Zusammenfassung SWL Organisation
1.) Grundlagen der Organisation und Arbeitsabläufe a) Organisationsgrundsätze Organisation:
dauerhafte Regelungen und Strukturen um Ziele effizient erreichen
Teilbereiche werden in geregelte Beziehungen zueinander gebracht
optimale Regelungsdichte = organisatorisches Gleichgewicht Gleichgewicht
Regeln erleichtern das Zusammenwirken von Menschen, zu viele Regeln engen den eigenverantwortlichen Entscheidungsspielraum Entscheidungsspielraum und die Flexibilität der Menschen ein
Effiziente Organisation = Ziele sollen
wirtschaftlich
bürgerfreundlich und
pünktlich
rechtlich einwandfrei erreicht werden
b) Organisationspläne
Aufgabengliederungsplan:
Einzelaufgaben (Auflistung aller Aufgaben einer Kommune)
Aufgabengruppen (Zusammenfassung aller Aufgaben)
Aufgabenhauptgruppe (Bildung von Ämtern)
aus dem Aufgabengliederungsplan Aufgabengliederungsplan bildet sich der Verwaltungsgliederungsplan Verwaltungsgliederungsplan
Verwaltungsgliederungsplan:
Darstellung der Organisationseinheiten einer Gemeinde/Verwaltung
tabellarische Übersicht über den inneren Aufbau einer Gemeinde
Geschäftsverteilungsplan:
Zuordnung der einzelnen Tätigkeiten zu den Organisationseinheiten Organisationseinheiten und deren Mitarbeitern
enthält interne Verwaltungsvorschriften Verwaltungsvorschriften (keine Außenwirkung) Außenwirkung)
Ziele des Geschäftsverteilungsplans: Geschäftsverteilungsplans:
Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche klare Kompetenzen
Schaffung klarer Hierarchien
Auslastung der Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten
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klare Vertretungsregelungen Vertretungsregelungen
c) Aufbauorganisation
1.) Einliniensystem
klarer Anweisungsweg von oben nach unten
Informationsweg von unten nach oben
Vorteile
Verantwortung klar geregelt Anweisungen kommen nur jeweils von einer Person
Nachteile
Kommunikationsweg sehr lange
Hierarchie muss eingehalten werden
System ist nicht flexibel
2.) Stabliniensystem
Stabstelle dient zur Beratung; selbst keine Entscheidungsbefugnis
Vorteile
Amtsinhaber (Leitung) wird entlastet
Entscheidungen sind bereits vorbereitet
zusätzliche Aspekte und Meinungen
Nachteile
Stab trägt keine Verantwortung; Verantwortung; keine weit reichende Kompetenzen mögl. Konflikte zw. Amtsinhaber und Stabmitarbeiter
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3.) Mehrliniensystem
Sachbearbeiter kann von mehreren Vorgesetzen Anweisungen bekommen
Vorteile
Nachteile
Instanzenweg wird verkürzt
Kommunikation beschleunigt
widersprüchliche Anweisungen möglich Übersichtlichkeit im System kann verloren gehen
4.) Teamorganisation
Teammitglieder sind gleichgestellt
wenn Sachverstand verschiedener Spezialisten benötigt
wenn schöpferische Elemente notwendig sind
wenn vielschichtige Informationen zu verarbeiten sind
5.) Informelle Organisation
ungeschriebene zwischenmenschliche Kontakte
über mehrere Abteilungen netzwerkartige Beziehungen
Vorteile
Schwächen der formellen Organisation können ausgeglichen werden (langer Instanzweg) Arbeitnehmer hat bessere Identifikation mit seiner Tätigkeit
Nachteile
Organisationsabläufe können blockiert werden
Kontrollen können unterlaufen werden
Mobbing möglich
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2.) Führungsstile a) autoritärer oder hierarchischer Führungsstil Merkmale
unumschränkte Alleinherrschaft Mitarbeiter werden an Entscheidungen nicht beteiligt streng hierarchisch unbedingter Gehorsam und Disziplin dominante, strenge, uneinsichtige Führungsperson duldet keine Fehler
klare Hierarchie
schnelle Bearbeitung von Aufgaben
korrekte, einwandfreie Arbeitsergebnisse
Ziele werden planmäßig umgesetzt
Vorteile
Nachteile
Wo einsetzbar?
schlechtes Arbeitsklima hoher Leistungsdruck kein Aufkommen von Kreativität bzw. Eigeninitiative oder V ertrauen Stagnation der Unternehmensentwicklung Unternehmensentwicklung unmotivierte Mitarbeiter hoher Arbeitsaufwand durch Überwachung
in leistungsorientierter Abteilung, in der keine Fehler gemacht werden dürfen, da sich diese sonst auf das ganze Unternehmen auswirken können Bsp.: Buchhaltung, Rechtsabteilung
b) Laisser-faire-Führungsstil Merkmale
Vorteile
Nachteile
Wo einsetzbar?
