Fundamentos Del Sistema de Control Gub

Contraloría General del Estado

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FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL Y ASPECTOS CONCEPTUALES DE CONTROL INTERNO 1 PARTE: ANTECEDENTES ............................................................................................ 3 1.1 Unidad: El control como una función clave de la Administración .................. 3 1.1.1 ¿Qué es la Administración? ............................................................................ 3 1.1.2 ¿Cuáles son las funciones del proceso administrativo? .................................. 3 1.1.3 ¿Qué implica la función de Control? ............................................................... 4 2 PARTE: EL CONTROL EN LAS ACTIVIDADES GUBERNAMENTALES ..................... 7 2.1 Unidad: Evolución del Control Gubernamental ................................................... 7 2.1.1 ¿Cómo ha evolucionado el Control Gubernamental en el siglo XX? ............... 7 2.1.2 ¿Qué artículos de la Constitución Política del Estado (CPE) establecen el Control Gubernamental? .............................................................................................. 9 2.2 Unidad: El Sistema de Control Gubernamental y sus principales características según la Ley N° 1178 ......................................................................... 10 2.2.1 ¿Qué es el Sistema de Control Gubernamental y cuáles son sus objetivos? 10 2.2.2 ¿Cuáles son los componentes del Sistema de Control Gubernamental? ...... 11 2.2.3 ¿Cuál es el ámbito de aplicación del Sistema de Control Gubernamental? ... 12 2.2.4 ¿Qué aspectos afectan al Control Gubernamental? ...................................... 13 2.2.5 ¿Qué tipos de responsabilidades se generan del Control Gubernamental? .. 13 2.2.6 ¿Cuáles son las principales interrelaciones del Sistema de Control Gubernamental con los Sistemas de Administración? ............................................... 13 2.3 Unidad: Marco legal del Sistema de Control Gubernamental ....................... 15 2.3.1 ¿Cuál es el marco legal del Sistema de Control Gubernamental?................. 15 2.3.2 ¿Qué es la Auditoría Gubernamental ? ......................................................... 16 2.3.3 ¿Cuál es la característica principal de la Auditoría Gubernamental?............. 16 2.3.4 ¿Qué son las Normas de Auditoría Gubernamental? .................................... 17 2.3.5 ¿Cuáles son las Normas Generales de Auditoría Gubernamental? .............. 17 2.3.6 ¿Cuáles son las Normas Específicas de Auditoria Gubernamental (por tipo de auditoría)?............................................................................................................. 19 2.3.7 ¿En qué consiste el carácter principista de las Normas de Control Gubernamental Interno? ............................................................................................ 20 3

PARTE: CONTROL EXTERNO POSTERIOR ........................................................... 22 3.1 Unidad: Características generales ................................................................... 22 3.1.1 ¿Qué es el Sistema Control Externo Posterior? ............................................ 22 3.1.2 ¿Cuáles son los objetivos del Control Externo Posterior? ............................. 23 3.1.3 ¿Cómo se ejecuta el Control Externo Posterior? ........................................... 23 3.1.4 ¿Quiénes realizan el Control Externo Posterior? ........................................... 23 3.1.5 ¿Cuáles son las atribuciones de la Contraloría General de la República? .... 24

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PARTE: CONTROL

INTERNO .............................................................................. 27

4.1 Unidad: Antecedentes ....................................................................................... 27 4.1.1 ¿Cómo ha evolucionado el concepto de Control Interno? ............................. 27 4.1.2 ¿Cómo conceptualiza el informe COSO al Control Interno?.......................... 29

Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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4.2 Unidad: Principios de Control Interno ............................................................ 31 4.2.1 ¿Cuál es la naturaleza del Control Interno? .................................................. 31 4.2.2 ¿Cuáles son las características de calidad del Control Interno? ................... 31 4.2.3 ¿Qué es aseguramiento de la calidad? ......................................................... 32 4.2.4 ¿Qué es respondabilidad? ............................................................................ 32 4.2.5 ¿Cuál es el orden jerárquico de los controles internos? ................................ 33 4.2.6 ¿Qué implica la aplicación del criterio y juicio personal y profesional? .......... 34 4.3 Unidad: El Control Interno y sus principales características ........................ 34 4.3.1 ¿Qué es el Control Interno? .......................................................................... 34 4.3.2 ¿Por qué el Control Interno es un proceso? .................................................. 35 4.3.3 ¿Cuáles son los objetivos generales del Control Interno? ............................. 35 4.3.4 ¿Quiénes son responsables del Control Interno?.......................................... 35 4.3.5 ¿Quiénes contribuyen al fortalecimiento del Control Interno? ....................... 36 4.3.6 ¿Cuáles son las limitaciones del Control Interno? ......................................... 36 4.3.7 ¿Cómo se relaciona el Control Interno con los objetivos institucionales? ...... 37 4.3.8 ¿Cuáles son los instrumentos del Control Interno? ....................................... 38 4.3.9 ¿Qué es el Control Interno Previo? ............................................................... 38 4.3.10 ¿Quiénes deben realizar el Control Interno Previo? ...................................... 38 4.3.11 ¿Qué fines pretende el Control Interno Previo? ............................................ 38 4.3.12 ¿Se pueden realizar controles previos externos?.......................................... 39 4.3.13 ¿Qué es el Control Interno Posterior? ........................................................... 39 4.3.14 ¿Quiénes deben realizar el Control Interno Posterior? ............................. 39 4.4 Unidad: Componentes del Control Interno ..................................................... 40 4.4.1 ¿Cuáles son los componentes del Control Interno? ...................................... 40 4.4.2 ¿Cuáles son las características de los componentes del Control Interno? .... 40


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1 PARTE: ANTECEDENTES 1.1 Unidad: El control como una función clave de la Administración 1.1.1

¿Qué es la Administración?

La administración es una de las actividades humanas más relevantes. Adquiere su importancia desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar individualmente. Es tarea básica de los administradores conciliar las diferencias de ideas, esfuerzos o intereses, armonizando las metas individuales con los objetivos institucionales. La coordinación es la esencia de la administración. La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente adecuado en el que las personas, trabajando en equipos, alcancen sus objetivos preestablecidos. De lo anterior se desprende que toda organización que pretenda lograr sus objetivos con eficiencia y eficacia, debe contar con una adecuada administración implantada en todos sus niveles. 1.1.2

¿Cuáles son las funciones del proceso administrativo?

Uno de los enfoques para el estudio de la administración plantea que el proceso administrativo está conformado por las funciones de planificación, organización, ejecución y control; que están entrelazadas e íntimamente relacionadas. La administración precisa de la Planificación, porque a través de este medio la organización proyecta lo que debe hacerse, considerando los recursos disponibles y las experiencias pasadas. La función de Planificación implica que se piense con antelación en sus objetivos y acciones, basando sus actos en algún método, plan o lógica. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen las operaciones para alcanzarlos. Planificar consiste en reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo conviene situarla o posicionarla en su entorno. Es decir, en las entidades públicas es el proceso de establecer la misión de la organización, sus objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos. Para su cumplimiento, se requiere la toma de decisiones y la elección de cursos de acción, entre varias opciones. La planificación es la guía para que: La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos. Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio puedan tomar medidas correctivas.


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Cada individuo dentro de una organización debe cumplir un rol determinado, es decir debe tener un propósito u objetivo laboral, el mismo que estará relacionado con el objetivo grupal. Esta disposición de tareas representa el diseño de una estructura organizacional. De esta manera, la función de organización es la parte de la administración que establece una estructura intencionada de roles que los individuos deberán desempeñar en la entidad. Por lo tanto, la función de Organización es el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de la mejor manera. Las actividades propuestas y organizadas requieren de decisiones para ser transformadas en resultados. La función de Ejecución es la realización de actividades necesarias para el logro de los objetivos. “ Ejecutar significa poner en acción o actuar”. Una administración efectiva se la mide en relación con los resultados logrados. En virtud de lo anterior, es necesario contar con instrumentos que permitan evaluar los resultados y, si se requiere, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. Siendo ésta la finalidad la función de control. 1.1.3

¿Qué implica la función de Control?

La función de Control implica, medir y corregir el desempeño personal y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. En otras palabras, se mide lo realizado a través de alguna actividad de control y se corrige la desviación, si la hay, por medio de una acción correctiva. Por ejemplo, al controlar las horas de trabajo de los funcionarios de la entidad: se miden las horas trabajadas implantando el registro de ingreso y salida por medio de un reloj marcador (actividad de control); la norma o criterio sería trabajar ocho horas diarias, determinadas por disposiciones laborales y corregir la desviación emitiendo un memorándum o aplicando una multa a los servidores que trabajaron menos de lo establecido (acción correctiva). De la definición anterior podemos ver que el control permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas a través de la medición de lo que se ha hecho, comparación de los resultados con la norma, criterio o estándar; identificación de la diferencia, si la hay, y corrección de la desviación desfavorable aplicando una acción correctiva. La función de control está inmersa en la planificación, organización y ejecución.


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CONTROL

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ADMINISTRACIÓN

O R G A N I Z A C I Ó N

CONTROL

E J E C U C I O N

PLANIFICACION

CONTROL Los factores como cantidad, calidad, uso del tiempo y costo pueden servir como parámetros para que cualquier actividad sea controlada, con relación a todos o a alguno de ellos. También se puede emplear el control con respecto a funciones especificas, esto genera el control de personal, control financiero, control de producción.


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TEST DE AUTOEVALUACION a) ¿Se considera que la coordinación es la esencia de la administración? ¿Está usted de acuerdo? Justifique su respuesta. (Punto 1.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

b) Mencione las funciones del proceso administrativo. (Punto 1.1.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

c) ¿En qué consiste la función de control? (Punto 1.1.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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2 PARTE: EL CONTROL EN LAS ACTIVIDADES GUBERNAMENTALES 2.1 Unidad: Evolución del Control Gubernamental 2.1.1

¿Cómo ha evolucionado el Control Gubernamental en el siglo XX?

A continuación se muestra una descripción cronológica de la evolución del Control Fiscal – Gubernamental en Bolivia a partir de 1883. (Ver Anexo N° 1) Tribunal Nacional de Cuentas 

El 28 de noviembre de 1883 se sancionó la Ley de Organización del Tribunal Nacional de Cuentas que tenía el rango de Tribunal Supremo para el fenecimiento de las cuentas correspondientes a todos los ramos de la administración departamental y municipal. El citado tribunal era independiente en la esfera de sus atribuciones y cuya finalidad principal era la de controlar los fondos públicos.

Sistema de Control Fiscal 

En la década de 1920 se hizo presente en nuestro país, al igual que en otros países latinoamericanos, una misión de los Estados Unidos conocida como “Kemmerer”, esa misión era un reflejo del entonces nuevo Sistema de Control Fiscal. Bajo el influjo de este proceso mediante Ley de 5 de mayo de 1928 se creó la Oficina de Contabilidad, Estadística y Contralor Fiscales bajo la denominación de Contraloría General como organismo independiente de las demás oficinas del Estado pero sujeta al Presidente de la República. Este Sistema de Control Fiscal ejercía el Control a través de un “Interventor” que supervigilaba “el examen y glosa de todas las cuentas”. El 9 de abril de 1968 a través del D.S. N° 8321 “Ley de Presupuesto Contabilidad y Tesoro y Ley Orgánica de la Contraloría General de la República” se identificó a esta última entidad como un organismo técnico-administrativo de Control Fiscal, Auditoría contínua, post- auditoría y revisión administrativa, independiente de los Ministerios y otros Organismos del Gobierno pero responsable ante el Presidente de la República y entre sus atribuciones reconocía la “Intervención”, como una función de la Contraloría mediante interventores asignados en órganos e instituciones gubernamentales con objeto de realizar revisiones de transacciones antes de su ejecución para propósitos correctos y legales. El 21 de octubre de 1974 se aprobó el D.L. N° 11902 “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y La Ley General del Sistema de Control Fiscal”; la CGR se consolidó como un organismo técnico administrativo, exclusivamente de “Control Fiscal, Auditoría continua, Post Auditoría y revisión administrativa”. Continuó bajo su competencia el Control Fiscal y su actuación se ejerció a través de un Departamento de Intervención, este Control Fiscal era preventivo respecto de los documentos y requisitos contables y legales correspondientes a las operaciones administrativas y financieras de todas las entidades.



El 9 de julio de 1976 con el D.S. N° 13737 las funciones de Control Previo fueron transferidas al Ministerio de Finanzas, es decir “Control Previo en la ejecución del


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gasto del Presupuesto Nacional en todo el Sector Público”. Quedó la Post – Auditoría bajo responsabilidad única de la CGR. El 29 de septiembre de 1977 mediante D.S. N° 14933 se aprobó la Ley Orgánica de la CGR y Ley del Sistema de Control Fiscal, según esta disposición la CGR era el “Organismo Técnico Administrativo Superior de Control Fiscal” que en relación a los poderes del Estado y en el ejercicio de sus funciones tenía completa autonomía. 

El 29 de diciembre de 1979 mediante Ley N° 493, las funciones de Contabilidad Fiscal del Estado y Control Previo fueron restituidas a la CGR. Las funciones de Control Previo en todo lo administrativo pasaron a depender de la CGR a partir del 1° de enero de 1980.



El 19 de mayo de 1982 con D.L. N° 18953 las funciones de Control Previo fueron transferidas al Ministerio de Finanzas y se mantuvo para la CGR la Post Auditoría o Control Externo Posterior.



El 29 de diciembre de 1988 según D.S. N° 22106, se dispuso nuevamente lo siguiente (textual): “La CGR ejercerá sobre la Administración Financiera del Estado el Control Externo Posterior, sin desarrollar acciones que impliquen coadministración”. Por tanto, corresponde al Sistema de Control Interno de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente.

Sistema de Control Gubernamental 

El 20 de julio de 1990 se consolida este proceso con la promulgación de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales. El Control Gubernamental está integrado por el: 

Sistema de Control Interno que comprende los instrumentos de Control Previo y Posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la Auditoría Interna.



Sistema de Control Externo Posterior, que se aplica por medio de la auditoría externa de las operaciones ya ejecutadas.

