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政府公文寫作手冊

公函

法定語文事務署 ㆒九九七年

 

 

 

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目

錄 頁數

緒言

1-2

公函常用稱謂

2-3

信封的寫法

4

信封寫法示例一

5

信封寫法示例二

5

橫式公函格式樣本

6-7

直式公函格式樣本

8-9

公函示例 

10-59

酬酢公函

10-21

示例一

接受邀請

10

示例二

答覆邀請

11

示例三

婉拒邀請

12

示例四

婉拒邀請

13

示例五

答允題辭

14

示例六

推辭出任名譽會長

15

示例七

懇請為文集撰文

16

示例八

賀獲授榮譽博士學位

17

示例九

謝嘉許

18

示例十

謝贈書

19

示例十一

謝接待參觀

20

示例十二

慰問

21





致個別市民公函

22-36

示例一

短覆

22

示例二

短覆

23

示例三

答覆投訴

24-25

示例四

答覆投訴

26-27

示例五

通知進行抽樣調查

28

示例六

答覆查詢

29

示例七

答覆查詢

30-31

示例八

徵詢意見

32

示例九

回應建議

33

示例十

拒絕要求並解釋原因

34

示例十一

邀約會晤

35

示例十二

通知面試

36

致屬下員工公函

37-47

示例一

批准調職申請

37

示例二

通知延長試用期

38

示例三

通知晉升

39

示例四

通知署任以待選拔晉升

40

示例五

嘉許英勇行為

41

示例六

通知員工獲得公費旅行獎

示例七

賀榮休

44

示例八

告誡員工戒除遲到陋習

45

示例九

通知批准病假的新規定

46

示例十

呼籲員工支持公益金便服日

47

42-43



致內地政府單位公函

48-59

示例一

邀請參加會議

示例二

要求會面

50

示例三

提議交流訪問

51

示例四

接受邀請

52

示例五

婉拒邀請

53

示例六

謝盛情款待

54

示例七

通知調任

55

示例八

覆調任通知

56

示例九

提供資料

57

示例十

通知開會

58

備註

48-49

59

附錄

61-71

附錄一：文言、白話公函的主要區別 附錄二：公函常見辭彙和用語中英對照表

61 63-71



常用起首語

63-64



正文常用語

64-65



常用結尾語

65



附註



職銜和稱謂



一般辭彙和用語

66-67 67 67-71

政府公文寫作手冊：公函

1

公函 緒言 政府公函用途廣泛，不論是公務人員與市民或私營 1 機構聯絡，或是政府機關之間溝通，都可採用公函。此 外，部門如要把一些較為個人的消息告知員工，例如通 知晉升、批准調職申請等，也多採用公函。 2 請 後 認 需 到 長

， 最 收 時 來 短

政府部門收到市民或私營機構來信查詢、投訴或申 都應該迅速處理。按照執行公務的一般規則，收信 遲須在十天內回覆。如未能及時處理，應盡速寄發 卡 (G.F. 17) ， 通 知 對 方 來 函 收 悉 。 如 涉 及 的 事 務 處 理 ，便不能只寄認收卡，而要發信給對方，表示已收 信，會盡快處理，並會於稍後詳細作答。回信不論 ，措辭均宜莊重得體，內容盡量簡要明確。

互相認識的公務人員，如要非正式地交換意見或商 3 量公事，可撰寫半公半私的函件，所用語氣較正式公函 親切，並可加入祝頌問候語。發信人和收信人也可用名 字相稱。 4 楚 語 和 話 公

公務人員致函市民或屬下員工時，為了讓收信人清 了 解 信 件 內 容 ， 宜 用 白 話 撰 寫 。 若 干 文 言 書 信 的 用 ，簡淺得體，可酌情採用。偶爾為了因應不同的場合 對象，採用淺白流暢的文言，也無可厚非。無論用白 抑或文言，風格必須通篇貫徹一致。至於白話、文言 函的主要區分，扼要列於附錄一。

公 函 可 直 式 或 橫 式 書 寫 ， 兩 者 除 了 書 寫 方 式 不 同 5 外，其他規格分別不大。目前，一般公函多用由左而右 的橫式，而文言公函和傳統的酬酢書函，大多仍然採用 直式，由右至左書寫。 過去，政府部門收到中文來信，習慣先用英文起草 6 回信，翻譯為中文，然後把兩個文本一同寄出。近年，

政府公文寫作手冊：公函

2

如 直 規 直 的 項 7 參 按 員 冊 均

果 接 例 接 公 通

發信人和收信人都通曉中文，部分經辦人員已改為 用 中 文 撰 寫 公 函 ， 省 卻 翻 譯 的 工 夫 。 事 實 上， 《總 務 》第 5 2 9 條 清 楚 說 明 ， 部 門 收 到 中 文 來 函 後 ， 覆 函 應 用中文擬寫。無論是直接用中文撰寫或翻譯為中文 函 ， 都 應 符 合 下 文 所 述 規 格 。 此 外 ，《 總 論 》 所 載 各 則，對公函寫作也大多適用，本分冊不再贅述。

考 內 工 內 屬

本署經搜集、分析和研究多個政府部門的公函後， 其中一些樣本，撰寫了常見公函示例四十四則，並 容性質，分為酬酢公函、致個別市民公函、致屬下 公函和致內地政府單位公函等四大類，臚列在本分 ，供有需要撰寫公函的人員參考。這些示例的內容 虛構，務請留意。

公函常用稱謂 稱 謂 應 平 實 得 體 ， 切 合 身 分 ， 不 宜 過 份 客 套 或 謙 8 卑。 常用稱謂

說明

寫在地址

先生

用於稱呼男士

後的收信

女 士 ( 未 婚 已 婚 皆 可 ) (1)、 小 姐 ( 未 婚 )

用於稱呼女士

人姓名應

君 ( 只 限 於 不 知 道 收 信 人 性 別 時 使 用)

男女通用

加上稱謂

博士、議員、太平紳士

榮 銜 (2 )

署長、主席、經理、教授、主任

職銜

上款的稱

林先生、王女士、陳小姐

姓加尊稱

謂 ( 3)

林署長、王主席、陳主任

姓加職銜

李議員、陳博士

姓加榮銜

署長先生、主席先生、經理先生

職銜加尊稱

執事先生、主席先生、編輯先生、各位 市民、各位家長、各位租戶

用於不知姓名 的收信人

政府公文寫作手冊：公函

內文用的 稱謂

我 、我 、 我 們、 們 、 本人 本 人 、太 、 太 太、 太 、 內子 內 子 、外 、外 子

3

自 稱及 稱 及 稱呼 稱呼 自 己的配偶

你 、 你 們 、 閣 下 (4 ) 、 你 和 太 太 、 閣 下 和 稱 對 方 夫人 署長伉儷、署長和夫人

稱第三方

本 署 、 本 會 、 本 校 、 我 處 (5 ) 、 我 方 (5 )

機關團體自稱

貴 署 、 貴 會 、 貴 校 、 你 處 (5 ) 、 貴 方 (5 )

稱對方團體機 關

註釋 註 (1)

已 婚 女 性 若 稱 謂 上 冠 以 夫 姓 ， 全 稱 時 夫 姓 先 行 ， 本 姓 次 之 ， 如 “李 黃 △ △ 議 員 ”、 “錢 趙 △ △ 女 士 ”； 若 只 提 姓 氏 的 話 ， 如 “△ 女 士 ”、 “△ 議 員 ”、 “△ 主 席 ”， 則 宜 用 本 姓 ， 如 “錢 趙 △ △ 女 士 ”稱 “趙 女 士 ”。

註 (2)

如 有 需 要 詳 列 收 信 人 的 勳 銜 ／ 榮 銜 時 ， 勳 銜 ／ 榮 銜 的部分可用英文縮略語寫出來，例如： 李 △ △ 先 生 , G.B.M., J.P. 梁 △ △ 女 士 , J.P.

