Mail Merge

Judul MAIL MERGE

Teori Dasar

Mail merge adalah sebuah aplikasi surat-menyurat yang disediakan oleh aplikasi untuk menulis dalam computer seperti Microsoft Word, yang memungkinkan penggunanya untuk membuat banyak surat dengan format dan isi yang sama dengan cepat.

Dalam bahasa Indonesia mail merge berarti "surat masal". Pada pengertian ini mail merge didefenisian sebagai cara untuk membuat banyak tulisan dengan format yang sama dengan mudah dan cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat surat, sertifikat, label, dan amplop. Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Penggunaan data source pada excel dapat memiliki bebagai keuntungan, selain pemanfaatan lebih cepat juga berbagai ada bebagai keuntungan lain seperti;

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah Kerja

Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan fitur-fitur yang ada pada mail merge Microsoft word 2010 adalah;

Membuat surat
Buka Microsoft Office Word 2010.


Ketik surat yang akan dibuat.


Pilih menu mailings pada Menu bar dan klik letter pada menu start mail merge.


Untuk membuat surat secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word 2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.




Klik Nexts Starting Document.
21
2
1

Klik Select Document.
21
2
1

Klik write your letter.
12
1
2



Pilih data yang dijadikan acuan pembuatan rangkap surat berikutnya dan klik open.


Klik Insert merge Field, dan klik data yang ingin diganti.


Kemudian klik Priview Results.





Jika data telah berubah sesuai dengan yang diinginkan kilik Finish & Merge.


Membuat labels
Buka Document baru untuk membuat labels.


Pilih Start Mail Merge dan klik labels.




Untuk membuat label secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word 2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.


Atur ukuran labels sesuai kebutuhan.


Maka akan tampil menu pengisian data labels seperti berikut.



Pilih data yang dijadikan acuan kemudian klik OK.


Pilih insert Merge Field dan sesuaikan data yang akan dibuat pada label, setelah itu pilh update labels.


Pilih Preview Result untuk menampilkan data pada labels.



Pilih Menu Insert pada Menu Bar dan klik shapes untuk menambahkan karakter pada labels.


Pilih Shapes yang diinginkan dan sesuaikan pada labels.


Klik Update labels.




Membuat Envelopes
Document baru untuk membuat Envelopes.


Pilih start mail merge pada menu mailing dan klik Envelopes.


Kemudian pilih bentuk Envelopes yang diinginkan dan klik Ok.



Untuk membuat envelopes secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word 2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.


Ketikan data yang derlukan untuk Envelopes.
21
2
1

Pilih data yang dijadikan sebagai acuan klik open.




Klik ok.


Klik Insert Merge Field dan pilih data yang akan diganti.


Klik Preview Result untuk menampilkan data yang diganti.




Hasil dan Analisa
Surat


Surat yang telah selesai dibuat ditampilkan hanyalah 1 lenbaran pertama. Tapi pada tab kanan atas pada menu mailings kita dapat mengganti lembaran surat pertama ke surat halaman berikutnya. Pada print preview juga bisa temukan seluruh surat yang telah dibuat. Dengan penggunaan mail merge dapat membantu dalam memudahkan pekerjaan membuat surat dalam skala banyak, tanpa harus membuatnya satu per satu.

Labels


Pembuatan label dapat dilakukan dengan mudah, label yang dibuat pun dapat berjumlah banyak dalam satu halaman. Pewarnaan, pembuatan karakter padalabel, dan bentuk shapes pun bisa dipilih sesuai keiinginan. Sama halnya seperti suarat yang dibuat pada mail merge, label pun hanya ditampilkan pada halaman pertama. Namun pada menu mailings bagian sebelah kanan atas dapat diganti dari halaman 1 ke halaman berikutnya.





Envelopes


Gambar diatas adalah tampilan Envelopes yang telah selesai dibuat. Terdiri dari 6 halaman sesuai dengan jumlah daftar yang ada data acuan untuk membuat envelopes. Data yang diinputkan seperti no surat, istansi, alamat sesuai dengan data acuan. Seluruh Envelopes yang telah dibuat pun bisa langsung dicetak secara keseluruhan. Pada proses percetakan pun akan dikonfirmasi berapa jumlah halaman yang akan dicetak.

Referensi
Laksamana (2010). Panduan Cepat Kuasai Microsoft Office Word 2010. Jakarta: Banduose Media. Hal 56-67



Nama : Novri
Nim : 1401081002
Kelas : Teknik Komputer IB
Laporan Ke : V