione è vuota. Se invece quest’ultima contiene un altro valore, sia esso un dato numerico o una formula, il programma richiede una conferma dell’operazione e il vecchio valore viene sostituito da quello nuovo solo a questo punto. In caso di errore per ripristinare le condizioni originarie è sufficiente selezionare il comando Annulla presente nel menu Modifica. Nel caso si voglia spostare un gruppo di celle la differenza riguarda solo il tipo di selezione che coinvolge appunto più di una cella, mentre il resto della proFigura 1 cedura rimane invariato.

Questi risultati si possono ottenere anche senza l’ausilio del mouse. consiglia La procedura risulta un leggermente più macchiDa fare nosa e lunga. Il gruppo di Per sveltire le operacelle da spostare deve eszioni di copia e incolla sere comunque selezionadelle celle, invece che to utilizzando per esempio ricorrere alle voci del i tasti freccia, tenendo menu Modifica usate le contemporaneamente precombinazioni di tasti muto il tasto Shift. SelezioCtrl+C e Ctrl+V, rispettinate quindi l’opzione Tavamente. glia nel menu Modifica (fiDa non fare gura 1). Intorno all’area Non disabilitate la viprecedentemente seleziosualizzazione dei mesnata compare una linea saggi di sovrapposiziotratteggiata a sottolineare ne dei dati se non avete che i dati inscritti sono completa padronanza stati memorizzati. Facendel foglio elettronico. do uso dei tasti freccia spostatevi fino alla cella in cui spostare i valori. Questa posizione rappresenta l’estremità superiore sinistra dell’area che verrà occupata dal gruppo di valori memorizzati. Adottare questa procedura comporta qualche rischio: se durante l’aggiornamento la nuova selezione sovrappone inavvertitamente altri dati, il programma non visualizza alcuna comunicazione (come invece avviene con il metodo visto precedentemente). Anche in questo caso, i vecchi valori possono comunque essere ripristinati con il comando Annulla del menu Modifica.

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Nella maggior parte delle applicazioni Windows, il comando annulla può essere richiamato anche da tastiera ricorrendo alla combinazione di tasti Ctrl+Z (nei Macintosh il comando analogo è Mela-Z). La visualizzazione del messaggio di allerta, nel caso di sovrapposizione di valori può essere disabilitata attraverso la finestra di dialogo Opzioni del menu StruIn Quattro Pro è possibile specificare il tempo che è necessario tenere premuto il tasto del mouse prima che venga abilitata la funzione di trascinamento della cella. Si può anche decidere di disabilitare la possibilità di annullare un comando. Per accedere a queste opzioni basta premere il tasto destro del mouse quando il cursore si trova in un’area esterna al foglio di calcolo attivo.


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Calcolare

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Spostare e duplicare il contenuto delle celle menti (figura 2) nella sezione Modifica. Per rimanere in tema di cancellature accidentali, prestate particolare attenzione a non premere contemporaneamente i tasti Ctrl+Canc poiché tutti i valori e le formule presenti nell’intervallo di celle selezionate verranno completamente cancellate senza che vi venga chiesta alcuna conferma (si può comunque annullare l’operazione).

pia del menu Modifica dopo aver selezionato il gruppo di valori da copiare. Tramite tastiera si può copiare una cella con i tasti Crtl+C e incollarla con Ctrl+V. In molti programmi si può anche premere il tasto destro del mouse quando il cursore si trova sopra una cella e accedere alle voci di questo menu rapido. Oppure si possono usare in modo combinato mouse e tastiera. Portate il mouse su uno dei bordi della cella o del gruppo di celle da copiare. Premete il tasto Ctrl; notate che di fianco alla freccia del mouse compare un piccolo simbolo di somma. Premete il tasto sinistro del mouse e spostare la freccia nella posizione in cui volete che il valore venga copiato; rilasciate quindi il pulsante del mouse e il tasto Ctrl. Durante l’operazione di copia vengono memorizzati tutti i parametri delle celle (formule, attributi grafici e così via). Con il comando Incolla Speciale si può invece specificare il tipo di informazioni da incollare nella cella destinazione ed eseguire anche alcune operazioni matematiche. Con Excel 7 è possibile riempire una cella

