Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis RS. Royal Progress

BAB I PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar. Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan

untuk menyimpan rahasia

kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis. Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik baiknya.

Demikian

juga

dengan

diberlakukannya

Peraturan

Pemerintah

NO.269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit. Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsifungsi manajemen. Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Royal Progress.

1


BAB II GAMBARAN UMUM II.1. Sejarah Royal Progress Rumah Sakit Medika Gria didirikan pada tahun 1990, oleh Ir. Bambang Sumantri. Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas 3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18 Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada umumnya. Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit Medika Gria melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan ini dapat diselesaikan pada tahun 2003. Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8 Agustus, Rumah Sakit Medika Gria menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang baru lahir di Rumah Sakit Medika Gria memiliki sistem kekebalan tubuh yang prima serta dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan usia 6 bulan. Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005 klinik Medika Gria yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY MEDIKA GRIA menjadi pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak. Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit Medika Gria telah mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik. Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit Medika Gria kembali melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan rumah sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2. Perluasan 2


bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas tempat tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit, sarana penunjang kesehatan lainnya senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat canggih. Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit Royal Progress juga melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No. 001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan Medik Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan Medik Indonesia dan Rumah Sakit Royal Progress.Tujuan dari kerja sama ini adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik serta mewujudkan Rumah Sakit Medika Gria sebagai rumah sakit pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI untuk berkarya. Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan rumah sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional. Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit Medika Gria berubah menjadi Rumah Sakit Royal Progress International Hospital. Pada tanggal 30 Oktober 2009 nama Rumah Sakit Royal Progress Internasional berubah manjadi Rumah Sakit Royal Progress dan perubahan juga pada lambang Rumah Sakit Royal Progress. II.2. Permasalahan Selama periode 2007 – 2009 Rumah Sakit Royal Progress mempunyai berbagai macam permasalahan, antara lain : II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap sejak tahun 2007 – 2010. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti penurunan pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting yang harus segera diatasi. II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas dan peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat berkembang, sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang semula dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan terus

3


mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit. II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Royal Progress Rumah Sakit Royal Progress merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 133 tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress. Rumah Sakit Royal Progress mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan umum, spesialistik dan subspesialistik, dengan motto : Melayani dengan penuh cinta kasih. Rumah sakit Royal Progress mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan pariupurna yang dilandasi kompetensi dan etika profesi, serta berorientasi pada kepuasan pelanggan dan pelayanan bermutu tinggi dengan standar internasional Untuk menyelenggrakan tugas tersebut, rumah sakit Royal Progress mempunyai fungsi : 1. Melaksanakan pelayanan kesehatan umum, spesialistik dan subspesialistik 2. Melaksanakan upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif 3. Melaksanakan pelayanan rujukan

4


4. Melaksanakan upaya peningkatan kompetensi melalui program pelatihan dan pengembangan 5. Melaksanakan upaya pengembangan pelayanan melalui pembentukan jejaring dengan berbagai pihak di dalam dan diluar negri 6. Melaksanakan program mutu untuk secara terus menerus meningkatkan mutu pelayanan agar setara dengan standar internasional 7. Melaksanakan administrasi umum dan manajemen keuangan

II.4. KEGIATAN PELAYANAN Kegiatan pelayanan Rumah Sakit Royal Progress dapat dilihat pada tabel-tabel di bawah ini. 1. PELAYANAN RAWAT JALAN RAWAT JALAN A. Kunjungan Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 s/d 2009 A.1. Total Kunjungan Pasien Rawat Jalan Per Spesialisasi No. Klinik 2005 2006 2007 1 Penyakit Dalam 7.795 7.945 9.054 2 Obsgyn (Team FKUI) 3.305 3.886 3972 - Fetomaternal 404 366 94 3 Anak 3.431 2.871 1988 4 Mata 1.180 2.673 2911 5 Kulit 1.931 2.209 3360 6 Gigi 2.199 1.803 1625 7 THT 1.141 1.008 985 8 Obsgyn (Non FKUI) 997 818 475 9 B. Umum 712 671 793 10 Neurologi 550 558 373 11 Bedah Tulang 445 369 270 12 Jantung 336 362 216 13 Paru, Asma & Alergi 220 127 165 14 Bedah Urologi 89 81 60 15 Pem. Payudara 41 70 54 16 Laktasi 54 17 Psikiater 37 35 41 18 Bedah Kosmetik 27 22 15

