KUIS BAB 2 (Lanjutan) 6. Laporan apakah yang berisi tujuan-tujuan dalam bentuk ukuran keuangan ? a. Laporan kinerja b. Laporan keuangan c. Anggaran d. Daftar akun Alasan : Karena anggaran mempresentasikan tujuan dalam istilah keuangan. Sedangkan laporan kinerja mengukur hasil yang sesuai berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Laporan keuangan mempresentasikan kinerja nyata keuangan. Dan daftar akun merupakan daftar dari semua akun buku besar umum. 7. Bagaimana cara daftar akun mengurut akun-akun besar ? a. Urutan abjad b. Urutan kronologis c. Urutan berdasaran ukuran d. Berdasar urutan kemunculannya di laporan keuangan Alasan : Karena daftar akun mengurut akun-akun buku besar umum berdasarkan urutan kemunculannya di laporan keuangan. Bukan berdasarkan urutan abjad, urutan kronologis maupun ukurannya. 8. Dalam siklus apakah sebuah perusahaan mengapalkan barang pada konsumen ? a. Siklus produksi b. Siklus pembiayaan c. Siklus pendapatan d. Siklus pengeluaran Alasan : Karena siklus pendapatan mencakup interaksi antara organisasi dan konsumennya, seperti mengapalkan barang pada konsumen. Sedangkan siklus produksi mencakup perubahan bahan mentah ke dalam barang jadi. Siklus pembiayaan berhubungan dengan interaksi antara organisasi dan pemberi pinjaman serta pemiliknya. Dan siklus pengeluaran mencakup interaksi antara organisasi dengan pemasoknya. 9. Apakah sebutan bagi data catatan perusahaan yang dikirim kepada pihak eksternal dan kemudian dikembalikan pada sistem sebagai input? a. Perputaran dokumen b. Dokumen sumber data otomasi c. Dokumen sumber d. Dokumen input eksternal Alasan : Karena dokumen seperti tagihan peralatan diberikan pada konsumen, yang kemudian tagihan tersebut dikembalikan konsumen dengan pembayaran tagihan tersebut. Sedangkan, dokumen sumber data otomasi menangkap data masukkan dalam bentuk mesin yang dapat 1
dibaca. Dokumen sumber mengumpulkan data mengenai kegiatan bisnis. Dan dokumen input eksternal berasal dari sumber eksternal. 10. Mencatat informasi tentang sumber daya yang dipengaruhi, mencatat pelaku yang terlibat di dalamnya, dan mencatat fakta-fakta tiap kegiatan saat kegiatan tersebut terjadi, menunjuk pada apa ? a. Proses batch b. Proses on-line, real time c. Sistem buku besar dan pelaporan d. Daftar akun Alasan : Karena proses on-line, real time mencakup pengolahan transaksitransaksi saat terjadinya transaksi tersebut. Sedangkan proses batch mencakup transaksi-transaksi dalam kelompok atau institusi-institusi yang semuanya terjadi pada waktu yang sama. Sistem buku besar dan pelaporan bukanlah metode pengolahan transaksi-transaksi. Daftar akun, meski diperbarui sangat sering, tapi bukanlah metode pengolahan transaksi. PERTANYAAN UNTUK DISKUSI (Lanjutan) 3. Bagaimana cara lini-lini usaha suatu organisasi mempengaruhi desain SIA organisasi tersebut ? Berikan beberapa contoh tentang bagaimana perbedaan antar organisasi tercermin dalam SIA mereka. Jawab : Setiap organisasi memiliki perbedaan dengan organisasi lainnya dalam hal jenis-jenis dasar kegiatan bisnis organisasi, keputusan utama yang harus dipertimbangkan ketika mengelola kegiatan tersebut dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. Dalam hal ini dapat dilihat bahwa sifat dan tujuan organisasi mempengaruhi desain SIA. Sebagai contoh, institusi keuangan memerlukan siklus deposit dan pembayaran angsuran yang berhubungan dengan transaksi yang melibatkan akun pelanggan dan pinjaman pelanggan. Sifat siklus transaksi dapat juga berbeda antar jenis organisasi. Contohnya siklus pengeluaran (expenditure) perusahaan jasa, seperti akuntan public atau firma hukum, tidak mencakup proses transaksi yang berhubungan dengan pembelian, penerimaan, dan pembayaran barang yang akan dijual lagi ke pelanggan. 4. Di bioskop, ada seorang pegawai yang biasanya bertanggung jawab untuk memberikan karcis dan menerima uang, sementara pegawai lainnya mengumpulkan karcis saat penonton memasuki bioskop. Apa alasan kegiatan ini ? Jawab : Kegiatan ini merupakan bagian dari pengendalian internal, yaitu pemisahan tugas yang bertujuan mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Pemisahan tugas yang efektif akan mempersulit pegawai untuk dapat mencuri 2
