Formato Del Informe Preliminar Es Modelo Informe PreliminarDescripción completa
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Etapa: Planeación Componente: Misión y visión Cuestionamientos
SI
1. ¿Qué ¿Qué represen representa ta para para la instituci institución ón la misión? 2. ¿Qué ¿Qué elem elemen ento toss cont contie iene ne la misi misión ón? ? CL01 3. ¿Cómo ¿Cómo se da da a conoce conocerr la misió misión? n? . ¿!"iste ste
una
enunciado
correlación de
misión
entre
el
y
el
comportamiento de los empleados? #. ¿Considera $ue la visión es un elemento para crear estrate%ias? &. ¿Qué ¿Qué element elementos os tiene tiene la visión visión? ? CL02 '. ¿Cóm ¿Cómo o se trans transmi mite te la visi visión ón a los los empleados?
polticas? CL0 2. ¿!"i ¿!"ist sten en pol polti tica cass %ene %enera rale less y por por reas? 3. ¿, $uiéne $uiéness se di+un di+unden den? ? . ¿!n $ué $ué les ayuda ayuda tener tener polti polticas cas en la institución? #. ¿!n ¿!n dónd dónde e las pued pueden en consul consulta tarr los empleados?
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
Etapa: Planeación Componente: Procesos y Procedimientos Cuestionamientos
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
1. ¿Cuentan con descripción de procesos en documentos? 2. i la respuesta anterior +ue si4 ¿Qué elementos contiene dic5o documento? CL0# 3. ¿e )rindó empleados
capacitación para
$ue
a
los
desarrollen
adecuadamente los procesos? . ¿an modi+icado procedimientos para adaptarlos
a
la
situación
de
la
institución? #. ¿Considera $ue tener los procesos )ien de+inidos ayudan a mantener la calidad del servicio? &. ¿,%re%ara al%/n otro proceso dentro del documento? ¿Cul?
Cuestionamientos
Etapa: Planeación Componente: Pro%ramas de apoyo SI N Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
O
1. ¿Quiénes reali-an los pro%ramas de apoyo económico en la institución? 2. ¿6ónde pueden encontrarse? 3. ¿Cómo los dan a conocer a los empleados? . ¿Qué tipo de pro%ramas tienen? #. ¿Cules son los elementos $ue lo con+orman? CL0& &. ¿, $ué pla-os se pro%raman? '. ¿, $uiénes en la sociedad van diri%idos?
Etapa: (r%ani-ación Componente: !structura or%ani-acional y 6ivisión y distri)ución de +unciones Cuestionamientos
SI
1. ¿Cómo est con+ormada actualmente la estructura or%ani-acional? 7incluir or%ani%rama8 2. ¿Con )ase a
$ué
criterio
acomodada la estructura? 3. ¿Con $ue tipo de
est
estructura
or%ani-acional se cuenta? 7vertical4 5ori-ontal4 etc.8 . ¿Cómo de+inira la relación entre el +uncionamiento de 9:,! con las reas $ue la componen? #. ¿an tenido $ue reali-ar cam)ios en la estructura? ¿Por $ué? &. ¿;)ican su posición en el orden *err$uico dentro de la estructura? '. ¿e tienen plasmadas la descripción de +unciones? ¿6ónde? <. !n caso de tener al%/n documento con la descripción de +unciones4 ¿Qué elementos tiene? CL07
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
=. ¿Cómo se comunica las +unciones a cada rea dentro de la institución? 10.¿e le capacita para desarrollar las +unciones $ue le corresponden? 11. ¿Cómo llevan el control para dar cumplimiento a las +unciones y evitar la duplicidad4 evasión de responsa)ilidad4 interpretación incorrecta4 etc.?
Etapa: (r%ani-ación Componente: Cultura (r%ani-acional Cuestionamientos
1. ¿!"isten valores4 creencias y actitudes $ue comparten todos los miem)ros de la institución? 2. ¿Cómo se di+unden el con*unto de valores y creencias $ue +orman la cultura? CL08 3. ¿Cómo considera $ue es la cultura or%ani-acional? 7adapta)le4 de lo%ro4 )urocrtica4 otras8. . ¿e podra considerar $ue la cultura tiene una
1. ¿Quién es el responsa)le de la +unción de recursos 5umanos en 9:,!? 2. ¿Cuentan con planes de tra)a*o para llevar a ca)o la contratación de personal? 3. ¿e tiene un control en las +ec5as de contratación de cada empleado? . ¿Con $ué +recuencia se le solicita a los *e+es de cada rea el reporte del desempeo de los cola)oradores? #. ¿Cómo llevan a ca)o el reclutamiento? &. ¿>eali-a un comparativo entre el per+il
del puesto vacante y el per+il de los empleados con los $ue actualmente cuenta la or%ani-ación? '. ¿Qué tipo de e"menes y mediciones se aplican a los aspirantes al puesto?