2008 8.909 2833 1147 1406 3368 1137 1044 628 630 387 288 336 151 69 54

2009 10.210 2763 3 1120 460 2536 1072 963 1203 683 312 173 142 136 75 45

122 46

213 79 5


19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Gizi Bedah Mulut Rematologi Bedah Anak Andrologi Bedah Ongkologi Bedah Saraf Paket Sunat Sp. Bedah Bedah Digestif Bedah Vaskuler Rehab. Medik Anestesi Psikologi 31 Forensik 32 Royal Dental Center TOTAL

31 9 15 3 13 6 16 7 0 4 2

14 13 10 9 6 6 3 1 1 1 0 0

2 2 3 8

2

5

1

2 10 2

3 9

18 1

1

1

8

14

5 2

1 4

1 24.947

0 25.992

26.489

22.590

22.222

RATA-RATA/BLN

2.079

2.166

2.207

1.883

1.852

33 Akupuntur - Dr. Wayne Sung - Dr. Hendry Wijaya 34 Fisioterapi 35 Klinik Umum 36 UGD TOTAL TOTAL KUNJUNGAN

529 529 0 4.366 839 10.011 16.274 41.221

1286 1049 239 3.805 832 9.559 16.768 42.760

726 726

144 144 1 3.723

3.648

8160 12.027 34.617

8917 12.565 34.787

4.160 47 9894 14.827 41.316

2. PELAYANAN RAWAT INAP 1.

RAWAT INAP A.1. Fasilitas Rawat Inap Saat Ini A.1. Kamar Perawatan Rawat Inap Per Kelas Dan Per Lantai JML Lantai Lantai Lantai Lantai Kelas No TT 1 2 3 5 1 Royal Suite 2 2 President 4 Suite 3 VIP 47 5 4 13 4 I 30 8 6 10 5 II 52 8 32 12 -

Lantai 6

Lantai 7 2 4

16 6 -

9 -

6


6 III 41 18 13 10 7 ICU 7 7 8 ISO 4 2 2 TOTAL 187 26 67 32 25 22 9 Box bayi 10 10 Ket : Lantai 6 belum aktif terdiri dari VIP = 16 TT dan kelas I = 6 TT.

15

A.2. Kamar Operasi Kamar operasi terdiri dari 3 OK besar dan 1 OK sedang A.3. Kamar Bersalin Kamar bersalin terdiri dari 1 ruang kala dan 2 ruang partus B. Kunjungan Pasien Rawat InapTahun 2005 s/d 2009 B.1. Total Pasien Masuk Rawat Inap Per Kelas No. Kelas Th.2005 Th.2006 1 Royal Suite 2 President Suite 3 SVIP 4 VIP 5 I 6 II 7 III 8 ICU 9 ISOLASI NICU TOTAL

Th.2007

9

4

7

6

-

Th.2008

Th.2009

232 334 573 839 79 15

294 329 545 835 60 40

314 341 604 834 58 27

317 313 442 917 41 32

2.088

2.113

2.178

2.062

350 299 583 824 41 29 1 2.161

174

176

191

181

194

113

125

115

111

163

TOTAL + NEONATUS

2.201

2.238

2.293

2.173

2.324

11 TTKP (ODC)

44

65

RATARATA/BLN

10 Neonatus ( Box Bayi )

12

3. PELAYANAN PENUNJANG MEDIK A. Laboratorium A.1. Jumlah Pasien Dan Pemeriksaan Laboratorium

7


No. 1 Jumlah Pasien

Th.2005 11.694

Th.2006 10.894

Th.2007 11.750

Th.2008 10.999

Th.2009 11.343

Jml Pasien/bulan

975

908

979

917

945

2 Jumlah Pemeriksaan

28.890

43.403

44.085

47.806

42.135

Jml Pemeriksaan/bulan

2.408

3.617

3.674

3.984

3.511

A.2. Patologi Anatomi No. 1 Patologi Anatomi

Th.2005 962

Th.2006 966

Th.2007 994

Th.2008 1.089

Th.2009 1.062

Rata-rata PA/bulan

80

81

83

91

89

Radiologi Kegiatan Radiologi No. 1 Jumlah Pasien

Th.2005 3.226

Th.2006 2.802

Th.2007 2.733

Th.2008 2.800

Th.2009 2.778

Jml Pasien/bulan

269

234

228

233

232

3.537

3.087

2.950

3.103

3.101

295

257

246

259

258

2 Jumlah Foto Rongent Jml Foto Rontgen/bln

Ket : *Th.2000, 2001 dan 2002 jumlah pasien belum di laporkan terpisah 4. SUMBER DAYA MANUSIA DOKTER a. Dokter Spesialis b. Dokter Umum c. Dokter Gigi Jumlah

a. b. c. d. e. f. g. h.

