JUSTIFICACION El presente documento tiene como fin reflejar las debilidades en las gestiones realizadas en el Hotel Cima Rosa Hotels&Resort y determinar hasta qué punto mejoraría dicha debilidades la implementación de un Sistema Informático que permita la automatización de las actividades llevadas a cabo por el departamento. Para el desarrollo del presente documento se llevaron a cabo entrevistas al gerente o encargado de la empresa, además que realizaron varias visitas al Hotel Cima Rosa con el fin de observar al personal en el desempeño de sus actividades por lo que se concluyó que no existe ningún sistema informático que lleve el control de la información de los empleados, los clientes y los servicios que presta. También tiene como objetivo determinar hasta qué punto es viable la implementación de un sistema informático dentro de esta cadena hotelera.
1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD El motivo por el que se realizó el estudio fue para ofrecer a los clientes productos y servicios innovadores, de calidad, con un valor agregado y que pueda cumplir con todas sus expectativas y necesidades, además de poder encontrar un lugar donde el cliente se sienta a gusto, tras haber compartido un momento agradable de entretenimiento, distracción, y sobre todo la eficiencia del software para el manejo de todas las acciones que se realizan frecuentemente. PARTE I: 1.1.
Objetivo del Sistema:
Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que mejore el control de las principales operaciones hoteleras. Objetivos Específicos: Analizar el funcionamiento de las operaciones actuales que nos permitan identificar los problemas y oportunidades que servirán como base para el Diseño del Sistema. Diseñar un nuevo sistema
que cumpla con los
requerimientos y
necesidades que se encuentra en la administración de la cadena hotelera para el control de las principales operaciones.
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE LOS PROCESOS HOTELEROS, CASO PRACTICO HOTEL CIMA ROSA HOTELS&RESORT La determinación de requerimientos es la razón principal en la etapa del análisis, para ello se debe estudiar el sistema actual en cuanto al personal que lo manipula o realiza las actividades y los procesos que se llevan a cabo dentro del hotel para determinar necesidades y oportunidades que servirán de base para el desarrollo del nuevo sistema. Es imperativo para el desarrollo de un buen sistema comprender la situación actual del hotel, para ello primero se observaron todas las actividades relacionadas al control que se realizan en un hotel, luego de la observación se tomaron en cuenta situaciones con más enfoque administrativo. 1.2.
INVESTIGACION PRELIMINAR
Hay varias maneras que pueden dar origen a un proyecto de investigación pero en el presente proyecto fue un problema propuesto por la Facultad de Ingeniería en Sistemas de Información de departamento de Huehuetenango, Guatemala, que en su función social tomó como algo importante realizar un sistema que ayudara al creciente sector de hotelería en el país. Es así como la universidad propone el proyecto el cual es aceptado por el grupo de investigación que después de varias peticiones encuentra una respuesta positiva en el Hotel Cima Rosa Hotels&Resort convirtiéndose en el lugar para realizar dicho proyecto, después de llevar a cabo el estudio de factibilidad en dicho hotel y recibir el respaldo de tener acceso a la información necesaria para llevar a cabo el proyecto y cumplir con los objetivos establecidos.
PARTE II: DETERMINACION DE RECURSOS 1.3.
Factibilidad Técnica
Desde el punto de vista técnico, para la realización del proyecto son necesarios algunos recursos tecnológicos que no corresponden precisamente a un proceso de desarrollo, pues el mercado (tanto nacional como internacional) los ofrece a costos razonables y de buena calidad. Lo más importante en este aspecto es poder valorar los puntos fuertes y débiles de las demás instalaciones que realizan la misma actividad. Él poder determinar estos puntos conlleva a que se puedan tomar a tiempo un conjunto de acciones o estrategias para alcanzar los objetivos propuestos. Aún es temprano hablar sobre una solución y por ende de los requerimientos de hardware y software que ésta implica, pero si bien no se sabe aún el número específico de cada componente a utilizar, se hará a continuación una estimación de los requerimientos mínimos. 1.1.1. Hardware e Instalaciones
Servidor, capaz de responder de manera rápida y eficiente a muchos usuarios a la vez.