El siguiente cuadro sintetiza lo señalado previamente:


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EVOLUCION DEL CONTROL FISCAL - GUBERNAMENTAL 1883-1990 TNC 1883-1928 1928-1976 

Tribunal Nacional de Cuentas



Contraloría General Contraloría General de la República Ministerio de Finanzas Ministerio de Hacienda

 

SCF 1976-1979

1979-1982

SCG 1982-1988

1988-1990

1990-

Entidades Públicas

Examen y fenecimiento de cuentas Post Auditoría (Control Externo Posterior) Control Previo

TNC = Tribunal Nacional de Cuentas SCF = Sistema de Control Fiscal SCG= Sistema de Control Gubernamental 2.1.2 ¿Qué artículos de la Constitución Política del Estado (CPE) establecen el Control Gubernamental? La Constitución Política del Estado como Ley fundamental establece las primeras expresiones de Control Gubernamental y concretamente en los artículos 154 y 155 se refiere al control a cargo de la Contraloría General de la República, de acuerdo a lo siguiente: Art. 154° Habrá una oficina de contabilidad y contralor fiscales que se denominará Contraloría General de la República. La Ley determinará las atribuciones y responsabilidades del Contralor General y de los funcionarios de su dependencia. El Contralor General dependerá directamente del Presidente de la República, será nombrado por éste con la terna propuesta por el Senado y gozará de la misma inamovilidad y periodo que los Ministros de la Corte Suprema de Justicia. (Conc. Art. 96, inc. 14, 126) Art. 155° La Contraloría General de la República tendrá el control fiscal sobre las operaciones de entidades autónomas, autárquicas y sociedades de economía mixta. La gestión anual será sometida a revisiones de auditoría especializada. Anualmente publicará memorias y estados demostrativos de su situación financiera y rendirá las cuentas que señala la ley. El Poder Legislativo mediante sus Comisiones tendrá amplia facultad de fiscalización de dichas entidades. Ningún funcionario de la Contraloría General de la República formará parte de los directorios de las entidades autárquicas cuyo control esté a su cargo, ni percibirá emolumentos de dichas entidades.


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2.2 Unidad: El Sistema de Control características según la Ley N° 1178

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Gubernamental

y

sus

principales

2.2.1 ¿Qué es el Sistema de Control Gubernamental y cuáles son sus objetivos? El Sistema de Control Gubernamental es un conjunto de principios, políticas y normas, procesos y procedimientos que tiene el objetivo de: Mejorar: 

La eficacia y eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en las operaciones del Estado. Mejorar la eficacia significa impulsar una gestión que alcance los objetivos y metas propuestas. Mejorar la eficiencia significa promover una gestión que optimice la relación entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos.



La confiabilidad de la información generada sobre el uso los recursos públicos. La información sobre el uso de los recursos públicos debe ser transparente y creíble, con el fin de procurar una comprensión básica por parte de la sociedad sobre el uso de los recursos del Estado y de esta forma coadyuvar el ejercicio de la democracia.



Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión. Los responsables de la gestión de la entidad, deben responder adecuada y oportunamente por los objetivos, la forma y los resultados de la utilización de los recursos públicos que le fueron confiados.



La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado. Significa establecer procedimientos y controles adecuados para asegurar la protección del patrimonio público, (incluye la información) evitando la comisión de irregularidades en la administración de los recursos públicos.

Evaluar el resultado de la gestión tomando en cuenta, entre otros criterios, las políticas gubernamentales definidas por los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública.


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2.2.2 ¿Cuáles Gubernamental?

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son

los

componentes

del

Sistema

de

Control

El Sistema de Control Gubernamental está integrado por: El Sistema de Control Interno, es un proceso que involucra a todo el personal de una entidad y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva. Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales. Los propósitos del Control Interno son: Lograr el cumplimiento de planes, programas y presupuestos institucionales, con eficacia, eficiencia y economía en el marco de las disposiciones legales y su concordancia con los objetivos, políticas y metas propuestas; Asegurar la rendición de cuenta oportuna y transparente de los servidores públicos por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos; Proteger de irregularidades el patrimonio y la información de la entidad. Comprende los instrumentos de: 

Control Interno Previo, practicado por todas las unidades de la entidad antes de la ejecución de sus operaciones o de que sus actos causen efecto.



Control Interno Posterior, practicado por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones bajo su directa competencia y por la Unidad de Auditoría Interna.

El Sistema de Control Externo Posterior, es un proceso retroalimentador (feed back) que se nutre de los resultados obtenidos para compararlos con ciertos parámetros o criterios preestablecidos. Se efectúa con carácter posterior a las operaciones. El Control Externo Posterior es independiente, competente e imparcial y en cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas por las entidades públicas. Los propósitos del Control Externo Posterior son: Aumentar la eficacia de los Sistemas de Administración y Control Interno, mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del Sistema de Información Gerencial (registros contables, operativos y estados financieros) contribuir al incremento del grado de eficiencia y economía de las operaciones e informar a las autoridades competentes, cuando fuere el caso, sobre los resultados de las auditorías realizadas. El Control Externo Posterior se aplica por medio de la Auditoría Externa de las operaciones ya ejecutadas.


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2.2.3 ¿Cuál es Gubernamental?

CENCAP

el

ámbito

de

aplicación

del

Sistema

de

Control

El Control Gubernamental en el marco de los artículos 3 y 4 de la Ley N° 1178 se aplica en todas las entidades del Sector Público, tales como:           

la Presidencia y Vicepresidencia de la República; los Ministerios; las unidades administrativas de la Contraloría General de la República y de las Cortes Electorales; el Banco Central de Bolivia; las Superintendencias de Bancos y de Seguros; las entidades estatales de intermediación financiera; las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional las administraciones departamentales, las universidades y las municipalidades; las instituciones, organismos y empresas de los gobiernos nacional, departamentales y municipales; las unidades administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial; y toda otra persona jurídica en la que el Estado tenga la mayoría del patrimonio.

Además, el Control Gubernamental alcanza a las entidades y personas naturales no comprendidas en el apartado anterior: 

que reciban recursos del Estado para su inversión o funcionamiento;



que se beneficien de subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones; o



que presten servicios públicos no sujetos a la libre competencia.

El Control Gubernamental, en esta última parte, se da a través de: 

los informes que estas personas jurídicas del Sector Privado presentan a las entidades del Sector Público competentes, sobre el destino, forma y resultados del manejo de los recursos y privilegios públicos;



sus estados financieros auditados; y



los informes de opinión calificada e independiente sobre la efectividad de sus sistemas de administración y control.


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2.2.4

CENCAP

¿Qué aspectos afectan al Control Gubernamental?

La ejecución del Control Gubernamental se ve afectada, entre otros, por los siguientes aspectos: Falta de información: Que las entidades públicas no generen ni proporcionen información necesaria para la ejecución de auditorias externas.

la

Alta rotación de personal: El cambio continuo de personal afecta a la ejecución del Control Externo. La rotación genera discontinuidad en las actividades, produce incertidumbre, desorden, poca transparencia, afectando la auditabilidad de las operaciones. 2.2.5 ¿Qué tipos Gubernamental?

de

responsabilidades

se

generan

del

Control

Principalmente en el marco de la Auditoría Gubernamental, y emergente de los trabajos de auditoria se pueden establecer indicios de responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal. 2.2.6 ¿Cuáles son las principales interrelaciones del Sistema de Control Gubernamental con los Sistemas de Administración? 

Sistema de Programación de Operaciones

Los objetivos institucionales forman parte del Sistema de Programación de Operaciones y justifica la existencia de las entidades públicas. Este sistema debe incorporar los controles necesarios para que la formulación de los objetivos sea consistente con el plan de gobierno, actualmente Plan General de Desarrollo Económico y Social (PGDES) y se pueda monitorear el grado de cumplimiento de las operaciones de acuerdo con lo previsto procurando, en consecuencia, la retroalimentación y el ajuste para su perfeccionamiento. 

Sistema de Organización Administrativa

Para el desarrollo de los objetivos institucionales se requiere entidades estructuradas adecuadamente siguiendo los conceptos vertidos en el Sistema de Organización Administrativa. Dichas normas deben incluir en su diseño las características fundamentales de un ambiente de control adecuado. Para ello, se deben establecer los medios adecuados para instaurar condiciones que favorezcan el desarrollo de las operaciones que permitan el logro de los objetivos. Estas operaciones deben estar a cargo de funcionarios competentes que asuman sus responsabilidades formales y puedan rendir cuenta de sus actos a través de canales de comunicación preestablecidos. La estructura organizativa debe estar diseñada de manera que exista una separación de funciones acorde con las actividades que permita la ejecución implícita de controles por oposición y no exista agrupación de funciones incompatibles sino una conjunción adecuada entre sistemas administrativos y operativos.


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

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Sistema de Presupuesto

El cumplimiento de los objetivos institucionales con la estructura organizativa diseñada necesita de un presupuesto consistente con las necesidades. Dicho presupuesto es la herramienta principal que facilita la ejecución de las operaciones; razón por la cual, debe contener controles necesarios en su formulación, que aseguren una traducción monetaria real de los objetivos determinados en la programación de operaciones; como así también, la consideración de las directrices correspondientes. Adicionalmente, se deben incluir controles de procesamiento e independientes adecuados en el circuito administrativo para que no existan operaciones fuera del marco legal, sin autorización y sin comprobación del cumplimiento. 

Sistema de Administración de Personal

Para el desarrollo de las actividades programadas se necesita del factor humano que será incorporado, evaluado, remunerado y retirado según lo establecido en el Sistema de Administración de Personal; que contendrá los controles necesarios, para asegurar el reclutamiento de funcionarios idóneos y competentes. También, deben establecerse controles adecuados que procuren el cumplimiento de las directrices para evaluar el desempeño, remunerar según escalas salariales y retirar al personal que no se adecua a la dinámica de las entidades. 

Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Los objetivos institucionales se satisfacen con la prestación de servicios y la generación de bienes. Todos los bienes físicos requieren el establecimiento de medidas de protección de diversa naturaleza que deben estar incorporadas en la administración de los mismos. No obstante, las normas relativas a los bienes deben procurar la existencia de controles adecuados para asegurar razonablemente que se compran, conservan y utilizan de acuerdo con las disposiciones legales en el marco de una sana administración de los recursos públicos. Al mismo tiempo, se deben establecer las características de los controles de procesamiento e independientes para que todas las etapas del proceso de administración de bienes y servicios tengan un seguimiento en tiempo real detectando los desvíos oportunamente. 

Sistema de Tesorería y Crédito Público

El Sistema de Tesorería y Crédito Público permite el manejo de los ingresos y el financiamiento de las obligaciones comprometidas según el presupuesto aprobado. Este sistema debe incorporar los controles necesarios que aseguren el manejo integral y transparente de los recursos obtenidos de cualquier fuente de financiamiento. También se deberán establecer los controles de procesamiento e independientes aptos para el manejo adecuado de los recursos permitiendo que las entidades puedan honrar los compromisos asumidos de acuerdo a sus vencimientos. Estos controles deben procurar un manejo confiable del flujo de efectivo como herramienta de gestión.


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

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Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada

El Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada forma parte del sistema de información financiera y su funcionamiento es vital para el proceso de rendición de cuentas, razón por la cual, este sistema debe establecer pautas para el diseño de controles necesarios que aseguren un circuito de información útil, oportuna y confiable. Adicionalmente, se deben incorporar en los procesos de captura, registro y análisis de la información todos los controles de procesamiento e independientes que permitan asegurar el reflejo contable, presupuestario y de tesorería según la realidad económica de las operaciones ejecutadas. En definitiva, todos los sistemas de administración para programar, organizar y ejecutar deben incorporar elementos de Control Interno, de acuerdo con la jerarquía de controles establecida en los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno. 2.3

Unidad:

Marco legal del Sistema de Control Gubernamental

2.3.1

¿Cuál es el marco legal del Sistema de Control Gubernamental?

El marco legal del Sistema de Control Gubernamental está constituido principalmente por: 

La Constitución Política del Estado (CPE). Establece la existencia de la Contraloría General de la República cuya función es el Control Fiscal sobre las operaciones de las entidades públicas y la revisión de la gestión anual de estas entidades a través de auditorías especializadas.



La Ley N°1178 de Administración y Control Gubernamentales. Señala que el Control Gubernamental se aplicará sobre el funcionamiento de los Sistemas de Administración de los recursos del Estado y que estará integrado por el Sistema de Control Interno y el Sistema de Control Externo Posterior.



El D.S. N° 23215 “Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la CGR“. Regula el ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley N° 1178 a la CGR como organo rector del Control Gubernamental y autoridad superior de Auditoría del Estado.



La normatividad del Control Gubernamental integrada por: 

Las Normas de Auditoría Gubernamental, para permitir el desarrollo uniforme o compatible de las actividades de Auditoría Externa prácticada por la CGR, por las entidades tutoras y por las firmas o profesionales independientes contratadas por la CGR o las entidades públicas y los Reglamentos que emita la CGR de aplicación en todas las entidades públicas.



Las Normas básicas de Control Interno (Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental) que también fueron emitidas por la CGR y que son normas de carácter principista.


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2.3.2

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¿Qué es la Auditoría Gubernamental ?

Es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la información examinada y criterios establecidos. 

¿Qué tipos de Auditoría se realizan en el ejercicio del Control Gubernamental?

Auditoría Financiera: Acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el propósito de emitir una opinión independiente sobre la razonabilidad de los Estados Financieros. Auditoría Operacional: Acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el propósito de emitir una opinión independiente sobre: la eficacia de los sistemas de administración y control Interno, y la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones. Auditoría Ambiental: Acumulación y examen metodológico u objetivo de evidencia con el propósito de expresar una opinión independiente sobre la eficacia de los sistemas de gestión ambiental y/o desempeño ambiental, y resultados de la gestión ambiental. Auditoría Especial: Acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia, con el propósito de expresar una opinion independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales, y si corresponde, establecer indicios de responsabilidad. Auditoría de Proyectos de Inversión Pública: Acumulación y examen objetivo, sistemático e independiente con el propósito de expresar una opinión independiente sobre el desempeño de todo o parte de un proyecto de inversión pública y/o de la entidad gestora del mismo. 2.3.3

¿Cuál es la característica principal de la Auditoría Gubernamental?

El Sistema de Control Gubernamental está compuesto por el Control Interno (Previo y Posterior) y el Control Externo Posterior. Una forma de ejecutar el Control Gubernamental, particularmente, el Control Posterior Interno y Externo es a través de Auditorías, que deben realizarse en forma independiente. La Ley N°1178, en sus artículos 15°, para el caso de la Auditoría Interna al ejercer el Control Interno Posterior, y 16° para el caso de la Auditoría Externa al ejercer el Control Externo Posterior, contempla el carácter de independencia e imparcialidad que debe adoptar la Auditoría Gubernamental debido a que las personas e instituciones que lo ejecutan deben estar libres de compromisos y de ideas preconcebidas para tener una actitud mental independiente, evaluando hechos y circunstancias tal como se presentan, comparados con criterios preestablecidos. Por otra parte, en el caso del Control Interno Previo se trata de un proceso que involucra a todas las personas, ejecutado de manera continua en la realización de las actividades, por lo que no es independiente.


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2.3.4

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¿Qué son las Normas de Auditoría Gubernamental?

El Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental emite las Normas Básicas, que para el caso del Control Externo Posterior son las Normas de Auditoria Gubernamental. Los servidores públicos y otros a los que se les ha confiado la administración de los recursos del Estado deben emplear estos recursos, cumpliendo disposiciones legales, promoviendo la eficiencia de sus operaciones, salvaguardándolos contra irregularidades, fraudes y errores. También deben emitir información útil, oportuna y confiable, que permita la rendición de cuentas. El manejo adecuado de estos recursos es verificado, como parte del Control Externo Posterior a través de auditorias gubernamentales, que se realizan de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental. Estas son requisitos mínimos que permiten asegurar uniformidad y calidad en el desempeño del trabajo de la auditoria gubernamental. Estas Normas de Auditoría Gubernamental son: Generales y Específicas por tipo de Auditoría. 2.3.5

¿Cuáles son las Normas Generales de Auditoría Gubernamental?

2.3.5.1 Competencia La Norma de Auditoria N° 211 menciona: “El auditor gubernamental o grupo de auditores gubernamentales designados para realizar una auditoría deben tener individualmente y en conjunto, respectivamente, la capacidad técnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de auditoría”. Esto significa que las organizaciones de auditoria deben asignar los recursos humanos necesarios para garantizar que el examen sea ejecutado por personal experimentado y debidamente capacitado, con la materia objeto de análisis. 2.3.5.2 Independencia La Norma de Auditoria N° 212 expresa: “En toda auditoría, los auditores gubernamentales deben estar libres de impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad. Además deben mantener una actitud y apariencia de independencia”. Los auditores gubernamentales deben preservar la objetividad al considerar los hechos y expresar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones con imparcialidad. 2.3.5.3 Ética La Norma de Auditoria N° 213 se refiere a la ética de la siguiente manera: “En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental debe regirse a los principios éticos contenidos en el Código de Ética del auditor gubernamental emitido por la Contraloría General de la República”.


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2.3.5.4 Diligencia profesional La Norma de Auditoria N° 214 considera que el trabajo del auditor gubernamental debe realizarse con el debido esmero, cuidado y sistemática supervisión, al mencionar lo siguiente: “Se debe ejercer el debido cuidado y diligencia profesional en la ejecución del examen y preparación del informe”. 2.3.5.5 Control de calidad Las organizaciones que se dedican a la auditoria gubernamental deben contar con un sistema de control de calidad que les asegure principalmente el cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental. La Norma de Auditoria N° 215 expresa: “Las organizaciones de auditoría deben establecer políticas e implantar un sistema interno de control de calidad. Este sistema debe estar sujeto periódicamente a revisiones externas”. 2.3.5.6 Ordenamiento jurídico administrativo aplicables, y obligaciones contractuales

y

otras

normas

legales

El auditor gubernamental debe obtener el conocimiento de las disposiciones aplicables al objeto de examen, debido a que el cumplimiento legal dentro de la administración pública tiene mucha importancia. En este sentido la Norma de Auditoria N° 216 manifiesta: “El auditor gubernamental debe obtener una seguridad razonable sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales que resulten significativas para el logro de los objetivos de auditoría”. 2.3.5.7 Relevamiento de información Antes de iniciar cualquier trabajo las organizaciones de auditoria deben realizar un relevamiento previo, el cual determine si existen las condiciones de auditabilidad; al respecto la Norma de Auditoria N° 217 menciona: “ En función del tipo de auditoría, puede requerirse la realización de un relevamiento de información a efectos de establecer el grado de auditabilidad”. 2.3.5.8 Ejecución La Norma de Auditoria N° 218 menciona que: “Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditoría a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompañada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita”. Esto significa que se debe aplicar la Norma de Auditoria específica para cada caso.


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2.3.5.9 Seguimiento Finalmente la Norma de Auditoria N° 219 menciona: “La Contraloría General de la República y las unidades de auditoría interna de las entidades públicas deben verificar oportunamente el grado de implantación de las recomendaciones contenidas en sus informes. Además, las unidades de auditoría interna deben verificar el cumplimiento del cronograma de implantación de recomendaciones de las firmas privadas y profesionales independientes”. La implantación de la recomendación debe ser considerada como implantada, parcialmente implantada o no implantada. 2.3.6 ¿Cuáles son (por tipo de auditoría)?

las Normas

Específicas de Auditoria Gubernamental

Considerando que los tipos de auditoria gubernamental son: Auditoria Financiera, Operacional, Especial, Ambiental y de proyectos de Inversión Pública, la Contraloría General de la República, como órgano rector del Sistema de Control Gubernamental emitió normas especificas para cada una de ellas. ¿Cuáles son las normas para el ejercicio de la auditoria interna? Las unidades de auditoria interna de las entidades públicas realizan el Control Interno Posterior, actividades que deben estar regidas por las normas de auditoria gubernamental para el ejercicio de la auditoria interna. Estas normas son las siguientes: Alcance de la auditoría: Que se refiere a que los auditores internos deben desarrollar sus actividades dentro del alcance de la Ley 1178 y sus decretos reglamentarios. Declaración de propósito, autoridad y responsabilidad: El titular de la unidad de auditoria interna debe emitir anualmente una declaración que establece el alcance del trabajo a desarrollar, la autoridad conferida por la máxima autoridad y la responsabilidad asumida por el titular de la unidad. Relaciones interpersonales: Se refiere a las aptitudes que deben tener los auditores internos para relacionarse con el personal de la entidad. Planificación estratégica y programación de operaciones: Establece que las actividades de la unidad deben programarse sobre la base de la planificación estratégica de la Unidad, considerando los recursos humanos, materiales y financieros. Planificación, supervisión y evidencia de auditoria: El trabajo debidamente planificado, supervisado y documentado se efectuará conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental. Comunicación de resultados: De igual manera la comunicación de resultados se realizará conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectivo.


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Otras evaluaciones: Las evaluaciones que no se ajusten a los tipos de auditoria establecidos en las Normas de Auditoria Gubernamental, se sujetarán a las Normas Generales de Auditoria Gubernamental. 2.3.7 ¿En qué consiste el carácter principista de las Normas de Control Gubernamental Interno? El artículo 18 del D.S. N° 23215 define el carácter principista de las Normas Básicas de los Sistemas de Control Gubernamental Interno, como normas generales que representan el nivel de calidad mínimo para desarrollar las políticas, programas, organización, ejecución y el control de las operaciones de las entidades públicas. La Contraloría General de la República es el órgano rector del Sistema de Control Gubernamental y sus atribuciones le permiten la emisión de las normas básicas de Control Gubernamental. La Ley Nº 1178 también ha determinado que la emisión de las normas básicas de los sistemas administrativos es una atribución del Ministerio de Hacienda que es el órgano rector de los mismos. Las normas básicas de Control Gubernamental configuran el marco conceptual que debe ser considerado por el órgano rector en el diseño de las normas básicas de los sistemas de administración, para que éstas incorporen suficientes controles adecuados. También, deben ser consideradas por las entidades públicas en el contenido de su normatividad secundaria.


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TEST DE AUTOEVALUACIÓN a)

¿Estando vigente el control fiscal previo, por qué se hizo necesaria la promulgación de la Ley 1178? (Punto 2.1.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

b) ¿Cuál es la característica principal del Control Gubernamental, tanto Interno Posterior como Externo Posterior? (Punto 2.3.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

c) ¿Qué objetivos persigue el Sistema de Control Gubernamental? (Punto 2.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

d) ¿Cómo está compuesto el Sistema de Control Gubernamental? (Punto 2.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

e) ¿Quiénes deben considerar los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental para el diseño y la implantación de los sistemas de administración?. (Punto 2.3.7) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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PARTE: 3.1 Unidad: 3.1.1

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CONTROL EXTERNO POSTERIOR Características generales

¿Qué es el Sistema Control Externo Posterior?

Es un proceso retroalimentador que se nutre de los resultados obtenidos de la gestión para compararlos con ciertos parámetros o criterios preestablecidos. Se efectúa con carácter posterior a las operaciones. El Control Externo Posterior se aplica a través de un medio técnico que es la auditoría externa. La auditoría externa gubernamental ha evolucionado durante las tres últimas décadas, de un examen numérico – legal de las cuentas que rendían los responsables del manejo de fondos o bienes públicos, para calificar la formalidad del gasto, a la auditoría enfoque integral que califica la eficacia y cumplimiento de los sistemas de administración y control, razonabilidad de los estados financieros y también evaluar los resultados de la gestión en términos de efectividad, economía y eficiencia de las operaciones formulando recomendaciones para mejorarlas. La auditoría externa gubernamental es útil a los gobernados, al Congreso Nacional, al Gobierno y a la Administración o Gerencia de las entidad públicas. Es útil a los gobernados por cuanto sus dictámenes e informes hacen fe pública y suministran elementos de juicio para calificar la gestión del gobernante; proveen un grado de confianza en la administración pública por parte del pueblo; y permiten la censura social de los administradores, de la cosa pública, por los desaciertos, errores o irregularidades que incurran. Es útil al Congreso Nacional, ya que los resultados de auditoría externa comunicados en sus informes, constituyen una base independiente, imparcial, técnica y objetiva para el ejercicio del control político que por naturaleza le corresponde. Es útil al Gobierno, porque la auditoría externa gubernamental le proporciona información independiente e imparcial sobre los resultados de la gestión de los ejecutivos en las entidades públicas y formula recomendaciones que facilitan el ajuste de las políticas, programas y proyectos para mejorar los servicios gubernamentales y las Normas Básicas de los Sistemas de Administración. Es útil a la Administración o Gerencia de las entidades públicas, porque sus recomendaciones promueven la mejora del funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno para hacerlos más eficaces; sus informes y dictámenes dan fe de la razonabilidad de los estados financieros para que sean usados en la toma de decisiones gerenciales; y porque sus recomendaciones operacionales contribuyen a mejorar el logro de metas y resultados deseados dentro de sanos criterios de eficacia eficiencia y economía.


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3.1.2

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¿Cuáles son los objetivos del Control Externo Posterior?

El artículo 14 del D.S.23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República establece los siguientes objetivos del Control Externo Posterior: 

Aumentar la eficacia de los sistemas de administración y Control Interno



Mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del sistema de información



Contribuir al incremento del grado de economía y eficiencia de las operaciones



Informar a las autoridades competentes, sobre los resultados de las auditorías realizadas. 3.1.3

¿Cómo se ejecuta el Control Externo Posterior?

El Control Externo Posterior se ejecuta a través de la auditoria externa de las operaciones ya ejecutadas. Los tipos de auditoria gubernamental son: Financiera, Operativa, Especial, de Proyectos, Ambiental. 3.1.4

¿Quiénes realizan el Control Externo Posterior?

Corresponde realizar este control a entes o personas señaladas por Ley, distintas de las entidades u organismos ejecutores de las operaciones. La Ley N° 1178 establece que el Control Externo Posterior es realizado por: 

La Contraloría General de la República.



Las entidades que ejercen tuición respecto de otras, a través de sus unidades de Auditoría Interna, y

Las entidades que ejercen tuición sobre una o más entidades publicas tienen plenas facultades de ejercer el Control Externo Posterior sin perjuicio de las atribuciones de la Contraloría y deben además promover y vigilar la implantación y funcionamiento de los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública así como los de Administración y Control Interno. Los entes tutores tienen la obligación de realizar oportunamente el Control Externo Posterior de las entidades, cuyo reducido numero de operaciones y monto de recursos administrados no justifican la existencia de una unidad de auditoria interna propia. Para cualquier entidad del Poder Ejecutivo, ante la inexistencia de una o más entidades que jerárquicamente ejercen tuición, la entidad cabeza de sector es a la vez la entidad tutora, haya o no disposición legal específica al respecto. Este concepto de entidad tutora (ejercicio de la tuición) no es aplicable a los gobiernos municipales, que por disposición constitucional son entidades autónomas.


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Los profesionales independientes y firmas de auditoría, contratados en apoyo del Control Gubernamental ejecutan auditorías externas. 3.1.5 ¿Cuáles son las atribuciones de la Contraloría General de la República? El Decreto Supremo N° 23215: Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República: “Establece que la Contraloría General de la República debe cumplir las funciones de: Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental y autoridad superior de auditoría del Estado” Las atribuciones conferidas a la CGR por la Ley N° 1178 son:  

Dirigir y supervisar la implantación del Sistema de Control Gubernamental Elaborar y emitir la normatividad básica de Control Gubernamental interno y externo

Por otra parte, tiene las más amplias facultades para examinar cualquier información con el fin de:    

Ejercitar el Control Externo Posterior Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno Supervigilar la normativa de los sistemas contables del Sector Público Promover el establecimiento de los Sistemas de Contabilidad y Control Interno; de esta manera se constituye en la máxima autoridad del Estado.

Finalmente tiene atribuciones para, 

Conducir los programas de capacitación y especialización de servidores públicos en el manejo de los sistemas que regula la Ley N° 1178.

Las facultades principales de la CGR para ejercer el Control Externo Posterior:   

   

Examinar en cualquier momento los registros y operaciones realizadas por las entidades sujetas al control gubernamental. Conocer los programas, las labores y papeles de trabajo de las auditorías que realicen las entidades públicas y las firmas o profesionales independientes, sin afectar la responsabilidad de los mismos. Contratar los servicios de firmas o profesionela calificados e independientes u ordenar a las entidades públicas o aquellas a las que se refiere el Art. N° 5° de la Ley N° 1178, la contratación de dichos servicios cuando se requiera asesoría o auditoría externa especializada, o falten recursos profesionales. Todo informe de auditoría interna y externa será enviado a la CGR inmediatamente concluido el mismo. En caso de incumplimiento de los plazos y condiciones para la implantación de los sistemas de la Ley N° 1178, ordenar: El congelamiento de cuentas corrientes bancarias de las entidades, La suspensión de entrega de fondos por los tesoros del Estado o por cualquier organismo financiador.


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

 

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En caso de responsabilidad ejecutiva determinada por el Contralor General de la República, recomendar a la máxima dirección colegiada o a la autoridad superior que ejerce tuición, la suspensión o destitución del principal ejecutivo o sí fuera el caso de la dirección colegiada. En caso de que el servidor público incumpla la Ley N° 1178, de oficio o por petición fundamentada de los órganos rectores o autoridades que ejercen tuición, recomendar a la máxima autoridad de la entidad imponga la sanción que corresponda. Para servidores públicos, ex servidores públicos y personas privadas con relaciones contractuales con el Estado, que no exhiban documentación o información necesarias para fines de control posterior, solicitar al fiscal del distrito en lo penal la expedición de mandamiento de apremio.


