Actividad Actividad 3
Reflexión: Me pareció muy completa la información del video del acuerdo 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su ejecución. Archivo general de la nación- acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública. Que la ley 80 de 1989, señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. Que la ley 594 de 2000 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del archivo general de la nación. Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la directiva presidencial presidenc ial no. 02 del 2000. Que el decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. Reflexión:
El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivístico. También este acuerdo actividad archivística
nos
enseña
los
diferentes
conceptos
de
la
Procedimiento para la gestión de la correspondencia: El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los procedimientos como lo son:
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El orden documental.
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Foliación documental
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Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.
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Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.
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Serie documental: código, tipo de archivo, nombre.
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Almacenamiento y ubicación de la documentación
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Ubicación de cajas en estantería fija
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La señalización de la estantería.
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Pasos para la organización de archivos
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Archivador de estantería fija.
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Archivadores verticales de gavetas
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Entrega de documentos a los archivos de gestión
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Entrega y recibo de documentos por novedades de personal
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Actualización de las tablas de retención documental
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Transferencias documentales
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Disposición final de documentos
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Conservación total
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Servicios en archivos de gestión
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Servicio de préstamo de documentos
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Servicio de consulta de documentos
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Servicio de consulta en base de datos
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Servicio de reprografía
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Organización de fondos documentales acumulados
Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos: - ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento? Recepción: La información antes de convertirse en documento se recepciona vía telefónica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: numero de autorización, nombre del asegurado, dirección del inmueble, situación en el inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a un técnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la información del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya quedo solucionado el caso, el informe también se envía vía correo electrónico. - Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa. En mi empresa la información es de forma externa por que la información la genera un tercero. - Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino? El tipo de comunicación en mi empresa es comunicaciones internas. Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos. Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso: Una vez conformado el documento se asigna al técnico para que realice el procedimiento, luego de que el técnico allá realizado el procedimiento nos devuelve el documento. Al finalizar todo elprocedimiento se envía la copia de informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposición en la empresa. Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.
MAPA CONCEPTUAL
EL DOCUMENTO
Tiene una
Recepción de la información
La información puede ser interna o externa Clasificación del documento y
Apertura del contenido o
verificación de la informaion
información.
Registro de la información con
Reparto de la información, dar a conocer la comunicación
Revisión de documentos para
