MANUAL MANUAL DE CALIDAD EDICIÓN: 17
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
EDICIONES EDICIÓN
FECHA
OBSERVACIONES OBSERVACIONES
0
16/09/2005
1
17/12/2005
2
27/11/2007
3
09/07/2008
4
27/05/2009
5 6
21/01/2010 05/08/2010
7
23/09/2010
8 9
19/07/2011 03/10/2011
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21/10/2012
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12/11/2012 20/03/2013 31/07/2013
Edición inicial Se aclara funciones del Representante de la Dirección, Direcci ón, aclara alcance del SGC, se especifica que existen objetivos de calidad, se agrega información sobre el Taller en Paine y la gestión de postventa y la calibración o verificación de la regla nivel trocha. Se actualizó información de clientes, accionistas, fotos de nuevas obras y organigrama, se separan responsabilidades dentro del SGC y se incluyen nuevos Procedimientos. Se modifica Macro Proceso, Organigrama, se incluye socio y se elimina Gerencia Proyectos Especiales. Se actualizan clientes y la nueva edición de la norma ISO 9001:2008. Se actualizan clientes y Organigrama de la empresa. Se modifica Mapa Proceso y sus líderes. Se incorpora el término legal en el punto VI y se actualiza el cargo del Representante de la Dirección punto VII. Se modifica Mapa Proceso y Organigrama. Se modifica Mapa Proceso y Organigrama. Se modifica la estructura societaria, mapa proceso y sus líderes; Se incluyen nuevos Procedimientos e Instructivos y se modifica organigrama. Se modifica Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Se cambia logo corporativo y se reemplaza organigrama. Se modifica mapa proceso y organigrama
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Se incorporan Objetivos y 2 Procedimientos de Adm. y Finanzas. Se actualiza política de calidad, se incluyen los objetivos de calidad y se actualiza el mapa proceso. Se refunden PR de gestión de operaciones, se actualiza mapa proceso y se incluye PR de reglas de vida. Se modifica mapa proceso y se actualiza organigrama de la organización.
AUTORIZACIÓN Nombre
AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona
Firma
Fecha
29-08-2014
El presente Manual ha sido autorizado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.
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I.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRESENTACIÓN DE ICIL ICAFAL
Dirección
: Augusto Leguia Sur 160, oficina 41, Las Condes.
Teléfonos
: (56-2) 3519350 y (56-2) 3519351
Fax
: (56-2) 3519380
Correo electrónico
:
[email protected]
Página web
: www.icilicafal.cl www.icilicaf al.cl
RUT
: 86.500.000-6
Gerente General
: Sr. Jorge Dublé Baraona.
II.
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HISTORIA DE ICIL ICAFAL S.A.
La empresa fue creada el año 1979 bajo el nombre de ICIL Limitada, para ofrecer servicios como contratista de Ingeniería y Construcción. Dos fueron sus socios originales, uno de ellos Sergio Montenegro, actual Vicepresidente del Directorio. El primer contrato fue firmado con EFE para el mantenimiento de las líneas férreas de la Zona Norte entre La Calera y Diego de Almagro. El continuo crecimiento y desarrollo llevó a ICIL a expandir expandir sus negocios ferroviarios a clientes del sector minero, portuario, eléctrico y de obras civiles generales. En el plano internacional, en 1996 se tienen operaciones en Bolivia a través de la subsidiaria ICAFAL ICIL Limitada, empresa que actualmente ya no está operando y que en su apogeo tuvo a cargo la mantención y mejoramiento del Ferrocarril Andino zona de Oruro, Potosí y Cochabamba, con 1.300 Km. Actualmente Actualmente ICIL ICAFAL ICAFAL S.A. S.A. está compuesta compuesta por por los siguientes siguientes socios: socios: - ICAFAL INVERSIONES S.A. - ICAFAL INGENIERÍA Y CONSTRUCCIONES S.A. - INVERSIONES Y ASESORIAS FLO LTDA.
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III.
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DÓNDE ESTAMOS.
- Gerencia Norte con sede en Antofagasta, con clientes como el FERROCARRIL
ANTOFAGASTA ANTOFAGASTA BOLIVIA BOLIVIA (FCAB), (FCAB), CODELCO, FERRONOR S.A., SQM. SQM.
- Gerencia Centro Sur, con clientes como EMPRESA DE LOS FERROCARRILES DEL
ESTADO, FEPASA S.A., PUERTO CORONEL, COMPAÑÍA HUACHIPATO, CONSORCIO TECDRA Y SISTEMAS SEC, entre otros.