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TEST DE AUTOEVALUACION

a) ¿Qué pretende el Control Externo Posterior? (Punto 3.1.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

b) ¿Quiénes realizan el Control Externo Posterior? (Punto 3.1.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ c) ¿Cuáles son las atribuciones de la Contraloría General de la República? (Punto 3.1.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ d) En el marco del Control Externo Posterior ¿Cuáles son las facultades de la CGR? (Punto 3.1.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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4

PARTE:

CONTROL

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INTERNO

4.1 Unidad: Antecedentes 4.1.1

¿Cómo ha evolucionado el concepto de Control Interno?

4.1.1.1 ¿Qué comprendía el concepto tradicional de Control Interno? En la profesión de Auditoría, las primeras nociones de Control Interno surgen a partir del establecimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Precisamente la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo determina que: “Deberá efectuarse un estudio apropiado y evaluación del sistema de Control Interno existente, como una base para confiar en él, y para determinar la extensión necesaria de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría.” La norma citada exige la evaluación del sistema de Control Interno pero no define la naturaleza del mismo, razón por la cual, se debía recurrir al concepto tradicional conocido desde 1949: “El Control Interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.” Este concepto implicaba que el Control Interno era concebido como un sistema que no se circunscribía exclusivamente a cuestiones relacionadas con las funciones de los departamentos contables de las entidades. Para delimitar el alcance del trabajo de evaluación, en 1958 se aclara que el Control Interno incluía controles que pueden ser contables y administrativos. La finalidad de esta división era establecer que en una auditoría financiera, el trabajo de evaluación se debería centralizar fundamentalmente en los controles contables relacionados con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. No obstante, se determinaba que los controles administrativos comprenden la estructura organizativa que está integrada por el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común, sólo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. De acuerdo con lo mencionado precedentemente, es relativa la importancia de los controles administrativos en una auditoría financiera. No obstante, cuando los objetivos de auditoría son operacionales o de cumplimiento estos controles cumplen un rol fundamental. Luego, en 1963 se estableció que para la evaluación del Control Interno el criterio implícito que debía prevalecer, era el efecto que los controles particulares pueden tener en la confiabilidad de los estados financieros, independientemente de su clasificación como controles contables y administrativos. En este sentido, se estableció que los Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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controles contables tienen una conexión directa e importante sobre la confianza que puede tenerse en los registros financieros y requieren ser evaluados por el auditor. 4.1.1.2 ¿Qué estableció el SAS 1 respecto del Control Interno? En 1972, el SAS 1 (Statement on Auditing Standards) definió al control administrativo como el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones debido a que dicho control administrativo está relacionado con el proceso de toma de decisiones conducente a la autorización de transacciones por la gerencia. Evidentemente, los auditores procuraban concretar una definición de Control Interno relacionada con la contabilidad. De todas maneras, ya se conocía que este control contable era responsabilidad de la gerencia, brindaba una seguridad razonable, incluía al método de procesamiento de datos y por supuesto, contaba con limitaciones inherentes a las posibilidades de error involuntarias o las inefectividades por colusión. 4.1.1.3 ¿Qué estableció el SAS 30 respecto del Control Interno? En 1980, el SAS 30 aclaró que el estudio y evaluación del Control Interno realizado por el auditor como parte de una auditoría constituye un paso intermedio para formarse una opinión sobre los estados financieros y; por lo tanto, no es suficiente como para opinar sobre el sistema de control en su totalidad. 4.1.1.4 ¿Qué estableció el SAS 55 respecto del Control Interno? En 1988, el SAS 55 no consideraba al Control Interno como un sistema sino como una estructura que comprendía básicamente tres elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control, y la redefinió de la siguiente manera: “La estructura de Control Interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Pese a que la estructura de Control Interno podrá incluir una amplia variedad de objetivos y políticas y procedimientos relacionados, sólo algunos de ellos tal vez sean relevantes para la auditoría de estados financieros de una entidad. Por lo general, los procedimientos de políticas relevantes a una auditoría, se refieren a la capacidad de la entidad de registrar, procesar, resumir e informar los datos financieros”. Con esta definición ya no cabrían dudas que la estructura de Control Interno estaba íntimamente vinculada con los objetivos de la entidad y que dicha estructura era contenedora de los procedimientos y políticas contables inherentes a una auditoría financiera. 4.1.1.5 ¿Qué estableció el SAS 78 respecto del Control Interno? En 1995 el SAS 78 corrige al SAS 55 a efectos de reconocer la definición y descripción del Control Interno según el informe COSO (Commitee of Sponsoring Organizations). Se establece que el Control Interno es un proceso (efectuado por el Consejo de Directores de la entidad, Gerencia y demás personal) diseñado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de los objetivos de las siguientes categorías: Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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

Confiabilidad de la información financiera



Efectividad y eficiencia de las operaciones



Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables 4.1.2

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¿Cómo conceptualiza el informe COSO al Control Interno?

El informe COSO universaliza el concepto de Control Interno y establece un marco integrado, es decir, que no se circunscribe al ámbito estrictamente contable, y se incluye a la confiabilidad de la información financiera como uno de los tres objetivos básicos de las instituciones al que se procura alcanzar con el establecimiento del Control Interno. El informe mencionado establece con precisión que el Control Interno es parte de los procesos básicos de planificación, ejecución y supervisión y está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicación en cada momento. El Control Interno así concebido constituye una herramienta útil para la gestión, pero no un sustituto de ésta y su trascendencia está ligada a la incidencia que el mismo tiene sobre los resultados de la gestión. Esta conceptualización del Control Interno dista mucho de la antigua perspectiva, que concebía al Control Interno como un sistema independiente con objetivos propios o un elemento añadido a las actividades de una entidad o como una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores. Los controles internos deben ser incorporados a los sistemas administrativos y operativos de una entidad, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecución de los objetivos de la entidad. Al ser incorporados y no añadidos, podremos identificar desviaciones en las actividades operativas básicas y, además, agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionarlas. El Control Interno, no constituye un proceso secuencial donde algunos de los componentes afectan sólo al siguiente, sino que conforma un proceso multidireccional y permanente, en el cual cada componente influye en los otros. En el informe COSO se definen cinco componentes que integran el Control Interno:     

Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión

¿En qué consiste el proceso de Control Interno? El informe COSO resalta la importancia de los objetivos en el sentido que representan la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporcionan una base sólida para un Control Interno efectivo. La fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Una vez que tales factores han sido identificados, la Gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir las causas que atenten contra ellos a través de mecanismos de control e información.


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El proceso continúa con la autoevaluación de riesgos que constituye una responsabilidad ineludible para todo los niveles que están involucrados en el logro de los objetivos. Dicha autoevaluación dará origen a las actividades de control necesarias para que la Gerencia y demás personal de la entidad pueda cumplir diariamente con sus actividades asignadas. Estas actividades están relacionadas con las políticas, sistemas y procedimientos y comprenden, entre otras, la aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento; como también, las relacionadas con la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones y el ejercicio de una supervisión adecuada. Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, gerenciales u operacionales, generales o específicas, preventivas, detectivas o correctivas. Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas están destinadas a minimizar los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la entidad, su misión y objetivos, así como a la protección de los recursos. El proceso de Control Interno no podría llevarse a cabo en forma efectiva sino se implantan medios adecuados de información y comunicación. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Gerencia sobre sus responsabilidades en el control y la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Asimismo, se debe contar con medios para comunicar información relevante hacia los mandos superiores, así como a entidades externas. Por último, el proceso de control se complementa con la supervisión y seguimiento debido a que las condiciones sobre las que se aplican los controles no son estáticas y requieren de ajustes de acuerdo con las circunstancias. La Gerencia deberá llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Dicha evaluación dependerá de las condiciones específicas de cada organización, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover con el apoyo decidido de la Gerencia, su reforzamiento e implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades de supervisión diaria en los distintos niveles funcionales de la Organización; de manera independiente por personal que no es responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de las dos formas anteriores. En resumen, El nuevo concepto del Control Interno incluye, entre otros, los siguientes aspectos que conviene resaltar: 

Se amplía el ámbito de aplicación implicando a toda la organización.



Se valoriza la ética e integridad dentro de las organizaciones a través de la importancia primordial otorgada al ambiente de control como base fundamental de todo el proceso de control.


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

Se configura un círculo de mejoramiento continuo, comenzando por el marco ambiental, la fijación de objetivos, la identificación de riesgos, la determinación de los controles necesarios, la comunicación permanente, el monitoreo o seguimiento y la retroalimentación de los procesos.



Se reconoce el valor del comportamiento y la actitud personal para mejorar el esquema de funcionamiento del control.



Se atribuye una particular atención al concepto de responsabilidad para el control, debido a que es fundamental el involucramiento de todo el personal dentro de los esquemas de control. 4.2 Unidad: Principios de Control Interno

La Contraloría General de la República, en los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, define los siguientes principios de Control Interno: Naturaleza del Control Interno Calidad del Control Interno Respondabilidad Jerarquía de los controles Criterio y juicio personal y profesional 4.2.1

¿Cuál es la naturaleza del Control Interno?

“El Control Interno Gubernamental constituye un proceso integrado a todos los procesos técnicos y administrativos, que conforman el accionar de las organizaciones públicas hacia el logro de sus objetivos específicos en concordancia con los planes generales de gobierno” (Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental). Los planes generales de gobierno guían la formulación del Plan de Desarrollo Departamental y este a su vez la del Plan de Desarrollo Municipal. En consecuencia, el Control Interno está implícito en los procesos diseñados e implantados en la organización con el fin de minimizar los riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales y su ejecución está a cargo de todos los integrantes de la organización, bajo la responsabilidad indelegable de la máxima autoridad ejecutiva. 4.2.2

¿Cuáles son las características de calidad del Control Interno?

En los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, Norma 1200, se enuncia que: “los procesos de diseño, implantación, funcionamiento y seguimiento del Control Interno de los entes públicos deben orientarse y ajustarse al concepto de calidad”. La calidad es el conjunto de características que posibilitan la satisfacción de las necesidades establecidas, que son aquellas que coadyuvan al logro de los objetivos institucionales, a través de la minimización de los riesgos inherentes.


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El riesgo inherente, es la posibilidad de la existencia de factores que interfieran el logro de los objetivos previstos, independientemente de la calidad de los controles internos establecidos. Las necesidades implícitas son aquellas vinculadas con la respondabilidad, el mejoramiento de la calidad, la jerarquización de los controles y el desarrollo del criterio y juicio profesional. A efectos de asegurar la calidad del Control Interno vigente, deben realizarse evaluaciones periódicas del análisis de riesgo y de la adecuación del diseño de las actividades de Control Interno; además debe verificarse que éstas últimas operen efectivamente. Los resultados de estas evaluaciones permiten a la máxima autoridad ejecutiva, tomar decisiones correctivas de las actividades de control, en procura del logro eficiente de los objetivos, coadyuvando al aseguramiento de la calidad. 4.2.3

¿Qué es aseguramiento de la calidad?

El aseguramiento de calidad es el conjunto de actividades preestablecidas y sistemáticas, aplicadas en el marco del sistema de calidad, que se ha demostrado que son necesarias para dar confianza adecuada al cliente de que la entidad elaborará productos con las características de calidad establecidas. El aseguramiento de calidad no es lo mismo que el control de calidad, aunque algunas acciones entre ambas pueden relacionarse; la diferencia radica en que el control de calidad se ocupa operativamente de verificar el cumplimiento de las características del producto, mientras que el aseguramiento de calidad busca dar confianza sobre dicho cumplimiento. Consecuentemente, es importante incorporar las variables definidas para el éxito del proceso, generándose así un enfoque integral de calidad sobre todos los elementos que interactúan y permiten el desarrollo del producto. El aseguramiento de calidad de los productos se logra implantando un sistema de calidad que tendrá las siguientes características: debe definir políticas y objetivos; debe definir responsabilidades y autoridades; debe especificar qué tipos de controles hay que realizar en los procesos, sobre los productos y sobre los documentos; y debe especificar las líneas de información y comunicación necesarias, tomando en cuenta que proveer información oportunamente genera confianza. 4.2.4

¿Qué es respondabilidad?

De acuerdo a los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental aprobados por la Contraloría General de la República, “es la obligación y la actitud de todo servidor público, con independencia de su jerarquía, dentro de una organización, de rendir cuentas por el destino de los recursos públicos que le fueron confiados, del rendimiento de su gestión y de los resultados logrados, no sólo por una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado sino por la responsabilidad social asumida y convenida al aceptar un cargo público, lo cual implica ineludiblemente, brindar una total transparencia a los actos públicos y sus efectos”.


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Cada servidor público debe rendir cuenta en todo momento en forma responsable por las funciones que le fueron encomendadas, es decir por la responsabilidad asumida para el ejercicio del cargo, y por la responsabilidad social que implícitamente asume desde el momento en que acepta desempeñar un cargo público. En consecuencia, la responsabilidad asumida se manifiesta en la generación y disponibilidad de información transparente, útil, confiable y oportuna, que permita la mejora continua de la gestión pública para responder a las necesidades de la sociedad. 4.2.5

¿Cuál es el orden jerárquico de los controles internos?

Según los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, “el Control Interno, por ser un proceso se conforma por un encadenamiento de acciones particulares de los recursos humanos en todos los niveles de las organizaciones públicas que además de sus interrelaciones funcionales, se articulan en una relación de jerarquía en concordancia con dichos niveles”. Considerando un orden jerárquico los controles se agrupan en las siguientes categorías: Controles directos, integrados por: Controles gerenciales: ejercidos por la máxima autoridad ejecutiva, que le permite evaluar la gestión. No están relacionadas con el procesamiento directo de las operaciones. Tenemos los siguientes ejemplos: Controles sobre Informes presupuestarios, controles sobre informes del cumplimiento de metas y objetivos. Controles independientes: ejercidos por integrantes de la organización o independientes que no participan directamente del procesamiento de las operaciones, cuya información es útil para la dirección superior. Tenemos los siguientes ejemplos: Conciliaciones bancarias, conciliaciones entre registros contables generales e individuales, recuentos físicos. Controles de procesamiento: ejercidos por los ejecutores de las operaciones o actividades de la organización con el fin de garantizar la calidad de los servicios prestados y bienes producidos. Tenemos los siguientes ejemplos: Depósito diario, integro de las recaudaciones, informes de recepción de mercadería.


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Controles generales, involucran a todos los controles inherentes a la estructura organizacional. Pueden estar dados, por una segregación de funciones, por ejemplo, entre las funciones de cobranzas y preparación de depósitos y las de registro de dichos conceptos; la función de almacenes deberá estar segregada de la contabilidad. Sin embargo, en cada organización, la jerarquía de los controles debe concebirse en función a su tamaño, es decir que en organizaciones pequeñas será necesaria la implantación de controles gerenciales con mayor énfasis. 4.2.6

¿Qué implica la aplicación del criterio y juicio personal y profesional?

