“Año de la Integración Nacional y reconocimiento de Nuestra Diversidad”
UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES DESARROLLO DE UN SISTEMA PARA LA PANADERIA “MONTACANASTA”
PRESENTADO POR: CARMEN DELGADILLO ELVIS WILFREDO ASESOR: ING. WAGNER VICENTE RAMOS PARA OPTAR EL GRADO DE BACHILLER EN
INGENIERÍA DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN HUANCAYO – PERU 2012
DEDICATORIA A m i E s p o s a y m i H i j o , por su apoyo constante
e
incondicional
en
el
proceso de mi formación académica. Por sacrificar el tiempo de familia a mis estudios buscando siempre el desarrollo profesional, para dejar algo provechoso a mi legado en las dificultades de la vida.
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DEDICATORIA A m i E s p o s a y m i H i j o , por su apoyo constante
e
incondicional
en
el
proceso de mi formación académica. Por sacrificar el tiempo de familia a mis estudios buscando siempre el desarrollo profesional, para dejar algo provechoso a mi legado en las dificultades de la vida.
2
INDICE DEDICATORIA ÍNDICE INTRODUCCIÓN RESUMEN
2
5 7 8
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION DONDE SE REALIZO LAS PRACTICAS PRE PROFESIONALES 1.1. Razón Social 9 1.2. Actividades que realiza 9 1.3. Ubicación Geográfica 9 1.4. Organización 10 1.5. Área donde desarrolló sus prácticas 10 1.6. Funciones del área donde desarrolló sus prácticas 11 CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DE LAS PRACTICAS PRE PROFESIONALES 2.1. Descripción de la Situación Actual o Labor a desarrollar 12 2.2. Objetivos 13 2.2.1. Objetivo general 13 2.2.2. Objetivo específico 13 2.3. Justificación 14 2.4. Metodología 15 CAPITULO III DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1. Marco teórico 3.1.1. Definición de sistemas de información
17 17 3
3.1.2. Características de los sistemas de información
18
3.1.3. Beneficios de los sistemas de información.
19
3.1.4. Tipos de sistemas de información.
20
3.1.5. Herramientas para el desarrollo de SI.
20
3.1.6. Teoría sobre el tema tratado
22
3.2. Requerimientos del sistema
24
3.2.1. Matriz de procesos vs requerimientos
24
3.2.2. Objetivos del sistema
26
3.2.3. Requisitos funcionales
26
3.2.4. DCU de los subsistemas
26
3.2.5. Requisitos no funcionales
27
3.2.5.1. Requerimientos del producto
27
3.2.5.2. Requerimientos de documentación
27
3.3. Análisis y diseño del sistema 3.3.1. Diseño de cuestionario
28 28
3.3.1.1. Levantamiento de información
28
3.3.1.2. Conclusiones de la entrevista
33
3.3.1.3. Descripción de la arquitectura
34
3.3.2. Diseño del sistema
39
3.3.2.1. Modelo de negocio
39
3.3.2.2. Diagrama de actividades
40
3.3.2.3. Unidad organizativa
43
3.3.2.4. Diagrama de clase
44
3.3.2.5. Diagrama de secuencia
46
3.3.2.6. Diseño de la base de datos
48
3.3.2.7. Diseño de entradas del sistema
50
3.3.2.8. Diseño de salidas del sistema
51
CAPITULO IV RESULTADOS OBTENIDOS 4.1. Análisis de Resultados 4.1.1. Descripción del menú sistema 4.1.2. Estructura del sistema de información 4.1.3. Descripción de los módulos del sistema
52 52 53 55 4
4.2. Dificultades Encontradas
59
4.2.1. Administración de configuración y cambios
59
4.2.2. Administración de proyectos
59
4.2.3. Ambiente
60
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS DE INTERNET ANEXOS
61 62 63 64
INDICE FIGURAS Y CUADROS FIGURAS Figura Nº 1 - Organigrama de Carmencs S.A.C. Figura Nº 2 - El proceso de desarrollo del software Figura Nº 3 - El procesos y requerimientos del sistema Figura Nº 4 - Actores del negocio Figura Nº 5 - Casos de uso del negocio Figura Nº 6 - D.A. Compra a proveedores Figura Nº 7 - D.A. Stock de registro de productos Figura Nº 8 – D.A. Producción de productos Figura Nº 9 - D.A. Ventas Figura Nº 10 - D.A. Cierre de Caja Figura Nº 11 – Unidad organizativa Figura Nº 12 - D.C. Actualizar stock Figura Nº 13 - D.C. Compra a proveedores Figura Nº 14 – D.C. Producir productos Figura Nº 15 - D.C. Cierre de caja Figura Nº 16 - D.C. Ventas Figura Nº 17 - D.S. Actualizar Stock Figura Nº 18 – D.S. Compra a proveedores Figura Nº 19 – D.S. Producir productos Figura Nº 20 - D.S. Cierre de caja
10 23 25 40 40 41 41 42 42 43 43 44 44 45 45 45 46 46 47 47 5
Figura Nº 21 - D.S. Ventas
48
Figura Nº 22 – Diseño de la base de datos
49
Figura Nº 23 – Estructura de la base de datos
49
Figura Nº 24 – Diseño de una tabla
49
Figura Nº 25 – Diseño del formulario entradas artículos
50
Figura Nº 26 – Diseño del formulario entrada vendedores
50
Figura Nº 27 – Diseño del reporte de salida vendedores
51
Figura Nº 28 – Diseño del reporte de salida ventas
51
Figura Nº 29 – Menús del sistema
53
Figura Nº 30 – Estructura del sistema
53
Figura Nº 31 – Estructura del sistema base de datos
54
Figura Nº 32 – Estructura del sistema documentos
54
Figura Nº 33 – Estructura del sistema clases
54
Figura Nº 34 – Estructura del sistema códigos
55
Figura Nº 35 – Estructura del sistema otros
55
Figura Nº 36 – Icono de ejecución del sistema
56
Figura Nº 37 – Pagina de Bienvenida del sistema
56
Figura Nº 38 – Mensaje de confirmación de acceso
56
Figura Nº 39 – Ventana de acceso al sistema
57
Figura Nº 40 – Pantalla principal del sistema
57
Figura Nº 41 – Pantalla modulo ingreso de artículos
57
Figura Nº 42 – Pantalla modulo Ventas
58
Figura Nº 43 – Impresión de la venta
58
Figura Nº 44 – Impresión de Reportes
58
CUADROS Tabla Nº 1 - Proceso de ventas Tabla Nº 2 – Proceso producción de productos terminados Tabla Nº 3 – Proceso de compra a proveedores Tabla Nº 4 – Proceso de Actualizar stock Tabla Nº 5 – Proceso de Cierre de caja
35 36 37 38 39
6
INTRODUCCIÓN En la Actualidad las organizaciones están en la búsqueda de constantes cambios para mejorar sus procesos administrativos, mediante la sistematización de ellos, que conlleven a aumentar su nivel de trabajo y generar más ingresos. Es por ello, que las organizaciones deben de implementar las nuevas tecnologías en las áreas claves de su estructura para lograr avances y desarrollos de la empresa. Es importante recalcar que para que exista un desarrollo eficiente es necesario cumplir cada uno de los procesos administrativos dentro de la organización, colocando al frente sus mejores herramientas y aprovechar cada paso o lineamientos previstos por la empresa. Del mismo modo, se pretende sistematizar los procesos de la Panadería "Montacanasta”. Haciendo un análisis exhaustivo de cómo trabaja esta
panadería con sus procesos internos y externos para llegar a sus objetivos. Para hacer este análisis usaremos algunos programas que nos facilitara el desarrollo de nuestro software como son: Racional, Visual, Erwin, etc. Estos programas nos ayudaran a diseñar y modelar nuestro sistema para optimizar el desarrollo de los mismos y saber si el sistema que se está desarrollando es viable o no, también nos ayudara a presentar prototipos al cliente de cómo será el sistema, si cumple con los requerimientos y si está dentro de las posibilidades para ser implementado, y mejorar los ingresos de la panadería.
