ELABORACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIÓN EN FARMACIA Indice 1. Objetivo…………………………………………………………………………………..1
2. Responsabilidad de aplicación y alcance ……………………………………………1
3. Definiciones……………………………………………………………………………...2
4. Descripción………………………………………………………………………………3
4.1 Apartados de los procedimientos …………………………………………………..4
1. OBJETIVO El presente manual de procedimientos normalizados de operación en la farmacia tiene como finalidad definir los distintos tipos de procedimientos que se llevan a cabo diariamente en el área de farmacia, como es; la limpieza en el del área, el monitoreo de medicamentos, el llenado correcto de libros así como la atención y venta al publico , con el fin de facilitar su entendimiento, lectura y retroalimentación del personal que atiende la farmacia. 2. RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN Y ALCANCE La Farmacia estará a cargo de un medico general y dependerá directamente de la dirección. Además contará con la colaboración de un Auxiliar de Servicio para el traslado de medicamentos y aseo de la Farmacia. La Farmacia estará subdividida físicamente en Secciones para la colocación en gavetas de los medicamentos mediante el método PEPS de almacenamiento. Teniendo como finalidad lograr que el encargado como el auxiliar de farmacia cumplan de manera clara y objetiva los procedimientos que se explican sistemáticamente en dicho manual y se lleven a cabo los procedimientos que dicta (RIS) en sus artículos 109 al 1011 para la correcta gestión en farmacia.
3. DEFINICIONES Procedimiento: Conjunto de operaciones que deben realizarse, precauciones que han de tomarse y medidas que deberán aplicarse, relacionadas directa o indirectamente con la elaboración de un medicamento Procedimientos normalizados de trabajo (PNT): Son los procedimientos escritos y aprobados según las normas de correcta elaboración y control de calidad que describen, de forma específica, las actividades que se llevan a cabo tanto en la elaboración de una fórmula magistral o preparado oficinal como en su control de calidad. 4. DESCRIPCIÓN Los procedimientos describen, de forma específica, las actividades relacionadas, directa o indirectamente, tanto con la elaboración de una fórmula magistral o preparado oficinal como con su control de calidad. Procedimientos relacionados: Se distinguen cuatro tipos de procedimientos según el tipo de operación que describan: •
Procedimientos generales (PG). Describen las operaciones generales y las actividades relacionadas indirectamente con la elaboración y control de fórmulas magistrales y preparados oficinales.
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Procedimientos de operaciones farmacéuticas (OF). Describen las operaciones básicas implicadas en formulación.
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Procedimientos de elaboración de formas farmacéuticas (FF). Describen las operaciones a realizar en la elaboración de una forma farmacéutica.
4.1 Redacción de los procedimientos Procedimientos de operación de Limpieza en farmacia (OFL) Cada uno de los aspectos relacionados con la fabricación, almacenaje, distribución y finalmente dispensación de medicamentos, debe ir acompañado de un elevado nivel de saneamiento e higiene, el cual debe abarcar al personal, instalaciones, equipos, materiales y recipientes para la limpieza y desinfección de todo aquello que pueda ser fuente de contaminación del producto o fármaco. Para ello cada establecimiento farmacéutico deberá contar con un programa amplio de saneamiento e higiene, aplicable a las instalaciones, los funcionarios y los procedimientos a realizar en la farmacia. El siguiente protocolo tiene como fin, brindar pautas generales a seguir en la limpieza de las distintas áreas de la farmacia. Limpieza del Refrigerador 1. Esta debe realizarse mensualmente. En el caso de los refrigeradores que producen escarcha, la limpieza deberá efectuarse cuando el congelador tenga una capa de hielo de 1 cm de espesor. 2. Para efectuar la limpieza del refrigerador se requiere de: una esponja, jabón (no detergente en polvo), paños y/o toallas de papel. Además, previo al proceso deberá preparar termos o cajas frías que mantendrán los medicamentos a la temperatura requerida, en el caso de las vacunas entre 2 y 8°C. 3. Una vez hecho esto se procede a retirar los productos del refrigerador y a depositarlos cuidadosamente en la caja fría o termo. 4. Retire las botellas con colorante presentes en la parte baja del refrigerador y los paquetes fríos del congelador. 5. Desconecte la fuente eléctrica del refrigerador. Si este no produce escarcha, inicie la limpieza interna inmediatamente. De lo contrario, espere hasta que el hielo se derrita (NO utilice herramientas punzocortantes para retirar el hielo). 6. Primero limpie la superficie interna del refrigerador empleando una esponja con jabón, luego limpie dos veces más con un paño húmedo hasta remover todo el jabón. Finalmente seque la superficie con un paño limpio o una toalla de papel 7. Posteriormente siga el mismo procedimiento anterior con la parte externa del refrigerador. No olvide que el motor compresor y el condensador o rejilla irradiadora de calor deben limpiarse cada dos meses, para ello utilice un cepillo suave o una aspiradora con el fin de remover el polvo acumulado sobre su superficie. 8. Conecte el refrigerador y coloque los paquetes fríos y las botellas coloreadas en su interior nuevamente. 9. Coloque los medicamentos o biológicos (vacunas) en el refrigerador una vez que este garantice una temperatura óptima en su interior.