註 (3)

上 款 稱 謂 之 後 的 標 點 是 冒 號 “： ”， 不 是 逗 號 “， ”。 稱 謂 之 後 不 用 加 “敬 啟 者 ”、 “敬 覆 者 ”等 啟 首 語 。

註 (4)

如 對 方 身 分 尊 貴 、 地 位 崇 高 ， 可 尊 稱 “閣 下 ”。 在 外 交 場 合 ， 多 用 這 個 尊 稱 ， 例 如 “大 使 閣 下 ”、 “總 理 閣 下 ”。

註 (5)

“我 處 ”、 “你 處 ”、 “我 方 ”、 “貴 方 ”是 內 地 習 慣 用 法 ，

在香港並不普遍。

4

政府公文寫作手冊：公函

信封的寫法 9 信 的 樓 方

人 門 宇 便

公函有一定格式，而信封的寫法也有若干通則。收 姓名和地址橫式或直式書寫均可，不過，由於本港 牌號數和樓層以阿拉伯數字書寫的居多，加上不少 的座數都用英文字母標示，因此採用橫式寫法較為 。

先寫地址，後寫姓名。地址由一般而特殊，即先寫 10 地區，再寫街道門牌、樓宇名稱、樓層、座數等。地址 之 後 ， 另 起 新 一 行 書 寫 收 信 人 姓 名 (見 信 封 寫 法 示 例 一 )。 收 信 人 姓 名 之 後 應 加 上 稱 謂 ， 如 “陳 △ △ 先 生 ”、 “張 11 △△女 士 ”， 又 或 加 上 銜 稱 、 職 稱 ， 如 “鄧 △ △ 博 士 ”、 “程 朱 △ △ 教 授 ”、 “李 △ △ 議 員 ”、 “何 △ △ 主 席 ”等 。 稱 謂 之 後 加 開 啟 語 ； 一 般 多 用 “收 啟 ”、 “啟 ”； 如 要 表 示 尊 敬 ， 可 用 “台 啟 ”。 為求美觀或因面積所限，可酌情把過長的名詞分行 12 書寫，但應在適當的地方間斷，姓名則不宜折成兩行書 寫。 如果使用有透明窗口的公函信封，只要把信箋適當 13 摺疊，讓信箋上的收信人地址和姓名在信封的透明窗口 處清楚顯現出來，便無須在信封上再寫上收信人姓名地 址。 政府機關的往來公函，如經由政府內部的收發系統 14 派遞，信封面可以略去地址，但必須清楚寫上收信人的 職 銜 及 ／ 或 姓 名 ， 如 有 需 要 ， 可 註 明 誰 是 經 辦 人 (見 信 封 寫 法 示 例 二 )。

政府公文寫作手冊：公函

信封寫法示例一

香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE 鎖好門窗

慎防盜賊

Don‘t Invite Crime—Lock Up

九龍 △△道△△△號 △ △ 花 園 D 座 10 樓 2 室 △△△△協會主席 李△△先生台

信封寫法示例二

香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE 馬路危險 不容冒險 Road Accidents Wreck Lives

△△△△署署長 ( 經辦人：行政主任 2 李△△先生 )

5

6

政府公文寫作手冊：公函

橫式公函格式樣本 機 密 (2) (1)

(12) in OLA/4/15 (3) (5) in L/M 4/08 (4)

專 遞 急 件 (2)

香 港 △ △ 道 △ △ 號 △ 樓 (5) △△△會主席 △△△先生 △ 主 席 (6)： 標題

(7)

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－。 2 . (8) － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － －

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。

法 定 語 文 專 員 (9) ( △ △ △ 簽 名 代 行 ) (10) 附 件 (11): △ △ 表 格 一 式 三 份 △△議程一份 副 本 送 (12): △ △ △ 署 署 長 ( 不 連 附 件 ) △ △ 局 局 長 (經 辦 人 ： △ △ 主 任 △ △ △ 先 生 ) 一 九 九 七 年 △ 月 △ △ 日 (13)

政府公文寫作手冊：公函

7

註釋 註 (1)

書 寫 公 函 應 採 用 印 有 部 門 徽 號 、 名 稱 和 地 址 的 信箋。

註 (2)

如 有 需 要 ， 可 在 信 箋 上 的 適 當 位 置 註 明 公 函 的 機 密 等 級 、 緊 急 程 度 、 送 遞 方 式 等 。 詳 細 分 類 見 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 總 論 》 第 6至 7頁 。 

註 (3)

在 信 箋 的 左 上 方 或 印 有 “本 署 檔 號 ”等 字 眼 的 地 方，註明發文機關的檔號。

註 (4)

引 述 來 函 檔 號 ， 方 便 收 信 人 歸 檔 、 翻 查 和 跟 進。

註 (5)

把 收 信 人 的 地 址 姓 名 清 楚 寫 在 信 上 ， 既 方 便 使 用 有 透 明 窗 口 的 信 封 ， 且 有 利 日 後 跟 進 。 注 意 要先寫地址，後寫姓名。

註 (6)

上 款 是 收 信 人 的 稱 謂 ， 寫 在 正 文 之 前 ， 詳 情 可 參 閱 第 8段 的 稱 謂 表 。

註 (7)

標 題 應 開 宗 明 義 ， 扼 要 寫 出 公 函 的 主 題 。 標 題 可用粗體字，或加橫線。

註 (8)

橫 式 公 函 內 文 標 註 段 數 與 否 ， 可 自 由 選 擇 。 若 標 註 段 數 ， 則 宜 使 用 阿 拉 伯 數 字 ， 並 由 第 二 段 開始。

註 (9)

下 款 寫 在 正 文 之 下 信 箋 的 右 方 ， 與 正 文 和 紙 邊 宜 有 適 當 距 離 。 由 機 關 首 長 授 權 屬 下 人 員 簽 發 的 公 函 ， 下 款 先 列 出 首 長 的 職 銜 ， 然 後 在 下 一 行寫出代行人姓名，並加括號。

註 (10)

發 信 人 或 代 行 人 可 簽 署 或 蓋 章 ， 詳 情 見 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 總 論 》 第 9 至 10 頁 。 

註 (11)

如 有 附 件 ， 應 註 明 “連 附 件 ”或 把 附 件 逐 一 列 出 。

註 (12)

如 有 副 本 發 出 ， 應 註 明 “副 本 送 ”或 “副 本 分 送 ”。 列 出 副 本 受 文 人 後 ， 可 加 註 其 他 資 料 ， 例 如 “不 連 附 件 ”、 “經 辦 人 ”等 。

註 (13)

日期應自成一行，寫在信末的左下方。

8

政府公文寫作手冊：公函

直式公函格式樣本

(1) (1)

(3)

(5)

一 九 九 七 年 △ 月 △ △ 日

△ △ 局 局 長  (   經 辦 人 ： △ △ 主 任 △ △ △ 先 生  )  

副 本 送 ： △ △ △ 署 署 長 ︵ 不 連 附 件 ︶

△ △ 議 程 一 份

 _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _

附 件 ： △ △ 表 格 一 式 三 份

。 (4)

︵ △ △ △ 簽 名 代 行 ︶

法 定 語 文 專 員

 _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _

 _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _

(3)  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _

。

 _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _  _

(2) (1)

△ 主 席 ：

標 題

政府公文寫作手冊：公函

9

註釋 註 (1)

如 果 部 門 信 箋 印 有 “本 署 檔 號 ”或 “來 函 檔 號 ”， 應 把檔號寫在預留位置，否則，應在信箋右上方上 款的前面，由上而下，寫上檔號。

註 (2)

直式的酬酢公函，可沿用傳統書信的格式，不必 寫上地址。如要寫上地址，則應寫在檔號之後， 上款之前。

註 (3)

直式公函內文的段落，可略去段數。

註 (4)

下款與信箋下方宜留適當空間。

註 (5)

日期應自成一行，在信末的左上角與正文齊頂由 上而下書寫。

橫 式 公 函 格 式 樣 本 註 釋 部 分 除 註 (5)、(8)、(9) 和 (13)外 ， 其 餘 各條所述原則，同樣適用於直式公函。此外，請注意直 式公函引述的日期和數目，應用中國數字書寫。

10

政府公文寫作手冊：公函

公函示例 酬酢公函 示 例 一 (接 受 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (22) in EMB/LI/97 II 來 函 檔 號 ： 130797C

香 港 港 灣 道 100 號 △ △ 樓 香港青年協會主席 林△△先生

林主席： 七 月 十 日 來 函 敬 悉 。 承 蒙 邀 請 為 貴 會 舉 辦 的 “青 年 演 藝 慈 善 晚 會 ”主 禮 ， 深 感 榮 幸 。 是 次 活 動 饒 具 意 義，既可鼓勵青少年發揮潛能，又有助宣揚為善濟眾 的美德，本人自當樂意效勞，屆時定會依時出席。專 函奉覆，並申謝忱。

△△局局長陳△△

一九九七年七月十五日

蓋 章

政府公文寫作手冊：公函

示 例 二 (答 覆 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 處 檔 號 ： (8) in PD/II/LM/97-2 來函檔號：

九龍 上海街△△△號三樓 旅港興寧同鄉福利會 刁△△會長、劉△△理事長、曾△△監事長

刁會長、劉理事長、曾監事長： 上月二十九日來信已收到。承蒙邀請出席貴會在 八月三日舉行的敬老聯歡晚會，本人份屬興寧同鄉， 理 應 趁此 良 機與 各 位暢 ， 但 適值 當 晚另 有 公務 ， 因 此只能出席典禮，無法參加隨後舉行的聯歡晚宴，還 請見諒。 最後謹藉此機會，祝貴會會務興隆。