7
RESUMEN El presente trabajo de in vestigación tiene por título “sistema de ventas para panadería”. Se orienta a analizar los procesos administrativos en el área de
ventas de la Panadería "Montacanasta", está ubicada en la provincia de Concepción, en los barrios más antiguos de concepción, se caracteriza principalmente por hacer panes regionales en forma artesanal. Estos productos los ofrece en el terminal terrestre de Huancayo en la tienda Nº 5. Los principales consumidores en la variedad de panes son los turistas, al tener una estupenda acogida solicitamos a la Dueña de este negocio hacer el estudio de investigación para implantar un software para el área de ventas. En el análisis se observó que las ventas son de manera manual apuntando todo en un cuaderno, también se observó que no se abastecen lo suficiente por temor a que se pierda los diferentes productos porque son hechos en el día. Al tener estos problemas y muchos más se decidió la investigación de este proyecto. El estudio se encuentra enmarcado en una investigación de campo con modalidad descriptiva. La técnica de recolección de datos fue por medio de encuestas. La información obtenida de la aplicación del instrumento fue procesada mediante un enfoque cualitativo utilizando técnicas propias de carácter descriptivos y sustentada a través de las bases teóricas de estudio, concluyendo que planifican sus jornadas y tareas realizadas únicamente en temporadas y fechas específicas no se efectúa un buen mantenimiento preventivo solamente correctivo lo cual ocasiona paralización de sus labores, lo cual no permite un eficiente desempeño al cumplir con los procesos de fabricación y administrativos.
8
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION DONDE SE REALIZO LAS PRACTICAS PRE PROFESIONALES 1.1. RAZÓN SOCIAL Carmen Colonio Systems S.A.C. con sus siglas Carmencs S.A.C. con RUC. Nº 20487240789. Se constituyó el 07 de enero del 2010 y registrado en registros públicos en asiento Nº 00001 con la partida Nº 11133338, con su denominación sociedad anónima cerrada. Está inscrito en SEACE (RNP-OSCE).
1.2. ACTIVIDADES QUE REALIZA La Empresa Carmen Colonio Systems S.A.C., se dedica a desarrollar software y dar soluciones informáticas para las diferentes organizaciones tanto públicas como privadas dentro del país. Esta empresa consta con la experiencia necesaria para realizar y desarrollar sistemas de información, sistematizar actividades repetitivas, diseño y modelado de los sistemas.
1.3. UBICACIÓN GEOGRÁFICA Está ubicada en el departamento de Junín, Provincia de Huancayo y Distrito del Tambo, con dirección Av. La Esperanza Nº 1004. 9
1.4. ORGANIZACIÓN El siguiente diagrama, se muestra la estructura organica de la organización, el cual se encuentra vigente en la actualidad, en ella existe la unidad de Informatica que es un organo donde se desarrolla los procesos de sistematizacion, tal como se puede observar.
Figura Nº 1 - Organigrama de Carmencs S.A.C.
1.5. ÁREA DONDE DESARROLLÓ SUS PRÁCTICAS En el departamento de informática, este departamento se encarga de analizar y desarrollar los procesos de información que se necesiten sistematizar para luego ser implantados en las diferentes organizaciones de nuestra sociedad.
Comprende:
Análisis de la situación
Recopilación de información
Modelado
Diseño 10
Programación
Pruebas
Implementación del sistema.
1.6. FUNCIONES DEL ÁREA DONDE DESARROLLÓ SUS PRÁCTICAS
Soporte técnico para el desarrollo de nuevos proyectos. Realiza las coordinaciones técnicas con los clientes.
Mantenimiento y reparación de los equipos informáticos.
Instalación y Mantenimiento de redes y telecomunicaciones.
Participa en la Implementación, diseño y arquitectura de sistemas
informáticos.
Evalúa los nuevos paquetes de software y equipos de hardware.
Capacitación a entidades públicas y privadas en sistemas funcionales.
11
CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DE LAS PRACTICAS PRE PROFESIONALES 2.1. DESCRIPCIÓN DE DESARROLLAR
LA
SITUACIÓN
ACTUAL
O
LABOR
A
Se implementara un sistema de ventas para la panadería “Montacanasta”
donde se analizara los procesos de trabajo de cada oficina para su mejor desempeño y minimizar costos en papeles, personas, y accesorios de trabajo. Como primer punto se desarrollara, un sistema de ventas para la panadería Montacanasta, ya que se ha recolectado información general de esta panadería, como su historia, su código de ética, misión, visión y objetivos, la cual nos servirá para definir más adelante los requisitos funcionales y no funcionales que nos ayude a desarrollar el sistema. Nuestro segundo punto es la descripción de sistema, en la cual analizamos la situación actual, como los vínculos que se tienen con otros sistemas, los problemas que tiene el sistema actual y el alcance que tendrá el que se desarrollara.
12
En el tercer punto tenemos el planteamiento del proyecto, en el que vemos cual será el ámbito de nuestro sistema (área a la cual se le desarrollará el sistema); así como también los subsistemas de este proyecto y las limitaciones que tendríamos en el desarrollo de este sistema. En el cuarto punto vemos todo lo relacionado a la planificación del proyecto; es decir la priorización de todas las actividades que se van a desarrollar durante todo el proyecto asignándoles tiempo, costos y responsables para cada actividad. Además en este punto se ve todo lo correspondiente a los costos de Hardware, Software y personal que el proyecto demandará. El quinto punto hacemos una breve descripción de la metodología utilizada en este proyecto, que en este caso es el RUP. Esta pequeña descripción servirá para una mejor comprensión de los diagramas que se verán en este trabajo; así como de conceptos que se tendrán que tener en cuenta.
2.2. OBJETIVOS 2.2.1. Objetivo General Analizar
los
procesos
administrativos
de
la
Panadería
"Montacanasta", Satisfacer la gran demanda de venta de panes en toda su variedad a los clientes más exigentes en la calidad y en un buen servicio de venta.
2.2.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación que presenta la empresa en cuanto a los procesos administrativos.
Determinar las variables que afectan los procesos administrativos de la Panadería.
Diseñar
estrategias
para
optimizar
los
procesos
administrativos de la Panadería.