Figura 2

Si può notare come in Excel, nella finestra ove si disabilita l’opzione di allerta appena citata, esista anche una casella che consente di inibire la possibilità di trascinare le celle. Un’opzione questa che permette di simulare le versioni precedenti dell’applicazione che non disponevano appunto di questa funzione. Per modificare il valore inserito all’interno di una cella si può intervenire direttamente con un doppio clic del tasto sinistro del mouse sulla cella da modificare. Oppure spostate il puntatore del mouse nella barra della formula. Lo stesso risultato si può ottenere più velocemente premendo il tasto F2. In questo caso il valore della cella selezionata viene visualizzato automaticamente nella barra formula mentre il cursore viene posto alla fine del contenuto della cella, pronto per eventuali modifiche. Il metodo più rapido per cancellare tutto il contenuto di una cella è premere il tasto Canc (con il tasto backspace, serve anche premere il tasto Invio). Le operazioni di spostamento di dati possono interessare intere righe o colonne. Per selezionare un’intera riga o colonna con il mouse, basta premere sull’intestazione a esse relativa (il numero nel caso delle righe, la lettera o una combinazione di lettere, nel caso delle colonne).

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Si può selezionare una riga anche tramite tastiera: basta usare la combinazione di tasti Shift+ Barra spaziatrice; per una colonna intera la combinazione diventa Ctrl+Barra spaziatrice. La selezione di un blocco di dati avviene con i tasti Ctrl+Shift+* mentre per l’intero foglio di lavoro si deve ricorrere ai tasti Ctrl+Shift+Barra spaziatrice. Per copiare il contenuto di alcune celle in altrettante caselle di destinazione ci sono vari modi. Il più conosciuto è sicuramente quello di utilizzare la funzione Co-

Figura 3

con un valore a scelta tra un gruppo di dati, che può anche essere definito dall’utente (per esempio i giorni della settimana), attraverso la sezione Lista disponibile nella finestra Opzioni del menu Strumenti.

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Le operazioni di copia possono coinvolgere anche gruppi di celle non contigue (figura 3). Dopo aver selezionato il primo gruppo di celle, tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionate il secondo, il terzo e quant’altri gruppi di celle volete con il puntatore del mouse. Quindi selezionate il comando Copia. Dopo l’operazione di Incolla gli spazi che precedentemente esistevano tra i vari gruppi di celle, non vengono più tenuti in considerazione.

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TIP

Se volete modificare lo stile di tutte le celle, selezionate l’intero foglio di calcolo premendo il pulsante, in alto a sinistra della tabella, che rappresenta il punto di congiunzione tra righe e colonne.


Usare la barra strumenti di un foglio elettronico Quasi tutti i programmi in ambiente Windows permettono di personalizzare la barra degli strumenti. Vediamo come procedere per sfruttare al meglio la possibilità di avere le funzioni più usate sempre a portata di mano. Grazie alla flessibilità dei moderni fogli di calcolo si possono realizzare dei veri e propri schemi dinamici capaci di fornire immediatamente il risultato (per esempio un preventivo può usare una medesima impostazione di calcolo richiedendo di volta in volta l’aggiornamento dei singoli valori). In questi casi la formattazione delle celle (il tipo di carattere utilizzato, l’eventuale sottolineatura, lo spessore del bordo, il colore dello sfondo e del carattere) assume una importanza fondamentale. Tutti i comandi necessari alla definizione della formattazione dell’area di lavoro (l’insieme delle celle che contengono dati o formule) possono essere attivati attraverso i vari menu. Data la moltitudine delle voci può capitare, soprattutto ai meno esperti, di incontrare difficoltà nel reperimento della funzione desiderata. A tal fine tutti i programmi sviluppati per funzionare con Windows, dispongono di una barra pulsanti o barra strumenti. Si tratta di una barra composta da un numero predefinito di pulsanti ai quali sono legate altrettante funzioni. Il loro scopo è quello di mettere a disposizione dell’utente i comandi di più frequente utilizzo in modo che siano sempre pronti all’uso. Per la loro attivazione è sufficiente fare clic con il puntatore del mouse sullo strumento desiderato. All’apertura del programma si presenta una barra degli strumenti costituita da pulsanti legati a funzioni di

Ogni foglio di calcolo contiene un elenco di barre degli strumenti predefiniti che mettono a disposizione le funzioni che più comunemente vengono utilizzate. Le barre sono raccolte per argomento per cui un gruppo di pulsanti si può attivare semplicemente selezionando l’argomento che più interessa.