UPS, que apoye a la prestación de un servicio confiable y al manejo de un sistema poderoso.
Scanner para la captura de documentos que se encuentran actualmente en papel.
Computadores personales para el manejo de información hacia el sistema.
Impresora para la generación de reportes.
Hardware
en general, tales como adaptadores, cableado, y otros a
determinar durante el diseño de la solución.
1.1.2. Software
Sistema Operativo de Red, con soporte mínimo para:
TCP/IP, IPX, herramienta de Indexación, extensiones para Acceso a Bases de Datos, manejo y administración remota, protocolos de seguridad.
Sistema operativo para equipos destinados a la operación de datos.
Sistema de administración y gestión de bases de datos, para el manejo de la información requerida.
Software de apoyo para la captura y manejo de documentos en papel.
Software de red (protocolos, aplicaciones) para la conexión de computadores personales al servidor.
Software de seguridad para redes.
Software de manejo de Archivo Técnico.
1.1.3. Recursos Humanos o Ingeniero Civil informático, encargado la admiración de la red de datos, supervisión de desarrollo y puesta en marcha del sistema. o Técnico Eléctrico, para la auditoria y mantenimiento de la red eléctrica. o Técnico informático, encargado del mantenimiento y soporte de la red de los equipos. o Personal capacitado para la digitalización de documentos
1.1.4. Mobiliario, Materiales y Ambientación de Oficina o Escritorios. o Estantes. o Sillas. o Suministro eléctrico continuo y protecciones eléctricas o Otros por determinar más adelante
1.1.5. Servicio externo o Conectividad red interna o Sistema Telefónico
o Otros por determinar Con respecto a los requerimientos de hardware, existe en el mercado la totalidad de los equipos y componentes requeridos para la implementación de una solución con característica cliente/servidor. .En cuanto a requerimientos de software, existen a lo menos dos posibilidades, por un lado, se pueden desarrollar un sistema que se adapte a las necesidades propias de la empresa; y por otro, existen en el mercado productos especializados en el manejo de archivo técnico, tanto en forma global, como en módulos. En lo que refiere al factor humano y de requerimientos ofimáticos, es completamente factible el desarrollo de este proyecto. En consecuencia, dado que satisfacen los requerimientos mínimos mencionados en el estudio técnico, es absolutamente posible, técnicamente hablando, la realización de este sistema informático de software para el Cima Rosa Hotels & Resot. 1.4.
Factibilidad Económica
Dado que se planteó las posibles alternativas en el estudio de Factibilidad Técnica,
igualmente
se
establecen
las
alternativas
Económicas,
correspondiente a cada una de las anteriores. Se considerará un perfil de costos durante el periodo de implementación y puesta en marcha del proyecto.
1.4.1. C o Producto sServidor
Valor x Unidad
Total
11000
1
11000
2,000
1
2000
1200
1
1200
800
1
800
500
1
500
2000
-
2000
20
2
40
tUPS o PC s Impresora Scanner H Cableado a Tarjetas de Red r
Cantidad
TOTAL
17540
d ware
1.4.2. Costo Software Valor x Producto
Unidad
Sistema Operativo de Red
Cantidad
Total
1200
1
1200
5000
1
5000
200
1
200
400 MONTO
1
400
15000 ANUAL
1
1500
1
5000 13300
Sistema de Administrativo y gestión de BD Sistema Operativo PC operación de datos SW, captura y tratamiento deMONTO imágenes No. PERSONAL SW manejo archivo técnico MENSUAL(Q) Software de Seguridad 1 Programador
80005000
TOTAL 1 Ingeniero informático
5000
60000
5000
60000
8000
96000
1
Técnico Civil Informático
1 Asistentes técnicos
1
1
Administrador de Web Administrador de redes
2 Técnico Eléctrico
8000
96000
8000
96000
----
,,, Personal ,,, Capacitación TOTAL
3000 2500
30000
500
500
45000
441500
1.4.3. RECURSO HUMANO
RECURSOS
CANTIDAD
Papelería
1 RESMA
Luz eléctrica
….