13
2.3. JUSTIFICACIÓN Los procesos, es la secuencia sistemática de las funciones para realizar las tareas, por medio de métodos o maneras de ejecutar ciertas actividades; sin importar sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar para alcanzar los objetivos deseados. Ante esta situación, se justifica realizar este estudio referido a proyectar espacio de desenvolvimiento empresarial, promoviendo alternativas de desarrollo que responda a la meta trazada, elevando la eficacia en la toma de dediciones y elevar la disponibilidad de convertirse en la empresa líder o en una fuente competidora.
Al investigar este trabajo surge la interrogante ¿Por qué informatizar una panadería? a. Para agilizar las tareas repetitivas Las panaderías son negocios que presentan unas características muy especiales que las diferencia de otros negocios: satisfacen unas demandas absolutamente repetitivas, pues todos comemos pan o bollería diariamente, por lo que cada día, estos establecimientos, realizan un ciclo que a otras empresas les cuesta semanas realizar. Reciben un pedido, se fabrica, se reparte, se factura y se cobra. Estos aspectos hacen deseable una solución informática que como mínimo sea capaz de "recordar" los consumos habituales de la tienda y los clientes, que pueda construir albaranes a partir de los consumos habituales, listas de producción, facturas, recibos... y nos informe de los consumos por cliente, artículo, tienda, etc.
b. Para controlar los puntos de venta Existe una preocupación común en todos los establecimientos que 14
consiste en asegurar que todo lo que se entregue para la venta vuelva en forma de recaudación o se quede pendiente de vender, evitando los pequeños robos de dinero o producto. La solución informática consistiría en recordar el material entregado y recogido en cada tienda; comparar la recaudación con la lista de entregas y con los tiquets e incentivar en el cliente la demanda de tiquets para evitar que la persona que está despachando se quede fácilmente con parte de la recaudación. Tiene que ser posible poder manipular la cinta de control para que sea el fiel reflejo de las ventas deseadas.
c. Para controlar los costos Por otra parte, ignorar el costo de fabricación de un producto conlleva el riesgo de fabricar a un precio mayor del que se podría obtener o de vender por debajo de costo. La informática soluciona esto al permitir la definición de las materias primas y las manipulaciones necesarias para fabricar un producto, calcular el costo de elaboración y hacer previsiones de stock en función de las necesidades de fabricación.
2.4. METODOLOGÍA Este estudio se enfocó en un estudio exploratorio descriptivo para encontrar los datos de investigación. Se escogió este estudio porque los estudios descriptivos buscan definir las propiedades y describir las características y perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno sometido a un análisis, esto se relaciona con una serie de cuestiones y se mide la información sobre cada una de ellas para describir lo investigado (Hernández, Fernández y Baptista, 2003). Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se tomó:
Lo descriptivo porque enfoca lo cuantitativo debido a que recolecta 15
datos para comprender el fenómeno.
Lo cualitativo porque analiza los resultados de las entrevistas que se aplicarán.
En el presente estudio se tomó lo siguiente:
No experimental, debido a que no se puede manipular las variables.
Transaccional debido en un solo tiempo se va a realizar la recolección
de los datos.
Descriptivo debido a que se van a presentar los sistemas de información que se utilizan las panaderías independientes de la región centro del país.
Se utilizó una muestra no probabilística y de conveniencia debido a que no se utilizan procedimientos de selección por casualidad, sino que más bien dependen del juicio personal del investigador, en el caso de este proyecto se seleccionaron panaderías de ciertas características tales como precio, nivel y categorías; se llama de conveniencia debido a que trata de obtener una muestra de elementos convenientes, en este caso, debido a que no se tiene la certeza de que todos las panaderías contesten sus necesidades. Para realizar el presente estudio, fue necesaria la colaboración de panaderías que se encuentran en los alrededores de la ciudad de Huancayo.
16
CAPITULO III DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1. MARCO TEÓRICO 3.1.1. DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
personas
datos
actividades o técnicas de trabajo
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más 17
adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.
3.1.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Para hablar de las características de los sistemas de información (de ahora en demás SI), debemos definir que es un SI, y esos los podemos definir citando a Andreu, Ricart y Valor (1991), en esta definición un SI queda definido como: “conjunto formal de procesos
que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.
Un SI tiene diversas características dependiendo de la perspectiva con la que se observa, lo dividiremos en dos grupos:
Desde la naturaleza:
Propósito u objetivo.
Globalismo o totalidad.
Entropía.
Homeostasis.
Desde el tipo de sistema: 1. Sistemas Transaccionales:
Agilizar las tareas operacionales de la organización.
Alta transaccionabilidad (entradas y salidas de información). 18
Nivel de cálculo bajo.
2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones:
Baja transaccionabilidad (entradas y salidas de información).
Nivel alto de cálculo, y operaciones complejas.
3. Sistemas Estratégicos:
La complejidad de estos SI es alta.
Generalmente su implementación en la organizacional va precedida de los anteriores.
Apuntan a “apuntar” a otros horizontes la organización.
3.1.3. BENEFICIOS DE LOS SITEMAS DE INFORMACIÓN
Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.
Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.
Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.
Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.
Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la 19
comunicación
Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular.
Generación
de
nuevas
informáticos
como
el
dinámicas, correo
utilizando
electrónico,
medios
multimedia,
teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.
Acceso
a
programas
y
convenios
e
intercambios
institucionales.
Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.
3.1.4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:
Sistemas Competitivos
Sistemas Cooperativos
Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores.
3.1.5. HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE SI Los principales conceptos utilizados en las herramientas de ayuda al desarrollo son los siguientes:
20
Ayuda de la herramienta. Es una ayuda incorporada al programa, brindando información sobre el uso de los componentes de la propia herramienta, de fácil acceso y con utilidades de búsqueda de temas o palabras claves. Una ayuda interactiva evita el manejo de manuales. Diccionario de datos. Descripción lógica de los datos para el usuario. Reúne la información sobre los datos almacenados en una base de datos (descripción, significado, estructura, consideraciones de seguridad y uso de aplicaciones, etc.). Ingeniería del software. Es el tratamiento sistemático de todas las fases del ciclo de vida del software, abordando el desarrollo de sistemas de información de forma similar a los proyectos de ingeniería. Esto implica la identificación de las tareas a realizar (establecidas según una metodología de desarrollo), de los productos a obtener y de las técnicas y herramientas a utilizar. Ingeniería directa. Es el proceso de producción del código de una aplicación a partir de sus especificaciones. Ingeniería inversa. Conjunto de tareas destinadas a obtener las especificaciones de un sistema de información, partiendo del propio sistema. Es una actividad típica del mantenimiento de aplicaciones, cuando no existen las especificaciones de diseño de la aplicación a mantener. Metodología de planificación y desarrollo de aplicaciones. Es el conjunto de métodos que basados en unos principios, se integran en el marco del ciclo de vida de los sistemas. La metodología debe recoger las tareas a realizar, los responsables de cada una de ellas y los productos a obtener en el desarrollo de un sistema de información. También puede
21
incluir o hacer referencia a las técnicas a emplear en cada momento.
