Mendeteksi Lapping Artikel ini merpakan lanjutan artikel tentang Lapping Lapping,, yaitu kecurangan pencatat piutang dagang untuk menunda pnecatatan piutang agar dia bisa 'meminjam' uang perusahaan (tentunya secara ilegal). Dalam artikel ini akan diulas mengenai bagaimana auditor internal perusahaan dapat mendeteksi lapping. Beberapa cara untuk mendeteksi lapping adalah: 1. Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang 2. Rotasi karyawan akuntansi 3. Wajib Cuti bagi Karyawan Akuntansi Monthly Statement Salah satu cara untuk mendeteksi lapping yang cukup ampiuh adalah Mengirimkan Monthly Statement ke konsumen yang berpiutang. Monthly Statement adalah laporan s aldo piutang per konsumen. Dalam monthly monthly statement akan tertera berapa piutang yang masih ada. Silahkan simak contoh berikut ini untuk melihat bagaimana mekanisme Monthly Statement bisa mendeteksi Lapping.
Karyawan perusahaan, anggap saja namanya Cur anga bertanggung jawab untuk menerima pelunasan kas dari piutang pelanggan dan mencatat pelunasan tersebut ke dalam kartu piutang. Konsumen perusahaan, CV ABC melakukan pembayaran piutang piutang sebesar Rp20.000.000 pada tanggal 28 Maret 2014. Curanga mengambil uang tersebut dan menunda pencatatan pelunasan CV ABC. Jadi, jika kita melihat kartu piutang CV ABC akan terbaca CV ABC belum membayar. Berikutnya, konsumen perusahaan, CV GHI m elakukan pembayaran sebesar Rp21.000.000 pada tanggal 30 Maret 2014. Curanga Curanga akan mencatat pelunasan GHIU tersebut sebagai pelunasan CV ABC. Sisa uang sebesar Rp1.000.000 akan dikantongi lagi oleh Curanga. Perusahaan mulai Bulan April, per awal bulan mengirimkan laporan piutang (monthly statement) ke konsumen yang memiliki saldo piutang. Dengan skema lapping Curanga, maka CV GHI juga akan dikirimi Monthly Statement, yang memuat informasi bahwa CV GHI belum membayar piutang sebesar Rp21.000.000. Rp21.000.000. Dapat dibayangkan apa yang terjadi berkutnya? Jika CV GHI teliti, maka CV GHI akan telpon ke perusahaan dan komplain, mengatakan bahwa CV GHI sudah membayar per 29 Maret, mengapa dalam laporan per 1 April, masih tertulis ada piutang yang belum dibayar. Jadi, monthly statement bisa berguna untuk mendeteksi lapping. Konsumen dapat 'dimanfaatkan' untuk membantu perusahaan mencegah dan mendeteksi lapping. Rotasi Karyawan Akuntansi Karyawan pencatat piutang adalah karyawan yang memiliki kesempatan untuk melakukan lapping (jika karyawan tersebut merangkap sebagai penerima kas dari konsumen). Yang dimaksud dengan rotasi karyawan adalah memindahkan karyawan bagian pencatat piutang menjadi bagian akuntansi yang lain (misalnya bagian pencatat utang dagang). Dengan rotasi karyawan, maka paling tidak lapping akan berhenti pada saat karryawan pencatat piutang harus menyerahkan tugasnya ke temannya yang lain (pada saat si karyawan berhenti menjadi pencatat piutang).
Wajib Cuti Ada kalannya perusahaan merasa senang jika memiliki karyawan yang rajin beker ja. Bahkan ada kebijakan, jika bersedia bekerja pada musim liburan (misalnya lebaran), karyawan akan mendapat gaji dua kali lipat. Kebijakan "jangan liburan" seperti ini, tidak cocok diterapkan untuk karyawan bagian Akuntansi. khususnya bagian pencatata pi utang.
Karyawan pelaku lapping, lumrahnya memang tidak ingin libur, karena jika mereka libur, maka karyawan lain (sebagai pengganti sementara) dapat mencium adanya adan ya lapping .............. Contoh, karyawan pengganti bisa saja tidak sengaja menelpon konsumen yang dikira belum membayar piutang (padahal konsumen tersebut sudah membayar, hanya saja, uangnya baru dipinjam oleh si pelaku lapping). Jika ini terjadi, tentu saja konsumen akan komplain .... "lho kog bisa, saya barusan bayar tu ....." Oleh karena itu, kewajiban untuk mengambil cuti dapat menjadi ancaman bagi pelaku lapping .... untuk segera menghentikan lapping pada saat dia wajib mengambil cuti. Penutup Sebenarnya, daripada mendeteksi lapping, lebih baik mencegah lapping. Silahkan lihat apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah untuk mencegah terjadinya lapping. lapping.
