PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE SAP BUSINESS SUITE GESTIÓN DE COMPRAS
CONTROL DOCUMENTAL Elaborado por: Juan Carlos Ponte Haro
Fecha: 12 de Diciembre de 2015
Re!"ado por: Carlos Gustavo Yépez Villa
Fecha:
Ob#e$o:
%er"!&' 10
Fecha
L!"$a de d!"$r!b(c!&':
De"cr!pc!&'
Pro)ec$o !*pla'$ac!&' MEGA + SAP B("!'e"" S(!$e Ge"$!&' de Co*pra"
CONTROL DE CAMBIOS Fecha% , er"!&'
Fecha: 12!12!2015
A($or
P - . !' a
A($or: Juan Carlos Ponte Haro
Re!"or: Carlos Gustavo Yépez Villa
Ca*b!o
C&d!.o Doc(*e'$o: "105"221#
%er"!&'$ 10
P-.!'a: 2 de 1%2
OB/ETO &l ob'etivo del presente documento es (acilitar al usuario el uso de la )erramienta *+P, -ue realizados contemplaen loselprocesos establecidos enanlisis el documento del ..P / los acuerdos transcurso de la (ase de / realizacin
GLOSARIO DE T0RMINOS Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA *e )a minimizado el uso de abreviaturas / silas en el documento 3as silas utilizadas son$ • • • • • • • • • • • • •
FI$ 4inanzas G3 / +67 TR$ 8esorer9a +P, +: / 8:7 CO$ Controllin FM$ Control presupuestario 1R$ :ecursos )umanos MM$ Compras / estin de materiales BC$ ;rea 8écnica MI$ 6iraciones PI$
+s9 mismo, se )an utilizado las siuientes abreviaturas$ • •
TEC, por 8ecnocom Per> FONAFE, por 4ondo ?acional de 4inanciamiento de la +ctividad &mpresarial del &stado
3as de(iniciones sini(icativas se realizan en el cuerpo del documento
2NDICE 2NDICE33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333334 53 83
ESTRUCTURA ORGANI6ATI%A33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333337 MAESTRO DE PRO%EEDORES3333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333339 21 22 2" 2 25 2% 2#
3
MAESTRO DE SER%ICIOS3333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333;9 "1 "2 "" "
;3
:&+C<@? D& &8
REGISTRO DE L CALENDARIO DEL P ROCESO DE S ELECCIÓN Y EN %2O DE A LERTAS 7= 51 52 5"
<3
C:&+C<@? D& A? *&:V
PETICIÓN DE OFERTA,OFERTA333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333<8 1 2 " 5 % #
43
C:&+C<@? D& A? P:=V&&D=:B C:&+C<@? D& A? P:=V&&D=: P+:+ D&V=3AC<@?2 6=D<4
C+3&?D+:<= D&3 P:=C&*= D& *&3&CC<@?0 :&*A38+D= D& +DFA<*
DOCUMENTOS DE COMPRA >PEDIDOS DE COMPRA Y CONTRATOS?3333333 333333333333333333339= %1 C:&+C<@? D& P&D
5
@3
:&*A38+D= D&3 P:=C&*=125
E%ALUACIÓN DE PRO%EEDORES33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333358< #1
:&G<*8:= D& 3=* D+8=* P+:+ 3+ C+3<4
V+3A+C<@? D& P:=V&&D=:&*12 #11 & #12 3<*8+ :+?
73
CONTROL DE COMBUSTIBLE33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333335@ 1 2 "
93
G&?&:+C<@? D& *=3P&D P+:+ C=?8:=3 D& C=6.A*8<.3&1"# G&?&:+C<@? D& D=CA6&?8= D& C=6P:+ P+:+ C=?8:=3 D& C=6.A*8<.3&1"B C+:G+ D& &6 D& C=6.A*8<.3&11
REPORTES33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333 5;4
5=3
ANEOS333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333545
101 102 10" 10 105 10% 10# 10
&*8:AC8A:+ =:G+?
GESTION DE COMPRAS .rindar al usuario los conocimientos en *+P &:P para realizar los procesos de estin de compras
53 ESTRUC TURA ORGANI6A
TI% A
83
8353 Creac!&' de (' proeedor Da$o" .e'erale" ) Da$o" co*pra" R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras maestros Proveedor Compras Crear 601 Creacin de un proveedor
Datos
*e inresa el cdio de la transaccin correspondiente a la Creacin de un proveedor 601, en la barra de naveacin de *+P &sta transaccin permite crear los datos enerales correspondientes a un proveedor nombres, direccin, etc7 / los datos espec9(icos de compras moneda, condicin de pao, etc7
17 *e inresa un valor en el campo =ranizacin de compras, se despliea la a/uda de b>s-ueda / se )ace un doble clic en &sta oranizacin de compras es vlida para todos los centros de la sociedad &Iistirn otras oranizaciones de compras para las dems sociedades
17 Debe
seleccionar
el
plan
de
cuentas
)aciendo doble clic en &l rupo de cuentas de un
proveedor cosas la codi(icacin / los datos obliatorios -ue re-uerir eldetermina proveedorentre al serotras creado
17 &l tratamiento de creacin de un proveedor Datos enerales!Compras7 es similar al de creacin de un material &l inresar la oranizacin de compras C001 -ue permite crear los datos de compra del proveedor para -ue pueda ser utilizado en los documentos de compras &n caso de -ue se desee crear un proveedor con re(erencia a otro /a eIistente, se deber incluir un cdio de acreedor en la seccin 6odelo
ENTRAR se pulsa para continuar
17 Haa clic en para desplear las opciones del campo 8ratamiento
17 *e inresa los valores de nombre / apellidos, el concepto de b>s-ueda -ue sirve como una clave para buscar de (orma ms ptima el proveedor ms adelante se inresan los datos de direccin / comunicacin 27 *e puede desplear )aciendo un clic sobre los iconos de otros campos , para -ue se )abiliten ms opciones de datos -ue se re-uiera inresar ENTRAR se pulsa para continuar
3os datos de control contienen in(ormacin como el ?<4, el tipo de ?<4, la clase de impuesto, etc +dems para este e'emplo con el rupo de cuentas E001 Proveedores ?acionales estos datos son de carcter obliatorio
17 *e )ace doble clic en
17*e
)ace
doble
clic
en
17 Haa clic en el recuadro para marcar el c)ec de persona (9sica
*e continua pulsando ENTRAR
?o se llenar in(ormacin en la vista de Paos, por lo -ue se pulsa directametne ENTRAR para continuar
3os datos de compras contienen una lara lista de in(ormacin sobre el tratamiento -ue tendr el proveedor para e(ectos de la estin de compras 8enemos la seccin de Condiciones / Datos de control, en donde se inresarn valores -ue lueo sern propuestos en los pedidos o para controlar los mismos al
usar el proveedor en mencin 8ambién se tiene unas seccin con Valores propuesto de material / Datos de servicio
17
s-ueda / )acemos doble clic en
17 s-ueda / )acemos doble clic en
17 Haa clic en 6arcar este c)ec permite -ue para el proveedor en cuestin se puedan inresar (acturas siempre / cuando se )alla reistrado una entrada de mercanc9a previa
*i se re-uiere se pueden inresar ms campos relevantes, en su de(ecto se puede pulsar ENTRAR para continuar
3a vista de 4unciones de interlocutor tiene con (inalidad inresar in(ormacin correspondientes a las responsabilidades de todas las personas!entidades interlocutores7 -ue participan en la estin de compras transportista, , ENTRAR se pulsa para continuar
17 &sta lista muestra las (unciones de interlocutor disponibles para el rupo de cuentas E001 Proveedores ?acionales Haa clic en Co'$!'(ar
*e pulsa ENTRAR para continuar
17 &l sistema consulta si re-uiere uardar la in(ormacin reistrada Haa clic en para uardar
17 &l sistema in(orma -ue se )a creado el proveedor correctamente
8383 Creac!&' de (' p roeedor para deol(c!&' Como paso previo a la creacin del pedido de devolucin, es necesario crear al proveedor como un cliente de tipo Destinatario de mercanc9as &sto se (undamenta en -ue para *+P, la eIpedicin se da )acia un cliente
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Comercial Datos maestros comercial Cliente Crear 8otal KD01 &ntrea de salida a partir de pedido de compras
&l rupo de cuentas de cliente para este caso es el LE0002M Destinatario de mercanc9as
1 *e selecciona el rupo de cuentas correspondiente
2 *e inresa la in(ormacin del rea de ventas correspondiente a los traslados de la sociedad " *e pulsa continuar Para la creacin de este tipo de clientes, solo necesitamos inresar la in(ormacin correspondiente a los Datos enerales del cliente / los Datos de rea de ventas
1 Dentro de la pestaNa de datos enerales Datos de direccin7, es importante resaltar -ue se debe de inresar el dato de la Eona de transporte, a-u9 se inresar$
1 8ambién dentro de la pest aNa de datos enerales Datos de control7, es importante inresar en la seccin de control de cuentas, el dato del +creedor de re(erencia, este dato representa al proveedor del maestro de proveedores al cual se le va a realizar la devolucin de mercanc9as De iual (orma en el proveedor se deber reistrar la in(ormacin del Deudor para -ue estén relacionados, esto se ver lueo de crear al Deudor +l realizar este paso el sistema puede mostrar un mensa'e de advertencia como el siuiente$
*olo se pulsa enter para continuar &n caso de -ue el destinatario de mercanc9a no tena un proveedor asociado, se debe de inresar el n>mero de identi(icacin (iscal 1
*e contin>a completando los datos del deudor Destinatario de mercanc9as
*e completa la in(ormacin relevante en la pestaNa de &Ipedicin, como Prioridad de entrea / Condicin de eIpedicin / se raba el cliente &l sistema asinar una numeracin de (orma automtica, mostrando el mensa'e siuiente$
4inalmente como /a )ab9amos comentado asinaremos el Deudor al proveedor de devolucin en los datos enerales pestaNa de control7, seccin Control de cuentas Junto al re-uisito de marcar el c)ec de Devolucin con estin de eIpedicin, ambos pasos se eIplican a continuacin$
1 *e inresa el cdio del cliente Destinatario de mercanc9as -ue se cre en el paso anterior De iual (orma si el sistema emite un mensa'e de advertencia se pulsa enter para continuar
1 *e debe marcar este c)ec en la sec cin de Datos de control ?ecesario para poder realizar el proceso de devolucin
833 Mod!!cac!&' de (' proeedor R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras maestros Proveedor Compras 6odi(icar 602 6odi(icacin de un proveedor
Datos
&n este caso para modi(icar un proveedor debemos inresar el cdio correspondiente en el campo +creedor, si se desea modi(icar solo datos enerales no es necesario inresar la oranizacin de compras pero si es lo opuesto entonces debe de inresarse
Para ubicar a nuestro proveedor podemos utilizar di(erentes criterios de b>s-ueda o simplemente diitar el cdio correspondiente *e debe seleccionar las vistas -ue desean modi(icarse similar al maestro de materiales7 es de nuestro interés visualizar los datos de direccin enerales7 / datos de compras para ello se inres una =ranizacin de compras7