Reingeniería de Sistemas. Es la modificación de los componentes de una aplicación, sin cambiar sus funcionalidades, por ejemplo: la mejora de la codificación de un programa. A veces también se emplea este término para referirse conjuntamente a la ingeniería directa e inversa. Sistema de Información - SI. Conjunto de elementos físicos, lógicos, de comunicación, datos y personal que, interrelacionados, permiten el almacenamiento, transmisión y proceso de la información. Workbench. Es una interface gráfica que permite modelar procesos y datos. Está basada en el mismo principio de la programación visual: no se emplea lenguajes procedurales sino iconos, los cuales no son dibujos del tipo flow, sino objetos que se almacenan en el repositorio. Permiten aplicar la recursividad, es decir que los modelos son vistos en diferentes niveles de detalle, lo cual permite un uso eficiente de las técnicas de análisis de procesos. Permite manejar diferentes metodologías de análisis y diseño. Sirve de ayuda metodológica para quienes no están habituados a usarlas.
3.1.6. TEORIA SOBRE EL TEMA TRATADO Es importante saber cuáles son los requerimientos que la empresa tiene por que muchas veces los sistemas se desarrollan pero no pensando en el cliente y es ahí donde el sistema no cumple o no satisface las necesidades que existen en la empresa, según los requerimientos se empieza a realizar el diagrama relacional todo debe de llevar una secuencia lógica de las actividades, todo esto se realiza de manera manual para ver cómo será su diseño lógico y diseño de pantallas es en este paso donde se plasma todo y queda 22
perfectamente bien definido como va hacer la funcionalidad del sistema.
ANALISIS DEL PROCESO Analisis
Diseño
Codificacion
Instalacion
Pruebas
Figura Nº 2 - El proceso de desarrollo del software El primer paso del proceso es el análisis, es aquí donde el analista se pone en contacto con la empresa para ver cómo está conformada, a que se dedica, saber todas las actividades que realiza en sí, conocer la empresa de manera general para posteriormente ver cuáles son sus necesidades o requerimientos que la empresa tiene en ese momento para poder realizar un análisis de la misma. El segundo paso es el de diseño aquí entran todo el diseño del sistema es decir las pantallas, base de datos, todo esto debe de cumplir con ciertos estándares los cuales se toman en cuenta para poder desarrollar el diseño con calidad y así poder ofrecer un diseño amigable en cuestión de colores, tamaños de botones, cajas de texto, etc. El tercer paso es la codificación es aquí donde se desarrolla todo el código del sistema por parte del programador esto se hace ya dependiendo de cada programador ya que cada programador tiene sus bases o formas para realizarlo pero en si deben todos llegar al mismo objetivo de ofrecerle funcionalidad al sistema siempre y cuando apegando se a las especificaciones del cliente. 23
El cuarto paso son las pruebas, es donde al sistema se pone a prueba como su palabra lo dice para así poder saber cuáles son los posibles errores que se están generando del sistema y con ello mejorarlo para eliminar todos los errores que se puedan presentar porque un programa con menor errores mayor calidad puede llegar a tener. El quinto y último paso es la instalación una vez realizado las pruebas correspondientes al sistema y haberlo corregido totalmente se procede a la instalación del mismo ya en la empresa para su uso correspondiente, todo con la finalidad de que los procesos se realicen de una manera más eficiente eliminando costos, tiempo y esfuerzo dentro de la organización.
3.2. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 3.2.1. MATRIZ DE PROCESOS VS REQUERIMIENTOS
Identificación de la necesidad de implantar un nuevo proceso, o bien de modificar total o parcialmente uno ya existente, por lo que se procede a su estudio y comprensión por parte de toda la unidad o dirección.
Sesión de trabajo donde el conductor de este trabajo es el (o la) jefe de la unidad o dirección correspondiente, en el nivel central, regional o local que sea, y con una actividad que puede recurrir al método de lluvia de ideas, se proponen las necesidades incrementales, partiendo del mejor juicio de expertos y de la racionalidad elemental.
Utilización de la herramienta en Excel
Una vez determinada la propuesta de necesidades y completada la herramienta en Excel, se somete a consideración de la 24
instancia que autoriza, con las explicaciones y justificaciones del caso, y ésta procede a tramitarla a donde corresponde. PROCESOS Y REQUERIMINETOS DEL SISTEMA NOMBRE DE LA UNIDAD O DIRECCION DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
FECHA 01/02/2012 10 8 6 4 2
tipo de requerimiento personal informacion instalaciones procesos procesos
FECHA DE SOLICITUD
FECHA DE ADQUISICION
escala para priorizacion IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE I NFORMACION PARA LA PANADERIA MONTACANASTA, ELABORADO POR LA EMPRESA CARMENCS SAC (DISEÑO DE SOFTWARE)
PROCESOS
REQUERIMIENTOS
PRIORIZACION
NOMBRE DEL NOMBRE DE LA TIPO DE DETALLE DEL IMPACTO PROCESO ACTIVIDAD REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS PONDERADO recolecion de informacion
recoleccion de informacion sobre toda la organización
informacion
entrevistas
preguntas tipo cuestionario a los trabajadores de la organización
personal
analisis
especificar los procesos y estructuras de datos que se van a emplear
procesos
diseño
codificacion y construccion
alcanzar con mayor precision una solucion optima de la aplicación, teniendo en cuenta los recursos fisicos del sistema. traducir los resultados obtenidos a un determinado lenguaje de programacion, teniendo en cuenta las especificaciones obtenidas.
implementacion de la aplicación implementacion o en el sistema o explotacion sistemas fisicos donde van a funcionar.
esta fase completa el ciclo de vida, solventar mantenimiento los posibles errores o deficiencias de la aplicación
recopilar toda la informacion necesaria para su analisis saber mediante preguntas lo que necesita la organización y saber el funcionamiento interno de la organización diagrama de flujo de datos, modelos de datos, diccionario de datos y definicion de los interfaces de usuario
muy alta alta moderada baja muy baja
POTENCIAL DE POSIBILIDADES RESULTADO MEJORA DE ÉXITO
7
8
8
448
01/02/2012
03/02/2012
7
9
8
504
07/02/2012
10/02/2012
7
8
5
280
24/02/2012
27/02/2012
procesos
diseño externo, diseño de datos, diseño modular y diseño procedimental
7
9
6
378
04/03/2012
10/03/2012
procesos
pruebas unitarias, pruebas de interconexion, pruebas de integracion
7
8
7
392
27/03/2012
30/03/2012
instalaciones
instalacion de los programas, pruebas de aceptacion al nuevo sistema, conversion de la informacion del antiguo sistema al nuevo (si hay una antigua aplicacion) y eliminacion del sistema anterior.
6
8
9
432
04/04/2012
07/04/2012
procesos
mantenimiento correctivo, mantenimiento adaptativo y mantenimiento perfectivo
5
6
9
270
18/04/2012
30/04/2012
Figura Nº 3 - El procesos y requerimientos del sistema
25
3.2.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA
Automatizar, simplificar y controlar el registro de venta y cierre de caja.
Planificar las diversas capacitaciones que se realizan; es decir, contar con un cronograma de actividades.
