Instructivo Analisis de Riesgo ECOPETROL

ANÁLISIS DE RIESGOS

ECP-DHS-I-024

RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE Elaborado 31/08/2012

Versión 6

TABLA DE CONTENIDO 1.

OBJETIVO ................................... .................................................... .................................. .................................. .................................. ............................... .............. 2

2.

GLOSARIO .................................. ................................................... .................................. .................................. .................................. ............................... .............. 2

3. CONDICIONES GENERALES .................................. ................................................... .................................. ................................. ......................... ......... 3 3.1 REGLAS GENERALES .................................. ................................................... .................................. .................................. ............................... .............. 3 3.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................. .................................................. ................................... .................................. ................ 3 3.3 FORMATO DE ANÁLISIS DE RIESGOS .......................................... ........................................................... .................................. ................. 5 3.4 RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL ANÁLISIS DE RIESGOS .............. .............. 6 3.5 VIGENCIA DE UN ANÁLISIS DE RIESGOS ....................... ........................................ .................................. ............................... .............. 7 3.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL .................... ..................................... .................................. .................................. .................................. .................... ... 7 3.7 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ...................... ....................................... .................................. ................................... ....................... ..... 7 4. DESARROLLO ................................. .................................................. .................................. .................................. .................................. ............................ ........... 8 4.1 ANÁLISIS DE RIESGOS ...................... ....................................... .................................. .................................. .................................. ....................... ...... 8 5.

CONTINGENCIA ................................ ................................................. ................................... ................................... .................................. ....................... ...... 12

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1. OBJETIVO Establecer las directrices y actividades que se deben seguir para la realización de un Análisis de Riesgos en los trabajos ejecutados en ECOPETROL S.A.

2. GLOSARIO : Tan bajo como razonablemente sea práctico.

ALARP - As Low As Reasonably P racticable

Análisis de Riesgos: Metodología documentada mediante la cual las personas involucradas en una actividad se reúnen en la planeación de la misma para identificar los peligros y analizar los riesgos asociados a su ejecución y definiendo los controles requeridos con el propósito de lograr llevar el riesgo de ejecución a un nivel ALARP . Aspectos Ambientales: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. (NTC ISO 14001). Un aspecto ambiental de alta significancia es aquel que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo. Casos HSE: Es la aplicación del HEMP enfocado en los riesgos en seguridad industrial y de procesos. Es la identificación y evaluación de peligros de seguridad industrial y de procesos, a través de la RAM, cuyo resultado sea H o VH. Casos HRA- Health Risk Assessment. - Evaluación de Riesgos para la Salud: Metodología específica para identificar los peligros, describir los oficios, actividades y tareas, analizar las exposiciones por grupos homogéneos, establecer medidas de control jerarquizado (eliminación, sustitución, ingeniería, procedimientos, elementos de protección personal) y definir criterios para la Vigilancia Epidemiológica Ocupacional. HEMP - H azards HSE

-

and

Occupational

E ffects M anagement P rocess H ealth,

Industrial

S afety

Industrial y de Procesos y Gestión Ambiental.

: Proceso de Gestión de Peligros y Efectos. and

E nvironment:

Salud Ocupacional, Seguridad

Impactos Ambientales: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización (NTC-ISO 14001). Peligro: Es una fuente, elemento, condición o situación que tiene el potencial de causar daño a las personas (lesión o enfermedad), la economía, el ambiente o la imagen, como por ejemplo: gasolina, energía eléctrica, trabajo en altura, etc. Procedimiento o Instructivo de Trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso de “cómo” desarrollar una actividad. Debe incluir los peligros que implican el desarrollo de la

misma y los controles que mitigan los riesgos propios de la actividad. : Matriz de Valoración de Riesgos.

RAM - Risk Assessment M atrix

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Riesgo: Es un concepto que surge de la exposición a un peligro. Sin exposición al peligro no hay riesgo. SAS: Sistema de Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos que se aplica cuando se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las personas e instalaciones. Estos peligros y riesgos deben ser identificados, valorados y controlados, basados en la jerarquía de controles. SAES – Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro: Es el conjunto de actividades técnicas y de gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminación del riesgo de liberación de una o varias fuentes de energía, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la aplicación de las cinco reglas de oro de la prevención del riesgo eléctrico.