carattere generale. Proprio per la genericità delle sue funzioni viene deficonsiglia nita barra standard. Procediamo in una breve Da fare descrizione di queste fun Togliete dalla barra zioni disponibili, a partire tutti i comandi che non dall’estremità sinistra delutilizzate di frequente. la barra. Si inizia con gli Da non fare strumenti per la gestione Non usate più di due dei file, capaci di creare barre strumenti contemun nuovo foglio di lavoro, poraneamente. Ridurreaprirne uno precedenteste lo spazio utile per il mente creato oppure salfoglio e rischiereste di vare le ultime modifiche commettere errori. apportate. Segue la casella di stile. Uno stile rappresenta l’insieme delle specifiche assegnate a una determinata cella oppure a un gruppo di esse. In altre parole è possibile fare in modo che determinate celle oppure intere righe o colonne possano assumere delle caratteristiche “stilistiche” scelte tra quelle disponibili oppure create ad hoc dall’utente. In questo modo si evita di ripetere più volte le stesse operazioni. Lo strumento di somma automatica, identificata con un pulsante recante il simbolo dell’alfabeto greco “Sigma” a cui è stata assegnata la funzione matematica di somma. Come potrete constatare personalmente far fare una somma a un foglio di calcolo richiede la specifica di una serie di parametri indispensabili al computer per poter “capire” quali sono le celle nelle quali leggere i valori da sommare e quale deve essere la cella in cui riversare il totale calcolato. Per la formattazione dei caratteri sono disponibili ben quattro pulsanti capaci di cambiare l’aspetto dei caratteri nelle celle selezionate. In modo particolare consentono di aggiungere il formato grassetto, corsivo oppure di aumentare o diminuire la dimensione del carattere. Di seguito troviamo i pulsanti dedicati all’allineamento dei dati. Sono tre pulsanti in grado rispettivamente di produrre l’allineamento a sinistra, centrato e a destra della cella. Questa impostazione vale sia per le etichette (stringhe alfanumeriche necessarie per identificare più semplicemente i valori numerici contenuti nelle celle adiacenti) sia per i numeri (anche se frutto di espressioni matematiche). Lo strumento Centra nelle colonne è destinato a centrare il testo contenuto in un intervallo selezionato rispetto alle colonne comprese nella selezione. Per esempio per centrare il testo contenuto nella cella A5 nel gruppo di colonne comprese tra A ed F è sufficiente selezionare il gruppo di celle comprese tra A5 ed F5 seguita dall’attivazione dell’omonimo pulsante Centra nelle colonne.


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Calcolare

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Calcolare

Usare la barra strumenti di un foglio elettronico quali è sufficiente agire con il pulsante sinistro del mouse. Sempre nello stesso menu è disponibile una voce destinata ad attivare una finestra attraverso cui personalizzare le barre esistenti oppure crearne altre completamente nuove. Con le versioni precedenti del foglio elettronico di Microsoft è necessario seguire un percorso ben preciso per disporre delle funzioni necessarie alla personalizzazione delle barre pulsanti.

Per personalizzare una barra di pulsanti è sufficiente selezionare il pulsante relativo alla funzione da aggiungere e trascinarla direttamente su una delle barre degli strumenti al momento attive. Da notare che nella parte inferiore della finestra esiste uno spazio dedicato alla descrizione della funzione associata al pulsante selezionato.

Ogni pulsante reca un simbolo differente, che ne semplifica il riconoscimento. Inoltre alcuni di essi (il simbolo di dischetto per il salvataggio dei dati, la cartella aperta per il caricamento di un file, e così via.) sono diventati standard anche tra applicativi omogenei ma di produttori differenti.

Concludono la breve rassegna i pulsanti dedicati alla creazione dei bordi (con i quali è possibile specificare lo spessore, il colore e lo sfondo di ogni cella), quello dedicato alla creazione di un grafico a partire dai valori contenuti in una parte o sull’intero foglio di calcolo attivo e, infine, lo strumento dedicato all’attivazione della guida in linea. All’utente viene lasciata in ogni momento la facoltà di aggiungere ulteriori pulsanti oppure cambiare la funzione assegnata a un pulsante già esistente. Sebbene sia concesso aggiungere anche tutte le barre degli strumenti predefinite (ognuna dedicata alla gestione di un particolare gruppo di funzioni), è bene non eccedere nel numero di queste barre visualizzate simultaneamente sullo schermo poiché si riduce in modo inopportuno lo spazio a disposizione all’area di lavoro del foglio di calcolo ostacolando la visibilità e per questo la chiarezza dei dati. Chi lavora con Excel 7, la versione dedicata a Windows 95, può utilizzare il tasto destro del mouse per attivare un menu a scelta rapida dedicato interamente alla gestione delle barre pulsanti. Esistono in tutto ben nove barre pulsanti predefinite per l’attivazione delle