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
<. ¿Qué documentos or%ani-acionales se le entre%an al personal de nuevo in%reso? CL09 =. ¿Qué tipo de contrato utili-an? 10. ¿Cómo identi+ican las necesidades de capacitación del personal? 11. ¿9:,! )rinda oportunidades capacitación +uera de la localidad?
institución? 2. ¿Qué tipo de estudios de me*oramiento administrativo reali-an? CL10 3. ¿Qué resultados se 5an o)tenido a través
de
estos
estudios
en
la
institución? ¿!n $ué aspectos? . ¿e reali-an pro%ramas de tra)a*o para llevar a ca)o cada estudio? #. i e"isten pro%ramas de tra)a*o ¿Qué elementos tiene el pro%rama? CL11 &. ¿Quién es el encar%ado de reali-ar los estudios?
1. ¿Cómo es el proceso de comunicación $ue se utili-a en 9:,!? 2. ¿, través de $ué medios
se
comunican? 3. ¿!"iste relación entre la estructura or%ani-acional
y
comunicación? . ¿Qué elementos
los
canales
consideran
de ms
importantes en la comunicación? CL12 #. ¿;tili-an +ormatos para dar a conocer al%una
in+ormación
importante?
¿Cules? &. ¿Qué asuntos de tra)a*o son los $ue tienen
mayor
importancia
para
comunicar a todas las reas? '. ¿Qué )arreras considera $ue se presentan ms cuando se comunica con sus compaeros de tra)a*o? <. ¿Cómo se lleva a ca)o comunicación con 9:,! nacional?
la
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
=. ¿Cul
es
su
periodicidad
de
comunicación con 9:,! nacional? 10.¿!"iste un responsa)le encar%ado del mane*o de la comunicación con otras instituciones? 11. ¿Llevan a ca)o normatividad
con
protocolos respecto
a
y@o la
comunicación? 12. ¿Qué aspectos de la comunicación cam)iaras?
Etapa: 6irección Componente: Mane*o de estrés4 con+licto y crisis Cuestionamientos
1. ¿!l estrés y el con+licto son recurrentes en la institución? 2. Cuando lle%an a e"istir estas situaciones4 ¿, $ué causas se de)e? CL13
3. ¿e lleva un control so)re situaciones de este tipo? 7actas administrativas8 . ¿Qué técnicas utili-an para la resolución de con+lictos? CL14 #. ¿ay pro%ramas de inte%ración entre los cola)oradores para reducir el estrés y el con+licto? &. ¿La institución cuenta con un plan para el mane*o de crisis o +enómenos naturales? '. ¿Qué indicaciones si%uen en casos as? <. ¿e 5a capacitado al personal so)re planes de contin%encia?
1. ¿Qué estilo de lidera-%o e*erce la dirección? CL15 2. ¿6e $ué manera
5a
in+luido
el
lidera-%o? CL16 3. ¿Qué resultados se 5an lo%rado con su aplicación? . ¿Qué +actores motivan su empleo? Etapa: Control Componente: istemas Cuestionamientos
SI
1. ¿Qué tipo de sistemas de control utili-a 9:,!? CL17 2. ¿Con $ué +recuencia se revisan y@o actuali-an los sistemas de control? 3. ¿Cuentan con centros de responsa)ilidad
para
sistemas de control?
evaluar
los
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
. ¿!l sistema de control es utili-ado por todos los miem)ros de la empresa? Etapa: Control Componente: :iveles Cuestionamientos
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
1. ¿Cuentan con controles estraté%icos a nivel local4 estatal o +ederal? 2. ¿!n $ué se en+oca el control a nivel local? CL18 Etapa: Control Componente: Calidad Cuestionamientos
1. ¿Cuenta 9:,! con un sistema de calidad? 2. ¿, $ué normas se ape%a dic5o sistema? 3. ¿Qué técnicas y 5erramientas utili-an para implementar el sistema? CL19 . ¿Qué )ene+icios trae consi%o el sistema de calidad? CL20
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
#. ¿Con $ué elementos para la e*ecución del sistema de calidad cuentan? CL21 &. ¿Cada cunto actuali-an el sistema? Etapa: Control Componente: erramientas Cuestionamientos
SI
1. ¿e cuenta con controles +inancieros4 de presupuesto y de medición del desempeo? 2. ¿!n $uién recae la responsa)ilidad del mane*o de esos controles? 3. ¿!"iste correspondencia
entre
el
+inanciamiento y las actividades $ue se reali-an? . ¿Con $ué
presupuesto
cuentan?
CL22
#. ¿e
emplea
la
auditora
como
mecanismo de evaluación y control? &. ¿Qué tipo de auditoria aplican? CL23
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
Etapa: !lementos complementarios Componente: 6istri)ución del espacio Cuestionamientos
1. ¿!"iste
al%/n
estudio
SI
para
la
distri)ución o disposición +sica de las instalaciones? 2. ¿!"isten polticas para el cuidado y mane*o de las instalaciones? 3. ¿Considera $ue la distri)ución +sica +acilita sus la)ores diarias? . ¿an considerado la ampliación o remodelación del espacio +sico? #. ¿Cuenta con el espacio necesario para reali-ar su tra)a*o? &. ¿!"iste un espacio especial para estudiantes $ue deseen reali-ar un tra)a*o social o pro+esional en la institución? '. ¿Considera $ue e"iste una )uena am)ientación en su rea de tra)a*o? 7iluminación4 ventilación4 etc.8 <. ¿e 5an reali-ado simulacros para veri+icar las reas de evacuación?
