ISRS Work Book - Indonesian Version 2

ISRS 8th Edition Rev1 Proses

Poin yang Mungkin

1.

Kepemimpinan

2946

2.

Perencanaan dan Administrasi

1404

3.

Evaluasi Risiko

2796

4.

Sumber Daya Manusia

1633

5.

Jaminan Pemenuhan

1714

6.

Manajemen Proyek

1497

7.

Pelatihan dan Kompetensi

1476

8.

Komunikasi dan Promosi

2038

9.

Pengendalian Risiko

3951

10.

Manajemen Aset

2849

11.

Manajemen Kontraktor dan Pembelian

2026

12.

Rencana Tanggap Darurat

2155

13.

Belajar dari Kejadian

1869

14.

Pemantauan Risiko

2199

15.

Hasil dan Tinjauan

1045

Total

Copyright © Det Norske Veritas 2013. All rights reserved. For use by licensed personnel in PT Pertamina Gas (License Number L09110184) only.

31598

ISRS 8th Edition Rev1 Proses 1 - Kepemimpinan Kepemimpinan yang baik diperlukan untuk pengoperasian organisasi yang efektif. Kepemimpinan yang baik dimulai dengan mendefinisikan harapan-harapan organisasi (maksud, visi, nilai-nilai, dan kebijakan -kebijakan), mensejajarkannya dengan harapan para stakeholder yang lain dan mengembangkan strategi untuk mencapai harapan-harapan tersebut. Para pemimpin bertanggung jawab untuk mendefinisikan bisnis utama organisasi dan mengidentifikasi risiko-risiko bisnis yang besar. Para pemimpin juga harus menunjukkan komitmennya terhadap perbaikan berkelanjutan melalui praktek kepemimpinan dengan “menjalankan apa yang dikatakan.” Hal ini juga ditekankan dalam istilah-istilah yang digunakan untuk Manajemen Keselamatan Proses (PSM) yang terkait dengan kepemimpinan, dan dukungan terhadap kebudayaan PSM dalam organisasi.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

1.1.

Maksud dan Tata Nilai

135

1.2.

Tujuan

195

1.3.

Kebijakan

156

1.4.

Strategi

282

1.5.

Keterlibatan Stakeholder

225

1.6.

Proses Bisnis

255

1.7.

Risiko Bisnis

228

1.8.

Tanggung Jawab

297

1.9.

Komitmen Manajemen

528

1.10.

Kepemimpinan untuk Keselamatan Proses

645

Total Nilai yang Mungkin


2946

3

1.

Kepemimpinan Nilai Proses: (2946Poin)

Nilai Sub Proses: (135Poin)

1.1.

Maksud dan Tata Nilai

1.1.1.

Apakah ada tujuan bisnis yang telah ditetapkan untuk perusahaan?

XO - 45

1.1.2.

Apakah nilai-nilai dan perilaku-perilaku yang kunci telah diidentifikasi?

PJ - 45

1.1.3.

Apakah maksud dan nilai-nilai / perilaku-perilaku telah dikomunikasikan secara efektif?

PJ - 45

4


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

Nama Orang Berpengetahuan yang Terlibat:

1.1.1.

Tujuan bisnis harus dicatat pada format tertulis dan diketahui oleh para manajer senior.

1.1.2.

50% Nilai-nilai dan perilaku-perilaku ditulis secara jelas. 50% Para karyawan berpendapat bahwa nilai-nilai / perilaku-perilaku kunci mencerminkan kebutuhan perusahaan.

1.1.3.

0% Tidak ada komunikasi visi dan nilai-nilai. 0-20% Memberitahu: “Manajer Senior tahu visi yang seharusnya, dan organisasi harus mengikutinya.” 20-40% Menjual: “Manajer Senior tahu visi yang seharusnya dan mencari persetujuan dari para stakeholder sebelum memulai.” 40-60% Menguji: “Manajer Senior mempunyai beberapa ide mengenai visi yang seharusnya, tetapi ingin tahu reaksi organisasi sebelum memulai.” 60-80% Konsultasi: “Manajer Senior sedang membuat visi dan menginginkan masukan yang kreatif dari organisasi sebelum memulai.” 80-100% Menciptakan bersama: “Manajer Senior, para anggota organisasi dan stakeholder kunci, melalui proses kerjasama, menciptakan visi bersama."


5

1.

Kepemimpinan

1.2.

Tujuan

Baker ISO 9001 ISO 14001 ISO 31000 PAS 55 OHS 18001

1.2.1.

Apakah organisasi telah menentukan tujuan bisnis yang mencakup:

PAS 55 ISO 9001 Baker ISO 31000 ISO 14001 OHS 18001

1.2.2.

PAS 55 Baker OHS 18001 ISO 9001 ISO 31000 ISO 14001

1.2.3.

1. 2. 3. 4. 5. 6.


Kinerja ekonomi? Kinerja kesehatan? Kinerja keselamatan? Kinerja Keamanan? Kinerja lingkungan? Kinerja aset?

Apakah proses untuk menentukan tujuan-tujuan termasuk kajian dari:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/90

Part/Whole - 5/45

Hasil dari Kajian Manajemen? Kecenderungan pasar? Konsultasi dengan para stakeholder kunci?

Apakah tujuan perusahaan telah dikomunikasikan secara efektif?

6

PJ - 60


Pedoman

1.2.1.

Bukti

Kinerja organisasi diukur dengan membandingkan hasil yang aktual dengan kinerja yang diinginkan yang sebelumnya telah ditetapkan dalam tujuan perusahaan. Ketika organisasi memilih tujuantujuannya, dia membuat struktur kinerjanya. Oleh karena itu, mengukur hal-hal yang tepat adalah penting bagi manajemen yang baik, karena ini kesempatan bagi manajemen untuk menentukan kinerja yang diharapkan untuk organisasinya (lihat 15.1., Hasil-hasil Bisnis). Tujuan perusahaan dapat berupa tujuan jangka panjang dan termasuk pengukuran kinerja yang bersifat masukan (leading) atau hasil (lagging). Tujuan perusahaan sebaiknya SMART (Specific [Spesifik], Measureable [Dapat Diukur], Attainable [Dapat dicapai}, Realistic [Realistis], dan Time-Bounded [Terbatas dalam waktu]). Kinerja ekonomi dapat mengacu pada target keuangan atau komersial. Kinerja ini termasuk juga indikator-indikator yang terdapat dalam Global Reporting Initiative (GRI) (lihat 15.3., Pelaporan Stakeholder). Kinerja kesehatan dapat mengacu pada pengukuran angka kesakitan dan ketidakhadiran. Kinerja keselamatan dapat mengacu pada luka-luka dan indikator kejadian yang wajib dilaporkan (lihat 15.3.5.) Kinerja kemanan dapat mengacu pada jumlah kejadian yang terkait dengan keamanan. Kinerja lingkungan dapat mengacu pada indikator kejadian yang terkait dengan lingkungan, emisi, pemakaian bahan-bahan dan energi (lihat 15.3.4.). Kinerja aset dapat termasuk kondisi aset dan juga target kinerja aset.

1.2.2.

Untuk informasi kajian management, lihat 15.1. Hasil Bisnis dan 15.2. Tinjauan Manajemen. Untuk informasi kecenderungan pasar, lihat 3.5. Identifikasi dan Evaluasi Harapan-Harapan Pelanggan. Untuk informasi mengenai konsultasi dengan para stakeholder kunci, lihat 1.5. Keterlibatan Stakeholder.

1.2.3.

0% Tidak ada komunikasi tujuan perusahaan. 0-30% Memberitahu: ”Manajemen senior tahu tujuan-tujuan yang seharusnya, dan organisasi harus mengikutinya.” 30-60% Menjual: ”Manajemen senior tahu tujuan-tujuan yang seharusnya dan mencari ”kepemilikan” dari organisasi.” 60-100% Konsultasi: ”Manajemen senior menginginkan masukan yang kreatif dari organisasi sebelum memulai.”


7

1.

Kepemimpinan

1.3.

Kebijakan

ISO 31000 ISO 14001 PAS 55 ISO 9001 OHS 18001

1.3.1.

Apakah organisasi mempunyai pernyataan kebijakan yang mencerminkan komitmen manajemen untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan?

PJ - 45

ISO 31000 ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 PAS 55

1.3.2.

Apakah pernyataan kebijakan ditandatangani oleh manajer senior setempat?

XO - 15

ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001 ISO 31000 PAS 55

1.3.3.

Apakah pernyataan yang terdapat dalam kebijakan mencakup:

ISO 31000 PAS 55 OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

1.3.4.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.


Part/Whole - 3/51

Mengurangi luka dan kesakitan? Mengurangi dampak terhadap lingkungan? Mencapai atau melebihi harapan para pelanggan? Pencegahan kerugian? Perbaikan berkelanjutan? Pemenuhan terhadap peraturan? ___________________? ___________________?

Apakah pernyataan (-pernyataan) kebijakan dikomunikasikan secara efektif?

8

PJ - 45


Pedoman

1.3.1.

Bukti

40% Semua kebijakan yang diperlukan seharusnya telah diidentifikasi dan tersedia. 30% Bagian-bagian penting dari semua kebijakan seharusnya singkat dan mudah diingat. 30% Semua kebijakan dikaji ulang secara minimum setiap dua tahun. OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 14001: kebijakan sebaiknya sesuai dengan besarnya risiko yang dihadapi oleh organisasi.

1.3.2.

Dokumen kebijakan ditandatangani oleh manajer senior setempat untuk mendemonstrasikan komitmen manajemen pada lokasi tersebut.

1.3.3.

Persyaratan ini dapat dimuat dalam satu catatan kebijakan atau beberapa kebijakan. Pencegahan kerugian adalah pendekatan proaktif untuk mengindentifikasi potensi kerugian dan mengurangi atau meniadakannya sebelum potensi tersebut mengakibatkan kejadian yang merugikan.

1.3.4.

25% Dipajang diseluruh organisasi dan tersedia untuk umum. 25% Dikomunikasikan dalam rapat dan digunakan dalam presentasi dan program-program pelatihan. 25% Pengetahuan para karyawan mengenai kebijakan diuji melalui penilaian pada saat pelatihan dan penyuluhan (8.7 Penghargaan, 8.8 Kampanye Penyuluhan). 25% Kebijakan dikembangkan melalui pendekatan konsultatif. OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 14001: kebijakan seharusnya dikomunikasikan kepada semua personil yang bekerja dibawah kendali organisasi, tidak hanya karyawan.


9

1.

Kepemimpinan

1.4.

Strategi

ISO 9001 PAS 55 ISO 31000 ISO 14001 OHS 18001 GRI Baker

1.4.1.

Apakah organisasi mempunyai strategi yang konsisten dengan tujuan organisasi?

XO - 60

ISO 14001 PAS 55 ISO 9001 ISO 31000 OHS 18001 Baker GRI

1.4.2.

Apakah organisasi melakukan “analisa biaya - manfaat” untuk kegiatan-kegiatan bisnis yang besar?

PJ - 30

ISO 31000 GRI ISO 9001 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 Baker

1.4.3.

Apakah ada strategi untuk sumber daya manusia?

XO - 30

ISO 9001 OHS 18001 GRI Baker ISO 14001 PAS 55 ISO 31000

1.4.4.

Apakah ada strategi untuk pemakaian kontraktor?

XO - 30

ISO 9001 ISO 31000 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 Baker GRI

1.4.5.

Apakah organisasi pernah mengadakan kajian secara ringkas terhadap aset-aset fisik mengenai:

ISO 14001 ISO 9001 PAS 55 GRI ISO 31000 Baker OHS 18001

1.4.6.

Apakah organisasi telah membuat strategi untuk manajemen aset?

XO - 30

Baker ISO 31000 ISO 9001 GRI PAS 55 OHS 18001 ISO 14001

1.4.7.

Apakah manajemen senior telah mengindentifikasi sumber daya dan fasilitas-fasilitas yang diperlukan untuk memenuhi keperluan bisnis?

PJ - 45

1. 2.


Part/Whole - 21/42

Kondisi aset? Kinerja aset?

10


Pedoman

1.4.1.

Bukti

Strategi merupakan arah yang dipilih oleh manajemen senior untuk mencapai harapannya (maksud, tata nilai, tujuan dan kebijakan). Strategi secara formal namun ringkas menguraikan bagaimana organisasi akan mencapai harapan-harapannya (maksud, tata nilai, tujuan, dan kebijakan-kebijakan). Sesuai dengan GRI 2006, pernyataan mengenai strategi harus menampilkan visi dan strategi secara menyeluruh untuk jangka pendek, menengah, dan panjang, fokus pada pentingnya keberlangsungan (sustainability) dan pengelolaan tantangan ekonomi, lingkungan, dan kinerja sosial.

1.4.2.

25% Kegiatan-kegiatan besar telah diidentifikasi. 50% Analisa biaya – manfaat dilaksanakan untuk setiap kegiatan yang diidentifikasi. 25% Hasil dan kesimpulan dipresentasikan secara formal dan tersedia untuk digunakan.

1.4.3.

Strategi mencakup kegiatan sumber daya manusia (HR) yang relevan dan diungkapkan dengan jelas.

1.4.4.

Strategi mencakup secara menyeluruh semua jenis kontraktor dan diungkapkan dengan jelas.

1.4.5.

Diperlukan catatan-catatan formal mengenai kondisi dan kinerja aset.

1.4.6.

Strategi aset yang jelas ditulis sejalan dengan tujuan perusahaan untuk kinerja aset (mengacu pada 1.2.1.5.).

1.4.7.

25% Sumber daya manusia telah diidentifikasi. 25% Kebutuhan akan fasilitias dan perlengkapan telah diidentifikasi. 50% Para karyawan berpendapat bahwa sumber daya yang tersedia cukup untuk memenuhi keperluan bisnis.


11

1.

Kepemimpinan

1.4.8.

Apakah organisasi melaksanakan “benchmarking” yang strategis?

1.5.

Keterlibatan Stakeholder

GRI Baker ISO 14001 OHS 18001 ISO 31000 PAS 55 OSHA 1910

1.5.1.

Apakah organisasi telah mengidentisikasi para stakeholdernya yang utama?

XO - 30

Baker ISO 31000 OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001 GRI PAS 55

1.5.2.

Apakah organisasi telah menentukan cara berkomunikasi yang terbaik dengan para stakeholder tertentu?

PJ - 30

ISO 31000 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55 GRI OHS 18001 Baker

1.5.3.

Apakah organisasi telah mengadakan kegiatan konsultasi dengan para stakeholder utama?

PJ - 60

GRI OHS 18001 Baker PAS 55 ISO 14001 ISO 9001 ISO 31000

PJ - 15


12


Pedoman 1.4.8.

Bukti

Benchmarking yang strategis adalah membandingkan keputusan korporat mengenai hal-hal penting dan strategis untuk organisasinya. Kegiatan ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kecenderungan pasar, penggunaan teknologi baru, dan mengantisipasi tujuan strategis dari para pesaing. Informasi tersebut merupakan masukan penting bagi kegiatan perencanaan strategis organisasi. 30% Benchmarking internal digunakan. 40% Benchmarking industri atau pesaing digunakan. 30% Benchmarking umum digunakan untuk membandingkan perusahaan dengan pelaku bisnis ”kelas dunia” pada industri-industri lain.

1.5.1.

Tanggung Jawab Sosial Perusahaan berarti organisasi harus berupaya lebih keras untuk mengelola bisnisnya dengan memperhatikan harapan-harapan dari kelompok stakeholder yang lebih luas. Kegagalan dalam mengelola harapan para stakeholder utama akan merusak reputasi organisasi dan nilai pemegang saham. Stakeholder adalah para individu dan kelompok yang berkepentingan terhadap operasi organisasi. Contoh para stakeholder termasuk: pelanggan, pemilik perusahaan, pemegang saham, karyawan, publik, perusahaan asuransi, masyarakat setempat, media, kontraktor pengelola, kontraktor besar, pemasok utama, usaha patungan (joint venture), manajemen korporat, badan pemerintah, pemerintah lokal, asosiasi industri, dan penyedia jasa yang bersifat darurat. ISRS memasukkan persyaratan Inisiatif Pelaporan Global (GRI) yang menggambarkan praktek-praktek industri yang terbaik dalam pelaporan stakeholder. (Lihat 15.3. untuk Pelaporan Stakeholder). Para stakeholder utama yang berkepentingan dalam hal kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan komersial seharusnya diidentifikasi.

1.5.2.

Komunikasi yang baik diperlukan untuk memberikan informasi dan motivasi bagi para stakeholders. Ada banyak alternatif cara untuk berkomunikasi dengan para stakeholder internal dan eksternal. Tantangan organisasi adalah untuk memilih cara yang paling efisien dan efektif. Penggunaan cara yang bervariasi juga penting untuk menjaga ketertarikan pendengarnya dan untuk menyesuaikan tingkat kepentingan dan kompleksitas pesan. Cara berkomunikasi untuk para stakeholder eksternal dapat berupa rapat, kunjungan, proyek bersama, laporan formal, internet, surat kabar, email, kuisioner, survey, dan lain-lain. 30% Cara-cara komunikasi telah dievaluasi. 70% Cara berkomunikasi yang tepat telah dipilih untuk para stakeholder tertentu (lihat 8.1. Sistem Komunikasi).

1.5.3.

0-50% Kegiatan konsultasi dilakukan. 50-100% Kegiatan konsultasi didokumentasikan secara lengkap dengan format yang berguna untuk organisasi.


13

1.

Kepemimpinan

OSHA 1910 Baker ISO 31000 ISO 14001 OHS 18001 GRI PAS 55

1.5.4.

Apakah organisasi telah mendokumentasikan harapan para stakeholder?

XO - 45

OHS 18001 ISO 31000 PAS 55 Baker OSHA 1910 ISO 14001 GRI

1.5.5.

Apakah organisasi telah membandingkan tujuan dan strateginya dengan harapan para stakeholder?

PJ - 30

ISO 31000 OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55 GRI Baker ISO 14001

1.5.6.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi alat ukur untuk dilaporkan kepada para stakeholders seperti:

1. 2. 3.

Part/Whole - 10/30

Pelaporan ekonomi? Pelaporan sosial? Pelaporan lingkungan?


1.6.

Proses Bisnis

OHS 18001 ISO 14001 Baker Seveso II ISO 31000 PAS 55 ISO 9001

1.6.1.

Apakah organisasi telah menentukan proses-proses bisnis yang diperlukan untuk menciptakan dan menyampaikan produk-produknya dan/atau jasa-jasanya?

PJ - 60

Baker Seveso II ISO 9001 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001 ISO 31000

1.6.2.

Apakah hal-hal berikut telah diidentifikasi untuk semua proses bisnis:

Part/Whole - 15/45

1. 2. 3.

Para pemilik? Para pengguna? Hubungannya dengan proses-proses bisnis yang lain?

14


Pedoman

Bukti

1.5.4.

Harapan-harapan seharusnya didokumentasikan pada format yang berguna untuk organisasi.

1.5.5.

0-50% Tujuan dan harapan para stakeholder telah dibandingkan. 50-100% Perbedaannya dikaji ulang dan tujuan perusahaan disesuaikan jika diperlukan.

1.5.6.

Lihat 15.3. Pelaporan kepada Pihak-pihak yang Berkepentingan (Stakeholders) untuk inisiatif pelaporan global yang berhubungan dengan pelaporan ekonomi, sosial, dan lingkungan.

Definisi dari busines utama 1.6.1.

Proses bisnis adalah proses penjualan, operasi, logistik, dan proses pendukung yang utama yang diperlukan organisasi untuk menciptakan dan menyampaikan produk-produknya dan/atau jasajasanya. Suatu organisasi secara efektif ditentukan oleh proses bisnisnya. Untuk mengelola organisasi secara optimal, diperlukan adanya gambaran yang jelas akan proses bisnisnya. Prosedur-prosedur manajemen biasanya dibuat untuk setiap proses bisnis. Teknik-teknik seperti pemetaan proses berguna untuk menjelaskan proses-proses bisnis secara akurat dan membantu memastikan bahwa prosedur-prosedur secara efektif mencerminkan kebutuhan bisnis. 50% Teknik yang formal dipakai untuk mendefinisikan proses-proses bisnis, misalnya: pemetaan proses. 50% Definisi proses-proses bisnis yang menyeluruh dalam bentuk prosedur-prosedur manajemen atau dokumen lainnya.

1.6.2.

Setiap proses bisnis seharusnya mempunyai seorang pemilik yang bertanggung jawab untuk prosesnya dan pengguna yang ditentukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan bagian dari proses bisnis tersebut. Tidak ada proses bisnis yang berdiri sendiri dan merupakan hal yang penting penting untuk mengetahui hubungan antara proses-proses yang ada untuk memudahkan pengelolaannya secara efektif. Mengacu ke buku saku ISRS untuk definisi.


15

ISO 31000 Baker PAS 55 ISO 14001 ISO 9001 Seveso II OHS 18001

1.

Kepemimpinan

1.6.3.

Apakah organisasi telah menentukan hirarki kontrol yang bersifat administratif / prosedural untuk mengelola proses-proses bisnisnya, yang termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 9/45

Prosedur Korporat? Prosedur Manajemen? Prosedur Operasional / Instruksi Kerja Peraturan? ___________________?

ISO 9001 Seveso II Baker ISO 14001 ISO 31000 PAS 55 OHS 18001

1.6.4.

Apakah prosedur-prosedur manajemen memuat standar kinerja yang jelas?

PJ - 60

Seveso II PAS 55 Baker ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 ISO 31000

1.6.5.

Apakah prosedur-prosedur manajemen ditinjau untuk memastikan keterbaruannya?

PJ - 45

1.7.

Risiko Bisnis

ISO 31000 PAS 55

1.7.1.

Apakah organisasi mempunyai definisi dan terminologi yang jelas untuk risiko bisnis?

PAS 55 ISO 31000

1.7.2.

Apakah organisasi telah menilai risiko-risiko berikut ini:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.


XO - 30

Part/Whole - 9/72

Bisnis? Proses-proses bisnis? Unit-unit besar? Proyek-proyek besar? Kontraktor-kontraktor besar? Rantai pasokan? Personil kunci? Keamanan?

16


Pedoman

Bukti

1.6.3.

Hirarki ini biasanya didokumentasikan sebagai dokumen umum mengenai kontrol yang bersifat administratif.

1.6.4.

Standar-standar kinerja menentukan SIAPA yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan APA dan BERAPA SERING atau KAPAN. Standar-standar kinerja yang jelas diperlukan untuk keefektifan prosedur-prosedur manajemen. 0-30% Semua prosedur manajemen telah ditentukan. 30-100% Prosedur-prosedur memuat standar-standar kinerja.

1.6.5.

40% Semua prosedur manajemen dimasukkan dalam jadwal peninjauan. 60% Peninjauan prosedur dilakukan sesuai dengan jadwalnya dan dokumen-dokumen diperbaharui.

1.7.1.

Risiko bisnis adalah risiko yang khususnya berada pada level tinggi atau risiko yang bersifat top-down yang bisa mengancam kemakmuran, reputasi, atau kelangsungan hidup bisnis. Organisasi sebaiknya mendefinisikan apa yang dimaksud dengan risiko bisnis dan bagaimana mereka akan mengidentifikasi serta menilai risiko tersebut.

1.7.2.

1. Mengacu ke perundang-undangan / petunjuk tentang etika korporat, misalnya: Sarbanes-Oxley (USA) 2002, Turnbull Report (UK) 1999. 2. Mengacu ke 1.6. Proses Bisnis. 3. Mengacu ke 10.1. Program Pemeliharaan. 4. Mengacu ke 6.1. Koordinasi Proyek 5. Mengacu ke 11.1. Pemilihan Kontraktor/Pemasok. 6. Mengacu ke 11.4. Rantai Pasokan dan Pembelian. 7. Mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab dan 4.1. Sistem Sumber Daya Manusia. 8. Mengacu ke Buku Saku ISRS dan 3.3. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan.


17

ISO 31000 PAS 55

1.

Kepemimpinan

1.7.3.

Apakah penilaian risiko-risiko bisnis termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 6/30

Kemungkinan / frekuensi kejadian? Potensi keparahan? Potensi dampak pada biaya / pendapatan? Potensi dampak pada reputasi? Persyaratan hukum?

ISO 31000 PAS 55

1.7.4.

Apakah risiko-risiko yang berpotensi menimbulkan krisis dan kecelakaan besar diutamakan?

XO - 30

ISO 31000 PAS 55

1.7.5.

Apakah organisasi mempunyai sistem untuk memastikan bahwa risiko -risiko bisnis dikomunikasikan kepada personil terkait baik internal maupun eksternal?

PJ - 30

ISO 31000 PAS 55

1.7.6.

Apakah evaluasi risiko bisnis ditinjau ulang:

1. 2. 3. 4.

ISO 9001 Seveso II PAS 55 ISO 14001 ISO 31000 Baker OHS 18001

Part/Whole - 9/36

Karena adanya perubahan penting yang bersifat rekayasa Karena adanya perubahan penting yang bersifat organisasi? Setelah adanya kejadian besar (bersifat aktual / potensi terjadi)? Secara berkala?


1.8.

Tanggung Jawab

1.8.1.

Apakah struktur manajemen organisasi telah ditentukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis?

18

PJ - 75


Pedoman 1.7.3.

Bukti

Kemungkinan / frekuensi kejadian biasanya diklasifikasikan menggunakan skala, contohnya: Sangat tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Mungkin – 1 dalam 10 tahun Sangat mungkin – 1 dalam 1 tahun Hampir pasti – 1 dalam 1 bulan / hari. Idealnya, daftar risiko yang menyeluruh dibuat dalam format tabel yang mencakup kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin dialami, penilaian risiko, dan tindakan pengendalian yang tepat. Hal tersebut memberikan gambaran kepada organisasi mengenai risikonya dan membantu organisasi menjawab pertanyaan berikut: - Apa saja risiko yang masuk dalam kategori 10 besar? - Apakah semua risiko yang penting dikendalikan secara memadai? Catatan Manajemen Keselamatan Proses. 2. Periksa catatan dai perusahaan asuransi untuk mengevaluasi risiko kebakaran dan ledakan yang berpotensi menyebabkan kecelakaan besar.

1.7.4.

Mengacu ke ISRS proses 3. Evaluasi Risiko dan 12.4. Rencana Penanganan Krisis. Penilaian risiko yang diprioritaskan terdapat dalam 1.7.2.

1.7.5.

50% Risiko-risiko dikomunikasikan kepada pihak internal secara efektif. 50% Risiko-risiko dikomunikasikan kepada pihak eksternal secara efektif.

1.7.6.

1. Mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa. 2. Mengacu 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi. 3. Mengacu 13. Belajar dari Kejadian.

1.8.1.

0-30% Organogram yang bersifat menyeluruh ada. 30-70% Tanggung jawab telah ditentukan. 70-100% Tanggung jawab dikomunikasikan secara efektif.


19

1.

Kepemimpinan

ISO 9001 PAS 55 OHS 18001 Seveso II ISO 14001 ISO 31000 Baker

1.8.2.

Apakah Pemilik Sistem telah ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk operasi sistem manajemen yang efektif?

ISO 31000 PAS 55 ISO 9001 Seveso II ISO 14001 OHS 18001 Baker

1.8.3.

Apakah Koordinator Sistem telah ditunjuk yang bertanggung jawab untuk:

ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001 Baker OHS 18001 Seveso II PAS 55

1.8.4.

1. 2.

2.

Part/Whole - 10/60

Melaksanakan dan memilihara sistem manajemen? Melaporkan kinerja sistem manajemen?

Apakah tanggung jawab berikut ini telah dialokasikan kepada:

1.

XO - 45

Part/Whole - 21/42

Pemilik / Pemimpin Proses yang bertanggung jawab untuk setiap proses? Tim / Jaringan Proses yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan memelihara setiap proses?

ISO 9001 Seveso II OHS 18001 ISO 31000 PAS 55 ISO 14001 Baker

1.8.5.

Apakah tanggung jawab secara organisasi dikomunikasikan ke seluruh organisasi?

PJ - 30

Baker PAS 55 OHS 18001 ISO 14001 Seveso II ISO 9001 ISO 31000

1.8.6.

Apakah pemenuhan terhadap tanggung jawab yang kunci ditinjau dengan para manajer terkait secara berkala?

PJ - 45

1.9.

Komitmen Manajemen

1.9.1.

Apakah manajer senior melakukan kunjungan (management tour) secara berkala untuk membahas topik-topik HSEQ?

OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001


20

PJ - 60


Pedoman

Bukti

1.8.2.

Pemilik Sistem sebaiknya manajer senior.

1.8.3.

Di beberapa organisasi posisi ini mungkin akan sama dengan Pemilik Sistem.

1.8.4.

Para Pemimpin Proses bertanggung jawab untuk melaksanakan dan memelihara proses-proses mereka dalam organisasi dan bekerja sama dengan para Pemimpin Proses lainnya dan Koordinator Sistem. Tim / Jaringan Proses bisa termasuk pemilik proses bisnis organisasi dan pemilik proses ISRS. Jika organisasi menentukan tanggung jawab melalui cara atau teknik lainnya yang sama memuaskannya, maka nilai bisa diberi untuk pertanyaan ini.

1.8.5.

25% Semua informasi yang penting disiapkan dalam format yang cocok untuk disebarkan. 25% Informasi dikomunikasikan langsung kepada pemegang jabatan. 25% Informasi tersedia untuk seluruh organisasi. 25% Informasi diperkuatkan melalui kebijakan dan prosedur HR (mengacu ke 4.1. Sistem Sumber Daya Manusia dan 4.3. Mengelola Kinerja Individu).

1.8.6.

Sistem tindak lanjut yang efektif diperlukan untuk memastikan pemenuhan tanggung jawab. Lihat 4.3. Mengelola Kinerja Individu.

1.9.1.

Kunjungan dan inspeksi “walk-through” direncanakan untuk mendemonstrasikan secara nyata dukungan terhadap sistem manajemen risiko. INI BUKAN INSPEKSI FORMAL. Maksud utamanya adalah berdiskusi dengan para pekerja mengenai hal-hal terkait dengan risiko. 25% 25% 25% 25%

Tur dilakukan secara berkala. Cakupan organisasi luas dan menyeluruh. Topik-topik diskusi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Masukan yang berguna dari tur oleh para manajer dan pekerja.

Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses (PSM): hal-hal mengenai PSM seharusnya dimasukkan dalam tour jika diperlukan.


21

1.

Kepemimpinan

ISO 9001 OHS 18001 ISO 31000

1.9.2.

Apakah para manajer yang melapor langsung kepada manajer senior melakukan kunjungan manajemen secara berkala untuk membahas topik-topik HSEQ?

PJ - 45

ISO 31000 ISO 9001 OHS 18001

1.9.3.

Seberapa jauh para manajer berpartisipasi secara aktif dalam investigasi insiden dan ketidaksesuaian?

PJ - 30

ISO 31000 OHS 18001 ISO 9001

1.9.4.

Seberapa jauh para manajer berpartisipasi secara aktif dalam audit / penilaian?

PJ - 30

ISO 9001 OHS 18001 ISO 31000

1.9.5.

Apakah para manajer berpartisipasi secara aktif dalam rapat grup dengan semua karyawannya paling sedikit dua kali setiap tahun?

PJ - 45

ISO 9001 OHS 18001 ISO 31000

1.9.6.

Apakah manajer senior memberi penghargaan secara berkala untuk kinerja yang baik?

PJ - 45

22


Pedoman 1.9.2.

Bukti

Mengacu ke petunjuk di 1.9.1. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses (PSM): hal-hal mengenai PSM seharusnya dimasukkan dalam tour jika diperlukan.

1.9.3.

25% Para manajer yang terkait meninjau semua laporan kejadian yang relevan (lihat 13.1.11.). 25% Para manajer menghargai dan memperbaiki personil seperlunya setelah investigasi kejadian (mengacu ke 31.1. Sistem Belajar dari Kejadian dan 13.2. Belajar dari Sukses). 25% Para manajer langsung terlibat dalam investigasi kejadian besar / berpotensi tinggi (mengacu ke 13.1. Sistem Belajar dari Kejadian). 25% Para manajer memastikan bahwa semua tindak lanjut dari kejadian-kejadian diselesaikan dan ditutup (mengacu ke 13.8. Tindak Lanjut).

1.9.4.

Paling sedikit 50% dari semua manajer senior seharusnya terlibat dalam program audit / penilaian. Jika persentasenya kurang dari 50% maka total nilai untuk pertanyaan ini menjadi setengahnya. 25% Para Manajer Senior merencanakan dan meninjau program audit / penilaian. 25% Para Manajer Senior berpartisipasi dalam audit / penilaian sendiri (mengacu ke 14.10. Audit) 25% Para Manajer Senior berpartisipasi dalam audit / penilaian sesama. 25% Para Manajer Senior berpartisipasi dalam audit / penilaian eksternal. Catatan Manajemen Keselamatan Proses (PSM). Topik PSM seharusnya dimasukkan dalam audit / penilaian jika sesuai.

1.9.5.

0-50% Para manajer yang terkait menghadiri rapat grup pada frekuensi yang sesuai dan berpartisipasi dalam diskusinya. 50-100% Para manajer berpresentasi pada rapat-rapat yang mereka hadiri.

1.9.6.

Memberi penghargaan positif untuk kinerja yang baik telah dibuktikan oleh penelitian sebagai salah satu faktor penting secara statistik untuk mendorong kinerja organisasi. Penghargaan positif memperkuat tingkah laku yang benar dan meningkatka motivasi dan moral karyawan. 0-30% Ada sistem yang efektif untuk mengenali kinerja yang baik dan membawanya kepada Manajer Senior. 30-60% Manajer Senior melaksanakan kegiatan penghargaan secara informal. 60-100% Manajer Senior melaksanakan kegiatan penghargaan secara formal.


23

1.

Kepemimpinan

OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001

1.9.7.

Apakah penghargaan untuk kinerja yang baik dipromosikan secara aktif oleh manajer senior?

PJ - 45

ISO 31000 OHS 18001 ISO 9001

1.9.8.

Apakah para manajer memastikan bahwa semua tindakan perbaikan ditindaklanjuti?

PJ - 45

OHS 18001 ISO 9001 ISO 31000

1.9.9.

Apakah manajer senior mengkomunikasikan secara rutin kepada seluruh organisasi:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 12/48

Kesimpulan singkat mengenai perkembangan rencana tindakan perbaikan? Penghargaan yang diberikan untuk inovasi dan kreatifitas? Kesimpulan dari cerita sukses? Pernyataan pribadi mengenai perkembangan terhadap pencapaian tujuan-tujuan?

ISO 31000 OHS 18001 ISO 9001

1.9.10.

Apakah senior manajer berpresentasi kepada karyawan dalam menghargai kinerja yang baik?

PJ - 30

ISO 9001 ISO 31000 OHS 18001

1.9.11.

Apakah manajer senior secara aktif mempromosikan perbaikan kebudayaan kepada seluruh organisasi?

PJ - 45

ISO 9001 ISO 31000 OHS 18001

1.9.12.

Apakah para manajer senior mendapatkan pelatihan secara memadai mengenai topik-topik HSEQ?

PJ - 60

24


Pedoman 1.9.7.

Bukti

Mengacu ke 4.4. Penghargaan dan Disiplin. 40% Manajer Senior menekankan pentingnya penghargaan dalam presentasi-presentasi kepada manajer lainnya. 30% Manajer Senior memantau penghargaan yang diberi oleh orang lain. 30% Penghargaan diungkapkan dalam tata nilai / perilaku organisasi (1.1. Maksud dan Tata Nilai).

1.9.8.

0%-50% Rangkuman status tindakan perbaikan ditinjau dalam rapat manajemen. 50%-100% Sumber daya dialokasikan untuk memastikan tindakan perbaikan dilaksanakan. Mengacu ke 2.3. Penelusuran Tindakan dan 13.8. Tindak Lanjut.

1.9.9.

1. Kesimpulan-kesimpulan dibuat secara berkala dan dikomunikasikan secara efektif pada seluruh organisasi. 2. Penghargaan diberikan sesuai dengan kerperluan untuk hal-hal diluar rencana tindak lanjut atau untuk kegiatan yang luar biasa dalam lingkup perencanaan. 3. Kesimpulan cerita-cerita sukses yang baik dikenali dengan mudah dan dikomunikasikan secara internal dan secara eksternal sesuai dengan keperluan. 4. Pernyataan-pernyataan pribadi mengenai perkembangan pencapaian tujuan dikeluarkan dan dikomunikasikan dalam jangka waktu yang cocok.

1.9.10.

40% Kinerja yang baik dari semua karyawan dihargai secara formal. 40% Presentasi internal dilakukan. 20% Presentasi dilakukan pada acara promosi eksternal.

1.9.11.

20% 20% 20% 20% 20%

1.9.12.

Kesimpulan dari pelatihan manajemen senior yang diperlukan dan telah diadakan bisa ditemukan dari hasil pekerjaan di proses ISRS proses 7. Pelatihan dan Kompetensi.

Kebudayaan “No Blame" [Tidak Menyalahkan] dilaksanakan. Kebijakan “Pintu Terbuka” dilaksanakan. Komunikasi yang baik sekali diantara para karyawan. Hubungan saling percaya yang tinggi diantara para karyawan. Para karyawan memiliki motivasi yang tinggi.

0-25% Kebutuhan pelatihan manajemen telah diidentifikasi dengan lengkap. 25-75% Pelatihan telah diadakan secara lengkap. 75-100% Pelatihan penyegaran telah diidentifikasi dan dilakukan.


25

1.

Kepemimpinan

1.10.

Kepemimpinan untuk Keselamatan Proses

PAS 55 Baker Seveso II

1.10.1.

Apakah organisasi telah membuat kebijakan keselamatan proses?

PJ - 45

Seveso II PAS 55 Baker

1.10.2.

Apakah kebijakan keselamatan proses dikomunikasikan secara efektif?

PJ - 45

26



Pedoman

1.10.1.

Bukti

Keselamatan Proses didefinisikan dibawah ini bersama dengan definisi penting lainnya yang terkait: ”Keselamatan Proses” adalah pengendalian terhadap bahaya-bahaya proses yang berpotensi menyebabkan kecelakaan dengan kerugian besar. ”Bahaya Proses” adalah kandungan yang terdapat dalam bahanbahan berbahaya atau kondisi fisik yang berpotensi menyebabkan kecelakaan dengan kerugian besar. ”Kecelakaan Besar” adalah kebakaran, ledakan, atau lepasnya bahan -bahan berbahaya yang menyebabkan kerusakan yang parah terhadap manusia, harta benda, ataupun lingkungan. ”Manajemen Keselamatan Proses” adalah kerangka kerja pengendalian untuk mengelola keselamatan proses dan mendorong perbaikan yang berkelanjutan. Organisasi sebaiknya memahami perbedaan dan kaitan antara keselamatan proses dan kesehatan dan keselamatan kerja. 20% Definisi-definisi yang sesuai untuk keselamatan proses tersedia. 40% Kebijakan keselamatan proses telah dibuat dan tersedia. 20% Bagian-bagian penting dari kebijakan singkat dan mudah untuk diingat. 20% Kebijakan terbaru dan ditinjau sedikitnya setiap dua tahun. Kebijakan pencegahan kecelakaan besar (sebagai contoh Seveso II / persyaratan Metatechnical Evaluation System (MES)) mungkin sesuai untuk memenuhi maksud dari pertanyaan ini.

Kebijakan keselamatan proses biasanya: - Harus meliputi tujuan umum dan prinsip untuk mengelola risiko kecelakaan besar. - Harus proporsional terhadap bahaya kecelakaan besar yang dihasilkan oleh pengembangan. - Harus dirancang untuk menjamin perlindungan tingkat tinggi terhadap manusia dan lingkungan oleh sarana yang memadai. - Harus tersedia untuk otorita yang kompeten dan para stakeholder yang sesuai lainnya. - Harus ditandatangani oleh manajer senior setempat. - Harus memenuhi persayaratan hukum keselamatan yang sesuai. - Harus bertujuan untuk perbaikan keselamatan proses secara berkelanjutan. 1.10.2.

25% Dipasang di seluruh departemen dan tersedia untuk publik. 25% Dikomunikasikan pada saat rapat dan digunakan dalam presentasi dan program pelatihan. 25% Karyawan diuji pengetahuannya akan kebijakan melaui (7.4. Pelaksanaan Pelatihan). 25% Kebijakan dibuat dengan berdasarkan kegiatan konsultasi.


27

1.

Kepemimpinan

Baker Seveso II PAS 55

1.10.3.

Apakah keselamatan proses dibuat berdasarkan tata nilai utama?

PJ - 45


1.10.4.

Apakah organisasi telah menetapkan tujuan keselamatan proses?

XO - 30


1.10.5.

Apakah organisasi telah membuat strategi keselamatan proses yang konsisten dengan tujuan-tujuan keselamatan proses?

XO - 30

PAS 55 Seveso II Baker

1.10.6.

Apakah organisasi telah menetapkan prosedur-prosedur manajemen untuk mencapai tujuan keselamatan proses tersebut?

XO - 30


1.10.7.

Apakah seorang manajer senior telah ditunjuk sebagai penanggung jawab keselamatan proses?

XO - 45

28


Pedoman 1.10.3.

50% Tata nilai utama terkait dengan keselamatan proses ditulis secara jelas. 50% Para karyawan meyakini bahwa tata nilai utama untuk keselamatan proses mencerminkan kebutuhan bisnis. Verifikasi melalui interview dengan para operator, manajer dari semua tingkatan, termasuk jajaran direktur dan manajemen korporat (jika sesuai).

1.10.4.

Supaya bermakna, kebijakan keselamatan proses dan tata nilai utama perlu diterjemahkan kedalam tujuan kinerja yang jelas. Beberapa contoh tujuan kinerja keselamatan proses dapat dilihat dibawah ini:

Bukti

- Jumlah dan mutu dari inspeksi dan pengujian yang terlambat. - Persentasi penilaian risiko kecelakaan besar yang diselesaikan. - Jumlah dan mutu dari pre-start safety review. - Persentasi rekomendasi untuk risiko kecelakaan besar yang telah ditutup. - Pengurangan jumlah kebakaran. - Pengurangan jumlah terlepasnya bahan berbahaya. - Pengurangan jumlah ketidaksesuaian proses. 1.10.5.

Strategi untuk manajemen keselamatan proses biasanya merupakan strategi jangka panjang karena tingginya investasi yang dibutuhkan untuk memelihara instalasi dan peralatan proses dalam keadaan kondisi yang baik untuk menjamin operasional yang aman setiap waktu. Verifikasi catatan mengenai strategi dan pengecekan ulang dengan melakukan wawancara terhadap manajemen senior. Mengacu ke sub proses 1.4. Strategi dan 2.1. Perencanaan Bisnis dengan sudut pandang keselamatan proses.

1.10.6.

Prosedur-prosedur manajemen ini biasanya akan terdapat dalam Manual Manajemen Keselamatan Proses. Hal-hal yang dicakup didalamnya termasuk: - Gambaran dari apa arti manajemen keselamatan proses untuk lapangan termasuk definisi dan tujuan utamanya. - Struktur dari sistem manajemen keselamatan proses termasuk hubungannya dengan proses manajemen lainnya. - Harapan mengenai bagaimana fungsi-fungsi berbeda yang menghasilkan keselamatan proses akan dilaksanakan. - Proses monitoring dan jaminan. - Mekanisme peninjauan manajemen. Terkait dengan 1.6.1., 1.6.4. & 1.6.5. dengan sudut pandang keselamatan proses.

1.10.7.

Seorang manajer senior harus bertanggung jawab untuk kinerja keselamatan proses dan harus mempunyai pengaruh dan biaya yang cukup memadai untuk mendorong penerapan keselamatan proses. Peran ini dapat juga disebut sebagai “Pemimpin” Keselamatan Proses di beberapa organisasi. Mengacu ke 1.8.2.


29

Seveso II Baker PAS 55

1.

Kepemimpinan

1.10.8.

Apakah seorang Koordinator Keselamatan Proses telah ditunjuk untuk:

1. 2.

Part/Whole - 30/60

Menerapkan dan memelihara manajemen keselamatan proses di lapangan? Melaporkan kinerja keselamatan proses kepada manajemen senior?


1.10.9.

Apakah penanggung jawab / pelaksana keselamatan proses telah dialokasikan ke para manajer lini?

PJ - 45

Seveso II PAS 55 Baker

1.10.10.

Apakah para manajer senior menunjukkan komitmen mereka terhadap keselamatan proses?

PJ - 60


1.10.11.

Apakah para senior manajer telah dilatih secara memadai mengenai manajemen keselamatan proses?

PJ - 60

30


Pedoman 1.10.8.

Bukti

Koordinator Keselamatan Proses merupakan peran yang penting untuk mendorong penerapan manajemen keselamatan proses di lapangan. Kegiatan manajemen keselamatan proses yang spesifik mungkin dilaksanakan oleh departemen-departemen lain misalnya: Operasional, pemeliharaan, proyek. Peran pemimpin keselamatan proses adalah untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini untuk menjamin kinerja keselamatan proses yang memadai. Mengacu ke 1.8.3.

1.10.9.

Para manajer lini harus diberikan harapan yang jelas tentang keselamatan proses. 50% Tanggung jawab keselamatan proses digambarkan dalam uraian kerja (job description). 50% Hal-hal keselamatan proses dibahas dalam target kerja masingmasing manajer lini.

1.10.10.

Manajemen senior harus menunjukkan komitmen yang nyata terhadap tujuan-tujuan keselamatan proses dan tata nilai utama. 20% Para manajer senior berkomunikasi secara berkala dengan para manajer lini untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap keselamatan proses (misalnya: agenda dalam pertemuan manajemen, email, memo-memo) 20% Para manajer senior membuat harapan yang sesuai mengenai kinerja keselamatan proses untuk dilaporkan oleh para manajer. 20% Para manajer senior melakukan tur manajemen secara berkala yang difokuskan pada hal-hal keselamatan proses. 20% Para manajer senior mendiskusikan hal-hal yang diangkat mengenai kinerja keselamatan proses (misalnya: berpartisipasi dalam memecahkan masalah spesifik dalam kelompok kerja atau rapat kelompok). 20% Para manajer senior meninjau kinerja terhadap tujuan-tujuan keselamatan proses dengan staf mereka / bawahan langsung. Mengacu ke 1.9. Komitmen Manajemen

1.10.11.

Rangkuman dari pelatihan yang dibutuhkan dan diberikan untuk manajemen senior bisa didapat dari pekerjaan yang telah dilakukan dalam ISRS proses 7. Pelatihan dan Kompetensi. 0%-25% Kebutuhan pelatihan manajemen telah diidentifikasi seluruhnya. 25%-75% Pelatihan diberikan seluruhnya. 75%-100% Pelatihan penyegaran telah diidentifikasi dan diberikan.


31

1.

Kepemimpinan


1.10.12.

Apakah evaluasi risiko-risiko bisnis termasuk hal-hal yang terkait dengan keselamatan proses?

PJ - 30

PAS 55 Seveso II Baker

1.10.13.

Apakah prosedur-prosedur manajemen memuat standar kinerja yang jelas untuk keselamatan proses?

PJ - 45

Baker PAS 55 Seveso II

1.10.14.

Apakah manajer senior mendukung keselamatan proses melalui penggunaan sarana komunikasi yang tepat secara berkala?

PJ - 30


1.10.15.

Apakah manajemen senior mempromosikan budaya keselamatan proses yang positif?

PJ - 45

32


Pedoman 1.10.12.

Bukti

Keselamatan proses harus dimasukkan dalam pengambilan keputusan berdasarkan risiko oleh para manajer senior pada saat skala prioritas dibutuhkan. Proses pengambilan keputusan berdasarkan risiko harus didukung oleh metode yang baik yang dapat menyelaraskan pertimbangan dampak jangka panjang dengan tujuan lainnya yang bersamaan seperti kinerja finansial, kinerja operasional, kinerja lingkungan, dan kinerja keselamatan personal. Metodologi pengambilan keputusan yang kuat harus ada dan keputusan yang dibuat tersebut harus dapat ditelusuri. 50% Terdapat daftar risiko bisnis yang terkait dengan risiko keselamatan proses. Daftar membantu para menajer menjawab pertanyaan seperti ”Apa 5 risiko terbesar kita?” 50% Catatan mengindikasikan risiko keselamatan proses telah dipertimbangkan dalam penetapan pilihan bisnis misalnya proyekproyek besar, penetapan tujuan, perencanaan bisnis. Mengacu ke 1.7. Risiko Bisnis.

1.10.13.

Standar kinerja menentukan SIAPA yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan APA pekerjaan dan berapa sering atau KAPAN. Standar kinerja yang jelas diperlukan agar prosedur-prosedur manajemen menjadi efektif. Standar kinerja manajemen menentukan apa yang perlu dilakukan secara proaktif atau reaktif misalnya: - Semua supervisor harus melakukan tur keselamatan proses setiap bulan. - Supervisor yang bertanggung jawab untuk ijin kerja harus memastikan pemenuhan yang lengkap untuk ijin kerja panas. - Analisa sebab dasar dilakukan oleh supervisor setempat dalam waktu 24 jam setelah adanya insiden atau kejadian “near –miss” berpotensi tinggi. 0%-30% Semua prosedur manajemen telah diidentifikasi. 30%-100% Prosedur-prosedur memuat standar kinerja yang jelas.

1.10.14.

Manajer senior harus menjadi komunikator yang baik. 60% Manajer senior membuat rencana dan penggunaan sarana komunikasi yang tepat secara berkala untuk mendukung perbaikan keselamatan proses. 40% Manajer senior membuat penggunaan yang tidak terencana dari sarana komunikasi untuk mengkomunikasikan informasi terkait dengan keselamatan proses, misalnya: mengenai insiden.

1.10.15.

40% Terdapat budaya pemenuhan terhadap prosedur-prosedur operasional dan praktek-praktek kerja. 30% Partisipasi karyawan yang tinggi dalam kegiatan-kegiatan keselamatan proses, misalnya analisa bahaya proses, pembuatan prosedur, observasi tugas, manajemen perubahan, investigasi kejadian, audit. 30% Para manajer senior mendorong karyawan untuk memberikan masukan mengenai hal-hal keselamatan proses.


33

1.

Kepemimpinan Total Poin untuk:Kepemimpinan

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Kepemimpinan: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

34


Pedoman

Bukti

Tabel Nilai untuk Proses 1

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

1.1

135

135

0

1.2

195

195

0

1.3

156

156

0

1.4

282

282

0

1.5

225

225

0

1.6

255

255

0

1.7

228

228

0

1.8

297

297

0

1.9

528

528

0

1.10

645

645

0

TOTAL

2946

2946

0


35

36


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 2 - Perencanaan dan Administrasi Perencanaan dan tindak lanjut yang efektif memastikan bahwa tujuan-tujuan bisnis akan dicapai pada waktunya, dengan kualitas yang diinginkan dan pada anggaran yang ditentukan. Rencana strategis dan rencana bisnis jangka pendek memberikan informasi detail mengenai tanggung jawab individu dan sumber daya untuk menghasilkan harapan kepemimpinan. Sistem pendokumentasian dan pengarsipan yang efisien membantu memastikan proses-proses bisnis yang unggul dan menangkap ilmu pengetahuan organisasi.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

2.1.

Rencana Bisnis

393

2.2.

Perencanaan dan Pengendalian Kerja

285

2.3.

Penelusuran Tindak Lanjut

234

2.4.

Sistem Manajemen Dokumentasi

150

2.5.

Rekaman

204

2.6.

Rencana Keselamatan Proses

138



1404

37

2.

Perencanaan dan Administrasi Nilai Proses: (1404Poin)


2.1.

Rencana Bisnis


2.1.1.

Apakah ada proses perencanaan strategis?


2.1.2.

Apakah organisasi mempunyai rencana strategis yang:

OHS 18001 PAS 55 ISO 9001 ISO 31000 ISO 14001

2.1.3.

ISO 9001 PAS 55 ISO 31000 OHS 18001 ISO 14001

2.1.4.

1. 2. 3. 4.

XO - 30

Konsisten dengan tujuan dan strategi organisasi? Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan? Mengidentifikasi tanggung jawab individu? Memperhatikan kebutuhan akan perbaikan berkelanjutan?

Apakah ada sistem untuk merubah rencana strategis:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Setelah Tinjauan Manajemen? Setelah adanya perubahan-perubahan besar baik yang internal maupun eksternal?

Apakah ada rencana bisnis yang konsisten dengan rencana strategis dan menentukan

1. 2. 3.

Part/Whole - 5/60

Part/Whole - 8/72

Target kinerja? Sumber daya yang diperlukan? Tanggung jawab individu?

38


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

2.1.1.


Perincian mengenai proses ini seharusnya memuat penjelasan langkah-langkah dalam proses perencanaan strategis, kapan dilakukan, dan siapa terlibat. Proses perencanaan strategis akan dipengaruhi oleh strategi organisasi (mengacu ke 1.4. Strategi). Hasil dari proses ini akan berupa rencana strategis, yang menjelaskan langkah-langkah, tanggung jawab dan jangka waktu untuk menjalankan strategi tersebut.

2.1.2.

Rencana strategis memuat langkah-langkah, tanggung jawab dan jangka waktu untuk menjalankan strategi, dan merupakan rencana jangka panjang, biasanya 3-5 tahun. 1. Mengacu ke 1.2. Tujuan-tujuan dan 1.4. Strategi 2. Pada umumnya, ini merupakan biaya-biaya yang dikaitkan dengan rencana tersebut. 3. Penjelasan mengenai “siapa, apa, dan kapan” diperlukan. 4. Ini akan berdasarkan tingkat kinerja saat ini dan ruang lingkup sistem manajemen yang diperlukan. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses (PSM). Rencana strategis sebaiknya memuat aspek-aspek bisnis yang terkait dengan paparan risiko yang besar, misalnya yang terkait dengan keselamatan proses.

2.1.3.

1. Mengacu ke 15.1. Hasil Bisnis dan 15.2. Tinjauan Manajemen. 2. Pada umumnya ini akan termasuk: Manajemen Perubahan (mengacu ke 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi). Perubahan Rekayasa (mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa). Penilaian oleh pelanggan (mengacu ke 14.5. Kepuasan Pelanggan).

2.1.4.

Rencana bisnis adalah rencana jangka pendek, biasanya 1 tahun. Rencana akan termasuk target yang “SMART” (specific [spesifik], measureable [dapat diukur], attainable [dapat dicapai], realistic [realistis], dan time-bounded [terikat waktu]). Periode rencana perlu ditetapkan secara jelas. 1. Ini merupakan ukuran “output” [hasil]. 2. Ini merupakan kegiatan “input” [masukan]. 3. Ini akan termasuk “siapa, apa, dan kapan.”


39

2.


PAS 55 ISO 31000 ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001

2.1.5.

Apakah personil berikut terlibat dalam proses perencanaan bisnis:

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 ISO 31000 PAS 55

2.1.6.

Apakah rencana strategis dan bisnis dikomunikasikan secara efektif kepada seluruh organisasi?

PJ - 60

PAS 55 OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001

2.1.7.

Apakah ada sistem untuk merubah rencana bisnis ketika perubahan signifikan terjadi yang termasuk:

Part/Whole - 6/36

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5. 6. ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001

Part/Whole - 12/60

Manajemen senior? Manajemen departemen? Bagian-bagian kerja? Fungsi-fungsi spesialis? Perwakilan karyawan?

Pengembangan baru? Adanya kegiatan, produk, atau jasa-jasa baru atau yang dimodifikasi? Insiden? Perubahan pasar? Modifikasi terhadap rencana strategis? Perubahan peraturan pemerintah / hukum?

2.1.8.

Apakah rapat-rapat rutin diadakan pada semua tingkat manajemen untuk mengelola pencapaian rencana strategis dan bisnis?

2.2.

Perencanaan dan Pengendalian Kerja

2.2.1.

Apakah ada sistem perencanaan dan pengendalian pekerjaan untuk mengkoordinir pekerjaan operasi, pemeliharaan dan proyek?

40

XO - 45


PJ - 75


Pedoman

Bukti

2.1.5.

Rencana bisnis seharusnya dibuat dengan masukan dari para individu yang terkait dari seluruh organisasi. Sub-rencana seharusnya dibuat dengan masukan dari para individu yang memiliki pengetahuan yang akan ditugaskan untuk pelaksanaan rencanarencana tersebut. Sub-rencana ini kemudian dikumpulkan untuk membentuk membuat rencana bisnis secara menyeluruh.

2.1.6.

0% Tidak ada komunikasi. 0 – 30% Menceritakan: “Manajemen senior tahu seperti apa rencana -rencana yang seharusnya, dan organisasi harus mengikutinya.” 30 – 60% Menjual: “Manajemen senior tahu seperti apa rencanarencana yang seharusnya, dan mencari kesepakatan dari organisasi.” 60 – 100% Konsultasi: “Manajemen senior ingin masukan kreatif dari organisasi sebelum memulai.”

2.1.7.

Sebuah sistem akan dijelaskan yang termasuk: 1. Contohnya, proyek-proyek (mengacu ke 6.1. Koordinasi Proyek). 2. Perubahan rekayasa (mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa) dan manajemen perubahan (mengacu ke 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi). 3. Data insiden (mengacu ke 13.10. Analisa Kejadian). 4. Perubahan pasar (mengacu ke 14.5. Kepuasan Pelanggan). 5. Perubahan rencana strategis (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis). 6. Perubahan persyaratan / hukum (mengacu ke 5.1. PeraturanPeraturan).

2.1.8.

Mengacu ke 8.3. Rapat Manajemen. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Rapat yang dimaksud disini dilakukan untuk meninjau perkembangan rencana tindak lanjut mengenai perbaikan praktek-praktek keselamatan proses yang sejalan dengan target keselamatan proses.

2.2.1.

20% Jadwal rapat melibatkan personil operasi, pemeliharaan, dan proyek. 20% Tanggung jawab untuk koordinasi ditentukan. 20% Ada penjelasan yang jelas secara garis besar mengenai perkerjaan operasi, pemeliharaan, dan proyek yang sedang berlangsung. 20% Informasi tersedia mengenai semua sumber daya internal/kontraktor yang ada. 20% Sumber daya manusia dan anggaran tersedia untuk pengoperasian sistem perencanaan dan pengendalian pekerjaan.


41

2.


2.2.2.

Apakah sistem perencanaan dan pengendalian pekerjaan mencakup rapat-rapat operasi yang termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kepimimpinan oleh manajer senior? Dihadiri oleh personil dari operasi, pemeliharaan, pendukung teknis, dan para operator yang terkait? Tinjauan dan tindak lanjut terhadap temuan harian yang terkait dengan operasi berkelanjutan? Tinjauan terhadap hal-hal yang terkait dengan kontraktor? Pelaporan insiden, investigasi, dan tindak lanjut? Pengukuran dan pelaporan data kinerja? Catatan tertulis mengenai persoalan-persoalan inti yang dibahas dan tindak lanjut yang ditetapkan?

2.2.3.

Apakah organisasi menilai keefektifan rapat-rapat operasi?

2.2.4.

Apakah sistem perencanaan dan pengendalian pekerjaan mencakup rapat-rapat pemeliharan dimana didalamnya termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 2.2.5.

Part/Whole - 9/63

PJ - 15

Part/Whole - 9/54

Dihadiri oleh staf pemeliharaan yang bertugas? Tinjauan terhadap pekerjaan pemeliharaan pada saat ini? Tinjauan pemeliharaan untuk periode berikutnya? Komunikasi dengan tim-tim operasi jika diperlukan? Komunikasi dari manajemen jika diperlukan? Koordinasi dan pengendalian terhadap semua kontraktor pemeliharaan pada saat ini?

Apakah organisasi menilai keefektifan rapat-rapat pemeliharaan?

42

PJ - 15


Pedoman 2.2.2.

Bukti

Mengacu ke 8.2. Koordinasi Rapat. 1. Peran kepemimpinan akan dijelaskan di tanggung jawab (1.8. Tanggung Jawab). 2. Kehadiran ditentukan berdasarkan kebutuhan. 3. Semua informasi yang diperlukan tersedia dan pekerjaan diprioritaskan untuk menjaga jadwal yang ada. Kegiatan proyek seharusnya dimasukkan dalam pembahasan prioritas pekerjaan. 4. Notulen tersedia untuk semua hal-hal yang terkait dengan kontraktor. 5. Diskusi tentang laporan kejadian yang baru dan progress mengenai semua laporan investigasi kejadian yang masih berlangsung. 6. Penelitian yang cermat mengenai data operasi dan pemeliharaan dan proyek yang terkait. 7. Notulen singkat tersedia.

2.2.3.

Struktur rapat, isi rapat, waktu yang dipakai, dan pencapaian maksud rapat seharusnya dinilai. 50% Penilaian secara berkelanjutan terhadap rapat-rapat operasi didemonstrasikan. 50% Perubahan yang terkait dengan rapat operasi dilaksanakan setelah adanya penilaian keefektifannya.

2.2.4.

Mengacu ke 8.2. Koordinasi Rapat. 1. Semua disini berarti semua jabatan yang terkait dari bagian atau seluruh organisasi. 2. Peninjauan dilakukan untuk semua pekerjaan yang sedang dilakukan oleh semua pihak dan pekerjaan yang dilakukan pada bagian/area organisasi yang terkena dampak. 3. Semua pekerjaan yang penting ditinjau kembali supaya semua jadwal dapat diprioritaskan. 4. Staf operasional yang terlibat dalam rapat-rapat tercatat. 5. Komunikasi dari manajemen tercatat secara formal. 6. Penelitian dengan cermat operasi-operasi yang terkait, semua kontraktor pemeliharaan dan proyek, dan bagaimana mereka berinteraksi dan saling melengkapi.

2.2.5.

Struktur rapat, isi rapat, waktu yang dipakai, dan pencapaian maksud rapat seharusnya dinilai. 50% Penilaian secara berkelanjutan terhadap rapat-rapat pemeliharaan didemonstrasikan. 50% Perubahan yang terkait dengan rapat pemeliharaan dilaksanakan setelah adanya penilaian keefektifannya.


43

2.


2.2.6.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa semua informasi terkait disampaikan kepada shift-shift berikutnya, termasuk:

1. 2. 3.

4.

Part/Whole - 12/48

Tanggung jawab tertentu untuk proses serah-terima? Catatan tertulis mengenai informasi kunci yang disiapkan oleh shift yang akan keluar? Diskusi serah-terima diantara semua anggota terkait dari shiftshift yang akan masuk dan keluar, sesuai dengan catatan tertulis tersebut? Kriteria untuk individu pada shift keluar untuk meninggalkan lokasi kerjanya?

2.2.7.

Apakah ada sistem untuk mengevaluasi keefektifan rapat-rapat serah terima shift?

2.3.

Penelusuran Tindak Lanjut

PAS 55

2.3.1.

Apakah organisasi mempunyai sistem penelusuran tindak lanjut dan penutupannya / penyelesaiannya?

XO - 30

PAS 55

2.3.2.

Apakah sistem penelusuran tindak lanjut mencatat informasi berikut untuk setiap tindakan:

Part/Whole - 3/21

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PAS 55

2.3.3.

PJ - 15


Subyek tindakan? Tanggung jawab individu? Tanggal penyelesaian? Prioritas? Status? Kategori? Sumber tindakan?

Apakah koordinator/administrator telah ditunjuk untuk mengelola sistem penelusuran tindak lanjut?

44

XO - 30


Pedoman

Bukti

2.2.6.

1. Ini akan dicakup di tanggung jawab (mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab). 2. Notulen yang singkat dan akurat serta ditandatangani diperlukan. 3. Nama-nama orang yang hadir dicatat. 4. Kriteria harus mencakup semua anggota shift.

2.2.7.

Struktur rapat, isi rapat, waktu yang dipakai, dan pencapaian maksud rapat seharusnya dinilai. 50% Penilaian secara berkelanjutan terhadap rapat-rapat serahterima shift didemonstrasikan. 50% Perubahan yang terkait dengan rapat serah-terima shift dilaksanakan setelah adanya penilaian keefektifannya.

