VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis Medis Nama Jabatan Unit Kerja
: Kepala Instalasi Rekam Medis : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:
Membua Membuatt dan mengev mengevalu aluasi asi sistem, sistem, Pedoman edoman,, SPO, SPO, Juknis Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, penc pencat atat atan an,,
peng pengel elol olaa aan n
data data
medi medis, s,
peny penyim impa pana nan n
dan dan
pengambilan data medis.
Memb Membag agii
tuga ugas,
membe emberi rika kan n
petu petun njuk juk
sert serta a
menye enyeli lia a
pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, !", #!, kebutuhan kebutuhan lain untuk pelaksanaa pelaksanaan n kegiatan kegiatan $nstalasi $nstalasi #ekam Medis .
Mere Merenc ncan anak akan an sumbe sumberr daya daya untu untuk k pela pelaks ksan anaa aan n kegi kegiat atan an,, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
Membua Membuatt laporan laporan kinerja kinerja pelayan pelayanan an rumah rumah sakit, sakit,
sebaga sebagaii
dasar perencanaan, perencanaan, mengolah mengolah data menjadi informasi informasi sebagai sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen. Hasil Kerja : %. SPO, SPO, Juknis Juknis kegiat kegiatan an penerim penerimaan aan,, pencat pencatata atan, n, pengel pengelola olaan an data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis. 2. &raian tugas bawahan.
'. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur. libur. (. Petunjuk kerja bawahan. ). Supervisi pelaksanaan tugas bawahan. *. +aporan intern dan ekstern yang sudah tercetak. . #enc #encan ana a kerja kerja dan dan angg anggar aran an kebu kebutu tuha han n $nst $nstal alasi asi #eka #ekam m Medis. -. Program
kerja,
pelaksanaan
dan
evaluasi
kegiatan
penyelenggaraan rekam medis. 9. +aporan dan informasi kinerja #S
Bahan Kerja : %. "ebijakan "ebijakan,, pedoman, pedoman, Juknis Juknis epkes epkes #$. #$. 2. "ebijakan pengelolaan SM #S.
'. $nformasi $nformasi langsung langsung tak langsung langsung tentang tentang kegiatan kegiatan bawahan. bawahan. (. #ekapitula #ekapitulasi si seluruh kegiat kegiatan an rawat jalan dan dan rawat inap. inap. ). Surat Surat tugas tugas dari dari mana manajem jemen. en.
1
*. $nformasi $nformasi pengajuan pengajuan usulan, usulan, jadwal jadwal dinas dan cuti cuti di $nstalasi $nstalasi #ekam Medis. . +apora +aporan n kasus kasus yang yang menyan menyangku gkutt pelaya pelayanan nan terhadap terhadap pasien pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja : %. "omp "omput uter er / !". !". 0. !elep elepon on..
i!at Jabatan : Jabatan 1ungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 %%.'4
Sabtu
2 jam 4.'4 3 %'.44.
Uraian "#gas : %. Menyusun sistem dan SPO, SPO, tentang 2
Penerimaan pasien.
Pencatatan Pencatatan rekam medis.
Pengelolaan data medis.
Penyimpanan berkas rekam medis.
Pengembalian Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
Memb Membua uatt dan dan meng mengev eval alua uasi si siste sistem m pene peneri rima maan an pasie pasien n rawat jalan dan rawat inap.
Membua Membuatt dan mengev mengevalu aluasi asi prosedu prosedurr pencat pencatata atan n rekam rekam medis..
Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
0. Mere Merenc nca anak nakan
dan
meng mengev eval alu uasi asi
sist sistem em
dan
pros prosed edu ur
sist sistem em
dan
pros prosed edu ur
penyimpanan berkas rekam medis. '. Mere Merenc nca anak nakan
dan
meng mengev eval alu uasi asi
peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis. (. Merenc Merencana anakan kan dan membua membuatt kriter kriteria ia dalam dalam rangka rangka retens retensii berkas rekam medis. ). Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis. *. Memb Membua uatt kepentingan
lapo lapora ran n
keg kegiata iatan n
manajemen
medi medis s
maupun
ruma rumah h
sak sakit
unt untuk
pihak
lain
yang
berkepentingan.
2
*. $nformasi $nformasi pengajuan pengajuan usulan, usulan, jadwal jadwal dinas dan cuti cuti di $nstalasi $nstalasi #ekam Medis. . +apora +aporan n kasus kasus yang yang menyan menyangku gkutt pelaya pelayanan nan terhadap terhadap pasien pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja : %. "omp "omput uter er / !". !". 0. !elep elepon on..
i!at Jabatan : Jabatan 1ungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 %%.'4
Sabtu
2 jam 4.'4 3 %'.44.
Uraian "#gas : %. Menyusun sistem dan SPO, SPO, tentang 2
Penerimaan pasien.
Pencatatan Pencatatan rekam medis.
Pengelolaan data medis.
Penyimpanan berkas rekam medis.
Pengembalian Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
Memb Membua uatt dan dan meng mengev eval alua uasi si siste sistem m pene peneri rima maan an pasie pasien n rawat jalan dan rawat inap.
Membua Membuatt dan mengev mengevalu aluasi asi prosedu prosedurr pencat pencatata atan n rekam rekam medis..
Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
0. Mere Merenc nca anak nakan
dan
meng mengev eval alu uasi asi
sist sistem em
dan
pros prosed edu ur
sist sistem em
dan
pros prosed edu ur
penyimpanan berkas rekam medis. '. Mere Merenc nca anak nakan
dan
meng mengev eval alu uasi asi
peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis. (. Merenc Merencana anakan kan dan membua membuatt kriter kriteria ia dalam dalam rangka rangka retens retensii berkas rekam medis. ). Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis. *. Memb Membua uatt kepentingan
lapo lapora ran n
keg kegiata iatan n
manajemen
medi medis s
maupun
ruma rumah h
sak sakit
unt untuk
pihak
lain
yang
berkepentingan.
2
. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi. -. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak. 7. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. %4.
Membua Membuatt jadwal jadwal kerja, kerja, mengat mengatur ur shift shift dinas, dinas, jadwal jadwal cuti cuti
dan libur. libur. %%.
