PANDUAN
BEHAVIOR BEHAVIOR JOB COMPETENCY COMPETENCY
Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya Aplikasinya dalam Mengelola SDM
DEFINISI Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja Salah
satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya adalah kompetensi. Berikut ini adalah faktor faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang :
KINERJA
KOMPETENSI PERLAKU
PENGALAMAN
Apa yang seseorang pernah kerjakan
Apa yang seseorang ketahui
KEPRIBADIAN
PENGETAHUAN KETERAMPILAN TEKNIS
Kecakapan apa yang
seseorang kuasai
Bagaimana karakter seseorang
Menurut DDI, kompetensi adalah :
sekumpulan perilaku yang spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk menjadi sukses dalam menyelesaikan pekerjaannya/perannya serta dalam hal pencapaian target/strategi perusahaan (Byham, William C, PHD and Moyer, Reed Phd, U sing competencies to build a successful organization (1996), DDI International Press)
Kompetensi menggambarkan perilaku, pengetahuan dan
keterampilan yang d iperlukan untuk menampilkan kinerja yang lebih baik untuk s aat ini dan masa yang akan datang. Dengan kata lain, kompetensi adalah hal hal yang efektif yang dilakukan seseorang yang memiliki kinerja yang baik dengan frekuensi yang lebih sering, dalam banyak situasi dan dengan hasil yang lebih baik. Tindakan utama atau perilaku yang dapat diamati adalah komponen dari kompetensi perilaku , yang bila ditampilkan secara efektif, akan menjadikan kompetensi perilaku tersebut menjadi efektif pula.
1
DEFINISI Mengapa Menggunakan Kompetensi 1. Membuat organisasi untuk fokus pada pengembangan perilaku, bukan hanya pengembangan kemampuan teknis, termasuk didalamnya adalah : intrapersonal skills, interpersonal skills, leadership skills, dan business skills ; mengukur pencapaian dan mendukung visi serta nilai organisasi 2. Penggunaan bahasa yang sama dan spesifik serta dapat diamati dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berkomunikasi, pengamatan, pelatihan dan administrasi 3. Menjaga agar semua upaya pengembangan SDM fokus pada kompetensi yang tepat, sehingga memberikan nilai tambah terbaik bagi organisasi maupun individu 4. Sebagai landasan bagi semua sistem SDM untuk saling memperkuat satu dengan lainnya, mulai dari rekrutmen / seleksi, pengembangan, penempatan, perencanaan karir dan sebagainya
Tipe Job Competency A. Core Competencies (Kompetensi Utama Organisasi) Core competency (kompetensi utama organisasi) diturunkan dari nilai nilai dan arahan strategis organisasi. Core competency dibutuhkan di setiap jabatan / fungsi pada o rganisasi atau sebagian besar organisasi B.
Specific Competencies
Merupakan kompetensi yang berkaitan dengan keberhasilan/performa di jabatan/ fungs i atau level tertentu
2
DEFINISI Pengelompokan Kompetensi berdasarkan Pendekatan DDI : Expressing individual potential (Intrapersonal skills) A Applied learning Continous learning Integrity Impact Initiating action Resiliance Stress tolerance Work standards
Working with others : Helping individual & teams achieve goals B Aligning performance to success Change leadership Coaching Developing others Facilitating change Follow up Information monitoring
Working with others : Interacting effectively (interpersonal skills) C Building positive working relationship Communication Gaining commitment Managing conflict Negotiation Sales ability Collaboration
Definisi
Focusing on result (Business skills) D Analysis Building partnership Continuous improvement Customer focus Decision making Judgement Managing work Marketing & enterpreneurial insight Operational decision making Planning and organizing Profitability focus Quality orientation Strategic analysis Strategic decision making
Kluster Kompetensi
1. Expressing Individual Potential (Intrapersonal Skills) Merupakan kompetensi yang berhubungan dengan kemam puan individu untuk mendemonstrasikan secara perilaku yang seringkali disebut ³personal qualities´ pada pekerjaan. Kompetensi ini adalah yang paling sulit untuk dikembangkan pada diri seseorang.
3
DEFINISI 2.