uang tunai atau aset lainnya. Hal ini penting, karena aktivitas bisnis ini melibatkan penerimaan kas dari konsumen, karena kas dapat dengan mudah dicuri. 5. Beberapa orang berpendapat bahwa akuntan seharusnya memusatkan perhatian hanya pada laporan keuangan dan memberikan urusan desain serta persiapan laporan manajerial pada spesialis sistem informasi. Apa sajakah kelebihan dan kelemahan pendapat ini ? Sejauh manakah akuntan seharusnya terlibat di dalam pembuatan laporan yang melibatkan berbagai hal diluar ukuran keuangan, yang dipergunakan untuk mengukur kinerja ? Mengapa demikian ? Jawab :
Kelebihan pendapat ini adalah adanya spesialisasi tugas bagi akuntan, sehingga akuntan tidak perlu terlalu repot mempersiapkan laporan manajerial. Karena laporan ini diserahkan pada spesialis sistem informasi. Kelemahan pendapat ini adalah akuntan tidak bisa mengintegrasikan pelaporan keuangan dan pelaporan non-keuangan. Saat ini informasi- informasi keuangan tidak lagi relevan untuk dijadikan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan jangka panjang. Proses bisnis yang dijalankan yang melibatkan aktivitas yang berhubungan dengan sosial, lingkungan dan tata kelola semakin dibutuhkan
publik
untuk
menilai
kinerja
perusahaan
secara
menyeluruh dalam jangka panjang. Akuntan seharusnya terlibat sejak pembuatan laporan keuangan hingga pembuatan laoran non-keuangan. Sehingga akuntan dapat mengintegrasikan keduanya dan menunjukkan hubungan timbale balik yang terjadi antara informasi keuangan dan non-keuangan. Integrasi antara informasi keuangan dan non keuangan akan memberikan gambaran yang lebih baik kepada pemangku kepentingan mengenai kinerja suatu perusahaan. SOAL-SOAL (Lanjutan) 2. Ollie Mace baru saja ditunjuk sebagai controller S. Dilley & Company, sebuah perusahaan manufaktur milik keluarga yang didirikan 28 tahun lalu. Perusahaan ini memproduksi peralatan mobil. Keempat divisi operasional utamanya adalah sistem pemanas (heat treating), pencetakan (extruding), pemotongan peralatan kecil (small parts stamping), dan perakitan (machining). Penjualan tahun lalu dari tiap divisi berkisar antara $ 150.000 hingga $ 3.000.000. Setiap divisi dari segi fisik dan manajemen berdiri sendiri-sendiri, kecuali dalam hal pengawasan yang secara terusmenerus dilakukan oleh S. Dilley, pendiri perusahaan tersebut. Sistem akuntansi di tiap divisi telah berubah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan staf bagian akuntansinya. Mace adalah controller pertama dalam sejarah 3
perusahaan tersebut yang memiliki tanggung jawab atas seluruh manajemen keuangan perusahaan. Dilley berharap dapat pension dalama beberapa tahun ke depan dan menginginkan Mace untuk memperbaiki SIA sebelum dirinya pension agar dapat lebih mudah mengawasi kinerja tiap divisi. Mace memutuskan bahwa sistem pelaporan keuangan perusahaan harus didesain kembali agar memasukkan beberapa fitur berikut ini : Sistem tersebut harus memberikan laporan atas aktivitas bisnis yang seragam, tepat waktu, dan akurat bagi para manajer. Laporan bulanan harus seragam di semua divisi dan harus diselesaikan pada tanggal 5 bulan berikutnya agar ada waktu cukup bagi tindakan perbaikan yang akan terlihat pengaruhnya pada kinerja perusahaan di bulan berikutnya. Laporan keuangan perusahaan harus tersedia juga pada saat yang sama. Laporan harus memberikan dasar untuk mengukur tingkat pengembalian investasi (return on investment) untuk tiap divisi. Jadi, sebagai tambahan atas akun pendapatan dan pengeluaran, laporan harus menunjukkan aktiva yang diberikan ketiap divisi. Sistem tersebut harus menghasilkan data anggaran yang berarti untuk tujuan perencanaan dan pengambilan keputusan. Anggaran harus mencerminkan tanggung jawab manajerial dan memperlihatkan biaya untuk golongan produkproduk utama. Mace berkeyakinan bahwa dibutuhkan daftar akun yang baru untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dia