△△處處長張△△

一九九七年七月六日

蓋 章

11

12

政府公文寫作手冊：公函

示 例 三 (婉 拒 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (102) in ED/97 I 來函檔號：

新界荃灣 蕙 荃 路 201 號 △ 樓 職業先修教育工作者協會主席 林△△先生

林主席： 七月十日來信已收到，得知貴會八月十日假座香 港 文 化 中 心 舉 行 “第 三 屆 周 年 大 會 暨 職 先 教 育 邁 向 廿 一 世 紀 研 討 會 ”， 擬 請 本 人 擔 任 主 禮 嘉 賓 並 致 開 幕 辭，深感榮幸。但由於當天已有其他公務安排，無法 應邀出席，十分抱歉。在此謹祝周年大會和研討會順 利舉行。

△△署署長周△△

一九九七年七月十六日

蓋 章

政府公文寫作手冊：公函

示 例 四 (婉 拒 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (12) in TB/SOC/97 來 函 檔 號 ： 78 EXHI/ART 97

香港文咸西街△△△號 永 勝 大 廈 二 樓 212 室 香港視覺藝術協會會長 黃△△先生

黃會長： 七 月 十 八 日 來 函 收 悉 ， 承 蒙 邀 請 為 “九 七 視 覺 藝 術 作 品 展 ”剪 綵 ， 謹 此 致 謝 。 可 惜 舉 行 儀 式 當 日 本 人 須離港公幹，未能出席，十分抱歉。至於撰寫獻辭一 事，已遵貴會要求，擬就短文一篇，供展覽紀念特刊 登載。 最後謹祝貴會這次展覽取得美滿成績。

△ △ 局 局 長 陳 △ △ 簽名

附件：獻辭一篇 一九九七年七月三十日

13

14

政府公文寫作手冊：公函

示 例 五 (答 允 題 辭 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (8) in CSO/CC/97 來 函 檔 號 ： 1107 BUD/CEL/97 II

九龍 聯 合 道 532 號 △ 樓 香港佛教正德社 △△法師

△△法師： 七月十一日來信收悉。△△司司長已答應為貴社 的金禧紀念特刊題辭，並囑代為向貴社致賀。隨函付 上司長題辭原件，敬請查收。

△△司司長政務助理 趙黃△△

附件：△△司司長題辭原件一份 一九九七年七月十八日

簽名

政府公文寫作手冊：公函

示 例 六 (推 辭 出 任 名 譽 會 長 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (28) in CEO/NP/97 來 函 檔 號 ： (156) BUILD/ASSO 1997

香港培正道△△△號四樓 港九建築商會主席 陳△△先生

陳主席： 七月五日來函收悉，得知貴會第三十一屆理事會 選舉結果。承蒙厚愛，推舉本人出任名譽會長一職， 深感榮幸。但由於公務羈身，難以兼顧，謹函辭謝， 並致歉意，祈為見諒。

△△署署長馬△△

一九九七年七月十二日

蓋 章

15

16

政府公文寫作手冊：公函

示 例 七 (懇 請 為 文 集 撰 文 )

(部 門 信 箋 )

掛號函件 本 處 檔 號 ： (221) in WCDO/ADD/REP I 來函檔號： 香港威靈頓街△號 鴻發大廈地下 公正報社社長 張△△先生

張社長： △ △ 民 政 事 務 處 與 獅 子 會 聯 合 主 辦 “我 愛 香 港 ”徵 文比賽，得到你鼎力支持，答允擔任小說組評判，謹 此致謝。至本月六日截稿日期為止，本處收到小說組 參賽作品三十八份。現隨函寄上全部作品原稿，有勞 評閱。另付上參賽章則，以供參考。 本處與獅子會計劃把這次徵文比賽的入選作品輯 錄成冊，分送各區中學和公立圖書館，以廣流傳。為 此，懇請你為該冊文集撰寫一篇文章，評論小說組的 參賽作品。如蒙惠允，感激不盡。

△△民政事務專員 梁△△ 附件：參賽小說作品原稿三十八份 參賽章則一份 一九九七年七月十二日

簽名

政府公文寫作手冊：公函

示 例 八 (賀 獲 授 榮 譽 博 士 學 位 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (103) in ED/97-1 來函檔號： 一

譽滿位

楊

楊香香

九 九

學杏， 位林萬閱 ，，分報 堪對欣得 稱於羡知

教 授

△港港 △大薄

：

博學扶 士醫林

七 年 七 月 十

實培。 至育你 名醫一 歸護向

一 日 △ △ 署 副 署 長 周 △ △

蓋 章

。

你 獲 香 港

人熱公

謹 才 函 ， 致 貢 賀 獻 ， 良 藉 多 表 ， 敬 意是 。次

心開 醫大 學學 研頒 究授 與榮 教譽 育科 工學

獲作博 授，士 榮譽學

學道 系九 教十 授三 號

17

18

政府公文寫作手冊：公函

示 例 九 (謝 嘉 許 )

(部 門 信 箋 )

本 處 檔 號 ： (88) in HD/LAM/97 II 來函檔號：

香 港 干 諾 道 851 號 祥和大廈△△樓 H 座 李△△先生

李先生： 七月九日來信收悉。得到你讚揚和鼓勵，十分感 謝。今後自當悉力以赴，求取更好成績，以副厚望。 尚盼日後時加賜教，繼續支持本處的工作。

△△處處長林△△ 一九九七年七月十五日

蓋 章

政府公文寫作手冊：公函

示 例 十 (謝 贈 書 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (61) in ED/YIP/97 III 來 函 檔 號 ： (23) in PUB/97

九龍尖沙咀 金馬倫道△△號 華 南 行 16 室 古籍研究院院長 湯△△先生

湯院長： 日前寄來的《箴言精萃》已收到，謹此致謝。 貴院一向熱心推廣文化事務，發揚國粹尤其不遺 餘力。是次出版的大作，旁徵博引，內容豐富，對促 進古籍研究有莫大貢獻，實在值得推許。 本館已把此書列為供市民借閱的藏書。貴院惠贈 書籍，隆情厚意，謹再致衷心謝意。

△△圖書館館長葉△△

一九九七年七月二十一日

簽名

19

20

政府公文寫作手冊：公函

示 例 十 一 (謝 接 待 參 觀 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (18) in TD/Insp/97 II 來函檔號：

九龍 荔枝角道△△△號 無比敵車廠廠長 趙△△先生

趙廠長： 七月十六日造訪貴車廠，得蒙盛情接待，親自 引領參觀各組，實地講解各個修車工序，使我眼界 大開，增益不少。這次訪問，有勞費神安排和招 待，感激之餘，特此修函致謝，並請代我向貴廠全 體員工致意。

△△署工程組總工程師 曾△△

一九九七年七月二十日

簽名

政府公文寫作手冊：公函

示 例 十 二 (慰 問 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (23) in CBO/CC/97 來函檔號：

一 九 九 七 年 七 月 十 二 日

祈 節 哀 順 變 ， 多 加 保 重 。

△ △ 局 局 長 劉 △ △

蓋 章

下悲 子痛 女， 盡恐 皆非 事言 業語 有所 成能 ，慰 在解 天。 之令 靈堂 應懿 無德 遺可 憾風 。， 專福 函壽 致全 唁歸 ，， 尚膝

驚 悉 令 堂 昨 夜 辭 世 ， 不 勝 哀 悼 。 料 想 你 此 時 定 然 非 常

胡 先 生 ：

胡 △ △ 先 生

何九 文龍 田 道 △ △ 號 二 樓

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政府公文寫作手冊：公函

致個別市民公函 示 例 一 (短 覆 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (124) in HB/4/7/97 V 來函檔號：

新界 沙田新翠 △ △ 樓 1234 室 譚△△女士

譚女士： 七月二日來信收悉，關於投訴沙田△△酒樓門前 無牌小販阻塞行人通道一事，已記錄在案。 你較早時也曾就此去信房屋署查詢，而該署經過 調查後，已於六月十日回信，向你詳細交代，相信你 已了解一切，在此我不再贅述。 多蒙關心這個問題，並提出寶貴意見，謹此致謝。

△△局局長 (林 △ △

一九九七年七月十二日

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代行)

政府公文寫作手冊：公函

示 例 二 (短 覆 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (4) in L/M 7/06 來函檔號：

九龍長沙灣 荔 枝 角 道 972 號 △ 樓 林△△女士轉交 馮△△先生

馮先生： 七月四日來信收閱，得悉你在荃灣楊屋道大火中 痛失家園，一家六口要暫居親友家中，境況困苦，因 而希望盡快獲得安置。對於你的不幸遭遇，本署深表 同情。 根據現行程序，為火災災民編配房屋單位的個 案，必須先經社會福利署查核，只有符合體恤安置標 準的，才會轉交本署跟進。 本署收到社會福利署的報告後，定會盡快通知 你。現先行作覆，請安心等候進一步消息。

△△署署長 (陳 黎 △ △ 簽名

一九九七年七月十五日

代行)

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 三 (答 覆 投 訴 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (6) in L/M 10/225 來 函 檔 號 ： 11/CM/66702/97

香港 郵 政 信 箱 1234 號 先鋒日報編輯 郭△△先生

郭編輯： 投訴灣仔政府合署 升 降 機 大 堂 24 小 時 照 明 貴報本月八日專文報道灣仔政府合署的用電問 題，本署已隨即跟進。 根據本署調查所得，上述政府合署其中三層的升 降機大堂，實有通宵照明的必要，原因如下：

2.