Working with others : Helping individual & teams achieve goals (Leadership skills) Merupakan kompetensi yang memandu individu atau k elompok dalam mencapai tujuan kerja. Pemimpin formal dan informal seringkali dibutuhkan untuk mendemonstrasikan kompetensi ± kompetensi pada perilaku ini.
3. Working with Others : Interacting effectively (Interpersonal Skills) Kompetensi ini berhubungan dengan pengembangan dan menjaga hubungan interpersonal yang produktif. 4. Focusing on Results (Business Skills) Kompetensi ini berhubungan dengan pencapaian hasil bisnis dengan cara melakukan struktur dan menjalankan pekerjaan secara efektif.
Aplikasi
Kompetensi Perilaku di dalam Organisasi :
Mengarahkan pengembangan personal dan profesional untuk membantu individu memahami lebih jelas hal ± hal yang dibutuhkan untuk masa mendatang Membantu individu memahami area ± area yang menjadi kekuatan dan area ± area yang memerlukan pengembangan Membantu user/HRD dalam melakukan proses seleksi dan rekrutmen Menciptakan sistem yang lebih fokus bagi organisasi dalam menentukan pelatihan yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan.
4
DEFINISI Kerangka Konseptual Dasar ± Strategic HR Architecture Model Lingkungan Bisnis Hasil Hasil yang diinginkan
Visi, Strategi, Prioritas & Tujuan
What Strategi Bisnis
How Strategi
Budaya
Struktur & Desain Organisasi Critical Success Factors
Nilai - NIlai
Kapabilitas Organisasi
Kompetensi
Rekrutmen & Seleksi
Pelatihan & Pengembangan
Rewards & Recognition
Manajemen Karir
Manajemen Kinerja
Organization Development
Proses, Sistem & Prosedur
5
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY Proses penyusunan model kompetensi adalah sebagai berikut :
Proses
Keterangan
Mereview dan menganalisa dokumen : Job description, SOP, KPI, dll
Menentukan aktivitas kerja detil untuk jabatan tersebut
Menentukan perilaku inti yang diharapkan muncul untuk masing masing aktivitas pada jabatan tersebut
Perilaku inti diperoleh dengan menguraikan aktivitas secara detil menjadi perilaku yang diharapkan muncul. Misal : fokus terhadap detil, menjaga profesionalitas, tidak menunggu perintah atasan, dll
Menganalisa Kompetensi perilaku yang diperlukan untuk j abatan tersebut
Lakukan konversi perilaku inti yang diharapkan muncul dengan key behavior (perilaku utama) pada uraian masing masing kompetensi perilaku
Melakukan rating & konsolidasi kompetensi perilaku yang benar benar diharapkan
Rating ditentukan sesuai dengan tingkat kepentingan dan dampak kompetensi perilaku tersebut terhdapa produktivitas suatu pekerjaan
Validasi Model Kompetensi Perilaku
Memutuskan kompetensi perilaku yang diperlukan oleh jabatan tersebut. Maksimal : 7 competency behavior (tidak termasuk core competency)
Model Kompetensi Final
8
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku ( behavior competency) per jabatan Nama Jabatan
Customer Care Coordinator
Tanggung Jawab Utama
Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara langsung dan tidak langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan sehingga menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada
Uraian Tugas / Akuntabilitas
a. Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan pelanggan untuk mendapatkan indeks kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan c. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang berkaitan dengan perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa PT Adira Sarana Armada
A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul Customer Care Coordinator Uraian Tugas Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan
Uraian Aktivitas Detil
Perilaku yang diharapkan muncul
Menerima, menganalisa & membantu penyelesaian VOC yang masuk
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Memonitor penyelesaian VoC
a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi
Menggali dan memastikan semua kebutuhan customer terdelivery dengan baik
a.
Secara aktif mencari informasi untuk
memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
9
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan Customer Care Coordinator Perilaku yang diharapkan muncul
Behavior Competency Yang Perlu Ada
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Information Monitoring
a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi
Information Monitoring Analysis
a.