TENAGA KESEHATAN LAIN Sarjana Keperawatan Sarjana Kesehatan Masyarakat Sarjana Farmasi/Apoteker D3 Keperawatan dan Kebidanan Radiografer Analis SPK/sederajad Asisten Apoteker

JUMLAH 60 6 4 70 JUMLAH 2 1 2 72 5 7 8 10 8


i.

POS/TPK Jumlah

a. b. c. d. e. f.

TENAGA ADMINISTRASI Sarjana ( S1 ) Sarjana ( S2 ) Sarjana Muda ( D1 dan D3 ) SLTA/sederajad SLTP SD Jumlah

21 128 JUMLAH 11 3 22 126 16 2 180

9


BAB III VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN ROYAL PROGRESS INTERNATIONAL HOSPITAL

1. Visi

: Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu

2. Misi

: Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif & rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

3. Motto

: Melayani dengan penuh kasih sayang

4. Nilai

: Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di Royal Progress. Nilai Royal Progress secara umum adalah PROGRESS.

PRO

: Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Royal Progress

G

: Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.

R

: Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani

E

: Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.

S

: Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.

S

: Saling menguntungkan

5. Tujuan

: GOAL

1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. 2. Pelayanan kesehatan Royal Progress terus meningkat dan berkembang. 3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan Rumah Sakit Royal Progress 4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.

10


BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Progress

Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007. Organisasi Rumah Sakit Royal Progress dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur Rumah Sakit Royal Progress, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan membawahi 2 Kepala bagian. Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lain adalah Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit. Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi Rumah Sakit Royal Progress. Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya memuat : 1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya. 2. Posisi rumah sakit saat ini. 3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra 4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.

Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.ROYAL PROGRESS dipimpin oleh seorang direktur utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan sebagai berikut :

11


BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Visi Instalasi Rekam Medis Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Misi Instalasi Rekam Medis Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat 3. Falsafah Instalasi Rekam Medis Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien 4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu 1. C

: Cepat

Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga 2. I

: Inofatif

Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan 3. T

: Tepat dan Terpercaya

Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit 4. R

: Rahasia

Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik. 5. A

: Akurat

Informasi yang dikeluarkan selalu akurat. 5. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

12


BAB VI STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis Royal Progress dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis. Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan). Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan. Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan AssMen JangMed Ka. Instalasi RM

Pj. Pendaftaran Pasien

Pj. Managemen Rekam Medis

Penyimpanan

Penerimaan Pasien RI (Admission)

Penerimaan Pasien RJ (Registrasi)

Assembling &Indeks Kode Pengyakit

& Distribusi RM

Statistik & Pelaporan

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

13


BAB VII URAIAN JABATAN

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis Nama Jabatan

: Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja

: Penunjang Medis

Ikhtisar Jabatan

:

•

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

•

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Royal Progress.

•

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

•

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit,

sebagai dasar perencanaan,

mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen. Hasil Kerja : 1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis. 2. Uraian tugas bawahan. 3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur. 4. Petunjuk kerja bawahan. 5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan. 6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak. 7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.

14


8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 9. Laporan dan informasi kinerja RS. Royal Progress Bahan Kerja : 1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI. 2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Royal Progress 3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan. 4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap. 5. Surat tugas dari manajemen. 6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis. 7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja : 1. Komputer & ATK 2. Printer. 3. Telepon.

Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 1. Senin – Jumat : jam 08.00 - 17.00 2. Sabtu

: Libur

Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO, tentang : a. Penerimaan pasien. b. Pencatatan rekam medis. c. Pengelolaan data medis. d. Penyimpanan berkas rekam medis. e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis. 2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap. 3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis.. 4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.

15


5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis. 6. Merencanakan

dan

mengevaluasi

sistem

dan

prosedur

peminjaman

dan

pendistribuasian berkas rekam medis. 7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis. 8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis. 9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan. 10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi. 11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak. 12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. 13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur. 14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Royal Progress. 15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya. 16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan. 17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan. 18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa. 19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. 20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab : 1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis. 2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan: Admission Dan Registrasi Assembling dan indeks kode penyakit.

