MENGHITUNG BEBAN KERJA
Manajemen Sumber Daya Manusia
(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH) 5 Maret 2010, Jumat
ADI KUANTO
KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010
PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas, dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto, Kristiani, Sito Meiyanto, 2005). Utk menghitung beban kerja, diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas, yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin, tugas tambahan dan pembinaan PSM, serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah, misalnya untuk upaya pengobatan, berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling, Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat, akurat, murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik, tetapi kompleks, mahal dan perlu
waktu yang lama. Adapun, Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas, 2008). Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. 2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll. 3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis, jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2,5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. Dengan diketahui jenis, jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas, 2008). BROWSING DARI INTERNET:
1.
JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN
a. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat
: 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jam : 07.30-11.30 4 jam = 4 jam 13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2.565 menit
Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam 1 b. Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu........ 104 hari Libur resmi.......................14 hari Hak cuti.......................... 12 hari --------------- (+) 130 hari --------------- (-) 235 hari 1 c. Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja, sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA. BEBAN/BOBOT KERJA
= Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)
diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B dan Form C. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2. Contoh hasil olahan FP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat
= Jumlah bobot/beban kerja (orang.jam)
Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ), dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat Prestasi Kerja Jabatan:
= Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan perhitungan kebutuhan EJ > 1,00 = A (Sangat Baik)
EJ = 0,90 – 1,00
= B (Baik)
EJ = 0,70 – 0,89
= C (Cukup)
EJ = 0,50 – 0,69
= D (Sedang)
EJ < 0,50
= E (Kurang
Contoh hasil hitungan
FP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung Kebutuhan. Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif. Jumlah kebutuhan pegawai - unit
= Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit, Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), Rumus: Kelebihan/kekurangan pegawai Unit = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan = kebutuhan Prestasi Kerja Unit: EU = 0,90 – 1,00 EU = 0,70 – 0,89 EU = 0,50 – 0,69 EU < 0,50
EU > 1,00 = A (Sangat Baik) = B (Baik) = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang
Contoh hasil hitungan FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi Kerja Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Jumlah Pejabat/ +/- EU PU Ket Organisasi Beban Kebutuhan Pejabat/ Pegawai Pegawai (existing) Kerja Jabatan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata
1,303.47 20,922.17 17,093.99 17,258.72 14,344.25 11,910,16
1 14 11 11 10 8
1 14 11 8 12 8
-3 +2 -
0.86 0.99 1.03 1.43 0.79 0.99
B A A A C A
Usaha Biro
Jumlah 2.
82,832.75
55
54
-1
LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN TENAGA KERJA: 1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari, misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. 2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. 3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. Melakukan perhitungan dengan rumus.
3.
FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. b. c. d. e. f.
Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari)
Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja:
(axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. a, b, dan e sudah dijelaskan diatas. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2 Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3 Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4 Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5 Entry data pasien=1,5 menit 6 Pengambilan berkas RM=1 menit 7 Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1 Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit 2 Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3 Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4 Cek Kelengkapan RM=2 menit 5 Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit 6 4. Total perkejaan satu berkas=6,75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam 1 5. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas, 2008). Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM, dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja.
DAFTAR PUSTAKA Sheppeck, M. A. and Militello, J (2000). Stategic HR Configuration and Organizational Performance, Human Resource Management, Journal, Vol 39, pp 8-9. Ilyas, Y. (2003). Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Jakarta. Handoko, T. H(2001). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Ed II. BPFE. Yogyakarta. Departemen Kesehatan RI. (2000). Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010, Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Sub Tim Pelaksana. Departemen Kesehatan RI. Jakarta. ______________________. (2004). SK MenKes No.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. Departemen Kesehatan RI. Jakarta. Oktaviana M Page 11
Yin, K.R. (2002). Studi Kasus: Desain dan Metode. Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Nawawi, H. H. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta. Simamora, H. (2004). Manajemen Sumberdaya Manusia. Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta. Siagian,S. P. (2003). Manajemen Sumberdaya Manusia, Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta. M.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto, Sis.2004. Handout PSRM 5. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO –
TUGAS – TUGAS KULIAH
N O
MATA KULIAH
1
MAN. SDM
2
MAN. LOGISTIK
3
MAN. STRAT
4
EKO KES
5
MAN. KEUANGAN
6
MAN. MUTU
TUGAS
KET
7
HUKUM ETIK
&