TOTAL (Q) 45 200
Impresiones
……
300
Teléfono 150 1.4.4.TABLA R DE Insumos de Oficina 600 E RESUMEN DE LOS Costo inversión Costo C GASTOS
Inicial
150 600 Costo
Mensual
Total
U HARDWARE
17540 ……..
17540
R SOFTWARE
13300 ….
13300
S RECURSO HUMANO
441500
O
DE OFICINA
1.4.5. TABLA DE RESUMEN TOTAL DE GASTOS
45000
441500
472340 ….
COSTO TOTAL
1.5.
472340
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Permite al HOTEL Cima Rosa Hotels&Resort conocer la posibilidad de conseguir poner en marcha la instalación del software, aprovechando los beneficios que ofrece. Por otra parte, el correcto funcionamiento y uso del software, estará supeditado a la capacidad de los miembros encargados del departamento.
Razón por la cual se debe garantizar el pleno
entendimiento y manejo del equipo en cuestión.
La necedad y deseo de un cambio en el Sistema actual, expresada por los usuarios y el personal involucrado con el mismo, llevó a la aceptación de un nuevo sistema, que de una manera más sencilla y amigable, cubra todos sus requerimientos, expectativas y proporciona la información en forma
oportuna
y
confiable.
Basándose
en
las
entrevistas
y
conversaciones sostenidas con el personal involucrado se demostró que estos no representan ninguna oposición al cambio, por lo que el sistema es factible operacionalmente. En el proceso desarrollado se detallaron los aspectos de actualización de conocimientos e implementación de nuevas forma en el procesamiento de transacciones que representan el manejo del nuevo sistema en el Hotel Cima Rosa Hotels&Resot.
1.5.1. Técnicas de recolección de Datos
Esta evolución se llevó a cabo realizando una recolección de datos basándonos en unas encuestas y en breves entrevista sostenida con el personal involucrado, se demostró que estos no presenta ninguna oposición al cambio por lo que el sistema se muestre factible operacionalmente.
1.5.2. ENCUESTA Encuesta para la recolección de datos sobre el sistema actual para el nuevo sistema que se llevará a cabo para la eficiencia de llevar un buen control en la empresa.
1. PREGUNTAS PARA LA ENCUESTA 1.1.
Según su criterio, ¿Cómo evaluaría usted el proceso de consulta del sistema actual? o Excelente o Bueno o Regular o Deficiente o Malo
1.2.
El sistema actual, ¿Le genera una respuesta rápida y eficiente? o Si o No
1.3.
¿Con qué frecuencia realiza consultas en el sistema Actual? o Diariamente o Semanalmente o Quincenalmente o Mensualmente
1.4.
¿Qué tiempo emplea para realizar el registro del personal de la organización?
o De 10 a 15 minutos o De 15 a 20 minutos o Más de 20 minutos 1.5.
Estaría de acuerdo en automatizar el sistema para gestión del personal, servicios y prestaciones del Hotel o Si o No
1.6.
¿Cuáles aspectos considera usted son necesarios para mantener un buen proceso de Gestión del personal, los servicios que presta el hotel. o Facilidad de interacción con las unidades involucradas en el proceso. o Monitoreo de los cambios realizados en tiempo real. o Todas las anteriores o Ninguna de las anteriores
1.7.