16


Statistik dan pelaporan rumah sakit. Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan 3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi. 4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

Wewenang : 1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf 2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan : NO

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

1

Ka. Instalasi Rekam Medis

Penunjang Medis

2

6

Penanggung jawab Managemen Rekam Medis Penanggung jawab Admission Dan Registrasi Ka Instalasi Rawat Jalan

Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Medis Instalasi RawatJalan

8

Ka Instalasi Rawat Inap

Instalsi Rawat Inap

9

Ka Instalasi Gawat Darurat

Instalasi Gadar

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

10

Ka sie Umum

Bagian Umum

Pengadaan ATK

11

Kepala Unit lain yang terkait

Bagian lain yang terkait

Koordinasi tugas

3

Pelaporan Pengarahan Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Koordinasi tentang pelayanan registrasin pasien rawat jalan. Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

17


Kondisi Lingkungan Kerja : NO

1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam Diruang tertutup dan berAC medis

2

Tempat kerja : Admission Dan Registasi

Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya : NO

1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan : NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN

1

Minimal DIII

- Pelatihan ICD 10

Rekam Medis.

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

- Pengalaman di Rekam Medis min 5 tahun.

- Pelatihan manajerial rumah sakit

Upaya Fisik : 1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 22 tahun

18


VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi Nama Jabatan

: Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

:

•

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

•

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi.

•

Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja : 1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO. 2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan. 3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya. 4. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa. 6. Uraian tugas, petunjuk tugas. 7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang. 3. Daftar tarif yang berlaku. 4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan. 5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.

19


Perangkat Kerja : 1. Komputer dan ATK. 2. Telepon.

Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang tugasnya. 3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan. 4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan. 5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan. 6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien.. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien. 9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

20


Tanggung Jawab : 1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien. 2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa. 3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien. 4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit. 5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang : 1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi. 2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Nama Bawahan Langsung : 1. Staf Admission. 2. Staf Registrasi Korelasi Jabatan : NO

1

JABATAN


UNIT ORGANISASI

Penunjang Medis

DALAM HAL

Pelaporan Pengarahan

2

Penanggung jawab

Instalasi Rekam Medis

Pengkoordinasian kegiatan

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan

Managemen Rekam Medis 3

Karu Instalasi Rawat Inap

registrasi RI 4

Karu Instalasi Rawat Jalan

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi RJ

5

Karu Intalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi IGD

21


6

Unit lain yang terkait

Bagian yang terkait

Koordinasi tugas


1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Admission dan Registrasi

Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya : NO

1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial


Syarat Jabatan : NO

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

1

DIII Rekam

- Pelatihan Rekam Medis.

Medis/SLTA Plus

- Pelatihan Customer Service.

PENGALAMAN

-Pengalaman

di

Admission

dan

Registrasi min 2 tahun.


: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering



3. Umur minimal : 21 tahun

22


VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis Nama Jabatan

: Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

•

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis.

•

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja : 1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO. 2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama. 3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO. 4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram. 5. Uraian tugas.

Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis 3. Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja : 1. Komputer dan ATK. 2. Telepon.

23


Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : •

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

•

Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

•

Statistik Dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya 3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan. 4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan. 5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan. 6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis. 9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan. Tanggung Jawab : 1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. 2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan rekam medis. 3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis. 4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis. Wewenang : 1. Memotivasi petugas rekam medis. 2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.

24


3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit 2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis 3. Staf Statistik Dan Pelaporan


1

JABATAN


UNIT ORGANISASI

Penunjang Medis

DALAM HAL


2

Penanggung jawab Admission


Dan Registrasi 3

Penugasan Pengkoordinasian kegiatan

Karu Instalasi Rawat Inap

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RI

4

Karu Instalasi Rawat Jalan

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RJ

5

Karu Intalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis IGD

6

Unit lain yang terkait

Bagian yang terkait

Koordinasi tugas


1

ASPEK

Tempat kerja : Ruang Rekam Medis

FAKTOR

Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya : NO

1

ASPEK

Stress manajerial

FAKTOR


25


Syarat Jabatan : NO

JENIS PENDIDIKAN

1

PELATIHAN

DIII Rekam


Medis/SLTA Plus


PENGALAMAN

-Pengalaman di rekam medis min 2 tahun.


: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan


3. Umur minimal

: 21 tahun

VII.4. Staf Admission Nama Jabatan

: Staf Admission.

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.

•

Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.

•

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja : 1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya. 2. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

26


Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Royal Progress International Hospital. 3. Formulir isian pasien. 4. Daftar tarif yang berlaku. 5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.

Perangkat Kerja : 1. Komputer 2. ATK.

Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III. Uraian Tugas : 1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap. 2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap. 3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial. 4. Entry data identitas sosial. 5. Membuat slip pembayaran. 6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan. 7. Mengambil berkas rekam medis. 8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap. Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry. 2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

27


3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap. 4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja. Wewenang : 1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya. 2.

Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung


JABATAN

UNIT ORGANISASI


1

Penunjang Medis

DALAM HAL


2

Staff Admission




1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Admission

Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya : NO 1

ASPEK Stress operasional

FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan : NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN 1

DIII Rekam


Medis/SLTA Plus


28



: sering

2. Berdiri

: jarang

3. Berjalan

: jarang

4. Memegang

: sering


: laki-laki/wanita

2. Berbadan


3. Umur minimal

: 18 tahun

VII.5. Staf Registrasi Nama Jabatan

: Staf Registrasi

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik

•

Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.

•

Memberikan informasi produk RS. Royal Progress.

Hasil Kerja : 1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan. 2. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa. 4. Pasien mendapatkan layanan informasi. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter RS Royal Progress 3. Daftar fasilitas RS. Royal Progress 4. Formulir isian pasien.

29


5. Daftar tarif yang berlaku. 6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan. Perangkat Kerja : 1. Perangkat SIRS ( komputer ). 2. ATK. Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas : 1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan 2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan. 3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial. 4. Entry data identitas sosial. 5. Membuat slip pembayaran. 6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik. 7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan. 8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman. 9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien. 10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke managemen rekam medis. 11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan. 12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry. 2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan. 3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.

30


4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai berobat. 5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja. 6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter. 7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan. Wewenang : 1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya. 2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien. 3. Memberikan masukan kepada atasan langsung


JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis

1

UNIT ORGANISASI Penunjang Medis

DALAM HAL Pelaporan Pengarahan

2


Staff Registrasi


Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK Tempat kerja : Registrasi

FAKTOR Diruang tertutup ber AC



FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan : NO 1

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

DIII Rekam Medis/


SLTA Plus


PENGALAMAN

31



: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering


: laki-laki/wanita

2. Berbadan


3. Umur minimal

: 18 tahun

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit Nama Jabatan

: Staf Assembling dan indeks kode penyakit

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

•

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

•

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

•

Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

•

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

•

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

•

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja : 1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi. 2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

32


Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit. 2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi). 3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan belum dikoding.

Perangkat kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK 2. Telepon.

Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas : 1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi : Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab berkas rekam medis. Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis. Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat. Mengentry kode penyakit. Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir. Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

33


2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut. 3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission. 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab : 1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM. 2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang : 1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Korelasi Jabatan : NO 1

JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis

UNIT ORGANISASI Penunjang Medis


2

Penanggung jawab Assembling


dan indeks kode penyakit


Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK Tempat kerja : Managemen Rekam Medis

FAKTOR Diruang tertutup dan terbuka

34




FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.


JENIS PENDIDIKAN DIII Rekam Medis/SLTA Plus

PELATIHAN

PENGALAMAN

- Pelatihan ICD - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.


: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering



3. Umur minimal : 18 tahun VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis Nama Jabatan

: Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan.

•

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.

•

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

35


Hasil Kerja : 1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat. 2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan. 3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan. 4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi. Bahan Kerja : 1. Berkas rekam medis. 2. Tracer 3. Buku ekspedisi. 4. A T K 5. Berkas rekam medis. 6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Perangkat Kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK. 2. Telepon.

Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi : Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar. Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.

36


Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan. Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan Admission. Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik. 2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi. 3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit. 4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor. 5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam. 6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman. 7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu. 8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap. Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. 2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis. 3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam. 4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien. 5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

37


6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor. 7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya. Wewenang : 1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission. 2. Koordinasi dengan petugas poliklinik. 3. Koordinasi dengan petugas IGD 4. Koordinasi dengan petugas IRNA. 5. Meminta arahan dari atasan. 6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait. 7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

38


Korelasi Jabatan : NO 1

JABATAN

UNIT ORGANISASI


DALAM HAL

Penunjang Medis


2

Staf Penyimpanan dan Pendistribusian

Penunjang Medis

Penugasan

berkas RM

Pengkoordinasian kegiatan


ASPEK

FAKTOR

1

Tempat kerja : Penyimpanan


2

Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit

Diruang terbuka


ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial



JENIS PENDIDIKAN DIII Rekam Medis/SLTA Plus

PELATIHAN

PENGALAMAN

- Pelatihan ICD - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit


: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik : 1

Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2

Berbadan


39


3

Umur minimal : 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan Nama Jabatan

: Staf statistik dan pelaporan

Unit Kerja


Ikhtisar Jabatan

:

•

Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.

