Bio Admin Espanol Manual Uso

Manual del Programa Administrador Administrador de BioTrack

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1


TABLA DE CONTENIDOS 1

INSTALACION ...................................................................................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3

PASOS DE LA INSTALACIÓN: .................................................................................................................................................... 1 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA ............................................................................................................................... 5 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS .................................................................................................................................. 5

1.3.1

1.4

CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS) ............................................................................................ 6

1.4.1

Conectarse a la base de datos datos de Access................... .......................... ............. .......................... .......................... .......................... ......................... ......................... ................. .... 6

1.4.2

Proteger Fuente de Datos Datos con Contraseña en Access Access 2007 ........................... ............. .......................... ......................... .......................... .......................... ..................... ........ 8

1.5 1.6 1.7 2

CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER .............................................................................................................. 11 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA ........................................................................................................................................... 13 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ........................................................................................................................................ 13

CONFIGURACION .............................................................................................................................................................. 14 2.1

OPCIONES DEL SISTEMA ...................................................................................................................................................... 14

2.1.1

Principal .............................................................................................................................................................. 14

2.1.2

Monitor de dispositivos: ....................................................................................................................................... 15

2.1.3

Opciones .............................................................................................................................................................. 15

2.1.4

Inicio....................................................................................................................................................................

2.1.5

Descargar Registros ............................................................................................................................................. 18

2.1.6

Estado de Registros .............................................................................................................................................. 19

2.1.7

Importar usuarios ................................................................................................................................................ 20

2.2 2.3

17

OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................................................................... 21 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES ................................................................................................................................ 26

2.3.1

3

Compartir Fuente Fuente de Datos (Usuarios (Usuarios Avanzados) Avanzados) ................. ......................... ............. .......................... .......................... .......................... ........................... ................ ... 5

Tipos de Administradores: .................................................................................................................................... 27

DISPOSITIVOS ................................................................................................................................................................... 30 3.1

MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS ........................................................................................................................................ 30

3.1.1

Agregar un dispositivo al al Sistema ........................... .............. ......................... .......................... .......................... ......................... ........................... .......................... .......................... ................. ... 30

3.1.2

Conectarse con un dispositivo .............................................................................................................................. 32

3.1.3

Desconectarse del dispositivo ............................................................................................................................... 32

3.2

PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO ............................................................................................................................................. 33

3.2.1

Información del Dispositivo .................................................................................................................................. 33

3.2.2

Ahorro Energía...................... .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ....................... .......... 34

3.2.3

Opciones Avanzadas ............................................................................................................................................ 35

3.2.4

Comunicación ...................................................................................................................................................... 36

3.3

DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS ............................................................................................. 37

3.3.1

Descargar marcas de asistencia ........................................................................................................................... 37

3.3.2

Descargar Usuarios y Huellas ............................................................................................................................... 38

3.3.3

Subir Usuarios y Huellas ....................................................................................................................................... 39

3.4

DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB ................................................................................................................ 41

3.4.1

Importar marcas de asistencia ............................................................................................................................. 42

3.4.2

Exportar Usuarios ................................................................................................................................................ 43


1


TABLA DE CONTENIDOS 1

INSTALACION ...................................................................................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3

PASOS DE LA INSTALACIÓN: .................................................................................................................................................... 1 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA ............................................................................................................................... 5 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS .................................................................................................................................. 5

1.3.1

1.4

CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS) ............................................................................................ 6

1.4.1

Conectarse a la base de datos datos de Access................... .......................... ............. .......................... .......................... .......................... ......................... ......................... ................. .... 6

1.4.2

Proteger Fuente de Datos Datos con Contraseña en Access Access 2007 ........................... ............. .......................... ......................... .......................... .......................... ..................... ........ 8

1.5 1.6 1.7 2

CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER .............................................................................................................. 11 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA ........................................................................................................................................... 13 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ........................................................................................................................................ 13

CONFIGURACION .............................................................................................................................................................. 14 2.1

OPCIONES DEL SISTEMA ...................................................................................................................................................... 14

2.1.1

Principal .............................................................................................................................................................. 14

2.1.2

Monitor de dispositivos: ....................................................................................................................................... 15

2.1.3

Opciones .............................................................................................................................................................. 15

2.1.4

Inicio....................................................................................................................................................................

2.1.5

Descargar Registros ............................................................................................................................................. 18

2.1.6

Estado de Registros .............................................................................................................................................. 19

2.1.7

Importar usuarios ................................................................................................................................................ 20

2.2 2.3

17

OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................................................................... 21 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES ................................................................................................................................ 26

2.3.1

3

Compartir Fuente Fuente de Datos (Usuarios (Usuarios Avanzados) Avanzados) ................. ......................... ............. .......................... .......................... .......................... ........................... ................ ... 5

Tipos de Administradores: .................................................................................................................................... 27

DISPOSITIVOS ................................................................................................................................................................... 30 3.1

MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS ........................................................................................................................................ 30

3.1.1

Agregar un dispositivo al al Sistema ........................... .............. ......................... .......................... .......................... ......................... ........................... .......................... .......................... ................. ... 30

3.1.2

Conectarse con un dispositivo .............................................................................................................................. 32

3.1.3

Desconectarse del dispositivo ............................................................................................................................... 32

3.2

PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO ............................................................................................................................................. 33

3.2.1

Información del Dispositivo .................................................................................................................................. 33

3.2.2

Ahorro Energía...................... .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ....................... .......... 34

3.2.3

Opciones Avanzadas ............................................................................................................................................ 35

3.2.4

Comunicación ...................................................................................................................................................... 36

3.3

DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS ............................................................................................. 37

3.3.1

Descargar marcas de asistencia ........................................................................................................................... 37

3.3.2

Descargar Usuarios y Huellas ............................................................................................................................... 38

3.3.3

Subir Usuarios y Huellas ....................................................................................................................................... 39

3.4

DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB ................................................................................................................ 41

3.4.1

Importar marcas de asistencia ............................................................................................................................. 42

3.4.2

Exportar Usuarios ................................................................................................................................................ 43


1

Manual del Programa Administrador Administrador de BioTrack 3.4.3

Importar Usuarios ................................................................................................................................................ 44

3.4.4

Importar SMS....................................................................................................................................................... 45

3.4.5

Exportar SMS ....................................................................................................................................................... 46

3.5

3.5.1

Agregar SMS......................... ............ .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ....................... .......... 49

3.5.2

Modificar SMS ..................................................................................................................................................... 50

3.5.3

Borrar SMS .......................................................................................................................................................... 50

3.5.4

Consulta de SMS Personales ................................................................................................................................. 51

3.6 3.7 4

MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS .................................................................................................................................. 53 MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS ......................................................................................................................................... 55

4.2.1

Agregar empleados empleados .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ......................... .......................... .......................... ......................... ............. 56

4.2.2

Modificar empleados ........................................................................................................................................... 56

4.2.3

Borrar Empleados ................................................................................................................................................ 56

4.2.4

Agregar empleados empleados por lote .......................... ............. .......................... .......................... ......................... .......................... ........................... .......................... .......................... ......................... ............ 57

4.2.5

Transferir empleados ........................................................................................................................................... 58

4.2.6

Empleados Inactivos ............................................................................................................................................ 58

4.2.7

Campos Personalizados Personalizados......................... ............ ......................... ......................... .......................... .......................... ........................... .......................... ......................... .......................... ..................... ........ 59

4.2.8

Reglas de Asistencia ............................................................................................................................................. 60

4.2.9

Configuración de la ventana de visualización ........................................................................................................ 63

4.2.10

Exportar Datos ................................................................................................................................................ 64

4.2.11

Exportación avanzada ..................................................................................................................................... 66

4.2.12

Importar Datos ................................................................................................................................................ 70

HORARIOS ........................................................................................................................................................................ 71 5.1 5.2 5.3

PERIODOS ........................................................................................................................................................................ 72 HORARIOS ....................................................................................................................................................................... 79 ASIGNAR HORARIOS A LOS EMPLEADOS .................................................................................................................................... 83

5.3.1

Horarios Normales ............................................................................................................................................... 84

5.3.2

Autoasignación de horarios horarios ......................... ............ .......................... .......................... .......................... ......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .............. .. 88

5.3.3

Horarios rotativos ................................................................................................................................................ 89

5.3.4

Horarios temporales ............................................................................................................................................ 90

5.4 5.5 5.6

6

SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO .......................................................................................................................... 52 CARGAR FOTOS DE FONDO DE PANTALLA AL DISPOSITIVO ............................................................................................................ 52

EMPLEADOS ...................................................................................................................................................................... 53 4.1 4.2

5

MANEJO DE SMS .............................................................................................................................................................. 47

FERIADOS ........................................................................................................................................................................ 92 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS ............................................................................................................ 94 MANEJO DE HORAS EXTRA................................................................................................................................................... 96

5.6.1

Definir un Periodo con Minutos Extra Fijos............................................................................................................ 96

5.6.2

Definir Horas extra en las Reglas de asistencia............... asistencia............... .......................... ............. ........................... .......................... ......................... .......................... ..................... ........ 97

5.6.3

Convertir Horas Extra Gratis en Horas Extra ......................................................................................................... 98

5.6.4

Marcar Horas Extra Directamente con el Dispositivo............................................................................................. 99

5.6.5

Convertir Horarios Autoasignados en Horas Extra............................................................................................... 100

MOVIMIENTOS ............................................................................................................................................................... 102 6.1

REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA .................................................................................................................................. 102


2

Manual del Programa Administrador de BioTrack 6.1.1

Buscar ............................................................................................................................................................... 102

6.1.2

Ver e imprimir .................................................................................................................................................... 103

6.1.3

Exportar.............................................................................................................................................................

6.1.4

Exportación avanzada ........................................................................................................................................ 105

6.1.5

Modificar el registro diario ................................................................................................................................. 109

6.2

MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS ..................................................................................................................................... 110

6.2.1

6.3 6.4 6.5 7

AGREGAR MARCAS .......................................................................................................................................................... 114 MODIFICAR MARCAS ........................................................................................................................................................ 115 REVERTIR LOS CAMBIOS HECHOS A LAS MARCAS ....................................................................................................................... 116

EXCEPCIÓN DE HORARIO.................................................................................................................................................... 120 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA: ...................................................................................................... 124 OTRAS EXCEPCIONES: ....................................................................................................................................................... 127 ELEMENTOS CALCULADOS: ................................................................................................................................................. 130 REPORTES DISPONIBLES .................................................................................................................................................... 133

7.5.1

Barra de Herramientas en los reportes ............................................................................................................... 133

7.5.2

Reporte Diario de Asistencia............................................................................................................................... 134

7.5.3

Reporte General de Asistencia ............................................................................................................................ 136

7.5.4

Reporte de Asistencia por Departamento ........................................................................................................... 138

7.5.5

Reporte de Tiempo Laborado ............................................................................................................................. 140

7.5.6

Reporte de Asistencia a Periodos ........................................................................................................................ 141

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................... 142 8.1 8.2 8.3 8.4

INICIALIZAR EL SISTEMA ..................................................................................................................................................... LIMPIAR DATOS OBSOLETOS ................................................................................................................................................ RESPALDO DE DATOS ........................................................................................................................................................ IMPORTACIÓN DE DATOS ...................................................................................................................................................

8.4.1

8.5 8.6

142 142 143 144

Importar datos de asistencia .............................................................................................................................. 144

EXPORTACIÓN DE DATOS ................................................................................................................................................... 145

8.5.1

9

Ausencia por Negocios/Solicitud de Ausencia: ................ .................................................................................... 110

REPORTES ....................................................................................................................................................................... 118 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

8

104

Exportar a archivos: ........................................................................................................................................... 145

REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA .............................................................................................................................. 146

APÉNDICES ...................................................................................................................................................................... 147 9.1 9.2

PROBLEMAS FRECUENTES .................................................................................................................................................. 147 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................................................................................... 149


3

Manual del Programa Administrador de BioTrack

1 INSTALACION El sistema utiliza la interface de datos Microsoft ADO predeterminadamente, la base de datos predeterminada ha sido hecha en Access2000 (att2000.mdb), pero esta se puede configurar de acuerdo con la situación de la empresa.

1. 1 PASOS DE LA INSTALACIÓN: 1. Introduzca el cd de instalación que viene incluido en el paquete del dispositivo en la unidad lectora del computador donde se desea instalar el programa Administrador.

2. Automáticamente se abrirá el programa de instalación del Administrador del dispositivo de Bio Track


1


3. Presione el botón de “Administrador” y luego el botón de “ Instalar Administrador ” para dar inicio con el proceso de instalación del programa Administrador de BioTrack.

4. Lea atentamente cada uno de los pasos de la instalación, y presione el botón de “ Siguiente” para avanzar entre cada paso


2


5. Lea detenidamente el documento “ Contrato de Licencia para el usuario final del software BioTrack y garantía del lector de huellas digitales ” y luego seleccione la opción de “Acepto los términos del contrato de licencia ” para continuar con los pasos siguientes de la instalación. Presione “Siguiente” para continuar

6. El instalador da la posibilidad de cambiar el directorio donde será instalado ( Usuario Avanzado), pero se recomienda usar los directorios predeterminados para la instalación. Presione “ Siguiente” para continuar con el proceso de instalación


3


7. Una vez finalizada la configuración de parámetros de instalación, se podrá dar inicio con la instalación del programa Administrador de BioTrack. Presione el botón “ Instalar” para iniciar el proceso de instalación

8. Al finalizar la instalación del programa Administrador de BioTrack se mostrará la siguiente pantalla. Presione el botón de “Finalizar ”.


4


1. 2 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA Si se desea utilizar una sola computadora, se debe instalar el programa normalmente en la computadora siguiendo los pasos de instalación (ver apartado 1.1).

1. 3 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS Para utilizar el programa en varias computadoras este solamente se debe instalar en cada computadora (siguiendo los pasos del apartado 1.1) y configurar una misma fuente de datos para todas las computadoras. 1.3.1 COMPARTIR FUENTE DE DATOS (USUARIOS AVANZADOS)

Cuando se quiere que una misma fuente de datos sea utilizada por varias computadoras es necesario que estás estén conectadas mediante una red y seguir los pasos que se listan a continuación: 1. Cree una nueva carpeta llamada “ BDBT” en el directorio donde fue instalado el programa. Predeterminadamente el programa se ins tala en el directorio “C:\Program Files\BTAdmin” o “C:\Archivos de Programa\BTAdmin ” dependiendo del idioma del sistema operativo en el que fue instalado. 2. Copie el archivo de la base de datos ATT2000.MDB (el cual se encuentra en el directorio de instalación del programa) en la carpeta creada en el paso anterior. 3. Comparta la carpeta en la red y asígnele permisos de manera que solo la puedan acceder las demás máquinas donde está instalada la aplicación de Administración de BioTrack, para así proteger la integridad de los datos. 4. Cambie la fuente de datos en cada una de las computadoras que tienen instalado el Administrador de BioTrack, de manera que utilicen la base de datos que fue copiada en la carpeta compartida de la red (ver apartado 1.4).