¿Cuáles recomendaciones indicaría usted al analista de sistemas a fin de realizar mejores al sistema actual de la gestión del personal y servicios que presta el hotel? o Se mejore la rapidez de consulta o Se aumente la capacidad de almacenamiento de datos o Se mejora la apariencia de la interfaz de usuario o Se
incorpora
nuevas
características
administración de cuentas de usuario. o Ninguna de las anteriores o Todas las anteriores
2. Especificaciones Técnicas para Pc’s
para
la
Requerimiento
Especificación Técnica
Procesador
Intel Core Duo 2,Pentium
Disco duro
120 GB hasta 1 TB
Memoria
3 GB
Monitor
CRT de 19 pulgadas pantalla plana
Unidad DVD-RW
3. Especificaciones Técnicas para el Servidor
Item
Cantidad Descripción
1
1
SERVIDOR TIPO RACK
2
3
DISCOS DUROS
3
1
DISPOSITIVO AUTOLOADER DE RESPALDO
4
1
RACK
5
3
Acrobat 8 Estándar
6
1
Net Advantage for ASP.NET
Todo el proceso hecho anteriormente de desarrolló con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento del sistema y que este impactará en forma
positiva a los usuarios, el mismo fue desarrollado en forma estándar a los sistemas existentes en las diferentes empresas. Presentando una interfaz amigable al usuario, lo que traduce en una herramienta de fácil manejo y comprensión del sistema, tanto las pantallas como los reportes será familiar a los operadores, contando con la opinión de los mismos para cualquier modificación del sistema.
FASE III 2. Análisis y Diseño del Sistema UML (Lenguaje de Modelo Unificado) El objetivo de esta fase es documentar el análisis y el diseño del sistema, así como las pruebas
a las que se sometió el sistema.
La especificación de
requerimientos permite conseguir una idea más específica de lo que se busca durante el análisis del problema. Durante el diseño del sistema es necesario emplear técnicas de diseño orientado a objetos, y
UML (Modelo de Lenguaje Unfificado) provee una buena
herramienta para este tipo de diseños.
La etapa de pruebas comprende la
verificación del correcto funcionamiento del sistema. 2.1.
Análisis del Sistema
El comprender la naturaleza de los problemas puede ser muy difícil.
El
análisis ofrece las descripciones de los servicios y restricciones del sistema, estas descripciones y restricciones son los requerimientos del sistema. Por medio de la especificación de requerimientos se obtiene un análisis detallado de las necesidades y funciones del sistema.
2.1.1. Especificación de requerimientos Una forma de clasificar los requerimientos se basa en separarlos en funcionales y no funcionales.
Los requerimientos funcionales son los
servicios que el sistema proveerá y la manera en que este debe comportarse. Los requerimientos no funcionales son las restricciones de los servicios que ofrecidos del sistema. El sistema debe proporcionar una herramienta que permita obtener una solución por medio de diversos métodos, estos, exactos y aproximados. El sistema debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por usuarios
no
necesariamente conocedores del tema, esto es, el software debe resultar considerablemente accesible y fácil de usar. Restricciones importantes del sistema: el sistema se topa con limitaciones físicas de la tecnología poseída actualmente. Esto significa que la capacidad de memoria que ofrece una computadora tiene un tope, y esto nos lleva a establecer un máximo para las instancias que sirvan de entrada al sistema.
2.2. Para
Diseño del Sistema conocer cómo crear el sistema pasamos a la fase del sistema.
UML representa un buen método para el diseño orientado a objetos. Esta notación se ha definido como una unificación de diversas notaciones utilizadas para el diseño orientado a objetos.
2.2.1. Requisitos y Arquitectura del Sistema
2.2.1.1.
Modelo Hotel Cima Rosa Hotels&Resorts
El hotel es la unidad gestora. Es la responsable de atender las peticiones de los clientes, que pueden ser reservas o cancelaciones, y es la encargada de presentar la factura. Un hotel está compuesto de un conjunto de habitaciones, que alquila durante un plazo de días limitado (normalmente 1 mes). Para simplificar, además del listado de habitaciones, cada hotel poseerá un listado diario del número de habitaciones libres de cada tipo y categoría. En el momento de la reserva no se asigna realmente ninguna habitación concreta, sino que ésta únicamente se asigna cuando llega el cliente al hotel a hacer la petición específica. Las habitaciones se distinguen por su número de camas (habitación individual o doble) y por la categoría de la habitación. Adicionalmente, se podrá añadir una cama supletoria infantil con un pequeño coste adicional al de la habitación. En función de la categoría, se distinguen varios tipos de habitación (por ejemplo, normal, business y superior). Cada categoría implica un precio distinto, justificado por el espacio, por los servicios disponibles (televisión, internet, ducha, etc.) y por la calidad de las bebidas suministradas en el mini bar. Las categorías disponibles pueden ser distintas para cada hotel y serán definidas por éste. 2.2.1.2.