SIDERURGICA
- Gerencia Central en Santiago, donde se encuentra la Casa Matriz de la Empresa. - Taller , con sede en Paine cuya función es la mantención de la maquinaria.
IV. QUE HACEMOS. CONSTRUIMOS VÍAS FÉRREAS
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REHABILITAMOS REHABILITAMOS VIAS VI AS FERREAS
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MANTENEMOS VIAS FERREAS
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POLÍTICA DE CALIDAD La Gerencia propone dirigir nuestros esfuerzos hacia un nivel de calidad superior, de forma tal de mantener a ICIL ICAFAL como empresa líder en el mercado de la Infraestructura Ferroviaria y Obras Asociadas. Debemos poner las necesidades de nuestros clientes en el primer lugar de nuestras prioridades. Fortaleciendo la confianza mutua alcanzaremos verdaderas alianzas estratégicas con ellos. Existe un sello distintivo de ICIL ICAFAL, lo que significa que nuestra gestión empresarial se realiza de acuerdo a parámetros de excelencia, innovación y eficiencia en nuestros procesos, como asimismo seriedad y probidad, cumpliendo siempre con las exigencias técnicas, los compromisos adquiridos con nuestros clientes y la legislación vigente. Para ello, ICIL ICAFAL S.A. debe organizar sus recursos y procesos para desarrollar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Calidad cuyo foco principal es la atención y satisfacción del cliente. Promover continuamente un ambiente de trabajo grato y seguro que permita disponer de personal respetuoso, comprometido y competente que logre tanto los objetivos del cliente como los de la empresa.
Noviembre, 2013
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De esta Política de Calidad se desprenden Objetivos de Calidad medibles que son informados en los niveles pertinentes y de acuerdo al siguiente detalle: 1. Cumplir con el P.O.A. de acuerdo al siguiente detalle: detalle : a) Venta a Diciembre: b) Margen a Diciembre: 2. Cumplir con los indicadores de procesos definidos en el SGC. Índice de Control: Definido en cada Proceso. 3. No sobrepasar los valores máximos de las tasas fijadas para el periodo. V. ALCANCE DEL DEL SISTEMA DE DE GESTIÓN DE DE LA CALIDAD. CALIDAD. ICIL ICAFAL S.A. tiene implementado un Sistema de Gestión de la Calidad que se rige por la Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad y cualquier requisito legal en todas y cada una de sus operaciones, sin embargo el alcance de la certificación es: “Diseño, Construcción, Rehabilitación, Mantención y Entrega de la Infraestructura Ferroviaria. Arriendo interno y Mantención Preventiva de Maquinaria ”.
No se excluye absolutamente ninguna cláusula de la Norma ISO 9001 en el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE ICIL ICAFAL S.A. Sólo pudiendo en algún Plan de Calidad no aplicar alguna cláusula en función a la naturaleza del servicio a entregar. Específicamente la cláusula 7.3.1 a la 7.3.7 Diseño y Desarrollo en el caso que no exista Ingeniería, 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio en el caso que no exista soldadura aluminotérmica o soldadura eléctrica y 7.5.3 Identificación y trazabilidad en el caso que se requiera realizar una trazabilidad a los insumos críticos, tales como rieles, balasto, durmientes, soldaduras, etc.
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Procesos de Alta Dirección Gestión Gerencial
e t n e i l C l e d s o t i s i u q e R
GestiónComercial
Gestiónde Ingeniería
Gestión de PreVenta
Diseño y Desarrollo
Estudios
Inicio de Faena
Programación
Gestión de Proveedores
Gestión de Mantención
Gestión de Compras
Ejecución y Control de Obra
Entregade Entregade Obras
Serviciosde Serviciosde Administración
Control de Gestión
Servicios de Finanzas
Servicios de TI
Gestión de Posventas
n d e l C l i e n t e
Proceso Apoyo Apoyo Icafal SA Servicios de RR.HH.
Servicios de CAP
Contraloría Corporativa
Procesode Apoyo Icil Icafal Maquinaria
Proceso Apoyo Apoyo Icafal Ing. y Const. S.A.
Gestión de Maquinarias y Equipos
Adm. y Finanzas
VI.
Gestión de Subcontratistas
Proceso de Apoyo IG
Procesode Apoyo propios Gestión de Calidad y Seguridad
Gestiónde Servicios
Gestiónde Operaciones
S a t i s f a c c i ó
Gestión de Mantención
COMPROMISO DE LA GERENCIA GENERAL CON CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DE LA CALIDAD.