Membuat Membuat permintaan permintaan kebutuhan kebutuhan sumber sumber daya, !", #!,
kebutuhan kebutuhan lain untuk pelaksanaa pelaksanaan n kegiatan kegiatan $nstalasi $nstalasi #ekam Medis . %0.
Membua Membuatt lapora laporan n intern intern dan ekster ekstern n rumah rumah sakit sakit secara secara
berkala serta analisanya. %'.
Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
%(.
Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
%).
Memeriksa Memeriksa laporan laporan kegiatan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap
dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa. %*.
Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan $nstalasi
#ekam #ekam Medis Medis sehubu sehubunga ngan n dengan dengan kegiat kegiatan an pelaya pelayanan nan yang yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. %.
Mela Melaks ksan anak akan an tuga tugas s
lain lain yang yang dibe diberi rika kan n
oleh oleh atas atasan an
langsung atau yang terkait dengan kegiatan $nstalasi #ekam Medis.
"angg#ng ja$ab : %. "etep "etepata atan n dan kesesuai kesesuaian an rencana rencana dan tata tata kerja kerja di $nstalas $nstalasii #ekam Medis. 0. "etepatan "etepatan dan kebenaran kebenaran pelaks pelaksanaan anaan kegiata kegiatan2 n2
#egistrasi Pasien
ssembling
dan indeks kode penyakit.
Statistik dan pelaporan rumah sakit.
Penyimpanan Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
8ang 8ang sesuai dengan SPO, SPO, Juknis yang ditetapkan '. "ete "etepa pata tan n dan dan keses kesesua uaia ian n renc rencan ana a kebu kebutu tuha han n sumbe sumberr daya daya dengan realisasi. (. "ebenaran "ebenaran dan dan ketepatan ketepatan laporan laporan kepada kepada manage managemen. men. %e$enang %e$enang : %. Menilai, Menilai, menegur menegur dan memotivasi memotivasi bawaha bawahan n di $nstalasi $nstalasi #ekam #ekam Medis.
3
0. Mengatur Mengatur rencana rencana kegiatan kegiatan penyelenggar penyelenggaraan aan $nstalasi $nstalasi #ekam #ekam Medis. '. Memint Meminta a arahan arahan dari dari atas atasan. an. (. Memi Memint nta a masu masuka kan n dari dari bawa bawaha han n dan dan unit unit kerj kerja a lain lain yang yang terkait. ). Memberi Memberi saran dan pertimb pertimbangan angan kepada kepada atasan. atasan.
Korelasi Jabatan : 9
J:! J:!9 9
O
%
&9$!
+M <+
O#;9$SS$
"a. $nstalasi #e #ekam kam Medis "aru $n $nstalasi #a #awat Jalan
$nstalasi #ekam Medis :agian "eperawatan
'
"aru $n $nstalasi #a #awat $nap
:agian "eperawatan
(
"aru $n $nstalasi ;a ;awat arurat
:agian "eperawatan
)
"aru +ogistik
:agian &mum
*
"epala &n &nit la lain ya yang terkait
0
:agian lain yang terkait
Pelaporan Pengarahan "oordinasi "oordinasi tentang pelayanan registrasi pasien. "oordinasi "oordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap "oordinasi "oordinasi tentang pelayanan registrasi pasien Pengadaan !" "oordinasi "oordinasi tugas
Kondisi Lingkungan Kerja : 9
SP="
1"!O#
O
%
!emp empat kerj kerja a 2 #uan #uang g pen pengo gola laha han n iruang tertutup
0
data rekam medis !empat kerja 2 dmission an
iruang terbuka, umum dan
#egistasi
ber>
Resiko Bahaya : 9 O
%
1"!O#
SP="
Stress manajerial
!anggung
jawab
dan
beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan : 9
J=9$S
O
P=9$$"
P=+!$<9
P=9;+M9
9
4
%
Minimal
5 Pelatihan $> %4
$$$ #ekam
- Pelatihan Pelaporan
Medis.
#umah Sakit
5 Pengalaman di #ekam Medis min ) tahun.
- Pelatihan manajerial
rumah sakit
Upa&a 'isik : %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 sering
'. :erjalan
2 sering
(. Memegang 2 sering K(ndisi 'isik : %. Jenis "elamin 0. :erbadan
2 laki5laki?wanita
2 sehat jasmani dan rohani
'. &mur minimal 2 00 tahun
VII.). ta! Registrasi
5
Nama Jabatan 2 Staf #egistrasi Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
2
Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan @entry A data pasien
Memberikan informasi pelayanan medis #S.
Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau admission note. :erdasar surat tersebut, dapat diketahui jenis penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana
pasien harus dirawat. Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk
menyiapkan ruangan. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di
unit rawat inap. Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
Hasil Kerja 2 %. Pasien
terdaftar
diruang
rawat
inap
sesuai
dengan
kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya. 0. ata base pasien pada sistem komputerisasi. '. Pasien mendapatkan layanan informasi. Bahan Kerja 2 %. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 0. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas #umah Sakit. '. 1ormulir isian pasien. (. aftar tarif yang berlaku. ). "etentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan. Perangkat Kerja 2 %. "omputer 0. !".
i!at Jabatan 2 1ungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 Minggu
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4 shift $.
Senin 3 Minggu
2 jam %(.'4 5 jam 0%.44 shift $$.
Senin 3 Minggu
2 jam 0%.44 5 jam 4.'4 shift $$$.
6
Uraian "#gas 2 %. Menerima pendaftaran pasien rawat inap. 0. Menerima Surat Masuk yang direkomendasikan oleh dokter '. Melakukan
wawancara
untuk
memperoleh
informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat inap. (. MengidentiBkasi pengisian formulir identitas sosial ke #M %@ ringkasan Masuk dan keluarA,les pendek, surat persetujuan dirawat. ). Membuat surat persetujuan rawat inap *. =ntry data identitas sosial. . Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan. -. Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapkan ruangan. 7. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap. %4.
Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien
rawat inap. %%.
Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
%0.
