KESEHATAN DAERAH MILITER I/BUKIT BARISAN RUMKIT TK. II 01.05.01 PUTRI HIJAU
BAB I PENDAHULUAN
Pada negara-negara anggotaThe anggotaThe Organization for Economic Co-Operation and Development (OECD)pada (OECD)pada tahun 2007, member bukti bahwa hambatan untuk berbagi data klinis pasien tetap sangat tinggi, meskipun banyak permintaan untuk reformasi pengumpulan data. Laporan tersebut diperoleh dari surve imedical imedical records. records. Ini adalah adalah salah satu
contoh manfaat survei survei yang telah dilakukan di
Negara-negara OECD. OECD. Pada rumah sakit di Indonesia khususnya Rumah Sakit Putri Hijau, tentu juga banyak informasi-informasi yang dapat digunakan sebagai sumber pengembangan mutu dan risiko pasien. Informasi-informasi ini bersumber dari segala bagian di rumah sakit seperti bagian medis, manajemen dan risiko pasien. Agar pengumpulan informasi dapat dideskripsikan secara sistematis, dan data-data fungsi bagian dapat dikonfirmasi serta indentifikasi data-data rumah sakit, maka perlu dilakukan tata cara melakukan survei, validasi dan verifikasi.Pada buku tata cara ini yang ditetapkan adalah tata cara survei, validasi dan verifikasi di Rumah Sakit Putri Hijau.
BAB II TEORI
A. Survei Survei menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah teknik riset dengan memberikan batas jelas atas data. Sedangkan menurut Prof. Ascabat Gani, Bapak Ekonomi Kesehatan Indonesia, survey adalah suatu penelitian dimana data atau informasi dikumpulkan secara sistematis, tetapi tidak dilakukan eksperimen. Survei merupakan pengumpulan data primer dengan beberapa cara pengumpulan
yang pentings eperti observation method, interview method,
through questionnaires, through schedule,dan metode lain termasuk warranty cards, distributor audits, pantry audits, cunsomer panels, using mechanical devices, through projective techniques, depth interviews dan content analysis. 1. Obs ervation method
Observation
method
berhubungan dengan
sering
digunakan
untuk
penelitian
yang
behavioural science.Informasi dicari dengan cara
investigator sendiri langsung observasi tanpa bertanya kepada responden. Dalam melakukan observasi harus dipikirkan seperti :Apa yang seharusnya diamati ? Bagaimana cara merekam yang diamati ? atau Bagaimana akurasi pengamatan ? 2. Interview method
Data yang dikumpulkan dengan presentasi dari oral verbal stimuli dan balasan dalam istilah oral verbal responses. Cara interview dapat dilakukan dengan cara : a. Personel interviews : interview dalam mengajukan pertanyaan secara umum dengan kontrak face to face terhadap orang lain. b. Telephone interview : interview kepada responden melalui telepon.
Menurut Carol Ross Spang , The VP of Human Resources, indikasi hasil survey berhubungan dengan temuan kepuasan kerja, komitmen pribadi pada
keberhasilan
kedepan
dengan
mengikuti
metode
pelayanan,
merekomendasikan metode pelayanan sebagai tempat baik untuk bekerja dan merekomendasikan metode pelayanan kepada teman dan keluarga.
B. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang sudah tersedia. Sebelum menggunakan data sekunder, harus dilihat kateristik di bawah ini : 1. Reliabel data :reliable dapat dites dengan penemuan seperti : siapa yang mengumpulkan
data?
dari
mana
sumber
data?
pengumpulan
data
menggunakan metode apa? waktu pengumpulan data? apa ada praduga pada penyusun ? tingkat akurasi diinginkan ? apa yang mau dicapai ? 2. Kesesuaian data : data sesuai untuk satu pertanyaan tetapi belum tentu ditemukan sesuai dengan pertanyaan lainnya. 3. Kecukupan data. Jika tingkat akurasi pencapaian data ditemukan tidak adekuat untuk tujuan dari pertanyaan yang ada, dipertimbangkan sebagai tidak adekuat dan sebaiknya tidak digunakan.
C. Verifikasi Verifikasi adalah suatu sistim ahli, atau sistim beberapa computer untuk segala masalah, tugas yang telah ditentukan oleh sistim yang sudah dibangun sesuai spesifikasi.Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan : 1. Desain harus mencerminkan kebutuhan dari masalah yang terkandung dalam persyaratan yang ditangani. 2. Desain
harus
mencerminkan
tujuan
dan
kode
secara
akurat,
dan
mencerminkan rincian penggunaan yang benar dari sintaks bahasa untuk menghindari bug atau kesalahan teknis.