5


1. 4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS) Este proceso no siempre es necesario ya que la mayoría de las empresas pueden trabajar con la configuración predeterminada del Programa Administrador de BioTrack. Esta opción se podrá utilizar en aquellos casos donde sea necesario cambiar la fuente de datos del programa o compartir una misma fuente de datos entre varias computadoras. 1.4.1 CONECTARSE A LA BASE DE DATOS DE ACCESS Seleccione la opción del menú principal “ Mantenimiento/Opciones”, y luego “Opciones de Base de Datos ”

para que se despliegue la siguiente ventana:


6


En la pestaña de “Provider” seleccione “Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider ” y luego haga clic en el botón de “Next” para pasar a la pestaña siguiente.

En la pestaña de “ Connection ” presione el botón “...” para buscar el archivo de la base de datos de Access

(dirección predeterminada de la instalación: C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o la dirección de la carpeta compartida en la red) y luego presione el botón de “Test Connection ”, si el mensaje que se despliega es el siguiente:

significa que la conexión con la base de datos fue exitosa.


7


1.4.2 PROTEGER FUENTE DE DATOS CON CONTRASEÑA EN ACCESS 2007

Para proteger la integridad de los datos de la fuente de datos del sistema se puede crear una contraseña desde Access. 

Ingrese a Access 2007



Diríjase al menú con el logo de Windows y luego a “Abrir”



Busque el archivo de base de datos del sistema (dirección predeterminada de la instalación: C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o la dirección de la carpeta compartida en la red).



En el botón “Abrir” de clic sobre la flecha hacia abajo



En el menú principal de Access 2007 seleccione la opción “Herramientas de Base de Datos ” y luego de clic sobre el botón


y seleccione “Abrir en modo exclusivo ”.

para crear una contraseña para la base de datos.

8

Manual del Programa Administrador de BioTrack 



Ahora diríjase al programa administrador de BioTrack a “ Mantenimiento/Opciones” y luego a “Opciones de la Base de Datos ” En la pestaña “ Connection ” seleccione el archivo de la Base de datos al que se le asignó la contraseña


9


En la pestaña “ All” de doble clic sobre la opción “Jet OleDB:Database Password ” y en la pantalla

que se despliega escriba la contraseña que se le definió anteriormente a la base de datos



De clic en el botón “Ok” en la pantalla de la contraseña



Vuelva a la pestaña de “ Connection ” y de clic sobre el botón de “ Test Connection ”, si se despliega

este mensaje, entonces la conexión fue exitosa, en caso contrario debe revisar que la contraseña que se ingresó es la correcta



Por último de clic en el botón “Ok” de la pantalla de “Opciones de la Base de Datos ”


10


1. 5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL S ERVER Si se desea usar una base de datos de red, primero instale la base de datos en el servidor de SQL Server. En el directorio de instalación del programa (dirección predeterminada de la instalación: C:\Program Files\BTAdmin\ o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\) se encuentra el script que contiene la base de datos del sistema en SQL Server ( sqlserver_e.sql). Una vez instalada la base de datos en el servidor de SQL Server siga los siguientes pasos para conectarla con el programa: Seleccione la opción del menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Opciones de Base de

Datos”. En la pestaña de “Provider” seleccione “Microsoft OLE DB Provider for SQL Server ” y luego haga clic en el botón de “Next” para pasar a la pestaña siguiente.


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Escriba el nombre del servidor de SQL Server donde fue instalada la base de datos o elíjalo de la lista que se despliega en el campo “Select or enter a server name ”.

Pregunte a su administrador de bases de datos cómo fue configurada la base de datos para elegir entre las opciones de “Use Windows NT Integrated Security ” (recomendada) o “ Use a specific user name and password” y llene los campos de acuerdo con su situación real. La base de datos se llamará BioTrackDisp.


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1. 6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA Descargue las huellas digitales y tarjetas que hayan sido registradas en el dispositivo para poder utilizarlas en el software (Dispositivo –Descargar Usuarios y Huellas) Cargue en el dispositivo nombres de empleados y demás información que ha sido modificada con el software (Dispositivo –Cargar Usuarios y Huellas) Asigne empleados a los departamentos ( Mantenimiento/Opciones – Departamentos) Configure periodos y horarios (Mantenimiento/Opciones - Periodos / Horarios) Asigne horarios a los empleados (Mantenimiento/Opciones - Horarios de Empleados ) Descargue los Registros de Marcas de Asistencia que se hayan registrado en el Dispositivo ( Manejo de Dispositivos –Descargar Registros de Asistencia) Examine el formulario de reportes (Buscar/Imprimir –Cálculos y Reportes de Asistencia ).

1. 7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA


13


2 CONFIGURACION 2. 1 OPCIONES DEL SISTEMA Estas opciones se encuentran en el menú principal, “ Mantenimiento/Opciones” y la opción de “Opciones del Sistema ”, con ellas podrá configurar el auto monitor, funciones del sistema y la ventana

principal. 2.1.1 PRINCIPAL

Presenta opciones para cambiar la interfaz visual de la ventana principal del programa.


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2.1.2 MONITOR DE DISPOSITIVOS:

Es una herramienta para los administradores para programar la descarga de los registros desde el dispositivo a determinadas horas. Escriba las horas en el campo “Activar monitor en zona horaria ” con el siguiente formato: HORA1:MINUTOS1HORA2:MINUTOS2;...; HORAN1:MINUTOSN1-HORAN2:MINUTOSN2 . Ej: Si se escribe “10:20-15:30;16:00-16:30” el

sistema activará el monitor automáticamente desde las 10:20 a 15:30 y de nuevo de 16:00 a 16:30. El campo “Descargar todos los registros ” sirve para que el sistema descargue automáticamente todas las marcas desde un dispositivo a determinadas horas. Ej: si se escribe 10:20;15:00, el sistema se conectará al dispositivo a las 10:20 y a las 15:00 y descargará todas las marcas nuevas automáticamente. El campo “Sincronizar dispositivo a las ” indica la hora en la cual se sincronizará el tiempo en todos los dispositivos conectados al monitor de dispositivos. Para que esto ocurra es necesario que esté iniciado el monitor de dispositivos. Ej: 10:00 indica que a esta hora se sincronice el tiempo de todos los dispositivos conectados al monitor de dispositivos. El sistema desplegará todos los registros que copie en la base de datos.

2.1.3 OPCIONES


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Esta opción sirve para habilitar o deshabilitar algunas funciones del sistema. Admin. De USB: Cuando se marca esta casilla se habilita la opción de “ Manejo de Memoria USB ” en el menú de Datos. Manejo Cont SMS: Habilita las opciones para administrar Mensajes Cortos “Manejo SMS ” en el menú de Datos


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2.1.4 INICIO

En esta opción se puede configurar que el software inicie automáticamente al iniciar Windows, y que el monitor inicie automáticamente al iniciar el programa.


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2.1.5 DESCARGAR REGISTROS

En esta sección se podrá configurar la forma en que se descargan las marcas de los dispositivos, así como el respaldo de las marcas (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).


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2.1.6 ESTADO DE REGISTROS

En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son: 1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. En esta sección se podrán cambiar los nombres que se le dan a estas marcas en el programa.


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2.1.7 IMPORTAR USUARIOS

Esta pantalla sirve para configurar el comportamiento que tendrá el programa cuando se importen usuarios (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).


20


2. 2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA Todo cálculo estadístico cumple con una regla de asistencia. Seleccione en el menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Regla de Asistencia ”, y aparecerá

esta ventana en pantalla:

Es requerido configurar el día inicial para cada semana y la fecha inicial para cada mes dado que estos parámetros dependen de la compañía. La opción “ Si horario ocupa 2 Días ” se refiere al caso en que un periodo empiece en un día y termine el día

siguiente, debería estar definido a cuál día laboral pertenece, si al primero o al segundo. “Longitud máxima de Periodos ” se refiere a los minutos máximos que puede ocupar un periodo y “Longitud mínima de Periodos ” a los minutos mínimos que debe ocupar un periodo; no se podrán definir periodos fuera de este rango. “Minutos mínimos entre periodos ”: Es el tiempo mínimo que debe haber entre dos períodos consecutivos. Ej: Un intervalo de 5 minutos, hay un periodo válido que termina a las 8:10, por lo que no se podrá definir otro periodo hasta pasados estos 5 minutos en el mismo horario, o sea se a después de las 8:15. En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son:


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1. Entrada, Salida: Salida : Corresponden Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Extra : Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Descanso : Corresponden a la salida y entrada e ntrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Manejo de Descansos: Descansos : Se puede escoger entre 4 métodos para manejar los descansos (ENT DESCANSO SAL DESCANSO, esta opción se utiliza cuando se está haciendo uso de los tipos de marcas ma rcas del dispositivo): Ignorar estado: estado: Serán ignorados a la hora de los cálculos estadísticos. es tadísticos. Como Descanso: Descanso : Los toma como salidas normales (descanso, otro) y se presentan directamente en los reportes. Como Salida Justificada: Justificada : Se tomará como una salida justificada. Auditarlo: Auditarlo: Se verificarán manualmente antes de que se puedan ver en los reportes. Estado de Horas Extra: Extra : (Estado H.Extra; ENT EXTRA – SAL EXTRA) Las horas extra consisten de tres estados (esta opción se utiliza cuando se está haciendo uso de los tipos de marcas del dispositivo): Ignore el estado: estado : No se cuentan las horas extra. Como Horas Extra: Extra: No necesitan ser examinadas, se cuentan directamente y aparecen en los reportes como Horas Extra. Auditarlo: Auditarlo: Se examinarán manualmente antes de que se puedan ver en los reportes.


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Manual del Programa Administrador Administrador de BioTrack Si se da clic a la pestaña de “Cálculo” se mostrará la siguiente pantalla:

Necesitará configurar el tamaño del día laboral en minutos. Después de cuantos minutos una marca se tomará como tardía. Después de terminar el día laboral, cuántos minutos antes de la salida serán tomados como salida temprana o ausencia. Estos tiempos deberían ser los mismos que se definieron en el mantenimiento de turnos y tablas horarias para no generar datos erróneos en los cálculos estadísticos. Si un empleado no marca entrada esta puede ser contabilizada como una tardía por un determinado tiempo, lo mismo que las salidas. Si una tardía o salida temprana excede a un determinado tiempo esta puede ser contabilizada como ausencia. También se puede definir un rango para contar el inicio de las horas extra.


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Manual del Programa Administrador de BioTrack La pestaña de “ Elementos Estadísticos ” contiene las unidades estadísticas que podrán ser mostradas en

los reportes del sistema:

Se pueden configurar las reglas estadísticas y los símbolos para salida de negocios, llegada tardía, llegada temprano, etc en esta pestaña. Extra Gratis: Tiempo que el empleado trabajó fuera del horario normal. Unidad Mínima: Se compone del número mínimo que se utilizará para manejar la regla estadística y su unidad de tiempo. Ej: Si H.Extra tiene como unidad mínima 1 Hora y el empleado trabaja un total de 4.6 horas extra estas serán redondeadas de acuerdo con el tipo de Redondeo elegido a su unidad mínima más próxima lo que significa que en los reportes aparecerá como 4 ó 5 horas extra dependiendo de si se redondea hacia arriba o hacia abajo. Si se quieren datos más exactos una solución sería cambiar el tipo de unidad de tiempo a minutos o cambiar la unidad mínima a un número menor como 0.1 para así tomar en cuenta también los decimales. Nota: la configuración predeterminada del sistema solo toma en cuenta la situación donde un día es dividido en dos turnos, si un día es dividido en más de dos turnos, seleccione todos los items y súmelos para garantizar la exactitud de los cálculos. Agrupar por periodos: Este item definirá cuando el registro de marcas de asistencia será distribuido en sus correspondientes periodos.


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Acumular / Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad estadística, luego esta será redondeada de acuerdo con la regla de redondeo. Acumular por Veces: En lugar de tomar el tiempo correspondiente a la marca, toma el número de veces que se realizó. Redondeo arriba: Cuando los datos estadísticos tienen decimales, el sistema lo redondeará hacia su entero superior, por lo tanto la unidad mínima es 1 hora trabajada, 1.1 y 1.9 se convertirán en 2, etc. No usar Redondeo: Si el valor decimal excede a 5 se redondeará a su entero superior, mientras que en caso contrario se quitará la parte decimal. Redondear abajo: Se quitará la parte decimal del número. Ej: 1.1 y 1.9 serán tomados como 1.


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2. 3 MANTENIMIENTO DE ADM INISTRADORES Para ayudar a proteger los datos del sistema y que no sean cambiados por personas sin autorización, el programa posee la función de Administradores. Para acceder a esta opción vaya al menú de “Mantenimiento/Opciones” y luego a “ Administrador ”.

Existen varios tipos de administrador, dependiendo del tipo así serán sus privilegios en e l sistema. La clave inicial de un administrador es su Código, pero esta puede ser cambiada en la pantalla de Configuración de Administradores. Un administrador no es capaz de modificarse sus privilegios, esta tarea la debe hacer un administrador de nivel superior.


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2.3.1 TIPOS DE ADMINISTRADORES:

El SuperAdministrador, el cual es el nivel más alto de administración del sistema y puede agregar, revisar y borrar a otros administradores (incluyéndose a él mismo), manejar empleados, departamentos y configurar la base de datos. Su privilegio predeterminado es que se le permite hacer cualquier operación en el sistema. Cuando se crea un super administrador su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su privilegio predeterminado y seleccionará a todos los privilegios existentes. Si se seleccionan algunos entonces solo se aplicarán los privilegios seleccionados. Administradores de Departamento Nivel2, estos podrán agregar otros administradores al mismo departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Nivel 1 y Administradores de Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de su mismo nivel. Para ser administrador de departamento nivel 2, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se crea un administrador de departamento nivel 2 su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios existentes. Administradores de Departamento Nivel1, estos podrán agregar otros administradores al mismo departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Administradores de Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de su mismo nivel o superior. Para ser administrador de departamento nivel 1, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se crea un administrador de departamento nivel 1 su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios existentes. Administradores de Departamento , estos podrán agregar otros administradores al mismo departamento, revisar privilegios de administradores del mismo nivel y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de nivel 1 y nivel 2. Para ser administrador de departamento, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se crea un administrador de departamento su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios existentes.