CONTOH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR
25 Januari 2011
Posted by Nuzul Adam Sullivan in Tugas SIA. SIA. trackback
I. Latar Belakang Perkembangan usaha dunia otomotif saat ini berkembang dengan pesat. Malah bisa dibilang sangat maju. Penjualan mobil, motor, dan kendaraan lain di kota-kota besar sangat ban yak pembelinya. Seperti di Jakarta, jumlah kendaraan dan luas jalan sangat tidak berimbang. berimbang. Itu berarti mengakibatkan kemacetan yang luar biasa. Dalam kemacetan, biasanya tidak banyak yang bisa dilakukan oleh pengendara selain duduk di dalam kendaraannya, atau duduk di atas motornya. Untuk itu dibutuhkan tempat duduk atau jok yang nyaman bagi pengendara. Jok yang nyaman barangkali menjadi kebutuhan yang sangat pentin g bagi pengemudi dan penumpang kendaraan bermotor, termasuk kendaraan besar seperti bus dan truk. Apalagi saat berkendara pada perjalanan jauh. Juga bisa meningkatkan kenyamanan kenyamanan saat terjebak dalam kemacetan. Dengan teknologi yang semakin canggih di dalam segala bidang, bukan tidak mungkin jok mobil atau motor menjadi sebuah se buah kebutuhan yang sangat penting bagi pemilik kendaraan bermotor. Tujuannya tidak lain dan tid ak bukan adalah untuk meningkatkan kenyamanan saat berkendara. Bisa juga ditambahkan dengan alat pemijat agar tidak kelelah an dalam melakukan perjalanan. Saya akan membahas sebuah perusahaan jok mobil di Jakarta. Sebagai sebuah perusahaan pembuatan jok mobil, PT Karya Karya Bahana Berlian sudah berdiri sejak bulan Februari 1991. Perusahaan ini memproduksi beberapa produk otomotif seat seperti seat asse mbly, seat cover, PU foam, dan leather trim cover. Perusahaan ini sangat berkomitmen meningkatkan kualitas dan berusaha yang tidak berhenti untuk merespon permintaan pelanggan. Visi perusahaan ini adalah untuk menjadi satu-satunya perusahaan tempat duduk otomotif dan manufaktur interior di Indonesia. Untuk mewujudkan visinya, perusahaan ini memiliki misi melanjutkan kemajuan dari proses produksi untuk mencapai kualitas maksimum dalam produknya dengan harga yang bersaing. II. Dasar Teori Tempat duduk atau jok yang nyaman bagi pengendara pen gendara memang menjadi sangat penting. Karena saya juga memiliki sepeda motor, untuk perjalanan jauh badan rasanya menjadi lelah dan pegal. Duduk juga tidak nyaman dan membuat pinggul terasa panas. Hal tersebut bisa menimbulkan penyakit akibat terlalu lama duduk atau posisi duduk yang tidak nyaman. Jangan sampai memiliki kendaraan bermotor yang gunanya adalah untuk alat transportasi, justru malah menjadi sumber penyakit bagi yang memakai atau pemiliknya. III. Studi Kasus PT Karya Bahana Berlian berdiri tahun 1991. Mereka berkomitmen menjadi perusahaan desain dan manufaktur tempat duduk mobil satu-satunya di Indonesia. Dengan jumlah pegawai 329 orang dan dipimpin Presiden Direktur. Perusahaan ini memproduksi beberapa beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam (cold cure), dan leather trim cover. Saat ini PT Karya Bahana Berlian telah me miliki tiga jaringan perusahaan yaitu PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors, PT Honda Prospect Motors, dan PT KIA Indonesia Motors.
Arus Transaksi Perusahaan Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem apliksai order penjualan. Order dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui tenaga penjual. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemrosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi yang lainnya. Aplikasi order penjualan seringkali mengirimkan formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan mengirimkan memo penagihan ke sistem aplikasi penagihan. Memo ini menyajikan data yang diperlukan untuk menyiapkan faktur pelanggan untuk barang yang telah dipesan. Sistem aplikasi penagihan mengirimkan faktur (tagihan) kepada pelanggan untuk pembayaran. Kemudian bagian penagihan mengirimkan nota faktur kepada s istem aplikasi piutang dagang. Bagian piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan database pelanggan dan harus memperbaruinya untuk merefleksikan adanya transaksi ini. Secara periodik sistem aplikasi piutang dagang mengirimkan laporan kepada pela nggan yang merincikan total jumlah hutang setiap pelanggan kepada perusahaan. Sistem aplikasi order penjualan mengirimkan order pengiriman ke gudang. Dokumen ini merincikan pengiriman pemesanan yang dilakukan pelanggan, termasuk waktu dan kemana barang ha rus dikirimkan. Order pelanggan mensyaratkan bahwa order produksi harus dikirimkan ke bagian produksi jika barang yang di order adalah biasa, tidak terdapat dalam persediaan, atau jika barang yang dipesan tidak terdapat dalam persediaan. Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman member ikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Barang-barang yang dikirim kepada pelanggan dikirimkan dari gudang ke fungsi pengiriman. Barang jadi dikirimkan dari sistem produksi ke gudang untuk penyimpanan, kemudian barang diserahkan atau dikirimkan kepada pelanggan. Aplikasi penjadwalan produksi mengirim jadwal produksi ke sistem produksi. Jadwal ini mengesahkan dan mengendalikan sisem produksi. Laporan posisi produksi dikirimkan ke sistem penjadwalan produksi sehingga jadwal produksi dapat ditelaah dan direvisi. Sistem produksi mengirimkan permohonan pembelian kepada aplikasi pembelian. Bahan mentah harus di-order intuk diproduksi. Sistem aplikasi pembelian bertanggungjawab untuk membuat order kepada pemasok/penjual. Bagian produksi mengirimkan laporan tenaga kerja ke sistem penggajian untuk pembayaran upah dan akumulasi biaya produksi. Bagian pembelian mengirimkan nota penerimaan kepada aplikasi penerimaan. Dokumen ini meng-otorisasi fungsi penerimaan untuk menyetujui penerimaan dari pemasok. Pembelian mengirim order pembelian kepada pemasok untuk memesan barang. Nota pembelian dikirimkan ke sistem aplikasi hutang dagang untuk memulai proses pembayaran. Barang dagangan diterima dari pemasok. Lalu pemasok mengirimkan faktur kepada perusahaan untuk pembayaran. Faktur ini harus disetujui oleh sistem aplikasi hutang dagang. Bagian penerimaan memberitahukan bagian hutang dagang bahwa bar ang yang dipesan telah diterima. Bagian hutang dagang meng-otorisasi pembayaran kepada pemasok. Nota pembayaran dikirimkan ke sistem aplikasi untuk diproses. Karyawan-karyawan menerima pembayaran cek dan dokumen lainnya dari sistem penggajian. Nota pembayaran karyawan dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk diproses.
Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan. Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem aplikasi akuntansi. Barang yang dibeli dikirimkan dari bagian penerimaan ke gudang untuk disimpan. Struktur organisasi
Alur Proses Produksi
Proses Produksi
Prosedur Perencanaan Produk Baru
Makalah Studi Kasus Analisa Sistem Informasi Akuntansi PT. GUDANG GARAM Tbk.
01 Nov 2012 & Komentar by
dalam Uncategorized
Tugas Makalah Studi Kasus Analisa Sistem Informasi Akuntansi PT. GUDANG GARAM Tbk.
Dosen Pengampu : Bpk. Aditya Hermawan,SE.Ak.,MSA
Nama: M Samsul Hadi_09102042
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) ASIA Kampus Pusat : Jl. Soekarno-Hatta 1A Rembuksari Kampus II : Jl. Borobudur No.21 MALANG KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Studi Kasus Sistem Informasi Akuntansi di perusahan “PT. GUDANG GARAM Tbk” Dalam penyusunan makalah ini, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bpk. Aditya Hermawan,SE.Ak.,MSA, Selaku dosen mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi. Dan,
2. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehinggga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini.
Dalam penyusunan makalah ini penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun kepada pembaca umumnya.
Malang, 04 Agustus 2011 Penyusun
M Samsul Hadi DAFTAR ISI
COVER………………………………………………………………………………………… …… 1 KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………. 2 DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………. 3
BAB I : PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang…………………………………………………………… 1.2. Rumusan Masalah………………………………………………………. 5 1.3. Batasan Masalah…………………………………………………………. 6 1.4. Tujuan Penulisan………………………………………………………… 6 1.5. Manfaat Penulisan Makalah……………………………………….. 6
BAB II : LANDASAN PUSTAKA 2.1. Pengertian sistem…………………………………………………………9 2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis….. 10 2.3. Komponen Sistem Informasi………………………………………..12 BAB III : TEMUAN-TEMUAN 3.1. Profil Perusahaan……………………………………………………….. 13 3.2. Tijauan Khusus…………………………………………………………… 18 3.3. Gambaran SIA Perusahaan………………………………………….. 22 BAB IV : PEMBAHASAN 4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan………………………………. 26 4.2. Desain SIA Perusahaan……………………………………………….. 30 BAB V : PENUTUP 5.1. Kesimpulan………………………………………………………………… 39 5.2. Saran…………………………………………………………………………… 42
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………….. 43 LAMPIRAN…………………………………………………………………………………… …. 45
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani. Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alatalat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga
kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa. Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terusmenerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia. Produk PT. Gudang Garam diantaranya adalah Gudang Garam International, Surya 12, Surya 16, Surya Slims, Surya Signature, Surya Profesional, Surya Pro Mild, Gudang Garam Nusantara, Gudang Garam Nusantara Mild, Gudang Garam Merah, Gudang Garam Djaja, Nusa, Taman Sriwedari dan Sigaret Kretek Filter Klobot.
1.2.
Rumusan Masalah
Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi dan menganalisa sistem informasi akuntansi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Dari uraian diatas maka permasalahan yang menarik diangkat untuk lebih mengetahui tentang perusahaan adalah:
1. 2. 3. 4. 5.
1.3.
Bagaimana Gambaran Umum didirikannya PT. Gudang Garam Tbk? Bagaimana Data Umum PT. Gudang Garam Tbk? Bagaimana Gambaran Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? Bagaimana analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? Bagaimana Rekomendasi /Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk?
Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah:
1.4.
Perseroan Terbatas (PT) Gudang Garam Tbk. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk. PT. Gudang Garam di jalan Raden Patah – Kediri
Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih banyak tentang gambaran Sistem Informasi Akuntansi (SIA) khususnya PT. Gudang Garam Tbk, dan menganalisa serta mendesain Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk.
BAB II LANDASAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian sistem
Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:
2.2.
Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk
melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivi tas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. 2.2.1.
2.2.2.
Tipe transaksi dasar adalah: Penjualan produk atau jasa Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier Penerimaan kas Pengeluaran kas kepada supplier Pengeluaran kas gaji karyawan.
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset o rganisasi.
2.2.3. Tujuan SIA:
Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations) Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship)
Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti i nvestor dan kreditor.
2.3.
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
BAB III TEMUAN – TEMUAN
3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Sejarah Singkat Pabrik
Sebelum perusahaan PT. Gudang Garam berdiri, pemili knya yang bernama SURYA WONOWIJOYO kelahiran Hokian – Cina pada tanggal 15 agustus 1923 bekerja diperusahaan rokok Tjap 93 (NV. Sembilan Tiga) milik pamannya di Jl Raden Patah – Kediri setelah tahun 1957 beliau membuka perusahaan sendiri dengan menyewa tanah seluas 1000M dan jumlah sekitar 50 orang. Seorang pengusaha yang dibesarkan di pulau Madura tepatnya di Sampang ini merintis perusahaannya dengan sangat ulet dengan memasarkan 50 juta batang rokok yang dipasarkan kekota terdekat dengan harga Rp. 1,- perbungkus sekitar pada trahun 1958 sehingga menjadi perusahaan yang besar seperti sekarang ini, sekitar tahun 1968 perusahaan perseorangan ini akhirnya dirubah menjadi Firma (Fa) dan kemudian sekitar tahun 1972 dengan fasilitas pemerintah perusahaan- perusahaan ini menjadi “PT” tertutup yang sahamnya hanya boleh dimiliki oleh keluarganya sendiri, dan tahun 1990 PT. Gudang Garam menjadi terbuka dimana sahamnya boleh dimiliki oleh orang luar.