2.3.1.

Sistem pemantauan tindak lanjut dan penutupannya bertujuan untuk mengumpulkan semua tindakan dari berbagai sumber, yaitu: inspeksi, audit, rapat, observasi, tur manajemen, dan kejadian (mengacu ke 13.8. Tindak Lanjut). Kalau sudah masuk ke sistem, tindakan-tindakan diprioritaskan, diberi tanggal, dan dialokasikan kepada individu yang bertanggung jawab. Sistem ini memonitor penyelesaian sampai tindakan ditutup.

2.3.2.

Prioritas mengacu pada pentingnya penyelesaian. Prioritas belum tentu terkait dengan tanggal penyelesaian karena tingkat kerumitan yang ada. Status terkait dengan tingkat kemajuan terhadap penyelesaian pada satu waktu. Kategori mengalokasikan tindakan pada kelompok tertentu untuk memudahkan pemilahan. Kategori bisa berupa: jenis tindakan, area terkait, alasan untuk tindakan tersebut. Sumber tindakan adalah bagian organisasi darimana tindakan tersebut berasal.

2.3.3.

Penunjukan resmi diperlukan.


45

PAS 55

2.


2.3.4.

Apakah ada sistem untuk:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 12/48

Mengidentifikasi tindakan yang terlambat diselesaikan? Mencatat alasan untuk tindakan-tindakan yang terlambat diselesaikan? Menilai dampak dari tidak dilakukannya tindakan? Melakukan tindak lanjut yang sesuai?

PAS 55

2.3.5.

Berapa persentase tindakan yang diselesaikan pada waktunya?

PC - 45

PAS 55

2.3.6.

Apakah rangkuman dari sistem penelusuran tindak lanjut dikomunikasikan kepada personil yang tepat?

PJ - 30

PAS 55

2.3.7.

Apakah sistem tersebut termasuk tinjauan kecukupan tindakantindakan yang telah dilaksanakan?

PJ - 30

2.4.

Sistem Manajemen Dokumentasi

2.4.1.

Apakah ada sistem yang memastikan pengendalian dokumen yang efektif termasuk yang berikut:

OHS 18001 PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

9.


Part/Whole - 2/54

Identifikasi dokumen yang perlu dikendalikan? Penanggung jawab yang ditugaskan untuk membuat dan mengendalikan dokumen? Penanggung jawab yang ditugaskan untuk menyetujui dokumen sebelum dikeluarkan untuk digunakan? Versi terbaru dari semua dokumen yang dikendalikan tersedia di semua lokasi dimana operasi-operasi penting dilaksanakan? Prosedur dan tanggung jawab untuk perubahan dan pendistribusian dokumen? Daftar status terkini dari dokumen-dokumen yang dikendalikan? Prosedur untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak berlaku, termasuk penarikannya dari semua lokasi pengeluaran dan penggunaan? Penandaan yang tepat dan pengendalian dokumen yang tidak berlaku yang disimpan untuk alasan bersejarah atau kepentingan hukum? Tinjauan dokumen dengan frekuensi memadai?

46


Pedoman

Bukti

2.3.4.

Sistem formal diperlukan yang dapat dilacak secara jelas pada setiap kasus.

2.3.5.

Jangka waktu yang sesuai seharusnya ditentukan dan informasi disediakan berdasarkan jangka waktu tersebut, walaupun pada kasus -kasus khusus, pemantauan yang spesifik yang tersendiri mungkin diperlukan.

2.3.6.

0-25% Penilaian informasi secara berkala diberikan kepada manajemen. 25-50% Setiap kasus didiskusikan dan ditindaklanjuti. 50-100% Sistem beroperasi dengan sukses dan, bahkan dengan adanya prioritasasi kembali, sistem menghasilkan penyelesaian tindakan yang efektif.

2.3.7.

40% Pemeriksaan dilakukan kadang-kadang terhadap kecukupan tindakan-tindakan. 60% Pemeriksaan sistematis untuk memastikan tindakan-tindakan menangani sebab-sebab dasar kinerja yang tidak memadai, dan kurangnya pengendalian, untuk membuat perbaikan yang bertahan lama.

2.4.1.

Sistem formal pengendalian dokumen diperlukan.


47

2.


OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55

2.4.2.

Apakah organisasi menjaga agar sistem manajemen dokumentasi tetap mutakhir?

PJ - 45

OSHA 1910 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001

2.4.3.

Apakah ada sistem untuk meninjau keefektifan sistem manajemen dokumentasi termasuk:

Part/Whole - 12/36

1. 2. 3. PAS 55 OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001

OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910 ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001

Kemudahan penggunaannya? Kemudahan akses? ___________________?

2.4.4.

Apakah ada sistem untuk mencegah perbanyakan atau modifikasi dokumen-dokumen yang tidak dizinkan?

2.5.

Rekaman

2.5.1.

Apakah analisa kebutuhan telah dilaksanakan untuk menentukan catatan-catatan yang perlu disimpan?

XO - 15


48

PJ - 60


Pedoman

Bukti

2.4.2.

20% Semua dokumen dimasukkan dalam jadwal pemantauan. 40% Pemantauan dilakukan pada waktunya dan dokumen-dokumen diperbaharui. 40% Perubahan-perubahan dokumen dilakukan setelah perubahan organisasi, perubahan rekayasa, dan analisa-analisa belajar dari kejadian.

2.4.3.

1. Mengacu pada pemantauan oleh pengguna melalui komentar / saran yang informal dan penilaian berkala secara formal selama sistem digunakan. Dokumentasi bisa dalam bentuk elektronik atau kertas. 2. Kemudahan akses mengacu pada fasilitas dimana dokumen disimpan, dirubah atau ditarik ketika yang ditinjau oleh personil yang sah. 3. Hal-hal lain yang bisa dinilai bisa termasuk apakah sistem dokumen mempunyai nomor yang cocok.

2.4.4.

Sistem pengkodean keamanan dapat digunakan beserta dengan alat -alat pengaman untuk mencegah perbanyakan dokumen secara tidak resmi.

2.5.1.

40% Semua catatan yang diperlukan telah diidentifikasi untuk memenuhi persyaratan hukum / legislatif. 60% Analisa kebutuhan catatan yang menyeluruh. Catatan mutu termasuk semua catatan dikaitkan dengan komersial, teknik, dan pelanggan. Kalau nilai HS kurang dari 40%, maka nilai untuk semua HS berikutnya di sub-proses ini adalah nol. Kalau nilai E kurang dari 40%, maka nilai untuk semua E berikutnya di sub-proses ini adalah nol. Kalau nilai Q kurang dari 40%, maka nilai untuk semua Q berikutnya sub-proses ini adalah nol. OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 14001: semua catatan / arsip telah diidentifikasi untuk memenuhi standar internasional.


49

ISO 14001 ISO 9001 ISO 31000 OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

2.


2.5.2.

Apakah ada sistem kearsipan yang termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Part/Whole - 2/54

Pengaturan klasifikasi dan penyimpanan? Dapat ditelusuri / Penelusuran? Pengambilan catatan-catatan yang efisien? Perlindungan terhadap kerusakan, pemburukan, atau kehilangan? Perlindungan terhadap catatan-catatan yang sementara diambil dari penyimpanan? Penyimpanan cadangan (backup) secara rutin untuk catatancatatan yang bersifat elektronik? Spesifikasi jangka waktu penyimpanan? Perubahan atau pemindahan catatan dari sistem pengarsipan satu ke sistem pengarsipan yang lain? Pemindahan atau penghancuran?

OSHA 1910 PAS 55 ISO 31000 ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001

2.5.3.

Berapa persentase catatan yang telah diidentifikasi dalam analisa kebutuhan yang termasuk didalam sistem pengarsipan?

PC - 45

ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 ISO 31000 PAS 55 OSHA 1910

2.5.4.

Apakah catatan-catatan disimpan dalam media yang memastikan kegunaan, reliabilitas, keaslian, dan pemeliharaannya?

PJ - 15

OHS 18001 ISO 9001 PAS 55 ISO 14001 ISO 31000 OSHA 1910

2.5.5.

Apakah ada sistem untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan menjaga catatan-catatan yang sangat penting?

XO - 30

2.6.

Rencana Keselamatan Proses

2.6.1.

Apakah rencana strategis memuat hal-hal tentang keselamatan proses?

Baker

50


XO - 45


Pedoman

Bukti

2.5.2.

Pengambilan yang efisien akan termasuk pengambilan dari arsiparsip jika diperlukan. Perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan akan termasuk peyimpanan catatan cadangan (backup) dan perlindungan fisik terhadap kebakaran, pencurian, pemburukan, dll. Perlindungan catatan yang diambil secara sementara / dipinjam akan termasuk otorisasi keamanan serta pengaturan secara fisik.

2.5.3.

Bukti seharusnya diberikan yang membuktikan bahwa catatancatatan disimpan sesuai analisa kebutuhan.

2.5.4.

0%-50% Telah dilakukan analisa untuk menentukan media yang tepat untuk setiap catatan sesuai dengen keperluannya, misalnya: kertas, mikrofilm, media elektronik. 50%-100% Media penyimpanan dipakai sesuai dengan hasil analisa.

2.5.5.

Pendekatan tim secara menyeluruh diperlukan untuk mengenal dan menggolongkan catatan-catatan. Usaha penjagaan meliputi otorisasi keamanan dan pengendalian fisik / elektronik.

2.6.1.

Rencana strategis bisnis seharusnya memuat hal-hal yang terkait dengan keselamatan proses, misalnya strategi keselamatan proses, tujuan-tujuan, sisa risiko keselamatan proses dan risiko keselamatan proses yang telah diidentifikasi, dan inisiatif perbaikan sistem. Mengacu ke 2.1.2. untuk konfirmasi bahwa organisasi mempunyai rencana strategi. Mengacu ke 1.10.5. strategi keselamatan proses dan 15.4. Manajemen Sisa Risiko. Mengacu ke 10.11. Akuisisi dan Penjualan.


51

2.


Baker

2.6.2.

Apakah sistem perencanaan kerja mempertimbangkan persoalanpersoalan keselamatan proses?

XO - 45

Baker

2.6.3.

Apakah serah-terima shift membahas hal-hal keselamatan proses berikut?

Part/Whole - 6/48

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Status ijin kerja yang belum terselesaikan? Proses isolasi dan bypass terakhir? ”Overrides” pada sistem kontrol yang ada? Kegiatan-kegiatan operasional yang sedang berjalan? Status dari kegiatan-kegiatan start-up / shutdown pabrik? Kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan oleh para kontraktor khusus? Insiden yang telah terjadi? _______________________?

Total Poin untuk:Perencanaan dan Administrasi

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Perencanaan dan Administrasi: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

52


Pedoman 2.6.2.

Bukti

Harus ada bukti bahwa risiko-risiko keselamatan proses dipertimbangkan sebagai bagian proses perencanaan kerja. Mengacu ke 2.2.1.

2.6.3.

Mengacu ke 2.2.6. Serah-Terima Shift dan 9.8. Ijin Kerja 3. Sistem “Overrides” (sistem yang menolak) artinya pencegahan fungsi-fungsi sistem kontrol untuk beroperasi sesuai dengan desainnya dengan cara melakukan intervensi secara sengaja (misal kunci pemutar, pengaturan software).


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

2.1

393

393

0

2.2

285

285

0

2.3

234

234

0

2.4

150

150

0

2.5

204

204

0

2.6

138

138

0

TOTAL

1404

1404

0


53

54


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 3 - Evaluasi Risiko Tanggung jawab utama para manajer adalah mengelola risiko dengan efektif. Manajemen risiko dimulai dengan pengenalan / identifikasi dan penilaian risiko kesehatan, keselamatan, keamanan, dan lingkungan. Hal ini memerlukan penerapan teknik Process Hazard Analysis yang efektif didukung oleh Informasi Keselamatan Proses yang dikelola dengan baik untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan alokasi sumber daya. Para karyawan harus memiliki kesadaran tinggi terhadap risiko setiap saat. Pendekatan tim dalam penilaian risiko proses dan tugas akan mendorong kebudayaan risiko yang kuat dalam organisasi.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

3.1.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan

263

3.2.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keselamatan

275

3.3.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan

321

3.4.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan

473

3.5.

Identifikasi dan Evaluasi Harapan-Harapan Pelanggan

330

3.6.

Evaluasi Risiko Tugas

414

3.7.

Informasi Keselamatan Proses

240

3.8.

Analisa Bahaya Proses

480



2796

55

3.

Evaluasi Risiko Nilai Proses: (2796Poin)

OHS 18001


3.1.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan

3.1.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dapat mempengaruhi kesehatan personil? (Jika nilai untuk pertanyaan ini kurang dari 40%, lanjutkan ke sub-proses berikutnya).

56

PJ - 75


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

3.1.1.


Bahaya-bahaya kesehatan dikenali melalui penilaian pada saat normal, tidak normal, dan keadaan darurat. Hasilnya menjadi daftar kegiatan-kegiatan yang lengkap dari kegiatan-kegiatan yang kemungkinan menyebabkan pekerja kontak dengan bahaya-bahaya kesehatan kerja. 30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian proses-proses kerja atau penilaian risiko tugas-tugas. 30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian-penilaian risiko area atau survey. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa perubahan yang bersifat rekayasa. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa belajar dari kejadian. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari proses-proses lain termasuk analisa observasi tugas dan analisa observasi tingkah laku, analisa inspeksi dan tur. 10% Kegiatan-kegiatan untuk pengenalan bahaya kesehatan yang ditinjau secara berkala. Lihat juga 3.6. Penilaian Risiko Proses yang menggambarkan pendekatan yang lengkap dan sistematis untuk mengenali dan menilai risiko-risiko HSEQ berdasarkan tinjauan dari semua proses dan tugas.


57

OHS 18001

3.

Evaluasi Risiko

3.1.2.

Untuk setiap kegiatan yang telah diidentifikasi, apakah organisasi telah mengidentifikasi bahaya-bahaya kesehatan untuk kategori yang berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. OHS 18001

3.1.3.

OHS 18001

3.1.4.

Kimia? Kebisingan? Radiologi? Pencahayaan? Getaran? Suhu-suhu ekstrim? Biologis? Kebersihan makanan? Penanganan secara manual? Perlengkapan layar display / monitor? Ergonomik / desain perlengkapan? Terkait dengan stress? Kualitas udara? Narkoba? Alkohol? Merokok? _____________________

Apakah risiko-risiko kesehatan dievaluasi untuk bahaya-bahaya yang telah diidentifikasi termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 4/68

Part/Whole - 9/45

Kemungkinan / frekuensi kejadian? Potensi keparahan? Potensi dampak pada biaya / pendapatan? Potensi dampak terhadap reputasi? Persyaratan hukum?

Apakah risiko-risiko kesehatan yang berpotensi menimbulkan kecelakaan / kerugian besar diutamakan?

58

XO - 45


Pedoman 3.1.2.

Bukti

Kegiatan-kegiatan yang kemungkinan berdampak terhadap kesehatan pekerja sudah dikenali dalam pertanyaan 3.1.1. Daftar tersebut membantu memastikan semua kategori dari bahaya yang sesuai sudah dicakup, dan semua persyaratan hukum dipenuhi pada kategori yang sesuai. Kebisingan dalam hal ini adalah kebisingan yang berbahaya. Jika sesuai Radiological termasuk radiasi dan kontaminasi. Vibrasi termasuk seluruh tubuh / bagian dari tubuh. Biological termasuk, misalnya: bakteri legionella, wabah pertanian, dan penyakit yang disebarkan oleh binatang liar, dll. serta bisa juga bahan-bahan farmasi yang aktif Kualitas udara berhubungan dengan syarat udara bersih, bebas dari kontaminan / bakteri / mikroba.

3.1.3.

Penilaian risiko sangat penting untuk memprioritaskan tujuan perencanaan dan pengendalian agar memastikan bahwa semua risiko dikelola dengan efektif. Kemungkinan / frekuensi dari kejadian biasanya akan diklasifikasikan menggunakan skala, misalnya: Tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Hampir tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Kadang-kadang – 1 dalam 10 tahun Sering – 1 dalam 1 tahun Sangat sering – 1 dalam 1 bulan / hari Idealnya daftar risiko yang lengkap harus dibuat dalam format tabel yang merangkum kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin, penilaian risiko, dan pengendalian yang sesuai. Ini menyediakan organisasi dengan gambaran manajemen risiko dan memungkinkan mereka untuk menjawab pertanyaan seperti: - Apa risiko peringkat sepuluh besar? - Apakah semua risiko yang signifikan dikendalikan dengan memadai?

3.1.4.

Kecelakaan besar / kerugian berpotensi besar akan dijelaskan dalam definisi organisasi tetapi bisa juga termasuk dalam definisi persyaratan hukum. Peraturan-peraturan di banyak negara, sebagai contoh, termasuk tempat penyimpanan dan penggunaan bahanbahan berbahaya dalam pengendalian bahaya besar.


59

OHS 18001

3.

Evaluasi Risiko

3.1.5.

Apakah evaluasi risiko kesehatan ditinjau kembali:

1. 2.

OHS 18001

Part/Whole - 15/30

Secara berkala? Setelah adanya perubahan-perubahan yang signifikan pada pabrik atau proses?

3.2.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keselamatan

3.2.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dapat mempengaruhi keselamatan personil? (Jika nilai untuk pertanyaan ini kurang dari 40%, lanjutkan ke sub-proses berikutnya).

60


PJ - 75


Pedoman 3.1.5.

Bukti

Jadwal yang sudah ditetapkan akan menunjukkan penilaian risiko yang terus menerus tetapi di sisi lain periode yang sesuai akan ditetapkan sesuai dengan praktik yang terbaik. Tinjauan risiko kesehatan akan mengikuti tinjauan perubahan rekayasa dan perubahan organisasi serta perubahan pengendalian proses kerja melalui penggunaan system yang formal.

3.2.1.

Bahaya-bahaya keselamatan diidentifikasi melalui penilaian pada saat keadaan normal, tidak normal, dan darurat. Hasilnya seharusnya menjadi daftar kegiatan-kegiatan yang lengkap dari kegiatan-kegiatan yang kemungkinan menyebabkan pekerja kontak dengan bahaya-bahaya keselamatan dalam pekerjaan. 30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian proses-proses kerja atau penilaian risiko tugas-tugas. 30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian-penilaian risiko area atau survey. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa perubahan yang bersifat rekayasa. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa belajar dari kejadian. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari proses-proses lain termasuk analisa observasi tugas dan analisa observasi tingkah laku, analisa inspeksi dan tur. 10% Kegiatan-kegiatan untuk pengenalan bahaya kesehatan yang ditinjau secara berkala. Lihat juga 3.6. Penilaian Risiko Tugas yang menggambarkan pendekatan yang lengkap dan sistematis untuk mengenali dan menilai risiko-risiko HSEQ berdasarkan tinjauan dari semua proses dan tugas.


61

OHS 18001

3.

Evaluasi Risiko

3.2.2.

Untuk setiap kegiatan yang telah diidentifikasi, apakah organisasi telah mengidentifikasi bahaya-bahaya keselamatan untuk kategori berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. OHS 18001

3.2.3.

OHS 18001

3.2.4.

Mesin–mesin yang bergerak? Benda yang bergerak, terjatuh, dan terbang? Jatuh dari ketinggian? Terpeleset, tersandung atau jatuh pada ketinggian yang sama? Tenggelam / sesak nafas? Kebakaran? Ledakan? Bahaya listrik? Bahaya bahan kimia? Penanganan secara manual? Mengemudi? Penggalian? Bekerja sendirian? Penyerangan oleh manusia? Sistem bertekanan? ______________?

Apakah risiko-risiko keselamatan dievaluasi untuk bahaya-bahaya yang telah diidentifikasi termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 5/80

Part/Whole - 9/45

Kemungkinan / frekuensi kejadian? Potensi keparahan? Potensi dampak pada biaya / pendapatan? Potensi dampak terhadap reputasi? Potensi dampak terhadap persyaratan hukum?

Apakah risiko-risiko keselamatan yang berpotensi menimbulkan kecelakaan / kerugian besar diutamakan?

62

XO - 45


Pedoman 3.2.2.

Bukti

Aktifitas yang kemungkinan berdampak terhadap keselamatan pekerja sudah dikenali dalam pertanyaan 3.2.1. Daftar tersebut akan memastikan bahwa jika sesuai semua bahaya telah dicakup dan semua persyaratan hukum telah dipenuhi dalam kategori yang relevan. Kebakaran termasuk semua bahaya panas, seperti luka bakar. Bahaya-bahaya kimia dan bahaya penanganan manual lebih terkait dengan kejadian pemaparan tunggal daripada pemaparan jangka panjang yang terdapat di 3.1.2.

3.2.3.

Penilaian risiko sangat penting untuk memprioritaskan tujuan perencanaan dan pengendalian agar memastikan bahwa semua risiko dikelola dengan efektif. Kemungkinan / frekuensi dari kejadian biasanya akan diklasifikasikan menggunakan skala, misalnya: Tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Hampir tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Kadang-kadang – 1 dalam 10 tahun Sering – 1 dalam 1 tahun Idealnya daftar risiko yang lengkap harus dibuat dalam format tabel yang merangkum kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin, penilaian risiko, dan pengendalian yang sesuai. Hal ini akan memberikan pandangan terhadap organisasi mengenai manajemen risiko seperti: - Apa risiko peringkat sepuluh besar? - Apakah semua risiko yang signifikan dikendalikan dengan memadai?

3.2.4.

Kecelakaan besar / kerugian berpotensi besar akan dijelaskan dalam definisi organisasi tetapi bisa juga termasuk dalam definisi persyaratan hukum. Peraturan-peraturan di banyak negara, sebagai contoh, termasuk tempat penyimpanan dan penggunaan bahanbahan berbahaya dalam pengendalian bahaya besar.


63

OHS 18001

3.

Evaluasi Risiko

3.2.5.

Apakah evaluasi dari risiko-risiko keselamatan ditinjau kembali:

1. 2.

Secara berkala? Setelah adanya perubahan-perubahan yang signifikan pada pabrik atau proses?


3.3.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan

PAS 55

3.3.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi kegiatan – kegiatan yang dapat mempengaruhi keamanan? (Jika nilai untuk pertanyaan ini kurang dari 40%, lanjutkan ke sub-proses berikutnya).

PAS 55

3.3.2.

Apakah bahaya-bahaya keamanan telah diidentifikasi untuk kategori berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 3.3.3.

Part/Whole - 15/30

PJ - 75

Part/Whole - 9/81

Pemeriksaan terhadap pekerja di lapangan? Masuk tanpa ijin / penyusupan? Manajemen informasi? Pengendalian jalan masuk dan keluar? Terorisme? Protes? Pengambilan foto yang tidak berijin? Pencurian? ______________?

Apakah kebutuhan akan personil untuk pengendalian keamanan telah dievaluasi?

64

PJ - 45


Pedoman 3.2.5.

Bukti

Jadwal yang sudah ditetapkan akan menunjukkan penilaian risiko yang terus menerus tetapi di sisi lain periode yang sesuai akan ditetapkan sesuai dengan praktik yang terbaik. Tinjauan risiko keselamatan akan mengikuti tinjauan perubahan rekayasa dan perubahan organisasi serta perubahan pengendalian proses kerja melalui penggunaan sistem yang formal.

3.3.1.

Bahaya-bahaya keamanan diidentifikasi dalam kondisi normal, tidak normal, dan keadaan darurat. 30% Kegiatan diidentifikasi melalui penilaian risiko daerah atau survey. 30% Penilaian berkelanjutan dari faktor-faktor eksternal 10% Kegiatan yang dihasilkan dari analisa perubahan manajemen dan analisa perubahan bersifat rekayasa. 10% Kegiatan yang dihasilkan dari analisa belajar dari kejadian 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari proses-proses lain termasuk analisa observasi tugas dan analisa observasi tingkah laku, analisa inspeksi dan tur. 10% Kegiatan-kegiatan untuk pengenalan bahaya kesehatan yang ditinjau secara berkala

3.3.2.

Kegiatan-kegiatan yang kemungkinan berdampak terhadap keamanan telah diidentifikasi dalam 3.3.1. Daftar ini dibuat untuk memastikan bahwa bahaya-bahaya yang ada sudah masuk dalam semua kategori.

3.3.3.

25% Risiko-risiko keamanan terhadap bisnis tanpa personil keamanan telah dikenali. 25% Tingkat risiko yang dapat diterima terhadap bisnis sudah dikenali. 50% Analisa kebutuhan personil keamanan sudah dilakukan untuk menurunkan nilai risiko ke tingkat yang dapat diterima.


65

PAS 55

3.

Evaluasi Risiko

3.3.4.

Apakah risiko-risiko keamanan dinilai untuk bahaya-bahaya yang telah dikenali termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.


PAS 55

3.3.5.

Apakah risiko-risiko keamanan yang berpotensi menimbulkan kecelakaan / kerugian besar diutamakan?

PAS 55

3.3.6.

Apakah evaluasi risiko-risiko keamanan ditinjau kembali:

1. 2.

Part/Whole - 9/45

XO - 45

Part/Whole - 15/30

Secara berkala? Setelah adanya perubahan-perubahan yang signifikan secara internal maupun eksternal?

66


Pedoman 3.3.4.

Bukti

Penilaian risiko sangat penting untuk memprioritaskan tujuan perencanaan dan pengendalian agar memastikan bahwa semua risiko dikelola dengan efektif. Kemungkinan / frekuensi dari kejadian biasanya akan diklasifikasikan menggunakan skala, misalnya: Tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Hampir tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Kadang-kadang – 1 dalam 10 tahun Sering – 1 dalam 1 tahun Sangat sering – 1 dalam 1 bulan / hari Idealnya daftar risiko yang lengkap harus dibuat dalam format tabel yang merangkum kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin, penilaian risiko, dan pengendalian yang sesuai. Hal ini akan memberikan pandangan terhadap organisasi mengenai manajemen risiko seperti: - Apa risiko peringkat sepuluh besar? - Apakah semua risiko yang signifikan dikendalikan dengan memadai?

3.3.5.

Kecelakaan besar / kerugian berpotensi besar akan digambarkan dalam definisi organisasi tetapi bisa juga termasuk dalam definisi undang-undang.

3.3.6.

Jadwal yang sudah ditetapkan dalam beberapa kasus akan menunjukkan penilaian risiko yang terus menerus, tetapi dalam kasus lain periode yang sesuai akan ditetapkan berdasarkan praktek yang terbaik. Tinjauan risiko keamanan akan mengikuti tinjauan rekayasa yang sesuai dan tinjauan perubahan organisasi serta perubahanperubahan pengendalian proses kerja melalui penggunaan sistem yang formal. Monitor perubahan eksternal merupakan faktor kunci dalam peninjuan risiko keamanan. Hal ini termasuk peringatan yang dikeluarkan oleh badan keamanan nasional / internasional.


67

ISO 14001 PAS 55

3.

Evaluasi Risiko

3.4.

Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan

3.4.1.

Apakah studi awal lingkungan (environmental baseline review) telah dilakukan mencakup lapangan kerja dan area sekitarnya, termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.


Part/Whole - 8/64

Tanah dan air tanah? Air permukaan? Struktur drainase buatan manusia? Kualitas udara? Area yang sangat sensitive? Keberadaan habitat langka untuk kehidupan liar? Survey kontaminasi tanah? ____________________________________

ISO 14001 PAS 55

3.4.2.

Apakah personil yang memiliki kualifikasi dan pengalaman yang memadai terlibat dalam studi awal lingkungan tersebut?

XO - 30

ISO 14001 PAS 55

3.4.3.

Apakah ada sistem untuk memperbaharui studi awal lingkungan kapan saja perubahan yang signifikan terjadi terhadap lingkungan sekitar?

PJ - 45

PAS 55 ISO 14001

3.4.4.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang mungkin meningkatkan efek terhadap lingkungan? (Jika nilai untuk pertanyaan ini kurang dari 40%, lanjutkan ke sub-proses berikutnya).

PJ - 75

68


Pedoman

3.4.1.

Bukti

Tujuan dari studi ini adalah untuk mendapat gambaran mengenai kondisi lingkungan dalam suatu kurun waktu untuk membandingkannya terhadap perubahan lingkungan di masa depan. Laporan survey harus lengkap dan menyatakan data acuan yang jelas. Lingkup studi harus berdasarkan dan termasuk survey lapangan, catatan tinjauan publik, tinjauan pustaka, dan pemantauan. Studi bisa merupakan bagian formal dari Penilaian Dampak Lingkungan (EIA = Environmental Impact Assessment) yang merupakan bagian dari aplikasi perencanaan.

3.4.2.

Personil yang ahli harus dipakai jika diperlukan. Hal ini biasanya dilakukan oleh konsultan eksternal. Bukti dari kompetensi harus disediakan.

3.4.3.

25% Laporan studi awal tersebut ditinjau secara periodik dan dibandingkan dengan perubahan eksternal yang diketahui. 25% Komunikasi dengan organisasi eksternal yang sesuai, seperti pemerintah lokal untuk memastikan perubahan eksternal dikenali. 25% Tiap perubahan eksternal diidentifikasi dan dinilai dengan mengacu pada studi awal lingkungan. 25% Terdapat sistem melalui penggunaan oleh personil yang berkualifikasi dan berpengalaman untuk memperbaiki data studi awal dengan baik.

3.4.4.

30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian proses-proses kerja atau penilaian risiko tugas-tugas. 30% Kegiatan-kegiatan dikenali dari penilaian-penilaian risiko area atau survey. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa perubahan yang bersifat rekayasa. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari analisa belajar dari kejadian. 10% Kegiatan-kegiatan dikenali dari proses-proses lain termasuk analisa observasi tugas dan analisa observasi tingkah laku, analisa inspeksi dan tur. 10% Kegiatan-kegiatan untuk pengenalan bahaya kesehatan yang ditinjau secara berkala.


69

PAS 55 ISO 14001

3.

Evaluasi Risiko

3.4.5.

Untuk setiap kegiatan yang telah diidentifikasi, apakah organisasi telah mengidentifikasi bahaya-bahaya (aspek) lingkungan untuk kategori berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. PAS 55 ISO 14001

3.4.6.

ISO 14001 PAS 55

3.4.7.

Pemakaian barang? Pemakaian energi? Emisi ke udara? Pembuangan ke air? Limbah berbahaya yang dihasilkan, pengelolaan dan pembuangannya? Limbah tidak berbahaya yang dihasilkan, pengelolaan dan pembuangannya? Pembuangan ke tanah / lahan? Pembuangan ke air tanah? Dampak terhadap flora dan fauna? Kebisingan? Radiologi? Dampak visual? Polusi cahaya? ____________________________________

Apakah bahaya lingkungan telah dievaluasi untuk hal-hal berikut:

1. 2. 3.

Part/Whole - 5/70

Part/Whole - 8/24

Keadaan normal? Keadaan tidak normal? Keadaan darurat?

Apakah dampak-dampak lingkungan telah diidentifikasi untuk aspekaspek lingkungan yang diidentifikasi dalam 3.4.5.?

70

XO - 45


Pedoman 3.4.5.

Bukti

Kegiatan-kegiatan yang mungkin meningkatkan dampak lingkungan sudah dikenali dalam pertanyaan 3.4.4. Daftar tersebut akan memastikan bahwa jika sesuai semua bahaya telah dicakup dan semua persyaratan hukum telah dipenuhi dalam kategori yang relevan. Kebisingan berarti suara yang mengganggu walaupun kebisingan berbahaya yang diteruskan secara eksternal diharapkan termasuk dalam kategori ini juga. Radiologi termasuk radiasi dan kontaminasi internal dan eksternal walaupun ini bisa juga termasuk risiko terhadap orang yang bekerja yang telah dicakup dalam 3.2.2.

3.4.6.

Merupakan persyaratan dari ISO 14001 untuk mengelompokkan bahaya lingkungan dengan cara ini dan dengan demikian secara terpisah diidentifikasi dalam pertanyaan ini, walaupun ini juga merupakan persyaratan dalam menghitung bahaya kesehatan, keselamatan dan keamanan.

3.4.7.

Dampak lokal dan global harus diperhatikan ketika meninjau pengenalan bahaya-bahaya (aspek-aspek).


71

ISO 14001 PAS 55

3.

Evaluasi Risiko

3.4.8.

Apakah risiko-risiko lingkungan dievaluasi untuk bahaya-bahaya yang telah diidentifikasi (aspek) termasuk :

1. 2. 3. 4. 5.


PAS 55 ISO 14001

3.4.9.

Apakah risiko-risiko lingkungan yang berpotensi menimbulkan kecelakaan / kerugian besar diutamakan?

PAS 55 ISO 14001

3.4.10.

Apakah penilaian aspek dan dampak lingkungan ditinjau:

1. 2. 3.

ISO 9001

Part/Whole - 9/45

XO - 45

Part/Whole - 10/30

Secara berkala? Setelah adanya perubahan yang signifikan terhadap prosesproses? Setelah adanya perubahan yang signifikan terhadap karakteristik lingkungan lokal?

3.5.

Identifikasi dan Evaluasi Harapan-Harapan Pelanggan

3.5.1.

Apakah ada sistem untuk memantau kecenderungan dan perkembangan pasar dimana organisasi beroperasi?

72


PJ - 45


Pedoman 3.4.8.

Bukti

Penilaian risiko sangat penting untuk memprioritaskan tujuan perencanaan dan pengendalian agar memastikan bahwa semua risiko dikelola dengan efektif. Kemungkinan / frekuensi dari kejadian biasanya akan diklasifikasikan menggunakan skala, misalnya: Tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Hampir tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Kadang-kadang – 1 dalam 10 tahun Sering – 1 dalam 1 tahun Sangat sering – 1 dalam 1 bulan / hari Idealnya daftar risiko yang lengkap harus dibuat dalam format tabel yang merangkum kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin, penilaian risiko, dan pengendalian yang sesuai. Hal ini akan memberikan pandangan terhadap organisasi mengenai manajemen risiko seperti: - Apa risiko peringkat sepuluh besar? - Apakah semua risiko yang signifikan dikendalikan dengan memadai?

3.4.9.

Kecelakaan besar / kerugian berpotensi besar akan digambarkan dalam definisi organisasi tetapi bisa juga termasuk dalam definisi undang-undang. Peraturan-peraturan di banyak negara, sebagai contoh, termasuk tempat penyimpanan dan penggunaan keduanya dari bahan-bahan berbahaya didalam pengendalian-pengendalian bahaya besar. ISO 14001 mewajibkan organisasi untuk mengidentifikai aspek yang “signifikan” atau aspek risiko tinggi yang akan sesuai dengan maksud dari pertanyaan ini.

3.4.10.

Jadwal yang sudah ditetapkan dalam beberapa kasus akan menunjukkan penilaian risiko yang terus menerus tetapi dalam kasus lain periode yang sesuai akan di tetapkan berdasarkan praktek yang terbaik. Tinjauan risiko lingkungan akan mengikuti tinjauan rekayasa yang sesuai dan tinjauan perubahan organisasi dan perubahan-perubahan pengendalian proses kerja melalui penggunaan sistem yang formal.

3.5.1.

Ada sistem secara proaktif mencari apa yang dibutuhkan pelanggan dan pasar yang meliputi: 20% Umpan balik dari kelompok-kelompok pelanggan. 20% Survey-survey pasar. 20% Umpan balik dari pelanggan yang langsung kepada staff yang melayani para pelanggan. 20% Pemasaran percobaan / ujian. 20% Penilaian terhadap jasa / produk kompetitor.


73

3.

Evaluasi Risiko

ISO 9001

3.5.2.

Apakah sistem tersebut menentukan persyaratan dari calon pelanggan?

ISO 9001

3.5.3.

Apakah ada sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi persyaratan para pelanggan:

1. 2.

PJ - 30

Part/Whole - 30/60

Yang diketahui dan ditentukan oleh pelanggan? Yang tidak diketahui dan / atau tidak ditentukan oleh pelanggan namun penting untuk digunakan?

ISO 9001

3.5.4.

Apakah persiapan tender, penawaran, atau proposal memastikan bahwa semua persyaratan pelanggan telah dijelaskan secara memadai?

PJ - 45

ISO 9001

3.5.5.

Apakah organisasi memastikan kemampuannya untuk memenuhi persyaratan pelanggan seperti yang dijelaskan dalam tender, penawaran, atau proposal?

PJ - 60

ISO 9001

3.5.6.

pakah proses peninjauan permintaan dan kontrak memastikan bahwa persyaratan pelanggan dijelaskan secara memadai?

PJ - 45

ISO 9001

3.5.7.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa persyaratan pelanggan dipenuhi secara terus menerus ketika permintaan atau kontrak berubah?

PJ - 45

74


Pedoman

Bukti

3.5.2.

0%-50% Organisasi baru telah diidentifikasi sebagai calon klien. 50%-100% Persyaratan dari calon klien telah diidentifikasi.

3.5.3.

Komunikasi dengan pelanggan penting untuk menciptakan SEMUA persyaratan pelanggan. Hal ini termasuk persyaratan-persyaratan yang spesifik dan tidak spesifik atau persyaratan-persyaratan yang tidak ditentukan.

3.5.4.

25% Persyaratan-persyaratan pelanggan secara formal telah diidentifikasi. 25% Persyaratan-persyaratan pelanggan menjadi informasi dasar untuk mempersiapkan dokumen yang sesuai. 50% Sebelum dikirim / disampaikan ke pelanggan, dokumen yang sudah disiapkan secara formal sudah ditinjau terhadap persyaratanpersyaratan pelanggan.

3.5.5.

50% Perincian dari persyaratan pelanggan secara formal dikomunikasikan kepada manajer bisnis yang relevan. 50% Persyaratan organisasi yang penting untuk memenuhi persyaratan pelanggan disetujui secara formal.

3.5.6.

25% Informasi yang disetujui dalam tender, penawaran, atau proposal ditransfer ke permintaan dan kontrak. 25% Setiap modifikasi yang disetujui setelah pengiriman tender, penawaran, atau proposal telah dicatat dan secara formal dimasukkan kedalam dokumentasi permintaan dan kontrak. 50% Sebelum pengiriman kepada pelanggan, permintaan dan dokumentasi kontrak ditinjau keakuratannya.

3.5.7.

25% Permintaan dan dokumentasi kontrak bisa diakses. 25% Hubungan terus dijaga dengan pelanggan sebelum dan selama pengiriman produk / jasa. 25% Perubahan yang diusulkan didiskusikan dan dikomunikasikan dengan manajer bisnis yang sesuai dan secara formal disetujui dengan pelanggan. 25% Dokumentasi dirubah / dimodifikasikan untuk menunjukkan perubahan-perubahan.


75

3.

Evaluasi Risiko

3.6.

Evaluasi Risiko Tugas

PAS 55 OHS 18001

3.6.1.

Apakah proses-proses kerja telah didefinisikan untuk semua proses bisnis?

OHS 18001 PAS 55

3.6.2.

Apakah hal-hal berikut ini telah diidentifikasi untuk semua proses kerja:

1. 2. 3. PAS 55 OHS 18001

3.6.3.


PJ - 75

Part/Whole - 15/45

Pemilik? Pengguna? Hubungannya dengan proses-proses yang lain?

Apakah organisasi telah mengidentifikasi tugas-tugas yang jika tidak dilakukan dengan benar akan menyebabkan kehilangan manusia, kerugian properti / harta benda, proses dan/atau lingkungan? (Jika nilai untuk pertanyaan ini kurang dari 40%, lanjutkan ke proses yang berikut)

76

PJ - 75


Pedoman

3.6.1.

Bukti

Sub proses ini terkait dengan identifikasi dan evaluasi risiko tugas spesifik yang dilakukan dalam organisasi. Evaluasi risiko tugas merupakan teknik yang bermanfaat untuk mengutamakan dan mengendalikan risiko kepada orang, properti, proses, dan lingkungan dengan memfokuskan pada aktifitas kerja yang dilakukan oleh orang. Proses kerja merupakan berbagai aktifitas operasional yang membentuk bisnis (mengacu ke 1.6. Proses Bisnis). Risiko proses dievaluasi dengan mengidentifikasi proses kerja untuk semua proses bisnis. Teknik seperti process mapping bermanfaat untuk secara akurat menggambarkan proses kerja dan membantu memastikan bahwa proses kerja tersebut merefleksikan kebutuhan bisnis. Prosedur operasional biasanya dibuat untuk menggambarkan dan mengendalikan proses kerja. Proses kerja kontraktor biasanya tidak dimasukkan dalam aktifitas ini, namun dapat dimasukkan jika diperlukan. 50% Teknik-teknik formal digunakan untuk menetapkan prosesproses kerja, e.g., pemetaan proses (process mapping). 50% Definisi proses-proses kerja yang lengkap dalam format prosedur-prosedur operasional, instruksi kerja, atau dokumendokumen lainnya.

3.6.2.

Setiap proses kerja harus mempunyai pemilik yang bertanggung jawab, dan para pengguna tertentu yang akan melaksanakan prosesproses tersebut. Tidak ada proses kerja yang berfungsi secara terisolasi, dan sangat penting untuk mengenali hubungan antara proses-proses untuk memudahkan pengelolaannya secara efektif.

3.6.3.

Tidak diberikan nilai untuk pertanyaan ini kecuali jika pendekatan secara terstruktur bisa didemonstrasikan. Sebuah tugas adalah bagian dari pekerjaan yang membutuhkan serangkaian tindakan spesifik dan jelas untuk menyelesaikannya. 30% Identifikasi tugas-tugas berdasarkan tinjauan dari proses-proses kerja / prosedur-prosedur. 30% Identifikasi tugas-tugas berdasarkan analisa tugas-tugas dari jabatan. 20% Identifikasi tugas-tugas berdasarkan proses-proses lain termasuk identifikasi bahaya dan penilaian risiko, analisa dari pembelajaran dari kejadian, inspeksi, observasi tugas, dan observasi tingkah laku. 10% Daftar tugas-tugas lengkap. 10% Daftar tugas ditinjau secara berkelanjutan.


77

PAS 55 OHS 18001

3.

Evaluasi Risiko

3.6.4.

Apakah proses evaluasi risiko tugas termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Part/Whole - 9/54

Penjelasan tentang tugas tersebut? Penjelasan mengenai bahaya yang berhubungan dengan tugas tersebut? Kemungkinan / frekuensi kejadian? Potensi keparahan? Potensi dampak terhadap biaya / pendapatan? Penjelasan mengenai pengendalian yang direkomendasikan?

PAS 55 OHS 18001

3.6.5.

Apakah pendekatan kelompok / tim digunakan untuk mengevaluasi risiko-risiko terkait dengan tugas?

PJ - 60

OHS 18001 PAS 55

3.6.6.

Berapa persentase personil yang secara langsung bertanggung jawab untuk melakukan tugas yang telah ditentukan terlibat dalam evaluasi risiko tugas?

PC - 60

PAS 55 OHS 18001

3.6.7.

Apakah risiko-risiko tugas yang berpotensi mengakibatkan kecelakaan / kerugian besar diutamakan?

PJ - 45

78


Pedoman 3.6.4.

Bukti

Penilaian risiko sangat penting untuk mengenali tugas-tugas yang berisiko tinggi dan memprioritaskan tugas-tugas yang membutuhkan pengendalian. Proses ini juga mengidentifikasi cara pengendalian yang paling tepat melalui prosedur operasional, praktek kerja, instruksi lapangan, peraturan ijin kerja, dan/atau otorisasi-otorisasi. 3. Kemungkinan / frekuensi dari kejadian biasanya diklasifikasikan menggunakan skala, sebagai contoh: Tidak mungkin - < 1 dalam 100 tahun Hampir tidak mungkin – 1 dalam 50 tahun Kadang-kadang – 1 dalam 10 tahun Sering – 1 dalam 1 tahun Sangat sering – 1 dalam 1 bulan / hari 6. Pengendalian yang direkomendasikan dapat berupa pengendalian yang bersifat rekayasa, pengendalian dengan prosedur, dan/atau alat -alat pelindung diri. Sebelum pengendalian direkomendasikan, ” pemeriksaan perbaikan” seharusnya telah diselelesaikan. Hal ini merupakan tinjauan untuk menentukan bahwa tugas tersebut dianggap dapat dilaksanakan dengan cara yang lebih baik dan dapat dicapai dengan menggunakan pertanyaan seperti: - Kenapa tugas ini penting? - Dimana tempat terbaik untuk melakukannya? - Kapan sebaiknya dilakukan? - Siapa yang cocok untuk melakukannya? - Bagaimana cara melakukannya lebih baik?

3.6.5.

25% Metode formal penilaian risiko berdasarkan tugas telah dibuat untuk digunakan diseluruh organisasi. 25% Kelompok, termasuk staf operasional yang sesuai, dikenali dalam grup-grup kerja yang sesuai untuk melaksanakan penilaian risiko tugas. 50% Penilaian risiko tugas dilakukan pada seluruh bagian bisnis menggunakan metode-metode dan tim yang digambarkan yang ditunjukkan dalam jadwal kerja formal.

3.6.6.

Sangat penting untuk mengikutsertakan personil yang melakukan tugas yang telah ditentukan dalam penilaian risiko tugas. Hal ini untuk meningkatkan kesadaran terhadap bahaya-bahaya yang terkait dengan tugas tersebut, untuk menggunakan pengetahuan mereka untuk memperbaiki kualitas dari penilaian risiko dan untuk berkontribusi terhadap budaya perbaikan berdasarkan risiko dalam organisasi.

3.6.7.

Kecelakaan besar/ kerugian berpotensi besar akan digambarkan dalam definisi organisasi tetapi bisa juga termasuk dalam definisi undang-undang. Peraturan-peraturan di banyak negara, sebagai contoh, termasuk tempat penyimpanan dan penggunaan keduanya dari bahan-bahan berbahaya didalam pengendalian-pengendalian bahaya besar.


79

3.

Evaluasi Risiko

3.7.

Informasi Keselamatan Proses

OSHA 1910 PAS 55 Seveso II

3.7.1.

Apakah ada program kerja untuk mengelola informasi keselamatan proses?

PJ - 60

PAS 55 Seveso II OSHA 1910

3.7.2.

Apakah informasi mengenai bahan-bahan berbahaya tersedia untuk personil yang relevan?

PJ - 60

Seveso II PAS 55 OSHA 1910

3.7.3.

Apakah informasi mengenai desain dari sistem proses tersedia bagi personil yang relevan?

PJ - 60

80



Pedoman

3.7.1.

Bukti

Program kerja adalah dokumen hidup dan yang seharusnya menetukan: - Informasi apa yang perlu diperbaharui. - Informasi baru apa yang dibutuhkan. - Sumber informasi. - Pemilik infomasi. - Kerangka waktu penyelesaian setiap kegiatan program. 30% Penilaian kebutuhan-kebutuhan yang formal telah dilakukan. 30% Terdapat program kerja untuk mengelola informasi keselamatan proses. 20% Program kerja mencakup masukan dari kegiatan-kegiatan manajemen perubahan. 20% Manajemen secara berkala meninjau status dari program kerja.

3.7.2.

Informasi mengenai bahan-bahan berbahaya harus termasuk: - Informasi toksisitas (tingkat toksik / racun terhadap manusia dan lingkungan). - Level pemaparan dalam pekerjaan (misalnya: Threshold Limit Value (TLV), Short Term Exposure Limit (STEL)). - Data fisik. - Data reaktifitas. - Data korosi. - Data suhu dan stabilitas kimia. - Dampak-dampak bahaya pencampuran yang kurang hati-hati dari bahan-bahan yang berbeda yang kemungkinan tanpa diduga bisa terjadi? 20% Daftar terbaru dari semua bahan-bahan berbahaya yang ada tersedia. 20% Informasi mengenai sifat-sifat dari setiap bahan berbahaya telah dikumpulkan. 20% Informasi tersedia dalam format yang sesuai. 20% Informasi dikomunikasikan kepada personil yang relevan. 20% Informasi ditinjau dan tetap diperbaharui.

3.7.3.

Informasi mengenai desain dari sistem proses (seperti teknologi dan operasinya) menggambarkan bagaimana setiap proses unit bekerja. Ini termasuk: - Diagram alir atau diagram alir proses yang disederhanakan. - Proses kimiawi. - Inventaris maksimum yang diinginkan. - Batas terendah dan tertinggi yang aman. - Modus dari operasi. - Penilaian dari konsekuensi deviasi. 25% Informasi mengenai teknologi dan operasi dari unit proses telah dikumpulkan. 25% Informasi tersedia dalam format yang sesuai. 25% Informasi dikomunikasikan kepada personil yang relevan. 25% Informasi ditinjau dan tetap diperbaharui.


81

OSHA 1910 Seveso II PAS 55

3.

Evaluasi Risiko

3.7.4.

Apakah informasi desain dari unit peralatan proses tersedia untuk personil yang relevan?

82

PJ - 60


Pedoman 3.7.4.

Bukti

Desain proses dari peralatan unit harus menggambarkan sifat fisiknya. Dokumen-dokumen terkait adalah: - Bahan-bahan dari konstruksi. - Gambar dari desain dan konstruksi. - Batas mekanikal. - Kode-kode desain dan standar yang digunakan. - Sistem-sistem keselamatan (misalnya interlock, deteksi, dan/atau system tekanan). Penilaian kebutuhan-kebutuhan harus dilengkapi. Tujuan dari penilaian kebutuhan-kebutuhan adalah untuk: - memastikan bahwa semua peralatan yang dibutuhkan telah dipenuhi oleh informasi keselamatan proses. - Menetapkan informasi apa yang diperlukan untuk setiap peralatan dalam hal subjeknya, isi, format, dan batasannya. - Menentukan daftar yang membuat jadi logis dari informasi desain yang diajukan. 20% penilaian kebutuhan-kebutuhan telah selesai dan tersedia untuk mengenali kebutuhan informasi yang dibutuhkan. 20% informasi di setiap jenis peralatan telah dikumpulkan. 20% informasi tersedia dalam format yang sesuai. 20% informasi dikomunikasikan kepada personil yang relevan. 20% informasi ditinjau dan tetap diperbaharui.


83

3.

Evaluasi Risiko

3.8.

Analisa Bahaya Proses


3.8.1.

Apakah ada sistem untuk mengelola analisa bahaya proses? (Jika pertanyaan ini nilainya kurang dari 50% maka semua pertanyaan PJ berikutnya dalam sub-proses harus diberi nilai maksimum 50%)

PJ - 60


3.8.2.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi area pabrik yang mungkin mempengaruhi keselamatan proses?

XO - 30


84


Pedoman

3.8.1.

Bukti

Tujuan dari analisa bahaya proses adalah untuk mengenali dan menilai semua bahaya-bahaya proses untuk memastikan bahwa terdapat pengendalian-pengendalian yang memadai untuk mengurangi rsiko-risiko ke tingkat yang dapat diterima. ”Bahaya proses” didefinisikan sebagai properti yang hakiki dari bahan-bahan berbahaya atau situasi fisik yang berpotensi untuk menyebabkan kecelakaan dengan kerugian yang besar. Analisa bahaya proses memberikan kerangka untuk menilai risiko-risiko yang berhubungan dengan bahaya-bahaya proses (kecelakaan besar). Analisa bahaya proses seharusnya diterapkan secara menyeluruh terhadap semua sistem proses dan dikelola sebagai bagian dari program kerja yang berlangsung terus menerus. Penerapan pendekatan yang sistematik diperlukan untuk memastikan analisa diprioritaskan, diterapkan dengan baik oleh orang yang berkompeten, dan hasilnya dilaksanakan kapan pun diperlukan. Analisa bahaya proses biasanya akan termasuk: - Identifikasi dari batasan-batasan studi. - Peninjauan dokumen. - Peninjauan data insiden lama yang relevan. - Peninjauan terhadap kegiatan-kegiatan manajemen perubahan yang relevan. - Peninjauan terhadap kecukupun sistem perlindungan terhadap api di lapangan. - Penggunaan teknik analisa bahaya proses yang terpilih (lihat 3.8.4.). - Tingkat risiko dari bahaya-bahaya yang telah diidentifikasi. - Identifikasi saran-saran untuk mengurangi risiko. - Komunikasi mengenai tindakan yang diperlukan kepada pihak-pihak yang relevan. Sebuah prosedur secara umum menjelaskan kenapa analisa bahaya proses dilakukan, harapan dari analisa tersebut, dan perannya dalam pengelolaan keselamatan proses. 25% Tujuan dan pendekatan untuk melakukan analisa bahaya proses dijelaskan. 25% Teknik yang sesuai dan pedoman yang dijelaskan mencakup penggunaannya. 25% Petunjuk mengenai durasi dan tingkat ketelitiannya dikaitkan dengan analisa. 25% Proses untuk memilih pemimpin analisa yang berkompeten dan anggota kelompoknya.

3.8.2.

Ini merupakan kegiatan analisa kebutuhan untuk menentukan area mana dari pabrik yang memerlukan analisa bahaya proses. Biasanya semua unit proses akan dimasukkan. Sistem utilitas (seperti air, tekanan, udara) mungkin dimasukkan jika sesuai.


85

3.

Evaluasi Risiko


3.8.3.

Apakah organisasi telah menentukan program kerja yang diprioritaskan untuk melakukan analisa bahaya proses?

XO - 45


3.8.4.

Apakah teknik-teknik yang sesuai digunakan ketika melakukan analisa bahaya proses?

PJ - 45


3.8.5.

Berapa persentase dari pabrik yang analisa-analisa bahaya prosesnya telah dilakukan?

PC - 60

86


Pedoman 3.8.3.

Bukti

Pendekatan yang diprioritaskan diperlukan untuk memastikan bahaya -bahaya proses utama ditangani dalam jangka waktu tertentu. Dalam menentukan urutan prioritas untuk melakukan analisa, kriteria yang cocok termasuk: - sebaran bahaya yang diperkirakan (onsite, offsite, dan distribusi). - dampak lingkungan. - jumlah karyawan yang mugkin terkena dampak. - umur dari proses - sejarah operasional - tanggal terkahir dilakukannya analisa bahaya proses - perubahan kriteria penerimaan risiko - kekurangan dalam analisa yang ada yang telah diketahui.

3.8.4.

Analisa Bahaya Proses dapat menggunakan teknik-teknik berbeda. Teknik mungkin bersifat kuantitatif, semi-kuantitatif, atau teknik kualitatif. Teknik-teknik yang sesuai termasuk: - Hazard dan Operability Study (HAZOP) - Structured What If Technique (SWIFT) - Safety Integrity Level (SIL) / Layers of Protection Analysis (LOPA) - Failure Modes & Effects Analysis (FMEA) - Quantative Risk Assessment (QRA). Checklist What-if cukup untuk sistem yang dilengkapi dengan standar, codes, dan pedoman (misalnya tabung bertekanan, tungku pembakaran, boiler, dll.). Checklist kehilangan bahan (loss of containment) cukup memadai untuk kasus kejadian tunggal dimana bahaya korosi berpotensi mengakibatkan terjadinya tumpahan (loss of containment). Dalam kasus lainnya yang lebih rumit / kompleks, HAZOP mungkin lebih tepat untuk reaksi proses-proses yang kompleks; selain itu, FMEA mungkin lebih tepat untuk perangkat keras yang mendominasi system yang lebih rumit. Proses berikut dapat digunakan untuk menentukan teknik mana yang paling tepat: - Identifikasi masukan (input) yang ada dan hasil yang diharapkan. - Identifikasi demonstrasi beban yang diperlukan – misalnya: seberapa detail penilaian yang diperlukan. - Identifikasi kompetensi yang tersedia. - Identifikasi waktu yang tersedia untuk melengkapi studi tersebut. 30% Kriteria ditetapkan untuk memilih teknik-teknik yang sesuai. 70% Teknik-teknik yang sesuai diterapkan.

3.8.5.

Lihat ke 3.8.2. untuk menentukan daerah-daerah yang mana dari pabrik yang memerlukan analisa keselamatan proses. Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk menentukan apakah analisa bahaya proses telah dilakukan untuk semua daerah yang memerlukannya. Jika tidak ada analisa yang telah dilakukan dalam 3.8.2., maka semua daerah pabrik harus dipertimbangkan dan dianggap sebagai daerah yang memerlukan analisa bahaya proses. Untuk dapat diterima, analisa bahaya proses harus telah ditinjau dalam jangka waktu maximal 5 tahun.


87

3.

Evaluasi Risiko

PAS 55 OSHA 1910 Seveso II

3.8.6.

Apakah analisa-analisa bahaya proses dilakukan oleh tim-tim yang kompeten?

PJ - 60


3.8.7.

Apakah perusahaan memastikan bahwa mutu dari laporan analisa bahaya proses memadai?

PJ - 30

PAS 55 OSHA 1910 Seveso II

3.8.8.

Apakah risiko-risiko keselamatan proses dimasukkan kedalam daftar risiko?

XO - 45


3.8.9.

Apakah organisasi memastikan bahwa saran-saran terhadap analisa bahaya proses ditindaklanjuti?

PJ - 60

88


Pedoman 3.8.6.

Bukti

Adalah penting bahwa orang kompeten dalam penerapan teknik analisa bahaya proses serta subjek dari analisanya. Organisasi harus memastikan kompetensi dari timnya, walaupun anggotanya berasal dari organisasi eksternal. 30% Analisa dilakukan oleh tim dari multi-disiplin dengan pengalaman mengenai engineering, operasi proses, dan keselamatan proses. 40% Pemimpin tim merupakan orang yang independen (tidak berasal dari) ruang lingkup yang dianalisa dan kompeten dalanm teknik yang relevan. 30% Semua anggota tim telah dilatih dalam menggunakan teknik yang dipilih.

3.8.7.

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan bahwa analisa bahaya proses dan pelaporannya dilakukan dengan standar tinggi yang konsisten. 0%-30% Kriteria mutu ditentukan untuk penulisan laporan analisa bahaya proses (misalnya format yang standar, pedoman mengenai gaya dan isi, kepemilikan dan persetujuan, pengendalian dokumen, dll.). 30%-70% Terdapat proses tinjauan pembanding setara terhadap laporan analisa bahaya proses untuk memastikan risiko dinilai secara benar. 70%-100% Proses tinjauan pembanding setara tersebut memastikan bahwa rekomendasi secara benar dapat mengatasi risiko yang telah diidentifikasi.

3.8.8.

Idealnya daftar risiko yang lengkap harus dibuat dalam format tabel yang merangkum kegiatan, kategori bahaya, konsekuensi yang mungkin terjadi, penilaian risiko, dan pengendalian yang sesuai. Hal ini memberikan padangan pengelolaan risiko kepada organisasi dan membantu organisasi untuk menjawab pertanyaan berikut: - Apa risiko- risiko keselamatan proses yang masuk dalam 10 besar? - Apakah semua risiko-risiko penting dikendalikan dengan memadai?

3.8.9.

Adalah penting bahwa saran-saran yang berasal dari analisa bahaya proses ditindaklanjuti karena disinilah pengurangan risiko terjadi. Hal ini harus diprioritaskan untuk memastikan bahwa paparan risiko yang penting ditangani dalam kurun waktu yang tepat. Saran-saran harus ditinjau oleh para manajer yang relevan dan tindakan perbaikan ditugaskan kepada personil penanggung jawab. Hasil dari proses ini harus dikelola oleh sistem “action tracking” seperti yang ditetapkan dalam 2.3. Penelusuran Tindak Lanjut. 30% Proses tinjauan diterapkan yang melibatkan para pemimpin studi analisa bahaya proses dan para manajer terkait. 40% Saran-saran dengan prioritas tinggi dilaksanakan secepatnya. 30% Tindakan yang dihasilkan dari proses tinjauan dikelola dalam ” action tracking system” yang sesuai.


89


3.

Evaluasi Risiko

3.8.10.

Apakah analisa bahaya proses yang ada ditinjau secara berkala?

Total Poin untuk:Evaluasi Risiko

PJ - 45

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Evaluasi Risiko: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

90


Pedoman 3.8.10.

Bukti

Analisa bahaya proses harus ditinjau secara berkala. Hal ini harus dikelola melalui program kerja yang ditetapkan dalam 3.8.3. Kejadian -kejadian mungkin menyebabkan analisa harus dianalisa lebih sering dan hal ini harus dilakukan. 50% Peninjauan dilakukan pada jadwal yang tepat dan sesuai. 50% Proses peninjauan terbukti efektif. Periode peninjauan standar industri adalah 3 hingga 5 tahun (contohnya. Seveso/OSHA: 5 tahun, UK Offshore Safety Case Regs: 3 tahun).


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

3.1

263

263

0

3.2

275

275

0

3.3

321

321

0

3.4

473

473

0

3.5

330

330

0

3.6

414

414

0

3.7

240

240

0

3.8

480

480

0

TOTAL

2796

2796

0


91

92


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 4 - Sumber Daya Manusia Orang dan pengetahuan yang dimilikinya merupakan asset paling penting dalam banyak organisasi. Sistem sumber daya manusia yang baik memastikan aset ini dikelola secara efektif mulai dari perekrutan sampai dengan keluar dari organisasi. Sistem untuk penghargaan, disiplin, dan tinjauan kinerja secara berkala memandu pengembangan individu. Perubahan organisasi yang terjadi secara terus-menerus dalam dunia kerja modern harus dikendalikan dengan proses manajemen perubahan yang efektif. Ini termasuk memiliki mekanisme untuk secara efektif mempertahankan keterampilan dan kemampuan yang penting.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

4.1.

Sistem Sumber Daya Manusia

444

4.2.

Perekrutan

183

4.3.

Mengelola Kinerja Individu

213

4.4.

Penghargaan dan Tindakan Disiplin

135

4.5.

Meninggalkan Organisasi

4.6.

Manajemen Perubahan Organisasi

297

4.7.

Sumber Daya Manusia untuk Keselamatan Proses

282

79



1633

93

4.

Sumber Daya Manusia Nilai Proses: (1633Poin)

ISO 9001 PAS 55

Sistem Sumber Daya Manusia

4.1.1.

Apakah ada prosedur-prosedur sumber daya manusia untuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. PAS 55 ISO 9001


4.1.

4.1.2.

Perekrutan? Pengenalan / induksi? Penilaian kinerja individu? Pengembangan karir? Gaji dan Tunjangan ? Penghargaan? Disiplin? Pemindahan / relokasi? Hubungan industrial? Pensiun, pengangguran, dan pemberhentian?

Apakah sistem sumber daya manusia menjelaskan hal berikut untuk semua pekerjaan / jabatan:

1. 2. 3.

Part/Whole - 9/90

Part/Whole - 9/27

Persyaratan kompetensi yang bersifat teknis? Perilaku / pangkat / sikap individu? Kemampuan fisik untuk pekerjaan spesifik / tertentu?

PAS 55 ISO 9001

4.1.3.

Apakah uraian jabatan / tugas (job description) dijelaskan untuk semua posisi dalam organisasi?

XO - 30

PAS 55 ISO 9001

4.1.4.

Apakah profil-profil peran / posisi dijelaskan untuk semua posisi di dalam organisasi?

XO - 30

ISO 14001 PAS 55

4.1.5.

Apakah hal-hal berikut ditinjau dan diperbaharui secara berkala?

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Uraian-uraian jabatan / Job descriptions? Profil-profil peran / posisi?

94


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

4.1.1.


Prosedur-prosedur harus disesuaikan terhadap kebutuhan organisasi dan tidak sekedar menyalin dari badan professional tanpa merubahnya. Hubungan industri adalah hubungan antara organisasi dengan serikat pekerja atau organisasi kerja lainnya.

4.1.2.

Teknik tertentu harus digunakan untuk semua penilaian termasuk tes psychometric dan analisa kemampuan fisik. Informasi ini mungkin termasuk dalam peran / riwayat profil (lihat 4.1.4.).

4.1.3.