CON EXCEL 4.0. Per poter aggiungere uno strumento a una barra degli strumenti è necessario che questa sia visualizzata sullo schermo; quindi selezionate il comando Barre degli strumenti disponibile nel menu Opzioni e scegliete la voce Personalizza. A questo punto è necessario selezionare la categoria degli strumenti dalla quale si vuole prelevare la funzione da inserire nella barra strumenti. Quando la funzione desiderata è visualizzata, per fare sì che entri a fare parte della ristretta schiera di pulsanti della barra strumenti è sufficiente "cliccarci" sopra con il mouse e, con il pulsante sinistro del mouse premuto, trascinarli uno per volta sopra la barra degli strumenti da personalizzare. È un’operazione più complicata da spiegare che da realizzare. In ogni momento è possibile cambiare la posizione di ciascuna delle barre strumenti visualizzate. Basta posizionare il puntatore del mouse (la freccia) sulla barra strumenti in modo da non coinvolgere alcuno dei pulsanti esistenti, premere il pulsante sinistro del mouse e trascinare la barra verso la nuova destinazione. Quando una barra strumenti viene selezionata appare un’area definita aggancio della barra degli strumenti. Per le barre strumenti predefinite quest’area rispetta un ordine ben preciso che è possibile constatare attivando una dopo l’altra tutte le barre degli strumenti. È sempre possibile modificare tale disposizione selezionando una barra strumenti e, quando appare l’area di aggancio, inserirla nella nuova posizione. Qualora si tenti di sovrapporla a una già esistente, quest’ultima verrà spostata verso il basso. La creazione di una nuova barra strumenti richiede innanzitutto la definizione del suo nome. A tal fine si utilizza la finestra di dialogo Barre degli strumenti. Per l’aggiunta di tutti i pulsanti si procede secondo quando detto per la personalizzazione delle barre strumenti. Tutte le modifiche apportate a una delle barre degli strumenti predefiniti possono essere annullate semplicemente agendo sul pulsante Reimposta.

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TIP

Per alcune funzioni è utile avere a disposizione anche il comando opposto. Per esempio di un carattere si può decidere di aumentare la dimensione ma anche di rimpicciolirlo. In questi casi non è necessario introdurre due pulsanti distinti. Infatti l’azione opposto si realizza semplicemente tenendo schiacciato il tasto Shift prima di cliccare con il mouse sopra il pulsante del quale si vuole l’azione contraria.


Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati Le tabelle gestite tramite fogli elettronici hanno di solito dimensioni molto grandi. Stamparle diventa dunque un'impresa complessa, a meno di non prendere le giuste precauzioni. Si può così limitare il numero di dati da inviare alla stampante, senza ridurre la qualità finale del documento.

Quando si ha una serie di dati molto numerosa, gestita attraverso un foglio elettronico, con il comando stampa si ottiene il risultato di bloccare per lungo tempo computer e stampante (soprattutto se questa non è particolarmente veloce) e di consumare carta e inchiostro. In molti casi non serve stampare per intero il proprio documento ma basta trasportare su carta i dati salienti. Diventa a questo punto importante scegliere i dati che verranno stampati e la loro forma (argomento, quest'ultimo, di una delle prossime schede calcolare di Pc Operi). Per effettuare la scrematura dei dati da stampare potete seguire due strade differenti. La prima è quella di selezionare una zona del foglio elettronico e definirla come area di stampa. In Excel il comando da usare in questo caso è proprio Area di stampa e si trova nel menu File. Con Lotus 1-2-3 l'impostazione della zona da stampare è invece definita all'interno della finestra di dialogo alla quale si accede dal comando stampa (si può fare anche in Excel ma la funzione Area di stampa è più comoda). Comportamento analogo a quello di Lotus 12-3 si ha in Quattro Pro ove, dopo aver selezionato il comando di stampa (File, Stampa) dovete scegliere tra la pagina attiva, la selezione corrente oppure l'intera serie di fogli elettronici contenuti in un solo file (chiamata notebook da Borland).