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Privilegios:

“Inicializar Sistema ”: Entrar al sistema de “ Control de Marcas de Asistencia ”. “Borrar Datos Antiguos/Respaldar Base de Datos/Exportar Marcas de Asistencia ”: Permite borrar datos

antiguos, respaldar base de datos y Exportar marcas de asistencia almacenadas en el sistema. “Importar Marcas de Asistencia ”: Habilita el importar datos de asistencia desde un archivo. “Manejo de Memoria Usb/Manejo SMS/Desconectar ”: Permite realizar operaciones con la memoria usb. “Ausencias Justificadas ”: Puede darle a un empleado la condición de Ausencia por Negocios/Pedido de Ausencia y producir la hoja de datos correspondiente. “Agregar Marcas”: Si un empleado olvida marcar entrada/salida el administrador puede registrar esta marca. “Modificar Marcas”: Si los empleados no marcan la entrada / salida, el administrador puede asignar el tiempo a estas marcas. “Empleados Trabajando en este momento ”: Puede examinar y hacer búsquedas sobre los empleados con el estado de “Laborando”. “Cálculos y Reportes de Asistencia”: Ver y calcular reportes de asistencia. “Registro de Operación del Sistema ”: Ver registro de operación del sistema. “Mantenimiento de Departamentos/Mantenimiento de Empleados ”: puede configurar departamentos y empleados de departamento y sus horarios. www.BiotrackSoftware.com

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Manual del Programa Administrador de BioTrack “Administrador”: Crear administradores y asignar privilegios “Mantenimiento de Tablas Horarias/Mantenimiento de Horarios ”: Puede crear los periodos de tiempo y

configurar los turnos de trabajo. “Horario de Empleados ”: Puede asignar turnos de trabajo a los itinerarios de los empleados. “Lista de Feriados ”: Definir cuáles días serán tomados como feriados. “Regla de Asistencia ”: Definir reglas de asistencia. “Tipo de Salida ”: Definir tipos de Salidas o ausencias. “Opciones de Base de Datos ”: Conf igurar la base de datos. “Opciones del Sistema ”: Acceder y configurar las opciones del sistema. “Conectar”: Conectarse con el dispositivo. “Descargar Registros de Asistencia ”: Permite descargar Datos almacenados en el dispositivo a través del menú de “Manejo de Dispositivos ”. “Cargar Usuarios y Huellas ”: Cargar información de los empleados en el dispositivo. “Descargar Usuarios y Huellas ”: Permite descargar Datos de los usuarios almacenados en el dispositivo a través del menú de “Manejo de Dispositivos ”. “Borrar Marcas de asistencia ”: Permite borrar el registro de asistencia almacenado en el dispositivo. “Control Dispositivo ”: Puede entrar a la opción de “ Control Dispositivo ” en el menú de “ Manejo de Dispositivos”. “Dispositivo/Borrar”: Controlar dispositivos. “Sincronizar Tiempo”: Sincronizar el tiempo del dispositivo con el de la computadora.


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3 DISPOSITIVOS 3. 1 MANTENIMIENTO DE DISPOS ITIVOS Si se quiere intercambiar información entre el dispositivo y el software, primero se debe establecer una conexión entre estos. Primeramente debe añadir el dispositivo al sistema llenando los parámetros correspondientes. Después de conectar el software al dispositivo exitosamente se podrán cargar y descargar datos entre ellos. 3.1.1 AGREGAR UN DISPOSITIVO AL SISTEMA

En la barra de herramientas principal del Programa ingrese a Dispositivos o presione clic derecho sobre la Lista de Dispositivos de la ventana principal del programa y seleccione la opción Dispositivos. Se desplegará una ventana en la cual se podrán agregar, modificar y borrar dispositivos. Existen dos parámetros de configuración predeterminados en el Sistema, uno es RS232/RS485(USB), y el otro Ethernet.


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Agregar: El usuario puede añadir nuevos dispositivos, llenando los parámetros correspondientes a cada dispositivo, luego dando clic en “Guardar”, el nombre de los dispositivos se desplegará en la lista de la izquierda. Nombre: Nombre del dispositivo que se conectará al sistema (Este nombre lo define el usuario, ej: puerta principal, bodega, administración, etc). Tipo de Comunicación: Tipo de comunicación que se utilizará para comunicar la computadora con el dispositivo. Esta puede ser Ethernet o Serial (RS232/RS485/USB). Baud rate: Baud rate es el mismo que se definió en el dispositivo (esta opción solo se debe configurar cuando la comunicación con el dispositivo se hace mediante el puerto serial). Dir IP: Dirección IP del dispositivo, la misma que se escribió en la conexión del dispositivo. Clave: Si se definió una clave en la conexión del dispositivo, esta debería escribirse aquí. De lo contrario no se podrá conectar con el dispositivo. No. Dispositivo: Número de identificación del dispositivo (Este se define en el dispositivo). Puerto: El Puerto que será usado por la computadora. Para RS232/RS485 y USB es el Puerto com, para Ethernet el predeterminado es 4370. Borrar: Si un dispositivo no se utilizará más, este puede ser borrado presionando el botón de “Borrar” de la Ventana de Administración de Dispositivos o en la pantalla principal del programa seleccionando el Dispositivo de la lista de dispositivos y luego dando clic en la opción de “Borrar Disp” de la barra de herramientas principal del programa. Guardar: Sirve para guardar cualquier cambio que se haya hecho a un dispositivo.


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3.1.2 CONECTARSE CON UN DISPOSITIVO

Una vez que el dispositivo se agrega a la lista de dispositivos, este aparecerá en la pantalla principal del programa bajo la Lista de Dispositivos, para seleccionar un dispositivo simplemente haga un clic sobre él. Cuando se ha seleccionado el dispositivo con el cual se quiere establecer la comunicación presione el botón de “Conectar” de la barra de herramientas principal del programa, o haga clic derecho sobre el dispositivo y luego seleccione la opción de “Conectar”. Cuando el sistema se conecta con un Dispositivo, se desplegará un mensaje en la tabla de estados (Esquina inferior derecha de la pantalla) ＂Conectando al dispositivo, espere por favor... ” una vez finalizado el proceso de conexión en esta misma tabla se le informará si este fue ex itoso o no.

Si el dispositivo falla en la conexión por favor revise los siguientes puntos: 



Que los parámetros de conexión son los correctos en el dispositivo y el programa. Que no hay problemas en la línea de comunicación (Cables sueltos o dañados).

3.1.3 DESCONECTARSE DEL DISPOSITIVO

Cuando se descarga o carga información del dispositivo, este se encuentra en estado de “ Ocupado ”, por

lo que no será posible utilizarlo para otra operación en ese momento (No podrá registrar marcas de asistencia). Cuando se ha terminado de transferir la información desde el dispositivo, haga clic en el botón “Desconectar” de la barra de herramientas principal o haga clic derecho sobre el dispositivo en la Lista de Dispositivos y luego seleccione la opción “Desconectar” para que el dispositivo pueda ser usado en otras funciones.


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3. 2 PROPIEDADES DEL DISPO SITIVO Permite ver y configurar los parámetros definidos internamente en el dispositivo. Para utilizar esta opción el dispositivo debe estar conectado al programa. Si se tiene más de un dispositivo conectado se debe seleccionar este en la lista de la izquierda. Seleccione la opción “Manejo de Dispositivos ” del menú principal y luego la opción “ Propiedades” o

haga clic derecho sobre el dispositivo en la lista y luego seleccione le opción de “Propiedades”. Para cargar la información del dispositivo debe presionar el botón “ Leer Dispositivo ”.

3.2.1 INFORMACIÓN DEL DISPOSITIVO La pestaña de “Info Dispositivo ” muestra información sobre el dispositivo conectado.


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3.2.2 AHORRO ENERGÍA

Muestra opciones para el ahorro de energía.


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3.2.3 OPCIONES AVANZADAS

Presenta opciones de configuración avanzadas del dispositivo.

Reiniciar Dispositivo: Reinicia el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos. Apagar Dispositivo: Apaga el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos. Actualizar Firmware: Permite actualizar el firmware del dispositivo. Borrar Privilegios de Administrador: Convierte a los usuarios administradores en usuarios comunes. Esta opción es muy útil cuando se necesita acceder al menú de administración en el dispositivo y no se tiene acceso de administrador. Opc. Fábrica: Deja al dispositivo con todas las opciones predeterminadas. Sinc. Tiempo: Sincroniza el tiempo del dispositivo con el de la computadora. Formato de Fecha: Permite ver el formato de fecha del dispositivo. Voz: Permite ver si el dispositivo produce o no sonidos.


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3.2.4 COMUNICACIÓN

Permite ver y configurar los parámetros de comunicación definidos en el dispositivo.


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3. 3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS Con esta opción se podrán intercambiar datos sobre usuarios y marcas de asistencia entre el programa y el dispositivo. Para acceder a las opciones de cargar y descargar datos lo puede hacer desde el menú de “ Manejo de

Dispositivos” en el menú principal o desde el menú lateral en la sección de “Dispositivo”.

3.3.1 DESCARGAR MARCAS DE ASISTENCIA

Descarga los registros de asistencia que estén almacenados en el dispositivo para poder utilizarlos en el programa. Para poder descargar estos datos el dispositivo debe tener un estado de conectado con el programa. Se puede acceder a esta operación desde e l menú lateral dispositivo y la opción “ Descargar Registros de Asistencia ” o desde la Lista de Dispositivos, dando clic derecho sobre el dispositivo del cual se desean extraer los datos y luego seleccionando la opción “ Descargar Registro de Marcas de Asistencia”. El sistema mostrará un mensaje de “ Descargando Registro de Marcas de Asistencia... ”, espere hasta que el total de registros almacenados sea transferido y aparezca el mensaje de “ Registros Descargados” en la tabla de estado de la esquina inferior de recha. Los datos de marcas serán añadidos al sistema, dependiendo de la cantidad de datos que se quieran transferir esta operación podría tomar más tiempo. Cuando la descarga se completa se puede ver un resumen de los datos transferidos en la tabla ubicada en la parte inferior central de la pantalla, a la vez que también son guardados en el sistema, por lo que podrán verse luego en el Registro de Asistencia (Botón “ Reg.Asist.” de la barra de herramientas principal). Los datos transferidos no son borrados automáticamente del dispositivo. Para borrar las marcas de asistencia del dispositivo seleccione la opción “ Borrar Marcas de Asistencia ” del menú “Manejo de Dispositivos ” en el menú principal del sistema.


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3.3.2 DESCARGAR USUARIOS Y HUELLAS

Permite descargar Usuarios y Huellas registrados en el dispositivo a la computadora. El sistema debe estar en un estado de Conectado para poder realizar esta operación.

1. En la lista de la izquierda se ven los dispositivos a los que el sistema está conectado, se debe seleccionar el dispositivo del cual se quieren transferir los datos. 2. De clic en el botón “ Explorar Usuarios en dispositivo ” para ver si existen nuevos usuarios registrados en el dispositivo. 3. En el lado izquierdo aparecerán los usuarios registrados en el dispositivo que ya es tán guardados en el sistema y en el lado derecho los usuarios que se han añadido recientemente en el dispositivo y no existen en el sistema. 4. Puede elegir si quiere descargar todos los usuarios, solo los usuarios nuevos, o los que se elijan utilizando el check ( ) que se encuentra a un lado de cada registro. 5. Seleccionando la opción de “ Incluir Huellas ” también se descargarán las huellas almacenadas en el dispositivo para los usuarios seleccionados.


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6. El botón “Borrar” permite eliminar los usuarios seleccionados o solo eliminar sus huellas (Seleccionar “Solo Huellas ”) o claves (Seleccionar “Solo Claves ”). 7. Borrar solo eliminará los datos del dispositivo. 8. Dando clic en el botón de “Descarga” comenzará a pasar los datos de los usuarios seleccionados del dispositivo a la computadora. 3.3.3 SUBIR USUARIOS Y HUELLAS

Permite cargar información del usuario y huellas registradas en el programa hacia el dispositivo. Esta opción es utilizada para detallar la información de los usuarios como nombres, códigos y fotos en el dispositivo. También cuando se tiene más de un dispositivo ayuda a que el proceso de registro solo se tenga que hacer una vez. 1. Para poder ejecutar esta opción el dispositivo debe estar en un estado de “ Conectado”.

2. Seleccione el departamento del cual desea obtener la información de los empleados. 3. Seleccione los empleados de los cuales desea transferir la información marcándolos con . 4. Seleccione “Inf. Usuario ” para pasar la información del usuario (Nombre) , “Huella Digital ” para pasar también las huellas que los empleados tengan registradas y “Fotos” para cargar las fotos de


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los empleados en el dispositivo, utilice “Rápido” si la máquina está conectada a una conexión rápida y se deben transferir muchos datos. 5. Seleccione los dispositivos en los cuales desea cargar la información en la lista del lado derecho (Debe seleccionar un departamento para que se desplieguen los empleados ligados a él). 6. De clic en el botón “Cargar” para copiar la información de los usuarios seleccionados en el dispositivo. 7. Si se seleccionó la opción de “Fotos”, se desplegará la siguiente pantalla: En esta pantalla seleccione el directorio donde se encuentran las fotos de los empleados. Aspectos importantes sobre las imágenes a subir: Solo se soporta el formato JPG El nombre de la imagen debe ser ‘CodigoUsuario.jpg’ donde CodigoUsuario

corresponde al código que tiene asignado el empleado en el BioClock. Ej: 1.jpg, 2.jpg … 150.jpg.

El tamaño del archivo no puede ser mayor a 20 Kb. Las medidas recomendadas para la foto son de 150 ancho x 200 alto pixeles.


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3. 4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB Las formas más usuales de comunicar el dispositivo con una computadora son RS232, Ethernet y RS485, pero en ocasiones es difícil comunicarse por estos medios o la conexión falla, en estos casos se puede hacer uso de una memoria flash USB para transferir los datos de las marcas de asistencia entre el dispositivo y la computadora. En el menú principal “Datos”, la opción de “Manejo de Memoria USB ”, se desplegará la ventana de

importación y exportación de datos desde la memoria usb. Debido a que existen diferentes tipos de dispositivos los tipos de datos que se pueden descargar de una memoria flash pueden ser diferentes, por lo cual primero se debe seleccionar el tipo de dato que se descargará de la memoria flash. Para el dispositivo seleccione la tercera opción “ Automático”

Al presionar el botón “OK” se presentará la pantalla de Importación y Exportación de datos.


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3.4.1 IMPORTAR MARCAS DE ASISTENCIA

En esta pantalla se podrán pasar los datos almacenados en un archivo de exportación de marcas de asistencia generado con el dispositivo a la computadora.

1. Conecte la memoria usb que tiene el archivo a importar, seleccione la pestaña de “Importar Marcas Asist.”. En la lista de la izquierda se listarán los archivos de importación que existan en la memoria flash, mientras que en la lista del medio se mostrarán los datos importados. 2. Para importar los datos seleccione el archivo de importación de la lista de l a izquierda y luego de clic sobre el botón de “Importar los regs de Mem Usb ” 3. “Borrar Datos de Mem Usb ” borraría todos los datos de marcas que estén almacenados en la memoria usb. 4. “Limpiar Lista” limpia la lista del me dio. 5. “Actualizar” refresca los datos de la pantalla. 6. “Importar de Disco Local ” permite elegir un archivo de importación que se encuentre en otra unidad de disco.


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3.4.2 EXPORTAR USUARIOS

En esta pantalla se podrán pasar los empleados almacenados en el sistema a un archivo de exportación de datos para poder llevarlo a algún dispositivo o a otra computadora.