Secara garis besar uraian jabatan adalah apa yang termasuk dalam pekerjaan dalam hal ini tujuannya, tanggung jawab, dan tugas utamanya. Uraian jabatan ini biasanya spesifik dalam satu bidang, tetapi pada beberapa tingkat operasional bisa bersifat umum.

4.1.4.

Sebagai tambahan dalam uraian jabatan ada kebutuhan untuk mendefinisikan karakteristik-karakteristik untuk setiap orang yang memegang posisi tersebut. Peran / riwayat jabatan merupakan garis besar dari kebutuhan kompetensi teknik, pengalaman, toleransi, dan karakter pribadi yang dibutuhkan dalam posisi tertentu (lihat 4.1.2.). Dokumen ini bermanfaat selama perekrutan, menyajikan kriteria untuk mengenali kandidat-kandidat yang berpotensi. Dalam beberapa sistem sumber daya manusia, uraian jabatan dan profil peran / posisi akan dimasukkan ke dalam satu dokumen.

4.1.5.

Tinjauan akan dilakukan secara resmi dan akan melibatkan staf khusus, manajer-manajer lini, dan departemen sumber daya manusia.


95

PAS 55 ISO 9001

4.

Sumber Daya Manusia

4.1.6.

Apakah organisasi memiliki sistem untuk memelihara kompetensikompetensi kunci yang mencakup:

1. 2. 3. 4. PAS 55 ISO 9001

4.1.7.

Identifikasi para individu dengan kompetensi yang kunci? Penilaian risiko bisnis yang diakibatkan oleh kehilangan individu dengan kompetensi yang kunci? Penahanan para individu dengan kompetensi kunci? Implementasi dari rencana suksesi?

Apakah terdapat sistem kesehatan yang mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Part/Whole - 18/72

Part/Whole - 2/30

Pemeriksaan kesehatan? Fasilitas pencucian dan kenyamanan? Fasilitas istirahat dan makan? Saran-saran kebugaran? Pusat-pusat kebugaran? Manajemen stress? Program penyalahgunaan alkohol dan obat? Pengaturan perawatan anak? Konsultansi untuk masalah keluarga? Program anti-alkohol dan narkoba? Program anti-merokok? Pencegahan dan perawatan penyakit menular _________________? _________________? _________________?

PAS 55 ISO 9001

4.1.8.

Apakah terdapat sistem untuk memberikan bantuan pendidikan / cuti panjang bagi pegawai yang terkait?

PJ - 15

ISO 9001 PAS 55

4.1.9.

Apakah terdapat sistem untuk mengelola ketidakhadiran bekerja?

XO - 30

ISO 9001 PAS 55

4.1.10.

Apakah personil yang mengendarai kendaraan untuk kepentingan bisnis perusahaan diwajibkan mengikuti kursus "advanced driving" / "defensive driving"?

PJ - 15

96


Pedoman 4.1.6.

Bukti

Dalam banyak organisasi yang bersifat “intensif pengetahuan,” kehilangan para individu kunci dengan kompetensi yang susah diganti, mewakili risiko bisnis besar (mengacu ke 1.7 Risiko Bisnis). Risiko bisnis dari kehilangan personil kunci harus dinilai terhadap biaya dan risiko dari pekerja kontraktor untuk menyediakan kompetensi yang sesuai jika ada. Kebijakan formal untuk menjaga / mempertahankan individu kunci dan perencanaan suksesi seharusnya tersedia.

4.1.7.

Catatan: Beberapa aspek dari pertanyaan ini dikendalikan oleh peraturan di beberapa negara (mengacu ke 5.1. Peraturan). Aktivitas kepedulian kesehatan lainnya bisa termasuk perencanaan keuangan dan keagamaan.

4.1.8.

Kriteria pemilihan dibutuhkan bersamaan dengan prosedur untuk aplikasi dan penilaian manfaatnya terhadap bisnis.

4.1.9.

Ini termasuk penyakit, gangguan kesehatan kerja, luka, khusus ketidakhadiran resmi, dan ketidakhadiran tidak resmi.

4.1.10.

25% 25% 25% 25%

Termasuk kendaraan komersial ringan. Termasuk mobil. Terdapat pelatihan penyegaran . System selalu ditinjau secara berkala.

Mengacu ke 3.2.2.


97

ISO 9001 PAS 55

4.

Sumber Daya Manusia

4.1.11.

Apakah terdapat sistem untuk mengatur perjalanan untuk kepentingan bisnis perusahaan yang mencakup:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 6/30

Penilaian risiko? Pemilihan alat transportasi? Hal-hal yang terkait dengan keamanan? Pembatasan waktu perjalanan? Pembatasan negara yang boleh dikunjungi?

ISO 9001 PAS 55

4.1.12.

Apakah terdapat pengaturan dalam organisasi untuk mendiskusikan masalah-masalah karyawan dengan serikat pekerja dan/atau kelompok pekerja lainnya?

XO - 30

ISO 9001 PAS 55

4.1.13.

Apakah terdapat prosedur untuk mengatur klaim asuransi?

XO - 15

4.2.

Perekrutan

ISO 9001

4.2.1.

Apakah organisasi mempunyai rencana perekrutan yang konsisten dengan strategi bisnis?

ISO 9001

4.2.2.

Apakah proses perekrutan termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. ISO 9001

4.2.3.


XO - 30

Part/Whole - 6/30

Penentuan kriteria pemilihan? Periklanan untuk menarik kandidat? Identifikasi calon karyawan untuk diwawancarai berdasarkan kriteria pemilihan? Pelaksanaan wawancara dan proses pemilihan? Penandatangan kontrak kepegawaian?

Apakah pengecekan secara memadai dilakukan untuk memeriksa riwayat pekerjaan calon karyawan?

98

XO - 15


Pedoman

Bukti

4.1.11.

Hal ini termasuk waktu berkendara, keselamatan dan keamanan pribadi, perlindungan kesehatan, saran-saran pemerintah mengenai tujuan perjalanan, perjalanan penerbangan kelas ekonomi atau bisnis, dan hal lain yang terkait.

4.1.12.

Hal-hal tentang pekerja termasuk ketentuan dan persyaratan terhadap ketenagakerjaan dan isu-isu lain yang bersangkutan.

4.1.13.

Hal ini dibutuhkan untuk menilai klaim, meminimalkan pembayaran jika perlu, dan mengatur kerugian secara umum yang ditimbulkan oleh hal ini.

4.2.1.

Rencana formal dibutuhkan dimana didalamnya termasuk perpindahan internal dan/atau penempatan kembali dan peninjauan secara berkala. Isu-isu lain yang harus dimasukkan kedalam strategi perekrutan termasuk kesamaan kesempatan (berdasarkan jenis kelamin, ras, kecacatan, dll.).

4.2.2.

Proses-proses seleksi menunjukkan bahwa uraian jabatan, peran jabatan, dan analisa kemampuan harus digunakan untuk menentukan kegiatan-kegiatan penyeleksian.

4.2.3.

Pemeriksaan dapat diselesaikan dengan surat, format standar, atau dengan telepon, jika diijinkan. Pemeriksaan ini harus bertujuan untuk meningkatkan kompetensi, standar tingkah laku, dan kesesuaian untuk pekerja.


99

4.

Sumber Daya Manusia

ISO 9001

4.2.4.

Apakah pengecekan secara memadai dilakukan untuk memeriksa validitas dari kualifikasi dan sertifikat / surat ijin calon karyawan?

XO - 15

ISO 9001

4.2.5.

Apakah organisasi menggunakan tes psychometric jika diperlukan?

XO - 15

ISO 9001

4.2.6.

Apakah organisasi menggunakan penilaian praktek terhadap kompetensi sebagai bagian dari proses wawancara dan seleksi?

PJ - 30

ISO 9001

4.2.7.

Apakah semua pekerja mendapatkan pemeriksaan kesehatan oleh paramedis professional sebelum diterima bekerja, termasuk:

1. 2. ISO 9001

4.2.8.

Kesehatan umum? Kemampuan fisik untuk pekerjaan tertentu?

Jika diperlukan, apakah ada sistem masa percobaan untuk personil baru, yang mencakup:

1. 2. 3.

Part/Whole - 6/18

Bantuan dalam mencapai tingkat kompetensi yang diinginkan, jika diperlukan? Tinjauan terhadap kinerja? Pengaturan untuk pemberhentian kepegawaian, jika diperlukan?


4.3.

Mengelola Kinerja Individu

ISO 9001

4.3.1.

Apakah para manajer lini bertemu secara berkala dengan karyawan untuk meninjau kinerja individu?

ISO 9001

4.3.2.

Apakah masukan dalam tinjauan kinerja individu mencakup:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/30

PJ - 75

Part/Whole - 15/45

Pengukuran kinerja kunci untuk periode sebelumnya? Rencana tindakan pribadi untuk periode sebelumnya? Kebutuhan pelatihan?

100


Pedoman

Bukti

4.2.4.

Semua perijinan atau sertifikat yang dibutuhkan untuk pekerjaan harus diverifikasi, jika mungkin dengan memeriksa “aslinya” sebelum penempatan pekerja. Juga surat-surat asli yang dikeluarkan organisasi tertentu harus diperiksa jika perlu. Apabila dianggap sesuai oleh fungsi sumber daya manusia salinan-salinan mungkin dapat diterima untuk menggantikan yang asli.

4.2.5.

Sangat penting untuk memastikan bahwa penggunaan tes diperlukan untuk pekerjaan tertentu dan tes tersebut dilakukan oleh orang yang berwenang. Orang ini juga harus menyediakan umpan balik dari hasil tes dari orang yang dites.

4.2.6.

0% - 50% Metode / teknik dari penilaian kompetensi dikhususkan dalam proses perekrutan. 50% - 100% Penilaian kompetensi digunakan.

4.2.7.

Ketentuan ini dibuat oleh ahli yang berwenang. Jika para pekerja kontrak yang digunakan untuk jangka menengah ke jangka panjang, pemeriksaan kesehatan sebelum bekerja mungkin dibutuhkan juga.

4.2.8.

Sistem ini akan menggunakan sistem pelatihan / ”coaching” (mengacu ke 8.6 Bimbingan / Coaching).

4.3.1.

25% Prosedur yang jelas akan merinci siapa yang diwawancarai oleh siapa dan dalam berapa lama. 25% Frekuensi pertemuan adalah sesuai. 25% Pertemuan yang terencana diadakan, dicatat, dan diatur dengan baik. 25% Sistem dimonitor secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa pertemuan-pertemuan dilakukan berdasarkan frekuensi yang ditentukan.

4.3.2.

Dapat termasuk pengukuran-pengukuran performa / kinerja pekerjaan tim, penghasilan / pendapatan, penjualan, kreativitas, inovasi, dll. Pengukuran kinerja dari individu seharusnya sejalan dengan yang dilakukan untuk kinerja bisnis (mengacu ke 1.2. Tujuan).


101

4.

Sumber Daya Manusia

ISO 9001

4.3.3.

Apakah rencana tindakan pribadi yang baru dikembangkan mengikuti tinjauan kinerja dan disetujui oleh individu dan manajer lini?

ISO 9001

4.3.4.

Apakah informasi dari tinjauan kinerja dikomunikasikan kepada:

1. 2.

XO - 30

Part/Whole - 9/18

Manajer Sumber Daya Manusia? Manajer Pelatihan?

ISO 9001

4.3.5.

Apakah hasil dari proses pengelolaan kinerja individu ditinjau secara berkala, untuk memastikan konsistensinya?

XO - 30

ISO 9001

4.3.6.

Apakah organisasi mempunyai proses perencanaan karir untuk personil yang tepat?

PJ - 15

4.4.

Penghargaan dan Tindakan Disiplin

4.4.1.

Apakah terdapat sistem untuk secara formal menghargai kinerja individu yang luar biasa?

PJ - 30

4.4.2.

Apakah terdapat sistem untuk membantu pekerja yang kinerjanya kurang baik?

PJ - 30

4.4.3.

Apakah ada sistem untuk mendisiplinkan para individu yang melanggar peraturan atau prosedur?

PJ - 30

102



Pedoman

Bukti

4.3.3.

Perencaan sesuai dengan kebutuhan perkembangan jangka pendek dan peninjauan perkembangan karir untuk memastikan kesesuaian antara individu dan harapan-harapan organisasi di masa depan.

4.3.4.

Informasi ini akan digunakan untuk tinjauan pembayaran / gaji, perencanaan kompetensi, perencanaan karir, dan perencanaan program pelatihan.

4.3.5.

Peninjauan harus dilaksanakan oleh tim, satu orang anggota seharusnya merupakan orang yang independen (orang yang tidak terlibat dalam sistem) dan seharusnya termasuk pemeriksaanpemeriksaan catatan dan wawancara-wawancara pribadi.

4.3.6.

50% Terdapat sistem perencanaan karir umum dan orang-orangnya telah dikenali untuk dimasukkan dalam sistem. 25% Rencana-rencana spesifik dikembangkan dengan dan untuk individu-individu. 25% Sistem perencanaan karir ditunjukkan untuk mendukung bisnis secara baik.

4.4.1.

Memberikan penghargaan positif terhadap kinerja yang baik terbukti melalui penelitian sebagai salah satu faktor yang penting dalam mendorong kinerja organisasi. Penghargaan positif memperkuat tingkah laku yang benar serta meningkatkan motivasi dan moral karyawan. Sistem Sumber Daya Manusia seharusnya ada untuk mendukung dan mendorong para manajer dalam memberikan penghargaan positif untuk kinerja yang baik pada level yang tepat pada seluruh organisasi. Mengacu ke 1.9. Komitmen Manajemen dan 8.7. Penghargaan. 25% Kriteria dikembangkan. 25% Metode untuk mengenali kinerja dapat ditunjukkan. 50% Sistem dapat digunakan dan terlihat memberi keuntungan terhadap bisnis.

4.4.2.

Mengacu ke 8.6. Bimbingan / Coaching 25% Kriteria dikembangkan. 25% Metode untuk mengenali kinerja dapat ditunjukkan. 50% Sistem dapat digunakan dan terlihat memberi keuntungan terhadap bisnis.

4.4.3.

Mengacu ke 9.7. Peraturan 25% Kriteria dikembangkan. 25% Ada prosedur untuk mendisiplinkan karyawan. 50% Sistem dapat digunakan dan terlihat memberi keuntungan terhadap bisnis.


103

4.

Sumber Daya Manusia

4.4.4.

Apakah organisasi memiliki prosedur untuk menangani keluhan internal?

XO - 30

4.4.5.

Apakah prosedur tersebut mencakup situasi “menolak untuk bekerja”?

XO - 15

4.5.

Meninggalkan Organisasi

4.5.1.

Apakah terdapat sistem untuk memberikan bantuan bagi personil yang keluar dari organisasi?

4.5.2.

Apakah personil yang keluar dari organisasi diwawancarai mengenai hal berikut:

1. 2.


Part/Whole - 3/18

Alasan meninggalkan organisasi? Persepsi mengenai organisasi?

4.5.3.

Apakah hal-hal yang didapat dari proses wawancara dibuat dalam bentuk rencana tindak lanjut?

4.5.4.

Apakah semua personil yang keluar dari organisasi jika perlu mendapatkan:

1. 2.

PJ - 30

XO - 15

Part/Whole - 8/16

Pemeriksaan kesehatan akhir pada saat keluar dari organisasi? Pemantauan kesehatan jangka panjang?

104


Pedoman

Bukti

4.4.4.

Ada prosedur resmi yang diketahui oleh semua orang.

4.4.5.

Untuk perlindungan terhadap manajer dan pekerja, organisasi seharusnya mempunyai sistem internal yang formal untuk para pekerja melakukan protes, atau melaporkan informasi tentang adanya masalah keselamatan, kesehatan, lingkungan atau paparan bahaya lainnya atau masalah kualitas, tanpa rasa takut. Proses ini bisa juga termasuk dalam acuan terhadap “Berhenti melakukan pekerjaan” atau “Penolakan untuk Bekerja.” “Q” mengacu ke hal-hal bersifat komersial, teknikal, atau perhatian kualitas pelanggan, contohnya prosedur yang hilang atau tidak ada kartu kerja / tugas untuk pekerjaannya.

4.5.1.

25% Sistem identifikasi awal terhadap orang yang akan meninggalkan organisasi. 25% Informasi pensiun sesuai dan tersedia. 25% Konsultasi keuangan dan kesejahteraan tersedia. 25% Kesehatan dan dukungan medis tersedia dan dokumentasi yang sesuai tersedia.

4.5.2.

Aspek-aspek yang termasuk dalam bagian wawancara pengunduran diri harus termasuk alasan mengundurkan diri, tinjauan terhadap peran dan tanggung jawab, beban kerja, pelatihan, gaya manajemen, penghargaan, dan keuntungan. ”HS” dan ”E” mengacu ke hal-hal kesehatan dan keselamatan, atau lingkungan. ”Q” mengacu ke hal-hal keuangan, komersial, atau teknikal.

4.5.3.

Untuk mendapatkan nilai, organisasi harus mendemonstrasikan bahwa setiap pembelajaran dari wawancara pengunduran diri telah dikomunikasikan (untuk tindak lanjut, jika diperlukan) ke bagian yang relevan (manajemen lini, HR, HSE, dll.).

4.5.4.

Tujuan dari pemantauan kesehatan adalah untuk: - Berperan sebagai organisasi yang bertanggung jawab terhadap pekerja-pekerja yang terpapar oleh bahaya kesehatan dengan potensi efek jangka panjang, contohnya asbestos, radiasi, dll.. - Perlindungan terhadap tuntutan retrospektif (dari kejadian masa lampau) untuk gangguan kesehatan. Di dalam beberapa kasus di beberapa negara hal ini dapat menjadi persyaratan hukum (mengacu ke 5.1. Peraturan-Peraturan). Untuk beberapa organisasi lain hal ini mungkin tidak berlaku.


105

ISO 9001 PAS 55 Seveso II OHS 18001

4.

Sumber Daya Manusia

4.6.

Manajemen Perubahan Organisasi

4.6.1.

Apakah tinjauan terhadap manajemen perubahan organisasi dilaksanakan untuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.


Pemecatan karyawan? Kehilangan personil kunci? Aktivitas perekrutan yang tidak melibatkan penggantian personil dengan kompetensi yang serupa? Re-organisasi manajemen? Pengenalan dari aktivitas / proses / produk / servis yang baru atau berubah? Akuisisi, merjer, dan divestment? Regulasi baru? Efek kumulatif dari perubahan minor? _________________?

ISO 9001 Seveso II OHS 18001 PAS 55

4.6.2.

Apakah sistem untuk manajemen perubahan organisasi digunakan secara luas?

OHS 18001 PAS 55 ISO 9001 Seveso II

4.6.3.

Apakah proses manajemen perubahan organisasi mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6. Seveso II ISO 9001 OHS 18001 PAS 55

4.6.4.

Part/Whole - 9/81

PJ - 60

Part/Whole - 6/36

Kategorisasi / prioritas perubahan? Penanggung jawab? Penilaian risiko? Tahapan persetujuan? Pengendalian tindakan? Penilaian akhir?

Apakah setiap peninjuan dilakukan oleh tim yang tepat termasuk ahliahli yang relevan dan kompeten?

106

PJ - 45


Pedoman

Bukti

4.6.1.

Analisis terstruktur seharusnya dibuat berdasarkan perubahan organisasi yang dapat secara signifikan berdampak terhadap profil risiko dari fasilitas. Hal ini seharusnya termasuk, perubahan pola pergantian regu, mengurangi / menghilangkan pekerja, perpindahan dari yang bertanggung jawab ke kontraktor, dan pergantian individuindividu kunci atau tim.

4.6.2.

0% - 25% Sistem tersedia dan direncanakan untuk digunakan terhadap semua hal yang disebutkan dalam 4.6.1. 25% - 100% Sistem baru-baru ini sudah digunakan dan diterapkan secara baik dan menyeluruh.

4.6.3.

Penanggung jawab biasanya adalah Manajer Proyek (mengacu ke 6.1. Koordinasi Proyek). Penilaian risiko, tahap persetujuan, dan pengendalian tindakan dapat termasuk perincian persiapan dan komunikasi dengan para pekerja.

4.6.4.

Mengacu ke 6.2. Perencanaan Proyek. 25% Sistem untuk membentuk tim yang sesuai digunakan. 25% Tim termasuk individu-individu yang berkompeten mewakili stakeholder yang berbeda. 25% Tim atau semua anggota bebas untuk menjalankan peran efektif dalam peninjauan tersebut. 25% Dimonitor dan ditinjau secara baik.


107

Seveso II PAS 55 ISO 9001 OHS 18001

4.

Sumber Daya Manusia

4.6.5.

Apakah ada sistem yang digunakan untuk memastikan hal-hal berikut diperbaharui pada saat terjadi perubahan dalam organisasi:

1. 2. 3. 4. 5. PAS 55 ISO 9001 Seveso II OHS 18001

Baker PAS 55

Part/Whole - 12/60

Tanggung jawab? Uraian jabatan / job description? Profil-profil peran / tugas? Prosedur-prosedur manajemen? Analisa kebutuhan pelatihan?

4.6.6.

Apakah terdapat prosedur untuk mengelola pemberitahuan perubahan organisasi yang menjamin penyampaian informasi kepada para stakeholder dilakukan tepat waktu?

4.7.

Sumber Daya Manusia untuk Keselamatan Proses

4.7.1.

Apakah uraian peran / jabatan mencakup dan mempertimbangkan topik-topik keselamatan proses untuk personil yang relevan?

108

XO - 15


XO - 30


Pedoman

Bukti

4.6.5.

1. Mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab. 2. Mengacu ke 4.1. Sistem Sumber Daya Manusia. 3. Mengacu ke 4.1. Sistem Sumber Daya Manusia. 4. Mengacu ke 1.6. Proses Bisnis. 5. Mengacu ke 7.1. Sistem Pelatihan.

4.6.6.

Komunikasi external dibutuhkan seimbang dibandingkan kebutuhan komunikasi internal ketika memberikan penilaian terhadap pertanyaan ini.

4.7.1.

Sebagai tambahan terhadap uraian jabatan, ada pentingnya untuk menetapkan karakteristik orang yang memegang sebuah posisi. Profil peran / jabatan adalah garis besar dari kompetensi teknik yang diperlukan, pengalaman, daya tahan, dan karakteristik personal untuk posisi yang tertentu. Dokumen ini bermanfaat pada saat perekrutan, menyediakan kriteria untuk mengenali kandidat yang berpotensi. Personil yang relevan sangat penting untuk manajemen keselamatan proses, termasuk mereka yang mempunyai pengaruh terhadap: - Penilaian risiko keselamatan proses. - Pengelolaan barier keselamatan proses (orang, pabrik, dan prosesproses manajemen). - Pengendalian terhadap perubahan pabrik, manajemen proses, dan orang. - Respon terhadap keadaan darurat dan manajemen krisis. Dalam sistem sumber daya manusia tertentu, deskripsi atau uraian pekerjaan dan profil peran / jabatan akan dimasukkan kedalam satu dokumen.


109

4.

Sumber Daya Manusia

PAS 55 Baker

4.7.2.

Apakah ada proses perekrutan untuk mendukung sumber daya keselamatan proses?

PJ - 60

PAS 55 Baker

4.7.3.

Apakah terdapat skema kompetensi teknikal untuk keselamatan proses?

PJ - 90

Baker PAS 55

4.7.4.

Apakah ada sistem untuk mengelola kinerja individu dari orang yang memegang posisi / jabatan keselamatan proses?

XO - 30

PAS 55 Baker

4.7.5.

Apakah organisasi mempunyai sistem untuk mempertahankan kompetensi-kompentesi keselamatan proses utama yang terdiri dari:

Part/Whole - 18/72

1. 2. 3. 4.

Identifikasi individu dengan kompetensi utama? Penilaian risiko terhadap bisnis dari kehilangan para individu dengan kompetensi utama? Mempertahankan individu dengan kompetensi utama? Pelaksanaan dari rencana suksesi?

110


Pedoman 4.7.2.

Bukti

Analisa kebutuhan perekrutan harus mempertimbangkan: - Kemampuan teknikal yang diperlukan. - Rencana suksesi. - Strategi bisnis (misalnya akuisisi, merger). Proses perekrutan harus meliputi: - Penetapan kriteria seleksi. - Periklanan untuk menarik kandidat. - Identifikasi kandidat untuk wawancara berdasarkan kriteria seleksi. - Penandatangan kontrak tenaga kerja. Wawancara harus meliputi personil dengan kompetensi tertentu untuk melaksanakan penilaian kemampuan para calon karyawan. 0%-30% Penilaian kebutuhan perekrutan telah dilakukan. 30%-60% Terdapat perencanaan perekrutan. 60%-80% Terdapat proses perekrutan. 80%-100% Proses perekrutan yang dibutuhkan telah dipenuhi.

4.7.3.

Salah satu aspek penting dari penilaian kompetensi adalah sikap dari orang tersebut. Hal ini merupakan kemampuan mereka untuk menerapkan pengalaman dan pelatihan yang mereka dapatkan dalam kegiatan sehari-hari termasuk kejadian yang tidak normal. 0-25% Pengetahuan akan keselamatan proses, kemampuan, dan sikap dari individu dipertimbangkan dalam penilaian. 25%-50% Kompetensi individu dibandingkan terhadap standarstandar / harapan-harapan yang telah ditetapkan (misalnya profil peran / jabatan). 50%-75% Penilaian dilaksanakan oleh orang dianggap kompeten dibeberapa bidang. 75%-100% Profil / matriks kompetensi untuk organisasi didokumentasikan merangkum kompetensi dari masing-masing personil.

4.7.4.

20% Rencana tindakan pribadi ditetapkan untuk semua posisi / jabatan yang memiliki dampak kesalamatan proses. 20% Para manajer lini bertemu dengan para karyawan secara berkala untuk meninjau kinerja individu. 20% Sistem peninjauan mengukur kinerja kunci, rencana tindakan pribadi, penilaian kompetensi untuk periode-periode sebelumnya. 20% Tindakan untuk pengembangan pribadi dan perbaikan kinerja telah didokumentasikan. 20% Tindakan menunjukkan kebutuhan-kebutuhan pelatihan telah didokumentasikan.

4.7.5.

Industri proses adalah industri dengan pengetahuan yang intensif. Dalam organisasi, kehilangan individu kunci memberi kesulitan untuk mengganti kompetensinya, dan menimbulkan risiko besar dalam keselamatan proses. Hal ini sangat terasa untuk perusahaan yang mempunyai tenaga kerja yang sudah tua. Risiko terhadap bisnis dari kehilangan individu kunci harus dinilai terhadap biaya dan risiko untuk mempekerjakan kontraktor untuk menyediakan kompetensi yang dibutuhkan jika hal ini tersedia. Kebijakan formal untuk mempertahankan para individu kunci harus ada, dan harus terdapat perencanaan pergantian.


111

4.

Sumber Daya Manusia Total Poin untuk:Sumber Daya Manusia

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Sumber Daya Manusia: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

112


Pedoman

Bukti


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

4.1

444

444

0

4.2

183

183

0

4.3

213

213

0

4.4

135

135

0

4.5

79

79

0

4.6

297

297

0

4.7

282

282

0

TOTAL

1633

1633

0


113

114


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 5 - Jaminan Pemenuhan Masyarakat mengharapkan standar kinerja yang semakin tinggi dalam hal kesehatan, keselamatan, dan lingkungan, yang dicerminkan oleh meningkatnya peraturan-peraturan yang harus dipenuhi. Setiap organisasi membutuhkan sistem untuk mengidentifikasi peraturan-peraturan yang relevan, kode-kode dan standar-standar, serta menilai dampaknya terhadap bisnis. Keamanan informasi sangat penting untuk memastikan pemenuhan terhadap standar internal dan eksternal. Harapan-harapan dari masyarakat juga menginginkan standar yang tinggi dalam mengurus pekerjaan terhadap seluruh putaran kehidupan produk dimulai dari desain hingga pembuangan.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

5.1.

Peraturan-Peraturan

276

5.2.

Wewenang Eksternal untuk Beroperasi

195

5.3.

Kode-Kode dan Standar Industri

180

5.4.

Pelaporan kepada Pihak yang Berwenang

100

5.5.

Keamanan Informasi

210

5.6.

Product Stewardship

363

5.7.

Penilaian Pemenuhan

237

5.8.

Peraturan Keselamatan Proses

5.9.

Keamanan Informasi Proses

45 108



1714

115

5.

Jaminan Pemenuhan Nilai Proses: (1714Poin)


5.1.

Peraturan-Peraturan

OHS 18001 ISO 14001 ISO 31000 ISO 9001 PAS 55

5.1.1.

Apakah ada sistem untuk mengidentifikasi persyaratan-persyaratan hukum yang terkait?

PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001

5.1.2.

Apakah sistem tersebut mencakup persyaratan-persyaratan mengenai:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

PJ - 74

Part/Whole - 9/54

Kesehatan dan keselamatan? Perlindungan terhadap lingkungan Kepegawaian / Tenaga Kerja? Perdagangan? Manajemen Informasi? ______________?

OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001 PAS 55

5.1.3.

Apakah sistem tersebut menentukan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi? (Jika tidak, lanjutkan ke 15.1.6.)

PJ - 44


5.1.4.

Apakah informasi mengenai peraturan-peraturan dikomunikasikan secara efektif kepada personil yang terkait?

PJ - 60

116


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:


5.1.1.

25% Daftar lengkap dari semua peraturan yang terkait telah dikumpulkan. 50% Orang-orang ahli digunakan untuk mengidentifikasi peraturanperaturan yang terkait. 25% Daftar peraturan-peraturan diatur untuk dimanfaatkan oleh pemilik proses (atau yang setara).

5.1.2.

Contoh peraturan-peraturan dari kategori berikut adalah: 1. Kesehatan dan keselamatan – tanggung jawab organisasi, kebijakan, penilaian risiko, pencatatan, pelaporan, standar tempat kerja, bahaya-bahaya tempat kerja, bahaya-bahaya operasional, penempatan barang dan material, pengiriman barang-barang berbahaya, kesejahteraan dan kesehatan pekerja, akses ke gedung, keselamatan api, dan asuransi. 2. Lindungan lingkungan – kebijakan, standar lingkungan, pelaporan. 3. Memperkerjakan orang – kontrak pekerja, pembayaran, kesempatan yang sama, penggunaan kontraktor, waktu kerja, pensiun, prosedur disiplin, pemecatan. 4. Perdagangan – iklan, harga, perencanaan, pendatangan barang, pengiriman barang, perijinan. 5. Informasi manajemen – perlindungan data dan kerahasiaan. Daftar diatas tidak termasuk peraturan-peraturan keuangan dan pajak yang harus dipatuhi organisasi, yang secara normal tidak dimasukan kedalam ruang lingkup penilaian ISRS. Organisasi juga harus mengidentifikasi kode-kode praktek yang dituliskan yang sesuai untuk mendukung penerapan peraturan yang relevan.

5.1.3.

40% Dampak terhadap bisnis, orang, dan lingkungan dinilai. 20% Dampak diprioritaskan dan diberi implikasi biayanya. 40% Strategi, rencana bisnis, dan prosedur ditinjau dan diperbaharui seperlunya.

5.1.4.

25% Persyaratan-persyaratan yang relevan telah diidentifikasi untuk grup atau individual. 25% Persyaratan-persyaratan umum yang berlaku untuk semua personil telah dikomunikasikan secara efektif untuk semua. 25% Persyaratan-persyaratan khusus telah dikomunikasikan secara efektif kepada individu atau kelompok tertentu dengan baik. 25% Kesadaran persyaratan peraturan-peraturan dipromosikan secara berkala melalui media yang tersedia (mengacu kepada 8.4. Rapat Kelompok , 8.8. Promosi Kampanye).


117

5.

Jaminan Pemenuhan


5.1.5.

Apakah ada sistem untuk mengetahui peraturan hukum yang akan timbul?

XO - 30


5.1.6.

Apakah organisasi ikut berperan serta dalam pembuatan peraturan baru?

XO - 14

5.2.

Wewenang Eksternal untuk Beroperasi

ISO 14001 PAS 55 Seveso II OHS 18001

5.2.1.

Apakah ada sistem untuk mengidentifikasi otorisasi-otorisasi (ijin-ijin) eksternal untuk beroperasi?

PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 Seveso II

5.2.2.

Apakah sistem tersebut menentukan:

1. 2. Seveso II ISO 14001 OHS 18001 PAS 55

5.2.3.


PJ - 75

Part/Whole - 10/60

Daftar dari wewenang-wewenang eksternal? Perincian persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi?

Apakah sistem tersebut memastikan bahwa persyaratan ijin-ijin eksternal dapat dipenuhi?

118

XO - 60


Pedoman 5.1.5.

Bukti

Kegiatan ini mungkin menjadi tantangan bagi organisasi untuk pencapaiannya. Banyak organisasi mendaftar kepada pelayanan pihak ketiga untuk tetap mendapatkan informasi mengenai perubahan terhadap peraturan-peraturan yang relevan. Beberapa badan pemerintah menyediakan layanan ini. Untuk mendapatkan nilai, organisasi juga harus mengkomunikasikan peraturan-peraturan yang akan muncul kepada personil yang sesuai. Hal-hal terkait dengan peraturan baru harus juga diidentifikasi pada kegiatan ini.

5.1.6.

Keanggotaan sebagai badan penasehat peraturan, yang sering kali berhubungan dengan perkumpulan industri, biasanya diberi nilai untuk pertanyaan ini, sama seperti keterlibatan langsung dengan badan-badan yang membuat peraturan-peraturan.

5.2.1.

Badan otorisasi eksternal untuk mengoperasi termasuk semua perijinan, setifikat, atau pengeluaran ijin oleh badan yang berwenang untuk menyetujui pengoperasian. Contohnya termasuk ijin yang berhubungan dengan lingkungan, pengangkatan barang, alat angkut, kendaraan, bejana tekan, peralatan bertekanan, dan sistem-sistem sumber kekuatan / tenaga. Mutu mengacu kepada komersial atau teknikal kewenangan eksternal yang mungkin dibutuhkan contohnya ijin perdagangan, ijin kendaraan, ijin mengendarai, kewajiban asuransi, dan ijin perminyakan. 70% Daftar lengkap dari kewenangan eksternal yang terkait telah dikumpulkan (dibuat). 30% Keahlian yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi otorisasi eksternal yang terkait.

5.2.2.

Agar efektif, ijin operasi harus baru dan masih berlaku. Sistem harus memastikan bahwa perubahan dalam hal penerapan harus dikirim tepat waktu. Ijin khusus yang diperlukan untuk melakukan operasi diluar dari persyaratan yang ditentukan harus diidentifikasi.

5.2.3.

Pengaturan persyaratan meliputi: batasan operasional, persyaratan komunikasi, kapan harus memberitahu perubahan terhadap proses misalnya.


119

5.

Jaminan Pemenuhan

5.3.

Kode-Kode dan Standar Industri

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55

5.3.1.

Apakah organisasi sudah mengidentifikasi kode-kode dan standarstandar industri untuk memenuhi kebutuhan bisnis?

ISO 9001 PAS 55 OHS 18001 ISO 14001

5.3.2.

Apakah kode-kode dan standar-standar industri yang telah diidentifikasi mencakup:

1. 2. 3. 4. 5.


PJ - 45

Part/Whole - 2/30

Konstruksi, pembelian, dan pemeliharaan aset-aset? Proses-proses produksi? Sertifikasi Produk Sertifikasi Sistem Manajemen? _______________________?

PAS 55 ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001

5.3.3.

Apakah sistem tersebut menentukan persyaratan-persyaratan dalam organisasi untuk memenuhi kode-kode dan standar-standar yang telah diidentifikasi?

PJ - 45

OHS 18001 ISO 9001 PAS 55 ISO 14001

5.3.4.

Apakah ada sistem untuk mengetahui kode-kode dan standar-standar yang akan muncul?

XO - 15

ISO 9001 OHS 18001 PAS 55 ISO 14001

5.3.5.

Apakah informasi mengenai kode-kode dan standar-standar dikomunikasikan secara efektif kepada personil yang terkait?

PJ - 30

120


Pedoman

5.3.1.

Bukti

Kode-kode dan standar-standar industri merupakan standar sukarela yang telah dikembangkan oleh badan peraturan profesional, asosiasi industri, grup standar nasional atau internasional untuk menyediakan pedoman untuk praktek terbaik. Contoh dari kode-kode dan standarstandar industri termasuk: British Standards, ASME Standard, ISRS, ISO Standard, EFQM, dll. 25% Pendekatan kelompok internal untuk mengidentifikasi kodekode dan standar-standar yang berpotensi dan memastikan kodekode dan standar-standar yang sudah ada digunakan. 50% Semua kode dan standar yang sudah ada ditinjau untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan bisnis. 25% Kode-kode dan standar-standar dialokasikan pada pemilik proses (atau setaranya).

5.3.2.

Kode-kode dan standar-standar ini telah diidentifikasi dalam pertanyaan 5.3.1. Daftar disajikan untuk memastikan bahwa semua kategori yang diterapkan telah dicakup dan dalam hal tertentu semua persyaratan bisnis memenuhi kategori-kategori yang relevan.

5.3.3.

50% Dampak terhadap bisnis, orang, dan lingkungan dinilai. 25% Dampak diprioritaskan dan diberi implikasi biayanya. 25% Strategi, rencana bisnis, dan prosedur ditinjau dan diperbaharui seperlunya.

5.3.4.

Banyak organisasi mendaftar pada jasa pihak ketiga untuk menjaga mereka tetap terdepan dalam perubahan. Untuk mendapatkan nilai, organisasi juga harus mengkomunikasikan peraturan-peraturan yang akan muncul kepada personil yang sesuai.

5.3.5.

25% Persyaratan-persyaratan yang relevan telah diidentifikasi untuk grup atau individual. 25% Persyaratan-persyaratan umum yang berlaku untuk semua personil telah dikomunikasikan secara efektif untuk semua. 25% Persyaratan-persyaratan khusus telah dikomunikasikan secara efektif kepada individu atau kelompok tertentu dengan baik. 25% Kesadaran persyaratan peraturan-peraturan dipromosikan secara berkala melalui media yang tersedia (mengacu ke 8.4. Rapat Kelompok, 8.8. Kampanye Promosi).


121

OHS 18001 ISO 9001 PAS 55 ISO 14001

OHS 18001 ISO 14001 PAS 55

5.

Jaminan Pemenuhan

5.3.6.

Apakah organisasi ikut berperan serta dalam pembuatan kode dan standar baru?

5.4.

Pelaporan kepada Pihak yang Berwenang

5.4.1.

Apakah pelaporan kepada pihak berwenang mencakup:

1. 2. 3. OHS 18001 ISO 14001 PAS 55

5.4.2.

PAS 55


5.5.1.

Apakah fasilitas untuk memproses informasi mencakup:

Part/Whole - 15/45

Kontrol secara fisik untuk masuk ke area? Suplai sumber energi yang memadai? Pengendalian terhadap media komputer yang dapat dipindahkan?

Apakah sistem teknologi informasi mencakup:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 4/40

Hal-hal yang akan dilaporkan? Kapan akan dilaporkan? Metode / fomat pelaporan? Tanggung jawab individu untuk melaporkan? Verifikasi bahwa laporan-laporan sudah diterima?

Keamanan Informasi

5.5.2.

Part/Whole - 10/60

Operasi-operasi yang terencana? Perubahan-perubahan yang terencana yang wajib dilaporkan? Kejadian yang tidak diinginkan?

5.5.

1. 2. 3. PAS 55


Apakah sistem pelaporan kepada yang berwenang menjelaskan:

1. 2. 3. 4. 5.

XO - 15

Part/Whole - 18/72

Back–up rutin informasi ke lokasi yang aman? Perlindungan terhadap virus dan software yang buruk? Pemantauan terhadap Sistem? Pengendalian keamanan untuk bekerja dari rumah dan penggunaan komputer yang bersifat mobile (diluar kantor)?

122


Pedoman

Bukti

5.3.6.

Keanggotaan asosiasi industri yang terkait dan badan penasehat biasanya diberikan nilai untuk pertanyaan ini.

5.4.1.

Operasi-operasi yang terencana termasuk kegiatan yang mencakup farmasi, ledakan, dan bahaya-bahaya besar. Perubahan-perubahan yang terencana bisa juga termasuk hal-hal seperti sertifikat-sertifikat yang terkait dengan perlindungan terhadap api.

5.4.2.

Sistem pelaporan biasanya ditentukan oleh pihak yang berwenang tetapi sistem resmi untuk mengirim dan menerima pemberitahuan penerimaan laporan, jika diperlukan, bisa menjadi sangat penting.

5.5.1.

Area yang dilindungi tidak hanya termasuk perlindungan keamanan tetapi juga pengaturan suhu dan kelembaban. Sumber tenaga / power juga termasuk pengaturan untuk keadaan darurat.

5.5.2.

Praktek yang terbaik harus dijalankan setiap saat untuk memonitor dan mengendalikan, dan nilai tidak akan diberikan kecuali jika hal-hal baru juga diterapkan sesegera setelah teknologi baru tersedia. Mengacu ke 2.5. Kearsipan.


123

PAS 55

5.

Jaminan Pemenuhan

5.5.3.

Apakah ada pengendalian terhadap akses yang mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PAS 55

5.5.4.

Pendaftaran pemakai sistem dan hak-hak akses? Sistem penggunaan password? Prosedur terminal log-on? Akses terhadap jaringan / network? Pembuktian keaslian pemakai sistem untuk sambungan eksternal? Pengendalian-pengendalian time-out dan pengguna yang tidak ada di tempat? _______________________?

Apakah terdapat sistem untuk meninjau pengendalian akses:

1. 2.

Part/Whole - 9/63

Part/Whole - 15/30

Setelah terjadinya kegagalan sistem keamanan? Secara berkala?


5.6.

Product Stewardship

ISO 9001

5.6.1.

Apakah analisa siklus kehidupan (life cycle analysis) dilakukan untuk semua kategori produk?

PJ - 60

ISO 9001

5.6.2.

Apakah ada orang yang ditugaskan untuk bertanggung jawab terhadap keseluruhan siklus kehidupan tiap kategori produk?

XO - 30

124


Pedoman

Bukti

5.5.3.

Praktek terbaik harus tersedia setiap waktu sebelum nilai diberikan untuk pertanyaan ini.

5.5.4.

Nilai seharusnya tidak diberikan untuk kemudahan akses sistem kecuali jika tinjauan berkala terhadap kefektifan sistem telah dilakukan dan teknologi baru telah disediakan sesegera mungkin. Mengacu kepada 13.1. Sistem Belajar dari Kejadian dan 13.10. Analisa Kejadian.

5.6.1.

Product Stewardship merupakan tanggung jawab dan manajemen etik terhadap aspek kesehatan, keselamatan, dan mutu dari suatu produk melalui keseluruhan siklus kehidupannya (misalnya mulai dari tahap penemuan sampai ke tahap pembuatannya serta selama penggunaannya dan pembuangannya). Analisa siklus kehidupan adalah suatu teknik yang mempertimbangkan manfaat, biaya, dan risiko dari siklus kehidupan dari suatu produk atau jasa. Prinsip siklus kehidupan mempertimbangkan baik dampak lokal maupun global. Analisa siklus kehidupan menilai dampak kesehatan, keselamatan, dan lingkungan dari produk selama tahap kehidupan produk tersebut, mulai dari pengambilan bahan baku, berlanjut hingga tahap pemrosesan dan pembuatan semua bahan masukan dan produk akhir, distribusi, penggunaan dan pembuangan. Analisa siklus kehidupan bertujuan untuk mengkuantifikasikan dampak siklus kehidupan dari suatu produk. 40% Penilaian termasuk bahan baku, produk, dan komponennya. 25% Penilaian termasuk pembuatan, pengemasan, pendistribusian, pemasangan, penggunaan, dan akhir siklus kehidupan (pembuangan). 25% Penilaian dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang berkompeten. 10% Proses-proses penilaian ditinjau secara berkala.

5.6.2.

Orang-orang dan kelompok yang bertanggung jawab harus mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang cukup. Orang yang bertanggung jawab terhadap produk biasanya akan mempunyai hubungan dengan organisasi dan juga pasar. Mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab.


125

ISO 9001

5.

Jaminan Pemenuhan

5.6.3.

Apakah hal-hal berikut dipertimbangkan pada saat produk atau jasa baru diluncurkan:

1. 2. 3. 4. 5. ISO 9001

5.6.4.

Waktu (kapan)? Strategi geografis (dimana)? Target yang berpotensi (kepada siapa)? Strategi pemasaran (bagaimana)? _______________________?

Apakah ada sistem untuk mengelola persyaratan-persyaratan produk tertentu dari negara-negara dimana produk itu dijual, seperti dibawah ini:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Part/Whole - 6/30

Part/Whole - 6/42

Bahan-bahan yang dipilih untuk produk dan kemasannya? Desain produk dan proses? Pelabelan? Penggunaan kembali / Reuse? Daur ulang? Pembuangan? _______________________?

ISO 9001

5.6.5.

Apakah pengendalian risiko untuk semua kategori produk dikomunikasikan kepada para pengguna?

XO - 45

ISO 9001

5.6.6.

Apakah terdapat sistem untuk mengetahui bahwa rencana para pelanggan untuk penggunaan produk konsisten dengan spesifikasi produk?

XO - 30

ISO 9001

5.6.7.

Apakah ketentuan jasa pelanggan mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Part/Whole - 6/36

Literatur produk? Prosedur pertanyaan dari pelanggan? Prosedur keluhan pelanggan? Sistem komunikasi yang cepat untuk data produk yang baru? Kunjungan pelanggan yang direncanakan? Daftar kontak dari semua pelanggan?

126


Pedoman

Bukti

5.6.3.

Bukti dari penilaian resmi dibutuhkan.

5.6.4.

Organisasi harus memperagakan bagaimana mengumpulkan informasi peraturan-peraturan produk dan bagaimana pengaturan kepatuhannya pada setiap tahapan.

5.6.5.

Komunikasi pengendalian risiko kepada semua pengguna yang terkait memerlukan pengetahuan yang lengkap tentang bahasa dan budaya mereka, sehingga mungkin melibatkan agen di negara yang berbeda serta spesifikasi teknik yang jelas. Mengacu ke 1.7. Risiko Bisnis.

5.6.6.

Penelitian yang detail terhadap pasar di tiap negara penting dilakukan untuk menentukan sampai dimana rencana penggunaan produk konsisten dijalankan dengan spesifikasi tekniknya. Kadang-kadang isu teknikal menjadi sangat penting dimana pun produk tersebut digunakan. Penyedia bahan kimia yang berbahaya diharuskan memberikan jaminan bahwa pengguna dapat menangani produk mereka dengan aman. Jika ini tidak dilakukan, produk sebaiknya tidak dijual.

5.6.7.

1. Termasuk informasi tanggung jawab terhadap produk. Mengacu kepada 13.1. Sistem Belajar dari Kejadian dan 13.5. Keluhan.


127

5.

Jaminan Pemenuhan

ISO 9001

5.6.8.

Ketika produk dan proses yang berlisensi dipasarkan, apakah dampaknya sudah dinilai?

ISO 9001

5.6.9.

Apakah hasil dari penilaian dampak digunakan untuk membuat pengendalian yang memadai terhadap proses dan produk yang berlisensi, termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ISO 9001

5.6.10.

2.

OSHA 1910 PAS 55 ISO 31000 OHS 18001 ISO 14001

Part/Whole - 3/18

Masalah-masalah yang diidentifikasi selama pemasangan dan pengunaan? Potensi risiko terhadap pelanggan?


5.7.

Penilaian Pemenuhan

5.7.1.

Apakah organisasi memantau ketidakpatuhan terhadap peraturanperaturan melalui peninjauan kembali dari kegiatan rutin berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Part/Whole - 6/42

Pembelian bahan dan komponen produk? Proses-proses manufaktur? Bahan-bahan kemasan? Pemasangan dan penggunaan? Pengaturan pemindahan / transportasi? Dukungan pelanggan? Waktu kadaluarsa?

Apakah terdapat sistem untuk mengkomunikasikan pembelajaran kepada para pelanggan, terkait dengan:

1.

XO - 30

Part/Whole - 9/72

Hasil audit? Inspeksi aset? Catatan pemeliharaan? Inspeksi kondisi umum? Laporan-laporan kejadian? Analisa kejadian? _______________________? _______________________?

128


Pedoman 5.6.8.

Bukti

Meminta orang lain untuk menggunakan proses yang dikembangkan oleh organisasi atau membuat produknya membutuhkan pengendalian yang sama seperti jika proses tersebut dilakukan oleh organisasi atau produk tersebut dibuat langsung oleh organisasi. Bisnis dilindungi dengan perijinan, namun perlindungan tersebut juga ditingkatkan dengan menerapkan pengendalian siklus kehidupan seperti yang disebutkan diatas. Perijinan harus dinilai secara terpisah untuk memastikan hal ini tidak terlewatkan dan untuk mengutamakan akuntibilitas dan tanggung jawab tidak bisa diberikan secara menyeluruh hanya dengan menggunakan pendekatan yang berbeda untuk memproses dan membuat.

5.6.9.

Bukti dari pendekatan sistematik resmi diharuskan. 2. Terutama penggunaan dari teknologi proses.

5.6.10.

Ini merupakan sistem resmi yang dioperasikan dalam jangka waktu yang tidak terbatas (mengacu ke 13.10. Analisa Kejadian).

5.7.1.

Proses yang menyeluruh penting untuk menggambarkan dari beberapa sumber informasi untuk memastikan kepatuhan. Peninjauan prosesnya sendiri harus dimonitor untuk menetapkan frekuensi pelaksanaan yang efektif. 1. Audit internal dan eksternal (mengacu ke 14.10. Audit). Kegiatan-kegiatan rutin lainnya untuk memeriksa kepatuhan bisa termasuk: monitoring kesehatan dan kebersihan, monitoring lingkungan, observasi tugas, observasi tingkah laku, peninjauan kontrak (aspek hukum), peninjauan kinerja kontraktor, dan survey persepsi (mengacu ke 5.1. Peraturan).


129

5.

Jaminan Pemenuhan

OHS 18001 PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910 ISO 31000

5.7.2.

Apakah organisasi memantau ketidakpatuhan terhadap Otorisasi Eksternal untuk Beroperasi melalui peninjauan kembali aktivitas rutin yang dijelaskan pada pertanyaan 5.7.1.?

PJ - 45

ISO 14001 ISO 31000 OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

5.7.3.

Apakah organisasi memantau ketidakpatuhan terhadap kode-kode dan standar industri melalui peninjauan kembali aktivitas rutin yang dijelaskan pada pertanyaan 5.7.1.?

PJ - 45

ISO 14001 OHS 18001 PAS 55 ISO 31000 OSHA 1910

5.7.4.

Ketika ketidakpatuhan terhadap peraturan, Otorisasi-otorisasi Eksternal untuk Beroperasi, Kode-kode dan Standar Industri tidak bisa dipantau melalui kegiatan rutin, apakah audit / inspeksi contoh (“sampling”) dilakukan untuk menentukan pemenuhannya?

PJ - 30

PAS 55 ISO 14001 ISO 31000 OSHA 1910 OHS 18001

5.7.5.

Apakah organisasi memastikan bahwa tindakan perbaikan dilakukan untuk mengatasi ketidakpatuhan?

XO - 45

5.8.

Peraturan Keselamatan Proses

5.8.1.

Apakah ada sistem yang digunakan untuk mengidentifikasi persyaratan-persyaratan hukum yang terkait dan wajib untuk keselamatan proses?

130


PJ - 45


Pedoman 5.7.2.

Bukti

Sistem penilaian yang sama seperti yang digunakan dalam 5.7.1. dapat juga digunakan untuk menjawab pertanyaan ini. Penilaian jenis “PJ” harus mencerminkan keefektifan dari kegiatan yang ada pada daftar tersebut. Mengacu ke 5.2. Wewenang Eksternal Untuk Beroperasi.

5.7.3.

Sistem penilaian yang sama seperti yang digunakan dalam 5.7.1. dapat juga digunakan untuk menjawab pertanyaan ini. Penilaian jenis “PJ” harus mencerminkan keefektifan dari kegiatan yang ada pada daftar tersebut. Mengacu ke 5.3. Kode-Kode dan Standar-Standar Industri.

5.7.4.

50% Perbedaan dikenali dan diprogramkan dalam bentuk jadwal inspeksi / audit contoh. 50% Inspeksi / audit contoh dilakukan tepat pada jadwalnya.

5.7.5.

Sistem tindak lanjut dapat dihubungkan dengan sistem penelusuran tindak lanjut dalam 2.3. Penelusuran Tindak Lanjut.

5.8.1.

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk membangun sistem yang digambarkan dalam sub-proses 5.1. dan difokuskan pada peraturanperaturan terkait keselamatan proses. Sebagai contoh, ada peraturan yang mempunyai hubungan langsung, seperti OSHA 1910.119 dan Seveso II Directive. Peraturan-peraturan terkait lainnya harus juga ditangkap, seperti “Regulasi untuk Pendaftaran, Penilaian, Otorisasi, dan Pembatasan terhadap Bahan Kimia” (REACH) di Eropa. 25% Daftar lengkap dari semua peraturan yang terkait telah dikumpulkan. 50% Orang-orang ahli digunakan untuk mengidentifikasi peraturanperaturan yang terkait. 25% Daftar peraturan-peraturan diatur untuk dimanfaatkan oleh pemilik proses (atau yang setara).


131

5.

Jaminan Pemenuhan

5.9.

Keamanan Informasi Proses

5.9.1.

Apakah pengendalian akses disediakan untuk untuk pengendalian proses dan sistem pemadaman (shut-down) yang terdiri dari:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 5.9.2.


Part/Whole - 9/63

Pendaftaran pemakai sistem dan hak-hak akses? Sistem penggunaan password? Prosedur terminal log-on? Akses terhadap jaringan / network? Pembuktian keaslian pemakai sistem untuk sambungan eksternal? Pengendalian-pengendalian time-out dan pengguna yang tidak ada di tempat? _______________________?

Apakah data-data proses yang kritikal disimpan (back-up) secara berkala pada lokasi yang aman?

Total Poin untuk:Jaminan Pemenuhan

PJ - 45

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Jaminan Pemenuhan: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

132


Pedoman

Bukti

5.9.1.

Termasuk Sistem Kontrol Proses (Process Control Systems), Sistem Pemadaman Darurat (Emergency Shutdown Systems), dan keselamatan yang terkait dengan sistem komunikasi. Fokus dari pertanyaan ini adalah memastikan bahwa sistem tersebut tidak rentan terhadap akses yang tidak berwenang seperti penyusupan (hacking).

5.9.2.

Hal ini termasuk keluaran dari Kontrol Proses & Sistem Pemadaman Darurat untuk memulai kembali system setelah kehilangan data, dan kemudian untuk kepentingan analisa dan investigasi. 0-50% Back-up untuk parameter-parameter proses kritikal. 50-100% Back-up dari semua data proses yang relevan termasuk riwayat alarm yang sesuai untuk analisa dan proses-proses investigasi.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

5.1

276

276

0

5.2

195

195

0

5.3

180

180

0

5.4

100

100

0

5.5

210

210

0

5.6

363

363

0

5.7

237

237

0

5.8

45

45

0

5.9

108

108

0

TOTAL

1714

1714

0


133

134


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 6 - Manajemen Proyek Proyek merupakan kegiatan unik yang memiliki awal dan akhir. Karakter unik tersebut menimbulkan risiko kepada tempat kerja dan membutuhkan perencanaan yang hati-hati untuk memastikan risiko dikendalikan dan proyek diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diinginkan. Tanggung jawab yang resmi harus dijelaskan untuk setiap proyek. Perencanaan proyek menjelaskan tujuan, tanggung jawab, sumber daya, dan risiko-risiko selama siklus kehidupan proyek yang memastikan bahwa keselamatan proses dibangun ke dalam plant / fasilitas, peralatan dan sistem melalui penerapan studi yang tepat dan Tinjauan Kelesamatan Proses Proyek. Pelaksanaan dan pengendalian yang efektif memastikan perubahan dikelola, pekerjaan diselesaikan dengan benar, dan harapan stakeholder dipenuhi. Peninjauan pasca-proyek memastikan pembelajaran dilakukan untuk dipakai di proyek berikutnya.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

6.1.

Koordinasi Proyek

150

6.2.

Perencanaan Proyek

474

6.3.

Pelaksanaan Proyek

255

6.4.

Pengendalian Proyek

222

6.5.

Penutupan Proyek

123

6.6.

Tinjauan Keselamatan Proses untuk Proyek

273



1497

135

6.

Manajemen Proyek Nilai Proses: (1497Poin)


6.1.

Koordinasi Proyek

ISO 9001

6.1.1.

Apakah organisasi memiliki sistem untuk persetujuan proyek-proyek berdasarkan kasus bisnis / kontrak yang terdokumentasi?

XO - 60

ISO 9001

6.1.2.

Apakah organisasi memiliki sistem untuk mengatur beberapa proyek sekaligus?

XO - 30

ISO 9001

6.1.3.

Apakah organisasi telah membuat prosedur manajemen proyek untuk:

1. 2.

ISO 9001

6.1.4.

Semua proyek? Investasi modal besar atau proyek yang kompleks?

Apakah prosedur manajemen proyek menjelaskan tanggung jawab untuk:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Part/Whole - 15/30

Sponsor / Direktur Proyek? Manajer Proyek?

136


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

6.1.1.


Proyek adalah kegiatan tunggal, atau serangkaian kegiatan dan tugas -tugas yang direncanakan untuk meraih tujuan yang telah ditentukan. Proyek mempunyai waktu mulai dan akhir yang ditentukan, ruang lingkup, anggaran, dan jadwal yang ditentukan. Verifikasi dari jawaban untuk proses ini harus dilakukan terhadap referensi prosedur manajemen proyek dan sampling acak dari beberapa proyek dan dokumentasinya.

6.1.2.

Sistem untuk mengatur beberapa proyek biasanya disebut “manajemen program” dan terdiri dari: - manajer program - kantor proyek - manajer proyek - arsip-arsip proyek.

6.1.3.

Prosedur harus mencakup kriteria untuk mengelompokkan proyek berdasarkan: - kerumitannya - sejauh mana proyek tersebut melibatkan disiplin ilmu yang berbeda - dampak terhadap stakeholder - ruang lingkup lokal / internasional - nilai keuangan - tingkat tantangan Proyek besar biasanya mempunyai struktur manajemen proyek yang detail dan akan membutuhkan pengendalian anggaran yang jelas dan pemantauan terhadap kemajuannya.

6.1.4.

Tugas utama sponsor proyek / direktur adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi kontrak dan mendukung rencana proyek yang telah disetujui. Sponsor proyek bertanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat kontraktual dan memiliki dampak terhadap keuangan organisasi, serta menyetujui untuk memulai dan menutup proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan pekerjaan, secara terus menerus menindaklanjuti ruang lingkup dan status proyek, dan mengambil tindakan ketika terjadi hal-hal yang diluar ruang lingkup proyek. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek desain dan pengembangan, organisasi harus menentukan tanggung jawab dan wewenang terhadap perancangan dan pengembangan tersebut.


137

6.

Manajemen Proyek

6.2.

Perencanaan Proyek

ISO 9001

6.2.1.

Apakah para stakeholder sudah diidentikasi untuk setiap proyek?

PJ - 45

ISO 9001

6.2.2.

Apakah keputusan / "hold points" dimasukkan dalam rencanarencana proyek untuk memenuhi persyaratan para stakeholder?

XO - 30

ISO 9001

6.2.3.

Apakah siklus kehidupan proyek telah ditentukan untuk tiap proyek, termasuk:

1. 2. 3.


Part/Whole - 27/81

Tahap pendahuluan (misalnya konsep kelayakan, perencanaan, desain)? Tahap pelaksanaan (misalnya pembuatan prototype, pengembangan, kontruksi, kommissioning, pilot testing)? Tahap penutupan (misalnya penerimaan, peninjauan, penutup)?

ISO 9001

6.2.4.

Apakah hasil / output yang diharapkan sudah ditentukan untuk setiap tahap proyek?

XO - 30

ISO 9001

6.2.5.

Jika relevan, apakah spesifikasi yang sesuai, gambar, dan informasi desain yang relevan lainnya telah dibuat?

PJ - 30

138


Pedoman

Bukti

6.2.1.

30% Terdapat suatu sistem untuk mengidentifikasi para stakeholder yang terkait. 70% Para stakeholder yang tepat telah diidentifikasi untuk setiap proyek.

6.2.2.

Hold points memberikan kesempatan kepada para stakeholder terkait untuk meninjau kemajuan dan meyakinkan diri mereka bahwa target proyek akan dicapai.

6.2.3.

Jenis tahapan dalam siklus kehidupan proyek berbeda-beda untuk setiap proyek, namun biasanya terdiri dari: - Organisasi - Pengumpulan kebutuhan para stakeholder - Studi Kelayakan / konsep - Perencanaan dan perancangan - Pengembangan prototype - Pengembangan / konstruksi - Pengujian / pengesahan - Peluncuran/ Start-up / penerapan - Penutupan. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, organisasi harus menentukan: - Tingkat perancangan dan pengembangan. - Peninjauan, verifikasi, dan pengesahan yang cocok untuk setiap tingkat perancangan dan pengembangan, mengacu ke 6.3. Pelaksanaan Proyek dan 6.5. Penutupan Proyek.

6.2.4.

Tahapan proyek dianggap selesai jika tinjauan menunjukkan bahwa hasil / output telah dicapai.

6.2.5.

50% Persyaratan fungsional dan kinerja telah ditentukan seluruhnya. 25% Persyaratan perundang-undangan ditentukan dan ditangani. 25% Jika berlaku, informasi dari spesifikasi desain sebelumnya yang serupa telah ditinjau. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, input perancangan dan pengembangan yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan arsipnya dipelihara.


139

ISO 9001

6.

Manajemen Proyek

6.2.6.

Apakah semua proyek memiliki rencana yang mencakup hal-hal berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ISO 9001

6.2.7.

ISO 9001

6.2.8.

6.2.9.

Part/Whole - 15/45

Kualifikasi, pengetahuan, dan ketrampilan? Pengalaman praktis? Kemampuan untuk bekerja dalam tim?

Apakah penilaian risiko proyek telah dilakukan terhadap:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 6/30

Strategi bisnis? Harapan – harapan para stakeholder? Peninjauan dari proyek sebelumnya yang serupa? Persyaratan dari peraturan, kode-kode, dan standar? _______________________?

Apakah para anggota tim proyek dan personil terkait dipilih berdasarkan:

1. 2. 3. ISO 9001

Tujuan / sasaran? Tahapan dan hasil proyek? Tugas dan jadwal pekerjaan? Tanggung jawab? Sumber daya? Pemantauan kemajuan / progress dan tahapan persetujuan? Pengendalian anggaran keuangan? Manajemen risiko? Hubungan antara hal-hal yang bersifat organisasi dan teknis? _______________________?

Apakah hal-hal berikut digunakan / dipertimbangkan pada saat membuat rencana:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 9/90

Part/Whole - 12/48

Risiko yang bersifat teknis, kualitas, dan kinerja? Risiko manajemen proyek? Risiko yang bersifat organisasi? Risiko eksternal?

140


Pedoman 6.2.6.

Bukti

Semua kegiatan yang terkait akan direncanakan secara resmi dan dijadwalkan (dijadwalkan ulang) secara berkala sesuai dengan kebutuhan untuk mendapatkan manfaat yang maksimum dari perencanaan proyek. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, perusahan harus mengatur dan merencanakan hubungan antara kelompok-kelompok yang terlibat dalam perancangan dan pengembangan untuk memastikan keefektifan komunikasi dan pemberian tanggung jawab yang jelas.

6.2.7.

Informasi harus didokumentasikan (mengacu ke 1.4. Strategi, 6.2. Perencanaan Proyek, 3.5. Identifikasi dan Evaluasi Harapan Pelanggan, 5.1. Peraturan). Hal lainnya bisa termasuk penelitian pasar.