•

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.

•

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

•

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

•

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

•

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja : 1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis. 2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit. 3. Laporan intern Rumah Sakit Royal Progress 4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit. 2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap. 3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan. Perangkat Kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK. 2. Telepon. Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.

40


Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas : 1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi: Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap. Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya. Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya. Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat. Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang. Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit. Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya. 2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak. 3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ). 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan. Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian. 2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS. 3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang. 4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.

41


Wewenang : 1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan 2. Meminta arahan dari atasan. 3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang. 4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Korelasi Jabatan : NO 1

JABATAN

UNIT ORGANISASI


Penunjang Medis


2

Penanggung jawab Statistik


dan Pelaporan



ASPEK

FAKTOR

1

Tempat kerja : Pengolahan Data


2

Tempat kerja : Penyimpanan



ASPEK Stress manajerial

FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas


JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

DIII Rekam Medis/SLTA

- Pelatihan ICD

Plus.

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

PENGALAMAN

42



: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering


: laki-laki/wanita

2. Berbadan


3. Umur minimal

: 21 tahun

43


BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Skema Hubungan Kerja

IRJ

IRNA

Keuangan

Manajemen

INTERN

PASIEN

INSTALASI REKAM MEDIS

DOKTER

EKSTERN

ASURANSI

REKANAN

Dep.Kes/Pem

LAIN-LAIN

44


Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas. Hubungan Intern : Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern: Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan Pemerintah.

45


BAB IX POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Royal Progress adalah sebagai berikut :

46


Tabel 9.1 POLA KETENAGAAN INSTALASI REKAM MEDIS RS. ROYAL PROGRESS

NAMA JABATAN

KUALIFIKASI Pendd Formal

Pelatihan *

Kepala Instalasi Rekam Medis

Min DIII RM

> 30 jam

Penanggung jawab Admission & Registrasi

Min DIII RM

> 30 Jam

Penanggung jawab Manajemen RM

Min DIII RM

> 30 Jam

Min SLTA

> 30 Jam

Min DIII RM

> 30 Jam

Pelaksana Admission & Registrasi Pelaksana Manajemen RM

TENAGA YANG DIBUTUHKAN

Jumlah

1 Orang 1 Orang 1 Orang 14 Orang 4 Orang 21 orang

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan 1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada. Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu: 1. Dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri (internal resources) Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Royal progress. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi. 47


Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui : • Informasi dari mulut ke mulut • Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri. • Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis. 2. Dari luar Rumah Sakit Royal progress (external resources) Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Royal progress ini dapat dilakukan dengan cara : • Dari mulut ke mulut. • Iklan media cetak. • Lembaga-lembaga pendidikan 2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari : A. Umum. Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit. B. Khusus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah : 1.

Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi : - Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan. - Proses Problem solving - Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi : 48


- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit - Prosedur Dokumentasi Rekam Medis - Sistem Pelaporan Rekam Medis 3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan : - Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien. - Informed consent. - Keterangan Medis untuk asuransi. - Visum et repertum. - Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi. - Kode etik profesi. 4. Statistik Kesehatan - Dasar-dasar statistik kesehatan. - Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan. 5.

Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6.

Sistem informasi kesehatan - Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn - Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram) - Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya. - Menjaga keamanan data dan informasi - Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung - Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care. - Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.

7.

Sumber daya pelayanan kesehatan - Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi - Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya - Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

8.

Manajemen mutu pelayanan

49


- Penyusunan dan penyajian indikator - Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu. - Menyiapkan data-data untuk keperluan audit - Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran maupun kehilangan. - Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan. - Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis. 9.

Teknologi informasi - Kemampuan jalankan komputer - Internet dan berbagai akses LAN - Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas : 1.

Tes Tertulis Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2.

Tes Keterampilan Tes ketrampilan yang diujikan meliputi : -

Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling

-

Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar

-

Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.

3. Tes Kesehatan Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis : -

Sehat, tidak buta warna.

-

Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

50


51


BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM X. 1. Penilaian Kinerja SDM Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian. Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan. X.2. Tujuan dan Sasaran A. Tujuan ( > 1 tahun ) Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah : Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan. Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.

