Manual Hseq

MANUAL DE DE GESTIÓ ÓN INTEGRADO GESTIÓN LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER PROCESOS DE LA NTC GP 1000:200 1000:2009 :2009 – NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2004 – NTC OHSAS 18001:2007

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Bucaramanga

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Revisó Vicerrector Administrativo

Aprobó Rector

Versión: 0088 Página 2 de 87 Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1861

CONTENIDO ALCANCE Y EXCLUSIONES 1 ALCANCE EXCLUSIONES

4

1.1 ALCANCE ALCANCE 1.2 EXCLUSIONES

4 4

ABREVIATURAS 2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS

4

3 CONTENIDO DEL MANUAL

6

3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER SANTANDER 3.1.1 Reseña histórica. 3.1.2 Misión. 3.1.3 Visión. 3.1.4 Políticas 3.1.5 Organigrama 3.2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 3.2.1 Políticas 3.2.1.1 Política de Calidad 3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional 3.2.1.3 Política de Gestión Ambiental 3.2.2 Objetivos 3.2.2.1 Objetivos de Calidad 3.2.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 3.2.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental 3.2.3 Responsables 3.2.3.1 Comité de Gestión Integrado 3.2.3.2 Comité Técnico para la Gestión en SYSO 3.2.3.3 Comité Técnico Ambiental y Sanitario. 3.2.3.4 Grupo Primario 3.2.3.5 Organigrama del Sistema de Gestión Integrado 3.2.4 Estructura de la Documentación. Documentación. 3.2.5 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 3.2.6 Requisitos 3.2.6.1 De los beneficiarios 3.2.6.2 Legales y Reglamentarios. 3.2.6.3 De la organización. 3.2.6.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004 y la NTC OHSAS 18001:2007. 3.2.6.5 Aspectos e impactos ambientales.

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Revisó Vicerrector Administrativo

Aprobó Rector

Versión: 0088 Página 2 de 87 Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1861

CONTENIDO ALCANCE Y EXCLUSIONES 1 ALCANCE EXCLUSIONES

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1.1 ALCANCE ALCANCE 1.2 EXCLUSIONES

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ABREVIATURAS 2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS

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3 CONTENIDO DEL MANUAL

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3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER SANTANDER 3.1.1 Reseña histórica. 3.1.2 Misión. 3.1.3 Visión. 3.1.4 Políticas 3.1.5 Organigrama 3.2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 3.2.1 Políticas 3.2.1.1 Política de Calidad 3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional 3.2.1.3 Política de Gestión Ambiental 3.2.2 Objetivos 3.2.2.1 Objetivos de Calidad 3.2.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 3.2.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental 3.2.3 Responsables 3.2.3.1 Comité de Gestión Integrado 3.2.3.2 Comité Técnico para la Gestión en SYSO 3.2.3.3 Comité Técnico Ambiental y Sanitario. 3.2.3.4 Grupo Primario 3.2.3.5 Organigrama del Sistema de Gestión Integrado 3.2.4 Estructura de la Documentación. Documentación. 3.2.5 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 3.2.6 Requisitos 3.2.6.1 De los beneficiarios 3.2.6.2 Legales y Reglamentarios. 3.2.6.3 De la organización. 3.2.6.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004 y la NTC OHSAS 18001:2007. 3.2.6.5 Aspectos e impactos ambientales.

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Versión: 08 Página 3 de 82

3.2.6.6 Peligros y Riesgos. 3.2.6.7 Programas del Sistema de Gestión Ambiental 3.2.6.8 Programas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 3.2.7 Caracterizaciones. 3.2.8 Productos de los procesos misionales. 3.2.9 Procedimientos Obligatorios. 3.2.10 Controles Operacionales 3.2.11 Responsabilidades y autoridades HSEQ

27 27 28 29 31 32 32 35

ANEXO 1

38

ANEXO 2

42

ANEXO 3

45

ANEXO 4

66

Código: MDI.01



OBJETIVO El presente manual es una guía para establecer la planificación, operación y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestión Integrado, cuya estructura se adecúa a los requisitos de las normas NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007.

1 ALCANCE YY EXCLUSIONES 1.1 ALCANCE El alcance del Sistema de Gestión Integrado corresponde a: a: 

“Los Servicios de Educación Educación Universitaria de la Universidad Industrial Industrial de Santander, a través de los procesos de Formación, Investigación y Extensión.”



“Los Servicios de la Gestión Administrativa para las actividades de Educación Superior Universitaria, Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad Industrial de Santander a través de los procesos de: Dirección Institucional, Planeación Institucional, Gestión de la Calidad Académica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Académico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicación Institucional, Contratación, Financiero, Gestión Cultural, Gestión Documental, Jurídico, Recursos Físicos, Recursos Tecnológicos, Relaciones Internacionales de Intercambio Académico Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones, Talento Humano, Gestión Ambiental”



El servicio social de asesoría jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de resolución de conflictos conflictos a personas de escasos escasos recursos de la región, en las áreas del Derecho Laboral y Público, Penal y Privado del Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurídico se NOTA detallan en el Manual de Procedimientos-MEX-CJ.01 Procedimientos-MEX-CJ.01

1.2

EXCLUSIONES

Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusión a las normas NTC GP 1000:2009, la NTC ISO ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007. 2

DEFINICIONES / ABREVIATURAS •

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO •

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Gestión en Seguridad y salud ocupacional: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad universitaria. Gestión ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar sus aspectos ambientales. Objetivos Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental. Manual de Gestión Integrado Integrado:: Documento que enuncia las Políticas de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y la ambiental y describe el Sistema de Gestión Integrado de la Universidad. Políticas Políticas: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado. SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de gestión para desarrollar e implementar la política ambiental y gestionar los aspectos ambientales. SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de gestión para desarrollar la política y gestionar los riesgos en seguridad y Salud Ocupacional. UAA: Unidad Académico Administrativa Peligro: Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño, en términos de enfermedad o lesión a las personas, o a una combinación de éstos. Riesgo: Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s) y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposición(es). Aspecto Ambiental Ambiental Cualquier acción o actividad que desencadena un impacto positivo o negativo para el medio ambiente. Ejemplo: vertimiento de sustancias peligrosas a un cuerpo de agua. Impacto Ambiental Ambiental De acuerdo con la observación del proceso identificar la influencia negativa o positiva en los aspectos ambientales por ejemplo contaminación del agua por la sustancia vertida. Programa: Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas de la organización, incluida su planificación en el tiempo, los recursos necesarios y el personal responsable de la implementación. Control operacional operacional:: Acciones o operaciones asociadas a controlar los peligros y aspectos ambientales identificados para alcanzar los objetivos de la política y cumplir los objetivos y metas establecidos. Entre ellos se encuentran; procedimientos, uso de elementos de protección personal, personal entrenado y capacitado, etc.

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3 3.1


CONTENIDO DEL MANUAL UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

3.1.1 Reseña histórica1. El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dámaso Zapata. En 1940 el abogado Mario Galán Gómez presentó ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inició el proceso legal de creación de la universidad, que apenas se limitaba a la creación de una "Facultad" de Ingeniería Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de química, mecánica y electricidad", pero incluyó el establecimiento de un bachillerato técnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sería preparado un grupo de jóvenes para el ingreso, en óptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisión designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprobó, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniería Industrial" y establecía un bachillerato técnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprobó la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que creó definitivamente "La Universidad de Santander”. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzón Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medellín. Con tres facultades de Ingeniería (Eléctrica, Mecánica y Química), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordóñez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martínez Villalba, la UIS aceptó sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la década de los años sesenta ya existían doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendían a 1147, fue así como a finales de los 60’s se dio paso a la auténtica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompañado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramón González Valencia. La década de los años ochenta se inició con el nuevo marco de acción establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que obligó a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geología (1982), Física (1983), Diseño Industrial (1985), Música (1985) e Historia (1987). Bajo la rectoría de Jaime Luis Gutiérrez se abrieron los Centros Regionales de Educación a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educación a Distancia., ya al final de la década se habían creado 7 especializaciones y 7 maestrías. Las necesidades de formación del profesorado en técnicas didácticas obligaron a crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigación se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotación de los laboratorios. En la administración de Jorge Gómez Duarte ya sobre la década de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creación del Programa de Regionalización que sitúa proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Málaga y Barrancabermeja, con sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias 1

Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html

Código: MDI.01



de Santander. Así mismo durante la gestión del rector Gómez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluación de programas con fines de acreditación, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditación de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad más importante de la región oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestión de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico. Con todo lo soñado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundización sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestría y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditación de la mayoría de los mismos y la Acreditación Institucional conferida por el término de 8 años por el Ministerio de Educación Nacional, según Resolución No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nación para la buena educación de la sociedad. 3.1.2

Misión. Misión .

La Universidad Industrial de Santander es una organización que tiene como propósito la formación de personas de alta calidad ética, política y profesional; la generación y adecuación de conocimientos; la conservación y reinterpretación de la cultura y la participación activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad. Orientan su misión los principios democráticos, la reflexión crítica, el ejercicio libre de la cátedra, el trabajo interdisciplinario y la relación con el mundo externo. Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia académica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propósitos institucionales y la construcción de una cultura de vida. 3.1.3

Visión.

Como visión general en el año 2018, la Universidad Industrial de Santander se habrá fortalecido en su carácter público, aportando al desarrollo político, cultural, social y económico del país, como resultado de un proceso de generación y adecuación de conocimiento en el cual la investigación constituye el eje articulador de sus funciones misionales. La Universidad habrá desarrollado exitosamente una política de crecimiento vertical, mediante la cual se crearán y consolidarán programas de maestría y doctorado de alta calidad, sustentados en procesos de investigación pertinente para la región y el país. La Institución habrá contribuido al desarrollo regional, mediante la formación del talento humano, la investigación y la extensión, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad internacional y el crecimiento económico. Como parte de este proceso, se ampliará la cobertura con la creación y consolidación de programas misionales pertinentes y

Código: MDI.01



soportes estratégicos en su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnológico, atendiendo a la política de formación por ciclos aprobada por el Consejo Superior. La Universidad habrá consolidado una política de articulación global que le ha permitido incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la cooperación con instituciones educativas y de investigación de alto prestigio, empresas, entidades gubernamentales, egresados y otros entes públicos y privados nacionales e internacionales. La Universidad habrá fortalecido en toda su organización una cultura de gestión de alta calidad de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Como resultado de la actualización permanente de sus programas académicos, la Universidad forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo económico y social y para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de desarrollo del país y a la consolidación de una sociedad del conocimiento a nivel regional, nacional e internacional. La Institución habrá consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura física y tecnológica. 3.1.4

Políticas Políticas2

Las políticas que se enuncian a continuación están definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como líneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectoría y el Consejo Académico, de llevar a la práctica los propósitos establecidos por la Misión, con base en los principios establecidos a partir de los mismos. Construcción de la comunidad universitaria Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitución de un compromiso colectivo de asimilación y cumplimiento de los propósitos definidos en la misión de la Institución. •

Responsabilidad social Se trata de asumir plenamente, la condición pública de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formación de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prácticas innovadoras que permitan pensar y transformar el país y la región con sentido ético y responsabilidad política.

