“Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar” Knowledge and Innovation – MM5001
By E. Teguh Suryadi (29112135) – YP47B
Lecturer: Prof. Jann Hidajat Tjakraarmadja Rudy Bekti., Ir. MM. Benny S. Gunawan, Ir. MBA.
Master of Business Administration School of Business and Management Bandung Institute of Technology Bandung 2013
BAB 1 - Paradigma Baru Era Pengetahuan Era pengetahuan menyebabkan terjadinya perubahan cara pandang manusia terhadap segalam macam hal. Dalam hal ini, terhadap sejarah di mana manusia berada dalam tiga gelombang perubahan menurut Alvin Toffler (1980), yaitu: Era manual, suatu zaman dimana faktor dominan dari manusia yang dibutuhkan untuk mengelola sistem industri tradisional adalah otot. Produktivitas ditentukan oleh kekuatan energi fisik yang dimiliki pekerja. Era mesin industri, suatu zaman dimana faktor dominan dari manusia yang dibutuhkan untuk mengelola sistem industri adalah keterampilan bekerja dengan menggunakan mesin. Era pengetahuan, pengetahuan telah menjadi modal virtual yang sangat menentukan perkembangan dan pertumbuhan organisasi, mengutamakan kualitas pikiran, baik dalam bentuk kreativitas maupun inovasi. Arie de Geus (1997) melakukan penelitian pada perusahaan-perusahaan yang berumur di atas 200 tahun dan menemukan karakteristik umum pendeknya umur perusahaan adalah ketidakmampuan belajar atau tidak mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan zaman. Perusahaan yang berumur panjang yaitu perusahaan diibaratkan sebagai makhluk hidup dimana memiliki pikiran dan karakter, sehingga perusahaan tersebut mampu bertingkah laku seperti entitas yang hidup. Adapun karakteristik agar suatu perusahaan dapat berumur panjang yaitu: Sensitif terhadap lingkungan, memiliki identitas / jati diri yang kuat, memiliki sikap toleran terhadap perbedaan dan mampu melaksanakan proses desentralisasi kewenangan berdasarkan rasa saling percaya, serta melaksanakan manajemen investasi yang rasional. Era pengetahuan menuntut organisasi pembelajar, yaitu organisasi yang mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan zaman, dan memelihara nilai maupun prinsip-prinsip yang universal. Selalu menerapkan konsep manajemen pencegahan dan menerapkan strategi perubahan. Juga mampu untuk menciptakan kebhinnekaan dan memelihara keanekaragaman dalam satu kesatuan, serta mampu mensinergikan perbedaan, sehingga dapat dicapai nilai maksimal dari adanya kelebihan masing-masing dan meminimasi dampak dari berbagai kelemahan para anggotanya. Terdapat 2 macam tipe misi perusahaan komersil, yaitu: 1. Economic company, perusahaan yang hanya dijalankan untuk tujuan ekonomi. Kehidupan perusahaan sangat bergantung pada lingkungan bisnisnya, jika baik, perusahaan akan mendapatkan keuntungan.