Da fare ŹPer distinguere l'una dall'altra righe e colonne di un documento è possibile modificare alternativamente il colore di fondo delle celle. Da non fare ŹNon stampate l'intero foglio di calcolo, soprattutto se non ne conoscete a fondo la struttura. Ci possono essere celle fuori dalla portata visiva, usate come luoghi di interscambio per dati temporanei.

Alcuni programmi ridimensionano in modo intelligente l'area di stampa quando si inseriscono nuove linee o colonne, altri invece richiedono la ridefinizione dell'area di stampa. In ogni caso prima di inviare i dati alla periferica è sempre meglio controllare le dimensioni della zona selezionata.

Un metodo alternativo a quello della selezione dell'area di stampa è quello di eliminare, anche se solo temporaneamente, gli oggetti dal foglio elettronico. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare dì primo acchito non si tratta di tagliare le celle che non si vogliono stampare, incollarle in un altro foglio elettronico e quindi reintegrarle nel primo al termine dell'operazione. Anzi questo metodo, funzionale in alcuni casi, non deve essere praticato poiché potrebbe causare la perdita di alcuni collegamenti e quindi la variazione dei contenuto, con molta probabilità di errore, delle celle che si intendono stampare. La tecnica giusta è invece quella di spostare, durante la creazione del foglio elettronico, le celle di servizio, quelle cioè ove vengono depositate le informazioni come formule o dati temporanei, alla destra dell'area di lavoro. Non preoccupatevi se le dimensioni del foglio si espandono in larghezza. Tutti i moderni spreadsheet non salvano su disco il contenuto della colonne completamente vuote, evitando di occupare spazio prezioso sulla memoria di messa.

Figura 1. La definizione di una nuova area di stampa in Excel 7.

Pc Open

Se il foglio elettronico vi viene fornito preconfezionato e con l'obbligo di non modificare le colonne preesistenti, i dati che non debbono essere stampati possono essere nascosti. Si tratta di una funzione che non è presente in tutte le applicazioni della categoria ma che risulta particolarmente utile per variazioni volanti di un foglio. Il comando nascondi in Excel si trova all'interno della finestra di dialogo che serve per impostare le dimensioni di una riga o di una colonna. Nelle ultime versioni del programma Microsoft è possibile accedere in modo diretto a questa opzione, senza dover percorreDicembre '95

Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati

re l'intera struttura di menu, sia tramite il tasto destro del mouse, una volta selezionato l'oggetto sia con un apposito comando presente nei primi livelli dei menu . Non è possibile nascondere una sola cella ma è necessario togliere dal foglio elettronico solamente righe o colonne intere. Una volta nascosta, una riga o una colonna non può più essere modificata in modo interattivo, resta cioè la possibilità di variare gli attributi in essa presenti quando si modificano gli elementi di un gruppo; questo sino a quando non si rende nuovamente visibile l'oggetto. Quest'ultima è un'operazione che può sembrare difficile a prima vista, dato la colonna nascosta non è selezionabile. Si risolve l'imbarazzo selezionando un blocco di colonne che comprendano anche l'oggetto nascosto e quindi ricorrere al comando scopri o ricorrere al comando di variazione delle dimensioni. A questo punto è giunto il momento di stampare veramente il documento. Restano da scegliere alcuni parametri, più o meno legati alla stampante in uso, che decidono forma e aspetto della pagina. Ai classici comandi che consentono di stabilire i margini del documento con le consuete righe di intestazione e pie' di pagina, i fogli elettronici aggiungono alcune funzioni particolari. È vitale in questi program-