(a ) 十 二 樓 的 機 電 工 程 署 24 小 時 均 有 職 員 值 班 工

作； (b) 十 三 樓 的 路 政 署 必 須 通 宵 提 供 電 話 候 命 服 務 ； (c ) 十 六 樓 的 灣 仔 民 政 事 務 處 ， 全 日 均 有 職 員 輪 班 當 值 ， 負 責 緊 急 事 故 控 制 中 心 24 小 時 的 操

作。

政府公文寫作手冊：公函

事實上，灣仔政府合署的管理員在每日下午六時三 十 分 左右 都 會巡 視 各 樓層 ， 並會 把 無 須亮 的 升 降機 大堂照明系統關掉，以節省能源。 3.

本署管理政府產業，其中一項管理原則是盡量善 用能源，避免浪費公帑。這次多蒙貴報提點，謹此致 謝。

4.

△△△△署署長 李 何 △ △ 簽名

一九九七年七月二十二日

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示 例 四 (答 覆 投 訴 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： TB/TV 1006/122 II 來 函 檔 號 ： T/C/12

荃灣 李昂大廈△樓 B 室 朱△△議員辦事處 朱△△議員

朱議員： 你 於 本年 七 月八 日 來 信， 投 訴福 來 第 一 座接 收 △△電視效果欠佳。△△電視廣播有限公司和房屋署 詳細調查此事後，現已有結果。 據 △ △電 視 廣播 有 限公 司 調查 所 得， 福 來 接 收 的電視訊號是由金山電視轉播站發射，而該轉播站近 月從未出現故障。另外，該公司實地測試後，證實福 來 的 電視 接收 效果 良好 。 2.

房 屋 署曾 向 負責 福 來 公 共 天線 維 修保 養 的△ △ 天 線 有限 公 司查 詢 。該 公 司 表示 ， 福來 的 公 共天 線 一直有定期維修，根據最近幾個月的檢查記錄，該處 的公共天線系統運作正常。此外，房屋署曾發出問 卷，向第一座的居民調查電視接收情況，僅有七戶表 示 電 視接 收 效果 欠 佳。 有 關 問題 已 交由 福 來 房 屋 事 務經理跟進。 3.

政府公文寫作手冊：公函

倘 若 福來 個 別 住戶 日 後發 現 電視 接 收效 果 未 如 理 想， 可直 接與 屋 辦 事處 聯絡 。 4.

△△管理局總監 (蕭 △ △

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代行)

副本送： (1) △△電視廣播有限公司 ( 經辦人：工程部經理吳△△先生 ) (2) 房屋署署長 [ 經辦人：房屋事務經理(屋 經理 )江△△先生 ]

一九九七年七月十九日

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示 例 五 (通 知 進 行 抽 樣 調 查 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (78) in HAB/CS/3/5/97 來函檔號： 香港仔 黃竹坑道△△△號 明欣大廈四十八樓 B 座 陳△△先生 陳先生： 一九九七年公民教育意見調查 政府推行公民教育向來不遺餘力。為了收集市民 對這項工作的意見和建議，本局委託了實力市場研究 社在一九九七年七月至八月期間，進行公民教育意見 調查。 這次調查，以隨機抽樣方式選出五千人接受訪 問。你剛好被選中為受訪對象。實力市場研究社會在 八月六日下午七時派員到府上訪問，屆時務請衷誠合 作，盡量向訪問員提出意見。你的意見將有助政府制 定今後的公民教育政策。 每名訪問員都持有本局發出的委託書，以及實力 市場研究社職員證，方便各被訪者查閱。如有任何查 詢 ， 請 隨 時 致 電 2123 4500 與 實 力 市 場 研 究 社 資 料 搜 集 經理梁△△先生聯絡。

△△△△局局長 (梁 △ △ 簽名 代 行 ) 一九九七年七月五日

政府公文寫作手冊：公函

示 例 六 (答 覆 查 詢 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (189) in W(A) 4/5 V 來函檔號：

九龍旺角 旺 角 道 368 號 △ 樓 霍△△先生

霍先生： 查詢水費是否收訖 ( 用 戶 編 號 ： ZZ 123-456-7-8) 你於本月九日來信查詢繳付水費一事，本署翻查 記錄後，證實已於上月二十七日收到繳款。 其實，自一九九五年一月開始，庫務署已不再發 收據給郵寄支票繳交水費的用戶。你日後以郵遞方式 繳交水費時，請把水費單的存根部分撕下，連同支票 一併寄交庫務署，至於水費單上半部分則請予保留， 作為記錄。本署已在水費單的存根部分，用紅字說明 上述新安排，謹請留意。

△△署署長 (辛 △ △

一九九七年七月二十三日

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代行)

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 七 (答 覆 查 詢 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (64) in CS/EOP/769/3 來 函 檔 號 ： SW/P/621 (9) 九龍旺角 山東街△△號地下 陳△△議員辦事處 陳△△議員 陳議員： △△監獄的情況 本月十二日來函收悉。信中提出有關△△監獄的 幾個問題，現逐一答覆如下： (一 )

獄中的膳食 懲教署向來重視囚犯的膳食，對各所 監獄的供膳，無論是營養分配或份量，均 有嚴格規定，而且菜式力求變化，盡量照 顧大多數囚犯的口味。此外，烹調方面， 每餐都有專業導師負責指導和監督囚犯工 作。

(二 )

囚室窗戶的維修 △△監獄臨海興建，囚室的鐵製窗戶 經 年 受海 風 侵蝕 ， 部分 確 實因 生 而 不 易 開關。監獄當局自一九九四年開始，已按 年逐步更換不能翻修的窗戶，並經常派員 視察囚室，如果發現窗戶破損以致可能危 害囚犯的安全，便會立刻修理或更換。

政府公文寫作手冊：公函

(三 )

獄中坐椅的維修 △△監獄的坐椅有專人定期檢查，一 旦發現破損，便會按需要維修或更換。但 由於獄中坐椅都是用玻璃纖維製造，而△ △監獄卻沒有此類工場，因此要轉送其他 懲教機構的玻璃纖維工場修理，時間上不 免稍有耽延。

希望上述資料有助解答你的問題。如果需要更詳 盡 的 資 料 ， 歡 迎 隨 時 致 電 2145 6711 與 本 署 行 動 組 監 督 馮△△先生聯絡。

△△署署長楊△△

簽名

副本 送 : △△監獄總監督 (經辦 人 : 總懲教主任呂△△先生 )

一九九七年七月二十八日

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示 例 八 (徵 詢 意 見 )

(部 門 信 箋 )

掛號函件 本 處 檔 號 ： NNB 18/89 (97) 來函檔號： 香港灣仔 駱 克 道 888 號 △ 樓 新生會主席 張△△先生 張主席： 戒毒治療與康復服務三年計劃 △ △ 常務 委 員會 於 本 年四 月 手 擬 訂 一項 三 年 計 劃，以協助政府制定戒毒治療與康復服務的政策和策 略，現已完成計劃初稿，並決定廣泛諮詢各界人士的 意見。 貴會一向致力幫助吸毒者戒除毒癖，並協助戒毒 者重投社會，在戒毒治療和康復服務方面經驗豐富， 因此，很希望貴會能對委員會建議的計劃提出寶貴意 見。現隨信付上計劃初稿乙份，以供審閱。我們搜集 各方面的意見後，定會詳加考慮，再作修訂，以期能 夠定下一個更完善的計劃。 如 有 任 何 疑 問 ， 歡 迎 隨 時 致 電 2123 4569 向 本 處 新聞主任劉△△小姐查詢。

△△專員△△△ 附件：戒毒治療與康復服務三年計劃初稿一份 一九九七年七月五日

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示 例 九 (回 應 建 議 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (108) in ED/667/215/1 III 來 函 檔 號 ： E/S/423 (10)