Pada tahun 1960 sebuah cabang produksi SKT dan SKL dibuka di Gurah sekitar 13 KM arah tenggara kota Kediri dengan pegawai kurang lebih 200 karyawan yang setiap harinya pulang pergi Gurah – Kediri. Dengan adanya kebijakan ekonomi pemerintah dan stabilitas politik pada awal orde baru peluang semakin meningkat didalam negeri dan usahanya semakin akselerasi dengan dukungan BNI 1946, sehingga pada September 1968 areal pertama seluas 100 M dibeli dan dijadikan Unit I dan pada tahun yang sama dibangun unit II disusul pemindahan unit produksi dari Gurah ke Kediri pada tahun 1969.
Pada tahun 1990 perusahaan mencatatkan sahamnya pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan melakukan penawaran pada masyarakat luas pada bulan juli – Agustus 1990 sebesar 1,98% sehingga total sahamnya 20% dari modal yang disetor penuh.
3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.2. Jumlah Karyawan
Pada awalnya berdirinya PT. Gudang Garam hanya memilki 50 orang karyawan dan hampr semua dari daerahnya sendiri, tetapi lama kelamaan tanbah menjadi banyak dan sekarang kurang lebih sekitar hampir 39.000 dan sudah banyak yang berasal dari daerah luar (Luar Kota). Data Karyawan per 31 Desember 2006
Karyawan Borongan Karyawan Tetap
JUMLAH
14.272 orang 24.400 orang
38.400 orang
3.1.3. Jaminan keselamatan kerja. PT. Gudang Garam sangat memperhatikan keselamatan pegawai, antara lain :
ü Pabrik memberi bantuan kepada karyawan yang sakit atau kecelakaan saat bekerja, serta kecelakaan pada saat berangkat dan pulang kerja. ü Pabrik memberikan cuti hamil pada kaum wanita sampai 45 hari sebelum dan sesudah melahirkan. ü Perusahaan menyediakan klinik berobat yang terletak dilokasi perusahaan untuk karyawan yang mengalami sakit atau kecelakaan bekerja. ü PT. GUDANG GARAM membentuk Tim P2K3 ( Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang bertugas untuk memastikan keselamatan dan keseh atan kerja karyawan.
ü Adanya Tim dokter, para medis, bidan, asisten apoteker, analisis lab, dan perawat gigi.
3.1.4. Perlengkapan Perlindungan kerja.
Perlengkapan perlindungan keselamatan kerja pada perusahaan antara lain :
Masker Sarung tangan Tabung api/pemadam.
3.1.5. Pendidikan dan pelatihan keselamatan kerja.
Pendidikan atau pelatihan keselamatan kerja oleh PT. gudang Garam juga mendapat perhatian penting, hal ini terutama bagi pegawai baru atau awal penggunaan alat baru seperti alat pembuat rokok dengan mesin ( SKM ) dengan tujuan : 1. 2. 3. 4. 5.
Karyawan lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaan. Berusaha mandiri jika sewaktu-waktu tidak lagi bekerja pada PT. Gudang Garam. Karyawan tangkas dan cekatan dalam melaksanakan pekerjaan. Karyawan lebih terampil dalam bekerja. Mengembangkan kursus pengantin, hias janur, dan menjahit.
3.1.6. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan.
Pengaruh pabrik terhadap lingkungan selalu ada baik positif atau negative, Pabrik Gudang Garam berusaha mengurangi dampak negative bagi lingkungan dengan jalan mengolah limbah dengan baik, menjadikan lingkungan kerjanya sejuk dan n yaman dengan cara menanam pohon-pohon yang rindang dan penataan taman yang indah.
3.1.7. Pengaruh pabrik terhadap masyarakat sekitarnya.
Berdirinya pabrik rokok ini mempunyai hikmah tersendiri, yakni masyarakat sekitar dapat bekerja pada pabrik tersebut atau berjualan/berdagang pada lokasi pasar yang telah di sediakan. Dengan demikian PT. Gudang Garam turut serta meningkatkan taraf hidup masyarakat sekitar, membantu program pemerintah mengentaskan kemiskinan dan pengangguran.
3.2. Tinjaun Khusus 3.2.1. Sistem Produksi
Sistem produksi yang dilakukan PT. Gudang Garam adalah menggunakan sist em produksi manual dan mesin, apabila produksi rokok yang diminta distribusi adalah jenis rokok klobot maka yang digunakan menggunakan sistem manual ( SKT ) dan jika pesanan distribusi jenis
rokok filter maka menggunakan sistem produksi mesin ( SKM ) dam menggunakan teknologi tinggi baik pengolahan bahan baku dan pembuatan rokok dan laboratorium.
3.2.2. Bahan Baku Produksi
Bahan baku produksi rokok adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Tembakau kualitas. Cengkeh pilihan. Ambri ( Pembungkus rokok ). Aroma rokok. Lem Ambri.
3.2.3. Proses produksi .
Proses produksi yang dilakukan pertama kali adalah bahan baku yang perlu di campur dipotong-potong agar mudah proses pencampuranya, setelah bahan dicampur merata di masukkan ke oven untuk proses pengeringan. Setelah bahan baku kering, proses pembuatan rokok perbatang siap di lakukan baik oleh tenaga manusia ( SKT ) atau tenaga mesin ( SKM ) sehingga rokok siap di bungkus dan di pasarklan.
