76290401 Sistema de Tramite Reserva

UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES C ÁCERES VELÁZQUEZ V ELÁZQUEZ FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

alumno: Pandia Yucra MIGUEL Asignatura: SISTEMAS DE INFORMACION Docente: Ing. VICTOR E. MAMANI CONDORI Semestre: Cuarto V JULIACA-PERÚ PRESENTACION

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UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES C ÁCERES VELÁZQUEZ V ELÁZQUEZ FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

El pres presen ente te trab trabaj ajo o nos nos ha intr introd oduc ucid ido o en lo que que sign signifi ifica ca el conocimiento del avance tecnológico intelectual que se ha dado en nivel más profundo y con admiración efectivamente podemos decir que, los temas que han producido grandes hombres lúcidos que con sus aportes intelectuales nos han mostrado didácticamente estos admirables cursos.

El presente trabajo, desarrolla y da ha conocer la forma de un sistema de información información de investigación investigación y la vez es aporte muy importante de los genios que han brillado con luz propia, que nos invitan siempre a aprender y aprender y ponerlo en práctica.

INTRODUCCIÓN

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UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES VELÁZQUEZ FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

El servicio tradicional suele definirse como un conjunto de actividades que soportan el intercambio de un fin de servicios o bienes, en nuestro afán de implementar de desarrollar un software para de nuestra facultad se a echo la presente investigación con, recursos y técnicas potentes como las que ofrece la Internet. Desde el punto de vista informático, es

viable implementar con

un

sistema de trámite documentario para mejorar la forma de realizar servicios, además se percibe como un cambio necesario y no parece que los actuales servicios puedan quedarse al margen. Pero también se ve como algo inseguro, lo que induce a no emplearlo, pero nos facilita la manipulación de datos e información. El presente sistema de información es trabajo de

investigación nos

proporcionará una visión muy clara en el campo informático, para facilitar la obtención de información al usuario.

I. GENERALIDADES

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1.1Titulo del proyecto Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes mediante la aplicación de un Sistema de trámite documentario en nuestra facultad. 1.2 RESPONSABLE DEL PROYECTO: TECNICO EN INFORMATICA: PANDIA YUCRA. Miguel 1.3Antecedentes del proyecto: El presente

proyecto busca

cumplir

con requerimientos

establecidos. Abarcando el proceso de planeación, diseño, desarrollo, validación, sin dejar de lado la investigación, que dadas las características de esta propuesta a realizarse durante todo el desarrollo del proyecto . El software

a

desarrollarse pretende responder a la

necesidad de nuevos dispositivos

y mecanismos, mas

seguros, confiables y económicos, que permitan implementar nuevas

tecnologías para

la

satisfacción de

crecientes

necesidades en lo referente ala facultad de sistemas .

1.4Clave de éxito del proyecto Nuestra facultad de “INGENIERIA

DE

SISTEMAS”

esta

consolidado como una de las carreras de mayor aporte a la sociedad ya que se cuenta con una instrucción académica acorde al ritmo

de los avances tecnológicos

y por

lo

general se cuenta un numero considerable de estudiantes que buscan mayor atención a sus tramites y ganar tiempo.

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II. ANALISIS DEL SISTEMA 2.1Identificación y descripción del problema En lo principal nuestra facultad cuenta

con un sistema

manual de trámite

proyecto busca

automatizar todo este

documentario, este

proceso de tramite disminuyendo

costos en papelería y otros. Sea considerado la demora en dar respuesta a las consultas de los remitentes de documentos ya que la mayoría son estudiantes que necesitan dichos documentos. Este sistema de tramite documentario permitirá

registrar,

consultar y hacer seguimiento de los documentos externo e internos de de las distintas áreas que existen en la facultad. 2.2Justificación Permitirá reducir el numero de horas de trabajo en la recepción lo cual ara posible que se dedique tiempo a otras actividades importantes de mesa de partes de la facultad y así mejore su rendimiento. Todas las

organizaciones

poseen un departamento de

trámite documentario, por lo tanto el proyecto de investigación analizara su funcionamiento a fin de mejorarlo. Los beneficios que derivan es principalmente satisfacer la consulta de los remitentes de tramites documentarios en un tiempo corto, y la mejor gestión de los tramites lo cual facilitara el trabajo de la secretaria y contribuida al prestigio de la facultad.

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La propuesta es innovadora por que trata de automatizar una parte del proceso de tramite documentario y beneficiar a los usuarios. (Estudiantes).

2.3Formulación de objetivos y metas Objetivo General Demostrar que la aplicación de un sistema de información de de tramite documentario reduce el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos Objetivo especifico Mejorar el tiempo de respuesta

a

las

consultas de los

remitentes de documentos mediante la aplicación de un sistema de trámite documentario reduciendo en un 60%. Así mismo el tiempo que se pueda tardar en dar mantenimiento y/o actualización de los tramites, que a su vez alertar el estado de un documento cuando este por vencer el tiempo asignado para su respuesta.

Meta Disminución del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos. Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la

cantidad de actividades manuales que son las más

susceptibles a errores.