Mencatat mutasi pasien rawat inap dan informasi mutasi
pasien rawat inap yang diperoleh setiap saat dari bangsal rawat inap. >atatan mutasi tersebut meiputi 2 9ama, jenis kelamin dan umur pasien serta nomor rekam medis. !anggal masuk pasien dan tanggal keluar pasien. 9ama bangsal rawat inap ketika pasien masuk. 9ama bangsal rawat inap ketika pasien keluar. Perpindahan pasien @pindahan dan dipindahkanA dari bangsal rawat inap satu ke yang lain @termasuk ke ruang intensifA. %'. Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap perbulan, meliputi 2 Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah pasien keluar mati. Jumlah pasien yang melalui &;, &#J dan datang langsung. Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan.
7
Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya. %(. Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal rawat inap kepada pengunjung yang memerlukan.
"angg#ng ja$ab 2 1. :ertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry . 2. :ertanggung jawab atas informasi yang diberikan. 3. :ertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
inap. . :ertanggung jawab atas perangkat kerja. !. :ertanggung jawab atas laporan rawat inap
%e$enang 2 %. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan
2.
operasi. '. Memberikan masukan kepada atasan langsung
K(relasi Jabatan : 9O
% 0
J:!9
&9$!
+M <+
"a. $nstalasi #ekam
O#;9$SS$ $nstalasi #ekam
Medis
Medis
StaC #egistrasi
$nstalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
Pelaporan
kegiatan K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9O
%
SP="
1"!O#
!empat kerja 2 #egistrasi
iruang tertutup
Resik( Baha&a : 9O %
SP=" Stress operasional
1"!O# !anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan : 9O
J=9$S
P=+!$<9
P=9;+M9
P=9$$"9
8
%
$$$ #ekam
5 Pelatihan #ekam
Medis
Medis. 5 Pelatihan >ustomer Service.
Upa&a 'isik 2 %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 jarang
'. :erjalan
2 jarang
(. Memegang
2 sering
K(ndisi 'isik 2 %. Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita 0. :erbadan
2 sehat jasmani dan rohani
3. &mur minimal 2 0% tahun
VII.+. ta! Registrasi Nama Jabatan 2 Staf #egistrasi Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
Melakukan
tugas
2 pendaftaran
pasien
rawat
jalan
dan
penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan @entry A data pasien.
Memberikan informasi pelayanan medis #S& Sawahlunto
Memberikan informasi produk #S& Sawahlunto
Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar sesuai dengan kartu identitas @"!PA.
Menulis rekam medis pada setiap lembar dalam berkas rekam medis
Memastikan kebenaran pasien pernah berobat sebelumnya di rumah sakit dengan mencocokkan nama dan tanggal lahir
9
pasien
di
S$M#S.
"asil Kerja :
%. Pasien terdaftar di masing5masing unit pelayanan ? poliklinik sesuai urutan. 0. ata base pasien pada sistem komputerisasi. '. Pasien mendapatkan layanan informasi. (. Membuat laporan harian tentang 2 #ekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, menurut wilayah, pembayaran dan jenis kelamin untuk keperluan statistik rumah sakit.
Bahan Kerja 2 %. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 0. Jadwal praktek dokter #S& Sawahlunto '. aftar fasilitas #S& Sawahlunto (. 1ormulir isian pasien. ). aftar tarif yang berlaku. *. "etentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan. Perangkat Kerja 2 %. Perangkat S$#S @ komputer A. 0. !". 3. Si#at Jabatan :
1ungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 jam %%.'4
Sabtu
2 Jam 4.'4 3 jam %'.44
Uraian "#gas : %. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan 0. Melakukan
wawancara
untuk
memperoleh
informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan. 3. MengidentiBkasi pengisian formulir identitas sosial ke formulir
rekam medis rawat jalan. (. =ntry data identitas sosial.
10
). >etak ? membuatkan kartu berobat pasien *. Mempersilahkan pasien ke poliklinik. . Memberikan jaminan berobat pasien ke petugas penyimpanan -. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan. "angg#ng ja$ab : %. :ertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry . 0. :ertanggung jawab atas informasi yang diberikan. '. :ertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. (. :ertanggung jawab atas perangkat kerja.. ). :ertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan. %e$enang : 1. Menghubungi
bagian
Pusat
informasi
untuk
mengetahui
kepastian kedatangan dokter. 0. Memberikan masukan kepada atasan langsung
K(relasi Jabatan : 9O
J:!9
&9$!
+M <+
O#;9$SS$ % 0
"a. $nstalasi #ekam
$nstalasi #ekam
Pelaporan
Medis
Medis $nstalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
StaC #egistrasi
kegiatan
K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9O %
SP=" !empat kerja 2 #egistrasi
1"!O# iruang tertutup ber >
Resiko Bahaya :
9O %
SP=" Stress operasional
1"!O# !anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.
Syarat Jabatan : 9O
J=9$S P=9$$"9
P=+!$<9
P=9;+M9
11
%
$$$ #ekam Medis
5 Pelatihan #ekam Medis. 5 Pelatihan >ustomer Service.
Upa&a 'isik : %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 sering
'. :erjalan
2 sering
(. Memegang
2 sering
K(ndisi 'isik : %. Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita 0. :erbadan
2 sehat jasmani dan rohani
3. &mur minimal 2 0% tahun
12
VII.,. ta! -ssembling an Indeks K(de Pen&akit Nama Jabatan 2 Staf ssembling dan indeks kode penyakit Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
2
Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.
Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya ? kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak ? kewajiban pengisiannya.
Menerima dokumen rekam medis dari ruang rawat inap
Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada kepala $nstalasi #ekam Medis mengenai ketidak lengkapan isi dokumen dan petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut
Mengkoding diagnosa rekam medis pasien .
Mengentry kode penyakit dalam S$#S @ komputerA.
Hasil Kerja 2 %. :erkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi. 0. $ndeks kode penyakit pasien dalam S$#S @komputerA. '. +aporan ketidak lengkapan isi dokumen (. +aporan penggunaan formulir rekam medis
Bahan Kerja 2 %. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit. 0. :uku $> %4 dan $>OP$M @kode tindakan operasiA. '. :erkas rekam medis pasien
yang belum di assembling dan
belum dikoding.
Perangkat kerja 2 %. S$#S @"omputerA dan !" 0. !elepon.
13
i!at Jabatan : 1ungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 jam %%.'4
Sabtu
2 Jam 4.'4 3 jam %'.44
Uraian "#gas : %. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi 2
Menerima berkas rekam medis ruang rawat inap
Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis.