Como se ve se )abilitan los campos de datos de direccin para poder ser modi(icados si es necesario
De iual (orma se )abilitan los campos de datos de compras para poder ser modi(icados si es necesario Ana vez concluido el tratamiento se pulsa ENTRAR para continuar
17 *e uardan los datos modi(icados pulsando en *9
&l sistema emite un mensa'e in(ormativo de -ue se e(ectuaron las modi(icaciones o en su de(ecto -ue no se realizaron modi(icaciones
83;3 %!"(al!ac!&' de ( ' pr oeedor R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras maestros Proveedor Compras Visualizar 60" Visualizacin de un proveedor
Datos
17 Para visualizar un acreedor debemos inresar el cdio correspondiente al mismo en el campo +creedor, adems de seleccionar las vistas -ue se desean visualizar, este procedimiento es el mismo -ue al modi(icar
3os campos aparecen sombreados lo -ue indica -ue no se pueden editar Pulsando ENTRAR se navear entre las vistas seleccionadas en la pantalla de inicio para poder ser visualizadas
Ana vez -ue se complete la visualizacin, el sistema realizar la consulta para (inalizar el tratamiento
17 *e pulsa S para (inalizar el tratamiento de visualizacin
8343 A*pl!ac!&' de proeedore" 3a ampliacin de un proveedor consiste en utilizar un proveedor /a eIistente en la base de datos / ampliarlo crearlo7 en una oranizacin de compras distinta / de esa (orma crearle nuevos datos de compras, este mismo proceso puede realizarse para los datos de sociedad datos contables7 Para ampliarlo utilizaremos la misma transaccin de creacin de proveedores
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras maestros Proveedor Compras Crear 601 Creacin!+mpliacin de un proveedor
Datos
17 *e debe inresar el cdio del acreedor a ampliar 27 *e inresa la oranizacin de compras en la -ue se desea ampliar el proveedor "7 *e tiene la opcin de inresar un acree dor como modelo, esto se puede usar tanto del paraotrolaproveedor creacin como inicialre(erencia como la ampliacin, esto traer in(ormacin *e pulsa enter para continuar a la pantalla siuiente
Por de(ecto la in(ormacin proveedorla -ue se utilizmostrada, como modelo, en caso de -ue traer sea necesario puededel modi(icarse in(ormacin (inalmente se pulsa el botn de rabar
&l sistema emite un mensa'e in(ormativo indicado -ue el proveedor se cre en la nueva oranizacin de compras re-uerida
83<3 L!"$a de proeedore" co*pra" R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de mat eriales Compras Datos maestros Proveedor Visualizar lista Directorio compras 6VE 3ista de proveedores compras
17 &n la pantalla de seleccin de la lista de proveedores compras se muestran los conceptos de b>s-ueda por proveedor, oranizacin de compras, concepto de b>s-ueda, rupo de cuentas Podemos utilizar las a/udas de b>s-ueda respectivas dato espec9(ico, diitar manualmente, inresar unpara ranoseleccionar de valores oun simplemente de'ar en blanco para obtener todos los resultados &n este e'emplo inresaremos valores para oranizacin de compras / rupo de cuentas
17 Pulsamos E#ec($ar
para continuar
17 Dentro del reporte de 3ista proveedores compras, tenemos los botones del +3V, -ue (iltrar, permiten realizan una serie dea (uncionalidades, como pormodi(icar e'emplo ordenar, sumatorias, descarar &Icel, enerar r(icos, la/out 27 8ambién tenemos dos botones adicionales para poder visualizar la in(ormacin correspondiente a los datos de Compras / Central del proveedor al seleccionar una determinada l9nea
83@3 Re"(l$ado del proce"o 3os procesos presentados para el 6aestro de Proveedores$ •
•
Generar!6odi(icar!Visualizar los datos maestros de compras para los proveedores 3istar proveedores
3 MAESTR O DE SER% ICIOS 353 Creac!&' de (' "er!c!o R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales *ervicio 6aestro de servicios +C0" Datos de servicio
6aestro de servicios
17 Desde la pantalla de la transaccin debemos pulsar Crear prestaciones, para poder reistrar un nuevo servicio 27 +dems podemos observar -ue tenemos un resumen de servic ios en la parte iz-uierda, -ue lista los >ltimos servicios creados a manera de resumen puede desactivarse si se desea, con el botn de desactivar resumen
3a pantalla de creacin de servicios nos permitir inresar la in(ormacin relevante para la estin de compras
17 &l cdio del servicio ser asinado automticamente por el sistema al rabar los datos *e inresa el teIto breve del servicio 27 *e inresa el 8ipo de servicio para la estin de compras debe ser de tipo *&:V7 se toma el valor de la lista despleable
17 *e inresa el rupo de art9culos correspondiente de la lista resultante de la a/uda de b>s-ueda
17 +)ora inresamos una cateor9a de valoracin, este elemento determina la cuenta contable -ue tendr el servicio
17 *e inresa un identi(icador de impuesto en este caso *eleccionamos
17 *i se desea se puede inre sar un teIto eIplicativo, es decir un teIto laro -ue permita arear una descripcin del servicio a manera mas detallada
17 &l n>mero de servicio se asin de manera automtica lueo de rabar 27 &l sistema emite un mensa'e in(ormativo de -ue los reistros (ueron rabados
383 Mod!!car,%!"(al!ar (' "er!c!o R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales *ervicio 6aestro de servicios +C0" Datos de servicio
6aestro de servicios
Desde la pantalla de inicio de la transaccin +C0", podemos visualizar un servicio, por de(ecto el sistema muestra el >ltimo servicio tratado
17 Para visualizar otro servicio espec9(ico podemos utilizar la opcin de =tro servicio 27 8ambién podemos ubicar un determinado servicio de la lista de resumen / seleccionarlo )aciendo doble clic
17 +-u9 se debe inresar un cdio de servicio o utilizar la a/uda de b>s-ueda para ubicar otro servicio
17 Para modi(icar un determinado servicio debemos utilizar el botn de Cambiar entre visualizar / mod i(icar &sto permitir -ue se )abilite la modi(icacin de un servicio
17 Habilitados los campos, podemos empezar con la modi(icacin
17 *e modi(icar en este e'emplo el teIto breve del servicio 27 Ana vez concluidas las modi(icaciones se procede a Grabar
17 &l sistema emite un mensa'e in(ormativo indicando -ue se )an rabado los datos
33 L!"$a de "er!c!o" R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales *ervicio 3ista de servicios +C0% Datos de servicio
6aestro de servicios
17 *e pueden especi(icar di(erentes criterios de seleccin para listar los servicios iual -ue en el caso de los materiales, proveedores, etc 27 Ana vez determinado los criterios de seleccin, se pulsa e'ecutar
17 3os botones del +3V permiten ordenar, (iltrar, enerar un r(ico, etc 27 &l botn se servicio permite visualizar un servicio sele ccionado de la lista con un ma/or detalle
3;3 Re"(l$ado del proce"o 3os procesos presentados para los :e-uerimientos de compra permiten$ • •
Generar!6odi(icar!Visualizar los datos maestros para los servicios 3istar servicios
;3 PETICI ÓN DE OFERTA ,OFERT A ;353 Creac!&' de Pe$!c!&' de oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales C ompras Peto(erta!=(erta Peticin de o(erta Crear 6&1 Crear peticin de o(erta
Ana peticin de o(erta es una invitacin -ue eItiende una oranizacin de compras a un proveedor para -ue presente una o(erta en concepto del aprovisionamiento de materiales o de la prestacin de servicios Ana peticin de o(erta consta de la cabecera de peticin de o(erta / las posiciones$ •
Cabecera de la peticin de o(erta
3a cabecera contiene e'emplo la direccin delin(ormacin proveedoreneral sobre la peticin de o(erta, como por Posiciones 3as posiciones contienen las cantidades totales / las (ec)as de entrea para los materiales o los servicios especi(icados en la peticin de o(erta •
17 &sta seccin muestra botones correspondientes a la transaccin$ •
•
•
•
Re"(*e': *irve para poder visualizar las posiciones de una peticin de o(erta Cabecera: *irve para poder visualizar los datos de cabecera de una peticin de o(erta Cop!ar doc(*e'$o: Permite copiar un documento para posteriormente editar contenido Permite crear una peticin de o(erta con re(erencia a Reer3su a "ol3ped!do: una solicitud de pedido /a creada
17 An dato -ue es re-uerido para iniciar la creacin es la clase de documento para la peticin de o(erta -ue utilizaremos ser 6AN: Pe$3Oer$a,Oer$a 27 3a oranizacin de compras / el rupo de compras también son datos re-uerido en esta pantalla "7 3a seccin de Datos de propuesta posiciones 8ipo de posicin, 4ec)a de entrea, Centro, +lmacén, Grupo de art9culos / n>mero de necesidad, permiten reistrar de manera previa in(ormacin para -ue lueo se propona cada posicin la peticin por de o(erta *i creamos una peticin deeno(erta!o(erta conde re(erencia lo eneral no inresamos in(ormacin en esta seccin
17 Creamos la peticin de o(erta con re(erencia a la solicitud de pedido 27 *e inresa la solicitud de pedido espec9(ica para la cual se re-uiere crear la peticin de o(erta o en su de(ecto se establecen criterios para -ue el sistema recopile automticamente todas las solicitudes de pedido -ue cumplan con los criterios especi(icados ?tese -ue si inresa una solped espec9(ica puede incluir la posicin espec9(ica -ue debe considerarse en la peticin de o(erta, si no inclu/e nin>n valor el sistema traer todas las posiciones de la solped
17 3as posiciones de la solped de re(erencia me aparecen seleccionadas automticamente, se puede desmarcar aluna si es necesario 27 3ueo se )ace clic en el botn 8omarOdetalle, para -ue las considere en el documento de peticin de o(erta
17 +utomticamente el sistema nos muestra los detalles para la primera posicin de la peticin o(erta Podemos modi(icar aluno de los valores de propuesta o inresar in(ormacin adicional de ser necesario 27 Con este icono podemos desplazarnos )acia la siuiente posicin de la peticin de o(erta "7 3a (ec)a de entrea debe ser una (ec)a posterior o iual a la (ec)a de plazo de o(erta, se recomienda -ue sea ma/or 7 &n la seccin mostrada tenemos una serie de botones con di(erentes (uncionalidades, por e'emplo$ •