Obtener reportes lo más rápido posible contando con la información en línea.
Evitar la redundancia de información.
3.2.3. REQUISITOS FUNCIONALES
Generará acceso a usuarios registrados
Generará módulo de usuarios con sus respectivos reportes
Generará Módulos de compras con sus respectivos reportes
Generará Modulo de ventas con sus respectivos reportes
Generará Modulo de vendedores con sus respectivos reportes
Generará Modulo de Artículos con sus respectivos reportes
Generará copia de base de datos
Generará reportes de ventas por día
Generará reportes de ventas por mes
Generar Informes de ventas por día y por mes
Generar Boleta
Generar Consolidado de Cierre de Caja
3.2.4. DCU DEL LOS SUBSISTEMAS
Subsistema Generar Boleta.-Se encarga de tributar las ventas mayores de 5 soles y las ventas al final del día Subsistema Generar Ticket.-Se encarga de registrar la venta de los productos.
26
Subsistema Generar Consolidado de Cierre de Caja.-Se encarga del cierre de caja al final del día se totaliza los ticket y el dinero.
3.2.5. REQUISITOS NO FUNCIONALES 3.2.5.1. REQUERIMIENTO DEL PRODUCTO
Se utilizara una Base de datos
Se utilizara plataforma de programación.
Los reportes se imprimirán en hoja A4.
Se necesitara una computadora Pentium 3 con disco duro de 100 gb y memoria de 1.0 gb.
Se necesitara que cada artículo tenga su respectivo ticket para su control al cierre de caja.
3.2.5.2. REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN a. Los primarios que tiene el propósito específico de dirigirlos al problema de investigación. Los datos primarios que se obtuvieron en esta investigación fue mediante las entrevistas que se aplicaron a los gerentes de la panadería de nuestra muestra. b. Los datos secundarios se recopilan para propósitos distintos al del problema que se resuelve. En el proyecto
de
esta
tesis
se
utilizaron,
libros
especializados, revistas especializadas en el uso de sistemas y artículos de los temas ya mencionados.
27
3.3. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA 3.3.1. DISEÑO DE CUESTIONARIO El cuestionario fue realizado pensando en las necesidades de la investigación. La naturaleza de la investigación, se enfoca a la comparación de los sistemas de información en computadora, por lo que se buscaron elementos comunes entre las panaderías con lo que el análisis y las comparaciones entre estos, nos dan los elementos de diferenciación óptima para los resultados obtenidos. La estructura del cuestionario en su diseño presenta a las preguntas en forma breve y sencilla para sus respuestas, además de tomar demasiado tiempo en su elaboración por medio de un formato fácil y de rápida comprensión. Se buscó con énfasis que los gerentes del área o departamento de sistemas fueran las personas encargadas de responder los cuestionarios, debido a que ellos cuentan con la información necesaria para poder responder el cuestionario. El cuestionario cuenta con seis preguntas dicotómicas. Además de utilizar en otras escalas de medición como la escala likert (escala de tipo Likert es una escala psicométrica comúnmente utilizada en cuestionarios) con cinco opciones. Si es necesario, Otro tipo de información fue requerida en dos de las preguntas en las que directamente se respondían nombres y datos concretos llamadas abiertas.
3.3.1.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACION Entrevista al gerente general del Negocio Objetivo: Esta entrevista ha sido diseñada para obtener información que permita mejorar la calidad del sistema de ventas a fin de alcanzar eficiencia y eficacia en el servicio.
28
Instrucciones: Formule las preguntas de forma que no sea un interrogatorio sino más bien una conversación. Materiales: •
Cámara fotográfica
•
Libreta de Notas
Preguntas: 1. ¿Qué le parece el sistema actual de ventas? Muy engorroso y artesanal 2. ¿Cuál es su tarea dentro de la empresa? Generalmente como administrador 3. ¿Cómo realiza el control de ventas? Con cuadernos, apuntando las ventas 4. ¿Qué
documentos
son
los
que
necesita
constantemente? Facturas, Boletas, tickets, reportes 5. ¿Algunos problemas con los clientes en cuanto a las ventas? Si, muchas como por ejemplo demora en su intención. 6. ¿A los vendedores se le da autorización para realizar descuentos a los clientes? No. 7. Si dice si: ¿Cómo controla que los vendedores no realiza actos indebidos con aspecto a esto? No tenemos control sobre esa situación. 29
8. ¿Los
pedidos
de
productos
son
resueltos
rápidamente? No, se tiene que revisar el stock. 9. ¿Se tiene un Procedimiento, o algún documento que diga los pasos que se deben seguir? Si procedimientos, pero no documentos que lo acrediten. 10. ¿Cuándo usted pide un informe, cuánto tiempo demora en llegar? Días, más o menos 3. 11. ¿Cuál de estas consultas demanda mayor tiempo en realizarse? La verificación de stock, e insumos en stock. 12. ¿Qué informes realiza y/o necesita usted? Las ventas diarias, mensuales, por vendedor, cantidad de stock, etc. 13. ¿Cómo quisiera que sea, que propone como solución? Un
software
de
ventas
especialmente
para
panaderías. 14. Alguna situación no considerada que quiera agregar o algún comentario. Sí,
que
todos
los
procedimientos
estén
sistematizados, pero lo que se necesita es el de ventas. Porque hay fuga de dinero.
30
Entrevistas al vendedor y cajera de panadería Objetivo: Esta entrevista ha sido diseñada para obtener información que permita mejorar la calidad de las ventas a fin de alcanzar un mejor servicio. Instrucciones: Formule las preguntas de forma que no sea un interrogatorio sino más bien una conversación. Materiales: •
Cámara Fotográfica
•
Libreta de Notas
Preguntas: 1. ¿Los datos de la Boleta son llenados por usted de forma completa? No, solo cuando me lo solicitan. 2. ¿Cuál es el criterio de descuento que tiene ud para con los clientes? Por lo general cuando me solicitan llapa. 3. ¿Cuál es el criterio de forma de pago que deben hacer los clientes? En dinero pero con sencillo. 4. ¿Usted realiza inspecciones del inventario. ? No, solo lo que nos llega para su venta. 5. ¿Qué tipo de consultas tiene frecuentemente con el “Sistema Actual”?
Hay muchas como por ejemplo, no todo lo que se vende se apunta, no se puede porque te olvidas. 31
6. ¿Cuál de estas consultas le demanda mayor tiempo? El llenado de ventas en el cuaderno, y los reportes de consolidado. 7. ¿Qué informes realiza, cuales son los formatos? El informe diario de ingreso y salida de productos, y las ventas diarias. 8. ¿A quién envía los informes? A la administradora o a los supervisores. 9. ¿Los informes le demanda tiempo elaborarlos? Si, demasiado porque uno tiene que hacer esto después de mis horas de trabajo. 10. ¿Qué cálculos, operaciones realiza para realizar dichas consultas o informes? Por lo general sumas, restas, multiplicación y división. 11. ¿De este sistema actual cuales son los problemas más frecuentes? De anotar cualquier tipo de venta, calcular la venta en forma manual, anotar el ingreso de panes en un cuaderno, y hacer el consolidado. 12. ¿Alguna situación no considerada que quiera agregar o procedimiento informal que realiza? Si, sería bueno sistematizar todos estos trabajos, porque son repetitivos y son a diario .