D. Validasi Validasi adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan untuk menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri, dan salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan data, dan menggunakan data untuk peningkatan. Validasi data menjadi sangat penting dalam hal : 1. Indikator baru diterapkan khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting. 2. Agar diketahui publik, data dimuat di website rumah sakit atau dengan cara lain. 3. Suatu perubahan telah dilakukan terhadap indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah atau diproses abstraksi data, atau abstractor diganti. 4. Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan 5. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik. 6. Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur ratarata pasien, komorbiditas, perubahan protocol riset, penerapan pedoman praktek
yang
baru
atau
teknologi
baru,
metologi
baru
pengobatan
diperkenalkan / dilaksanakan.
Rumah sakit mengintegrasikan kegiatan validasi data kedalam proses manajemen mutu dan proses peningkatan. Maksud dan tujuan dari proses validasi data secara internal harus memasukkan elemen-elemen penting yang terpercaya mencakup sebagaiberikut : 1. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data sebelumnya. 2. Menggunakan sampel statistic sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya. 3. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
4. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik. 5. Jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama, dengan catatan alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi. 6. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
BAB III ORGANISASI DAN MEKANISME KERJA
A. Organisasi Di Rumah Sakit TK II 01.05.01 Putri Hijau, mutu pelayanan dan risiko pasien pelaksananya dilakukan oleh Koordinator Bidang Mutu dan Risiko dengan dibantu Bidang Mutu & Risiko Klinis dan Bidang Mutu & Risiko Manajemen. Selain itu juga terdapat Tim Mutu Pelayanan.Tim Mutu Pelayanan berkoordinasi dengan bagian atau bidang lainnya yang diketua oleh Ketua Komite Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP).
B. Mekanisme Kerja Kepala Rumah Sakit bersama dengan Ketua Komite PMKP membuat program mutu/quality plan rumah sakit. Di Rumah Sakit TK II utri Hijau program mutu/quality plan di masing-masing bagian/bidang disebut sebagai Standar Mutu Pelayanan (SMP), yaitu : 1. SMP Marketing Terpadu 2. SMP Bidang Pelayanan Medis 3. SMP Bidang Keperawatan 4. SMP Bidang Penunjang Medis 5. SMP Bidang Marketing 6. SMP Bidang Personalia 7. SMP Bidang Keuangan 8. SMP Bidang Urusan Dalam 9. SMP Bidang Sekretaris 10. SMP Bidang Electronic Data Proccesing (EDP) Disetiap unit pelayanan pelaksanaan mutu dilaksanakan oleh masingmasing PenanggungJawab (PJ) Mutu.Frekuensi pengumpulan data sebanyak 1 (satu) kali setiap bulan dan periode analisis data 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan. Pelaksanaan survei yang dilakukan di masing-masing bagian atau bidang, maka hasilnya direkapitulasi oleh PJ Mutu yang terkait. PJ Mutu menyerahkan hasil survey kepada Kepala Instalasi verifikasi dan disetujui oleh manajer terkait.
atau Keperawatan untuk dilakukan
Setelah hasil survey diverifikasi oleh masing-masing instalasi atau keperawatan, selanjutnya laporan verifikasi tersebut disampaikan kepada Ketua Komite PMKP. Hasil survei yang sudah diterima oleh bagian Mutu & Risiko atau Tim Mutu untuk dilakukan validasi dan analisis data. Setelah dilakukan validasi dan verifikasi data maka bagian mutu &Risiko atau Tim Mutu membuat laporan hasil disertai usul dan saran kepada Kepala Rumah Sakit. Dari Kepala Rumah Sakit akan melanjutkan laporan hasil beserta rekomendasinya kepada pemilik rumah sakit untuk mendapatkan persetujuan tindak lanjut. Ketua Komite PMKP dengan Tim Mutu dalam berkoordinasi atau berhubungan dapat dilakukan melalui perwakilan Tim yang ada pada masingmasing bidang/bagian
BAB IV METODOLOGI
A. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara survey dan data sekunder yang dilakukan diseluruh bidang/bagian disesuaikan dengan indicator Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien. Frekuensi pengumpulan data dilakukan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan dan dianalisis setiap 3 (tiga) bulan.
B. Sampel Responden jika lebih dari 500 (limaratus) sampel,maka responden sebesar 10% darisampel (n = N x 10%), dan jika dari 500 (lima ratus) sampel, maka responden sebesar 50 responden.
BAB V PENUTUP
Demikian Panduan Tata Cara Survei, Verifikasi dan Validas iini dibuat, dan diharapkan menjadi panduan bagi pelaksanaan pengumpul data, bagi masingmasing rumah sakit.
