UNIVERSIDAD LIBRE – BOSQUE POPULAR FACULTAD DE INGENIERÍA
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
NATALIA ANDREA VERGARA ROMERO – 062121021
BOGOTÁ MAYO DE 2014
¿Qué importancia tiene llevar a cabo el proceso administrativo en una organización? En el entorno competitivo y cambiante que rodea a las organizaciones del presente y del futuro, es necesario emplear constantemente la toma de decisiones de una manera óptima y coherente, ya que es de este modo que se puede llegar al cumplimiento de los objetivos organizacionales contribuyendo así al buen funcionamiento y estabilidad en términos del desarrollo de la empresa, los objetivos, el entorno y la forma de lograrlo. Para llevar a cabo lo anterior, entra el concepto de proceso administrativo, propuesto inicialmente por Henry Fayol, donde se plantea una serie de fases sucesivas interrelacionadas de forma integral y por las cuales la administración llega a su máximo rendimiento a través de la planeación, organización, dirección y control. La planeación como primera etapa del proceso administrativo juega un papel fundamental en los pasos siguientes dado que es quien da a conocer, qué es lo que se quiere hacer y qué se va a hacer y pretende establecer el objetivo que la empresa desea alcanzar. Cabe decir que esta primera etapa forma parte de la fase mecánica en la cual se engloba la teoría. Primeramente la planeación se conoce como la “determinación de objetivos y la elección de los cursos alternativos de acción para lograrlo con base a la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”. Como se mencionó anteriormente, la planeación siendo la etapa que encabeza al proceso administrativo plantea la pregunta del qué se va a hacer con el objeto de conocer hacia dónde se van a dirigir los esfuerzos y como se llegará a cumplir el objetivo que se predeterminó. Para llevar a cabo correctamente el proceso de planeación Fayol incluye cinco pasos principales: El primero de ellos es la definición de los objetivos organizaciones seguido por determinar en dónde se está en relación a los objetivos; desarrollar premisas considerando condiciones futuras; identificar y escoger entre los cursos alternativos de acción y por último la puesta en marcha de los planes y la evaluación de resultados, lo que cierra nuevamente el proceso para volverlo un círculo virtuoso en donde cada vez que se ejecute exista una mejora continua. Por otro lado la planeación cuenta con algunos principios que la rigen: En primer lugar está el principio de factibilidad, en donde todo lo que se planea debe ser realizable; el segundo principio es el de objetividad y cuantificación, cuando se planea es necesario basarse en planes reales, razonamientos precisos y exactos teniendo en cuenta que la planeación será más confiable en cuanto pueda ser medida en tiempo, cantidades, dinero y especificaciones; la flexibilidad que debe poder adaptarse a la situación considerando situaciones imprevistas; la unidad en donde todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de propósitos y
objetivos y el quinto , el cambio de estrategias, cuando un plan se extiende en relación del tiempo se deberá ejecutar completamente. La planeación también puede medirse de acuerdo al factor tiempo y puede ser realizado de acuerdo a tres plazos. El primero es a corto plazo con una duración menor o igual a un año, el plazo mediano el cual se mide de uno a cinco años y el último es el largo plazo de cinco años en adelante. Además de lo mencionado anteriormente es importante resaltar la utilización de los planes dado que son el resultado del proceso de planeación. La planeación es necesaria para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social ya que prevé contingentes y cambios que pueden deparar en el futuro y se establecen las medidas necesarias para enfrentarlas, además esta planeación permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos que se realicen. La importancia del proceso de planeación en una organización radica en que es precisamente esta etapa la que encabeza el proceso administrativo y la que determina el futuro de la empresa dado que es aquí donde se plantean los objetivos iniciales y se encaminan todos los esfuerzos para poder plasmar adecuadamente el qué se quiere y darle así el seguimiento pertinente. La organización como siguiente etapa al igual que la etapa de planeación forma parte de la fase mecánica de dicho proceso. La Organización se define como “el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones el grupo social”. La organización al ser la segunda etapa del proceso administrativo se plantea la pregunta, cómo se va a hacer con el objeto de conocer con qué recursos financieros, materiales técnicos y capital humano se cuenta para hacer las cosas. El proceso de organización está dividido en dos etapas: la primera es la división del trabajo y la segunda la coordinación. La división del trabajo, consiste en la delimitación de las actividades con el fin de realizar el trabajo con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo esfuerzo. Ésta división considera a su vez la descripción de procesos, la jerarquización (disposición de las funciones de la organización por orden de mando o importancia), la departamentalización (división y agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas) y la descripción de actividades. Como segunda etapa se tiene la coordinación, que es el proceso de sincronizar los esfuerzos para llevar a cabo de manera eficiente una función, tarea o actividad. Por otro lado la organización cuenta con principios que la rigen: El primero de ellos es el objetivo (todas las actividades deben relacionarse con los objetivos empresariales), la