32
3.3.1.2. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA Gerente General La entrevistada Sra. Marina Zacarias, que gentilmente accedió a nuestras preguntas, nos contó, que la panadería no tiene un sistema, que desearía tener uno para mejorar y agilizar las ventas. El encuentra dificultad en las consultas que pide a su personal, y reconoce que no hay procedimientos estandarizados en la panadería. En cuanto al sistema necesita un software que de soporte a las ventas del día a día, para él es lo más importante junto con los inventarios, informes: •
¿Cuál es el monto de las ventas del Día?
•
¿Qué producto se vendió más?
Reconoce que es necesario tener ese software para tener registrado y automatizado todos los procesos del área de ventas entre otros, principalmente el de ventas, puesto que llevar un control de estos es la tarea más difícil y fundamental del área. • Vendedor y cajera
Los vendedores entrevistados: •
Alex Ortiz R. (Rotativo)
•
Nelly Ortiz R:
•
Luis Torres T
•
Patricia Ibáñez T.
Comentaron que es necesario usar una herramienta como la computadora con un software de ventas para el uso del negocio que les facilite mejorar sus operaciones, debido a 33
que en la actualidad como por ejemplo la operación de generación de boleta y ticket es muy tediosa, es decir, que tiene que llenar todos los datos en forma manual, e ir a verificar a su almacén si sus productos están en stock. De igual manera emitir los informes se tiene que revisar todas las facturas y otros documentos, por eso y otros motivos consideran necesario que se implante cuanto antes un software a medida.
3.3.1.3. DESCRIPCIÓN DE LA ARQUITECTURA Se utilizó plantillas de modelo de negocio, Estas plantillas son el resultado de los datos que se ingresaron de manera general para su análisis, después de esto se sacó por intermedio de tablas el análisis de cada proceso, en estas tablas obtendremos su proceso, su objetivo, su descripción, su prioridad y sus tiempos para luego graficarlos en Racional. Se describirá los procesos en tablas que son los siguientes: a. Proceso de ventas b. Proceso de Producir productos terminados c. Proceso de Compra a proveedores d. Proceso de Actualizar stock e. Proceso de Cierre de caja
34
a) Proceso de ventas Proceso de Negocio
Ventas
Objetivo
Satisfacer los pedidos de los clientes
Descripción
1.-El cajero recibe la solicitud de pedido del cliente. 2.-El cajero revisa si los productos se encuentran en stock.
Si no existe el producto y si el cliente no ha pedido uno anterior entonces la venta no se realiza. Pero si el cliente solicito un producto anterior que si estaba en stock entonces se le vuelve a pregunta si desea otro producto.
Si el primer producto estaba en stock se le vuelve a preguntar si desea otro producto vuelve a revisar el stock del producto solicitado.
3.-Cuando el cliente otro producto más, entonces el cajero solicita cantidad total a pagar. 4.-El cajero recibe la cantidad en soles por el cliente, luego pasa a ser registrado. •
Si la venta es mayor a 5 soles se entrega una boleta y un ticket al cliente.
•
Caso contrario solo se entregara un ticket al cliente.
5.-La vendedora recibe el ticket de pedido del cliente. 6.-La vendedora entrega los productos al cliente.
Prioridad
Secundaria
Riesgos
No generar utilidades
Posibilidades
……………..
Tiempo de ejecución
Siempre
Costo de ejecución
……………..
Tabla Nº 1 – Proceso de ventas
35
b) Producir productos terminados Proceso de Negocio Objetivo Descripción
Producir productos terminados Producción productos (es esencial para el negocio) 1.-El administrador genera un informe de producción del día , y lo envía al jefe de producción 2.-Jefe de producción genera informe de pedido de materia prima según el informe de producción y lo envía al almacenero. 3.-el almacenero, genera cargo de entrega (salida) de materia prima y lo envía al jefe de producción. 4.-el jefe de producción compara cargo de entrega realizado por el almacenero con el informe de pedido de MP y lo envía al almacenero firmada 5.-El almacenero envía materia prima para la producción al jefe de producción. 6.-Jefe de producción realiza la producción de productos terminados, según el informe de producción realizado por el administrador. 7.-El jefe de producción entrega informe de los productos terminados al administrador para su verificación. 8.-El jefe de producción entrega los productos terminados al almacenero para que estas se han colocadas en el estante
Prioridad
principal
Riesgos
1.-Quedarse sin stock materia, víveres y productos terminados 2.-No registrar los productos nuevos y los salientes(materia
prima,
víveres
y
productos terminados)
Posibilidades
……………..
Tiempo de ejecución
Siempre que sea necesario
Costo de ejecución
……………..
Tabla Nº 2 – Proceso producción de productos terminados 36
c) Compra a proveedores Proceso de Negocio Objetivo Descripción
Compra a proveedores Abastecer el almacén con materia prima y víveres. 1.-El administrador envía solicitud de pedido a proveedor (el proveedor realiza y envía la cotización). 2.-El administrador decepciona y analiza la cotización. • En caso que la cotización no
se encuentre dentro del presupuesto de la empresa, se solicita el pedido a otro proveedor. • En caso que la cotización si se
encuentre dentro del presupuesto se genera el pedido y se le envía al proveedor. 3.-El administrador recibe la factura generada por el proveedor y el almacenero recibe el pedido. 4.-El almacenero genera consolidado de ingreso el cual se entrega al administrador. 5.-El administrador recibe y compara el consolidado de ingreso con la factura. •
Si en caso que no estén conforme ambos documentos el administrador comunica al proveedor un error en el pedido
y
el
proveedor
recibe
el
comunicado y vuelve a confirmar el pedido para emitir nueva factura y pedido faltante.
En caso que estén conforme el administrador archiva el consolidado de ingreso y cancela la factura.
Prioridad
Secundaria
Riesgos
No se realice la producción y/o las ventas de los víveres.
Posibilidades
……………..
Tiempo de ejecución
Siempre que sea necesario
Costo de ejecución
……………..
Tabla Nº 3 – Proceso de compra a proveedores 37
d) Actualizar stock Proceso de Negocio
Actualizar stock Registrar productos que entran y salen del
Objetivo
stock
Descripción
1.El almacenero ingresa los productos nuevos solicitados a los proveedores según la orden de compra, envía reporte de ingreso del día al supervisor 2.-El almacenero registra la salida de la materia prima, víveres y productos terminados, envía reporte de salida
del día al
supervisor. 3.-El supervisor revisa stock y si algún producto está fuera del nivel establecido por el administrador, envía pedido de compra de productos faltantes.
Prioridad
principal
Riesgos
1.-Quedarse sin stock materia, víveres y productos terminados 2.-No registrar los productos nuevos y los salientes
(materia
prima,
víveres
y
productos terminados).
Posibilidades
……………..
Tiempo de ejecución
Siempre que sea necesario
Costo de ejecución
……………..