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Cultura de la investigación La construcción de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una acción prioritaria: hacer de la investigación la cultura básica de todos los universitarios para que el espíritu científico impregne todas nuestras acciones académicas, sociales y prácticas

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Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

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profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formación de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad. Desempeño integral de los docentes Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad ética y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formación integral de los estudiantes. Para ello deberán articular en su desempeño las funciones de docencia, investigación y extensión, pues solo así podrán evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propósito último de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad. •

Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos Los programas académicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluación y evaluación externa, asegurarán la excelencia académica y la vigencia v igencia social de los programas. •

Pedagogía para la formación integral La pedagogía que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialógica como norma de acción académica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la práctica la autonomía de los estudiantes para que asuman por sí mismos los procesos de aprendizaje y de formación integral. •

Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalización en todos los procesos y unos propósitos de eficacia y eficiencia en la realización de las tareas institucionales. •

Ampliación de cobertura Tradicionalmente, hemos formulado dos políticas de crecimiento de nuestros programas académicos: la que amplía la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestría y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. •

La ampliación de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deberá darse en todas sus sedes, con el propósito de apoyar el desarrollo regional y el avance científico y tecnológico, fortaleciendo así una política social de admisión a la Universidad. Algunos programas académicos de alta demanda social también podrán ampliar su cobertura mediante la duplicación de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresión bajo la política general de alta calidad y pertinencia social. La UIS: Proyecto Proyecto cultural Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la nación colombiana, la política cultural parte de la comprensión de esta como la realización efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas elevados del hombre. •

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Esta política obliga a desarrollar los propósitos culturales formulados en la misión: formar personas de alta calidad ética, política y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio responsable de la ciudadanía, la cultura ética de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales. Internacionalización Se trata de asumir la educación superior en el contexto moderno de la globalización y con espíritu crítico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelación con las comunidades académicas internacionales. •

Relación permanente con los egresados Es política de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonomía y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institución, así mismo su contribución al progreso nacional. Parte de esta política es la organización de la oferta de educación permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitación a su participación en todas las actividades institucionales. •

Política financiera La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalización y de adecuadas políticas estatales de financiación de la universidad. Los ingresos económicos de la UIS dependen de dichas políticas, de la generación de recursos propios, de la captación de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociación con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta política debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiación de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeño en las funciones de formación, investigación y extensión.

•

Política organizacional Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia con los desarrollos desarrollos de la ciencia y de la tecnología, tecnología, profundizando la cultura de la organización inteligente, con una gestión descentralizada, flexible, autónoma y responsable.

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3.1.5 Organigrama Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander

Código: MDI.01


3.2 3.2.1


CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE DE GESTIÓN INTEGRADO Políticas Políticas

3.2.1.1 Política de Calidad3 “La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”. 3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional4 En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promoción de entornos seguros y prácticas de trabajo saludables, la prevención de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal. Promovemos la identificación y el control de los factores de riesgo y la puesta en práctica

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3.2 3.2.1


CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE DE GESTIÓN INTEGRADO Políticas Políticas

3.2.1.1 Política de Calidad3 “La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”. 3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional4 En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promoción de entornos seguros y prácticas de trabajo saludables, la prevención de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal. Promovemos la identificación y el control de los factores de riesgo y la puesta en práctica de los protocolos para la atención de emergencias. Para ello, cumplimos con los requisitos legales, y otros que voluntariamente adopte la institución en el desarrollo de las actividades misionales y los procesos de apoyo, y trabajamos por el mejoramiento continuo del desempeño de nuestro Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. 3.2.1.3 Política de Gestión Ambiental Ambiental5 En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generación de una cultura de desarrollo sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución. Para ello, trabajamos por la educación ambiental, la minimización de los impactos ambientales significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión Ambiental.

3

Aprobación por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad. Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septi embre de 2011. 5 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septi embre de 2011. 4

Código: MDI.01


3.2.2


Objetivos

3.2.2.1 Objetivos de Calidad6 •

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Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales de la UIS. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados de los procesos misionales. Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los procesos de la Universidad. Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y servicios ofrecidos por la Universidad. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus actividades para alcanzar los objetivos misionales. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus necesidades. Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su interacción con la Institución.

3.2.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional7 • • •

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Minimizar las enfermedades profesionales y las lesiones en el personal Medir la eficacia de los controles establecidos para reducir los riesgos Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la institución Mejorar continuamente la gestión de seguridad y salud ocupacional en la institución

3.2.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental8 • •

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Uso eficiente de los recursos Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la institución Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria Mejorar continuamente la gestión ambiental en la institución Minimizar los impactos ambientales significativos Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad

Aprobación por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad. Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septi embre de 2011. 8 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septi embre de 2011. 6

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.2.3


Responsables

3.2.3.1 Comité de Gestión Integrado9. Órgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la Institución que contribuyen a la calidad de sus productos y servicios, la salud en relación a enfermedades profesionales y accidentes de trabajo, y, el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales aplicables. El Comité de Gestión Integrado constituye la instancia en la que se atenderán y analizarán los intereses, necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada unidad académico administrativa de la Universidad, para asegurar el cumplimiento y la asignación de los recursos necesarios para la implementación de los Sistemas de Gestión en Calidad, Seguridad y Salud O cupacional, y Ambiental. Conformado por: • • • • • • • • •

El Rector, quien lo preside. El Vicerrector Académico. El Vicerrector Administrativo, quien actuará como secretario técnico. El Vicerrector de Investigación y Extensión. Director del Instituto de Proyección regional y Educación a Distancia. Director de Planeación Representante del Comité Técnico Ambiental y Sanitario Representante del Comité Técnico en Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de la División de Recursos Humanos

Invitados permanentes: • •

Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Coordinador Sistema de Gestión Integrado

Funciones. Funciones. Son funciones del Comité de Gestión Integrado para el Sistema de Gestión Integrado de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes: •

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Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad, SYSO y ambiental tomando como referente las políticas establecidas en el Proyecto Institucional. Asignar la responsabilidad a los diferentes niveles y funciones en la Universidad asociados con el Sistema de Gestión Integrado para el cumplimiento de las políticas en materia de calidad, SYSO y ambiental. Asegurar la articulación entre los objetivos generales de los SGC, SYSO y SGA, y los particulares de cada Unidad Académico Administrativa -UAA. Propender por el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestión en materia de calidad, SYSO y ambiental.

Acuerdo No. 092 de 2011, por el cual se define la conformación, funciones y normas de operación del Comité de Gestión Integrado, Comité Técnico Ambiental y Sanitario y Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Industrial de Santander 9

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Evaluar y aprobar los proyectos, planes, programas y controles en materia de calidad, SYSO y ambiental para ser incluidos dentro del plan de gestión institucional. Evaluar los temas de orden financiero, comunitario, jurídico e institucional relacionados con las actividades en materia de calidad, SYSO y ambiental. Asignar los recursos económicos y el talento humano necesario para el desarrollo de la gestión interna y externa, para los programas, controles y acciones necesarias para mejorar el desempeño en materia de calidad, SYSO y ambiental de la Universidad. Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad, SYSO y ambiental, así como los planes de mejora, programas y controles operacionales. Proponer, aprobar y promover las estrategias de formación y toma de conciencia relacionadas con la calidad, los impactos ambientales, y los peligros y riesgos SYSO. Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a calidad, SYSO y ambiental. Realizar seguimiento y mejora a los resultados obtenidos en los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental. Validar y apoyar los planes, programas y controles operacionales para las áreas críticas a atender con los procesos de calidad, SYSO y ambiental. Difundir el resultado del desempeño de los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental. Impulsar el conocimiento periódico de las necesidades en materia de calidad, SYSO y ambiental de los beneficiarios y su nivel de satisfacción con los servicios que ofrece la Universidad. Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos. Informar al Consejo Superior y al Consejo Académico sobre las actividades, avances y resultados relacionados con el Sistema de Gestión Integrado. Recomendar el calendario de auditorías internas de calidad, SYSO y ambientales, anuales para ser aprobado por el Rector. Darse su propio reglamento. Las demás funciones que sean requeridas para garantizar la correcta implementación del SGC, SYSO y SGA.

Conformado por: • • • • • • •

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Jefe de División de Recursos Humanos, quien lo presidirá. Jefe de División de Planta Física Coordinador Sede Guatiguará Jefe de División de Mantenimiento Tecnológico Profesor Representante Facultad de Salud Profesor Representante Campus Principal Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional, quien actúa como Secretario Técnico del Comité. Líder de Emergencias

Invitados permanentes: • • •

Coordinador del Sistema de Gestión Integrado Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental Presidente de la Brigada de Emergencias

Código: MDI.01



3.2.3.2 Comité Técnico para la Gestión en SYSO Funciones: Funciones: Son funciones del Comité Técnico para la Gestión en SYSO del Sistema de Gestión Integrado de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes: •

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Impulsar y coordinar la ejecución del Plan para Emergencias de la Universidad Industrial de Santander, elaborado por el Coordinador para Emergencias y Desastres de la Universidad. Elaborar los informes necesarios para presentar al comité de gestión del riesgo para emergencias y desastres, en los temas de orden económico, financiero, comunitario, jurídico e institucional relacionados con las actividades de emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander. Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a emergencias y desastres. Revisar y actualizar el plan para emergencias de la Universidad Industrial de Santander, periódicamente. Brindar el apoyo humano, técnico, administrativo y económico que requiera la Brigada para Emergencias de la Universidad Industrial de Santander para el desarrollo de su funcionamiento y promoción dentro de la institución. Liderar y conducir las actividades de coordinación interinstitucional e intersectorial requeridas para garantizar el adecuado manejo de las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander. Reunirse en caso de ocurrir una emergencia, para coordinar las acciones a seguir frente al evento, con el fin de mitigar, neutralizar o atender la situación. Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la información, para la operación de los estados de alerta y alarma y la comunicación a nivel institucional, interinstitucional, local, regional y nacional que se requieran para atender las emergencias y los desastres. Definir los procedimientos de control y evaluación de los procesos de prevención, mitigación, atención, rehabilitación y reconstrucción en situaciones de emergencias y desastres, en la Universidad Industrial de Santander. Elaborar las estrategias educativas enfocadas a la preparación, prevención, mitigación, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y desastres. Evaluar el cumplimiento y el resultado de la aplicación de las recomendaciones dadas por el Coordinador para emergencias y desastres aprobadas por el Comité de Riesgo para Emergencias y Desastres. Gestionar los estudios técnicos y las investigaciones científicas relacionados con la prevención, preparación, alerta, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y desastres. Planear y coordinar las actividades de prevención, preparación, alerta, atención, rehabilitación y reconstrucción de emergencias y desastres. Coordinar las prioridades de acción en las etapas de prevención, preparación, alerta, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y desastres. Impulsar el desarrollo del programa para emergencias y desastres en sus fases de prevención, preparación, alerta, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo. Realizar el diagnóstico y análisis de necesidades en cuanto a emergencias y desastres a nivel de las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

Código: MDI.01


•

•

•

• •

•

•

• •

•

• • •


Elaborar los planes de contingencia con el fin de establecer criterios claros sobre cada uno de los procedimientos que directa o indirectamente se relacionan con las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander. Evaluar la gestión y el cumplimiento del plan para emergencias en cada una de las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad. Ejecutar las acciones planteadas en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la política de Seguridad y Salud Ocupacional. Proponer acciones de mejora continua a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Recibir y dar solución a las anomalías que se detecten asociadas con la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional en las reuniones con el Comité de Gestión Integrado, así como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan. Cumplir y actualizar los documentos relativos a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del Sistema Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO, en colaboración de las diferentes áreas involucradas. Planificar y participar en la elaboración de procedimientos e instructivos asociados con la gestión del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional. Coordinar la socialización del Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Las demás asignadas por ley

3.2.3.3 Comité Técnico Ambiental y Sanitario Sanitario.. Funciones: Funciones: Son funciones del Comité Técnico Ambiental y Sanitario para el Sistema de Gestión Integrado de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes: • • • • •

• •

• •

•

Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA Vigilar el cumplimiento de la legislación ambiental asociada con la gestión ambiental. Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la política ambiental. Proponer acciones de mejora continua a la gestión ambiental. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido en el SGA. Recibir y dar solución a las anomalías que se detecten asociadas con la gestión ambiental. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la gestión ambiental en las reuniones con el Comité de Gestión Integrado, así como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan. Cumplir y actualizar los documentos relativos a la gestión ambiental. Monitorear, medir y realizar seguimiento a las características claves asociadas con los aspectos ambientales significativos. . Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del SGA en colaboración de las diferentes áreas involucradas.