3. CONDICIONES GENERALES 3.1

REGLAS GENERALES

Toda actividad que vaya a ser ejecutada por personal ajeno al área, en instalaciones de ECOPETROL S.A. debe contar con un Análisis de Riesgo escrito o verbal. Todo trabajo que sea controlado a través de un permiso de trabajo en frio, caliente o eléctrico debe contar con el respectivo Análisis de Riesgo escrito y procedimiento o instructivo de trabajo y éste hace parte integral del permiso de trabajo. Todo trabajo que sea controlado a través del libro de minuta según los criterios definidos en el Manual de Control de Trabajo ECP-DHS-M-001, deben contar con un análisis de riesgos verbal que cumpla con este instructivo. Para la elaboración del Análisis de Riesgo se debe considerar los Casos HSE, Casos HRA, los Aspectos e Impactos Ambientales, análisis de riesgos de procesos, y las lecciones aprendidas de la gestión de incidentes y fallas de control de cada dependencia. Este Instructivo de Análisis de Riesgos debe ser revisado y actualizado cada tres (3) años por parte del equipo de trabajo que se designe, en el cual deben participar funcionarios de las diferentes áreas operativas y la Dirección HSE. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede hacerle modificaciones sin el visto bueno del Director HSE o a quien él designe. 3.2

ROLES Y RESPONSABILIDADES

3.2.1. Presidente 

Realizar seguimiento al desempeño del Sistema de Control de Trabajo con cada una de las Vicepresidencias de ECOPETROL S.A. enfatizando en el proceso de Análisis de Riesgos de los trabajos a ejecutar.

3.2.2. Vicepresidentes, Gerentes y Superintendentes:   

Garantizar el cumplimiento de este instructivo en sus áreas de responsabilidad. Asignar los recursos necesarios para su adecuada aplicación. Establecer el programa de capacitación y entrenamiento del personal a su cargo para una adecuada gestión en el tema. 3/12


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


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Establecer el programa de inspecciones HSE periódicas para evaluar la calidad de los Análisis de Riesgos y la efectividad en la aplicación de los controles establecidos en los mismos. Aprobar los Análisis de Riesgos de las actividades críticas que le correspondan según la tabla N° 2 de este documento.

3.2.2 Jefes de Departamento y Coordinadores de Área   













Garantizar el cumplimiento de este instructivo en sus áreas de responsabilidad. Asignar los recursos necesarios para su adecuada aplicación. Elaborar, divulgar y publicar trimestralmente el formato de análisis de riesgos de cada una de sus áreas de responsabilidad. Convocar trimestralmente a su equipo de trabajo para validar, mejorar o actualizar el formato de análisis de riesgos de cada una de sus áreas de responsabilidad. Actualizar los formatos de análisis de riesgos de sus áreas de responsabilidad con las lecciones por aprender que se evidencien en el día a día. Implementar el programa de capacitación y entrenamiento del personal a su cargo para una adecuada gestión en el tema. Implementar un programa de inspecciones HSE periódicas en su área para evaluar la calidad de los Análisis de Riesgos y la efectividad en la aplicación de los controles establecidos en los mismos. Ejecutar las acciones para el cierre de los hallazgos detectados en las inspecciones HSE realizadas según el programa anual. Aprobar los Análisis de Riesgos de las actividades críticas que le correspondan según la tabla N° 2 de este documento.

3.2.3 Supervisores  







Aprobar los Análisis de Riesgos de los trabajos cuyo nivel de riesgo RAM es M o H. Realizar las inspecciones HSE periódicas según el programa establecido por cada dependencia y garantizar el cierre de los hallazgos detectados. Liderar la implementación de las acciones establecidas para el cumplimiento del proceso de planeación y programación de los trabajos en su área de responsabilidad. Liderar la implementación de los controles establecidos en los Análisis de Riesgos, especialmente en lo relacionado con la dimensión de Seguridad en la planta/área/entorno. Participar en el proceso de mejora y actualización del formato de análisis de riesgo de cada área.