berkeinginan untuk mebagi akun aktiva menjadi enam kategori, seperti aktiva lancar, pabrik, dan perlengkapan. Dia tidak memprediksi adanya kebutuhan untuk lebih dari 10 akun yang berada di tiap kategori ini. Berdasarkan observasinya hingga saat ini, 100 akun pembantu lebih dari cukup untuk setiap akun pengendali. Saat ini tidak ada divisi yang memiliki lebih dari lima kelompok produk utama. Mace memprediksi adanya maksimal enam cost center di setiap kelompok produk, termasuk kelompok opersional dan non-operasional. Dia melihat biaya umum divisi sebagai kelompok prodk yang tidak menghasilkan pendapatan. Akhirnya, secara umum Mace memperkirakan bahwa setidaknya 44 akun biaya rutin ditambah dengan 12 akun lain-lain sudah cukup untuk perusahaan tersebut. Diminta : Rancanglah daftar akun untuk Dilley & Company. Jelaskan bagaimana cara anda membuat struktur daftar akun untuk dapat memenuhi kebutuhan dan karakteristik operasional perusahaan. Buatlah agar jumlah total kode akun tetap seminimal mungkin, tetapi tetap memenuhi seluruh keinginan Mace. Jawab : Dalam membuat daftar akun untuk Diley & Company, ada beberapa hal yang merupakan keinginan Mace yang perlu untuk diperhatikan. Hal-hal tersebut adalah : Laporan harus menunjukkan aktiva yang diberikan ke tiap divisi 4
Akun aktiva dibagi menjadi enam kategori Terdapat tidak lebih dari 10 akun untuk tiap kategori Tiap divisi memiliki tidak lebih dari lima kelompok produk utama Terdapat maksimal enam cost center di setiap kelompok produk Dilley & Company Daftar Akun 1100. Aktiva Lancar 1110. Kas 1120. Kas Kecil 1130. Piutang dagang 1140. Piutang wesel 1150. Piutang pegawai 1160. Penyisihan piutang tidak tertagih 1170. Persediaan 1171. Divisi heat treating 1172. Divisi extruding 1173. Divisi small parts stamping 1174. Divisi machining 1180. Perlengkapan 1181. Divisi heat treating 1182. Divisi extruding 1183. Divisi small parts stamping 1184. Divisi machining 1190. Biaya di bayar di muka 1191. Pajak dibayar di muka 1192. Asuransi di bayar di muka 1200. Investasi Jangka Panjang 1210. Surat-surat berharga 1211. Surat berharga saham 1212. Surat berharga obligasi 1220. Investasi dalam perusahaan 1221. Divisi heat treating 1222. Divisi extruding 1223. Divisi small parts stamping 1224. Divisi machining 1230. Investasi aktiva tetap berwujud 1231. Tanah 1232. Mesin 1240. Penyisihan dan untuk tujuan jangka panjang 1241. Dana ekspansi 1242. Dana pembayaran pensiun 1250. Cash surrender value dari polis asuransi jiwa 1300. Aktiva Tetap Berwujud 1310. Tanah
5
1320. Gedung 1321. Akumulasi depresiasi gedung 1330. Mesin 1331. Akumulasi depresiasi mesin 1340. Kendaraan 1341. Akumulasi depresiasi kendaraan 1350. Furniture dan perlengkapan 1351. Akumulasi depresiasi furniture dan perlengkapan 1400. Aktiva Tetap Tidak Berwujud 1410. Biaya pendirian perusahaan 1420. Hak paten 1430. Hak cipta 1450. Merek dagang 1500. Aktiva Lain-Lain 1510. Bangunan dalam pengerjaan 1600. Aktiva Belum Pasti 1610. Klaim perusahaan asuransi 1620. Klaim atas pajak 2100. Utang Lancar 2110. Utang dagang 2120. Utang wesel 2130. Utang pajak 2140. Utang gaji 2150. Utang bunga 2200. Utang Jangka Panjang 2210. Utang obligasi 2220. Utang wesel jangka panjang 2300. Utang Lain-Lain 2310. Utang obligasi jatug tempo 3100. Ekuitas 3110. Modal disetor 3111. Modal saham 3112. Agio/disagio saham 3120. Laba tidak dibagi 3121. Belum ada tujuan 3122. Dicadangkan 3130. Modal penilaian kembali 3140. Modal sumbangan
6
4100. Pendapatan 4110. Penjualan tunai 4111. Divisi heat treating 4112. Divisi extruding 4113. Divisi small parts stamping 4114. Divisi machining 4120. Penjualan kredit 4121. Divisi heat treating 4122. Divisi extruding 4123. Divisi small parts stamping 4124. Divisi machining 4130. Retur penjualan 4140. Diskon penjualan 4150. Pendapatan bunga 4160. Pendapatan lain-lain 5100. Biaya-Biaya 5110. Harga pokok penjualan 5120. Biaya gaji 5121. Biaya gaji bagian penjualan 5122. Biaya gaji pimpinan dan pegawai kantor 5123. Biaya komisi salesman 5130. Biaya perlengkapan 5131. Biaya perlengkapan bagian penjualan 5132. Biaya perlengkapan bagian kantor 5140. Biaya iklan 5150. Biaya asuransi 5160. Biaya utilitas 5170. Biaya Depresiasi 5171. Biaya depresiasi gedung 5172. Biaya depresiasi mesin 5173. Biaya depresiasi kendaraan 5174. Biaya depresiasi furniture dan perlengkapan 6100. Akun Ikhtisar 6110. Akun ikhtisar