Medan,
Januari 2015
Kepala Rumah Sakit Putri Hijau
dr. Sukirman SpKK, M.Kes Letnan Kolonel Ckm NRP 32977
KESEHATAN DAERAH MILITER I/BUKIT BARISAN RUMKIT TK. II 01.05.01 PUTRI HIJAU
BAB I PENDAHULUAN
Pada negara-negara anggotaThe Organization for Economic Co-Operation and Development (OECD)pada tahun 2007, member bukti bahwa hambatan untuk berbagi data klinis pasien tetap sangat tinggi, meskipun banyak permintaan untuk reformasi pengumpulan data. Laporan tersebut diperoleh dari surve imedical records. Ini adalah salah satu
contoh manfaat survei yang telah dilakukan di
Negara-negara OECD. Pada rumah sakit di Indonesia khususnya Rumah Sakit Putri Hijau, tentu juga banyak informasi-informasi yang dapat digunakan sebagai sumber pengembangan mutu dan risiko pasien. Informasi-informasi ini bersumber dari segala bagian di rumah sakit seperti bagian medis, manajemen dan risiko pasien. Agar pengumpulan informasi dapat dideskripsikan secara sistematis, dan data-data fungsi bagian dapat dikonfirmasi serta indentifikasi data-data rumah sakit, maka perlu dilakukan tata cara melakukan survei, validasi dan verifikasi.Pada buku tata cara ini yang ditetapkan adalah tata cara survei, validasi dan verifikasi di Rumah Sakit Putri Hijau.
BAB II TEORI
E. Survei Survei menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah teknik riset dengan memberikan batas jelas atas data. Sedangkan menurut Prof. Ascabat Gani, Bapak Ekonomi Kesehatan Indonesia, survey adalah suatu penelitian dimana data atau informasi dikumpulkan secara sistematis, tetapi tidak dilakukan eksperimen. Survei merupakan pengumpulan data primer dengan beberapa cara pengumpulan
yang pentings eperti observation method, interview method,
through questionnaires, through schedule,dan metode lain termasuk warranty cards, distributor audits, pantry audits, cunsomer panels, using mechanical devices, through projective techniques, depth interviews dan content analysis. 3. Obs erv ation method
Observation
method
berhubungan dengan
sering
digunakan
untuk
penelitian
yang
behavioural science.Informasi dicari dengan cara
investigator sendiri langsung observasi tanpa bertanya kepada responden. Dalam melakukan observasi harus dipikirkan seperti :Apa yang seharusnya diamati ? Bagaimana cara merekam yang diamati ? atau Bagaimana akurasi pengamatan ? 4. Interv iew method
Data yang dikumpulkan dengan presentasi dari oral verbal stimuli dan balasan dalam istilah oral verbal responses. Cara interview dapat dilakukan dengan cara : c. Personel interviews : interview dalam mengajukan pertanyaan secara umum dengan kontrak face to face terhadap orang lain. d. Telephone interview : interview kepada responden melalui telepon.
Menurut Carol Ross Spang , The VP of Human Resources, indikasi hasil survey berhubungan dengan temuan kepuasan kerja, komitmen pribadi pada
keberhasilan
kedepan
dengan
mengikuti
metode
pelayanan,
merekomendasikan metode pelayanan sebagai tempat baik untuk bekerja dan merekomendasikan metode pelayanan kepada teman dan keluarga.
F. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang sudah tersedia. Sebelum menggunakan data sekunder, harus dilihat kateristik di bawah ini : 4. Reliabel data :reliable dapat dites dengan penemuan seperti : siapa yang mengumpulkan
data?
dari
mana
sumber
data?
pengumpulan
data
menggunakan metode apa? waktu pengumpulan data? apa ada praduga pada penyusun ? tingkat akurasi diinginkan ? apa yang mau dicapai ? 5. Kesesuaian data : data sesuai untuk satu pertanyaan tetapi belum tentu ditemukan sesuai dengan pertanyaan lainnya. 6. Kecukupan data. Jika tingkat akurasi pencapaian data ditemukan tidak adekuat untuk tujuan dari pertanyaan yang ada, dipertimbangkan sebagai tidak adekuat dan sebaiknya tidak digunakan.
G. Verifikasi Verifikasi adalah suatu sistim ahli, atau sistim beberapa computer untuk segala masalah, tugas yang telah ditentukan oleh sistim yang sudah dibangun sesuai spesifikasi.Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan : 3. Desain harus mencerminkan kebutuhan dari masalah yang terkandung dalam persyaratan yang ditangani. 4. Desain
harus
mencerminkan
tujuan
dan
kode
secara
akurat,
dan
mencerminkan rincian penggunaan yang benar dari sintaks bahasa untuk menghindari bug atau kesalahan teknis.