2. River company, perusahaan yang dijalankan meniru falsafah sungai, mampu belajar atau mampu beradaptasi sesuai dengan perubahan zaman. Terdapat 4 karakteristik perusahaan yang berumur panjang, yaitu sensitif terhadap lingkungan, memiliki identitas/jati diri yang kuat, memiliki sikap toleran terhadap perbedaan dan mampu melaksanakan proses desentralisasi kewenangan berdasarkan rasa saling percaya dan melaksanakan manajemen investasi yang rasional. BAB 2 - Mengapa Reformasi Bangsa Indonesia Sangat Lambat Krisis yang terjadi di Indonesia telah menyebabkan kehancuran fundamental ekonomi Indonesia yang merambat ke semua sektor. Terdapat beberapa alasan mengapa pada saat itu banyak organisasi di Indonesia mengalami kebangkrutan dan reformasi berjalan sangat lambat, antara lain Bangsa kita kehilangan kepekaan (mati) rasa, Reformasi bangsa kita kebablasan, Masyarakat sedang kehilangan jati diri, Kehilangan kesabaran dan kearifan, Masyarakat kita terobsesi oleh kejayaan masa lalu, Bangsa kita terbiasa berpikir jangka pendek, Bangsa kita masih suka membenarkan kebiasaan daripada membiasakan kebenaran, Modal manusia belum mencapai “critical mass”, dan Krisis kepemimpinan sejati. Perubahan yang dilakukan, dalam hal ini reformasi, akan membuat gairah baru dalam iklim usaha. Ada sepuluh indikator yang digunakan untuk mengkur tingkat kenyamanan berbisnis di suatu negara, yaitu tingkat kemudahan untuk memulai usaha, berurusan dengan lisensi, mempekerjakan pegawai, mendaftarkan properti, mendapakan kredit, melindungi investor, membayar pajak, perdagangan antar negara, menerapkan kontrak, dan menutup usaha. BAB 3 - Pengetahuan dan Proses Belajar Manusia Perkembangan ilmu pengetahuan ini dipicu oleh berkembangnya naluri intelektual dan naluri kemanusiaan. Perkembangan ini menimbulkan dua tantangan utama, yaitu tentangan untuk mampu menghadapi persaingan bisnis global dan tantangan untuk memahami pengaruh perkembangan teknologi. Pengetahuan diperoleh dari sekumpulan informasi yang saling terhubungkan (terstruktur) secara sistemik sehingga memiliki makna. Informasi diperoleh dari data yang sudah diolah (disortir,
dianalisis, dan ditampilkan dalam bentuk yang dapat dikomunikasikan melalui bahasa, grafik, atau tabel) sehingga memiliki arti. Bentuk pengetahuan untuk memahami dunia yang dimiliki manusia, dapat dibentuk dalam tiga kategori, yaitu: 1. Pengetahuan Kultural, model untuk memahami dunia yang diekspresikan dalam asumsiasumsi, nilai-nilai, dan norma-norma yang dimiliki manusia. 2. Pengetahuan Tasit, memahami dunia dalam bentuk konsep, diekspresikan dalam bentuk teori dan pengalaman. 3. Pengetahuan Eksplisit, memahami dunia dalam bentuk keahlian atau kognitif, diekspresikan dalam bentuk sistem, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan tata cara kerja yang dipahaminya. Pengetahuan yang diperoleh, digunakan oleh kita dalam setiap proses berpikir. Berpikir adalah suatu proses dalam membentuk pengetahuan yang ditentukan oleh struktur informasi yang dimilikinya. Kecerdasan merupakan potensi dasar seseorang untuk mampu berpikir, menganalisis, dan mengelola tingkah lakunya atau bertindak efektif di dalam lingkungan kerjanya. Namun ada dua dimensi dari kecerdasan yang mengacu kepada perilaku setiap individunya, yaitu kapasitas untuk belajar dari pengalaman sebelumnya dan kapasitas untuk beradaptasi dengan lingkungannya dengan proses integrasi maju. Pemahaman akan pengetahuan dan dunia kerja erat kaitannya dengan kompetensi kerja. Kompetensi dibagi dalam dua tipe, yaitu: kompetensi teknikal (tipe kompetensi yang diekspresikan dalam keterampilan kerja - hard competence atau hard skills) dan kompetensi perilaku (tipe kompetensi yang diekspresikan dalam perilaku seseorang saat bekerja - soft competence atau soft skills). Kompetensi terbentuk dari lima unsur (motif, watak, konsep diri, pengetahuan dan keterampilan). Manusia merupakan makhluk yang mampu berubah dan belajar, serta merupakan makhluk yang rasional sekaligus spiritual, sehingga manusia dapat belajar dan berubah menjadi manusia dewasa. Manusia mengalami 2 periode menuju itngkat kedewasaan, yaitu periode pertumbuhan dan periode aktualisasi kedewasaan diri. Manusia dewasa memiliki 4 karakteristik, yaitu otentik, merdeka, objektif, dan moralis.