3. Jejak audit adalah salah satu set referensi yang membuat seseorang dapat menelusuri dokumen sumber hingga pengaruhnya dalam laporan keuangan, atau menelusuri kembali dari jumlah di laporan keuangan ke dokumen sumber. Gambarkan rincian jejak audit untuk hal-hal berikut ini : a. Pembelian persediaan Jawab : Referensi posting akun pembelian (sistem periodik) dalam buku besar, berasal dari jurnal pembelian (jika dalam pembelian kredit). Jika misalnya dalam referensi posting dicatat PJ2, maka itu berarti 7
pembelian merujuk pada pembelian yang dicatat dalam jurnal pembelian halaman 2. Dalam jurnal pembelian, referensi posting bisa berasal dari laporan penerimaan barang. b. Penjualan persediaan Jawab : Referensi posting akun penjualan dalam buku besar berasal dari jurnal penjualan. Dalam jurnal penjualan, referensi posting bisa berasal dari faktur penjualan yang kita keluarkan. c. Penggajian pegawai Jawab : Referensi posting akun biaya gaji dalam buku besar berasal dari jurnal pengeluaran kas. Dalam jurnal pengeluaran kas, referensi posting berasal dari nomor slip gaji. 4. Asumsikan bahwa anda telah membeli retail rumah hijau kecil. Rumah hijau anda menjual berbagai jenis dan ukuran pohon, rumput, sayuran, dan tanaman perdu. Rumah hijau juga menjual pupuk dan tanah untuk pot. Berdasarkan hal yang telah anda pelajari dari bab ini, desain sebuah skema pengkodean untuk rumah hijau anda. Jawab : Tiga digit dari sembilan digit kode yang ada digunakan untuk mengklasifikasikan akun rumah hijau. Digit pertama merupakan klasifikasi akun utama diberi nomor 100 hingga 900. Digit kedua merupakan klasifikasi laporan keuangan diberi nomor 10 hingga 90. Digit ketiga merupakan klasifikasi rincian. Dua digit berikutnya menunjukan produk rumah hijau. Tiga digit yang terakhir menunjukkan jenis rinci produk. Struktur : XXX XX XXX Contoh : 123 01 001 Penjelasan : Nomor 1 menunjukan akun asset Nomor 2 menunjukan akun asset tetap Nomor 3 menunjukan akun kendaraan Nomor 01 menunjukan produk pupuk Nomor 001 menunjukan pupuk organic 5. Carilah majalah bisnis yang popular (Business Week, Fortune, Forbes) sebuah artikel yang menggambarkan perilaku disfungsional yang merupakan hasil dari laporan manajerial dan sistem evaluasi kinerja yang tidak didesain dengan baik. Tulislah laporan sebanyak dua halaman yang meringkas masalah yang terjadi, dan jelaskan bagaimana laporan manajerial dapat mengarah pada perilaku yang tidak sesuai rencana (dan tidak diinginkan). Jawab : Evaluasi kinerja dan pelaporan manajerial sering kali secara tertutup dikelompokkan sebagai salah satu hasil yang mempengaruhi pengambilan keputusan dan perencanaan lain. Namun setiap mahasiswa fisika tahun pertama dapat memparafrasekan prinsip Ketidakpastian Heisenberg dimana tindakan mengamati mengubah hal yang sedang diamati. Pernyataan klasik ini hanya berlaku dalam komunitas bisnis dimana karyawan diharapkan untuk mencapai tujuan 8
tertentu atau standar produksi akan sering mengubah perilaku mereka – kebanyakan perilakunya memburuk- dalam rangka untuk memenuhi harapan manajerial. Pada awal 1990-an, Sears mendapati dirinya berada dalam headlines berita untuk alasan yang salah. Keluhan dan tuntutan hukum berasal dari pelanggan yang menuduh perusahaan bengkel raksasa menjual terlalu mahal barangnya dan membuat perbaikan yang tidak perlu. Masalah perilaku disfungsional karyawan ini muncul cukup cepat dan keputusan mengenai ganti rugi kepada perusahaan dan harapan karyawan dapat ditelusuri. Penyebab utama dibalik pergeseran sikap dan perilaku karyawan adalah usaha manajerial untuk mengubah cara kerja karyawan , hal ini harus dievaluasi dan dikompensasi. Alat penilaian kinerja direvisi dan diputuskan bahwa pemberian