3.2.4 Emisor: 

  





Elaborar junto con el Ejecutor el Análisis de Riesgos de los trabajos a ejecutar para garantizar que se establezcan los controles que se deben cumplir para realizar el trabajo en condiciones seguras. Aprobar los análisis de riesgos de los trabajos cuyo nivel de riesgo RAM es L o N. Implementar los controles establecidos en el Análisis de Riesgos que son de su responsabilidad Verificar la implementación de los controles establecidos en el Análisis de Riesgos que son de responsabilidad del Ejecutor. Verificar en el momento de la emisión o revalidación de un permiso de trabajo si el Análisis de Riesgos requiere algún control adicional. Suspender el permiso de trabajo de forma temporal o definitiva cuando se detecte alguna condición de riesgo para las personas, el ambiente o las instalaciones y actuar positivamente para que se subsane la deficiencia lo antes posible. 4/12


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3.2.5 Ejecutor: 





 





3.3

Elaborar junto con el Emisor el Análisis de Riesgos de los trabajos a ejecutar para garantizar que se establezcan los controles que se deben cumplir para realizar el trabajo en condiciones seguras. Difundir el contenido del análisis de riesgos y garantizar la comprensión del mismo en todo el personal que participará en la ejecución del trabajo, esta actividad se puede desarrollar en el momento HSE antes del inicio de la jornada diaria de trabajo. Disponer del permiso de trabajo, análisis de riesgos y demás documentos asociados autorizados por el Emisor, antes de iniciar la ejecución de un trabajo. Implementar los controles establecidos en el Análisis de Riesgos que son de su responsabilidad Verificar la implementación de los controles establecidos en el Análisis de Riesgos que son de responsabilidad del Emisor. Verificar en el momento de la emisión o revalidación de un permiso de trabajo si el Análisis de Riesgos requiere algún control adicional. Suspender el permiso de trabajo de forma temporal o definitiva cuando se detecte alguna condición de riesgo para las personas, el ambiente o las instalaciones y actuar positivamente para que se subsane la deficiencia lo antes posible. FORMATO DE ANÁLISIS DE RIESGOS

El formato de análisis de riesgos ECP-DHS-F-150, está compuesto por dos dimensiones: 1. Seguridad en la planta/área/entorno: Se refiere a los peligros propios del área y el entorno donde se ejecutará el trabajo. Cada dependencia debe elaborar esta dimensión con base en el HEMP (Casos HSE, Casos HRA y Aspectos e Impactos Ambientales), Análisis de riesgos de procesos y las lecciones aprendidas de la gestión de incidentes y fallas de control de su área. 2. Seguridad propia del trabajo o actividad a realizar: Se refiere a los peligros y riesgos propios del trabajo a realizar. Cada dependencia debe elaborar esta dimensión teniendo en cuenta los siguientes criterios:   

La aplicación del procedimiento o instructivo de trabajo. La aplicación del aislamiento seguro de plantas y equipos (SAS y SAES). Las posibles interferencias entre las diferentes especialidades que laboran en un mismo alcance de trabajo.

El jefe del área debe elaborar, divulgar y publicar, de forma trimestral, el formato de Análisis de Riesgos de cada una de sus áreas de responsabilidad con las 2 dimensiones diligenciadas o solo la primera dimensión diligenciada y dar instrucciones sobre como asegurar la segunda dimensión seguridad propia del trabajo o actividad a realizar; este formato debe ser utilizado por los equipos de trabajo que elaboran los Análisis de Riesgos de los trabajos a ejecutar en estas áreas durante todo el siguiente trimestre. Para los casos que requieren análisis de riesgos escrito: - El diligenciamiento de éste puede ser a mano con letra legible o a través de un medio informático; y todos los campos del formato deben llenarse sin omitir ninguno. -

El formato de Análisis de Riesgos debe imprimirse en papel blanco, firmarse por los responsables de la elaboración y enviarse al funcionario responsable de la aprobación para su 5/12


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respectiva revisión. En caso de que considere que el contenido es adecuado, lo aprobará y devolverá; en caso de que considere que el documento requiere algunas modificaciones, las consignará a mano en el formato y lo devolverá para que los responsables de la elaboración las incorpore al documento, lo imprima, lo diligencie, lo firme y se lo envíe de nuevo para su aprobación. -

3.4

El Análisis de Riesgos debe tener un original y una copia. El original queda adjunto al permiso de trabajo que conserva el Emisor y la copia queda adjunta al permiso de trabajo entregado al Ejecutor. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL ANÁLISIS DE RIESGOS

Los funcionarios designados para elaborar y aprobar el Análisis de Riesgo para un trabajo, se establecen de acuerdo con la valoración de riesgo RAM del trabajo y el tipo de trabajo crítico a ejecutar. Tabla 1. EQUIPO QUE ELABORA EL ANÁLISIS DE RIESGOS Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO, SEGÚN LA VALORACIÓN DE RIESGO RAM Valoración RAM VH* H M L N

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN Equipo designado por el Gerente respectivo con memorando escrito Emisor y Ejecutor

RESPONSABLE DE LA APROBACIÓN Gerente Supervisor del área Supervisor del área Emisor Emisor

*Antes de aceptar el trabajo con esta valoración, contemplar todas las alternativas que puedan disminuir el riesgo.