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
=. ¿Cuentan con
servicios
sanitarios
adecuados y espacios para descanso? 10.¿Cree $ue el acondicionamiento de la institución ayuda a la coordinación del tra)a*o entre reas?
1. ¿Quién lleva la administración de las +inan-as en la institución? 2. ¿Cómo es el mane*o de las +inan-as y la conta)ilidad en una institución p/)lica? 3. ¿!"iste un presupuesto de %astos? . i
es
as4
periodicidad
¿Quién se
y
con
actuali-a
$ué dic5o
presupuesto? #. 6entro de los pro%ramas de apoyo4 ¿Quién autori-a los montos $ue se )rindan? Etapa: !lementos complementarios Componente: ,sesora e"terna Cuestionamientos
1. ¿>eci)e 9:,! apoyo de consultores?
SI
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
2. ¿!n
$ué
participación
manera de
un
coadyuva
la
consultor
al
instituto? 3. ¿Qué tipo de contrato o convenio se utili-a para la %estión del servicio? . ¿Qué re$uisitos solicitan para la contratación del servicio? #. ¿Cuentan con un re%istro
de
consultores contratadas y resultados o)tenidos? &. ¿Los resultados o)tenidos 5an sido los esperados? Etapa: !lementos complementarios Componente: MarBetin% Cuestionamientos
SI
1. ¿!"iste un plan de marBetin%? 2. ¿Con $ué pro%ramas de marBetin% cuenta? CL24 3. ¿6ispone del personal adecuado para la
atención
marBetin%?
de
prioridades
de
N O
Respuesta a preguntas abiertas
Observaciones
. ¿e capacita al personal y con $ué +recuencia? #. ¿Cómo planean el marBetin% de los pro%ramas de apoyo? &. ¿Qué medios se utili-an para dar a conocer la institución y sus pro%ramas? '. ¿Cuentan con un presupuesto para el marBetin%? <. ¿>eali-an un se%uimiento de acuerdo con los clientes apoyados? =. ¿Cules y como son sus clientes? 10. ¿6ónde se locali-an los clientes? 11. ¿Qué porcenta*e del mercado cu)re la institución? 12. ¿an identi+icado oportunidades en el mercado? 13. ¿e 5a cu)ierto un se%mento de mercado no atendido o insatis+ec5o?
Etapa: Planeación
Clave: CL01
Componente: misión Elementos
Observaciones
Correcta redacción.
6escri)e el nivel de calidad $ue o+rece la
institución. Etapa: Planeación
Clave: CL02
Componente: visión Elementos
Correcta redacción.
>e+le*a la importancia de 5acer un )uen
tra)a*o.
Observaciones
Etapa: Planeación
Clave: CL03
Componente: o)*etivos Elementos
Observaciones
Correcta redacción.
on claros.
>ealistas y alcan-a)les.
Etapa: Planeación
Clave: CL04
Componente: polticas 7manual8 Elementos
Portada.
ndice e 9ntroducción.
6escripción de polticas clara.
Observaciones
Etapa: Planeación
Clave: CL05
Componente: procesos y procedimientos Elementos
Observaciones
Portada.
ndice e 9ntroducción.
6escripción escrita de procedimientos.
Etapa: Planeación
Clave: CL06
Componente: pro%ramas Elementos
Observaciones
6escripción del pro%rama %eneral 7tipo4
montos4 a $uién va diri%ido4 etc.8 Pla-os de entre%a y vi%encia.
Etapa: (r%ani-ación
Clave: CL07
Componente: 6ivisión y distri)ución de +unciones Elementos
Portada.
ndice e introducción.
6escripción de +unciones por puesto.
Observaciones
Etapa: (r%ani-ación
Clave: CL08
Componente: cultura or%ani-acional Elementos
, través deD ,nécdotas.
>ituales.
Observaciones
Etapa: (r%ani-ación
Clave: CL09
Componente: recursos 5umanos Elementos
Observaciones
Manual de )ienvenida.
Manual de or%ani-ación.
Manual de polticas.
Etapa: (r%ani-ación
Clave: CL10
Componente: estudios administrativos Elementos
Productividad.
impli+icación del tra)a*o.
>eor%ani-ación.
Observaciones
Etapa: (r%ani-ación
Clave: CL11
Componente: estudios administrativos Elementos
Observaciones
9denti+icación del estudio.
>esponsa)les.
Erea )a*o estudio.
Etapa: 6irección
Clave: CL12
Componente: comunicación Elementos
>etroalimentación.
Con+idencialidad.
Comunicación oportuna.
Observaciones
Etapa: 6irección
Clave: CL13
Componente: mane*o de estrés4 con+lictos y crisis. Elementos
Observaciones
>ecursos limitados para tra)a*ar.
Comunicación inadecuada.
Aalta de in+ormación.
Etapa: 6irección
Clave: CL14
Componente: mane*o de estrés4 con+lictos y crisis. Elementos