3.2.4. Menegement Perusahaan.
Sistem menegement perusahaan di PT. Gudang Garam adalah Menejemen terbuka ( Open Menegement ) dan biasanya setiap 3 bulan sekali data transaksi atau keuangan di layangkan pada media masa ( Visual atau Audio Visual ).
3.2.5. Sistem penggajian.
Sistem penggajian dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : System upah borongan dan system upah tetap atau harian, hal ini tergantung dari bekerja itu sendiri dalam memilih sistem upah tetapi kebanyakan karyawan memilih upah borongan dengan hasil sesuai kerjanya.
3.2.6. Acounting / Pembukuan.
Sistem pembukuan yang ada pada perusahaan PT. Gudang Garam adalah tergantung pada setiap unit di perusahaan di karenakan setiap unit sis temnya berbeda tetapi setiap harinya selalu tercover dalam Bulanan, Triwulandan Tahunan.
3.2.7. Perpajakan
Perpajakan PT. Gudang Garam adalah sekitar 60% dari hsil pemasaran adalah milik pemerintah dengan cara membeli cukai rokok sehingga setiap tahunnya.
3.2.8. Pemasaran
Proses pemasaran rokok gudang garam dilakukan oleh tenaga marketing/ pemasaran yang berpengalaman yang dipasarkan didalam negeri dan luar negeri yang dibantu oleh para distributor, juga para agen dan grosir atau sesuai dengan permintaan grosir dipasaran.
Apabila pemesanan sampai dilur negeri: Inggris, Belanda, Prancis, Amerika, Arab Saudi, dll maka perusahaan PT. Gudang Garam menyesuikan st andart rokok pada kondisi negara tersebut (Data) penjualan dalam 6 tahun terakhir No. Tahun Penjualan Domestik (Batang) Penjualan Eksport (Batang) Total Penjualan (Batang) 1.
2001
66.388.000.000
3.844.000.000
70.182.000.000
2.
2002
61.405.000.000
4.134.000.000
65.539.000.000
3.
2003
62.662.000.000
4.650.000.000
67.312.000.000
4.
2004
65.196.000.000
4.681.000.000
69.877.000.000
5.
2005
61.569.000.000
4.426.000.000
65.995.000.000
6.
2006
59.394.000.000
4.969.000.000
64.363.000.000
3.3. Gambaran SIA Perusahaan 3.3.1. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. 3.3.1.1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. J ika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
3.3.1.2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. Menyalin data ke dokumen atau media lain. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. Melakukan penghitungan. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3.3.1.3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
3.3.1.4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
3.3.1.5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasia
3.3.1.6. Pengendalian persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan 4.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi. Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebut. Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat
menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi. Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus a kuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem a kuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh kar ena itu, bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain. 4.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cer mat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor. Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki. 4.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber da ya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti bia ya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya. Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan
karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar. Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau memasukkan angka ke dalam sistem komputer. Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
4.2. Desain SIA Perusahaan 4.2.1. SAP (System, Application and Product in Data Processing)
SAP ( System A pplication and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja se cara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
4.2.2. Modul-Modul di SAP
SAP mempunyai kelebihan dalam integrasi antar modul. Didalam SAP ada beberapa modul aplikasi yang saling ter-integrasi sebagai berikut:
SD-Sales & Distribution
Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
MM-Materials Management
Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.
PP-Production Planning
Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management
Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
PM-Plant Maintenance
Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
HR-Human Resources Management
Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.
FI-Financial Accounting
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost ele ment accounting, dan analisa profitabilitas.
AM-Asset Management
Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
PS-Project System
Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol.
Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan s etting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis. Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang mempunyai manfaat antara lain :
Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan ter update secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing” Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor. Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut diinput oleh user lainpun.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lai nnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
4.2.3. Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP: 1. 1.
Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
1. 2.
Data Transaksi
Master Data
Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi. Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti i ntegrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
4.2.4. SAP Data Archiving
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator s erta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data seban yak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving. SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing. Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor. Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses oleh lagi kecuali keperluan khusus. Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya. Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving. Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses se mua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.
4.2.5. Data Archiving
Secara technical Data Archiving adalah memindahkan record data, dari tabel-tabel database di Sistem SAP dan menyimpannya di dalam archiving file (paling sedikit 1 file).
Gambar : Pemindahan Record
Proses Archive Data
Ada 2 tahap dalam archiving : • Membuat archive files : Program archiving menulis ( write) data yang diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files. • Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan akemudian menghapusnya dari database
Gambar : Proses Data Archiving
BAB V PENUTUP
5.1.
Kesimpulan
5.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus a kuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem a kuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena it u, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. 5.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. 5.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber da ya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar. Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil ceta kannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
Gambar : Pemindahan Record
Gambar : Proses Data Archiving
5.2.
Saran
Semoga dengan adanya makalah ini, dapat memberikan informasi bagi teman – teman khususnya mengenai Analisa Perancangan Sistem Informasi pada suatu perusahaan. Bagi penulis, semoga dapat bermanfaat dan menjadi tambahan pelajaran dan diharapkan adanya kritik dan saran yang membangun.
STUDY KASUS PERUSAHAAN PERBANKAN & ASURANSI STUDY KASUS DALAM PERUSAHAAN PERBANKAN
Setelah digegerkan oleh kasus Bank Century beberapa waktu lalu, kali ini Indonesia kembali digegerkan dengan pembobolan dana nasabah Citibank. Direktorat Tindak Pidana Ekonomi danKhusus Badan Reserse dan Kriminal (Bareskrim) Polri menahan tersangka Inong Malinda Dee berusia 47 tahun yang menjabat sebagai Senior Relationship Manager di Citibank, karena diduga melakukan tindak pidana perbankan dan pencucian uang dari uang nasabah yang dipegangnya. Dana nasabah itu lalu dialirkan ke berbagai rekening milik Malinda maupun perusahaan.