6.2.8.

Kompetensi dan keserasian dari keseluruhan team harus diseimbangkan untuk menyelaraskannya dengan ruang lingkup pekerjaan melalui penilaian pengetahuan dan kemampuan dan keterampilan serta mungkin pengujian psychometric dari para anggota yang diajukan.

6.2.9.

Risiko-risiko harus dikenali dan ditentukan tingkatnya berdasarkan kemungkinan dan kepentingannya pada tahap awal dari proyek. Penilaian risiko awal ini bisa menjadi bagian dari uraian singkat proyek yang mula-mula. Risiko yang bersifat organisasi termasuk risiko terhadap kesehatan dan keselamatan personil.


141

6.

Manajemen Proyek

ISO 9001

6.2.10.

Apakah ”Daftar Risiko Proyek” telah dibuat?

PJ - 30

ISO 9001

6.2.11.

Apakah proyek tersebut mencakup rencana komunikasi dengan stakeholder?

XO - 15

6.3.

Pelaksanaan Proyek

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.1.

Apakah Daftar Risiko ditinjau secara terus menerus selama pelaksanaan proyek?

XO - 30

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.2.

Apakah “Daftar Masalah” dibuat untuk mencatat hal-hal yang menjadi perhatian / permasalahan selama pelaksanaan proyek?

XO - 30

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.3.

Apakah tindakan perbaikan dilakukan untuk menangani hal-hal yang menjadi perhatian / permasalahan yang tercatat dalam “Daftar Masalah” tersebut?

XO - 30

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.4.

Apakah ada kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kefektifan tim?

PJ - 45


142


Pedoman 6.2.10.

Bukti

"Daftar Risiko" mencatat secara detail semua risiko yang telah diidentifikasi pada tahap awal dan selama selama berlangsungnya proyek, tingkatan tiap risiko berdasarkan kemungkinan dan keparahan dampaknya terhadap proyek, penanggung jawab, dan tindakan yang diperlukan untuk mengurangi setiap risiko. Kategori risiko dalam "Daftar Risiko" bisa termasuk: keselamatan, lingkungan, teknikal, keuangan, jadwal, peraturan, stakeholder, sumber daya, operasional, dan manajemen proyek. 25% Daftar risiko telah dibuat. 25% Penilaian risiko telah dilakukan dengan menggunakan teknik terbaik yang ada dan pengetahuan praktis. 50% Daftar risiko lengkap dan menyeluruh.

6.2.11.

Mengacu kepada 6.2.1. Rencana resmi tersedia untuk komunikasi awal dan selama berlangsungnya proyek. Hal ini biasanya berlaku untuk proyekproyek besar.

6.3.1.

Daftar risiko harus dikelola selama proyek berlangsung dan dirubah secara berkala karena tingkat risiko yang ada akan dinilai kembali berdasarkan keefektifan tindakan pengendaliannya, dan adanya risiko baru yang diidentifikasi.

6.3.2.

Hal-hal yang ada didalam daftar tetap “terbuka” hingga situasi berubah atau tindakan telah diambil untuk “menutup”nya. Sebaiknya ada bukti yang menunjukkan bahwa daftar tersebut digunakan secara berkala. "Daftar Masalah" mungkin tidak diperlukan untuk proyek kecil. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Daftar ini harus dianggap sebagai "gudang" tindakan dari semua sumber proyek agar memudahkan penelusurannya untuk "close-out".

6.3.3.

Informasi harus dimasukkan kedalam sistem pengumpulan tindakan (mengacu kepada 2.3. Penelusuran Tindak Lanjut).

6.3.4.

Memastikan kefektifan tim adalah faktor kunci untuk kesuksesan pencapaian proyek. 25% Anggota tim bekerja dilokasi yang sama / umum. 25% Kegiatan-kegiatan "team building" dilakukan, contohnya makan siang yang santai, kegiatan sosial. 25% Tujuan dan insentif untuk tim disetujui untuk menyemangati pekerjaan tim. 25% Peninjauan kefektifan tim dilakukan.


143

6.

Manajemen Proyek

OSHA 1910 ISO 9001

6.3.5.

Jika diperlukan, apakah commissioning dilakukan sebelum proses serah terima pekerjaan kepada pelanggan?

XO - 45

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.6.

Apakah hasil proyek ditinjau dan disetujui sebelum diserahkan kepada pelanggan?

XO - 45

ISO 9001 OSHA 1910

6.3.7.

Apakah ada proses serah terima yang resmi untuk memastikan tanggung jawab hasil proyek disampaikan ke pelanggan?

XO - 30

6.4.

Pengendalian Proyek

ISO 9001

6.4.1.

Apakah tinjauan proyek dilakukan secara berkala untuk memantau kemajuan proyek terhadap rencana?

ISO 9001

6.4.2.

Apakah tinjauan terhadap proyek:

1. 2. 3.


PJ - 45

Part/Whole - 9/27

Dihadiri oleh personil internal dan eksternal yang terkait? Dicatat dalam notulen? Dikomunikasikan kepada para stakeholder yang terkait?

144


Pedoman 6.3.5.

Bukti

Commissioning adalah proses dimana hasil yang lengkap diuji dalam situasi yang aman atau "off line", untuk menguji apakah hasil tersebut bekerja sesuai dengan yang diinginkan. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, verifikasi harus dilakukan berdasarkan pengaturan yang terencana, untuk memastikan bahwa hasilnya telah sesuai dengan persyaratan input perancangan dan pengembangan.

6.3.6.

Pelanggan dapat merupakan pelanggan internal atau eksternal. Dibutuhkan proses yang resmi dengan catatan tertulis yang menunjukkan: - hasil sesuai dengan spesifikasi, gambar, dan informasi desain yang relevan lainnya (mengacu ke 6.2.5.). - hasil sesuai dengan persyaratan dari pelanggan. - hasil sesuai dengan kriteria penerimaan yang relevan. - informasi pelanggan yang sesuai disediakan bersama dengan instruksi untuk penggunaan yang aman dan sesuai. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, hasil dari perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang dapat diverifikasi terhadap input desain dan pengembangan serta harus disetujui sebelum dikeluarkan.

6.3.7.

Dibutuhkan proses resmi dengan catatan tertulis. Pelanggan bisa internal atau eksternal.

6.4.1.

Pengendalian Proyek akan berjalan bersamaan dengan Pelaksanaan Proyek. 25% Terdapat jadwal rapat tinjauan proyek yang sesuai. 50% Rapat diadakan sesuai dengan jadwal. 25% Catatan rapat tersedia. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, peninjauan yang sistematis terhadap perancangan dan pengembangan harus dilaksanakan pada tahap yang sesuai berdasarkan pengaturan yang direncanakan.

6.4.2.

Catatan yang membuktikan rapat dan komunikasi diperlukan.


145

ISO 9001

6.

Manajemen Proyek

6.4.3.

Apakah catatan proyek menunjukkan bahwa:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 9/36

Tinjauan proyek telah selesai dilakukan? Kegiatan pengujian dan percobaan yang dijadwalkan telah selesai dilakukan? Persyaratan-persyaratan peraturan telah dipenuhi? Permasalahan yang ada didalam “Daftar Masalah” telah diselesaikan?

ISO 9001

6.4.4.

Apakah terdapat proses pengendalian perubahan proyek yang efektif? (Jika nilai untuk pertanyaan ini nol, maka lanjutkan ke sub proses berikutnya)

PJ - 60

ISO 9001

6.4.5.

Apakah hal-hal berikut diperbaharui, dan dikomunikasikan dengan baik ketika terjadi perubahan proyek berikut:

Part/Whole - 9/54

1. 2. 3. 4. 5. 6.

OSHA 1910 ISO 9001

Rencana proyek? Gambar dan spesifikasi? Daftar Risiko? Prosedur-prosedur? _______________________? _______________________?


6.5.

Penutupan Proyek

6.5.1.

Apakah proses penutupan proyek:

1. 2.

Part/Whole - 24/48

Meninjau proyek dan membandingkannya dengan harapanharapan dalam kontrak / kasus bisnis? Persetujuan dengan para stakeholder / pelanggan bahwa proyek diselesaikan dengan memuaskan?

146


Pedoman

Bukti

6.4.3.

Catatan dapat diakses dan lengkap (mengacu ke 5.1. Peraturan dan 6.3.3.).

6.4.4.

20% Definisi yang jelas tentang apa yang mendasari perubahan project. 10% Pengelompokan / pemberian prioritas perubahan berdasarkan risiko. 10% Penentuan orang yang bertanggung jawab. 30% Peninjauan perubahan dilakukan oleh individu yang kompeten dan menggunakan pendekatan tim. 10% Tahap-tahap persetujuan perubahan proyek dilakukan oleh penanggung jawab yang tepat. 10% Pengendalian tindakan. 10% Tinjauan akhir. Mengacu ke 4.6. Manajement Perubahan Organisasi dan 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa. Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, perubahan harus diidentifikasi dan catatan dikelola. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, dengan semestinya, dan disetujui sebelum pelaksanaan. Setiap perubahan perancangan harus ditinjau dampaknya terhadap bahan dasar atau produk yang telah dikirim.

6.4.5.

Perubahan dapat berdampak kepada hasil proyek, ruang lingkup, jadwal, anggaran, dan sumber daya. Nilai untuk tiap topik = A+B, dimana A = sistem diperbaharui (Ya - 5 poin, Tidak - 0 poin) B = perubahan dikomunikasikan (Ya - 4 poin, Tidak - 0 poin) Nilai maksimum yang mungkin untuk tiap topik adalah 9. Contoh: Rencana proyek diperbaharui, tapi perubahan tidak dikomunikasikan: Nilai: 5+0 = 5

6.5.1.

Persyaratan ISO 9001. Untuk proyek perancangan dan pengembangan, pengesahan harus dilakukan berdasarkan pengaturan yang terencana untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan persyaratan pelanggan.


147

6.

Manajemen Proyek

OSHA 1910 ISO 9001

6.5.2.

Apakah organisasi melakukan Tinjauan Pasca-Proyek untuk mengidentifikasi pembelajaran dari tiap proyek?

XO - 30

ISO 9001 OSHA 1910

6.5.3.

Apakah hal-hal yang terdapat didalam Daftar Masalah dan Daftar Risiko dievaluasi untuk digunakan dalam Peninjauan Pasca-Proyek?

XO - 15

OSHA 1910 ISO 9001

6.5.4.

Apakah dokumentasi proyek dilengkapi dan dimasukkan dalam sistem pencatatan / pengarsipan organisasi?

XO - 30

6.6.

Tinjauan Keselamatan Proses untuk Proyek

6.6.1.

Apakah studi keselamatan proses dilakukan sebagai bagian dari perencanaan proyek?

Seveso II OSHA 1910

148


PJ - 45


Pedoman 6.5.2.

Bukti

Empat pertanyaan yang akan ditanyakan dalam peninjauan pascaprojek: 1. Apakah hal-hal yang direncanakan terjadi? 2. Apakah yang sebenarnya terjadi? 3. Apa perbedaannya? 4. Apa yang telah dipelajari? Pembelajaran harus dikomunikasikan dengan efektif kepada seluruh organisasi.

6.5.3.

Evaluasi yang resmi dapat diakses untuk proyek-proyek berikutnya.

6.5.4.

Mengacu ke 2.4. Sistem Manajemen Dokumentasi dan 2.5. Kearsipan

6.6.1.

Studi keselamatan proses mencakup beberapa jenis penilaian termasuk termasuk analisa bahaya proses, penilaian ergonomik, studi operabilitas, dan penilaian lingkungan. Studi-studi ini harus memenuhi penilaian risiko proyek yang ditetapkan dalam 6.2.9. Pendekatan analisa bahaya proses yang ditetapkan dalam 3.8. Analisa Bahaya Proses harus diterapkan dalam proses proyek. 25% Identifikasi studi keselamatan proses dilakukan. 25% Rencana untuk melakukan studi tersebut pada fase proyek yang relevan. 25% Melakukan studi tersebut dengan cara yang sesuai. 25% Mencatat hasilnya dalam daftar risiko proyek.


149

Seveso II OSHA 1910

6.

Manajemen Proyek

6.6.2.

Apakah studi-studi keselamatan proses mempertimbangkan hal-hal berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Part/Whole - 9/108

Penempatan fasilitas? Optimalisasi tata ruang (misalnya potensi eskalasi)? Penempatan gedung yang berpenghuni dan spesifikasinya? Penempatan gedung sementara? Kapasitas penampung (bunding) dan drainase? Spesifikasi sistem penanggulangan keadaan darurat? Filosofi pengendalian? Persyaratan reliabilitas, ketersediaan (availability), maintainabilitas, dan pengoperasian? Kebutuhan pelatihan dan kompetensi? Batas-batas pengoperasian aman? _______________________? _______________________?

Seveso II OSHA 1910

6.6.3.

Apakah deviasi dari spesifikasi desain yang relevan ditangani dengan benar?

XO - 30

OSHA 1910 Seveso II

6.6.4.

Apakah rencana komunikasi proyek membahas hal-hal mengenai keselamatan proses?

XO - 30

OSHA 1910 Seveso II

6.6.5.

Apakah tinjauan terhadap keselamatan pra-start-up (“PSSR”) dilakukan untuk semua fasilitas baru atau yang dimodifikasi?

PJ - 60

150


Pedoman 6.6.2.

Bukti

Ini bukan merupakan daftar studi yang lengkap, namun aspek-aspek yang disarankan. 8. Untuk sistem instrumentasi keselamatan seperti sistem pengendalian dan shutdown, harus menjadi subjek penilaian Safety Integrity Level (SIL) yang sejalan dengan IEC61508 ”Keselamatan Fungsional dari Sistem yang Berhubungan dengan Keselamatan” atau yang setaranya.

6.6.3.

Spesifikasi desain harus termasuk kode-kode dan standar-standar engineering (mengacu ke 5.3. Kode-Kode dan Standar-Standar Industri) serta informasi desain yang relevan lainnya. Penyimpangan dari spesifikasi desain yang ditetapkan dalam 6.2.5. harus diidentifikasi dan dinilai dampak risikonya. Kegiatan ini, termasuk pengeluaran surat pernyataan melepaskan tuntutan, harus dilakukan sesuai dengan proses pengendalian perubahan yang ditetapkan dalam 6.4.4.

6.6.4.

Rencana komunikasi harus termasuk: - Perincian dari informasi keselamatan proses yang diperlukan - Analisa kebutuhan pelatihan - Penyampaian informasi yang terkait dengan keselamatan proses dikaitkan dengan perkembangan proyek - Pemenuhan terhadap regulasi - Keterlibatan komunitas. - Hubungan dengan jasa penanggulangan keadaan darurat - Rencana manajemen media. - Komunikasi dengan para stakeholder (investor, partner, etc.). Hal ini harus menjadi bagian dari rencana komunikasi dengan stakeholder dalam 6.2.11.

6.6.5.

0-25% Terdapat prosedur dan daftar periksa mengenai semua aspek keselamatan proses yang relevan. 25%-50% Bukti dari tinjauan yang lengkap terhadap semua proyek yang relevan yang disetujui oleh manajer senior yang terkait. 50%-75% Peninjauan difasilitasi secara independen. 75%-100% Bukti dari penutupan semua tindakan yang sesuai dengan jadwal yang disepakati. Lihat 6.3.5. untuk commissioning. Output dari kegiatan pre-start-up safety review harus diselesaikan dan dilaporkan sebelum kegiatan yang ditentukan pada 6.3.6. dan 6.3.7.


151

6.

Manajemen Proyek Total Poin untuk:Manajemen Proyek

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Manajemen Proyek: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

152


Pedoman

Bukti


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

6.1

150

150

0

6.2

474

474

0

6.3

255

255

0

6.4

222

222

0

6.5

123

123

0

6.6

273

273

0

TOTAL

1497

1497

0


153

154


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 7 - Pelatihan dan Kompetensi Personil harus mempunyai kompetensi yang baik untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Sistem pelatihan yang efektif sangat penting untuk mengidentifikasi dan memberikan pelatihan dengan baik untuk memastikan kompetensi individual. Pelatihan seharusnya hanya dilaksanakan untuk mengisi kebutuhan berdasarkan analisa yang teridentifikasi dari kompetensi yang ada, persyaratan jabatan, tujuan pelatihan, dan aspirasi pekerja. Pelatihan sebaiknya hanya dilakukan instruktur yang kompeten menggunakan teknik komunikasi dan sumber daya yang pantas. Orientasi/induksi yang efektif sangat penting untuk pimpinan dan pekerja untuk memastikan mereka tidak dalam resiko ketika mereka memulai di posisi yang baru.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

7.1.

Sistem Pelatihan

108

7.2.

Analisa Kebutuhan Pelatihan

147

7.3.

Kompetensi Instruktur

45

7.4.

Pelaksanaan Pelatihan

600

7.5.

Orientasi/Induksi Kepemimpinan

123

7.6.

Orientasi/Induksi Umum

168

7.7.

Orientasi/Induksi Pekerjaan

165

7.8.

Evaluasi Sistem Pelatihan

120



1476

155

7.

Pelatihan dan Kompetensi Nilai Proses: (1476Poin)


7.1.

Sistem Pelatihan

OHS 18001 ISO 14001 Baker OSHA 1910 ISO 9001 PAS 55

7.1.1.

Apakah tujuan / standar pelatihan telah ditetapkan sesuai dengan rencana strategi dan bisnis?

OSHA 1910 PAS 55 ISO 14001 Baker OHS 18001 ISO 9001

7.1.2.

Apakah terdapat prosedur-prosedur pelatihan untuk:

Baker PAS 55 OHS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OSHA 1910

7.1.3.

OSHA 1910 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 Seveso II Baker ISO 9001

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/45

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan individu? Pelaksanaan pelatihan? Pengukuran kefektifan pelatihan?

Apakah sistem pelatihan mencatat:

1. 2. 3.

Part/Whole - 2/18

Pelatihan yang dibutuhkan oleh tiap individu? Pelatihan yang diberikan untuk tiap individu? Kompetensi yang ditetapkan untuk tiap individu?


7.2.

Analisa Kebutuhan Pelatihan

7.2.1.

Apakah terdapat sistem untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk setiap individu berdasarkan:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

XO - 45

Part/Whole - 4/72

Penilaian dari pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dimiliki individu? Tinjauan dari profil peran / posisi untuk jabatan mereka? Penilaian kinerja karyawan? Tujuan / standar pelatihan perusahaan? Persyaratan untuk pelatihan penyegaran? ____________________________________

156


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

7.1.1.


Mengacu ke 2.1 Perencanaan Bisnis. Dibutuhkan cakupan yang luas dari semua jabatan / tingkatan. “Q” dalam proses in mengacu kepada: - Pelatihan teknikal, contohnya pelatihan pengetahuan dan keterampilan untuk individu untuk melaksanakan pekerjaan teknikal secara efektif, atau - Pelatihan komersial, contohnya, pelatihan dalam penjualan, pemasaran, pelayanan pelanggan, dan manajemen.

7.1.2.

Harus ada sistem yang lengkap dan terkoordinasi untuk mengenali, mengatur, dan mencatat semua kebutuhan pelatihan organisasi, pengembangan kursus pelatihan, dan penyediaan pelatihan. Pertanyaan ini juga melibatkan peninjauan atas komitmen terhadap program pelatihan dan tujuannya serta tanggung jawab yang akan diambil.

7.1.3.

Diperlukan catatan yang terperinci untuk tiap orang. 3. Definisi kompetensi mengacu ke Buku Saku ISRS.

7.2.1.

Pendekatan formal harus digunakan untuk megidentifikasi kebutuhan pelatihan yang bersifat pengetahuan dan keterampilan untuk memastikan bahwa semua pelatihan yang dibutuhkan disediakan untuk para manajer dan pekerja. Tujuannya adalah untuk memperoleh daftar yang lengkap dari pelatihan yang dibutuhkan untuk membantu tiap karyawan melaksanakan pekerjaannya dengan baik. 2. Mengaku ke 4.1.4.


157

7.


PAS 55 Seveso II ISO 9001 Baker ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001

7.2.2.

Apakah sistem analisa kebutuhan pelatihan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk semua pemimpin?

OSHA 1910 ISO 9001 PAS 55 Baker ISO 14001 OHS 18001 Seveso II

7.2.3.

Apakah kebutuhan pelatihan tiap individu secara formal ditinjau dan diperbaharui:

1. 2.

Part/Whole - 5/30

Ketika pengangkatan karyawan baru? Ketika karyawan menempati posisi baru?


7.3.

Kompetensi Instruktur

7.3.1.

Apakah para instruktur dipilih berdasarkan:

1. 2.

PJ - 45

Part/Whole - 15/30

Kualifikasi dan pengalaman dalam topik-topik yang spesifik? Keahlian sebagai pelatih / guru?

7.3.2.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa kualifikasi dan keahlian para instruktur selalu diperbaharui?

XO - 15

7.4.

Pelaksanaan Pelatihan

PAS 55 OHS 18001 ISO 9001 Seveso II ISO 14001 ISO 31000

7.4.1.

Apakah ada sistem untuk memprioritaskan pelaksanaan pelatihan?

XO - 30

ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001 ISO 31000 PAS 55 Seveso II

7.4.2.

Seberapa jauh kebutuhan pelatihan kepemimpinan yang diidentifikasi telah dilaksanakan selama periode rencana bisnis saat ini / sebelumnya?

PJ - 60


158


Pedoman

Bukti

7.2.2.

25% Pengembangan paket pelatihan untuk semua pemimpin. 50% Paket lengkap, mencakup filsafat / konsep dibelakang ISRS, proses bisnis dan kaitannya dengan proses-proses ISRS serta hal-hal praktis yang dalam pelaksanaannya, pemeliharaan dan perbaikan berkelanjutan dari semua proses. 25% Paket-paket disesuaikan dengan tanggung jawab spesifik dari tiap tingkatan manajemen yang berbeda.

7.2.3.

Kebutuhan pelatihan pekerja baru atau yang diperkerjakan kembali harus diidentifikasi segera setelah penugasan dan jadwalnya ditentukan.

7.3.1.

Kriteria pemilihan instruktur berlaku untuk pelatihan dalam kelas dan pelatihan di lapangan (on-the-job). Jika agen dari luar yang digunakan untuk pelatihan, maka kualifikasi dari para instruktur harus ditentukan sebelum pelatihan apapun.

7.3.2.

Biasanya, tinjauan seharusnya tidak melewati periode setiap tiga 3 tahun.

7.4.1.

Jika persyaratan pelatihan sudah ditetapkan untuk setiap jabatan dalam organisasi, karyawan harus menerima pelatihan tersebut. Perencanaan pelatihan tahunan disarankan untuk setiap karyawan untuk memastikan hal ini tercapai. Prioritas bisa berdasarkan: - Pelatihan wajib vs. pelatihan yang diinginkan - Analisa biaya dan manfaat.

7.4.2.

Penilaian dalam setiap aspek harus dikurangi setengahnya jika aspek yang sama dalam 7.2.2. dinilai kurang dari setengah nilai yang tersedia. 25% Identifikasi secara spesifik dari orang yang membutuhkan pelatihan yang mana. 25% Pelatihan dijalankan / sedang dijalankan sesuai dengan perencanaan. 25% Semua orang yang disyaratkan untuk mengikuti pelatihan menghadirinya. 25% Semua orang yang menghadiri pelatihan menyelesaikan pelatihan individu.


159

7.


ISO 31000 ISO 14001 Seveso II OHS 18001 PAS 55 ISO 9001

7.4.3.

Seberapa jauh kebutuhan pelatihan karyawan yang diidentifikasi telah dilaksanakan selama periode rencana bisnis saat ini / sebelumnya?

PJ - 60

OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001 Seveso II ISO 14001 PAS 55

7.4.4.

Apakah ”Pemilik Sistem” telah mendapatkan pelatihan yang tepat?

PJ - 45

ISO 31000 ISO 14001 ISO 9001 PAS 55 OHS 18001 Seveso II

7.4.5.

Apakah “Koordinator / Ketua Sistem” telah mendapatkan pelatihan yang tepat?

PJ - 45

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55 ISO 31000 Seveso II

7.4.6.

Apakah para “Pemilik / Koordinator / Ketua Proses” telah mendapatkan pelatihan yang tepat?

PJ - 30

Seveso II ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001 ISO 31000 PAS 55

7.4.7.

Apakah “Anggota Tim / Jaringan Proses” telah mendapatkan pelatihan yang tepat?

PJ - 30

160


Pedoman 7.4.3.

Bukti

Penilaian dalam setiap aspek harus dikurangi setengahnya jika aspek yang sama dalam 7.2.1. dinilai kurang dari setengah nilai yang tersedia. 25% Identifikasi secara spesifik dari orang yang membutuhkan pelatihan yang mana. 25% Pelatihan dijalankan / sedang dijalankan sesuai dengan perencanaan. 25% Semua orang yang disyaratkan untuk mengikuti pelatihan menghadirinya. 25% Semua orang yang menghadiri pelatihan menyelesaikan pelatihan individu.

7.4.4.

Mengacu ke 1.8.2. 25% Pemilik Sistem adalah manajer senior. 25% Pelatihan dibuat berdasarkan pengalaman yang lengkap dan mencakup strategi bisnis, filsafat / konsep dibelakang ISRS, proses bisnis dan hubungannya dengan proses-proses ISRS serta hal-hal praktis yang dalam penerapan, pemeliharaan, dan perbaikan berkelanjutan dari semua proses. 25% Pelatihan telah dilaksanakan. 25% Pelatihan informal mencakup perbandingan pengalaman dan pelatihan penyegaran jika sesuai.

7.4.5.

Mengacu ke 1.8.3. 25% Pengembangan paket pelatihan untuk Koordinator / Ketua Sistem 25% Paket lengkap, mencakup filsafat / konsep dibelakang ISRS, proses bisnis dan kaitannya dengan proses-proses ISRS serta hal-hal praktis yang dalam pelaksanaannya, pemeliharaan dan perbaikan berkelanjutan dari semua proses. 25% Pelatihan telah dilaksanakan. 25% Pelatihan informal mencakup perbandingan pengalaman dan pelatihan penyegaran jika sesuai.

7.4.6.

Mengacu ke 1.8.4. 25% Pengembangan paket pelatihan untuk semua proses. 25% Paket disiapkan untuk setiap proses tertentu meliputi filsafat / konsep dibelakang ISRS, proses bisnis dan hubungannya dengan proses-proses ISRS serta hal-hal praktis menyangkut pelaksanaan, pemeliharaan, dan perbaikan berkelanjutan dari proses-proses tersebut. 25% Pelatihan dilaksanakan. 25% Hubungan antara proses yang berbeda ditekankan dan diperhitungkan dalam paket yang terpisah.

7.4.7.

Mengacu ke 1.8.4. 25% Pengembangan paket pelatihan untuk semua anggota tim. 25% Paket disiapkan untuk setiap proses tertentu meliputi filsafat / konsep dibelakang ISRS, proses dan hubungannya dengan prosesproses ISRS serta hal-hal praktis menyangkut pelaksanaan, pemeliharaan, dan perbaikan berkelanjutan dari proses-proses tersebut. 50% Pelatihan dilaksanaan.


161

7.


ISO 31000 PAS 55 Seveso II ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001

7.4.8.

Apakah ujian pengetahuan atau ujian kecakapan digunakan secara efektif dalam program pelatihan pekerja?

PJ - 30

ISO 31000 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001 Seveso II ISO 9001

7.4.9.

Apakah lisensi atau wewenang dikeluarkan berdasarkan pembuktian kompetensi yang memadai?

PJ - 45

ISO 9001 ISO 14001 Seveso II ISO 31000 PAS 55 OHS 18001

7.4.10.

Apakah para manager lini memastikan bahwa pelatihan memenuhi kebutuhan bisnis melalui:

1. 2.

Part/Whole - 30/60

Persetujuan target pelatihan sebelum pelatihan? Evaluasi sejauh mana target tersebut telah dicapai?

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55 ISO 31000 Seveso II

7.4.11.

Apakah paket-paket pelatihan memadai untuk memastikan kualitas dan konsistensi pelatihan?

PJ - 45

ISO 9001 ISO 31000 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 Seveso II

7.4.12.

Apakah fasilitas pelatihan memadai untuk memastikan kualitas pelatihan?

PJ - 45

PAS 55 ISO 31000 ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001 Seveso II

7.4.13.

Apakah rencana pembelajaran digunakan untuk semua kegiatan pelatihan?

PJ - 30

OHS 18001 ISO 9001 ISO 31000 PAS 55 ISO 14001 Seveso II

7.4.14.

Apakah teknik komunikasi yang bervariasi digunakan pada saat pelatihan?

PJ - 30

OHS 18001 PAS 55 ISO 9001 Seveso II ISO 14001 ISO 31000

7.4.15.

Berapa persen kursus yang pesertanya diwajibkan untuk melengkapi kuisioner atau kritik kursus?

PC - 15

162


Pedoman

Bukti

7.4.8.

30% Ujian setelah kursus dikembangkan dan dilaksanakan terhadap kursus yang sesuai. 20% Ujian sebelum kursus dikembangkan dan digunakan bersama dengan ujian setelah kursus. 25% Hasil ujian digunakan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan instruktur. 25% Hasil ujian digunakan untuk perbaikan kursus.

7.4.9.

25% Identifikasi yang sistematis dari kegiatan-kegiatan dimana perijinan / kewenangan diperlukan. 25% Semua sistem kompetensi ditetapkan dan dilaksanakan. 25% Perijinan / kewenangan dikeluarkan untuk semua orang-orang yang memerlukannya. 25% Terdapat sistem untuk pengujian kembali / pengeluaran ijin kembali pada jadwal tertentu.

7.4.10.

Semua pelatihan harus ditargetkan secara baik. Keuntungan langsungnya (training tersebut menarik dan bermanfaat, dll.) harus diidentifikasi bersama dengan keuntungan jangka panjang (kecakapan kerja yang lebih baik, lebih efisien, dll.).

7.4.11.

25% Terdapat standar sebagai acuan untuk membuat paket pelatihan. 25% Semua paket dinilai dengan membandingkannya terhadap standar tersebut. 25% Terdapat contoh observasi pelaksanaan pelatihan. 25% Manfaat pelatihan dinilai.

7.4.12.

25% Fasilitas dipelihara dengan baik. 25% Fasilitas mudah untuk dijangkau. 25% Fasilitas dirancang sesuai dengan kebutuhan ergonomis. 25% Fasilitas dilengkapi dengan peralatan audio-visual yang layak.

7.4.13.

20% Tujuan pelatihan dibuat untuk semua kursus. 20% Rencana pembelajaran memadai namun mudah untuk diikuti dan digunakan. 40% Rencana pembelajaran digunakan untuk semua pelatihan. 20% Tinjauan rencana pembelajaran mengikuti perubahan isi pelatihan / perbaikan pelatihan dan dilakukan pada jadwal yang ditentukan.

7.4.14.

40% Teknik presentasi yang bervariasi digunakan, misalnya: ceramah, diskusi, dan kelompok-kelompok kecil, dll. 30% Peralatan presentasi yang bervariasi digunakan, misalnya: PowerPoint, flipchart, multi-media, pemodelan, dll. 30% Metode belajar yang interaktif digunakan, contohnya: role-play, simulasi, dan workshop.

7.4.15.

Kritik dan evaluasi kursus bermanfaat untuk mengidentifikasi tindakan perbaikan.


163

7.


7.5.

Orientasi/Induksi Kepemimpinan

7.5.1.

Apakah orientasi / induksi kepemimpinan diberikan kepada:

1. 2. 7.5.2.

7.6.

Orientasi/Induksi Umum

7.6.1.

Apakah orientasi / induksi umum dilakukan untuk:

7.6.2.

7.6.3.

PJ - 45


Part/Whole - 12/48

Orientasi dan induksi akan berbeda-beda dalam hal isi dan waktunya. Para karyawan sementara? Para kontraktor? Para tamu?

Apakah orientasi / induksi umum dilakukan:

1. 2. 3.

FQ - 30

___ Dalam minggu pertama (30) ___ Dalam bulan pertama (15) ___ Tidak terlaksana (0)

Seberapa lengkap isi dari induksi / orientasi kepemimpinan?

2. 3. 4.

OSHA 1910 ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001

Para pemimpin baru? Para pemimpin yang dipindahkan / ditransfer?

7.5.3.

1.

OHS 18001 OSHA 1910 ISO 9001 ISO 14001

Part/Whole - 24/48

Seberapa cepat setelah penugasan orientasi / induksi kepemimpinan diberikan?

1. 2. 3.

ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001


FQ - 30

___ Pada hari pertama? (30) ___ Dalam minggu pertama? (15) ___ Tidak dilaksanakan (0)

Apakah topik-topik yang tepat dimasukkan didalam orientasi / induksi umum?

164

PJ - 45


Pedoman

Bukti

7.5.1.

Orientasi / induksi akan diberikan untuk semua manajer dan berisi materi yang diberikan untuk semua jabatan / tingkatan serta materi yang diberikan secara khusus kepada jabatan / tingkatan tertentu.

7.5.2.

Yang penting orientasi / induksi harus dilakukan, lebih baik diselesaikan seluruhnya pada minggu pertama untuk mendapatkan nilai maksimum. Nilai tidak diberikan jika semuanya tidak diselesaikan dalam waktu satu bulan.

7.5.3.

25% Proses-proses ISRS yang relevan tercakup. 50% Orientasi dan induksi disesuaikan dengan orang yang menerimanya. 25% Dokumentasi dan bahan-bahan / informasi pendukung tersedia.

7.6.1.

Orientasi dan induksi akan berbeda-beda dalam hal isi dan waktunya.

7.6.2.

Beberapa orientasi / induksi karyawan dilakukan sebelum hari pertama mereka ke lapangan. Induksi untuk tamu perlu diselesaikan. Yang penting orientasi / induksi harus dilakukan, lebih baik diselesaikan seluruhnya pada hari pertama untuk mendapatkan nilai maksimum. Nilai tidak diberikan jika semuanya tidak diselesaikan dalam waktu satu minggu. Informasi penting yang akan disajikan "nanti" tidak boleh dianggap sebagai bagian dari induksi. Informasi induksi terbatas kepada hal-hal yang harus dikomunikasikan pada kesempatan awal.

7.6.3.

20% Isi dari jenis induksi yang berbeda secara formal ditentukan. 20% Isi dari semua induksi telah disusun dan disetujui oleh para ahli / manajer yang terkait. 40% Isi dari semua induksi sesuai dengan kebutuhan bisnis. 20% Isi dari semua induksi ditinjau mengikuti tinjauan belajar dari kejadian yang sesuai dan terhadap waktu yang telah ditentukan.


165

7.


OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

7.6.4.

Apakah ujian formal dilakukan untuk memastikan pemahaman yang cukup terhadap orientasi / induksi umum?

XO - 30

OSHA 1910 OHS 18001 ISO 14001 ISO 9001

7.6.5.

Apakah kehadiran pada saat orientasi / induksi dicatat dalam arsip personalia?

XO - 15

7.7.

Orientasi/Induksi Pekerjaan

7.7.1.

Apakah orientasi / induksi yang spesifik terhadap pekerjaan dilakukan untuk karyawan baru dan karyawan yang dipindahkan / ditransfer:

Baker OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001 PAS 55 ISO 14001

1. 2. 3.


FQ - 45

___ Pada hari pertama (45) ___ Dalam minggu pertama (30) ___ Tidak terlaksana (0)

ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001 Baker OSHA 1910 PAS 55

7.7.2.

Apakah topik-topik yang tepat dimasukkan didalam orientasi / induksi pekerjaan?

PJ - 45

OHS 18001 ISO 14001 Baker PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910

7.7.3.

Apakah atasan langsung (manajer lini) bertanggung jawab untuk melakukan orientasi/induksi yang spesifik terhadap pekerjaan ?

XO - 30

Baker OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55 ISO 9001 ISO 14001

7.7.4.

Apakah ujian formal dilakukan untuk memastikan pemahaman yang cukup terhadap orientasi / induksi yang spesifik terhadap pekerjaan?

XO - 30

Baker OHS 18001 OSHA 1910 PAS 55 ISO 14001 ISO 9001

7.7.5.

Apakah kehadiran pada saat orientasi / induksi yang spesifik terhadap pekerjaan dicatat didalam arsip personalia?

XO - 15

166


Pedoman

Bukti

7.6.4.

Pada saat tertentu, ujian sebelum orientasi mungkin dapat digunakan untuk mendukung ujian setelah orientasi.

7.6.5.

Catatan mengenai orientasi para tamu / kontraktor mungkin diatur dalam sistem yang berbeda dalam beberapa kasus.

7.7.1.

Penting bahwa karyawan baru atau yang ditransfer mengenal bahaya yang mereka hadapi secepat mungkin dan secara umum sebelum mereka mulai bekerja di lingkungan kerja yang baru. Yang penting orientasi / induksi harus dilakukan, lebih baik diselesaikan seluruhnya pada hari pertama untuk mendapatkan nilai maksimum. Nilai tidak diberikan jika semuanya tidak diselesaikan dalam waktu satu minggu. Informasi induksi terbatas kepada hal-hal yang harus dikomunikasikan pada kesempatan awal.

7.7.2.

20% Isi dari jenis induksi yang berbeda secara formal ditentukan. 20% Isi dari semua induksi telah disusun dan disetujui oleh para ahli / manajer yang terkait. 40% Isi dari semua induksi sesuai dengan kebutuhan bisnis. 20% Isi dari semua induksi ditinjau mengikuti tinjauan belajar dari kejadian yang sesuai dan terhadap waktu yang telah ditentukan.

7.7.3.

Daripada induksi tertunda, kadang-kadang hal ini bisa didelegasikan, dengan anggapan bahwa biasanya induksi dilakukan oleh atasan langsung.

7.7.4.

Pada saat tertentu, ujian sebelum orientasi mungkin dapat digunakan untuk mendukung ujian setelah orientasi.

7.7.5.


167

OHS 18001

7.


7.8.

Evaluasi Sistem Pelatihan

7.8.1.

Apakah kinerja pelatihan ditinjau secara berkala, diantaranya:

1. 2. 3. 4. 5.


Part/Whole - 9/45

Pelatihan yang terlambat dilakukan? Kuisioner atau kritik terhadap kursus? Hasil ujian pengetahuan atau kecakapan? Penilaian manajemen lini tentang keefektifan pelatihan? Keuntungan terhadap bisnis?

OHS 18001

7.8.2.

Sampai sejauh mana tujuan / standar pelatihan telah dicapai selama periode terakhir?

PJ - 45

OHS 18001

7.8.3.

Apakah tindakan perbaikan diambil untuk meningkatkan sistem pelatihan?

PJ - 30

Total Poin untuk:Pelatihan dan Kompetensi

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Pelatihan dan Kompetensi: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

168


Pedoman

Bukti

7.8.1.

Program-program pelatihan harus dinilai secara berkala untuk memastikan apakah pelatihan tersebut memberikan hasil yang diinginkan. Untuk mendapatkan tujuan dari sub-proses ini, programprogram pelatihan kepemimpinan dan pengetahuan serta keterampilan harus dinilai.

7.8.2.

Mengacu ke 7.1.1. 20% Kursus-kursus yang terencana telah dibuat / dilaksanakan. . 30% Semua orang sudah menerima pelatihan yang direncanakan. 30% Tinjauan setelah kursus menunjukkan bahwa kursus telah diterima secara baik dan bermanfaat bagi bisnis. 20% Semua pelatihan yang diwajibkan oleh regulasi telah dilaksanakan.

7.8.3.

0%-30% Tinjauan pasca-kursus dianalisa untuk melihat kekuatan dan kelemahannya. 30%-60% Kelemahan diprioritaskan. 60%-100% Kelemahan-kelemahan yang diprioritaskan ditindaklanjuti dan tergabung dalam sistem perencanaan (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis).


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

7.1

108

108

0

7.2

147

147

0

7.3

45

45

0

7.4

600

600

0

7.5

123

123

0

7.6

168

168

0

7.7

165

165

0

7.8

120

120

0

TOTAL

1476

1476

0


169

170


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 8 - Komunikasi dan Promosi Komunikasi yang baik sangat penting untuk manajemen perubahan yang efektif. Dalam lingkungan kerja yang selalu berubah, komunikasi yang efektif sangat penting untuk memberikan informasi dan memotivasi personil. Komunikasi yang baik lebih dari hanya sekedar memberi tahu – komunikasi seharusnya merupakan proses yang interaktif dari ”memberikan dan menerima pemahaman.” Promosi penyuluhan dan media komunikasi yang bervariasi sebaiknya digunakan untuk mempromosikan perbaikan HSEQ dengan cara yang baru dan menarik. Pertemuan manajemen dan kelompok harus difokuskan pada hal-hal HSEQ yang penting dan dikoordinasikan untuk memastikan informasi yang penting diserap dan disebarkan dengan efektif. Kinerja kelompok dan individu yang luar biasa sebaiknya diidentifikasi dan disebarluaskan untuk menekankan tingkah laku yang benar.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

8.1.

Sistem Komunikasi

210

8.2.

Koordinasi Rapat

156

8.3.

Rapat Manajemen

135

8.4.

Rapat Kelompok

356

8.5.

Panitia / Dewan Gabungan

180

8.6.

Bimbingan (Coaching)

177

8.7.

Penghargaan

297

8.8.

Kampanye Penyuluhan

316

8.9.

Informasi 'Jauh dari Pekerjaan'

106

8.10.

Kesadaran Keselamatan Proses

105



2038

171

8.

Komunikasi dan Promosi Nilai Proses: (2038Poin)



8.1.

Sistem Komunikasi

8.1.1.

Yang manakah dari cara / alat komunikasi internal berikut ini yang digunakan dalam sistem komunikasi organisasi:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Part/Whole - 2/60

Pertemuan / Rapat? Intranet? Papan pengumuman? Layar informasi elektronik? Poster? Majalah perusahaan / selebaran? Email? Bacaan yang ditujukan langsung pada personil tertentu? __________________? __________________?

PAS 55 ISO 14001 ISO 31000 OHS 18001 ISO 9001

8.1.2.

Apakah organisasi telah mengevaluasi seberapa efektif cara / alat tersebut dalam berkomunikasi dengan para individu dan kelompokkelompok?

PJ - 45


8.1.3.

Apakah tindakan perbaikan dilaksanakan untuk meningkatkan keefektifan komunikasi dengan para individu dan kelompokkelompok?

PJ - 45

PAS 55 ISO 9001 ISO 14001 ISO 31000 OHS 18001

8.1.4.

Apakah manajer senior menggunakan cara / alat berkomunikasi yang tepat?

PJ - 30

172


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

8.1.1.


Komunikasi yang baik sangat penting untuk menginformasikan dan memotivasi personil. Ada banyak cara / alat alternatif bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan para stakeholder internal dan eksternalnya. Tantangan bagi organisasi adalah untuk memilih cara / alat yang paling efesien dan efektif. Menggunakan cara / alat komunikasi yang bervariasi juga penting untuk menjaga ketertarikan dari si penerima dan untuk menyesuaikannya dengan tingkat kepentingan dan kompleksitas dari pesan. Cara / alat komunikasi mempunyai karakteristik yang berbeda dalam hal ”jumlah informasi yang dapat disampaikan" (bandwith), sumber daya yang diperlukan, waktu, dan lokasi. Rapat, sebagai contoh, mempunyai "bandwith" yang tinggi dimana banyak informasi yang rumit dapat disampaikan secara tatap muka. Namun demikian, rapat membutuhkan sumber daya yang besar dan bergantung kepada kehadiran tiap orang secara fisik dalam rapat pada waktu dan lokasi yang sama. Sebaliknya, email memiliki "bandwith" yang rendah yang didalamnya hanya berupa teks. Namun demikian, email murah dalam hal sumber daya serta tidak bergantung kepada waktu (si penerima dapat mengambilnya kapan pun) dan lokasi (si penerima bisa berada dibelahan dunia mana saja).

8.1.2.

30% Cara / alat yang sesuai telah dialokasikan untuk mengkomunikasikan informasi yang spesifik. 30% Terlihat bahwa penggunaan cara / alat komunisai yang telah diidentifikasi secara berkala. 40% Survey terhadap pengguna dilakukan pada frekuensi yang sesuai untuk mengenali keefektifan cara / alat berkomunikasi.

8.1.3.

30% Kelemahan-kelemahan komunikasi yang telah dikenali diprioritaskan. 40% Tindakan-tindakan perbaikan diusulkan, didiskusikan dalam organisasi secara memadai, dan diseepakati. 30% Tindakan-tindakan perbaikan tergabung dalam sistem perencanaan (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis).

8.1.4.

Manajer senior seharusnya pro-aktif dalam berkomunikasi. 40% Manajer senior secara terencana menggunakan cara / alat berkomunikasi. 30% Senior manajer menggunakan berbagai cara / alat berkomunikasi (mengacu ke 8.1.1.). 30% Ada pengaturan untuk manajer senior menggunakan cara / alat berkomunikasi yang tepat pada saat keadaan darurat.


173

ISO 14001 ISO 9001 ISO 31000 PAS 55 OHS 18001

8.


8.1.5.

Apakah ada sistem keamanan untuk meninjau informasi sebelum dikeluarkan secara eksternal?

8.2.

Koordinasi Rapat

8.2.1.

Apakah ada sistem untuk mengkoordinasikan rapat-rapat bisnis rutin termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 8.2.2.


Part/Whole - 6/36

Pertemuan / rapat manajemen? Rapat operasional / pemeliharaan? Pergantian shift (serah terima)? Rapat kelompok / briefing? Panitia gabungan / dewan? ____________________________?

Apakah sistem tersebut menentukan hal-hal berikut ini untuk setiap rapat bisnis rutin:

1. 2. 3. 4. 5.

XO - 30

Part/Whole - 9/45

Maksud / tujuan rapat? Kepemimpinan dari rapat tersebut? Frekuensi? Para peserta yang wajib hadir? Hubungan antara rapat-rapat untuk memastikan informasi penting tersampaikan?

8.2.3.

Apakah organisasi menilai keefektifan dari koordinasi rapat bisnis rutin?

PJ - 45

8.2.4.

Apakah tindakan perbaikan dilaksanakan untuk meningkatkan keefektifan dari koordinasi rapat-rapat bisnis rutin?

PJ - 30

174


Pedoman 8.1.5.

Bukti

Terdapat instruksi-instruksi yang detail dan prosedur-prosedur untuk pengendalian keamanan. Mengacu ke 5.5. Keamanan Informasi.

8.2.1.

Termasuk semua rapat yang direncanakan. Ada pengaturan untuk rapat yang bersifat darurat. Semua rapat dikoordinasikan dalam hal isi, urutan, pencegahan saling tumpang tindih (overlap), dan untuk memastikan ketersediaan personil.

8.2.2.

Semua rapat dikoordinasikan dalam hal isi, urutan, pencegahan saling tumpang tindih (overlap), dan untuk memastikan ketersediaan personil.

8.2.3.

20% Terlihat bahwa semua rapat bisnis rutin dilaksanakan. 30% Survey terhadap peserta rapat untuk menentukan keefektifan tiap rapat pada frekuensi yang sesuai. 30% Survey terhadap peserta rapat pada frekuensi yang sesuai untuk menentukan keefektifan koordinasi rapat secara keseluruhan melalui penilaian kehadiran, isi, urutan dan tumpang tindih antara rapat. 20% Manajemen senior berpendapat bahwa keefektifan koordinasi diidentifikasi.

8.2.4.

25% Semua manajemen senior berkomentar dan hasil survey yang terkait ditinjau untuk mengkonfirmasikan dan memprioritaskan hal-hal yang menjadi perhatian. 25% Tindakan-tindakan diidentifikasi, didiskusikan, dan disetujui secara memadai. 25% Tindakan-tindakan yang berhubungan dengan perbaikan dimasukkan kedalam sistem perencanaan (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis). 25% Semua tindakan diselesaikan berdasarkan waktu yang telah disetujui.


175

ISO 14001 ISO 9001 ISO 31000 OHS 18001

8.


8.3.

Rapat Manajemen

8.3.1.

Apakah sistem untuk rapat manajemen memastikan:

1. 2. 3. 4. 5.


Part/Whole - 9/45

Agenda dan tujuan telah ditetapkan? Frekuensi dan lamanya waktu telah ditetapkan? Tindakan-tindakan tercatat? Tindakan-tindakan dikomunikasikan kepada personil terkait? Tindakan-tindakan ditindaklanjuti?

OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001 ISO 31000

8.3.2.

Apakah para manager lini dilibatkan dalam rapat-rapat manajemen seperlunya?

PJ - 45

ISO 14001 ISO 31000 ISO 9001 OHS 18001

8.3.3.

Apakah organisasi menilai keefektifan rapat-rapat manajemen?

PJ - 45

8.4.

Rapat Kelompok


8.4.1.

Apakah para pekerja secara teratur menghadiri rapat kelompok / briefing regu?

PJ - 75

OHS 18001 ISO 14001 PAS 55 ISO 9001 ISO 31000

8.4.2.

Apakah rapat kelompok / briefing regu dipimpin oleh manajer lini para pekerja tersebut?

XO - 30


176


Pedoman

Bukti

8.3.1.

Agenda tertulis untuk rapat biasanya diperlukan. Pencatatan informasi dapat terdiri dari catatan singkat / catatan tindakan. Rincian waktu biasanya tidak perlukan. Tindakan-tindakan dapat dimasukkan kedalam sistem pengumpulan tindakan. (mengacu ke 2.3. Penelusuran Tindak Lanjut).

8.3.2.

20% Para manajer lini yang spesifik telah diidentifikasi dari struktur manajemen (mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab) untuk hadir di rapat manajemen yang terkait. 40% Terlihat bahwa manajer lini yang telah ditentukan secara teratur hadir pada rapat manajemen yang sesuai. 40% Agenda secara khusus memasukkan persoalan-persoalan manajemen lini.

8.3.3.

20% Terlihat bahwa semua rapat manajemen yang penting dilaksanakan. 40% Penilaian berkelanjutan terhadap keefektifan rapat dilakukan (mengacu kepada 8.2.3.). 40% Perubahan yang relevan terhadap rapat manajemen dilakukan setelah penilaian keefektifan.

8.4.1.

25% 25% 25% 25%

8.4.2.

Para manajer lini yang tepat diidentifikasi di Tanggung Jawab (mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab).

Semua rapat yang diperlukan telah diidentifikasi. Semua peserta rapat telah diidentifikasi untuk semua rapat. Frekuensi pelaksanaan rapat ditunjukkan. Kehadiran dalam setiap rapat ditunjukkan.


177

OHS 18001 ISO 31000 ISO 14001 PAS 55 ISO 9001

8.


8.4.3.

Apakah hal-hal berikut ini secara sistematis dibahas dalam rapat kelompok / briefing regu:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Part/Whole - 2/56

Data kinerja? Laporan kecelakaan / insiden? Hal-hal khusus terkait dengan pekerjaan dan coaching (bimbingan)? Kemajuan dalam pencapaian target-target, dan rencana-rencana tindakan? Informasi kecelakaan / insiden yang bersifat eksternal? Perubahan peraturan dan peraturan baru? Promosi kesehatan? Promosi topik kritikal yang berkala? Briefing mengenai topik-topik kunci? Hal-hal diluar lingkungan pekerjaan?


8.4.4.

Apakah bahan-bahan untuk topik yang sesuai dan pokok-pokok pembicaraan tersedia untuk para manager lini yang melakukan rapat kelompok / briefing regu?

PJ - 30

ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55

8.4.5.

Apakah personil yang bukan manajemen ikut berpresentasi dalam rapat kelompok / briefing regu?

PJ - 30


8.4.6.

Apakah catatan-catatan dari rapat kelompok / briefing regu menjelaskan:

1. 2. 3. 4. 5. PAS 55 OHS 18001 ISO 31000 ISO 14001 ISO 9001

8.4.7.

Kapan pertemuan dilaksanakan? Topik-topik spesifik yang didiskusikan? Siapa yang mempresentasikan topik? Siapa pesertanya? Tindakan-tindakan yang dibutuhkan?

Apakah sistem tersebut memastikan bahwa hal-hal yang dibahas dalam rapat kelompok / briefing regu telah:

1. 2.

Part/Whole - 6/30

Part/Whole - 30/60

Ditindaklanjuti? Dikomunikasikan secara tepat kepada manajemen senior?

178


Pedoman

Bukti

8.4.3.

Tidak perlu semua topik dimasukkan kedalam setiap rapat. Distribusi dari semua topik disarankan berdasarkan periode yang telah ditentukan.

8.4.4.

25% “Perpustakaan” topik-topik terkini telah tersedia. 25% Alat-alat bantu presentasi untuk semua topik yang relevan telah disiapkan. 25% Alat-alat bantu presentasi tersedia untuk semua pengguna dalam waktu yang sesuai. 25% Terlihat bahwa alat-alat bantu presentasi digunakan secara teratur.

8.4.5.

50% Terlihat bahwa personil yang menjadi bawahan para manajer lini telah berpresentasi / memimpin briefing / memimpin diskusi. 50% Terlihat bahwa para ahli / pembicara tamu terlibat dalam presentasi / briefing / diskusi.

8.4.6.

Records should be brief and may be electronic. The system may be used to verify information related to other questions within this process.

8.4.7.

Sistem pencatatan tindakan dapat digunakan (mengacu ke 2.3. Penelusuran Tindak Lanjut) dan secara khusus (2.3.6.). Terlihat bahwa hal-hal yang dibahas dalam rapat dipilih yang terkait dengan manajemen.


179

8.


8.4.8.

Apakah organisasi menilai keefektifan rapat kelompok/ briefing regu?

8.5.

Panitia / Dewan Gabungan

OHS 18001

8.5.1.

Apakah organisasi memiliki Panitia / Dewan Gabungan?

XO - 45

OHS 18001

8.5.2.

Apakah wewenang dan mandat Panitia / Dewan Gabungan ditetapkan secara jelas dan dikomunikasikan?

XO - 15

OHS 18001

8.5.3.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa rekomendasi yang dibuat oleh Panitia / Dewan Gabungan diterima, dipertimbangkan, dan ditangani dengan tepat?

PJ - 30

OHS 18001

8.5.4.

Apakah informasi mengenai hal-hal yang didiskusikan dalam Panitia / Dewan Gabungan dikomunikasikan kepada para karyawan?

PJ - 45

OHS 18001

8.5.5.

Seberapa efektifkah Panitia / Dewan Gabungan memperhatikan halhal yang terkait dengan kesehatan, keselamatan, keamanan, lingkungan, dan komersial?

PJ - 45

PAS 55 ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 ISO 31000

180

PJ - 45



Pedoman

Bukti

8.4.8.

25% Terlihat bahwa semua rapat kelompok yang diperlukan terlaksana. 25% Survey terhadap peserta rapat pada interval yang sesuai untuk menentukan keefektifan rapat (mengacu kepada 8.2.3.). 25% Tinjauan terhadap sistem pengumpulan tindakan untuk menentukan keefektifan semua tindakan perbaikan. 25% Umpan balik dari rapat manajemen tentang keefektifan rapat kelompok dan tindakan perbaikan ditentukan.

8.5.1.

Panitia / Dewan Gabungan adalah kelompok yang terdiri dari perwakilan manajemen dan non-manajemen yang ditunjuk untuk membahas hal-hal yang terkait dengan kesehatan, keselamatan, lingkungan, mutu, dan keamanan. Keberadaan dari Panitia Keselamatan diwajibkan oleh hukum di banyak negara. Jika panitia / perwakilan khusus diwajibkan oleh hukum, assessor harus menilai pemenuhannya.

8.5.2.

Pedoman tertulis menjelaskan tanggung jawab dan wewenang dari panitia dan/atau perwakilan, akses mereka terhadap catatan-catatan dan informasi, dan cara mereka untuk berkomunikasi dengan personil non-manajemen dan manajemen.

8.5.3.

25% Saran-saran tercatat. 25% Saran-saran dimasukkan ke sistem rapat manajemen. 25% Saran-saran dimasukkan ke sistem pengumpulan tindakan perbaikan. 25% Tindakan lanjut diselesaikan dan ditutup.

8.5.4.

30% Saran-saran panitia dikomunikasikan melalui cara / alat komunikasi yang tepat. 30% Kemajuan terhadap saran-saran dikomunikasikan secara berkala. 40% Informasi penyelesaian dikomunikasikan. Mengacu ke 8.1.1., 8.3. Rapat Manajemen, 8.4. Rapat Kelompok.

8.5.5.

25% Manajemen menyatakan bahwa panitia gabungan membahas hal-hal yang penting dan mendukung kebijakan manajemen. 25% Panitia Gabungan menyatakan bahwa mereka didukung dengan baik dalam pekerjaan mereka oleh manajemen. 25% Survey terhadap para pekerja yang dilakukan secara teratur menunjukkan bahwa Panitia Gabungan melakukan pekerjaan yang penting dengan baik. 25% Pencatatan tertulis dari rapat-rapat menunjukkan cakupancakupan yang efektif dari topik-topik.


181

8.


8.6.

Bimbingan (Coaching)

PAS 55 Baker

8.6.1.

Apakah para supervisor melaksanakan briefing sebelum bekerja dengan para karyawan?

Baker PAS 55

8.6.2.

Apakah ada sistem bagi para supervisor untuk membimbing para individu berkenaan dengan:

1. 2.


XO - 45

Part/Whole - 21/42

Pengembangan keterampilan? Perbaikan masalah kinerja?

Baker PAS 55

8.6.3.

Apakah ada sistem mentoring untuk para karyawan baru / penugasan baru?

PJ - 30

PAS 55 Baker

8.6.4.

Apakah ada sistem untuk instruksi tugas yang tepat?

PJ - 30

Baker PAS 55

8.6.5.

Apakah ada kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja kelompok?

PJ - 30

182


Pedoman

Bukti

8.6.1.

Sistem harus menunjukkan setidaknya briefing sebelum bekerja dilakukan untuk semua pekerjaan yang kompleks, yang jarang dilakukan maupun pekerjaan baru yang telah diidentifikasi. Termasuk juga briefing secara invidu dan kelompok yang kecil.

8.6.2.

Sistem akan mengidentifikasi kebutuhan akan bimbingan keterampilan / perbaikan untuk dilakukan per individu dan akan memastikan bahwa para supervisor berkualifikasi untuk melakukannya.

8.6.3.

25% Sistem memastikan bahwa orang-orang berkualifikasi dan berpengalaman diidentifikasi sebagai para mentor. 25% Seorang mentor dialokasikan untuk membantu para karyawan baru / yang baru saja ditugaskan. 25% Para supervisor secara rutin meninjau proses bimbingan / mentoring. 25% Para karyawan baru / yang baru saja di tugaskan disurvey untuk menentukan keefektifan sistem.

8.6.4.

25% Orang-orang yang memberikan instruksi tugas yang tepat berkualifikasi dan berpengalaman. 25% Dokumentasi yang tepat / alat pengingat digunakan. 25% Jika diperlukan, demonstrasi / simulasi digunakan. 25% Para instruktur memeriksa pemahaman para pekerja yang melakukan tugasnya.

8.6.5.

Memastikan keefektifan kelompok merupakan faktor kunci untuk keberhasilan operasional. 25% Anggota kelompok bekerja dalam lokasi yang sama. 25% Kegiatan 'team building' dilakukan misalnya: makan siang informal, kegiatan sosial. 25% Tujuan dan insentif kelompok disepakati untuk mendorong kerja kelompok. 25% Peninjauan terhadap keefektifan kelompok dilakukan.


183

8.


8.7.

Penghargaan

8.7.1.

Apakah organisasi telah menetapkan kriteria / metode untuk menilai keberhasilan:

1. 2.


Kinerja Kelompok? Kinerja individu?

8.7.2.

Apakah ada sistem untuk memberi penghargaan terhadap kinerja kelompok yang luar biasa?

8.7.3.

Apakah sistem penghargaan kelompok tersebut dilaksanakan:

1. 2.

Part/Whole - 7/42

PJ - 75

Part/Whole - 15/30

Secara berkala dan terencana? Kapanpun keberhasilan kinerja ditemukan?

8.7.4.

Apakah penghargaan kelompok secara efektif dikomunikasikan kepada bagian organisasi lainnya?

PJ - 30

8.7.5.

Apakah ada sistem untuk memberikan penghargaan bagi kinerja individu yang luar biasa?

PJ - 60

184


Pedoman

8.7.1.

Bukti

Memberikan penghargaan yang positif terhadap kinerja yang baik dinyatakan oleh penelitian sebagai salah satu dari beberapa faktor yang secara statistik penting dalam mendorong kinerja organisasi. Penghargaan yang positif menguatkan tingkah laku yang benar dan meningkatkan moral dan motivasi para karyawan. Penghargaan kelompok dan individu merupakan motivasi yang penting tetapi kinerja kelompok yang paling bermanfaat karena mempromosikan kerja sama, kekompakan, dan berbagi pengetahuan. Kinerja kelompok dan individu yang luar biasa harus terkait dengan strategi dan tujuan bisnis. Kelompok dapat diartikan sebagai kelompok kerja yang profesional atau kelompok yang lebih besar. Penghargaan ”mutu” dapat berhubungan dengan hal-hal teknik, komersial, atau yang terkait dengan pelanggan. Mengacu ke 4.4. Penghargaan dan Disiplin.

8.7.2.

30% Ada praktek-praktek yang tersebar luas yang dilakukan oleh para manajer untuk memberikan pernghargaan kelompok secara informal. 70% Ada sistem yang digunakan dengan baik yang dilakukan oleh para manajer untuk memberikan penghargaan kelompok yang terencana dan resmi.

8.7.3.

Penghargaan seharusnya yang terencana dan tidak terencana, yang resmi dan tidak resmi.

8.7.4.

70% Penghargaan-penghargaan dikomunikasikan secara efektif ke seluruh organisasi. 30% Penghargaan-penghargaan dikomunikasikan oleh para manajer secara langsung pada acara resmi.

8.7.5.

Memberikan penghargaan positif terhadap kinerja yang baik terbukti melalui penelitian sebagai salah satu faktor yang penting dalam mendorong kinerja organisasi. Penghargaan positif memperkuat tingkah laku yang benar serta meningkatkan motivasi dan moral karyawan. Para manajer lini seharusnya mempraktekkan cara yang informal dan formal untuk memberikan penghargaan bagi kinerja yang baik untuk anak buahnya. Mengacu ke 1.9. Komitmen Manajemen dan 4.1. Sistem Sumber Daya Manusia. 50% Ada praktek-praktek yang tersebar luas yang dilakukan oleh para manajer untuk memberikan penghargaan individu secara informal. 50% Ada sistem yang digunakan dengan baik yang dilakukan oleh para manajer untuk memberikan penghargaan individu yang terencana dan resmi.


185

8.


8.7.6.

Apakah sistem penghargaan individu tersebut dilaksanakan:

1. 2.

Secara berkala dan terencana? Kapanpun keberhasilan kinerja ditemukan?

8.7.7.

Apakah penghargaan individu dikomunikasikan secara efektif?

8.8.

Kampanye Penyuluhan

8.8.1.

Apakah ada sistem untuk melakukan penyuluhan promosi?

8.8.2.

Apakah topik untuk penyuluhan promosi dipilih berdasarkan hal-hal berikut ini:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 15/30

PJ - 30


XO - 45

Part/Whole - 6/30

Belajar dari kejadian? Kegiatan monitoring? Survey persepsi? Tinjauan manajemen? ________________?

8.8.3.

Apakah penyuluhan promosi dilakukan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan?

PJ - 60

8.8.4.

Apakah semua kegiatan penyuluhan promosi ditinjau dan disetujui oleh manajemen senior?

XO - 15

186


Pedoman

Bukti

8.7.6.

Penghargaan seharusnya mengcakup yang terencana dan tidak terencana, yang resmi dan tidak resmi.

8.7.7.

70% Penghargaan-penghargaan dikomunikasikan secara efektif kepada individu, misalnya, surat dan hadiah. 30% Penghargaan-penghargaan dikomunikasikan kepada kelompok yang lebih besar secara tepat.