Servicios
A continuación se detallan los servicios consumibles que se ofrecen al cliente y que pueden incrementar el coste de la factura de la habitación. o Consumo de bebidas del mini bar. o Llamadas telefónicas. Se cobrará por minutos, utilizando una tarifa por minuto para llamadas nacionales y otra para llamadas internacionales. o Acceso a internet. Se cobrará por minutos de uso.
o Las bebidas del mini bar estándar de una habitación son: Cuatro tercios de cerveza. Dos botellas de vino de litro. Cuatro botellas de agua. Cuatro latas de refresco (coca-cola, etc.). Cuatro bebidas alcoh olicas (whisky, ron, etc.)
2.2.1.3.
Facturación
Al finalizar la estancia del cliente, se le suministrará la factura en formato PDF, calculando el coste total de los servicios. El coste total se calculará: Precio total = Precio alojamiento + Precio servicios Precio alojamiento = dias (Precio habitacion * Precio categoria ) donde: Precio habitación sería típicamente de 40 para habitación, 70 para doble. Estos precios, sin embargo, deben ser configurables. Cada hotel los puede fijar a su gusto y a principios de año se pueden recalcular en función del IPC. 2.2.1.4.
Reservas y cancelaciones
Cada día cada habitación puede estar libre, ocupada, o reservada. Los estados de una habitación pueden ser: o Libre: la habitación puede ser reservada. o Ocupada: la habitación no puede ser reservada. o Reservada: no puede reservarse, pero podrá estar disponible si se cancelase la reserva. o Sólo se podrá reservar con 2 meses de adelanto, y cada reserva no puede ser para una duración superior a 1 mes. Sin embargo, estos son valores configurables de la aplicación según el hotel decida. o Toda habitación reservada se podrá cancelar, con las siguientes compensaciones: sin coste, 5 días antes.
10%, entre 5-2 días antes. 30%, entre 47-24 horas antes. 100%, en menos de 24 horas.
2.2.2. Especificación de requisitos La aplicación debe cumplir con una serie de requisitos no funcionales característicos de las aplicaciones web, relativas a su arquitectura, seguridad, uso de estándares, interfaz de usuario y rendimiento y escalabilidad. 2.2.2.1.
Arquitectura
o El sitio web de la aplicación deberá poderse explotar y administrar empleando cualquier navegador web. o Los datos de la aplicación deberán estar almacenados en un sistema gestor de bases de datos, sobre el cual puedan realzarse futuras consultas no previstas en la actualidad. o Todas las funcionalidades de la aplicación deberán estar accesibles, además de a través de la interfaz de usuario, a través de llamadas a servicios web que cumplan con la arquitectura.
2.2.2.2.
Seguridad
Los datos de la aplicación solo podrán ser modificados por aquellos personas autorizadas para ello. Los perfiles de usuario de la aplicación serán los siguientes: administrador, recepcionista, usuario registrado y usuario invitado. 2.2.2.3.
Estándares
La licencia de uso de software donde se aloje y con el que se realice la aplicación debe ser lo menos restrictiva posible, preferentemente software de código abierto. 2.2.2.4.
Interfaz de usuario
El sitio web deberá tener una estructura clara, ordenando el contenido y las funciones de la aplicación en pestañas o apartados que abarquen todas las funcionalidades disponibles, según el perfil de seguridad del usuario conectado. El sitio web deberá posibilitar la visualización de cualquier tipo de contenido multimedia (texto, gráficos, vídeos, etc.) en consonancia con la imagen corporativa de la empresa de gestión hotelera. 2.2.2.5.
Rendimiento y escalabilidad
La base de datos deberá disponer de un pool de conexiones configurables en número para que la aplicación sea escalable en función de los recursos hardware y software disponibles. Las peticiones concurrentes de acceso a la base de datos deben dejar a la aplicación en un estado consistente. 2.2.3. Casos de uso del Sistema Para describir el modelo de análisis haremos uso de los diagramas de casos de uso junto a su descripción.