Código: MDI.01


•

• • •

•

• •


Planificar y participar en la elaboración de procedimientos e instructivos asociados con la gestión ambiental. Elaborar los informes asociados con la gestión ambiental que soliciten las autoridades competentes. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales ambientales. Coordinar la socialización del SGA. Gestionar ante el Comité de Gestión Integrado los recursos necesarios para llevar a cabo las mejoras que requiera la gestión ambiental. Informar al Comité de Gestión Integrado sobre las actividades, avances y resultados relacionados con el Sistema de Gestión Ambiental. Realizar el seguimiento anual a las actividades plasmadas en el SGA. Realizar los ajustes pertinentes anuales del SGA.

Conformado por: •

•

• •

•

Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales –CEIAM, quien lo preside Jefe de División de Planta Física, quien actuará como secretario técnico. Un Representante de cada Facultad Un Representante de los laboratorios de la Facultad de Salud Un Representante de los laboratorios de la Sede Central

Invitados Permanentes • •

•

Coordinador del Sistema de Gestión Integrado Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental

3.2.3.4 Grupo Primario. Primario. Equipo de trabajo conformado por el líder del proceso y sus colaboradores, el cual se reúne periódicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del pr oceso y tiene como funciones las siguientes: • Hacer seguimiento al desempeño del proceso (verificación de indicadores) y establecer acciones de mejora. • Hacer seguimiento a la implementación de la documentación del proceso. • Definir el plan de capacitación y sensibilización para la adecuada implementación del SGI. • Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Código: MDI.01



3.2.3.5 Organigrama del Sistema de Gestión Integrado

Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión Integrado

3.2.4

Estructura de la Documentación.

La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión de la Calidad. Los tipos de documentos establecidos para la Institución son los siguientes: • • • • • • • • •

Reglamento Manual Caracterización Procedimiento Guía Instructivo Protocolo Programa Formato

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.2.5


Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. Santander .

La Universidad Industrial de Santander definió los procesos de la siguiente manera: .

Son el conjunto de procesos relacionados con la definición, difusión y establecimiento de políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, así como la fijación de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribución apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misión Institucional. Entre estos procesos se encuentran: • •

DI: Dirección Institucional PI: Planeación Institucional

Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Académica de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: •

•

CA: Gestión de la Calidad Académica SE: Seguimiento Institucional

Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razón de ser de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: • •

•

FO: Formación IN: IN: Investigación E X: X X X: Extensión

Código: MDI.01



Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecución de las políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran: AR: AR : Admisiones y Registro Académico BI: BI: Biblioteca BE: BE: Bienestar Estudiantil CI: CI: Comunicación Institucional CO: CO: Contratación FI: FI: Financiero CU: Gestión Cultural GA: Gestión Ambiental GD Gestión Documental JU: Jurídico PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y 3.2.6 Mapa de Procesos material publicitario). RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico RF: RF: Recursos Físicos RT: RT: Recursos Tecnológicos SI: SI: Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones TH: TH: Talento Humano • • • • • • • • • • •

• • • •

•

Código: MDI.01



Figura 3. Mapa de Procesos UIS

3.2.6

Requisitos

3.2.6.1 De los beneficiarios Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1. Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso

PROCESO DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

BENEFICIARIOS • •

•

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

• •

• • •

Todos los procesos UAA Dirección Institucional UAA Ministerio de Educación Nacional (MEN) Comunidad Universitaria Comunidad Externa Organismos de Control Externo.

REQUISITOS •

• •

•

No aplica Información veraz y oportuna. Transparencia en la gestión y cumplimiento de sus funciones. Objetividad, Respuesta asesorías efectivas

en el

oportuna

y

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

BENEFICIARIOS •

•

GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

• • • • •

Ministerio de Educación Nacional (MEN) Consejo Nacional de Acreditación (CNA) ICFES Dirección de la Universidad Consejo Académico UAA Estudiantes


REQUISITOS •

•

Asesoría confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN, ICFES). Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.

Disponibilidad de recursos para actividades de investigación y propiedad intelectual (PI) en la Universidad. Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigación y propiedad intelectual. Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigación y propiedad intelectual. Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de investigación.

• • • •

INVESTIGACIÓN

•

Sociedad Comunidad Científica Comunidad Universitaria Entes financiadores

•

•

•

• •

Sociedad Comunidad Universitaria

Disponibilidad de recursos para actividades de extensión en la Universidad. Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensión. Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensión. Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de extensión. Cumplimiento del plan de estudios vigente Preparación para el ingreso a la vida laboral Cualificación permanente del personal docente Cumplimiento de la programación académica Información oportuna y confiable

•

•

•

EXTENSIÓN

•

• •

FORMACIÓN •

Beneficiario Directo: Estudiante

•

•

Estudiantes UIS Estudiantes de once grado Aspirantes Admitidos Estudiantes de otras universidades Acudientes de los Estudiantes Unidades Académicas (Escuelas) Entidades Externas

•

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

• • • • • • •

•

•

Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO BIBLIOTECA

BENEFICIARIOS


REQUISITOS

bibliográfico disponible  Disponibilidad de medios de consulta de  Comunidad Externa material electrónico Alimentación exquisita, nutritiva, saludable Comunidad Universitaria. e higiénica Acudientes de los Estudiantes Alojamiento en condiciones adecuadas de Redes de apoyo. Entidades y órganos con nexos a la higiene, salubridad y seguridad UIS con requerimientos de Atención respetuosa y oportuna Alta variación del menú del día servicios de alimentación Presentación y porciones de alimentos adecuadas en el plato diario Organización y limpieza tanto del salón como de los implementos en que se sirve la comida Tiempo de espera mínimo para ser atendido Tutores con pedagogía Información veraz Conformidad del servicio de salud Atención oportuna e inmediata en el servicio de treage Remisiones pertinentes Atención profesionalizada Existencia de medicamentos requeridos para el tratamiento a seguir UAA Atención eficaz y oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados en materia Comunidad Universitaria. de divulgación, comunicación, producción Comunidad Externa y asesoría sobre la técnica, lenguaje y Entidades públicas y privadas. discurso de productos impresos, Otras Universidades. audiovisuales y radiales. UAA Oportunidad en el servicio, asertividad en la información y Transparencia. Seguimiento Institucional Contrataciones oportunas de acuerdo con especificaciones y a precios de mercado.  Comunidad Universitaria

•

 Material

•

•

•

• •

• • •

BIENESTAR ESTUDIANTIL

•

•

• • • •

• • •

•

•

•

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

• • •

•

•

•

CONTRATACIÓN

•

• •

FINANCIERO

• • •

• • •

GESTIÓN CULTURAL

•

UAA Estudiantes Comunidad Externa Organismos de Control Externos Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable Entidades Públicas UAA Entidades públicas o privadas Comunidad General

•

Información oportuna, clara y veraz

Información oportuna y confiable Escenarios Artísticos acondicionados Acompañamiento durante el desarrollo del evento Respetar los espacios asignados (fechas y horas) Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos

• • •

•

•

Código: MDI.01


BENEFICIARIOS •

GESTIÓN DOCUMENTAL

• • •

GESTIÓN AMBIENTAL

JURÍDICO

Comunidad Universitaria Comunidad externa Entidades públicas y privadas UAA

Dirección Institucional Comunidad Universitaria Contratistas Visitantes Otras partes interesadas

Entrega Oportuna y Eficaz Revisión y aprobación de la solicitud de modificación de documentos Acceso a la información de una manera ágil.

• •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

RECURSOS TECNOLÓGICOS SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICATELECOMUNICA CIONES

Desarrollo ambientalmente sostenible Información oportuna y veraz Cumplimiento normatividad Comunicaciones entes de control externos Convenios

Dirección Institucional Atención respetuosa UAA Respuesta oportuna, comprensible y coherente. Comunidad Externa Comunidad Universitaria Autoridades Judiciales Comité de Conciliación El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario. UAA Oportuna respuesta a la petición de servicio. Comunidad universitaria Eficacia en el desarrollo del servicio. Comunidad externa Personas naturales y jurídicas Comunicación asertiva vinculadas por razones varias a la Universidad Industrial de Santander. UAA Confiabilidad, Oportunidad, economía, eficiencia. UAA Oportunidad. Cumplimiento de requerimientos. Facilidad en el uso. Seguridad. Confiabilidad. Rectoría Veracidad (información) UAA Oportunidad (información) Comunidad universitaria Eficacia Jubilados y retirados Ambiente seguro Contratistas Visitantes Otras partes interesadas Becados de postgrado CAPRUIS FAVUIS COOPRUIS ARPRUIS EPS •

•

RECURSOS FÍSICOS

Página 25 de 82

REQUISITOS

•

PUBLICACIONES

Versión: 08

•

•

•

•

•

•

•

• • • • •

•

•

•

•

•

•

•

•

• • • • • • • • •

Código: MDI.01


BENEFICIARIOS Rectoría UAA Comunidad universitaria Jubilados y retirados Contratistas Visitantes Otras partes interesadas Becados de postgrado CAPRUIS FAVUIS COOPRUIS ARPRUIS EPS IPS Cooperativas DIAN Fondo Nacional de Ahorro Bancos AFP ARP Juzgados Fiduciaria Registraduría Unidades Académicas Administrativas Comunidad Universitaria Instituciones convenientes


REQUISITOS Veracidad (información) Oportunidad (información) Eficacia Ambiente seguro

•

•

•

•

•

•

•

•

• • • • • •

TALENTO HUMANO

• • • • • • • • • • • • •

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO

•

•

y

Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada Acompañamiento y consejería

•

•

•

3.2.6.2 Legales y Reglamentarios. Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos, Matriz de Requisitos Legales Ambientales y otros suscritos, Matriz de Requisitos Legales en SYSO y otros suscritos. 3.2.6.3 De la organización. Los requisitos de la organización para los procesos de la UIS se encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI. 3.2.6.4

De la NTC ISO 9001:2008, 2009 9, NTC ISO 14001:2004 yy la NTC OHSAS 9001:2008, NTC GP 1000: 200 18001:2007. 18001:2007.

Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2004 y la NTC OHSAS 18001:2007 que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 1)

Código: MDI.01



3.2.6.5 Aspectos e impactos ambientales. Los requisitos para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales se encuentran definidos en el procedimiento PGA.01 aprobado mediante resolución, donde se establece la metodología para identificar y evaluar los diferentes aspectos e impactos ambientales de las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Industrial de Santander para determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente (Ver anexo 2). 3.2.6.6

Peligros y Riesgos.