8.8.1.

Penyuluhan promosi merupakan sarana yang bermanfaat untuk meningkatkan minat dalam topik yang penting dan mendukung inisiatif perubahan tingkah laku lainnya. Contoh topik penyuluhan promosi termasuk: pemenuhan terhadap alat pelindung diri, pengenalan terhadap peraturan PPE compliance, new rules introduction, new HSEQ policy introduction, saru, keselamatan di rumah, perlindungan terhadap lingkungan. Penyuluhan promosi serupa dengan "menjual HSEQ" dan seharusnya menarik dan bervariasi untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan bersifat mempengaruhi. Promosi bisa berupa internal dan eksternal. Promosi “Mutu” mungkin difokuskan pada hal-hal teknik, komersial, atau hal-hal yang terkait dengan pelanggan.

8.8.2.

Penyuluhan promosi harus difokuskan pada topik-topik yang kritikal dan dapat dipilih dari sumber-sumber yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

8.8.3.

0%-25% Program ada. 25%-100% Program tersebut memastikan bahwa sedikitnya satu promosi topik kritikal untuk setiap aspek (HS, E, dan Q) per tahun.

8.8.4.

Terdapat catatan persetujuan yang resmi.


187

8.


8.8.5.

Apakah para manajer senior terlibat secara aktif dalam penyuluhan promosi?

XO - 30

8.8.6.

Apakah pertandingan atau kompetisi kelompok digunakan untuk menguatkan kesadaran akan standar-standar kinerja?

PJ - 30

8.8.7.

Apakah penyuluhan mempromosikan housekeeping dilaksanakan?

XO - 15

8.8.8.

Apakah penyuluhan promosi housekeeping mencakup:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Penilaian Kebersihan? Penilaian Keteraturan?

8.8.9.

Apakah organisasi melakukan penyuluhan yang bersifat eksternal?

PJ - 30

8.8.10.

Apakah organisasi memberikan dukungan bagi kelompok-kelompok lokal, nasional, atau internasional?

PJ - 15

8.8.11.

Apakah para karyawan dianjurkan untuk terlibat dalam kegiatankegiatan promosi dan mendukung lainnya yang bersifat eksternal?

PJ - 16

8.9.

Informasi 'Jauh dari Pekerjaan'

8.9.1.

Apakah informasi mengenai sebab-sebab kecelakaan di luar jam / tempat kerja dikirim ke rumah karyawan?

188


PJ - 16


Pedoman

Bukti

8.8.5.

Bukti dari partisipasi manajemen senior harus tersedia.

8.8.6.

25% Terdapat sistem untuk mengatur pertandingan / kompetisi. 25% Terdapat sistem untuk mengenali topik-topik yang tepat. 25% Pertandingan / kompetisi dilaksanakan pada frekuensi yang tepat. 25% Keefektifan dari pertandingan / kompetisi dinilai.

8.8.7.

Penyuluhan housekeeping dilaksanakan secara berkala (tetapi tidak terus menerus) sesuai kebutuhan.

8.8.8.

Untuk definisi keteraturan mengacu ke Buku Saku ISRS.

8.8.9.

25% 25% 25% 25%

Terdapat sistem untuk mengatur penyuluhan. Topik-topik yang sesuai diidentifikasi. Penyuluhan dilaksanakan dengan frekuensi yang tepat. Keefektifan penyuluhan dinilai.

Mengacu ke 1.5. Keterlibatan Stakeholder. 8.8.10.

40% Sistem tersedia untuk mendukung kelompok lokal. 30% Sistem tersedia untuk mendukung kelompok nasional. 30% Sistem tersedia untuk mendukung kelompok internasional.

8.8.11.

50% Promosi-promosi eksternal yang tepat dan kegiatan yang mendukung telah diidentifikasi. 50% Para pekerja yang terpilih didorong untuk berperan serta dalam promosi-promosi eksternal dan kegiatan-kegiatan yang mendukung.

8.9.1.

Tujuan informasi saat jauh dari pekerjaan mengenai kesehatan dan keselamatan adalah untuk mempromosikan budaya dengan standar yang tinggi tentang kesehatan dan keselamatan yang diterapkan setiap saat apakah pekerja berada di lokasi kerja atau di rumah. 30% Data tentang kecelakaan diluar pekerjaan dikumpulkan (mengacu kepada 13.1. Belajar dari Kejadian & 13.10. Analisa Kejadian). 20% Informasi dikelola dalam format komunikasi yang tepat. 50% Komunikasi dibuat pada frekuensi yang tepat.


189

8.


8.9.2.

Apakah informasi dikirim ke rumah karyawan mengenai pencegahan kecelakaan ketika:

1. 2. 3. 4. 8.9.3.

8.9.4.

Berada di rumah? Dalam perjalanan? Melakukan aktivitas pada waktu luang? _______________________?

Apakah informasi dikirim ke rumah-rumah karyawan yang berisi nasehat tentang:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Part/Whole - 3/27

Kesehatan dan keselamatan umum? Kebugaran? Nutrisi? Penghematan energi? Penanganan limbah / sampah? Daur ulang? Keamanan pribadi? _______________________?

Seberapa sering informasi tentang informasi saat jauh dari pekerjaan dikirim ke rumah karyawan?

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 3/24

FQ - 8

___ Setiap 3 bulan (8) ___ Setiap 6 bulan (6) ___ Setiap tahun (4) ___ Tidak terlaksana (0)

8.9.5.

Apakah organisasi menyediakan alat-alat pelindung diri untuk untuk dipakai di rumah kepada para karyawan?

XO - 15

8.9.6.

Apakah organisasi mengadakan "Hari Keluarga" (Family Days) untuk mempromosikan pendidikan tentang kesehatan, keselamatan, dan lingkungan?

XO - 16

190


Pedoman

Bukti

8.9.2.

Tersedia catatan yang memadai mengenai bukti komunikasi.

8.9.3.

Catatan komunikasi yang sesuai tersedia.

8.9.4.

Tersedia catatan yang memadai mengenai bukti komunikasi.

8.9.5.

Nilai hanya dapat diberikan jika instruksi-instruksi dan petunjuk yang tepat tersedia untuk penggunaan APD (Alat Pelindung Diri). Catatancatatan yang sesuai harus tersedia.

8.9.6.

Untuk mendapat nilai, Hari Keluarga harus dilakukan secara berkala menurut jadwal.


191

OSHA 1910

8.


8.10.

Kesadaran Keselamatan Proses

8.10.1.

Yang manakah dari cara / alat komunikasi berikut ini yang digunakan untuk menyampaikan bahaya keselamatan proses:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

OSHA 1910

8.10.2.


Part/Whole - 6/60

Pertemuan / Rapat? Intranet? Papan pengumuman? Layar informasi elektronik? Poster? Majalah perusahaan / selebaran? Email? Bacaan yang ditujukan langsung pada personil tertentu? Keterlibatan dalam analisa bahaya proses? __________________?

Apakah organisasi telah mengevaluasi seberapa efektif cara / alat tersebut dalam berkomunikasi dengan para individu dan kelompokkelompok?

Total Poin untuk:Komunikasi dan Promosi

PJ - 45

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Komunikasi dan Promosi: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

192


Pedoman

8.10.1.

Bukti

Komunikasi yang baik sangat penting untuk menginformasikan dan memotivasi personil. Ada banyak cara / alat alternatif bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan para stakeholder internal dan eksternalnya. Tantangan bagi organisasi adalah untuk memilih cara / alat yang paling efesien dan efektif. Menggunakan cara / alat komunikasi yang bervariasi juga penting untuk menjaga ketertarikan dari si penerima dan untuk menyesuaikannya dengan tingkat kepentingan dan kompleksitas dari pesan. Cara / alat komunikasi mempunyai karakteristik yang berbeda dalam hal ”jumlah informasi yang dapat disampaikan" (bandwith), sumber daya yang diperlukan, waktu, dan lokasi. Rapat, sebagai contoh, mempunyai "bandwith" yang tinggi dimana banyak informasi yang rumit dapat disampaikan secara tatap muka. Namun demikian, rapat membutuhkan sumber daya yang besar dan bergantung kepada kehadiran tiap orang secara fisik dalam rapat pada waktu dan lokasi yang sama. Sebaliknya, email memiliki "bandwith" yang rendah yang didalamnya hanya berupa teks. Namun demikian, email murah dalam hal sumber daya serta tidak bergantung kepada waktu (si penerima dapat mengambilnya kapan pun) dan lokasi (si penerima bisa berada dibelahan dunia mana saja).

8.10.2.

20% Cara / alat yang sesuai telah dialokasikan untuk mengkomunikasikan bahaya keselamatan proses. 40% Survey terhadap pengguna dilakukan pada frekuensi yang sesuai untuk mengetahui kesadaran akan bahaya keselamatan proses. 40% Tindakan perbaikan telah diidentifikasi dan dilaksanakan.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

8.1

210

210

0

8.2

156

156

0

8.3

135

135

0

8.4

356

356

0

8.5

180

180

0

8.6

177

177

0

8.7

297

297

0

8.8

316

316

0

8.9

106

106

0

8.10

105

105

0

TOTAL

2038

2038

0


193

194


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 9 - Pengendalian Risiko Setelah risiko kesehatan, keselamatan, keamanan dan lingkungan diidentifikasi, hirarki pengendalian harus disediakan untuk mengelola risiko. Pengendalian bersifat rekayasa/desain merupakan pilihan pertama untuk menghilangkan risiko jika memungkinkan. Pengendalian administratif yang termasuk prosedur, aturan-aturan, ijin kerja dan rambu-rambu merupakan pilihan berikutnya untuk mengendalikan risiko. Alat pelindung diri dan lingkungan merupakan pertahanan terakhir. Bahanbahan dan produk harus diidentifikasi, diberi label, disimpan, dan diinspeksi untuk memastikan kualitasnya terkendali. Pengendalian harus tersedia untuk memastikan bahwa proses dijalankan dalam parameter-parameter yang kritikal. Merupakan hal penting juga untuk menilai sarana yang dipakai untuk pengendalian bahaya proses kepada pemangku kepentingan melalui penggunaan Laporan bahaya besar (Major Hazard Reports).

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

9.1.

Pengendalian Bahaya Kesehatan

450

9.2.

Pengendalian Bahaya Keselamatan

300

9.3.

Pengendalian Bahaya Keamanan

180

9.4.

Pengendalian Bahaya Lingkungan

255

9.5.

Pengendalian Mutu Bahan dan Produk

375

9.6.

Prosedur Operasional

531

9.7.

Peraturan

399

9.8.

Ijin Kerja

252

9.9.

Tanda Bahaya dan Peringatan

120

9.10.

Alat Pelindung Diri

435

9.11.

Pengendalian Bahaya Proses

330

9.12.

Prosedur Operasional untuk Pengendalian Risiko Proses

144

9.13.

Laporan Bahaya Kecelakaan Besar

180



3951

195

9.

Pengendalian Risiko Nilai Proses: (3951Poin)


9.1.

Pengendalian Bahaya Kesehatan

OHS 18001

9.1.1.

Apakah terdapat pengendalian rekayasa / desain untuk risiko-risiko kesehatan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.1. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan?

OHS 18001

9.1.2.

Apakah terdapat pengendalian administratif / prosedural untuk risikorisiko kesehatan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.1. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan?

PJ - 90

OHS 18001

9.1.3.

Apakah terdapat alat pelindung diri untuk risiko-risiko kesehatan yang diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.1. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan?

PJ - 45

OHS 18001

9.1.4.

Apakah informasi yang sesuai mengenai pengendalian bahaya kesehatan tersedia untuk semua karyawan?

PJ - 30

OHS 18001

9.1.5.

Apakah dokter yang kompeten dalam bidang kesehatan kerja telah ditunjuk untuk memberikan saran dan melaksanakan pemeriksaan kesehatan?

XO - 30

OHS 18001

9.1.6.

Apakah ada sistem bagi karyawan untuk secara rahasia melaporkan hal yang dicurigai sebagai masalah kesehatan kerja kepada ahli / dokter kesehatan kerja?

XO - 15

196

PJ - 135


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

9.1.1.

Jika angka dalam 3.1.1. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuh dari nilai yang ada. 50% 10% 10% 10% 10% 10%

9.1.2.


Eliminasi atau substitusi bahaya kesehatan. Penutupan / isolasi / pemisahan total bahaya kesehatan. Penutupan / isolasi sebagian bahaya kesehatan. Bantuan secara mekanis untuk mengurangi paparan individu. Tersedia peralatan untuk menurunkan risiko (abatement). Terdapat peralatan tanda bahaya / alarm.

Jika angka dalam 3.1.1. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuh dari nilai yang ada. 20% 20% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Pelatihan. Prosedur operasional. Prosedur pemeliharaan. Inspeksi. Prosedur keadaan darurat. Peraturan-peraturan. Pemantauan kesehatan. Rambu-rambu / pemberian label.

9.1.3.

20% 20% 20% 10% 10% 10% 10%

Pelindung paru-paru (pernafasan). Pelindung pendengaran. Pelindung mata. Pelindung kulit. Pencernaan. Radiasi. Getaran.

9.1.4.

25% Informasi bahaya kesehatan telah diidentifikasi untuk setiap bahaya. 25% Informasi disiapkan dalam format yang sesuai. 25% Komunikasi informasi yang spesifik dan membuat informasi lainnya tersedia setiap saat. 25% Keefektifan komunikasi bahaya kesehatan ditinjau.

9.1.5.

Bantuan kedokteran yang kompeten bisa merupakan dokter atau perawat yang tepat dengan kualifikasi kesehatan kerja. Kecukupan waktu dan fasilitas yang sesuai penting untuk mendapatkan nilai.

9.1.6.

Prosedur sumber daya manusia didukung oleh informasi kontak / orang yang bisa dihubungi ada di buku pegangan karyawan.


197

9.

Pengendalian Risiko

OHS 18001

9.1.7.

Apakah para karyawan secara rahasia diinformasikan mengenai hasil pemeriksaan kesehatan atau pemantauan bahaya kesehatan menunjukkan potensi masalah kesehatan?

XO - 30

OHS 18001

9.1.8.

Apakah hal tentang pembatasan pekerjaan karena masalah kesehatan dikomunikasikan kepada manajemen terkait?

XO - 15

OHS 18001

9.1.9.

Apakah bahan-bahan berbahaya disimpan secara baik dan diberi label untuk memastikan pemenuhan terhadap peraturan, kode-kode, dan standar industri?

PJ - 60

9.2.

Pengendalian Bahaya Keselamatan

OHS 18001

9.2.1.

Apakah terdapat pengendalian bersifat rekayasa / desain untuk risikorisiko keselamatan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.2. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keselamatan?

PJ - 135

OHS 18001

9.2.2.

Apakah terdapat pengendalian administratif / prosedural untuk risikorisiko keselamatan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.2. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keselamatan?

PJ - 90

OHS 18001

9.2.3.

Apakah terdapat alat-alat pelindung diri untuk risiko-risiko keselamatan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.2. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keselamatan?

PJ - 45

198



Pedoman

Bukti

9.1.7.

Prosedur sumber daya manusia didukung oleh informasi kontak / orang yang bisa dihubungi ada di buku pegangan karyawan.

9.1.8.

Ini bertujuan agar para manajer bisa melakukan tindakan yang tepat, misalnya alokasi pekerjaan ringan atau investigasi lebih lanjut. Hai ini seharusnya diatur dalam prosedur sumber daya manusia.

9.1.9.

Mengacu ke 9.5.3. untuk semua bahan. 25% Semua bahan berbahaya telah diidentifikasi. 25% Peraturan-peraturan, kode-kode, dan standar industri yang berlaku telah dikenali (mengacu ke 3.1. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan dan 5.1. Peraturan). 25% Pelabelan dan penyimpanan sesuai dengan aturan yang berlaku. 25% Keefektifan pengaturan telah ditinjau.

9.2.1.

Jika angka dalam 3.2.1. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuh dari nilai yang ada. 40% Eliminasi atau subsitusi bahaya keselamatan. 10% Penutupan / isolasi / pemisahan total bahaya keselamatan. 10% Penutupan / isolasi sebagian bahaya keselamatan. 10% Bantuan secara mekanis untuk mengurangi paparan individu. 10% Terdapat peralatan pembuang tekanan (pressure relief). 10% Terdapat peralatan tanda bahaya / alarm . 10% Struktur sementara misalnya, perancah (scaffolding).

9.2.2.

9.2.3.


Pelatihan. Prosedur operasional. Prosedur pemeliharaan. Inspeksi. Prosedur keadaan darurat Peraturan-peraturan. Catatan pemantauan keselamatan. Rambu-rambu / pemberian label.

20% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Sesak nafas / menghirup atau mencerna bahan beracun. Pelindung pendengaran. Pelindung dari bahaya terjatuh (safety harness) Pelindung mata. Pelindung kulit. Pelindung bagian tubuh. Radiasi. Sabuk pengaman. Pelindung terhadap belitan.


199

OHS 18001

9.

Pengendalian Risiko

9.2.4.

Apakah karyawan diwajibkan untuk melakukan penilaian risiko secara pribadi sebelum melakukan tugas-tugasnya?

9.3.

Pengendalian Bahaya Keamanan

9.3.1.

Apakah terdapat pengendalian bersifat rekayasa / desain untuk risikorisiko keamanan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.3. Identifikasi dan Evaluasi Keamanan?

PJ - 75

9.3.2.

Apakah terdapat pengendalian administratif / prosedural untuk risikorisiko keamanan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.3. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan?

PJ - 45

9.3.3.

Apakah terdapat alat-alat pelindung diri untuk risiko-risiko keamanan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.3. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan?

PJ - 30

9.3.4.

Apakah terdapat petugas keamanan sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.3. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Keamanan?

XO - 30

200

XO - 30



Pedoman 9.2.4.

Bukti

Penilaian risiko secara pribadi adalah suatu jenis pengendalian proses yang sederhana namun, misalnya: STAR - Stop, Think, Act, Review (Berhenti, Berpikir, Bertindak, Meninjau). Kebutuhan akan penilaian risiko pribadi sebelum melakukan tugas harus ditekankan secara rutin melalui sarana komunikasi yang sesuai.

9.3.1.

Jika angka dalam 3.3.1. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuh dari nilai yang ada. 50% Eliminasi atau subsitusi bahaya keamaman. 20% Penutupan / isolasi / pemisahan total terhadap bahaya keamanan. 10% Terdapat peralatan tanda bahaya / alarm. 10% Pelindung perangkat lunak dan properti intelektual. 10% Penyediaan peralatan keamanan.

9.3.2.


Perekrutan dan pemeriksaan. Pelatihan. Prosedur. Inspeksi. Kebijakan. Audit. Peraturan-peraturan Catatan pemantauan keamanan.

9.3.3.

40% Pelindung bagian tubuh termasuk pelindung tubuh yang terbuat dari besi. 20% Persenjataan. 10% Sesak nafas / mengirup atau mencerna bahan beracun. 10% Anjing penjaga. 10% Pelindung mata. 10% Pelindung kulit.

9.3.4.

Petugas keamanan ada sesuai dengan hasil penilaian (mengacu ke 3.3.3.).


201

9.

Pengendalian Risiko

9.4.

Pengendalian Bahaya Lingkungan

ISO 14001 PAS 55

9.4.1.

Apakah terdapat pengendalian rekayasa / desain untuk risiko-risiko lingkungan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan?

PAS 55 ISO 14001

9.4.2.

Apakah terdapat pengendalian administratif / prosedural untuk risikorisiko lingkungan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan?

PJ - 90

PAS 55 ISO 14001

9.4.3.

Apakah terdapat alat-alat pelindung lingkungan untuk risiko-risiko lingkungan yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan?

PJ - 30

9.5.

Pengendalian Mutu Bahan dan Produk

ISO 9001

9.5.1.

Apakah ada sistem untuk mengidentifikasi bahan dan produk-produk mulai dari penerimaan melalui semua tahap produksi, distribusi, dan penggunaan?

XO - 75

ISO 9001

9.5.2.

Jika diperlukan, apakah organisasi telah memastikan penelusuran produk disepanjang proses?

XO - 30

ISO 9001

9.5.3.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahan dan produk dikemas dan diberi label sesuai dengan persyaratan yang ditentukan?

XO - 30

202


PJ - 135



Pedoman

9.4.1.

Jika angka dalam 3.4.5. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuh dari nilai yang ada. 50% 20% 10% 10% 10%

9.4.2.

Bukti

Eliminasi atau subsitusi bahaya lingkungan Penutupan / isolasi / pemisahan total bahaya lingkungan. Penutupan / isolasi / pemisahan sebagian bahaya lingkungan. Terdapat peralatan untuk mengurangi bahaya (abatement). Terdapat peralatan tanda bahaya / alarm.

Jika angka dalam 3.4.5. kurang dari 50%, angka maksimum untuk pertanyaan ini harus separuhdari nilai yang ada. 20% 20% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Pelatihan. Prosedur operasional dan pengaturan kontraktor. Prosedur pemeliharaan Inspeksi. Prosedur keadaan darurat. Peraturan-peraturan. Catatan pemantauan lingkungan. Rambu-rambu / pemberian label.

9.4.3.

40% Alat pengendali tumpahan yang bersifat padat atau cair / penahan saluran sementara. 20% Boom untuk tumpahan yang terjadi di badan air. 20% Penghalang saluran sementara. 20% Pelindung terhadap aliran air bekas pemadaman kebakaran.

9.5.1.

Sistem tersebut termasuk penggunaan prosedur dan sistem untuk: - pemberian tanda (tag) atau mengidentifikasi semua bahan atau produk yang tiba di daerah penerimaan barang. - memasukkan data ke dalam sistem informasi. - memantau penggunaan bahan dan produk di lapangan dan pada tahap produksi hingga pengiriman akhir.

9.5.2.

Identifikasi yang unik diperlukan untuk semua produk untuk memastikan penelusurannya.

9.5.3.

Untuk pemenuhan terhadap peraturan mengacu ke 5.1. Peraturan. Untuk bahan-bahan yang datang mengacu ke 11.4. Rantai Pasokan dan Pembelian. Mengacu ke 9.1.9. untuk bahan-bahan berbahaya.


203

9.

Pengendalian Risiko

ISO 9001

9.5.4.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahan dan produk terlindungi dari kerusakan atau kecacatan selama penanganan, distribusi, dan penyimpanan?

ISO 9001

9.5.5.

Apakah ada sistem untuk memastikan semua bahan dan produk:

1. 2. ISO 9001

9.5.6.

Part/Whole - 15/30

Dipisahkan secara tepat? Siap untuk ditarik kembali?

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa produk yang tidak sesuai terhindar dari penggunaan yang tidak diinginkan, termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

PJ - 45

Part/Whole - 10/60

Identifikasi? Dokumentasi? Klasifikasi? Pemisahan / segregasi? Pembuangan? Pemberitahuan kepada para stakeholder yang terkait?

ISO 9001

9.5.7.

Apakah ada sistem untuk mendapatkan konsesi dari pelanggan untuk penggunaan produk yang tidak sesuai?

XO - 15

ISO 9001

9.5.8.

Pada tahap proses produksi yang sesuai tertentu, apakah organisasi melakukan inspeksi karakteristik produk untuk memastikan kesesuaiannya?

PJ - 30

ISO 9001

9.5.9.

Apakah pelepasan produk atau pemberian jasa diperbolehkan:

1. 2. ISO 9001

9.5.10.

Part/Whole - 15/30

Hanya jika inspeksi yang terencana telah selesai dilakukan? Hanya jika persetujuan dari pelanggan / pejabat terkait telah diperoleh?

Apakah ada sistem untuk mengelola kepuasan pelanggan secara berkelanjutan selama pelaksanaan Proyek atau Kontrak?

204

PJ - 30


Pedoman

Bukti

9.5.4.

25% Terdapat sistem yang menyeluruh untuk mengelola semua produk dan bahan yang bergerak. 25% Terdapat sistem yang menyeluruh untuk menyimpan semua produk dan bahan. 25% Sistem untuk pemindahan dan penyimpanan semua produk dan bahan termasuk pencegahan terhadap kerusakan atau kehancuran. 25% Sistem ditinjau secara berkala untuk mengetahui kesesuaian dan keefektifannya.

9.5.5.

Standar yang jelas untuk pemisahan, akses, dan pengaturan penempatan (layout) dibutuhkan untuk tempat penyimpanan semantara dan permanen.

9.5.6.

Jika segregasi tidak praktis, maka metode lain yang sesuai bisa diterapkan. Persyaratan ISO 9001. Ketika produk yang tidak sesuai diketahui setelah pengiriman atau penggunaan dimulai, organisasi harus mengambil tindakan yang sesuai terhadap efek dari ketidaksesuaian tersebut.

9.5.7.

Catatan-catatan akan menunjukkan tingkatan ketidaksesuaian dan konsesi yang terkait.

9.5.8.

25% Semua tahapan proses produksi telah diidentifikasi. 25% Proses inspeksi ada dan berfungsi. 25% Hasil inspeksi dinilai dan tindakan perbaikan dilakukan jika diperlukan. 25% Keefektifan dari sistem ditinjau secara berkala.

9.5.9.

Terdapat prosedur formal dan secara ketat dipatuhi serta ditinjau ulang jika diperlukan.

9.5.10.

Mengacu ke 14.5.1. untuk pengukuran sistem. 25% Hubungan komunikasi yang memadai antara organisasi dan pelanggan. 50% Persetujuan terhadap perbedaan, kesalahpahaman, dan hal-hal yang tidak terduga. 25% Perubahan dilakukan jika memungkinkan dan jika diperlukan.


205

9.

Pengendalian Risiko

9.6.

Prosedur Operasional

OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001 ISO 9001

9.6.1.

Apakah prosedur-prosedur kerja yang ada secara sistematis ditinjau berdasarkan jadwal yang ditentukan? (Jika nilai kurang dari 40% langsung ke 9.6.3.)

OSHA 1910 ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001

9.6.2.

Apakah pemeriksaan terhadap prosedur-prosedur yang ada dalam 9.6.1. termasuk:

1. 2. 3. 4. OSHA 1910 ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001

9.6.3.


Part/Whole - 18/72

Peninjauan yang dilakukan oleh pemilik proses? Tinjauan terhadap penilaian risiko tugas yang terkait? Tinjauan terhadap data observasi tugas / tingkah laku yang relevan? _______________________?

Apakah pembuatan prosedur dan instruksi kerja yang baru termasuk:

1. 2. 3.

PJ - 45

Part/Whole - 21/63

Gambaran yang jelas dari proses kerja? Tinjauan terhadap penilaian risiko tugas yang terkait? _______________________?

OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910

9.6.4.

Apakah prosedur / instruksi dibuat, ditinjau, disahkan, dan/atau dimodifikasi dengan meminta masukan dari karyawan yang terkait?

PJ - 60

OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910

9.6.5.

Apakah prosedur-prosedur kerja memuat standar kinerja yang jelas?

PJ - 60

206


Pedoman

Bukti

9.6.1.

25% Semua prosedur telah diidentifikasi. 25% Prosedur-prosedur diprioritaskan untuk ditinjau. 25% Tinjauan dilaksanakan berdasarkan jadwal yang ditetapkan (Tinjauan tidak boleh lebih dari 3 tahun). 25% Proses peninjauan efektif.

9.6.2.

Tinjauan yang sistematis secara berkala dan bukti pemenuhannya.

9.6.3.

1. Teknik seperti pemetaan proses dapat digunakan. 2. Mengacu ke 3.6. Evaluasi Risiko Tugas. Ada prosedur formal yang mengijinkan / menyetujui penggunaan prosedur yang baru sebelum pelaksanaannya.

9.6.4.

25% Keterlibatan yang cukup dari karyawan dalam membuat prosedur baru. 25% Keterlibatan yang cukup dari karyawan dalam memodifikasi prosedur. 25% Keterlibatan yang cukup dari karyawan dalam meninjau prosedur. 25% Keterlibatan yang cukup dari karyawan dalam pengesahan prosedur.

9.6.5.

Standar kinerja menentukan SIAPA yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan APA dan sesering apa atau KAPAN. Standar kinerja yang jelas sangat penting agar prosedur operasional bisa efektif. 0%-30% Semua prosedur operasional telah diidentifikasi. 30%-100% Prosedur ditinjau untuk memastikan standar kinerja termasuk didalamnya. Mengacu ke 1.6.4.


207

ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001

9.

Pengendalian Risiko

9.6.6.

Jika relevan, apakah prosedur kerja menjelaskan:

1. 2.

Part/Whole - 30/60

Parameter-parameter proses yang kritikal? Batas-batas pengendalian / penerimaan?

OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

9.6.7.

Apakah ada perencanaan untuk memantau semua parameter proses yang kritikal?

PJ - 45

OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001 ISO 9001

9.6.8.

Apakah ada perencanaan untuk memastikan semua proses berjalan sesuai dengan parameter proses yang kritikal?

PJ - 45

ISO 14001 ISO 9001 OSHA 1910 OHS 18001

9.6.9.

Jika diperlukan, apakah proses-proses dikendalikan dengan menggunakan metodologi statistik yang sesuai?

PJ - 15

OHS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OSHA 1910

9.6.10.

Ketika kinerja yang aktual menyimpang dari rancangan kinerja tetapi masih dalam batas-batas pengendalian, apakah ada sistem untuk mengidentifikasi:

1. 2. 3.

Part/Whole - 12/36

Sejauh mana penyimpangan terjadi? Sebab-sebab langsung penyimpangan? Sebab-sebab dasar penyimpangan?

208


Pedoman 9.6.6.

Bukti

Penilaian terperinci tiap proses kerja memungkinkan identifikasi parameter proses yang kritikal, batas-batas pengendalian dan kriteria penerimaan. Parameter proses kritikal dan batas pengendalian mengambarkan batas-batas dalam hal operasional seperti tekanan, suhu atau rasio aliran dalam pabrik, atau toleransi ukuran dari suatu produk untuk memenuhi persyaratan mutu. Seperti standar kinerja, parameter proses kritikal dapat juga diterapkan terhadap proses kerja misalnya batas wewenang keuangan untuk para manajer.

9.6.7.

Sifat dinamis dari banyak proses (misalnya pabrik) berarti bahwa pengendalian proses dipengaruhi oleh pemantuan secara terus menerus terhadap parameter proses dan reaksi langsung terhadap penyimpangan yang terjadi. 20% Semua parameter proses kritikal telah diidentifikasi. 60% Terdapat perencanaan pemantauan yang terus menerus untuk semua parameter proses kritikal. 20% Rencana pemantauan yang terus menerus ditinjau secara berkala.

9.6.8.

25% Prosedur operasional berisi instruksi untuk tindakan perbaikan yang cepat. 25% Penyimpangan yang melampaui parameter kritikal mudah untuk dikenali. 25% Staf diberi pelatiahan dan selalu siap sedia untuk menangani penyimpangan. 25% Peninjauan berkelanjutan terhadap pengendalian parameter untuk memastikan proses yang stabil.

9.6.9.

25% Parameter yang memerlukan pengendalian secara statistik telah diidentifikasi. 25% Metodologi statistik yang sesuai telah diidentifikasi dan disediakan, misalnya pengukuran dan trending standar deviasi. 25% Staf diberi pelatihan dalam penggunaan dan penerapan metodologi pengendalian statistik. 25% Metodologi statistik diterapkan dan ditinjau secara berkelanjutan. Pendekatan umum dari kontrol proses statistik adalah untuk mengambil sampel data dari proses produksi yang sedang berjalan, menghasilkan grafik kontrol dari variabilitas dalam contoh tersebut dan mempertimbangkan kedekatannya terhadap spesifikasi target. Jika tren muncul dalam garis tersebut, atau jika sampel jatuh diluar batas yang ditentukan, proses tersebut dianggap diluar kontrol dan tindakan diambil untuk menemukan dan mengatasi penyebabnya.

9.6.10.

Petanyaan ini mengidentifikasi proses-proses yang terkendali namun menghasilkan kinerja yang tidak begitu baik (sub-optimal). Tingkat penyimpangan dan penyebabnya akan memberikan informasi untuk memodifikasi prosedur operasional terkait pada 9.6.1.


209

ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910

9.

Pengendalian Risiko

9.6.11.

Jika perbedaan proses melebihi batas pengendalian yang ditentukan apakah ada sistem untuk:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Mengambil tindakan perbaikan untuk sebab-sebab langsung? Mengambil tindakan perbaikan untuk sebab-sebab dasar?


9.7.

Peraturan

9.7.1.

Apakah peraturan-peraturan telah dibuat untuk organisasi?

PJ - 60

9.7.2.

Apakah karyawan yang terkait telah dilibatkan dalam pembuatan peraturan?

PJ - 60

9.7.3.

Apakah ada sistem untuk penyebaran peraturan secara resmi kepada karyawan yang relevan?

PJ - 45

210


Pedoman

Bukti

9.6.11.

Pertanyaan ini mengidentifikasi proses-proses yang berada di luar batas pengendalian dan kemungkinan untuk memberlakukan prosedur pemadaman (shut down), yang digambarkan dalam instruksi operasional. Tingkat penyimpangan dan penyebabnya akan memberikan informasi untuk memodifikasi prosedur operasional terkait pada 9.6.1.

9.7.1.

Suatu peraturan merupakan pedoman yang dibuat untuk melakukan sesuatu atau bertindak. 25% Tinjauan terhadap penilaian risiko area, belajar dari kejadian, observasi tingkah laku, observasi tugas, dan inspeksi lapangan dilakukan untuk menentukan peraturan yang diperlukan. 25% Peraturan dibuat untuk semua kegiatan bisnis / lokasi. 25% Peraturan dibuat untuk departemen / jabatan / disiplin tertentu. 25% Adanya ketentuan untuk meninjau peraturan yang ada secara berkala. ”Q” mengacu kepada setiap peraturan teknikal, komersial, atau halhal yang terkait dengan pelanggan, misalnya: semua pekerjaan pemeliharaan harus mempunyai surat permintaan tugas yang sah; semua kontraktor harus memiliki kualifikasi terhadap pekerjaan yang mereka lakukan; semua permintaan harus diinspeksi sebelum diserahkan. Jika nilai untuk masing-masing HS, E, atau Q kurang dari 40%, maka angka HS, E, dan Q untuk pertanyaan HS, E, dan Q di sub-proses ini harus diberi nilai nol.

9.7.2.

25% Ada sistem yang disepakati untuk Sistem yang sudah disetujui untuk menyebarkan konsep / perubahan peraturan kepada para karyawan, misalnya melalui rapat kelompok. 25% Ada sistem yang disepakati untuk menyatukan saran / pendapat dari para karyawan. 25% Ada sistem resmi yang disepakati untuk membuat peraturan. 25% Sistem pembuatan peraturan ditinjau secara berkala.

9.7.3.

25% Semua karyawan telah diidentifikasi untuk penerimaan peraturan. 25% Ada catatan tanda terima peraturan dari karyawan. 25% Ada catatan mengenai re-sirkulasi / tanda terima peraturan / perubahan peraturan kepada karyawan pada jadwal yang ditentukan. 25% Keefektifan dari sistem penyebaran peraturan-peraturan ditinjau pada jangka waktu yang sesuai.


211

9.

Pengendalian Risiko

9.7.4.

Apakah pengetahuan akan peraturan-peraturan diperkuat melalui:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Part/Whole - 3/54

Pemasangan pada papan-papan pengumuman / monitor? Intranet? Peninjauan dalam rapat kelompok? Referensi dalam prosedur-prosedur? Promosi topik yang kritikal? _____________________?

9.7.5.

Apakah ada sistem untuk menguji pengetahuan akan peraturan? (Jika tidak, lanjutkan ke 9.7.8.).

PJ - 30

9.7.6.

Berapa persentase dari para karyawan yang telah diuji secara formal tentang pengetahuan mereka terhadap peraturan-peraturan?

PC - 30

9.7.7.

Berapa persentase dari para kontraktor yang telah diuji secara formal tentang pengetahuan mereka terhadap peraturan-peraturan?

PC - 30

9.7.8.

Apakah ada sistem untuk:

1. 2. 9.7.9.

Part/Whole - 30/60

Menghargai mereka yang memenuhi peraturan-peraturan? Menangani orang yang melanggar peraturan?

Apakah ada sistem untuk meninjau peraturan:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Setelah adanya kejadian atau perubahan yang signifikan? Sedikitnya setiap tahun?

212


Pedoman

Bukti

9.7.4.

Terdapat sistem / frekuensi untuk setiap bagian pertanyaan yang akan dinilai.

9.7.5.

Pegujian pengetahuan akan peraturan secara berkala bermanfaat untuk menguatkan pemenuhannya. 30% Pengujian pengetahuan akan peraturan pada tahap awal dilakukan. 70% Pengujian pengetahuan akan peraturan dilakukan setiap tahun.

9.7.6.

Jumlah karyawan yang akurat diperlukan.

9.7.7.

Kontraktor-kontraktor yang relevan perlu dipilih, misalnya, kontraktor berjangka waktu tertentu (mengacu ke 11.1. Pemilahan Kontraktor/Pemasok).

9.7.8.

Penghargaan dan perbaikan perlu dicatat secara formal dan dapat dimasukkan dalam arsip HRD.

9.7.9.

Sistem / prosedur-prosedur yang terperinci diperlukan untuk menunjukkan pemenuhan. 1. Sebagai contoh setelah ada kecelakaan atau perubahan pada fasilitas, proses, atau peralatan.


213

9.

Pengendalian Risiko

9.8.

Ijin Kerja

PAS 55 OSHA 1910

9.8.1.

Apakah pendekatan yang sistematis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan sistem ijin kerja?

PJ - 60

PAS 55 OSHA 1910

9.8.2.

Apakah ada prosedur yang menjelaskan sistem ijin kerja?

XO - 30

OSHA 1910 PAS 55

9.8.3.

Apakah sistem ijin kerja termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. PAS 55 OSHA 1910

9.8.4.


Part/Whole - 9/72

Tinjauan-tinjauan penilaian-penilaian risiko dan catatan-catatan metode? Inspeksi lokasi kerja? Isolasi dan de-isolasi aset-aset? Aturan formal untuk pengeluaran, perpanjangan, penundaan, dan pembatalan ijin? Formulir khusus untuk semua jenis ijin kerja? Pelatihan untuk orang yang mengeluarkan ijin kerja? Pelatihan untuk para pengguna ijin kerja? Peyimpanan catatan-catatan ijin kerja dalam jangka waktu yang ditentukan?

Apakah ada sistem pemantauan ijin kerja yang termasuk:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/45

Pemeriksaan ketepatan informasi-informasi yang ada? Pemeriksaan persetujuan untuk memulai, perpanjangan, penundaan, dan pembatalan dari ijin kerja? Inspeksi ketika kegiatan yang diijinkan berjalan?

214


Pedoman

9.8.1.

Bukti

Ijin kerja adalah prosedur pengendalian khusus untuk tugas-tugas berbahaya, seperti: - Masuk ke ruang terbatas - Pekerjaan panas - Penggalian - Bekerja dengan sumber energi - Bekerja pada ketinggian - Bekerja diatas air. - Bekerja dengan bahan-bahan berbahaya. 25% Team yang berpengetahuan dikumpulkan bersama. 25% Gambaran yang jelas dari pekerjaan berbahaya yang dilakukan / sering dilakukan. 25% Ada definisi yang jelas mengenai situasi yang memerlukan ijin. 25% Sistem untuk mengidentifikasi ijin ditinjau secara berkala.

9.8.2.

Hal ini akan membutuhkan dokumen kerja yang tepat yang juga akan menjelaskan bagaimana sistem bekerja / berfungsi (lihat ke 9.8.3.).

9.8.3.

Kebutuhan pelatihan dapat dimasukkan kedalamnya (mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan).

9.8.4.

Catatan pemantauan yang terperinci harus tersedia dan setiap perubahan yang dibuat karena hasil pemantauan harus diidentifikasi.


215

OSHA 1910 PAS 55

9.

Pengendalian Risiko

9.8.5.

Apakah organisasi mengevaluasi keefektifan sistem ijin kerja?

9.9.

Tanda Bahaya dan Peringatan

9.9.1.

Apakah survey terhadap semua fasilitas telah dilakukan untuk menentukan kebutuhan akan tanda bahaya dan peringatan?

XO - 45

9.9.2.

Apakah organisasi memenuhi persyaratannya / kebutuhannya akan semua tanda bahaya dan peringatan?

PJ - 45

9.9.3.

Apakah ada sistem untuk meninjau dan memelihara:

1. 2.

PJ - 45


Part/Whole - 15/30

Kewajiban-kewajiban untuk tanda-tanda bahaya dan peringatan? Pemenuhan terhadap semua persyaratan?

216


Pedoman

Bukti

9.8.5.

25% Semua catatan pemantauan dan tindakan yang dihasilkan ditinjau secara berkala. 25% Setiap pembelajaran kejadian yang melibatkan ijin kerja ditinjau segera / berkala. 25% Sistem ijin kerja secara berkala dibandingkan dengan pengendalian lainnya untuk menilai apakah ijin kerja masih diperlukan atau tidak. 25% Sistem ditinjau secara berkala untuk perbaikan berkelanjutan.

9.9.1.

Semua survey atau penilaian risiko daerah harus lengkap dan didokumentasikan sepenuhnya. Mengacu ke 5.1. Peraturan untuk persyaratan hukum. Survey yang tidak pernah ditinjau selama 3 tahun tidak diberi nilai. Semua tanda bahaya dan peringatan harus dalam bahasa yang dimengerti oleh para karyawan setempat. “Q” mengacu kepada setiap tanda bahaya dan peringatan yang diharuskan untuk teknikal, komersial, atau persyaratan pelanggan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Survey seharusnya mencakup tinjauan studi yang relevan seperti penialaian risiko dan analisa dispersi.

9.9.2.

30% Semua tanda bahaya dan peringatan yang ada telah dimasukkan dalam gambar atau peta yang terbaru. 70% Semua tanda bahaya berada pada tempatnya dan sesuai dengan persyaratan.

9.9.3.

Peninjauan dibutuhkan ketika standar (hukum) berubah dan berdasarkan jadwal yang ditentukan.


217

9.

Pengendalian Risiko

9.10.

Alat Pelindung Diri

9.10.1.

Apakah kebutuhan alat pelindung diri telah diidentifikasi untuk organisasi?

PJ - 60

9.10.2.

Apakah organisasi berusaha untuk mengurangi ketergantungan akan alat pelindung diri sebagai cara utama dalam mengendalikan bahaya kerja?

PJ - 45

9.10.3.

Apakah pendapat dari para karyawan diminta dan dipertimbangkan pada saat mengidentifikasi kebutuhan alat pelindung diri?

XO - 30

9.10.4.

Apakah standar alat pelindung diri ditentukan secara tertulis untuk:

Part/Whole - 15/45

1. 2. 3.


Para karyawan? Para kontraktor? Para tamu?

9.10.5.

Apakah alat pelindung diri tersedia setiap saat untuk semua karyawan jika diperlukan?

9.10.6.

Apakah ada fasilitas alat pelindung diri untuk:

1. 2.

PJ - 45

Part/Whole - 15/30

Penyimpanan? Pembersihan?

218


Pedoman

9.10.1.

Bukti

20% Sekelompok orang dengan pengetahuan yang memadai telah dikumpulkan bersama. 20% Kelompok tersebut meninjau semua pesyaratan hukum dan risiko tugas. 20% Kelompok tersebut meninjau pembelajaran dari kejadian yang relevan. 20% Kebutuhan akan alat pelindung diri telah diidentifikasi untuk untuk semua karyawan yang terkena dampak dari kegiatan yang relevan. 20% Kebutuhan akan alat pelindung diri ditinjau dengan semestinya dan berdasarkan jadwal yang ditentukan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Verifikasi sejauh mana organisasi telah mengidentifikasi kebutuhan alat pelindung diri untuk menangani skenario kecelakaan besar yang telah dikenali.

9.10.2.

25% Terdapat kebijakan untuk mengganti alat pelindung diri dengan pengendalian yang bersifat desain, rekayasa, dan administratif jika memungkinkan. 50% Pengendalian alat pelindung diri secara berkala ditinjau terhadap pengendalian lainnya. 25% Catatan-catatan menunjukkan bahwa alat pelindung diri sebagai pengendalian utama secara besar telah diganti dengan pengendalian lain.

9.10.3.

Para karyawan akan dimintai pendapat melalui survey atau rapat kelompok, dll., dan juga akan dilibatkan dalam uji coba alat pelindung diri.

9.10.4.

Penjelasan teknis dari semua alat pelindung diri yang diperlukan tersedia. Para kontraktor biasanya menyiapkan peralatan mereka sendiri yang sesuai dengan standar. Alat pelindung diri yang diperlukan oleh para tamu tersedia kapan pun mereka datang.

9.10.5.

25% Alat pelindung diri yang baru / penggantinya tersedia setiap waktu kapan pun diperlukan. 25% Tersedia bukan hanya untuk orang yang melakukan tugas tetapi juga untuk yang orang lain yang kemungkinan terkena dampak dari pekerjaan yang dilaksanakan. 25% Tersedia pada situasi abnormal misalnya pelindung pendengaran untuk kebocoran uap atau kotak roda gigi yang berisik. 25% Peninjauan berkala dilakukan terhadap ketersediaan alat pelindung pribadi.

9.10.6.

Barang-barang pribadi akan disimpan dalam tempat penyimpanan pribadi misalnya locker. Fasilitas pembersihan akan diperlukan untuk beberapa jenis APD.


219

9.

Pengendalian Risiko

9.10.7.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa para karyawan mendapatkan uji coba pemakaian alat pelindung diri yang membutuhkan perhatian khusus?

9.10.8.

Apakah sistem alat pelindung diri terdiri dari:

1. 2. 3.

XO - 30

Part/Whole - 15/45

Instruksi kebutuhan dan penggunaan alat pelindung diri? Instruksi mengenai pembersihan dan pemeliharaan alat pelindung diri? Catatan-catatan instruksi tersebut terpelihara?

9.10.9.

Apakah ada sistem untuk mencatat pembersihan, penggantian bagian tertentu, paparan kumulatif alat pelindung diri khusus?

XO - 15

9.10.10.

Apakah karyawan diharuskan untuk mengembalikan alat pelindung diri yang digunakan atau rusak untuk mendapatkan yang baru?

XO - 30

9.10.11.

Apakah organisasi menilai pemenuhan terhadap alat pelindung diri melalui:

Part/Whole - 15/30

1. 2. 9.10.12.

Inspeksi kondisi umum? Observasi tingkah laku?

Apakah analisa dibuat untuk pemakaian alat pelindung diri?

220

XO - 30


Pedoman

Bukti

9.10.7.

Sebagai contoh respirator yang tidak sekali pakai dan pelindung mata yang memerlukan resep dokter.

9.10.8.

Bukti resmi dari instruksi harus ada.

9.10.9.

Sebagai contoh alat bantu pernafasan (breathing apparatus) dan respirator, safety harness, serta baju khusus untuk bahan kimia.

9.10.10.

Barang-barang yang termasuk dalam kategori ini akan ditentukan dengan jelas.

9.10.11.

Semua jenis alat pelindung diri dinilai dan data pemenuhan rutin dihitung dari informasi yang diperoleh. No 1: Mengacu ke 10.5. Inspeksi Kondisi Umum No 2: Mengacu ke 14.8. Observasi Tingkah Laku.

9.10.12.

Analisa termasuk rasio pemakaian secara keseluruhan, penggunaan secara pribadi, dan biaya terkait. Analisa pemakaian dan penyalahgunaan alat memberikan panduan untuk pengembangan program yang terus menerus dengan mengidentifikasi kerusakan normal, insiden yang serius dan bahaya yang terulang. Analisa ini seharusnya mencakup pemakaian individu serta pemakaian secara keseluruhan. Analisa seharusnya pada level supervisor / pemimpin kelompok.


221

9.

Pengendalian Risiko

9.11.

Pengendalian Bahaya Proses

Seveso II PAS 55

9.11.1.

Apakah terdapat pengendalian rekayasa / desain untuk risiko keselamatan proses yang telah diidentifikasi dalam 3.8. Analisa Bahaya Proses?

PAS 55 Seveso II

9.11.2.

Apakah terdapat pengendalian administratif / prosedural untuk risiko keselamatan proses yang telah diidentifikasi dalam 3.8. Analisa Bahaya Keselamatan?

PJ - 90

PAS 55 Seveso II

9.11.3.

Apakah terdapat alat pelindung diri / lingkungan untuk risiko keselamatan proses yang telah diidentifikasi dalam 3.8. Analisa Bahaya Proses?

PJ - 45

PAS 55 Seveso II

9.11.4.

Apakan para supervisor diwajibkan untuk melakukan rapat keselamatan sebelum bekerja dengan kelompoknya sebelum melaksanakan pekerjaan?

XO - 30

Seveso II PAS 55

9.11.5.

Apakah risiko keselamatan proses dipertimbangkan dan didiskusikan sebagai bagian dari sistem untuk mengeluarkan ijin kerja?

XO - 30

222


PJ - 135


Pedoman

9.11.1.

Bukti

Cara yang efektif untuk menunjukkan pengendalian risiko adalah dengan menghubungkan kembali pengendalian tersebut ke risiko yang telah diidentifikasi dalam daftar risiko yang ada di 3.8.8. Jika identifikasi risiko tidak dilakukan, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini harus 50% dari nilai yang ada. 40% Pencegahan, misalnya desain aman yang sudah ada. 20% Deteksi, misalnya deteksi api dan gas. 20% Pengendalian, misalnya isolasi proses-proses, sistem pelepasan (relief system). 10% Mitigasi, misalnya alat pemadam api, penampung (bunding), desain bangunan yang berpenghuni. 10% Pemulihan, misalnya pembersihan, sistem yang tidak diperlukan (redundant).

9.11.2.

Jika identifikasi risiko tidak dilakukan, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini harus 50% dari nilai yang ada. 40% Pencegahan, misalnya prosedur pemeliharaan dan prosesproses desain. 20% Deteksi, misalnya inspeksi pabrik dan peralatan, pengawasan operator. 20% Pengendalian, misalnya prosedur operasi, pengendalian akses. 10% Mitigasi, misalnya rencana tanggap darurat, rencana evakuasi, dan jalan keluar. 10% Pemulihan, misalnya kelangsungan bisnis, manajemen krisis, cadangan data.

9.11.3.

Jika identifikasi risiko tidak dilakukan, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini harus 50% dari nilai yang ada. 60% Mitigasi, misalnya alat penampung sementara, drainase tertutup, peralatan untuk menangani tumpahan, perahu penyelamat, sabuk keselamatan, alat bantu pernapasan (breathing apparatus). 40% Pemulihan, misalnya peralatan pembersih tumpahan, peralatan pertolongan pertama.

9.11.4.

Sistem tersebut harus menunjukkan paling tidak rapat dilakukan untuk semua tugas kompleks yang telah diidentifikasi, atau pekerjaan yang tidak sering dilakukan, atau yang baru. Hal ini termasuk briefing dengan individu dan grup kecil.

9.11.5.

Pekerjaan yang berbahaya dikelola melalui pelaksanaan sistem ijin kerja (mengacu ke 9.8. Ijin Kerja). Risiko keselamatan proses di lokasi kerja harus diidentifikasi dari daftar rsiko yang dibuat dalam 3.8.8. dan ditangani dengan ijin kerja. Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan tindakan pencegahan yang efektif telah diidentifikasi untuk mengelola risiko keselamatan proses selama pelaksanaan pekerjaan berbahaya.


223

OSHA 1910 Seveso II

9.

Pengendalian Risiko

9.12.

Prosedur Operasional untuk Pengendalian Risiko Proses

9.12.1.

Apakah terdapat prosedur operasional untuk semua unit proses yang meliputi:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.


Part/Whole - 12/84

Start-up awal / black start. Operasi normal, termasuk pertukaran informasi selama pergantian regu / shift Pemadaman darurat Operasional yang tidak normal Pemadaman normal Start-up yang dilakukan setelah adanya turnaround atau pemadaman darurat Operasi-operasi sementara (misalnya operasi yang dikombinasikan)

OSHA 1910 Seveso II

9.12.2.

Apakah ada sistem untuk mengkomunikasikan prosedur-prosedur baru, yang diperbaharui, dan yang redundant kepada personil yang terkait?

XO - 15

OSHA 1910 Seveso II

9.12.3.

Apakah personil terkait dilatih sebelum prosedur operasional yang baru atau diperbaharui digunakan dalam operasi?

XO - 45

224


Pedoman

9.12.1.

Bukti

Harus ada prosedur untuk menangani setiap tahap operasi tiap unit proses. ”Black start” artinya kepada start-up setelah kehilangan energi total (misalnya kehilangan sumber tenaga listrik).

9.12.2.

Maksud dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa semua personil yang terkait mengetahui setiap perubahan yang terjadi pada prosedur operasional yang mengendalikan risiko keselamatan proses. Selain mengkomunikasikan prosedur operasional secara umum, sistem tersebut juga harus membicarakan prosedur yang bersifat sementara.

9.12.3.

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan penjelasan yang diperlukan, pendidikan, atau pelatihan diberikan sebelum menerapkan prosedur atau instruksi keselamatan proses yang baru atau yang dirubah. Hal ini harus dikaitkan dengan 7. Pelatihan dan Kompetensi.


225

9.

Pengendalian Risiko

9.13.

Laporan Bahaya Kecelakaan Besar


9.13.1.

Apakah organisasi mendokumentasikan rencana untuk mengelola bahaya kecelakaan yang besar (major)?


9.13.2.

Apakah laporan bahaya besar telah dikomunikasikan kepada:

1. 2. 3. 4.


PJ - 120

Part/Whole - 15/60

Pemerintah terkait? Para pekerja? Masyarakat sekitarnya? _________________?

226


Pedoman

9.13.1.

Bukti

“Kecelakaan besar” adalah kebakaran, ledakan, atau pelepasan bahan berbahaya yang menyebabkan kerugian parah kepada orang, harta benda, dan/atau lingkungan. Pembuatan laporan bahaya kecelakaan besar (Major Accident Hazard Reports) merupakan kegiatan yang cukup berat, biasanya membutuhkan upaya yang setara dengan pekerjaan oleh satu orang selama setahun (1 man years effort). Kegiatan ini melibatkan pengumpulan semua informasi yang ada, dan pembuatan analisa baru serta uraiannya, untuk menggambarkan pengendalian bahaya tersebut. Dokumen tersebut harus ditinjau dan disetujui oleh manajer senior. Dokumen harus diperbaharui setiap ada bahaya dan risiko baru yang diidentifikasi atau ada pengendalian baru yang ditetapkan, atau pada interval waktu yang ditetapkan sebelumnya (3 sampai 5 tahun). Peraturan-peraturan yang terkait dengan subjek ini adalah European Seveso II Directive, UK Offshore Safety Case Regulation SI 1992/2885, Belgian Metatechnical Evaluation System, dan US Risk Management Plan for Chemical Accident Prevention. Umumnya laporan bahaya besar mencakup: 10% Informasi mengenai sistem manajemen dan organisasi. 10% Penjelasan mengenai lapangan dan lingkungan sekitarnya. 10% Penjelasan mengenai instalasi. 40% Penjelasan mengenai bahaya kecelakaan besar, risiko dan pengendaliannya (mengacu ke 3.8. Analisa Bahaya Proses). 30% Penjelasan mengenai tanggap darurat dan metode intervensi (mengacu ke 12. Rencana Tanggap Darurat).

9.13.2.

Laporan bahaya kecelakaan besar harus ditulis dengan gaya yang sesuai agar dapat dikomunisikan secara efektif kepada semua stakeholder. Hal ini dapat termasuk rangkuman dari laporan bahaya besar dalam bentuk presentasi, buku kecil, kebijakan-kebijakan, video, website, bahan pelatihan, dll.


227

9.

Pengendalian Risiko Total Poin untuk:Pengendalian Risiko

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Pengendalian Risiko: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

228


Pedoman

Bukti


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

9.1

450

450

0

9.2

300

300

0

9.3

180

180

0

9.4

255

255

0

9.5

375

375

0

9.6

531

531

0

9.7

399

399

0

9.8

252

252

0

9.9

120

120

0

9.10

435

435

0

9.11

330

330

0

9.12

144

144

0

9.13

180

180

0

TOTAL

3951

3951

0


229

230


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 10 - Manajemen Aset Manajemen aset adalah pemeliharaan terhadap semua aset fisik dalam lingkungan kerja untuk memastikan risiko yang rendah dapat diterima untuk berfungsi secara optimum dan pada biaya yang optimum pula. Program pemeliharaan menjelaskan metode pemeliharaan untuk setiap aset yang terdapat dalam daftar aset. Personil pemeliharaan dan operasional harus mengkoordinasikan semua kegiatan untuk perencanaan dan pelaksanaan program pengelolaan. Inspeksi terhadap area yang sesuai memastikan kondisi umum dari aset-aset dipelihara. Proses manajemen perubahan rekayasa yang efektif penting untuk memastikan semua risiko dikelola ketika aset baru dimasukkan. Penilaian risiko harus dilakukan ketika ada aset yang dibeli ataupun dijual.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

10.1.

Program Pemeliharaan

453

10.2.

Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan

264

10.3.

Pelaksanaan Pemeliharaan

225

10.4.

Peninjauan Pemeliharaan

183

10.5.

Inspeksi Kondisi Umum

321

10.6.

Tur Kondisi Fisik

99

10.7.

Inspeksi Peralatan yang Khusus

65

10.8.

Inspeksi Peralatan Sebelum Digunakan

78

10.9.

Manajemen Perubahan Rekayasa

10.10.

Peralatan Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian

10.11.

Akuisisi dan Penjualan

165

10.12.

Program Integritas Aset

315

10.13.

Inspeksi Keselamatan Proses

264

339



78

2849

231

10.

Manajemen Aset Nilai Proses: (2849Poin)

OSHA 1910 PAS 55 Seveso II ISO 9001

Program Pemeliharaan

10.1.1.

Apakah organisasi mempunyai daftar lengkap dari semua aset fisik untuk kategori berikut

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. ISO 9001 OSHA 1910 Seveso II PAS 55

10.1.2.

10.1.3.

Part/Whole - 6/78

Lahan dan sumber daya alam lainnya? Bangunan / Struktur sipil? Sistem yang bertekanan dan tidak bertekanan? Peralatan kerja (termasuk perkakas, mesin, dan alat angkat)? Listrik bertegangan tinggi? Listrik bertegangan rendah? Instrumented monitoring and protective systems (trips and alarms)? Kendaraan dan transportasi? Fasilitas untuk mengendalikan akses ke wilayah kerja? Sistem komunikasi? Sistem komputer dan dan perangkat lunak (software)? Keamanan? ________________?

Untuk setiap aset yang sesuai, apakah daftar aset mencatat:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Seveso II ISO 9001 PAS 55 OSHA 1910


10.1.

Part/Whole - 6/48

Deskripsi dari aset? Nama / nomor identifikasi aset yang unik? Lokasi aset? Spesifikasi dan standar desain? Referensi terhadap gambar rekayasa? Informasi pemasok / vendor? Installation date? Catatan modifikasi?

Apakah organisasi telah menunjuk personil yang bertanggung jawab untuk manajemen aset??

232

XO - 30


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:


Pembuatan/peningkatan program pemeliharaan seharusnya berdasarkan: 10.1.1.

Program pemeliharaan menggambarkan metode pemeliharaan untuk setiap aset yang ada dalam daftar aset. Daftar aset harus berupa daftar lengkap dari semua fasilitas dan peralatan yang akan dipelihara. Daftar aset diperlukan sebagai langkah awal untuk mengidentifikasi kegiatan pemeliharaan yang kritikal dan untuk mengelola semua kegiatan pemeliharaan dengan baik. Catatan yang terdokumentasi diperlukan untuk setiap kategori yang dinilai.

10.1.2.

Daftar aset harus menjadi sumber informasi yang terperinci untuk setiap aset. Sumber ini dapat digunakan untuk menyediakan referensi kepada sistem lain mengenai informasi aset tersebut, misalnya, daftar gambar. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Perlu juga dimasukkan nomor seri dan nomor tag dari peralatan yang bisa ditransfer, seperti valve, blind, dll

10.1.3.

Terdapat rangkaian tanggung jawab terhadap manajemen aset diseluruh organisasi (mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab). Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Jika peraturan pemerintah mewajibkan perlunya orang yang kompeten untuk ditunjuk, maka ini harus dipenuhi dalam penunjukan personil dan kompetensi yang dimilikinya.


233

OSHA 1910 Seveso II PAS 55 ISO 9001

10.

Manajemen Aset

10.1.4.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa daftar aset diperbaharui setelah:

1. 2. 3. 4. 5.

Inspeksi pemeliharaan ? Modifikasi pabrik? Investigasi kejadian yang terkait? Pembelian asset baru? Pembuangan aset?

Seveso II ISO 9001 PAS 55 OSHA 1910

10.1.5.

Apakah teknik penilaian risiko yang tepat telah digunakan untuk membuat program pemeliharaan aset?

PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910 Seveso II

10.1.6.

Apakah informasi berikut ini digunakan dalam penilaian risiko aset:

1. 2. 3. 4. 5. Seveso II PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910

10.1.7.

2.

OSHA 1910 Seveso II ISO 9001 PAS 55

10.1.8.

PJ - 60

Part/Whole - 9/45

Rekomendasi dari manufaktur? Pengalaman terdahulu dan sejarah pemeliharaan? Persyaratan hukum? Persyaratan asuransi? ________________?

Apakah organisasi telah membuat program pemeliharaan berdasarkan risiko untuk semua asset, yang menggambarkan:

1.

Part/Whole - 12/60

Part/Whole - 36/72

Rejim / metode pemeliharaan (misalnya pemeliharaan pencegahan, pemeliharaan pembongkaran)? Frekuensi pemeliharaan, jika diperlukan?

Apakah penilaian telah dilakukan untuk menentukan persyaratan kompetensi teknik untuk mengoperasikan dan memelihara asset-aset tersebut?

234

PJ - 30


Pedoman 10.1.4.

Bukti

Catatan yang jelas, akurat, dan yang terbaru mengenai semua aset. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Hal ini harus termasuk batas-batas operasi yang aman, data kalibrasi, anomali, sisa waktu untuk beroperasi, dll.

10.1.5.

25% Identifikasi semua jenis kegagalan (failure modes) dari setiap kategori aset yang telah diidentifikasi di 10.1.1. 25% Penentuan kemungkinan kegagalan dari semua kategori aset yang telah diidentifikasi di 10.1.1. 25% Identifikasi konsekuensi dari kegalalan semua kategori aset yang telah diidentifikasi di 10.1.1. 25% Tinjauan yang berkelanjutan dari data dalam hal kinerja aset dan pengembangan teknik yang diakui / dikenal. Kecuali 6 dari kategori dalam pertanyaan 10.1.1 telah diberi nilai, maka nilai untuk pertanyaan ini harus dibagi dua.

10.1.6.

Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Hal-hal berikut ini sebaiknya dipertimbangkan: - Data insiden dari industri - Kode - kode dan standar industri - Lingkungan operasional - Proses dan kondisi operasional

10.1.7.

Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Harus ada proses yang formal untuk menilai berbagai teknik pemeliharaan yang ada dan penerapannya terhadap kemungkinan kerusakan yang terjadi, dan risiko kegagalan. Hal ini termasuk juga pertimbangan biaya dari teknik tersebut, frekuensi pengujiannya, persyaratan kompetensi yang harus dimiliki oleh personil terkait, dan data yang diperlukan untuk menilai kondisi peralatan. Proses ini sebaiknya diterapkan secara teratur untuk memastikan bahwa program pemeliharaan diterapkan dengan baik secara terus menerus. Untuk setiap jenis peralatan, organisasi harus mempunyai pedoman dan kriteria mengenai inspeksi dan frekuensinya sesuai dengan risiko yang ada, dan secara bersamaan mempertimbangkan praktek rekayasa (engineering) yang baik.