•
•
en a-u9 se puede borrar una de las B orrar > del ?: Haciendo posiciones documentoundeclic peticin de o(erta Re"(*e' > ?: Permite visualizar el resumen de las posiciones del documento de peticin de o(erta De$alle cabecera > ?: Permite visualizar el detalle de los datos de cabecera de la peticin de o(erta
•
•
•
•
Da$o" a d!c!o'ale" > ?: Permite tratar los datos adicionales asociados a la posicin Como por e'emplo$ estin, volumen, pesos Te$o" de p o"!c!&' > ?: Permite inresar teItos de re(erencia en la posicin seleccionada D!recc!&' d e e '$re.a > ?: Permite establecer una direccin de entrea para la posicin de peticin de o(erta Repar$o" > ?: *e pueden establecer repartos para la posicin si se re-uiere
17 &n el resumen de posiciones podemos ver los principales datos inresados en las posiciones 27 *e debe inresar un proveedor en la peticin de o(erta , ara ello )acemos clic en el icono de direccin de proveedor, si se trata de un proveedor espordico el sistema solo nos re-uerir in(ormacin bsica pero iualmente debemos inresar el cdio del proveedor espordico7, si se trata de un proveedor /a creado en el sistema, debemos inresar su cdio del maestro de proveedores
Ana vez concluido el tratamiento de los datos se procede a uardar la peticin de o(erta, el botn rabar &l sistema emite un mensa'e indicando -ue se enercon la peticin dede o(erta / el correlativo correspondiente$
;383 Mod!!cac!&' de Pe$!c!&' de oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales C ompras Peto(erta!=(erta Peticin de o(erta 6odi(icar 6&2 6odi(icacin peticin de o(erta
17 *e inresa un n>mer o de peticin de o(ert a o en su de(ecto se utiliza la a/uda de b>s-ueda para ubicar una determinada o(erta &l sistema muestra la >ltima peticin de o(erta creada!tratada 27 *e contin>a utilizando los iconos de resume n de posiciones o detalle de cabecera, también pulsando ENTRAR se puede continuar
17 &n este e'emplo modi(icaremos la cantidad de la peticin de o(erta / uardaremos 27 8ambién se puede )ace r uso de los botones de la parte superior para modi(icar ma/or in(ormacin, imprimir, etc
17 &l sistema emite un mensa'e in(ormativo con el n>mero correlativo de la peticin de o(erta indicando -ue se )a modi(icado
;33 %!"(al!ac!&' de Pe$!c!&' de oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales C ompras Peto(erta!=(erta Peticin de o(erta Visualizar 6&" Visualizacin peticin de o(erta
"7 *e inresa un n>mer o de peticin de o(ert a o en su de(ecto se utiliza la a/uda delab>s-ueda para ubicar unacreada!tratada determinada o(erta &l sistema muestra >ltima peticin de o(erta 7 *e contin>a utilizando los iconos de resume n de posiciones o detalle de cabecera, también pulsando ENTRAR se puede continuar
17 Podemos visualizar el resumen de posiciones, como en este caso 27 8ambién se puede )ace r uso de los botones de la parte superior para modi(icar ma/or in(ormacin, imprimir, etc
8ambién podemos visualizar los datos de cabecera del documento de peticin de o(erta
;3;3 Creac!&',Mod!!cac!&' de Oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Peto(erta!=(erta =(erta +ctual 6&# Creacin!6odi(icacin o(erta
C ompras
Ana o(erta es una propuesta realizada por un proveedor a una oranizacin de compras -ue uarda relacin con el aprovisionamiento de materiales o la prestacin de servicios su'etos a condiciones especi(icadas 3a o(erta es la respuesta del proveedor a una peticin de o(erta emitida por una oranizacin de compras Ana o(erta consta de posiciones en las -ue se especi(ica la cantidad total / la (ec)a de entrea de una prestacin o de un material solicitado
17 *e inresa un n>mer o de peticin de o(ert a o en su de(ecto se utiliza la a/uda de b>s-ueda para ubicar una determinada o(erta &l sistema muestra la >ltima peticin de o(erta creada!tratada 27 *e contin>a utilizando los iconos de resume n de posiciones o detalle de cabecera, también pulsando ENTRAR se puede continuar
17 3a pantalla de la o(erta es bsicamente la misma -ue la de la peticin de o(erta, con di(erencia -ue en esta pantalla se tiene la opcin de inresar un Precio neto por cada posicin, este precio es brindado por el proveedor reistrado enlas la posiciones o(erta / esadeesmateriales la (inalidad la o(ertase*e reistran los o precios para /!odeservicios, puede uardar editar ms datos 27 3os botones de esta seccin también son similares a los de la peticin de o(erta
17 Precio neto inresado, se uarda la o(erta con Grabar
17 &l sistema emite un al mensa'e -ue-ue se )a la o(erta, sin embaro n>meroin(ormativo correlativoindicando es el mismo el actualizado de la peticin de o(erta en este caso Ana vez inresados los precios o(recidos por un proveedor en el documento de peticin de o(erta!o(erta, no pueden modi(icarse, estos /a -uedan reistrados Podremos inresar a modi(icar otros datos como cantidades / teItos de los materiales, sin embaro no podemos modi(icar los materiales /!o servicios inresados
;343 %!"(al!ac!&' de Oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&'
3o9stica Gestin de materiales Peto(erta!=(erta =(erta Visualizar 6&
De"cr!pc!&'
Visualizacin o(erta
C ompras
17 *e inresa un n>mero de peticin de o(erta!o(erta o en su de(ecto se utiliza la a/uda de b>s-ueda para ubicar una determinada o(erta &l sistema muestra la >ltima peticin de o(erta!o(erta creada!tratada 27 *e contin>a utilizando los iconos de resume n de posiciones o detalle de cabecera, también pulsando ENTRAR se puede continuar
17 Podemos visualizar el resumen de posiciones, como en este caso 27 8ambién se puede )ace r uso de los botones de la parte superior para modi(icar ma/or in(ormacin, imprimir, etc
8ambién podemos visualizar los datos de cabecera del documento de peticin de o(erta
;3<3 Co*parac!&' de oer$a" R($a de acce"o
3o9stica Gestin de materiales Peto(erta!=(erta =(erta +ctual
Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
6&B Visualizacin o(erta
Compras
17 3os datos obliatorios son los siuientes$ •
•
•
Or.a'!ac!&' de co*pra": *e debe inresar una oranizacin de compras de re(erencia Oer$a: &s necesario inresar un n>mero o un rano de documentos de o(erta, o en su de(ecto un rano de n>meros de licitacin L!c!$ac!&': *e puede inresar un n>mero o un rano de n>meros de 3icitacin, o en su de(ecto una o(erta
*e pueden utilizar ms criterios mostrados en la pantalla de seleccin7 se>n sea necesario 27 *e pulsa e'ecutar para continuar
17 *i se inresara un rano de o(ertas o n>meros de licitacin, se podr9a veri(icar los precios de las o(ertas para realizar la comparacin, para cada material o(ertado
;3@3 I*pre"!&' de Oer$a R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales C ompras Peto(erta!=(erta 6ensa'es &ditar mensa'es 6&B+ &dicin de mensa'es para documentos de compras
17 &n la seccin Datos mensa'e, se recomienda inresar la clase de mensa'e correspondiente a la peticin o(erta!o(erta -ue es la E?&A 27 *e puede reistrar en la seccin de Datos doc Comp ras in(ormacin -ue permita realizardelos (iltros para loscdio documentos -ue saldrn la lista previa impresin, si seleccionar se conoce el del documento a en imprimir bastar con inresar el n>mero en el campo ? documento "7 8erminado el reistro de los datos se pulsa e'ecutar
17 *e selecciona un documento de la lista, en este caso como se inre so un documento espec9(ico solo tenemos una entrada 27 &ditar mensa'e env9a el documento a impresin, aparecer la ventana correspondiente a la aceptacin de la impresin
"7 Visualizar mensa'e permite obtener una vista preliminar del (ormato -ue se enerar
;373 Re"(l$ado del proce"o 3os procesos presentados para la Peticin de o(erta!=(erta permiten$ • • • • •
Crear!6odi(icar!Visualizar peticiones de o(erta Atilizar proveedores espordicos para la creacin de peticiones de o(erta Crear!6odi(icar!Visualizar o(ertas
43 RE GI ST RO DE L CA LE ND A RI O DE L PR OC ES O DE SELECCIÓN Y EN%2O DE ALERTAS 4353 Cale'dar!o del Proce"o de "elecc!&' R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
?o aplica E66001 :eistrar calendario P+C
&sta transaccin permite reistrar en el sistema las solicitudes de pedido de tipo EP+ -ue representan un proceso de seleccin del P+C / -ue relacionan con las mismas a través del n>mero de necesidad, dato -ue se proporciona en el documento de solicitud de pedido 3a estructura de este calendario permite especi(icar documentos de solicitud de pedido por sociedad / centro, como m9nimo es necesario especi(icar la sociedad 3a pantalla de seleccin de la transaccin es la siuiente$
17 *e debe inresar como m9nimo la sociedad dato obliatorio7 *i se re-uiere ser ms espec9(ico se debe indicar un centro 27 &l n>mero de necesidad / el rano de (ec)as nos permiten acotar la b>s-ueda siempre / cuando /a se tenan creados reistros del calendario en el sistema / se re-uiera )acer la consulta respectiva "7 &l botn de e'ecutar nos permite continuar a la pantalla de reistro del calendario P+C 3a pantalla de reistro es de la siuiente (orma$
17 3a pantalla de reistro consta de un +3V sobre el cul podremos utilizar los botones de nuevo 7 / arear l9neas 7 para completar la in(ormacin -ue re-uerimos &sto )abilitar nuevas entradas para ser completadas con las solped de proceso de seleccin solped EP+7 a las cuales -ueremos )acer seuimiento
17 *e debe de inresar el ?>mero de solicitud de pedido -ue se desea reistrar en el calendario P+C, los datos de sociedad / centro los recupera automticamente de la pantalla de seleccin 27 3ueo se debe seleccionar la &tapa P+C, se )an de(inido las siuientes etapas$
"7 Por >ltimo indicar el rano de (ec)as Vlido de )asta Vlido a7, esto permitir identi(icar la etapa en curso para el posterior env9o de correos electrnicos en (orma de alertas del proceso de compra