1. La lista de la izquierda presenta los departamentos definidos en el sistema. 2. La lista central presenta los empleados del departamento seleccionado en la primera lista y la lista de la derecha presenta a los usuarios que se quieren exportar al archivo. 3. El botón >> permite agregar a todos los empleados de la lista actual, > agrega el empleado seleccionado actualmente, << elimina a todos los empleados añadidos a la lista de exportación y < elimina al empleado seleccionado en la lista de exportación. 4. Una vez seleccionados los empleados a exportar, se debe presionar el botón “ Exportar datos de Usuario a Mem Usb” para crear el archivo de exportación.


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3.4.3 IMPORTAR USUARIOS

En esta pantalla se podrán pasar los empleados almacenados en un archivo de exportación de datos generado con el dispositivo a la computadora. En la lista de la izquierda se presentan los archivos con datos de usuario que se encuentran en la memoria usb. Para importar datos siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el archivo desde el cual se desea realizar la importación de datos. 2. Presione el botón “Importar”. La lista central presentará los datos que se importen desde la memoria usb. 3. “Borrar datos de Mem Usb ”: Borrará el archivo de importación de datos de la memoria Usb. 4. “Limpiar Lista”: Limpiará la lista de despliegue central de la pantalla. 5. “Actualizar”: Refresca los datos de la lista central. 6. “Importar de Disco Local ”: Permite seleccionar otro disco de la computadora para buscar el archivo de importación.


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3.4.4 IMPORTAR SMS

En esta pantalla se podrán pasar los SMS almacenados en un archivo de exportación de datos generado con el dispositivo a la computadora. En la lista de la izquierda se presentan los SMS almacenados en el archivo que se encuentra en la memoria USB. Para importar datos siga los siguientes pasos: 1. Presione el botón “Importar SMS de Mem USB ”, importará los mensajes que estén en el archivo almacenado en la memoria USB. 2. Seleccione los SMS que desea importar. 3. Agregar Nuevos Registros a PC, agregará únicamente los mensajes que no estén almacenados en la base de datos local. 4. Sobreescribir los datos locales: Agregará todos los registros seleccionados de la mem USB, si algún SMS ya se encuentra en la base de datos local, este será reemplazado. 5. “Borrar datos de Mem Usb ”: Borrará el archivo de importación de datos de la memoria U SB. 6. “Limpiar Lista”: Limpiará la lista de despliegue central de la pantalla. www.BiotrackSoftware.com

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7. “Actualizar”: Refresca los datos de la lista central. 3.4.5 EXPORTAR SMS

Con esta pantalla se podrán pasar mensajes SMS de la base de datos local a un archivo en la mem USB. Los mensajes existentes en la base de datos local aparecen en la lista de la izquierda. Con los botones Pasar Todo a lista y Pasar Sel a lista se pueden copiar los mensajes en la lista de la derecha, que contendrá los mensajes que serán exportados al archivo. Una vez seleccionados los mensajes a exportar presione el botón de Exportar SMS a mem USB, el cual generará los archivos sms.dat y udata.dat en la raíz de la mem USB.


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3. 5 MANEJO DE SMS

Se puede acceder a esta opción desde el menú principal “Datos”, la opción de “ Manejo SMS ”. Desde esta pantalla se pueden crear, modificar, borrar y asignar SMS y luego exportarlos al BioClock. El botón Enviar SMS envía el mensaje al BioClock, mientras que Vincular SMS Personal permite asignar mensajes personales a los empleados.


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Cuando se presiona el botón Vincular SMS Personal se presentará la siguiente pantalla:

En la sección de Buscar se pueden filtrar los empleados por alguno de sus campos. Para vincular un mensaje SMS personal con uno o varios empleados, seleccione cada uno de los empleados de la lista de la izquierda y luego seleccione el mensaje personal de la lista de la derecha, seguidamente presione uno de los botones de la sección de Seleccionar Operación Enviar Inmediatamente (Guarda la asignación y la actualiza en el BioClock) o No Enviar Temporalmente (no actualiza el BioClock, solo guarda la vinculación en la base de datos local). La sección de Operaciones en el BioClock , permite Borrar mensajes directamente del BioClock o desvincularlos de los empleados (Desvincula el SMS de todos los empleados relacionados a él). Los mensajes deben ser seleccionados de la lista de la izquierda para poder llevar a cabo estas operaciones. La sección de Buscar permite filtrar la lista de la izquierda por alguno de sus campos. La sección de Parámetros de Comunicación permite conectarse con un BioClock directamente para las operaciones con SMS. Los parámetros de comunicación son los mismos que se utilizan al vincular el programa Administrador a un BioClock (Sección 3.1 Mantenimiento de Dispositivos). www.BiotrackSoftware.com

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3.5.1 AGREGAR SMS

Presione el botón de Agregar y luego llene cada uno de los campos. Tipo SMS: SMS de Usuario (Personal): Este mensaje le es asignado solo a ciertos empleados. SMS Público: Todos los empleados tienen acceso a este mensaje. SMS Reservado: No se presentará a ningún empleado de momento. ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir. Si se selecciona la casilla de definir límite, se podrá definir la fecha de inicio y duración (por cuánto tiempo se presentará a partir de la fecha de comienzo) del mensaje. Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentará a los empleados.


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3.5.2 MODIFICAR SMS

Presione el botón de Modificar y luego llene cada uno de los campos. Se pueden editar todos los campos excepto el Tipo de mensaje. El código debe ser único entre los mensajes. ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir. Si se selecciona la casilla de definir límite, se podrá definir la fecha de inicio y duración (por cuánto tiempo se presentará a partir de la fecha de comienzo) del mensaje. Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentará a los empleados. 3.5.3 BORRAR SMS

Presione el botón de Borrar para eliminar los SMS seleccionados de la lista. Y luego confirme el borrado. Este botón borrará los mensajes de la base de datos local.


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3.5.4 CONSULTA DE SMS PERSONALES

En la pantalla de Manejo de SMS, en la pestaña de Consulta SMS Personales se podrán consultar todos los empleados que tengan mensajes personales asignados y borrar estos mensajes si así se desea.

Puede realizar la consulta de empleados con mensajes asignados basándose en cualquiera de los campos (ID SMS, Departamento, Código, Nombre) y definiendo un valor para este campo y luego presionando el botón de Buscar. Para actualizar los datos de los empleados con mensajes asignados puede presionar el botón de Refrescar. El botón Desvincular SMS Seleccionados , desvinculará los mensajes con los empleados de manera que si se seleccionan varios empleados de la lista superior, desvincula todos los mensajes seleccionados de la lista inferior relacionados con estos empleados. Si no se selecciona ningún mensaje de la lista inferior desvinculará todos los mensajes de esta lista.


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3. 6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO Para sincronizar la fecha y hora de todos los dispositivos conectados con el programa se puede utilizar la opción “Sincronizar Fecha/Hora ” del menú “Manejo de Dispositivos ”. Esta opción sincroniza los relojes de todos los dispositivos conectados con la fecha y hora de la computadora.

3. 7 CARGAR FOTOS DE FONDO DE PANTALLA AL DISPOSITIVO Esta opción se encuentra en el menú principal, “Manejo de Dispositivos ” y luego “Cargar Fotos de

Fondo de Pantalla ”.

En la parte izquierda de la pantalla podrá seleccionar la unidad de disco y carpeta donde se encuentran las imágenes, las cuales se desplegarán en la lista del medio, seleccione las imágenes que desea cargar en el BioClock. En la sección de Dispositivo seleccione los BioClock a los cuales quiere copiar las imágenes. Por último presione el botón de Subir para mandar las imágenes a los BioClock seleccionados. Aspectos importantes sobre las imágenes a subir: Su nombre debe ser ‘ad_NUM.jpg’ donde NUM debe ser un número del 1 al 10. Ej: ad_1.jpg. Solo se soporta el formato JPG El tamaño del archivo no puede ser mayor a 50 Kb. El tamaño de la imagen debe ser 320x210 pixeles.


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4 EMPLEADOS 4. 1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS Primeramente se deben definir cuáles van a ser los departamentos que se registrarán en el sistema. El sistema siempre va a tener como mínimo un departamento, pero se pueden añadir más y definir una jerarquía de departamentos.

En cualquier momento puede cambiar el nombre a un departamento seleccionándolo en el árbol y luego presionando el botón “Renombrar ” o presionando F2. Para agregar un departamento seleccione el departamento al cual va a pertenecer el nuevo departamento (el que estará arriba en la jer arquía) y luego de clic sobre el botón “ Agregar”, se desplegará una pantalla solicitando el nombre del departamento. Para borrar un departamento (y sus subdepartamentos) seleccione el departamento a borrar y luego presione el botón de “Borrar”. El botón “Empleado” sirve para asignar empleados a cada departamento. Un empleado solo puede pertenecer a un departamento a la vez. Al presionar el botón “Empleado” aparecerá la pantalla siguiente:


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Del lado izquierdo aparecen los empleados que no tienen departamento asignado aún, los cuales pueden ser añadidos al departamento actual usando el botón de “ Agregar >>” o removidos usando el botón de “Remover <<”.


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4. 2 MANTENIMIENTO DE EMPL EADOS Esta pantalla permite configurar todo lo referente a los empleados, agregar empleados, horarios, turnos, etc.

Se puede acceder a ella por medio del botón de la barra de herramientas principal o desde el menú principal “Mantenimiento/Opciones” y la opción “ Empleados”.

En la parte izquierda la pantalla muestra un árbol con los departamentos que han sido definidos en el sistema, cuando se selecciona un departamento, se muestran sus empleados en la lista de la derech a. Si se marca la casilla de “ Subdepart.”, entonces se muestran también los empleados asignados a todos

los subdepartamentos del departamento seleccionado. www.BiotrackSoftware.com

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Para buscar un empleado de la lista de empleados del departamento actual, solo digite algún dato del empleado en la casilla que precede al botón de “Buscar ” y luego presione este botón, si el usuario existe este será marcado en la lista de empleados. 4.2.1 AGREGAR EMPLEADOS

Para agregar un empleado nuevo a un departamento dado, solo seleccione el departamento en el cual se desea agregar el empleado y luego de clic en el botón de “Agregar”. Llene los campos que crea convenientes con los datos del empleado (El Código y nombre son los únicos obligatorios). Luego presione el botón de “ Guardar”. 4.2.2 MODIFICAR EMPLEADOS

Solo debe seleccionar el empleado de la lista, con esto se desplegarán los datos del empleado en la parte inferior de la ventana, donde pueden ser modificados. Finalmente presione el botón de “Guardar ” para guardar sus cambios permanentemente. 4.2.3 BORRAR EMPLEADOS

Solo debe seleccionar el empleado de la lista y luego presionar el botón de “Borrar”.


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4.2.4 AGREGAR EMPLEADOS POR LOTE

Esta opción permite añadir varios empleados a la vez al departamento seleccionado copiando información de algún empleado existente (opciones de asistencia). Para utilizar esta opción seleccio ne al empleado del cual tomará la información y p resione el botón de “Batch”.

Puede seleccionar los campos que desea copiar de la lista de la derecha, el nombre y código del empleado será generado automáticamente a partir del patrón escogido en la izquierda. Si se desea copiar las opciones de asistencia del empleado debe seleccionar esta casilla.


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4.2.5 TRANSFERIR EMPLEADOS Seleccionando un empleado de la lista de la derecha y presionando luego el botón de “Transferir” (

)

se puede cambiar el departamento al que pertenece el empleado.

En la pantalla que se despliega se debe seleccionar el departamento al que se desea transferir al empleado seleccionado. 4.2.6 EMPLEADOS INACTIVOS Cuando un empleado pasa al estado de “Inactivo” , lo que sucede es que se desliga de cualquier

departamento y queda disponible para poder asignarle un nuevo departamento. Para darle este estado a un empleado solo seleccione al empleado y luego presione el botón de “Inactivo” (

).


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4.2.7 CAMPOS PERSONALIZADOS

Si se necesitan guardar otros datos además de los que están definidos en la ficha del empleado. Se pueden crear campos personalizados. En la pestaña “ Adicionales” se pueden crear cuantos campos personalizados se necesiten. Para crear un nuevo campo personalizado posicione el cursor del ratón sobre la tabla de campos personalizados y lue go presione la tecla “ Insertar”


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4.2.8 REGLAS DE ASISTENCIA

Seleccione la pestaña de “ Opciones de Asistencia ” en la ventana de mantenimiento de empleados para

ver esta pantalla. “Controlar Asist.”: Seleccione esta opción si desea que al empleado actual se le contabilice la asistencia. “Contabilizar HE”: Seleccione esta opción si desea que al empleado actual se le contabilicen las Horas Extra

(HE). “Feriados Libres ”: Esta opción se debe seleccionar si el empleado no trabaja los días feriados. Si el estado del empleado es “Ocupado” entonces se le tomará como Horas Extra. Si No tiene libres los feriados el empleado debería tener un estado de “Ocupado”, si no lo tiene será contado como Ausencia.

Verificar entradas/Salidas : Se puede controlar si el empleado debe marcar Entrada o Salida. 4.2.8.1 CONFIGURAR HORAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS: www.BiotrackSoftware.com

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Manual del Programa Administrador de BioTrack Presione el botón de “Horario ” para mostrar la pantalla de “ Opciones de Asistencia de Empleados ”.

La opción de “Asistencia Activa ” indica si se debe contabilizar la asistencia del empleado. “Feriado” define si se cuentan o no los días feriados. “Contabilizar HE ” indica si se deben contar las horas extras. “Verificar HE” indica que las horas extras deben ser aprobadas antes de ser contabilizadas.

La lista de horario define el tiempo en que el empleado se encontrará en el estado de “ Dentro” para agregar una lista se debe presionar el botón con el signo de “ +” y para borrarla se usa el botón con el signo de “-”. Al agregar o cambiar la lista de horario actual se mostrará la siguiente pantalla:


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Seleccione un nuevo turno de los que ya han sido configurados y defina su fecha de inicio y final en el campo de “Lapso de Tiempo ”, luego presione “Aceptar” para retornar a la ventana de configuración de Asistencia de Empleados. Auto Asignar Periodos: Esta función consiste en que si un empleado no tiene un horario asignado durante un periodo de tiempo, pero ha estado asistiendo a trabajar y realizando marcas, el sistema puede definir automáticamente a cual periodo pertenecen las marcas. El Tiempo Mínimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado este tiempo, por ejemplo 1 día, el sistema solo podrá asignar el periodo hasta que se cumpla más de 1 día sin tener horario asignado. Periodos Usados: Periodos en los que se basará el sistema para auto asignar marcas. Para seleccionar un periodo de tiempo presione el botón “+”, aparecen los distintos periodos de tiempo definidos y seleccione los deseados. Para borrar algún periodo de la lista selecciónelo y luego pres ione el botón “-”. Después de llenar los campos de acuerdo con sus requerimientos, puede presionar el botón de “ Aceptar” de la pantalla de “Opciones de Asistencia de Empleados ” para guardar los cambios hechos o presionar


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Manual del Programa Administrador de BioTrack el botón de “Cancelar” para olvidar los cambios hechos.

