Questionnaire d’audit SMSDA Exemple de questionnaire d’audit d’un système de management de la sécurité des denrées alimentaires ISO 22 000 240 questions (Liste non exhaustive - sera adaptée à chaque application concrète) N°
Questions
Notes / Réponses
4 Exigences du SMSDA 4.1 Exigences générales 1
Il y a-t-il un organigramme de l’organisme ?
2
Le domaine d’application du SMSDA est-il défini ?
3
Comment le processus d’amélioration du SMSDA est-il appliqué ?
4
Dans l’organigramme savez-vous où est votre service et à qui est-il subordonné ?
5
Les processus sont-ils identifiés et classifiés ?
6
Connaissez-vous les processus liés au votre ?
7
Chaque processus a-t-il des objectifs et indicateurs ?
8
Comment mesure-t-on l’atteinte des objectifs ?
9
Les ressources nécessaires pour mesurer l’efficacité des processus sont-elles assurées ?
10 Savez-vous qui analyse les résultats des processus ? 11 L’organisme a-t-il externalisé des processus et si oui comment sont-ils maîtrisés ? 12 Quelles actions sont mises en œuvre pour obtenir l’amélioration continue des processus ? 4.2 Documentation 4.2.1 Généralités 1
La politique de la SDA et les objectifs figurent-t-ils dans un document ?
2
Où trouve-t-on les procédures documentées obligatoires ?
3
Est-ce que les procédures sont comprises, respectées et tenues à jour ?
4
Est-ce que toute la documentation est suffisante et nécessaire ? 4.2.2 Maîtrise des documents
1
Il y a t-il une cartographie de tous les processus significatifs de l’organisme avec leurs interactions ?
2
La procédure de maîtrise des documents est-elle à jour ?
3
Quelle méthode d’approbation et de diffusion est utilisée pour les différents documents ?
4
Comment sont gérées les modifications et révisions des documents ? 1 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 5
Quels sont les documents qui doivent être codifiés et passés en revue ?
6
Est-ce que les documents avec versions pertinentes sont là où on en a besoin ?
7
Comment sont identifiés les documents obsolètes ?
8
Est-ce que les documents extérieurs sont identifiés et maîtrisés ? 4.2.3 Maîtrise des enregistrements
1
La procédure de maîtrise des enregistrements est-elle à jour ?
2
Est-ce que tous les enregistrements doivent être conservés ?
3
Est-ce que le classement et l’archivage des enregistrements permettent de les trouver facilement et rapidement ?
4
Où et jusqu’à quand sont conservés les enregistrements ?
5
Les enregistrements sont-ils identifiables et traçables ?
6
La durée de conservation et l’élimination des enregistrements sont-ils respectés ?
7
Est-ce qu’une sauvegarde des données informatiques est faite régulièrement ? 5 Responsabilité de la direction 5.1 Engagement de la direction
1
Est-ce que l'importance à satisfaire les exigences des clients, réglementaires et légales est communiquée à tous les niveaux ?
2
Est-ce que la politique de SDA et les objectifs sont établis et mis à jour ?
3
Est-ce que les objectifs sont associés logiquement à la politique ?
4
Est-ce que pendant les revues de direction l’atteinte des objectifs est analysée ?
5
La direction a-t-elle mis à disposition les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs ? 5.2 Politique de SDA
1
La politique de SDA est-elle à jour ?
2
La politique de SDA est-elle communiquée à tous les niveaux ?
3
Est-ce que la politique de SDA est comprise à tous les niveaux ?
4
Est-ce que la politique de SDA est réaliste ?
5
Les objectifs sont-ils définis et pertinents ?
6
Les objectifs sont-ils suffisamment précis ?
7
Les objectifs sont-ils mesurables ?
8
Est-ce que la politique de SDA est adaptée au rôle de l’organisme dans la chaîne alimentaire ?
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Questionnaire d’audit SMSDA 9
La politique de SDA contient-elle un engagement à satisfaire aux exigences clients et réglementaires ?
10 Est-ce que la politique de SDA est revue régulièrement ? 5.3 Planification du SMSDA 1
Comment la direction garantit que la planification du SMSDA satisfait les exigences d'identification, évaluation et maîtrise des dangers liés à la SDA?
2
Les objectifs sont-ils planifiés et cohérents avec la politique de SDA ?
3
Les points de vue des parties intéressées sont-ils pris en considération pendant la planification ?