De acuerdo con los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental “en toda organización pública la existencia de un marco estratégico sistematizador y normativo de las decisiones y operaciones debe entenderse en un sentido positivo. Estos elementos no deben constituirse en interferencias para la dinámica del rendimiento, razón por la cual la aplicación del criterio con base en el sentido común y el juicio personal y profesional para la revisión permanente de las regulaciones, deben ser reconocidos cuando resulten necesarios para el logro de los objetivos institucionales bajo el concepto de eficiencia”. Lo citado implica que en toda organización es necesario que las actividades se desarrollen en el marco de la normatividad técnica, administrativa y legal vigente; sin embargo, la máxima autoridad ejecutiva debe tener presente que toda normatividad puede quedar desactualizada, resultar muy burocrática o no ajustarse a la realidad de la organización, por lo que es importante generar y mantener un ambiente de confianza, motivación y de respeto por las iniciativas personales de los miembros de la organización, de manera que el criterio y juicio personal y profesional sean considerados como insumos para mejorar la normatividad vigente en beneficio del logro de los objetivos institucionales y consiguientemente, mejorar el ambiente de control en la entidad. 4.3 Unidad: El Control Interno y sus principales características 4.3.1

¿Qué es el Control Interno?

Según los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental: “El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión, integrada a los procesos básicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por estos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la información financiera y de cumplimiento de las leyes así como las iniciativas de la calidad establecidas.” El artículo 10 del D.S. N° 23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República menciona: “El Sistema de Control Gubernamental Interno está dado por el plan de organización de cada entidad y las técnicas de Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección física, incorporadas en los procedimientos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del sistema. Está compuesto por el Control Interno Previo, el Control Interno Posterior a cargo de los responsables superiores y la auditoría interna.” 4.3.2

¿Por qué el Control Interno es un proceso?

Porque no constituye un acontecimiento o circunstancia aislada, sino una serie de acciones inmersas por todas las actividades y operaciones de una entidad. Estas acciones son inherentes a la gestión a cargo de la dirección de la entidad. Los procesos que se llevan a cabo en las unidades funcionales de la entidad o entre ellas, se coordinan de acuerdo con los procesos básicos de gestión: planificación, organización, ejecución y control. El Control Interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, asegurando razonablemente su funcionamiento. Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no debe ser entendida como un sustituto de ésta. El Control Interno esta entrelazado con las actividades administrativas y operativas de la entidad y debe incorporarse en los reglamentos específicos de los sistemas de administración y reflejarse en los documentos que formalizan la estructura organizacional. Se entiende por estructura organizacional al conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional se refleja en el manual de organización y funciones, el organigrama y el manual de procesos. 4.3.3

¿Cuáles son los objetivos generales del Control Interno?



Lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales, con eficiencia y economía, dentro de un marco de cumplimiento de las normas legales y su concordancia con los objetivos, políticas y metas propuestas.



Asegurar la rendición de cuenta oportuna y transparente de los servidores públicos por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos públicos.



Proteger el patrimonio de la entidad de irregularidades, fraudes y errores.



Disponer de información, útil, confiable y oportuna. 4.3.4

¿Quiénes son responsables del Control Interno?

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad es la responsable del Control Interno, influyendo de manera directa en el ambiente de control con conceptos de integridad y valores éticos. Por otra parte, el ejercicio del Control Interno es responsabilidad de todos los miembros de la entidad y, por lo tanto, debe ser considerado explícita o implícitamente en la descripción del puesto de trabajo de cada empleado. La responsabilidad implícita implica que todo servidor público debe poner en conocimiento de los niveles superiores cualquier


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problema operativo o actuaciones ilegales, en cumplimiento del código de conducta o de las políticas establecidas. Casi todos los servidores públicos generan información utilizada en el Control Interno o realizan las funciones necesarias para efectuar el control. La responsabilidad explícita se encuentra establecida en el manual de organización de funciones. 4.3.5

¿Quiénes contribuyen al fortalecimiento del Control Interno?

Los auditores internos desempeñan un papel importante en la evaluación de la eficacia del Control Interno y ayudan a mantenerla a lo largo del tiempo. Debido a su posición jerárquica y autoridad, la función de auditoria interna desempeña un papel importante de supervisión del Control Interno. Por otra parte, terceros ajenos a la entidad también pueden contribuir al fortalecimiento del Control Interno como es el caso de la Contraloría General de la República, las Unidades de Auditoria Interna de los entes tutores y firmas privadas de auditoria (a solicitud de la Contraloría General de la República, los entes tutores y las propias entidades), con sus opiniones independientes y objetivas y sus informes con recomendaciones sobre aspectos de Control Interno. Sin embargo, se debe aclarar que éstos no son responsables del Control Interno de una entidad ni forman parte de él. Adicionalmente, los usuarios, proveedores y acreedores que tienen relación con la entidad pueden ayudar a contribuir al fortalecimiento del Control Interno, debido a que constituyen una fuente importante de información acerca del desempeño de la entidad, la misma que puede ser utilizada para la definición de actividades de control. La entidad debe implementar los mecanismos necesarios para recibir dicha información y darle un procesamiento adecuado. 4.3.6

¿Cuáles son las limitaciones del Control Interno?

El Control Interno, independiente de lo bien concebido que esté y lo bien que funcione, únicamente puede dar un grado de “seguridad razonable”, no “absoluta”, a la dirección, en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad. Las posibilidades de éxito se ven afectadas por las limitaciones inherentes a todo Control Interno. Dichas limitaciones presentes o potenciales no permiten afirmar sobre la eficacia del Control Interno con absoluta seguridad y están constituidas por diferentes situaciones, por ejemplo: 

Decisiones erróneas por haber considerado información insuficiente, inoportuna o deficiente o por falta de competencia profesional.



Colusión de dos o más servidores públicos.



Aplicación inadecuada de los controles internos por error de interpretación, dejadez o equivocación en su ejecución.


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

Uso inadecuado de la autoridad para eludir el Control Interno con finalidades ilegítimas, con ánimo de lucro personal o para mejorar la presentación de la situación financiera o para disimular el incumplimiento de obligaciones legales.



Recursos limitados que influyen en el diseño de la estructura organizacional.



Análisis de la relación costo/beneficio de las actividades de control que puede restringir la suficiencia de las mismas. No obstante, el diseño y aplicación de excesivas actividades de control puede representar un costo elevado y contraproducente. En consecuencia, se debe buscar un equilibrio en la implantación de los controles. 4.3.7 ¿Cómo institucionales?

se

relaciona

el

Control

Interno

con

los

objetivos

Cada entidad tiene una misión que cumplir, la cual determina sus objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. De acuerdo con los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, el Control Interno coadyuva al logro de los objetivos institucionales, considerando: La eficacia y eficiencia de las operaciones: Se refieren a la eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad e incluyen los objetivos de rendimiento y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos contra posibles pérdidas. El cumplimiento de la información financiera: Se refieren a la preparación de estados financieros confiables. El cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas: Se refieren al cumplimiento de las leyes y normas a las que está sujeta la entidad. Dependen de factores externos, y son similares en todas las entidades con excepción de las leyes y normas particulares a las que pueden estar obligadas de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones. Al momento de explicar por qué el Control Interno constituye un “proceso”, se mencionó que éste debe estar integrado a la estructura organizacional de la entidad, lo cual implica que estar inmerso en el proceso de gestión institucional. Cuando el Control Interno está incorporado en forma adecuada a la estructura organizacional contribuye al logro de los objetivos institucionales. Los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables están basados principalmente en ciertas normas o regulaciones externas establecidas independientemente de las metas de cada entidad. No obstante, la consecución de estos objetivos está en gran medida bajo el control de la misma y el Control Interno coadyuva directamente a su logro con una garantía razonable. Los objetivos operacionales no están basados en pautas externas sino que dependen de las metas propuestas por cada entidad. A diferencia de las dos categorías anteriores, la consecución de estos objetivos no está bajo el control de la entidad porque dependen Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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principalmente acontecimientos externos como condiciones apropiadas de demanda, financieras, climatológicas, etc. En este caso, el Control Interno coadyuvará a que la dirección tenga una garantía razonable de conocer oportunamente los peligros que atentan contra la eficacia y eficiencia pretendida sobre las operaciones. 4.3.8

¿Cuáles son los instrumentos del Control Interno?

Según el inciso a) del Art. 13° de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales el Sistema de Control Interno comprende los siguientes instrumentos:  

Control Interno Previo Control Interno Posterior 4.3.9

¿Qué es el Control Interno Previo?

Es un proceso que involucra a todo el personal y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva. Se aplica siempre antes de la ejecución de las operaciones o antes de que sus actos causen efecto. Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales de eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información operativa y financiera, rendición de cuentas, cumplimiento a disposiciones legales y protección del patrimonio. El artículo 11 del D.S. N° 23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República menciona: “El Control Interno Previo comprende los procedimientos incorporados en el plan de organización y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de cada entidad, para ser aplicados en sus unidades por los servidores de la misma, antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o que sus actos causen efecto, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que las regulan, los hechos que las respaldan y la conveniencia y oportunidad de su ejecución”. 4.3.10

¿Quiénes deben realizar el Control Interno Previo?

Los servidores públicos que participan directamente en el desarrollo de las operaciones de la entidad en sus respectivas unidades. 4.3.11

¿Qué fines pretende el Control Interno Previo?



verificar que los actos a realizarse cumplan lo dispuesto por las normas que los regulan



verificar que dichos actos estén respaldados por hechos reales y debidamente documentados



verificar que los actos a realizarse y los resultados que se esperan lograr sean convenientes y oportunos para los fines y programas de la entidad


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4.3.12

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¿Se pueden realizar controles previos externos?

No, el ejercicio de controles externos con carácter previo a las operaciones está expresamente prohibido por la Ley N° 1178. No se pueden crear unidades que centralicen la ejecución de controles previos, tampoco éste puede ser ejercido por personas ajenas a la unidad ejecutora de las operaciones, o por los responsables de auditoría interna, ni por unidades o entes tutores o externos. Cabe aclarar que el artículo 27° inciso a) de la Ley 1178 menciona: “Cualquier tuición que corresponda ejercer a una entidad pública respecto de otra, comprenderá la promoción y vigilancia de la implantación y funcionamiento de los sistemas nacionales de Planificación e Inversión, Administración y Control Interno. En el caso de la Programación de Operaciones de inversión pública, el ejercicio de la competencia sectorial o tuición sobre otra entidad comprenderá la evaluación de los correspondientes proyectos, previa a su inclusión en el Programa de Inversiones Públicas”. 4.3.13

¿Qué es el Control Interno Posterior?

Es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales de eficacia y eficiencia, confiabilidad de la información operativa y financiera, rendición de cuentas, cumplimiento a disposiciones legales y protección del patrimonio. Proceso que involucra a los responsables superiores de las operaciones y a la unidad de auditoria interna. Se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva y se aplica sobre los resultados de las operaciones ya ejecutadas. El artículo 12 del D.S. N° 23215 Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República menciona: “El Control Interno Posterior a cargo de los responsables superiores comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de organización y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de cada entidad, para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia.” 4.3.14

¿Quiénes deben realizar el Control Interno Posterior?

 La máxima autoridad ejecutiva y los responsables superiores de la entidad, quienes deben verificar que los resultados que está alcanzando la unidad bajo su directa competencia correspondan a los que se programaron, tanto en calidad como en cantidad.  La unidad de auditoria interna (en caso de que por el tamaño de la entidad se requiera la existencia de esta unidad), quién depende de la máxima autoridad ejecutiva y debe: 

Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información gerencial y de los instrumentos de Control Interno incorporados a ellos



Examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad


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

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Analizar los resultados de las operaciones realizadas

4.4 Unidad: Componentes del Control Interno 4.4.1

¿Cuáles son los componentes del Control Interno?

Conforme al punto N° I.7 del capítulo introductorio de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, en vigencia, los componentes del Control Interno son:     

Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión

Cada uno de estos componentes se encuentra descrito como una norma general de Control Interno Gubernamental. 4.4.2 ¿Cuáles son las características de los componentes del Control Interno? 4.4.2.1 ¿Qué es el Ambiente de Control? Según los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental (Norma General de Ambiente de Control 2100), “el ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno y que son, por lo tanto, determinantes de las conductas y los procedimientos organizacionales”. El Ambiente de Control, refleja la convicción de la dirección superior (MAE), la gerencia (nivel ejecutivo) y demás servidores de la entidad sobre la importancia y la necesidad de la implantación y aplicación del Control Interno, esto requiere además la dotación de todos los medios para su promoción; por lo tanto, es la base sobre la que se apoya el desarrollo de los otros componentes del Control Interno. El Ambiente de Control se formaliza y fortalece con una estructura organizacional adecuada y la existencia de políticas y procesos formales para asegurar, razonablemente, el cumplimiento de los objetivos institucionales, que la información obtenida, procesada y revelada sea confiable, que el desarrollo de las actividades de la entidad sea consistente con las disposiciones legales aplicables y, que los recursos sean salvaguardados contra, pérdida, uso indebido y siniestro. Es evidente que la dirección superior (máxima autoridad ejecutiva) es la primera responsable por el diseño y la implantación adecuada y oportuna del Control Interno; el resto de servidores públicos y su actitud ante el control también constituyen, sin importar su posición dentro de la organización de la entidad, un elemento importante del ambiente de control.


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Todos los componentes del Control Interno están interrelacionados y el ambiente de control influye en cada uno de ellos porque refleja la actitud o predisposición de la entidad hacia el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos; razón por la cual, constituye una condición necesaria pero no suficiente para que el Control Interno pueda ser considerado eficaz. En consecuencia, la existencia de un ambiente de control significativamente inadecuado o deficiente impedirá que el Control Interno presente el nivel de eficacia necesario que proporcione una garantía razonable de la consecución de los objetivos institucionales en un momento dado. ¿Cuáles son los factores que influyen en el Ambiente de Control? Según la citada norma general y conforme se describe en las normas básicas respectivas, el Ambiente de Control esta influenciado por el nivel de calidad de los siguientes factores: 

Filosofía y estilo de la dirección (MAE) y la gerencia ( nivel ejecutivo). Este concepto representa la importancia que tiene el Control Interno para la entidad. La comunicación de dicha importancia y su conocimiento por toda la entidad procura la generación de comportamientos favorables hacia los controles internos. Los actos de gestión de la dirección superior ( máximo ejecutivo) y la gerencia ( nivel ejecutivo) deben transmitir a todos los niveles de la entidad su compromiso con el Control Interno, además de constituir un ejemplo para el comportamiento organizacional. La exteriorización de la filosofía debe demostrar mediante los hechos que las responsabilidades de control deben asumirse con seriedad por todos los servidores de la entidad comprendiendo y respetando la importancia del mismo. La filosofía y el estilo de dirección superior (MAE) y gerencia (nivel ejecutivo) tendrán un impacto negativo en el ambiente de control cuando, por ejemplo, la administración asuma riesgos significativos o actitudes de gestión poco prudentes, los planes o programas operativos no consideren las limitaciones de los recursos o se haya implantado una estructura burocrática o demasiado pesada que atente contra la eficacia y eficiencia de las operaciones.



