A. ADMINISTRASI UMUM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Administrasi Kelembagaan Kelembagaan Struktur Organisasi Pengurus dan Sekolah/Madrasah Program Kerja Pengurus Agenda Surat Masuk Desposisi Surat Agenda Surat Keluar Arsip Surat Buku Pengumumam Buku Dokumentasi Kegiatan Sekolah Buku Tamu (umum, khusus) Buku Ekspedisi Papan Sekolah/Madrasah Sekolah/Madrasah Buku Kontrol Kegiatan Contoh Proposal dan surat menyurat
contoh administrasi umum
0
1. Administrasi Kelembagaan a. Akte Notaris Yayasan atau Lembaga (baik asli, salinan atau foto copi), untuk sekolah/madrasah binaan LP. Maarif NU maka Akte Notaris JE. Maogimon, SH. No. 103/1986) b. Proposal pendirian madrasah/sekolah c. Bukti-bukti pemilikan/peminjaman(Hak Pakai) tanah dan gedung d. Salinan piagam pendirian, status dan semacamnya e. Struktur Penyelenggara Susunan pengurus Madrasah/sekolah minimal terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara dan anggotaanggota, struktur ini hendaknya dipampangkan di papan yang digantungkan di ruang pengurus, atau ruang kepala madrasah/sekolah, bila pengurus tidak mempunyai ruang tersendiri : Catatan : Bagi Lembaga yang belum mempunyai piagam pendirian / penggabungan dapat segera mengajukan permohonan penerbitan piagam pendirian/penggabungan ke PC. LP. Ma’arif NU Lamongan. Contoh Struktur Penyelenggara: STRUKTUR ORGANISASI PENGURUS MADRASAH / SEKOLAH
LP.
MAARIF NU
PELINDUNG PENASEHAT
KETUA WK. KETUA
SEKRETARIS WK. SEKRETARIS BENDAHARA WK. BENDAHARA
ANGGOTA-ANGGOTA BIDANG-BIDANG
contoh administrasi umum
1
Contoh struktur organisasi madrasah/sekolah : Dinas Pendidikan/DEPAG
LP. MAARIF NU PENGURUS
KEPALA WK. KEPALA
TATA USAHA
WAKA/PKM
WAKA/PKM
WAKA/PKM
WAKA/PKM
BID. KURIKULUM
BID. KESISWAAN
BID. SARANA
BID. HUMAS
KORD. BK
LABORAN
PUSTAKAWAN
PETUGAS LAIN
WALI KELAS GURU
MURID/SISWA
Keterangan : o o o o
f.
Bagi MI/SD/MTs/SMPmenggunakan seorang wakil kepala dan empat pembantu kepala Bagi MA/SMA/SMK menggunakan empat wakil kepala tanpa pembantu kepala : garis instruksi ........................... : garis konsultasi/koordinasi
Surat Pengesahan Pengurus Susunan pengurus madrasah/sekolah harus mendapat pengesahan (SK) dari Pimpinan Cabang LP Maarif NU. Tata cara pengajuan SK Pengurus ; a. Surat Permohonan b. Melampirkan : 1. Susunan Pengurus Masa Jabatan/Periode 2. Berita Acara Pembentukan Pengurus 3. Daftar Hadir Rapat 4. Notulensi Rapat
contoh administrasi umum
2
g.
Program Kerja pengurus Pengurus harus mempunyai program kerja yang jelas, baik mengenai pembinaan ketenagaan, kurikulum, pengembangan sarana prasarana dan lain -lain. Program kerja pengurus harus memuat, bentuk program, tujuan, sasaran program, waktu pelaksanaan, dan biaya yang dibutuhkan. Program kerja pengurus bisa dibedakan dalam bentuk program jangka panjang dan program jangka pendek. Program-program ini hars disusun dalam format, dan didokumentasi. Contoh Format; PROGRAM KERJA PENGURUS MADRASAH/SEKOLAH MI/MTs./MA ……………………………………………………………………………. Tahun Pendidikan ……………………… No 1
2
Program Pembinaan tentang wawasan ke NU an
Tujuan Semua guru dapat menerapkan nilai ke NU an dalam kegiatan belajar mengajar
Sasaran Guru dan karyawan
Waktu Minggu I agustus
Tempat Di MI. NU
Biaya 200.000,-
Ket Kas Pengurus
Dst.
........................................
Pengurus MI. NU ........................ ............................................ Ketua,
Sekretaris,
................................