El representante de la dirección referente al SGC es el Gerente de Recursos Humanos de la Empresa ICAFAL GESTION S.A. S.A ., es importante para ICIL ICAFAL implementar, mantener y mejorar un SGC que permite ser más eficaz y orientado a nuestro cliente y su satisfacción y por otro lado ser más competitivo al lograr una alta eficiencia en nuestros procesos de negocios. Cabe mencionar que el representante de la dirección complementa sus funciones con el Jefe de Calidad y Seguridad en lo que respecta al SGC. La Gerencia apoya directamente el desarrollo del SGC disponiendo los recursos para la formación de las personas y asignando los presupuestos para que el sistema de gestión de la calidad se desarrolle. VII. ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA DE ICIL ICIL ICAFAL S.A. GERENTE GERENTE GENERAL GENERAL
Coordinador de Calidad
Repres entante de la Dirección
Coordinador de Seguridad
Secretaria
Gerentes de Operaciones
Gerente Gerente de Ingeniería Ingeniería
Suberente Operaciones Operaciones
Ingeniero de Estudios
Gerente Gerente de Planificación
Jefe Control de Gestión
Jefe de Abastecimiento Abastecimiento
Faena Productiva
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PLANES DE CALIDAD DE LA OBRA Cada Obra será administrada a través de un Plan de Calidad de la Obra en donde se particularizará el alcance del SGC para un cliente en especial. Además el Administrador de Contrato tiene la responsabilidad de gestionar este Plan de Calidad de la Obra que es un SGC adecuado a un Cliente en especial. PROCESOS Y SUBPROCESOS VIII.
GESTIÓN COMERCIAL. COMERCIAL.
La relación con el cliente se materializa de diversas formas: reuniones de obras con el mandante, libro de obras, correo, e-mail, etc. Pero en el caso de relaciones con los clientes antes de comprometerse en un contrato aplica el siguiente procedimiento: -
PR-GC-GP-01 PR-GC-GP-0 1 PREVENTA.
IX.
GESTIÓN DE INGENIERÍA. INGENIERÍA.
Una vez que ICIL ICAFAL ha tomado la determinación de estudiar una propuesta que ha llegado a través del procedimiento de Preventa, comienza a utilizarse el siguiente procedimiento: PR-GI-ET-01 PR-GI-ET- 01 Estudio de Propuestas.
-
La utilización de este procedimiento permite asegurar una eficiente metodología de estudio que proporciona una comprensión profunda del servicio que se pretende realizar de tal manera de cumplir con la rentabilidad determinada, oportunidad, uso eficiente de los recursos y plazos comprometidos Para servicios que contemplen Ingeniería se tiene controlado el proceso por el siguiente procedimiento: PR-GI-DD-01 PR-GI-DD- 01 Diseño y Desarrollo.
-
Este procedimiento aplica tanto en la oficina central como en las distintas obras que diseñan lo que posteriormente van a construir. X.
GESTIÓN DE OPERACIONES.
SUBPROCESO: INICIO DE FAENA -
PR-GO-IF-01 PR-GO-IF- 01 INICIO DE FAENA. IT-GO-IF-01REVISIÓN IT-GO-IF- 01REVISIÓN DE DOCUMENTOS. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO
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Estos controles aseguran que el comienzo de la Obra sea eficiente y eficaz comprendiendo a la perfección el alcance y planificación del proyecto. SUBPROCESO: PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN -
PR-GO-PR-01 PR-GO-PR-0 1 PROGRAMACIÓN DE OBRA. PR-GO-PR-02 PR-GO-PR-0 2 PROGRAMACIÓN ECONÓMICA. IT-GO-PR-01 IT-GO-PR- 01 PROGRAMACIÓN DE MÁQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS. IT-GO-PR-02 IT-GO-PR- 02 PROGRAMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. IT-GO-PR-03 IT-GO-PR- 03 PROGRAMACIÓN DE MATERIALES Y OTROS RECURSOS.
Estos controles aseguran que la Obra sea programada adecuadamente y se optimice la utilización de los recursos. SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROVEEDORES PR-GO-GP-01 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS. Los proveedores críticos que afectan la calidad del servicio se controlarán según este procedimiento, se busca crear una relación mutuamente beneficiosa con los proveedores. -
SUBPROCESO: GESTIÓN DE MANTENCIÓN M ANTENCIÓN -
PR-GO-GM-01 GESTIÓN DE MANTENCIÓN.