Si el trabajo corresponde a algunos de los trabajos críticos detallados en la tabla 2, el Análisis de Riesgos debe ser aprobado por los funcionarios allí especificados. Tabla 2. APROBACIÓN DEL ANÁLISIS DE RIESGOS SEGÚN EL TIPO DE TRABAJO CRÍTICO TIPO DE TRABAJO CRÍTICO Entrada a espacio confinado con atmósfera inerte o tóxica Conexión con HOT-TAP en líneas, equipos y tanques Apertura de líneas de tea viva o gases tóxicos

RESPONSABLE DE LA APROBACIÓN VRP VIT VPR Gerente de Jefe de Departamento Negocio o o Coordinador de Área Superintendente Superintendente Técnica Coordinador o Jefe de Jefe de Profesional de Departamento Departamento Mantenimiento Coordinador o Jefe de Jefe de Profesional de Departamento Departamento Mantenimiento

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Los niveles mencionados en las tablas 1 y 2 corresponden a los mínimos establecidos. Cada Gerencia o Dependencia de nivel equivalente podrá establecer niveles superiores si considera que mejora el control de los trabajos. Notas: a) Si un trabajo que se va a realizar resulta con niveles de aprobación requeridos diferentes al aplicar los criterios establecidos en la TABLA N° 1 y en la TABLA N° 2, para la aprobación del Análisis de Riesgos se debe tomar como válido el mayor nivel jerárquico de los dos (2) tablas. b) Si para un trabajo que se va a realizar implica la elaboración de más de un (1) certificado de apoyo y resulta con niveles de aprobación requeridos diferentes al aplicar los criterios establecidos en la TABLA N° 2, se toma como válido el mayor nivel jerárquico para hacer la aprobación del Análisis de Riesgos. c) Para las dependencias de ECOPETROL S.A. cuyos roles no se vean reflejados en las tablas N° 1 y 2 deberán definir los cargos autorizados para la aprobación del Análisis de Riesgos en sus dependencias. 3.5

VIGENCIA DE UN ANÁLISIS DE RIESGOS

El tiempo de vigencia de un Análisis de Riesgos puede ser igual al tiempo planeado para realizar el trabajo, siempre y cuando se realice en el formato vigente y publicado por el jefe del área. Por lo tanto, el tiempo de vigencia de un Análisis de Riesgos puede ser igual o mayor al del Permiso de Trabajo que acompaña. El Análisis de Riesgos no requiere revalidación al momento en que se proceda a hacerse la revalidación del Permiso de Trabajo que acompaña, excepto si durante la ejecución de una actividad se detecta que un peligro no fue contemplado o si se presentan condiciones diferentes a las iniciales, tales como: cambio del alcance del trabajo o las condiciones del entorno. En este caso, además de la suspensión del Permiso de Trabajo, deberá hacerse la revisión del Análisis de Riesgos respectivo, antes de poderse reiniciar el trabajo. Si un Permiso de Trabajo pierde la vigencia y no puede ser revalidado por haber transcurrido más de siete (7) días calendario desde la fecha de emisión, se podrá utilizar el mismo Análisis de Riesgos como documento adjunto al nuevo Permiso de Trabajo que se emita para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales. 3.6

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe establecer un programa formal de inspecciones y evaluaciones HSE de periodicidad anual. El formato a utilizar en las inspecciones internas es el ECPDHS-F-019 LISTA DE VERIFICACIÓN MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO Y ANÁLISIS DE RIESGOS. 3.7

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Las diferentes Vicepresidencias de ECOPETROL S.A. establecerán las necesidades de capacitación y entrenamiento del personal a su cargo, y gestionarán los programas que aseguren la adecuada implementación de este Instructivo. 7/12