Salah satu perusahaan yang menerima aliran dana itu yakni PT Sarwahita Global Management. Pejabat Citibank yang diduga turut terlibat mendirikan PT Sarwahita Global Management (SGM) bersama Malinda Dee telah diberhentikan sementara waktu oleh pihak Citibank. Pejabat tersebut adalah Reniwaty Hamid. Sementara itu, dua orang lainnya yang juga diduga turut mendirikan PTSarwahita Global Management yakni Gesang Situmorang dan Dennis Roy Sangkilawang sudah tidak lagi menjadi pejabat Citibank. Gesang telah pensiun sementara Dennis telah mengundurkan diri. Polri menetapkan status saksi pada Reniwati Hamid dalam kasus pencucian uang dengan tersangka Malinda Dee. Polri mengaku masih fokus kepada Malinda dan belum membidik direksi PT Sarwahita lainnya. Malinda dilaporkan oleh Citibank karena adanya pengaduan atau keluhan tiga nasabah bank tersebut yang kehilangan uang, sehingga total kerugian sementara yang dialami tiga nasabahsebesar Rp16,6 miliar. Wanita yang lahir di Pangkal Pinang pada 5 Juli 1965, sudah 20 tahun bekerja di bank milik Amerika Serikat dan telah tiga tahun melakukan aksi kejahatan perbankan tersebut. Citibank mengakui terbongkarnya dugaan kejahatan pembobolan dana nasabah oleh Malinda Dee bukan temuan audit internal perusahaan tapi laporan nasabah. Direktur Kepatuhan Citibank Yesica Effendi menceritakan kronologi terbongkarnya kasus ini bermula pada 9 februari 2001 di mana seorang nasabah menanyakan kepada Malinda Dee tentang berkurangnya dana pada rekening oleh transaksi yang tidak dikenali.
Kepala Divisi Hubungan Masyarakat(Kadiv Humas) Polri, Irjen Pol Anton Bachrul Alam mengatakan modus yang dilakukan Malinda dengan sengaja telah melakukan pengaburan transaksi dan pencatatan tidak benar terhadap beberapa “slip transfer”. Seorang “teller” Citibank yang berinisial D telah ditetapkan sebagai tersangka dan dua kepala “teller”
Citibank Landmark yang berinisial W dan N sudah dimintai keterangan, sementara pihakpihak yang diduga terlibat kasus ini juga terus dikejar. Sedangkansaksi-saksi yang telah diperiksa hingga kemarin ada 25 orang. Anton merinci saksi-saksi itu tigaorang nasabah Citibank yang melaporkan aksi Malinda ke bank, 18 karyawan Citibank, dan sisanya berasal dari PT Sarwahita Global Management. Malinda mengatakan, Citibank telah menampung dana pencucian uang nasabah Malinda selama10 tahun. Dan selama itu pula para atasan Malinda di Citibank cabang Landmark sangat mengetahui apa yang dilakukan Malinda terhadap uang nasabahnya. Pasalnya Malinda menjadi perpanjangan tangan nasabah untuk mencuci
uang
tabungan
tersebut.
Malinda
akan
menawarkan jasa
lain
dengan
memindahkan rekening nasabah ke bisnis lain seperti asuransi dan produk Citibank lainnya. Dari pencucian uang nasabah ke bisnis lain, nasabah akan mendapatkan keuntungan. Kartu identitas (KTP) lebih dari satu jadi sarana Malinda Dee melancarkan aksi penggelapan dana nasabah dan pencucian uang yang dipraktikkan di delapan bank dan dua perusahaan asuransi. Kepala Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) Yunus Husein mengatakan, pihaknya menemukan 28 transaksi mencurigakan dengan rekening atas nama Malinda Dee, tersangka penggelapan uang Citibank dan pencucian uang.Yunus Husein sebelumnya membenarkan ada eks pejabat yang ‘dikerjai’ Malinda. Namun, sang eks
pejabat yang kini telah pensiun itu tidak melapor ke polisi. Sementara itu, Kapolri Jenderal Pol Timur Pradopo memilih merahasiakan identitas sang eks pejabat itu.
Berdasarkan keteranganPolri, ada 3 nasabah Malinda yang menjadi korban. Mereka sudah menjalani pemeriksaan. Polri juga pernah menyampaikan total uang yang dikuras, untuk sementara mencapai Rp 17 miliar. Polri juga sudah menyita 4 mobil mewah dan rekening milik Malinda senilai Rp 11 miliar. Malinda dijerat pasal pencucian uang dan penggelapan. Mobil mewah masing-masing mobil, Ferrari merah seri F430 Scuderria, Mercedez Benz warna putih dengan seri E350 dua pintu dan Ferrari merah bernopol B 125 Dee seri California dan telah dititipkan di Rumah Penitipan Barang Sitaan (Rupbasan). Mobil disita dari apartemen Pacific Place dan di Capital Residence, mungkin ada satu mobil yang
dikejar yakni Alphard. Selain itu, diduga Malinda juga memiliki tiga unit apartemen salah satunya di SCBD. Baik mobil mewah dan apartemen milik Malinda dibeli secara kredit
Penyelesaian :
Bank Indonesia (BI) menyatakan telah menghentikan untuk sementara ( suspend ) penghimpunan nasabah baru di segmen prioritas Citibank Indonesia (Citi Indonesia), yaitu Citigold Wealth Management Banking (Citigold). Hal itu dilakukan sebagai sanksi administratif atas kasus pembobolan dana nasabah senilai Rp 17 miliar oleh seorang relationship manager (RM) bernama Melinda Dee (MD) alias Inong Malinda. “Kami sudah melakukan berbagai tindakan untuk mengkaji masalah ini, termasuk
mengenakan sanksi. Saat ini Citigold sudah di-suspend untuk penghimpunan nasabah baru. Namun nasabah lama dan transaksinya tetap berjalan,” kata Gubernur BI Darmin Nasution
dalam Rapat Dengar Pendapat di Komisi XI Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) di Jakarta, Rabu (6/4). Vice President Customer Care Citi Indonesia Hotman Simbolon mengakui, pihaknya memang sudah menghentikan penghimpunan nasabah baru Citigold sesuai permintaan BI. Selain karena adanya praktek kolusi untuk membobol dana nasabah, sanksi tersebut juga diberikan atas kelalaian Citi Indonesia melakukan rotasi untuk karyawannya. Berdasarkan permintaan BI, bank harus melakukan rotasi secara berkala untuk menghindarkan potensi fraud . “Memang kami tidak melakukan rotasi RM kami, karena sangat tidak mudah
memindahkan portofolio nasabah dari RM satu ke RM lainnya. Selain itu, banyak nasabah yang ditangani MD tidak bersedia dipindahkan ke RM selain MD,” jelas Hotman.