*e procede de la misma (orma para arear ms entradas de solicitudes de pedido di(erentes o se puede utilizar la misma para arear ms etapas de P+C, cuando (inalice el tratamiento en cual-uiera de los casos, pulse el botn rabar en la pantalla 7 3a in( ormacin se al macenar en el sis tema, lo -ue pe rmitir posteriormente realizar las consultas respectivas a la in(ormacin reistrada con anterioridad
Como se ve en la (iura anterior, en la columna &tapa actual se marca una K -ue indica la etapa en curso, esto se veri(ica automticamente en base a la (ec)a del d9a :eistradas las entradas correspondientes pueden eliminarse o arearse ms, adems de utilizar los dems botones del +3V -ue permitan ordenar, copiar, etc e incluso trasladar esta in(ormacin a una )o'a de clculo de eIcel
4383 Re"(l$ado de ad(!"!c!o'e" ) co'$ra$ac!o'e" R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
?o aplica E66002 :esultado de ad-uisiciones / contrataciones
Complementando el desarrollo del reistro del calendario P+C, se tiene este reporte -ue permitir realizar un listado de los procesos de compra emitiendo in(ormacin complementaria como por e'emplo n>mero de contrato asociado, proveedor / dems in(ormacin relacionada con el proceso de compra 3a pantalla de seleccin del reporte tiene la siuiente (orma$
17 Como m9nimo debe de proporcionarse la in(ormacin re(erente a la sociedad /a -ue es un dato obliatorio 8ambién es posible restrinir la b>s-ueda especi(icando un centro 27 *e tienen ms opciones para restrinir la b>s-ueda como por e'emplo ?ro *olped, ?ro P+C, :ano de (ec)as / etapa del proceso, todos estos opcionales "7 campos *e pulsason e'ecutar para continuar &l reporte listar toda la in(ormacin relevante en base a los criterios de(inidos en la pantalla de seleccin, la salida del reporte tiene la siuiente estructura$
Dentro de los componentes principales del reporte tenemos$ • • • •
3oo de la empresa ?ombre del usuario *+P -ue visualiza el reporte 4ec)a de visualizacin del reporte Detalle del reporte
&n el detalle del reporte tenemos la siuiente in(ormacin para poder realizar el seuimiento$ Cdio del centro ?ombre del centro ?>mero de solped de P+C Posicin de solped de P+C identi(icador del item7 Cdio de material de la solped Descripcin de material!servicio de la solped Cantidad de material!servicio en la solped Anidad de medida de material!servicio en la solped 4ec)a de creacin de solped ?>mero de necesidad solped de P+C &status del proceso de liberacin &'em$ &n liberacin, 3iberado parcialmente, 3iberacin concluida7 • • • • • • • • • • •
• • • • • •
&tapa proceso de compra 4ec)a del inicio de etapa actual &'em$ Convocatoria, .uena Pro, etc7 4ec)a (in etapa actual Grupo de compra &'em$ 3o9stica, 4inanzas,etc7 Asuario sap creador de la solped ?>mero de pedido marco *+P
• • • • • • • • • • • •
Posicin de pedido marco *+P identi(icador del item7 4ec)a de creacin de contrato *+P Contrato Cdio material en el pedido marco Descripcin de material!servicio pedido marco Cantidad de material!servicio pedido marco Precio unitario de posicin pedido marco 6oneda del pedido marco Valor total de posicin pedido marco Cdio *+P del proveedor ?ombre del proveedor +dministrador del contrato
433 E'o de aler$a" *e enviarn alertas sobre los procesos de compra mediante un prorama 'ob7 -ue se e'ecutar en el sistema de (orma automtica Para -ue estas alertas puedan ser enviadas de manera correcta se deber reistrar en el sistema las direcciones de correo electrnico en la denominada Q3ista de distribucinR + partir de esta lista -ue contiene in(ormacin de las direcciones de correo electrnico, se enviarn las alertas Para crear una lista de distribucin, se debe )acer lo siuiente desde la pantalla de inicio de *+P &as/ +ccess$
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
6en> *+P =(icina Puesto de traba'o *.SP *+P .usiness Sorplace
17 *e puede acceder )aciendo clic al icono de *+P .usiness Sorplace
17 *e )ace clic en la opcin 3istas distribucin
17 *e selecciona ?uevo
7
&n la pantalla de creacin de la lista de distribucin, debemos de inresar estos dos campos clave$ • •
?ombre lista dede distribucin Carpeta de para lista distribucin
17 Para e(ectos prcticos de relacionar el calendario de procesos con el env9o de estas alertas, el nombre -ue se le asine a la lista de distribucin debe ser iual al ?ro de necesidad ?ro P+C7, del documento de solicitud de pedido &n el recuadro in(erior se puede arear un nombre laro a la lista de distribucin
27 *e debe asinar una Carpeta, -ue representa un arc)ivador para documentos / listas de distribucin -ue se van enerando en el sistema
17 Para la asinacin de una carpeta debe mos utilizar la a/uda de b>s-ueda del campo 3a carpeta /a estar creada / se utilizar la misma para la creacin de las listas de distribucin en el sistema$
27 *e debe veri(icar -ue el ;mbito carpeta sea de tipo eneral, esto permit ir -ue sea visualizable por todos los usuarios del sistema
"7 *e procede con continuar
Conclu9a la creacin de las listas de distribucin podremos visualizarlas desde la pantalla inicial de las listas de distribucin *i se desea visualizar las listas /a creadas, se debe )acer clic en la opcin , para -ue permita listar las listas enerales -ue son de nuestro interés Completado el reistro el sistema enviar las alertas desde el sistema para a-uellos procesos de compra -ue inicien o (inalicen de acuerdo a la in(ormacin reistrada en el Calendario del Proceso de seleccin
<3 DOC UME NTO S DE COM PRA >PE DID OS DE COM PRA Y P E D I DO S M AR CO ? <353 Creac!&' de Ped!do de co*pra,Co'$ra$o R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Crear Proveedor!centro suministrador conocido 6&21? Crear pedido de compra!Contrato
Pedido
17 3os documentos de compras se caracte rizan por tener seccio nes en las cuales se reistran!visualizan los datos relevantes &sta seccin es la denominada Cabecera, para elpara pedido la cabecera contiene in(ormacin relevante tododeel compra documento, es decir solo por e'emplo datos oranizativos, condiciones de pao, +nticipos, Cartas (ianzas, teItos, etc Cada uno representa a nivel eneral todo el pedido 27 &sta seccin se denomina :esumen de posiciones, a-u9 se reistra in(ormacin relevante a los 9tems -ue pueden contener materiales / servicios, adems del tipo de imputacin, cantidades, centro / almacén
destino Cada uno de estos datos se inresa para cada posicin +dems se cuenta con unos botones -ue nos permiten (acilitar la estin de las posiciones como por e'emplo ordenamiento, (iltros, copiar posicin, borrar posicin, descarar a eIcel, etcDetalle de posiciones, a-u9 se podr "7 &sta seccin se denomina visualizar!editar cada dato -ue se inrese por posicin, se mane'arn alunos datos adicionales -ue no se observan en el resumen de posiciones, as9 como se>n lo -ue inresemos se re-uerirn datos de imputacin, servicios, etc
17 &n esta seccin se pueden observar los distintos documentos de pedido de compra con(iurados en el sistema, para nuestro caso solo son relevantes los documentos 6NB: Ped!do de Co*pra D!rec$a / 6PM: Ped!do Marco P+C representa al proceso de seleccin, es decir el Contrato7 3os pedidos de traslado / devolucin se vern en su respectiva seccin Cada tipo de documento determina entre otras cosas por e'emplo los campos obliatorios, etc Dentro de esta imaen también tenemos los siuientes botones también relevantes$ • • • • •
Re"(*e' de doc(*e'$o ac$!o: similar al resumen de servicios N(eo doc(*e'$o > ?: Permite enerar un nuevo documento O$ro doc(*e'$o > ?: permite visualizar una solicitud de pedido Re$e'er: :etiene el documento uardndolo como un borrador %er!!car > ?: Validacin de los datos -ue se van inresando en la pantalla
3as posiciones de pedidos de compra pueden enerarse en base a una o ms solicitudes de pedido previamente creadas / liberadas, el sistema puede 'alar las posiciones de la solped para enerar las posiciones del pedido en base a ellas + través del de crear documentos es una (orma de arear di(erentes solped al pedido -ueresumen deseamos
17 *e selecciona el pedido de compra de tipo E?.$ Pedido de compra directa, en la siuiente imaen veri(icaremos las di(erencias con el pedido de tipo EP6$ Pedido marco P+C 27 Para este tipo de documento, los datos obliatorios en la cabecera son Datos =ranizativos =ranizacin compras / Grupo de compras7 / el Proveedor *e pueden diitar manualmente o utilizar las respectivas a/udas de b>s-ueda para ubicar los datos
17 *e selecciona el pedido de compra de tipo 6PM: Ped!do *arco PAC Contratos7 27 Para este tipo de documento, también los datos obliatorios en la cabecera son Da$o" Or.a'!a$!o" =ranizacin compras / Grupo de compras7 / el Proeedor "7 +dicionalmente a di(erencia del tipo de documento 6NB, también es re-uerida de (orma obliatoria in(ormacin en la pestaNa de Datos adicionales -ue son los siuientes$ •
I'3per3al!de: 4ec)a de inicio de validez del contrato
• •
F!' per3al!de: 4ec)a de (in de validez del contrato L!c!$ac!&': :e(erencia al n>mero del contrato leal
17 +ctivamos el resumen de documento 3a imaen /a lo muestra activado 27 *e escoe una varian te de seleccin, se>n esto me permite seleccionar solicitudes de pedidos en eneral o a-uellas solicitudes de pedido -ue se )an creado por el usuario, para ello se utiliza 6is solicitudes de pedido "7 *e )ace clic en 6is solicitudes de pedido
17 *e muestran las solicitudes de pedido seleccionadas ubicamos las solicitudes -ue incluiremos en el pedido de compra, incluso podemos observar la cantidad de posiciones -ue contienen 27 *e posiciona sobre la solped o posici n de solped a incluir / se arrastra )acia el s9mbolo del carrito de compra *e recuerda -ue para -ue esto (uncione correctamente / el sistema no emita nin>n error la posicin de la solped debe de estar completamente liberada
17 Hec)o el paso anterior, automticamente se traen las respectivas posiciones de la solicitud de pedido con todos sus datos material, teIto, cantidad, centro, etc7