Los equipos y maquinarias deben estar permanentemente operativos, para asegurar esto se define un procedimiento que gestiona y administra el mantenimiento de la maquinaria y equipos que puede afectar la calidad del servicio. SUBPROCESO: GESTIÓN DE SUBCONTRATISTAS SUBCONTRATISTAS PR-GO-GS-01 GESTIÓN DE SUBCONTRATISTAS. En el caso que existieran subcontratistas el procedimiento que regula este subproceso es Gestión de Subcontratistas, apoya el control y desempeño del subcontratista y permite asegurar que la calidad del servicio contratado a ICIL ICAFAL no se ve afectada. -
SUBPROCESO: EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRA -
PR-GO-EO-03 CONTROL DE GESTIÓN DE OBRAS. IT-GO-EO-01 GENERACIÓN DE ESTADOS DE PAGO Y FACTURACIÓN.
Estos Procedimientos e Instrucciones de Trabajo controlan la manera en que se realizará la gestión, el control técnico, el control financiero y la seguridad de la Obra Además, se tiene un especial especial cuidado de los bienes del cliente, para ello se tienen los siguientes documentos: ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO
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PR-GO-EO-06 CONTROL DE MATERIALES APORTADOS POR EL MANDANTE. PR-GO-EO-07 CONTROL DE MATERIALES RETIRADOS PERTENECIENTES AL CLIENTE.
-
TRAZABILIDAD Todos aquellos productos o elementos, sean unitarios o por lotes, que requieran de una identificación especial y un seguimiento durante el transcurso de la obra, serán definidos, expresamente por el CLIENTE y/o ICIL ICAFAL. De esta manera se mantendrá su identificación desde la etapa de entrega hasta el final del proceso. El procedimiento establecerá las pautas para identificar los resultados de suministro, montaje y funcionamiento, a lo largo de todas las etapas de cada proceso, siendo factible, en caso de ser necesario, efectuar un seguimiento hacia atrás, o rastreo de la generación de cada resultado. -
PR-GO-EO-10 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD.
Los procedimientos de producción son los siguientes:
A DEFINIR EN CADA PLAN DE CALIDAD DE LA OBRA.
PLAN DE INSPECCIONES Cada Obra debe definir un Plan de Inspecciones del Producto o Servicio a efectuar para asegurar que se realice un seguimiento por etapas, para esto se utiliza el: VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Se debe analizar si este requisito aplica o no a la obra, corresponde a aquellas actividades en que la única forma de validarlas es a partir de su puesta en servicio. Por ejemplo las soldaduras aluminotermica y eléctrica. XI. GESTIÓN DE MAQUINARIAS MAQUINARIAS Y EQUIPOS Este proceso está subcontratado a Icil Icafal Maquinarias y se controla a través de los documentos que se mencionan a continuación y que deben ser auditados en esa unidad: -
PR-SA-GM-01 Gestión de Maquinarias y Equipos. IT-SA-GM-01 Servicio de Apoyo mecánico Taller IT-SA-AF-06 IT-SA-AF-0 6 Condiciones y cálculo arriendo de maquinarias IT-SA-AF-07 IT-SA-AF-0 7 Arriendo de maquinarias propias IT-SA-AF-08 IT-SA-AF-0 8 Operación y cuidado de maquinarias
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XII. CALIDAD Y SEGURIDAD Los procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2008 y los definidos por ICIL ICAFAL son los siguientes: -
PR-SA-CS-01 Confeccionar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. PR-SA-CS-02 Control de Documentos. PR-SA-CS-03 Control de Registros. PR-SA-CS-04 Acciones Preventivas y Correctivas. Correcti vas. PR-SA-CS-05 Auditorias Internas. PR-SA-CS-06 Plan de Calidad tipo PR-SA-CS-07 Atención de Reclamos. PR-SA-CS-08 Revisión del SGC. PR-SA-CS-09 Control de Producto No Conforme. PR-SA-CS-10 Medición de la Satisfacción del Cliente. IT-SA-CS-01 IT-SA-CS- 01 Manejo Sistema Sispro IT-SA-CS-02 IT-SA-CS- 02 Herramientas y Técnicas para realizar análisis de causa.