Establecimiento y difusión de los principios y valores éticos La integridad es una condición moral que favorece al cumplimiento de los valores éticos. Por lo tanto, constituye un requisito previo para el comportamiento ético representado por la disposición de cualquier funcionario a actuar moralmente y conforme a las disposiciones aplicables según las circunstancias. La falta del comportamiento ético pretendido afectará negativamente y puede impedir la consecución de los objetivos institucionales. Los valores éticos integran las normas de conducta de la entidad y representan diversas cualidades humanas de carácter permanente que son respetadas por todos los funcionarios de una entidad. Tanto la integridad como los valores éticos procuran el compromiso de adhesión de todos los funcionarios hacia ciertos principios éticos y la capacidad para llevarlos a la


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práctica de forma permanente. Deben formar parte de la cultura organizacional y materializarse mediante acciones concretas de la gerencia para eliminar o reducir iniciativas o tentaciones que podrían hacer que el personal participe en actos deshonestos, ilegales o contrarios a la ética. Es importante considerar que por muy eficaces que pudieran ser los controles internos, éstos no pueden estar por encima de las personas que los llevan a cabo; razón por la cual, el nivel de eficacia del Control Interno estará condicionado por la implantación de una cultura organizacional que se fundamente en un comportamiento o desempeño de acuerdo con la integridad y los valores éticos. La transmisión de los valores y reglas de comportamiento ético a una organización se realiza de varias formas complementarias:





Con el ejemplo. El máximo ejecutivo y la gerencia deben ser los primeros que asuman en la práctica los comportamientos éticos que van a intentar imponer en la entidad



Estableciendo normas escritas (códigos de conducta) que todos los funcionarios de la entidad deben conocer y aceptar, debiendo quedar constancia escrita sobre ello periódicamente.



Respondiendo eficiente y contundentemente en caso de actuaciones no conformes con las reglas establecidas, aún cuando las mismas puedan no tener un efecto significativo.

Importancia de la Competencia profesional Todos los servidores públicos deben ser idóneos para responder eficazmente a las responsabilidades del cargo y comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de los controles internos. La dirección superior (MAE) debe especificar las características de la competencia requerida para el ejercicio de las funciones en los distintos niveles de una entidad. Dicha competencia debe ser considerada en la determinación y aplicación de los procedimientos para los procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación, evaluación del desempeño, retribución y promoción o despido.



Medios generadores de una atmósfera de confianza Es la relación de confianza mutua que se genera y fomenta en la entidad mediante la difusión de la información necesaria, la delegación de funciones, la adecuada comunicación y las técnicas de trabajo participativo y cooperativo que contribuyen al fortalecimiento del ambiente de control. La adecuada comunicación consiste en difundir en toda la organización la información necesaria para el eficaz y eficiente desempeño del personal; esto requiere a su vez la existencia de líneas abiertas para la comunicación y la predisposición y capacidad de análisis de la dirección superior para recibir y procesar información que se genera y transmite en forma multidireccional (ascendente, descendente y transversal).


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

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Relación de la Administración estratégica con el Control Interno Es la formulación sistemática y correlacionada de los objetivos estratégicos y su plan respectivo del que se derivan los objetivos de gestión y el programa respectivo. Dicha administración requiere de seguimiento y evaluación permanente para verificar el cumplimiento de los objetivos, los productos de los planes, programas, presupuestos y sus seguimientos deben estar documentados y difundidos a los niveles correspondientes.



Análisis del sistema organizativo a efectos del control interno El sistema organizativo se configura con la estructura organizacional que es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional debe estar adaptada a la naturaleza y el volumen de las actividades. Dicha adaptación se fundamenta en los resultados de los análisis retrospectivos, de situación y prospectivos correspondientes que permiten diseñar y formalizar la estructura organizacional con el alcance de control necesario que facilite el logro de los objetivos institucionales eficaz y eficientemente. El adecuar la estructura organizativa de cada entidad a su tamaño, tipo de actividad y objetivos es fundamental para que el Control Interno pueda desarrollarse en forma adecuada, ya que ello define las líneas de responsabilidad y autoridad, así como los canales por los que fluye la información.



Asignación de las responsabilidades y los niveles de autoridad La delegación de autoridad permite que quienes están directamente trabajando en la ejecución de las actividades asuman una mayor responsabilidad sobre las mismas. Cuando esta responsabilidad es asumida plenamente se genera un mayor nivel de involucramiento y compromiso con los objetivos de la entidad. Sin embargo la delegación no signifca renunciación porque lo único que se delega es la autoridad para realizar una tarea pero no la responsabilidad de la misma. Muchas veces no se delega autoridad por la inseguridad que produce el temor a perder una cuota del poder legítimo, otras veces, por incapacidad para delegar. Ambas situaciones pueden originar fracasos por ineficiencias operativas, ya que la acumulación de funciones provoca que se extralimite la capacidad normal de quién quiere concentrar todas las tareas.



Determinación de políticas de Administración de Personal que favorezcan al ambiente de control Las políticas de Administración de Personal constituyen directrices emitidas por la dirección de la entidad para lograr una administración efectiva del personal. En el marco de estas políticas se deben desarrollar las funciones de la unidad de


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Administración de Personal coadyuvando, de esta forma, al mantenimiento de un ambiente eficaz. 

Respeto de la función de auditoría interna La unidad de auditoría interna es una unidad funcional especializada que debe estar conformada con personal calificado profesionalmente para la aplicación de los procedimientos de control Posterior. Dicha unidad depende de la máxima autoridad ejecutiva, formulando y ejecutando su programa de actividades con total independencia. Dichas actividades de evaluación no deben limitarse a los procesos de control vigentes, sino extenderse a la identificación de necesidades para sugerir mejoras en dichos procesos con relación a la confiabilidad de los registros y estados financieros, la calidad de los productos y servicios y, la eficiencia de las operaciones. La unidad de auditoría interna y el comité de auditoría no son de creación obligatoria, de hecho existen entidades públicas sin unidad de auditoría interna. Pero su existencia perfecciona el proceso de Control Interno y contribuye al mejoramiento de los procesos y el logro de los objetivos institucionales. Por otra parte, cabe aclarar, que el comité de auditoría está conformado con miembros de un directorio; razón por la cual, en el sector público actual sólo podría formarse dicho comité en las empresas públicas que tengan un órgano colegiado encargado de la Dirección. 4.4.2.2

¿Qué es la Evaluación de Riesgos?

La evaluación de riesgos es un proceso concurrente y recurrente de identificación y análisis de los factores internos y externos que pueden afectar el logro de objetivos institucionales, es por tanto un componente crítico del Control Interno y la base para determinar cómo administrar los riesgos. La característica de concurrente implica que a medida que se exterioricen factores de riesgo éstos deben ser evaluados para determinar su importancia relativa. La característica de recurrente implica que el proceso de identificación de riesgos es constante debido a que la entidad debe revisar periódicamente la incidencia de los factores de riesgo internos y externos a efectos de poder analizarlos en forma oportuna. Al respecto, la Norma General de Control Interno Gubernamental N° 2200 expresa: “El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes, tanto derivados de la situación presente como del efecto de los cambios futuros que deben anticiparse por medio de sistemas de alertas tempranos, se identifica el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Por ello, debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes, de manera de identificar los puntos débiles y los riesgos internos y externos que pueden afectar las actividades de la organización”.


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¿Qué factores internos y externos de riesgo pueden afectar el logro de objetivos institucionales? Los factores internos se refieren a aspectos inherentes a la organización de la entidad o sus operaciones y pueden ser prevenidos por la misma. Los siguientes, entre otros, son factores internos: 

Variación de los objetivos o estrategias institucionales.



Impactos por cambios en la dirección superior (MAE).



Reorganización o reestructuración interna.



Modificaciones frecuentes de la estructura organizacional de la entidad.



Carencia de personal idóneo, falta de capacitación y motivación para adquirir conciencia de control en la entidad.



Implantación o modificación de sistemas informáticos.

Los factores externos se relacionan con el entorno de la entidad y deben ser detectados para su evaluación y tomar las acciones necesarias para la minimización de sus efectos. Entre los factores externos se pueden mencionar los siguientes:    

Modificación o creación de nueva legislación que puede afectar a las políticas establecidas por la máxima autoridad ejecutiva. Acciones de la naturaleza (generalmente catástrofes) que pueden incidir en la modificación de las operaciones y requerir planes de contingencia para superarlas. Influencia de agentes económicos que afectan a las decisiones relacionadas con el financiamiento de las operaciones de la entidad. Innovaciones tecnológicas que son fuentes potenciales de obsolescencia organizacional y/o impactos ambientales negativos.

¿Cuál es el requisito para la evaluación de riesgos? El establecimiento de objetivos de la entidad es condición previa para la evaluación de riesgos, no constituyendo un componente del Control Interno. Precisamente, no se podrían identificar ni analizar factores de riesgo sin conocer los objetivos que la entidad pretende lograr. No obstante, genéricamente estos objetivos se clasifican en tres categorías: operacionales, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y normas a las que está sujeta la entidad. La formulación de objetivos permite a la administración la identificación de criterios de medición del desempeño, centrándose en los factores críticos para actuar con eficacia. Los objetivos, dentro de una entidad, deben ser formulados en forma descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel operativo, con la finalidad que el programa de operaciones sea integral, coherente e interrelacionado, donde cada operación guarde relación y sea consistente con los objetivos de gestión.


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¿Qué actividades implica el proceso de evaluación de riesgos? El proceso de evaluación de riesgos implica la identificación del riesgo, la estimación de su importancia y la probabilidad de ocurrencia. La identificación del riesgo implica la comprensión de los factores que amenazan la consecución de objetivos. Dichos factores pueden ser propios de las actividades críticas de cada entidad o relacionados con los cambios dentro de la organización y/o en su entorno. La estimación de la importancia del riesgo se realiza en función a la valoración de los potenciales efectos que se generarían por la ocurrencia de los hechos no prevenidos ni detectados oportunamente. La probabilidad de ocurrencia o la frecuencia del error constituye una estimación de la posibilidad de materialización del riesgo. Este aspecto debe ser considerado en forma concurrente con la estimación de la importancia del riesgo a efectos de poder asignar una valoración representativa del impacto que tiene dicho riesgo sobre el logro de los objetivos. Para que sea factible la identificación de los riesgos, el cálculo de la probabilidad de ocurrencia y evaluar sus posibles efectos, loa entidad debe disponer de procedimientos que permitan la captación e información oportuna de los cambios producidos interna y/o externamente. Dichos procedimientos constituyen un sistema de información que es denominado sistema de alerta temprano por su relación con la detección de los riesgos sobre los cuales la entidad debe accionar para su administración. En consecuencia, la dirección superior de las entidades al señalar los objetivos para que las actividades operen concertadamente, debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos; en este contexto, debe establecer los mecanismos para identificar y analizar los riesgos relacionados. 4.4.2.3 ¿Qué son las Actividades de Control? Las Actividades de Control son acciones llevadas a cabo por todos los integrantes de la organización orientadas por la dirección superior (MAE) para asegurar la vigencia de los principios de Control Interno. Las Actividades de Control se ejecutan a través de políticas y procedimientos emitidos para administrar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales y comprenden además el seguimiento oportuno del diseño, implantación y mantenimiento de un ambiente de control efectivo que constituye la base para el ejercicio de la responsabilidad. Esta actividad primaria de control debe llevarse a cabo teniendo como fundamento el criterio y juicio profesional y optimizando la relación costo beneficio; es decir que la identificación y el diseño de actividades claves de control, integradas a los procesos operacionales y administrativos deben procurar la desburocratización del Estado


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respondiendo a la necesidad de alcanzar, cada vez, mayores niveles de eficacia, economía y eficiencia en la administración de los recursos públicos. Conforme se describió anteriormente en este texto, las actividades de control se basan en las tres categorías de objetivos institucionales: Operacionales, Información Financiera y Cumplimiento. No obstante, existe una interacción entre las actividades de control, pues unas relacionadas a un determinado objetivo pueden apoyar a otros, así por ejemplo las operacionales pueden contribuir a la confiabilidad de la información financiera y éstas al cumplimiento normativo. La dirección superior ( MAE ) debe evaluar continuamente la combinación más adecuada de las actividades de control de acuerdo a su jerarquía, vale decir, lograr un equilibrio de los controles directos (gerenciales, independientes y de procesamiento) en el marco de los controles generales (oposición de intereses, segregación de funciones y salvaguarda de activos) que contemplan aspectos cualitativos de la administración. Al respecto, La Norma General N° 2300 determina: “El proceso de Control Interno involucra a todos los integrantes de una organización pública y es responsabilidad indelegable de su dirección superior. Esto implica que existe una actividad primaria y general de control, a cargo de aquellos y bajo la conducción de esta última que consiste en el aseguramiento de la vigencia de los principios de Control Interno. Asimismo, comprende el monitoreo permanente del adecuado diseño, implantación y mantenimiento de un ambiente de control efectivo, para la minimización de los riesgos que pueden afectar los objetivos institucionales, dentro de un marco de aseguramiento permanente de la calidad y como base para el ejercicio de la responsabilidad”. “La pauta que debe guiar la ejecución de esta actividad primaria de control, con aplicación del criterio y juicio profesional, debe ser la optimización de la relación costo beneficio. Ello significa identificar y diseñar actividades claves de control integradas a los procesos operacionales y administrativos, como un curso de acción direccionado a la desburocratización y modernización del Estado, asegurando mayores niveles de eficacia, economía y eficiencia en la administración de los recursos públicos”. Entre otras actividades de control se destacan las siguientes:            

Revisión del desempeño real por parte de la dirección superior. Revisión gerencial por funciones y actividades. Controles independientes mediante recuentos físicos y comprobaciones de existencia y estado de activos. Inspección de documentación. Constataciones de propiedad. Confirmaciones y conciliaciones. Indagaciones y representaciones. Observaciones “in situ” de hechos o circunstancias. Técnicas de datos de prueba y testeos orientados a cantidades, calidades, precios y costos. Análisis de causas de reprocesos. Pruebas de reconstrucción. Análisis de reclamos, devoluciones y quejas.


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  

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Diseño orientado de encuestas al personal, a los usuarios externos y a los terceros relacionados. Validación de exactitud y oportunidad del registro de transacciones y hechos. Consideración de observaciones contenidas en informes de control independientes.