4
Est-ce que toute modification (de produits ou autres) est systématiquement planifiée ?
5
Est-ce que les modifications du système de management de la sécurité des denrées alimentaires sont planifiées ? 5.4 Responsabilité et autorité
1
Les responsabilités et autorités des fonctions relatives au SMSDA sontelles définies et communiquées ?
2
Où sont documentés les rôles, responsabilités et autorités du SMSDA ?
3
Est-ce que chacun sait pour tout problème rencontré à qui s'adresser ?
4
Qui a le droit de lancer des actions ?
5
Les actions sont-elles enregistrées, et si oui par qui ? 5.5 Responsable de l'équipe chargée de la SDA (HACCP)
1
Qui est le responsable de l'équipe HACCP ?
2
Quand a-t-il été nommé ?
3
Est-ce le responsable de l'équipe HACCP qui garantit la formation appropriée des membres de son équipe ?
4
Est-ce le responsable de l'équipe HACCP qui garantit la que le SMSDA est mis en place et à jour ?
5
Savez-vous si le responsable de l'équipe HACCP rend compte à la direction de l'efficacité du SMSDA ? 5.6 Communication
1
Comment est organisée la communication avec les fournisseurs et sous-traitants ?
2
Comment est organisée la communication avec les clients et les consommateurs ?
3
Qui est responsable de la veille réglementaire ?
4
Quels sont les enregistrements des communications qui sont conservés ?
5
Est-ce que les informations des communications externes sont intégrées dans les éléments d'entrée de la revue de direction ? 3 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 6
Quels sont les moyens et méthodes de communication employés en interne ?
7
Est-ce que les activités de communication interne sont établies et efficaces ?
8
Comment, quand et par qui le personnel est informé des modifications sur les produits, processus et exigences des parties intéressées ?
9
Est-ce que les informations des communications internes sont intégrées dans les éléments d'entrée de la revue de direction ? 5.7 Préparation et réponse aux urgences
1
La procédure "maîtrise des situations d'urgence" est-elle à jour ?
2
Les situations d'urgence sont-elles identifiées et classifiées ?
3
Savez-vous quelles sont les actions appropriées pour chaque situation d'urgence ? 5.8 Revue de direction
1
Les enregistrements de la revue de direction sont-ils conservés et si oui combien de temps ?
2
Les revues de direction sont-elles planifiées, respectées et leurs résultats enregistrés ?
3
Est-ce que la périodicité des revues de direction est adéquate aux besoins de l’organisme et l’évolution de son SMSDA ?
4
Quelle est la fréquence (moyenne) de révision des plans HACCP ?
5
Les révisions des plans HACCP sont-elles liées aux modifications des produits ou des processus ?
6
L’évaluation des opportunités d’amélioration et de modification du SMSDA fait-elle partie de la revue de direction ?
7
Est-ce que des opportunités d’améliorations sont identifiées ?
8
L'analyse des résultats des activités de vérification fait-elle partie des éléments d'entrée de la revue de direction ?
9
Les résultats des audits internes font-ils partie des données d’entrée ?
10 Dans les éléments de sortie de la revue il y a-t-il des décisions pour améliorer l'efficacité du SMSDA ? 11 L’adéquation entre les exigences du SMSDA et les ressources nécessaires est-elle un élément de sortie de la revue de direction ? 6 Management des ressources 6.1 Mise à disposition des ressources 1
Les ressources nécessaires pour la mise en oeuvre et l'amélioration du SMSDA sont-elles disponibles ?
2
Les ressources nécessaires pour entretenir le SMSDA sont-elles assurées ? 6.2 Ressources humaines
4 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 1
Les enregistrements des compétences et besoins en formation sont-ils conservés ?
2
Conserve-t-on les enregistrements de toutes les formations et expériences professionnelles ?
3
Comment est évaluée la compétence pour chaque poste de travail ?
4
Comment est géré l’accueil des nouveaux embauchés ?
5
Le personnel est-il informé sur les impacts réels ou potentiels relatifs à leur travail spécifique ?
6
A-t-on déterminé les compétences requises pour toutes les personnes dont le travail a une incidence sur la sécurité des denrées alimentaires ?
7
Evalue-t-on l'efficacité des formations ?
8
Dispose-t-on d'une personne compétente pour la réalisation du plan de formation?
9
L’efficacité du processus de formation est-elle mesurée ? 6.3 Infrastructures
1
Les infrastructures sont-elles conformes aux exigences clients, légales et réglementaires ?