H. Validasi Validasi adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan untuk menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri, dan salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan data, dan menggunakan data untuk peningkatan. Validasi data menjadi sangat penting dalam hal : 7. Indikator baru diterapkan khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting. 8. Agar diketahui publik, data dimuat di website rumah sakit atau dengan cara lain. 9. Suatu perubahan telah dilakukan terhadap indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah atau diproses abstraksi data, atau abstractor diganti. 10. Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan 11. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik. 12. Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur ratarata pasien, komorbiditas, perubahan protocol riset, penerapan pedoman praktek
yang
baru
atau
teknologi
baru,
metologi
baru
pengobatan
diperkenalkan / dilaksanakan.
Rumah sakit mengintegrasikan kegiatan validasi data kedalam proses manajemen mutu dan proses peningkatan. Maksud dan tujuan dari proses validasi data secara internal harus memasukkan elemen-elemen penting yang terpercaya mencakup sebagaiberikut : 7. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data sebelumnya. 8. Menggunakan sampel statistic sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya.
9. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang. 10. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik. 11. Jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama, dengan catatan alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi. 12. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
BAB III
ORGANISASI DAN MEKANISME KERJA
C. Organisasi
Di Rumah Sakit TK II 01.05.01 Putri Hijau, mutu pelayanan dan risiko pasien pelaksananya dilakukan oleh Koordinator Bidang Mutu dan Risiko dengan dibantu Bidang Mutu & Risiko Klinis dan Bidang Mutu & Risiko Manajemen. Selain itu juga terdapat Tim Mutu Pelayanan.Tim Mutu Pelayanan berkoordinasi dengan bagian atau bidang lainnya yang diketua oleh Ketua Komite Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP).
D. Mekanisme Kerja
Kepala Rumah Sakit bersama dengan Ketua Komite PMKP membuat program mutu/quality plan rumah sakit. Di Rumah Sakit TK II utri Hijau program mutu/quality plan di masing-masing bagian/bidang disebut sebagai Standar Mutu Pelayanan (SMP), yaitu : 11. SMP Marketing Terpadu 12. SMP Bidang Pelayanan Medis 13. SMP Bidang Keperawatan 14. SMP Bidang Penunjang Medis 15. SMP Bidang Marketing 16. SMP Bidang Personalia 17. SMP Bidang Keuangan 18. SMP Bidang Urusan Dalam 19. SMP Bidang Sekretaris 20. SMP Bidang Electronic Data Proccesing (EDP) Disetiap unit pelayanan pelaksanaan mutu dilaksanakan oleh masingmasing PenanggungJawab (PJ) Mutu.Frekuensi pengumpulan data sebanyak 1 (satu) kali setiap bulan dan periode analisis data 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan.
Pelaksanaan survei yang dilakukan di masing-masing bagian atau bidang, maka hasilnya direkapitulasi oleh PJ Mutu yang terkait. PJ Mutu menyerahkan hasil survey kepada Kepala Instalasi
atau Keperawatan untuk dilakukan
verifikasi dan disetujui oleh manajer terkait. Setelah hasil survey diverifikasi oleh masing-masing instalasi atau keperawatan, selanjutnya laporan verifikasi tersebut disampaikan kepada Ketua Komite PMKP. Hasil survei yang sudah diterima oleh bagian Mutu & Risiko atau Tim Mutu untuk dilakukan validasi dan analisis data. Setelah dilakukan validasi dan verifikasi data maka bagian mutu &Risiko atau Tim Mutu membuat laporan hasil disertai usul dan saran kepada Kepala Rumah Sakit. Dari Kepala Rumah Sakit akan melanjutkan laporan hasil beserta rekomendasinya kepada pemilik rumah sakit untuk mendapatkan persetujuan tindak lanjut. Ketua Komite PMKP dengan Tim Mutu dalam berkoordinasi atau berhubungan dapat dilakukan melalui perwakilan Tim yang ada pada masingmasing bidang/bagian
BAB IV METODOLOGI
C. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara survey dan data sekunder yang dilakukan diseluruh bidang/bagian disesuaikan dengan indicator Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien. Frekuensi pengumpulan data dilakukan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan dan dianalisis setiap 3 (tiga) bulan.
D. Sampel
Responden jika lebih dari 500 (limaratus) sampel,maka responden sebesar 10% darisampel (n = N x 10%), dan jika dari 500 (lima ratus) sampel, maka responden sebesar 50 responden.
BAB V PENUTUP
Demikian Panduan Tata Cara Survei, Verifikasi dan Validas iini dibuat, dan diharapkan menjadi panduan bagi pelaksanaan pengumpul data, bagi masingmasing rumah sakit.
Medan,
Januari 2016
Kepala Rumah Sakit Putri Hijau
dr. Sukirman SpKK, M.Kes Kolonel Ckm NRP 32977