especialización (cuanto más haya mayor será la destreza), jerarquía (se deben establecer centros de autoridad), paridad autoridad- responsabilidad (cada nivel debe corresponderle el grado de autoridad necesario), unidad de mando (empleados solo deben tener un superior), difusión (obligaciones de cada puesto deben estar por escrito), amplitud o tramo de control (grupos pequeños de colaboradores para reportar a un superior ) , de la coordinación ( unidades de la organización deben trabajar armónicamente) y el ultimo, la continuidad (estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse). La importancia de la organización en el proceso administrativo es vital en la medida en que evita la lentitud e ineficiencia de las actividades reduciendo costos e incrementando la productividad. Cabe decir también, que la organización es el medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos para una empresa, y además establece un orden en la realización de las actividades en cuanto al cómo realizarlas y en cuánto a qué recursos son necesarios y con cuáles se cuenta para llevar a cabo lo establecido en la planeación, y posteriormente poder ejecutarlo en la segunda parte del proceso administrativo. La dirección como tercera etapa, forma parte de la fase dinámica o práctica del proceso administrativo. La dirección se define como “la ejecución de los planes a través de la estructura organizacional mediante los esfuerzos del grupo social a través de la comunicación, la supervisión, y la motivación”. Al ser la tercera etapa del proceso administrativo, se planeta la pregunta cómo se está haciendo con el objeto de conocer cómo se van a ejecutar los planes. La dirección al igual que la planeación y la organización, cuenta con su propio proceso el cual se encuentra formado por la siguientes etapas: La toma de decisiones (proceso donde se elige el curso de acción entre varias alternativas), integración (homogeneizar las actividades considerando la capacitación de las personas y las herramientas der trabajo) , comunicación (proceso de intercambio de información empelando un canal), la motivación (actividades que impulsan al individuo a una acción) y supervisión (proceso de verificación de las actividades). Dichas etapas cierran el proceso que también se convierte en un círculo vicioso en donde cada vez que se realiza debe ser mejorado. Por otro lado, la dirección se rige por los principios de: Armonía del objetivo, en donde los objetivos de los departamentos deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general; la impersonalidad del mando (la autoridad surge como una necesidad para la organización para obtener cierto resultado); la supervisión directa (apoyo prestado de un superior a los colaboradores); la vía jerárquica (postula el respeto a los canales de comunicación y líneas de autoridad); la resolución del conflicto (se deben resolver los problemas en cuanto aparezcan) y por último el aprovechamiento del
conflicto (se pueden establecer opciones para aprovecharlos y que no se salgan de control). La dirección es importante ya que pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y también durante la organización. Su calidad refleja el logro de los objetivos y a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione, es decir, la dirección es la forma de guiar los esfuerzos de la empresa para poder llegar a los resultados esperados y esto se utiliza constantemente en un proceso administrativo, dada la necesidad de contar con esa guía que permita que los esfuerzos puedan reflejarse en los resultados. El control como última etapa del proceso administrativo. Al igual que la dirección forma parte de la fase dinámica. El control “es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.” El control, siendo la última etapa del proceso administrativo se plantea la pegunta cómo se hizo, con el objetivo de evaluar si las actividades se ejecutaron como se habían planeado en un principio y de no ser así, aplicar las medidas correctivas pertinentes. El control cuenta con su propio proceso el cual está formado por cuatro etapas: el establecimiento de estándares que es una unidad de medida que sirve como guía con base en la cual se efectúa el control; la medición de resultados que consiste en cuantificar la ejecución y los resultados de acuerdos a los estándares predeterminados; la corrección que son las acciones para modificar las situación que no llevaron a buen término y la última es la retroalimentación que es la parte que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso. Esta retroalimentación cierra el ciclo de todo el proceso de control. Por otro lado el control cuenta también con principios que lo rigen: El primer principio es el de equilibrio (cada grupo debe proporcionar el grado de control correspondiente); los objetivos (el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos); la oportunidad el control (debe aplicarse antes de q se efectué el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación); las desviaciones (se deben analizar todas las desviaciones al plan para conocer las causas que la originaron); la costeabilidad (el costo de todo sistema de control debe estar justificado en tiempo y dinero); la excepción (el control debe cuantificarse a la actividad que sea representativa o muy especial) y por último la función controlada (la persona que realiza el control debe ser imparcial). El control, al igual que las otras etapas del proceso administrativo es una etapa de suma importancia debido a que establece las medidas correctivas de las actividades para tener planes exitosos. Además reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y retroalimentar para que no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro. Se puede establecer que el control, por ser la etapa que cierra al proceso administrativo, es
el proceso que evalúa íntegramente con el objeto de poder determinar si hubo éxito o fracaso en el plan; y de qué manera corregir aquellas situaciones que salieron de los parámetros establecidos para poder aplicar una mejora continua. En conclusión las etapas del proceso administrativo; planeación, organización, dirección y control son fundamentales para la consecución de los objetivos de cualquier organización ya que son éstas fases las que brindan a la organización su máximo rendimiento y permiten reducir esfuerzos y costos, maximizar recursos, y eliminar el tiempo innecesario. Además, es importante resaltar que el éxito de una organización dependerá precisamente de que tan bien elaborada sea la planeación, así como los programas mediante los cuales se llevarán a cabo las actividades y por último que la revisión y evaluación de dichos programas sea capaz de poder integrar todos los recursos con los que se cuenta para poder llevar a cabo el proyecto que se planteó inicialmente y por ende se logre el cumplimiento de las metas.