..........................
h. AD/ART Komite Sekolah/Majelis Madrasah (contoh sebagaimana terlampir) i. Susunan Pengurus Komite Sekolah/Majelis Madrasah j. Pembagian Tugas. k. Pengangkatan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. l. Catatan kegiatan sosial lembaga Contoh Format: No Hari/Tanggal Bentuk Kegiatan Sasaran Nilai 1 2 Agustus 1999 Pemberian Wali murid Rp. santunan suwartomo 100.000
Keterangan Karena kecelakaan
2. Agenda Surat Masuk No. 1
Tanggal Surat Diterima 3 Januari 1989
Tanggal dan Nomor Surat 22 Desember 1988 No. 05 B.00/XII/1988
Pengirim
Pokok Isi Surat
Keterangan
Kanwil Depag
Pemberitahuan tentang pengambilan gaji guru
Harus disebar agar diketahui guru dan karyawan sekolah
contoh administrasi umum
3
3. Lembar disposisi surat Sekolah / Madrasah .......................... Alamat : ................................... LEMBAR DISPOSISI Indeks : ................................................... Kode : ........................ Berkas : ................................................... Tanggal / Nomor : ..................................................................................................... Asal : ..................................................................................................... Isi Ringkas : ..................................................................................................... Diterimah Tanggal : ..................................................................................................... Tanggal Penyelesaian : ..................................................................................................... Isi disposisi : Diteruskan kepada : 1. ........................... 2. ........................... 3. ........................... Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada : .................................................................... Tanggal : .................................................................... 4. Agenda Surat Keluar No. Tanggal dan nomor surat keluar 1. 15-12-1988 946/ p.00.1/2 E/XII/1988
Tanggal surat dikirim Desember 1988
Tujuan surat
Pokok isi surat
Kepala Kanwil Depag Propinsi Sumut
Tentang Jadwal EBTANAS
Ket
5. Arsip Surat Surat-surat perlu dihimpun dan disimpan dengan baik (diarsipkan): cara penyimpanan surat-surat dapat dilakukan dengan menggunakan map-map tertentu yang dibedakan atas pokok persoalan. Misalnya, map surat kepegawaian, map surat perlengkapan, map surat huibungan dengan masyarakat dan lain-lain. Untuk membedakan di antara sekian jenis surat, dapat dipakai klasifikasi dengan angka huruf. 6. Format Buku Pengumuman No ...
Tanggal
Telah membaca Nama Guru Paraf
Isi Pengumman
...
7. Buku Dokumentasi Kegiatan Sekolah No.
Hari dan Tanggal
Macam Kegaiatan
Tempat
1
2
3
4
...
Dilakukan oleh 5
Pokok yang dilaksanakan 6
Keterangan 7
...
contoh administrasi umum
4
8. Buku Tamu Umum No. Hari /Tanggal 1 2 ...
Nama/Jabatan dan Alamat 3
Maksud kunjungan dan saran-saran 4
Tanda tangan
Maksud kunjungan dan saran-saran 4
Tanda tangan
5
....
9. Buku Tamu Khusus/pembinaan No. Hari/Tanggal Nama/Jabatan dan alamat 1
2
…
…
3
5
10. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi merupakan buku catatan bukti pengiriman surat. Buku ini memuat kolom-kolom, tanggal pengiriman, tanggal dan nomor surat, isi pokok surat, tujuan surat, tanda tangan penerima surat. Contoh: Tanggal Tanggal dan Tandan tangan Isi surat Tujuan surat Pengiriman nomor surat penerima
11. Papan Nama Sekolah/Madrasah Contoh : LEMBAGA PENDIDIKAN MA’ARIF NU Akte Notaris J.E. Maogimon, SH. Jakarta no. 103/1986
MADRASAH TSANAWIYAH (MTs.) “ MA’ARIF NU 26”
SUGIH WARAS DEKET Status DIAKUI Jl. Adam Hawa’ no. 09 Desa Sugihwaras Kec. Deket 62212
12. Buku Kontrol/Rekap Kegiatan No 1.
Hari/Tgl Senin/1 mei
Pukul
Kegiatan Workshop
Tempat
Pelaksana/Petugas Panitia
Penyelenggara SMP Ma’arif 2
ket
2.