:ila dokumen rekam medis belum lengkap, tulis ketidak lengkapannya
%.
Mencatat pasien meninggal ke buku register pasien meniggal
0.
Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantu kode penyakit.
'.
Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit.
(.
Menyimpan indeks penyakit sesuai urutan abjad
). Menyerahkan
#M
yang
penyimpanan *. Menyediakan indeks untuk
sudah
lengkap
keperluan
ke
tertentu,
ruang
misalnya
laporan morbiditas penyakit tertentu, laporan sebab kematian tertentu, laporan jenis operasi tertentu. .
Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.
-.
Mengentry kode penyakit.
7.
Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu
14
%4. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak ? berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut. %%. Melaksanakan tugas
lain yang diberikan
atasan untuk
menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan ? kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.
"angg#ng ja$ab 2 %. "elengkapan dan kerapian isi berkas #M. 0. "ebenaran indeks kode penyakit. %e$enang 2 %. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 0. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
K(relasi Jabatan : 9O
J:!9
%
"a. $nstalasi #ekam
0
Medis Penanggung jawab ssembling dan indeks
&9$!
+M <+
O#;9$SS$ Penunjang Medis
Pelaporan
$nstalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
kode penyakit
kegiatan
K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9 O %
SP="
1"!O#
!empat kerja 2 Managemen
iruang tertutup dan
#ekam Medis
terbuka
#esiko :ahaya : 9 O %
SP=" Stress operasional
1"!O# !anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
15
&arat Jabatan : 9O
J=9$S P=9$$"9
P=+!$<9
P=9;+M 9
%
$$$ #ekam Medis
5 Pelatihan $> 5 Pelatihan Pelaporan #umah Sakit.
Upa&a 'isik 2 %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 sering
'. :erjalan
2 sering
(. Memegang
2 sering
Kondisi $isik :
%. Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita 0. :erbadan
2 sehat jasmani dan rohani
'. &mur minimal 2 0% tahun
VII./. ta! Pen&impanan Nama Jabatan 2 Staf penyimpanan Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
2
Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.
Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
Hasil Kerja : %. "ontrol
terhadap
pengembalian
rekam
medis
ke
ruang
penyimpanan. 0. :erkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
16
'. #uang penyimpanan yang bersih dan rapi. (. +aporan tingkat penggunaan #M per bulan atau per triwulan. ). +aporan kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi #M perbulan *. +aporan tingkat kehilangan #M Bahan Kerja : %. :erkas rekam medis. 0. :uku ekspedisi. '. ! " (. :erkas rekam medis. ). Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Perangkat Kerja : %. S$#S @"omputerA dan !". 0. !elepon. i!at Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 jam %%.'4
Sabtu
2 Jam 4.'4 3 jam %'.44
Uraian "#gas : %. "oordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi 2
Menerima
permintaan
berkas
rekam
medis
dari
pendaftaran.
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
Menerima berkas rekam medis dari poliklinik dan ruang rawat inap.
0.
Mencatat rekam medis yang kembali ke buku register pengembalian rekam medis.
'.
Menerima berkas rekam medis dari petugas ssembling dan $ndeks "ode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
17
(.
Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, dan mencatat ke buku peminjamam rekam medis
).
Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
*.
Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan ? menangani bila terjadi penyimpangan?kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan?inap.
-.
Melakukan penyisiran untuk mengembalikan #M yang salah letak dengan langkah5langkah sebagai berikut 2 aA
Mencatat nomor M# pada kelompok nomor atau section
pada rak Bling. bA :ila dijumpai ada nomor yang tidak sesuai, #M 7.
diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai. Melakukan retensi #M dengan langkah5langkah
sebagai berikut 2 %4. Menghitung tingkat penggunaan #M per bulan atau per triwulan. %%. Menghitung
kebandelan
terhadap
pencatatan
kelengkapan isi #M perbulan %0. Menghitung tingkat kehilangan #M
"angg#ng ja$ab : %. :ertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. 0. :ertanggung jawab atas peminjaman rekam medis. '. :ertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam. (. :ertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien. ). :ertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi. *. :ertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor. . :ertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada
dokter
yang
akan
mengisi
formulir
asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.
18
%e$enang : %. "oordinasi dengan petugas registrai dan admission. 0. "oordinasi dengan petugas poliklinik. '. "oordinasi dengan petugas $; (. "oordinasi dengan petugas $#9. ). Meminta arahan dari atasan. *. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait. . Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
K(relasi Jabatan : 9O % 0
J:!9
&9$!
+M <+
"a. $nstalasi #ekam Medis
O#;9$SS$ $nstalasi #ekam
Pelaporan
Staf Penyimpanan dan
Medis $stalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
Pendistribusian berkas #M
Medis
Pengkoordinasian kegiatan
K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9O % 0
SP=" !empat kerja 2 Penyimpanan !empat kerja 2 +ingkungan
1"!O# iruang tertutup iruang terbuka
rumah sakit Resik( Baha&a : 9 O %
SP=" Stress
1"!O# !anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
manajerial
Syarat Jabatan : 9O
J=9$S P=9$$"9
P=+!$<9
P=9;+M 9
%
$$$ #ekam Medis
5 Pelatihan $> 5 Pelatihan Pelaporan #umah Sakit
Upa&a 'isik : %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 sering
'. :erjalan
2 sering
(. Memegang 2 sering
19
K(ndisi 'isik : % Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita 0 :erbadan
2 sehat jasmani dan rohani
' &mur minimal 2 0%tahun
VII.0. ta! Pendistrib#sian Rekam Medis Nama Jabatan 2 Staf Pendistribusian #ekam Medis Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
2
Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan.
Menyiapkan formuli rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
Hasil Kerja : %.
:erkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
0.
1ormulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap tersedia di tempat pendaftaran
'.
+aporan tingkat kesalahan pendistribusian
Bahan Kerja : %.
:erkas rekam medis.
0.
:uku ekspedisi.
'.
!"
Perangkat Kerja : %.
S$#S @"omputerA dan !"
0.
!elepon.
20
i!at Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 jam %%.'4
Sabtu
2 Jam 4.'4 3 jam %'.44
Uraian "#gas :
Memisahkan berkas rekam medis sesuai dengan poliklinik yang dituju
Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan.
menyelesaikan
?
penyimpangan?kasus
menangani yang
terjadi
bila di
terjadi kegiatan
pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan?inap.