upah per jam tanpa tambahan akan digantikan dengan basis upah ditambah komisi. Karyawan segera sadar bahwa tingkat penjualan tertentu harus dibuat untuk menghasilkan tingkat pendapatan yang sama seperti sebelumnya. Sayangnya, karyawan yang tidak jujur atau tidak puas juga melihat perubahan ini sebagai cara untuk meningkatkan kinerja dan bayaran mereka secara signifikan. Dengan kesempatan untuk mendapatkan lebih banyak uang dan berdiri lebih tinggi di mata manajemen berdasarkan revisi penilaian kinerja karyawan, banyak mekanik Sears yang berlaku curang dan melakukan kegiatan illegal yang potensial. Diawali dari masalah kecil dan mulai berkembang menjadi masalah yang besar. Keluhan pelanggan mengalir hingga ke kantor pusat perusahaan dan Departemen Urusan Konsumen California. Penyelidikan tertutup dilakukan selama setengah tahun dengan hasil yang mengejutkan : Di hampir 90% kunjungan, mekanik menyarankan pelayanan dan perbaikan yang tidak diperlukan. Ketika dikonfrontasi, mekanik Sears dengan cepat menyalahkan kebijakan manajerial yang baru. Mereka menyampaikan batasan diri dan rasa tertekan yang mereka alami untuk memenuhi sebagian target, memperbaiki target atau menghadapi dampak kebijakan termasuk pemotongan jam kerja atau teguran dari departemen lain. Oleh karena itu, banyak mekanik yang ketakutan sendiri sehingga mereka berusaha untuk memenuhi atau melampaui harapan yang diperlukan oleh standar kinerja karyawan yang baru direvisi. Setelah adanya tuntutan hukum, pimpinan Sears Edward Brennan mengumumkan sebuah pergeseran kembali dengan sesegera mungkin ke basis pembayaran tanpa komisi, menghapus target penjualan, dan mengembangkan standar kinerja karyawan berbasis kepuasan pelanggan. Lebih penting lagi, dia mengakui penilaian buruk yang diperoleh Sears dan pelaksanaan program berbasis insentif. Sistem sederhana untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan menyebabkan perilaku tak terduga dan biaya tak terduga daripada 9
menghasilkan lebih banyak pendapatan seperti yang direncanakan. Tujuan yang tidak realistis dan taktik manajerial yang dipertanyakan untuk melaksanakan tujuan-tujuan tersebut dengan cepat menyebabkan perilaku disfungsional. Hal ini sangat penting bagi manajemen untuk memperhatikan hal-hal diluar laporan tertulis dan mengevaluasi karyawan dan berfokus pada kecurangan potensial yang mungkin terjadi karena pengambilan keputusan tertentu. Perilaku disfungsional karyawan dapat terjadi setiap saat jika lingkungan pekerjaan berubah dengan cara yang dianggap bertentangan. Pertimbangan cermat dan rencana cadangan harus selalu ada. Pelatihan karyawan untuk memperbaiki mobil bukanlah hal yang sulit, tapi meyakinkan karyawan bersalah untuk memperbaiki reputasi perusahaan yang rusak dan pelaksanaan program berbasis insentif jauh lebih sulit. Laporan manajerial dapat mengarah pada perilaku yang tidak sesuai dengan rencana (tidak diinginkan) karena manusia pada umumya mementingkan diri sendiri (self interest), manusia memiliki daya pikir terbatas mengenai persepsi masa mendatang (bounded rationality), dan manusia selalu menghindari risiko (risk averse). Berdasarkan asumsi sifat dasar manusia tersebut manajer sebagai manusia akan bertindak opportunistic, yaitu mengutamakan kepentingan pribadinya. 6. Shauna Washington memulai usahanya dengan menjual perlengkapan seni dan kursus yang berhubungan dengan hal tersebut kepada keluarga yang menyekolahkan anaknya secara privat di rumah. Usaha ini berkembang dengan cepat. Penjualannya meningkat tiga kali lipat dalam periode lima tahun. Pada titik ini, dia menjual usaha tersebut karena telah tumbuh terlalu besar untuk dikelola dari rumah Shauna. Di bawah kepemilikan baru, penjualan meningkat dua kali lipat lagi selama dua tahun. Akan tetapi, laba tidak meningkat seperti halnya dengan penjualan. Sebagai tambahan, perusahaan tersebut meminjam uang dalam jumlah besar untuk membuka sebuah gudang. Biaya persediaan dan operasional perusahaan di gudang tersebut, lebih tinggi dari yang diperkirakan. Pembayaran bulanan atas