mi la funzione che consente di variare la percentuale di riduzione o ingrandimento del foglio. Piuttosto che stampare una tabella con caratteri molto visibili ma spezzata in più pagine che debbono essere affiancate per ricomporre la tabella originaria, conviene ridurre la percentuale di stampa e cercare di far stare un lato della tabella in una sola pagina. Ovviamente questa regola deve essere seguita con moderazione, poiché nessun documento stampato dovrebbe avere corpo inferiore alla soglia della leggibilità che si può equiparare a una font di corpo 8. In alcuni fogli elettronici esiste la possibilità di decidere il numero di pagine massimo che la tabella occuperà. In questo modo è il programma a impostare un algoritmo di variazione automatica delle dimensioni del documento da stampare. Come impostazione standard la maggior parte dei fogli elettronici stampa non soltanto gli elementi presenti nelle varie celle ma anche le linee che delimitano una cella dall'altra. Se sono stati aggiunti abbellimenti grafici come cornici o grafici la presenza delle linee di divisione tra celle rendere il documento meno leggibile. Meglio quindi disabilitare questa funzione. Sia in Excel sia in Lotus questa opzione è presente nella finestra attraverso la quale si imposta la pagina di stampa. Analoga decisione va presa per le intestazioni di righe e colonne che non vengono stampate quasi mai automaticamente dall'applicazione. • In Excel la funzione Adatta che si trova nel finestra di impostazione della pagina di stampa può essere usata per decidere il numero di pagine sulle quali stampare la tabella. I valori da indicare al foglio elettronico sono ì numeri di pagine in orizzontale e quello in verticale. Se non si indica uno dei due valori sarà il programma a definire automaticamente il secondo in funzione del dato lunghezza, o larghezza, ricavato dal primo parametro.

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Dicembre '95

Scegliere il formato giusto per i dati numerici Lavorando con un foglio elettronico se impostate il formato dei dati da inserire nelle celle eviterete errori e confusioni durante le normali operazioni con il foglio di lavoro. In più, il programma visualizzerà con chiarezza il tipo di informazioni senza che voi dobbiate ogni volta specificarlo. Uno degli errori più comuni che commettono gli utenti di programmi per la gestione di fogli elettronici è quello di sottovalutare l’importanza della scelta del tipo di dati da inserire. Tutti i fogli elettronici, infatti, accettano senza problemi i dati digitati nelle celle, siano essi numeri, caratteri alfanumerici, date, valute e così via. Non viene quindi eseguito nessun controllo automatico se l’utente

non imposta prima il tipo di dato che vuole poi inseconsiglia rire. I software più diffusi, Da fare Microsoft Excel, Lotus 1-2 Preparate il vostro 3 e Novell Quattro Pro foglio di lavoro prima di hanno tutti un formato iniziare l’inserimento “generico”, che viene asdei dati. Perderete segnato in modo automaqualche minuto in più tico dal computer non apma lavorerete con magpena l’utente crea il foglio giore tranquillità. di lavoro. In alcuni casi, Quando usate valori questo formato viene monumerici, inserite l’indificato altrettanto autodicazione dell’unità di maticamente dal sistema misura solo nell’inteal primo inserimento di un stazione della riga o dato che non sia generico. della colonna, eviterete Per una migliore orgacosì di dover mischiare nizzazione delle informanumeri e testo nelle zioni e per evitare di insesingole celle. rire dati non coerenti in particolari zone del foglio, è opportuno quindi definire con la maggiore precisione possibile qual’è il tipo di dati che saranno inseriti in una determinata cella (in un gruppo o addirittura in tutto il foglio). Di norma, ogni software per fogli elettronici mette a disposizione una nutrita serie di formati predefiniti. Si va dall’alfanumerico, al numerico intero, alla notazione scentifica per arrivare alle valute e alla data. Specificare che una cella deve contenere un numero precenExcel mette a disposizione di chi tuale, ad esempio, signifilo usa un gran numero di formaca ottenere che all’inseriti predefiniti per la formattazione mento di un numero il prodelle celle. Ai numeri, ovviagramma aggiunga automamente, è dedicato uno spazio ticamente il simbolo di molto ampio. percentuale in coda all’ultima cifra.

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Specificare che una cella deve contenere un formato percentuale o una data non impedisce comunque l’inserimento di altri tipi di informazioni. Se inserite una parola al posto di un numero il software non farà una piega; sarà invece inflessibile nel convertire l’informazione in percentuale o data se e quando il dato inserito può essere interpretato come uno di questi due tipi.

Nella prima immagine in alto sono presentati i valori numerici come appaiono subito dopo l’inserimento, Qui a destra ecco come appaiono gli stessi valori dopo aver modificato il formato dei numeri.

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Scegliere il formato giusto per i dati numerici ☞

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Il formato personalizzato viene memorizzato da Excel e rimane disponibile all’interno del foglio di lavoro dove viene creato. Se create un nuovo formato modificando uno di quelli predefiniti, quest’ultimo non verrà perso. In fogli appartenenti ad altre cartelle di lavoro, invece, il nuovo formato non sarà presente (saranno selezionabili solo quelli predefiniti).