Los requisitos para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles se encuentran definidos en el procedimiento PTH.21 aprobado mediante resolución, donde se establece la metodología para identificar los peligros de cada área y de los puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander, así como valorar los riesgos y planificar los controles para prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y pérdidas materiales (Ver anexo 3). 3.2.6.7 Programas del Sistema de Gestión Ambiental

•

Programa Uso R Racional acional del Agua A A A gua (URA) - PGGA. PGGA .01 Minimizar el impacto causado por el consumo de agua, incorporando medidas de reducción, generando la conciencia y compromiso de participación activa en la comunidad universitaria, contratistas y visitantes, para que establezcan prácticas diarias sostenibles en el desarrollo de las actividades en la institución, sin menoscabo en la productividad, higiene y confort de las personas.

•

Programa Uso R Racional acional de Energía - PGGA.02 Minimizar el impacto causado por el consumo de energía eléctrica, generando la conciencia y compromiso en la comunidad universitaria, contratistas y visitante acerca del a horro y uso eficiente de la energía empleada para el desarrollo de las actividades de la institución.

•

Programa Calidad de Aire y Control dell R Ruido Control de Ruido - PGGA.03 Conservar un medio ambiente sano con una aceptable calidad de aire y bajos niveles de ruido ambiental en las áreas físicas de la Universidad Industrial de Santander.

•

Programa Conservación y Manejo de la Flora y Fauna PGGA..04 F auna – PGGA Garantizar el desarrollo sostenible, conservación y restauración de los recursos naturales presentes en la Universidad industrial de Santander.

Código: MDI.01



Programa Plan de Gestión Integral de Residuos PGIR PGIR –PGGA.05 Minimizar la generación de residuos en el origen, maximizar su aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos peligrosos generados en la universidad.

•

Programa Cultura Ambiental – PGGA.06 Promover la educación ambiental, la prevención de la contaminación y la protección del medio ambiente a través de la generación de una cultura de desarrollo sostenible en la comunidad universitaria de la institución.

3.2.6.8 Programas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional •

Programa de Salud Ocupacional - PGTH.01 Permite establecer actividades de prevención de accidentes y enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los funcionarios de la universidad y cumplir la legislación vigente de salud ocupacional. Este programa contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y Seguridad Industrial.

•

Programa de Inspecciones - PGTH.02 Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin de controlar las condiciones de trabajo sub-estándar que puedan generar accidentes en la Institución.

•

Programa de Vigilancia Epidemiológica para Riesgo Biológico - PGTH.03 Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la universidad, derivado del contacto con agentes infecciosos en el sitio de trabajo.

•

Programa de Vigilancia Epidemiológica de los Riesgo Riesgoss Psicosocial - PGTH.04 Establecer y desarrollar un programa integral y sistemático de identificación, control e intervención de los factores de riesgo psicosociales en la Universidad Industrial de Santander con el fin de disminuir los trastornos de salud asociados y contribuir al mejoramiento del ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.

•

Programa SVE Prevención de Desórdenes Músculo Esqueléticos - PGTH.05 Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Industrial de Santander, derivado de la exposición a los riesgos que causan lesiones osteomusculares en el sitio de trabajo.

Código: MDI.01



Programa de Vigilancia Epidemiológica para Riesgo Químico -- PGTH.06 Establecer los lineamientos para la identificación, priorización, evaluación y planes de intervención en la población expuesta a factor de riesgo químico, con el fin de garantizar los controles adecuados para la conservación de la salud de los trabajadores Universidad Industrial de Santander.

•

Programa Trabajo Seguro en Alturas - PGTH.07 Documentar y Diseñar los Procedimientos de Trabajo Seguro en Alturas con el fin de disminuir los factores de riesgo asociados a esta actividad; a través de controles preventivos y de protección, aplicando la legislación nacional e internacional vigente.

•

Programa Pr ograma Cultura en SYSO - PGTH.08 Promover los entornos seguros, las prácticas de trabajo saludables, la prevención de enfermedades profesionales, las lesiones en el personal a través de la generación de una cultura de autocuidado y reporte de actos y condiciones inseguras.

3.2.7

Caracterizaciones. Caracterizaciones.

De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institución, se relacionan a continuación las caracterizaciones respectivas. Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentación de cada proceso. Tabla 2. Relación de caracterizaciones de procesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIÓN INSTITUCIONAL CDI.01 Caracterización de Proceso Dirección Institucional PLANEACIÓN INSTITUCIONAL CPL.01 Caracterización de Proceso Planeación Institucional PROCESOS PROCESOS DE EVALUACIÓN CCA.01 CCA.02 CCA.03 CCA.04 CCA.05 CSE.01

GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Caracterización de Proceso Gestión de la Calidad Académica Caracterización de Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional Caracterización de Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas de Pregrado Caracterización de Subproceso Registro Calificado Caracterización de Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior “ECAES” SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Caracterización de Proceso Seguimiento Institucional

Código: MDI.01



PROCESOS MISIONALES FORMACIÓN CFO.01 Caracterización de Proceso de Formación INVESTIGACIÓN CIN.01 Caracterización de Proceso de Investigación CIN.02 Caracterización de Subproceso de Gestión y Promoción de la Investigación CIN.03 Caracterización de Subproceso de Gestión y Protección de la Propiedad Intelectual EXTENSIÓN CEX.01 Caracterización de Proceso de Extensión PROCESOS DE APOYO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO CAR.01 Caracterización de Proceso Admisiones y Registro Académico CAR.02 Caracterización de Subproceso Admisiones CAR.03 Caracterización de Subproceso Registro Académico BIBLIOTECA CBI.01 Caracterización de Proceso Biblioteca CBI.02 Caracterización de Subproceso Atención a Usuarios CBI.03 Caracterización de Subproceso Procesamiento Técnico BIENESTAR ESTUDIANTIL CBE.01 Caracterización de Proceso Bienestar Estudiantil CBE.02 Caracterización de Subproceso Atención en Salud CBE.03 Caracterización de Subproceso Programas Educativo-Preventivos CBE.03 Caracterización de Subproceso Atención Socioeconómica COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL CCI.01 Caracterización de Proceso Comunicación Institucional CCI.02 Caracterización de Subproceso Producción de Medios CCI.03 Caracterización de Subproceso Difusión Interna y Externa CONTRATACIÓN CCO.01 Caracterización de Proceso Contratación FINANCIERO CFI.01 Caracterización de Proceso Financiero CFI.02 Caracterización de Subproceso Presupuesto CFI.03 Caracterización de Subproceso Tesorería CFI.04 Caracterización de Subproceso Inventarios CFI.05 Caracterización de Subproceso Contabilidad GESTIÓN CULTURAL CCU.01 Caracterización de Proceso Cultural CCU.02 Caracterización de Subproceso Alquiler o Préstamo de Escenarios Artísticos CCU.03 Caracterización de Subproceso Organización y Coordinación de Eventos Culturales y Artísticos CCU.04 Caracterización de Subproceso Formación Integral de la Comunidad Universitaria GESTIÓN AMBIENTAL CGA.01 Caracterización de Proceso Gestión Ambiental GESTIÓN DOCUMENTAL CGD.01 Caracterización de Proceso Gestión Documental

Código: MDI.01



PROCESOS DE APOYO CGD.02 Caracterización de Subproceso Gestión de Producción y Control de Documentos CGD.03 Caracterización de Subproceso Gestión de Correspondencia CGD.04 Caracterización de Subproceso Gestión Archivística JURÍDICO CJU.01 Caracterización de Proceso Jurídico RECURSOS FÍSICOS CRF.01 Caracterización de Proceso Recursos Físicos CRF.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento Físico CRF.03 Caracterización de Subproceso Seguridad y Vigilancia CRF.04 Caracterización de Subproceso Diseño, Supervisión y Montaje de Obras RECURSOS TECNOLÓGICOS CRT.01 Caracterización de Proceso Recursos Tecnológicos CRT.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento Tecnológico CRT.03 Caracterización de Subproceso Metrología SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES TELECOMUNICACIONES CSI.01 Caracterización de Proceso Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones CSI.02 Caracterización de Subproceso Administración de Servidores y Base de Datos Institucionales CSI.03 Caracterización de Subproceso Construcción y Mantenimiento de la Red de Datos Institucional CSI.04 Caracterización de Subproceso Desarrollo de Software CSI.05 Caracterización de Subproceso Asesoría y Soporte en Servicios y Recursos Informáticos TALENTO HUMANO CTH.01 Caracterización de Proceso Talento Humano CTH.02 Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional CTH.03 Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente CTH.04 Caracterización de Subproceso Formación de Personal CTH.05 Caracterización de Subproceso Seguridad y Salud Ocupacional CTH.06 Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial CTH.07 Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO ACADÉMICO CRI.01 Caracterización de Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico

3.2.8

Productos de los procesos misionales.

A continuación se relacionan los productos definidos para los procesos misionales Formación, Investigación y Extensión. (Ver Tabla 3). Tabla 3. Relación de Productos de los Procesos Misionales

PROCESO FORMACIÓN

•

PRODUCTOS Técnicos, Tecnólogos y Profesionales Titulados

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO INVESTIGACIÓN

• • •

EXTENSIÓN

• • •

3.2.9


Proyectos de Investigación Concluidos Resultados de Investigación Derechos de Propiedad Intelectual Asesoría y Consultoría Servicios Educativos Servicios Tecnológicos

Procedimientos Obligatorios.

De acuerdo con lo establecido en la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y la NTC OHSAS 18801:2007 se relacionan a continuación los procedimientos obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementación. (Ver Tabla 4) Tabla 4. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PGD.01 PGD.02 PGD.07 PGD.07 PGD.09 PSE.01 PSE.02 PSE.03

Procedimiento control de documentos internos Procedimiento control de registros Procedimiento control de documentos internos especiales Procedimiento control de documentos externos Procedimiento de auditorías internas Procedimiento acciones preventivas/correctivas Procedimiento control de producto o servicio no conforme

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PGA.01 PGA.02 PGA.04 PGA.04 PGA.05

Procedimiento para identificación de aspectos, valoración de impactos ambientales Procedimiento para identificación de requisitos legales ambientales Procedimiento para el reporte e investigación de accidente e incidente ambientales Procedimiento de comunicación y toma de conciencia

SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PTH.19 PTH.21 PTH.21 PTH.54 PTH.55

Procedimiento para el reporte e investigación de accidente e incidente de trabajo Procedimiento para identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Procedimiento para la identificación de requisitos legales en seguridad y salud ocupacional Procedimiento de participación y consulta Plan de Emergencias

3.2.10 Controles Operacionales •

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 1. Guías Elementos de Protección Personal 2. Procedimiento Postes 3. Procedimiento Fachada

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3.