九龍旺角 彌 敦 道 246 號 △ 樓 關注學童健康協會主席 林△△女士

林主席： 建議全面推行學校設置貯物櫃計劃 七月九日來信提出學童書包過重的問題，其實本 署一直都非常關注有關情況。 本署贊同貴會的看法，同意在學校設置貯物櫃是 一個可行辦法，並已於七月初為超過三百所官立小學 和津貼小學，合共訂購約三萬格的貯物櫃，預計供應 商可於本年十月開始分批送貨，最後一批會在明年二 月前送抵學校。本署並打算繼續增撥資源，為其他有 需要的學校購置同類的貯物櫃。 貴會的意見甚有參考價值，日後如有其他建議， 歡迎隨時向我們提出。 △△署署長 (鄭 △ △

一九九七年七月二十八日

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代行)

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示 例 十 (拒 絕 要 求 並 解 釋 原 因 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (101) in HyD/III LN/41/97 來 函 檔 號 ： M/G/32/C 新界葵涌荔景 △△樓地下 麥△△議員辦事處 麥△△先生 麥議員： 你在上月十六日來信，轉達荃灣大鵬村村民一項 提議，即把村內一段引水道改為行車道。本署詳細研 究和考慮後，認為村民的建議並不可行。 荃錦公路經木棉下村至光板田村一帶的引水道， 主要有兩項功能。其一是把從附近收集得的雨水引入 大欖涌水塘儲存。其二是在暴雨時發揮排洪作用，控 制山上雨水奔瀉山下的流量和速度，保障山腰和山腳 村民的安全。這些引水道雖然在旱季功用不大，但在 雨季卻能發揮重要作用；除有助維持大欖涌水塘存水 量外，更能減低山洪暴發的危險。村民提出把引水道 改為行車道，雖能改善該處交通，但村民的生命安全 卻失去保障，因此，我們不贊同有關建議。 煩向大鵬村村民解釋為何本署不能接納他們的意 見。 △△署署長 (曾 △ △

一九九七年七月二十六日

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代行)

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示 例 十 一 (邀 約 會 晤 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (6) in HAD/II/LM/40/97 來函檔號： 九龍 荃灣大和村村公所郵箱△△號 荃灣大和村村長 劉△△先生 劉先生： 荃灣大和村搬村計劃 我曾在七月十二日寫信向你保證，在落實大和村 搬村計劃之前，會盡力安排各位村代表與有關部門的 代表會晤。規劃署和地政總署應本署的要求，日前已 答允派遣代表與你和大和村的村代表面晤，聽取你們 的意見。會議的日期、時間和地點如下： 日 期 ： 一 九 九 七 年 八 月 二 十 日 (星 期 三 ) 時間：上午九時三十分 地點：灣仔修頓中心三十樓△△△△總署會議室 如 對 上 述 安 排 有 任 何 疑 問 或 意 見 ， 請 致 電 2759 3168 與本署聯絡組高級行政主任陳梁△△女士聯絡。

△△△△總署署長 林 △ △ 簽名 副 本 送： 送 ： 規 劃署 劃署 署長 署長 (經辦人 經辦 人：高級工程 高級 工程師吳 師吳△△ △△先生 先生 ) 地政總署署長 (經辦人：高級產業測量師梁△△先生 ) 一九九七年七月二十八日

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示 例 十 二 (通 知 面 試 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (3) in DH/OA/R II 來函檔號： 香 港 英 皇 道 50 5 號 △ 樓 陳△△先生

陳先生： 辦公室助理員面試通知書 有關你申請本署人事部辦公室助理員職位一事， 請於一九九七年八月一日上午十時，攜同下列文件到 九龍政府合署△樓本署人事部參加面試： (1) (2) (3) (4)

本函； 香港身分證； 出生證明書或宣誓書；以及 學歷證件的正副本各一份。

由於我們須在面試前審查上述文件，所以請在指 定時間前十五分鐘到達，向在場職員報到。倘因事不 能如期前來面試，或有任何疑問，請盡早和我們聯絡 ( 電 話 ：2045 6789) 。

△△署署長 (歐 △ △ 簽名

一九九七年七月十九日

代行)

政府公文寫作手冊：公函

致屬下員工公函 示 例 一 (批 准 調 職 申 請 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (50) in 3/PER/CHEUNG/97 來函檔號： △△文娛中心 二級文化工作助理員 張△△先生

張先生： 調職申請 本署考慮你的情況後，決定接納你調職康樂事務 組的申請，惟該組現時沒有二級文化工作助理員空 缺，所以暫時只能把你的名字列入調職輪候名單內， 待日後有空缺時，才安排調職。 假如你想撤回調職申請，須盡早寫信通知行政主 任 ( 聘 用 )(一)， 否 則 調 職 安 排 一 經 公 布 ， 便 不 得 更 改 。 2.

△△總署署長 (李 △ △

一九九七年七月十二日

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示 例 二 (通 知 延 長 試 用 期 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (20) in GG/5/TING/97/4 來函檔號： △△署 辦公室助理員 丁△△小姐

丁小姐： 延長試用期 本月四日我曾寫信給你，談及你的工作表現。你 的試用期原定在本年八月十七日屆滿，但由於你的工 作表現未符理想，當局決定把你的試用期延長六個 月，即至一九九八年二月十七日，特此通知。 你在這段延長的試用期內，務須盡量改善工作表 現，以證明你適合實任辦公室助理員一職。除非你的 工作表現有顯著改善，否則當局會考慮在延長的試用 期內或該段期間完結時，終止你的聘約。倘若你在工 作上遇到任何困難，可隨時向上司請教。

2.

△△△△處長 (駱 △ △ 簽名 代 行 )

副本送：△△署署長 ( 經辦人：部門主任秘書 ) 一九九七年七月十五日

政府公文寫作手冊：公函

示 例 三 (通 知 晉 升 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： OLA CR 11/506/82 來函檔號： △△處 一級中文主任 陸△△先生 陸先生： 本 署 現按 照 公務 員 用 委 員會 的 建議 ， 批 准你 由 一九九七年七月二十一日起晉升為高級中文主任。 2.

高級中文主任按薪級遞增的薪酬如下： 每 月 45,240 元 54,255 元 64,425 元

47,335 元 56,765 元 67,190 元

49,535 元 59,210 元 69,615 元

51,870 元 61,765 元

晉 升 後 ， 你 的 薪 酬 是 每 月 45,240 元 ， 增 薪 日 期 是 八 月 一日。 你晉升為高級中文主任，的確實至名歸，謹此衷 心致賀。 3.

△△△△專員 (羅 △ △ 簽名 代 行 )

副本送／存：庫務署署長[陸△△的香港身分證號碼 : E345456(7)] 人事檔案 評核報告檔案 一九九七年七月十八日

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 四 (通 知 署 任 以 待 選 拔 晉 升 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： OLA CR 10/506/82 來函檔號：

二級中文主任 陳△△女士

陳女士： 現 按 照 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 160(1)(b)(i) 條 ， 批 准 你由一九九七年七月二十八日起，署任一級中文主任 以待選拔晉升。在署任期間，你可按《公務員事務規 例 》第 172(1)(I)(c) 及 (12) 條 的 規 定 ， 支 取 署 任 津 貼 。 在下次晉升選拔時，晉升選拔委員會會評定你和 其他合資格人員是否適合晉升，而你在署任期間的工 作表現，會是其中一項考慮因素。

△△△△專員 (李 △ △

一九九七年七月二十一日

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代行)

政府公文寫作手冊：公函

示 例 五 (嘉 許 英 勇 行 為 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (55) in HD 598/85 VI 來函檔號： 明愛 管理員 廖△△先生

廖先生： 嘉許書 本 年 七月 九 日， 你 在明 愛 商 場 勇擒 一 名竊 匪 ， 表 現 英勇 過 人， 不 但為 屋 管 理 員樹 立 良好 榜 樣， 更 大大提高本署的形象，實在值得讚揚，本人已把此事 記錄在你的個人檔案內。 謹此修函向你致意，以示嘉許。

△△署署長△△△

副 本 存 ： 人 事 檔 案 (HD/LIU/TK 21) 一九九七年七月二十一日

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 六 (通 知 員 工 獲 得 公 費 旅 行 行獎 獎)

(部 門 信 箋 )

本 處 檔 號 ： (99) in LD 700/81 IX 來函檔號：

技術員 李△△先生

李先生： 一九九七至一九九八年度 長期服務公費旅行獎勵計劃 本財政年度的長期服務公費旅行獎勵計劃得獎人 名單已公布，你是得獎人之一。 你得到這個獎項，可以利用已賺取的假期，在一 九 九 八 年 三 月 三 十 一 日 之 前 (若 你 在 一 九 九 八 年 三 月 三 十 一 日 前 退 休 ， 則 在 退 休 日 期 之 前 )， 到 香 港 及 澳 門 以 外的地方旅行，並可獲政府津貼旅費和其他有關費 用，最高限額為△△元。假如你的太太同行，也可獲 發同等的旅行津貼。關於這個獎勵計劃的各項規定， 以及你必須辦理的手續，詳見本信附件一。請在一九 九七年七月三十一日前，把本信附件二的回條填妥交 回 行 政 主 任 (人 事 )， 答 覆 是 否 接 受 上 述 獎 項 。 2.