Mitarbeiter haben viel Freiraum Führungsperson übernimmt wenig eigene Verantwortung fordert viel Eigeninitiative der Mitarbeiter Aussagen und Instruktionen oft unklar Mitarbeiter sind sich selbst überlassen kein Leistungsdruck gutes Arbeitsklima durch nicht vorhandenen Kontrollen und viel Freiraum der Mitarbeiter komplett selbstständige Aufgabenbearbeitung keine klare Richtlinie/Struktur/Hierarchie jeder Mitarbeiter "kocht sein eigenes Süppchen" Arbeitsqualität leidet, da keine Kontrollen Führungsperson nicht vorhanden Führungsperson wird nicht ernt genommen
in kreativen Abteilungen in denen keine exakten und zeitabhängigen Ergebnisse abgeliefert werden müssen Bsp.: Design-Abteilung, Vertreter, Marketing Seite 4 von 9
c) Kooperativer oder demokratischer Führungsstil Merkmale
Vorbild für Mitarbeiter
kümmert sich um Mitarbeiter und setzt sich mit Problemen auseinander
offene Kommunikation
Zulassen von Ideen und Kritik
Mitsprache- und Entscheidungsmöglichkeit der Mitarbeiter
gegenseitiger Respekt
wenig Leistungsdruck durch Schaffung einer "Team-Atmosphäre"
gute Organisation
fördert Schwächen/Stärken der Mitarbeiter
viel Eigeninitiative der Mitarbeiter
schnellere und gemeinsame Erarbeitung und Verbesserungen von Zielen
weniger Freiraum als beim Laisser-faire-Stil
mehr Fehler als beim autoritären Stil, da weniger Kontrolle
gemeinsame Entscheidungen können langwierig sein
Mitarbeiter müssen kritikfähig sein
Vorteile
Nachteile
Wo einsetzbar?
nicht an bestimmte Rahmenbedingungen gebunden, daher überall einsetzbar
3.) Führungsmethoden management by delegation (Führung durch Verantwortungsübergabe)
e l a m k r e M
Aufgaben werden an Mitarbeiter übertragen Ziele werden vorher vereinbart innerhalb des Aufgabenbereiches völlige Entscheidungsfreiheit
management by exception (Führung im Ausnahmefall)
jeder Mitarbeiter hat genau festgelegten Aufgabenbereich Mitarbeiter verwalten Aufgabenbereich selbstständig bei wichtigen Entscheidungen wird der Abteilungsleiter hinzugezogen
management by objectives (Führung mithilfe von Zielvorgaben)
Qualität der Aufgabenerfüllung wird durch zuvor festgelegte Ziele überwacht Ziele: bestimmte Produktion niedrige Produktionskosten (wenig Ausschuss) geringer Energieverbrauch bestimmter Umsatz
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management by delegation (Führung durch Verantwortungsübergabe)
e l i e t r o V
völlige Entscheidungsfreiheit Entlastung des Abteilungsleiters schnellere Abwicklung der Abläufe selbstständigere und motiviertere Mitarbeiter
management by exception (Führung im Ausnahmefall)
selbstständige Arbeitsweise möglich motivierend für Mitarbeiter bei wichtigen Entscheidungen nicht alleinige Verantwortung des Mitarbeiters viel Eigeninitiative der Mitarbeiter
management by objectives (Führung mithilfe von Zielvorgaben)
Überforderung der Mitarbeiter
e l i e t h c a N
hohe Teamfähigkeit erforderlich Mitarbeiter kontrollieren sich gegenseitig größere Motivation durch Ziele
Entlastung des Abteilungsleiters
Qualität der Arbeit wird durch Zielvereinbarungen kontrolliert
Mitarbeiter fühlen sich alleine gelassen
Arbeitsleistung kann sinken
Abteilungsleiter wird zu wenig einbezogen
keine Kontrolle der Arbeitsergebnisse Arbeitsergebnisse
Fehler fallen auf Abteilungsleiter zurück
zu wenig Einbeziehung der Abteilungsleiter höherer Leistungsdruck Qualitätsverlust durch zu hohe Zielvereinbarungen
4.) Stellenbeschreibung a) Inhalte
Berufsbezeichnung / Sachgebiet Wochenarbeitszeit/ Beschäftigungsumfang
Qualifikation / Anforderungen Anforderungen
Vergütungsanspruch/ EG
Stellvertretung
Arbeitsmittel
Entscheidungsbefugnisse Entscheidungsbefugnisse / Kompetenzen
Vorgesetzte/r / Hierarchie
Rechtskenntnisse
Aufgabenaufschlüsselung Aufgabenaufschlüsselung / Ziele (prozentual) b) Formale Anforderungen
Stellenbeschreibungen Stellenbeschreibungen müssen auf dem neuesten Stand sein
verbindlich, einheitlich & schriftlich
muss vom Vorgesetzten und vom Stelleninhaber unterschrieben werden
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c) Vorteile
Erfolgskontrolle möglich