2
Les infrastructures sont-elles suffisantes par rapport aux exigences des produits ? 6.4 Environnement de travail
1
Est-ce que l’environnement du travail est entretenu de telle manière que la conformité du produit soit assurée ? 7 Planification et réalisation de produits sûrs 7.1 Planification
1
L'efficacité des actions planifiées est-elle liée aux PRP, PRPo et le plan HACCP ?
2
Comment sont gérées les modifications des activités planifiées ? 7.2 Programmes prérequis
1
Les PRP mis en place sont-ils suffisants ?
2
(vêtements de protection, visites médicale…) Les PRP sont-ils inspirés des bonnes pratiques et du Codex Alimentarius ?
3
Est-ce que les PRP sont communiqués et compris par personnel ?
4
Comment les PRP contribuent à la maintenance d'un environnement hygiénique en production ?
5
Les PRP sont-ils un instrument pour maîtriser la probabilité d'apparition, d'introduction ou de contamination des dangers biologiques, chimiques ou physiques ?
6
Les PRP sont-ils adaptés aux besoins particuliers de l'entreprise ?
5 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 7
Les PRP sont-ils approuvés par l'équipe HACCP?
8
Les enregistrements des modifications des PRP sont-ils conservés, si oui où et combien de temps ? 7.3 Etapes initiales 7.3.1 Généralités
1
Les informations liées à l'analyse des dangers sont-elles à jour ?
2
Les informations liées à l'analyse des dangers sont-elles enregistrées et conservées ? 7.3.2 Equipe HACCP (chargée de la sécurité des denrées alimentaires)
1
Comment savoir si l'équipe HACCP a les connaissances et expériences appropriées ?
2
Les enregistrements des compétences de l'équipe HACCP sont-ils conservés ?
3
Est-ce que l'équipe HACCP est indépendante de la direction ?
4
Est-ce que l'équipe HACCP est soutenue par la direction ? 7.3.3 Caractéristiques du produit
1
Où peut on trouver la description détaillée des matières premières, ingrédients et matériaux ?
2
Pour les matières premières, ingrédients et matériaux est-ce que les exigences légales et réglementaires par rapport à la sécurité des denrées alimentaires sont à jour ?
3
Où sont documentées les caractéristiques des produits finis ?
4
Est-ce que la liste des produits finis est à jour ?
5
Est-ce que les caractéristiques des produits finis sont à jour ? 7.3.4 Usage prévu
1
Pour l'analyse des dangers a-t-on documenté l'usage prévu du produit fini ?
2
Pour l'analyse des dangers a-t-on identifié les groupes d'utilisateurs et les groupes de consommateurs de chaque catégorie de produit fini ?
3
Comment le consommateur final est-il informé de l'usage prévu du produit ? 7.3.5 Diagramme de flux
1
Pour chaque catégorie de produit fini a-t-on documenté un diagramme de flux ?
2
Dans les diagrammes de flux les dangers potentiels liés à la sécurité des denrées alimentaires sont-ils identifiés ?
3
Dans les diagrammes de flux les points d'introduction des matières premières, ingrédients, additifs, produits semi finis et produits externalisés sont-ils identifiés ?
6 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 4
Dans les diagrammes de flux les points de sortie des produits semi finis, dérivés, déchets et produits finis sont-ils identifiés ?
5
Qui a procédé à la vérification du diagramme de flux sur place ?
6
A-t-on fait des modifications dans le diagramme de flux après vérification sur place ?
7
Où peut-on trouver des informations plus détaillées n'entrant pas dans le diagramme de flux ? 7.4 Analyse des dangers 7.4.1 Généralités
1
Est-ce que pour tous les dangers identifiés une combinaison de mesures de maîtrise est prise ?
2
Est-ce que les mesures de maîtrise sont validées, et si oui par qui ? 7.4.2 Identification des dangers
1
Les dangers identifiés sont-ils raisonnablement prévisibles ?
2
Quand les dangers sont identifiés, tient-on compte des informations relatives aux caractéristiques du produit et à son usage ?
3
Pour chaque danger identifié a-t-on fixé un niveau acceptable, et si oui, est-il enregistré ?
4
Chaque niveau acceptable est-il conforme aux exigences légales et réglementaires ?
5
Chaque niveau acceptable est-il conforme aux exigences du client et de l'utilisation prévue ? 7.4.3 Evaluation des dangers
1
L'évaluation des dangers identifiés est-elle réaliste ?