•


Procedimiento Escaleras Procedimiento Torres Procedimiento Techos Procedimiento Andamios Procedimiento Espacios Confinados Procedimiento Poda de Árboles jardinería Procedimiento de Rescate Instrucciones técnicas de: • Soldadura • Máquinas • Herramientas Manuales • Mantenimiento de Estaciones Eléctricas • Manipulación de cargas • Orden y Limpieza en el trabajo

Sistema de Gestión Ambiental CONTROLES OPERACIONALES ACTIVIDAD

CONTROL

ACCIONES

ASPECTO AMBIENTAL Manejo de RAEE Mantenimiento de equipos

* Recolección y almacenamiento * Contratación del gestor * Disposición final

Manejo de equipos dados de baja

* Recolección y almacenamiento * Disposición (venta interna o externa)

Mantenimiento de muebles y enseres

Manejo de muebles y enseres dados de baja

* Recolección y almacenamiento * Disposición (venta interna o externa)

Mantenimiento de equipos

Manejo de residuos peligrosos (estopas, filtros, productos químicos y envases de: grasas, aceites, varsol, gasolina, ACPM)

Mantenimiento de equipos

Mantenimiento de equipos grandes

Manejo de productos químicos: grasas, aceites, varsol, gasolina, ACPM

* Plan de formación * Dotación de bolsas rojas * Recolección y almacenamiento * Contratación del gestor * Disposición final * Revisión de los documentos existentes para la ejecución de mantenimiento de equipos que requieran insumos químicos para su funcionamiento o mantenimiento (plantas eléctricas, subestaciones, transformadores, guadañadoras, etc) * Inclusión del control operacional ambiental donde se requiera.

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO ACTIVIDAD

CONTROL ASPECTO AMBIENTAL Manejo de gases refrigerantes (R12-R22)

Mantenimiento de aires y neveras


ACCIONES

* Inventario de aires acondicionados * Cronograma de sustitución y/o eliminación de los aires y neveras que posean estos gases. * Recolección de los gases refrigerantes en contenedores (balas). * Disposición final de las balas que contengan estos gases.

Disposición final de viruta metálica

* Recolección y almacenamiento * Identificación de las necesidades al interior de la universidad para el requerimiento de la viruta metálica (inventario de UAA) * Entrega al gestor del material que no se requiere al interior de la universidad * Disposición final

Disposición final de EPP dados de baja

* Identificación de los EPP que requieren disposición controlada * Establecer lineamiento para el aseguramiento de la entrega del EPP dado de baja a Salud Ocupacional * Recolección y almacenamiento * Disposición final

Mantenimiento: fabricación de piezas metálicas

Entrega y uso de EPPs Planta de compostaje

* Análisis del proceso actual * Diagnostico - volúmenes * Plan de manejo ambiental Planta de compostaje * Seguimiento y control * Medición del indicador de aprovechamiento de residuos

Generación de Residuos domésticos

Disposición de residuos domésticos

*Medición y cálculo del indicador de generación de residuos ordinarios

Mantenimiento del lago

Flora y fauna

Elaborar el procedimiento de manejo integral del lago

Mantenimiento de jardines y áreas verdes

Labores de limpieza Actividades de transporte

Vertimiento domésticos

* Sensibilización para el adecuado uso de los elementos de aseo

Emisión de gases

Seguimiento y control al certificado de gases vehículos de propiedad de la UIS

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO ACTIVIDAD Actividades mantenimiento de vehículos Actividades lavado de vehículos Uso de sustancias químicas y biológicas – prácticas de laboratorio Actividades administrativas Uso de sustancias químicas y biológicas – prácticas de laboratorio

CONTROL ASPECTO AMBIENTAL


ACCIONES

Generación de residuos peligrosos

* Seguimiento y control al proveedor del mantenimiento de automotores

vertimiento industrial

* Seguimiento y control al proveedor del lavado de automotores

Vertimiento de aguas residuales laboratorios Uso de papel

Generación de residuos peligrosos

*Monitoreo de aguas residuales *Incorporación de buenas practicas *Campañas de recolección *Sensibilización *Entrega gestor autorizado *Seguimiento control gestor

3.2.11 Responsabilidades y autoridades HSEQ La Universidad Industrial de Santander ha establecido responsabilidades y niveles de autoridad dentro de sus Sistema de Gestión Integrado, ya que es consciente de la importancia de contar con un liderazgo visible para su funcionamiento. Por esto, la institución cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección, la cual tiene la responsabilidad de liderar el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión, divulgar y revisar constantemente las directrices para su continua adecuación, verificar que las responsabilidades y autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema. Las responsabilidades y autoridades asignadas se encuentran definidas en el anexo 4.

Código: MDI.01



CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 02

FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 04 de 2007 Mayo 02 de 2008

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Modificación del alcance, Inclusión de la relación de procedimientos obligatorios y modificación del Anexo 1 Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP1000:2004: Modificación de Alcance, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, inclusión de los procesos misionales (numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelación de Requisitos. Inclusión del numeral 4.2.9: Relación de productos de los procesos misionales Inclusión de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y actualización del Anexo 1 – Matriz de Interacción de Requisitos. Actualización de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de Procesos Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos Recursos Físicos y Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones Modificación de la tabla No 4: Cambio del producto de formación Modificación de la tabla No 5: Inclusión del procedimiento obligatorio Control de Documentos Externos y cambio del nombre del procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos Cambio del mapa de procesos Modificación de la tabla No 1: Requisitos de los beneficiarios por proceso Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones por inclusión del proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico. Actualización de la Norma NTC GP 1000:2009 Cambio nombre del documento: Manual de Calidad por Manual de Gestión Integrado Inclusión de lineamientos según las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 Inclusión del proceso Gestión Ambiental. Inclusión Políticas y Objetivos SYSO y Ambiental Inclusión de los programas para SYSO y Ambiental Inclusión de algunos controles operacionales identificados para SYSO y Ambiental. •

03

Octubre 31 de 2008

•

•

•

•

04

Abril 17 de 2009

•

•

• •

05

Abril 21 de 2010

06

Junio 08 de 2010

•

• •

•

07

Octubre 20 de 2011

• • • •

Código: MDI.01


•

•

•

•

•

•

08

Febrero 17 2012

• •


Modificación de la figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión Integrado. Inclusión de las funciones del Comité de Gestión Integrado, Comité Técnico para la Gestión SYSO, Comité Técnico Ambiental y Sanitario. Inclusión en la tabla 3 de la caracterización del proceso Gestión Ambiental. Inclusión de los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales más significativos. Inclusión de la Matriz de requisitos para NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007. Inclusión de las responsabilidades y autoridades HSEQ. Modificación Anexo Matriz de Interrelación de requisitos para NTC ISO 9001:2008. Inclusión de la conformación de los comités. Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades HSEQ.

Código: MDI.01



ANEXO 1 MATRIZ DE DE INTERRELACIÓN DE REQUISITOS NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008 NTC OSHAS 18001:2007 NTC ISO 14001: 2004

Código: MDI.01


Versión: Ver sión: 08 Página 39 de 82

NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008

R: Responsable

P: Participa

Código: MDI.01



NTC OSHAS 18001:2007

R: Responsable P: Participa

Código: MDI.01



NTC OSHAS 18001:2007


Código: MDI.01



NTC ISO 14001: 2004


Código: MDI.01



NTC ISO 14001: 2004


Código: MDI.01



Código: MDI.01


ANEXO 2 ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO ASPECTO

IMPACTO

Generación de Residuos Sólidos Especiales: RAEE (Equipos Electromagnético fuera de servicio) Generación de Residuos Sólidos Especiales: (Pilas, toners y fluorescentes ) Generación de Residuos Sólidos No Peligrosos: Domésticos Ordinario

Contaminación del suelo, presión sobre sitios de disposición, generación de PASIVOS AMBIENTALES Contaminación del suelo, presión sobre sitios de disposición, generación de PASIVOS AMBIENTALES Presión sobre el relleno sanitario, contaminación del suelo y proliferación de vectores

Generación de Residuos Sólidos No peligrosos: chatarra, muebles

Presión sobre el relleno sanitario, contaminación del suelo

Generación de Residuos Sólidos No Peligrosos: reciclables. Generación de residuos peligrosos Químico.

Presión sobre el relleno sanitario, contaminación del suelo Contaminación del suelo, presión sobre sitios de disposición, generación de PASIVOS AMBIENTALES Contaminación del suelo, presión sobre sitios de disposición, generación de PASIVOS AMBIENTALES Presión sobre los recursos naturales renovables y no renovables

Generación de Residuos Peligrosos Biológicos. Consumo de energía eléctrica


PROGRAMA Y/O CONTROL OPERACIONAL

PGIR PGIR

PGIR

PGIR

PGIR

PGIR

PGIR Programa Uso Racional de Energía (URE)

Vertimiento de Aguas Residuales de Tipo Químico

Acidificación de los cuerpos de agua

PGIR

Vertimiento de Aguas Residuales de Tipo Biológico

Alteración de la biota presente en los cuerpos de agua

PGIR

Código: MDI.01



ASPECTO

IMPACTO

PROGRAMA Y/O CONTROL OPERACIONAL

Vertimiento de aguas residuales tipo Doméstico Consumo de Agua

Alteración de la biota presente en los cuerpos de agua Presión sobre el recurso hídrico, aumento del índice de escasez

PGIR Programa Uso Racional de Agua (URA)

Emisión de Gases de Efecto Invernadero

Contaminación del aire y contribución al calentamiento global Contaminación del aire

Emisión de gases de combustión Emisión de Material particulado Emisión de gases especiales: refrigerantes (CFC's, Clorofluorocarbonos, perjudiciales para la capa de ozono, R12, R22, R404, R410) Generación de gases contaminantes (fumigación tres veces al año, termo nebulización) Generación de ruido Consumo de energía eléctrica Consumo de Papel Cobertura paisajística

Contaminación del aire Efecto de calentamiento global y destrucción de capa de ozono

Programa calidad del aire y control de ruido Programa calidad del aire y control de ruido Programa calidad del aire y control de ruido Programa calidad del aire y control de ruido

Emisión de gases de alto potencial de contaminación al medio ambiente y las personas

Programa calidad del aire y control de ruido

Contaminación auditiva

Programa calidad del aire y control de ruido Programa Uso Racional de Energía (URE)

Presión sobre los recursos naturales renovables y no renovables Agotamiento del recurso y modificación de los ecosistemas Restauración y protección de la capa vegetal

PGIR Programa calidad del aire y ruido. Y Programa conservación de flora y fauna

Protección ecosistemas naturales (lago)

Mejora en la calidad de vida de las especies que conforman el ecosistema

Programa calidad del aire y ruido. Y Programa conservación de flora y fauna

Consumo de recursos no renovables

Agotamiento del recurso y modificación de los ecosistemas

PGIR

Código: MDI.01


ANEXO 3 PELIGROS Y RIESGOS


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO UAA ACADÉMICA

RIESGOS GRUPO FACTOR

Biológico

Página 46 de 82

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO

Animales

Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza.

Virus y bacterias

Uso de elementos de protección personal. Socialización de normas de bioseguridad.

Vegetales

Capacitación en disposición adecuada de residuos.

Hongos

Elementos de protección personal.

De origen social

Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias.

De origen natural

Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias.

Alta tensión FACULTAD DE SALUD

Versión: 08

Eléctrico

Ergonómico

Físico

Trabajo con equipos desenergizados.

Baja tensión

Inspecciones de instalaciones eléctricas. Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo.

Carga dinámica

Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS.

Carga de los sentidos

Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes generadoras.

Carga estática


Ruido

Elementos de protección personal. Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.

Contacto con calor Iluminación inadecuada

Elementos de protección personal. Mantenimiento de luminarias.

Código: MDI.01


UAA ACADÉMICA


Físico-químico

Locativo

Mecánico

Psicosocial


Incendios

Locativo

Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Instalación parcial de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos y material químico

Caída de personas

Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo. Capacitación en autocuidado.

Golpes con objetos

Capacitación en autocuidado.

Cortes, pinchazo, raspadura

Capacitación en autocuidado. Establecimiento de protocolo para cumplimiento de normas de bioseguridad.