Limpieza de la Estantería Esta debe efectuarse mensualmente. Para esto se requiere de los siguientes materiales: esponja, jabón (que no sea detergente en polvo), paños y/o toallas de papel. Pasos a seguir: 1. Elija el estante a limpiar 2. Retire los medicamentos del estante y colóquelos en un lugar seguro para estos durante la limpieza. 3. Con una esponja humedecida solamente con agua retire el polvo del estante. 4. Utilizando otra esponja o un paño repita el procedimiento anterior, esta vez utilizando el jabón para remover los residuos de polvo adheridos al anaquel. 5. Con un paño humedecido retire el jabón de la superficie del estante, repita las veces que lo requiera hasta eliminar todo el jabón. 6. Finalmente seque con un paño limpio o con toallas de papel Limpieza de los muebles del despacho farmacéutico sacudirlos diariamente y luego limpiarlos con un paño humedecido. Limpieza del servicio sanitario Se debe limpiar al menos tres veces por semana. Se deben utilizar guantes, esponja lavaplatos, cloro, jabón, paños y un hisopo para la limpiar el inodoro. Diluir cloro y jabón en una palangana con agua, remojar la esponja lavaplatos y limpie la superficie del labatorio, enjuague bien y seque con un paño limpio. Utilice el mismo procedimiento para limpiar toda la parte externa del inodoro, pero en este caso remueva el jabón con un paño limpio humedecido. Posteriormente vierta un poco de jabón y cloro en el interior del inodoro y limpie con el hisopo. Luego de unos minutos deje correr el agua. Finalmente limpie el piso. Emplear guantes de hule durante todo el proceso.
Procedimientos de operación de Distribución y Venta en Farmacia (OFDV) La finalidad que se persigue al establecer los procedimientos operacionales para la correcta atención en ventanilla a personas que deseen adquirir los medicamentos se describen de forma sistemática, para su fácil comprensión y aprendizaje para así evitar malos entendidos con el cliente y lo que esta demandando. Los estándares que perseguirá la farmacia, será los de calidad, precio y servicio. Para ésto, debemos hacer un esfuerzo constante para sustentar nuestro trabajo cotidiano en la honestidad con relación a la calidad y al precio que ofertamos, en la confianza que depositarán nuestros clientes en nosotros, la cual sólo se podrá ir construyendo a través de la experiencia que tengan nuestros consumidores cuando acudan a nuestros farmacias a realizar sus compras y en la satisfacción que alcancen como consecuencia de la calidad de los productos que ofrecemos y en la atención y en el servicio que les proporcionemos. DISTRIBUCIÓN AL PACIENTE Sólo debe ser distribuida aquella medicación que haya sido prescrita y recetada por el médico. Pida la receta al paciente. Revise y confirme que la receta sea válida. Verifique correctamente tanto el fármaco recetado como la dosis. Ante una difícil lectura, no intente adivinarlo porque puede conducir a graves errores. Calcule las necesidades para un tratamiento completo del paciente y compruebe que posea suficiente medicación en el stock. JAMÁS REDUZCA LA DOSIFICACIÓN (DOSIS Y FRECUENCIA) DEL TRATAMIENTO. Mantenga los envases de los fármacos recetados delante suyo. Dispense los fármacos siguiendo el orden de la prescripción. comprimidos y cápsulas: Enváselos por separado, usando diferentes envoltorios debidamente identificados con el nombre del medicamento. Para proporcionar / dar la medicación use una cuchara. No los manipule directamente. Al distribuir la medicación, una vez identificada, informe al paciente sobre la dosificación (frecuencia de administración y la dosis).