Pada dasarnya, manusia memiliki 7 kemampuan, yang ia sebut dengan seven tools (Kemampuan berpikir persepsional – rasional , Kemampuan berpikir kreatif, Kemampuan untuk berpikr kritikal, Kemampuan memilih dari sejumlah alternatif yang ada, Kemampuan berkehendak secara bebas, Kemampuan merasakan dan Kemampuan memberi tanggapan moral). Kegagalan suatu proses perubahan disebutkan oleh Raka (2000), antara lain: (1) tidak adanya “sense of urgency” (2) tidak memiliki “agen of change” (3) tidak memiliki visi dan misi yang jelas (4) tidak melakukan sosialisasi visi dan misi organisasi (5) tidak berhasil menghilangkan hambatan perubahan (6) tidak melakukan manajemen perubahan dengan sistemik (7) terlalu cepat merasa terlalu berhasil, dan yang terakhir (8) tidak berhasil menanamkan akar perubahan menjadi budaya perusahaan. Bab 4 - Model Belajar Individual dan Organisasional Pembelajaran individu merupakan proses peningkatan potensi individu karena terjadi proses transformasi modal informasi menjadi kopetensi baru, akibat perluasan atau pendalaman kompetensinya. Beberapa konsep belajar yang sudah terpaparkan adalah Model Belajar Individual Single-Loop (proses belajar individual dalam belajar siklus tunggal, mencakup bagaimana menghasilkan metode-metode baru atau strategi-strategi tindakan baru untuk mencapai nilai-nilai yang ada), Model Belajar Individual Double-Loop (belajar untuk mengubah “the field of constancy itself”, yaitu mengubah tujuan (goal) untuk menyesuaikan pada kondisi lingkungan), Model Belajar Jann Hidajat (kemampuan untuk belajar dan berubah untuk mendewasakan dirinya yang dituntut untuk selalu belajar mengenali lingkungannya (outside-in), mengenal kemudian mengaktualisasikan dirinya (inside-out)) serta Model Belajar Nonaka dan Hirotaka (Nonaka dan Hirotaka menjelaskan bahwa terdapat empat model utama proses transformasi pengetahuan yaitu Perubahan pengetahuan tasit individual menjadi pengetahuan tasit organisasional, Perubahan pengetahuan tadit individual menjadi pengetahuan eksplisit organisasional, Perubahan pengetahuan eksplisit individual menjadi pengetahuan tasit organisasional dan Perubahan pengetahuan eksplisit individual menjadi pengetahuan eksplisit organisasional). Kompetensi Generik Pekerja antara lain: (1) kompetensi intelektual (kemampuan berprestasi, manajemen kerja, kemampuan inisiatif, penguasaan informasi, berpikir analisis, berpikir
konseptual, berpikir praktikal, kemampuan berkomunikasi) (2) kompetensi emosional (sikap pengertian, kepedulian terhadap kepuasan pelanggan, pengendalian diri, percaya diri, kemampuan beradaptasi, komitmen pada organisasi) (3) kompetensi sosial pekerja (pengaruh dan dampak, kesadaran berorganisasi, membangun hubungan kerja, mengembangkan orang lain, mengarahkan bawahan, kerjasama tim, kepemimpinan kelompok). Bab 5 - Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar Knowledge management telah menjadi faktor penentu keberhasilan perusahaan karena era ekonomi baru akan mengacu pada era ekonomi pengetahuan. Pengertian knowledge management antara lain: (Langkah-langkah sistematik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi, untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif) dan (Proses sistematik untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyaringkan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu, sehingga para pekerja mampu memanfaatkan dan meningkatkan penguasaan pengetahuan
dalam
suatu
bidang
kajian
yang
spesifik,
untuk
kemudian
menginstitusionalisasikannya menjadi pengetahuan perusahaan). Makna knowledge management bagi perusahaan antara lain: (Menumbuhkembangkan pengetahuan organisasi, sebagai modal utama untuk meningkatkan daya saing perusahaan), (Terbentuknya lingkungan belajar yang kondusif) dan (Menumbuhkembangkan pengetahuan individual di dalam organisasi, sehingga pada akhirnya tercipta suasana berbagi pengetahuan baru untuk menjadi pengetahuan organisasi). Knowledge management dipandang sebagai perwujudan dari sebuah integrasi dan kulminasi metode organisasi yang sudah ada. Organisasi yang cerdas adalah organisasi yang mampu mengembangkan keunggulannya secara berkelanjutan, berdasarkan kegiatannya yang berbasis ada pengetahuan dan pelayanan, dengan mengandalkan kekayaan intelektualnya. Tiga unsur pembentuk organisasi pembelajar yaitu proses belajar, manusia sebagai pelaksana proses belajar, serta pengetahuan sebagai hasil proses belajar. Merupakan realisasi dari perkembangan konsep dan aplikasi konsep organisasi pembelajar, yaitu di era paradigma manajemen kualitas total: fokus pada membangun proses kerja, era paradigma organisasi pembelajar: fokus pada membangun pola berpikir, dan era paradigma institusionalisai disiplin belajar: pengetahuan diinstitusionalkan sebagai displin organisasi pembelajar.