pinjaman juga terbukti memberatkan perusahaan. Akhir-akhir ini, jumlah rekening yang telah melewati tanggal jatuh tempo juga meningkat secara dramatis. Masalah-masalah tersebut telah menimbulkan masalah arus kas yang sangat berat. Apabila situasi arus kas perusahaan tidak membaik dengan cepat, perusahaan tersebut mungkin harus mengumumkan kebangkrutannya, walaupun penjualan terus meningkat. Diminta : Deskripsikan beberapa informasi yang dapat disediakan oleh SIA yang didesain dengan baik untuk perusahaan ini, dan jika SIA tersebut disediakan tepat waktu, akan dapat menghindari beberapa masalah diatas. Jawab : Beberapa informasi yang dapat disediakan oleh SIA yang didesain dengan baik untuk perusahaan ini, dan jika SIA tersebut disediakan tepat waktu, akan dapat menghindari beberapa masalah diatas adalah 10
laporan penganggaran kas, laporan arus kas, laporan penjualan dan laporan laba rugi. Dalam perusahaan ini, diterapkan sistem pengendalian umpan balik dalam perencanaan kas. Sehingga saldo kas menjadi sangat kecil, bahkan defisit yang pada akhirnya mempengaruhi likuiditas perusahaan dan mengganggu aktifitas perusahaan. System pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran system dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Manajemen perusahaan ini seharusnya menggunakan sistem pengendalian umpan maju untuk mengendalikan perusahan tersebut. Sistem ini merupakan suatu pengendalian proses yang berusaha selalu dilakukan pengamatan selama proses berlangsung dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Apabila pada perencanaan kas diterapkan sistem pengendalian umpan maju dengan cara meramalkan arus saldo kas dimasa mendatang perusahaan melalui penyusunan sistem anggaran kas. Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan arus kas yang terjadi melalui akuntansi dan dibandingkan dengan batasan saldo kas yang diperbolehkan dalam anggaran kas yang ada. Apabila saldo kas yang terjadi berada diluar saldo kas yang telah dianggarkan, maka secepatnya dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas sebelum terlanjur fatal. Sebagai pengaturnya adalah manajer keuangan yang akan melakukan tindakan penyesuaian terhadap saldo kas. Misalnya pembuatan gudang akan ditunda, atau peminjaman uang hanya dalam jumlah kecil saja. 7. Klasifikasikan setiap item berikut sebagai item yang termasuk dalam siklus pendapatan, pengeluaran, sumber daya manusia/ penggajian, produksi, atau pembiayaan. a. Pembeliaan bahan-bahan mentah Jawab : siklus pengeluaran b. Pelunasan hipotek suatu pabrik Jawab : siklus pembiayaan c. Mempekerjakan seorang asisten pengendali baru Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian d. Menetapkan batas kredit untuk konsumen Perusahaan XYZ sebesar $10.000 Jawab : siklus pendapatan e. Pembayaran untuk bahan-bahan mentah Jawab : siklus pengeluaran f. Pencairan cek gaji untuk pekerja pabrik Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian g. Pencatatan barang-barang yang diterima dari penjual Jawab : siklus pengeluaran 11
h. Memperbarui penyisihan piutang tidak tertagih Jawab : siklus pengeluaran i. Memutuskan berapa banyak unit yang akan dibuat bulan depan Jawab : siklus produksi j. Melengkapi pemilihan tiket untuk barang-barang yang dipesan oleh konsumen Jawab : siklus pendapatan k. Mencatat kartu waktu kerja (timecards) pekerja pabrik Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian l. Menjual tiket konser Jawab : siklus pendapatan m. Penarikan pada batas kredit Jawab : siklus pendapatan n. Mengirim pegawai baru pada pelatihan etika bisnis Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian o. Membayar tagihan perlengkapan Jawab : siklus pengeluaran p. Membayar pajak property untuk bangunan kantor Jawab : siklus pengeluaran q. Membayar pajak gaji federal Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian r. Menjual pemutar DVD Jawab : siklus pendapatan s. Mengumpulkan pembayaran pada akun konsumen Jawab : siklus pendapatan t. Mendapatkan pinjaman dari bank Jawab : silus pembiayaan u. Membayar komisi penjualan Jawab : siklus sumber daya manusia/ penggajian v. Mengirim pesanan pada penjual Jawab : siklus pendapatan w. Meletakkan barang-barang yang telah dibeli di gudang Jawab : siklus pendapatan 8. Identifikasikan apakah transaksi-transaksi berikut ini termasuk dalam file induk atau file transaksi. a. Memperbarui perubahan alamat konsumen Jawab : file induk b. Memperbarui informasi harga unit Jawab : file induk c. Mencatat penjualan harian Jawab : file transaksi d. Mencatat cek gaji Jawab : file transaksi 12