Estos procedimientos apoyan la gestión de calidad de la Obra, también definen el proceso de mejora continua, en conjunto con lo que es el análisis de datos del SGC. SEGURIDAD El siguiente plan tiene como objetivo gestionar la prevención de riesgos de la empresa: -
PR-SA-CS-11 Plan de Prevención de Riesgos Profesionales y Salud Ocupacional. PR-SA-CS-12 Salud Ocupacional PR-SA-CS-13 Plan de Emergencia PR-SA-CS-14 Uso, Control, Mantención y Reposición de EPP PR-SA-CS-15 Reglas de Vida
Persigue estandarizar la manera de controlar la seguridad y proporcionar una guía para cumplir con la legislación vigente que rige este tema y asegurar un buen ambiente laboral a todos los trabajadores. XIII. GESTIÓN DE PERSONAL PERSONAL -
PR-SA-GP-01 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN. IT-SA-GP-01 IT-SA-GP-0 1 TRAMITACIÓN Y PAGO DE REMUNERACIONES. IT-SA-GP-02 IT-SA-GP-0 2 TRAMITACIÓN Y PAGO DE FINIQUITO.
Apoyan al control del del personal personal de la Obra en conjunto conjunto con: con: -
PR-GO-EO-09 CONTROL DE PERSONAL. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO
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IT-GO-EO-02 CONTROL DE CAPACITACIÓN.
XIV. ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -
PR-SA-AF-01 COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. PR-SA-AF-02 CIERRE ADMINISTRATIVO DE OBRAS. PR-SA-AF-03 SOLICITUD DE PRODUCTOS BANCARIOS PR-SA-AF-04 GESTIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA. PR-SA-AF-05 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS. PR-SA-AF-06 GESTIÓN PRESUPUESTARIA. PR-SA-AF-07 PLATAFORMA TECNOLÓGICA. PR-SA-AF-08 FONDOS FIJOS Y POR RENDIR PR-SA-AF-09 CONTROL DE BODEGA E INVENTARIO PR-SA-AF-10 VENTA DE MATERIALES VÍA IT-SA-AF-01 IT-SA-AF-0 1 ADMINISTRACIÓN DE SINIESTROS IT-SA-AF-02 IT-SA-AF-0 2 ADMINISTRACION DE GUIAS DE DESPACHO IT-SA-AF-03 IT-SA-AF-0 3 RECEPCION DE FACTURAS DE PROVEEDORES IT-SA-AF-04 IT-SA-AF-0 4 SOLICITUD Y EMISION DE FACTURAS PROPIAS IT-SA-AF-05 IT-SA-AF-0 5 SOLICITUD DE TARJETAS DE COMBUSTIBLE IT-SA-AF-09 IT-SA-AF-0 9 CONTROL FLUJO DE CAJA
Estos procedimientos permiten asegurar que todos los procesos administrativos sean controlados. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. ICIL ICAFAL S.A., canalizará todas las comunicaciones dirigidas al CLIENTE, a través del Administrador Administrador del Contrato Contrato que lo represente represente y según según el procedimiento procedimiento que éste determine. determine. Las comunicaciones sobre aspectos operacionales y administrativos, se realizarán a través de correspondencia formal definida con el cliente o reuniones periódicas con el Administrador del Contrato y/o con las personas que él designe. Asimismo, si el alcance alcance del contrato contrato lo considera, considera, se deberá deberá establecer establecer un procedimiento procedimiento para las comunicaciones sobre emergencias y accidentes ferroviarios que permita, a la brevedad, su atención y reparación de los daños, restableciendo el tráfico conforme a los estándares de servicio que correspondan a la vía afectada. XV. CALIBRACIÓN O VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Cada equipo de medición tiene su propio procedimiento de verificación o calibración según sea el caso. Debe quedar un registro de la calibración o verificación cada vez que se realice, el formato depende de cada equipo. Los equipos que utilicen instrumentos de medición que requieran de calibración o medición son: ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO
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1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Máquina Automotriz. Regla nivel Trocha. Nivel Topográfico. Estación Total. Llave de Torque. Detector de Tensión.
3, 4, 5 y 6 usualmente son calibrados externamente por empresas acreditadas y especialistas en la calibración, por lo que proporcionan un certificado de calidad. En el caso de la calibración o verificación regla nivel trocha se utiliza el PR-GO-GM-02 XVI. ENTREGA DE OBRAS OBRAS Luego que la Obra finalice la ejecución de sus compromisos, se procederá a su entrega al cliente, el cual aceptará o generará observaciones antes de su aceptación. -
PR-GS-EN-01 PR-GS-EN- 01 ENTREGA DE OBRAS.
XVII. GESTIÓN DE POSTVENTA POSTVENTA Define el tratamiento de las solicitudes y observaciones de los clientes después de terminada la obra y ejecutado el Procedimiento de Entrega de Obras PR-GS-EN-01, ya sean estas reclamos de garantía sobre los trabajos ejecutados o mal funcionamiento del servicio proporcionado. -
PR-GS-PV-01 POST VENTA.
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