Microsoft Project Para Construcciones

Usando MS Project para la construcción

Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Links de las presentaciones Links de las presentaciones http://www scribd com/doc/21200690 http://www.scribd.com/doc/21200690 http://www.scribd.com/doc/21201931 http://www scribd com/doc/23560851 http://www.scribd.com/doc/23560851 Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Si se aumenta el alcance (obras adicionales p.e. Si se aumenta el alcance (obras adicionales p e crecen los otros dos lados del triangulo. crecen los otros dos lados del triangulo (Presupuesto y plazo contractual). Usualmente un adicional es producto de una mala planificación de diseño, pudiendo generar insatisfacción Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Triangulo de la empresa constructora Triangulo de la empresa constructora


Inicio y fundamentos de de planificación con teoría de restricciones Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com



Cinco pasos de la teoría de restricciones • Identificación de la restricción – Determina la tarea mas restrictiva del proyecto (2 tipos: físico y político) • Explotación – Determinación de plazo para la actividad restrictiva identificada restrictiva identificada • Subordinación – Ninguna tarea anterior o posterior deba tener duración mayor a la de la actividad restrictiva • Elevación – Optimización de la ruta crítica analizando el costo tiempo para minimizar los costos y optimizar d duraciones i • Se produce una nueva restricción y volvemos al paso 1 • MEJORA CONTINUA Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Ejemplo de explotación (2)


Planeamiento y programación de un proyecto Secuencia: Planeamiento exógeno(clima del lugar, temperatura, altitud, accesos, cantera, puntos de agua, materiales, mano de obra local, etc.) Con el planeamiento endógeno se puede tener: •Plano de distribución y de movimiento dentro de obra •EDT •Responsables del proyecto •Gastos técnicos y administrativos •Cuantificación de tareas •Estructura Estructura de descomposición del de descomposición del recurso (si no hay propuesta base) •Estructura de descomposición del costo •Presupuesto preliminar


• Con Con el presupuesto preliminar se elabora la el presupuesto preliminar se elabora la hoja de planificación y programación para establecer duraciones establecer duraciones • Desarrollamos la lógica del trabajo con la WBS o EDT o EDT • Determinamos el programa • Asignamos recursos y costos p • Resultados como reportes Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Metodología para planificar proyectos Metodología para planificar proyectos •

Usualmente todo proyecto de construcción de obras tiene: – El presupuesto El pres p esto – El plazo – Especificaciones técnicas y planos de detalle

1. 2 2. 3. 4.

Convertir el plazo del proyecto de días calendario a días útiles Determinar el b ffer o amortig ador de pla o del pro ecto Determinar el buffer o amortiguador de plazo del proyecto Elaborar la WBS o EDT Aplicamos el principio de Pareto (pocos vitales muchos triviales 80/20) y determinamos actividad mas restrictiva 5. Dimensionamos el tiempo de la tarea restrictiva 6. Determinación de las duraciones de las demás tareas 7. Determinación de los recursos diarios de las tareas 8. Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS) Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS) 9. Definición de la estructura de descomposición de recursos EDR (RBS) 10. Definición de la estructura de descomposición de costos EDC (CBS) Pasos 9 y 10 son recomendables si no existe presupuesto base o valor referencial


1 ‐ Convertir el plazo del proyecto de dí días calendario a días hábiles l d dí háb l Suponemos que el proyecto tiene un plazo de 300 días calendario dí l d i Asumimos que el mes tiene 30 días y 25 días útiles que nos da un coeficiente de 1.2 Dividimos 300/1.2 y obtenemos 250 días hábiles / y


2 ‐ Determinar el buffer o amortiguador d • Se Se emplea un plazo de 10% a 20% emplea un plazo de 10% a 20% • Tenemos dos valores: 250 x 10% = 25 días 250 x 10% = 25 días • 250 x 20% = 50 días • El equipo profesional define que valor usar • Si usamos el buffer de 50 días, tenemos un , plazo de 200 días hábiles para el proyecto Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

3 ‐ Elaborar la WBS o EDT Descomposición j á i jerárquica orientada al producto entregable I Importante definir t t d fi i entregables (producto cuantificable, medible y con dibl valor agregado que agrupa un conjunto de tareas


4 ‐ Aplicar el principio de Pareto o ley 80/20 / • escoger escoger la tarea mas restrictiva del 20% de las la tarea mas restrictiva del 20% de las tareas mas importantes según este orden de prioridades – Cantidad de horas hombre – Recursos limitados (equipo, material, mano de Recursos limitados (equipo material mano de obra) – Cadena de tareas (fases diferentes) Cadena de tareas (fases diferentes) – Descartar tareas estimadas y globales Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