Bab 6 - Tiga Pilar Organisasi Pembelajar Perubahan oranisasi merupakan suatu upaya untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, yang dapat dicapai melalui proses transformasi cara berpikir atau transformasi mental dari para anggotanya. Tidak ada organisasi yang dapat bertahan hidup tanpa kemampuannya untuk beradaptasi. Untuk menjamin terjadinya proses belajar dan proses transformasi pengetahuan dari hasil belajar individu menjadi organisasi pembelajar dibutuhkan tiga pilar organisasi pembelajar, yaitu: pilar belajar individual, pilar belajar organisasional, dan jalur transformasi pengetahuan. Organisasi pemebelajaran dikonsepkan dalam dua bentuk, yaitu: Konsep tiga pilar organisasi pembelajar, yang menjelaskan bagaimana terjadinya proses belajar dan proses transformasi pengetahuan (kompetisi individual) dari hasil belajar individual menjadi disiplin organisasi pembelajar (human capital) sebagai hasil belajar organisasional sehingga dibutuhkan tiga pilar organisasi pembelajar sebagai berikut: 1. Pilar belajar individual (Konsep manusia pembelajar menjelaskan secara implisit bahwa manusia memiliki kemampuan untuk belajar dan berubah, baik secara fisik maupun mental). 2. Pilar belajar organisasional (Pada dasarnya manusia merupakan makhluk pembelajar, sebagai sumber pengungkit dan penghela pengetahuan. Sebagai individu, manusia memiliki karakteristik personal yang unik, lengkap dengan kelebihan dan kelemahan dirinya yang berbeda dengan manusia lainnya). 3. Pilar jalur transformasi pengetahuan (Jalur transformasi pengetahuan merupakan pilar ketiga
dari
organisasi
pembelajar,
yang
berfungsi
untuk
mengintegrasikan,
mengkombinasikan, dan mensinerjikan pengetahuan hasil belajar individual menjadi human capital organisasi sebagai hasil belajar organisasional). Konsep bangunan organisasi pembelajar, yang menjelaskan tentang elemen organisasi pembelajar yang berpengaruh dalam mendukung, memfasiltasi, mempercepat atau melidungi terjadinya proses pertumbuhan dan akumulasi disiplin organisasi pembelajar (human capital). Bab 7 - Bangunan Organisasi Pembelajar
Konsep lainnya tentang organisasi pembelajar yaitu konsep bangunan organisasi pembelajar, dimana konsep ini menjelaskan tentang elemen-elemen organisasi pembelajar yang berpengaruh dalam mendukung, memfasilitasi, mempercepat atau melindungi terjadinya proses pertumbuhan dan akumulasi disiplin organisasi pembelajar (human capital). Komponen penyusun bangunan organisasi pembelajar yaitu: Fondasi: rasa saling percaya dan budaya belajar.
Yang dimaksud dengan saling percaya disini adalah suatu keyakinan yang digambarkan oleh perilaku dan kemampuan untuk membiarkan pikiran kita terbuka atas semua fakta, meyakini akan pentingnya komunikasi dan dialog secara etikal.