Merakit formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
"angg#ng ja$ab : %. :ertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien. 2. :ertanggung jawab atas ketersediaan formulir rekam medis
rawat jalan dan rawat inap %e$enang : %.
"oordinasi dengan petugas registrai dan admission.
0.
"oordinasi dengan petugas poliklinik.
'.
"oordinasi dengan petugas $;
(.
"oordinasi dengan petugas $#9.
).
Meminta arahan dari atasan.
%.
Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait
.
Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
K(relasi Jabatan : 9O % 0
J:!9
&9$!
+M <+
"a. $nstalasi #ekam Medis
O#;9$SS$ $nstalasi #ekam
Pelaporan
Pendistribusian berkas #M
Medis $stalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
21
Medis
Pengkoordinasian kegiatan
K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9O % 0
SP=" !empat kerja 2 Penyimpanan !empat kerja 2 +ingkungan
1"!O# iruang tertutup iruang terbuka
rumah sakit Resik( Baha&a : 9 O %
SP="
1"!O#
Stress
!anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
manajerial
Syarat Jabatan : 9O
J=9$S P=9$$"9
P=+!$<9
P=9;+M 9
%
S+!
5 Pelatihan #ekam Medis. 5 Pelatihan >ustomer Service.
Upa&a 'isik : ). uduk
2 sering
*. :erdiri
2 sering
. :erjalan
2 sering
-. Memegang 2 sering K(ndisi 'isik : ( Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita ) :erbadan %
2 sehat jasmani dan rohani
&mur minimal 2 %-tahun
VII.. ta! tatistik an Pelap(ran Nama Jabatan 2 Staf statistik dan pelaporan Unit Kerja
2 $nstalasi #ekam Medis
Ikhtisar Jabatan
2
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
22
Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke epartemen "esehatan dan jajarannya.
Hasil Kerja 2 %. +aporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis. 0. +aporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit. '. +aporan intern #S& Sawahlunto (. +aporan ekstern #+%, #+0, #+', #+(, #+) dan #+*.
Bahan Kerja : %. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit. 0. ata print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap. '. ata kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat "erja 2 %. S$#S @"omputerA dan !". 0. !elepon.
i!at Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu 2 Senin 3 "amis
2 jam 4.'4 5 jam %(.'4
Jum6at
2 jam 4.'4 3 jam %%.'4
Sabtu
2 Jam 4.'4 3 jam %'.44
Uraian "#gas : %. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi2
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
+aporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
Membuat laporan ekstern ke epartemen "esehatan dana jajarannya.
Membuat laporan intern untuk kebutuhan rumah sakit
23
0. Menyediakan pengisian
berkas
rekam
form asuransi,
medis
untuk
kepentingan
perusahaan rekanan, visum
et
repertum atau pihak ketiga yang berhak. '. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. (. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan
laporan
$nstalasi
#ekam
Medis
secara
keseluruhan.
"angg#ng Ja$ab 2 %. :ertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas,
mortalitas,
dan
penyakit
menular,
eBsiensi
pelayanan rawat inap, :O#, +OS. 2. :ertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk pihak ketiga yang berwenang.
%e$enang : %. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan 0. Meminta arahan dari atasan. '. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang. (. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
K(relasi Jabatan : 9O
J:!9
&9$!
+M <+
%
"a. $nstalasi #ekam
O#;9$SS$ $nstalasi #ekam
0
Medis Penanggung jawab
Medis $nstalasi #ekam
Pengarahan Penugasan
Statistik dan
Medis
Pengkoordinasian
Pelaporan
Pelaporan
kegiatan
K(ndisi *ingk#ngan Kerja : 9O %
SP=" !empat kerja 2
1"!O# iruang tertutup
0
Pengolahan ata !empat kerja 2
iruang tertutup
Penyimpanan #esiko :ahaya : 9O
SP="
1"!O#
24
%
Stress manajerial
!anggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
&arat Jabatan : 9O %
J=9$S
P=+!$<9
P=9$$"9 $$$ #ekam Medis
P=9;+M9
5 Pelatihan $> 5 Pelatihan Pelaporan #umah Sakit
Upa&a 'isik : %. uduk
2 sering
0. :erdiri
2 sering
'. :erjalan
2 sering
(. Memegang
2 sering
K(ndisi 'isik 2 %. Jenis "elamin 2 laki5laki?wanita 0. :erbadan
2 sehat jasmani dan rohani
'. &mur minimal 2 0% tahun
25
B-B VIII "-"- HUBUN2-N K3RJ-
kema H#b#ngan Kerja
&RJ
&R'(
Keuangan
)anaje*en
$9!=#9
(S&,'
&'S+(L(S& R,K() ),&S
/K+,R
="S!=#9
(S0R('S&
R,K('('
e.Kese*
L(&'-L(&'
koordinasi
dan
informasi
dalam
pelaksanaan
kegiatan. ilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
H#b#ngan Intern :
$nstalasi rekam medis menyediakan data5data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan $#J, $#9, "euangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
26
ntara pasien dan dokter
rekam medis
berfungsi
sebagai
mediator dalam penyediaan rekam medis.
H#b#ngan 3kstern:
$nstalasi #ekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu suransi, #ekanan dan pihak lain.
$nstalasi #ekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada epartemen kesehatan Pemerintah.
B-B I4 P5*- K3"3N-2---N -N KU-*I'IK-I
27
alam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. tas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. !ujuannya adalah mendayagunakan sumber5 sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan
bertujuan
untuk
mempertahankan
meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai
dan
sasarannya
melalui strategi pengembangan kontribusi. dapun pola ketenagaan dan kualiBkasi sumber daya manusia di $nstalasi #ekam Medis #S& Sawahlunto adalah sebagai berikut 2
!abel 7.% PO+ "=!=9;9 $9S!+S$ #="M M=$S #umah Sakit &mum aerah N-M- J-B-"-N
KU-*I'IK-I '5RM-* 6 IN'5RM-*
"3N-2- 7-N2 IBU"UHK-N
28
"a. $nstalasi #ekam Medis
$$$ #ekam Medis
%
@Pelatihan $> %4 D Pelatihan Pelaporan #S D Pengalaman "erja minimal ) tahun A Staf #egistrasi
$$$ #ekam Medis
*
Staf ssembling dan $ndeks "ode Penyakit
$$$ #ekam Medis
'
Staf Penyimpanan
$$$ #ekam Medis
0
Staf Statistik dan Pelaporan $$$ #ekam Medis ? S+! #umah Sakit Plus
%
@Pelatihan Pelaporan #SA Jumlah
%'
K#ali8kasi Penarikan 9al(n Recruitment; dan eleksi Kar&a$an 1. Penarikan 9al(n Recruitment; Kar&a$an Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga $nstalasi #ekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan
tidak seimbang
dengan jumlah tenaga yang ada. ilihat dari s#mbern&a penarikan
? sendiri internal resources) Menarik calon dari dalam #S EFG sendiri @ Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari
29
luar #S EFG.