5 ‐ Dimensionamiento del tiempo de la tarea restrictiva


6 – Determinación de las duraciones d l d á de las demás tareas • Subordinación Subordinación de todos los procesos a la tarea de todos los procesos a la tarea restrictiva • Ninguna tarea podrá tener una duración mayor


7 ‐ Determinación de los recursos d diarios de las tareas d l • Adicionamos los datos según la formula: Adicionamos los datos según la formula: • F = tiempo unitario / duración de la tarea • Recursos diarios = f x Cuadrilla unitaria di i f C d ill i i Actividad N Computo métrico: 1000 m3 Cuadrilla = 1 operario + 1 albañil + 2 peones + 0.20 capataz Rendimiento = 30 m3/jornada Trabajo (HH) 1000 m3 x (4 2 hombres x 8 Hrs/jornada) Trabajo (HH) = 1000 m3 x (4.2 hombres x 8 Hrs/jornada) Trabajo = 33600 HH Rendimiento = (Rec. Asignados x jornada trabajo ) / Rendimiento Unitario de cuadrilla


7 ‐ Determinación de los recursos d diarios de las tareas d l • Asignamos Asignamos un recurso promedio a las tareas un recurso promedio a las tareas • Luego en la retroalimentación comenzamos con asignaciones de cuadrillas alternativas con asignaciones de cuadrillas alternativas


8 – Definición de la estructura de descomposición de la organización descomposición de la organización (EDO)


9 ‐ Definición de la estructura de d descomposición de recursos (EDR) ó d ( ) • Asignamos recursos Asignamos recursos – Mano de obra – Equipos y/o herramientas Equipos y/o herramientas – Materiales

• SSolo a tareas y subtareas l t bt • No se consideran los niveles a partir de entregables para el análisis


10 – Definición de la estructura de d descomposición de costos (EDC) ó d ( ) Costos directos = Sumatoria de recursos unitarios x costo unitarios x cantidad de cada tarea Costos indirectos (gastos generales) se calculan por separado considerando el personal técnico EDO Existen dos tipos de costos Existen dos tipos de costos de operación: de operación y de obra.


Clasificación de costos indirectos de operación ó •

Costos indirectos de operación – Gastos técnicos y administrativos é d • Honorarios, sueldos y prestaciones • Servicios • (Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de asesores)

– Alquileres y depreciación • Depreciación, mantenimiento y rentas • (Son aquellos gastos por concepto de bienes, muebles e inmuebles y de servicios, p p j , , y necesarios para el desempeño de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de asesoría de la empresa.)

– Obligaciones y seguros • Seguros, fianzas y financiamiento • (Son aquellos gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la reducción de riesgos) d ió d i )

– Materiales de consumo • Gastos de oficina • (Son aquellos gastos necesarios para el buen desempeño de las funciones de la empresa)

– Capacitación y promoción C it ió ió • Gastos de concursos • Proyectos no realizados


Clasificación de costos indirectos de obra b •

Gastos técnicos y administrativos – Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y ll l é d de asesores de la obra

•

Traslado de personal a la obra – Son aquellos gastos por concepto de traslado de personal técnico y q g p p p y administrativo

•

Comunicaciones y fletes – Gastos que tiene por objeto, establecer un vínculo constante entre la oficina central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma, central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma, incluyendo mantenimiento y depreciaciones de otros equipos que no se incluyan en los costos directos.

•

Construcciones provisionales – Gastos Gastos necesarios para proteger los intereses del cliente, así como para necesarios para proteger los intereses del cliente así como para mejorar la productividad de la obra

•

Consumos varios – Gastos destinados al consumo de energéticos, gastos de oficina y auxiliares


Imprevistos y contingencias Imprevistos y contingencias • Imprevistos – Naturales por mal tiempo – Económicos menores al porcentaje aprobado en contrato – Humanos de errores en investigación de costos, integración del presupuesto, estimación de tiempos, ti ió d ti ineficiencias, renuncias, enfermedad, errores de escritura y aritméticos escritura y aritméticos

• Contingencias Contingencias (fuerza (fuerza mayor) – Naturales: terremotos, etc. – Económicas: Incrementos salariales, , devaluaciones, inflación, atraso de pagos, impuestos p g , p – Humanos: guerra, revoluciones, huelga, incendios explosiones incendios, explosiones