Estas actividades, incluidas como ejemplo, no solo se ejecutan por instancias independientes a las operaciones sino como parte del Control Interno Previo y simultáneo durante la ejecución de las operaciones y su registro. Existen actividades de control propias de cada proceso e inherentes a su ejecución tales como constataciones, comparaciones, cálculos y recálculos, inspecciones de calidad y recuentos físicos. Las actividades de control en los sistemas informáticos: La tecnología de información desempeña un papel fundamental en la gestión, destacándose los centros de procesamiento de datos (adquisición, implantación y mantenimiento de software), la seguridad para el acceso a los sistemas y los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. ¿Qué aspectos fundamentales deben tomarse en cuenta para la identificación, el diseño y la ejecución de las actividades de control? Los siguientes aspectos se consideran en las normas básicas correspondientes a las actividades de control: 

Controles claves: son aquellos que de no existir o funcionar ineficazmente, incrementan el nivel de riesgo para la consecución de los objetivos institucionales: “En el diseño de las actividades de control, en su implantación y ejecución debe primar el criterio de jerarquía del objeto a evaluar, determinando si constituye o no una actividad esencial para decidir sobre el esfuerzo dedicado a su control.”



Enfoque sistémico de las actividades de control: las actividades de control se aplican a insumos, procesos y productos. Dicho enfoque comprende la retroalimentación para el aseguramiento de la calidad. Esta retroalimentación permite corregir oportunamente los desvíos producidos en las entradas, los procesos y los productos defectuosos que no se ajustan a los requerimientos de los objetivos institucionales.



Aseguramiento de la integridad: “Todo dato, información o documentación a ser utilizado por una actividad de control debe provenir de fuentes en las que los procesos que los generan garanticen razonablemente, la integridad de su procesamiento”. Las actividades de control deben asegurar la integridad de la información a ser procesada, es decir, que las entradas del proceso comprendan a la totalidad de la documentación existente, como así también que el proceso sea integral a efectos de que se cumplan todas las etapas del mismo procurando obtener el producto correspondiente.



Naturaleza genérica de las actividades de control: las actividades de control son acciones que se llevan a cabo para contribuir al aseguramiento de los objetivos de la


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entidad. Dichas actividades son genéricas porque no se relacionan exclusivamente con un tipo o naturaleza de objetivo, sino que pueden afectar a varios objetivos al mismo tiempo. En este sentido, genéricamente contribuyen al aseguramiento de:  los objetivos fuente de la organización;  la confiabilidad de la información;  la legalidad en la ejecución de las operaciones y  la calidad del desempeño organizacional y los productos o servicios que genera. 

Aseguramiento de los objetivos fuente de la organización: Los objetivos fuente o críticos son aspectos de la organización o su entorno sobre los cuales se deben diseñar actividades de control para asegurar su desarrollo y cumplimiento adecuado procurando el logro de los objetivos institucionales. No obstante, la magnitud y naturaleza de las actividades de control estarán en relación directa al nivel de riesgos y la estructura organizacional de cada entidad.

Los objetivos fuente se clasifican en internos y externos Los objetivos fuente internos comprenden, entre otros: la flexibilidad de la estructura organizacional, la variabilidad de costos con relación a los volúmenes de actividad y, el logro de metas de productividad y desarrollo profesional. Los objetivos fuente externos comprenden, entre otros: la oferta laboral, el abastecimiento de insumos materiales, las fuentes de financiamiento, los recursos tecnológicos y los beneficiarios de los servicios y productos. 4.4.2.4 ¿Qué es la información y comunicación? ¿Qué es la información? La información es un conjunto de datos organizados y procesados de determinada manera, de forma que puedan satisfacer las necesidades de los usuarios. La información es considerada útil cuando sirve para reducir la incertidumbre perfeccionando el conocimiento y ayudando a los usuarios de la misma en el proceso de toma de decisiones. Adicionalmente, para que la información sea útil, ha de ser oportuna, pertinente, comprensible, confiable y verificable. Además, debe ser preservada y accesible en todo momento por los dirección superior (MAE) y gerencia (nivel ejecutivo), por el Control Gubernamental y toda persona individual o colectiva que la solicite y demuestre legítimo interés; en este contexto, los servidores públicos correspondientes deben difundir información relacionada a la asignación y uso de los recursos y a los resultados obtenidos antes, durante y después de la ejecución de sus actos. La información es requerida en todos los niveles de la organización para su adecuada administración en procura de la consecución de sus objetivos en todas las categorías: de operaciones, de información financiera y de cumplimiento. Esto implica que la misma información puede utilizarse para el desarrollo de estados financieros, decisiones relativas a las operaciones (evaluación del desempeño o asignación de recursos) y verificación de cumplimiento de disposiciones legales aplicables.


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Los controles deben asegurar que la información obtenida, mantenida y revelada sea oportuna y confiable. La información no se limita al interior de la entidad, también debe considerarse aquella sobre eventos, actividades y condiciones externas en el ámbito de su actividad. No basta tener información correcta, a tiempo y en el lugar requerido para efectuar el control; los sistemas de información también deben controlarse, la calidad de la información puede depender del funcionamiento adecuado de las actividades de control. ¿Qué es un Sistema de Información? Es un conjunto de procesos manuales y/o computarizados para procesar los datos obtenidos dentro de la entidad o en su entorno permitiendo la generación de información operativa, financiera y de gestión que se necesita para el desarrollo de las funciones administrativas de planificación, organización, ejecución y control. El Sistema de Información maneja, prepara y presenta información económica, financiera, contable, presupuestaria y operativa. El procesamiento de los datos y la presentación de la información debe realizarse imparcialmente y objetivamente, asegurando la equidad y procurando transmitir un contenido veraz. El sistema de información debe revelar datos e información (datos procesados), entre otros sobre los siguientes aspectos: 

Ejecución de actividades y programas en sus expresiones monetaria y física.



Niveles alcanzados en la prosecución de los objetivos institucionales.



Estados de situación económica y financiera expuestos en forma comparativa entre periodos.



Requerimientos específicos de orden legal.

¿Qué tipos de informes generan los diferentes niveles jerárquicos de una organización? La información que se produce en los diferentes niveles jerárquicos, en sentido ascendente respecto del proceso de toma de decisiones puede clasificarse en: 

Informes de transacciones: esencialmente analíticos, orientados a niveles operativos.



Informes sintéticos: agregan y consolidan datos, se orientan al primer nivel de supervisión y control.



Informes de evolución: incorporan a los anteriores datos comparativos que permiten analizar tendencias y comportamiento; destinados a niveles medios y altos.



Informes de proyección: ofrecen una visión proyectada de la organización, contribuyen a la planificación y toma anticipada de decisiones.


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

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Informes multidireccionales: se originan en cualquier proceso de la organización que detecte situaciones de riesgo potencial significativo; tienen como propósito accionar alertas tempranos como instrumento de retroalimentación.

El sustento del sistema de información debe asegurar su calidad estableciendo las modalidades de registro, valuación, exposición, correlación y medición que faciliten la interpretación inequívoca de la información generada. Desde este punto de vista, se debe ejercer control sobre la razonabilidad de las afirmaciones contenidas en la información operativa y financiera. ¿Qué es la comunicación? La comunicación es el proceso mediante el cual se transmite un mensaje o información desde un emisor hacia el receptor utilizando un medio o canal adecuado. La comunicación es inherente a los sistemas de información; éstos deben proporcionar información al personal apropiado a fin de que puedan cumplir oportuna y eficientemente sus obligaciones relativas a objetivos de operaciones, información financiera y cumplimiento. ¿Qué tipos de comunicación existen? La comunicación puede ser interna y externa. 

Comunicación interna: el personal de la entidad debe recibir información relevante para cumplir sus actividades y asumir sus responsabilidades con respecto al Control Interno. También debe estar consciente cómo sus actividades se relacionan con las de los demás. Es importante que la información también fluya hacia los superiores jerárquicamente, debe existir la apertura necesaria para recibir datos e información de los operadores basados en hechos reales; en consecuencia la comunicación realmente tiene un carácter multidireccional entre todos los niveles de la organización.



Comunicación externa: Es aquella recibida y enviada por lo que los usuarios de los bienes y/o servicios brindados por la entidad pueden retroalimentar con datos e información altamente significativa sobre el comportamiento de la entidad, la eficacia del Control Interno y el logro de objetivos. Asimismo el Control Externo Posterior sobre las operaciones y el propio Control Interno ejercido a través de la auditoría interna de la entidad, proporcionan opiniones independientes sobre el desempeño y suministra importante información útil para la rendición de cuentas por la función pública y para facilitar la toma de decisiones.

Al respecto, la Norma General de Información y Comunicación N° 2400 establece: “la información, generada internamente o captada del entorno, en las entidades gubernamentales debe ser comprendida por la dirección superior como el medio imprescindible para reducir la incertidumbre, a niveles que permitan la toma adecuada de


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decisiones que involucren las operaciones, la gestión y su control y la rendición transparente de cuentas, asegurando la consistencia entre toda la información que se genera y circula en la organización y la interpretación inequívoca por todos sus miembros”. “Para lograr la finalidad de la información, así entendida, se requieren canales de circulación para su comunicación que reúnan condiciones apropiadas. Ello implica la existencia de modalidades de circulación predeterminadas (especificadas en manuales e instrucciones internas) y conocidas por todos los involucrados (mediante mecanismos apropiados de difusión). Las modalidades incluyen canales formales e informales con líneas abiertas de comunicación y, fundamentalmente, apoyados por una clara actitud de escuchar y transmitir con debido cuidado por parte de la dirección superior, en una atmósfera de mutua confianza”. ¿Cuáles son las funciones y características de los canales de comunicación? Canal de comunicación es el conducto o medio a través del cual se transmite los datos y su significado. Estos canales funcionan como nexos entre los emisores y receptores de los mensajes que comunican. La función de los canales de comunicación es permitir que la información llegue a los usuarios con la oportunidad, cantidad y calidad requeridas para la ejecución de sus actividades. Los canales de comunicación pueden ser orales, escritos y no verbales. Tipos de comunicación oral: a) Cara a cara, conferencias.

b) Teléfono, c) Discurso y d) Video-

Tipos de comunicación escrito: a) Cartas, b) Salidas de computadora, c) Correo electrónico, d) Memorándums, e) Tableros o Pizarras de información. Tipos de comunicación no verbal: a) Tacto, b) Señales oculares, c) Lenguaje corporal, d) Espacio o distancia, e) Silencio. Una comunicación se considera efectiva cuando el mensaje es interpretado por el receptor tal como fue pensado por su emisor. No todos los canales presentan el mismo nivel de eficacia. Los canales de comunicación oral (palabra hablada) suelen ser eficaces en cuanto permiten obtener una retroalimentación inmediata del mensaje emitido. Adicionalmente, permiten potenciar el mensaje cuando se utiliza un ritmo y tono adecuado combinados con la expresión facial necesaria. No obstante, los medios de comunicación escritos presentan la ventaja que permiten a su emisor pensar sobre el mensaje a enviar, releerlo e incluso hacer que previamente a su transmisión sea revisado por otras personas. También permite que el receptor pueda captar mejor su significado. La desventaja de estos medios suele ser el mayor tiempo utilizado para la retroalimentación hacia el emisor (respuesta del receptor).


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La elección del medio o canal de comunicación depende de cada situación específica. Algunas veces puede ser mejor la palabra, otras veces, el escrito y en determinadas oportunidades puede que una combinación de palabra y escrito sea lo más eficaz. 4.4.2.5 ¿Qué es la supervisión? En el contexto de estas normas se entiende a la supervisión como un proceso sistemático y permanente de revisión de todas las actividades que desarrolla la organización. Esta supervisión tiene por objeto a las actividades de control y debe estar integrada a ellas. El nivel de eficacia del Control Interno se relaciona con su evaluación y estado en un momento determinado; por lo tanto, la adecuación en la aplicación de los controles internos puede variar por diferentes circunstancias. El rol de la supervisión es asegurar razonablemente que los controles se aplican adecuadamente o, por el contrario, detectar oportunamente las necesidades de actualización o modificación de los procedimientos. En relación a lo mencionado la norma general de Supervisión, N° 2500 expresa: “la supervisión se define como la revisión de un trabajo; sin embargo, en el contexto del control presentado en estas normas debe entenderse con mayor amplitud. En tal sentido, constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de todas las actividades que desarrolla una organización, sean éstas de gestión, de operación o control, incluyendo entonces, como objeto e integrándose, a la vez, a las actividades de control”. Las acciones que conforman el proceso de supervisión son ejecutadas según la distribución de responsabilidades y funciones asignadas y autoridad delegada en la estructura organizativa. Por lo tanto, la supervisión tiene un orden jerárquico descendente desde la de índole gerencial, pasando por la independiente y llegando hasta la de procesamiento, según el nivel de sus ejecutores. En cualquier caso son sus propósitos contribuir a la minimización de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, incrementando la eficiencia del desempeño y preservando su calidad, en una relación interactiva con los demás componentes del proceso de control”. ¿Cómo se relacionan la eficacia y eficiencia del Control Interno con la función de supervisión? La supervisión debe detectar oportunamente las deficiencias en el diseño y funcionamiento de los controles internos. La eficacia y eficiencia de los controles internos se relacionan con la inexistencia de deficiencias. En este sentido, la supervisión será adecuada en la medida que con su desempeño se procure la eliminación de los posibles errores o irregularidades mejorando tanto el diseño como el funcionamiento de los controles internos. ¿Qué implica el proceso de la supervisión? El proceso de supervisión implica una verificación continua de los procedimientos de control vigentes y los resultados de su aplicación. Mediante la ejecución de la supervisión se deben examinar permanentemente los procesos administrativos y operativos, como así también sus productos, a efectos de poder formular las propuestas necesarias para solucionar los problemas o las deficiencias de control que se detecten. Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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¿Cuáles son las características del supervisor? Las características que el supervisor debe reunir para el ejercicio de sus funciones son la competencia e idoneidad. Los supervisores deben asumir una actitud de compromiso con los objetivos de Control Interno y aplicar su criterio y juicio profesional respetando las reglas internas vigentes. Los distintos funcionarios de una entidad pueden desempeñarse como supervisores de acuerdo con su nivel de autoridad delegada; no obstante, la dirección superior asume la responsabilidad indelegable de ejercer la supervisión general. ¿Quiénes pueden desarrollar auditorías del proceso de Control Interno? Las auditorias del proceso de Control Interno pueden ser internas o externas. Estas auditorias constituyen un tipo de supervisión general distinto de la supervisión jerárquica derivada del nivel de autoridad delegado. Las auditorias desarrolladas internamente son las ejecutadas por las Unidades de Auditoría Interna que con el cumplimiento de sus funciones coadyuvan al perfeccionamiento de los controles y su funcionamiento que es el objetivo de la supervisión en general. Las auditorias externas pueden ser ejecutadas por las Unidades de Auditoría Interna de las entidades tutoras, las firmas o profesionales independientes (a solicitud de la Contraloría, los entes tutores y las propias entidades) y la Contraloría General de la República. Los exámenes realizados sobre los sistemas administrativos y el Control Interno, como así también, sobre las operaciones y los estados financieros permiten obtener una opinión técnica válida sobre el estado y funcionamiento de los controles internos. El rol de las auditorias del proceso de Control Interno es más importante cuando no existe una supervisión continua adecuada y delegada a los distintos niveles jerárquicos de una entidad.