Darmin mengatakan, suspend tersebut belum diketahui kapan akan dicabut, karena masih menunggu hasil review BI dan penyelidikan pihak Kepolisian. Jika ditemukan bukti-bukti lainnya yang semakin memberatkan, kata dia, sanksinya bisa berbeda dan bisa lebih berat. Sebagai contoh, pencabutan izin bisnis private banking/priority banking. BI juga telah memanggil Chief Country Officer Citi Indonesia Shariq Mukhtar dan pejabat-pejabat terkait. Selain itu, surat pembinaan atau teguran juga telah diberikan agar tidak kembali merugikan nasabah. Dalam surat itu, BI juga meminta Citi Indonesia melakukan perbaikan internal control , sekaligus meminta penghentian penghimpunan nasabah prioritas baru.
“Kasus di Citibank ini terjadi terutama karena tidak bekerjanya internal control .
Supervisi oleh atasan juga tidak optimal. Mereka juga tidak mengimplementasikan rotasi karyawan secara berkala. Selain itu, dual control tidak dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan informasi yang baik kepada nasabah tidak berjalan,” papar Darmin.
Deputi Gubernur BI S Budi Rochadi dan Deputi Gubernur BI Halim Alamsyah samasama menegaskan bahwa, jika terbukti melanggar ketentuan yang berlaku, manajemen Citi Indonesia bisa di- fit and proper test ulang. Namun Halim telah mengakui, terdapat prosedur yang dilompati dalam kasus transfer dana tersebut. Hal itu berarti terjadi penyalahgunaan wewenang oleh MD. Terkait pengawasan BI secara umum terhadap individu bank masing-masing, kata Darmin, salah satu potensi risiko yang perlu dicermati adalah operasional, terutama standard operational procedure (SOP), sumber daya manusia (SDM), dan sistem informasi. “Untuk pengawasan terhadapnya, terutama perilaku pegawai dan kelemahan SOP, secara
berkala BI me-review hasil assesment terhadap laporan pihak audit internal bank maupun eksternal, yaitu kantor akuntan publik,” jelas Darmin. Priority Banking Rawan
Sebelumnya, Peneliti Eksekutif Direktorat Penelitian dan Pengaturan Perbankan (DPNP) BI Ahmad Berlian mengatakan, priority banking memang cukup rawan karena dalam segmen itu, nasabah menuntut kemudahan, sehingga menimbulkan peluang untuk berbuat kejahatan. Sebab itu, BI tengah melakukan kajian untuk menetapkan guidelines bagi segmen tersebut.
“Banyak hal yang harus disempurnakan, apakah membatasi jumlah RM, memberikan
edukasi lebih banyak kepada nasabah, atau transparansi produk-produk yang ditawarkan. Setiap orang harus sadar apa yang dia beli dan bank wajib men- declare tingkat risikonya,” jelas Ahmad.
Dia juga tidak memungkiri potensi segmen tersebut digunakan sebagai pencucian uang (money laundering), kendati BI telah mengaturnya dalam Peraturan Bank Indonesia (PBI) tentang anti pencucian uang dan pembiayaan terorisme. Namun, kata Ahmad, justru banyak pelaku pencucian uang yang tidak memilih segmen priority banking dan lebih memilih segmen perbankan biasa.
Kasus Asuransi dan Cara Penyelesaiannya PENYELESAIAN KLAIM ASURANSI CONTRACTORA ALL RISK (STUDI KASUS PADA PT.ASURANSI WAHANA TATA TERHADAP PROYEK PEMBANGUNAN JEMBATAN KEBON AGUNG SLEMAN YOGYAKARTA)
Setahun yang lalu pernah terjadi sebuah kasus dalam penyelesaian klaim asuransi oleh perusahaan konstruksi atas proyek pembangunan jembatan Kebon Agung yang menghubungkan wilayah Kabupaten Sleman dengan wilayah Kabupaten Kulon Progo di Yogyakarta. Klaim tersebut didasari beberapa kali peristiwa yang tidak terduga yang terjadi dalam pengerjaan proyek tersebut. Pertama, peristiwa terjadi pada bulan November 2007, pada saat melaksanakan gelagar bentangan, setelah pemasangan, selang waktu kurang lebih 17 jam, satu buah bentangan jatuh, dan satu buah girder yang telah terpasang jatuh dan menyebabkan pecah sehingga timbul kerugian material. Pada kasus pertama ini pelaksana konstruksi PT Hutama Karya terlambat membayar premi, seharusnya klaim yang diajukan ditolak oleh PT. Asuransi Wahana Tata. Namun, dengan pertimbangan adanya hubungan baik antara pihak pelaksana konstruksi dengan pihak PT.Asuransi Wahana Tata, maka klaim tetap dapat diajukan dan memperoleh ganti rugi meskipun dalam jumlah yang tidak semestinya. Hubungan baik ini dalam istilah asuransi dinamakan Ex Gratia. Hal ini dilakukan atas dasar kesepakatan oleh kedua belah pihak. Kedua, tidak lama berselang peristiwa berikutnya terjadi pada bulan Desember 2007, ketika itu sedang musim hujan sehingga menyebabkan Kali Progo tempat proyek tersebut banjir dan meluap hingga 3
meter. Kondisi ini, menyebabkan pasangan batu dan beton bertulang runtuh dan lima buah girder retak. Klaim dapat dilaksanakan secara normal (sesuai pertanggungan), karena semua prosedur telah dipenuhi sesuai persyaratan. Sehingga, pelaksana konstruksi mendapatkan ganti rugi sesuai dengan jumlah yang tercantum di dalam polis.