27 &n este caso dentro de la pestaNa de Condiciones en el detalle de posiciones se oblia a inresar un precio, /a -ue a di(erencia de la solped -ue te propone un valor estimado en base al promedio, a-u9 en el pedido debemos valor real es decir el valor de compra *e inresa un precio / seinresar contin>auncon ENTRAR
17 Veri(icado los datos el sistema te emite un mensa'e de advertencia con respecto al precio, /a -ue en este e'emplo se est inresando 120 P&? / el precio del material en el maestro es de #1# P&?, por lo -ue )a/ una di(erencia abultada, sin embaro podemos omitir el mensa'e / uardar el documento, en su de(ecto se modi(ica el precio Dentro de la in(ormacin -ue se puede indicar en el detalle de posicin podemos rescatar lo siuiente$
Pe"$aa Repar$o"
&n esta pestaNa se puede ubicar el n>mero de solicitud de pedido / posicin de solicitud de pedido -ue le corresponde a la posicin de pedido de compra compras directas / pedidos marco7 8ambién podremos deslosar la cantidad de entrea e indicar las (ec)as de entrea en el caso -ue sean parciales
Pe"$aa Fac$(ra &n la pestaNa (actura encontraremos el indicador de impuestos / el c)ec de Veri(icacin de (acturas en base a entradas de mercanc9as
3os indicadores de impuestos se proponen de (orma automtica en base al centro, pero debemos veri(icar -ue sea de acuerdo a lo siuiente$
I'd!cador IG% C0 C1 C" C&
De"cr!pc!&' Para compras siempre ina(ectas al n proveedor de 3ima (uera de la zona de eIoneracin del iv7 T &lor Para compras -ue )abitualmente estn a(ectas al iv pero -ue por estar en la amazonia estn
&K=?&:+D+* &lor por de(ecto7 &l c)ec de Ver4act&6, se encuentra marcado por de(ecto al enerar el pedido &ste c)ec debe de ser desmarcado manualmente en el caso de -ue sea estrictamente necesario -ue se re-uiera reistrar (acturas antes de -ue el bien!servicio )a/a inresado a almacén o se realice el traba'o *in esto el sistema re-uerir -ue se realice el inreso!con(ormidad antes de reistrar la (actura, se
debe tener en cuenta -ue en la medida de lo posible los materiales deben inresar dentro del mes del reistro de la (actura, si no es as9 se debe contabilidad debe compensar la cuenta &6!:4 para -ue no -uede abierta
Pe"$aa I*p($ac!&' 3os valores de esta pestaNa irn variando de acuerdo a la in(ormacin -ue vena de la solicitud de pedido / el tipo de imputacin -ue tena asinada, sin embaro debemos indicar -ue para bienes -ue )acen stoc, estos no deben estar imputados a nada en la solped / en esta pestaNa deber9a aparecer el centro estor al -ue se le va a a(ectar el presupuesto, el rea de compras deber9a validar este dato antes de proceder a uardar el pedido
Pe"$aa Co'!r*ac!o'e" &sta pestaNa es relevante para el caso de compras de bienes /!o activos >nicamente, se debe inresar el valor de E001 +cta Con(ormidad en la seccin de Ctrlcon(irm tal / como se muestra en la imaen$
&ste dato )a/ -ue inresarlo manualmente al enerar el pedido compra directa!pedido marco, debido a -ue no se inresa en la solped Para el caso de servicios no se debe de reistrar
17 &l sistema emite un mensa'e in(ormativo con el n>mero correlativo del documento de pedido de compra creado
Ge'erac!&' del ped!do de deol(c!&' Para poder realizar una devolucin al proveedor, primero debemos de crear un pedido de devolucin, este pedido debe contener in(ormacin de los materiales / cantidades a devolver al proveedor, as9 como el orien de la devolucin centroU almacén7 Como se trata de un pedido especial, tiene su propia clase de documento esta corresponde a la 6DE%, adems al iual -ue otros pedidos -ue se eneran en el sistema, este debe pasar por un procedimiento de liberacin 3a transaccin es la misma -ue la de creacin de documentos de compra$
Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
6&21? Crear pedido de compra!Contrato
&stos pedidos de devolucin se crearn sin re(erencia a una solicitud de pedido, as9 -ue se inresar manualmente la in(ormacin re-uerida para el pedido
=tro dato importante para la creacin de pedidos de devolucin, es -ue el proveedor -ue recibir la devolucin, debe solicitarse al responsable del maestro de clientes, la creacin en el sistema del proveedor como cliente utilizando el rupo de-ue cuentas espec9(ico Destinatario de 6ercanc9asR el rea de ventas corresponda a QE002 la empresa, con los mismo datos/ para del proveedor, posteriormente se debe inresar el cdio del cliente enerado en los datos enerales vista de control7 del proveedor
17 *e selecciona la clase de documento -ue corresponde a el pedido de traslado
17 *e inresa en la cabecera el campo Proveedor &ste representa el se le realizar devolucin de la mercader9a 27 proveedor &l sistemaal -ue re-uiere también la-ue se inresen los Dator Datos oranizativos7 de iual (orma -ue en los otros documentos de compras pedidos!contratos7 a pulsando un ENTRAR
17 *e inresan los cdios de materiales correspondientes para la devolucin, también debemos reistrar las cantidades a devolver / el precio 27 3a (ec)a de entrea es un valor propuesto -ue podemos inresar, por de(ecto se propone la (ec)a del d9a Debemos inresar el centro / el almacén, esto representa el luar del cul se devolvern los materiales
17 Ana novedad dentro de la creacin del pedido de devolu cin, es el c)ec de Posdevoluc posicin de devolucin7, debido a -ue se trata de un pedidod de devolucin es nece sario marcar este c)ec Como no lo ten9amos marcado el sistema nos env9o un mensa'e de error ro'o7
17 6arcamos los c)ec para las posiciones correspondientes / pulsamos nuevamente ENTRAR o )acemos clic en Veri(icar
17 =tra novedad dentro de la eneracin de pedidos de devolucin es la pestaNa &Ipedicin, esta pestaNa contiene in(ormacin relevante a la estin de eIpedicin, es decir la condiciones para el despac)o del material del almacén *e tienen otros conceptos como clase de entrea, -ue determina el tipo de entrea de salida -ue se enerar a partir de este documento, veremos ms a (ondo este temas mas adelante 8ambién se ve el cliente, -ue viene a ser el proveedor creado como cliente en *+P
17 *i la in(ormacin inresada es correcta, el sistema env9a el mensa'e in(ormativo mostrado Posteriormente se uarda la in(ormacin reistrada para crear el pedido, por lo -ue se )ace clic en rabar 3ueo el sistema emite el mensa'e in(ormativo siuiente
<3535 Ge'erac!&' del ped!do de deol(c!&' Para poder realizar una devolucin al proveedor, primero debemos de crear un pedido de devolucin, este pedido debe contener in(ormacin de los materiales / cantidades a devolver al proveedor, as9 como el orien de la devolucin centroU almacén7 Como se trata de un pedido especial, tiene su propia clase de documento esta corresponde a la 6DE%, adems al iual -ue otros pedidos -ue se eneran en el sistema, este debe pasar por un procedimiento de liberacin
3a in(ormacin -ue se inresa es similar a la de un pedido de compra!pedido marco, entre los datos a resaltar estn el proveedor de devolucin / los materiales con las cantidades -ue sern devueltas
An dato obliatorio es marcar el c)ec de Pos Devolucin para todas las posiciones del documento Completada la in(ormacin se raba para proceder a liberarlo
<353535 L!berac!&' del ped!do de deol(c!&' Para poder continuar con el procedimiento de devolucin al proveedor, se debe de liberar el documento de pedido de devolucin &l proceso de liberacin es el mismo -ue se mostr para los dems documentos de compras pedidos!contratos7 Pero para este tipo de documento solo se tendr una liberacin (irma7 del documento
<383 Mod!!cac!&' de Pe d!do de co *pra,Co'$ra$o R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras 6odi(icar 6&22? 6odi(icar pedido de compra!Contrato
Pedido
17 &l sistema por de(ec to muestra el >ltimo n>mer o de documento de pedido de compra tratado
27 Podemos desde a-u9 modi( icar, los datos del resumen de posicion es / el detalle de la posicin 8ambién si es necesario se pueden modi(icarse los datos de cabecera *e puede utilizar el botn de otro documento o activar el resumen de documentos para seleccionar otra solicitud de pedido
17 *e )ace clic en variante de seleccin para despl ear las opciones de b>s-ueda de documentos 27 *e selecciona Pedidos del usuario, esto nos debe mostra r los pedidos creados por el usuario *+P *i deseamos ampliar la b>s-ueda para mas pedidos deben )acer clic en pedidos / asinar los criterios de b>s-ueda -ue correspondan
17 Ana vez seleccionados los documentos correspondientes se posiciona sobre aluno / se )ace doble clic para -ue pueda modi(icarse
17 8ambién podemos utilizar en luar del resumen de documentos, el botn de =tro documento, donde podremos diitar manualmente el cdio de un pedido o en su de(ecto utilizar la a/uda de b>s-ueda
Dentro de la a/uda de b>s-ueda se cuenta con distintos criterios de b>s-ueda como por e'emplo Documentos de compras por n>mero de necesidad, por centro de coste, continuar por material, vez seleccionado el documento de compra, pulsamos paraetc -ueAna el sistema muestre la pantalla de modi(icacin
17 *e pueden modi(icar datos como por e'emplo cantid ad / precio a nivel de resumen de posiciones 27 *e puede también modi(icar los datos en cada posici n a nivel de detalle de posiciones Ana vez realizadas las modi(icaciones se pulsa rabar, si no se detecta nin>n error el sistema emite un mensa'e in(ormativo con lo siuiente$
<33 %!"(al!ac!&' de Ped!do de co*pra,Co'$ra$o" R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Visualizar 6&2"? Visualizar pedido de compra!Contratos
Pedido
17 +l e'ecutar la transaccin el sistema muestra por de(ecto el >ltimo documento de compra tratado 27 *i tenemos activo el resumen de documentos podemos seleccionar uno de los documentos de acuerdo a los criterios de b>s-ueda -ue se )a/an de(inido, )aciendo doble clic podremos visualizar el documento desde a-u9 "7 8ambién podemos utilizar el botn de O$ro doc(*e'$o > ?
