AUDITORIA DE SISTEMAS
METODOLOGIA DE TRABAJO
DEPARTAMENTO DE TESORERIA DIFUSORA LAROUSSE DE COLOMBIA LTDA
Yulys Martínez Anaya Lorena Rojas Avellaneda
Docente José Ignacio Iriarte
Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables Programa de Contaduría Pública Bogotá, 2015
METODOLOGIA DE TRABAJO
1. Definir alcance y objetivos DIFUSORA LAROUSSE DE COLOMBIA LTDA Actividad
Edición de libros, folletos, partituras y otras publicaciones; Editorial. Libros de Interés General, Textos, Informativos, Cocina, Profesionales, Diccionarios, Idiomas, Literatura Infantil. Fundada en 1995, sede principal Bogotá, distribución en todo el país. Misión
Llevar la cultura y el conocimiento a través de la edición y comercialización de contenidos a todos los rincones de habla hispana en América. Visión
Convertirnos en una de las empresas de publicaciones más importantes del país, desarrollándonos en el mercado educativo, al tiempo que mantenemos nuestra posición de liderazgo en la difusión y edición de contenidos lúdicos, culturales y del saber. En 1852, el francés Pierre Larousse fundó una editorial con el objetivo principal de promover y difundir el saber. El afán divulgador, por encima de fronteras y de la diversidad de lenguas, ha dotado a Larousse a lo largo de siglo y medio de un genuino carácter internacional, y en la actualidad el sello Larousse constituye en todo el mundo una referencia ineludible en el ámbito de las obras enciclopédicas. Larousse cuenta actualmente con un amplio catálogo. Las enciclopedias que le han dado renombre constituyen un indiscutible bagaje que ha permitido ampliar su oferta editorial con obras de temáticas diversas, siempre fieles al espíritu de divulgación del conocimiento.
Los diccionarios en español y los diccionarios bilingües, con especial atención a las obras en francés, constituyen productos destacados del catálogo de la editorial y han reforzado el prestigio del sello en el ámbito de la enseñanza y el aprendizaje de idiomas. En los últimos años, Larousse Editorial también ha apostado por la publicación de libros temáticos ilustrados, que abarcan diversos campos del saber: desde la salud hasta el arte o la gastronomía, sin olvidar el mundo del cine o el del bricolaje. Múltiples títulos y formatos para satisfacer los intereses y las necesidades de todos los públicos. La edición de libros infantiles ilustrados completa la labor de la casa editora. Son obras de referencia para los más pequeños, que ofrecen respuestas a la par que entretienen y familiarizan a estos con el mundo del libro.
2. Análisis inicial del entorno DEPARTAMENTO DE TESORERIA Esta área gestiona y concreta todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Es decir, en la tesorería se llevan a cabo los pagos a los proveedores, los cobros por las actividades que presta la empresa en cuestión, las gestiones bancarias y todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa. Se encarga junto al departamento de Cartera de reunir todo el dinero que producen sus sucursales para luego ese dinero reinvertirlo en el mercado, o en su defecto, en otras actividades financieras. El tesorero es el encargado de gestionar y de dirigir todas las acciones que tienen que ver con el movimiento de dinero que genera la empresa. El Departamento de Tesorería, deberá mantener una adecuada coordinación con los Departamentos de Contabilidad, Facturación, Cartera, Comercial fundamentalmente en materias que dicen relación con un adecuado registro de
las transacciones de recaudación, las cuales son el punto de entrada a los demás sistemas de administración financiera. Con cada una de las áreas está estrechamente vinculado, al tener que reaccionar, proponer y disponer ante ellos. Este departamento trabaja de la mano de la Gerencia General en cuanto a la toma de decisiones. Funciones:
Realizar la desagregación de funciones y responsabilidades de cada persona que trabaja en el área del manejo de efectivo, bancario y de pagos.
Adquirir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de manejo.
Almacenar los soportes de todas las transacciones.
Realizar informes diarios de los fondos de la empresa.
Aplicar las medidas necesarias para la prevención de errores en cuanto al manejo del efectivo, la caja y los bancos.
Brindar la información oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones comerciales y financieras.
En algunos casos autorizar erogaciones y realizar pagos.
Control de los altos recursos en cuentas corrientes y de ahorros.
Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y actualizado.
3. Determinación de recursos Recursos Físicos e Informáticos
Las funciones del Departamento de Tesorería, relacionadas con el registro de las transacciones en el sistema de información administrativo se cuenta con el paquete contable SIIGO Windows el cual interactúa con otros módulos los cuales están cargo de los departamentos anteriormente mencionados; Este permite al área recaudar y emitir egresos y cheques.