Frecuentemente la información oral no es suficiente por ello se aconseja que en la etiqueta se mencione:
Nombre del fármaco Nombre del paciente Tratamiento estándar/dosificación fecha de caducidad
A continuación se muestran las reglas en relación a la atención y distribución a clientes:
1. ser con el cliente, corteses, amables y respetuosos. c. La farmacia deberá tratar a todos sus clientes sin excepción, de una manera cortés, competente, rápida y eficaz. 2. Siempre que entra un cliente a la farmacia, ellos se forman una primera y duradera impresión, impresión que se construye entre otras cosas, con la apariencia de la farmacia y con la comunicación que establece el empleado con el cliente. Si esta impresión es positiva, la farmacia ganará un cliente que deseará volver a comprar en otra ocasión. Si esta impresión es negativa, será un cliente que perderemos para siempre. 3.La apariencia de la farmacia. La apariencia general de la farmacia deberá ser la de un establecimiento limpio, atractivo, con mucha visibilidad, muy iluminado y bien organizado. La exhibición de los productos deberá estar llena y dispuesta a la conveniencia del cliente de tal forma que facilite la compra del o de los productos que desea. porque manejamos productos que ayudarán a restaurar la salud. A continuación presentamos una serie de lineamientos que ayudarán a nuestros empleados a mantener altos estándares de higiene personal: 1. Mantenga su cuerpo, sus ropas y su uniforme limpios. 2. Mantenga las uñas de sus manos limpias y bien cortadas. 3. No tosa o estornude encima de los productos expuestos (y no expuestos) a la venta. 4. No fumar dentro del establecimiento. 5. Lavarse las manos antes de comenzar a trabajar, después de usar los servicios sanitarios, después de comer o de fumar, después de tocar áreas contaminadas y después de limpiar, barrer y trapear. 6. Mantener su cabello limpio, bien peinado y recogido. Políticas y procedimientos en la atención a clientes.
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Sea amable.
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Esté siempre bien presentado.
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Trate a sus clientes con amabilidad y respeto, como a Usted le gustaría ser tratado.
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De manera rutinaria, reconozca siempre al cliente que se encuentra esperando, salúdelo y dígale que en un momento lo atenderá.
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Dele la atención más rápida posible a todos sus clientes, atiéndalos con prontitud, amabilidad y eficacia.
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Conozca la mercancía que maneja a la perfección, así como la exhibición y el acomodo de sus productos.
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Actúe con rapidez y amabilidad para atender los cambios y/o las devoluciones de productos.
Procedimientos de operación de gestión de stock en Farmacia (OFGS) La finalidad de este procedimiento es garantizar la disponibilidad de fármacos e insumos en óptima condiciones de calidad y vigencia Descripción del Proceso: 1.- Control de inventario de Fármacos e insumos en la unidad de Farmacia. Este proceso involucra el manejo y control de los ingresos y salidas de Fármacos e Insumos en la unidad de Farmacia, procurando el registro y gestión, utilizando para ello las herramientas disponibles como; bolígrafos y formatos donde se anota la salida y entrada de medicamentos de manera diaria y en forma mensual se realiza un inventario total de Fármacos e Insumos. 2.- Almacenamiento de Fármacos e insumos. Este proceso contempla todas las consideraciones requeridas para mantener y resguardar los Fármacos e Insumos en el almacen de Farmacia, permitiendo el buen estado de conservación, calidad y vigencia para la utilización en los pacientes de la Clínica Juan Pablo II. Se especifica la forma de almacenamiento, según nombre genérico, forma farmacéutica, fecha de vencimientos lotes y otros. 3.- Control de fecha de vencimiento. Este proceso permite controlar y asegurar la vigencia de los Fármacos especifica los tiempos de devolución según fechas de vencimientos y las acciones a realizar en caso de contar con productos con fechas de vencimiento cercana