*eleccionado el documento de compras respectivo puede ser visualizado en esta misma pantalla
<3;3 Car$a" !a'a" e' orde' de co*pra R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Visualizar 6&2"? Visualizar pedido de compra!Contratos
Pedido
3a estin de cartas (ianzas se )ar a través de la clase de pedidos por contrato EP67, / estar vinculada al administrador del contrato / el n>mero de pedido de la orden de compra Para enerara la carta (ianza, )acemos clic en pedir los siuientes datos$
, el sistema nos
+l aceptar, el sistema creara estad9stico documento in(ormativo -ue no enera movimiento aluno enun el apunte balance7 3a carta (ianza se podr visualizar desde la inter(az del pedido as9 como el listado donde se muestra todas las cartas en el sistema
Para modi(icar la carta , )acemos clic en , con el cual podremos modi(icar ciertos valores , tales como la (ec)a de vencimiento , estatus , la descripcin , el n>mero de contrato / n>mero de la carta Para anular, seleccionamos la carta, / )acemos clic en
Para )acer e(ectiva la anulacin, inresar el motivo / presionar &l sistema le emitir el mensa'e noti(icando la anulacin
No$a3+ 3a transaccin 6TCFI=5<, nos permitir acceder directamente al reporte eneral de las cartas (ianzas eneradas, as9 como la visualizacin de los campos re-ueridos
<343 Re$e'c!o'e" por o'do de .ara'$a a proeedor =tra (uncionalidad a controlar desde los pedidos de compra del sistema son las retenciones al proveedor, para poder realizar la retencin debemos de ir a$
R($a de acce"o
3o9stica 6odi(icar
Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
6&22? 6odi(icar pedido de compra!Contrato
Gestin de materiales
Compras
Pedido
&n la pestaNa de estin de paos tendremos las opciones para cubrir la retencin, a nivel de posicin, o a nivel de cabecera
N!el de cabecera:
N!el de po"!c!&':
43; ANTICIPO +l iual -ue los tres procesos anteriores, para el reistro de un anticipo utilizaremos la transaccin de pedidos de compras o servicios$
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras 6odi(icar 6&22? 6odi(icar pedido de compra!Contrato
Pedido
Dentro de la transaccin, en la pestaNa Gestin de Paos a nivel de cabecera si el anticipo es lobal para todo el documento7 inresamos el 8ipo de +nticipo / el
Para la contabilizacin del anticipo, debemos de ir a través la siuiente transaccin$
R($a de acce"o Tra'"acc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras &valuaciones *upervisin anticipo ppedido 6&2DP
Pedido
De"cr!pc!&'
*upervisin de anticipos por pedido
&n la pantalla podremos (iltrar los datos para a-uellos pedidos los -ue -ueramos realizar el anticipo$
Ana vez )a/amos )ec)o el (iltrado necesario, nos saldr un in(orme con el siuiente (ormato$
Debemos de seleccionar la l9nea para la -ue -ueremos aplicar el anticipo, para ello pulsamos sobre nuevo, / podremos crear una solicitud de anticipo, o un anticipo directamente$
Creac!&' de Sol!c!$(d de A'$!c!po Ana solicitud de anticipo realiza un apunte estad9stico para in(ormar al sistema con(orme )a/ un pao pendiente de realizar al proveedor
*eleccionamos la l9nea para la -ue deseemos realizar la solicitud de anticipo$
Pulsamos sobre e'ecutar, e iremos realizando los pasos de anticipo$
&n el teIto de cabecera deberemos de incluir el n>mero de (actura
3e damos a uardar, / nos enerar en el pedido una l9nea adicional como anticipo
Ana vez realizado el anticipo, se deber de indicar a tesorer9a -ue lo paue
3ueo podemos observar la *olicitud de +nticipo / +nticipo enerado en la transaccin 6&2"? en la pestaNa Historial de Pedido
8ambién podemos observar los asientos enerados por el anticipo$
434 L!berac!&' de doc(*e'$o" de co*pra + di(erencia de las solicitudes de pedido, la liberacin de los documentos de compra pedidos / contratos7 se realiza slo a nivel de cabecera con valor para todo el documento &sto implica -ue independientemente de cada los 9tems -ue contena el documento la liberacin se e(ect>a una sola vez por (irma7 para todo el documento &s por ello las estrateias de liberacin se determinan a nivel de la cabecera del documento de compras$
3as estrateias de liberacin son determinadas en base a los siuientes criterios$ Ped!do de Co*pra >6NB ) 6PM? Gr(poCo*pra
Cla"edeDoc(*e'$o
I*por$e
*e>n la in(ormacin -ue se inresa en un Pedido de Compra E?.!EP67, el sistema determina automticamente las estrateias de liberacin -ue correspondan *i no se asina, es por-ue no se inresa la in(ormacin correcta &sto enera dos cdios de liberacin dos (irmas7 para e(ectuar la liberacin del documento
Ped!do de Tra"lado >6PT? Gr(poCo*pra
Cla"edeDoc(*e'$o
I*por$e
*e>n la in(ormacin -ue se inresa en un Pedido de 8raslado EP87, el sistema determina automticamente las estrateias de liberacin -ue correspondan *i no se asina, es por-ue no se inresa la in(ormacin correcta &sto enera un cdio de liberacin una (irma7 para e(ectuar la liberacin del documento
Ped!do de Deol(c!&' >6DE%? Gr(poCo*pra
Cla"edeDoc(*e'$o
I*por$e
*e>n la in(ormacin -ue se inresa en un Pedido de Devolucin ED&V7, el sistema determina automticamente las estrateias de liberacin -ue correspondan *i no se asina, es por-ue no se inresa la in(ormacin correcta &sto enera un cdio de liberacin una (irma7 para e(ectuar la liberacin del documento
43< L!"$ado de Ped!do de co*pra,Co'$ra$o 3a di(erencia entre los pedidos de compra / contratos en nuestro caso, como /a )emos visto es la clase de documento, correspondiéndole E?.$ Pedidos de compra directa / EP6$ Pedidos P+C contratos7, pero también podemos usarlos para los pedidos de traslado / devoluciones, como veremos ms adelante
R($a de acce"o Tra'"acc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Visualizar lista Por n>mero de pedido 6&2?
Pedido
De"cr!pc!&'
Documentos de compra por n>mero de documento
17 3a clase de documento debe ser nuestro principal (iltro, en base a este dato podremos seleccionar a-uellos documentos de compra -ue correspondan a pedidos / a-uellos -ue correspondan a contratos 27 &l alcance deutilizar la lista+3V determina la salida del listado al e'ecutar el reporte, se recomienda "7 *e debe )acer clic en el botn de e'ecutar una vez completado los criterios de seleccin
&n el listado resultante, tendremos los datos correspondientes a los documentos de compra se>n los criterios reistrados, adems de los botones del +3V -ue nos permitirn realizar los ordenamientos, (iltrados, etc
17 &n el caso de los documentos de compra, )a/ una columna bastante interesante denominada Histped, bsicamente esta columna contiene in(ormacin correspondiente a el )istorial del pedido, esto es visualizar los documentos posteriores enerados en base al pedido, como por e'emplo entrea entrante con(ormidad7, entrada de mercanc9as, recepcin de (actura, etc Haciendo un clic sobre el icono se )abilita una ventana con dic)a in(ormacin
&Iisten otros listados similares -ue permiten obtener un reporte de documentos de compra, solo se van di(erenciando en los parmetros de b>s-ueda, ailizando el tiempo de e'ecucin del reporte
43@ I*pre"!&' de doc(*e'$o" de co*pra R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales 6ensa'es &ditar mensa'es 6&B4
Compras
Pedido
17 &n la seccin Datos mensa'e, se recomienda inresar la clase de mensa'e correspondiente a los documentos de compras pedidos!contratos7 -ue es la 6NEU >Cla"e de *e'"a#e para !*pre"!&'?3 Pero también tenemos la clase de mensa'e 6MAL >Cla"e de *e'"a#e para e'o por correo elec$r&'!co?H se tendrn ambos mensa'es por documento de compra, para ser utilizados se>n corresponda 27 *e puede reistrar en la seccin de Datos doc Comp ras in(ormacin -ue permita realizar los (iltros para seleccionar los documentos -ue saldrn en
la lista previa de impresin, si se conoce el cdio del documento a imprimir bastar con inresar el n>mero en el campo ? documento "7 8erminado el reistro de los datos se pulsa e'ecutar
17 *e selecciona un documento de la lista, en este caso como se inre s un documento espec9(ico solo tenemos una entrada 27 &ditar mensa'e env9a el documento a impresin, aparecer la ventana correspondiente a la aceptacin de la impresin
"7 Visualizar mensa'e permite obtener una vista preliminar del (ormato -ue se enerar
*i se utiliza el mensa'e de env9o por correo electrnico 6MAL, el sistema emite el mensa'e siuiente$
437
Re"(l$ado del proce"o
3os procesos presentados para la Documentos de compra permiten$ •
• •
• •
Crear!6odi(icar!Visualizar documentos de compra Pedidos, contratos, traslados / devoluciones7 :eistro de anticipos!retenciones / cartas (ianzas en los contratos Conocer los criterios para las estrateias de liberacin de documentos de compras Generar listados de documentos de compra
@3 E%A LUACIÓN DE PRO%E
EDORES
3a evaluacin de proveedores permite utilizar las in(ormaciones tales como (ec)as de entrea, precios / cantidades de los pedidos de compra / utilizarse como criterios de evaluacin *e pueden establecer criterios para servicios también &stos criterios de evaluacin corresponden a valores manuales, semiUautomticos / automticos &n este caso los criterios de evaluacin para los proveedores de(inidos son los siuientes$
T!po
Cr!$er!o
.ien
Precio
.ien
&ntrea
*ervici o
*ervicio
*ervici o
*ervicio
S(b Cr!$er!o ?ivel de Precio Con(irmacin de &ntrea Calidad del *ervicio Plazo servicio
del
Po'derac!& ' 1
Cal!!cac!& ' +utomtico
1
+utomtico
1
*emi +utomtico
1
*emi +utomtico
:ecordar -ue cuando se trate de evalua cin de Proveedores de servicios, se debe de inresar una cali(icacin para la calidad / plazo del servicio7 en el momento de la elaboracin de la Ho'a de &ntrada de *ervicios pestaNa de evaluacin de proveedores7 +mbos datos son de carcter obliatorio para poder reistrar la H&* en el sistema +dems esta in(ormacin debe de almacenarse por cada entrea parcial del servicio, es decir si se van reistrando con(ormidades en distintos porcenta'es del servicio por e'emplo 25, 50, 100 *e tomarn en cuenta las di(erentes cali(icaciones / se sacar un promedio, este valor ser considerado para establecer el ranin de proveedores Para el caso de proveedores de bienes, el sistema compara los precios / (ec)as de con(irmacin de la entrea reistrados en los documentos de compra / les asina automticamente una cali(icacin Para la comparacin de precios el sistema considera el Qprecio del mercadoR -ue es el promedio de todos los precios de un material para los di(erentes proveedores este precio puede ser distinto al precio promedio del material7
3os ranins enerados de las evaluaciones de proveedores se obtendrn a partir de las transacciones estndar del sistema / podrn ser impresos o enviados a través del mismo
@353 Re.!"$ro de lo" da$o" para la cal!!cac!&' del proeedor Proeedore" de "er!c!o" *e debe inresar en la creacin de la H&*, la cali(icacin correspondiente para$ • •
Calidad del servicio Plazo del servicio
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Pedido 4unciones siuientes &ntrada de actividad +ctualizar 631? :eistrar Ho'a de entrada de servicios
17 *e selecciona la pestaNa de &valproveedor 27 *e inresa una cali(icacin de 1U100 para la calidad / plazo del servicio
Proeedore" de b!e'e" ?o se necesita inresar manualmente una cali(icacin, /a -ue el sistema lo reistra de (orma automtica en base al precio / (ec)as de entreas de(inidas en los documentos de compra durante el per9odo de e'ecucin de la evaluacin de proveedores / en base a ello determina una nota