Budaya belajar didefinisikan sebagai nilai-nilai atau kepercayaan yang diyakini atau kebiasaan kerja sehari-hari, yang melandasi perilaku dan persepsi karyawan dalam proses pertukaran dan atau kombinasi pengetahuan di antara anggota organisasi dan mitra kerja, sehingga organisasi lebih adaptif dalam menghadapi perubahan lingkungan.
Pilar pertama: keterampilan belajar.
Proses belajar membutuhkan keterampilan untuk “melihat, menulis, mendengar, menyampaikan dan merasakan”, sehingga dapat menggabungkan secara seimbang antara kecerdasan intelektual maupun emosional yang dimiliki, untuk dieksplisitkan di lingkungan kerja.
Pilar kedua: fasilitas belajar.
Terdiri dari komponen informasi sistemik, struktur organisasi, dan sistem penghargaan.
Informasi sistemik berfungsi untuk memotivasi dan memfasilitasi lancarnya proses belajar organisasional, dengan menyediakan informasi terkini secara cepat, tepat dan akurat, melalui ketersediaan struktur dan konfigurasi jaringan informasi di suatu perusahaan.
Struktur organisasi didefinisikan sebagai perilaku organisasi yang dapat mempengaruhi kualitas “habitat” belajar organisasi, dan efektivitas hubungan kerja antar karyawan baik dalam organisasi maupun dengan mitra kerjanya.
Sistem penghargaan disini merupakan pengakuan formal atas prestasi kerja.
Atap: disiplin belajar.
Disiplin belajar berfungsi untuk “melindungi” komunitas organisasi dari pengaruh negatif lingkungan internal maupun eksternal organisasi.
Enabler: kualitas kepemimpinan.
Pemimpin dalam konteks organisasi pembelajar, yaitu pemimpin yang dapat berperan ganda, yaitu memiliki peran sebagai energi penguat ke semuayaitu empat dimensi / komponen bangunan organisasi pembelajar.
Modal organisasi terdiri dari modal fisik (gedung, mesin uang, dan sebagainya) dan human capital (modal intelektual, kredibilitas, dan sosial). Untuk menghasilkan human capital, organisasi harus memiliki media (habitat belajar yang baik), moderator (pemimpin), dan karyawan yang kompeten.
Modal intelektual merupakan integrasi kompetensi anggota yang disinergiskan untuk organisasi. Modal ini memiliki dua dimensi, modal intelektual internal (perilaku berprestasi, berinovasi, belajar, dan komunikasi) dan modal intelektual eksternal (semangat dalam meningkatkan kualitas data base, teknologi inti, dan quick response)
Modal kredibilitas organisasi merupakan disiplin emosional seluruh karyawan. Modal ini juga memiliki dua dimensi, modal kredibilitas internal (rasa aman, senang dan bangga pada perusahaan) dan eksternal (spesifikasi/standar mutu, memenuhi kewajiban keuangan, ketepatan waktu pelayanan, terbuka dan jujur).
Modal sosial organisasi merupakan kerjasama yang terbentuk antar anggota organisasi. Modal ini memiliki dua dimensi, modal sosial internal (kerjasama sinerjetik, kompetitifkooperatif, and kerjasama tim) dan eksternal (hubungan baik pemerintah, pemasok, dan masyarakat).
Bab 8 - Studi Empirik Implementasi Konsep Bangunan Organisasi Pembelajar Organisasi pembelajar adalah organisasi yang mampu melakukan proses transformasi pengetahuan secara siklikal-berkelanjutan, dari individu belajar menjadi organisasi pembelajar untuk menghasilkan human capital organisasi. Kualitas Belajar
Studi empirik bertujuan untuk menguji implementasi konsep kualitas jalur transformasi pengetahuan dan konsep organisasi pembelajar terhadap sembilan perusahaan berkinerja cukup baik, yang bergerak di bidang jasa maupun manufaktur. Studi ini dilakukan pada
tahun 2001 dengan teknik pengumpulan datanya berupa pengisian kuesioner, yang disebar kepada manajer tingkat menengah ke atas.