如果你在接受公費旅行獎勵後，發覺未能在本財 政 年 度 內 成 行 ， 請 盡 早 通 知 行 政 主 任 (人 事 )， 以 便 把 名額另作分配。 3.

政府公文寫作手冊：公函

如果需要更多資料或有任何疑問，可撥電 4. 7890 向 文 書 主 任 (服 務 )鄭 △ △ 女 士 查 詢 。

2145

這次公費旅行，是你長期服務應得的獎勵，我謹 代表本處各位同事向你衷心道賀。

5.

△△處處長 (何 △ △

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附 件 ： (一 ) 長 期 服 務 公 費 旅 行 獎 勵 計 劃 說 明 書 (二 ) 回 條 副 本 存 ： 人 事 檔 案 (LD/LEE/T/97/15)

一九九七年七月四日

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示 例 七 (賀 榮 休 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (199) in USD/PR/97/3 來函檔號： 二級工人 劉△△先生 劉先生： 你在政府服務逾三十七年，現快將榮休，本署特 向你致賀。 你於一九六零年二月一日加入政府工作，在前 市政事務處任職二級園務工人。其後，於一九八二年 一月二日晉升為技工，一直服務至今，對部門貢獻 良多。 2.

你任職政府多年，一向勤奮工作，能幹盡責，表 現出色，深得上司讚譽。你為人誠懇親切，樂於助 人，備受同事愛戴和敬重。

3.

署方為表揚你多年來的優良服務，曾於一九八八 年甄選你為政府長期服務公費旅行獎勵計劃的得獎 人，以示鼓勵，並於一九九零年向你頒發三十年長期 優良服務獎狀和紀念金章。你多年來緊守工作崗位， 盡心盡力工作，實在值得表揚。

4.

我謹代表政府和本署全體同事，向你和你的家人 致意，並衷心祝你退休後身體健康，生活愉快。

5.

△△總署署長△△△ 副 本 存 ： 人 事 檔 案 (USD/LAU/PF 6/24) 一九九七年七月十七日

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示 例 八 (告 誡 員 工 戒 除 遲 到 陋 習 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (29) in HD/PR/LO/97/6 來函檔號： 二級聯絡主任 莫△△小姐 莫小姐： 表現欠佳 我 從 你 最 近 的 評 核 報 告 (評 核 期 截 至 一 九 九 七 年 七 月 三 十 一 日 止 )中 得 知 ， 你 的 工 作 表 現 已 稍 有 改 善 ， 整 體 表 現 的 評 級 由 “可 ”提 高 至 “常 ”。 然而，你仍經常遲到，實在令人失望。在上述評 核報告期內，由於你經常遲到，曾於一九九七年四月 十八日遭口頭警告。事實上，在該段期間內，你有十 七次遲到記錄，共遲到二百三十二分鐘。雖然你在其 他方面的表現已略有改善，但仍須戒除遲到陋習。

2.

你的上司會繼續密切留意你的情況，並會於稍後 再提交一份報告，評核你在一九九七年八月一日至一 九九八年一月三十一日六個月內的表現。在這段期間 內，你必須積極改善，準時上班，否則便可能受到嚴 厲的紀律處分。 3.

△△署署長 (黃 △ △

一九九七年八月二十二日

簽名

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示 例 九 (通 知 批 准 病 假 的 新 規 定 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (111) in DSD/P/L/97/6 來函檔號： 一級工人 游△△先生 游先生： 批核病假 你在一九九六年二月二十日調職一般事務特別 隊，據報自此以來，你一共放取了八十四天病假。審 閱你的病假記錄後，我察覺到這些病假全部由私家醫 生批簽，而所患疾病都屬普通症候。同時，這些病假 多在你的休假日、例假或公眾假期前後放取。你的上 司已對此表示懷疑，並多次向你提出口頭勸告，但情 況仍沒有改善。 從各方面資料看來，我有充分理由相信，你利用 私家醫生簽發的證明書，濫用員工病假權利。因此， 現 根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 1291 條 ， 指 令 你 由 即 日 起，每逢申請病假，必須呈示由政府或醫院管理局醫 生簽發的證明書。換言之，你日後提交由私家醫生簽 發的證明書，署方一概不予接納，也不會批簽有關病 假。 2.

你的上司會繼續密切留意你的情況。你必須嚴格 遵 守 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 1291 條 的 規 定 ， 直 至 接 到 書面通知有關指令已告撤銷為止。

3.

△△署署長 (梁 △ △ 簽名

副 本 存 ： 人 事 檔 案 (DSD/P/YAU/PF 45) 一九九七年七月二十三日

代行)

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示 例 十 (呼 籲 員 工 支 持 公 益 金 便 服 日 )

(部 門 信 箋 ) OLA/ADM/83/22 本 處 檔 號 ： (131) in OLA/ADM/83/22 來函檔號：

各位同事： 公 益 金 便 服 日  —  形 象 一 變 、 愛 心 盡 顯   今 年 “公 益 金 便 服 日 ”定 於 十 月 九 日 (星 期 四 )舉 行，本署已報名參加。去年，共有一千二百多個機構 響 應 “便 服 日 ”， 籌 得 善 款 一 千 七 百 萬 元 ， 用 於 資 助 公 益金屬下一百四十個成員機構。 公 務 員 一 向 積 極 支 持 公 益 金 活 動 ， 去 年 參 加 “便 服 日 ”的 部 門 達 一 百 零 七 個 ， 籌 得 善 款 六 十 二 萬 元 。 今年，行政長官已答允擔任這項籌款活動的榮譽贊助 人，而政務司司長也答允擔任贊助人。 現 呼 籲 各 位 同 事 踴 躍 參 加 “便 服 日 ”， 共 襄 善 舉 。 各位同事捐出港幣五十元以上，便可穿著便服上班， 享受輕鬆自如的感覺，又可行善積德。捐款五十元以 上 的 同 事 可 獲 贈 “便 服 日 ”標 貼 和 公 司 購 物 折 扣 券 兩 張，而購物額百分之十會撥捐公益金。捐款超過一百 元的同事則可憑公益金發出的正式收據申請減稅。請 各 組 主 管 協 助 收 集 捐 款 和 填 寫 夾 附 的 捐 款 表 格 ， 於 十  月 八 日 前  交 回 行 政 主 任 1 林 △ △ 女 士 。 行 善 助 人 ， 福 有 攸 歸  ！

△△△△專員 黎陳△△ 附件：捐款表格 一九九七年九月二十二日

簽名

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政府公文寫作手冊：公函

致內地政府單位公函 示 例 一 (邀 請 參 加 會 議 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (31) in HW (SEAC) 1/09/2 來函檔號：

生部△△△辦公室 林△△主任：

亞太區醫務發展會議 香港將於一九九七年十月十三日至十六日舉行亞 太區醫務發展會議，探討醫院行政管理、醫護人員工 作概況、跨地區醫事合作機會等課題。會議首兩天， 各 國 政府 和 民間 醫 療 生 機 構代 表 會發 表 講話 ， 餘 下 三天則按主題分組討論，論題詳見附件。代表的講 話、報告等，將於會後輯錄結集，預定在一九九八年 年初出版。 現謹邀請貴部文△△部長派員前來參加這次會 議。與會代表發表講話或提交報告，篇幅以不超過三 千字為宜。 由於安排需時，請於一九九七年九月十五日前示 覆。假如貴部決定派員參加會議，煩將講話／報告題 目一併寄下，以便劃分討論組別。

政府公文寫作手冊：公函

如有任何疑問，歡迎與本局首席助理局長梁△△ 女士聯絡。

香港特別行政區政府 △△△△局局長 (方 △ △

蓋 章

附件：亞太區醫務發展會議分組討論主題 一九九七年七月八日

代行)

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 二 (要 求 會 面 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (74) in FS 6/11/5 IV 來函檔號：

△△部 葉△△部長： 亞太經濟事務會議將於下月在吉隆坡召開，屆時 我將以團長身分，率領一個中國香港代表團參加會 議。據悉閣下也會帶領一個代表團出席。 我很希望在吉隆坡逗留期間，能夠偕同△△局副 局長戴△△女士、△△署署長李△△女士和△△署副 署長徐△△先生，與閣下和中國代表團其他主要團員 會面或共進午膳，交流彼此的工作經驗。如果閣下贊 成這個建議，請給我回信，以便作出具體安排。

香港特別行政區政府 △ △ 局 局 長 謝 △ △ 簽名 一九九七年七月九日

政府公文寫作手冊：公函

示 例 三 (提 議 交 流 訪 問 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (68) in EM 8/12/4 II 來函檔號：