Tabla Nº 4 – Proceso de Actualizar stock
e) Cierre de caja Proceso de Negocio
Cierre de caja
Objetivo
Verificar que concuerde los ingresos del día (efectivo) con los tickets generados.
Descripción
1.-El cajero totaliza la cantidad de dinero en efectivo en el día. 2.-El cajero totaliza cantidad de tickets de pan y víveres en el día. 3.-El cajero totaliza cantidad de boletas. 4.-El cajero genera consolidado. 38
5.-Verifica el efectivo con el consolidado. •
Si todo esta OK el administrador firma el consolidado de cierre.
•
Si no el administrador genera una orden de descuento para el cajero, se le entrega y tiene que firmar la orden de descuento la cual es firmada por el administrador. El consolidado de cierre tiene
que
ser
firmado
por
el
administrador. 6.-Se le entrega al cajero y también tiene que firmar el consolidado. 7.-El cajero entrega dinero y tickets al administrador. 8.-El administrador recepcióna el dinero y tickets.
Prioridad
Secundaria
Riesgos
Que los ingresos no cuadren con lo vendido
Posibilidades
……………..
Tiempo de ejecución
Siempre
Coste de ejecución
……………..
Tabla Nº 5 – Proceso de Cierre de caja
3.3.2. DISEÑO DEL SISTEMA 3.3.2.1. MODELO DE NEGOCIO Que es un modelo de negocio, el modelo de negocio (también llamado diseño de negocio o diseño empresarial) es el mecanismo por el cual un negocio trata de generar ingresos y beneficios. Para desarrollar nuestro modelo de negocio tomaremos como base las plantillas que se desarrolló de cada proceso para localizar los actores, los casos de usos, las actividades, diagrama de clase y diagrama de secuencia del modelo del negocio, tomaremos como herramienta Rational Rose. 39
a) Identificación de los actores (internos y externos)
Figura Nº 4 – Actores del negocio
b) Identificación de los casos de usos del negocio
Figura Nº 5 – Casos de uso del negocio
3.3.2.2. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Es un lenguaje de modelado unificado, representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. 40
Se plasmara en estos diagramas los 5 procesos que se obtuvo de la investigación que son los siguientes:
a. Compra a proveedores
Figura Nº 6 – D.A. Compra a proveedores
b. Actualizar stock registro de productos
Figura Nº 7 – D.A. Stock de registro de productos 41
c. Producir Productos
Figura Nº 8 – D.A. Producción de productos
d. Ventas
Figura Nº 9 – D.A. Ventas 42
e. Cierre de caja
Figura Nº 10 – D.A. Cierre de Caja
3.3.2.3. UNIDAD ORGANIZATIVA Son unidades o carpetas donde se guardara la información del modelado.
Figura Nº 11 – Unidad organizativa 43
3.3.2.4. DIAGRAMA DE CLASE Un diagrama de clases es un tipo de diagrama estático que describe la estructura de un sistema mostrando sus clases, atributos y las relaciones entre ellos. Se presenta los diagramas de clases de los procesos de nuestro sistema, donde se crea el diseño conceptual de la información que se manejará en el sistema, y los componentes que se encargaran del funcionamiento y la relación entre uno y otro.
a) Actualizar stock (registrar productos)
Figura Nº 12 – D.C. Actualizar stock
b) Compra a proveedores
Figura Nº 13 – D.C. Compra a proveedores 44
c) Producir productos
Figura Nº 14 – D.C. Producir productos
d) Cierre de caja
Figura Nº 15 – D.C. Cierre de caja
e) Ventas
Figura Nº 16 – D.C. Ventas
45
3.3.2.5. DIAGRAMA DE SECUENCIA El diagrama de secuencia es un tipo de diagrama usado para modelar interacción entre objetos en un sistema según UML. En nuestro sistema se modelara en el diagrama de secuencia todos los pasos que hacen todos los actores en su trabajo cotidiano, esto nos servirá para modelar nuestros procesos.
a) Actualizar stock (registro de productos)
Figura Nº 17 – D.S. Actualizar Stock
b) Compra a proveedores
Figura Nº 18 – D.S. Compra a proveedores
46
c) Producir productos
Figura Nº 19 – D.S. Producir productos
d) Cierre de caja
Figura Nº 20 – D.S. Cierre de caja
47
e) Ventas
Figura Nº 21 – D.S. Ventas
3.3.2.6. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS La base de datos de diseña en deacuerdo a las neesidades de cada tabla, los campos que posee y el tipo de dato para el mismo. Al relacionar las tablas de la base de datos, en ella podemos observar que las tablas estan relacionadas de muchos a uno y de uno a muchas opciones de relación, teniendo en cuenta que
muchos (∞) y uno (1), esta
relaciones nos muestran las opciones que cada una de las tablas tenga sobre la otra, ejemplo: entre solicitante y pedido esta relacionados de uno a muchos, lo que quiere decir es que un solicitante tiene muchas opciones para realizar un pedido. 48
Figura Nº 22 – Diseño de la base de datos
Figura Nº 23 – Estructura de la base de datos
Figura Nº 24 – Diseño de una tabla 49
3.3.2.7. DISEÑO DE ENTRADAS DEL SISTEMA En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora para una mejor organización. De allí es donde se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Cuando hablamos de diseño sale a relucir lo que es el Diseño de Entradas, Salidas y Salidas por Impresora, cuyos diseños se basan en la forma como la información entra al sistema, y como se obtiene sea visual o física,
donde el sistema recibe las
entradas y produce salidas gracias a las peticiones del usuario.
Figura Nº 25 – Diseño del formulario entradas artículos
Figura Nº 26 – Diseño del formulario entrada vendedores 50
3.3.2.8. DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA El diseño de entrada nos habla de la forma como los datos entran al sistema, es decir, estos datos pasan por diversos procedimientos para su selección antes de entrar al sistema, por otra parte el diseño de salida nos habla de la forma como el sistema muestra la información al usuario por pantalla, donde este verifica la petición hecha al sistema. Por último, el diseño de salida por impresora indica la muestra de información por pantalla pero en físico, lo cual se logra por medio de una impresora, la cual brinda al usuario la obtención de su información de forma física.
Figura Nº 27 – Diseño del reporte de salida vendedores
Figura Nº 28 – Diseño del reporte de salida ventas
51
CAPITULO IV RESULTADOS OBTENIDOS 4.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS 4.1.1. DESCRIPCIÓN DEL MENU DEL SISTEMA Un menú es un tablero de opciones disponibles para que el usuario escoja una y active determinada función informática. Los menús son conjuntos de opciones o posibilidades que se le presentan al usuario típico a los efectos de permitirle elegir entre las distintas alternativas y, así, ejecutar una función, realizar una tarea, iniciar un programa o similar. El menú tiene el propósito por naturaleza de facilitar y agilizar la experiencia del usuario con el ordenador. Se describirá en el orden de menú: 1. Modulo usuarios 2. Modulo vendedores 3. Modulo clientes 4. Modulo herramientas 5. Modulo de ventas 6. Modulo de articulos 52
7. Modulo calendario 8. Calculadora 9. Agenda personal 10. Respaldo de datos 11. Indexar indices 12. Reportes por día 13. Reporte por mes 14. Reporte de ventas por día 15. Reporte de ventas por mes 16. Modulo presentación 17. Salida
Figura Nº 29 – Menús del sistema
4.1.2. ESTRUCTURA DELSISTEMA DE INFORMACIÓN La estructura del sistema es simplemente tener los sub-sistemas en orden. De modo más claro es ordenar nuestro sistema, en nuestro caso la estructura se hará con un administrador de proyectos donde estará organizado nuestro sistema por tipo.