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TEST DE AUTOEVALUACION a) ¿El concepto tradicional de Control Interno se circunscribía exclusivamente a cuestiones relacionadas con las funciones de los departamentos contables?. Conteste justificando su respuesta. (Punto 4.1.1.1.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

b) ¿Por qué la evaluación del Control Interno para una auditoría financiera no es suficiente para opinar sobre el sistema de Control Interno en su totalidad?. (Punto 4.1.1.3.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

c) ¿Qué conceptos integraban básicamente la estructura de Control Interno según el SAS 55?. (Punto 4.1.1.4.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

d) ¿Es consistente la definición de Control Interno incluida en el SAS 78 con respecto a lo establecido en el informe COSO?. (Punto 4.1.1.5.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

e) ¿El concepto de Control Interno del informe COSO se circunscribe estrictamente al ámbito contable?. (Punto 4.1.2.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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f)

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Por qué el Control Interno, según el informe COSO, no constituye un proceso secuencial. (Punto 4.1.2.) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

g) ¿Cuál es la diferencia entre control de calidad y aseguramiento de la calidad? (Punto 4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

h) ¿Por qué la Respondabilidad implica transparencia? (Punto 4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

i)

Mencione dos ejemplos de controles gerenciales, independientes de procesamiento (Punto 4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

j)

Mencione dos ejemplos de controles generales. (Punto 4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

k) ¿Por qué el Control Interno es un proceso? (Punto 4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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l)

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¿Quiénes son responsables del Control Interno? (Punto 4.3.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

m) Por qué se dice que: “el Control Interno sólo puede dar una seguridad razonable y no absoluta la dirección, en cuanto a consecución de los objetivos de la entidad? (Punto 4.3.6) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

n) Mencione los componentes del Control Interno. (Punto 4.4.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

o) ¿Cuál es el componente más importante del Control Interno y por qué? (Punto 4.4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ p) ¿Cómo se manifiestan la integridad y los valores éticos? (Punto 4.4.2.1) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

q) ¿Por qué es importante que un ejecutivo identifique los riesgos a que está expuesta la entidad a su cargo? (Punto 4.4.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

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r) ¿Qué actividades implica el proceso de evaluación de riesgos? (Punto 4.4.2.2) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

s) ¿Para qué se implantan actividades de control? (Punto 4.4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

t)

Mencione cinco actividades de control. (Punto 4.4.2.3) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

u) ¿Qué es la información? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ v) ¿Qué es la comunicación? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

w) ¿Cuándo una comunicación es efectiva? (Punto 4.4.2.4) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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x) ¿Qué implica el proceso de la supervisión? (Punto 4.4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

y) ¿Quiénes realizan auditorías del proceso de Control Interno? (Punto 4.4.2.5) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

z) ¿Quiénes realizan el Control Interno Previo? (Punto 4.3.10) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

aa) ¿Quiénes realizan el Control Interno Posterior? (Punto 4.3.14) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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GLOSARIO Autoevaluación: Es un enfoque efectivo para evaluar riesgos y controles, e identificar los obstáculos existentes para el logro de los objetivos de la organización, mediante un proceso de transferencia de responsabilidad al personal de línea (“empoderamiento”) y de establecimiento de alianzas estratégicas entre la auditoría interna y los grupos de línea. COSO: Committee of Sponsoring Organization. Metas: resultados concretos que se espera alcanzar durante el proceso de ejecución del programa de operaciones y verificables en base a los indicadores establecidos. (R.S. N° 216784 de 16/08/96) Misión: razón de ser de una entidad pública, expresada en objetivos permanentes que determinan su creación. (R.S. N° 216784 de 16/08/96) Objetivos institucionales: proposiciones concretas de orden cuantitativo y/o cualitativo, respecto de lo que pretende alcanzar la entidad pública en un periodo determinado. (R.S. N° 216784 de 16/08/96) Objetivos de gestión: resultados o compromisos de acción que la entidad pretende alcanzar en una gestión anual y sirven de fundamento, dirección y medida para las operaciones a ejecutarse en las entidades. (R.S. N° 216784 de 16/08/96) Proceso: conjunto de recursos y actividades que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (producto/servicio); los recursos incluyen el personal, las finanzas, las instalaciones, los equipos, las tecnologías, las técnicas y los métodos. Respondabilidad: dar respuesta o rendir cuentas en forma transparente por lo actuado y por los resultados obtenidos en la administración de los recursos del Estado, no sólo como consecuencia de una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado, sino por la responsabilidad asumida y convenida ante la jerarquía institucional y ante la sociedad al acceder a un cargo público. SAS: Statement on Auditing Standars. Declaraciones sobre Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados. Sistema: serie de actividades relacionadas, cuyo diseño y operación conjunta, tienen el propósito de lograr uno o más objetivos preestablecidos; en tal sentido, cualquier entidad, actividad, área, programa, proyecto o parte de éstos, puede ser considerado como un sistema, donde los recursos (entradas al sistema) son organizados procesados por el sistema) para producir resultados (salidas del sistema) de acuerdo con propósitos predeterminados (objetivos del sistema). Sistema de alertas tempranos: sistemas que interrelacionan los controles claves operativos y financieros que permiten detectar los cambios potenciales internos y externos de la organización brindando información acerca del posible efecto de los mismos en las actividades.


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Tuición: comprende la promoción y vigilancia de la implantación y funcionamiento de los sistemas de planificación e inversión, administrativa y Control Interno.


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BIBLIOGRAFIA

Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno. CGR 2002 Normas de Auditoría Gubernamental. CGR, versión 3. Agosto 2002 Principios de Administración de George R. Terry, impreso por Continental S.A. Mayo 1981 Administración una Perspectiva Global, octava edición de Harold Koontz y Heinz Wihrich, Compañía Internacional Ultra S.A. junio 1998 Economía Básica de Francisco Mochón, impreso por Lito Camargo Ltda. Noviembre 1997, segunda edición revisada


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Anexo N° 1 EVOLUCION DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL PERIODO 1883 - 1990 AÑO

DISPOSICIONES LEGALES

PRINCIPALES CARACTERISTICAS

1883 Ley Orgánica del Se sanciona la Ley de Tribunal Nacional de Organización del Tribunal Cuentas. Nacional de Cuentas. 28 de noviembre de 1883

1928 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 5 de mayo de 1928

Misión Kemmerer. Se crea una Oficina de Contabilidad, Estadística y Contralor Fiscales que se denominó Contraloría General como organismo independiente de las demás oficinas del Estado pero sujeta al Presidente. 1968 Ley de Presupuesto, Se aprueba la Ley de Contabilidad y Tesoro Presupuesto, Contabilidad y – Ley Orgánica de la Tesorería del Ministerio de

ESTRUCTURA DEL ENTE DE CONTROL

Conformado por:  Cinco magistrados  Un secretario  Seis oficiales contadores de primera clase  Seis auxiliares de segunda clase  Oficial 1° para apoyo administrativo. La elección de los vocales del Supremo Tribunal de Cuentas se realizaba a través del Presidente de la República, a propuesta en terna por la Cámara de Senadores. El Supremo Tribunal elige a un presidente por mayoría absoluta de votos  Contralor General  Sub- Contralor  Un interventor  Un Contador General  Abogados, inspectores de zonas, estadígrafos y otros


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MECANISMO DE CONTROL

ROL FUNDAMENTAL DEL ENTE DE CONTROL El tribunal Nacional de Cuentas tiene rango de Tribunal Supremo para el fenecimiento de las cuentas correspondientes a todos los ramos de la administración departamental y municipal.

Control Fiscal Contraloría General Intervención “A través de la Intervención se superviligará el examen y glosa de todas las cuentas”. Sistema de Control Fiscal 


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

Contraloría General Hacienda y la Ley Orgánica de de la República la CGR. La CGR es un organismo D.S. N° 8321 de 9 de técnicoadministrativo de abril de 1968. Control Fiscal, Auditoría contínua, post auditoría y La Ley Orgánica de la revisión administrativa. Su Contraloría General del objetivo es el Control Fiscal. 5 de mayo de 1928 y Es independiente de los cualquier otra Ministerios pero es responsable disposición que no ante el Presidente de la concuerde con este el República. presente Decreto Sus atribuciones son: quedan derogadas  Post – Auditoría comprensiva  Investigaciones financieras especiales  Reconciliaciones y análisis  Auditorías continuas  Revisión administrativa  Revisión interventora  Control Jurídico y legal Es responsabilidad del Ministerio de Hacienda el registro de la Contabilidad Fiscal.


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Contraloría General de la República Intervención


1974

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley General del Sistema de Control Fiscal. D.L. N° 11902 de 21 de octubre de 1974.

Deroga la Ley de 5 de mayo de 1928 en todo lo que se oponga al presente Decreto Ley

1976

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Se aprueba la Ley Orgánica de la CGR y la Ley General del Sistema de Control Fiscal. La CGR es el organismo técnico – administrativo superior de Control Fiscal que en relación de los poderes del Estado tiene completa independencia funcional y administrativa.

a)Unidad de Dirección Superior a) Oficina Central del Sistema  Contralor General  Contraloría General  Sub – Contralor de la República b)Unidades de asesoramiento c)Unidad de Apoyo Administrativo d)Unidades Operativas *Dirección General de Control Jurídico *Dirección General de Control Previo (Depto. de Intervención) *Dirección de Control Posterior. *Departamento de Auditoría b)Oficinas Periféricas sectoriales * Unidades de Control Interno de las entidades e)Unidades Desconcentradas c) Oficinas regionales *Contralorías departamentales, provinciales y distritales

Se transfiere las funciones de D.S. N° 13737 de 9 de Control Previo (de la ejecución julio de 1976. del Gasto del Presupuesto Nal. en todo el Sector Público), de la CGR al Ministerio de Finanzas. Quedan derogadas Queda la Post Auditoría bajo la todas las disposiciones responsabilidad única de la contrarias al presente CGR. Decreto.


Sistema de Control Fiscal  CGR Control Previo Intervención “Control fiscal preventivo de los documentos y requisitos contables y legales correspondientes a las operaciones administrativas y financieras de todas las entidades”.

Sistema de Control Fiscal  Ministerio de Finanzas Control Previo Intervención  CGR Post Auditoría

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1977

Ley Organica de la Contraloría General de la República y la Ley del Sistema de Control Fiscal. D.S. N° 14933 de 29 de septiembre de 1977. Se abroga la Ley de 5 de mayo de 1928, el D.L N° 11902 de 21 de octubre de 1974; los D.S. N° 03773 de 24 de junio de 1954, N° 03964 de 17 de febrero de 1955 y todas las disposiciones contrarias

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La CGR es el organismo a) Nivel Superior y de técnico administrativo superior Decisión de Control Fiscal que en  Contralor General relación a los poderes del  Sub – Contralor Estado y en el ejercicio de sus b) Consultoría funciones tiene completa  Consejo de Coordinación autonomia administrativa. Ejecutiva c) Asesoramiento d) Apoyo Administrativo e) Operativas  Dirección Jurídica  Dirección de Auditoría  Dirección de Recaudaciones Fiscales  Dirección de Bienes del Estado  Dirección Técnica  Departamentos Coactivos y de Cargos de Cuenta

f) 

a) Oficina Central del Sistema  Contraloría General de la República

b) Oficinas Periféricas sectoriales  Unidades de Control Interno de las entidades c) Oficinas regionales  Contralorías departamentales y distritales

Desconcentradas Contralorías departamentales y distritales

1979

Se restituye a la CGR las Ley N° 493 de 29 de funciones de Contabilidad diciembre de 1979. Fiscal del Estado y el Control Previo. Las funciones del Quedan derogadas Control Previo pasarán a todas las disposiciones depender en todo lo contrarias a la presente administrativo, de la CGR a Ley. partir del 1° de Enero de 1980. 1982 Se restituye al Ministerio de D.L. N° 18953 de 19 de Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno

El SCF comprende el Sistema de Control Control Interno ejercido Fiscal por los propios organismos de la Administración y el  CGR Control Externo a cargo Post Auditoría de la CGR. Estructura del Sistema:

Sistema de Control Fiscal  CGR Control Previo y Registro de la Contabilidad Fiscal Sistema de Control

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mayo de 1982.

Finanzas el Control Previo y se mantiene para la CGR el Externo o Post Se modifican los Art. Control Auditoría. 1°, 2° y 3°de la Ley N° 493 de 29 de diciembre de 1979.



1988 D.S. N° 22106 de 28 La Contraloría General de la de diciembre de 1988. República ejercerá sobre la Administración Financiera del Estado el Control Externo Posterior, sin desarrollar acciones que impliquen coadministración. Corresponde al Sistema de Control Interno (SCI) de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente.

Fiscal Ministerio de Finanzas Control Previo  CGR Post Auditoría

Sistema de Control Fiscal  CGR Control Externo Posterior  Entidades Pub. Corresponde al SCI de cada entidad realizar el Control Previo y concurrente

EL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL 20 DE JULIO DE 1990 AÑO

1990

DISPOSICIONES LEGALES

PRINCIPALES CARACTERISTICAS

ESTRUCTURA DEL ENTE DE CONTROL

MECANISMO DE CONTROL

ROL FUNDAMENTAL DEL ENTE DE CONTROL

El Control Gubernamental De acuerdo a Manual de El Control Sistema de Control de tendrá por objetivo mejorar: Normas Internas de la CGR Gubernamental se Gubernamental y aplicará sobre el  CGR funcionamiento de los Control Externo  La eficiencia en la sistemas de Posterior captación y uso de los administración de los recursos públicos y en las  Entidades 20 de julio de 1990 recursos públicos y está operaciones del Estado; Públicas integrado por: Control Interno  La confiabilidad de la  El Sistema de Previo y información que se genere Se derogan las Ley N° 1178 Administración Control Gubernamentales.


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disposiciones contrarias a la presente  Ley y las descritas en el Art. 55 de esta misma disposición legal. 

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sobre los mismos; Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión Capacidad Administrativa




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Control Interno (previo y posterior) El Sistema de Control Externo Posterior se aplicará por medio de la Auditoría Externa a las operaciones ya ejecutadas.

Posterior

Fundamentos Del Sistema de Control Gub

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