INICIO Y PLANIFICACIÓN DE INICIO Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS EN MSPROJECT 2007 Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com



CONFIGURANDO MS PROJECT CONFIGURANDO MS PROJECT



Creamos nuevo proyecto en blanco


Activamos guía de proyectos Definimos el proyecto p y


Elegimos una fecha de inicio del proyecto

Clic aquí para continuar


Verificar que este en NO

Continuamos




Finalizamos



Verificamos que las configuraciones generales estén similares a la imagen similares a la imagen

Clic aqui Clic aqui Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com


Para añadir mayor información sobre el proyecto



Creamos el calendario para el proyecto


clic


Clic en esta pestaña Cli ñ para cambiar a un calendario laboral de 6 dias Clic Seleccionamos esta opción y cambiamos por días o varios dias días o varios dias


Añadimos fechas no laborables

Modificamos opciones del calendario para afinar los cálculos posteriores


Hacemos concordar según el nuevo calendario y horarios horarios modificados

Cli Clic aqui i



Clic aquí Valores decimales Desactivamos

En unidades fijas Así podemos asignar recursos, variando la duración de la tarea, automáticamente el trabajo (Horas hombre) En MS Project el método de l é d d programación por defecto es la programación condicionada por y el esfuerzo y ASAP Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Asignamos el calendario creado al proyecto


Asignamos el calendario creado


Doble clic para asignar el calendario a la escala temporal

Esta pestaña


Seleccionamos el calendario

ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA HOJA DE RECURSOS Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Clic


Verificamos que cada recurso tenga el q g calendario predeterminado


La pestaña Cálculo la configuración como la i imagen Configuramos según las siguientes opciones recomendadas

Cambiar la configuración Cambiar la configuración según:


COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS DE PRESCOM O SOFTWARE SIMILAR Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Ingresamos a PRESCOM Ingresamos a PRESCOM


Abrimos el proyecto Abrimos el proyecto


Desactivamos esta opción Desactivamos esta opción


Copiamos y pegamos la información a EXCEL desde los reportes d d l


Copiamos y pegamos la información generada por PRESCOM o similar a EXCEL


Eliminamos los valores de subtotales si es que hubieran


En PRESCOM, presionamos Ctrl+Z para ingresar a la siguiente venta de diagrama de Gantt

Copiamos información sobre los tiempos, haciendo clic en este botón para luego llevar


Es conveniente abrir un documento en blanco en el bloc de notas donde iremos pegando la información de tiempos de cada una de las fases de la obra. Se debe dejar un espacio en blanco entre cada fase


Se repiten los pasos para cada fase hasta tener la i f información de todos los tiempos ió d t d l ti


El resultado final será similar a los siguiente





Marcamos toda la columna de las tareas en EXCEL y copiamos a PROJECT


El pegado en project debe quedar así


Ahora copiamos la columna de duración. Note que la demarcación incluye la celda en blanco de la tarea resumen de OBRAS PRELIMINARES. Es importante seleccionar de esta forma l i d t f


Pegamos en PROJECT en la columna duración


Podemos insertar una columna de EDT, para un mejor control de nuestras tareas. Clic con botón derecho y seguimos los pasos


Elegimos la columna EDT y aceptamos


Es importante insertar una tarea que sea el nombre del proyecto para tener una tarea que nos muestre los datos resumidos del proyecto


Colocamos el nombre del proyecto en la 1ra fila


Organizamos nuestras tareas según nuestra EDT. Seleccionamos todas la tareas debajo del nombre del proyecto y aplicamos sangria


Aplicamos sangrías para los subgrupos de tareas o sub niveles.


Ingresamos información sobre costos Debemos crear nuevas tablas


Creamos una nueva tabla


Crear la tabla según el siguiente formato


Se obtiene la siguiente vista…




Realizamos la programación del proyecto



Vinculación de tareas


Creamos una vista que permite un trabajo eficaz en la vinculación b f l l ó


Creamos vinculaciones entre tareas Creamos vinculaciones entre tareas


Otro método es seleccionar las tareas y crear relación FC l ó


Verificación de las relaciones de precedencia y de la ruta crítica d d l í


Ver la ruta crítica Ver la ruta crítica


Ver la ruta crítica Ver la ruta crítica


Elegimos ruta crítica Elegimos ruta crítica


Seleccionamos la información adicional que veremos d l


Asignamos un formato y ya vemos en rojo la ruta crítica l í


Observamos la ruta crítica en rojo Observamos la ruta crítica en rojo


Uso de delimitadores flexibles a tareas o actividades d d Delimitadores FLEXIBLES 1)) LAP (ASAP).‐ ( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el ibl d l i l l método usado por defecto en MS Project 2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto. p y