>alon nantinya masuk ke $nstalasi #ekam Medis
akibat mutasi atau promosi. &ntuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui 2
$nformasi dari mulut ke mulut
:erkas5berkas pelamar yang datang sendiri.
Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di &nit #ekam Medis.
). ari l#ar R. =>? (external resources) Proses penarikan calon dari luar #S. EFG ini
dapat dilakukan
dengan cara 2
ari mulut ke mulut.
$klan media cetak.
+embaga5lembaga pendidikan
). Penåan @ eleksi 9al(n selection; Kar&a$an Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga $nstalasi #ekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
!ahapan seleksi terdiri dari 2 . &mum. Para
pelamar
harus
melalui
proses
seleksi umum yang
diselenggarakan oleh pihak rumah sakit. :. "husus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh &nit #ekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh $nstalasi #ekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. "ompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah 2 %.
Pengetahuan
tentang
manajemen
umum
dan
kepemimpinan meliputi 2 - Peranan sebagai
anggota organisasi dalam $nstitusi
Pelayanan "esehatan. - Proses Problem solving - Proses Pengambilan "eputusan
0. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi 2
30
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit - Prosedur okumentasi #ekam Medis - Sistem Pelaporan #ekam Medis
'. Pengetahuan
(. Statistik "esehatan - asar5dasar statistik kesehatan. - Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan
laporan. ). Pengetahuan tentang "lasiBkasi penyakit. *. Sistem informasi kesehatan - Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan
informasi dan pelaporamn - Menggunakan
program5program
statistik
untuk
mempersiapkan display informasi @tabel5tabel, diagram5 diagramA - Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya. - Menjaga keamanan data dan informasi - Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi
untuk pengunjung - Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home
care. - Menyiapkan
sertiBkat
penting
seperti
sertiBkat
kelahiran, sertiBkat kematian, register handi cap. . Sumber daya pelayanan kesehatan - :erkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai
profesi - Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta
pengembangan karirnya - Mengetahui
penggunaan informasi kesehatan untuk
rencana anggaran. -. Manajemen mutu pelayanan - Penyusunan dan penyajian indikator
31
- Meneliti
kelengkapan
rekam
medis
sebagai
upaya
menjaga mutu. - Menyiapkan data5data untuk keperluan audit - Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan. - Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk
berbagai pelayanan. - Melaksanakan
proses
rekam
medis
sesuai
standar
pelayanan rekam medis. 7. !eknologi informasi - "emampuan jalankan komputer - $nternet dan berbagai akses +9 - ;unakan multi media
Bent#k tes &ang dilak#kan terdiri atas : %. !es !ertulis !es tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari
%44
soal,
dengan
materi
soal
sesuai
dengan
kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.
:atas kelulusan
adalah 4I benar. 0. !es "eterampilan !es ketrampilan yang diujikan meliputi 2 -
Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
-
Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
-
Melakukan koding dengan menggunakan $> dan $ndeks operasi ? tindakan.
'.
!es "esehatan Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis 2 -
Sehat, tidak buta warna.
-
:erpenampilan rapi dan menarik @khususnya untuk admision dan registrasiA.
(. !es Kawancara !es ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
rekam
medis,
pandangan
terhadap
32
penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.
B-B 4 P3NI*-I-N KIN3RJ- M 4. 1. Penilaian Kinerja M Pada masa sekarang ini peningkatan produktiBtas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. ;abungan dari kinerja @ hasil kerja A setiap karyawan
akan
menghasilkan
kinerja
perusahaan
secara
menyeluruh. &ntuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi "erja "aryawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat Lbaik sekali6 angka ) @limaA sampai dengan L:uruk6 angka % @satuA. spek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian. Penilaian
prestasi
kerja
ini
merupakan
instrumen
manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan,
kompensasi,
pengakuan
dan
penghargaan
bagi
karyawan.
33
4.). "#j#an dan asaran . !ujuan @ % tahun A !ujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah 2 gar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang
harus
dicapai
dan
bagaimana
mencapainya,
yang
keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan. gar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya. gar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar ;rup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih. :. Sasaran @ N % tahun A Meningkatkan produktiBtas dan kualitas kerja karyawan serta eBsiensi perusahaan.
4.+. Pr(sed#r dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas ' bagian besar sebagai berikut 2 1. Penilaian Staf Pelaksana ). Penilaian "aryawan dengan Jabatan "epala &rusan ? Sederajat dan "epala Seksi ? Sederajat +. Penilaian "aryawan dengan Jabatan diatas "epala Seksi.
.'.%."riteria Penilaian Prestasi "erja -. Hasil Kerja 1. Ke
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
9epat Jauh lebih cepat +ebih cepat Susuai +ebih lama Jauh lebih lama
Nilai ) ( ' 0 %
34
>atatan 2 -
Kaktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
-
!ime motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
). Ketepatan Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan @Standar Prosedur OperasionalA
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
9epat 77 I 7* I 5 7- I 7) I 7' I 5 7( I 70 I
Nilai ) ( ' 0 %
+. Ban&akn&a pekerjaan &ang dikerjakan Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
9epat Jauh lebih banyak +ebih banyak Susuai +ebih sedikit Jauh lebih sedikit
Nilai ) ( ' 0 %
>atatan 2 Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing5masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
,. Kep#asan pemakai hasil kerja "ualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup
9epat Jauh lebih banyak +ebih banyak Susuai
Nilai ) ( '
35
"urang :uruk
+ebih sedikit Jauh lebih sedikit
0 %
>atatan 2 tasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal "aur dari masing5masing bagian.