Analisis dilakukan dengan langkah-langkah perhitungan nilai korelasi dari kelima disiplin organisasi pembelajar (Senge – 1990) yaitu disiplin personal mastery, disiplin berbagi visi, disiplin model mental, disiplin pembelajaran tim, disiplin berpikir sistemik.
Studi empirik mencoba meneliti lebih jauh untuk mengetahui faktor-faktor penghambat terbentuknya kualitas jalur transformasi pengetahuan (habitat belajar) yang baik. Dapat disimpulkan bahwa hambatan-hambatan yang dimaksud yaitu : -
Hambatan personal (terutama kedewasaan intelektual maupun emosional).
-
Hambatan karena lemahnya dukungan relasional belajar (faktor rasa saling percaya, budaya belajar, dan pola kepemimpinan yang kurang efektif).
-
Hambatan karena lemahnya dukungan manajerial.
-
Hambatan infrastruktur belajar.
Dengan memahami faktor-faktor yang menjadi penghambat tersebut, diharapkan menjadi masukan bagi para pemimpin perubahan, sehingga dapat memfokuskan perhatiannya pada upaya untuk meminimasi atau memperbaiki faktor-faktor dominan tersebut sejak awal rencana operasinya.
Pembuktian lainnya yang diperoleh melalui studi empirik ini yaitu : -
Implementasi konsep organisasi pembelajar yang bijaksana jika dilakukan secara bertahap, mulai dari skala kecil kemudian menjadi benchmark bagi unit lainnya.
-
Proses belajar organisasional harus didahului oleh proses belajar individual.
-
Proses belajar individual dan organisasional akan membentuk suatu siklus belajar yang berlangsung terus-menerus secara berkelanjutan untuk membangun kesejahteraan bersama.
-
Konsep-konsep rasa saling percaya, budaya belajar, dan kepemimpinan serta pendekatan sistem manajemen cenderung akan efektif ketika anggota organisasi tersebut belum dewasa.
-
Masyarakat yang dinilai telah dewasa membutuhkan sistem manajemen dan kepemimpinan yang sangat berbeda dibandingkan dengan masyarakat yang belum dewasa.
-
Variabel-variabel infrastruktur belajar berfungsi sebagai alat bantu kerja, sehingga
sifat maupun perannya harus disesuaikan dengan kondisi kedewasaan para anggota organisasinya. BAB 9 - Getting Start Perubahan organisasional dapat dilakukan dengan kombinasi antara inner shifts yang bersumber dari nilai, aspirasi dan perilaku setiap individu karyawan dengan outer shifts yang diwujudkan dalam bentuk strategi, program kerja, sistem dan proses implementasinya. Karakteristik organisasi pembelajar dapat dirumuskan dengan formula yang dikembangkan berdasarkan bangunan organisasi pembelajar. Formula Organisasi Pembelajar: Organisasi pembelajar = Kepemimpinan x Fondasi Belajar x Keterampilan Belajar x Fasilitas Belajar x Disiplin Belajar Hambatan utama untuk merealisasikan organisasi pembelajar di perusahaan-perusahaan yang di studi, yaitu hambatan personal, hambatan karena lemahnya dukungan faktor relasional belajar, hambatan karena lemahnya dukungan manajerial dan hambatan faktor infrastruktur belajar. Langkah-langkah praktis untuk memulai upaya membangun organisasi pembelajar yaitu menetapkan pilot group, langkah-langkah implementasi (membangun keterampilan belajar individual, membangun belajar tim, dan membangun kemampuan belajar organisasional) dan menjaga proses profound change di setiap tahap. Jika proses belajar dan berubah telah menjadi sebuah kebiasaan, dapat diartikan bahwa prosesnya telah berjalan secara berkelanjutan, dan dapat digunakan sebagai indikasi bahwa para karyawan sudah mencapai taraf dewasa, dan siap menjadi sebuah organisasi pembelajar