Uso de delimitadores flexibles a tareas o actividades d d Delimitadores FLEXIBLES 1)) LAP (ASAP).‐ ( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el ibl d l i l l método usado por defecto en MS Project 2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto. p y


Uso de delimitadores semiflexibles a tareas o actividades d d Delimitadores SEMIFLEXIBLES 1)) No finalizar antes del…: Termina la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa fi li d l i l i d l f h i di cuando una tarea no puede finalizar antes de una fecha concreta. MS Project asigna automáticamente esta delimitación. 2)) No comenzar antes del…: Comienza la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa p q q cuando una tarea no puede comenzar antes de una fecha concreta. Cuando se indica la fecha de comienzo MS Project asignará automáticamente esta delimitación 3) No finalizar después del…: Finalizar la tarea en o antes de la fecha que se indique. Se usa cuando una tarea deba finalizar en torno a una fecha concreta d t d b fi li t f h t 4) No comenzar después del…: Se usa cuando una tarea deba comenzar en torno a una fecha concreta


Uso de delimitadores inflexibles a tareas o actividades d d Delimitadores INFLEXIBLES 1)) Debe finalizar el …: Termina la tarea en una fecha concreta. De utiliza cuando la b fi li l i l f h ili d l tarea debe comenzar en una fecha específica 2) Debe comenzar el…: Comienza la tarea en una fecha concreta. Se usa cuando una tarea debe comenzar en una fecha concreta Se debe tener cuidado con usar estos delimitadores que pueden hacer variar las fechas de comienzo más tardío y la fecha de fin mas tardío

La mejor recomendación es evitar en lo posible el uso de alguna de estas d li i d delimitadores, excepto los que usa por defecto MS Project, en caso de tener una l d f MS P j d delimitación real, es preferible programar esta tarea con el método ASAP (lo antes posible), manejando apropiadamente las relaciones de precedencia y tiempos de desfase. p Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Determinamos prioridades a tareas importantes

Si hubieran tareas que tienen mayor importancia y no deseamos que se muevan cuando realicemos cálculos automáticos, debemos subir su prioridad a criterio Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Ingresamos información de costos Ingresamos información de costos Sobre la vista creada por nosotros anteriormente, ingresamos los datos desde nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas


Por ejemplo copiamos la columna de unidades d d


Debemos obtener una vista similar a la siguiente con datos de unidades y costos por tareas d d id d

Según el nivel de jerarquía, nuestra tarea resumen del proyecto de construcción proyecto de construcción debería ser igual en el resultado obtenido en PRESCOM o software similar Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Según nuestra organización aumentamos tareas Los criterios se deben mantener según el tipo de organización que se tenga. Tener en cuenta el PMBOX


Ingresamos recursos sin asignar aún Ingresamos recursos sin asignar aún


Asignamos recursos, es recomendable comenzar con un solo recurso l Asignar recursos

Marcamos todas las tareas Asignamos un recurso g


Los recursos en rojo indican sobre asignación ó NOTA. Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede NOTA.‐ Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede considerar como salvable, lo que no ocurre con maquinaria, donde no debería existir ningún tipo de sobre asignación


Comenzamos con la generación de Estos reportes deben reportes ser analizados para tomar decisiones sobre i incrementos de t d recursos, precedencias y sucesiones de tareas, etc. MS Project no analiza resultados, es deber del gerente hacer este gerente hacer este análisis. Se sugiere realizar la mayor cantidad de impresiones de informes para tener información sobre el información sobre el desempeño de nuestra planificación


Optimizar la planificación del proyecto Optimizar la planificación del proyecto •El uso de mayores recursos •Uso de nuevas relaciones entre tareas •Retroalimentar con informes según se obtengan nuevas bt alternativas


El uso de recursos variados puede causar sobre asignaciones b 1‐ Dividimos la pantalla

En la mitad inferior hacemos clic en gráfico de recursos y obtenemos la siguiente vista donde recursos y obtenemos la siguiente vista donde podemos analizar la posibles sobreasignaciones Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Control de ejecución Control de ejecución Establecemos la línea de base


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