52


Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih. B. Sasaran ( < 1 tahun ) Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut : 1. Penilaian Staf Pelaksana 2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi / Sederajat 3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi. X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja. A. Hasil Kerja 1. Kecepatan Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan. Penilaian

Cepat

Nilai

Sangat Baik

Jauh lebih cepat

5

Baik

Lebih cepat

4

Cukup

Susuai

3

Kurang

Lebih lama

2

Buruk

Jauh lebih lama

1

Catatan : -

Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

-

Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

53


2. Ketepatan Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional)

Penilaian

Cepat

Nilai

≥ 99 %

5

96 % - 98 %

4

Cukup

95 %

3

Kurang

93 % - 94 %

2

Buruk

≤ 92 %

1

Sangat Baik Baik

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.

Penilaian

Cepat

Nilai

Sangat Baik

Jauh lebih banyak

5

Baik

Lebih banyak

4

Cukup

Susuai

3

Kurang

Lebih sedikit

2

Buruk

Jauh lebih sedikit

1

Catatan : Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

54


4. Kepuasan pemakai hasil kerja Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

Penilaian

Cepat

Nilai

Sangat Baik

Jauh lebih banyak

5

Baik

Lebih banyak

4

Cukup

Susuai

3

Kurang

Lebih sedikit

2

Buruk

Jauh lebih sedikit

1

Catatan : Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian. B. Kerja sama 1. Komunikasi Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian

Pendengar

Jelas

Lugas

Tepat Waktu

Nilai

Yang baik Sangat Baik

Selalu

Selalu

Selalu

Selalu

5

Baik

Selalu

Selalu

Selalu

Kadang-kadang

4

Selalu

Selalu

Kadang-kadang

Selalu

4

Cukup

Selalu

Selalu

Kadang-kadang

Kadang-kadang

3

Kurang

Kadang-kadang

Selalu

Kadang-kadang

Kadang-kadang

2

Selalu

Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

2

Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

1

Buruk

55


2. Keterbukaan. Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian

Menerima

Menerima

Memberi

kritik

saran

pemikiran

Nilai

konstruktif Sangat baik

Selalu

Selalu

Selalu

5

Baik

Hampir Selalu

Selalu

Hampir Selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

Selalu

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

Hampir Selalu

Sesekali

2

Buruk

Sesekali

Kadang-kadang

Sesekali

1

3. Kebanggaan Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif. Penilaian

Bangga

Jaga citra

Membela

perusahaan

perusahaan

Nilai

Sangat baik

Selalu

Selalu

Selalu

5

Baik

Selalu

Hampir Selalu

Hampir Selalu

4

Cukup

Selalu

Kadang-kadang

Kadang-kadang

3

Kurang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

2

Buruk

Kadang-kadang

Sesekali

Sesekali

1

4. Kepercayaan Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan. Penilaian

Yakin

Nilai

Sangat Baik

Selalu

5

Baik

Hampir selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

2

Buruk

Tidak pernah

1

56


5. Keadilan Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.

Penilaian

Bertindak Adil

Nilai

Sangat Baik

Selalu

5

Baik

Hampir selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

2

Buruk

Tidak pernah

1

C. Kepribadian 1. Keramahan Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian

Murah Senyum

Nilai

Sangat Baik

Selalu

5

Baik

Hampir selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

2

Buruk

Tidak pernah

1

2. Kerapihan Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya. Penilaian

Rapi

Nilai

Sangat Baik

Selalu

5

Baik

Hampir selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

2

Buruk

Tidak pernah

1

57


58


3. Disiplin Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian

Pelanggaran & Tata

Nilai

tertib Sangat Baik

Ox

5

Baik

3x

4

Cukup

5x

3

Kurang

7x

2

Buruk

>7x

1

4. Sikap mental positif Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya. Penilaian

Berpikir dan berperilaku

Nilai

Sangat Baik

Selalu

5

Baik

Hampir selalu

4

Cukup

Kadang-kadang

3

Kurang

Sesekali

2

Buruk

Tidak pernah

1

5. Inisiatif Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

59


Penilaian

Memberikan

Nilai

Gagasan Sangat Baik

>3x

5

Baik

3x

4

Cukup

2x

3

Kurang

1x

2

Buruk

Tidak pernah

1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Pendidikan - Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S2 Manajemen Rumah Sakit.