Figura Nº 30 – Estructura del sistema 53
a) Aquí se creó la base de datos, las tablas y las vistas locales
Figura Nº 31 – Estructura del sistema base de datos
b) Aquí se creó los formularios, los reportes y los informes
Figura Nº 32 – Estructura del sistema documentos
c) Aquí se creó las funciones y los menús
Figura Nº 33 – Estructura del sistema clases 54
d) Aquí se creó los códigos de programación de nuestro sistema
Figura Nº 34 – Estructura del sistema códigos
e) Aquí se creó todos los Figuras, gif, imágenes, líneas de nuestro sistema
Figura Nº 35 – Estructura del sistema otros
4.1.3. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA A continuación se especifica las actividades que realiza el sistema de ventas para la panadería “Montacanasta.”
55
a) Icono de arranque del programa “Montacanasta”
Figura Nº 36 – Icono de ejecución del sistema b) Página de bienvenida del sistema.
Figura Nº 37 – Pagina de Bienvenida del sistema c) Mensaje de confirmación para ingresar al sistema de ventas.
Figura Nº 38 – Mensaje de confirmación de acceso d) Ventana de acceso al sistema, en este módulo tiene tres tipos para ingresar al sistema que son los siguientes:
Como de Vendedores.- Esta autorizado al módulo de Ventas y Reportes de ventas.
Como Administrador.- Esta autorizado a todos los accesos del sistema. 56
Como Programador.- Esta autorizado a todos los accesos del sistema, netamente códigos y diseño del sistema.
Figura Nº 39 – Ventana de acceso al sistema Según los permisos designados el usuario ingresara al sistema según sus roles. e) Ventana principal del sistema MONTACANASTA.
Figura Nº 40 – Pantalla principal del sistema f) El modulo Artículos o productos, Donde se ingresa los artículos según su stock.
Figura Nº 41 – Pantalla modulo ingreso de artículos 57
g) Selección de productos en el módulo Ventas para ser vendido.
Figura Nº 42 – Pantalla modulo Ventas h) mensaje de confirmación si desea imprimir la boleta de venta o no, este mensaje es importante para no guardar información errada en el sistema, y solo registrar ventas echas, para luego guardar la información de la venta en el sistema y hacer otras ventas respectivas en el sistema.
Figura Nº 43 – Impresión de la venta i) Impresión de reportes de la venta que se realizo
Figura Nº 44 – Impresión de Reportes 58
4.2. DIFICULTADES ENCONTRADAS En el personal o
falta de conocimientos del personal de ventas con tecnología.
o
No adaptarse a los cambios
o
Método de trabajo obsoleto con los informes y cuentas diarias.
o
Falta de conocimientos en manejo de computadoras.
o
Falta de interés por los trabajadores
o
Falta de integración
En el sistema o
Verificar la interacción entre objetos
o
Verificar la correcta integración de todos los componentes del software
o
Verificar que todos los requerimientos hayan sido correctamente implementados
o
Identificar y asegurar que los defectos sean localizados antes de la distribución del software.
4.2.1. Administración de configuración y cambios No sirve principalmente para controlar a los numerosos artefactos que las personas encargadas del proyecto hicieron y por lo tanto controla los siguientes problemas:
Actualizaciones simultáneas
Varias versiones
Documentación Limitada
4.2.2. Administración de Proyectos El propósito de este flujo de trabajo es presentar una estructura de administración del software, al igual que un manual de
59
planeamiento, ejecutar y monitorear el proyecto y por último un esquema de manejo de riesgos.
4.2.3. Ambiente Este flujo de trabajo se basa principalmente en actividades necesarias para configurar el proceso de un proyecto. Describen las actividades que se requiere para desarrollar el manual que apoyará al proyecto. El propósito de las actividades de este flujo de trabajo es alimentar a la organización del desarrollo del software con el ambiente de desarrollo del software para que así apoyen el grupo de desarrollo.
60
CONCLUSIONES De acuerdo con los resultados obtenidos y tomando como base los objetivos planteados y datos obtenidos, se establece lo siguiente:
No se ejecutan los procesos administrativos como debidamente se deben llevar a cabo en la organización.
Planifican sus jornadas y tareas únicamente cuando el material está en su puesto.
Se constató que no hay un alto grado de incentivación que conlleva al logro de los objetivos de la organización.
En cuanto a la productividad, no se aprovechan al máximo los productos, ya que varían en su totalidad por su condición, peso y calidad.
Los organismos encargados de la administración no registran palpablemente el material existe continuamente.
61
RECOMENDACIONES Una vez obtenido los resultados expuestos anteriormente y haber realizado sus respectivos análisis y conclusiones, se pretende dar una serie de posibles alternativas que son:
Hacer en la brevedad posible la utilización de los procesos administrativos.
Cumplir y acatar las normas de la organización, para obtener un mejor aprovechamiento de los recursos existentes.
Incentivar a los miembros de la organización y medir el grado de responsabilidad de cada uno de ellos.
Desarrollar cronogramas para el cumplimiento de los productos en cuanto a calidad, costo y variedad.
Colocar el producto a utilizar en sus respectivos sitios de trabajo y de esta manera aprovechar el tiempo.
Colocar un horario flexible donde cada uno pueda realizar sus tareas, aprovechando al máximo el tiempo.
Implantar mecanismos de control, en cuanto a la materia prima, para que no exista perdida por mala utilización de la mercancía.
62
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS DE INTERNET 1. http://www.panaderia.com 2. http://prof.usb.ve/miguelm/proyectotesis.html 3. http://apuntes.rincondelvago.com/proceso-de-calidad-de-unapanaderia.html 4. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/guia_tesis/guia_tesis_arc hivos/principal.htm 5. http://www.monografias.com/trabajos72/procesos-administrativospanaderia-pasteleria/procesos-administrativos-panaderiapasteleria2.shtml 6. http://www.municoncepcion.gob.pe/portal/ 7. http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/huerta_s_ee/capitulo 3.pdf 8. http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/arenas_m_a/capitulo 3.pdf 9. http://www-01.ibm.com/software/es/rational/ 10.http://www.tesisymonografias.org/buscar.php 11.http://es.wikipedia.org/wiki/Escalas_Likert 12.http://es.wikipedia.org/wiki/Pregunta_de_opci%C3%B3n_m%C3%BAltiple 13. http://www.monografias.com/trabajos39/desarrollo-del-software/desarrollodel-software.shtml 14. http://translate.google.com/translate?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://e n.wikipedia.org/wiki/Computer_software 15. http://es.wikipedia.org/wiki/Conclusi%C3%B3n
63