2
Comment évaluez-vous les dangers ?
3
La méthode pour évaluer les dangers liés à la sécurité des denrées alimentaires est-elle documentée ?
4
Les résultats de l'évaluation des dangers sont-ils conservés ? 7.4.4 Mesures de maîtrise
1
Qui est responsable du classement des mesures de maîtrise ?
2
Quels sont les critères de la sélection et du classement des mesures de maîtrise ?
3
Est-ce que la méthodologie et les paramètres utilisés sont documentés ?
4
Est-ce que les résultats de l'évaluation sont enregistrés ?
5
Qui communique au personnel les combinaisons de mesures de maîtrise sélectionnées ?
6
Comment et quand est formé le personnel aux mesures de maîtrise ? 7.5 Etablissement des PRPo 7 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 1
Est-ce que pour chaque danger précis un PRPo est documenté ?
2
Est-ce que pour chaque PRPo le responsable est désigné ?
3
Est-ce que pour chaque PRPo les corrections et actions correctives sont établies ?
4
Quel est le plan de surveillance pour un PRPo ?
5
Comment est assurée la maîtrise d'un PRPo ? 7.6 Plan HACCP 7.6.1 Généralités
1
Est-ce que le plan HACCP intègre toutes les lignes de fabrication et tous les produits finis ?
2
Est-ce que le plan HACCP définit les mesures de maîtrise ?
3
Est-ce que le plan HACCP définit les limites critiques ?
4
Est-ce que le plan HACCP définit les mesures de surveillance ?
5
Est-ce que le plan HACCP définit les actions correctives ?
6
Est-ce que le plan HACCP définit les enregistrements nécessaires ?
7
Est-ce que les 12 étapes du plan HACCP sont documentées ? 7.6.2 Points critiques pour la maîtrise (CCP)
1
Qui est responsable de l'identification des points critiques pour la maîtrise ?
2
Quelle méthodologie utilisez-vous pour identifier les CCP ? 7.6.3 Limites critiques
1
Qui est responsable de l'établissement des limites critiques des CCP ?
2
Les limites critiques sont-elles facilement mesurables ?
3
Est-ce que les équipements nécessaires pour mesurer les limites critiques sont assurées et bénéficient d'une maintenance régulière ? 7.6.4 Surveillance des CCP
1
Est-ce que pour chaque CCP un système de surveillance est établi ?
2
Quels sont les modes opératoires, instructions et enregistrements utilisés pour la surveillance des CCP ?
3
Où peut-on trouver les responsabilités liées à la surveillance ?
4
Quelles sont les méthodes et fréquences de surveillance utilisées pour déterminer à temps le dépassement des limites critiques ?
5
Avez-vous des exemples de moyens automatiques de surveillance continue ? 7.6.5 Actions liés aux limites critiques
1
La procédure "Actions liées aux limites critiques" est-elle à jour ?
2
Est-ce que la procédure est appliquée à chaque perte de maîtrise d'un 8 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA CCP ? 3
Avez-vous identifié les situations potentielles de perte de maîtrise des CCP ?
4
Quand les limites critiques sont dépassées savez-vous quelles corrections et actions correctives doivent être entreprises ?
5
Quelles sont les actions qui permettent de garantir qu'aucun produit dangereux ne sera libéré avant une évaluation appropriée ?
6
Comment est formé le personnel pour réagir quand les résultats de surveillance dépassent les limites critiques ? 7.7 Mise à jour des informations
1
Quand les documents liés aux PRP, PRPo et le plan HACCP sont mis à jour ?
2
Est-ce que les modifications sont répercutées à temps sur les documents comme les modes opératoires et les instructions ? 7.8 Planification de la vérification
1
Comment sont planifiées les activités de vérification ?
2
Où sont enregistrés les résultats de la vérification ?
3
Quelles sont les méthodes et fréquences des activités de vérification ?
4
Qui est responsable des activités de vérification ?
5
Fait-on une analyse des résultats de la vérification et quels sont les enregistrements conservés ? 7.9 Traçabilité
1
Quelles sont les exigences du système de traçabilité ?
2
Est-ce que la traçabilité concerne les matières premières et la livraison ?
3
Combien de temps sont conservés les enregistrements relatifs à la traçabilité ? 7.10 Maîtrise des non-conformités 7.10.1 Corrections
1
La procédure "Corrections" est-elle à jour ?
2
Comment sont identifiés les produits en cas de dépassement des limites critiques ?