4.2.9 CONFIGURACIÓN DE LA VENTANA DE VISUALIZACIÓN

Si se da clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados se presentarán varias opciones que permitirán cambiar la forma como se visualizan los datos.







Guardar Posicionamiento de la tabla: Guarda el acomodo de las columnas para que sea el mismo la próxima vez que se utilice esta pantalla. Mostrar/Ocultar todas las columnas: Permite mostrar u ocultar todas las columnas. Columnas: Permite escoger cuáles columnas serán desplegadas.


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4.2.10 EXPORTAR DATOS

Para acceder a esta opción haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opción de “Exportar”.





Lista de Ítemes predefinidos : Escriba un nombre para guardar los campos seleccionados en la lista de la izquierda y así poder utilizar la misma configuración en futuras exportaciones. El nombre que escriba se desplegará en la lista de ítemes predefinidos en la próxima exportación y luego dé clic en el botón “Aceptar”. Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y guárdelo presionando el botón de “Save”.


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4.2.11 EXPORTACIÓN AVANZADA

La Exportación Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos. Para acceder a esta opción haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opción de “Exportar”.







En este caso se exportará a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de formatos (Listados en el campo de “Export to”). Primero que todo seleccione e l tipo de archivo al cual se exportará en la pestaña de “ Formats” dentro de la pesataña de “Export Type”. Luego pase a la pesaña de “ Options” también en la pestaña de “ Export Type” y llene los parámetros que se le presentan de acuerdo con su elección.


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

Seguidamente llene el campo “Destination File ” de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta y nombre del archivo destino utilizando el botón “ Select...”.



Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaña de “ Fields ”. Seleccione el campo y presione el botón “

campos. Los botones “ ” y “


” para agregarlo. El botón “

” agregará todos los

” sirven para eliminar campos agregados anteriormente.

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



Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaña de “ Formats”.

Si desea agregarle un encabezado y pie de página al archivo generado, lo puede hacer seleccionando la pestaña de “Header & Footer ” y escribiéndolos en los campos que se le presentan.

En la pestaña de “ Caption & Width ” puede definir el nombre que tendrá cada campo en el archivo a

exportar, así como el ancho de la columna en la que se desplegará.


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







En la pestaña de “ Excel Options ” podrá darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de

la exportación. El Botón “Save Export Options ” permite guardar la configuración hecha en un archivo en disco para poder reutilizarla en futuras exportaciones. El botón de “Load Export Options ” permite cargar las opciones de exportación desde un archivo en disco. Presionando el botón de “ Start Export” se dará inicio a la exportación de los datos.


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4.2.12 IMPORTAR DATOS

Para acceder a esta opción haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opción de “Importar Datos del Usuario ”. Esta opción permite importar datos de empleados a partir de archives XML, TXT o CSV.


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5 HORARIOS Un periodo es un intervalo de tiempo comprendido entre una marca de entrada y una marca de salida. Ej: Una compañía podría definir un periodo para controlar la asistencia en la mañana con una entrada a las 8:00am y una salida a las 11:00am (matutino) y otro para controlar la asistencia después de la hora de almuerzo de 12:00md a 5:30pm (vespertino). El empleado deberá realizar marcas de entrada y salida para cada periodo. Un horario es una combinación de periodos distribuidos durante un lapso de tiempo (día, semana, mes, año, etc). Ej: Semanalmente un empleado podría asistir a trabajar en los periodos matutino y vespertino, este tendría que marcar a la entrada y salida de cada periodo los días que así lo indique el horario que le fue asignado.

A un empleado se le pueden asignar uno o más horarios.


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5. 1 PERIODOS Para definir periodos de tiempo de trabajo seleccione en el menú “Mantenimiento/Opciones” la opción de “Periodos”. Si no se han definido horarios a la hora de configurar periodos, el sistema mostrará el mensaje siguiente:

“Cancelar” lo enviará a la ventana de periodos, para iniciar la configuración guiada de horarios haga clic en “Aceptar”.

De acuerdo con la condición real de la compañía se seleccionará el tipo de horario que se creará.


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Puede elegir horarios de un periodo (dos horas: Mañana y Tarde), o dos periodos (cuatro veces; Mañana y medio día ; medio día y tarde). Escriba las horas de entrada y salida a los periodos y presione el botón “Siguiente”.

En esta ventana se podrán definir los rangos de tiempo tiemp o para marcar entradas y salidas. Las opciones de “Sí Marcar” indican si la marca es obligatoria o no. Cuando una marca no es obligatoria

el sistema no la toma en cuenta para tardías ni salidas tempranas. Si un empleado no marca y la marca no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora definida en el horario correspondiente. El sistema reconoce una marca de entrada o salida como válida si se encuentra dentro del rango definido en esta pantalla. Ej: Utilizando el ejemplo del periodo que se muestra en la imagen de la pantalla anterior el cual inicia a las 8:30am y finaliza a las 5:30pm y cuyo rango de tiempo válido para entrada es de 6:30am a 11:30am y rango de tiempo válido para salida de 2:30pm a 11:30pm, se pueden dar los siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema s istema la reconocerá como una entrada válida ya que se encuentra dentro del rango de las entradas. Si un empleado realiza su primer marca del día a las 11:35am, esta no será reconocida como una marca de entrada válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no será tomada en cuenta.


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Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocerá como válida la primer marca realizada, mientras que si esto sucede durante el rango de tiempo permitido para las salidas, el sistema reconocerá como válida la última marca que hizo el empleado. Presione el botón “Siguiente” para continuar.

En esta ventana se podrá definir cuando se considerará una marca como Tardía o Salida Temprana, clic en “Siguiente” para continuar. Seleccione si desea que el horario sea asignado a los empleados que aún no tienen uno y también si desea que el horario se asigne a cada departamento de la empresa. Si el horario es de un solo periodo el sistema creará un periodo llamado “ Diurno”, mientras que si el horario posee dos periodos, se creará un periodo llamado “Matutino” y otro “Vespertino” (Estos

nombres pueden ser cambiados en el mantenimiento de periodos). El horario creado se llamará “Normal”.


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Horario de un periodo:

Horario de dos periodos:

De clic en “Finalizar” para terminar.


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Al terminar de ejecutar la configuración guiada de horarios la ventana de “Mantenimiento Periodos ” se desplegará en pantalla (también se puede acceder a esta pantalla por medio del menú de “Mantenimiento/Opciones”, seleccionando la opción de “Periodos”).

Esta ventana está dividida en dos partes, la parte izquierda muestra los periodos definidos y la parte derecha es para agregar, modificar y borrar periodos. Agregar Periodo: Para Agregar una tabla horaria haga clic en el botón de “ Agregar” y llene cada uno de los campos que se solicitan. El campo de “ Tarde después de ” se refiere a cuánto tiempo tarde puede realizarse una marca de entrada

para no ser contada como tardía (En la imagen se tienen 5 min después de la hora de entrada para marcar sin que sea contado como tardía) El campo de “Salida Temprano ” se refiere cuanto tiempo antes de la hora de salida el empleado puede marcar sin que se contabilice como una Salida Temprana (En la imagen está en 5 por lo que un empleado puede marcar su salida 5 min antes de la hora establecida como salida).


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Manual del Programa Administrador de BioTrack “Inicio/Final Válido para Entrada ”: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la entrada para

que la marca se contabilice como válida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalice a las 5:30pm se pueden dar los siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema la reconocerá como una entrada válida ya que se encuentra dentro del rango de las entradas. Si un empleado realiza su primer marca del día a las 11:35am, esta no será reconocida como una marca de entrada válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no será tomada en cuenta. Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocerá como válida la primer marca realizada. “Inicio/Final Válido para Salida ”: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la salida para que la marca se contabilice como válida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalize a las 5:30pm y cuyo rango de tiempo válido para salida sea de 2:30pm a 11:30pm, se pueden dar l os siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 5:00pm, el sistema la reconocerá como una salida válida ya que se encuentra dentro del rango de las salidas. Si un empleado realiza su última marca del día a las 2:15pm, esta no será reconocida como una marca de salida válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las salidas y en los reportes no será tomada en cuenta. Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de salidas permitido, el sistema reconocerá como válida la última marca que hizo el empleado. “Días a contabilizar ”: Define a cuántos días trabajados equivale el periodo. Se utiliza para efectos estadísticos. En esta casilla se deberían escribir números entre 0 y 1. Ejemplos: Si un día el horario define que el empleado debe trabajar durante solamente un periodo, dado que este cubriría el total del día laboral, el valor correcto para esta casilla sería de 1. Si se diera el caso que el día se encuentra dividido en dos periodos, uno matutino y otro vespertino, entonces se podría asignar un porcentaje del día a cada período de 0,5 ya que cada periodo cubre aproximadamente la mitad del día laboral. Si el día se divide en más periodos se puede escribir en esta casilla el porcentaje del día que cubre el periodo, por ejemplo para 3 periodos se podrían definir 2 periodos en 0,33 y uno en 0,34 para que los tres sumen 1 día laboral; 0,25 para 4 periodos. Nota: Esta casilla está muy ligada a los reportes, ya que el sistema utiliza este valor para calcular los días que el empleado trabajó, por lo cual en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) en la casilla de “Normal” su unidad mínima debería estar ajustada para trabajar con los valores que se escriban en esta casilla Ej: Si un empleado no trabaja el último periodo de un día que se divide en 3 periodos a los que se les asignó 0,33 a los 2 primeros periodos y 0,34 al último periodo, entonces el empleado trabajó solamente 0,66 del día completo; si en las reglas de asistencia la casilla “ Normal” tiene como unidad mínima 1 día, entonces en los reportes ese 0,66 se va a redondear a la unidad mínima, por lo que se www.BiotrackSoftware.com

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tomaría como si el empleado hubiera trabajado el día completo, para evitar que se dé esto, en las reglas de asistencia debería cambiarse la unidad mínima de la casilla “ Normal” a 0,01 días, con lo cual incluiría los decimales en los reportes y sí se podrían contabilizar los 0,66 días. “Minutos a Contabilizar ”: Tiempo del periodo que será tomado para datos estadísticos en minutos. Por ejemplo si el turno es de 9 horas, se podrían tomar en cuenta solamente 8 horas y no contabilizar 1 hora que podría ser el descanso del empleado. Si se deja en 0 se tomarán todas las horas. “M/Entrada M/Salida ”: Indican si las marcas de entrada o salida son obligatorias o no en el periodo. Cuando una marca no es obligatoria el sistema no la toma en cuenta para tardías ni salidas tempranas. Si un empleado no marca y la marca no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora definida en el horario correspondiente. “Cambiar Color de Despliegue ”: Define el color con el que se desplegará la tabla horaria en la ventana de turnos. Borrar: Seleccione el periodo que desea borrar de la parte izquierda de la pantalla y luego presione el botón de “Borrar” de la parte derecha de la pantalla. Guardar: Para guardar los cambios realizados a un periodo , presione el botón de “ Guardar”.


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5. 2 HORARIOS Después de configurar los periodos, podrá configurar los Horarios, seleccione en el menú principal “Mantenimiento/Opciones” y luego “Horarios” para ver la siguiente ventana:

Esta pantalla está dividida en la lista de horarios configurados al lado izquierdo y el detalle de los periodos asociados al horario seleccionado al lado derecho. La lista de horarios contiene la siguiente información: Nombre: Nombre que se le dio al horario, no puede repetirse. Fecha Comienzo: Fecha en que empieza a regir el horario.


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Número Ciclos: Contador de periodicidad. Existen algunos horarios que tienen una periodicidad menor o mayor a una semana, por lo cual se hace más fácil manejarlos cambiando el número y la unidad de los ciclos. Ejemplo 1: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 día en la mañana, otro día en la tarde y otro día en la noche y tiene un cuarto día libre, este horario se podría crear fácilmente cambiando la unidad del ciclo de semana a día y cambiando el número de ciclos a 4, con lo que obtendríamos un horario como el de la siguiente imagen:

El horario llamado “4Dias” tiene un periodo asignado en cada día y el cuarto día no tiene ninguno (día libre).


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Ejemplo 2: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 semana por la mañana y una semana por la tarde con los fines de semana libres, este horario se podría crear fácilmente cambiando la unidad del ciclo a semana y cambiando el número de ciclos a 2, con lo que obtendríamos un horario como el de la siguiente imagen:

El horario llamado “2Semanas” tiene un periodo diferente asignado en cada semana y los fines de

semana no tiene ninguno (días libres). Unidad Ciclo: Día, semana, mes. Agregar Horario: Presione el botón de “ Agregar” y el campo para un horario nuevo aparecerá del lado izquierdo. Llene cada uno de los campos que se presentan. Presione el botón de “ Guardar” para guardar el nuevo horario. Modificar Horario: Seleccione el horario que desea modificar de la lista de la izquierda y luego presione el botón de “Editar ”. Cuando termine de modificar los campos presione el botón de “ Guardar” para guardar los cambios. Borrar Horario: Seleccione el horario de la lista de la izquierda y luego presione el botón de “Borrar”. Agregar Periodo: Presione el botón de “Agregar Periodo” del panel derecho y se desplegará la siguiente ventana, en la que podrá seleccionar los periodos que desee agregar y los días en los cuales desea agregarlos. La casilla de “Guardar como Horas Extra” permite escribir un número de minutos que se tomarán como horas extra en las estadísticas los días que se aplique este periodo. Ej: Un Sábado se podría tomar como horas extra las últimas 2 horas del periodo, esto se lograría marcando el sábado de la lista de


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Manual del Programa Administrador de BioTrack días de la derecha, marcando la casilla de “Guardar como Horas Extra ” e introduciendo 120 en el campo de “minutos H.Extra”.

Borrar Periodo: Seleccione el periodo que desea borrar del panel de la derecha y luego presione el botón de “Borrar” del panel derecho. Borrar Todo: Borra todos los periodos de la pantalla de la derecha. Nota: Después de agregar o modificar horarios o periodos, debe presionar el botón de “ Guardar” para guardar los cambios.


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5. 3 ASIGNAR HORARIOS A LOS EMPLEADOS Si los empleados todavía no tienen su horario asignado, el sistema no podrá llevar el conteo estadístico de sus marcas de entrada/salida. Después de configurar los periodos y los horarios, seleccione en el menú principal “Mantenimiento/Opciones” la opción de “Horario de Empleados ”, en esta ventana se da mantenimiento a todo lo relacionado con los horarios de los empleados.

El lado izquierdo superior de la pantalla muestra los departamentos existentes en el sistema, haga clic sobre el departamento y podrá ver todos los empleados y sus turnos asignados.


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5.3.1 HORARIOS NORMALES

5.3.1.1 Asignar Horario por departamento Seleccione el departamento, y después presione el botón Departamento.

para ir a la ventana de Itinerario de

El horario predeterminado será asignado a cada empleado que se agregue al departamento. Los horarios seleccionados en la lista de abajo de la pantalla serán los que podrán ser usados por los empleados del departamento. Presione “Aceptar” para guardar los cambios que haga en esta pantalla.