e. Mengubah tarif gaji pegawai Jawab : file induk f. Mencatat jenis produksi yang berjalan Jawab : file induk g. Mencatat komisi penjualan Jawab : file transaksi h. Mengubah penempatan pegawai kantor Jawab : file induk i. Memperbarui saldo utang Jawab : file induk j. Memperbarui saldo piutang Jawab : file induk k. Mengubah syarat diskon pembayaran penjual Jawab : file induk l. Mencatat pembelian Jawab : file transaksi 9. Anda telah dipekerjakan untuk membantu Ashton Fleming dalam merancang sistem akuntansi untuk S&S. Ashton telah mengembangkan daftar jurnal, buku besar, laporan, dan dokumen yang dia pikir dibuthkan S&S (lihat tabel 2-6). Dia memintamu untuk melengkapi tugas berikut ini : 9.1.Menentukan data apa yang anda pikir harus dikumpulkan pada setiap dokumen berikut ini : a. Faktur penjualan Jawab : Data yang harus ada dalam faktur penjualan adalah Nama dan alamat perusahaan S&S Nama dan alamat konsumen Alamat penyerahan barang Nomor dan tanggal faktur penjualan Nomor dan tanggal pesanan pembelian Syarat penyerahan dan pembayaran barang Nama, merk, tipe dan jumlah barang yang dijual Harga satuan dan jumlah harga barang yang dijual Nama dan tanda tangan penanggung jawab penjualan b. Pesanan pembelian Jawab : Data yang harus ada dalam pesanan pembelian adalah Nama dan alamat perusahaan S&S Nama dan alamat supplier Nomor dan tanggal pesanan pembelian Syarat penyerahan dan pembayaran barang Status kondisi pembelian barang (biasa/segera/mendesak) Nama, merk, tipe dan jumlah pesanan barang Nama dan tanda tangan penanggung jawab pembelian 13
c. Laporan penerimaan Jawab : Data yang harus ada dalam laporan penerimaan adalah Nama dan alamat perusahaan S&S Nama dan alamat supplier Tanggal dan nomor laporan penerimaan barang Tanggal dan nomor pesanan pembelian Nama, merk, tipe dan jumlah barang yang diterima Penjelasan tentang kondisi barang saat diterima Nama dan tanda tangan pengirim Nama dan tanda tangan penerima barang d. Kartu waktu kerja pegawai Jawab : Data yang harus ada dalam kartu waktu kerja pegawai adalah Nama dan alamat perusahaan S&S Tanggal mulai dan berakhir kartu Nama dan nomor induk pegawai Nomor jaminan sosial pegawai Departemen tempat pegawai bekerja Shift kerja pegawai Tanggal dan waktu kerja pegawai Keterangan ketidakhadiran pegawai Tanda tangan pegawai dan pengawas 9.2.Rancanglah sebuah laporan untuk mengatur persediaan Jawab : Dalam suatu laporan persediaan, data yang dibutuhkan adalah Nama perusahaan S&S Periode laporan Kode barang Nama barang Saldo awal, masuk, keluar, dan saldo akhir persediaan Kuantitas dan harga persediaan Nama dan tanda tangan penanggung jawab pembuat laporan Perusahaan S&S Laporan Persediaan Untuk periode yang berakhir 31 Desember, 2011 Saldo awal Barang masuk Barang keluar Saldo akhir Kode Nama Barang Barang Kuantitas Harga Kuantitas Harga Kuantitas Harga Kuantitas Harga TOTAL Penanggung Jawab
(Kepala Gudang)
14
9.3.Rancanglah sebuah laporan untuk membantu dalam pengaturan penjualan kredit dan pengumpulan kas. Jawab : Dalam laporan penjualan kredit, data yang dibutuhkan adalah : Nama perusahaan S&S Tanggal penjualan Nama dan nomor akun pelanggan Nomor faktur penjualan Rincian barang yang dijual Kuantitas barang yang dibeli Harga satuan barang yang dijual Pajak Jumlah harga yang harus dibayar Nama dan tanda tangan penanggung jawab pembuat laporan Perusahaan S&S Laporan Penjualan Kredit
Tanggal
Nomor akun pelanggan
Nama Pelanggan
Nomor Faktur Penjualan
Rincian Barang yang Dijual
Kuantitas
Harga Satuan
Jumlah
TOTAL Penanggung Jawab