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4. DESARROLLO 4.1


El desarrollo de un análisis de riesgos específico para la realización de un trabajo comprende las siguientes nueve (9) etapas: Etapa 1. Analizar el escenario del trabajo que va a ser ejecutado. Etapa 2. Solicitar el formato de Análisis de Riesgos vigente y publicado por cada dependencia. Etapa 3. Diligenciar el formato de Análisis de Riesgos. Etapa 4. Definir el responsable para cada control. Etapa 5. Disponer del Procedimiento o Instructivo de Trabajo. Etapa 6. Aprobar el Análisis de Riesgos. Etapa 7. Leer y comprender el Análisis de Riesgos y el Procedimiento o Instructivo de Trabajo por parte del Equipo Ejecutor. Etapa 8. Asegurar la aplicación de controles. Etapa 9. Hacer seguimiento a la aplicación de controles. Etapa 1. Analizar el escenario del trabajo que va a ser ejecutado. El equipo que elabora el Análisis de Riesgos debe: a. Determinar el alcance y objetivo del trabajo. El alcance del trabajo debe incluir las actividades a ser realizadas, el lugar, las personas y competencias requeridas, las herramientas y los equipos necesarios, las actividades que se desarrollarán de forma simultánea. b. Visitar el sitio exacto del trabajo. c. Revisar y comprender las etapas requeridas para la ejecución del trabajo. Consultar el o los procedimiento o instructivos de trabajo que detallan la tarea, en caso que no existan, estos documentos debe ser elaborados. d. Consultar las lecciones aprendidas de incidentes ocurridos en trabajos similares y asegurar la implementación de los controles recomendados en las mismas. Etapa 2. Solicitar el formato de análisis de riesgos vigente y publicado por cada dependencia. Cada dependencia debe entregar al equipo que elabora los análisis de riesgos, el formato de análisis de riesgos específico del área donde se desarrollará el trabajo. El Emisor y Ejecutor que elabora el análisis de riesgos revisará el contenido del formato y en caso de requerirse adiciones complementarlos. Si requiere cambios o modificaciones de algún peligro, riesgo o control diferentes de adiciones, lo informará al jefe de departamento o Coordinador con el fin de validar el cambio y actualizar el formato. Etapa 3. Diligenciar el formato de análisis de riesgos. El Equipo que elabora el análisis de riesgos debe diligenciar el documento ya sea a mano con letra legible o a través de un medio informático, así: 8/12


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a. Diligenciar el encabezado del formato de análisis de riesgos con la siguiente información: 

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



 

  

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Valoración RAM del trabajo: Valoración del riesgo RAM por la ejecución del trabajo, la cual es definida desde la planeación y programación del trabajo. Dependencia o Empresa Ejecutora: Nombre de la dependencia de ECOPETROL S.A. o empresa a la cual pertenece el Equipo Ejecutor. Fecha de Elaboración del Análisis de Riesgos: Fecha en la cual se terminó de elaborar el análisis de riesgos. Fechas de Vigencia del Análisis de Riesgos (Desde y Hasta): Período aproximado en el que se tiene previsto realizar el trabajo cubierto por el análisis de riesgos. Planta y/o Lugar: Instalación o área donde se va a realizar el trabajo. Equipo o Sistema Objeto del Trabajo: Nombre y número de identificación del equipo o sistema que va ser intervenido. Trabajo a Realizar: Descripción breve y clara del trabajo que se va a realizar. Herramientas y/o Equipos: Principales herramientas o equipos que se van a utilizar. Elementos de Protección Personal EPP: Listado de elementos de protección especiales requeridos para ejecutar el trabajo y que son adicionales a los EPP básicos. Contactos de Emergencia: Números telefónicos o de radio de los principales contactos requeridos para la atención de una emergencia ocupacional, operacional o ambiental.

b. Diligenciar el cuerpo del documento con la declaración (SI/NO) definiendo de esta forma si el peligro, riesgo o control establecido en el formato de análisis de riesgos aplica para la ejecución del trabajo. En caso que se detecten peligros adicionales se podrán diligenciar en el formato en los campos en blanco dispuestos para este fin y se informará al jefe de departamento o Coordinador con el fin de validar el cambio y posteriormente actualizar el formato. c. Consignar los datos de los integrantes del equipo que elabora el Análisis de Riesgos en las casillas del formato: Nombre, Registro o Cédula de Ciudadanía, Cargo y Firma. d. Consignar los datos del funcionario que aprueba el Análisis de Riesgos: Nombre, Registro o Cédula de Ciudadanía y Cargo. Etapa 4. Definir el Responsable para cada control. El equipo que elabora el Análisis de Riesgo debe:

a. Definir y consignar en la columna de CARGO RESPONSABLE, un cargo por cada control, el cual será el directo responsable de que el mismo se implemente adecuada y oportunamente. No necesariamente es quien ejecuta la actividad ni quien ejecuta la implementación del control. b. Si se conoce de antemano el nombre del funcionario correspondiente a cada cargo responsable se puede colocar junto a éste entre paréntesis. c. Realizar un chequeo cruzado, con el fin de verificar un posible conflicto en la asignación de cargos responsables, de manera que se asegure que los cargos asignados puedan cumplir con su rol adecuadamente. Etapa 5. Disponer del procedimiento o instructivo de trabajo Para que un trabajo se desarrolle de forma correcta y segura el ejecutor debe contar con un procedimiento o instructivo de trabajo que cumplan con los siguientes requisitos: 9/12


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Disponibilidad: El Ejecutor debe tener disponible el procedimiento o instructivo de trabajo en el sitio donde se desarrolla las actividades. Calidad: Debe ser elaborado y estar aprobado por un funcionario autorizado de la empresa ejecutora. Debe tener como mínimo la siguiente información: descripción del paso a paso, identificación de los riesgos, controles y los equipos de protección personal diferentes a los EPP básicos en cada paso. Cada Gerencia podrá establecer mecanismos de aprobaciones de Ecopetrol o quien obre en su nombre, con el fin de mejorar el nivel de control de la calidad de dichos procedimientos. Comunicación/Capacitación: El procedimiento o instructivo de trabajo debe ser comunicado y comprendido por todos los ejecutores del trabajo. Cumplimiento: El supervisor o líder del equipo Ejecutor debe garantizar el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento o instructivo de trabajo.

Cuando se ejecuten trabajos que están clasificados como críticos o en el análisis de riesgo se determina que es un trabajo crítico debe cumplir con lo establecido en la guía Gestión de Contratistas – Foco HSE ECP-DHS-G-043 o quien lo modifique, complemente o derogue. Adicionalmente se debe disponer de una lista verificación para el seguimiento paso a paso de las actividades establecidas para ejecutar el trabajo. El Ejecutor y el Emisor deben revisar y acordar el procedimiento o instructivo a seguir para la ejecución del trabajo. Etapa 6: Aprobar el Análisis de Riesgos. a.

b.

c.

d.

e.

f.

El equipo que elabora el Análisis de Riesgos debe firmar el formato diligenciado en original y copia. Para obtener la copia es válido acudir a fotocopias del original una vez sea aprobado, siempre y cuando sean legibles, y que durante la ejecución del trabajo y el archivo del Permiso, el original permanezca en la sede del Emisor del Permiso. El Análisis de Riesgos debe remitirse al área o a la dependencia responsable de emitir el Permiso de Trabajo, al menos con un (1) día de anterioridad a la fecha de inicio de la ejecución del trabajo, para su verificación y firma de aprobación por parte del funcionario que corresponda, según lo establecido en la TABLA N° 1 y TABLA N° 2 de este Instructivo. El responsable de la verificación y aprobación del análisis de riesgos podrá, si lo considera necesario, reunir oportunamente al equipo de elaboración para revisar el Análisis de Riesgos y ajustarlo adecuadamente. También podrá devolverlo al equipo que lo elaboró si considera que el documento debe corregirse, indicándole sus observaciones al mismo. Si durante la ejecución del trabajo se detecta la necesidad de incluir controles adicionales a los originalmente previstos, el trabajo debe ser suspendido temporalmente y el Emisor del Permiso de Trabajo se debe reunir con el Ejecutor para hacer las adiciones, siempre y cuando no entren en conflicto con lo inicialmente establecido, escribiendo a mano sobre el original y la copia del Análisis de Riesgos, consignando el nombre, la firma, registro o cédula de ciudadanía y cargo de cada uno de ellos, en los textos añadidos. Si durante la emisión, revalidación o ejecución se detecta que algo del texto original debe modificarse, el Análisis de Riesgos deberá ser corregido y devuelto al funcionario que lo aprobó, con las justificaciones del caso para su nueva aprobación. Si durante la ejecución de un trabajo se evidencia alguna variación de lo inicialmente pactado en la planeación y programación de los trabajos, el Ejecutor debe suspender inmediatamente la actividad e implementar los controles para realizar el trabajo en forma segura. La actividad podrá 10/12


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g. h.

i.

j.