Caída de objetos


Choques contra objetos

Registro de transporte en cumplimiento de función. Desplazamiento por medio de una empresa legalmente constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.

Contenido de la tarea

Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de valores. Mediadores.

Líquidos

Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas.

FACULTAD DE SALUD

Químicos

Página 47 de 82

Recarga y mantenimiento de extintores. Señalización de extintores. Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias. Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y manejo de extintores.

Atrapamientos

FACULTAD DE SALUD

Versión: 08

Código: MDI.01



Físico-químico

Locativo

FACULTAD DE SALUD

Locativo

Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Instalación parcial de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos y material químico Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo. Capacitación en autocuidado. Capacitación en autocuidado.



Caída de objetos






Líquidos


FACULTAD DE SALUD

Químicos


Incendios

Atrapamientos Golpes con objetos

Psicosocial

Página 48 de 82


Caída de personas

Mecánico

Versión: 08

Código: MDI.01


FACULTAD DE SALUD



Aerosoles sólidos

Aerosoles líquidos

Elementos de protección personal. Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.

Gases y vapores Animales

FACULTAD DE CIENCIAS

Página 49 de 82

Elementos de protección respiratoria. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos.

Químicos

Biológico

Versión: 08

Elementos de protección personal. Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza.

Virus y bacterias


Vegetales


Hongos


De origen social


De origen natural


Alta tensión Eléctrico

Ergonómico

Trabajo con equipos desenergizados.

Baja tensión


Carga dinámica




Carga estática


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO UAA ACADÉMICA ACADÉMICA

Ruido

Locativo


Incendios

Locativo


Atrapamientos


Golpes con objetos




Caída de personas

Caída de objetos Choques contra objetos

Psicosocial

Mantenimiento de luminarias. Recarga y mantenimiento de extintores. Señalización de extintores. Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias. Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y manejo de extintores.


Mecánico


Contacto con calor

Iluminación inadecuada

Físico-químico

Página 50 de 82


RIESGOS

Físico

Versión: 08


Capacitación en autocuidado. Registro de transporte en cumplimiento de función. Desplazamiento por medio de una empresa legalmente constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad. Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de valores. Mediadores.

Código: MDI.01


RIESGOS

Líquidos


Químicos Aerosoles sólidos

Aerosoles líquidos Gases y vapores Animales Biológico

Virus y bacterias Vegetales Hongos

De origen social

De origen natural FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

Eléctrico

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Elementos de protección respiratoria. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Elementos de protección personal. Almacenamiento de sustancias químicos líquidos. Elementos de protección personal. Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza. Uso de elementos de protección personal. Socialización de normas de bioseguridad. Capacitación en disposición adecuada de residuos. Elementos de protección personal. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Trabajo con equipos desenergizados.

Baja tensión


Ergonómico Carga de los sentidos

Ergonómico

Página 51 de 82

Alta tensión

Carga dinámica

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

Versión: 08

Carga estática


Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes generadoras. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS.

Código: MDI.01


Físico-químico

Ruido

Elementos de protección personal. Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos. Aislamiento de áreas generadoras de ruido.

Contacto con calor



Mantenimiento de luminarias.

Incendios

Locativo Locativo

Caída de personas


Página 52 de 82


RIESGOS

Físico

Versión: 08

Recarga y mantenimiento de extintores. Señalización de extintores. Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias. Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y manejo de extintores. Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Instalación parcial de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos y material químico Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo.

Atrapamientos


Golpes con objetos




Caída de objetos


Mecánico

Código: MDI.01


RIESGOS

Mecánico

Psicosocial

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Registro de transporte en cumplimiento de función. Desplazamiento por medio de una empresa legalmente constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.



Líquidos


Aerosoles sólidos


Aerosoles líquidos


Gases y vapores


Animales


Virus y bacterias


Vegetales


Biológico FACULTAD DE INGENIERÍAS FISICOQUÍMICAS

Página 53 de 82



Químicos

Versión: 08

Hongos De origen social

De origen natural

Elementos de protección personal. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias.

Código: MDI.01


RIESGOS Alta tensión Eléctrico Baja tensión

Carga dinámica

Ergonómico


Carga estática

Ruido FACULTAD DE INGENIERÍAS FISICOQUÍMICAS

Físico

Físicoquímico

Locativo


Página 54 de 82

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Trabajo con equipos desenergizados. Inspecciones de instalaciones eléctricas. Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes generadoras. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Elementos de protección personal. Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos. Elementos de protección personal. Mantenimiento de luminarias.

Incendios


Locativo


Caída de personas Mecánico

Versión: 08


Atrapamientos Golpes con objetos


Código: MDI.01


RIESGOS

Psicosocial

Caída de objetos





Aerosoles sólidos Aerosoles líquidos Gases y vapores Animales

FACULTAD DE INGENIERÍAS FISICOMECÁNICAS

Biológico

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Capacitación en autocuidado. Establecimiento de protocolo para cumplimiento de normas de bioseguridad.

Líquidos

Químicos

Página 55 de 82

Cortes, pinchazo, raspadura Mecánico

FACULTAD DE INGENIERÍAS FISICOQUÍMICAS

Versión: 08

Virus y bacterias Vegetales Hongos

Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de valores. Mediadores. Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Elementos de protección respiratoria. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Elementos de protección personal. Almacenamiento de sustancias químicos líquidos. Elementos de protección personal. Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza. Uso de elementos de protección personal. Socialización de normas de bioseguridad. Capacitación en disposición adecuada de residuos. Elementos de protección personal.

De origen social


De origen natural


Eléctrico

Alta tensión

Código: MDI.01


RIESGOS Baja tensión Ergonómico


Carga dinámica


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Trabajo con equipos desenergizados. Inspecciones de instalaciones eléctricas. Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo.

Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y Carga de los pausas. sentidos Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, Carga estática fuentes generadoras. Físico Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y Ruido pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Elementos de protección personal. Contacto con calor Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos. Iluminación Elementos de protección personal. Físico-químico inadecuada Incendios Mantenimiento de luminarias.

Locativo

Mecánico

Locativo


Caída de personas

Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo.

Atrapamientos


Golpes con objetos




Caída de objetos




Código: MDI.01



DIVISIÓN DE PUBLICACIONES

RIESGOS


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Contenido de la Estudio del clima organizacional. Psicosocial tarea Grupos focales. Programa de valores. Mediadores. Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de Líquidos químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Elementos de protección respiratoria. Químicos Aerosoles Capacitación para el personal en manejo y sólidos almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Aerosoles Elementos de protección personal. líquidos Almacenamiento de sustancias químicos líquidos. Gases y vapores Elementos de protección personal. Fumigaciones periódicas. Animales Jornadas de orden y limpieza. Biológico Uso de elementos de protección personal. Virus y bacterias Socialización de normas de bioseguridad. Vegetales Capacitación en disposición adecuada de residuos. Hongos Elementos de protección personal. Capacitación de los guías de evacuación. De origen social Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. De origen natural Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Alta tensión Trabajo con equipos des energizados. Inspecciones de instalaciones eléctricas. Eléctrico Baja tensión Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Carga dinámica Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Carga de los Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes sentidos generadoras. Ergonómico Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Carga estática Muévete UIS.

Código: MDI.01


RIESGOS Ruido Físico

Físicoquímico

Locativo

PUBLICACIONES

Mecánico


Incendios


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Elementos de protección personal. Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos. Elementos de protección personal. Mantenimiento de luminarias. Recarga y mantenimiento de extintores. Señalización de extintores. Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias. Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y manejo de extintores.

Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Locativo Instalación parcial de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos y material químico Inspecciones periódicas. Caída de personas Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo. Atrapamientos Capacitación en autocuidado. Golpes con Capacitación en autocuidado. objetos Cortes, pinchazo, raspadura Caída de objetos


Capacitación en autocuidado. Registro de transporte en cumplimiento de función. Choques contra Desplazamiento por medio de una empresa legalmente objetos constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad. Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Contenido de la Psicosocial Estudio del clima organizacional. tarea Grupos focales. Programa de valores. Mediadores. Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de Líquidos químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Elementos de protección respiratoria. Químicos Capacitación para el personal en manejo y Aerosoles sólidos almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Elementos de protección personal. Aerosoles líquidos Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO UAA ACADÉMICA ACADÉMICA PUBLICACIONES

RIESGOS Químicos

Gases y vapores

Animales

Biológico

DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Elementos de protección personal. Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza.

Virus y bacterias


Vegetales


Hongos


De origen social


De origen natural


Alta tensión

Trabajo con equipos des energizados .

Baja tensión


Carga dinámica


Eléctrico

Ergonómico Carga de los sentidos

Ergonómico

Carga estática

Ruido Físico


Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes generadoras. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Elementos de protección personal. Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos. Elementos de protección personal. Mantenimiento de luminarias.

Código: MDI.01


RIESGOS

Físico-químico

Locativo

Incendios


Locativo


Atrapamientos Golpes con objetos Mecánico

Página 60 de 82


Caída de personas


Versión: 08

Cortes, pinchazo, raspadura Caída de objetos

Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo. Capacitación en autocuidado. Capacitación en autocuidado. Capacitación en autocuidado. Establecimiento de protocolo para cumplimiento de normas de bioseguridad. Capacitación en autocuidado.

Registro de transporte en cumplimiento de función. Choques Desplazamiento por medio de una empresa legalmente contra objetos constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.

Psicosocial

Químicos



Líquidos


Código: MDI.01


RIESGOS Aerosoles sólidos


Químicos

Biológico

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Elementos de protección respiratoria. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Elementos de protección personal. Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.

Gases y vapores


Animales

Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza .

Virus y bacterias


Vegetales


De origen social

De origen natural

Alta tensión Eléctrico Baja tensión

Carga dinámica

Ergonómico

Página 61 de 82

Aerosoles líquidos

Hongos

DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

Versión: 08


Carga estática

Elementos de protección personal. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Trabajo con equipos des energizados. Inspecciones de instalaciones eléctricas. Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS. Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes generadoras. Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS.

Código: MDI.01


Físico

Físicoquímico

DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

Locativo

Página 62 de 82


RIESGOS

Ergonómico

Versión: 08

Carga estática


Ruido


Contacto con calor




Incendios


Locativo


Caída de personas Atrapamientos Golpes con objetos

Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo. Capacitación en autocuidado. Capacitación en autocuidado.



Caída de objetos




Mecánico

Código: MDI.01


RIESGOS

Psicosocial


Líquidos

DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Químicos

Aerosoles sólidos

Aerosoles líquidos Gases y vapores


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de valores. Mediadores. Elementos de protección personal. Herramientas manuales para manipulación de químicos. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Elementos de protección respiratoria. Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento de sustancias químicas. Mantenimiento preventivo de equipos. Elementos de protección personal. Almacenamiento de sustancias químicos líquidos. Elementos de protección personal.

Animales


Virus y bacterias


Vegetales


Hongos


Biológico

DIVISIÓN DE PLANTA FÍSICA

Capacitación de los guías de evacuación. De origen social

De origen natural

Alta tensión

Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Capacitación de la brigada de emergencia. Capacitación de los guías de evacuación. Socialización del protocolo de evacuación. Plan de emergencias. Trabajo con equipos des energizados.

Eléctrico Baja tensión


Código: MDI.01


RIESGOS

Carga dinámica

Ergonómico

Físico


Físico-químico

Locativo

Página 64 de 82

PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas. Acondicionamiento físico. Muévete UIS.



Carga estática


Ruido


Contacto con calor




Incendios


Locativo

Caída de personas

Mecánico Mecánico

Versión: 08

Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Instalación parcial de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos y material químico Inspecciones periódicas. Capacitación en prevención y reportes de accidentes de trabajo.