3
L'évaluation de la cause et des impacts des non-conformités est-elle conservée ?
4
Où sont les enregistrements liés aux corrections effectuées ?
5
Qui a la responsabilité de proposer et d'approuver les corrections ? 7.10.2 Actions correctives
1
La procédure "Actions correctives" est-elle à jour ?
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Questionnaire d’audit SMSDA 2
Qui a la responsabilité de proposer et d'approuver les actions correctives ?
3
Comment sont identifiées et éliminées les causes des non-conformités ?
4
Les enregistrements des actions correctives sont-ils à jour ? 7.10.3 Devenir des produits potentiellement dangereux
1
Quelles sont les actions pour maîtriser les produits potentiellement dangereux ?
2
Quand doit-on avertir les parties intéressées de produits non conformes ?
3
Quels enregistrements gardez-vous des produits potentiellement dangereux ?
4
Quelles sont les conditions pour libérer un lot concerné par une nonconformité ?
5
Quelles sont les conditions pour détruire un lot de produits non conformes ? 7.10.4 Retraits
1
La procédure "Retraits" est-elle à jour ?
2
Qui a l'autorité pour lancer un retrait ?
3
Les informations liées aux retraits font-elles partie de la revue de direction et si oui sous quelle forme ?
4
Quelles techniques de simulation de retrait avez-vous maîtrisé ? 8 Mesures, analyse et amélioration 8.1 Généralités
1
Qui est responsable de la planification des activités de validation des mesures de maîtrise ?
2
Qui est responsable de la planification des activités de vérification et amélioration du SMSDA ?
3
Quels sont les processus de validation et vérification utilisés ? 8.2 Validation
1
Quand sont validées les combinaisons de mesures de maîtrise ?
2
Est-ce que les modifications des mesures de maîtrise concernent les techniques de fabrication et l'usage prévu du produit fini ? 8.3 Surveillance et mesurage
1
Quelles méthodes utilisez-vous pour la maîtrise des processus de surveillance et de mesurage ?
2
Quels équipements utilisez-vous pour la maîtrise des processus de surveillance et de mesurage ?
3
Qui est responsable de l'étalonnage et de la vérification des équipements d'inspection ? 10 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 4
Où gardez-vous les résultats d'étalonnage et de vérification des équipements ? 8.4 Vérification 8.4.1 Audit interne
1
La procédure "Audit" est-elle à jour ?
2
Qui est responsable du programme d'audit ?
3
Savez-vous quels sont les objectifs des audits internes ?
4
Quelle est la formation des auditeurs internes ?
5
La fréquence des audits est-elle définie ?
6
Les enregistrements des résultats d'audit sont-ils conservés ?
7
Qui est responsable de la validation des actions correctives proposées ?
8
Qui est responsable du suivi des actions correctives ?
9
Est-ce que les résultats des audits internes sont suffisants pour déterminer la conformité et l'efficacité du SMSDA ?
10 Est-ce que les résultats des audits internes font partie de la revue de direction ? 8.4.2 Evaluation des résultats individuels 1
Qui est responsable de l'évaluation des résultats individuels de la vérification planifiée ?
2
Quand une exigence n'est pas satisfaite mettez-vous en place systématiquement une action corrective ?
3
Est-ce que la vérification des résultats de l'analyse des dangers et de la formation du personnel est entreprise régulièrement ? 8.4.3 Analyse des résultats
1
Qui est responsable de l'analyse des résultats des activités de vérification ?
2
Quel est le but de cette analyse ?
3
Où sont enregistrées les conclusions de l'analyse des résultats ?
4
Les conclusions de l'analyse des résultats font-ils partie de la revue de direction ? 8.5 Amélioration 8.5.1 Amélioration continue
1
Comment l’amélioration continue est-elle mise en place par rapport au cycle PDCA ?
2
Comment l’amélioration continue du SMSDA est-elle liée à la communication, la politique, aux objectifs, à l’analyse des données et aux actions correctives ?
3
Qui garantit l'amélioration continue de l'entreprise ? 11 / 12
Questionnaire d’audit SMSDA 8.5.2 Mise à jour du SMSDA 1
Qui est responsable de la veille réglementaire ?
2
Pour que le SMSDA soit mis à jour que doit-on actualiser ?
3
Est-ce que les activités de mise à jour du SMSDA sont enregistrées ?
4
Est-ce que les activités de mise à jour du SMSDA font partie de la revue de direction ?
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