(Manajer Penjualan)
Dalam laporan pengumpulan kas, data yang dibutuhkan adalah : Nama dan alamat perusahaan S&S Nomor tagihan dan tanggal penagihan Nama dan alamat pelanggan Nomor faktur penjualan Rincian barang yang dibeli Nama, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga barang yang dijual Diskon (jika ada) Nama dan tanda tangan penanggung jawab pembuat laporan
15
Perusahaan S&S 121 Smith Ave,MONTROSE,NY,USA 35083-6872, Phone : +1-256-796-4675 Pelanggan Nama : My Company Alamat : 3rd Degree Burns,Melbourne Beach Kota : New York Telepon : +1-248-645-9388 Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Nomor Tagihan : Tanggal Penagihan :
Harga Satuan
Jumlah
Sub Total Discount Total
Perusahaan S&S
(Manajer Penjualan)
9.4.Kunjungilah sebuah toko perlengkapan kantor lokal dan identifikasikan tipe jurnal, buku besar dan formulir kosong untuk berbagai macam dokumen (faktur penjualan, pesanan pembelian, dll) apa yang tersedia. Gambarkan betapa mudahnya mereka dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan S&S. Jawab : Untuk memenuhi kebutuhan S&S, dokumen-dokumen yang ada di toko perlengkapan kantor sudah mencukupi. Selain karena adanya persamaan jenis kegiatan bisnis (perusahaan retail), dokumendokumen itu juga dapat memenuhi kebutuhan S&S karena dokumen itu telah mencakup berbagai data yang diperlukan oleh perusahaan S&S. Hanya perlu sedikit penyesuaian, dokumen-dokumen itu dapat memenuhi kebutuhan S&S untuk memperoleh data. 10. Dalam situs web berikut ini anda akan menemukan beberapa demonstrasi online untuk sistem SAP dan Oracle ERP. Kunjungilah situs web ini dan eksplorasi konten mereka dengan melakukan hal-hal berikut ini : a. Situs web SAP adalah www.sap.com/solutions. Saksikan video dan eksplorasi salah satu aplikasi perusahaan lain yang menarik. Klik mySAP ERP dan saksikan satu atau lebih video peraga dan bacalah beberapa artikel, seperti kesuksesan
16
konsumen. Klik mySAP ERP Financials dan saksikan satu atau lebih peragaan dan bacalah beberapa artikel. b. Situs web Oracle adalah www.oracle.com/solutions/mid/demo.html. ekspolrasilah situs web ini seperti ketika anda mengeksplorasi situs SAP. Diminta : Setelah melihat situs web dan berdasarkan apa yang telah anda baca pada bab ini, jelaskan bagaimana ERP dapat menghubungkan dan mengintegrasikan siklus pendapatan, pengeluaran, sumber daya manusia/ penggajian, dan pembiayaan suatu bisnis. Jawab : ERP dirancang untuk mengintegrasikan seluruh siklus operasi perusahaan seperti siklus pendapatan, pengeluaran, sumber daya manusia/ penggajian, dan pembiayaan. ERP menghubungkan dan mengintegrasikan siklus-siklus tersebut menjadi satu sehingga dapat dilakukan pengendalian menyeluruh terhadap proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, ketika penjualan memasuki tahap pesanan pelanggan, efek dari transaksi secara otomatis mengalir mempengaruhi semua bagian perusahaan. Persediaan diperbarui, jadwal produksi disesuaikan, pesanan pembelian dimulai untuk memperoleh bahan mentah dan perlengkapan yang dibutuhkan. Lebih jauh lagi, data penting non-keuangan, seperti waktu terjadinya kegiatan, dikumpulkan dan disimpan pada sistem yang sama. Fitur utama sistem ERP adalah integrasi data keuangan dengan data operasi non-keuangan. 11. Identifikasikan setiap alur cerita berikut ini, metode pemrosesan data yang manakah (batch atau online, real-time) yang merupakan metode paling tepat untuk diterapkan. a. Membuat reservasi maskapai penerbangan Jawab : proses online, real-time b. Mendaftar pada suatu universitas Jawab : proses online, real-time c. Menyiapkan pembayaran gaji dua mingguan Jawab : proses batch d. Memproses pesanan melalui situs web e-commerce Jawab : proses online, real-time e. Menyiapkan deposito bank Jawab : proses online, real-time f. Menyiapkan tagihan konsumen untuk suatu perlengkapan lokal Jawab : proses batch g. Mengakumulasikan biaya produksi satu bagian kendaraan Jawab : proses batch h. Mengidentifikasi penggantian ukuran bor untuk bor yang rusak selama produksi berlangsung Jawab : proses batch
17