Stelleninhaber weiß genau über Anforderungen bescheid
leichtere Einarbeitung in neue Aufgabengebiete Aufgabengebiete bei Stellenwechsel möglich
Vermeidung von Doppelarbeit
Stellenausschreibung und Stellenbesetzung wird erleichtert
Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeitern
gezielte Ausbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen Fortbildungsmaßnahmen möglich d) Ziele Verbesserung der Organisationsstruktur Organisationsstruktur
Verbesserung der Situation des Mitarbeiters
Verbesserung der Informationslage
Verbesserung der Transparenz
Entlastung der Führungskräfte
Möglichkeiten des zwischenbehördlichen zwischenbehördlichen Vergleichs
klarer Verantwortungsbereich Verantwortungsbereich mehr Selbstkontrolle, da Ziele vorgegeben werden besseres Verständnis für den Sinn des eigenen Beitrages zur Gesamtaufgabe
5.) Materialbeschaffung a) Beschaffungsziele
kostengünstige bzw. wirtschaftliche Beschaffung Service und Kundendienst des Produktes zufrieden stellend
Leistung / Funktionen des Produktes
Bedürfnisse des einzelnen Nutzer befriedigen Qualität des Produktes zufrieden stellend rechtzeitige Beschaffung muss möglich sein ökologische Aspekte berücksichtigen
b) Bedarfsermittlung
plangesteuerte/ bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung:
Bedarf wird anhand von Plänen oder Anforderungen der Abteilungen genau ermittelt
verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung:
Verbrauchswerte der Vergangenheit sind Richtlinien für zukünftigen Bedarf
Warenwirtschaftssystem:
laufende Feststellung von Beständen und Bedarf bestimmter Artikel (bspw. durch ScannerSysteme; Medikamente im öffentlichen Krankenhaus)
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c) Bezugsquellen
außerbetrieblich
innerbetrieblich
o
Internet
o
o
Fachzeitschriften
o
o
Gelbe Seiten
o
Messen
o
Liefererkartei Erfahrungsberichte von Mitarbeitern Korrespondenz
d) Ausschreibungswesen
öffentliche Ausschreibung
Regelfall Aufforderung an alle Unternehmen zur Einreichung von Angeboten teilweise muss europaweit ausgeschrieben werden
beschränkte Ausschreibung Ausschreibung
begrenzter Kreis von Unternehmen (3 - 7)wird zur Angebotsabgabe Angebotsabgabe aufgefordert
freihändige Vergabe
Voraussetzung: gute Kenntnisse des Beschaffungsmarktes kommt in Betracht, wenn nur bestimmte Unternehmen die Leistung anbieten oder eine öffentl. Ausschreibung unverhältnismäßig wäre
erfolgt ohne förmlichem Verfahren nur bei geringwertigen Gütern oder besonderer Dringlichkeit Merkmale: o
o
öffentliche Auftragge-
ber müssen öffentlich ausschreiben! Gründe: Korruption vorbeugen und günstiges Angebot ermitteln
o
Angebote bleiben geheim keine Nachverhandlungen bei gleicher Qualität immer das günstigere Angebot
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e) Vergaberecht
VOB
Verdingungsordnung Verdingungsordnung für Bauleistungen Bsp.: Renovierung
VOB/A Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe; regelt das Verfahren bis zum Vertragsabschluss Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen verschlossen VOB/B
Allgemeine Bestimmungen für die Ausführungen Bsp.: Bau, Installationen
VOB/C
Allgemeine technische Vorschriften
VOL
Verdingungsordnung Verdingungsordnung für Leistungen (nicht Bauleistungen)
VOL/A
Vergabe der Aufträge Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen verschlossen
VOL/B
Ausführung von Lieferung und Leistung Bsp.: Aufstellen von Kopierern, Erklären der Geräte)
VOF
Verdingungsordnung Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen Bsp.: Journalist für neue Image-Broschüre Image-Broschüre
f) Angebotsvergleich Ware A Listeneinkaufspreis pro Einheit
1,05 €
* Menge
1.575 €
30 %
= Zieleinkaufspreis - Lieferskonto
= Bezugspreis (Einstandspreis) : Menge Bezugspreis je Stück
472,50 € 35 % 1.102,50 €
3%
= Bareinkaufspreis + Bezugskosten (zum Beispiel Versand)
1,25 €
1.500
Listeneinkaufspreis gesamt - Lieferrabatt
Ware B
33,08 € 0 % 1.069,43 €
4%
42,78 € 2 %
1.112,20 €
1.875 € 656,26 € 1.218,75 € 0 € 1.218,75 € 24,38 €
1.243,13 €
1.500 0,74 €
0,83 €
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