LAPORAN PERJALANAN DINAS KEGIATAN PENINGKATAN KINERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PROVINSI KALSEL TAHUN ANGGARAN 2014 A. PENDAHULUAN 1. Dasar
:
a. Surat Direktur Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) RI Nomor 2361/D-II.3/05/2014 Tanggal 5 Mei 2014 Hal Undangan Kegiatan Bimbingan Teknis Tim Penilai Standardisasi LPSE. b. Nota Dinas Kepala Biro Perekonomian Setda Prov.Kalsel Nomor : 500/ -ND/Eko tanggal 12 Mei 2014 perihal Mohon Persetujuan dan Tanda Tangan SPT c. Surat Perintah Tugas Nomor : 06 / SPT / LPSE / 2014 Tanggal : 12 Mei 2014 Anggota : 1. Mahbub Junaidi, Junaidi, A.Md.Kom 2. Hasnurridha, A.Md.
2. Keperluan
:
3. Tempat dan Tanggal Pelaksanaan
Dalam rangka Mengikuti Kegiatan Bimbingan Teknis Tim Penilaian Standarisasi LPSE yang diselenggarakan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa (LKPP) di Jakarta. :
Pelaksanaan Perjalanan Perjalanan Dinas dengan tujuan Hotel Bidakara Jl.Jend. Jl.Jend. Gatot Subroto Kav. 71-73 Jakarta Selatan yang dilaksanakan pada tanggal 13 - 14 Mei 2014.
B. Hasil Perjalanan Dinas
1. Dalam rangka memenuhi kewajiban penggunaan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, serta dalam rangka peningkatan kapasitas personil LPSE sebagai penyelenggara sistem transaksi elektronik, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) menyelenggarakan Kegiatan Bimbingan Teknis Tim Penilai Standardisasi LPSE dengan menggundang 34 (Tiga puluh empat) LPSE Provinsi se-Indonesia termasuk LPSE Provinsi Kalimantan Selatan untuk menugaskan 2 (dua) orang pada masing-masing LPSE sebagai Tim Penilai Standardisasi LPSE. 2. Kegiatan Bimtek tersebut diadakan pada hari Selasa-Rabu / 13 – 14 Mei 2014 pukul 08.00 – selesai bertempatkan di Ruang Kunthi Hotel Bidakara Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 71-73 Jakarta Selatan. 3. Unit LPSE Provinsi Kalsel menugaskan 2 (dua) orang Staf LPSE Kalsel yaitu Mahbub Junaidi, A.Md.Kom (Trainer/Admin Monev) dan Hasnurridha,A.Md. (Admin PPE) untuk menghadiri acara tersebut. 4. Agenda Acara Bimbingan Bimbingan Teknis Tim Tim Penilai Standardisasi Standardisasi LPSE Tanggal Waktu Materi Selasa, 13 Mei 2014 08.00 – 09.00 Registrasi Peserta 09.00 – 10.00 Pembukaan 10.00 – 12.00 Pemutakhiran Kriteria Standar LPSE 2014 12.00 – 13.00 Ishoma 13.00 – 15.00 Konsep, Kriteria Standar dan Tools Penilaian Standar 1 – 3 15.00 – 17.00 Konsep, Kriteria Standar dan Tools Penilaian Standar 4 – 6 17.00 – 19.00 Ishoma 19.00 – 21.00 Konsep, Kriteria Standar dan Tools Penilaian Standar 7 – 9 Rabu, 14 Mei 2014 08.00 – 10.00 Konsep, Kriteria Standar dan Tools Penilaian Standar 10 –12 10.00 – 12.00 Konsep, Kriteria Standar dan Tools Penilaian Standar 13 –17 12.00 – 13.00 Ishoma 13.00 – 15.00 Review 15.00 – 17.00 Ujian 17.00 – selesai Penutupan
-
2
-
5. Berdasarkan Peraturan yang berlaku seperti Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, LPSE sebagai Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik dan juga penyelenggara pelayanan publik, perlu memiliki standar yang secara garis besar dapat dibagi menjadi 3 (tiga) yaitu pelayanan LPSE, keamanan informasi dan kapasitas LPSE. Standar LPSE yang dibuat oleh LKPP mengacu pada SNI ISO/IEC 27001 dan SNI ISO/IEC 20000 yang dibagi menjadi 17 (tujuh belas) standar, yaitu : 1. Standar Kebijakan Layanan 2. Standar Pengorganisasian Layanan 3. Standar Pengelolaan Aset Layanan 4. Standar Pengelolaan Risiko Layanan 5. Standar Pengelolaan Layanan Helpdesk 6. Standar Pengelolaan Perubahan 7. Standar Pengelolaan Kapasitas 8. Standar Pengelolaan Sumber Daya Manusia 9. Standar Pengelolaan Keamanan Perangkat 10. Standar Pengelolaan Keamanan Operasional Layanan 11. Standar Pengelolaan Keamanan Server dan Jaringan 12. Standar Pengelolaan Kelangsungan Layanan 13. Standar Pengelolaan Anggaran Layanan 14. Standar Pengelolaan Pemasok 15. Standar Pengelolaan Hubungan dengan Pengguna Layanan 16. Standar Pengelolaan Kepatuhan 17. Standar Penilaian Internal 6. Penjelasan untuk masing-masing Standar tersebut