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iniciar una vez se implementen los controles identificados y se realice la validación por parte del Emisor. No se aceptan tachones ni enmendaduras en los Análisis de Riesgos, solo adiciones que no entren en conflicto con lo inicialmente establecido en la planeación y programación de los trabajos. En todos los casos, se debe asegurar que los controles adicionales incluidos en el Análisis de Riesgos cuenten con un responsable y que los mismos sean implementados oportuna y adecuadamente, antes de iniciarse o reiniciarse el trabajo. Además, los cambios deben ser divulgados al Equipo Ejecutor y demás funcionarios interesados. Si un trabajo ha sido suspendido temporalmente por correcciones que deban hacerse al Análisis de Riesgos, su reiniciación no requerirá de la revalidación del Permiso de Trabajo respectivo, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en el Manual de Control de Trabajo (ECP-DHS-M001). En el caso de ausencia del aprobador del Análisis de Riesgos, la responsabilidad debe delegarse a un nivel similar o al nivel inmediatamente superior, más no a niveles inferiores.

Etapa 7: Leer y comprender el Análisis de Riesgos y el Procedimiento o Instructivo de Trabajo por parte del Equipo Ejecutor La lectura y comprensión del contenido del Análisis de Riesgos y del Procedimiento o Instructivo de Trabajo es responsabilidad del Ejecutor de la actividad (Supervisor de Mantenimiento, Supervisor del Contratista o persona designada por ellos bajo su responsabilidad), quien debe asegurarse de que todos los trabajadores que ejecutarán el trabajo entiendan los peligros, riesgos y controles consignados en el Análisis de Riesgos y en el Procedimiento o Instructivo de Trabajo y se comprometan a cumplir los controles que les corresponda. Este compromiso se debe realizar en los momentos HSE antes del inicio de la jornada diaria de trabajo. a. El Ejecutor de la actividad debe asegurar que todos los trabajadores que participarán directamente en la ejecución de la actividad diligencien a mano, con bolígrafo y con letra legible la última sección del formato del análisis de riesgos “Ejecutores que participan en el trabajo ” en el original y en la copia, con el Nombre, Registro o Cédula de Ciudadanía, Cargo y Firma, la cual debe ser autógrafa o corta. b. La difusión del Análisis de Riesgos a las demás dependencias involucradas es responsabilidad de los funcionarios asignados para ello en los controles previstos en el mismo. c. Si uno o varios integrantes del Equipo Ejecutor cambia, el Ejecutor del trabajo debe hacer la difusión del Análisis de Riesgos y del Procedimiento o Instructivo de Trabajo a los nuevos ejecutores y cada uno de éstos deben diligenciar una fila completa de la última sección del formato del análisis de riesgos “ Ejecutores que participan en el trabajo ”. d. Las personas que ejecutan o supervisan el trabajo deben estar enteradas de los requerimientos documentados en el Análisis de Riesgos y Procedimiento o Instructivo de Trabajo garantizando que éstos se apliquen durante la ejecución del trabajo. Etapa 8. Asegurar aplicación de controles. El Ejecutor debe verificar diariamente que los controles definidos en el análisis de riesgos y procedimiento o instructivo de trabajo se encuentren implementados; si no se están cumpliendo plenamente debe suspender el trabajo y hacer la gestión para la instalación del control o controles inexistentes o incompletos. 11/12


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Etapa 9. Hacer seguimiento a la aplicación de controles. El Emisor debe realizar seguimiento al inicio del trabajo y en su ronda estructurada para verificar que todos los controles se estén cumpliendo; si no es así debe suspender el trabajo y hacer la gestión para la instalación del control o controles inexistentes o incompletos. De ser necesario, deberá suspender definitivamente el Permiso de Trabajo correspondiente.

5. CONTINGENCIA No aplica. RELACIÓN DE VERSIONES Versión 1 2 3 4

Fecha 1/02/2005 4/09/2007 15/06/2010 25/06/2010

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31/08/2011

6

31/08/2012

Cambios

Emisión del documento Actualización Actualización Actualización Entra en vigencia para las áreas que aplican el Piloto de Control de Trabajo a partir de su publicación. Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de 2012. Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para las áreas que cumplan con el plan de implementación de acuerdo con las fechas establecidas en el memorando No. 2-2012-005-33175.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Diana Patricia Mahecha Bohórquez con el apoyo del equipo del Piloto de Control de Trabajo de todas las áreas de ECOPETROL S.A. Teléfono: 48954 Buzón: [email protected] Dependencia: Dirección de HSE

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