Customer Focus Communication Decision Making Building positive working relationship
Secara aktif mencari informasi untuk memahami
situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku Dalam menentukan kompetensi perilaku, perlu dilakukan / menentukan skala tingkat kepentingan yang akan menjadi profil dari fungsi tertentu pada suatu organisasi. Skala tingkat kepentingan adalah sebagai berikut : Skala
Deskripsi
1. Unnecessary
Kompetensi bersangkutan memiliki sangat sedikit atau bahkan
tidak mempengaruhi efektivitas kinerja sebuah fungsi di ADIRA Rent secara keseluruhan
2. Useful, but not important
Kompetensi akan berguna tetapi tidak
3. Important
Kompetensi membuat perbedaan secara jelas dalam
mempengaruhi efektivitas kinerja bilamana tidak ada kompetensi bersangkutan kinerja fungsi yang
ada secara keseluruhan 4. Very Important
Sangatlah sulit (tapi masih mungkin) untuk secara efektif menjalankan
fungsi tertentu bila mana tidak ada kompetensi yang dimaksud 5. Esensial
Sangatlah tidak mungkin untuk memiliki kinerja yang efektif
bilamana
tidak ada kompetensi yang dimaksud
10
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator (hanya contoh) Perilaku yang diharapkan muncul
Behavior Competency Yang Perlu Ada
Tingkat Kepentingan / SKala
Level (yang dipersyarat kan)
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Information Monitoring
4
a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi
Information Monitoring
4
Analysis
2
a.
Customer Focus
5
1
Communication
4
2
Building positive working relationship
3
4
Decision Making
2
Secara aktif mencari informasi
untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
3
Customer Care Coordinator (hanya contoh) Behavior Competency Yang Perlu Ada
Tingkat Kepentingan / SKala
Level (yang dipersyaratkan)
Hasil/Keterangan
Information Monitoring
4
3
Utama/Prasyarat
Analysis
2
5
Tidak diperlukan
Customer Focus
5
1
Utama/Prasyarat
Communication
4
2
Utama/Prasyarat
Building positive working relationship
3
4
Tambahan/utk pengembangan
Decision Making
2
5
Tidak diperlukan
11
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY D. Contoh : Validasi Final atas Kompetensi Perilaku Kompetensi Perilaku
Customer Care Coordinator :
Kompetensi
Keterangan
a. Customer Focus b. Communication c. Information Monitoring
Prasyarat Jabatan
d. Building Positive Working Relationship
Pengembangan
12
Contoh Matriks Kompetensi Matriks Profil Kompetensi Perilaku untuk Individual Contributor (Staff Level)
3
4
e c i f f O h c n a r B
t n e m t r a p e D c i t s i g o L
1
2
Departemen
Kompetensi Perilaku
t n e m t r a p e D s e l a S r e t f A
t n e m t r a p e D e r a C r e m o t s u C
n o i t a c i n u m m o C t n g e n m i t t e r a k r p a e M D
Adira
Rent
s e c r u o t s n e e R m n t a r a m p u e H D
t n e m t r a p e D r i a f f A l a r e n e G
y g o l o n h c e T n t o n i t e a m t r m r a o f p n e I D
t n e m p o l e v e t D n e s m s t e r n a i s p u e B D
o d n i s u l o S a r t i M a t u D
8
9
10
11
12
13
t n e m t r a p e D e c n a n i F
t n e m t r a p e D g n i t n u o c c A
t n e m t r a p e D t n e m e r u c o r P
5
6
7
Personal Attributes Applied Learning
Continuous Learning Impact Initiating Action
Integrity Resilience
Strees Tolerance Work Standards Leadership
Skills
Aligning Performance for Success Building A Successful Team Change Leadership Coaching Developing Others Facilitating Change Follow Up Information Monitoring Leading Through Vision and Values
Interpersonal Skills Collaboration
Communication
Building Positive Working Relationships
Gaining Commitment Managing Conflict Negotiation Sales Ability/Persuasiveness Business
Skills
Analysis/Judgment
Building Partnerships Continuous Improvement Customer Focus
Decision Making Managing Work
Marketing & Entrepreneurial Insight Operational Decision Making Planning & Organizing
Profitability Focus Quality Orientation Strategic Analysis Strategic Decision Making