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Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues

dispone de acceso instantáneo a la

información especifica con funciones de búsqueda. Procesar mayor cantidad de peticiones y solicitudes a menor tiempo posible de manera segura y eficaz. 2.4Estudios de factibilidad 2.4.1 Factibilidad técnica: Se dispone de las herramientas tecnológicas para desarrollar el software se cuenta con las herramientas de desarrollo como son el visual estudio 2005 y el SQL SERVER 2005, se cuenta con el conocimiento técnico para ejecutar el proyecto. . Los requerimientos de las computadoras necesarias para correr el sistema serán de un microprocesador Pentium IV de 2.0 Ghz de velocidad y 256 Mb de memoria RAM, que posean unidad de CD-ROM para poder insertar el CD de instalación. 2.4.2 Factibilidad económica El proyecto no demanda de una inversión considerable ya que se cuenta

con

recursos

que se pueden reutilizar

El

costo aproximado del proyecto de desarrollo se escatima mínimo de $700. Pese a esto los beneficios son mutuos como el encargado de operar el sistema como el usuario en este caso los estudiantes en su gran mayoría.

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2.4.3 Factibilidad operacional El sistema de tramite

será de gran ayuda para los

usuarios evitando aglomeraciones, colas. El sistema que se implementara en la facultad se someterá a un seguimiento para

su

correcto

funcionamiento y el proceso d e implantación incluirá documentación capacitación y entrenamiento técnico .

2.5Fuentes de información 2.5.1 fuentes primarias - estudiantes - secretaria - docentes - Técnicos 2.5.2 Fuentes secundarios - Internet - libros - proyectos - Libros 2.6Evaluación de riesgos Por que disminuyen su patrimonio de la universidad como falta en la administración el uso de equipos obsoletos y la competencia

de

otras instituciones u organizaciones

en

campo de la educación superior privada

2.7Planeamiento del desarrollo del sistema

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Inv. Preliminar

Análisis

Determinación de requerimientos Diseño

Codificación

Pruebas

Implementación

Seguimiento y Evaluación

2.8 Calendarización del proyecto

III. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS 3.1Estimación de recursos tecnológicos Nº Descripción 1 Hardware

P.U.

Cantidad

Total

9


2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

computadora impresora láser Scanner Software visual Basic 6,0 SQL Server 2000 Microsoft office Corel Draw Suite 3X

$500,00 $120,00 $80,00

2 1 1

$1.000,00 $120,00 $80,00

$1,50 $1,50 $1,50 $1,50

1 1 1 1

$1,50 $1,50 $1,50 $1,50

TOTAL

$6,00

3.2Estimación de recursos humanos Descripción Analista Diseñador Programador Operadores

P.U. Cantidad $200,00 2 $100,00 1 $300,00 1 $100,00 2 TOTAL

Total $400,00 $100,00 $300,00 $200,00 $1.000,00

3.3Estimación de recursos materiales Descripción Papelería CD Cinta Lapicero Regla Fólder

P.U. $4,00 $1,00 $1,00 $1,00 $1,00 $1,00

Cantidad 1 1 1 1 1 1

Total $4,00 $1,00 $1,00 $1,00 $1,00 $1,00

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TOTAL

$9,00

IV. DISEÑO DEL SISTEMA DISEÑO LOGICO

DIAGRAMA DE CASOS DE USO

Diseño de Base de datos

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V. CODIFICACION Y IMPLEMENTACION Diseño de Base de datos

ADMINISTRADOR

DOCUMENTO

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POPERADOR

TRAMITE

USUARIO

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4.3Diseño de Inter. FAS del sistema Ventana principal

Formulario para realizar tramite

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Datos del tramitador

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Formulario para el ingrese del operador

Formulario para imprimir reportes

Tramites en espera

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Búsqueda de tramite

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Listado de documentos tramitados

Listado de operadores

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4.4Diseño de reportes VI. CODIFICACION E IMPLEMENTACION .5.1 Descripción del desarrollo del sistema El sistema esta desarrollado en el lenguaje PHP de Macromedia Dreamweaver 8 cuenta The AppServ Open Project - 2.5.10 for Windows ENTRAD A

PROCESO

ADMINISTRADOR OPERADOR

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

USUARIO

SALIDA

DOCUMENTO

REPORTE

TRAMITE

.5.1 Cronograma de pruebas de sistema La ejecución de prueba de sistema se realizara los día 1,2 de diciembre de 2009. .5.1 Cronograma de implementación del sistema La implementación del sistema se realizara los días 8,9 de diciembre de 2009. .5.1 Cronograma de capacitación Cronograma de capacitación se realizara el día

lunes 10 /

12/2009 .5.1 Cronograma de seguimiento y evaluación Cronograma de seguimiento y evaluación realizara el día lunes 14 /12/2009.

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CONCLUSIONES El tema investigado está justificado porque permitirá reducir el número de horas-hombre en el procesamiento de trámites, lo cual implica un ahorro importante para la oficina de Mesa de Partes. También, permitirá resolver los problemas que se pueden incurrir al procesar un trámite en forma manual. El diseño de experimento elaborado permitirá registrar los resultados en dos grupos, el primero es el de solicitudes y el segundo es el de otros documentos, a los cuales algunos serán afectados por la aplicación del sistema de información de trámite documentario y otros no. El registro de los datos en el diseño de experimento propuesto será por cada mes.

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RECOMENDACIONES Para el dicho sistema es necesario el mantenimiento periódico. Capacitación de personal en caso hubiera cambios para su uso.

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ANEXOS F. O. D. A. Fortaleza • • •

Brinda un servicio adecuado al usuario (estudiantes) Cuenta con posición económica sólida. Cuenta con personal altamente calificado y con experiencia.

Oportunidades • • •

Aplicar nuevas tecnologías. Promover un nuevo sistema de información. Nuevas filosofías de innovación tecnológica y de servicio.

Debilidades Disminución de su patrimonio en la clínica. Instalación de equipos obsoletos. Falta de organización en la administración. • • •

Amenazas • •

La competencia o la in convencía de las otras instituciones. Mejores condiciones de las instituciones.

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