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5.3.1.2 Asignar Horario por Empleado En la parte derecha de la pantalla de horarios de Empleados podrá asignar horarios por empleado. Estos horarios podrán ser asignados individualmente o seleccionando varios empleados de una vez. El botón seleccionará a todos los empleados del departamento actual y el botón quitará la selección de todos los empleados seleccionados, para seleccionar un empleado individualmente solo haga clic sobre el empleado, si mantiene presionada la tecla Ctrl podrá Ctrl podrá seleccionar varios empleados con el ratón. Una vez seleccionado(s) el(los) empleado(s) podrá asignarles su horario presionando el botón “Organizar Horarios” que se encuentra en la parte superior de la ventana, el cual desplegará la siguiente sigu iente pantalla:


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Verificar Entrada/Salida: Entrada/Salida : Define si el empleado debe marcar Entrada/Salida de acuerdo con el horario asignado, esta opción tiene mayor precedencia que la que se puede asignar en el mantenimiento de tablas horarias. Estas opciones tienen prioridad sobre las que se pueden elegir al crear periodos . Por Periodo: Periodo: se toma en cuenta la opción que se seleccionó en el periodo (Si la marca es obligatoria o no para el periodo). Debe Marcar: Marcar: marca es obligatoria. No Verificar: Verificar: marca no es obligatoria. Asistencia Activa: Activa : Se refiere a si las marcas de asistencia se harán efectivas o no, después de seleccionar esta opción se tomarán en cuenta las reglas de asistencia y del horario en el total de las marcas de asistencia disponibles. Existen algunos casos en los que esta opción puede estar inactiva como por ejemplo jefes que no necesitan contar sus tiempo de de asistencia como los otros otros empleados. Contabilizar HE: HE : Después de seleccionar esta opción las Horas Extra (HE) se contabilizarán para este empleado. Feriados: Feriados: Los empleados seleccionados podrán descansar en los feriados. Si el empleado trabaja algún feriado se le contabilizará como Horas Extra, en caso contrario si la opción no está activa y el empleado falta en un feriado, esta falta se tomará como una ausencia injustificada. Verificar HE: HE: indica que las Horas Extra necesitan ser s er aprobadas antes de ser contabilizadas. En esta ventana se podrán ver todos los turnos asignados; el botó n de “+” de la izquierda presentará una ventana con todos los Turnos disponibles, la cual se presenta a continuación:


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Seleccione el horario de la lista, determine su tiempo de Inicio y Fin y luego presione el botón de “ Aceptar” para confirmar confirmar la operación o cancelar para para perder los cambios realizados. realizados. Después de elegir el horario, el nombre del horario elegido se desplegará en la columna “Horario” junto a sus respectivos tiempos de inicio y final.


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5.3.2 AUTOASIGNACIÓN DE HORARIOS

Si el horario de los empleados sufre cambios muy frecuentemente y no hay reglas para seguir, la auto asignación de periodos está disponible. La auto asignación de Periodos consiste en que los empleados no tienen un turno asignado en un determinado tiempo, pero deben marcar asistencia, el sistema debe buscar a cuál tabla horaria pertenece la marca de asistencia realizada. El Tiempo Mínimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado este tiempo, por ejemplo 1 día, e l sistema solo podrá asignar el periodo hasta que se cumpla más de 1 día sin tener horario asignado. Finalmente escoja los periodos que el sistema podrá usar para asignar a los empleados presionando el botón “+” del lado derecho de la pantalla. Para borrar algún periodo de la lista, selecciónelo con clic y luego presione el botón “-”.


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5.3.3 HORARIOS ROTATIVOS

Una forma de implementar horarios rotativos es crear un periodo para cada posible horario y luego agregarlos en la lista de autoasignación de periodos del empleado.


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5.3.4 HORARIOS TEMPORALES

Si uno o varios empleados necesitan cambiar sus horas laborales temporalmente, su itinerario se puede cambiar haciendo clic en el botón

y luego aparecerá esta ventana:

Presione el botón “Ok” para agregar el horario temporal o en “Cancel” cancelar la operación. Cuando presione el botón “Ok” volverá a la ventana de horarios de Empleados pero una barra de

herramientas nueva estará habilitada al lado derecho de la ventana.

Para añadir el horario temporal presione el botón “Agregar Periodo” siguiente ventana:

, con lo que se desplegará la

Seleccione la fecha en que se añadirá el periodo y el periodo que utilizará, el proceso es el mismo que se sigue al añadir un periodo a un horario. Luego presione el botón de para Guardar los horarios temporales o cancele la operación presionando el botón de Cancelar la operación www.BiotrackSoftware.com

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El periodo temporal aparecerá en la tabla de periodos de los empleados al terminar la operación. Si el horario temporal no ha sido guardado aún con puede cancelarlo presionando el botón de borrar periodos seleccionados , si el horario temporal ya ha sido guardado lo puede borrar con el botón de cancelar horarios temporales en este periodo. Utilice el botón

para borrar todos los periodos desplegados en el horario del empleado.


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5. 4 FERIADOS Según las leyes los feriados son libres para los empleados y usualmente no se realizan marcas en estos días. Para agregar feriados utilice la opción “Lista de Feriados ” en “Mantenimiento/Opciones” del menú principal.

Para agregar un feriado utilice el botón “+”, llene los campos y luego presione el botón de guardar cambios “ ”.

El formato del campo fecha feriado depende del idioma del sistema operativo en el que se instaló el sistema Administrador de BioTrack. Puede ser “MES/DIA/AÑO” o “DIA/MES/AÑO”.


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El botón “-” sirve para borrar el feriado seleccionado, mientras que el botón “

” sirve para editar la

información de un feriado.


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5. 5 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFIC ADAS Es posible que a los empleados se les presente algún problema y necesiten salir de su puesto. El sistema provee una ventana para definir los diferentes tipos de ausencias que se podrán presentar. En el menú principal, “Mantenimiento/Opciones” y la opción de “Tipos de Ausencias Justificadas ”, se podrán definir los tipos de ausencias/salidas.

El sistema viene con 3 tipos de ausencias/salidas definidas pero se pueden añadir las que se consideren necesarias. Agregar Tipo Ausencia : Para agregar un tipo de ausencia utilice el botón “ +”, llene los campos y luego presione e l botón de guardar cambios “ ”. El botón “-“ sirve para borrar el tipo de ausencia seleccionada , mientras que el botón “ ” sirve para editar la información de un tipo de ausencia. Nombre de la Ausencia: El nombre que se le dará al tipo de ausencia. Regla estadística: regla para el reporte de asistencia para contabilizar la salida/ausencia. La unidad mínima es la unidad de medida más pequeña para ausencias. La más común es el día, la hora, el minuto. El control de redondeo se refiere a que si la hora de las salidas no es un número entero en el reporte de asistencia, esta será redondeada. Acumular por veces: Esta opción se puede utilizar cuando no se quiere contabilizar el tiempo que cubrieron las ausencias justificadas de cada tipo, sino que lo que se busca es solamente visualizar el número de veces que se solicitó cada tipo de ausencia.


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Acum/Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad estadística, luego esta será redondeada de acuerdo con la regla de redondeo. El símbolo del reporte se refiere a la representación simbólica que tendrán estas ausencias en el reporte. Si se marca la opción “ Computar” las fechas de petición de salida que se añadan nuevas se sumarán al total de “Solicitudes de Salida ” (SolSal) en los reportes. Borrado: Para borrar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la izquierda y luego presione el botón “-”. Modificación: Para revisar o modificar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la izquierda y luego presione el botón “ ”.


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5.6 MANEJO DE HORAS EXTRA 5.6.1 DEFINIR UN PERIODO CON MINUTOS EXTRA FIJOS

Al agregar un periodo en los horarios se puede definir si se agregarán minutos extra fijos en ese periodo. Estos minutos se contarán siempre que el empleado trabaje durante ese periodo y serán sumados a las horas extra acumuladas del empleado. Para utilizar esta característica se debe marcar la casilla “Guardar como Horas Extra” y definir el número de minutos extra que se le asignarán al periodo cuando se añaden los periodos al horario (ver apartado 5.2).

La imagen muestra el proceso de agregar un periodo en un horario, dicho periodo sumará 300 minutos extra cada vez que un empleado lo trabaje.


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5.6.2 DEFINIR HORAS EXTRA EN LAS REGLAS DE ASISTENCIA

En las reglas de asistencia se puede definir a partir de cuánto tiempo después de la salida se cuentan las horas extra. Estas horas extra se calculan a partir de la hora de salida del empleado. Para utilizar esta opción se debe marcar la casilla “ Pasados X mins desp de Sal.Tomar como H.Extra ” (ver apartado 2.2) donde X representa los minutos que deben pasar para empezar a contar las horas extra.

Ejemplo: En la imagen anterior se introdujo un valor de 60 minutos, lo que significa que un empleado debe trabajar al menos 60 minutos extra después de su salida para que estos sean contados como horas extra en los reportes. Si el empleado trabaja 15 minutos más después de su salida estos no serían tomados en cuenta en los reportes mientras que si el empleado trabajara 70 minutos extra después de su salida, estos le serían contabilizadas en los reportes como Horas Extra.


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5.6.3 CONVERTIR HORAS EXTRA GRATIS EN HORAS EXTRA

Para poder utilizar esta opción del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de marca que provee el dispositivo: 1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Si un empleado realiza marcas de entrada y salida ( C/In y C/Out en el dispositivo) durante un periodo que no le ha sido asignado en su horario de trabajo, el sistema reconoce este tiempo trabajado como Horas Extra Gratis. Las Horas Extra Gratis no son tomadas en cuenta en los reportes sin embargo estas pueden ser convertidas en Horas Extra para que sean contabilizadas en los reportes. Es necesario que existan marcas de entrada y salida ( C/In y C/Out en el dispositivo) para que sean reconocidas como Horas Extra Gratis, si las marcas serán tratadas como registros inválidos. Las Horas Extra Gratis se convierten en horas extra en la pestaña “ Otras Excepciones ” de los reportes haciendo clic sobre la opción “Promover HE gratis” o si se desea convertir en Hora Extra solamente un registro este se debe seleccionar de la lista y luego presionar el botón “Convertirla en H.Extra ”. Estas marcas pueden ser invalidadas utilizando la opción de “ Cancelar Horas Extra ” o si solamente se desea cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botón “Invalidar Seleccionado ”. La opción “Restaurar” devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso no se contabilizaría directamente como Horas Extra y pasaría a ser una Hora Extra Gratis.


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5.6.4 MARCAR HORAS EXTRA DIRECTAMENTE CON EL DISPOSITIVO

Para poder utilizar esta opción del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de marca que provee el dispositivo: 1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectiv amente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Si un empleado realiza marcas de entrada y salida a las horas extra ( Ent Extra y Sal Extra en el dispositivo) estas serán tomadas directamente como horas extra y se contabilizarán en los reportes. Estas horas extra se pueden visualizar en la pantalla de los reportes en la pestaña de “ Otras Excepciones” y se identifican en su campo “ Excepción” con “H.Extra”. Estas marcas pueden ser invalid adas utilizando la opción de “ Cancelar Horas Extra ” o si solamente se desea cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botón “Invalidar Seleccionado ”. La opción “Restaurar” devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso se contabilizaría directamente como Horas Extra.


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5.6.5 CONVERTIR HORARIOS AUTOASIGNADOS EN HORAS EXTRA

Si se quieren manejar las horas extra a partir de periodos autoasignados (ver apartado 5.3.2), se debe crear un periodo para las horas extra (ver apartado 5.1), este periodo debe tener como día laboral un número muy pequeño para que no intervenga en los cálculos del reporte (ej: 0,00001), es importante que las horas que validan los rangos de las marcas no choquen con las del horario normal para no ocasionar problemas a la hora de identificar a cuál periodo pertenece la marca.

Este periodo se agregará en la parte de autoasignación de horarios de los empleados y no en el horario. Utilizando esta opción no es necesario elegir el tipo de marca en el dispositivo.

Los registros de marcas de periodos autoasignados s e convierten en horas extra en la pestaña “Excepciones en el Reg. De Marcas/Ent.-Sal ” de los reportes presionando el botón “Cambiar registros de periodo autoasignado a registros de HE ”. www.BiotrackSoftware.com

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Si se desea cancelar un registro de periodo autoasignado que fue convertido en horas extra este se debe seleccionar de la lista y luego presionar el botón “Cancelar en seleccionado ”.


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6 MOVIMIENTOS 6. 1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA 6.1.1 BUSCAR

Este módulo es usado para consultar el registro de asistencia de todos los empleados que es descargado del dispositivo y el cómputo de todos sus datos estadísticos. Dé clic sobre el “Buscar/Imprimir” en el menú principal y luego en “ Registro de Asistencia ” y se

desplegará la siguiente ventana:

Departamento: despliega todos los departamentos configurados. Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado. Lapso de Tiempo: Presenta el rango de tiempo del cual se tomarán los datos. Buscar: Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el botón “Buscar” para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla. Se mostrará el registro de asistencia de los empleados seleccionados durante el rango de tiempo elegido. Para mostrar el tipo de marca en la tabla resultante marque la opción de “Mostrar Estado”.


102

Manual del Programa Administrador de BioTrack “Resumen por Día ” mostrará las todas las marcas agrupadas por d ía.

6.1.2 VER E IMPRIMIR

Este módulo permite ver el reporte de Asistencia de Empleados , imprimirlo y guardarlo. Presione el botón de “Preliminar” para ver el reporte.

Para imprimir el reporte solo debe hacer clic sobre el botón

.

El reporte puede ser guardado en varios formatos (excel, html, rtf, txt, otros) presionando el botón de .


103


6.1.3 EXPORTAR Presione el botón de “Exportar” y se desplegará la siguiente pantalla:





Lista de Ítemes predefinidos: Escriba un nombre para guardar los campos seleccionados en la lista de la izquierda y así poder utilizar la misma configuración en futuras exportaciones. El nombre que escriba se desplegará en la lista de ítemes predefinidos en la próxima exportación y luego dé clic en el botón “Aceptar”.

Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y guárdelo presionando el botón de “Save”.


104


6.1.4 EXPORTACIÓN AVANZADA

La Exportación Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos. Haga clic en el botón de “Exportar Avanzado ” para ver la siguiente pantalla:







En este caso se exportará a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de formatos (Listados en el campo de “Export to”). Primero que todo seleccione el tipo de archivo al cual se exportará en la pestaña de “ Formats” dentro de la pesataña de “Export Type”. Luego pase a la pesaña de “ Options” también en la pestaña de “Export Type” y llene los parámetros que se le presentan de acuerdo con su elección.


105


Seguidamente llene el campo “Destination File ” de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta y nombre del archivo destino utilizando el botón “ Select...”.



Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaña de “ Fields ”. Seleccione el campo y presione el botón “

campos. Los botones “ ” y “



” para agregarlo. El botón “

” agregará todos los

” sirven para eliminar campos agregados anteriormente.

Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaña de “ Formats”.


106




Si desea agregarle un encabezado y pie de página al archivo generado, lo puede hacer seleccionando la pestaña de “Header & Footer ” y escribiéndolos en los campos que se le presentan.