@35353
Eal(ac!&' de proeedore"
&l proceso de evaluacin de proveedores se realizar de (orma masiva, /a -ue como se observ en la seccin anterior, las notas para los proveedores el sistema las determina de (orma automtica
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Datos maestros Proveedor Compras &valuaciones (ondo 6&%G &valuacin masiva de proveedores
17 3os datos enerales vienen por de(ecto / no deben de modi(icarse
27 &l primer paso el establecer una Condicin de inicio, por-ue se )ace clic en el botn mostrado
17 *e )ace clic en el botn de
17 3ueo, se )ace clic en Paso
17 *e selecciona la entrada corres pondiente al prorama -ue creara el 'ueo de datos 27 *e )ace clic en modi(icar
17 *e debe seleccionar la l9nea correspondiente al 'ob enerado 27 *e debe seleccionar la variante estndar 1 / lueo rabar para uardar los cambios
+ continuacin debemos modi(icar la variante$
17 *e )ace clic en Pasar a 27 *e selecciona +ctualizar variante
17 &n esta pantalla no se realizan modi(icaciones, simplemente se pulsa 6odi(icar
17 *e inresan los datos enerales -ue correspondan, estos datos sern utilizados como criterios de b>s-ueda para evaluar a los proveedores -ue deseamos 27 3a clave de ponderacin corresponde a E1 para bienes, E2 para servicios Pulsamos rabar para uardar la in(ormacin reistrada en la variante, el sistemaemiteelmensa'ein(ormativo *e reresa a la pantalla del 'ob con el botn bac
17 4inalmente pulsamos rabar, el sistema nos mostrar el siuiente mensa'e$
Hec)o esto el 'ob se e'ecutar de (orma automtica en menos de un minuto, lueo de esto se pulsa el botn de
Abicamos -ue el 'ob -ue creamos se enere correctamente, para ello veri(icamos la (ec)a de inicio / )ora de inicio de e'ecucin del 'ob, adems -ue la columna *tatus este en terminado &sto (inaliza la creacin de la evaluacin masiva de proveedores
@35383
L!"$a ra'!'. de proeedore"
&sta lista es enerada en base a las notas asinadas de (orma automtica por el sistema lueo de e'ecutar la evaluacin de los proveedores de (orma masiva
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de mat eriales Compras maestros &valproveedores Visualizar lista ranin 6&%5 3ista ranin de proveedores
Datos 3istas
17 &n la seccin de datos enerales se debe inresar$ • •
=ranizacin de compras$ Correspondiente a la sociedad Proveedores7$ *e debe incluir un rano de proveedores
27 &n la seccin 3ista se debe de inresar$ •
+lcance de la lista$ Asar siempre E0001 3ista ranin 4ona(e
?>mero de proveedores$ *e puede especi(icar un rano de cantidad de proveedores -ue se desea incluir en el rnin "7 &n la seccin de otros datos puede incluirse in(ormacin de ser necesario •
7 Para continuar se pulsa e'ecutar
17 3os botones de la parte superior tienen las siuientes (unciones$ • •
•
•
=ranizar clasi(icacin descendente
Visualizar evaluacin individual 7$ Permite visualizar de (orma individual la evaluacin para un proveedor seleccionado Visualizar dato maestro de proveedor 7$ Permite visualizar el dato maestro del proveedor seleccionado 3ista oriinal 7$ Permite reresar a la visualizacin inicial de la lista, si es -ue se realizaron modi(icaciones
27 &n el ranin el sistema muestra los puestos ocupados por cada proveedor, as9 como también el valor de la nota obtenida en la evaluacin en la columna total &n base al resultado de la evaluacin de proveedores se podr tomar las decisiones -ue correspondan de acuerdo al criterio de cada comprador
73 CONTR OL DE C OMBUST IBLE &ste proceso est en(ocado para cubrir el trmite de pao de las necesidades de combustible para los ve)9culos 3a caracter9stica de este combustible es -ue se consume directamente en el ve)9culo sin pasar por el almacén
7353 Ge'erac!&' de "o lped para co'$rol de co *b("$!ble *e deber enerar una solped para las necesidades de combustible -ue sean re-ueridas por un ciclo de (acturacin determinado para por e(ectuar el pao desde el sistema, para la solped de combustible podr utilizarse una solped de tipo compra directa o un proceso de seleccin se>n sea el caso
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales pedido Crear 6&51? Crear solicitud de pedido
Compras
*olicitud de
17 *e debe indicar un tipo de imputaci n, /a sea a un centro de coste, orden, etc 27 &l material debe ser de tipo E3+G, el cdio correspondiente debe de inresarse en cada posicin -ue sea necesaria "7 *e puede modi(icar la (ec)a de entrea, el sistema prop one por de(ecto la (ec)a del d9a &l centro, rupo de compras / n>mero de necesidad obliatorio en la solped P+C7 también son datos re-ueridos
17 Dentro de la pestaNa imputacin, se deber inresar la cta 6a/or -ue representa la cuenta contable a donde se destinar el asto del combustible +dems debemos inresar el ob'eto de imputacin seleccionado a nivel de posicin para este proceso se debe seleccionar un Centro de coste en todos los casos &stos campos se deben de inresar para cada posicin de la solicitud de pedido 3a cuenta a la -ue se deber imputar es la siuiente$
C(e'$adeMa)or %5%0012000
De"cr!pc!&' G+*8=*D& C=6.A*8<.3&*
*e veri(ica la data inresada en el documento para comprobar -ue es correcta, si es as9 se debe uardar la in(ormacin para enerar el documento de solicitud de pedido Para ello se pulsa el botn rabar &l sistema emite el mensa'e
Generada la solicitud de pedido esta debe ser liberada por los responsables de acuerdo a las estrateias de liberacin Como bien se sabe la liberacin de la solped es por posicin / como esta solicitud de pedido ser como un totalizador del consumo de combustible mensual para las reas respectivas, se deber liberar cada posicin de acuerdo al 'e(e de rea se>n corresponda
7383 Ge'erac!&' de doc(*e'$o de co*pra para co'$rol de co*b("$!ble Para enerar el pedido de compra utilizaremos como re(erencia el documento de solicitud de pedido de combustible, este documento debe tener las posiciones /a liberadas
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Crear Proveedor!centro suministrador conocido 6&21? Crear pedido de compra
Pedido
17 Previamente se selecciona el tipo de pedido de compra -ue podr ser de tipo Compra directa E?. o Pedido 6arco EP6 se>n el tipo de solped de
procedencia Del resumen de documentos arrastramos nuestra solicitud de pedido al carrito de compra, para -ue se recuperen las posiciones de la solicitud de pedido
&n el pedido el sistema pedir -ue se inresen los precios correspondientes a los materiales utilizados &n la pestaNa in(erior de Condiciones para una determinada posicin, tenemos la opcin de inresar un
este &Icel lueo servir para )acer una cara de entrada de mercanc9as por cada una de las posiciones del pedido de compra
733 Car.a de EM de co*b("$!ble Para este proceso se tendr la a/uda de un prorama en el sistema -ue permita realizar la cara masiva de la in(ormacin detallada de los consumos de combustible por cada ciclo de (acturacin Para ello este prorama contar con un &Icel de cara, -ue tendr la siuiente estructura$ Campo Nro. Pedido marco (Contrato) Posición de pedido marco Clase de movimiento Código Material Centro Almacén
Cantidad
Unidad de Medida Importe Moneda
Descripción Corresponde al número del pedido marco (contrato) en el sistema y servirá como referencia para la carga de la entrada de mercancía. Se hace referencia a la posición del pedido marco, se puede repetir las veces necesarias. Clase de movimiento de entrada de mercancías para pedido. Para este proceso es siempre !". Código de material de tipo #$%& 'ue representa al comustile de vehículos. Centro 'ue corresponda. %lmacn 'ue corresponda. Cantidad detallada de consumo. Se dee completar la cantidad total ingresada en la posición del pedido marco al 'ue se hace referencia. *nidad de medida correspondiente al material en el maestro de materiales. +alor del consumo en la moneda seleccionada. oneda del documento de pedido marco.
Dest. Mercancía (Placa vehíclo)
Campo te-to 'ue servirá para ingresar la placa del vehículo 'ue corresponda.
Pesto de descarga (!ilometra"e)
Campo te-to 'ue permitirá ingresar el ilometra/e recorrido por el vehículo para el consumo registrado.
#e$to (Nom%re del condctor)
Campo te-to 'ue permite ingresar el nomre del conductor.
0echa de registro del documento de entrada de mercancía. 0echa de registro en la &echa de contailidad, se recomienda conta%ili'ación 'ue sea la misma 'ue la fecha del documento. &echa de docmento
Completado el (ic)ero con la in(ormacin re-uerida para la cara, se deber realizar la misma a través de una transaccin -ue permitir leer el (ic)ero en (ormato de teIto 8K87
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3a entrada es directa a la transaccin E6600% Cara de combustible
Desde esta transaccin realizaremos la cara del (ic)ero, para poder realizar las entradas de mercanc9as correspondientes &l (ic)ero leer cada l9nea del (ic)ero -ue contendr la in(ormacin re(erente a los pedidos / enerar una entrada de mercanc9as independiente en cada posicin, esto permitir -ue se pueda visualizar en el reporte estndar 6.51 +l e'ecutar la transaccin )abilitar la siuiente ventana, donde se re-uerir seleccionar el (ic)ero tIt dese nuestro ordenador$
17 *e selecciona la ubicacin del (ic)ero por medio de los botones de naveacin -ue aparecen en la ventana 27 *e selecciona el arc)ivo tIt correspondiente "7 *e pulsa +brir para continuar *euido aparecer la siuiente ventana para con(irmar la accin$
17 *e marca el c)ec de :etener mi decisin 27 Permitir para continuar / abrir el (ic)ero o en su de(ecto :ec)azar para cancelar
&l sistema emitir un lo de acuerdo a la in(ormacin -ue se introducir en la creacin de las entradas de mercanc9as para cada posicin del (ic)ero &n caso de eIistir al>n error se mostrar en este lo, as9 como también si todo se lleva con normalidad el lo mostrar los n>meros de los documentos enerados
Con eso se culmina el proceso de reistro de las entradas de mercanc9as de combustible para posteriormente el pao Ana vez inresadas las &6 podremos visualizar el detalle de estos inresos a través del listado de documentos de material 6.51$
&ste reporte puede ser eItra9do a eIcel desde el sistema
93 RE PO RT ES 3a lista de transacciones para visualizacin / reportes se muestra a continuacin$
Tra'"acc!&' +C0" +C0% 40" 60" 660" 66%0 *X+3:X#0120# K0" 6&5"? 6&5 6&5+ 6&5
De"cr!pc!&' 6aestro de servicios Visuallista maestro de servicios Visualacreedorcontabilidad7 Visualizaracreedorcompras7 VisualizarmaterialW ndicedemateriales 3ista direcciones acreedores Visualizaracreedorcentral7 Visualizarsolicituddepedido Pedirsolicitudespedidoasinadas 3istadodesolicitudesdepedido *olicitudesdepedidoporimputacin
6*:V2 6&%2 6&% 6&%5 6&%H 6.5* 6&2"? 6&2. 6&2C 6&2 6&23 6&26 6&2? 6&2S 6&" 6& 6&. 6&C 6&3 6&6 6&?
3ista prestaciones para Visualizar evaluacin de*olPed proveedores Comparacindeevaluaciones 3istasdeevaluacin +nlisisstdevalproveedores Visualizarlistasaldos&6!:4 Visualizarpedido Pedidosporn>merodenecesidad Pedidosporrupodeart9culos Pedidosporimputacin Pedidosporproveedor Pedidospormaterial Pedidosporn>merodepedido Pedidosporcentrosuministrador Visualizarpeticino(erta Visualizaro(erta Peticioneso(ertapn>mnecesidad Peticioneso(ertaprupoart9culos Peticioneso(ertaporproveedores Peticioneso(ertapormaterial Peticioneso(ertapn>mpeto(erta
6&* 6&0+? 6&04?