Atrapamientos


Golpes con objetos




Código: MDI.01


RIESGOS Caída de objetos Mecánico

Psicosocial


PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO Capacitación en autocuidado.





Líquidos


Aerosoles sólidos


Aerosoles líquidos


Gases y vapores



Químicos

Código: MDI.01


ANEXO 4 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES HSEQ


Código: MDI.01



CARGO: RECTOR RESPONSABILIDADES Asegurar una gestión efectiva en los sistemas de gestión, entre ellos: calidad, seguridad y salud ocupacional y ambiental, encaminados a la promoción de entornos seguros, la prevención de enfermedades profesionales y de l esiones en el personal, la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación. Asegurar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión en todos los niveles de la universidad. Asegurar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI. Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGI. Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación, las funciones, responsabilidades, y autoridades del Sistema de Gestión Integrado. Designar a un miembro de la Alta Dirección con responsabilidad específica en el Sistema de Gestión Integrado. Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución frente a los Sistemas de Gestión. Garantizar la conformación y funcionamiento de los comités del SGI •

•

• •

•

•

•

•

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Desempeño del Sistema de Gestión Integrado (Objetivos, Indicadores, Programas y Recursos)

A QUIÉN Consejo Superior, Consejo Académico Comunidad Universitaria, Entes Externos y Sociedad en General: (Informe Evaluación Plan de Gestión, UIS en Cifras, Informes Financieros)

Implementación efectiva del SGI dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes Autoridades competentes y otros que adopte voluntariamente la institución. Consejo Superior Las políticas de los sistemas de gestión Comité de gestión Integrado Autoridades competentes. Consejo Superior Comité de gestión Integrado Informes de desempeño del SGI Autoridades Entes de certificación Asignación de recursos, y el control del gasto en el cumplimiento de los planes, programas Consejo Superior y proyectos Consejo Superior Asignación de responsabilidades y funciones Comité de Gestión Integrado del personal. Dar a conocer la designación del representante de la Alta Dirección

Consejo Superior Comité de Gestión Integrado

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte la institución Designación de representantes Agenda y los planes de trabajo


Autoridades competentes Consejo Superior Comité de Gestión Integrado

AUTORIDAD •

•

•

• •

•

•

•

Tomar decisiones sobre la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado. Aprobar los cambios en las políticas y demás que afecten la conformidad de los sistemas de gestión. Tomar decisiones sobre los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado. Aprobar el presupuesto. Delegar la documentación y comunicación de las funciones, responsabilidades, y autoridad al Jefe de Recursos Humanos. Delegar responsabilidades, solicitar información al Representante de la Alta Dirección Delegar la identificación y evaluación del cumplimiento de requisitos a las coordinación del sistema de gestión integrado Delegar responsabilidades de funcionamiento y seguimiento del SGI

CARGO: VICER VICERR RECTOR ADMINISTRATIVO RECTOR (Representante de la Dirección) RESPONSABILIDADES Administrar y asegurar la utilización de los recursos asignados al SGI Verificar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión Verificar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI. Garantizar la comunicación al Rector acerca de todos los cambios generados en el SGI Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución Asegurar que el SGI se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004 Desarrollar estrategias comunicativas con todas las áreas de la organización para la implementación, mantenimiento y mejora del SGI Informar a la Alta Dirección sobre desempeño del SGI en los diferentes componentes que lo conforman y cualquier necesidad de mejora. Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. • • • •

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Control del gasto en cumplimiento de los planes, programas y proyectos Nivel de cumplimiento de las políticas Informes de desempeño del SGI Cambios, planes, programas y proyectos Nivel de cumplimiento de las políticas Seguimiento al cumplimiento de requisitos Implementación efectiva del SGI Cumplimiento de las estrategias de comunicación Informes para la revisión por la dirección.

A QUIÉN Consejo Superior Rector Comité de Gestión Integrado Rector Comité de Gestión Integrado Rector Comité de Gestión Integrado Rector Autoridades competentes Comité de Gestión Integrado Rector Rector Rector

AUTORIDAD • •

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Asignar recursos y solicitar informes sobre el gasto Solicitar informes en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión Direccionar los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua del SGI Tomar decisiones en materia del SGI que conciernen a sus funciones o que se deban tomar en ausencia del Rector Solicitar informes a los Jefes de Unidad y Lideres de Proceso en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión Solicitar informes del cumplimiento de requisitos Gestionar los cambios del SGI Delegar el desarrollo y cumplimiento de las estrategias de comunicación, participación y consulta del SGI

CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS (Líder SYSO) RESPONSABILIDADES Garantizar que el personal que afecte el desempeño del SGI cumpla con los perfiles establecidos por la organización Asegurar el cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de contratación de talento humano Asegurar la conformación y operación del Comité paritario de salud ocupacional COPASO. Vigilar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución en cuanto al componente de SYSO. Gestionar los recursos para el desempeño del Sistema de Gestión en SYSO •

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Código: MDI.01


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Garantizar el cumplimiento de los planes, programas, y proyectos del Sistema de Gestión en SYSO Garantizar la comunicación entre coordinación SYSO y la Alta Dirección Aprobar la documentación del Sistema de Gestión en SYSO Garantizar el desarrollo de los planes de formación del Sistema de Gestión en SYSO

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Personal seleccionado Cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de contratación de talento humano Constitución y funcionamiento del COPASO Informes de implementación y desempeño Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución Recursos del Sistema de Gestión en SYSO

A QUIÉN Vicerrector Administrativo y Vicerrector Académico (este último por el proceso de personal docente) Autoridades competentes Vicerrector Administrativo Entidades competentes Rector Comité de Gestión Integrado Comité de Gestión Integrado Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado

Gestión para el desarrollo de los planes, programas y proyectos

Rector Comité de Gestión Integrado

Informes de cumplimiento de lineamientos del Sistema de Gestión en SYSO Planes de formación

Comité de Gestión Integrado Comité de Gestión Integrado

AUTORIDAD Solicitar informes acerca de procesos de contratación de talento humano (incluido contratistas) Solicitar informes de operación del COPASO Solicitar al Coordinador SYSO informes de desempeño del Sistema de Gestión en SYSO Gestionar los cambios al Sistema de Gestión en SYSO Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que la organización suscriba en el componente de SYSO. Realizar seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos del Sistema de Gestión en SYSO Exigir el cumplimiento de los lineamiento del Sistema de Gestión en SYSO Aprobar o solicitar modificaciones a la documentación del SGI •

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Código: MDI.01



Aprobación de planes de formación y solicitud del cumplimi ento de ejecución de los mismos

CARGO: LÍDER LÍDER GESTIÓN AMBIENTAL RESPONSABILIDADES Garantizar la implementación del sistema de gestión en el componente ambiental de acuerdo con la norma NTC ISO 14001:2004 Gestionar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución en el componente ambiental. Seguimiento al cumplimiento a los planes, programas y proyectos del sistema de gestión en el componente Ambiental Gestionar los recursos para el desempeño del sistema de gestión en el componente Ambiental Garantizar la comunicación entre Coordinación Ambiental y la Coordinación HSEQ Aprobar la documentación del sistema de gestión en el componente ambiental Garantizar el desarrollo de planes de formación en el componente ambiental •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la Institución Gestión para el desarrollo de los planes, programas y proyectos Recursos del sistema de gestión ambiental Informes de cumplimiento de lineamientos del sistema de gestión ambiental Documentos actualizados Planes de formación

A QUIÉN Rector Comité de Gestión Integrado Comité Técnico Ambiental y Sanitario Comité de Gestión Integrado Comité Técnico Ambiental y Sanitario Rector Comité de Gestión Integrado Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado Coordinación HSEQ Comité de Gestión Integrado Coordinador HSEQ Comité de gestión integrado

AUTORIDAD Solicitar al Coordinador Ambiental informes de desempeño del sistema de gestión en el componente Ambiental Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la Institución Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos del sistema de gestión en el componente Ambiental Seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar el cumplimiento de los lineamiento del sistema de Gestión en el componente ambiental Aprobar o solicitar modificaciones a la documentación del SGI Aprobación de planes de formación y solicitud del cumplimi ento de ejecución de los mismos •

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Código: MDI.01


CARGO: COORDINADOR COORDINADOR HSEQ RESPONSABILIDADES Realizar la revisión documental y pertinencia de la documentación del SGI Asegurar la implementación y articulación de los sistemas de gestión: calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004. Revisar y hacer seguimiento a los programas y controles operacionales de los sistemas de gestión Coordinar la difusión de las políticas, objetivos, programas y demás directrices del SGI a la comunidad universitaria, visitantes y contratistas Garantizar la identificación y evaluación de todos los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución Gestionar ante la Alta Dirección los recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del desempeño del SGI Elaborar y presentar los planes de formación requeridos para el desempeño del Sistema de Gestión • •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Procedimientos, programas, planes, manuales, formatos, controles operacionales del SGI Informes de implementación y desempeño del SGI Programas y controles operacionales

Elaborar el plan de medios como apoyo a la estrategia de comunicación del SGI Evidenciar el cumplimiento de los requisitos a través de la validación y planes de intervención Ejecución del Presupuesto del SGI Ejecución de los Planes de formación

A QUIÉN Comité de Gestión Integrado Entes de certificación Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado Comité de Gestión Integrado Vicerrector Administrativo Comité Técnico Ambiental y Sanitario Comité Técnico SYSO Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado Vicerrector Administrativo Comité de Gestión Integrado


Código: MDI.01



AUTORIDAD Realizar las modificaciones y solicitar aprobaciones de los documentos del proceso Gestión Ambiental y Talento Humano/subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional Solicitar a las coordinaciones los informes de desempeño de los sistemas de gestión Solicitar a las coordinaciones los programas y controles operacionales de los sistemas de gestión Solicitar los recursos requeridos para el desarrollo del plan de medios para la difusión del SGI Solicitar a las coordinaciones los informes de cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución Seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar los cronogramas e informes acerca de los planes de formación •

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CARGO: COORDINADOR COORDINADOR SYSO RESPONSABILIDADES Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión en el componente de seguridad y salud ocupacional de acuerdo con la norma NTC OHSAS 18001:2007. Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos en SYSO Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en SYSO Elaborar la documentación del sistema de gestión en el componente de SYSO Medir los indicadores del sistema de gestión en SYSO y levantar los planes de acción requeridos Garantizar que los integrantes de los comités o grupos requeridos por la normatividad en SYSO conozcan y ejecuten sus funciones y responsabilidades Asegurar la identificación, evaluación y cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución en el componente de SYSO Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en SYSO Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes Presentar en los comités, los informes, pronunciamientos, conclusiones y recomendaciones que en su calidad de Coordinador para Emergencias y Desastres le corresponda, para la toma de decisiones respectiva. Apoyar la planeación de las actividades de los miembros de cada comité y coordinar la realización de las actividades que se desprendan de las decisiones de cada Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Elaborar las actas y llevar el archivo oficial correspondiente de cada Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad •

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Código: MDI.01



RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Gestión para el desarrollo de los planes, programas y proyectos Estado y disponibilidad de los registros del sistema de gestión en SYSO Procedimientos, planes y programas, manuales actualizados Indicadores de desempeño del Sistema de Gestión en SYSO Planes de formación Matriz de requisitos legales y otros adopte voluntariamente la institución Cumplimiento de las funciones del comité o grupo Notificaciones o informes Notificaciones o informes Planes Detallados de Trabajo Las acciones ejecutadas frente a las decisiones del Comité Acta de Reunión