El Departamento de Tesorería cuenta con dependencias físicas ubicado dentro de la misma compañía. Las cajas cuentan con un sistema de seguridad regular, ya que esta solo se encuentra con una llave. Recursos Económicos
Anualmente se fija en el Presupuesto de la compañía, bajo supervisión de Gerencia General una cantidad necesaria para la financiar gastos de operación de la compañía, para lo cual el encargado del Departamento, debe efectuar una adecuada planificación de sus operaciones como asimismo de sus necesidades de recursos, diaria y semanalmente las cuales debe informar oportunamente directamente a Gerencia General.
4. Elaboración del plan y programas PROCESO A AUDITAR: CAPTACIÓN Y REGISTRO DE INGRESOS Y PAGOS EN TESORERÍA.
Con base al Reglamento de procesos los Ingresos Generados deberá depositarse en la Tesorería directamente o en las seis cuentas señaladas y de acuerdo a la condición de pago pactada.
La Tesorería debe generar él o los documentos probatorios de los ingresos que recibe.
Los ingresos que se cobren por los departamentos de Cartera o Comercial forma acumulativa, al momento de ser depositados en la Tesorería se deben agrupar por conceptos, éstos deben soportarse con relación de entrega y Comprobantes de Pago firmados y sellados por el departamento, de allí serán registrados por la Tesorería.
En los Comprobantes de Pago debe especificarse el Fondo, Proyecto y Función, cuando ésta aplique, al que correspondan.
Proyecto y Cuentas Contables que originalmente se afectaron, apoyo directamente del departamento de Contabilidad.
Todos los pagos de arriendos, servicios, administraciones, fondos, seguros, pólizas, nomina, parafiscales, gastos de caja menor, etc. Deben realizarse deben contar con el visto bueno de gerencia general
Se debe contar para el pago definitivo, con dicha aprobación de Gerencia General y visto bueno del contador público (Departamento de Contabilidad). Para el cumplimiento, y relación de causalidad en que interviene.
Pagos por medio de depósito en efectivo, cheques de gerencia o sin cruzar con debida carta de autorización. No se realizan pagos en efectivo a proveedores, Clientes y/o Empleados.
Cuando se cuenta con el pago realizado, se cuenta con movimientos diarios de las seis cuentas bancarias de las cuales diariamente se debe proporcionar la información, verificar. Esto con el fin de contar con información real y de la manera más oportuna.
RECAUDOS:
1.
Comercial o Cartera entregan el recibo de caja provisional con el dinero
o cheque. 2.
Tesorería lo revisa y lo recibe, firma el recibido en el recibo de caja
provisional. 3.
La tesorera realizar el comprobante de consignación para cheque y/o
efectivo. 4.
Le indica a la persona de diligencias, para consignar el dinero en el banco
aprobado por gerencia dependiendo el monto. 5.
Cuando se tiene el debido soporte de banco, este se registra en un libro de
seguimiento, se entrega al departamento de cartera el recibo de caja provisional emitido anteriormente más el comprobante del banco. 6.
Cartera se encarga de relacionar los pagos realizados semanalmente, y
envía un cuadro de aplicación de pago a tesorería. 7.
Tesorería al tener dicha información junto a los soportes físicos
organizados, procede a ingresarlos al sistema contable SIIGO Windows por el modulo de documentos, recibos de caja , después de tener el recibo contabilizado
se imprime el soporte dado por el sistema y se adjunta a los documentos.
8.
El recibo de caja definitivo, debe ser relacionado a los movimientos
bancarios los cuales tenemos diariamente, o en el tiempo que se necesiten. 9.
Se archiva el recibo de caja con todos sus soportes.
PAGOS:
1.
Diariamente se reciben las facturas radicadas por los proveedores, o por el departamento de comercial.
2.
Estas se registran en el libro de control, donde se ingresa con la fecha de recibido.
3.
Se proceden a ingresar al sistema contable SIIGO Windows, las facturas de compra o causaciones por el modulo de documentos, documento L ,
con su respectiva fecha de vencimiento, impuestos a practicar. 4.
Se cuenta con un cuadro de control, que se tiene en Excel el cual tiene la fecha de vencimiento, numero de factura, valor de la factura, proveedor o tercero, y descripción. El cual tiene que estar actualizado.
5.
Con el cuadro de control de pagos, se tiene acceso diariamente para verificar los vencimientos prontos y/o descuentos que concedan.
6.