contoh administrasi umum
5
13. Proposal Kegiatan Contoh
PROPOSAL KEGIATAN MASA ORENTASI SISWA (MOS) MTs. Maarif NU 9 Lamongan 1. Pendahuluhan 1.1. Latar Belakang Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP)/Madrasah Tsanawiyah (MTs.), berkewajiban membina, membimbing dan mendidik siswa agar memiliki pengetahuan, sikap dan ketrampilan yang cukup untuk dapat melanjutkan sekolah ke jenjang yang lebih tinggi. Sebelum siswa didik mendapatkan proses pendidikan di lingkungan sekolah baru, anak akan diperkenalkan dengan berbagai informasi tentang situasi dan kondisi sekolah tersebut, dengan harapan agar siswa nantinya dengan mudah dapat bersosialisasi dan berkomunikasi dengan teman-temanya disekolah dengan baik. Untuk itu kiranya sangat bijak bila mana pemerintah/lembaga menerapkan program pelatihan dan pembinaan bagi siswa baru melalui kegiatan Masa Orentasi Siswa Baru (MOS) di masing-masing lembaga pendidikan baik negeri maupun swasta. 1.2. Dasar Kegiatan Yang menjadi dasar kegiatan ini adalah: a. Petunjuk teknik Masa Orentasi Siswa Baru (MOS) dari Dinas Pendidikan dan Kebupayaan Kabupaten Lamongan. b. Program Kerja Kepala Sekolah yang terkait dengan urusan kesiswaan. 1.3. Sasaran Kegiatan Sasaran kegiatan Masa Orentasi Siswa ini adalah seluruh siswa baru MTs. Maarif NU 9 Lamongan tahun pelajaran 2006/2007. 1.4. Visi dan Misi Sekolah 1. Visi sekolah " Menjadikan Sekolah Idaman, Berprestasi dan Agamis" 2. Misi sekolah Salah satu point misi sekolah yang berhubungan dengan program diatas adalah: " Berusaha meningkatkan prestasi akademis maupun non akedemis siswa agar dapat berkompetisi dengan lembaga pendidikan lain yang sederajat " 1.5. Tujuan Kegiatan 1. 2.
Untuk mengenalkan siswa baru pada situasi dan kondisi yang sebelumnya belum diketahuinya di lingkungan sekolah baru. Untuk melatih anak agar dapat menyesuaikan diri di lingkungan baru sebelum menempuh proses pendidikan.
2. Pelaksanaan Program Kegiatan 1) Jenis Kegiatan : Masa Orentasi Siswa Baru (MOS) Tahun Pelajaran 2006/2007 2) Waktu Kegiatan Hari, Tanggal : Kamis – Jum'at, 24 – 26 Juli 2006 Pukul : 07.00 – 13.00 WIB. Tempat : MTs. Maarif NU 9 Lamongan Materi Kegiatan : Terlampir dalam surut keputusan Jadwal Kegiatan : Terlampir dalam surat keputusan 3) Peserta Kegiatan Peserta kegiatan adalah seluruh siswa baru MTs. Maarif NU 9 Lamongan berjumlah 143 siswa. 4) Kepanitiaan : Terlampir dalam surat keputusan 5) Rencana Anggaran : Terlampir dalam surat keputusan 3. Penutup Demikian proposal ini kami buat, tentunya masih banyak kekurangan dan kekkeliruan,saran dan masukan sangat kami harapkan demi perbaikan proposal Ini, atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan banyak terimakasih. Lamongan, 24 Juli 2009 contoh administrasi umum
6
Ketua
Sekretaris
………………
………………
Mengetahui Kepala MTs. ………………………… …………………………… 14. Surat Menyurat Contoh SK Panitia :
LEMBAGA PENDIDIKAN MA’ARIF NU Akte Notaris J.E. Maogimon, SH. Jakarta no. 103/1986 MADRASAH TSANAWIYAH (MTs.) “ MA’ARIF NU 9” Lamongan Status DIAKUI Jl. Lamongrejo No. 07 Lamongan 62211
SURAT KEPUTUSAN PENGURUS MADRASAH/SEKOLAH MA’ARIF NU 9 LAMONGAN
Nomor : PM/109/MNU/P-1/VI/2009 Tentang Susunan Panitia Pelaksana Muwadda'ah (Perpisahan) Tahun 2009 Pengurus Madrasah/Sekolah Ma’arif NU 9 Lamongan setelah : Mengingat : (Merujuk ke Undang-undang, Peraturan Pemerintah(PP),dan aturan lain) Menimbang : Program Kerja Pengurus Madrasah/Sekolah Ma’arif NU 9 Lamongan Tahun 2008/2009. Memperhatikan : Keputusan Rapat Pengurus Madrasah/Sekolah bersama Pimpinan Madrasah/Sekolah Dengan berharap ridlo dan senantiasa bertawakkal kepada Allah SWT. MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama
:
Kedua
:
Ketiga
:
Keempat
:
Bahwa nama-nama guru/karyawan yang tertera dalam lampiran surat keputusan ini dianggap kredibel dan kapabel untuk melaksanakan tugas sebagai Panitia Pelaksana Muwadda'ah Tahun 2009. Memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada panitia untuk melaksanakan tugas sebagai panitia dengan sebaik-baiknya sampai batas waktu yang telah ditentukan. Hal keuangan yang timbul akibat keputusan ini, ditanggung oleh Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya Muwadda'ah Tahun 2009. Surat keputusan ini berlaku sejak ditetapkan. Ditetapkan di Paciran Tanggal 11 Juni 2008 Pengurus Madrasah/Sekolah Ma’arif NU 9
Lamongan Ketua
Sekretaris
………………
………………
15. Untuk Lebih detailnya lihat Buku Pedoman Administrasi Madrasah/Sekolah Terbitan LP. Maarif NU Lamongan tahun 2009. contoh administrasi umum
7
contoh administrasi umum
0