10.1.8.

40% Identifikasi persyaratan kompetensi yang diperlukan untuk semua kategori aset yang telah dikenali dalam 10.1.1. 60% Para tenaga ahli (engineer) yang berkompeten ditunjuk untuk mengelola semua kategori aset yang telah dikenali dalam 10.1.1.


235

10.

Manajemen Aset

10.1.9.

Apakah organisasi menjalankan sistem dan prosedur untuk pemeliharan besar (major overhaul) dari aset-aset?

10.2.

Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan

PAS 55 OSHA 1910 ISO 9001

10.2.1.

Apakah ada sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan untuk pemeliharaan yang bersifat pencegahan (preventive) dan perbaikan kerusakan (breakdown)?

OSHA 1910 ISO 9001 PAS 55

10.2.2.

Apakah sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan termasuk:

PAS 55 Seveso II ISO 9001 OSHA 1910

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. PAS 55 OSHA 1910 ISO 9001

10.2.3.

2. 3. 4.


XO - 45

Part/Whole - 6/66

Klasifikasi dari pemeliharaan? Pembuatan surat perintah kerja (work order) berdasarkan jadwal pemeliharaan pencegahan? Pembuatan surat perintah kerja untuk pemeliharaan kerusakan? Persetujuan terhadap surat perintah kerja? Pembuatan prioritas atas semua surat perintah kerja? Alokasi sumber daya? Penjadwalan? Mendapatkan suku cadang? Pengendalian biaya? Persyaratan ijin kerja? Kebutuhan akan dukungan ahli / peralatan?

Apakah sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan:

1.

PJ - 30

Part/Whole - 12/48

Mengenali kegiatan-kegiatan pemeliharaan yang terlambat dilakukan? Menilai alasan keterlambatan pemeliharaan? Menilai dampak dari keterlambatan pemeliharaan? Mengambil tindakan perbaikan untuk menangani kegiatan yang terlambat dilakukan?

236


Pedoman 10.1.9.

Bukti

20% Identifikasi aset yang memerlukan major overhaul tersendiri 30% Ada sistem dan prosedur yang dibuat untuk overhaul. 30% Penggunaan sistem dan prosedur untuk melaksanakan overhaul. 20% Peninjauan terhadap keefektifan sistem dan prosedur. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Overhaul termasuk: - Turnaround / shutdown yang direncanakan. - Workover - dll.

10.2.1.

Hasil dari sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan akan berupa rangkaian rencana untuk pemeliharaan kerusakan (breakdown), pemeliharaan pencegahan (preventive), dan inspeksi yang terencana misalnya, harian, mingguan, dan bulanan. Adanya sistem perencanaan dan penjadwalan (idealnya terkomputerisasi).

10.2.2.

Sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan harus mempunyai fasilitas ini. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Prioritas harus mempertimbangkan paparan risiko, kendala logistic, persyaratan sertifikasi hukum, kegiatan pemeliharaan yang tertunda, dan ketersiadaan sumber daya dan peralatan yang akan dipelihara. Kekritikalan peralatan yang dinilai dan standar kinerja yang terkait harus menjadi masukan / input kunci terhadap proses pembuatan prioritas. Sistem pemeliharaan harus menandai alat yang kritikal untuk memastikan alat tersebut dimasukkan dalam proses pembuatan prioritas.

10.2.3.

Kinerja dari pemeliharaan ditunjukkan dan catatan diperlukan untuk semua pertanyaan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Mengacu ke 10.12.1. untuk informasi mengenai penjadwalan kembali kegiatan pemeliharaan yang terlambat.


237

10.

Manajemen Aset

ISO 9001 OSHA 1910 PAS 55

10.2.4.

Apakah rangkuman mengenai kinerja sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan dikomunikasikan kepada personil yang terkait?

XO - 30


10.2.5.

Apakah organisasi telah menilai kebutuhan teknologi informasi untuk mendukung program pemeliharaan?

XO - 15

OSHA 1910 ISO 9001 PAS 55

10.2.6.

Apakah insfratuktur teknologi informasi cukup memadai untuk mendukung program pemeliharaan?

PJ - 15


10.2.7.

Apakah penyediaan sumber daya cukup memadai untuk mendukung program pemeliharaan?

PJ - 45

10.3.

Pelaksanaan Pemeliharaan

OSHA 1910 PAS 55 ISO 9001

10.3.1.

Apakah ada sistem untuk mengkomunikasikan rencana pemeliharaan yang telah disetujui kepada personil operasional dan pemeliharaan yang terkait?

XO - 45

PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910

10.3.2.

Apakah ada proses formal yang terdokumentasi untuk serah terima tanggung jawab terhadap aset dari pihak operasional kepada pemeliharaan?

XO - 30

238



Pedoman

Bukti

10.2.4.

Ada bukti laporan rutin kepada personil yang terkait.

10.2.5.

Ada bukti mengenai penilaian kebutuhan.

10.2.6.

70% Sistem IT mempunyai fungsi-fungsi yang diperlukan. 30% Sistem IT mudah digunakan oleh para operator yang terlatih.

10.2.7.

25% Sumber daya cukup memadai untuk memelihara daftar aset. 25% Sumber daya cukup untuk mengoperasikan sistem perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan. 50% Sumber daya cukup memadai untuk menjaga aset sesuai dengan strategi manajemen aset (mengacu ke 1.4. Strategi).

10.3.1.

Komunikasi yang akurat dan tepat waktu antara personil operasional dan pemeliharaan diperlukan untuk memastikan: - Koordinasi yang efektif dengan program produksi untuk meminimalkan gangguan. - Pemahaman akan pekerjaan pemeliharaan yang dibutuhkan untuk mencegah insiden K3 dan L (HSE). - Persiapan yang efektif untuk shutdown dan bekerja bersama untuk mengurangi downtime. - Ketersediaan personil dan bahan-bahan. - Aset diserahkan dalam keadaan aman - idealnya dengan ijin kerja berdasarkan jadwal. Diperlukan bukti komunikasi kepada personil yang terkait

10.3.2.

Hal ini dapat termasuk pengeluaran ijin kerja (mengacu ke ke 9.8 Ijin Kerja). Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Sistem serah terima harus termasuk pernyataan mengenai kondisi aset termasuk bahaya yang ada, kendala / batasan dalam melakukan pemeliharaan, dll.


239

10.

Manajemen Aset

PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910

10.3.3.

Apakah organisasi menunjuk personil yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan mengawasi tugas pemeliharaan dan proyek yang rumit?

PJ - 45

OSHA 1910 PAS 55 ISO 9001

10.3.4.

Apakah organisasi menunjuk personil yang berkompeten dan berpengalaman untuk melaksanakan tugas-tugas pemeliharaan yang telah diidentifikasi?

XO - 30


10.3.5.

Apakah ada proses formal yang terdokumentasi untuk serah terima tanggung jawab terhadap aset dari pihak pemeliharaan kepada operasional ?

XO - 30

ISO 9001 OSHA 1910 PAS 55

10.3.6.

Apakah organisasi mempunyai sistem untuk mengaktifkan kembali (recommission) aset dengan baik setelah pekerjaan pemeliharaan selesai?

XO - 30

ISO 9001 PAS 55 OSHA 1910

10.3.7.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa surat perintah kerja telah ditutup setelah tugas pemeliharaan diselesaikan?

XO - 15

240


Pedoman 10.3.3.

Bukti

30% Organisasi mengidentifikasi tugas pemeliharaan dan tugas proyek yang rumit. 70% Para koordinator yang bertanggung jawab telah ditunjuk. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Tugas pemeliharaan yang rumit dapat termasuk situasi dimana ada interaksi antara kegiatan-kegiatan pemeliharaan/proyek.

10.3.4.

Personil yang ahli, berkompeten dan berpengalaman melaksanakan tugas-tugas yang telah diidentifikasi/berisiko tinggi.

10.3.5.

Hal ini dapat juga termasuk pengembalian ijin kerja (mengacu ke 9.8. Ijin Kerja). Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Sistem serah terima harus termasuk pernyataan mengenai kondisi aset termasuk sisa bahaya yang ada, pekerjaan yang ditunda / belum selesai, kendala / batasan pada saat beroperasi kembali, dll.

10.3.6.

Ada bukti mengenai kegiatan mengaktifkan kembali (recommisioning) dengan menggunakan prosedur formal.

10.3.7.

Ada bukti dari penutupan surat perintah kerja (Lihat ke 10.2.2.).


241

10.

Manajemen Aset

10.4.

Peninjauan Pemeliharaan

PAS 55

10.4.1.

Apakah organisasi pemeliharaan membandingkan kinerja / kondisi tiap aset secara tersendiri dengan target yang ada?

PJ - 60

PAS 55

10.4.2.

Apakah organisasi melakukan analisa tren dari kinerja / kondisi aset?

XO - 30

PAS 55

10.4.3.

Apakah organisasi meninjau keefektifan sistem pemeliharaan?

PJ - 45

PAS 55

10.4.4.

Apakah yang berikut ini dilaporkan kepada personil yang terkait:

1. 2.

ISO 9001


Kinerja / kondisi aset? Keefektifan pemeliharaan?


10.5.

Inspeksi Kondisi Umum

10.5.1.

Apakah organisasi telah menggunakan pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi:

1. 2.

Part/Whole - 24/48

Part/Whole - 5/30

Semua area / bangunan yang memerlukan inspeksi kondisi umum? Hal-hal yang spesifik untuk diperiksa yang berhubungan dengan setiap area atau bangunan yang memerlukan inspeksi kondisi umum?

242


Pedoman

10.4.1.

Bukti

Aset secara tersendiri berarti jenis barang-barang yang ada dalam setiap kategori aset yang telah diidentifikasi dalam 10.1.1. Pemberian nilai harus mencerminkan penilaian secara keseluruhan yang telah diberikan untuk 10.1.1. 20% Identifikasi target kinerja tiap aset secara tersendiri (mengacu ke 1.2.1.). 10% Pengukuran kinerja aset secara tersendiri 20% Kriteria dibuat untuk pengukuran kondisi aset. 10% Penilaian kondisi aset. 10% Perbandingan kinerja aset secara tersendiri terhadap target. 10% Penilaian kondisi aset terhadap kriteria. 10% Tinjauan program pemeliharaan terhadap kondisi aset. 10% Tinjauan kinerja aset secara keseluruhan terhadap rencana bisnis dan tujuan strategis. Mengacu ke 1.2. Tujuan.

10.4.2.

Diperlukan bukti mengenai tren jangka panjang. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Hal ini dianggap meliputi parameter bisnis yang kritikal terkait dengan kondisi aset seperti plant availability, kendala dalam pemeliharaan, rasio antara pemeliharaan yang bersifat pencegahan dengan yang terencana, biaya, persediaan suku cadang, kejadian loss of containment, kegiatan kritikal yang tertunda, dll

10.4.3.

50% Tujuan pemeliharaan tercapai. 25% Tren menunjukkan adanya perbaikan yang berkelanjutan. 25% Sumber daya yang diperlukan untuk pemeliharaan cukup untuk memenuhi ketentuan rencana dan jadwal pemeliharaan.

10.4.4.

Kinerja aset, kondisi dan keefektifan pemeliharaan dilaporkan secara berkala melalui sistem manajemen lini untuk meyakinkan manajemen senior bahwa tujuan-tujuan telah tercapai.

10.5.1.

1. Area untuk inspeksi harus diidentifikasi berdasarkan analisa kebutuhan. 2. Daftar inspeksi biasanya termasuk hal-hal yang umum maupun khusus yang relevan dengan area yang spesifik.


243

10.

Manajemen Aset

ISO 9001

10.5.2.

Apakah inspeksi kondisi umum dilaksanakan untuk semua area / bangunan yang memerlukannya?

PJ - 75

ISO 9001

10.5.3.

Apakah personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan inspeksi kondisi umum telah mendapatkan pelatihan formal mengenai teknik-teknik inspeksi?

PJ - 30

ISO 9001

10.5.4.

Apakah inspeksi kondisi umum termasuk hal-hal yang berikut:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 12/60

Siapa yang melakukan inspeksi? Apa yang harus diinspeksi? Kapan inspeksi seharusnya dilakukan? Identifikasi tindakan perbaikan yang perlu dilakukan? Tindak lanjut untuk memastikan bahwa semua kondisi yang tidak memenuhi standar diperbaiki sebagaimana mestinya?

ISO 9001

10.5.5.

Apakah penghargaan positif diberikan secara verbal dan dilaporkan secara tertulis ketika ada kondisi yang melebihi standar ditemukan pada saat inspeksi kondisi umum?

PJ - 30

ISO 9001

10.5.6.

Apakah semua kondisi dibawah standar yang ditemukan pada saat inspeksi kondisi umum dilaporkan secara tertulis?

XO - 30

ISO 9001

10.5.7.

Apakah semua laporan inspeksi kondisi umum dianalisa untuk mengidentifikasi kondisi dibawah standar yang berulang dan sebabsebab dasarnya?

PJ - 30

244


Pedoman

Bukti

10.5.2.

25% Ada jadwal untuk semua inspeksi 25% Inspeksi yang telah selesai dilakukan dicatat berdasarkan ketentuan jadwal. 25% Sistem inspeksi ditinjau secara berkelanjutan untuk mengetahui area mana yang belum diinspeksi berdasarkan jadwal. 25% Penyelesaian inspeksi dan persyaratan jadwal dipantau secara berkala untuk mengetahui pencapaian tujuan-tujuan / keefektifan dan perubahan yang perlu dibuat.

10.5.3.

Untuk persyaratan pelatihan mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan.

10.5.4.

Ada catatan yang terperinci yang mencakup semua hal-hal yang diperlukan. Hal-hal yang telah diperbaiki pada saat itu juga akan dicatat, namun biasanya tidak dimasukkan kedalam sistem pencatatan tindak lanjut. Mengacu ke 13.1. Sistem Belajar dari Kejadian jika hasil inspeksi menyebabkan pelaporan kejadian.

10.5.5.

Mengacu ke 8.7. Penghargaan. 25% Kriteria untuk “yang melebihi standar” diidentifikasi. 25% Hasil inspeksi dinilai terhadap kriteria. 25% Penghargaan yang positif diberikan secara tertulis dan dikomunikasikan secara luas ketika kondisi yang melebihi standar dilaporkan. 25% Penghargaan yang positif diberikan secara verbal ketika kondisi yang melebihi standar ditemukan.

10.5.6.

Semua hasil inspeksi dibuat dalam laporan tertulis. Lihat pedoman penilaian di 10.5.4.

10.5.7.

25% Kriteria terhadap pengulangan ditetapkan dan ditinjau secara berkala sesuai dengan kebutuhan. 25% Semua laporan inspeksi ditinjau secara berkala untuk mengidentifikasi kondisi dibawah standar yang berulang. Tinjauan yang terpisah dapat dilakukan terhadap data yang ada dalam sistem pencatatan tindak lanjut. 25% Kondisi dibawah standar yang berulang dianalisa dan tindakan perbaikan diidentifikasi. 25% Sebab-sebab dasar dari kondisi dibawah standar yang berulang diidentifikasi, dianalisa, dan tindakan perbaikan diidentifikasi.


245

ISO 9001

10.

Manajemen Aset

10.5.8.

Apakah hasil analisa laporan inspeksi umum digunakan sebagai berikut:

1. 2. 3.

Part/Whole - 12/36

Dikomunikasikan secara tepat? Tindakan perbaikan yang diperlukan telah diidentifikasi? Tindakan yang telah diidentifikasi diselesaikan / rencana bisnis dirubah sesuai keperluan?


10.6.

Tur Kondisi Fisik

10.6.1.

Berapa angka persentase untuk Tur Kondisi Fisik (Physical Conditions Tour) dalam penilaian ISRS ini?

246

PC - 99


Pedoman

Bukti

10.5.8.

Catatan yang terperinci dibutuhkan.

10.6.1.

Masukkan angka dari Tur Kondisi Fisik ISRS yang terbaru. Untuk penilaian secara eksternal, hal ini akan dilakukan oleh DNV. Tur Kondisi Fisik merupakan metode dari DNV untuk menilai keteraturan dan kebersihan secara menyeluruh dari aset-aset fisik di lapangan dengan menggunakan teknik sampling. Metodologi dan sistem penilaian digambarkan dengan jelas dalam Buku Saku ISRS. Nilai Tur Kondisi Fisik merupakan indikator kinerja manajemen aset secara keseluruhan dalam organisasi. Nilai tersebut juga penting dalam menentukan level dari ISRS yang dicapai oleh organisasi.


247

10.

Manajemen Aset

10.7.

Inspeksi Peralatan yang Khusus

10.7.1.

Apakah organisasi telah membuat sistem inspeksi untuk peralatan berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.


Part/Whole - 1/65

Detektor api, asap, panas, dan gas? Alarm kebakaran / keamanan / evakuasi? Sistem komunikasi darurat? Sistem ventilasi untuk asap, panas dan gas? Lampu untuk keadaan darurat? Sumber energi (power) untuk keadaan darurat? Sistem penahanan api (fire suppression)? Alat pemadam api? Kantung udara penyelamatan (rescue air packs)? Pencuci mata dan shower? Alat pertolongan pertama? Perlengkapan penyelamatan? Peralatan penanganan tumpahan? Sistem emisi / monitoring kebocoran / alarm? Pusat kendali (master controls) untuk pemadaman pada saat kondisi darurat (emergency shut-down)? Hidran / selang-selang pemadam api? Harness keselamatan? Baju pelampung dan sekoci penolong? Pompa air untuk pemadaman api? Sistem grounding / earthing? Ventilasi lokal (local exhaust)? Peralatan untuk menyelamatkan diri dari gas beracun? Peralatan untuk memantau bahaya kesehatan? Peralatan untuk memantau air buangan? Peralatan untuk proses mutu yang kritikal? Peralatan analisis? Peralatan untuk memantau emisi udara? Peralatan pembuangan limbah? Sistem perlindungan instrumen? Perlindungan terhadap banjir? Kotak peralatan untuk darurat? Penampung (bunding)? ____________________________________ ____________________________________

248


Pedoman

10.7.1.

Bukti

Tiap alat mempunyai jenis inspeksi yang berbeda dan frekuensi inspeksi yang berbeda pula serta dikelola oleh bagian yang berbeda dalam organisasi. Untuk mendapatkan nilai, harus ada koordinasi kedalam format yang bisa diaudit.


249

10.

Manajemen Aset

10.8.

Inspeksi Peralatan Sebelum Digunakan

10.8.1.

Apakah organisasi telah membuat sistem inspeksi peralatan sebelum digunakan sebagai berikut:

1.

2.

10.8.2.


Alat-alat yang membutuhkan inspeksi peralatan sebelum digunakan (pre-use equipment inspection) dengan catatan formal? Alat-alat yang membutuhkan inspeksi peralatan sebelum digunakan (pre-use equipment inspection) tanpa catatan formal?

Apakah sistem inspeksi sebelum penggunaan termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 8/48

Part/Whole - 6/30

Siapa yang melaksanakan inspeksi? Apa yang harus diinspeksi untuk setiap bagian dari peralatan? Kapan inspeksi harus dilakukan? Tindakan apa yang harus diambil jika ditemukan hal-hal yang dibawah standar pada alat yang diinspeksi? Tindak lanjut untuk memastikan bahwa semua hal-hal yang dibawah standar diperbaiki sesuai dengan kebutuhan?

250


Pedoman

10.8.1.

Bukti

Pendekatan yang formal penting dilakukan untuk mengidentifikasi semua kebutuhan akan inspeksi sebelum penggunaan peralatan. Catatan formal biasanya diperlukan untuk peralatan yang dipakai oleh beberapa orang seperti peralatan yang bergerak. Catatan formal biasanya tidak diperlukan untuk berbagai perlengkapan seperti mesin gerinda atau pengelasan, dll. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Dari sudut pandang PSM hal-hal berikut merupakan peralatan yang membutuhkan inspeksi sebelum digunakan: - Alat yang menyimpan sumber energi (tabung gas, contoh bom, baterai, metering test loops, dll) - Peralatan bongkar muat - Alat angkat - Alat batch processing Panduan tambahan dapat ditemukan di beberapa peraturan pemerintah seperti UK Provision and Use of Work Equipment (PUWER) dan Lifting Operations and Lifting Equipment Regulations (LOLER).

10.8.2.

Diperlukan prosedur yang terperinci.


251

Seveso II OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

10.

Manajemen Aset

10.9.

Manajemen Perubahan Rekayasa

10.9.1.

Apakah organisasi melakukan tinjauan manajemen perubahan rekayasa untuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8.

9. 10. 11.

12. 13. 14. 15.


Part/Whole - 6/90

Proyek baru? Aset baru? Semua modifikasi rekayasa (engineering) yang permanen? Desain, modifikasi dan/atau pemasangan dari peralatan / peralatan “paket vendor”? Semua perubahan kondisi operasional diluar rancangan peruntukannya atau parameter yang disetujui? Penggunaan bahan kimia / bahan-bahan yang baru (atau aplikasi baru dari bahan kimia / bahan-bahan yang sudah ada) terhadap setiap sistem proses atau peralatan? Perubahan instrumen seperti penyesuaian terhadap control valve dan perubahan terhadap pengaturan alarm? Setiap kegiatan pemeliharaan yang tidak terkait dengan penggantian peralatan atau komponen yang "sama dan sejenis" (like for like)? Semua modifikasi rekayasa (engineering) yang bersifat sementara? Kelebihan aset (redundancy)? Semua perubahan dalam hal peralatan pendukung pabrik, perpipaan atau penyambungan, atau perubahan terhadap struktur yang mungkin dapat berdampak terhadap kemampuan menahan beban? Perubahan terhadap gedung, dan struktur sipil lainnya? Perubahan terhadap perangkat lunak komputer? Perubahan pemasok? ________________?

OHS 18001 Seveso II PAS 55 OSHA 1910

10.9.2.

Apakah ada sistem untuk mengkategorikan / memprioritaskan perubahan berdasarkan penilaian risiko?

PJ - 30

PAS 55 OSHA 1910 Seveso II OHS 18001

10.9.3.

Apakah organisasi menilai sejauh mana sistem manajemen perubahan rekayasa digunakan?

PJ - 45

252


Pedoman

10.9.1.

Bukti

Kriteria ditentukan untuk setiap kategori. 1. Mengacu ke 6.1. Koordinasi Proyek. 2., 3., 4. Mengacu ke 10.1. Program Pemeliharaan. 5. Mengacu ke 9.5. Pengendalian Mutu Bahan dan Produk. 6. Mengacu ke 3.1. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Kesehatan. 7. Mengacu ke 9.5. Pengendalian Mutu Bahan dan Produk. 8. dan 9. Mengacu ke 10.3. Pelaksanaan Pemeliharaan. 10. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Redundancy artinya penarikan peralatan dari operasi baik secara permanen (decommissioning) atau semi-permanen (mothballing). Perubahan terhadap sistem keselamatan, pencegahannya dianggap tercakup oleh No. 3 dan 9. Perubahan organisasi dibahas di 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi. 11., 12., 13. Mengacu ke 10.1. Program Pemeliharaan. 14. Mengacu ke 11.4. Rantai Pasokan dan Pembelian.

10.9.2.

25% Sistem tersebut dapat mengenali perbedaaan dalam kerumitan perubahan-perubahan. 25% Metodologi disiapkan untuk mengatasi kerumitan yang berbeda. 25% Metodologi yang sesuai diidentifikasi dan tersedia 25% Personil yang sesuai diidentifikasi untuk melaksanakan metodologi yang dipilih.

10.9.3.

25% Penggunaan sistem pencatatan-pencatatan. 25% Membandingkan penggunaan dengan hal-hal yang terdapat dalam 10.9.1. 25% Mengenali perbedaan yang ada dan menilai kelengkapan penggunaan. 25% Pelaporan kepada manajemen yang sesuai.


253

Seveso II OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910

10.

Manajemen Aset

10.9.4.

Apakah sistem manajemen perubahan untuk 14 kategori perubahan termasuk diantaranya:

1. 2. 3. 4. 5.

Penanggung jawab? Prosedur yang telah dibuat? Persetujuan yang bertahap? Tindakan pengendalian? Tinjauan akhir?


10.9.5.

Apakah setiap tinjauan dilaksanakan oleh kelompok yang tepat sesuai dengan kategori perubahan?


10.9.6.

Apakah sistem digunakan untuk memastikan hal-hal berikut diperbaharui dan komunikasi yang tepat telah dilakukan ketika perubahan rekayasa terjadi:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Part/Whole - 6/30

PJ - 60

Part/Whole - 6/84

Diagram dan gambar? Prosedur operasional / praktek kerja? Daftar risiko? Program orientasi / induksi dan pelatihan Peraturan? Sistem ijin kerja? Parameter proses yang kritikal? Prosedur keadaan darurat? Inspeksi dan audit? Program pemeliharaan? Tanda bahaya dan peringatan? Daftar bahaya (aspek) lingkungan? Daftar aset? ________________?

254


Pedoman 10.9.4.

Bukti

Jika kategori yang dinilai dalam 10.9.1. kurang dari 7, maka nilai angka untuk pertanyaan ini harus setengah dari yang ada. Catatan formal harus tersedia.

10.9.5.

Jika kategori yang dinilai dalam 10.9.1. kurang dari 7, maka nilai angka untuk pertanyaan ini harus setengah dari yang ada. 25% Personil telah diidentifikasi untuk menangani metodolgi yang sesuai yang telah ditentukan di 10.9.2. 25% Semua anggota kelompok telah diberi pelatihan yang memadai dan berpengalaman. 25% Semua anggota kelompok terlibat sebagaimana mestinya. 25% Orang-orang yang berwenang memberi tanda tangan telah diberi pelatihan dan berpengalaman.

10.9.6.

Komunikasi yang efektif mengenai perubahan merupakan hal yang sangat penting namun paling jarang dilakukan dengan baik dalam hal manajemen perubahan. Hal ini sangat diperlukan karena bertujuan untuk mengetahui semua area yang perlu diperbaharui, dampak apa yang diakibatkan oleh perubahan pada area ini, dan memastikan orang-orang yang relevan diberitahu dan dokumentasi diperbaharui. Nilai untuk tiap topik = A+B, dimana A = sistem diperbaharui (Ya - 3 poin, Tidak - 0 poin) B = perubahan dikomunikasikan (Ya - 3 poin, Tidak - 0 poin) Nilai maksimum untuk tiap topik adalah 6. Contoh: Diagram dan gambar diperbaharui, namun perubahan tidak dikomunikasikan: Nilai: 3+0 = 3


255

10.

Manajemen Aset

10.10. Peralatan Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian


OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

10.10.1.

Apakah organisasi mempunyai sistem untuk mengidentifikasi peralatan inspeksi, pengukuran, dan pengujian?

XO - 30

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001

10.10.2.

Apakah semua peralatan inspeksi, pengukuran, dan pengujian yang relevan diidentifikasi secara unik supaya status kalibrasinya dapat diketahui?

XO - 15

ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001

10.10.3.

Apakah sistem tersebut termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Part/Whole - 3/33

Persyaratan kualifikasi penyedia jasa kalibrasi? Penentuan metode kalibrasi? Interval kalibrasi? Penentuan kondisi lingkungan untuk kalibrasi? Pentuan kriteria penerimaan kalibrasi? Perlindungan peralatan dari penyetelan-penyetelan yang kemungkinan akan menganggu setelan kalibrasi yang asli? Penanganan, penjagaan, dan penyimpanan yang benar terhadap peralatan? Persiapan dan pemeliharaan catatan-catatan kalibrasi? Sarana untuk segera melepaskan / menarik peralatan atau standar yang tidak sesuai? Sarana untuk menunjukkan bukti kalibrasi kepada para pelanggan sesuai dengan permintaan? ________________?

256


Pedoman

10.10.1.

Bukti

Sistem yang formal diperlukan untuk mengidentifikasi semua peralatan pengukuran dan pengujian, dan identifikasi pengukuranpengukuran yang akan dilakukan dengan akurasi yang diperlukan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Alat pengujian bisa terpasang pada sistem proses (misalnya, alat pendeteksi korosi, fasilitas pengujian sistem kendali) dan dengan demikian istilah Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian peralatan harus diterjemahkan secara lebih luas.

10.10.2.

Semua peralatan harus diidentifikasi secara unik sehingga status kalibrasi bisa diketahui dengan pasti.

10.10.3.

Standar nasional atau internasional yang dikenal digunakan untuk kalibrasi. Hal-hal lain bisa termasuk tindakan yang diambil oleh organisasi jika ditemukan ada peralatan yang belum dikalibrasi yang digunakan dalam produk atau jasa yang telah diberikan. 3. Jangka waktu kalibrasi bisa berdasarkan penilaian risiko atau ketentuan hukum.


257

10.

Manajemen Aset


10.11. Akuisisi dan Penjualan PAS 55

10.11.1.

Apakah penilaian ”due diligence” dilakukan sebelum pembelian / akuisisi aset-aset yang besar?

PJ - 75

PAS 55

10.11.2.

Apakah penilaian risiko dilakukan sebelum penjualan aset-aset yang besar?

PJ - 60

PAS 55

10.11.3.

Apakah hasil dari penilaian risiko dikomunikasikan kepada:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Para stakeholder internal yang relevan? Para stakeholder eksternal yang relevan?

258


Pedoman

10.11.1.

Bukti

Penilaian ”due diligence” seharusnya dilakukan untuk mengevaluasi nilai, risiko dan kesempatan dari aset yang diusulkan untuk dibeli. Aset dalam konteks ini biasanya bisa berupa keseluruhan gedung, lapangan kerja, atau bisnis. Pembelian aset yang lebih kecil akan ditangani prosedur pembelian yang biasa atau sistem manajemen perubahan. Due diligence akan membantu mengurangi risiko yang tidak diinginkan setelah transaksi diselesaikan. 25% Terdapat sistem yang formal untuk memastikan bahwa tidak ada pembelian yang dilakukan tanpa melakukan penilaian due diligenceterlebih dahulu. 50% Penilaian due diligence dilakukan oleh personil yang kompeten. 25% Penilaian due diligence digunakan dalam proses pengambilan keputusan pembelian aset. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Mengacu kembali ke 2.6. Perencanaan Keselamatan Proses untuk dampak terhadap perencanaan strategis.

10.11.2.

Ini menjadi persyaratan hukum dibeberapa negara dan juga merupakan praktek yang baik dalam rangka memperkirakan adanya potensi masalah tanggung jawab hukum yang mungkin timbul dari penjualan aset. Aset besar dalam konteks ini biasanya bisa berupa keseluruhan gedung, lapangan kerja, atau bisnis. 25% Terdapat sistem yang formal untuk memastikan aset-aset besar telah diidentifikasi dan tidak ada penjualan aset-aset besar yang dapat dilakukan tanpa melakukan penilaian risiko terlebih dahulu. 50% Penilaian risiko dilakukan oleh personil yang kompeten. 25% Penilaian risiko digunakan dalam proses pengambilan keputusan penjualan aset.

10.11.3.

Keahlian hukum mungkin diperlukan. Pihak-pihak luar bisa termasuk penyewa, yang menyewakan, institusi keuangan, dll.


259

10.

Manajemen Aset


10.12. Program Integritas Aset PAS 55 OSHA 1910 Baker

10.12.1.

Apakah sistem perencanaan pemeliharaan termasuk sarana untuk mengendalikan penundaan kegiatan pemeliharaan?

XO - 15

PAS 55 OSHA 1910 Baker

10.12.2.

Apakah terdapat sistem untuk mencatat data penting yang dihasilkan dari kegiatan pemeliharaan?

XO - 30

OSHA 1910 Baker PAS 55

10.12.3.

Apakah hasil dari kegiatan pemeliharaan dianalisa untuk menentukan kondisi dari peralatan?

XO - 30

Baker PAS 55 OSHA 1910

10.12.4.

Apakah ada sistem untuk mengelola peralatan yang rusak / tidak berfungsi?

XO - 30

260


Pedoman

10.12.1.

Bukti

Dalam konteks ini penundaan artinya adalah keterlambatan atau penangguhan kegiatan pemeliharaan. Sebagai contoh alasan penundaan termasuk: - Dampak cuaca. - Kurangnya sumber daya. - Terbatasnya akses terhadap aset. - Konflik prioritas. - Aset yang di-mothball. - dll. Sistem seharusnya mencakup tinjauan formal dan proses persetujuan, serta keputusan yang tercatat. Mengacu ke 10.2.3.

10.12.2.

Standar harus disusun untuk mencatat informasi penting agar dapat dilakukan analisa terhadap kondisi peralatan dan pemeliharaan daftar aset serta dokumentasi terkait. Hal ini dapat termasuk: - Tanggal pemeliharaan. - Kegiatan-kegiatan yang diselesaikan. - Personil yang terlibat. - Prosedur / cara yang digunakan. - Kerusakan yang telah diidentifikasi dan kode kerusakan terkait. - Pekerjaan perbaikan yang telah dilakukan. - Kalibrasi, penyesuaian, lubrikasi, dan lain-lain. - Pemberian prioritas terhadap tindakan yang belum selesai.

10.12.3.

Teknik-teknik analisa harus sesuai untuk keputusan yang akan diambil dan paparan risiko, dan harus merupakan teknik analisa terbaik yang diterima. Analisa bisa termasuk tren kerusakan yang terjadi. Input data operasional dapat mendukung analisa ini dan dapat juga termasuk perubahan bahan baku, parameter proses, kinerja pabrik, dan hasil produksi.

10.12.4.

Pilihan untuk mengelola peralatan yang rusak / tidak berfungsi termasuk: - penurunan batas operasi. - prosedur pengendalian tambahan. - perbaikan. - decommissioning. - penggantian. - modifikasi (sementara atau selamanya). Pemilihan dari hal-hal diatas dan penentuan tingkat urgensinya bergantung kepada paparan risiko yang telah diidentifikasi. Mengacu ke 13.1.4. mengenai penilaian kerusakan dan kegagalan yang berpotensi terjadi.


261

10.

Manajemen Aset

PAS 55 Baker OSHA 1910

10.12.5.

Apakah investigasi terhadap peralatan yang rusak dengan potensi besar untuk menyebabkan kecelakaan besar / serius dimulai dalam rentang waktu yang telah ditetapkan?

XO - 30

Baker OSHA 1910 PAS 55

10.12.6.

Apakah peralatan lain yang rentan terhadap kerusakan yang serupa telah diidentifikasi?

XO - 30

Baker PAS 55 OSHA 1910

10.12.7.

Apakah organisasi memastikan bahwa tindakan perbaikan yang diperlukan dimulai ketika kerusakan ditemukan?

XO - 30


10.12.8.

Apakah hasil analisa dan tindakan yang dihasilkan digunakan untuk memperbaharui Informasi Keselamatan Proses?

XO - 45


10.12.9.

Apakah hasil dari kegiatan pemeliharaan digunakan untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan pada masa depan?

XO - 30

PAS 55 Baker OSHA 1910

10.12.10. Apakah organisasi memantau kinerja program integritas aset dan bertindak berdasarkan kinerja tersebut?

262

PJ - 45


Pedoman

Bukti

10.12.5.

Ketika HIPO telah dikenali, investigasi harus dimulai secepatnya. Biasanya dalam jangka waktu 48 jam, tetapi bisa juga sesuai dengan ketetapan hukum.

10.12.6.

Dalam menangani penyebab-penyebab langsung dan dasar dari suatu kejadian, peralatan lain yang dapat juga berdampak oleh kejadian yang sama atau serupa harus dikenali dan tindakan pencegahan dilakukan.

10.12.7.

Sistem seharusnya ada untuk memastikan tindakan perbaikan diidentifikasi dan ditelusuri hingga penyelesaiannya.

10.12.8.

Informasi Keselamatan Proses harus diperbaharui sebagai hasil umpan balik dari analisa (mengacu ke 3.7. Informasi Keselamatan Proses).

10.12.9.

Kegiatan pada masa depan termasuk hal-hal yang terkait dengan pemeliharaan, operasi, dan modifikasi pabrik.

10.12.10.

Ini harus termasuk pemantauan terhadap kendala dari kegiatankegiatan integritas, ketersediaan pabrik, dan perbandingan antara kegiatan pemeliharaan yang bersifat pencegahan dengan yang reaktif. 50% Manajemen harus terlibat dalam meninjau informasi ini secara berkala. 50% Tindakan intervensi dilakukan pada saat kinerja terlihat kurang baik.


263

10.

Manajemen Aset


10.13. Inspeksi Keselamatan Proses OSHA 1910

10.13.1.

Apakah inspeksi kondisi umum termasuk juga penilaian kondisi peralatan proses yang berikut:

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Part/Whole - 6/132

Bypass dan isolasi, overrides sistem pengendalian? Katup pengunci tutup / pengunci buka / penutup normal / pembuka normal (locked close / locked open / normally close / normally open)? Perpipaan, risers, flens, blinds? ESDV / MOV / ROV / Katup Depressurizing Bore Fittings yang kecil (<2”) dan pipa-pipa saluran? Katup Cek (Check Valves)? Katup pembebasan / cakram pecahan (Relief valves dan rupture discs)? Katup pengendalian (Control valves)? Saluran dan akses jalan dibawah tanah? Drainase dan fasilitas pengelolaan air Sistem-sistem pengendalian proses (DCS, SCADA, Jaringan Data, Instrumentasi Lapangan, Alarm Proses, dll)? Tangki-tangki? Bejana pembakaran (tungku pembakaran, insinerator, ruang pembakaran utama, ketel uap, dll.)? Bejana bukan pembakaran (kolom, bejana, reaktor, heat exchanger, blowdown / knock-out drums, pig launcher / traps, dll.)? Peralatan yang berputar (kompresor, pompa, turbin gas, generator, dll.)? Penyimpanan dan penggunaan bahan kimia Bangunan yang dihuni secara permanen / sementara? Sumber pengapian (peralatan / kabel listrik, flare dan ventilasi, kendaraan dan exhaust)? Penyangga pipa dan bejana / struktur-struktur utama? Pelindung benda jatuh / tabrakan (kendaraan, kapal, pesawat, dll.)? _________________________? _________________________?

264


Pedoman

10.13.1.

Bukti

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan bahwa inspeksi kondisi umum meliputi peralatan proses yang kritikal. Referensi silang ke 10.7.1. dimana checklist lebih luas dalam penjelasannya. Salah satu sumber informasi tambahan bisa Instruksi OSHA CPL03-00-004 Petroleum Refinery Process Safety Management National Emphasis Programme.


265

OSHA 1910

10.

Manajemen Aset

10.13.2.

Apakah organisasi telah membuat rencana inspeksi untuk peralatan non-proses berikut ini yang terkait dengan bahaya kecelakaan besar:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Part/Whole - 6/132

Keamanan perbatasan lokasi kerja (pemagaran, gerbang, rintangan, dll)? Deteksi dan alarm gas beracun dan radiasi? Pengeboran / Wireline, dll? Alat angkat? Tempat perlindungan sementara? Peralatan bawah laut? Peralatan downhole termasuk christmas trees dan choke valves? Perpipaan? Perlindungan eskalasi? Jalan keluar dan evakuasi (rakit penolong, akses menuju laut)? Sistem pemanas, ventilasi, dan pendingin udara? Sistem mooring / posisi dinamis? Penyedia sumber energi yang tidak terputus? Sistem utilitas (udara, uap, hidrolik, air minum, inert gas, gas instrumen, bahan bakar gas, dll.)? Sistem penyelaman? Helideck dan peralatan pendukung? Sistem penyeimbang / barang-barang pemberat? Sistem pembuangan cepat (rapid dump) / drainase untuk keadaan darurat / sistem pamadam reaktif? Sistem penangkal petir? Sistem bongkar muat barang yang besar / cairan / gas (jalan, rel, dan kapal tangker)? _________________________? _________________________?

266


Pedoman 10.13.2.

Bukti

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan bahwa inspeksi peralatan khusus mencakup hal-hal yang kritikal dari peralatan yang terkait dengan pengelolaan bahaya kecelakaan besar. Nilai untuk pertanyaan ini harus mempertimbangkan bahaya yang telah diidentifikasi dan dikelola melalui proses 3. Evaluasi Risiko, 6. Manajemen Proyek, & 9. Pengendalian Risiko. Juga, referensi silang ke 10.5.9. dan 10.7.1. dengan semestinya. 8. Perpipaan tidak dianggap sebagai peralatan proses karena alat tersebut berada diluar lapangan (off-site).


267

10.

Manajemen Aset Total Poin untuk:Manajemen Aset

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Manajemen Aset: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

268


Pedoman

Bukti


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

10.1

453

453

0

10.2

264

264

0

10.3

225

225

0

10.4

183

183

0

10.5

321

321

0

10.6

99

99

0

10.7

65

65

0

10.8

78

78

0

10.9

339

339

0

10.10

78

78

0

10.11

165

165

0

10.12

315

315

0

10.13

264

264

0

TOTAL

2849

2849

0


269

270


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 11 - Manajemen Kontraktor dan Pembelian Dalam usaha untuk efisiensi, organisasi semakin sering menggunakan kontraktor, outsourcing , dan para karyawan sementara. Tantangan utama terkait dengan kecenderungan ini adalah bagaimana memastikan para kontraktor memenuhi standar keselamatan dan lingkungan perusahaan ketika personil kontraktor dikelola oleh pihak lain. Manajemen kontraktor yang efektif memerlukan proses seleksi yang tepat, definisi yang jelas tentang tanggung jawab, pemeriksaan kompetensi, pengawasan yang memadai dan pemantauan kinerja yang teliti. Komunikasi yang baik diperlukan untuk memastikan koordinasi yang efektif dengan personil perusahaan dan proses kerja. Manajemen pembelian dan rantai pasokan yang efektif memastikan material dan peralatan bisa didapatkan tepat waktu dengan mutu yang diinginkan dan biaya yang optimum.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

11.1.

Pemilihan Kontraktor / Pemasok

432

11.2.

Operasional Kontraktor

465

11.3.

Jaminan Kontraktor / Pemasok

365

11.4.

Rantai Pasokan dan Pembelian

467

11.5.

Logistik

162

11.6.

Manajemen Kontraktor di Wilayah Proses

135



2026

271

11.

Manajemen Kontraktor dan Pembelian Nilai Proses: (2026Poin)

ISO 14001 OSHA 1910 ISO 9001 OHS 18001 PAS 55


11.1.

Pemilihan Kontraktor / Pemasok

11.1.1.

Apakah organisasi mempunyai proses pra-kualifikasi untuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 4/60

Para kontraktor waktu tertentu? Para kontraktor proyek? Para kontraktor untuk melakukan overhaul? Para kontraktor yang penyedia fasilitas / agen pemasok tenaga kerja? Para pemasok?

PAS 55 OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

11.1.2.

Apakah ada sistem untuk menilai apakah program kerja yang diusulkan akan dilakukan oleh kontraktor atau oleh sumber daya internal?

PJ - 30

OSHA 1910 ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55

11.1.3.

Apakah kriteria pemilihan kontraktor / pemasok ditentukan untuk setiap program kerja yang dievaluasi dalam 11.1.2.?

XO - 45

ISO 9001 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001 OSHA 1910

11.1.4.

Apakah ada sistem untuk meninjau kecukupan kriteria pemilihan kontraktor / pemasok?

PJ - 30

272


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

11.1.1.


Proses pemilihan kontraktor / pemasok seharusnya memastikan kemampuan mereka sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang ditentukan. Tahap utama pada proses ini adalah: 1. Pra-kualifikasi 2. Undangan untuk tender. 3. Penilaian tender 4. Pengeluaran kontrak. Proses pra-kualifikasi bertujuan untuk membuat daftar kontraktor / pemasok yang disetujui untuk semua disiplin yang telah memenuhi kriteria pemilihan yang ditentukan oleh organisasi. Daftar ini akan memperlancar penunjukan kontraktor / pemasok yang sesuai untuk pekerjaan tertentu, jika tiba-tiba ada permintaan yang mendesak. Daftar kontraktor yang disetujui (Approved List) sebaiknya dibuat untuk kategori pekerjaan tertentu. Misalnya, pemasok akan disetujui untuk beberapa produk / jasa tetapi tidak yang lainnya. Daftar ini sebaiknya ditinjau dan diperbaharui sepanjang waktu sesuai dengan kinerja kontraktor / pemasok yang bersangkutan (mengacu ke 11.3. Jaminan Kontraktor/Pemasok). Kategori kontraktor / pemasok sebaiknya ditentukan dengan jelas dan terdapat sistem pemilihan / seleksi yang tepat. Mengacu ke Definisi Buku Saku ISRS untuk definisi dari jenis kontraktor.

11.1.2.

50% Terdapat sistem untuk menentukan ruang lingkup setiap program kerja dan bahaya serta risiko yang ditimbulkannya. 50% Terdapat sistem untuk menilai keuntungan dari menggunakan kontraktor untuk pekerjaan tertentu dibandingkan dengan jika dilakukan oleh sumber daya internal (misalnya, risiko, kompetensi, biaya,pengawasan yang diperlukan). Setiap keputusan yang diambil secara individu harus konsisten dengan strategi kontraktor (mengacu ke 1.4.4.).

11.1.3.

Penilaian risiko HSEQ seharusnya dilakukan untuk program kerja yang diusulkan. Kriteria pemilihan harus mencerminkan risiko dan kebutuhan pekerjaan. Tiap program kerja akan mempunyai risiko yang berbeda dan memerlukan karakteristik kontraktor dan kriteria pemilihan yang berbeda. Misalnya, pemasok bahan yang kritikal harus memenuhi kriteria yang lebih ketat daripada pemasok bahan yang tidak kritikal.

11.1.4.

25% Kriteria pemilihan sesuai dengan kategori kontraktor / pemasok (Lihat ke 11.1.1.). 25% Kinerja kontraktor / pemasok telah diidentifikasi (mengacu ke 11.3. Jaminan Kontraktor/Pemasok & 13.10. Analisa Kejadian). 25% Kinerja kontraktor / pemasok dinilai. 25% Meninjau dan merubah kriteria pemilihan kontraktor / pemasok dan kontraktor secara individu, sesuai dengan keperluan.


273

ISO 9001 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910

11.


11.1.5.

Apakah organisasi mempunyai proses undangan tender untuk:

1. 2. 3. 4. 5.

ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55

11.1.6.

Para kontraktor waktu tertentu? Para kontraktor proyek? Para kontraktor untuk melakukan overhaul? Para kontraktor yang penyedia fasilitas / agen pemasok tenaga kerja? Para pemasok?

Apakah proses penilaian tender mewajibkan adanya bukti bahwa kontraktor / pemasok akan mampu memenuhi hal-hal berikut jika sesuai:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Part/Whole - 3/45

Part/Whole - 6/60

Persyaratan teknikal? Tata nilai / sikap yang dianut organisasi? Peraturan - peraturan umum? Ijin-ijin kerja? Rencana tanggap darurat? Pengaturan keuangan? Persyaratan inspeksi? Persyaratan kompetensi? Pelaporan kejadian / insiden? Persyaratan hukum yang relevan?

PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001

11.1.7.

Apakah organisasi mempunyai proses penilaian tender yang efektif?

PJ - 60

PAS 55 ISO 9001 OSHA 1910 ISO 14001 OHS 18001

11.1.8.

Apakah rapat pra–kontrak dilakukan untuk mematangkan kesepakatan kontrak?

PJ - 30

ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910 ISO 9001 PAS 55

11.1.9.

Apakah kontrak resmi dikeluarkan mencakup:

1. 2.

Part/Whole - 36/72

Ruang lingkup jasa yang akan diberikan? Kriteria penerimaan jasa?

274


Pedoman 11.1.5.

Hal-hal yang terperinci harus disebutkan untuk setiap kategori kontraktor / pemasok.

11.1.6.

Penilaian tender termasuk evaluasi terhadap bukti kinerja dari kontraktor / pemasok yang terpilih terhadap kriteria pemilihan. Organisasi seharusnya mempertimbangkan tingkat risiko dengan kontrak.

Bukti

Hasil dari penilaian tender adalah merupakan keputusan kontraktor mana yang akan dipilih.

11.1.7.

20% Para kontraktor / pemasok yang telah melalui proses prakualifikasi dipilih untuk ikut dalam proses tender. 20% Permintaan tender secara akurat mencerminkan persyaratan dan kriteria pemilihan yang telah ditentukan. Kuisioner bisa digunakan untuk mengevaluasi karakteristik kontraktor / pemasok. 20% Diskusi pra-tender diadakan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini bisa termasuk audit / kunjungan ke lokasi kerja kontraktor / pemasok tergantung seberapa penting kontrak tersebut. 40% Penilaian yang efektif dari dokumen-dokumen tender dibandingkan terhadap persyaratan dan kriteria pemilihan. Catatan mengenai penilaian kontraktor / pemasok harus dipelihara untuk menunjukkan proses seleksi yang baik dan tidak hanya berdasarkan harga.

11.1.8.

25% Semua hal yang berhubungan dengan tender telah ditinjau dan memuaskan. 50% Semua manajemen senior yang terkait dari semua pihak bertemu untuk secara formal mengatasi hal-hal yang belum terpecahkan dan menyetujui kontrak. 25% Isi dari pertemuan secara formal dicatat dan disetujui oleh semua pihak.

11.1.9.

Pemeriksaan yang cermat terhadap semua informasi kontrak dilakukan dan hasil pemeriksaan dicatat secara formal. Semua kontrak harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab.


275

11.


11.2.

Operasional Kontraktor

OHS 18001 ISO 14001 PAS 55 OSHA 1910 Baker

11.2.1.

Apakah manajer senior telah ditugaskan sebagai penanggung jawab kontraktor?

XO - 30

OSHA 1910 ISO 14001 Baker PAS 55 OHS 18001

11.2.2.

Apakah para manajer yang tepat ditunjuk sebagai koordinator / manajer kontrak untuk mengelola kinerja kontraktor ketika berada di lapangan?

XO - 30

Baker OHS 18001 OSHA 1910 PAS 55 ISO 14001

11.2.3.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa semua manajer lini bertanggung jawab untuk memantau para kontraktor yang bekerja di area mereka?

PJ - 30

PAS 55 OSHA 1910 Baker OHS 18001 ISO 14001

11.2.4.

Apakah organisasi menilai keefektifan komunikasi antara manajer yang bertanggung jawab terhadap kontraktor, koordinator / manajer kontraktor, dan para manajer lini?

PJ - 45

Baker OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001 ISO 14001

11.2.5.

Apakah orientasi / induksi umum lapangan dilakukan untuk semua personil yang diperkerjakan sebagai:

1. 2. 3. 4. Baker OHS 18001 PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910

11.2.6.


Part/Whole - 3/36

Para kontraktor waktu tertentu? Para kontraktor proyek? Para kontraktor untuk melakukan overhaul? Para kontraktor yang penyedia fasilitas / agen pemasok tenaga kerja?

Adakah ada sistem keamanan untuk memastikan bahwa hanya orang yang telah diorientasi / diinduksi diperbolehkan masuk ke lapangan?

276

XO - 30


Pedoman

Bukti

11.2.1.

Salah satu anggota manajemen senior ditunjuk sebagai penanggung jawab kontraktor.

11.2.2.

Setiap kontrak atau gabungan beberapa kontrak yang lebih kecil dikelola oleh manajer yang tepat yang melapor kepada manajer kontraktor dalam kelompok manajemen senior.

11.2.3.

25% Para manajer lini diberikan informasi yang cukup terkait dengan prosedur dan penilaian risiko pekerjaan yang akan dilakukan oleh kontraktor di area mereka. 25% Para manajer lini bertanggung jawab untuk area / bagian dari aset fisik, menyetujui waktu, kehadiran dan maksud dari kontraktor di area mereka dan kondisi untuk ijin kerja. 25% Para manajer lini memperlihatkan tanggung jawab mereka secara terus-menerus terhadap masuk / keluarnya dan praktek kerja para kontraktor yang bekerja dalam area mereka. 25% Para manajer lini memantau dampak kontraktor terhadap produksi dan pekerjaan lainnya.

11.2.4.

40% Rencana dan persiapan yang tepat digunakan untuk komunikasi awal, selama pekerjaan dilakukan dan pada tahap penyelesaian. 30% Keefektifan komunikasi ditinjau secara berkala. 30% Tindakan diambil untuk meningkatkan komunikasi.

11.2.5.

Mengacu ke 7.6. Orientasi/Induksi Umum dan 7.7. Orientasi/Induksi Pekerjaan untuk orientasi/induksi.

11.2.6.

Sistem ini memerlukan pemeriksaan nama tiap orang yang disebutkan pada tahap pembuatan kontrak, ketika pertama kali masuk ke lokasi pekerjaan, dan setiap kali mereka datang kembali.


277

ISO 14001 OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910 Baker

11.


11.2.7.

Apakah organisasi memastikan bahwa induksi pekerjaan sebelum penempatan kerja dilakukan untuk karyawan kontraktor berikut:

1. 2. 3. 4.

Para kontraktor waktu tertentu? Para kontraktor proyek? Para kontraktor untuk melakukan overhaul? Para kontraktor yang penyedia fasilitas / agen pemasok tenaga kerja?

OHS 18001 Baker ISO 14001 PAS 55 OSHA 1910

11.2.8.

Apakah ada pengendalian yang telah diatur untuk memastikan bahwa kontraktor / sub-kontraktor terbukti kompeten untuk pekerjaan yang akan mereka lakukan?

OHS 18001 OSHA 1910 Baker PAS 55 ISO 14001

11.2.9.

Apakah pertemuan sebelum bekerja diadakan dengan kontraktor yang terpilih untuk meninjau:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 4/48

XO - 30

Part/Whole - 9/36

Metode kerja dan penilaian-penilian risiko? Prosedur-prosedur yang relevan? Ijin-ijin Kerja? Persyaratan-persyaratan hukum?

OSHA 1910 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001 Baker

11.2.10.

Apakah organisasi telah menilai kebutuhan fasilitas medis / pelayanan kesehatan untuk personil kontraktor?

PJ - 15

OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55 Baker

11.2.11.

Apakah lokasi dan operasi workshop sementara dan kantor kontraktor dikendalikan dibawah sistem manajemen perubahan rekayasa organisasi?

XO - 30

Baker PAS 55 OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910

11.2.12.

Apakah bahan-bahan dan persediaan kontraktor dikendalikan secara memadai selama:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/45

Pengiriman dan penerimaan? Penanganan? Penyimpanan?

278


Pedoman

Bukti

11.2.7.

Akan ada perbedaan jenis induksi untuk beberapa kontraktor tergantung pada jenis pekerjaan dan berapa lama mereka akan ada di lokasi.

11.2.8.

Sistem ini bergantung pada tahap pra-kualifikasi dan tahap pengendalian yang diidentifikasi dalam pertanyaan 11.2.6. untuk bekerja di lapangan. Untuk pekerjaan di luar lapangan, pengendalian tambahan diperlukan yang mencakup pengendalian sub-kontraktor (lihat ke 11.1.9.).

11.2.9.

Ini merupakan pertemuan praktis yang mungkin melibatkan manajer koordinator kontrak dan yang lainnya jika diperlukan.

11.2.10.

50% Jika diperlukan, sarana pelayanan kesehatan untuk perusahaan kontraktor diidentifikasi pada saat kontrak dimulai. 50% Jika diperlukan, pencegahan / pemeriksaan kesehatan disetujui dan disediakan oleh organisasi melalui pengaturan-pengaturan khusus.

11.2.11.

Mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa

11.2.12.

Diperlukan prosedur yang jelas dan rencana layout yang disetujui. Bahan-bahan beracun, mudah terbakar, dan mudah meledak juga termasuk dalam ini.


279

11.


OSHA 1910 Baker OHS 18001 ISO 14001 PAS 55

11.2.13.

Apakah ada sistem untuk memantau dan mencatat bahwa peralatan kontraktor memenuhi semua persyaratan hukum dan persyaratan organisasi?

XO - 30

ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910 Baker PAS 55

11.2.14.

Apakah wilayah kerja kontraktor diinspeksi setelah pekerjaan selesai untuk memastikan pembersihan dan pengendalian yang tepat terhadap sisa-sisa risiko?

PJ - 30

11.3.

Jaminan Kontraktor / Pemasok

11.3.1.

Apakah pertemuan-pertemuan diadakan antara manajer-manajer organisasi dan kontraktor / pemasok untuk mendiskusikan masalah operasional pada frekuensi yang sesuai?

OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55

1. 2. 3. OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

11.3.2.

11.3.3.

FQ - 46

Mingguan (46) Setiap dua minggu (30) Bulanan (16) Tidak dilakukan (0)

Seberapa sering forum kontraktor diadakan antara perwakilanperwakilan dari organisasi dan semua kontraktor di lapangan untuk berbagi berita, perhatian-perhatian, dan prektek-praktek yang baik?

1. 2. 3. 4.

FQ - 45

Mingguan (45) Bulanan (15) Tidak Dilakukan (0)

Apakah pertemuan diadakan antara perwakilan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan dari organisasi dan para kontraktor / pemasok untuk mendiskusikan hal-hal yang menjadi perhatian pada frekuensi yang sesuai?

1. 2. 3. 4. PAS 55 OSHA 1910 OHS 18001


FQ - 30

Setiap bulan (30) Setiap tiga bulan (21) Setiap enam bulan (12) Tidak dilakukan (0)

280


Pedoman

Bukti

11.2.13.

Mengacu ke 5.1. Peraturan untuk persyaratan hukum dan 10.1. Program Pemeliharaan untuk persyaratan-persyaratan organisasi.

11.2.14.

25% Pembersihan disebutkan dalam kontrak. 25% Pemberitahuan tertulis dari kontraktor bahwa pembersihan sudah dilakukan. 25% Inspeksi verifikasi telah dilakukan. 25% Pekerjaan perbaikan dikenali dan dikomunikasikan kepada kontraktor.

11.3.1.

Maksud dari sub-proses ini adalah untuk memastikan komunikasi yang efektif antara organisasi dan para kontraktor / pemasok, kinerja mereka dipantau, dan tindakan perbaikan diidentifikasi serta ditindaklanjuti. Notulen pertemuan tersedia.

11.3.2.

Notulen pertemuan tersedia.

11.3.3.

Notulen pertemuan tersedia.


281

11.


OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910

11.3.4.

Apakah organisasi meninjau keefektifan dari pertemuan-pertemuan manajemen kontraktor, pertemuan-pertemuan HSE, dan forum-forum kontraktor?

PAS 55 OSHA 1910 OHS 18001

11.3.5.

Apakah organisasi memantau semua kontraktor untuk menentukan pemenuhan terhadap:

1. 2. 3. 4. PAS 55 OHS 18001 OSHA 1910

11.3.6.

11.3.7.

Apakah ada sistem untuk menilai laporan-laporan kontraktor dan mengambil tindakan yang perlu?

OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

11.3.8.

Apakah organisasi mengaudit para kontraktor / pemasok untuk menentukan pemenuhan mereka terhadap:

OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910

11.3.9.

PJ - 15

Part/Whole - 3/27

Standar sistem manajemen milik si kontraktor / pemasok? Standar sistem manajemen milik organisasi? Kontrak / rencana proyek?

Apakah kinerja kontraktor / pemasok ditinjau terhadap pemenuhan kontrak untuk hal-hal berikut:

1. 2.

Part/Whole - 6/36

Laporan inspeksi yang terkait dengan peraturan hukum? Laporan investigasi kejadian? Inspeksi kondisi umum terhadap fasilitas kontraktor? Laporan observasi tingkah laku? Laporan inspeksi internal? Audit pihak ketiga?

OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

1. 2. 3.

Part/Whole - 12/48

Peraturan hukum yang relevan dan standar-standar eksternal? Persyaratan kontrak? Metode kerja dan prosedur-prosedur? Peraturan-peraturan dan ijin-ijin kerja?

Apakah laporan-laporan berikut dibuat dan diserahkan oleh kontraktor kepada organisasi:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

PJ - 30

Part/Whole - 7/28

Pemenuhan persyaratan-persyaratan kontraktual? Kinerja bisnis?

282


Pedoman

Bukti

11.3.4.

40% Semua rencana pertemuan / forum terlaksana. 30% Penilaian yang berkelanjutan dari keefektifan pertemuanpertemuan / forum-forum. 30% Perubahan yang relevan tentang pertemuan-pertemuan ditunjukkan dan dilaksanakan mengikuti penilaian.

11.3.5.

Catatan pemantauan tersedia.

11.3.6.

Catatan tersedia.

11.3.7.

50% Semua laporan ditinjau untuk melihat hal-hal dibawah standar yang terulang. 50% Tindakan perbaikan diidentifikasi dan dapat ditelusuri untuk pemenuhan / penyelesaian.

11.3.8.

Audit seharusnya direncanakan pada tahap kontrak jika diperlukan, dan catatan yang lengkap tersedia.

11.3.9.

Peninjauan seharusnya digunakan untuk memperbaiki proses penilaian pra-kualifikasi dan tender. Daftar kontraktor / pemasok yang disetujui harus diperbaharui jika diperlukan (Lihat 11.1.1.). Harus ada bukti mengenai penghilangan atau penurunan kelas kontraktor / pemasok yang kinerjanya kurang baik. 1. Persyaratan kontraktual termasuk mutu, jadwal, dan biaya. 2. Kinerja bisnis bisa termasuk pengukuran lain jika sesuai, misalnya jumlah proses yang terhenti, tingkat ketidakhadiran, kekompakan, keefektifan komunikasi dan pelayanan pelanggan.


283

11.


OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55

11.3.10.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa pekerjaan para kontraktor / pemasok memenuhi persyaratan-persyaratan organisasi sebelum tagihan dibayar?

XO - 30

OSHA 1910 PAS 55 OHS 18001

11.3.11.

Apakah tagihan (invoice) kontraktor / pemasok dibayar tepat waktu sesuai dengan ketentuan kontrak?

XO - 15

OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55

11.3.12.

Apakah ada strategi yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja kontraktor / pemasok?

PJ - 15

11.4.

Rantai Pasokan dan Pembelian

11.4.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi langkah utama dalam rantai pasokannya?

ISO 9001

284


PJ - 45


Pedoman

Bukti

11.3.10.

Semua kontrak kerja ditinjau terhadap pemenuhan untuk menilai kecukupannya.

11.3.11.

Setelah menerima tagihan, prosedur pembayaran harus diselesaikan pada waktunya sesuai dengan standar yang disepakati.

11.3.12.

Mengacu 11.1. Pemilihan Kontraktor/Pemasok dan 1.4.4. 0%-50% Data kinerja kontraktor / pemasok dikumpulkan dan dianalisa. 50%-100% Kinerja didiskusikan dengan para kontraktor / pemasok yang tepat, tindakan perbaikan ditentukan, dan ditelusuri hingga penyelesaiannya.

11.4.1.

Rantai pasokan dapat dijelaskan sebagai kemajuan dari bisnis yang terdapat dalam rantai pasokan dan pembelian bahan dan barang mulai dari bahan baku hingga produk akhir. Banyak organisasi berusaha untuk mengoptimalkan rantai pasokan sebagai alat untuk mendapatkan keuntungan yang kompetitif. Rantai pasokan secara keseluruhan menetapkan proses-proses mulai dari tahap desain hingga penyerahan / pengiriman ke pelanggan. Tujuannya adalah untuk memastikan kebutuhan akan pemasok dapat diperkirakan secara akurat dan dikomunikasikan berdasarkan informasi pasar / pelanggan yang benar dan bukan hanya berdasarkan tebakan. Semakin akurat informasi ini, semakin mudah untuk membuat rencana, meminimalkan keterlambatan, menanggapi perubahan dengan lebih cepat, dan menjaga pasokan berdasarkan jumlah minimum. 0%-30% Identifikasi sebagian langkah utama dalam rantai pasokan. 30%-100% Identifikasi yang komprehensif dari langkah utama dalam rantai pasokan


285

11.


ISO 9001

11.4.2.

Apakah perencanaan rantai pasokan berdasarkan informasi pasar / pelanggan?