B. Kerja sama 1. K(m#nikasi Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya @setelah mempertimbangkan pemikiran orang lainA dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilai
Pendeng
an
ar
Jelas
*#gas
"epat
Nila
%akt#
i
7ang baik Sangat
Selalu
Selalu
Selalu
Selalu
)
:aik :aik
Selalu
Selalu
Selalu
"adang5
(
Selalu
Selalu
"adang5
kadang Selalu
(
Selalu
kadang "adang5
"adang5
'
Selalu
kadang "adang5
kadang "adang5
0
kadang Selalu
"adang5
kadang "adang5
kadang "adang5
0
"adang5
kadang "adang5
kadang "adang5
kadang "adang5
%
kadang
kadang
kadang
kadang
>ukup "urang
:uruk
Selalu "adang5
). Keterb#kaan. !ulus dalam menerima kritik / saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.
Penilaian
Menerima Menerima kritik
saran
Memberi
Nilai
pemikira n k(nstr#k
36
ti! Sangat baik :aik
Selalu
Selalu Selalu
Selalu
) (
>ukup
Selalu "adang5
Selalu
Selalu "adang5
'
"urang
kadang Sesekali
kadang Sesekali
0
:uruk
Sesekali
Selalu "adang5
Sesekali
%
kadang
+. Kebanggaan :angga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran / tindakan menjaga citra ? nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif. Penilaian
Sangat baik :aik
Bangga
Jaga
Membela
per#saha
per#saha
an
an
Nilai
Selalu Selalu
Selalu
Selalu
) (
Selalu
Selalu "adang5
Selalu "adang5
'
"urang
"adang5
kadang "adang5
kadang "adang5
0
:uruk
kadang "adang5
kadang Sesekali
kadang Sesekali
%
>ukup
kadang
,. Keperukup "urang :uruk
7akin Selalu
Nilai ) ( ' 0 %
/. Keadilan :ertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang
Bertindak -dil Selalu
Nilai ) ( ' 0
37
:uruk
!idak pernah
%
9. Kepribadian 1. Keramahan alam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
M#rah en&#m Selalu
Nilai ) ( ' 0 %
). Kerapihan Selalu raih 5baik6 teratur6 bersih7 dala* ena*ilan6 ara dan hasil kerjanya.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
Rapi
Nilai ) ( ' 0 %
Selalu
+. isiplin Patuh
pada
peraturan
/
tata
tertib
perusahaan
dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
Pelanggaran 6
Nilai
"ata tertib OF 'F )F F F
) ( ' 0 %
,. ikap mental p(siti! alam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
Berpikir dan berperilak# Selalu
Nilai ) ( ' 0 %
38
/. Inisiati! Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan / bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.
Penilaian Sangat :aik :aik >ukup "urang :uruk
Memberikan
Nilai
2agasan 'F 'F 0F %F !idak pernah
) ( ' 0 %
4.,. Peningkatan K(mpetensi M Pembinaan?pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. !ujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan eBsiensi kerja.
Pendidikan 5 Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di &nit #ekam Medis adalah sebagai berikut 2
$$$ #ekam Medis
S% $nformasi "esehatan
S' Manajemen #umah Sakit.
Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui2 - Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh #umah Sakit EFG, meliputi2
Pelatihan Manajemen &mum
Pelatihan Sistem okumentasi
Pelatihan Manajemen Mutu
Pelatihan Penyusunan $ndikator "inerja.
39
-
Pelatihan Penyusunan dan =valuasi nggaran
Pelatihan =valuasi "inerja
Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.
B-B 4I PR52R-M 5RI3N"-I Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai
yang masuk ke
$nstalasi #ekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda %44 soal dengan materi yang meliputi 2
40
%. Penerimaan pasien 0. Pencatatan '. Pengolahan data medis (. Penyimpanan ). Pengambilan kembali *. Penyusutan?Pemusnahan Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini 2
!abel %%.% !abel Orientasi &mum SM $nstalasi #ekam Medis
<#
M!=#$
$
K"! &
. S=M& SM $9S!+S$ #="M M=$S Pengenalan personil Orientasi ruangan dan produk #S. EFG Sosialisasi Misi, Hisi dan struktur $
$$
$$$
P=9;#<
organisasi #S#P Sosialisasi Misi, Hisi dan struktur
"a. $#M *4 *4 *4 *4
organisasi $#M Sosialisasi Peraturan dan "ebijakan #S#P Sosialisasi Peraturan dan "ebijakan $#M Sosialisasi uraian jabatan dan tata
*4 *4
hubungan kerja Sosialisasi pedoman kerja Sosialisasi keselamatan kerja Sosialisasi indikator kinerja Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
*4 *4 *4 *4
sesuai dengan nama dan jabatan
*4
*4
!abel %%.0 !abel Orientasi SM dmission / #egistrasi $nstalasi #ekam Medis
41
<#
M!=#$
K"!
$
P=9;#<
& :. M$SS$O9 / #=;$S!#S$
Pj.dmission / #egistrasi
$
$$
$$$
$H
Sosialisasi dasar5dasar
*4
berkomunikasi Penerimaan pasien rawat jalan Penerimaan pasien rawat inap Penerimaan pasien !!"P Penerimaan pasien rawat inap
*4 *4 *4 *4
O> * jam Penerimaan pasien perusahaan
*4
rekanan Menyiapkan berka #M pasien
*4
baru =ntry data pasien ke dalam
*4
komputer Pencatatan data?registrasi pasien
*4
rawat jalan Pencatatan data?registrasi pasien
*4
rawat inap Penerimaan telpon singkat Penerimaan telpon panjang Penerimaan telpon pendaftaran
*4 *4 *4
!abel %%.' !abel Orientasi SM ssembling dan $ndeks "ode Penyakit $nstalasi #ekam Medis
<#
M!=#$
$
$
$$ $$$
K"!
P=9;#<
& >. SS=M:+$9; 9 $9="S "O=
Pj. Manaj.