Peticionesdeo(ertaporlicitacin &valuacionesenerales+7 &valuacionesenerales47
6&3. 63 6*:V" 6*:V C=0B
+ctividadesUcompraspor ?U?ecesidad 3ista)o'asentradadeservicios 3istaprestacionesparapedido 3ista prestaciones ppeticin o(erta :esumendedisponibilidad Visualizarn>meroseriematerial Visualizarn>meroseriematerial Visualizarreserva 3istadereservas 3istadocumentomaterial 3istadodestocs Visualizardisponibilidaddecentro *tocsen(ec)acontabilizacin Visualdocmatpmotivo movimiento
6.*6 6D0 6D 6D 66.& 6:51 :S.& V30%< V30%= V3""? V80"? V811 V812 6CZ 6CZ% 6CZG 6CZ< 6CZ 6C&1 6C&2 6C&5
Visualizardocmaterial anulados Visualsituacin stocs!necesidades &valuacinplani(icacin6P* &valdetodosloscentros :esumendestocs Partidasindividualesmaterial :esumendestocs 6onitordeentreasentrantes 6onitordeentreasdesalida Visualizarentreaentrante Visualtransporte *eleccionartransportes$Plani(nec *eltransportes$DespeIpedicin *
6C&# 6C& 6C&
*
6C&: 6C&* 6&1P 6&%5
*
+ continuacin veremos alunos de los reportes ms utilizados$ 3o9stica Gestin de mat eriales Compras Datos maestros 3i-uidacin posterior +cuerdos con proveedor R($a de &ntorno Condicin!+cuerdo &ntorno Determinacin de acce"o precios &ntorno Valoracin *istema de in(ormacin &6!:4 lista de saldos Tra'"acc!&' 6.5* De"cr!pc!&' 3ista de saldos &6!:4
&ste reporte permite visualizar los saldos de la cuenta &6!:4 por cada documento de compra, se>n las (acturas inresadas
R($a de acce"o Tra'"acc!&'
3o9stica Gestin de materiales Visualizar lista Por material 6&26
De"cr!pc!&'
3ista de pedidos por material
Compras
Pedido
*imilar a la lista -ue vimos de 6&2?, pero en este caso el criterio principal es por material
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras &valuaciones &valuaciones enerales 6&04? &valuaciones enerales
Pedido
R($a de acce"o Tra'"acc!&'
3o9stica Gestin de materiales Compras Visualizar lista *ervicios Por servicio 6*:V"
De"cr!pc!&'
Por servicio
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
*istemas in(o 3o9stica Compras *ervicio Valores de compras 6C&* *
Pedido
6aterial!+ctividad
R($a de acce"o Tra'"acc!&' De"cr!pc!&'
3o9stica maestros
Gestin de materiales Compras Datos :eistro in(o Visualizar lista HistPrecios
pedido 6&1P Historial del precio de pedido
5 = 3 AN E O S &n esta seccin se incluirn las re(erencias de los puntos de las bases para los procesos descritos en este manual
5=353 E"$r(c$(ra Or.a'!a$!a AREA BASES
SUBPROCESO BASES
3=G<*8
Gestin de +lmacenes
3=G<*8
Gestin +lmacenes
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES 6antenimiento de 8ablas de +lmacenes
ID FUNC BASES
6611
de 6antenimiento de 6612 8ablas de +lmacenes
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES :eistro, actualizacin / anulacin de los datos de +lmacenes :eistro, actualizacin / anulacin de los datos de las transacciones de +lmacén
5=383 Mae"$ro de proeedore" AREA BASES
SUBPROCESO BASES
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
ID FUNC BASES
3=G<*8
Gestin de Proveedores
+dministracin del 66111 Catloo de Proveedores
3=G<*8
Gestin de Proveedores
+dministracin del 6611" Catloo de Proveedores
3=G<*8
Gestin de Proveedores
+dministracin del 6611 Catloo de Proveedores
3=G<*8
Gestin de Proveedores
66121
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES :eistro, +ctualizacin / +nulacin de datos Generales :eistro, +ctualizacin / &liminacin de datos de aspectos comerciales :eistro, +ctualizacin / &liminacin de datos de aspectos (inancieros Consulta / reporte de art9culos / proveedores
5=33 Mae"$ro de "er!c!o"
AREA BASES
3=G<*8
SUBPROCESO BASES
Gestin de inventario
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
Cataloacin de *ervicios
ID FUNC BASES
66521
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES :eistro, actualizacin / anulacin de datos de *ervicios
5=3;3 Pe$!c!&' oer$a,oer$a AREA BASES
3=G<*8
SUBPROCESO BASES
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
Gestin de Compras
+dministracin de Cotizaciones
Gestin de Compras Gestin de Compras
+dministracin de Cotizaciones +dministracin de Cotizaciones
ID FUNC BASES 66221
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES :eistro, actualizacin / anulacin de datos de
66222
Cotizacionesdel cuadro Generacin comparativo de Cotizaciones
6622"
Proceso de *eleccin
5=343 Doc(*e'$o" de co*pra AREA BASES
SUBPROCESO BASES
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
Gestin de Compras Gestin de Compras
+dministracin de =rden de Compra +dministracin de =rden de Compra
3=G<*8
Gestin de Compras
3=G<*8
Gestin de =rden de *ervicio
3=G<*8
ID FUNC BASES
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES
662"
Consultas de =rdenes de Compras pendientes
662"5
66251
Consulta / reporte de seuimiento de re-uerimientos, cotizaciones, rdenes de Compra
Control / seuimiento a servicios
66%11
:eistro, / mantenimiento de @rdenes de servicio
3=G<*8
Gestin de Contratos
Generacin de contratos
66"11
3=G<*8
Gestin de Contratos
Cierre del contrato
66""1
3=G<*8
Gestin de Contratos
*euimiento a la e'ecucin de contratos
66"21
:eistro, actualizacin / anulacin de datos de Contratos &l contrato debe cerrarse arc)ivarse7 el momento se apruebe elenproducto o -ue servicio entreado control de calidad7 Consulta de estado de los contratos
5=3<3 Eal(ac!&' de proeedore" AREA BASES
SUBPROCESO BASES
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
ID FUNC BASES
3=G<*8
Gestin de Proveedores
+dministracin del Catloo de Proveedores
66112
3=G<*8
Gestin de Proveedores
+dministracin del Catloo de Proveedores
66115
3=G<*8
Gestin de Proveedores
66122
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES :eistro, +ctualizacin / &liminacin de datos la cali(icacin del proveedor :eistro, +ctualizacin / &liminacin de datos sobre el desempeNo, calidad del producto / servicio Consulta de soporte para veri(icar la calidad del servicio del proveedor
5=3@3 Co'$rol de co*b("$!ble
AREA BASES
3=G<*8
SUBPROCESO BASES
*ervicios Generales
REJUERIMIENTO FUNCIONAL + BASES
Control de Combustible
ID FUNC BASES
66#11
FUNCIONALIDAD ESPEC2FICA + BASES
Control de Combustible
5=373 Repor$e" ID Repor$e Ba"e"
Repor$e
:&PU 662U00
&stado de rdenes de compra pendientes, atendidas parcialmente, completadas, anuladas, pendientes de (acturacin, (acturadas7
De"cr!pc!&'delrepor$e reporte listado de pedidos de compra, con la (inalidad de )acer seuimiento / reporte a =C<, *&+C&
reporte listado de pedidos de compra, con la :&PU :eistro de compras por (ec)a, por (inalidad de )acer seuimiento / reporte a =C<, 662U00# proveedor *&+C& reporte listado de pedidos de compra, con la (inalidad de )acer seuimiento / reporte a =C<, *&+C&
:&PU 662U00
:eporte de >ltimas compras
:&PU
?>mero de @rdenes de Compra /
662U00B
valor total por rano de (ec)as
reporte listado de pedidos de compra, con la (inalidad de )acer seuimiento / reporte a =C<, *&+C&
:&PU 662U010
&stad9sticas por centro de costo, por proveedor, por 9tem
*e re-uiere reporte para control de compra de materiales por proveedor / centro de costo,
:esultado de ad-uisiciones / contrataciones a los principales proveedores por tipos de procesos, :&PU por monedas, por tipo compra, por *e re-uiere un reporte de ad-uisiciones por 662U012 volumen, servicio[ en ranos proveedores a (in de in(orme a Gerencia, =C< de(inidos semana, mes, 8rimestre, semestre7 con capacidad de seleccin de reistros :&PU
Compras por Proveedor detalle /
662U01
resumen
:&PU 662U015
:elacin @rdenes de Compra en detalle / resumen
=btener un reporte de los Compras a proveedores para in(ormar a *&+C& / =C< =btener un reporte de =rdenes de Compra para in(ormar a *&+C& / =C<
:&PU 662U01%
3istado de rdenes de compra devenadas
:&PU 662U021
:eportes solicitados por =*
:&PU 662U022
:eportes solicitados por 4<*&, mIimo " reportes
=btener un reporte de orden de Compra por periodo pendientes de entrea
:elacin de Contratos u ordenes de compra
*e re-uiere un reporte de ordenes de compra relacionados con el prorama
:eportes Generales$ Abicacin *e re-uiere un reporte de pedido :&PU Geor(ica, de Pao, Proveedores, compra!servicio / contratos 4actuarados / 662U02 +rt9culos, Centro de Costos7 pendiente por proveedor / centro de costos
66121
Consulta / reporte de art9culos / proveedores
=btener un reporte -ue relacione los proveedores de bienes / servicios con los materiales / servicios -ue o(ertan
6621
Consulta de re-uerimientos por estados
=btener un reporte -ue nos muestre las *olicitudes de Pedido -ue tienen Peticin de =(erta, =(erta /!o Pedido de Compra o Contrato
662"
Consultas de =rdenes de Compras pendientes
=btener un reporte de los Pedidos de Compra / Contratos 6arco pendientes de entrea o pendientes de pao
662"5
=btener un reporte de las *olicitudes de Pedido, los Pedidos de Compra / Contratos 6arco en un rano de (ec)as determinado
66251
Consulta / reporte de seuimiento de re-uerimientos, cotizaciones, rdenes de Compra
=btener un reporte -ue muestre el estado de las *olicitudes de Pedido Con Pedido de Compra / pendientes de atencin7 de las Peticiones de =(erta+tendidas / pendientes de atencin7 / Pedidos de Compra = contratos 6arco7 emitidos, en proceso de liberacin, a-uellos -ue /a cuentan con
66%12
Consultas / reportes
=btener un reporte en donde (iuren los Pedidos de Compra / Contratos 6arco de servicios emitidos en un rano de (ec)as determinado, las -ue cuentan con &ntrada de
*ervicio -ue se encuentran paadas o las /!o -uelas a>n tienen pao pendiente =btener un reporte -ue nos muestre la Consulta de soporte para veri(icar la evaluacin de los proveedores en relacin a 66122 calidad del servicio del proveedor Pedidos de Compra / Contratos 6arco / en un rano de (ec)as determinado =btener un reporte -ue nos seNale la relacion de los Contratos 6arco en e'ecucin, a-uellos Contratos 6arco emitidos durante un rano de 66"21 Consulta de estado de los contratos (ec)as determinado, el importe inicial del contrato, los adicionales, los montos paados, el saldo por paar / las penalidades :&PU Generacin de alertas en el proceso *e re-uiere advertencia para las etapas de los 662U005 de compras procesos de compra :esultado de ad-uisiciones / contrataciones por tipos de procesos, por monedas, por tipo compra, servicio[ en ranos de(inidos semana, mes, trimestre, semestre7 con capacidad de seleccin de reistros
*e re-uierePac, reporte para control de avance del en (orma mensual
:&PU 662U020
:eportes solicitados por 4=?+4&, mIimo % reportes
:elacion del plan de ad-uisicion de compra :elacion / tipo de procesos de ad-uisicion, relacion de tipo de compras, relacion de compras con con!sin Contrato, relacion de compras con penalidad \relacion de ? de procesos
6621"
Consulta de re-uerimientos pendientes de atencin
=btener un reporte -ue nos muestre las *olicitudes de Pedido -ue todav9a no tienen Pedido de Compra o Contrato
:&PU 662U011