En la pestaña de “ Caption & Width ” puede definir el nombre que tendrá cada campo en el archivo a

exportar, así como el ancho de la columna en la que se desplegará.









En la pestaña de “ Excel Options ” podrá darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de

la exportación. El Botón “Save Export Options ” permite guardar la configuración hecha en un archivo en disco para poder reutilizarla en futuras exportaciones. El botón de “Load Export Options ” permite cargar las opciones de exportación desde un archivo en disco. Presionando el botón de “ Start Export” se dará inicio a la exportación de los datos.


107



108


6.1.5 MODIFICAR EL REGISTRO DIARIO

Si al revisar el registro de Asistencia original, se nota que se han hecho modificaciones incorrectas, el sistema provee una manera conveniente de consultar los registros de asistencia que han sido modificados y cancelar estas modificaciones. Haga clic sobre la el botón “ Modificaciones” para ver la siguiente ventana:

El botón “Buscar” permite consultar los registros de asistencia, el manejo de la pantalla es similar al de la pantalla de “ Buscar Registro de Asistencia del Empleado ”, se debe seleccionar un departamento y los empleados a consultar, así como definir el rango de tiempo. Para cancelar algún cambio en el registro de Asistencia seleccione este cambio y luego haga clic en el botón de “Restaurar Registro ”. Este reporte también puede ser exportado a un archivo en otro formato externo.


109


6. 2 MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS 6.2.1 AUSENCIA POR NEGOCIOS/SOLICITUD DE AUSENCIA:

Cuando un empleado está ausente por un periodo de tiempo por algún caso especial (viaje de negocios, enfermedad, vacaciones, etc) el sistema puede ignorar sus marcas durante este periodo para que no afecte los cálculos estadísticos de los reportes. Para utilizar esta función haga clic sobre la opción “Asistencia” del menú principal y en este la opción de “Ausencias Justificadas ”.

Esta ventana se divide en dos pestañas, una de vista en forma de calendario y otra en vista de lista. Se puede escoger el departamento del cual se quieren revisar las Salidas de negocios y solicitudes de ausencias y buscar a empleados específicos. 

Departamento: A través de esta lista se puede seleccionar al departamento que se desea examinar. El departamento predeterminado es el departamento raíz de la empresa.


110










Nombre: se refiere al nombre del empleado, todos los empleados del departamento actual se listarán aquí. La opción predeterminada en esta lista es “ Todos ” lo que significa se examinará a todos los empleados del departamento. Fecha de Inicio y Final : Estas fechas definirán el rango de tiempo que abarcará la consulta de las salidas/ausencias. Reporte: Una vez que se define el rango de tiempo a consultar, dé clic sobre este botón para producir el reporte de “Ausencia por negocios/Solicita ausencia ”. Exportar: Permite exportar todos los registros relacionados con todas las salidas y ausencias en un periodo de tiempo. Refresca: Consultará todos los registros de marcas que se hayan hecho durante la fecha de inicio y fin y se despliegan en le pestaña de “Vista de Lista”.


111


Agregar: Para agregar un registro de alguna salida de negocios o solicitud de ausencia para un empleado, existen dos métodos para agregar el registro: Método 1: Seleccione el empleado al que se le desea aplicar la ausencia, luego en la “Vista de Calendario ” haga clic sobre la fecha inicial de la ausencia y sin dejar de presionar el botón del ratón arrastre el ratón hasta la fecha final. Se desplegará una pantalla para verificar que el rango de tiempo es el correcto y escoger el tipo de ausencia/salida: 

Llene los datos y luego haga clic sobre el botón de “Aceptar”.

Método 2: Presione el botón de “Agregar” y defina las fechas de inicio y fin de la salida/ausencia y su tipo de ausencia. 

Llene los datos y luego haga clic sobre el botón de “Aceptar”.

Nota: No se puede agregar una ausencia/salida que choque con otra definida antes, si esto sucede el sistema desplegará un error y la operación no se llevará a cabo.


112


Modificar: Puede modificar las fechas de inicio y fin de una ausencia gráficamente desde la “Vista de Calendario ” y posicionándose sobre el intervalo de tiempo que se quiere modificar y arrastrándolo con el ratón hasta su nueva ubicación o reduciendo su tamaño. 

Agrandar o reducir el intervalo de tiempo:



Mover el intervalo de Tiempo:

También puede modificar el intervalo de tiempo, seleccionándolo del calendario y luego presionando el botón de “Editar”, y definiendo los datos de la misma forma que al agregar. 



Borrar: Si quiere cancelar uno de los intervalos de las ausencias/salidas, solo seleccione el intervalo y luego presione el botón de “ Borrar”. Se desplegará el siguiente mensaje de confirmación de borrado:

Presione “Yes” para continuar con el borrado y “ No” para cancelarlo.


113


6. 3 AGREGAR MARCAS Se pueden registrar en el sistema marcas que los empleados hayan olvidado hacer, vaya al menú principal, “Asistencia” y la opción de “Agregar Marcas” para desplegar la siguiente pantalla:

Seleccione el o los empleados que olvidaron marcar, luego seleccione el tipo de marca a realizar, su fecha, número de dispositivo y luego presione el b otón de “Agregar”. Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección. Con el botón puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la selección actual.


114


6. 4 MODIFICAR MARCAS Cuando parte o todos los empleados de un departamento llegan tarde por una razón justificada, esta función puede ser utilizada para modificar la marca de entrada de todos los empleados.

Seleccione el o los empleados a los que se les quiere modificar la marca, luego seleccione el tipo de marca (entrada o salida), el rango de fechas en que se ignorarán sus marcas y por último la fecha de la marca que se tomará como válida, luego presione el botón de “ Aceptar”. Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección. Con el botón puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la selección actual.


115


6. 5 REVERTIR LOS CAMBIOS HECHOS A LAS MARCAS Cuando se agregan o modifican marcas con las opciones ” Agregar Marcas” y “Modificar Marcas ” (ver

apartados 6.3 y 6.4) estas pueden ser revertidas desde el registro de marcas de asistencia. Para acceder a esta o pción ingrese al menú “Buscar/Imprimir” y en este a la opción “ Registro de Asistencia”. En esta pantalla se pueden ver todas las marcas almacenadas en el sistema en un periodo determinado de tiempo configurando los parámetros y luego presionando el botón “Buscar”.


116

Manual del Programa Administrador Administrador de BioTrack Presionando el botón “Modificaciones”, se pueden ver los registros de marcas que han sido modificados utilizando la opción “ Modificar Marcas ” y “Agregar Marcas”. Configurando los parámetros y luego presionando el botón “ Buscar” se pueden visualizar los cambios

realizados en el registro de marcas de asistencia.

Si se quiere restaurar alguna marca de asistencia a su estado inicial esta debe ser seleccionada de la lista y luego se debe presionar el botón “Restaurar Registros ”.


117


7 REPORTES En el manejo de asistencia, usualmente necesitamos buscar situaciones de excepción e imprimir registros de asistencia. Dé clic sobre la opción “Reporte” en la ventana v entana principal, o búsquela en el menú de “Buscar/Imprimir” y “Cálculos y Reportes de Asistencia ”. A través de la búsqueda de excepciones de asistencia y lista de

registros, se podrán modificar las excepciones de asistencia y lista de registros disponibles, existen cuatro pantallas las cuales son Excepciones en el Registro Marcas Ent/Sal, Situación de Excepción de horario, Otra situación de Excepción y Elementos Calculados. C alculados.

Departamento: Departamento: despliega todos los departamentos configurados. Nombre: Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado. Lapso de Tiempo: Tiempo : Presenta el rango de tiempo del cual se tomarán los datos. Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el botón “Calcular” para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla. www.BiotrackSoftware.com

118


Si se da clic derecho sobre la tabla de datos en cualquier pestaña se desplegará un submenú como el siguiente:

La opción de “Exportar Datos ” desplegará una ventana de exportación de datos. “Crear Reporte de Tabla actual ”: Generará un reporte con los datos desplegados en la tabla

actualmente. “Copiar datos ”: Permite enviar al portapapeles filas de la tabla de datos. “Columnas”: Permite agregar o quitar columnas a la tabla. “Advanced Export ”: despliega la ventana de exportación avanzada.


119


7. 1 EXCEPCIÓN DE HORARIO En la pestaña de Excepciones de Horarios podrá ver las marcas hechas por el Empleado seleccionado, sus ausencias, llegadas tarde, horas extra, entradas, salidas y modificarlas. También podrá realizar marcas de entrada/salida manualmente e ingresar salidas de negocios y solicitudes de ausencias.

CAMPOS:

Periodo: Nombre del periodo al que corresponden las marcas del empleado.


120


Tarde: Minutos tarde en que se realiza una marca de entrada después del tiempo definido en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) más los minutos de penalización cuando no se realiza una marca de entrada (en caso de que esta regla esté seleccionada en las reglas de asistencia, a partir de ahora R1). Una tardía se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces no se desplegarán los minutos tarde, en caso contrario se desplegarán los minutos tarde definidos en la regla R1. 



Temprano: Minutos antes cuando se realiza una marca de salida antes del tiempo definido. El tiempo límite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida temprana se define en las reglas de asistencia. También se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2). Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces no se desplegarán los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarán los minutos de salida temprana definidos en la regla T2. 







Tiempo HE (Horas Extra): Si en las reglas de asistencia se marca la opción de “pasados X minutos después de Salida tomar como HE” (a partir de ahora H1), entonces desde la hora de salida hasta que el empleado marca su salida serán tomados como horas extra (siempre y cuando la hora de la marca de salida cumpla con H1). Si el horario tiene un periodo de tiempo que se cuenta como HE (En el manejo de Horarios, cuando se agregan periodos seleccionando la opción de Guardar como Horas Extra) este también se contará en los minutos de Horas Extra. 



Tiempo Asist (Tiempo de Asistencia): Total de horas trabajadas. Horas entre la marca de entrada y la de salida. Jornada Trabajada: Diferencia de tiempo entre la hora de entrada y la de salida, menos tardías y salidas tempranas. Excepción: Muestra si hubo algún caso especial ese día (vacaciones, enfermedad, etc).


121


OPERACIONES:

Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la gráfica.

Seleccione el estado y cambie el color. Filtrar por excepciones: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.

Añadir Ausencia Justificada: Abre la ventana de mantenimiento de Ausencia por Negocios y Solicitud de Ausencia. Filtrar por periodo: permite filtrar por uno de los periodos existentes. Añadir: En cualquier momento se puede usar esta opción y llenar los datos de una marca de entrada o salida para un empleado manualmente.


122

Manual del Programa Administrador de BioTrack “Crear Reporte de Tabla actual ”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se

desplegará un reporte como el siguiente:


123


7. 2 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA:

CAMPOS

Estado: existen seis tipos de estados, entrada, salida, salida a descanso, entrada a descanso, entrada a tiempo extra y salida a tiempo extra. Nota: Si en el dispositivo se elije el estado antes de hacer la marca, este será el que se despliegue en este campo. Cuando no se selecciona ningún estado en el dispositivo, todas las marcas serán tomadas como entradas y el programa asignará su estado dependiendo de la hora en la que se hizo la marca. Excepción: Existen 8 tipos de situaciones: válido, inválido, repetido, erróneo, horas extra gratis, horas extra, autoasignado y salida de negocios. Registro Inválido: Son registros de marcas que se salen del horario establecido. Los registros inválidos no se contabilizarán en el cálculo estadístico. 


124


Registro Repetido: Cuando una marca aparece más de una vez. Por ejemplo cuando se realizan dos marcas de entrada dentro del rango de tiempo permitido para realizar marcas de entrada en el horario. HE Gratis: Las horas extra gratis se dan cuando los empleados han marcado en períodos de tiempo que no le fueron asignados en sus horarios y en la pantalla de configuración del empleado se marcó la opción de contabilizar horas extra. HE: en el dispositivo existe un estado de hora extra, el registro de asistencia guarda estas marcas como Entrada a Horas Extra (overtime-in Ent Extra) y salida a Horas Extra (overtime-out Sal Extra) Ausencia por Negocios: en el dispositivo existe un estado de Salida de Negocios (Descanso), el registro de asistencia guarda estas marcas como Entrada a Descanso (Business-in Ent Descanso) y salida a Descanso (Business-out Sal Descanso) Auto-Asignado: Los registros de marcas de entrada/salida de los empleados no corresponden a los periodos asignados, entonces si el registro está como auto-calendarizado (autoasignado) se asignará al periodo correspondiente pero mostrará el estado de Auto-asignado. 









Operación: muestra la operación que se ha hecho con el registro y todavía no ha sido aplicada. OPERACIONES:

Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.

Seleccione el estado y cambie el color. Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.


125


Cambiar Estado: Permite cambiar el estado de una marca. Seleccione el registro y luego seleccione el nuevo tipo de marca.

Borrar Seleccionado: Borra el registro seleccionado actualmente. Cancelar operación para seleccionados : Cancela las operaciones realizadas en los registros seleccionados. Cambiar Registros de Periodo Auto-Asignado a registros de HE : Convierte los registros con el estado de “Auto-Asignado” a “HE”. Aplicar Todo: Aplica todas las operaciones pendientes. Para que los registros de asistencia cambien se debe presionar este botón ya que ninguna operación se realiza automáticamente, sino que quedan pendientes. Cancelar Todo: Cancela todas las operaciones pendientes. “Crear Reporte de Tabla actual ”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se desplegará un reporte como el siguiente:


126


7. 3 OTRAS EXCEPCIONES: Esta pantalla se utiliza para verificar y aprobar las horas extra, salidas de negocios, enfermedad, etc.

CAMPOS:

Hora Comienzo: Hora inicial de la excepción. Hora Fin: Hora final de la excepción. Excepción: Tipo de excepción (Horas extra gratis, vacaciones, etc). Validar: Indica si el registro ha sido validado (1) o no (-1), cuando se cambia el estado de la validación este campo se actualiza con el nuevo estado antes de que se apliquen los cambios. Validación Anterior: Muestra la validación actual del registro (1 ó -1). Cuando se cambia el estado de un registro sirve como punto de referencia para ver el estado actual del registro. Cuando se aplican los cambios este campo se actualiza con la información del nuevo estado. Duración: Duración total de la excepción del horario.


127


Tiempo Válido: Tiempo que se contabilizará del total de la excepción del horario. Ej: Si un empleado tiene asignados 3 días de vacaciones no se tomarán en cuenta las 24 horas por día, sino solo las horas que corresponden al periodo de trabajo asignado para esos días en el horario. Fecha: Fecha en que se presentó la excepción. OPERACIONES:

Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.

Seleccione el estado y cambie el color. Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.