P=98"$! Sosialisasi bentuk dan macam formulir
#M
rekam medis ssembling berkas #M rawat jalan ssembling berkas #M rawat inap @ umum,
*4 *4 *4
anak, kebidanan, bayi, O> A Menyusun berkas #M rawat inap baru
*4
@umum, anak, kebidanan, bayi dan O> A Pemilahan berkas #M yang belum lengkap Sosialisasi buku $> dan $kopim
*4 *4
!abel %%.( !abel Orientasi SM Statistik dan Pelaporan $nstalasi #ekam Medis
<#
M!=#$
$
K"!
P=9;#<
& . S!!$S!$" 9 P=+PO#9
Pj. Manaj. #M
$ $$
>ara mencetak sensus harian rawat jalan,
04
rawat inap dan penunjang medis. #ekapitulasi sensus harian rawat jalan #ekapitulasi sensus harian rawat inap
*4 *4
42
$$$ $H
#ekapitulasi sensus harian penunjang
*4
medis Pengisian formulir asuransi, visum et
04
repertum dan form perusahaan rekanan Pengetikan Surat "eterangan +ahir Pengetikan #esume Medis
04 04
!abel %%.) !abel Orientasi SM Penyimpanan dan Pendistribusian :erkas #M $nstalasi #ekam Medis
<#
M!=#$
K"!
$
P=9;#<
& =. P=98$MP99 9
Pj. Manaj.
P=9$S!#$:&S$9 :=#"S #="M
$
$$ $$$
#M
M=$S Sosialisasi penerimaan berkas rekam
%)
medis. Sosialisasi sistem pendistribusian berkas
%)
#M Sosialisasi sistem penyimpanan dan
(4
penjajaran Sosialisasi sistem perawatan berkas #M
(4
B-B 4II R-P-" 4II.1 Rapat R#tin #apat #utin diselenggarakan pada 2 Kaktu Jam
2 Setiap #abu ke tiga setiap bulan 2 %0.44 s.d selesai
!empat
2 #uang $nstalasi #ekam Medis
Peserta
2 "a. $nstalasi #ekam Medis, Pj. Manaj. #M, Pj. dmission / #egistrasi pelaksana #ekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
2
%. =valuasi kinerja $nstalasi #ekam Medis. 0. =valuasi SM $nstalasi #ekam Medis
43
'. =valuasi
terhadap
materi
dan
pelaksanaan
pelayanan
#ekam Medis (. Perencanaan
dan upaya
peningkatan kinerja SM di
$nstalasi #ekam Medis. ). #ekomendasi
dan
usulan
untuk
peningkatan
kinerja
pelayanan $nstalasi #ekam Medis. "elengkapan #apat
2 &ndangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan?rekomendasi?usulan kepada pimpinan
4II.) Rapat Insidentil #apat $nsidentil diselenggarakan pada 2 Kaktu
2 Sewaktu5waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam
2 Sesuai undangan
!empat
2 Sesuai undangan
Peserta
2 "a. $nstalasi #ekam Medis, Pj. Manaj. #M, Pj. dmission / #egistrasi pelaksana #ekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
2 Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
"elengkapan rapat
2 &ndangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan?rekomendasi ?usulan kepada pimpinan
B-B 4III P3*-P5R-N
4III.1 *ap(ran Harian +aporan harian instalasi rekam medis meliputi 2 1. +aporan jumlah kunjungan pasien rawat inap ). +aporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan +. +aporan jumlah pemeriksaan penunjang ,. +aporan rekam medis yang keluar per hari 4III.). *ap(ran B#lanan +aporan bulanan terdiri dari laporan intern dan eFtern. +aporan intern meliputi 2 %. +aporan kinerja mutu pelayanan #S. EFG 0. +aporan kinerja mutu pelayanan $nstalasi #ekam Medis '. +aporan produktiBtas dokter
44
+aporan eFtern dilaporkan ke inas "esehatan terdiri dari 2 %. +aporan #+. 0a% tentang ata "eadaan Penyakit "husus Pasien #awat $nap #umah Sakit 0. +aporan
#+.
0b%
tentang
ata
"eadaan
Penyakit "husus Pasien #awat jalan #umah Sakit '. +aporan #+. 0c tentang ata status $munisasi (. +aporan #+. * tentang $nfeksi 9osokomial
4III.+. *ap(ran "ah#nan $nstalasi #ekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari 2 %. +aporan kinerja mutu pelayanan #S. EFG 0. +aporan kinerja mutu pelayanan $nstalasi #ekam Medis
*ap(ran Intern +aporan $ntern dapat bersifat vertikal dan horisontal. %. +aporan yang bersifat Hertikal +aporan yang bersifat Hertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain2 a. +aporan
kunjungan
pasien
rawat
jalan,
inap
dan
penunjang. b. +aporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular. c. +aporan tentang eBsiensi pelayanan rawat inap, :O#, +OS, :!O, !O$, ;#, 9#. d. +aporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan?kembali ke :agian #ekam Medis. e. +aporan berkas rekam medis yang tidak lengkap. f. &raian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di $nstalasi #ekam Medis. g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan. 0. +aporan yang bersifat
+aporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan?kembali ke :agian #ekam Medis.
+aporan $ntern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil. a. +aporan #utin meliputi %. +aporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang 0. +aporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
45
'. +aporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, :O#, +OS (. +aporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan?kembali ke :agian #ekam Medis. ). +aporan berkas rekam medis yang tidak lengkap *. &raian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di :agian #ekam Medis. . Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. +aporan $nsidentil dalah laporan mengenai &nit #ekam Medis pada khususnya dan #S. EFG secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti 2 -
+aporan suransi
-
+aporan Hisum =t #epertum
-
#esume
*ap(ran 3kstern
#=S&M= S$S!=M P=+PO#9 #&M< S"$!
9M 1O#M&+$#
"O
P=#$O=
=
+PO#9
0
'
% ata "egiatan #umah Sakit
#+%
!riwulan
JK+ +PO#9
( !anggal %) :ulan berikutnya
ata "eadaan Morbiditas
#+0a
!riwulan
Pasien #awat $nap #S ata "eadaan Morbiditas
!anggal %) :ulan berikutnya
#+0b
!riwulan
Pasien #awat Jalan #S
!anggal %) :ulan berikutnya
ata "eadaan Penyakit
#+0a
"husus Pasien #awat
%
:ulanan
!anggal %) :ulan :erikut
$nap#umah Sakit
46