PJ - 45

ISO 9001

11.4.3.

Apakah para pemasok utama diberi akses kepada data jumlah pasokan untuk memastikannya tetap terjaga ?

XO - 30

ISO 9001

11.4.4.

Apakah para pemasok utama dilibatkan dalam proses desain produkproduk / jasa-jasa baru?

XO - 30

ISO 9001

11.4.5.

Apakah organisasi menilai keefektifan rantai pasokannya?

PJ - 45

ISO 9001

11.4.6.

Apakah terdapat sistem pembelian untuk:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Part/Whole - 9/54

Mengidentifikasi persyaratan-persyaratan pembelian? Penentuan harga? Mengeluarkan permintaan pembelian? Penerimaan dan persetujuan terhadap barang yang dibeli? Menyetujui tagihan dari pemasok untuk pembayaran? ________________?

286


Pedoman 11.4.2.

Bukti

Pengelolaan permintaan yang efektif untuk rantai pasokan tergantung pada keakuratan informasi dari pasar / pelanggan. Untuk mendapatkan nilai organisasi harus dapat menunjukkan sistem yang efektif untuk memperkirakan permintaan pelanggan. Organisasi dapat memakai suatu sistem “PUSH (DORONG)” atau “PULL (TARIK).” 0%-20% Sistem ”push [dorong]” dilaksanakan ketika organisasi memperkirakan permintaan pasokan berdasarkan penilaian internal dan informasi pemakaian sebelumnya. Hal ini dapat mengakibatkan kelebihan / kekurangan pasokan dan dapat membebani rantai pasokan dengan kenaikan dan penurunan permintaan yang drastis. 20%-100% Sistem ”pull [tarik]” dilaksanakan ketika organisasi memperkirakan permintaan pasokan dengan cara mendengarkan kepada pasar / pelanggan. Sistem pull responsif terhadap perubahan pasar / pelanggan. Memperkirakan permintaan kepada para pemasok menjadi lebih mudah, lebih akurat, dan lebih efektif terhadap biaya.

11.4.3.

Praktek industri yang terbaik adalah agar para pemasok yang dipercayai mempunyai akses elektronik ke data jumlah pasokan organisasi. Dengan demikian, mereka dapat memastikan tingkat stok yang kritikal terjaga dengan pengiriman yang teratur dan dengan melakukan hal tersebut, filosofi “tepat waktu” dapat diterapkan. Hal ini akan meminimalkan inventori dan anggaran untuk area lain dapat dinaikkan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Pada kasus-kasus tertentu ini bisa mencakup hubungan dengan pemasok yang menyediakan paket lengkap pasokan, instalasi dan pemeliharaan.

11.4.4.

Melibatkan para pemasok yang tepat dalam proses desain membantu mengoptimalkan mutu, kemudahan dan biaya produksi.

11.4.5.

25% 25% 25% 25%

11.4.6.

Ada prosedur dan informasi mengenai keefektifannya.

Cara mengukur kinerja rantai pasokan telah diidentifikasi. Kinerja rantai pemasokan dipantau secara berkelanjutan. Terdapat program untuk meningkatkan rantai pemasokan. Tindakan perbaikan telah diidentifikasi dan ditindaklanjuti.

1. Untuk memastikan bahwa pemasok dapat menyediakan barang dan/atau jasa yang benar, informasi pembelian harus akurat. Perusahaan harus memastikan kecukupan dari persyaratan pembelian yang ditentukan sebelum komunikasi dilakukan dengan para pemasok. 3. Dokumen pembelian harus ditinjau dan disetujui sebelum dikeluarkan.


287

ISO 9001

11.


11.4.7.

Apakah perencanaan untuk pasokan barang yang kritikal termasuk:

1. 2. 3. 4. ISO 9001

11.4.8.

ISO 9001

11.4.9.

2. 3. 4. 5. 11.4.10.

Part/Whole - 6/30

Identifikasi yang jelas dari bahan-bahan / produk-produk yang akan dikirim? Kriteria penerimaan produk? Referensi terhadap spesifikasi, gambar dan standar untuk di masukkan kedalam kontrak? Referensi untuk persetujuan / kualifikasi produk, prosedur, peralatan, dan personil? Pengaturan verifikasi pada sumbernya termasuk metode pelepasan produk?

Apakah ada sistem yang memastikan barang-barang yang masuk diinspeksi:

1. 2. 3.

Part/Whole - 9/27

Barang-barang bermodal besar? Permintaan yang berulang? Barang-barang minor?

Apakah dokumen pembelian terdiri dari:

1.

ISO 9001

Formal identification? Tingkat / level stok? Sumber pasokan lainnya? Integrasi pengaturan dengan Rencana Kelangsungan Bisnis (Business Continuity Plan)?

Apakah ada sistem untuk mengelola kegiatan pembelian yang termasuk:

1. 2. 3.

Part/Whole - 6/24

Part/Whole - 15/45

Untuk memeriksa pemenuhannya terhadap persyaratan yang ditentukan pada saat pembelian? Untuk memeriksa pemenuhannya terhadap persyaratan hukum? Untuk mengetahui bahaya, kebocoran, bau, dan cacat yang terlihat jelas?

288


Pedoman 11.4.7.

Diperlukan perencanaan yang formal.

11.4.8.

Terdapat sistem yang komprehensif.

11.4.9.

Diperlukan bukti yang formal.

11.4.10.

Beberapa metode dapat digunakan untuk memeriksa mutu dari produk yang dibeli:

Bukti

- Inspeksi pada saat penerimaan, pengujian atau sampling. Dalamnya inspeksi penerimaan barang yang dilakukan harus bergantung kepada tingkat kepercayaan organisasi akan kemampuan pemasoknya untuk menyediakan barang. Inspeksi penerimaan barang merupakan kegiatan biaya tambahan dan hanya digunakan ketika ada keraguan bahwa barang yang dikirimkan diduga atau tidak sesuai dengan peruntukannya. - Verifikasi di wilayah pemasok. - Penilaian terhadap data statistik. - Penilaian pihak kedua atau ketiga atau audit terhadap lapangan pemasok. - Penilaian oleh laboratorium yang ditentukan. - Metode-metode lain yang disetujui dengan pemasok. Pengaturan verifikasi dan metode pelepasan produk harus ditentukan dalam informasi pembelian.


289

11.


ISO 9001

11.4.11.

Apakah ada sistem untuk menindaklanjuti hal-hal substandar yang ditemukan pada saat inspeksi?

XO - 30

ISO 9001

11.4.12.

Apakah para pemasok diwajibkan untuk menyediakan informasi yang terkait mengenai keselamatan dan lingkungan dari mesin dan peralatan?

XO - 16

ISO 9001

11.4.13.

Apakah pemasok-pemasok kimia disyaratkan untuk menyalurkan Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS)?

XO - 46

11.5.

Logistik

11.5.1.

Apakah penilaian risiko telah dilakukan untuk kegiatan transportasi yang dilakukan melalui:

1. 2. 3. 4. 5.


Part/Whole - 3/45

Jalan / darat? Rel / Kereta Api? Laut? Udara? ________________?

290


Pedoman 11.4.11.

Diperlukan prosedur yang formal.

11.4.12.

Mengacu ke 5.1. Peraturan.

11.4.13.

Mengacu ke 5.1. Peraturan.

Bukti

Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Ini dikenal juga sebagai Chemical Safety Data Sheets di beberapa area.

11.5.1.

Kegiatan-kegiatan transportasi mungkin melibatkan manusia, bahanbahan, peralatan, atau produk. Penilaian risiko harus mengevaluasi: - Kemungkinan / frekuensi dari kejadian - Potensi keparahan - Potensial dampak terhadap pendapatan biaya - Potensi risiko keamanan - Potensi dampak terhadap reputasi. Penilaian seharusnya juga termasuk identifikasi dan evaluasi persyaratan hukum yang terkait, misalnya transportasi untuk bahan atau produk yang berbahaya. Mengacu ke 5.1. Peraturan. 5. Lainnya mungkin termasuk jalur perpipaan, kabel, dll. Perbandingan data diperlukan sebagai tambahan untuk penilaian risiko yang dilakukan secara individu. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Jika transportasi dilakukan oleh kontraktor, mereka harus terlibat dalam penilaian risiko untuk bisa dianggap selesai.


291

11.


11.5.2.

Apakah terdapat pengendalian untuk rIsiko transportasi yang telah diidentifikasi dalam 11.5.1.?

11.5.3.

Apakah terdapat sistem untuk mengelola penanganan barang-barang yang volume atau ukurannya besar selama:

1. 2. 3.

Baker OSHA 1910

PJ - 60

Part/Whole - 9/27

Pemuatan (loading)? Membongkar muatan (unloading)? Transportasi?

11.5.4.

Apakah ada sistem untuk memastikan bahwa pembuangan limbah dilakukan sesuai dengan persyaratan organisasi dan hukum?

11.6.

Manajemen Kontraktor di Wilayah Proses

11.6.1.

Apakah penilaian sebelum kontrak dilakukan terhadap para kontraktor yang melaksanakan kegiatan yang kritikal dan berbahaya?

292

XO - 30


PJ - 45


Pedoman 11.5.2.

Bukti

10% Prosedur operasional 10% Prosedur pemeliharaan 10% Prosedur tanggap darurat 10% Pelatihan 10% Pengaturan keamanan 10% Sistem komunikasi 10% Peraturan-peraturan 10% Rambu-rambu 10% Kegiatan pemantauan 10% Alat Pelindung Diri Catatan untuk Manjemen Keselamatan Proses. Jika kegiatan transportasi dilakukan oleh kontraktor, maka pengendalian ini harus dimasukkan dalam cara operasional kontraktor tersebut dengan tepat.

11.5.3.

Penanganan barang-barang yang volume atau ukurannya besar menimbulkan risiko tambahan terutama jika barang tersebut berbahaya, misalnya, bahan kimia berbahaya yang volumenya besar. Prosedur seharusnya juga termasuk kegiatan penanganan pada wilayah pelanggan. Peran kontraktor dalam prosedur operasional harus disebutkan dengan jelas. Mengacu ke 9.5. Pengendalian Mutu Bahan dan Produk.

11.5.4.

Mengacu ke 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan, 5.1. Peraturan, 5.6. Product Stewardship, 9.4. Pengendalian Bahaya Lingkungan & 14.4. Pemantauan Baha Lingkungan.

11.6.1.

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memperluas persyaratan 11.1. Pemilihan Kontraktor / Pemasok untuk mencakup para kontraktor yang melakukan kegiatan yang kritikal dan berbahaya (misalnya pemasangan clamp pada peralatan proses yang sedang berjalan atau penggantian katalis.). 20% Ada kriteria untuk mentukan apakah penilaian sebelum kontrak diperlukan. 15% Penilaian dilakukan oleh kelompok yang kompeten. 20% Penilaian termasuk peninjauan riwayat pekerjaan (track record), wawancara karyawan yang utama, dan penilaian peralatan dan fasilitas. 20% Penilaian termasuk berbicara dengan klien sebelumnya yang mempunyai kontrak dengan jasa yang sama. 25% Hasil penilaian digabung dengan proses penilain kontraktor secara keseluruhan.


293

Baker OSHA 1910

11.


11.6.2.

Apakah organisasi memastikan bahwa:

1. 2.

3. 4. OSHA 1910 Baker

11.6.3.

Part/Whole - 15/60

Para kontraktor dilatih mengenai praktek-praktek bekerja yang aman yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan mereka? Para kontraktor memahami bahaya potensi api, ledakan, atau pelepasan bahan beracun yang berhubungan dengan pekerjaan? Para kontraktor memahami peraturan-peraturan keselamatan lapangan dan praktek-praktek pekerjaan? Para kontraktor memahami penggunaan sarana-sarana untuk rencana tanggap darurat di lapangan?

Apakah organisasi mengendalikan masuknya, kehadiran dan keluarnya para kontraktor di wilayah proses?

XO - 30

Total Poin untuk:Manajemen Kontraktor dan Pembelian

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Manajemen Kontraktor dan Pembelian: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

294


Pedoman

Bukti

11.6.2.

Maksud dari pertanyaan ini adalah untuk memastikan organisasi yakin bahwa para kontraktor memahami, mengenali dan mengelola bahaya-bahaya di wilayah proses.

11.6.3.

Pengendalian ini ditujukan untuk membatasi akses kontraktor pada wilayah dimana mereka diijinkan saja.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

11.1

432

432

0

11.2

465

465

0

11.3

365

365

0

11.4

467

467

0

11.5

162

162

0

11.6

135

135

0

TOTAL

2026

2026

0


295

296


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 12 - Rencana Tanggap Darurat Tidak semua kecelakaan dapat dicegah. Rencana tanggap darurat yang efektif berarti perencanaan dan praktek jauh sebelumnya sehingga pada saat keadaan darurat terjadi, bahaya kepada manusia, lingkungan, dan bisnis dapat diminimalkan. Pertama, keadaan darurat yang berpotensi terjadi diidentifikasi dan diklasifikasikan. Kemudian, rencana dibuat untuk menangani keadaan darurat tersebut. Sistem untuk komunikasi dalam keadaan darurat seharusnya dibuat dan system-sistem teknisnya, sebagai contoh, perlindungan terhadap api dan sumber energi darurat, seharusnya ada. Tim tanggap darurat yang terdiri dari orang yang berpengalaman seharusnya dibuat untuk melaksanakan rencana darurat dan kompetensi mereka harus dipastikan melalui drill dan latihan-latihan reguler. Pada akhirnya, alat pertolongan pertama dan bantuan medis tersedia jika diperlukan.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

12.1.

Penilaian Keadaan Darurat

132

12.2.

Rencana Tanggap Darurat di Lapangan

393

12.3.

Rencana Tanggap Darurat di Luar lapangan

228

12.4.

Rencana Penanganan Krisis

138

12.5.

Rencana Kelangsungan Bisnis

153

12.6.

Tinjauan Rencana Tanggap Darurat

12.7.

Komunikasi Pada Saat Keadaan Darurat

132

12.8.

Sistem Proteksi Keadaan Darurat

126

12.9.

Pengendalian Energi

150

12.10.

Tim Tanggap Darurat

120

12.11.

Drill dan Latihan

135

12.12.

Pertolongan Pertama

90

12.13.

Bantuan Medis

75

12.14.

Bantuan dan Kerja Sama dari Pihak Luar yang Teroganisir

76

12.15.

Persiapan untuk Kecelakaan Besar

72

135



2155

297

12.

Rencana Tanggap Darurat Nilai Proses: (2155Poin)


12.1.

Penilaian Keadaan Darurat

OHS 18001 Seveso II OSHA 1910 ISO 14001 PAS 55

12.1.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi keadaan darurat berdasarkan penilaian keadaan darurat yang berpotensi terjadi?

OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001 Seveso II PAS 55

12.1.2.

Apakah semua potensi keadaan darurat dikategorikan sebagai salah satu dari yang berikut:

1. 2. 3. 4.

PAS 55 OSHA 1910 OHS 18001 Seveso II ISO 14001

12.1.3.

Part/Whole - 9/36

Keadaan darurat dalam lapangan? Keadaan darurat diluar lapangan? Krisis? Masalah kelangsungan bisnis?

Apakah ada sistem untuk meninjau identifikasi keadaan darurat dalam kategori berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

PJ - 60

Part/Whole - 6/36

Perubahan organisasi yang signifikan? Perubahan rekayasa yang signifikan? Perubahan eksternal yang signifikan? Masukan dari drill dan latihan? Belajar dari Kejadian? Berdasarkan jadwal yang sudah ditentukan?

298


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

12.1.1.


Penilaian keadaan darurat yang tidak ditinjau ulang selama tiga tahun akan diberi nilai nol. 20% Tim dibentuk untuk mengidentifikasi skenario keadaan darurat. 20% Ada pemilik yang ditunjuk untuk setiap rencana keadaan darurat yang telah diidentifikasi (mengacu ke 1.8. Tanggung Jawab). 20% Ada daftar lengkap skenario yang telah diidentifikasi. 20% Penilaian risiko untuk skenario termasuk hal-hal kesehatan, keselamatan, keamanan, lingkungan, aset dan bisnis. 20% Identifikasi keadaan darurat dilakukan berdasarkan penilaian risiko.

12.1.2.

Keadaan darurat dalam lapangan termasuk kejadian-kejadian dalam lapangan dan luar lapangan yang berpotensi berdampak kepada lapangan. Keadaan darurat diluar lapangan berhubungan dengan kejadiankejadian yang terjadi jauh dari lokasi operasi dan tidak secara langsung berdampak ke lokasi operasi. Krisis adalah situasi darurat atau gangguan bisnis yang jika tidak dikelola secara cepat dapat menghasilkan keadaan kritis dan/atau kerusakan permanen terhadap bisnis. Masalah kelangsungan bisnis adalah kejadian yang mungkin mengganggu operasi bisnis dan oleh karena itu menyebabkan kerugian keuangan secara signifikan atau kerugian lainnya.

12.1.3.

Bukti tersedia untuk setiap bagian pertanyaan. 1. Mengau ke 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi. 2. Mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekayasa. 3. Mengacu ke 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan & 5.1. Peraturan. 4. Mengacu ke 12.11. Drill dan Letihan. 5. Mengacu ke 13. Belajar dari Kejadian. Peninjauan identifikasi keadaan darurat merupakan evaluasi kembali penilaian keadaan darurat, sedangkan 12.6. Tinjauan Rencana Tanggap Darurat adalah evaluasi kembali pengendalian keadaan darurat.


299

12.


12.2.

Rencana Tanggap Darurat di Lapangan

PAS 55 OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001 Seveso II

12.2.1.

Apakah organisasi mempunyai rencana darurat lapangan?

Seveso II PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910

12.2.2.

Apakah rencana tanggap darurat lapangan memuat hal-hal berikut:

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.


PJ - 75

Part/Whole - 6/72

Prosedur pelaporan? Prosedur untuk memberitahu semua personil tentang keadaan darurat dan menentukan peran atau tugas? Evakuasi personil ke lokasi aman yang telah ditentukan sebelumnya dan sistem berkumpul untuk menghitung orang yang ada atau yang hilang? Area kendali utama yang telah ditetapkan? Instruksi untuk setiap departemen, gedung, area, atau aset? Pengendalian bahan-bahan berbahaya? Rencana pencarian dan penyelamatan? Prosedur all clear and re-entry? Pengendalian terhadap para tamu / kontraktor? Penahanan (containment) polusi? Pengaturan kesejahteraan? ________________?

PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910 Seveso II OHS 18001

12.2.3.

Apakah nomor telepon penyedia jasa tanggap darurat / kontak yang penting tersedia atau ditampilkan dengan jelas?

PJ - 60

PAS 55 ISO 14001 OSHA 1910 Seveso II OHS 18001

12.2.4.

Apakah rencana-rencana tanggap darurat lapangan telah dikomunikasikan secara efektif kepada personil yang terkait?

PJ - 60

300


Pedoman

12.2.1.

Bukti

Rencana tanggap darurat lapangan seharusnya berisi semua prosedur dan sistem yang diperlukan dalam suatu keadaan darurat dan seharusnya mengandung tindakan utama yang dirangkum dalam format yang mudah digunakan dan diikuti serta dimuat dalam satu dokumen, yang mudah dikenali sebagai rencana tanggap darurat. 25% Rencana yang tepat dibuat untuk potensi keadaan darurat yang telah diidentifikasi. 25% Rencana difokuskan pada tindakan yang diperlukan untuk menangani skenario keadaan darurat. 25% Rencana mudah dilakukan. 25% Rencana-rencana secara formal ditinjau dalam 12 bulan terakhir.

12.2.2.

Rencana tersebut harus harus komprehensif dalah hal cakupannya. 4. Area kendali utama (dan alternatif yang memungkinkan) seharusnya diposisikan untuk kenyamanan akses dan pada lokasi yang aman yang tidak mempunyai kemungkinan terkena dampak oleh situasi darurat.

12.2.3.

40% Potensi keadaan darurat ditinjau untuk mengidentifikasi kontak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat. 30% Kontak untuk keadaaan darurat dikelompokkan dan ditampilkan dengan baik. 30% Nomor-nomor yang dapat dihubungi tersedia dan ditampilkan.

12.2.4.

25% Peran dan tanggung jawab telah diidentifikasi untuk setiap rencana. 25% Daftar sirkulasi telah diidentifikasi untuk setiap rencana, secara internal dan eksternal. 25% Rencana-rencana dikomunikasikan secara tepat (mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan, 8.4. Rapat Kelompok) 25% Peran, tanggung jawab dan informasi orang yang dapat dihubungi ditinjau secara berkala dan perubahan-perubahannya dikomunikasikan.


301

ISO 14001 PAS 55 Seveso II OSHA 1910 OHS 18001

12.


12.2.5.

Apakah rangkuman mengenai poin penting dari rencana-rencana keadaan darurat lapangan sudah:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 15/60

Dikomunikasikan kepada para karyawan? Dikomunikasikan kepada para kontraktor? Dikomunikasikan kepada para tamu? Dipajang pada daerah-daerah yang strategis?

OSHA 1910 OHS 18001 PAS 55 ISO 14001 Seveso II

12.2.6.

Apakah ada pertukaran informasi yang relevan dengan penyedia jasa tanggap darurat?

PJ - 30

Seveso II OSHA 1910 ISO 14001 PAS 55 OHS 18001

12.2.7.

Apakah prosedur yang khusus telah dibuat untuk menangani keadaan darurat yang mencakup:

Part/Whole - 12/36

1. 2. 3.

PAS 55 Seveso II

Kebakaran dan ledakan yang melibatkan bahan berbahaya? Kerusakan terhadap lingkungan? Pelepasan bahan-bahan beracun?

12.3.

Rencana Tanggap Darurat di Luar lapangan

12.3.1.

Apakah organisasi mempunyai rencana tanggap darurat di luar lapangan?

302


PJ - 60


Pedoman 12.2.5.

Bukti

Bukti tersedia untuk setiap nomor. 1. Mengacu ke 7.6. Orientasi/Induksi Umum & 7.7. Orientasi/Induksi Pekerjaan. 2. Mengacu ke 7.6. Orientasi/Induksi Umum & 11.2. Operasi Kontraktor. 3. Mengacu ke 7.6. Orientasi/Induksi Umum 4. Mengacu ke 8.1. Sistem Komunikasi Jika tidak semua area yang diaudit tercakup dalam rencana tanggap darurat, maka aturan XO 90% digunakan untuk memberi nilai.

12.2.6.

25% Identifikasi penyedia jasa tanggap darurat yang relevan. 25% Identifikasi informasi yang relevan untuk tiap penyedia jasa. 25% Komunikasi dilakukan. 25% Ditinjau secara berkelanjutan untuk memastikan informasi yang baru telah dikomunikasikan.

12.2.7.

Informasi yang lengkap dan terperinci diperlukan. Jika tidak semua area yang diaudit tercakup dalam rencana tanggap darurat, maka aturan XO 90% digunakan untuk memberi nilai.

12.3.1.

Keadaan darurat yang terjadi jauh dari lokasi operasi biasanya akan memicu penggunaan penyedia jasa keadaan darurat. Namun demikian, organisasi harus membuat rencana tanggap darurat untuk menentukan bagaimana organisasi akan menyediakan informasi teknis / pendukung / penahan (containment) khusus, pembersihan, dan pengendalian peralatan untuk mendukung bagian yang berbeda dari penyedia jasa keadaan darurat. 25% Rencana yang tepat dibuat untuk keadaan darurat yang telah diidentifikasi. 25% Rencana difokuskan pada tindakan yang diperlukan untuk menangani skenario keadaan darurat. 25% Rencana seharusnya mudah digunakan. 25% Rencana-rencana secara formal ditinjau dalam 12 bulan terakhir.


303

PAS 55 Seveso II

12.


12.3.2.

Apakah rencana tanggap darurat diluar lapangan mencakup hal-hal berikut:

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Part/Whole - 6/48

Prosedur pelaporan? Prosedur untuk memberitahu personil yang relevan tentang keadaan darurat dan untuk menentukan peran dan tugas mereka? Pengaturan tanggap darurat? Pengendalian bahan berbahaya ? Area kendali utama yang ditetapkan? Hubungan dengan pihak-pihak luar? Penahanan (containment) polusi? ________________?

PAS 55 Seveso II

12.3.3.

Apakah rencana tanggap darurat diluar lapangan dibuat dengan mempertimbangkan masukan dari pihak-pihak luar yang sesuai?

PJ - 30

PAS 55 Seveso II

12.3.4.

Apakah rencana keadaan darurat diluar lapangan telah dikomunikasikan secara efektif kepada personil yang relevan?

PJ - 45

Seveso II PAS 55

12.3.5.

Apakah organisasi memberikan nasehat teknis yang terkait dengan keadaan darurat di luar lapangan?

XO - 30

Seveso II PAS 55

12.3.6.

Apakah peralatan tanggap darurat yang memadai tersedia dalam waktu yang singkat untuk membantu menangani keadaan darurat pada lokasinya?

XO - 15

304


Pedoman

Bukti

12.3.2.

Informasi yang jelas dan terperinci dibutuhkan.

12.3.3.

25% Identifikasi kontak eksternal yang tepat untuk rencana yang telah diidentifikasi di 12.3.1. 25% Sistem untuk mengumpulkan dan menyetujui masukan dari kontak eksternal. 25% Rencana dibuat dengan memasukkan informasi yang telah disepakati bersama. 25% Rencana ditinjau secara berkelanjutan.

12.3.4.

25% Peran dan tanggung jawab telah diidentifikasi untuk setiap rencana. 25% Daftar sirkulasi telah diidentifikasi untuk setiap rencana, secara internal dan eksternal. 25% Rencana-rencana dikomunikasikan secara tepat (lihat ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan, 8.4. Rapat Kelompok). 25% Peran, tanggung jawab dan informasi orang yang dapat dihubungi ditinjau secara berkala dan perubahan-perubahannya dikomunikasikan.

12.3.5.

Nilai diberikan untuk organisasi yang berpartisipasi dalam sistem nasional/internasional dan/atau yang mengoperasikan skema individu.

12.3.6.

Daftar peralatan yang terperinci diperlukan.


305

12.


12.4.

Rencana Penanganan Krisis

12.4.1.

Apakah ada rencana penanganan krisis untuk mengelola kejadiankejadian yang mengancam kelangsungan bisnis?

12.4.2.

Apakah rencana penanganan krisis mencakup hal-hal berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.


Part/Whole - 9/63

Pengenalan krisis yang berpotensi terjadi? Komunikasi krisis yang berpotensi terjadi kepada manajemen senior? Proses pengambilan keputusan oleh manajemen senior? Komunikasi secara internal yang dilakukan segera? Komunikasi secara eksternal yang dilakukan segera? Ketersediaan dokumen-dokumen penting? Pembuatan pusat komunikasi untuk menjalankan operasi bisnis?


12.5.

Rencana Kelangsungan Bisnis

PAS 55

12.5.1.

Apakah ada rencana kelangsungan bisnis untuk kembali beroperasi setelah adanya gangguan terhadap bisnis?

PAS 55

12.5.2.

Dalam kasus gangguan minor, apakah rencana kelangsungan bisnis mencakup:

1. 2. 3.

PJ - 75

PJ - 60

Part/Whole - 15/45

Kriteria untuk memulai rencana? Pengaturan komunikasi secara internal? Tindakan jika terjadi eskalasi kejadian?

306


Pedoman

12.4.1.

Bukti

Krisis adalah situasi darurat atau gangguan bisnis yang jika tidak dikelola segera, dapat menyebabkan kerusakan bisnis yang kritikal dan/atau permanen. 25% Rencana yang tepat dibuat untuk setiap kemungkinan kejadian. 25% Rencana difokuskan pada keputusan yang diperlukan untuk menangani setiap kategori kejadian. 25% Rencana dapat diakses dan dibuat dengan/dan dikomunikasikan kepada para manajer yang utama. 25% Rencana secara formal ditinjau secara berkala pada waktu yang telah ditentukan.

12.4.2.

Informasi yang spesifik diperlukan untuk setiap kategori. 4. Mengacu ke 8.1. Sistem Komunikasi. 6. Mengacu ke 2.5. Kearsipan.

12.5.1.

Rencana kelangsungan bisnis menggambarkan pengaturanpengaturan untuk kembali beroperasi secepat mungkin untuk meminimalkan kerugian keuangan atau yang lainnya setelah adanya gangguan terhadap bisnis. Definisi yang jelas diperlukan untuk setiap kategori dan rencana yang tersedia. 25% Rencana yang tepat dibuat untuk setiap kemungkinan kejadian. 25% Rencana difokuskan pada keputusan yang diperlukan untuk menangani setiap kategori kejadian. 25% Rencana dapat diakses dan dibuat dengan/dan dikomunikasikan kepada para manajer yang utama. 25% Rencana secara formal ditinjau secara berkala pada waktu yang telah ditentukan.

12.5.2.

Gangguan-gangguan minor dapat termasuk: demonstrasi / mogok karyawan, kegagalan daya / tenaga, atau kehilangan pasokan.


307

PAS 55

12.


12.5.3.

Dalam kasus kerugian yang besar, apakah rencana kelangsungan bisnis mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

ISO 14001 OSHA 1910 Seveso II OHS 18001

Kriteria untuk memulai rencana? Pengaturan komunikasi secara internal dan eksternal? Lokasi bisnis alternatif? Pengaturan untuk bekerja dari rumah? Komputer dan fasilitas manajemen data alternatif? Pengaturan tenaga kerja alternatif? Pemasok dan distributor alternatif? Sarana kesejahteraan?


12.6.

Tinjauan Rencana Tanggap Darurat

12.6.1.

Apakah ada sistem untuk meninjau rencana tanggap darurat berdasarkan:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Part/Whole - 6/48

Part/Whole - 12/72

Perubahan organisasi yang signifikan? Perubahan rekayasa yang signifikan? Perubahan eksternal yang signifikan? Umpan balik dari drill dan latihan? Belajar dari Kejadian? Berdasarkan jadwal yang ditetapkan?

308


Pedoman

Bukti

12.5.3.

Kerugian besar dapat termasuk: kebakaran, banjir, ledakan, kejadian eksternal yang besar.

12.6.1.

Sistem seharusnya memastikan bahwa rencana berikut ini ditinjau: - Rencana tanggap darurat lapangan - Rencana tanggap darurat diluar lapangan - Rencana penanganan krisis - Rencana kelangsungan bisnis. Seharusnya ada bukti bahwa rencana-rencana telah diperbaharui berdasarkan perubahan yang signifikan yang baru terjadi. Bukti tersedia untuk setiap hal. 1. Mengacu ke 4.6. Manajemen Perubahan Organisasi. 2. Mengacu ke 10.9. Manajemen Perubahan Rekasaya. 3. Mengacu ke 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan & 5.1. Peraturan. 4. Mengacu ke 12.11. Drill dan Latihan. 5. Mengacu ke 13. Belajar dari Kejadian. Tujuan dari Tijauan Rencana Tanggap Darurat adalah untuk memastikan Rencana Tanggap Darurat masih memadai untuk mengendalikan risiko yang telah diidentifikasi dalam 12.1. Penilaian Keadaan Darurat. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan sedikitnya tiap tahun. Tinjauan Rencana Tanggap Darurat merupakan tinjauan terhadap pengendalian, sedangkan peninjauan terhadap penilaian keadaan darurat (mengacu ke 12.1.3.) merupakan evaluasi kembali risiko-risiko tersebut.


309

12.


12.7.

Komunikasi Pada Saat Keadaan Darurat

Seveso II OHS 18001 ISO 31000 OSHA 1910 ISO 14001

12.7.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi semua individu dan kelompok yang relevan yang harus dihubungi jika terjadi keadaan darurat?

XO - 45

ISO 14001 OSHA 1910 ISO 31000 OHS 18001 Seveso II

12.7.2.

Apakah ada sistem yang digunakan untuk memastikan bahwa informasi yang relevan mengenai bahaya ke publik dikomunikasikan kepada penyedia jasa penanganan keadaan darurat selama keadaan daurat terjadi?

PJ - 30

ISO 14001 ISO 31000 OHS 18001 Seveso II OSHA 1910

12.7.3.

Apakah informasi yang dikeluarkan mengenai keadaan darurat ditinjau dan disetujui terlebih dahulu oleh:

1. 2. 3.


Part/Whole - 9/27

Para manajer senior yang terkait? Para ahli komunikasi? Perwakilan legal / hukum?

ISO 31000 OSHA 1910 OHS 18001 Seveso II ISO 14001

12.7.4.

Apakah informasi yang dikeluarkan mengenai keadaan darurat diberikan ke media / kelompok eksternal lainnya oleh personil yang telah mendapatkan pelatihan tentang penanganan media?

XO - 15

ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001 Seveso II ISO 31000

12.7.5.

Apakah sistem cadangan (back-up) komunikasi tersedia jika terjadi kehilangan sistem yang normal selama keadaan darurat?

XO - 15

310


Pedoman

Bukti

12.7.1.

Diperlukan konfirmasi dari rencana-rencana yang ada (Lihat ke 12.2.2., 12.3.2., 12.4.2., & 12.5.2.)

12.7.2.

Di beberapa negara hal ini tercakup oleh rencana daerah setempat yang dibuat oleh pemerintah. 50% Identifikasi informasi yang tepat yang terkait dengan keadaan darurat tertentu. 50% Penanggung jawab untuk komunikasi ditentukan.

12.7.3.

Diperlukan prosedur-prosedur yang formal.

12.7.4.

Diperlukan bukti pelatihan (mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan).

12.7.5.

Diperlukan bukti fisik dari perencanaan dan pengaturan yang ada.


311

OSHA 1910

12.


12.8.

Sistem Proteksi Keadaan Darurat

12.8.1.

Apakah semua fasilitas telah dinilai untuk mengidentifikasi kebutuhan akan:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OSHA 1910

12.8.2.


Sistem deteksi bahaya / alarm? Perlindungan terhadap api? Sistem pemadaman api? Pengendalian pelepasan dan tumpahan? Penerangan pada saat keadaan darurat? Sumber tenaga / energi pada saat keadaan darurat? Peralatan darurat dan penyelamatan?

Apakah kebutuhan akan tanggap darurat dan peralatannya telah terpenuhi sesuai dengan hasil identifikasi di 12.8.1.?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Part/Whole - 9/63

Part/Whole - 9/63

Sistem deteksi bahaya / alarm? Perlindungan terhadap api? Sistem pemadaman api? Pengendalian pelepasan dan tumpahan? Penerangan pada saat keadaan darurat? Sumber tenaga / energi pada saat keadaan darurat? Peralatan darurat dan penyelamatan?


12.9.

Pengendalian Energi

12.9.1.

Apakah penilaian telah dilakukan untuk mengidentifikasi semua pengendalian tenaga (energy control)?

XO - 45

12.9.2.

Apakah semua pengendalian tenaga telah diberi tanda / diidentifikasi secara jelas?

PJ - 30

12.9.3.

Apakah semua pengendalian tenaga dapat diakses / dijangkau dengan mudah?

PJ - 30

312


Pedoman

12.8.1.

Bukti

Penilaian Sistem Proteksi Keadaan Darurat seharusnya merupakan penilaian yang komprehensif terhadap fasilitas oleh personil yang berkompeten untuk menetukan jenis sistem yang diperlukan. Ini bukan sekedar inspeksi untuk mengenali apakah peralatan ada pada tempatnya dan dipelihara dengan baik. Maksudnya agar organisasi menentukan jenis dan lokasi setiap alat proteksi yang diperlukan. Organisasi seharusnya menentukan kebutuhan sistemnya sendiri berdasarkan masukan dari para ahli dan persyaratan hukum serta menyesuaikannya dengan investasi yang diperlukan dan kebutuhan bisnis lainnya.

12.8.2.

Nilai tidak dapat diberikan untuk sistem proteksi keadaan darurat yang ada jika tidak ada nilai untuk penilaian kebutuhan yang relevan. Sistem ini seharusnya diverifikasi pada saat Tur Kondisi Fisik.

12.9.1.

Pengendalian tenaga digunakan untuk mengatur pasokan air, gas, listrik, uap, dan lainnya. Penting bagi personil untuk dapat secara cepat mengenali dan mengoperasikan pengendalian-pengendalian ini jika terjadi keadaan darurat. Rencana / diagram biasanya diperlukan sebagai bukti.

12.9.2.

Mengacu ke 9.9. Tanda Bahaya dan Peringatan. 25% Pengendalian tenaga dikelompokkan berdasarkan jenisnya. 25% Pengendalian tenaga yang besar terhadap lapangan operasi atau bagian dari lapangan operasi telah diidentifikasi. 25% Pengendalian tenaga internal / sektor telah dikenali. 25% Ada sistem untuk memelihara identifikasi / tanda yang diberikan.

12.9.3.

40% Akses ditinjau untuk semua personil yang telah diidentifikasi dalam rencana tanggap darurat. 40% Terdapat pengaturan keamanan yang tepat. 20% Akses dan keamanan ditinjau secara berkelanjutan.


313

12.


12.9.4.

Apakah personil yang terkait mengenali dan memahami lokasi dan prosedur dari semua pengendalian tenaga?

PJ - 45


12.10. Tim Tanggap Darurat OSHA 1910 Seveso II

12.10.1.

Apakah tim tanggap darurat telah dibentuk untuk menangani keadaan darurat?

PJ - 30

Seveso II OSHA 1910

12.10.2.

Apakah program pelatihan telah dibuat untuk tim tanggap darurat?

PJ - 45

OSHA 1910 Seveso II

12.10.3.

Apakah ada sistem untuk menentukan bahwa kemampuan tim tanggap darurat cukup memadai dalam menangani keadaan darurat?

PJ - 45


12.11. Drill dan Latihan ISO 14001 Seveso II OSHA 1910 OHS 18001

12.11.1.

Apakah sejumlah drill dan latihan yang cukup mengenai keadaan darurat telah dilaksanakan?

PJ - 60

Seveso II ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910

12.11.2.

Apakah ada sistem untuk acara penjelasan singkat (debriefing) mengenai keadaan darurat yang aktual dan/atau pelatihan keadaan darurat?

PJ - 30

314


Pedoman 12.9.4.

Bukti

Mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan & 8.4. Rapat Kelompok. 40% Personil yang terkait telah dikenali. 30% Pengoperasian pengendalian tenaga termasuk dalam drill keadaan darurat (mengacu ke 12.11. Drill dan Latihan). 30% Pelatihan diberikan mengenai penggunaan pengendalian tenaga.

12.10.1.

50% Persyaratan keadaan darurat dinilai dari 12.1.1. 50% Tim tanggap darurat telah ditunjuk.

12.10.2.

30% Program pelatihan dibuat berdasarkan keadaan darurat yang telah dikenali, termasuk training penyegaran (mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan). 40% Pelatihan diadakan (mengacu ke Lihat ke 7.3. Kompetensi Instruktur). 30% Program pelatihan ditinjau jika diperlukan dan pada saat yang ditentukan.

12.10.3.

25% Penilaian tim tanggap darurat dalam menangani keadaan darurat yang berpotensi terjadi (mengacu ke 12.1.1.). 25% Peninjauan terhadap drill dan latihan (mengacu ke 12.11. Drill dan Latihan). 25% Peninjauan terhadap kejadian yang aktual. 25% Peninjauan terhadap perubahan diperlukan.

12.11.1.

25% Meninjau keadaan darurat yang berpotensi terjadi untuk mengevaluasi kebutuhan drill dan latihan (mengacu ke 12.1.1.). 25% Merencanakan drill dan latihan untuk mencakup secara lengkap keadaan-keadaan darurat dan keterlibatan personil. 25% Drill-drill dan latihan-latihan dilaksanakan berdasarkan rencana. 25% Peninjauan yang berkelanjutan dari rencana untuk drill-drill dan latihan-latihan.

12.11.2.

25% Persyaratan untuk debriefing dimasukkan dalam rencana tanggap darurat. 25% Personil yang terkait termasuk personil eksternal dilibatkan sesuai dengan keperluan. 25% Debriefing dilaksanakan setelah keadaan darurat. 25% Debriefing dilaksanakan setelah drill dan latihan.


315

Seveso II ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001

12.


12.11.3.

Apakah sistem tindak lanjut digunakan untuk memastikan bahwa masalah-masalah yang telah dikenali pada saat peninjauan keadaan darurat dan pelatihan keadaan darurat diperbaiki?

PJ - 45


12.12. Pertolongan Pertama OSHA 1910

12.12.1.

Apakah organisasi telah mengidentifikasi jumlah minimum individu yang berkompeten untuk memberikan pertolongan pertama?

XO - 30

OSHA 1910

12.12.2.

Apakah organisasi telah menunjuk dan memberi pelatihan yang cukup kepada petugas pertolongan pertama?

XO - 45

OSHA 1910

12.12.3.

Apakah petugas pertolongan pertama mempunyai akses yang cepat dan langsung kepada alat pertolongan pertama?

XO - 15


12.13. Bantuan Medis OSHA 1910

12.13.1.

Berdasarkan skenario keadaan darurat yang telah diidentifikasi, apakah analisa telah dilakukan dengan bantuan para ahli kesehatan untuk menetapkan:

1. 2. 3. OSHA 1910

12.13.2.

Peralatan dan petugas medis untuk kegiatan bisnis yang normal? Peralatan dan petugas medis untuk keadaan darurat? Bantuan medis yang eksternal?

Apakah semua fasilitas, petugas, peralatan, dan pasokan medis:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/45

Part/Whole - 10/30

Cukup jumlahnya? Dijaga agar memenuhi persyaratan hukum dan/atau standar industri yang baik? Diletakkan pada tempat yang sesuai?

316


Pedoman

Bukti

12.11.3.

25% Masalah mengenai keadaan darurat telah diidentifikasi. 25% Masalah mengenai drill dan latihan telah dikenali. 25% Perubahan dalam waktu singkat dilaksanakan dan/atau informasi dimasukkan kedalam sistem pengumpulan tindak lanjut. 25% Rencana bisnis / tanggap darurat dirubah dengan sesuai (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis & 12.1. Penilaian Keadaan Daurat).

12.12.1.

Sarana yang ada seharusnya sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi dan persyaratan hukum yang terkait (mengacu ke 5.1. Peraturan).

12.12.2.

Informasi yang spesifik, termasuk sertifikat-sertifikat diperlukan.

12.12.3.

Akses setiap saat.

12.13.1.

Informasi yang spesifik diperlukan.

12.13.2.

Bukti fisik diperlukan.


317

12.


12.14. Bantuan dan Kerja Sama dari Pihak Luar yang Teroganisir


Seveso II OSHA 1910

12.14.1.

Apakah ada sistem yang digunakan untuk tetap menginformasikan potensi keadaan darurat kepada organisasi eksternal yang dapat membantu menangani keadaan darurat?

XO - 30

OSHA 1910 Seveso II

12.14.2.

Apakah ada perjanjian saling membantu / kerjasama dengan organisasi-organisasi lain untuk memberikan bantuan personil dan peralatan jika terjadi keadaan darurat?

XO - 30

OSHA 1910 Seveso II

12.14.3.

Apakah pengujian dan drill secara periodik dilakukan sesuai dengan perjanjian kerja sama tersebut dan juga sistem tanggap darurat dari luar?

XO - 16


12.15. Persiapan untuk Kecelakaan Besar OSHA 1910

12.15.1.

Apakah organisasi memastikan bahwa orang-orang yang berkompeten selalu ada untuk berperan pada saat keadaan darurat?

PJ - 45

OSHA 1910

12.15.2.

Apakah organisasi telah memasang sistem alarm keadaan darurat yang efektif?

PJ - 45

318


Pedoman

Bukti

12.14.1.

Sistem yang lengkap dan informasi yang terperinci diperlukan.

12.14.2.

Bukti perjanjian diperlukan.

12.14.3.

Catatan-catatan diperlukan.

12.15.1.

Penanggung jawab keadaan darurat harus dapat bekerja kapan pun skenario keadaan darurat terjadi. Hal ini termasuk pada saat shift malam dan pada saat libur. Logistik untuk mengumpulkan tim tanggap darurat harus dipertimbangkan. 40% Untuk setiap peran dalam tim tanggap darurat, ada seseorang yang ditunjuk untuk bertindak (mengacu ke 12.10. Tim Tanggap Darurat). 30% Kriteria untuk waktu respon yang diterima ditetapkan. 30% Ada jadwal orang yang bertugas yang dapat dihubungi jika diperlukan.

12.15.2.

50% Penilaian kebutuhan telah dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan alarm (mengacu ke 12.1. Penilaian Keadaan Darurat). 10% Mekanisme pengaktifan alarm tidak terhalang dan dapat dilihat dengan mudah. 10% Bunyi alarm jelas dan dapat dikenali sebagai tanda untuk bertindak sesuai dengan ketetapan dalam rencana tanggap darurat. 10% Bunyi alarm melebihi suara-suara yang ada dan dapat didengar jelas oleh semua orang pada lokasi dan diluar lokasi. 10% Alarm dipelihara agar selalu siap. 10% Alarm diuji coba secara memadai dan dikembalikan pada kondisi operasi yang normal segera setelah tes selesai.


319

OSHA 1910

12.


12.15.3.

Apakah organisasi telah menentukan rute-rute evakuasi yang diperlukan?

Total Poin untuk:Rencana Tanggap Darurat

PJ - 45

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Rencana Tanggap Darurat: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

320


Pedoman 12.15.3.

Bukti

40% Penilaian kebutuhan telah dilakukan untuk mengidentifikasi rute -rute evakuasi yang diperlukan (mengacu ke 12.1. Penilaian Keadaan Darurat). 20% Rute-rute evakuasi telah siap dengan tanda-tanda yang mengarahkan orang-orang menuju lokasi yang aman. 20% Rute-rute evakuasi dibuat bercahaya / diberi iluminasi secara baik pada keadaan gelap. 20% Rute-rute evakuasi alternatif tersedia apabila rute-rute utama tidak dapat digunakan.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

12.1

132

132

0

12.2

393

393

0

12.3

228

228

0

12.4

138

138

0

12.5

153

153

0

12.6

72

72

0

12.7

132

132

0

12.8

126

126

0

12.9

150

150

0

12.10

120

120

0

12.11

135

135

0

12.12

90

90

0

12.13

75

75

0

12.14

76

76

0

12.15

135

135

0

TOTAL

2155

2155

0


321

322


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 13 - Belajar dari Kejadian Belajar dari kejadian sangat penting untuk mendorong perbaikan berkelanjutan terhadap kinerja keselamatan, lingkungan, dan bisnis. Sistem belajar dari kejadian yang efektif merubah kejadian yang tidak diinginkan menjadi kesempatan untuk perbaikan. Para manajer seharusnya berusaha untuk menciptakan budaya “tidak menyalahkan” dalam organisasi untuk meningkatkan pelaporan kejadian. Personil sebaiknya didorong untuk melaporkan kejadian nyaris-celaka (near misses ) yang memberikan kesempatan besar untuk belajar. Semua kejadian seharusnya dinilai risikonya dan diinvestigasi secara tepat, melibatkan para manajer dan personil di lapangan. Investigasi seharusnya mengungkapkan sebab-sebab dasar dari kejadian sebelum penentuan tindakan yang diperlukan untuk perbaikan dan pencegahan. Tindak lanjut harus ditelusuri untuk mengetahui penyelesaiannya dan hasilnya dikomunikasikan kepada semua pihak yang berkepentingan.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

13.1.

Sistem Belajar dari Kejadian

501

13.2.

Belajar dari Keberhasilan / Sukses

13.3.

Partisipasi dalam Investigasi

165

13.4.

Near-Miss (Nyaris Celaka) dan Kondisi Substandar

120

13.5.

Pengelolaan Keluhan

63

13.6.

Pengumuman Kejadian

60

13.7.

Kecelakaan di Luar Tempat Kerja

75

13.8.

Tindak Lanjut

13.9.

Verifikasi Pelaporan Belajar Dari Kejadian

13.10.

Analisa Kejadian

447

13.11.

Tim Perbaikan

126

96

168 48



1869

323

13.

Belajar dari Kejadian Nilai Proses: (1869Poin)


13.1.

Sistem Belajar dari Kejadian

OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55

13.1.1.

Apakah organisasi mempunyai sistem Belajar dari Kejadian untuk belajar dari kejadian yang tidak diinginkan?

ISO 9001 PAS 55 ISO 31000 ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910

13.1.2.

Apakah jenis kejadian berikut dilaporkan dan diinvestigasi:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

PJ - 75

Part/Whole - 3/69

Kematian? Kecelakaan yang menyebabkan kehilangan waktu kerja? Kasus pembatasan bekerja? Penyakit akibat kerja? Kasus perawatan medis? Ketidakhadiran? Kecelakaan lalu lintas? Kasus pertolongan pertama? Penyimpangan higienis? Kerusakan harta benda pada atau diatas biaya yang ditentukan? Parameter proses yang melebihi ambang batas yang ditentukan? Kerugian proses yang melebihi ambang batas yang ditentukan? Kegagalan aset? Kejadian lingkungan yang tidak diinginkan? Ketidaksesuaian bahan-bahan / produk / jasa? Pembobolan keamanan? Nyaris celaka (near-misses)? Kondisi yang substandar? Keluhan? Kejadian di organisasi-organisasi lain? Kecelakaan diluar jam kerja? Kejadian yang menarik perhatian media? ________________?

324


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

13.1.1.

10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%


Identifikasi kejadian yang perlu dilaporkan dan diinvestigasi. Kapan dan bagaimana kejadian dilaporkan. Definisi mengenai ketentuan pemberitahuan. Tanggung jawab untuk investigasi. Bagaimana melakukan investigasi. Pembuatan dan sirkulasi laporan. Sistem tindak lanjut Pembuatan analisa sebab-sebab dan statistik. Penjelasan mengenai sejauh mana para kontraktor terlibat. Peninjauan system.

Jika organisasi memiliki sistem pelaporan HS, E, dan Q yang terpisah dengan tingkat kematangan yang berbeda, ini sebaiknya ditunjukkan dalam penilaian dan komentar untuk pertanyaan ini. 13.1.2.

Definisi seharusnya diberikan untuk setiap kategori. Diperlukan bukti mengenai pelaporan dan investigasi. 9. Penyimpangan higienis adalah suatu kejadian dimana terdapat zat atau kondisi berbahaya bagi kesehatan (misalnya gas, kebisingan, radiasi, dll.) yang melebihi nilai ambang batas yang ditentukan.


325

13.


ISO 14001 ISO 9001 OSHA 1910 ISO 31000 OHS 18001 PAS 55

13.1.3.

Apakah penilaian resiko digunakan untuk menentukan dalamnya dan tingkat investigasi?

OSHA 1910 PAS 55 ISO 14001 OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001

13.1.4.

Apakah sistem belajar dari kejadian menetapkan kriteria untuk:

ISO 31000 OSHA 1910 OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001 PAS 55

13.1.5.

Apakah kejadian berpotensi tinggi (HIPO) dilaporkan dan di investigasi?

PAS 55 OHS 18001 ISO 31000 ISO 14001 OSHA 1910 ISO 9001

13.1.6.

Apakah laporan investigasi mendokumentasikan hal berikut dalam format yang standar:

1. 2.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

XO - 30

Part/Whole - 6/36

Kejadian aktual yang serius (major)? Kejadian yang berpotensi tinggi / major (“HIPOs”)? PJ - 45

Part/Whole - 6/66

Gambaran mengenai apa yang terjadi? Tindakan awal yang dilakukan? Penilaian potensi keparahan dan kemungkinan frekuensi untuk terulang kembali? Identifikasi penyebab langsung? Identifikasi penyebab dasar? Identifikasi Lack of Control? Biaya aktual? Estimasi biaya yang mungkin timbul? Keharusan untuk memberitahu pejabat yang berwenang? Tindakan perbaikan? Konfirmasi bahwa tindakan perbaikan telah diselesaikan?

ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55 ISO 31000

13.1.7.

Apakah organisasi meninjau seberapa baik laporan investigasi diselesaikan?

PJ - 30

PAS 55 OSHA 1910 ISO 31000 ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001

13.1.8.

Apakah infromasi detail dari laporan investigasi diklasifikasikan / diberi kode dan dimasukkan kedalam database Belajar dari Kejadian?

XO - 45

326


Pedoman

Bukti

13.1.3.

Secara minimum, proses penilaian risiko yang sederhana diperlukan.

13.1.4.

HIPO artinya kejadian yang Berpotensi Tinggi. Definisi yang jelas diperlukan untuk setiap jenis kejadian yang telah diidentifikasi di 13.1.2.

13.1.5.

50% HIPO telah diidentifikasi. 50% Laporan dan investigasi yang lengkap mengenai HIPO.

13.1.6.

Diperlukan bukti yang lengkap.

13.1.7.

20% Sampel laporan ditinjau oleh orang yang tepat pada jadwal yang ditentukan. 20% Laporan-laporan mencerminkan kejadian yang telah diidentifikasi di 13.1.2. 20% Laporan-laporan ditinjau akan ketelitian dan kelengkapan informasi yang dilaporkan. 20% Kecukupan analisa sebab-sebab dan semua rekomendasi ditinjau. 20% Kemudahan penerapan dan kepraktisan dari rekomendasi.

13.1.8.

Diperlukan informasi dari database.


327

ISO 9001 OSHA 1910 ISO 14001 ISO 31000 OHS 18001 PAS 55

13.


13.1.9.

Apakah laporan investigasi sistem Belajar dari Kejadian didistribusikan dengan tepat:

1. 2.

Part/Whole - 15/30

Secara internal? Secara eksternal?

ISO 31000 OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910 ISO 9001 ISO 14001

13.1.10.

Apakah ada perencanaan untuk mengarahkan tindakan selama investigasi yang dilakukan oleh pihak eksternal?

XO - 30

ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 OSHA 1910 PAS 55 ISO 31000

13.1.11.

Apakah para manajer meninjau semua laporan awal dari kejadian:

FQ - 45

1. 2. 3. 4.

Harian? (45) Mingguan? (30) Bulanan? (15) Tidak dilakukan? (0)


13.2.

Belajar dari Keberhasilan / Sukses

13.2.1.

Apakah ada sistem untuk belajar dari kejadian yang mempunyai dampak positif yang signifikan terhadap bisnis, yang termasuk:

1. 2. 3. 4. 5. 13.2.2.

Penawaran, tender, proposal yang sukses? Proyek yang sukses? Kepuasan pelanggan yang sangat tinggi? Kinerja kelompok yang luar biasa? ________________?

Apakah sistem untuk belajar dari kejadian positif termasuk:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 12/60

Part/Whole - 9/36

Penjelasan dari kejadian yang sukses? Penilaian kenapa kejadian itu sukses? Identifikasi pembelajaran? Komunikasi yang memadai mengenai pembelajaran?

328


Pedoman

Bukti

13.1.9.

Kriteria yang jelas ditentukan.

13.1.10.

Terdapat prosedur yang jelas dan prosedur tersebut dilaksanakan.

13.1.11.

Bukti tinjauan yang dilakukan oleh para manajer.

13.2.1.

1. Mengacu ke 3.5. Identifikasi dan Evaluasi Harapan Pelanggan. 2. Mengacu ke 6.5. Penutupan Proyek. 3. Mengacu ke 14.5. Kepuasan Pelanggan. 4. Mengacu ke 8.7. Penghargaan.

13.2.2.

Catatan yang spesifik diperlukan (mengacu ke ke 1.9. Komitmen Manajemen, 8.1. Sistem Komunikasi & 8.7. Penghargaan).


329

13.


13.3.

Partisipasi dalam Investigasi

OHS 18001 OSHA 1910

13.3.1.

Apakah supervisor lini / pimpinan regu termasuk dalam sistem pelaporan dan investigasi?

XO - 30

OSHA 1910 OHS 18001

13.3.2.

Apakah manager tingkat menengah atau yang lebih tinggi terlibat langsung di lapangan (at-the scene participation) dalam investigasi semua kejadian yang serius (aktual / berpotensi terjadi)?

XO - 30

OHS 18001 OSHA 1910

13.3.3.

Apakah karyawan atau perwakilannya terlibat secara memadai dalam investigasi kejadian?

PJ - 45

OHS 18001 OSHA 1910

13.3.4.

Apakah orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan investigasi menerima pelatihan formal mengenai teknik-teknik investigasi?

PJ - 60

13.4.

Near-Miss (Nyaris Celaka) dan Kondisi Substandar

OHS 18001 ISO 9001 ISO 14001

13.4.1.

Apakah Sistem Belajar dari Kejadian secara aktif mendorong dan mempromosikan pelaporan near-miss dan kondisi yang substandar?

PJ - 45

ISO 14001 ISO 9001 OHS 18001

13.4.2.

Apakah orang-orang yang mengirimkan laporan near-miss dan kondisi yang substandar dihargai kontribusinya?

XO - 30

ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001

13.4.3.

Apakah orang-orang yang mengirimkan laporan near-miss dan kondisi yang substandar diberikan informasi mengenai tindakan yang diambil?

XO - 30

330




Pedoman

Bukti

13.3.1.

Bukti mengenai keterlibatan.

13.3.2.

Bukti mengenai keterlibatan.

13.3.3.

25% Ketentuan yang terkait dimasukkan kedalam prosedur investigasi. 75% Ada bukti dari keterlibatan.

13.3.4.

25% Identifikasi personil 25% Jadwal pelatihan berdasarkan kebutuhan (mengacu ke7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan). 25% Pelatihan diberikan. 25% Standar keterlibatan ditinjau oleh pemilik proses yang terkait.

13.4.1.

25% Persyaratan dimasukkan kedalam prosedur pelaporan. 25% Kegiatan promosi ada dan terlaksana (mengacu ke ke 8.1. Sistem Komunikasi). 25% Penghargaan diberikan untuk pelaporan (mengacu ke 1.9 Komitmen Manajemen & 8.7. Penghargaan). 25% Penilaian data dibandingkan dengan informasi rasio piramid yang klasik.

13.4.2.

Ada bukti mengenai pengahargaan yang diberikan.

13.4.3.

Ada bukti mengenai pelaporan kembali / pemberian informasi.


331

ISO 9001 OHS 18001 ISO 14001

ISO 9001

13.


13.4.4.

Apakah organisasi menilai keefektifan pelaporan dan investigasi nearmiss dan kondisi yang substandar?

13.5.

Pengelolaan Keluhan

13.5.1.

Apakah organisasi mempunyai proses untuk mengelola keluhan / komplain yang mencakup:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PJ - 15


Part/Whole - 9/63

Pencatatan yang detail mengenai keluhan / komplain dalam formulir keluhan / komplain? Registrasi di dalam buku keluhan / komplain? Pemberitahuan bahwa keluhan / komplain telah diterima kepada pihak yang memberikannya? Investigasi keluhan / komplain menggunakan Sistem Belajar dari Kejadian? Pencatatan temuan dan tindakan perbaikan dalam buku keluhan / komplain? Mengkomunikasikan temuan dan tindakan perbaikan kepada yang memberi keluhan / komplain? Menutup keluhan / komplain dalam buku keluhan / komplain jika tindakan yang disetujui sudah diselesaikan?


13.6.

Pengumuman Kejadian

PAS 55 OSHA 1910

13.6.1.

Apakah komunikasi awal mengenai hal-hal penting dari kejadian besar / major (aktual / berpotensi) dikomunikasikan kepada pihak internal dan eksternal yang relevan tidak lebih dari hari kerja berikutnya?

XO - 30

PAS 55 OSHA 1910

13.6.2.

Apakah laporan yang terbaru dikomunikasikan dengan tepat selama investigasi kejadian major berjalan?

XO - 30

332


Pedoman

Bukti

13.4.4.

20% Tanggung jawab untuk meninjau keefektifan ditentukan. 40% Data secara formal ditinjau pada waktu yang ditentukan. 40% Data dibandingkan dengan manfaat pelaksanaan sistem Belajar dari Kejadian.

13.5.1.

Keluhan / komplain dari pelanggan internal dan eksternal memberikan kesempatan untuk perbaikan. Penting untuk menginvestigasi secara efisien, bertindak dan menanggapi keluhan / komplain pelanggan dalam rangka menjaga kepuasan pelanggan.

13.6.1.

Diperlukan bukti pelaksanaan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Persyaratan Seveso (Ann IV-1-e): Jika pernah terjadi pelepasan bahan kimia berbahaya yang tidak disengaja (yang berpotensi menjadi kecelakaan besar): periksa apakah organisasi telah menginformasikannya kepada pejabat yang kompeten yang bertanggung jawab untuk mengatur pelaksanaan rencana tanggap darurat yang eksternal, sesuai dengan persyaratan Seveso. Peringatan dini ini harus dijelaskan dalam Rencana Tanggap Darurat internal.

13.6.2.

Diperlukan bukti pelaksanaan.


333

13.


13.7.

Kecelakaan di Luar Tempat Kerja

13.7.1.

Apakah organisasi mendapatkan informasi tentang kecelakaan karyawan yang terjadi di luar tempat kerja?

PJ - 45

13.7.2.

Apakah biaya yang ditimbulkan oleh kecelakaan di luar tempat kerja kepada organisasi telah dihitung?

PJ - 30

13.8.

Tindak Lanjut

PAS 55 ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910 OHS 18001

13.8.1.

Apakah organisasi memastikan bahwa tindakan perbaikan telah diselesaikan?

OHS 18001 ISO 14001 OSHA 1910 PAS 55 ISO 9001

13.8.2.

Apakah sistem tindak lanjut organisasi:

PAS 55 OSHA 1910 ISO 14001 OHS 18001 ISO 9001

13.8.3.

1. 2. 3. 4.

13.8.4.


PJ - 60

Part/Whole - 12/48

Mengidentifikasi tindakan-tindakan yang terlambat dilakukan? Menilai alasan keterlambatan tindakan? Menilai dampak jika tidak melakukan tindakan yang terlambat? Menangani tindakan-tindakan yang terlambat dilakukan?

Apakah laporan akhir yang menunjukkan hasil dari tindak lanjut untuk kejadian major (aktual / berpotensi) dikomunikasikan kepada:

1. 2. ISO 9001 ISO 14001 OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910


Part/Whole - 15/30

Personil internal yang terkait? Para stakeholder eksternal yang terkait?

Apakah sistem termasuk peninjauan kepantasan dari tindakantindakan yang telah dilaksanakan?

334

PJ - 30


Pedoman

Bukti

13.7.1.

40% Sistem pelaporan yang mudah digunakan, sistem dikomunikasikan secara luas, dan laporan-laporan diterima dan dinilai. 40% Informasi dengan penuh pertimbangan digunakan untuk membangun budaya dan sistem ditinjau secara berkala. 20% Kejadian di luar tempat kerja dimasukkan kedalam sistem Belajar dari Kejadian.

13.7.2.

50% Data yang tepat tersedia. 50% Biaya dihitung dan dilaporkan.

13.8.1.

25% Sistem memastikan tindakan perbaikan yang cepat segera dilaksanakan. 25% Ada sistem pengumpulan tindakan untuk tindakan perbaikan yang membutuhkan waktu pelaksanaan. 25% Informasi yang akurat ditransfer ke sistem. 25% Sistem tindak lanjut secara efektif memantau penyelesaiannya.

13.8.2.

Diperlukan informasi yang lengkap.

13.8.3.

Bukti dari komunikasi (mengacu ke 8.1. Sistem Komunikasi).

13.8.4.

0%-40% Pemeriksaan-pemeriksaan kadang-kadang dari kecukupan tindakan-tindakan. 40%-100% Pemeriksaan-pemeriksaan sistematik untuk memastikan tindakan-tindakan sesuai dengan sebab-sebab dasar dari buruknya kinerja dan kurangnya pengendalian dalam rangka membuat perbaikan yang tahan lama.


335

13.


13.9.

Verifikasi Pelaporan Belajar Dari Kejadian

13.9.1.

Apakah secara rutin jumlah laporan kejadian yang telah selesai dibandingkan dengan jumlah kejadian yang diidentifikasi dari sumbersumber berikut:

1. 2. 3. 4.