PENYELESAIAN SENGKETA ASURANSI PADA POLIS ASURANSI YANG MENCANTUMKAN KLAUSULA ARBITRASE (STUDI KASUS PADA POLIS PT ASURANSI HANJIN KORINDO DAN POLIS PT ASURANSU JAYA PROTRKSI) Secara garis besar substansi dari polis asuransi terdiri dari uraian mengenai obyek yang dijamin, nama dan alamat penanggung dan tertanggung, jangka waktu berlakunya
polis, risiko atau bahaya yang dijamin dan dikecualikan, syarat-syarat atau ketentuan umum dan yang terakhir adalah cara penyelesaian sengketa atau perselisihan apabila terjadi klaim yang biasanya disebut klausula arbitrase atau penyelesaian sengketa. Klausula arbitrase dalam polis asuransi memuat ketentuan apabila terjadi sengketa antara penanggung dan tertanggung maka para pihak sepakat untuk mengupayakan penyelesaian secara musyawarah (amicable setllement), namun apabila penyelesaian secara musyawarah tidak tercapai maka para pihak sepakat untuk menyelesaikan sengketa melalui arbitrase. Semua polis asuransi yang dikeluarkan oleh AAUI memuat klausula penyelesaian sengketa melalui arbitrase, karena itu dalam penulisan ini akan dikaji lebih lanjut perihal pencantuman klausula arbitrase dalam polis asuransi dan kaitannya dengan proses penyelesaian sengketa asuransi yang ditempuh oleh para pihak. Penulisan ini akan membahas dua polis asuransi yang sama-sama mencantumkan klausula arbitrase dan proses penyelesaian sengketa yang ditempuh oleh penanggung dan tertanggung. Kedua polis yang dibahas yakni polis PT Asuransi Hanjin Korindo dan PT Asuransi Jaya Proteksi memiliki klausula arbitrase yang sama dan juga sengketa yang sama yakni masalah liability akan tetapi terdapat inkonsistensi dalam pemberian putusan oleh Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dan Pengadilan Negeri Jakarta Utara terkait kedua perkara tersebut .Inkonsitensi yang terdapat dalam kedua putusan tersebut dapat terjadi karena substansi klausula arbitrase dalam polis yang kurang jelas dan menyebabkan multi penafsiran, dimana pilihan penyelesaian sengketa melalui lembaga arbitrase ditetapkan apabila terjadi sengketa terkait perbedaan jumlah yang harus dibayarkan berdasarkan polis, sedangkan tidak ada ketentuan lain yang mengatur mengenai penyelesaian sengketa terkait polis apabila menyangkut liability.
T Karya Bahana Berlian berdiri tahun 1991. Mereka berkomitmen menjadi perusahaan desain dan manufaktur tempat duduk mobil satu-satunya di Indonesia. Dengan jumlah pegawai 329 orang dan dipimpin Presiden Direktur. Perusahaan ini memproduksi beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam (cold cure), dan leather trim cover. Saat ini PT Karya Bahana Berlian telah memiliki tiga jaringan perusahaan yaitu PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors, PT Honda Prospect Motors, dan PT KIA Indonesia Motors. Arus Transaksi Perusahaan Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem apliksai order penjualan. Order dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui tenaga penjual. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemrosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi yang lainnya. Aplikasi order penjualan seringkali mengirimkan formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan mengirimkan memo penagihan ke sistem aplikasi penagihan. Memo ini menyajikan data yang diperlukan untuk menyiapkan faktur pelanggan untuk barang yang telah dipesan. Sistem aplikasi penagihan mengirimkan faktur (tagihan) kepada pelanggan untuk pembayaran. Kemudian bagian penagihan mengirimkan nota faktur kepada sistem aplikasi piutang dagang. Bagian piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan database pelanggan dan harus memperbaruinya untuk merefleksikan adanya transaksi ini. Secara periodik sistem aplikasi piutang dagang mengirimkan laporan kepada pelanggan yang merincikan total jumlah hutang setiap pelanggan kepada perusahaan. Sistem aplikasi order penjualan mengirimkan order pengiriman ke gudang. Dokumen ini merincikan pengiriman pemesanan yang dilakukan pelanggan, termasuk waktu dan kemana barang harus dikirimkan. Order pelanggan mensyaratkan bahwa order produksi harus dikirimkan ke bagian produksi jika barang yang di order adalah biasa, tidak terdapat dalam persediaan, atau jika barang yang dipesan tidak terdapat dalam persediaan. Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Barang-barang yang dikirim kepada pelanggan