60


Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui: - Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Royal progress, meliputi: •

Pelatihan Manajemen Umum

•

Pelatihan Sistem Dokumentasi

•

Pelatihan Manajemen Mutu

•

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

•

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

•

Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

61


BAB XI PROGRAM ORIENTASI Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi : 1. Penerimaan pasien 2. Pencatatan 3. Pengolahan data medis 4. Penyimpanan 5. Pengambilan kembali 6. Penyusutan/Pemusnahan Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1 Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI

WAKTU

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS

I

II

III

Ka. IRM

Pengenalan personil

60

Orientasi ruangan dan produk RS. Royal Progress

60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP

60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM

60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP

60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM

60

Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja

60

Sosialisasi pedoman kerja

60

Sosialisasi keselamatan kerja

60

Sosialisasi indikator kinerja

60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja

60

Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan

PENGARAH

60

62


Tabel 11.2 Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis HARI

MATERI

WAKTU

B. ADMISSION & REGISTRASI

I

II III

IV

PENGARAH Pj.Admission & Registrasi

Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi

60

Penerimaan pasien rawat jalan

60

Penerimaan pasien rawat inap

60

Penerimaan pasien TTKP

60

Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam

60

Penerimaan pasien perusahaan rekanan

60

Menyiapkan berka RM pasien baru

60

Entry data pasien ke dalam komputer

60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan

60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap

60

Penerimaan telpon singkat

60

Penerimaan telpon panjang

60

Penerimaan telpon pendaftaran

60

Tabel 11.3 Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI

WAKTU

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT

I

PENGARAH Pj. Manaj. RM

Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis

60

Assembling berkas RM rawat jalan

60

Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak,

60

kebidanan, bayi, ODC ) Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak,

60

kebidanan, bayi dan ODC ) II

Pemilahan berkas RM yang belum lengkap

60

III

Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim

60

63


Tabel 11.4 Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI

WAKTU

D. STATISTIK DAN PELAPORAN I

II

III

IV


Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan

20

penunjang medis. Rekapitulasi sensus harian rawat jalan

60

Rekapitulasi sensus harian rawat inap

60

Rekapitulasi sensus harian penunjang medis

60

Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form

20

perusahaan rekanan Pengetikan Surat Keterangan Lahir

20

Pengetikan Resume Medis

20

Tabel 11.5 Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI

WAKTU

E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS


REKAM MEDIS Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis.

15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM

15

II

Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran

40

III

Sosialisasi sistem perawatan berkas RM

40

I

64


BAB XII RAPAT XII.1

Rapat Rutin Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu

: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan

Jam

: 12.00 s.d selesai

Tempat

: Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta

: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi

:

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis. 2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis. 5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis. Kelengkapan Rapat

: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2

Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan pada : Waktu

: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam

: Sesuai undangan

Tempat

: Sesuai undangan

Peserta

: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi

: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat

: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

65


BAB XIII PELAPORAN

XIII.1

Laporan Harian Laporan harian instalasi rekam medis meliputi : 1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap 2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan 3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang 4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern. Laporan intern meliputi : 1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Royal Progress 2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis 3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari : 1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit 2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah Sakit 3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi 4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari : 1. Laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Royal Progress 2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

66


Laporan Intern Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal. 1. Laporan yang bersifat Vertikal Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain: a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang. b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular. c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR. d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis. e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap. f.

Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.

g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan. 2. Laporan yang bersifat Horisontal Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. Royal progress, antara lain: -

Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil. a. Laporan Rutin meliputi 1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang 2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular 3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS 4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis. 5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap 6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis. 7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

67


b. Laporan Insidentil Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Royal progress secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti : -

Laporan Asuransi

-

Laporan Visum Et Repertum

-

Resume

Laporan Ekstern RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR

KODE

PERIODE

JADWAL LAPORAN

LAPORAN 1 Data Kegiatan Rumah Sakit

2

3

RL1

Triwulan

4 Tanggal 15 Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat

RL2a

Triwulan

Inap RS Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat

Bulan berikutnya RL2b

Triwulan

Jalan RS Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien

Tanggal 15

Tanggal 15 Bulan berikutnya

RL2a1

Bulanan

Tanggal 15 Bulan Berikut

RL2b1

Bulanan


Rawat InapRumah Sakit Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit

68


Data Status Immunisasi

RL2c

Data Individual Morbiditas Pasien Rawat

Bulanan


Triwulan

Tanggal 25 Bulan Sampling

Tahunan per 31

Tanggal 15 Januari

Inap -

Pasien Umum

-

Pasien Obstetri

-

Bayi Baru Lahir/Lahir Mati

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah

RL2.1 RL2.2 RL2.3 RL.3

Sakit Data Individual Ketenagaan Rumah

Desember RL4a

Sakit Data Peralatan Medik Rumah Sakit

Tahunan per 31

Tanggal 15 Januari

Desember RL5

Tahunan per 31

Tanggal 15 Januari

Desember Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit

RL6

Bulanan


69

Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis

Recommend Documents