中國北京市 △ △ 路 301 號 國家△△△△委員會主任 楊△△先生

楊主任： 您好！您在上月底率團訪問香港，於百忙中抽空 與本署多位人員會面，雙方討論了工業技術和工業發 展趨向等多個課題，交換不少寶貴意見。 會晤當日，由於時間緊迫，未有機會探討其他問 題，因此，我們希望在九月初拜訪您，讓大家得以進 一步交流意見。 未知是否贊同這個提議？假如您有任何意見，請 給我回信，謝謝。

香港特別行政區政府 △△署署長何△△ 一九九七年七月十日

簽名

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 四 (接 受 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 署 檔 號 ： (22) in ED (V) 4/12 III 來函檔號：

中國北京市 △ △ 路 930 號 國家教育委員會△△中心： 七月十八日的來信已收到。貴中心邀請本署分區 高級教育主任和官立中小學校長在十二月到北京、西 安等地參觀訪問，我們深感榮幸，並非常樂意接受邀 請，現特函覆。 內地和香港兩地教育制度不盡相同，這次訪問是 一個很難得的機會，讓香港的教育工作者能夠實地了 解內地的情況，使兩地教育工作者得以交流經驗和心 得。 本署現正擬訂這次訪問的成員名單和其他細節。 定好初步計劃後，即再函聯絡。

香港特別行政區政府 △△署署長 (曾 △ △

一九九七年七月三十日

簽名

代行)

政府公文寫作手冊：公函

示 例 五 (婉 拒 邀 請 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (94) in TIB/63/29 來函檔號：

△△市人民政府 王△△市長： 七月三十一日的來信已經收到，謝謝您邀請我出 席 貴 市 的 ’97 金 秋 懇 談 會 暨 商 品 交 易 會 。 這 是 一 個 觀 摩學習和交流經驗的好機會，可惜我在該段期間須出 席一個在香港舉行的研討會，因此未能應邀參加你們 的盛會，實在非常抱歉，希望日後有機會能夠專誠拜 訪您。 最後，謹藉此機會衷心預祝懇談會和交易會取得 美滿成果。

香港特別行政區政府 △△司司長黃△△

一九九七年八月九日

簽名

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 六 (謝 盛 情 款 待 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (69) in TD 7/27/9 II 來函檔號：

△△市人民政府 張△△市長： 上星期訪問貴市，承蒙盛情款待，並於百忙中抽 空，率領各級人員與我們座談，介紹貴市的經濟發 展，我謹代表訪問團全體成員衷心致謝。 此行的所見所聞，加深了我們對貴市經濟活動、 規章制度等的認識。日後如能與貴方人員有更多接 觸，相信獲益定會更大。 最後，我想藉此機會，誠意邀請您組團前來香港 訪問，讓彼此能夠再次交換意見，也好讓我方投桃報 李，一盡地主之誼。

香港特別行政區政府 △△署署長陳△△ 簽名

一九九七年七月二十九日

政府公文寫作手冊：公函

示 例 七 (通 知 調 任 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (211) in CAD (EX) 1/50/9 II 來函檔號：

中國北京市 △ △ 街 213 號 △△△△局辦公室主任 黃△△女士

黃主任： 我將於本月底離開△△處，調任△△局副局長。 至於我現任的△△處處長一職，自本月二十日起，會 由謝△先生接任。 我在△△處工作期間，多蒙貴辦公室在各方面給 予協助，代為安排內地與香港兩地人員互訪，謹此再 次致謝。希望日後貴辦公室能夠繼續與謝處長保持密 切聯繫，為促進兩地交流共同努力。 請代向貴辦公室全體人員致意，並祝工作愉快。

香港特別行政區政府 △△處處長劉△△ 簽名

一九九七年七月十一日

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 八 (覆 調 任 通 知 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (73) in FB (ML) 4/14/7 來函檔號：

外交部△△△辦公室 王△△主任： 七月十八日的來信已經收到。得知您即將榮升外 交部部長助理，非常高興，特別寫信向您道賀。 您出任△△△辦公室主任期間，不辭勞苦，為內 地與香港合作交流奠定穩固的基礎。下月履新，定能 在促進中外關係方面作出更大貢獻。希望他日再有機 會與您合作。 謹祝工作順利，萬事如意。

香港特別行政區政府 △△局局長張△△

一九九七年七月二十五日

蓋 章

政府公文寫作手冊：公函

示 例 九 (提 供 資 料 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： (59) in PB (D) 7/14/3 來函檔號：

國家環境保護局△△辦公室： 白海豚保護區 一九九七年七月十六日的傳真來信已經收到。信 中問及設立白海豚保護區一事的進展，現特回信，告 知最新情況。 香港特區政府初步建議把中華白海豚經常出沒的 香 港 水 域 劃 為 “白 海 豚 保 護 區 ”。 保 護 區 大 致 位 於 龍 鼓 洲與沙洲之間，但具體界線範圍，須待諮詢有關各方 的意見後，再作決定。 此外，保護區的生態問題，正由香港特區政府的 諮詢組織之一，保護海洋生物委員會詳加研究，研究 工作可望於本年年底完成。 上述建議目前尚未落實，如有任何最新發展，必 定再函告知。

香港特別行政區政府 △△△△局局長 (鄭 △ △

一九九七年七月二十八日

簽名

代行)

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政府公文寫作手冊：公函

示 例 十 (通 知 開 會 )

(部 門 信 箋 )

本 函 檔 號 ： SBC 6/1234/97 pt. 1 來函檔號：

中國廣州市 環 市 路 943 號 △ △ 室 廣東省△△委員會辦公室 高級工程師 羅△先生

羅先生： 您好。 本年五月，廣東省與香港兩地城市建設代表團在 香港舉行會議，並決定三個月後，以城市規劃為題， 召開第二輪會議。 由本月初開始，我們已展開初步籌備工作。現建 議雙方在八月二十日舉行第二輪會議，時間、地點、 形式都與上一輪會議相同。建議議程將隨後付上，如 有任何項目提出討論，務請盡早通知。

香港特別行政區政府 △△△局局長田△△ 簽名

一九九七年七月二十六日

政府公文寫作手冊：公函

59

備註： 1.

致 內 地 的 公 函 ， 下 款 宜 具 列 發 文 機 關 全 名 ， 如 “香 港 特 別 行 政 區 政 府 △ △ 局 ”。

2.

不 香 長 署 銜 名

3.

假如要在下款加蓋發文機關印章，印章部分不得遮 蓋發文人的簽名。

4.

香港特別行政區政府發出的公函，一般在上款之前 註 明 地 址 ， 而 內 地 則 無 此 例 。 擬 寫 致 內 地 的 公 函 時，也可參照內地做法，略去地址。

5.

按 照 內 地 的 習 慣 ， “閣 下 ”是 部 長 級 或 大 使 級 以 上 人 員 的 尊 稱 ， 其 他 人 員 可 尊 稱 “您 ”， 即 使 直 稱 對 方 為 “你 ”， 也 不 會 違 反 內 地 文 書 稱 謂 的 禮 節 。

少內地機關來函，上、下款只具列機關名稱，但 港特別行政區政府致內地的公函，必須以機關首 的 名 義 發 出 。 假 如 函 件 並 非 由 機 關 首 長 本 人 簽 ， 則 須 以 “代 行 ”形 式 簽 發 ， 先 具 列 機 關 首 長 的 職 ， 然 後 在 下 一 行 顯 示 代 行 人 的 姓 名 及 ／ 或 簽 ／蓋章，首尾加上括號。

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政府公文寫作手冊：公函

政府公文寫作手冊：公函

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附錄一 文言、白話公函的主要區別 從一九八六年開始，公函已盡量簡化，不再沿用舊 式規格，要點如下： (1)

(2)

簡化格式： 

取消上行、平行、下行公函的區分；



內文稱呼收信人或提及第三方面時，不 用提行，也不用離格；



內文自稱或提及己方時，不用細書或側 寫來表示謙卑。

略去傳統用語： 

上 款 採 用 直 接 稱 謂 ， 無 須 使 用 “敬 啟 者 ”、 “敬 覆 者 ”等 啟 首 語 ， 或 “鈞 鑒 ”、 “大 鑒 ”等 提 稱 語 ；



下 款 署 名 後 不 用 加 “謹 告語；



不必用恭維語、頌揚語、應酬語；廢除 空泛或官僚色彩的套語；



自 稱 或 稱 呼 對 方 時 ， 不 使 用 過 時 的 代 詞 ， 例 如 “鄙 人 ”、 “敝 會 ”、 “台 端 ”等 。

啟 ”、 “謹 覆 ”等 啟

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政府公文寫作手冊：公函

政府公文寫作手冊：公函

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附錄二 公函常見辭彙和用語中英對照表 1.