adalah sebagai berikut : 1. Standar Kebijakan Layanan Kebijakan layanan merupakan komitmen LPSE dalam rangka peningkatan kualitas layanan dan proses penyelenggaraannya. Kebijakan Layanan ditetapkan oleh Kepala LPSE sebagai pemilik layanan dan dipatuhi serta diterapkan oleh semua personil dalam penyelenggaraan LPSE 2. Standar Pengorganisasian Layanan Untuk mendukung penyelenggaraan layanan yang efektif dan efisien, penyelenggaraan layanan harus didukung oleh struktur organisasi yang sesuai dengan pelayanan yang diselenggarakan. Dalam hal penyelenggaraan layanan teknologi informasi (IT Services) terdapat beberapa framework tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalam pengorganisasian layanan, seperti Information Technology Service Management (ITSM), Service Management System (SMS), dll. Pengorganisasian layanan dapat bersifat formal dalam bentuk struktur organisasi atau merupakan susunan gugus tugas/fungsi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan layanan, agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3. Standar Pengelolaan Aset Layanan Setiap aset harus dikelola dengan baik dan diidentifikasi keterkaitannya dengan penyelenggaraan layanan. Aset diklasifikasikan menjadi 6 jenis, yaitu Aset Informasi, Aset Personil LPSE, Aset Fisik, Aset Software, Aset Layanan dan Aset Intangible. Aset juga dinilai sesuai dengan klasifikasi keamanan informasi yang memuat nilai kerahasiaan, integritas dan ketersediaan dari aset. 4. Standar Pengelolaan Risiko Layanan Setiap organisasi termasuk didalamnya penyelenggara layanan harus melakukan pengelolaan risiko. Dengan melakukan pengelolaan risiko, penyelenggara layanan dapat menerapkan pengendalian (control) yang sesuai untuk menghindari terjadinya risiko yang tidak diinginkan 5. Standar Pengelolaan Layanan Helpdesk Setiap layanan helpdesk yang berupa penanganan permintaan layanan,gangguan, dan permasalahan, harus terdokumentasi dengan baik, dievaluasi secara berkala untuk peningkatan kualitas layanan serta dapat dimanfaatkan sebagai bahan untuk menjaga konsistensi pemberian layanan diwaktu yang akan datang. 6. Standar Pengelolaan Perubahan Perubahan pada layanan harus dikelola agar dipastikan perubahan yang dilakukan membawa dampak positif terhadap penyelenggaraan layanan secara keseluruhan. Perubahan pada layanan harus memperhatikan kebutuhan akan perubahan yang bisa datang dari pihak internal penyelenggara layanan maupun pihak eksternal.
-
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
3
-
Standar Pengelolaan Kapasitas Pengelolaan kapasitas dibutuhkan dalam penyelenggaraan layanan untuk memastikan bahwa kapasitas layananantara lain perangkat keras, sumber daya manusia, infrastruktur jaringan dan semua komponen layanan lainnyabaik saat ini maupun yang akan datang selalu tersedia dalam waktu dan biaya yang efektif dan efisien, dengan kata lain kebutuhan kapasitas penyelenggaraan layanan harus dinamis, mengikuti kebutuhan penyelenggaraan layanan. Standar Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan sumber daya manusia dibutuhkan untuk memastikan bahwa personil LPSE, pemasok atau pihak ketiga dapat memenuhi peran yang dibutuhkan pada penyelenggaraan layanan. Pengelolaan sumber daya manusia juga merupakan salah satu cara untuk mengurangi risiko keamanan informasi, untuk itu sumber daya manusia harus dikelola sejak sebelum mulai bekerja, saat bekerja dan setelah selesai bekerja. Standar Pengelolaan Keamanan Perangkat Pengelolaan keamanan perangkat bertujuan untuk melindungi perangkat terhadap akses yang tidak sah, yang dapat menyebabkan kerusakan atau interferensi terhadap informasi yang ada didalamnya. Perangkat pengolahan informasi penting atau sensitif harus ditempatkan dengan aman dan dilindungi oleh perimeter keamanan yang tepat, sepadan dengan nilai risiko yang melekat padanya. Standar Pengelolaan Keamanan Operasional Layanan Operasional layanan selain harus dikelola sesuai dengan tata kelola penyelenggaraan layanan, harus dikelola juga aspek