1. Consulta, reserva y cancelación de habitación disponible por cliente. 1.1.
Descripción: Consulta si en el Hotel hay una (o varias) habitaciones, dado un periodo de días.
1.2.
Actores: El usuario de la aplicación, que podrá ser un empleado en recepción, o una posterior página web.
1.3.
Flujo Básico: Obtener todas las habitaciones disponibles para las fechas indicadas. Comprobar que haya suficientes disponibles de las categorías indicadas.
Mostrar el coste de alojamiento estimado.
Pedir confirmación al usuario.
Si es que sí,
Marcar la habitación para las fechas indicada como reservada para esos días.
1.4.
Devolver al cliente un código de reserva. Flujo Alternativo: Si desea una habitación individual, y no hay disponible pero sí una habitación doble, se considerará disponible.
Cancelar una reserva realizada con anticipación. Actores: El usuario de la aplicación, que podría ser un empleado en recepción, o una posterior página web. Para cancelar una reserva, habría que identificarse con el código de reserva correspondiente. Flujo Básico: Calcular el número de días que faltan para el día de la reserva. Calcular el coste en penalización.
Cobrar el precio en la tarjeta de crédito (no implementar). Marcar la habitación como disponible.
2. Consumo de servicio
3. El consumo de servicios ofrecidos por el hotel es:
Llamadas telefónicas (nacionales o internacionales).
Internet.
Bebidas del mini bar.
Restaurante
Transporte
Descripción: El cliente realiza el consumo de alguna bebida del mini bar, una llamada nacional o internacional o hace uso de internet. Actores: Usuario registrado (cliente). Flujo Básico: El cliente quiere consumir algún servicio de los prestados. El cliente indica el servicio consumido y la cantidad consumida. El sistema registra los consumos realizados, incrementando la cantidad.
4. Cálculo de la Factura Descripción: Se calculan el precio total de la estancia y se presenta la factura al cliente. Actores: El cliente. Flujo Básico: Se calcula el tiempo total de llamadas. Se calcula el coste total de las llamadas realizadas. Se calcula el coste total de las bebidas consumidas por el cliente. Se calcula el coste total de la factura. Se devuelve al cliente la factura, detallando los costes por cada apartado. 5. Salida del Cliente: Descripción: El cliente termina su estancia en el hotel. Actores: El cliente. Flujo Básico: Se presenta la factura (caso de uso anterior). Se inicializa el tiempo de llamadas de la habitación libre. Se reponen los contadores de las bebidas disponibles del mini bar. Se marca la habitación como libre, incrementándose el número de habitaciones libres del hotel.
2.2.4. Diagrama de Flujo de Datos Un hotel acepta reservas de sus habitaciones y exige el pago de un adelanto del 50% de la tarifa. En la operación la recepcionista ingresa la información del huésped al sistema. Este hotel tiene un concesionario en el servicio de bar y restaurante, entre otros. Si el huésped consume algún tipo de producto, se ingresa el importe del consumo al sistema. La gerencia recibe un informe de facturación emitida, por lo que se entrega una copia al cliente.
2.2.5. DIAGRAMA DE CLASES Y ENTIDADES 2.2.5.1.
Reserva de habitación
2.2.5.2.
Habitación disponible
2.2.5.3.
Consumo de Servicios
2.2.5.4.
Facturación
2.2.6. Actividades
Consulta de habitación disponible
Reserva de habitación disponible
Cancelación de reserva
Cálculo de factura
Salida de cliente.
2.2.7. Secuencia
1.1.1. Modelo de Entidad Relación
2.2.8. Desarrollo del sistema (Prototipo) 2.2.8.1.
RESERVACION
2.2.8.2.
MENUS
2.2.8.3.
Usuario
2.2.8.4.
RESERVACION
2.2.8.5.
DATOS DEL CLIENTE
2.2.8.6.
CARGOS POR CLIENTE
2.2.8.7.
P A
GO
2.2.8.8.
REPORTES