Part/Whole - 12/48

Catatan mengenai pertolongan pertama? Catatan-catatan pemeliharaan? Keluhan / komplain dari pelanggan? ________________?


13.10. Analisa Kejadian ISO 9001 OHS 18001

13.10.1.

Apakah organisasi mempunyai sistem untuk menganalisa data kejadian untuk belajar dari kejadian-kejadian tersebut dan kecenderungannya?

XO - 45

ISO 9001 OHS 18001

13.10.2.

Apakah jumlah total kejadian dicatat berdasarkan kategori-kategori yang dinilai dalam pertanyaan 13.1.2.?

PJ - 75

OHS 18001 ISO 9001

13.10.3.

Apakah perhitungan tren dilakukan untuk kategori yang dinilai dalam pertanyaan 13.1.2?

PJ - 60

ISO 9001 OHS 18001

13.10.4.

Apakah perhitungan tren dilakukan untuk kejadian yang major (aktual / berpotensi)

XO - 30

336


Pedoman

13.9.1.

Bukti

Pemeriksaan secara berkala yang formal terhadap berbagai sumber informasi akan menentukan apakah kejadian-kejadian di lapangan telah dilaporkan dan diinvestigasi. Sebagai contoh, seharusnya ada kesamaan antara pencatatan pertolongan pertama dan kejadian yang dilaporkan dan yang diinvestigasi sebagai kasus-kasus pertolongan pertama. Pada akhirnya, kegiatan ini merupakan pemeriksaan untuk memastikan sistem Belajar dari Kejadian berjalan. Catatan lain yang bisa digunakan untuk memerika laporan kejadian termasuk: catatan pembuangan limbah, shift, keamanan dan ketidakhadiran.

13.10.1.

Bukti mengenai penggunaan teknik analisa standar.

13.10.2.

40% Jumlah kejadian dicatat untuk beberapa kategori yang dinilai dalam 13.1.2. 60% Catatan yang komprehensif mengenai jumlah kejadian yang lengkap dibuat untuk kategori yang dinilai dalam 13.1.2.

13.10.3.

40% Perhitungan tren dibuat untuk beberapa kategori yang dinilai dalam 13.1.2. 60% Trending kejadian yang komprehensif dibuat untuk kategori yang dinilai dalam 13.1.2.

13.10.4.

Bukti terdokumentasi diperlukan.


337

OHS 18001 ISO 9001

13.


13.10.5.

Apakah frekuensi berikut dihitung pada basis tahunan:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Frekuensi dari Loss Time Injury? Frekuensi dari Restricted Workday Injury? Total Recordable Injury Rate? Injury Severity Rate? ______________________? ______________________? ______________________? ______________________?

ISO 9001 OHS 18001

13.10.6.

Apakah rangkuman biaya dari kejadian-kejadian dihitung?

OHS 18001 ISO 9001

13.10.7.

Apakah tren hal-hal yang berikut dianalisa?

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 9/72

PJ - 30

Part/Whole - 12/60

Kejadian yang tidak diinginkan dalam kategori tertentu? Tingkah laku yang substandar (penyebab langsung)? Kondisi yang substandar (penyebab langsung)? Faktor pribadi / personal factors (penyebab dasar)? Faktor pekerjaan / sistem (penyebab dasar)?

ISO 9001 OHS 18001

13.10.8.

Apakah kesimpulan dari analisa kejadian dikomunikasikan kepada semua personil yang relevan?

PJ - 30

ISO 9001 OHS 18001

13.10.9.

Apakah kesimpulan dari analisa kejadian digunakan secara efektif oleh manajemen untuk mengidentifikasi masalah-masalah serta melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan?

PJ - 45


13.11. Tim Perbaikan OHSAS 18001 PAS 55

13.11.1.

Apakah tim perbaikan ditunjuk untuk menangani / membahas masalah-masalah yang kritikal?

338

PJ - 45


Pedoman 13.10.5.

Bukti

Mengacu ke Buku Saku ISRS untuk definisi. Rumus untuk pelaporan frekuensi / rasio akan berbeda di setiap negara. Pelaporan seharusnya konsisten dengan persyaratan nasional/internasional dan tujuan organisasi. Mengacu ke 1.2. Tujuan & 15.1. Hasil Bisnis.

13.10.6.

40% Biaya masing-masing kejadian telah diidentifikasi / diperkirakan. 20% Data disusun berdasarkan kategori yang tepat. 40% Informasi biaya dikelola untuk mengidentifikasi perbaikanperbaikan.

13.10.7.

Diperlukan informasi yang spesifik.

13.10.8.

25% Data disajikan dalam format laporan pada jangka waktu yang sesuai. 25% Data diinterpretasikan untuk laporan. 25% Kesimpulan dilaporkan secara internal. 25% Kesimpulan yang sesuai dilaporkan secara eksternal.

13.10.9.

50% Kesimpulan-kesimpulan dari 13.10.8. ditinjau oleh manajemen yang sesuai. 50% Tindakan-tindakan telah dikenali, diprioritaskan, dan dilakukan.

13.11.1.

20% Tim perbaikan dibentuk setelah ada kejadian yang signifikan. 40% Tim perbaikan dibentuk setelah dilakukannya identifikasi yang sistematis mengenai masalah yang kritikal melalui analisa tren atau metodologi lainnya. 40% Tim perbaikan bekerja efektif dalam mengatasi masalah dan melaksanakan tindakan perbaikan.


339

13.


13.11.2.

Apakah personil yang berikut ditugaskan sebagai anggota tim perbaikan yang sesuai:

1. 2. ISO 9001

13.11.3.

PAS 55 ISO 9001

13.11.4.

Setidaknya salah satu dari anggota manajemen? Para karyawan?

Apakah para anggota tim perbaikan dipilih berdasarkan:

1. 2. 3.

Part/Whole - 15/30

Part/Whole - 12/36

Kualifikasi, pengetahuan, dan kemampuan? Pengalaman praktek? Kemampuan untuk bekerja dalam tim?

Apakah organisasi menilai keefektifannya dalam melaksanakan rekomendasi yang dibuat oleh tim perbaikan?

Total Poin untuk:Belajar dari Kejadian

PJ - 15

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Belajar dari Kejadian: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

340


Pedoman

Bukti

13.11.2.

Perwakilan dari unit/disiplin yang berbeda dari organisasi membantu keefektifan tim perbaikan.

13.11.3.

Penting untuk memastikan kompetensi dari para anggota tim.

13.11.4.

25% Saran-saran dilaksanakan sebagian. 25% Saran-saran dilaksanakan secara penuh. 50% Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan dapat mengatasi sebab dasar dari kinerja yang buruk dan membuat perbaikan itu berlangsung seterusnya.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

13.1

501

501

0

13.2

96

96

0

13.3

165

165

0

13.4

120

120

0

13.5

63

63

0

13.6

60

60

0

13.7

75

75

0

13.8

168

168

0

13.9

48

48

0

13.10

447

447

0

13.11

126

126

0

TOTAL

1869

1869

0


341

342


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 14 - Pemantauan Risiko Pemantauan risiko penting untuk memberikan jaminan kepada para manajer dan stakeholder lainnya bahwa semua risiko dikendalikan secara efektif. Pemantauan risiko dibangun pada Penilaian Risiko (Proses 3) dan Pengendalian Risiko (Proses 9) untuk melengkapi rangkaian perbaikan berkelanjutan dari manajemen risiko. Pemantauan yang efektif seharusnya mengidentifikasi pengendalian risiko yang tidak cukup dan menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Survey persepsi kepuasan pelanggan dan karyawan memantau persepsi dari para stakeholder yang utama. Observasi tingkah laku penting untuk mendorong tingkah laku keselamatan, lingkungan, dan mutu yang diinginkan dalam lingkungan kerja.

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

14.1.

Pemantauan Bahaya Kesehatan

210

14.2.

Pemantauan Bahaya Keselamatan

165

14.3.

Pemantauan Bahaya Keamanan

150

14.4.

Pemantauan Bahaya Lingkungan

180

14.5.

Kepuasan Pelanggan

135

14.6.

Keefektifan Pemantauan

120

14.7.

Survey Persepsi

165

14.8.

Observasi Tingkah Laku

318

14.9.

Observasi Tugas

354

14.10.

Audit

252

14.11.

Pemantauan Bahaya Proses

150



2199

343

14.

Pemantauan Risiko Nilai Proses: (2199Poin)


14.1.

Pemantauan Bahaya Kesehatan

OHS 18001

14.1.1.

Apakah terdapat sistem pemantauan area untuk melengkapi pengendalian bahaya kesehatan yang telah diidentifikasi dalam 9.1. Pengendalian Bahaya Kesehatan?

PJ - 75

OHS 18001

14.1.2.

Apakah terdapat sistem pemantauan individu untuk melengkapi pengendalian kesehatan yang telah diidentifikasi dalam 9.1. Pengendalian Bahaya Kesehatan?

PJ - 75

OHS 18001

14.1.3.

Apakah pemeriksaan kesehatan dilakukan untuk melengkapi pengendalian kesehatan yang telah diidentifikasi dalam 9.1. Pengendalian Bahaya Kesehatan?

PJ - 45

OHS 18001

14.1.4.

Apakah laporan pemantauan kesehatan yang formal dibuat?

XO - 15

344


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

14.1.1.


Pemantauan bahaya kesehatan mempunyai beberapa tujuan: 1. Untuk memastikan bahwa ada pengendalian yang terencana terhadap risiko-risiko yang signifikan. 2. Untuk mengukur keefektifan dari pengendalian, dan dalam waktu yang bersamaan menunjukkan bahwa risiko dikendalikan sampai pada tingkat yang bisa diterima. 3. Untuk memantau pemenuhan terhadap persyaratan hukum serta standar kinerja internal dan dengan demikian memperbolehkan organisasi untuk memulai tindakan perbaikan atau menetapkan tujuan masa depan untuk perbaikan berkelanjutan. Apabila nilai untuk 3.1.1. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada. 25% Persyaratan pemantauan area telah diidentifikasi dari 3.1.1., 9.1.1., & 5.1. Peraturan. 25% Ada standar kinerja pemantauan untuk setiap persyaratan yang telah ditentukan. 25% Pemantauan dilaksanakan berdasarkan standar kinerja. 25% Hasil pemantauan dilaporkan, ditinjau; pengendalian dan rencana yang ada dirubah jika diperlukan.

14.1.2.

Apabila nilai untuk 3.1.1. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada. 25% Persyaratan pemantauan individu telah diidentifikasi dari 3.1.1., 9.1.1., & 5.1. Peraturan. 25% Standar kinerja pemantauan dibuat untuk setiap persyaratan yang telah ditentukan. 25% Pemantauan dilaksanakan berdasarkan standar kinerja. 25% Hasil pemantauan dilaporkan, ditinjau; pengendalian dan rencana yang ada dirubah jika diperlukan.

14.1.3.

25% Persyaratan pemeriksaan kesehatan telah diidentifikasi dari 3.1.1., 9.1.1., & 5.1. Peraturan. 25% Standar kinerja pemeriksaan kesehatan dibuat untuk setiap persyaratan yang telah ditentukan. 25% Pemantauan pemeriksaan kesehatan dilaksanakan berdasarkan standar kinerja. 25% Hasil pemantauan dilaporkan, ditinjau; pengendalian dan rencana yang ada dirubah jika diperlukan.

14.1.4.

Organisasi seharusnya memastikan bahwa jika pemantauan area, individu, atau pemeriksaan kesehatan dilakukan, maka harus ada sistem pengarsipan rekaman yang memastikan bahwa data pemantauan dikomunikasikan dan dipelihara dengan baik berdasarkan standar industri dan persyaratan hukum. Semua laporan yang relevan dari 14.1.1., 14.1.2., & 14.1.3. dibandingkan dan laporan yang tepat dibuat.


345

OHS 18001

14.

Pemantauan Risiko

14.2.

Pemantauan Bahaya Keselamatan

14.2.1.

Apakah terdapat sistem pemantauan untuk pengendalian keselamatan yang telah diidentifikasi dalam 9.2. Pengendalian Bahaya Keselamatan melalui peninjauan catatan:

1. 2. 3.


Part/Whole - 25/75

Analisa inspeksi kondisi umum? Analisa observasi tingkah laku atau tugas? Analisa kejadian-kejadian?

OHS 18001

14.2.2.

Apakah sistem pemantauan untuk pengendalian keselamatan yang telah diidentifikasi dalam 9.2. Pengendalian Bahaya Keselamatan termasuk kegiatan inspeksi sampel?

PJ - 60

OHS 18001

14.2.3.

Apakah laporan pemantauan keselamatan yang formal dibuat?

XO - 30

346


Pedoman

14.2.1.

Bukti

Tinjau data yang sesuai dari 10.5. Inspeksi Kondisi Umum, 14.8. Observasi Tingkah Laku, & 14.9. Observasi Tugas. Tinjauan ini seharusnya menganalisa temuan dari inspeksi / observasi untuk: - memastikan bahwa terdapat pengendalian yang terencana untuk bahaya yang telah diidentifikasi dalam 3.2.1. - mengetahui kondisi substandar yang berulang dan sebab-sebab dasarnya. - menilai keefektifan dari pengendalian yang ada. - menentukan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan. 1. Mengacu ke 10.5.8. 2. Mengacu ke 14.8.6. dan 14.9.8. 3. Mengacu ke 13.10. Analisa Kejadian.

14.2.2.

Inspeksi sampel adalah kegiatan pemantauan yang difokuskan pada bahaya-bahaya tertentu yang telah diidentifikasi dalam 3.2.1. Inspeksi contoh dapat digunakan ketika inspeksi / observasi rutin (mengacu ke 14.2.1.) dianggap tidak cukup untuk pemantauan yang efektif. Inspeksi sampel dapat berdasarkan area yang dianggap penting misalnya berhubungan dengan bahaya kimia, bahaya tergelincir dan tersandung, atau jatuh dari ketinggian. 25% Orang / para ahli telah ditentukan untuk melaksanakan inspeksi contoh. 25% Inspeksi sampel telah diidentifikasi berdasarkan 14.2.1. 25% Inspeksi sampel dilakukan sesuai dengan rencana. 25% Hasil dari inspeksi contoh ditinjau, frekuensi dan pengendalian keselamatan (mengacu ke 9.2. Pengendalian Bahaya Keselamatan) dirubah jika diperlukan. Apabila nilai untuk 3.2.1. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada.

14.2.3.

Laporan pemantauan dibuat, dikomunikasikan dan, dan disimpan setelah kegiatan dalam 14.2.1. & 14.2.2. dilakukan.


347

14.

Pemantauan Risiko

14.3.

Pemantauan Bahaya Keamanan

14.3.1.

Apakah terdapat sistem pemantauan untuk pengendalian keamanan yang telah diidentifikasi dalam 9.3. Pengendalian Bahaya Keamanan melalui peninjauan catatan dari:

1. 2. 3. 4. 5.


Part/Whole - 15/75

Inspeksi kondisi umum? Observasi tingkah laku? Observasi tugas? Pengawasan sistem informasi? Informasi keamanan eksternal / peringatan?

14.3.2.

Apakah sistem pemantauan untuk pengendalian keamanan yang telah diidentifikasi dalam 9.3. Pengendalian Bahaya Keamanan termasuk kegiatan inspeksi sampel?

PJ - 60

14.3.3.

Apakah laporan pemantauan keamanan yang formal dibuat?

XO - 15

348


Pedoman

14.3.1.

Bukti

Tinjau data yang relevan dari 10.5. Inspeksi Kondisi Umum, 14.8. Observasi Tingkah Laku, 14.9. Observasi Tugas, 5.5. Keamanan Informasi, dan 3.3.6. Tinjauan ini seharusnya menganalisa temuan-temuan dari inspeksi / observasi untuk: - memastikan bahwa terdapat pengendalian yang terencana untuk bahaya yang telah diidentifikasi dalam 3.3.1. - mengetahui kondisi substandar yang berulang dan sebab-sebab dasarnya - menilai keefektifan dari pengendalian yang ada - menentukan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan

14.3.2.

Inspeksi sampel adalah kegiatan pemantauan yang difokuskan pada bahaya-bahaya tertentu yang telah diidentifikasi dalam 3.3.1. Inspeksi sampel dapat digunakan ketika inspeksi / observasi rutin (mengacu ke 14.3.1.) dianggap tidak cukup untuk pemantauan yang efektif. Inspeksi sampel dapat berdasarkan area yang dianggap penting misalnya pemeriksaan terhadap tamu / kontraktor di tempat. 25% Orang / para ahli telah ditentukan untuk melaksanakan inspeksi contoh. 25% Inspeksi contoh telah diidentifikasi berdasarkan 14.3.1. 25% Inspeksi contoh dilakukan sesuai dengan rencana. 25% Hasil dari inspeksi contoh ditinjau, frekuensi dan pengendalian keselamatan (9.3. Pengendalian Bahaya Keamanan) dirubah jika diperlukan. Apabila nilai untuk 3.2.1. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada.

14.3.3.

Laporan pemantauan dibuat, dikomunikasikan, dan disimpan setelah kegiatan dalam 14.3.1. & 14.3.2 dilakukan.


349

14.

Pemantauan Risiko

14.4.

Pemantauan Bahaya Lingkungan

PAS 55 ISO 14001

14.4.1.

Apakah terdapat sistem pemantauan untuk bahaya lingkungan (aspek -aspek) yang telah diidentifikasi dalam 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan?

ISO 14001 PAS 55

14.4.2.

Apakah pemantauan lingkungan ditinjau terus menerus terhadap:

1. 2.


PJ - 75

Part/Whole - 15/30

Target internal? Target dari persyaratan hukum?

ISO 14001 PAS 55

14.4.3.

Apakah sistem pemantauan untuk bahaya lingkungan (aspek) yang telah diidentifikasi dalam 3.4. Identifikasi dan Evaluasi Bahaya Lingkungan termasuk kegiatan inspeksi sampel?

PJ - 60

ISO 14001 PAS 55

14.4.4.

Apakah laporan pemantauan lingkungan yang formal dipersiapkan?

XO - 15

350


Pedoman

14.4.1.

Bukti

Pemantauan bahaya lingkungan mempunyai beberapa tujuan: 1. Untuk memastikan bahwa ada pengendalian yang terencana terhadap risiko-risiko yang signifikan. 2. Untuk mengukur keefektifan dari pengendalian, dan dalam waktu yang bersamaan menunjukkan bahwa risiko dikendalikan sampai pada tingkat yang bisa diterima. 3. Untuk memantau pemenuhan terhadap persyaratan hukum serta standar kinerja internal dan dengan demikian memperbolehkan organisasi untuk memulai tindakan perbaikan atau menetapkan tujuan masa depan untuk perbaikan berkelanjutan. Apabila nilai untuk 3.4.4. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada. 25% Persyaratan pemantauan area telah diidentifikasi dari 3.4.5., 9.4.1., & 5.1. Peraturan. 25% Standar kinerja pemantauan ditetapkan untuk setiap persyaratan yang telah ditentukan. 25% Pemantauan dilaksanakan berdasarkan standar kinerja. 25% Hasil pemantauan dilaporkan, ditinjau; pengendalian dan rencana yang ada dirubah jika diperlukan.

14.4.2.

Hasil pemantauan dibandingkan dan dicatat secara formal.

14.4.3.

Inspeksi sampel adalah kegiatan pemantauan yang difokuskan pada bahaya-bahaya tertentu yang telah diidentifikasi dalam 3.4.4. Inspeksi sampel dapat digunakan ketika inspeksi / observasi rutin (14.4.1.) dianggap tidak cukup untuk pemantauan yang efektif. Inspeksi sampel dapat berdasarkan area yang dianggap penting misalnya pemeriksaan pembuangan ke air, tanah, atau penggunaan energi. 25% Orang / para ahli telah ditentukan untuk melaksanakan inspeksi contoh. 25% Inspeksi contoh telah diidentifikasi berdasarkan 14.4.1. 25% Inspeksi contoh dilakukan sesuai dengan rencana. 25% Hasil dari inspeksi contoh ditinjau, frekuensi dan pengendalian keselamatan (9.4. Pengendalian Bahaya Lingkungan) dirubah jika diperlukan. Apabila nilai untuk 3.4.4. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada.

14.4.4.

Semua laporan yang relevan dari 14.4.1., 14.4.2., & 14.4.3. dibandingkan dan laporan yang sesuai dikeluarkan.


351

14.

Pemantauan Risiko

14.5.

Kepuasan Pelanggan

ISO 9001

14.5.1.

Apakah organisasi mengukur kepuasan pelanggan?

PJ - 75

ISO 9001

14.5.2.

Apakah organisasi mengukur rentensi pelanggan?

XO - 15

ISO 9001

14.5.3.

Apakah organisasi mengkomunikasikan kinerja kepuasan pelanggan kepada personil yang terkait?

PJ - 45

14.6.

Keefektifan Pemantauan

14.6.1.

Apakah organisasi menilai kecukupan kegiatan-kegiatan pemantauan?

ISO 31000



352

PJ - 75


Pedoman

14.5.1.

Bukti

Kepuasan pelanggan dapat dipertanyakan sebagai pengukuran yang paling penting disetiap organisasi. Kepuasan pelanggan yang tinggi mencerminkan fokus yang kuat terhadap pelanggan. Penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang fokusnya kuat terhadap pelanggan melebihi kinerja kompetitornya dalam hal: penguasaan saham, biaya operasional dan logistik yang berkurang, dan kinerja keuangan. Kepuasan pelanggan adalah pengukuran mengenai berapa bagus organisasi telah memenuhi harapan pelanggan (mengacu ke 3.5. Identifikasi dan Evaluasi Harapan Pelanggan). 20% Ukuran utama dari kepuasan pelanggan telah diidentifikasi. 40% Kepuasan pelanggan diukur setelah kontrak dipenuhi dengan menggunakan kuisioner. 20% Wawancara dilakukan secara periodik dengan para manajer senior dari para pelanggan utama untuk menilai kepuasan pelanggan. 20% Tindakan perrbaikan telah ditentukan dan ditelusuri hingga penyelesaiannya.

14.5.2.

Retensi pelanggan atau kesetiaan pelanggan adalah ukuran utama dari kepuasan pelanggan.

14.5.3.

30% Data kepuasan pelanggan tersedia. 30% Data dikirim kepada personil yang terkait. 40% Informasi digunakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

14.6.1.

50% Ada sistem formal untuk menilai pemenuhan kegiatan pemantauan terhadap standar kinerja dan rencana yang sesuai (mengacu ke 14.1. Pemantauan Bahaya Kesehatan, 14.2. Pemantauan Bahaya Keselamatan, 14.3. Pemantauan Bahaya Keamanan, 14.4. Pemantauan Bahaya Lingkungan, dan 14.5. Kepuasan Pelanggan). 50% Kecukupan setiap kegiatan pemantauan dievaluasi dan dinilai sebagai berikut: - Bahaya dalam batas kendali dan standar kinerja pemantauan memuaskan? - Bahaya dalam batas kendali tetapi hasil pemantauan menunjukkan bahwa standar kinerja pemantauan harus dirubah? - Bahaya diluar batas kendali serta pengendalian dan standar kinerja pemantauan harus dirubah?


353

14.

Pemantauan Risiko

14.6.2.

Apakah ada tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki metode / prosedur pemantauan atau pengendalian dengan semestinya?

14.7.

Survey Persepsi

Baker

14.7.1.

Apakah survey yang formal dilakukan secara berkala untuk menetukan persepsi karyawan tentang organisasi?

PJ - 60

Baker

14.7.2.

Apakah hasil survey persepsi dikomunikasikan ke seluruh organisasi?

XO - 45

Baker

14.7.3.

Apakah hal-hal yang ditemukan dari survey karyawan ditangani dalam bentuk rencana tindak lanjut?

PJ - 60

14.8.

Observasi Tingkah Laku

14.8.1.

Apakah ada sistem untuk memantau dan memperbaiki tingkah laku melalui penerapan program observasi tingkah laku yang formal?

ISO 31000

PJ - 45



354

PJ - 60


Pedoman

Bukti

14.6.2.

50% Tindakan perbaikan ditentukan dan ditugaskan kepada personil yang sesuai. 50% Tindakan yang telah ditentukan ditindaklanjuti hingga selesai.

14.7.1.

10% Target peserta telah ditentukan. Peserta bisa termasuk dan tidak termasuk para kontraktor. 40% Pertanyaan yang sesuai disiapkan yang difokuskan pada halhal yang dianggap penting terhadap bisnis. 25% Survey dilakukan. 25% Hasil survey dievaluasi. Survey persepsi dapat dilaksanakan sendiri oleh organisasi atau oleh pihak ketiga. Mengacu ke 4. Sumber daya Manusia.

14.7.2.

Hasil survey secara formal dikomunikasikan sesuai dengan waktu yang direncanakan kepada semua orang. Survey persepsi sebaiknya tidak dilakukan kecuali jika tindak lanjut terbukti efektif, karena hal ini akan menurunkan motivasi personil.

14.7.3.

25% Temuan telah diidentifikasi secara formal. 25% Tindak lanjut yang diajukan telah ditentukan berdasarkan masukan dari karyawan yang terkait. 25% Tindak lanjut disetujui dan dilakukan. 25% Penyelesaian tindak lanjut dievaluasi.

14.8.1.

Keberhasilan peluncuran proses observasi tingkah laku, yang difokuskan pada identifikasi dan penekanan tingkah laku yang benar serta pengurangan tingkah laku yang substandar, merupakan cara yang bermanfaat untuk memperbaiki kinerja HSEQ. Proses observasi tingkah laku sangat baik digunakan sejalan dengan dan didukung oleh kegiatan sistem lainnya yang terdapat dalam ISRS. 20% Evaluasi terhadap biaya yang mungkin timbul dan manfaat program observasi tingkah laku telah dibuat. 80% Program observasi tingkah laku yang komprehensif ada dan berfungsi secara baik.


355

14.

Pemantauan Risiko

14.8.2.

Apakah program observasi tingkah laku mencakup:

1. 2. 3. 4. 14.8.3.

Part/Whole - 12/48

Penjelasan yang singkat mengenai pemahaman program kepada semua personil? Pelatihan untuk orang-orang yang melakukan observasi? Sistem pencatatan dan pelaporan yang formal? Hubungannya dengan program observasi tugas?

Apakah para observer yang terlatih termasuk:

1. 2. 3. 4. 5.

Part/Whole - 9/45

Manajer senior? Para manajer? Manajer lini / supervisor / ketua kelompok? Para karyawan lainnya? Kontraktor/ staf dari agen tenaga kerja?

14.8.4.

Apakah observer yang telah dilatih melakukan observasi berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan?

14.8.5.

Apakah observasi tingkah laku individu digunakan untuk:

1. 2. 3. 14.8.6.

Part/Whole - 9/27

Dikoordinasikan? Dianalisa pola kecenderungannya? Digunakan untuk memperbaiki tingkah laku?

14.8.7.

Apakah semua karyawan didorong untuk berperan serta dalam mempromosikan tingkah laku pribadi yang baik?

14.8.8.

Apakah program observasi tingkah laku ditinjau:

1. 2.

Part/Whole - 15/45

Memperkuat tingkah laku yang baik? Melakukan tindakan perbaikan terhadap tingkah laku yang substandar? Menciptakan dialog mengenai temuan terkait dengan tingkah laku?

Apakah hasil dari observasi tingkah laku:

1. 2. 3.

XO - 45

XO - 30

Part/Whole - 9/18

Sebagai hasil dari temuan observasi tingkah laku? Berdasarkan jadwal yang telah ditentukan?

356


Pedoman

Bukti

14.8.2.

Catatan yang formal tersedia.

14.8.3.

Idealnya, observer dipilih yang mempunyai kemampuan komunikasi dan melatih yang baik. Mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan.

14.8.4.

Observasi dicatat secara formal.

14.8.5.

Manfaat yang ada diketahui terutama melalui wawancara.

14.8.6.

Bukti yang formal diperlukan untuk menunjukkan perbaikanperbaikan.

14.8.7.

Para karyawan seharusnya didorong untuk menghadapi tingkah lau yang substandar dalam budaya “tidak menyalahkan” dan mempromosikan perbaikan. Beberapa organisasi menggunakan sistem “buddy” / teman untuk lebih mempromosikan tingkah laku seperti ini.

14.8.8.

Catatan yang formal diperlukan.


357

14.

Pemantauan Risiko

14.9.

Observasi Tugas

14.9.1.

Apakah ada sistem untuk memantau kinerja tugas melalui observasi tugas secara formal?

PJ - 60

14.9.2.

Apakah tugas / prosedur yang akan diobservasi diprioritaskan berdasarkan risikonya?

XO - 30

14.9.3.

Apakah sistem observasi tugas mencakup:

1. 2. 3. 4. 5.


Part/Whole - 9/45

Jadwal dari semua tugas / prosedur yang utuh untuk diobservasi? Jadwal dari bagian tugas / prosedur untuk diobservasi? Orang yang telah diberi pelatihan ditunjuk secara formal untuk melaksanakan observasi? Penjelasan singkat kepada orang yang akan diobservasi? Sistem pencatatan dan pelaporan yang formal?

14.9.4.

Apakah para observer yang terlatih melakukan observasi tugas berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan?

XO - 30

14.9.5.

Apakah sistem memastikan bahwa para karyawan diobservasi berdasarkan jadwal yang telah ditentukan?

XO - 30

14.9.6.

Apakah observasi tugas individu digunakan untuk:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 12/48

Menghargai kinerja yang baik? Menentukan tindakan untuk memperbaiki kinerja yang substandar? Memeriksa pemenuhan terhadap prosedur? Menentukan tindakan untuk memperbaiki prosedur?

358


Pedoman

14.9.1.

Bukti

Observasi tugas merupakan program observasi yang formal untuk memastikan bahwa semua tugas atau bagian dari tugas dilakukan dengan benar sesuai dengan prosedur terkait. Jika dilakukan dengan benar, observasi tugas merupakan metode yang tepat untuk memperbaki pemenuhan terhadap prosedur serta untuk memperbaiki mutu prosedur. 50% Tugas berisiko tinggi telah diidentifikasi (mengacu ke 3.6. Evaluasi Risiko Tugas). 50% Program observasi tugas ada dan berfungsi dengan baik.

14.9.2.

Mengacu ke 3.6.6.

14.9.3.

Catatan yang formal diperlukan.

14.9.4.

Jadwal formal diperlukan (mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan).

14.9.5.

Jadwal formal diperlukan.

14.9.6.

Manfaat observasi diketahui melalui wawancara dan bukti tertulis.


359

14.

Pemantauan Risiko

14.9.7.

Apakah ada sistem tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang telah ditentukan dari observasi tugas telah ditindaklanjuti dan diselesaikan dengan memuaskan?

PJ - 45

14.9.8.

Apakah hasil observasi tugas dibuat pola kecenderungannya?

PJ - 30

14.9.9.

Apakah ada sistem untuk meninjau program observasi tugas:

1. 2. 3. 4.

Setelah adanya perubahan terhadap prosedur? Setelah adanya perubahan terhadap staf? Setelah adanya perubahan terhadap peralatan atau fasilitas? Berdasarkan jadwal yang telah ditentukan?


14.10. Audit PAS 55 ISO 9001 ISO 14001 OSHA 1910 Baker OHS 18001 Seveso II

14.10.1.

Apakah organisasi mempunyai program audit untuk menilai kinerja sistem manajemen?

ISO 14001 OHS 18001 Seveso II ISO 9001 OSHA 1910 PAS 55 Baker

14.10.2.

Apakah program audit termasuk:

OHS 18001 PAS 55 Seveso II Baker ISO 9001 OSHA 1910 ISO 14001

14.10.3.

1. 2. 3. 4. 5.

XO - 45

Part/Whole - 3/45

Audit internal? Audit eksternal? _____________________? _____________________? _____________________?

Untuk setiap audit apakah ada rencana audit yang mencakup:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 9/36

Part/Whole - 9/36

Ruang lingkup dari audit? Orang-orang yang akan diwawancarai? Jadwal audit? Daftar bukti yang diperlukan?

360


Pedoman

Bukti

14.9.7.

25% Tindakan telah ditentukan. 25% Tindakan perbaikan jangka pendek ditugaskan kepada personil yang tepat. 25% Tindakan perbaikan yang bersifat jangka panjang dimasukkan dalam sistem perencanaan (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis). 25% Terdapat tindak lanjut.

14.9.8.

50% Semua hasil pemantauan yang sesuai dibuat pola kecenderungannya. 25% Catatan yang lengkap disimpan. 25% Catatan didistribusikan sebagaimana mestinya.

14.9.9.

Catatan yang formal diperlukan (mengacu ke 9.5. Pengendalian Mutu Bahan dan Produk, 2.5. Kearsipan,10.8. Inspeksi Peralatan Sebelum Digunakan, 2.1. Perencanaan Bisnis).

14.10.1.

Audit sangat bermanfaat untuk menilai kinerja sistem manajemen dan menjawab pertanyaan berikut: - Apakah sistem bersifat komprehensif atau ada celahnya? - Apakah standar kinerja dalam sistem memadai? - Apakah pemenuhan terhadap sistem sesuai?

14.10.2.

Program yang relevan dan komprehensif seharusnya ditunjukkan. Audit lainnya bisa termasuk: audit oleh internal organisasi sendiri, audit oleh kelompok sekerja, audit korporat, audit terhadap pemasok dan kontraktor, serta audit oleh pemerintah.

14.10.3.

Bukti dari rencana yang tertulis.


361

14.

Pemantauan Risiko

Seveso II Baker ISO 9001 OHS 18001 PAS 55 OSHA 1910 ISO 14001

14.10.4.

Berapa persen audit yang terlaksana dibandingkan dengan program audit?

PC - 45

Baker PAS 55 Seveso II OSHA 1910 OHS 18001 ISO 14001 ISO 9001

14.10.5.

Apakah para auditor terlatih dan memiliki kualifikasi yang sesuai?

XO - 45

Baker ISO 9001 PAS 55 Seveso II OHS 18001 OSHA 1910 ISO 14001

14.10.6.

Apakah hasil dari audit:

1. 2. 3. 4.

Part/Whole - 9/36

Disetujui dengan yang diaudit? Dikomunikasikan kepada manajemen? Dimasukkan dalam proses tinjauan manajemen? Ditindaklanjuti melalui sistem penelusuran tindak lanjut?

362


Pedoman

Bukti

14.10.4.

Gabungkan semua jenis audit untuk menentukan persentase akhir.

14.10.5.

Mengacu ke 7.2. Analisa Kebutuhan Pelatihan

14.10.6.

Bukti yang tertulis diperlukan.


363

14.

Pemantauan Risiko


14.11. Pemantauan Bahaya Proses Seveso II PAS 55

14.11.1.

Apakah terdapat sistem pemantauan terhadap bahaya-bahaya proses yang telah diidentifikasi dalam ISRS sub proses 3.8. Analisa Bahaya Proses?

Seveso II PAS 55

14.11.2.

Apakah hasil pemantauan bahaya proses ditinjau secara berkelanjutan terhadap:

1. 2. 3.

PJ - 60

Part/Whole - 15/45

Batas operasi aman? Harapan secara fungsional? Target availability / reliability?

364


Pedoman

14.11.1.

Bukti

Pemantauan bahaya proses mempunyai beberapa tujuan: 1. Untuk memastikan bahwa ada pengendalian yang terencana terhadap risiko-risiko yang signifikan. 2. Untuk mengukur keefektifan dari pengendalian, dan dalam waktu yang bersamaan menunjukkan bahwa risiko dikendalikan sampai pada tingkat yang bisa diterima. 3. Untuk memantau pemenuhan terhadap persyaratan hukum serta standar kinerja internal dan dengan demikian memperbolehkan organisasi untuk memulai tindakan perbaikan atau menetapkan tujuan masa depan untuk perbaikan berkelanjutan. Apabila nilai untuk 3.8.5. kurang dari 50%, maka nilai maksimum untuk pertanyaan ini setengah dari nilai yang ada. Pengendalian Bahaya Proses dapat berupa pengendalian terhadap pabrik (misalnya pressure relief valve), pengendalian melalui proses manajemen (misalnya program pemeliharaan dan inspeksi) dan pengendalian melalui orang (misalnya kompetensi). Sistem pemantauan dapat berupa: - Inspeksi (misalnya terhadap kondisi fisik dari barrier). - Pemantauan terhadap kondisi (misalnya pemeriksaan korosi, pemantauan getaran). - Indikator Kinerja (misalnya process releases, batas pengoperasian aman yang terlampaui). - Hasil audit (misalnya pemenuhan terhadap prosedur, kecukupan instruksi operasional). 25% Persyaratan pemantauan terhadap pengendalian bahaya proses yang telah diidentifikasi dari 3.8.8., 9.11.1./2./3., dan 5.8. Peraturan Keselamatan Proses. 25% Standar kinerja pemantauan yang telah ditentukan untuk setiap persyaratan yang menggambarkan SIAPA melakukan APA, KAPAN atau BERAPA SERING dan untuk memenuhi HARAPAN yang bagaimana. 25% Pemantauan dilakukan berdasarkan standar kinerja. 25% Hasil pemantauan dilaporkan, ditinjau; pengendalian dan perencanaan dirubah jika diperlukan.

14.11.2.

Hasil pemantauan dibandingkan dan dicatat secara formal. Harapan atau target seharusnya ditetapkan untuk situasi normal, tidak normal, dan darurat. 1. Batas operasi aman termasuk pemantauan terhadap tekanan, suhu, flow rate, dan pH untuk menentukan jika sistem proses dioperasikan dalam batasan desain yang kritikal. 2. Harapan secara fungsional menetapkan bagaimana pengendalian seharusnya bekerja, misalnya bejana tekan seharusnya berisi cairan proses untuk semua kondisi operasional yang normal maupun tidak normal. 3. Target availability / reability misalnya pompa air harus tersedia selama 51 minggu dari 52 minggu dalam setahun atau ketahanan dari sistem shutdown pada situasi darurat harus lebih dari 99.99%.


365

14.

Pemantauan Risiko

PAS 55 Seveso II

14.11.3.

Apakah organisasi menggunakan pemantauan bahaya proses untuk mengetahui sisa risiko proses?

XO - 30

PAS 55 Seveso II

14.11.4.

Apakah laporan yang formal mengenai pemantauan bahaya proses dibuat?

XO - 15

Total Poin untuk:Pemantauan Risiko

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Pemantauan Risiko: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

366


Pedoman 14.11.3.

Bukti

Sisa risiko proses mengacu kepada risiko yang masih ada setelah pengendalian diterapkan. Jika pemantauan memperlihatkan bahwa pengendalian bahaya proses tidak bekerja sesuai dengan yang diharapkan, ini berarti sisa risiko lebih tinggi dari penilaian awalnya. Hal ini harus dikelola melalui 3.8 Analisa Bahaya Proses, 9.11 Pengendalian Bahaya Proses, dan 15.4 Manajemen Sisa Risiko.

14.11.4.

Semua laporan yang terkait dari 14.11.1., 14.11.2., dan 14.11.3., dibandingkan dan laporan yang sesuai dibuat.


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

14.1

210

210

0

14.2

165

165

0

14.3

150

150

0

14.4

180

180

0

14.5

135

135

0

14.6

120

120

0

14.7

165

165

0

14.8

318

318

0

14.9

354

354

0

14.10

252

252

0

14.11

150

150

0

TOTAL

2199

2199

0


367

368


ISRS 8th Edition Rev1 Proses 15 - Hasil dan Tinjauan Untuk dapat bertahan dan menjadi makmur, organisasi harus mencapai hasil-hasil yang baik. Pencapaian bisnis secara sederhana diukur dengan membandingkan kinerja yang nyata dari keselamatan kerja, lingkungan, dan tujuan-tujuan bisnis yang telah ditetapkan oleh tim pimpinan organisasi (Proses 1). Yang menjadi tantangan untuk para pemimpin organisasi adalah mengarahkan bisnis dan proses kerjanya serta mengelola risiko dan mencapai hasil-hasil bisnis yang baik. Peningkatan kinerja yang berkelanjutan dapat ditunjukkan melalui pembuatan kecenderungan pencapaian bisnis. Perbandingan kinerja (benchmark ) dapat dilakukan oleh organisasi yang hendak membandingkan dirinya dengan industri yang maju atau kelas dunia. Sistem manajemen merupakan alat utama yang dapat dipakai oleh tim pimpinan organisasi untuk mengelola risiko dan mendorong perbaikan. Tinjauan manajemen yang formal diperlukan untuk menilai kinerja sistem manajemen, menentukan tindak lanjut dan memberikan masukan terhadap proses perencanaan. Tanggung Jawab Sosial (Corporate Social Responsibility) menuntut organisasi menunjukkan kinerja yang baik dalam hal keselamatan kerja, lingkungan, dan bisnis kepada semua pihak yang berkepentingan (yang telah dikenal di Proses 1).

Sub Proses

Nilai yang Mungkin

15.1.

Hasil Bisnis

375

15.2.

Tinjauan Manajemen

336

15.3.

Pelaporan kepada Pihak-pihak yang Berkepentingan (Stakeholders)

274

15.4.

Manajemen Sisa Risiko

60



1045

369

15.

Hasil dan Tinjauan Nilai Proses: (1045Poin)


15.1.

Hasil Bisnis

PAS 55 OHS 18001 ISO 31000 ISO 9001 Baker

15.1.1.

Apakah organisasi membandingkan hasil bisnisnya terhadap tujuan yang sudah ditetapkan?

XO - 75

PAS 55 ISO 9001 Baker OHS 18001 ISO 31000

15.1.2.

Berapakah persentase pencapaian tujuan bisnis dalam rentang waktu yang telah ditetapkan?

PC - 60

OHS 18001 ISO 9001 PAS 55 Baker ISO 31000

15.1.3.

Apakah organisasi melakukan analisa kecederungan (trend analysis) terhadap hasil bisnisnya? (Jika tidak, lanjutkan ke 15.1.6.)

PJ - 45

Baker OHS 18001 PAS 55 ISO 31000 ISO 9001

15.1.4.

Apakah kecenderungan tersebut menunjukkan kinerja yang baik dari kegiatan bisnis?

PJ - 60

ISO 9001 Baker OHS 18001 ISO 31000 PAS 55

15.1.5.

Apakah kecenderungan tersebut menunjukkan perbaikan berkelanjutan dalam bidang-bidang yang penting?

PJ - 60

370


Pedoman

Bukti

Nama Auditor:

15.1.1.


Proses 15. Hasil dan Tinjauan fokus pada kinerja organisasi: 15.1. Kinerja bisnis mengukur kinerja yang aktual dibandingkan dengan tujuan-tujuan. 15.2. Tinjauan Manajemen menentukan tindakan untuk meningkatkan kinerja. 15.3. Pelaporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan melaporkan kinerja kepada pihak-pihak terkait. Kinerja organisasi secara sederhana diukur dengan membandingkan hasil yang aktual terhadap kinerja yang diinginkan yang telah ditetapkan di Tujuan-Tujuan. Ketika organisasi memilih tujuantujuannya, dia telah menetapkan kerangka kinerjanya. Mengukur hal yang tepat merupakan hal yang penting bagi manajemen yang baik karena itu merupakan kesempatan manajemen untuk menetapkan kinerja yang diharapkan. Mengacu ke 1.2. Tujuan-Tujuan. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Jika tujuan PSM telah ditentukan di 1.10.5., hal tersebut seharusnya juga masuk dalam perbandingan.

15.1.2.

Bukti tertulis diperlukan. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Termasuk hasil / pencapaian PSM.

15.1.3.

30% Ada sedikit trending terhadap hasil pengukuran kinerja yang utama. 70% Trending yang bersifat menyeluruh terhadap hasil kinerja yang utama menunjukkan kinerja yang aktual dibandingkan dengan kinerja yang diinginkan. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Termasuk hasil / pencapaian PSM.

15.1.4.

Untuk setiap kecederungan yang disajikan di 15.1.3. evaluasi sejauh apa kinerja yang baik didemonstrasikan, misalnya kinerja yang aktual = kinerja yang diinginkan. Nilai keseluruhan untuk pertanyaan ini sebaiknya merupakan kombinasi dari informasi trending.

15.1.5.

Untuk setiap kecenderungan yang disajikan di 15.1.3. evaluasi sejauh apa perbaikan berkelanjutan didemonstrasikan, misalnya kinerja yang aktual > kinerja pada periode sebelumnya. Nilai keseluruhan dari pertanyaan ini sebaiknya merupakan kombinasi dari informasi trending. Catatan untuk Manajemen Keselamatan Proses. Termasuk hasil / pencapaian PSM.


371

15.

Hasil dan Tinjauan

ISO 9001 PAS 55 ISO 31000 Baker OHS 18001

15.1.6.

Apakah organisasi melakukan perbandingan kinerjanya terhadap organisasi lain (benchmarking)?

XO - 15

Baker ISO 31000 ISO 9001 PAS 55 OHS 18001

15.1.7.

Apakah hasil benchmarking tersebut menunjukkan hasil yang baik dibandingkan dengan yang lain?

PJ - 45

OHS 18001 Baker ISO 9001 PAS 55 ISO 31000

15.1.8.

Apakah hasil benchmarking tersebut menunjukkan peringkat organisasi yang baik jika dibandingkan dengan organisasi diakui sebagai 'Kelas Dunia'?

PJ - 15

15.2.

Tinjauan Manajemen

15.2.1.

Apakah organisasi melaksanakan tinjauan manajemen senior terhadap sistem manajemen?

Baker Seveso II ISO 31000 ISO 9001 OHS 18001 PAS 55


372

PJ - 60


Pedoman

Bukti

15.1.6.

Diperlukan bukti bahwa sistim menentukan jangka waktu yang dibutuhkan dan bukti bahwa kegiatan benchmarking dilakukan barubaru ini.

15.1.7.

25% Identifikasi hasil dari perbandingan benchmarking. 25% Dapatkan data benchmarking yang mewakili. 25% Lakukan perbandingan. 25% Identifikasi manfaat dan hasil yang lebih rendah.

15.1.8.

50% Identifikasi hasil perbandingan benchmarking, mengambil data benchmarking “Kelas Dunia” dan membuat perbandingan. 50% Identifikasi manfaat dan hasil yang lebih rendah.

15.2.1.

25% Ada sistem yang memadai untuk meninjau kinerja (hasil / output dan pemakaian / input). 25% Tinjauan kinerja dilakukan berdasarkan frekuensi yang ditetapkan tepat untuk mengelola bisnis. 25% Catatan mengenai tinjauan. 25% Tindak lanjut ditentukan dan dilaksanakan. Catatan Manajemen Keselamatan Proses. Aspek PSM sebaiknya dimasukkan dalam tinjauan manajemen senior. Hal ini dapat menjadi bagian dari tinjauan manajemen secara lebih luas atau melalui tinjauan yang lebih spesifik. Jika PSM belum dimasukkan maka sisa sub proses ini tidak dapat diberi nilai.


373

ISO 9001 ISO 31000 Baker PAS 55 Seveso II OHS 18001

15.

Hasil dan Tinjauan

15.2.2.

Apakah masukan terhadap tinjauan manajemen termasuk informasi dibawah ini:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Part/Whole - 2/96

Perbandingan hasil bisnis terhadap tujuan yang ditetapkan? Tinjauan terhadap tujuan-tujuan dan strategi? Status tindakan-tindakan dalam rencana bisnis? Analisa kecenderungan terhadap hasil bisnis? Hasil benchmarking? Hasil audit terhadap sistim manajemen? Analisa laporan pemantauan (monitoring)? Rencana-rencana perbaikan? Saran-saran dari pihak yang berkepentingan (stakeholders)? Analisa belajar dari kejadian? Status tindakan-tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya? Perubahan eksternal yang dapat mempengaruhi sistim manajemen? Perubahan yang besar dalam peraturan pemerintah? Kondisi / kinerja aset? Hasil-hasil kepuasan pelanggan? ________________?

ISO 9001 Baker Seveso II PAS 55 OHS 18001 ISO 31000

15.2.3.

Apakah tinjauan manajemen telah mengidentifikasi sebab-sebab dasar dari kinerja yang tidak baik?

XO - 45

ISO 31000 Seveso II ISO 9001 Baker OHS 18001 PAS 55

15.2.4.

Apakah tinjauan manajemen menentukan tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan sistim manajemen?

PJ - 45

Baker ISO 31000 Seveso II ISO 9001 OHS 18001 PAS 55

15.2.5.

Apakah ada sistim untuk mencatat temuan-temuan dan tindakantindakan dari tinjauan manajemen?

XO - 30

Seveso II Baker OHS 18001 PAS 55 ISO 31000 ISO 9001

15.2.6.

Apakah hasil dari tinjauan manajemen telah dikomunikasikan secara efektif kepada semua orang yang terkait?

XO - 30

374


Pedoman

Bukti

15.2.2.

Bukti tertulis untuk setiap kategori diperlukan.

15.2.3.

Sebab-sebab dasar telah diidentifikasi.

15.2.4.

30% Kelamahan system diidentikasi. 40% Rencana tindak lanjut dibuat untuk memperbaiki kelemahan. 30% Rencana tindak lanjut ditinjau ulang untuk dimasukkan didalam rencana bisnis (mengacu ke 2.1. Perencanaan Bisnis).

15.2.5.

Catatan yang terperinci diperlukan (mengacu ke 2.5. Kearsipan).

15.2.6.

Karyawan seharusnya dikomunikasikan mengenai hasil dari tinjauan manajemen. Bukti penggunaan sistim komunikasi (mengacu ke 8.1. Sistem Komunikasi).


375

15.

Hasil dan Tinjauan

15.2.7.

Apakah organisasi menilai keefektifan dari proses tinjauan manajemennya?

15.3.

Pelaporan kepada Pihak-pihak yang Berkepentingan (Stakeholders)

ISO 14001 OHS 18001 GRI ISO 31000

15.3.1.

Apakah organisasi membuat laporan(-laporan) resmi mengenai kinerja dalam hal ekonomi, lingkungan, dan sosial untuk pihak-pihak yang berkepentingan? (Jika tidak, berikan nilai nol untuk sub proses ini).

ISO 14001 ISO 31000 OHS 18001 GRI

15.3.2.

Apakah organisasi melaporkan kinerja ekonomi yang tersebut dibawah ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan:

ISO 31000 ISO 9001 PAS 55 OHS 18001 Seveso II Baker

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

PJ - 30


PJ - 60

Part/Whole - 4/36

Nilai ekonomi langsung yang dihasilkan dan didistribusikan? Implikasi keuangan dan risiko lainnya serta kesempatan karena adanya perubahan iklim? Cakupan dari kewajiban rencana keuntungan yang telah ditentukan? Bantuan keuangan yang cukup signifikan yang diterima dari pemerintah? Kebijakan, praktek, dan proporsi pengeluaran untuk pemasok lokal? Prosedur untuk pengangkatan karyawan lokal dan perbandingan manajemen senior yang diambil dari komunitas lokal? Pembuatan dan dampak dari investasi infrastruktur dan jasa yang disediakan untuk kepentingan umum? ______________________? ______________________?

376


Pedoman

Bukti

15.2.7.

20% Demonstrasi bahwa semua tinjauan manajemen telah dilakukan sesuai dengan rencana. 40% Survey terhadap kehadiran menunjukkan keefektifan rapat. 40% Rencana tindak lanjut ditelusuri penyelesaiannya dan ada dampak positif terhadap bisnis.

15.3.1.

Corporate Social Responsibility artinya organisasi harus melakukan usaha yang besar untuk mengelola bisnisnya sambil memperhatikan harapan para stakeholder. Kegagalan mengelola harapan para stakeholder kunci akan merusak reputasi dan nilai saham. Laporan resmi biasanya dibuat dalam bentuk Laporan Tahunan atau Laporan Corporate Social Responsibility yang didistribusikan kepada para stakeholder kunci. Nilai untuk pertanyaan ini boleh diberikan jika laporan korporat memuat informasi dari site yang diaudit. Sub proses ini termasuk Global Reporting Initiative (GRI) yang menggambarkan praktek-praktek terbaik dalam pelaporan kepada stakeholder. Sub proses ini sangat erat kaitannya dengan 1.5. Keterlibatan Stakeholder. Namun demikian, 15.3. Pelaporan kepada pihak-pihak terkait secara spesifik memuat persyaratan Global Reporting Initiative. Organisasi yang tidak mengikuti panduan GRI boleh tidak memasukkan sub proses ini dalam lingkup auditnya.

15.3.2.

Bukti tertulis untuk setiap kategori diperlukan. Sesuai dengan GRI 2006, Informasi Kinerja Ekonomi seharusnya menggambarkan: - Aliran dana diantara para stakeholder. - Dampak ekonomi utama dari organisasi terhadap masyarakat. Informasi ini harus memberikan representasi yang baik dari aspek ekonomi: - Kinerja ekonomi - Kehadiran pasar - Dampak ekonomi yang tidak langsung. 1. Contohnya: pendapatan, biaya operasi, kompensasi karyawan, donasi, investasi komunitas lainnya, pendapatan yang dipertahankan, pembayaran kepada penyedia dana atau pemerintah. 3. Contohnya: pensiun dan kewajiban lainnya kepada personil. 5. Perlu dipertimbangkan lokasi yang signifikan dari operasi. 6. Perlu dipertimbangkan lokasi yang signifikan dari operasi.


377

ISO 31000 GRI OHS 18001 ISO 14001

15.

Hasil dan Tinjauan

15.3.3.

Apakah organisasi melaporkan Informasi Kinerja Lingkungan yang berikut ini kepada pihak-pihak yang berpentingan:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Part/Whole - 2/40

Jumlah total bahan-bahan yang digunakan bedasarkan berat atau volumenya? Persentase bahan baku yang didaur ulang? Energi yang digunakan secara langsung? Energi yang digunakan secara tidak langsung melalui bahanbahan yang dibeli? Jumlah total penggunaan air? Lahan yang digunakan dalam lingkungan keanekaragaman hayati? Deskripsi mengenai pengaruh terhadap keanekaragaman hayati yang diakibatkan oleh kegiatan, produk dan jasa organisasi? Emisi gas rumah kaca? Emisi gas rumah kaca yang bersifat tidak langsung yang relevan? Penggunaan dan emisi bahan perusak lapisan ozon? Emisi NOx dan SOx? Jumlah limbah berdasarkan jenis dan metode pembuangannya? Total pembuangan air berdasarkan kualitas dan lokasi pembuangannya? Tumpahan bahan kimia, oli, dan bahan bakar yang signifikan? Inisiatif untuk mengurangi dampak produk dan jasa terhadap lingkungan? Persentase berat produk yang dijual yang diklaim kembali pada akhir masa pakainya berdasarkan kategori? Denda dan sanksi untuk ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan lingkungan? ______________________? ______________________? ______________________?

378


Pedoman 15.3.3.

Bukti

Bukti tertulis untuk setiap kategori diperlukan. Sesuai dengan GRI 2006, informasi kinerja lingkungan harus menghubungkan antara input (misalnya, bahan, energi, air) dan output (misalnya, emisi, buangan, limbah). Sebagai tambahan, pelaporan seharusnya juga mencakup kinerja terkait dengan keanekaragaman hayati, pemenuhan terhadap persyaratan hukum lingkungan, dan informasi terkait lainnya seperti pengeluaran terkait dengan lingkungan dan dampak dari produk dan jasa.


379

ISO 14001 OHS 18001 GRI ISO 31000

15.

Hasil dan Tinjauan

15.3.4.

Apakah organisasi melaporkan informasi mengenai Praktek Ketenagakerjaan yang berikut ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan:

1. 2. 3. 4. 5.

6.

7. 8.

9. 10. 11. 12. ISO 31000 OHS 18001 ISO 14001 GRI

15.3.5.

Rincian jumlah dan jenis pekerja berdasarkan daerah geografis? Jumlah total dan turnover rate pekerja berdasarkan umur, jenis kelamin, dan daerahnya? Persentase karyawan yang ikut dalam serikat pekerja atau organisasi yang sejenis? Praktek jangka waktu pengunduran diri berhubungan dengan perubahan operasional? Rate dari kasus luka, penyakit akibat kerja, hari hilang, ketidakhadiran dan kematian yang disebabkan oleh pekerjaan berdasarkan daerah geografis? Pendidikan, pelatihan, konseling, pencegahan, pengendalian risiko yang dilakukan untuk membantu tenaga kerja, keluarganya, dan masyarakat terkait dengan penyakit yang serius? Jumlah jam rata-rata pelatihan per tahun untuk setiap karyawan? Composition of the senior management according to gender, age group, minority, group membership, and other indicators of diversity? Perbandingan gaji pokok antara pekerja pria dan wanita per kategori? ______________________? ______________________? ______________________?

Apakah organisasi melaporkan informasi berikut ini mengenai Hak Asasi Manusia kepada pihak-pihak yang berkepentingan:

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Part/Whole - 3/36

Part/Whole - 3/27

Persentase dan jumlah perjanjian investasi yang signifikan yang mencakup klausul hak asasi manusia? Persentase pemasok dan kontraktor penting yang telah melakukan penyaringan terhadap hak asasi manusia dan tindakan yang diambil? Jumlah insiden diskriminasi dan tindakan yang diambil? Operasi yang diidentifikasi memiliki risiko terhadap kebebasan berorganisasi dan berkoperasi? Operasi yang diidentifikasi memiliki risiko insiden terhadap tenaga kerja anak-anak? Operasi yang diidentifikasi memiliki risiko terhadap insiden tenaga kerja paksa? ______________________? ______________________? ______________________?

380


Pedoman 15.3.4.

Bukti

Bukti tertulis untuk setiap kategori diperlukan. Sesuai dengan GRI 2006: informasi kinerja terkait dengan Praktek Ketenagakerjaan ini berdasarkan standar umum yang telah dikenal yang memuat topik berikut ini: - Ketenagakerjaan - Hubungan pekerja/manajemen - Kesehatan dan keselamatan kerja - Pelatihan dan pendidikan - Keragaman dan kesempatan yang sama

15.3.5.

Sesuai dengan GRI 2006: informasi mengenai kinerja hak asasi manusia mewajibkan organisasi untuk melaporkan sejauh mana hak asasi manusia dipertimbangkan dalam investasi dan praktek pemilihan pemasok/kontraktor. Sebagai tambahan, infromasi ini harus mencakup: - Investasi dan praktek pembelian - Tidak adanya diskriminasi - Kebebasan berorganisasi dan berkoperasi - Penghapusan tenaga kerja anak-anak - Pencegahan tenaga kerja paksa - Praktek penanganan keluh kesah - Praktek keamanan - Hak-hak lokal. Informasi ini juga seharusnya mencakup tindakan yang diambil untuk mendukung hak asasi manusia.


381

ISO 31000 GRI ISO 14001 OHS 18001

15.

Hasil dan Tinjauan

15.3.6.

Apakah organisasi melaporkan informasi kinerja sosial berikut ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan:

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ISO 14001 OHS 18001 GRI ISO 31000

15.3.7.

Program dan praktek yang ada untuk menilai dan mengelola dampak dari operasi terhadap masyarakat, termasuk pada saat masuk, beroperasi, dan keluar? Persentase dan jumlah total kasus korupsi? Persentase karyawan yang diiberi pelatihan mengenai kebijakan dan prosedur anti-korupsi organisasi? Tindakan yang diambil untung menangani insiden korupsi? Posisi kebijakan publik dan partisipasi dalamn membuat dan melobi kebijakan publik? Denda dan sanksi untuk ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan? ______________________? ______________________?

Apakah organisasi melaporkan informasi kinerja Tanggung Jawab Produk berikut ini kepada pihak-pihak terkait:

1.

2. 3.

4. 5. 6. 7.

Part/Whole - 3/24

Part/Whole - 3/21

Persentase kategori produk dan jasa penting yang terhadapnya telah dilakukan studi siklus hidup (life cycle study) yang bertujuan untuk memperbaiki dampak terhadap kesehatan, keselamatan, dan lingkungan? Persentase produk dan jasa penting yang harus dilengkapi dengan infomasi yang cukup? Program yang ada untuk memenuhi hukum, standar, kode-kode yang terkait dengan komunikasi pemasaran, periklanan, promosi dan sponsorhip? Denda dan sanksi untuk ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan terkait dengan produk dan jasa? ______________________? ______________________? ______________________?

OHS 18001 ISO 31000 ISO 14001 GRI

15.3.8.

Apakah isi, kualitas dan ruang lingkup laporan tersebut telah diperiksa oleh pihak ketiga?

XO - 15

ISO 31000 OHS 18001 GRI ISO 14001

15.3.9.

Apakah ada sistim untuk menghimpun masukan terhadap laporan tersebut dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder)?

XO - 15

382


Pedoman

Bukti

15.3.6.

Sesuai dengan GRI 2006: informasi kinerja sosial fokus pada dampak organisasi terhadap masyarakat dimana mereka beroperasi dan mengungkap bagaimana risiko yang muncul dari interaksi dengan institusi sosial lainnya dikelola dan ditengahi. Informasi ini seharusnya mencakup: - Masyarakat - Korupsi - Kebijakan publik - Anti tingkah laku bersaing - Pemenuhan

15.3.7.

Sesuai dengan GRI 2006: informasi kinerja Tanggung Jawab Produk harus memuat aspek-aspek dari produk dan jasa organisasi yang secara langsung mempengaruhi konsumen, seperti kesehatan dan keselamatan, informasi dan pelabelan, pemasaran dan privasi. Informasi tersebut harus mencakup: - Kesehatan dan keselamatan pelanggan - Label produk dan jasa - Komunikasi pemasaran - Privasi pelanggan - Pemenuhan

15.3.8.

Bukti tinjauan dari pihak ketiga yang independen diperlukan.

15.3.9.

Bukti diperlukan


383

Baker

15.

Hasil dan Tinjauan

15.4.

Manajemen Sisa Risiko

15.4.1.

Apakah organisasi menilai profil sisa risikonya saat ini sebagai bagian dari proses tinjauan manajemen?


Total Poin untuk:Hasil dan Tinjauan

PJ - 60

______ ______

Total Poin yang Mungkin: ____% Persentase Nilai untuk:Hasil dan Tinjauan: (Nilai total dibagi dengan nilai total yang mungkin, dikalikan dengan 100. Hitung hingga 1 desimal).

384


Pedoman

15.4.1.

Bukti

Sisa risiko merupakan risiko yang tertinggal sesudah pengendalian diterapkan. Pada saat menentukan level sisa risiko, hal ini harus dilakukan dalam konteks profil risiko yang menyeluruh terhadap bisnis. Dalam kasus bisnis, pengelolaan bahaya kecelakaan besar pada pabrik proses merupakan kontributor yang penting terhadap profil tersebut. Ketika risiko ini tetap pada level tinggi, manajer senior harus menentukan kegiatan strategis apa yang diperlukan untuk menurunkan risiko ini pada level yang bisa diterima. "Penerimaan risiko" merupakan kriteria yang menentukan batas yang jika dilampaui membuat risiko tidak bisa diterima / ditolerir. "Risk appetite" merupakan manfaat positif dari mengeksploitasi kesempatan bisnis dikaitkan dengan risiko. Kedua konsep ini harus seimbang satu dengan yang lainnya dan dibandingkan dengan biaya pengelolaan paparan risiko. 0% - 30% Sisa risiko diidentifikasi dari daftar risiko yang tunggal (mengacu ke 3. Evaluasi Risiko) 30% - 50% Risiko yang diidentifikasi dibandingkan dengan criteria penerimaan risiko dan risk appetite. 50% - 70% Sisa risiko yang tertinggi diidentifikasi beserta dengan rencana untuk mengelolanya. 70% - 100% Informasi ini digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang strategis (mengacu ke 1. Kepemimpinan).


Sub Proses

Nilai yang Mungkin

Nilai yang Tersedia

Nilai Aktual

15.1

375

375

0

15.2

336

336

0

15.3

274

274

0

15.4

60

60

0

TOTAL

1045

1045

0


385

ISRS Work Book - Indonesian Version 2

Recommend Documents