A QUIÉN Coordinador HSEQ Líder SYSO Coordinador HSEQ Líder SYSO Autoridades competentes y quienes puedan tener acceso según el tipo de registro Coordinador HSEQ Líder SYSO Coordinador HSEQ Líder SYSO Coordinador HSEQ Líder SYSO Coordinador HSEQ Líder SYSO Autoridades competentes Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Comité de Gestión Integrado Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Líder SYSO Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Líder SYSO

AUTORIDAD Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeño del sistema de gestión en el componente SYSO Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos en SYSO Acceder a los registros. Elaborar la documentación requerida para la implementación del Sistema de Gestión en el componente SYSO, verificar la utilización de los documentos por parte de los líderes y colaboradores de las UAA Alimentar los indicadores y hacer seguimiento al desempeño de gestión en SYSO Seleccionar el equipo de formadores Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos legales en el componente SYSO. Solicitar informes a los comités o grupos Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes Solicitar la información requerida para el cumplimiento de los PDT Solicitar la ejecución de las actividades y compromisos derivados de los comités Responder por las actas y documentos propios del Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad •

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO CARGO: COORDINADOR SGA RESPONSABILIDADES Implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con la norma NTC ISO 14001:2004 Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos Ambientales Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en el componente Ambiental. Elaborar la documentación del Sistema de Gestión en el componente ambiental y dar cumplimiento a los controles operacionales frente a los impactos ambientales significativos que se identifican Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en ambiental Identificar las necesidades de recursos para el desempeño del Sistema de Gestión en el componente Ambiental Asegurar la actualización y socialización de la matriz de aspectos e impactos, de la Universidad Asegurar la identificación, evaluación y cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución en el componente ambiental. Garantizar que los integrantes del comité técnico ambiental y sanitario o grupos requeridos, conozcan y ejecuten sus funciones y responsabil idades Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Gestión para el desarrollo de los planes, programas y proyectos Estado y disponibilidad de los registros del sistema de gestión Ambiental Procedimiento, programas, manuales, guías actualizadas y controles operacionales Planes de formación Recursos del sistema de gestión ambiental Matriz de aspectos e impactos Matriz de requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución Cumplimiento de las funciones del comité técnico ambiental y sanitario, o grupo Notificaciones o informes

A QUIÉN Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Autoridades competentes y quienes puedan tener acceso según el tipo de registro Coordinador HSEQ Líder Gestión ambiental Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Coordinador HSEQ Líder Gestión ambiental Autoridades competentes


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO AUTORIDAD •

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Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeño del Sistema de Gestión en el componente Ambiental Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos Ambientales Acceder a los registros. Elaborar la documentación requerida para la implementación del Sistema de Gestión en SYSO, verificar la utilización de los documentos por parte de los líderes y colaboradores de las UAA Verificar los controles operacionales. Seleccionar el equipo de formadores Seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar la información para la actualización de las matrices de aspectos e impactos de la Universidad Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos legales Solicitar informes a los comités o grupos Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes

CARGO: PROFESIONAL DE APOYO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD RESPONSABILIDADES Mantener y mejorar el sistema de gestión en el componente de Calidad a través del seguimiento a los informes de auditoría interna y externa y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008 y NTC GP1000:2009 Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos del sistema de gestión de la calidad Revisar la documentación de los procesos del sistema de gestión en el componente de calidad Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en calidad •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Planes de acción frente a los informes de auditoria Informe de desempeño Documentación de los procesos Gestión para el desarrollo de los planes, programas y proyectos Utilización de versiones aprobadas Planes de formación

A QUIÉN Coordinador HSEQ

Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO AUTORIDAD Solicitar al grupo de apoyo y líderes de UAA informes de desempeño del sistema de gestión en el componente de calidad Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y colaboradores de las UAA Solicitar información de necesidades de capacitación •

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CARGO: PROFESIONAL SGA RESPONSABILIDADES Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión am biental de acuerdo con la norma NTC ISO 14001:2004 Asegurar la actualización y socialización de la matriz de aspectos e impactos, de la Universidad Asegurar la identificación, evaluación y levantar los planes de intervención frente al cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución Elaborar de la documentación del Sistema de Gestión en el componente Ambiental y ejecutar los controles operacionales requeridos Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en el componente Ambiental Ejecutar y realizar seguimiento al cumplimiento de los programas ambientales Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Matriz de aspectos e impactos Matriz de requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución Utilización de versiones aprobadas Controles operacionales Estado y disponibilidad de los registros del sistema de gestión en el componente Ambiental Informe de desempeño de los programas ambientales Notificaciones o informes

A QUIÉN Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Líder Gestión Ambiental Coordinador HSEQ Líder Gestión Ambiental Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ Autoridades competentes y quienes puedan tener acceso según el tipo de registro Coordinadores HSEQ, Líder Gestión Ambiental Autoridades competentes


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO AUTORIDAD Solicitar al grupo de apoyo y líderes de UAA informes de desempeño del sistema de gestión en el componente Ambiental Solicitar la información para la actualización de las matrices de aspectos e impactos de la Universidad Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos legales y otros suscritos de la Universidad Realizar los planes de intervención para el cumplimiento de los requisitos legales Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y colaboradores de las UAA Seguimiento a los controles operacionales Acceder a los registros Delegar el manejo de los registros Levantar la información concerniente a los indicadores Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes •

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CARGO: JEFES DE UNIDADES ACADÉMICAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS RESPONSABILIDADES Apoyar la implementación del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004 en la unidad bajo su responsabilidad Revisar que la documentación sea acorde con los lineamientos del SGI Gestionar los recursos para el desempeño del SGI en la unidad bajo su responsabilidad. Garantizar que los funcionarios bajo su cargo cumplan con los requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución. Apoyar y dar cumplimiento a los planes, programas y proyectos del SGI Garantizar el estado y disposición de los registros del SGI Garantizar el uso de las versiones aprobadas en la documentación del SGI Garantizar la identificación de necesidades de formación Dar cumplimiento a los programas y procedimientos establecidos para la implementación del SGI en la Universidad. •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Documentos actualizados Recursos del SGI Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución Gestión para el desarrollo de planes, programa y proyectos Estado y disponibilidad de los registros del SGI

A QUIÉN Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental, Profesional de Apoyo en Calidad Líder SYSO Líder Gestión Ambiental Vicerrectores Coordinador HSEQ Coordinadores SYSO y Ambiental Coordinador HSEQ


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Utilización de versiones aprobadas Planes de formación Programas SYSO y ambientales Documentación del SGI

Coordinador HSEQ Líder SYSO Líder Gestión Ambiental Líder SYSO Líder Gestión Ambiental

AUTORIDAD Solicitar al grupo de apoyo informes de desempeño del SGI Delegar a funcionarios de la UAA la actualización de los documentos Seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos del SGI Acceder a los registros Delegar el manejo de los registro Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y colaboradores de las UAA Solicitud de necesidades de formación de la UAA Socializar los programas y procedimientos aplicados al SGI al personal adscrito a sus UAA • • • •

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CARGO: FACILITADORES HSEQ RESPONSABILIDADES Apoyar la implementación del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004 Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución Coordinar y cumplir con el desarrollo de los planes y programas del SGI Identificar los recursos necesarios para el desempeño del SGI Garantizar la comunicación entre la UAA y las Coordinaciones del SGI Revisar la documentación del SGI y difundir en los procesos las políticas, objetivos, programas, procedimientos, los impactos y los peligros generados como resultado del desarrollo de las actividades Presentar las necesidades de formación •

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RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de implementación y desempeño Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y que adopte voluntariamente la institución Gestión para el desarrollo del programa Recursos del SGI

A QUIÉN Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental Director/Jefe UAA Coordinador HSEQ Director/Jefe UAA Coordinador HSEQ Director/Jefe UAA Coordinador HSEQ


Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Comunicaciones Documentos actualizados Planes de formación

Director/Jefe UAA Coordinador HSEQ Director/Jefe UAA

AUTORIDAD Solicitar a los funcionarios información referente al cumplimiento de los lineamientos del SGI Solicitar información del cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y que adopte voluntariamente la institución Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes, programas y proyectos del SGI Solicitar las necesidades de formación •

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CARGO: FUNCIONARIOS RESPONSABILIDADES Cumplir con las políticas, objetivos, procedimientos y requisitos y lineamientos del SGI Aplicar los procedimientos de trabajo seguros de la institución y una cultura de autocuidado Adoptar un cultura de desarrollo sostenible, a través de la educación ambiental, prevención de la contaminación y protección del ambiente Actualizar los datos personales y laborales cada vez que uno o varios de estos afecten las condiciones de cumplimiento de su actividad Apoyar la gestión del COPASO a través de la participación activa, identificación de peligros, reporte de novedades, análisis de riesgos Promover la protección, la de sus compañeros y de la institución conociendo, analizando y cumpliendo los procedimientos de trabajo seguro Reportar oportunamente las condiciones inseguras, riesgos potenciales o peligros inminentes en los lugares de trabajo a su jefe inmediato, al COPASO y/o coordinador SYSO Comunicar inmediatamente la ocurrencia de incidentes y accidentes Participar en las investigaciones de incidentes y accidentes cuando se le solicite Conocer y aplicar el Plan de Emergencia y Contingencia de la institución Dar cumplimiento a los requisitos legales, del beneficiario y otros que la organización suscriba Conocer los peligros y riesgos en SYSO, aspectos e impactos ambientales asociados Participar y dar cumplimiento a los programas y controles asociados con los peligros y riesgos en SYSO, y los aspectos e impactos ambientales identificados en su actividad o unidad Hacer uso de los elementos de Protección Personal, la dotación, las herramientas, maquinarias y equipos, y garantizar su estado •

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Cumplimiento de las políticas, objetivos, procedimientos y requisitos del SGI Evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de trabajo seguro Reporte de actos, condiciones inseguras Evidenciar cumplimiento de procedimientos Actualización de datos Información relacionada con identificación de peligros, reporte de novedades, análisis de riesgos Incumplimiento de los procedimientos de trabajo seguro. Inconsistencias en el contenido o práctica de los procedimientos por parte de subalternos El reporte realizado. Actuación frente al no reporte de una condición insegura a pesar de tener conocimiento de este Reporte de incidente y accidentes Informar a QUIÉN lo solicite la ejecución del MEDEVAC Los hechos que ocasionaron el incidente Resultados o novedades del procedimiento desarrollado durante la emergencia o contingencia Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y otros que la organización suscriba Actuación frente al cumplimiento de funciones y responsabilidades Novedades de peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales Actuación frente al cumplimiento de los programas y controles Uso, pérdida o daño intencionado de los EPP, dotación, las herramientas, maquinarias y equipos

A QUIÉN Director/Jefe UAA Director/Jefe UAA Coordinador SYSO Director/Jefe UAA Coordinador Ambiental Coordinador SYSO COPASO Coordinador SYSO COPASO Coordinador SYSO y Ambiental COPASO Jefe inmediato. Coordinador SYSO y ambiental COPASO. Jefe inmediato. Coordinador SYSO y ambiental Equipo Investigador Autoridades competentes COPASO. Coordinador SYSO Director y/o Jefe UAA Coordinadores SYSO y Ambiental Director y/o Jefe UAA Coordinadores SYSO y Ambiental Coordinadores SYSO y Ambiental Jefe inmediato. Coordinador SYSO.


Manual Hseq

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