keamanan informasinya agar risiko terkait dengan keamanan informasi pada operasional penyelenggaraan layanan dapat dikendalikan. Standar Pengelolaan Keamanan Server dan Jaringan Pengelolaan Keamanan Server dan Jaringan bertujuan untuk memastikan informasi penting atau sensitif pada perangkat pengolahan informasi utama dan pendukungnya mendapatkan perlindungan yang sesuai dari akses yang tidak berwenang baik melalui akses fisik maupun non fisik, dengan menerapkan kendali-kendali keamanan informasi. Standar Pengelolaan Kelangsungan Layanan Kelangsungan layanan harus direncanakan dengan mengidentifikasi kondisi-kondisi yang dapat menyebabkan terhentinya layanan. Pengelolaan kelangsungan layanan dapat dilakukan secara parsial terhadap komponen-komponen layanan tertentu yang diharuskan memiliki tingkat ketersediaan tinggi atau terhadap keseluruhan dari layanan. Pengelolaan kelangsungan layanan juga merupakan salah satu cara untuk memenuhi perjanjian tingkat layanan dengan pengguna yang terkait dengan unsur ketersediaan layanan. Standar Pengelolaan Anggaran Layanan Pengelolaan anggaran layanan bertitik berat pada konsistensi pengelolaan anggaran yang sekurang-kurangnya terdiri dari proses pengidentifikasian kebutuhan pembiayaan dan pemantauan penggunaan anggaran. Pengelola anggaran layanan berperan sebagai media yang menjembatani proses pengelolaan anggaran organisasi dengan kebutuhan penyelenggaraan layanan. Pada umumnya pengelolaan anggaran organisasi menggunakan pendekatan berbasis proyek (project base), sementara penyelenggaraan layanan mungkin lebih banyak memiliki kebutuhan yang bersifat operasional. Standar Pengelolaan Pemasok Penyelenggaraan layanan tidak terlepas dari dukungan pemasok (supplier), untuk itu perlu mengelola pemasok untuk menjamin penyelenggaraan layanan dapat berjalan dengan baik, efektif, efisien dan mampu memenuhi perjanjian tingkat layanan. Standar Pengelolaan Hubungan dengan Pengguna Layanan Pengelolaan hubungan dengan pengguna layanan diterapkan dengan mengumpulkan informasi dari pengguna terkait dengan kebutuhan atau permintaan peningkatan layanan (request for improvement). Pengelolaan hubungan bisnis bertujuan untuk memahami dan mendefinisikan kebutuhan pengguna sehingga peningkatan layanan yang diberikan mampu memenuhi kebutuhan tersebut.
-
4
-
16. Standar Pengelolaan Kepatuhan Setiap komponen penyelenggaraan layanan harus patuh terhadap hukum, peraturan, kebijakan dan standar. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan adalah hal yang utama, kebijakan dan standar bisa saja tidak diterapkan ketika bertentangan dengan hukum atau peraturan yang berlaku. 17. Standar Penilaian Internal Penilaian internal adalah proses penilaian yang dilakukan sendiri oleh LPSE, untuk menilai sejauh mana kesesuaian dan efektifitas penerapan Standar LPSE di lingkungan kerja LPSE. Penilaian internal juga sebagai alat untuk meningkatkan penerapan standar dengan mengambil tindakantindakan perbaikan atas apa yang dinilai masih kurang terhadap kriteria standar. 7. Implementasi standar-standar tersebut digunakan dengan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) agar LPSE sedikit demi sedikit dapat memenuhi 17 (tujuh belas) standar tersebut sehingga kedepannya diharapkan LPSE tertantang untuk mendapatkan standarisasi ke tingkat yang lebih tinggi. 8. Dalam rangka Road to LPSE berstandar Nasional (SNI) / internasional (ISO), LKPP mengadakan Sertifikasi Standar LPSE dengan melakukan penilaian yaitu penilaian internal dan eksternal. Penilaian internal dilakukan oleh LPSE sendiri dan eksternal dilakukan oleh tim penilai eksternal (LKPP untuk LPSE Provinsi dan LPSE Provinsi untuk LPSE Kabupaten/Kota).
Demikian laporan ini disampaikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan untuk menjadi bahan masukan selanjutnya.
Banjarbaru, 16 Mei 2014 Pembuat Laporan, 1. Mahbub Junaidi, A.Md.Kom Pengatur NIP. 19790321 201101 1 001 2. Hasnurridha,A.Md. Pengatur NIP. 19890911 201101 2 003
1. ...............
2. ...............