Se realiza un flujo de pagos semanales, el cual tiene los saldos de los bancos, y la relación de los pagos; Se emite este flujo directamente a gerencia para su aprobación e indicación de banco.
7.
Luego de tener el visto bueno, se procede a realizar los respectivos comprobantes, en el sistema contable SIIGO Windows, modulo de documentos, Comprobantes de Egreso.
Con su respectivo banco y
descripción de cheque para generarlos o en efectivo. 8.
Se soporta cada comprobante con su respectivo soporte Documento L de causación, estas facturas deben sellarse con pago en tesorería fecha, y numero comprobante de egreso.
9.
Se entregan al contador público, para su revisión el da su aprobación para firmas.
10.
Cuando se tiene dicha aprobación, nos dirigimos a Gerencia para su verificación y firma.
11.
Se ponen los debidos sellos, a los cheques, libretas o cartas.
12.
Se entrega, al contador para su firma. (En las cuentas bancarias de la compañía se encuentran registradas las dos firmas Contador y Gerente).
13.
Cuando se tienen las firmas, para los retiros y demás. Se procede a entregar a la persona encargada de diligencias las libretas o cartas junto a recibos, facturas, consignaciones para pagos en cada banco.
14.
Cuando se tienen los debidos soportes de consignación y demás en original, se envían los documentos vía mail o fax, proceso que realiza la persona encargada de diligencias, con indicación de tesorería.
15.
Se archivan los respectivos documentos. a) Documentos de causación. b) Comprobantes de Egreso Mes. c) Copia de comprobantes de Egreso Mes.
PROCESOS ESTRATÉGICOS Gerencia y Estrategia Planeación Corporativa
Control de gestión
ING RES
SALI
O
DA
DE
DE
DIN
DIN
ERO
ERO
CAPTACIÓN, REGISTRO DE INGRESOS Y PAGOS A TESORERÍA
PROCESOS ESTRATÉGICOS Gerencia y Estrategia Control de gestión
Planeación Corporativa
Procesos Operativos
Recibo de caja provisional
Recibo de caja con soportes
Procesos de Soporte
Comercial / Cartera
Gestión de Tesorería
Gestión de dili encias
Gestión de Cartera
Sistema Contable
PROCESOS ESTRATÉGICOS Gerencia y Estrategia Planeación Corporativa
Control de gestión
Procesos Operativos
Facturas radicadas pagadas y con soporte
Facturas radicadas por pagar
Procesos de Soporte
Proveedores
Gestión de Tesorería
Gestión de Contaduria
Gestión de diligencias
Gestión de Cartera
Sistema Contable
Cronograma a corto tiempo
FECHA
ACTIVIDAD
Verficacion de las instalaciones del departamento. Recursos mencionados. Verficacion y planteamiento de Manual de sábado, 25 de abril de 2015 Procesos. Verficacion de informacion fisica, conciliaciones lunes, 27 de abril de 2015 bancarias. Verficacion de informacion fisica, soportes martes, 28 de abril de 2015 comprobantes de pago y de ingreso. Verficacion de informacion financiera presupuesto miércoles, 29 de abril de 2015 anual, informes diarios y semanales. jueves, 30 de abril de 2015 Informe detallado de fortalezas y debilidades. viernes, 01 de mayo de 2015 Informe de mejoras. Entrega de los resultados, al Departamento de sábado, 02 de mayo de 2015 Tesoreria, Contabilidad y Gerencia General. viernes, 24 de abril de 2015
TECNOLOGIA DIFUSORA LAROUSSE DE COLOBIA
La compañía actualmente cuenta con una red de computadores de 8 equipos, cuya información va centralizada y/o guardada en el equipo servidor que se encuentra en el cuarto de sistemas.
Computador DELL
Dos discos 1- Disco C 9.68 GB, 2-Disco OS H 223 GB).
Paquete contable SIIGO Windows.
Antivirus Avast.
Office 2007.
Windows 2007.
Impresora EPSON LX-300 (Predeterminada al programa Siigo, Impresiones de documentos de software contable).
Impresora DELL 1130n (Demás impresiones, Soportes, facturas, correos).
Riesgos:
El equipo no cuenta con clave personal, cualquier persona tiene acceso a él y su información.
El cableado no se encuentra en óptimas condiciones.
La impresora DELL 1130n se encuentra en la recepción, impresora laser en la cual imprimen las personas de los demás departamentos. No existen confidencialidad en la información.
No se realiza mantenimiento a los equipos, No se tiene soporte técnico.
No se cuenta con cámaras.