Si la regla de asistencia limita los viajes de negocios y las horas extra, estas necesitan ser verificadas. Cancelar todas las horas extra: Todos los registros que se muestren como horas extra se marcarán como inválidos. Promover todas las horas extra gratis: Las personas que no están asignadas a un turno y que el sistema marcó como horas extra gratis se contabilizarán como horas extra. Guardar Cambios: Guarda todos los cambios realizados. Cancelar Cambios: No se realiza ninguno de los cambios pendientes. Ver Salidas como salidas de negocio: Cambia en los registros seleccionados el estado de salida (Ent Descanso, Sal Descanso) a salida de negocio. www.BiotrackSoftware.com

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Cancelar todas las salidas de negocios: Todas las salidas de negocios serán canceladas. “Crear Reporte de tabla actual ”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta o pción se desplegará un reporte como el siguiente:


129


7. 4 ELEMENTOS CALCULADOS: Muestra un resumen de todos los datos referentes a la asistencia de los empleados.

Nota: Las unidades estadísticas que se muestran en cada ítem dependen de las seleccionadas en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2). CAMPOS

Normal: Representa el número unidades estadísticas que se debió haber marcado. Actual: Representa el número de unidades estadísticas que el empleado marcó. Tarde: Unidades estadísticas (min, hora, día) tarde en que se realiza una marca de entrada después del tiempo definido en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) más los minutos de penalización cuando no se realiza una marca de entrada (en caso de que esta regla esté seleccionada en las reglas de asistencia, a partir de ahora R1).


130


Una tardía se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces no se desplegarán los minutos tarde, en caso contrario se desplegarán los minutos tarde definidos en la regla R1. 



Temprano: Unidades estadísticas (min, hora, día) antes cuando se realiza una marca de salida antes del tiempo definido. El tiempo límite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida temprana se define en las reglas de asistencia. También se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2). Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces no se desplegarán los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarán los minutos de salida temprana definidos en la regla T2. 







#Ausencias: Número de unidades estadísticas que el empleado se ha ausentado del trabajo sin justificación. También se toman como ausencias una tardía o salida temprana que cuyo tiempo sea mayor que el límite establecido en las reglas de asistencia. Horas Extra: Horas extra trabajadas (se presentará en la unidad estadística elegida en la regla de asistencia). Las horas extra se dan en los siguientes casos: Cuando se marca la opción en las reglas de asistencia para que se contabilicen las horas extra después de cierto tiempo de haber terminado el periodo de trabajo asignado. Cuando en el manejo de Horarios se crea un periodo que será contabilizado directamente como horas extra. Cuando se realizan marcas de horas extra en el dispositivo lector de huella digital o hay 





horas extra gratis, estas se listarán en la pestaña de “Otras Excepciones” cuando estas son

verificadas serán tomadas como horas extra en los cálculos estadísticos. #SalxNeg: Número de unidades estadísticas de salidas de negocios (Sal Descanso, Ent Des canso) Tiempo Laborado: Horas trabajadas. Sal: Salidas que han sido marcadas en el dispositivo por medio de Ent Descanso y Sal Descanso. Marcas: Veces que se debería marcar. VEnt: Veces que se marcó entrada. VSal: Veces que se marcó salida. No Ent: Veces que no se marcó entrada. www.BiotrackSoftware.com

131


No Sal: Veces que no se marcó salida. SolSal: Acumula todos los tipos de ausencias motivadas. La unidad predeterminada es la hora. SalxNeg: Número de unidades estadísticas de salidas de negocios (Ausencias Justificadas). Enfermedad: Unidades estadísticas que el empleado ha estado con el estado de enfermo. Vacaciones: Unidades estadísticas que el empleado ha estado con el estado de Vacaciones. Total Días: Total de Unidades estadísticas trabajados. Fin de Semana: Días trabajados en fin de semana. Feriado: Total de Días trabajados en feriados. Tiempo de Asistencia: Total de horas que ha pasado el empleado en estado de laborando. HE: Horas extra trabajadas. HE Fin de semana: Horas extras trabajadas en fines de semana. HE Feriado: Horas extra trabajadas en feriados. “Crear Reporte de planilla actual ”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se desplegará un reporte como el siguiente:


132


7. 5 REPORTES DISPONIBLES Presionando el botón de “Reporte” se puede escoger uno de los reportes para poder imprimirlo o

importarlo a otro formato de archivo.

7.5.1 BARRA DE HERRAMIENTAS EN LOS REPORTES

Zoom (

): Permite cambiar la proporción de la vista previa del reporte.

Abrir Reporte (

): Permite abrir un reporte previamente guardado en disco.

Guardar (

): Guarda el reporte actual en disco.

Imprimir (

): Imprimir reporte actual.

Buscar (

): Permite buscar texto en el reporte actual.

Cerrar (

): Cierra la vista previa del reporte.


133


7.5.2 REPORTE DIARIO DE ASISTENCIA

Este reporte es usado para listar la asistencia diaria de los empleados en el intervalo de tiempo seleccionado, presentando también los días que el empleado trabajó y cuales se ausentó, tardías y salidas tempranas, así como horas extra. También muestra el estado de los primero 30 días de la consulta.

La simbología utilizada predeterminadamente por el reporte corresponde a la siguiente: Encabezado: 











Ocupado=Ocup Ausente=Aus Temprano= Temp Horas Extra= HE Ausencia Justificada= SSal Salida de Negocios=SNeg


134


Cuerpo del Reporte: 























No ocurrió ningún caso especial (Normal)=" " No marcó Entrada="[" No marcó Salida="]" Ausencia="A" Llegada Tarde=">" Salida Temprana="<" Horas Extra="+" Salida="L" Salida por Negocios="G" Enfermedad="B" Vacaciones="S" Otros="T"

Ejemplo: En la imagen anterior se muestra a la empleada María del departamento de Contabilidad, quien estuvo ausente el día 1 de agosto y salió temprano el 4 de agosto, mientras Carlos del departamento de ventas estuvo enfermo el 6 de agosto. Nota: Este Reporte solo muestra la información diaria del un mes de la consulta, mientras que los totales de la derecha sí son calculados con todos los datos de la consulta. CAMPOS:

Ocup: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debió haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asistió a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asistió a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta. www.BiotrackSoftware.com

135


SNeg: total de Salidas de negocios (Ausencias Justificadas) durante el periodo de la c onsulta. 7.5.3 REPORTE GENERAL DE ASISTENCIA

Este reporte es usado para listar la asistencia de los empleados en el intervalo de tiempo seleccionado, presentando también los días que el empleado trabajó y cuales se ausentó, tardías y salidas tempranas, así como horas extra y los totales de cada ítem. Este reporte muestra solo los totales de cada ítem.

CAMPOS:

Ocup: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debió haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asistió a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asistió a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. www.BiotrackSoftware.com

136


HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de unidades estadísticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta. SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadísticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la consulta. NoEnt/NoSal: Veces que no se marcó entrada o salida respectivamente. TMarc: Total de veces que se debió marcar. TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta. %Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.


137


7.5.4 REPORTE DE ASISTENCIA POR DEPARTAMENTO

Muestra los datos de la asistencia de los empleados agrupados por departamento.

CAMPOS:

Ocup: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debió haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asistió a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asistió a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de unidades estadísticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta.


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SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadísticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la consulta. NoEnt/NoSal: Veces que no se marcó entrada o salida respectivamente. TMarc: Total de veces que se debió marcar. TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta. %Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.


139


7.5.5 REPORTE DE TIEMPO LABORADO

Muestra tiempo de marcas de entrada y salida de cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.


140


7.5.6 REPORTE DE ASISTENCIA A PERIODOS

Muestra a cual periodo asistió día a día cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.


141


8 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS 8. 1 INICIALIZAR EL SISTEMA Esta opción se encuentra en el menú principal “ Datos” y la opción de “ Inicializar el Sistema ”. Esta

función reinicia el sistema a su estado original de instalación (limpia información de empleados y asistencia). Al seleccionar la opción se desplegará la siguiente pantalla:

Si se acepta (“Yes”) se limpiarán los datos, en caso contrario no se harán cambios.

8. 2 LIMPIAR DATOS OBSOLETOS Después de usar el sistema por un periodo de tiempo, una gran cantidad de datos obsoletos se va acumulando en la base de datos, lo que afecta la capacidad del disco duro y la velocidad de operación del sistema. Esta opción se encuentra en el menú principal “ Datos” y la opción de “Borrar Datos Antiguos ”.

Se debe elegir la fecha hasta la cual se borrarán los datos y luego presionar el botón de “Aceptar”. www.BiotrackSoftware.com

142


Los datos que se borran se pueden respaldar en archivos en disco.

8. 3 RESPALDO DE DATOS Para respaldar la base de datos del sistema vaya al menú principal “Datos” y luego en “Respaldar Base de Datos ”.

Defina el nombre del archivo de base de datos para respaldar la base de datos. Presione “Save” para realizar el respaldo.


143


8. 4 IMPORTACIÓN DE DATOS 8.4.1 IMPORTAR DATOS DE ASISTENCIA

Para importar los registros de asistencia desde otra máq uina vaya la menu principal, “ Datos” y luego en “Importar marcas de asistencia ”

Toda la información de la base de datos original puede ser importada desde un archivo de Asistencia de base de datos; para importar las marcas de asistencia busque el archivo desde el cual se importarán los datos y luego dé clic sobre el botón de “Importar”. También se puede importar desde la base de datos del sistema. Se pueden importar datos de bases de datos de versiones anteriores o de la misma versión del programa. Después de importar datos, si estos ya no son importantes pueden ser borrados del sistema con al opción de “Inicializar el sistema ”.


144


8. 5 EXPORTACIÓN DE DATOS Esta función es muy utilizada para respaldar toda la información de asistencia del sistema. 8.5.1 EXPORTAR A ARCHIVOS:

Los

formatos

posibles:

Datos

de

asistencia

secretos （*.abt）、Datos

de

marcas

de

asistencia（*.txt）、backup de la base de datos （*.mdb）y Archivo de Asistencia de Base de Datos.


145


8. 6 REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA Permite saber quiénes han usado el sistema y cuáles modificaciones hizo. Acceda a esta pantalla desde la opción de “Buscar/Imprimir” en el menú principal y de aquí la opción de “Registro de Operación del Sistema”.


146


9 APÉNDICES 9. 1 PROBLEMAS FRECUENTES La siguiente es una lista de problemas típicos que se le podrían presentar al empezar a utilizar el programa. ¿Qué pasa si un administrador olvida su clave?

Si esto sucede se pueden eliminar los administradores ingresando a la base de datos, en la tabla de userinfo, modificar el campo securityflags borrando cualquier contenido que tenga. ¿Qué se puede hacer si se olvida la clave de la base de datos? Entre al menú principal “Mantenimiento/Opciones”, haga clic en “Opciones de Base de Datos” y defina

la nueva clave. Mientras se consulta el registro de asistencia, seleccionando el departamento de más alto nivel, todos los empleados, ¿porqué no se ve ningún registro, pero despliega que se han cargado datos?

Podría ser que el rango de fechas definido no posee registros guardados. Se han asignado los turnos, ¿Por qué el resultado de los cálculos estadísticos no indica salidas, tardías y salidas tempranas?

Primero revise el turno asignado, en una condición normal el nombre del turno correspondiente al periodo de tiempo se despliega en azul, si no existen problemas, ingrese a la lista de turnos de los empleados, revise la fecha inicial del turno de empleado, ¿la fecha más reciente que el tiempo utilizado en la consulta? Si lo es entonces asigne de nuevo el turno o corrija los rangos de fechas. ¿Cómo cancelar la tabla horaria que ha sido configurada?

Podría añadir una tabla horaria vacía primeramente, luego usar la tabla horaria vacía para reemplazar la que se desea cancelar en la asignación de empleados, ingrese al mantenimiento de tablas horarias para cancelar la tabla horaria correspondiente. ¿Por qué los datos que están guardados aparecen, pero no se ven cuando se consultan?

Confirmar el rango de tiempo definido en la consulta. ¿Por qué si yo asisto normalmente, mi estado aparece como una salida/ausencia sin motivación o alguna buena razón?


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Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos. ¿Por qué existen tardías y salidas tempranas en las estadísticas de asistencia pero sus registros no se despliegan en la consulta?

Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos. Sí los jefes de la compañía no necesitan marcar entradas o salidas, ¿Cómo se puede realizar esta configuración?

Entre al mantenimiento de empleados, opciones de marcas de asistencia y desmarque la casilla de “Controlar Asist” para estos empleados. ¿Por qué no puedo agregar nuevos itinerarios en el mantenimiento de turnos?

El programa tiene que configurar el periodo de tiempo del turno, entonces podrá configurar itinerarios, verifique que el rango de tiempo del turno está definido.


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9. 2 RESEÑA HISTÓRICA Una de las razones por las que la identificación mediante huellas digitales es tan prometedora es que, a diferencia de otras técnicas biométricas relativamente no probadas, los Estados Unidos y otros países tienen amplia experiencia real con su uso. Todos estamos familiarizados con el uso de la identificación por huellas digitales en el marco de la ley. Menos conocida es la historia antigua del uso de las huellas digitales en el comercio, o la larga historia de la ciencia de las huellas digitales en Estados Unidos y Europa Occidental. A continuación una breve reseña de los principales acontecimientos que ayudaron al desarrollo de esta técnica: 

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Pinturas prehistóricas encontradas en Nova Scotia muestran manos con patrones ondulados. En la antigua China las huellas del dedo pulgar se usaban en sellos de arcilla para probar la identidad en transacciones financieras. 1686 - Marcello Malpighi, profesor de anatomía en la Universidad de Bologna, escribió acerca de las ondulaciones, lazos y espirales en las huellas digitales. 1823 - el Dr. Henry Faulds escribió un artículo describiendo las huellas digitales como un medio de identificación personal. A él se le acredita el primer uso de la identificación por huellas digitales en la aplicación de la ley, al obtener una convicción con base en la correcta identificación de una huella grasienta dejada sobre una botella de alcohol. 1882 - Gilbert Thompson, de la organización US Geological Survey usó su propia huella digital en un documento para evitar la falsificación. 1892 - Sir Francis Galton, antropólogo británico, publicó el primer sistema de clasificación de huellas digitales y estableció la individualidad y permanencia de las huellas digitales. Los “puntos minucia” que Galton identificó son todavía usados hoy. 1901 - Scotland Yard adoptó el sistema Galton-Henry de identificación de huellas digitales, una adaptación de las observaciones de Galton realizada por Sir Edgard Henry, comisionado jefe de la policía metropolitana de Londres. 1903 - El sistema penitenciario de Nueva York inicia el primer uso sistemático de las huellas digitales en los Estados Unidos para identificar criminales conocidos. 1904 - El ejército de los Estados Unidos inicia el uso de las huellas digitales para identificar al personal enlistado. 1904 - Juan Vucetich de la policía de Buenos Aires publica su sistema de identificación de huellas digitales, que le ayudó a identificar un asesino mediante el estudio de las huellas digitales dejadas en el marco de una puerta. Su método aún se usa hoy en día. 1905-1930 - Agencias de la ley a lo largo de los Estados Unidos inician el uso de las huellas digitales para la identificación personal. Muchas empiezan a enviar copias de sus tarjetas de huellas a la Oficina Nacional de Identificación Criminal, establecida por la Asociación Internacional de Jefes de Policía.


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Bio Admin Espanol Manual Uso

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