常用起首語 Further to my letter to you on (date)

我在（日期）給你的信，相信 已經收到；我曾在（日期） 發信給你，相信已經收到

I am pleased to inform you that ...

我很高興通知你……；……特 此通知；……謹此通知

I refer to my earlier/previous letter  of (date) informing you ...

我曾於（日期）寫信給你，通 知你……

I refer to your letter dated (date)

你在（日期）寄來的信，已經 收到；（日期）的來信收悉

I refer to your letter of (date) addressed to (somebody) which has been referred to me/this office for reply

你在（日期）寫給（某人）的 信，已轉交我／本署／本處 回覆；你在（日期）給（某 人）的來信已經收到，該信 已轉交我／本署／本處回覆

I write to inform you that ...

……謹此通知

(somebody) has asked me to reply to your letter dated (date)

我現遵照（某人）的囑咐，回 覆你（日期）的來信

(somebody) has directed me to reply on his/her behalf 

（某人）囑咐我代為回覆你的 來信

Thank you for your letter of (date)

你（日期）的來信已經收到； （日期）的來信收悉；（日 期）的來信已收到，謝謝

Thank you for your letter of (date) addressed to (somebody) who has authorized me to reply on his/her   behalf 

你在（日期）給（某人）的來 信已經收到。（某人）已授 權我代為回覆

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2.

政府公文寫作手冊：公函

Thank you for your letter of (date) to (somebody) which has been referred to me for reply

你在（日期）給（某人）的 信，已轉交我回覆

This is to certify

現證明；……此證

This letter serves to give you an official notice

寫這封信的目的，是正式通知 你……

Your letter dated (date) refers

你（日期）的來信已經收到； （日期）的來信收悉

正文常用語 according to your letter 

根據來信所述

approval has been given

（有關方面）已批准

as far as we are aware

據我們所知；就我們所知

as from the date of this letter 

由本信發出日期起計

as stated in my previous letter of  (date)

正如我在（日期）的信裏所說

as you are aware

相信你已經知道

as you may be aware

或許你也知道；你大概已知道

at your request

應你的要求

consideration is now being given to ...

我們現正考慮……

I regret that ...

……非常抱歉；……謹此致歉

it has come to my notice that ...

我得知……；我注意到……

let you know

通知你；告知你

 please be advised that ...

現謹通知你……

 please be informed that ...

現特告知；……特此通知

 please be reminded that ...

請你注意……

政府公文寫作手冊：公函

3.

65

 please note that ...

請注意……

your attention is drawn to

請你注意……

your request cannot be acceded to

你提出的要求，未能照辦；不 能答允所請

常用結尾語 I am sorry that I cannot be more helpful

我不能給予協助，謹此致歉

if/should you have any queries/ enquiries

如有疑問；如有查詢

look forward to meeting you

希望能與你會面

look forward to your early reply

希望你早日回覆

 please approach (somebody) (somebody)

請向（某人）查詢

 please call (somebody) (somebody)

請致電（某人）

 please contact (somebody) (somebody)

請與（某人）聯絡

  please do not hestitate to contact (somebody)

請隨時與（某人）聯絡

 

please feel free (somebody) at/on number)

to contact 請 隨 時 撥 電 （ 電 話 號 碼 ） 與 (telephone （某人）聯絡

thank you for bringing the matter to my attention

多謝你向我提出有關事宜

thank you for your attention

多謝你關注此事；有勞你為此 事費神，謹此致謝

the matter is being looked into

我們／本署／本處現正研究有 關事宜；我們／本署／本處 已 手處理此 事

the matter is receiving attention

我們／本署／本處現正處 理／辦理此事

66

政府公文寫作手冊：公函

4.

附註 attention [attn.]

經辦人：……；請交……；煩 交……；請交……辦理；煩 交……辦理；

 blind carbon copy [b.c.c.]

特別副本送（正本並無註 錄）：……

 by fax

傳真文件；傳真函件

 by hand

專人送交；專人送遞；專遞文 件；面呈

 by registered mail

掛號函件

carbon copy ... for informationaaaaa information aaaaa [c.c. ... f.i.]

副本送……備考

carbon copy [c.c.]

副本送：……

care of [c/o]

轉交；這信由……轉交

confidential

機密

distribution list

分發名單

enclosure [encl.]

附件

for information [f.i.]

以供參閱；備考

Our ref.:

本函檔號：……；本署檔 號：……；本處檔號：……

 postscript [P.S.]

附言

recorded delivery

記錄派遞

restricted

限閱文件；內部文件

secret

高度機密

top secret

絕對機密

urgent

急件

urgent by fax

傳真急件

政府公文寫作手冊：公函

5.

6.

67

urgent by hand

專遞急件

very urgent

特急件

with enclosure [w/encl.]

連附件

without enclosure [w/o encl.]

不連附件

Your ref.:

來 函 檔 號 ： ……； 來 件 檔 號：……

職銜和稱謂 Bureau Secretaries

各局長

Officer-in-charge [O i/c]

主管人員

section head

單位主管；組別主管

subject officer 

負責人員

To whom it may concern

給有關人士；致有關人士

一般辭彙和用語 acknowledge acknowledge receipt of ...

認收

annex

附件

appendix

附錄

as soon as possible [a.s.a.p.]

盡快；盡速；從速

as such

因此

at discretion

酌情決定

attach

付上；隨信付上；隨函奉上

attached sheet

附頁

 briefing

簡報；簡報會

 by virtue of 

根據……規定

captioned subject

標題所述事項

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政府公文寫作手冊：公函

case

個案；事件

Chief Executive in Council

行政長官會同行政會議

classified document

機密文件

client oriented

以客為本

closing date

截止日期

compassionate grounds

值得同情的理由

complaint case

申訴個案；投訴個案

cost-effective

具經濟效益；合乎經濟效益

counterpart

對等機構；對等人員

countersign

加簽；副署

criterion

標準；準則

cut-off date

截算日期

date-back 

追溯至（日期）生效

detailed reply

詳細答覆

effective date

生效日期

eligibility criterion

資格準則

enclosed

隨函夾附

follow-up

跟進

for consideration

以供考慮；請考慮

for deliberation

以供研究；請詳加研究

for ease of reference

以便參考；方便參考

for reference

以供參考；以資參考；以供參 閱；作為參考資料；作參考 用

for retention

以供存照

for the time being

暫時

政府公文寫作手冊：公函

69

from (date) to (date) inclusive

由 ( 日期 ) 至 ( 日 期) ( 首末兩天 包括在內）

front line staff 

直接為市民服務的人員；前線 人員

General Form [G.F.]

通用表格

high priority

優先考慮；優先處理

in accordance with

根據；按照

in connection with

有關

in due course

稍後；稍後時間

in regard to

有關

in respect of 

有關

in this connection

關於這一點；在這方面；為此

in view of 

由於；鑑於

integration of service

服務一體化

inter-departmental working group

跨部門工作小組

interested parties

有關方面

interim reply

簡覆；初步答覆

irregularity

違例事項；不當情況；不符合 規定的情況

issuing department

簽發部門

letter of intent

意向書

letter of representation

自辯書

machinery

架構；制度

management and staff 

管職雙方

on behalf of 

代表

on individual merits

按個別情況

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政府公文寫作手冊：公函

once the outcome is available

一有結果

operational grounds

基於運作上的需要

option

選擇；方案

outstanding commitment

尚待完成的工作

 package

整套計劃；整套建議

 personal grounds

個人理由

 pitch at ... level

定在……的水平

 pooling of resources

集中資源

 prior approval

事先批准

 priority

優先次序；緩急次序；首要工 作；優先處理項目

 public sector 

公營部門

quasi-government organization

半官方組織

reminder 

催辦信

reply as follows

答覆如下

reproduced herewith herewith

載錄如下；轉載如下

same series

同一檔系

seminar 

研討會；小組討論

service department

服務部門

service-oriented service-oriented culture

以服務為本的精神

service-wide

全體公務員；各部門

steering committee/group

督導委員會／小組；策導委員 會／小組

subject to

須遵照……規定；須視乎…… 而定

subject to approval

如獲通過；如獲批准

政府公文寫作手冊：公函

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submission

意見書

substantive reply

詳盡答覆

supersede

替代；取代

take this opportunity

藉此機會

task force

專責小組；特別專責小組

top priority

最先考慮；最先處理

undated letter 

沒有註明日期的來信；未具日 期的來信

undersigned

下款署名人員；下方簽署人； 本信代行人

usual practice

一貫做法

with effect from (date)

由（日期）起；由（日期）起 生效

with reference to

關於

with retrospective effect

追溯生效；具追溯效力

with retrospective effect from (date)

有效日期追溯至（日期）

without any further notice

不再另行通知

write to confirm

回覆作實