EL OFICIO 1. CONCEPTO El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Público; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
2. ÁREA DE DIFUSIÓN. -
NIVEL EXTERNO. Establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.
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NIVEL INTERNO. Enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su comunicación externa.
3. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS. A. LOS OFICIOS DE CIRCULACIÓN EXTERNA Son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces.
B. LOS OFICIOS DE CIRCULACIÓN INTERNA Son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.
4. PARTES A. OBLIGATORIAS.
Membrete. Lugar y fecha. Código (no obligatorio en los oficios redactados en formato C). Texto. Antefirma. Firma, pos firma y sello. “Con copia” Pie de página.
B. COMPLEMENTARIAS.
Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa). Referencia. Anexo.
5. REDACCIÓN DEL TEXTO A. FÒRMULA DE APERTURA Encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura: “Tengo el honor....”, cuando el oficio es dirigido a un superior, “Tengo el agrado...”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.
B. EXPOSICIÓN. Desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la fórmula de apertura.
C. PÁRRAFO DE CIERRE. Es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio.
6. TRANSCRIPCIÒN DE DOCUMENTOS. El oficio es el documento más utilizado para transcribir otros documentos, en forma total o parcial, tales como actas, dictámenes, certificados y, principalmente, resoluciones. El texto del oficio que transcribe un documento o parte de èl se divide en tres secciones:
A. FÓRMULA DE APERTURA. Hace referencia al documento o fragmento que se transcribe. Por ejemplo: “Se ha expedido la siguiente resolución directoral regional que dice;”.
B. TRANSCRIPCIÒN PROPIAMENTE DICHA. Proporciona en forma literal y continuada el documento o fragmento que se ha enunciado.
C. PÁRRAFO DE CIERRE. Contiene las disposiciones o motivaciones que impulsan realizar la transcripción. La fórmula más usada es: “Lo que transcribo a Ud. Para su conocimiento y demás fines”.
7. CLASES.
A) SIMPLE.
USOS El oficio simple, conocido comúnmente sólo como “oficio”, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a u solo destinatario.
CARACTERÍSTICAS. El oficio simple tiene un solo destinatario. Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. Lleva la palabra “oficio” en el código como denominación del documento.
Usa “con copia” Es mecanografiado con pocas copias: el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”. B)
MÚLTIPLE.
USOS El oficio múltiple o llamado también circular se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.
CARACTERÍSTICAS. El oficio múltiple tiene varios destinatarios. Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan. En el código, lleva “oficio múltiple” como nombre del documento y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares. El espacio correspondiente al “destinatario” es dejado en blanco, con la única mención del tratamiento “señor” o “al” según formatos que se empleen. En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí, en los de circulación externa. El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de “destinatario” deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitiremos los ejemplares del oficio. El espacio en blanco del “destinatario” de cada ejemplar del oficio múltiple, en casos de necesidad u obligatoriedad, será llenado con los datos el, destinatario del documento. Por otro lado, también se dejan en blanco la partes divergentes del texto para ser completadas después ejemplar por ejemplar. El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular. O sea que no debe decirse, por ejemplo, “Tengo el agrado de dirigirme aUds....”, sino “Tengo el agrado de dirigirme a Ud....”, como si el oficio tuviera un solo destinatario.
Usa “distribución” en lugar “con copia”. Por lo general, es impreso a mimeógrafo o fotocopiado. SI es mecanografiado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias; si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.
“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”
Misantla, 31 de febrero de 2013 Señor: Alfredo Vera Arana Alcalde de Distrito de Independencia Huaraz Ciudad. ASUNTO: Invitación a la inauguración del estadio de los olivos.
Tengo el honor de dirigirme a usted para invitarle a la inauguración del estadio de los olivos de esta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte géneros de parte de su persona y sus representantes como también la participación desinteresada de los moradores de dicho lugar. Dicho evento se llevara a cabo el próximo 2 de marzo del presente año a las 10 de la mañana en el mismo campo deportivo de los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dará realce a la ceremonia. Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.
Atentamente,
Diana Beatriz Álvarez Escobedo Lic. En derechos humanos.