La finestra di dialogo che permette di impostare il formato dei dati da inserire nelle celle è contenuta nel gruppo di finestre Formato Celle, grazie al quale è possibile anche modificare, fra le altre cose, il carattere e il bordo delle celle.

Impostare il formato dei dati non è solo utile; permette anche di creare fogli più ordinati e facili da leggere. Supponete, per esempio, di avere una colonna in cui riportate i pesi, espressi in chilogrammi, di una serie di oggetti (nel nostro esempio si tratta di personal computer portatili). Vi capiterebbe sicuramente di dover inserire nel foglio modelli che non pesano un numero intero di chili (ad esempio 2,8) insieme a notebook dal peso “tondo” (ad esempio 3 chilogrammi). A prima vista una tabella costruita in questo modo sarebbe poco leggibile, poiché non è proprio immediato confrontare a colpo d’occhio i pesi (i numeri non verrebbero allineati). Selezionando invece tutta la colonna prima di iniziare l’inserimento dei dati, avreste potuto definire il tipo Numero con due decimali: con Excel 5.0, ad esempio, basta selezionare il menu Formato (per chi ha la versione inglese Format) e la voce Celle (Cells). A questo punto, scorrendo il selettore Categoria vi fermate alla voce Numero e potete scegliere, nel box che compare a sinistra della finestra di dialogo, il formato desiderato (in particolare quello con due decimali a seguire).

☞ Per gli utenti di Excel 7.0 (la versione per Win-

dows 95) il procedimento è identico, con l’unica differenza che selezionando il formato numerico è possibile specificare in una casella a parte il numero di cifre dopo la virgola.

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Se impostate una cella per ricevere valori in percentuale, i numeri che inserirete verranno interpretati sempre come percentuali Attenzione però, perché Excel considera il valore normalizzato, vale a dire che se inserite la cifra 9, il programma la visualizzerà automaticamente come 900%. Per inserire il valore 9%, quindi, dovrete digitare il numero 0,09. Sempre con la stessa funzione (Formato Celle) è possibile impostare parecchi altri tipi di dati, fino a personalizzare il formato. Quest’ultima possibilità è molto utile, anzi indispensabile quando fra i formati predefiniti non esiste quello che vi serve.

Per creare un formato personalizzato selezionate il menu Formato e la voce Celle e selezionate ancora una volta l’opzione Numero. A questo punto dovete scegliere il formato predefinito che si avvicina di più a quello che volete creare. Nella casella Codice comparirà una codifica del formato, che può essere modificata con alcuni accorgimenti; di seguito trovate i più utilizzati (che sono poi anche i più semplici): - si può aggiungere o togliere un segnaposto, cioè un simbolo che rappresenta una cifra (il numero 0 e il carattere #; la differenza sta nel fatto che con il numero zero vengono visualizzate nella cella anche gli zeri non significativi, mentre con il “cancelletto” questi vengono eliminati), un esempio è il seguente: #.##0,00 che indica la presenza di due posizioni obbligatorie dopo la virgola, così come il punto delle migliaia; - si può scegliere il colore con il quale visualizzare il numero, scrivendo il colore dei simboli che volete colorare fra parentesi quadre come ad esempio: [Rosso]#.##,00 che evidenzia in rosso il numero contenuto nella cella specificata (può essere utile, ad esempio, in un bilancio per indicare gli importi negativi). Una volta creato il formato personalizzato, potete salvarlo facendo clic sulla casella Ok. D’ora in poi, nella finestra dei formati di questo foglio di lavoro comparirà anche il vostro formato, che potrete scegliere come gli altri predefiniti.

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Excel, come buona parte dei fogli elettronici per Windows, utilizza il separatore di migliaia anche come elemento di divisione tra ore, minuti e secondi, nei valori di tipo “data”. Diventa impossibile inserire in una cella del foglio elettronico un valore che abbia al suo interno il punto di separazione delle migliaia (provate, per esempio, a inserire il valore 3.1 in una cella). Si può però ingannare il foglio elettronico inserendo un apostrofo prima del valore che si vuole visualizzare. Con questo simbolo il foglio elettronico tratta il dato inserito come un testo e lo visualizza così come è stato inserito dall’utente. Attenzione però che a questo punto diventa impossibile utilizzare su questo valore le formattazioni di tipo numerico.

TIP

Pc Open 70 Novembre ’95

Tutto Excel

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